oficina productora: gerencial junta...

N_U OFICINA PRODUCTORA:

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLl ..

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

HOJA No. 1 DE 127 GERENCiAl JUNTA DIRECTIVA

RETENCION I DISPOSICION FINAL CODIGO I SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTO1000 DOCUMENTALES AGIAC CTI E I MI S 01 lACTAS

01-02 ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA 10 x2 Transcurrido el tiempo de custodia en el - Citacin archivo de gestion y en el central, - Orden del dla transflerase al archivo histrico ya que -Anexos constituyen reserva legal y memoria

Institucional. conservase solamente el original que reposa en la Gerencia.

Todas las actas de reuniones ordinarias y extraordinarias se conservan en esta serie.

02 IACUERDOS

ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA 10 x02-01 2 .rrranscurrldo el tiempo de cutodia en el rchivo de gestin y archivo central,

sladase al archivo histrico para su nservaci6n permanente. Constituyen

rva legal y memoria Institucional

CONVENCIONES

AG: Archivo GeatIon E: Ellmlnaci6n Firma Responsable: rJjf\~'AC: Archivo Central M: MIcroIHmaci6n u otro soporte el: Conservacin Total S: SeleccIn J~ivo

Focha: _1 A~

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..

TABLA DE RETENCIN DOCUMENTAL

HOJA No. 2 DE 127 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIAl JUNTA DIRECTIVA

1II_H'

CODIOO 1000

22

SERIES Y nPOs DOCUMENTALES

PROYECTOS

RETENCION AG I AC

DISPOSICION FINAL CT I E I M I S PROCEDIMIENTO

22-02 PROYECTOS DE ACUERDO 2 10 x Transcurrido el tiempo de custodia en los archivos de gestin y central se transfieren al archivo histrico para su conservacin permanente,

CONVENCIONES

AG: ArchI'o'O GlStlcn E: EIImlnacIn Firma Responsable: ~ AC: Archl'tO CIl'lInII M: MlcroIIImacin u otro soporte Jefe defifivo _CT: CcnleMIdn Total S: Seleccil

Fecha NecocIl (Ant) Diciembre,


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..

TABLA DE RETENCiN DOCUMENTAL

N_rU HOJA No. 3 DE 127 OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1000 DOCUMENTALES AO AC CT E M S

01

01-01

06 06-02

ACTAS

ACTAS DE COMITES - Citacin - Orden del dla -An8)D8

CIRCULARES CIRCULARES INFORMATIVAS

CIRCULARES REGLAMENTARIAS

2

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en los archivos de gestin y central se transfieren al archivo histrico para su conservacin permanente,

Transcurrido el tiempo de retencin en los ~chivos de gestin se eliminan

ranscurrido los tiempos de retencin en lbs archivos de gestin y central se ransfleren al archivo histrico para su eonservacin permanente

CONVENCIONES

. -; ~deAl ..

Fecha Necocll (Ant) Diciembre. 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ti


HOJA No. 4 DE 127 N"..,dl

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

1000 DOCUMENTALES AG AC CT E M S 06-00 MEMORANDOS

-(Comunicaciones Intemas) 2 10 Transcurrido al tiempo de custodia en

el archivo de gestin y en el archivo central, se eliminan.

12 12-01

INFORMES INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL - Comunicacin remisoria -Informes -Anexos

2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central. se eliminan; ya que esta Informacin se P9(Jr recuperar en otras seriea segQn el,;,rto a que higa roferencla cado unidad ~o umental.

I I

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t"'nfVIII\II".,.,I\IIIO ~b. - J~~( ..

Fecha Necocll (Ant) Diciembre, 2009

N_eU

OFICINA PRODUCTORA:

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


HOJA No. 5 DE 127 GERENCIA

CODIGO SERIES y nPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO 1000 DOCUMENTALES AO I AC CT I E I M I S

12-04 INFORME DE GESTION ANUAL 2 110 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gesti6n y en el archivo central, se transfiere al archivo hist6rico para su conservaci6n permanente.

19 19-01

PLANES PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL

2 10 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central, se transfiere al archivo hist6rico para su conservaci6n permanente.

CONVENCIONES

AG: Archh,o O.tion E: EIlmln8cln Firma Responsable: ~ AC: ArchIYo Central M: Mlc:rorlImaclOn u oIrO soporte .........lI1"ua ArchivoCT: CcnaervaclOn Total S: SeleCcin

Fecha Necocll (Ant) Diciembre, 2009

. - ..... DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ,'t E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI .. .\ \' ,-'", TABLA DE RETENCiN DOCUMENTAL \~" I.i, ,,' ~ ,- .5 ' ~ ~ , ' N_U HOJA No. 6 DE 127


CODIOO 1000


RETENCtoN AG AC

DISPOSlCtoN FINAL CT E M S

PROCEDIMIENTO

19-03 PLAN DE ACCION ANUAL 2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central, se transfiere al archivo histrico para su conservacin permanente.

I 19-02 PLAN DE GESTION GERENCIAL 2 10 X Transcurrido el tiempo de custodia enl

el archivo de gestin y en el archivol central, se transfiere al archivoi histrico para su conservacin! permanente.

CONVENCIONES

Aa: Arenh!!) G8ItIcn E: ENmlnadn ~~o:;,.Firma Responsable:Al'!' Art'!hilM> I'!MInII M' Miemtllmaci6n 11 rbn IIItlD111'ta

..tere de..AI:Gfilvo

NecocIllMll2.. 2009

8DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA.~ E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ...-

DEPARTAMENTO DE ANnOQUIA

E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DE NECOCLI ANTIOQUIA


N_U HOJA No. 8 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCiAl ASESORIA DE AUDITORIA MEDICA

CODIGO I SERIES Y nP08 I RETENCION I DI8P08ICION FINAL PROCEDIMIENTOI DOCUMENTALES1000 SE I MIAG ACICTI

12 INFORMES

12-04 IINFORMES DE GESTION 2 Transcurrido el tiempo de custodia en el (De revisin por la Direccin)

10 I X archivo de gestion y en el central, se traslada al archivo histrico pare su conservacin total

12-01 INFORMES A ENTIDADES DE 2 20 X Transcurrido el tiempo de custodia en el CONTROL archivo de gestion y en el central, se -Comunicacin remisoria eliminan ya que elta informacin se podr -Informe recuperar en otra serie segn el asunto a -Anexos que haga referencia cada unidad

c:tocumental.

l

CONVENCIONES F_~~N~AG: Archivo Gestlon E: EUmlnacln Jefe de Archivo AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro soporte CT: Conservacin Total S: SelecciOn Fecha: Nec:octl (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DE NECOCLI ANTIOQUIA


Nft-'( HOJA No. 9 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCiAl ASESORIA DE AUDITORIA MEDICA

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DI8POSICION FINAL PROCEDIMIENTO

1000 DOCUMENTALES

AG AC CT E M s 12 12-05

INFORMES INFORMES TECNICOS De Auditorla a:

Glosas Historias ClJnicas Encuestas de satisfaccin, quejas, Reclamos y sugerencias Reporte de notificacin a eventos -de riesgo- Eventos Adversos A registro de seguimiento a eventos adversos

Tipologla Expediente del Area - Actas de retroalimentacin

2 10 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestion y en el archivo central, se eliminan, ya que de estos cuando presentan observaciones se conserva la informacin en los Planes de mejoramiento que son de custodia permanente.

CONVENCIONES

AG: Archivo Gestion AC: Archivo Central CT: ConservaciOn Total

E: M: S:

Eliminacin MicrofilmaciOn u otro soporte Seleccin

Firma Responsable:

Fecha: NAl!tli"JN!o.It.A411'TI

I ae..AFetllvo


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCU"


HOJA No. 10 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA I ASESORIA DE AUDITORIA MEDICA

"'._11

CODIGO SERIES Y nPOs RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

1000 DOCUMENTALES

AG I AC CT E M s 19

19-10

19-04

IPLANES

PLAN DE AUDITORIAS

PLAN DE MEJORAMIENTO

2

2

3

10 x

x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestion '1 en el central, se eliminan

~ Transcurrido el tiempo de retencin del archivo de gestin '1 archivo central, se transfiere al archivo histrico para su conservacin permanente.

CONVENCIONES Flnn.Raspon"bl.:~ AG: Archivo Gestlon E: Eliminacin ( Jefe de-Archivo AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro soporte ~ CT: Conservacin Total S: Seleccin Fecha: NecoclJ (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI"


/l/_II HOJA No. 11 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA IASESORIA DE AUDITORIA MEDICA

CODIGO SERIES V TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO 1000

DOCUMENTALES AG AC CT E M S

21 PROGRAMA 2 10 X A partir de su modificacin y transcurrido el tiempo de retencin del archivo de gestin y archivo central, se transfiere al archivo

21-02 PROGRAMA DE AUDITORIAS histrico para su conservacin permanente. (Para el Mejoramiento de la Calidad PAMEC)

f'i:f'lI\I\/CIIJf'i:lf'lIIJC~ JJt-~Ch. '-r!deA~1

"'----'" CT: Conaervacln Total S: Selec:ciOn Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009


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H~ttt-II HOJA No. 12 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIAIASESORIA DE CALIDAD

CODIGO I

1000

SERIES Y TIPOS 1 DOCUMENTALES

I RETENCION I DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestion y en el central, se traslada al archivo hist6rico para su conservacin total

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestion y en el central, se eliminan, ya que esta Informacin se podr recuperar en otras series segn el asunto a que haga referencia.

AG AC

10 I

10

ICT X

I E I

X

MI S 12

12-04

12-01

INFORMES

IINFORMES DE GESTiN (De revisin por la Direccin)

INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL -Comunk::acln remisoria -Informe -AnelcDa

2

2

CONVENCIONES FirmaR_.able~~


E.S.E. HOSPITAL H SAN SEBASTIAN DE URABA DE NECOCLl ANTIOQUIA


HOJA No. 13 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIAlASESORIA DE CALIDAD

N_ti

RETENCION DISPOSICION FINALCODIGO SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTODOCUMENTALES1000 M SAG CT EAC 12 INFORMES

XINFORMES TECNICOS 2 Transcurrido el tiempo de custodia en el12-05 10 archivo de gestion y en el archivo central,

Evaluacin o. Audltorfa

se eliminan, ya que de estos cuando Actas de retroalimentacin, presentan observaciones se conserva la Seguimiento a las Audltorfas informacin en los Planes de mejoramiento anteriores, que son de cuestodia permanente.

18 MANUALES

2 X Una vez se modifique y Transcurrido los tiempos de custodia en el archivo de gestin y archivo central, se elimina. Se q;>nservar permanente la primera verslOn

18-04 MANUAL DE CALIDAD 10

/, partir de su modificacin y cumplidos PROCEDtMIENTOS

18-08 MANUALES DE PROCESOS Y 2 10 X )s tiempos de retencin en el archivo de

I estin y central se toma una muestra aleatoria del 2% y se transfiere al archivo histrico, los dems se eliminan ya que

1son de constante actualizacin.

,...nr.r\lC"'''''ln",c~ yJA~. ~e~"

CT: Conservacin Total S: Seleccin Fecha: Necocll (Anl) Diciembre, 2009




Wffltrlt HOJA No. 14 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA IAUDITORIA DE CALIDAD

RETENCION DISPOSICION FINALCODIGO SERIES Y nPOs PROCEDIMIENTODOCUMENTALES

1000 M SAC CTAG E 19 PLANES

19-04 PLAN DE MEJORAMIENTO 2 10 X

f/

rrranscurrido el tiempo de retencin del archivo de gestin y archivo central, se transfiere al archivo histrico para su conservacin permanente.

~O0. ~ r ",rchivo

AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro soporte "

CT: Conservacin Total S: Seleccin Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009

_. .... DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA ~. f>'

. ,,~, E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI"

TABLA DE RETENCiN DOCUMENTAL , '~ , .t. ...8

''''flWlf HOJA No. 15 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA I ASESORIA DE CALIDAD

CODIGO

1000

SERIES Y nPOS DOCUMENTALES

RETENCION

AG AC

DISPOSICION FINAL

CT E M S PROCEDIMIENTO

20 PROCESOS 2 3 X Una vez terminado el proceso 20-04 PROCESOS DE AUDITORIAS yTranscurrido el tiempo de custodia en el

- Plan de Audltorlas archivo de gestin yen el archivo central, - Evaluaclon de los Auditores se toma una muestra del 1% Y se - Actas de Apertura transfieren al archivo histrico para su - Actas de cierre de Auditorlas conservacin permanente; ya que se hacen - Informe de Auditorlas en el ano mximo 2 auditorias - Cierre de Audltorlas - Planes de Mejoramiento

N~JJT~.

{lefae Al:cAivo,/

..____" \"nt)~ciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCU ..


Nr_1I HOJA No. 16 DE 127


CODIOO SERIES Y nPOs RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

1000 DOCUMENTALES AG I AC CT E MIS 06 COMUNICACIONES OFICIALES

06-01 ACCIONES DE TUTELA Solicitud Respuesta

2 3 x Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestion y en el central, se eliminan ya que esta Informacin est soportada en el consecutivo de comunicaciones oficiales y el original reposa en el Juzgado

06-04 DERECHOS DE PETICION Solicitud Respuesta

2 3 x

t

nscurrido el tiem po de custodia en el hivo de gestion y en el central, se inan ya que esta informacin est rtada en el consecutivo de unicaciones oficiales

CONVENCIONES ., FlrmaR_.sable: ~~

AG: Archivo GMtiOn E: Eliminacin ~ J O AC: Archivo Central CT: CUIIervacln Total

M: s:

MlcroflIm-.:ln u aro soporte Seleccin Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre, 2009




HOJA No. 17 DE 127


CODIGO SERIES Y nPOs RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

1000 DOCUMENTALES AG I AC CT E M S 08 CONTRATOS

08-01 CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PERSONAS NATURALES

Expediente del contrato Tipologla: Cotizaciones Disponibilidad y reserva presupuestal Minuta del contrato Documento de identidad - Libreta militar si es hombre a Certificado del DAS a Certificado de antecedentes

disciplinarios - Poliza de seguros - Afiliacin al sistema de seguridad

aocIal y pensione. - Constancia que acredite la idoneidad

del trabajo que van a realizar Declaracin juramentada de bienes y

renta - Formato (mico hoja de vida a Informes de gestin - Informes de Interventor - Acta de iniciacin por el interventor - Acta de terminacin - Acta de liquidacin del contrato.

2 20 X

l

lUna \I8Z liquidado el contrato y cumplldol los tiempos de retencin en 101 archivos de gestin y central seleccionar un muestreo aleatorio del 5% para transferir al archivo histrico. Los dems proceder a eliminar. o

r

CONVENCIONES Firma Responsable:

/' !fa de Al'ttlivo AG: Al'Chi..o GeatIon E: Eliminacin -AC: ArchM-l Central M: MIcroI'iIrna::in u airo soporte Fecha:r"'rrt'W\........,.,..'\ T~ ~. Q .....t'ltM




HOJA No. 16 DE 127


NfflltIi

RETENCION DISPOSICION FINALCODIGO SERIES Y nP08 PROCEDIMIENTODOCUMENTALES

1000 SMCTACAG E 08 CONTRATOS

CONTRATO DE PRESTACION DE 2 2008-01 X Una vez liquidado el contrato y cumplidos SERVICIOS CON PERSONAS los tiempos de retencin en los archlws de JURIDICAS gestin y Central seleccionar un muestreo 8cpediente del contrato Tipologla: aleatorio del 5% para transferir al archivo -Anlisis histrico los dems proceder a eliminar. Disponibilidad y reserva presupuestal

Certificado de existencia y

representacin legal

- Fotocopia cdula del representante

legal de la entidad

Hoja de vida de la personajurldica Paz YSalvo de aportes a la seguridad

social

- RUT- Pliza Acta de inicio- Interventoria

- Acta finalizacln- Acta de liquidacin t

J -,le: \){/A~~6? . " /'

I".d ~."hivo AC: Archivo Central CT; ConIerYacIIl TaIII

M: s:

MIeI'ofIImacin u oCIO soporte SeleccIn Fecha:

-------------------------------------------------




HOJA No. 19 DE 127

OFld'IJI'tPRODUCTORA: GERENCIA

RETENCION DI8P08ICION FINALCODIGO SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTODOCUMENTALES

1000 M SCTAG AC E 08 CONTRATOS

08-02 CONTRATO DE ADQUISICION DE 2 20 X Una vez liquidado el contrato y cumplidos BIENES y SUMINISTROS los tiempos de retencin en los archivos de Expediente del contrato Tipologra: gestin y central seleccionar un muestreo Anlisis de conveniencia aleatorio del 5% para transferir al archivo

histrico. Los dems proceder a eliminar. Cotizacin Disponibilidad y reserva presupuestal CertW~indee~nciasy

representacin legal Pliza y aprobacin

RUT

Publicacin Registro presupuestal Acta de inicio Orden de servicio Facturas ylo cuentas por cobrar

- Comunicaciones

-Ane)(Ds.

.... ___ .... _______ LI_~

A

'Xj\l\kA~ 1


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIANDE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


N_roIf HOJA No. 20 DE 127


CODIGO SERIES YnPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO 1000

DOCUMENTALES AG AC CT E M S

08

08-03

CONTRATOS

CONTRATO DE COMODATO Expediente del contrato

Tlpologfa: - Descripcin de bien - Cdula del Tomador - Minuta del contrato - Comunicaciones oficiales - Solicitud de prrroga - Prrroga

2 20 X

j

I

Una vez liquidado el contrato y cumplidosl los tiem pos de retencin en los archivos del gestin y central seleccionar un muestreo aleatorio del 5% para transferir al archivo ~8trico. Los dems proceder a eliminar. o

~cS. ~a!t ..

AG: ArcIlIYo O.tIon E: Eliminacin AC: Alchlvo CIl'lInII M: MIcrdlImaclll u otro soporte CT: eanaarvaclOn Total S: SeIeccIOn Fecha: Necocll (Ant) Diciembre. 2009

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E.S.E. HOSPITAL n DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA

SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI " TABLA DE RETENCiN DOCUMENTAL

NHMli HOJA No,21 DE 127


RETENCION DISPOSICION FINALCODIGO SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTODOCUMENTALES

1000 sMCTAG I AC E 08 CONTRATOS

CONTRATO DE OBRA08-04 2 20 I X Una vez liquidado el contrato y cumplido los tiempos de retencin en los archivos de

Expediente del contrato Tlpologla: gestin y archivo central transferir al archivo - Pliza nica de cumplimiento histrico para su conservacin permanente, - Resolucin de aprobacin de la

con control cruzado. pliza - Disponibilidad y reserva presupuestal

Los planos se conservan en forma- Pliza de cumplimiento y

responsabilidad civil permanente en la Planoteca de la Entidad

- Registro presupuestal de la E.S.E que reposa en el Archivo - Plan de Inversin del anticipo Central

- Preataclones sociales e

Indemnizacin

- Estabilidad de la obra

- Calidad de bienes

- Acta parcial de avance de obra

- Acta de cambio de obra

- Actas de interventorla

- Acta de comit de obra

- Acta de recibo final

- Acta de liquidacin

- Carta remisoria a la contraloria con

las actas. J[ ~ CONVENCIONES Firma Responsable: Y




N,cucli HOJA No. 22 DE 127


CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO 1000 DOCUMENTALES AG I AC CT E M s

08

08-05

CONTRATOS

CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Expediente del convenio Tipologia: Publicaci6n del contrato cuando se requiera Registro de disponibilidad y compromiso presupuestal Informe del supervisor Acta de inicio Acta de terminaci6n Acta de liquidaci6n Comunicaciones Anexos.

2 I 20 X IUna vez liquidado el Convenio y cumplidos los tiempos de retenci6n en los archivos de gesti6n y central seleccionar un muestreo del 5% por polo de inters, para transferir al archivo hist6rico. Los dems proceder a eliminar.

fj

CONVENCIONES oL A.AJO. }-, (J;; .Firma Responsable: '-- ~ Jefe~AG: Archivo a.atlon E: Efiminaein

AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro soporte CT: Conservacin Totll S: Seleccin Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DE MUNICIPIO DE NECOCLI


N'UDd HOJA No. 23 DE 127


CODIGO

1000

SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES

RETENCION

AG I AC

DISPOSICION FINAL

CT E M S PROCEDIMIENTO

08 ICONTRATOS

08-06 CONTRATOS 2 20 X ITranscurrido el tiempo de retenci6n en los CONTRATOS DE CONSULTORIA archivos de gesti6n y central se toma una Expediente del contrato muestra del 5% y se transfiere al archivo Tipologa: hist6rico para su conservacl6n Publicaci6n del contrato cuando se permanente. requiera Registro de disponibilidad y compromiso presupuestalCertificado de Cmara de comerclo,Hoja de vida D.A,F.P, P6lizl,Certidicado de experiencia Informe del inteventor Acta de inicio Acta de terminaci6n Acta de Iiquidaci6n Comunicaciones

L CONVENCIONES Firma Responsable: ~(b~

----./' JQe de ArAhivoAG: Archivo Gestion E: Eliminacin AC: Archivo Central M: MierofHmaein u otro soporte CT: Conservacin Total S: Seleccin Fecha: Necocn (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCUu


NRCfJ'1f HOJA NO.24 DE 127


CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO 1000 DOCUMENTALES AO I AC CT E M s

09 ALIANZAS

2 20 X lUna vez liquidado la alianza y cumplidos los tiempos de retencin en los arChivos de gestin y central seleccionar un muestreo por polo de inters~ para transferir al arChivo histri . Los dems proceder a elimn

11

J

09-01 ALIANZAS DOCENTES ASISTENCIALES

Expediente de las alianza, tipologra: - Pliza de responsabilidad civil o extracontractual - Acta de reuniones - Resolucin de la entidad - Acreditar afiliaciones al sistema general de salud - Actas de terminacin y liquidacin

CONVENCIONES 0:;,Firma Responsable: Jefede~AG: Archivo Gestion E: Efiminacin -- .-.-/

AC: Archivo Central M: Mlcrofilmaci6n u otro soporte

CT: Conservaci6n Totll s: Seleccin Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009 ________________


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DE MUNICIPIO DE NECOCLI ti


HOJA No. 25 DE 127


,.,-..Ir

RETENCION DISPOSICION FINALCODIGO SERIES Y nPOs PROCEDIMIENTODOCUMENTALES

1000 M I S 17 ILICITACIONES 17-01

AG I AC CT E

LICITACIONES PUBLICAS 2 20 I X Terminado el tiempo de custodia en el (INVITACION) archivo de gestin y central, transflrase al &pediente de la licitacin I invitacin archivo histrico pera su conservacin Tipologfa: permanente .

- Anallsl8 de conveniencia

- DlIponlbHidad presupuestal

- Aviso de convocatoria (publicacin De soportarse la informacin en medio en cartelera, alcaldfa, avisos magntico y garantizarse su reproduccin radiales) trminos de referencia exacta consrvese 10 anos en el archivo

- Observaciones central y transflrase al archivo histrico - Resolucin de apertura a Invitacin para su conservacin permanente - Acta de vtsIta al sitio - Acta de cierre de invitacin f\- Informe evaluativo de propuestas - Repuesta a las observaciones del

informe evaluativo y de

adjudicacin

- Resolucin de adjudicacin de la

licitacin (Invitacin pblica)

Nota: se conservan dos ms de las no

favorecidas ~W ~. ~

CONVENCIONES Firma Responsable: _ ~~




HOJA No. 26 DE 127 N_U

OFICINA PRODUCTORA.: GERENCIA

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO 1000 DOCUMENTALES AG I AC CT I E M s

20 PROCESOS 20-01 PROCESOS JUDICIALES

DEMANDAS INSTAURADAS Expediente de la demanda Instaurada Tipologfa: - Poderes- Infonnes tcnicos - Conceptos- Resoluciones de fallo - Interposicin de recursos - Comulnlcaclones y anexos

2 20 X ITranscurridos el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central terminado este tiempo se toma una muestra por polo de inters y se transfiere al archivo histrico para su conservacin permanente.

DEMANDAS RECIBIDAS Expediente de la demanda recibidad TlpoIogfa: Poderes- Informes tcnicos - Conceptos- Resoluciones de fallo - Interposicin de recursos - Comuinicaclones y anexos

2 20 X IT nscurrldos el tiempo de custodia en el Ivo de gestin y en el archivo central Inado este tiempo se toma una tra por polo de inters y se transfiere

rchlvo histrico para su conservacin anante.

1 CONVENCIONES

AnnaRespoMGI.: ~ ([= ~ Aa: Archivo GMtlon AC: ArchIYO Central

E: M:

EllminllCin MIctofIImlci6n u otro aoporte ~ Jefe rch'

CT: Conaervaci6n Total s: SeleccIn Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre. 2009

DEPARTAMENTO DE ANTlOQUIA



HOJA No. 27 DE 127 N~C(l(!U

OFICINA PRODUCTORA: GERENCIAIASESORIA DE CONTROL INTERNO

CODIOO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1000 DOCUMENTALES AG I AC CTIEIMI S

12 INFORMES

12-01 INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL -Comunicacin remisoria -Informe -Anexos.

2 10 X ITranscurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestion y en el central, se toma una muestra aleatoria del 2% y se transfiere al archivo histOrico; las dems se eliminan , la informacin se puede recuperar en otra serie segn el asunto a que haga referencia cada unidad documental

12 INFORMES I

12-04 INFORMES DE GESTION Informe de gestin del rea.

2 5 x ranscurrldo el tiempo de custodia en el ~rchivo de gestin y en el central, se 1~leccona el Informe de gestin anual y se (transfiere al Archivo Histrico constituye memorta Instituclonal. Los dems proceder a eliminar

CONVENCIONES ~Q;,Finna Responsable: AG: Archivo Geation E: EHmlnacl6n ---/" Jef!8 ArchlvR AC: Archivo Central M: Mlcrofilmaci6n u otro

Fecha: Necocll (Ant) Diciembre. 2009 CT: Conservacl6n soporte Total S: Seleccin

----

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA 1.1.1. HOIPITAL II SAN llSAITIAN DE URASA DEL MUNICIPIO DI! NICOCLl ti


HOJA No. 28 DE 127

NHOt:1i OFICINA PRODUCTORA: GERENCIA I CONTROL INTERNO

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1000 DOCUMENTALES AO AC CT E M S

12-05 INFORMES DE AUDITORIAS AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Expediente del rea Tlpotogra: Evaluacin Seguimiento a las auditoras-anteriores

2 5 X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central, se eliminan ya que de stos cuando presentan observaciones se conserva la! informacin en los planes de mejoramlentol que son permanentes.

I I

i

19

19-03

PLANES

PLAN DE ACCION ANUAL 2 5 X Transcurridos el tiempo de custodia en el archivo de gestin yen el archivo central, ,. elimina queda constancia en el Plan de ~el8rrollo

19-04 PLAN DE MEJORAMIENTO 2 5 X

j

Transcurridos el tiempo de custodia en el archivo de gestin yen el archivo central, se transfiere al archivo histrico para su conservacin permanente.

CONVENCIONES . ~Firma Responsable: OO\AAUQ~ ~deAI"

AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro Fecha: Necoctl (Ant) Diciembre, 2009 CT: Conservacin soporte Total S: Seleccin

-- --

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI H


HOJA No. 29 DE 127

Nltotli OFICINA PRODUCTORA :SUBotRECCION CIENTIFICA

CODIGO SERIES Y nP08 DOCUMENTALES1000

01

01-03

06

06-05

ACTAS

ACTAS DE REUNION

- De personal Asistencial

COMUNICACIONES OFICIALES

MEMORANDOS (Comunicaciones Internas)

CONVENCIONES

RETENCION DISPOSICION FINAL AG AC CT E 2 10 X

2 10 X

Firma Responsable: 7 ~ede/"

PROCEDIMIENTOM S

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central, se transfiere al archivo histrico para su conservacin Pennanente

Transcurridos el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo centr", se elimina queda constancia en el consecutivo de comunicaciones oficiales enviada que se conserva por ms tiempo

~~(ln' AC: Archivo Central M: Microfllmaci6n u otro Fecha: Necocll (Ant) Diciembre. 2009 CT: Conservacin soporte Total S: Selecel6n

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


HOJA No. 30 DE 127 NHOtIt

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICA

CODIOO 1100

12

12"()1

12-04

SERIES Y nPOS DOCUMENTALI!8

INFORMES

INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL

INFORME DE GESTION - Por Aress Asistenciales

m icl6nu otro

CT: Conservacin soporte Total S: Seleccin

RETENCION DISPOSlCION FINAL PROCEDIMIENTO I

AG AC CT E M 8 102

102 X

Firma Responsable:

~ -Fecha: NecocIl {Ant) Diciembre, 2009

X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central,l se toma una muestra aleatoria del 2% Ysel

I

transfiere al archivo Histrico. las dems se eliminan; Esta Informacin se recupera segn el asunto a que haga referencia cada unidad documental.

j

~ranscurridos el tiempo de custodia en el ~rchivo de gestin y en el archivo central. Se elimina. queda constancia en el Informe ~e Gestin anual que rinde la Gerencia.

1/ ~(j~ ....

~e~chivo

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASnAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI "


HOJA No. 31 DE 127

OPICIWf1IRODUCTORA : SUBDIRECCION CIENTIFICA CIENTIFICA

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO I 1100 DOCUMENTALES AG AC CT E M S

12..Q9 INFORMES TECNICOS

DE RECONOCIMIENTOS DE MEDICINA LEGAL

- DE NECROPSIAS

2

2

10

10

X

X

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el archivo central, se transfiere al archivo Histrico para su conservacin permanente

13

13-04

INSTRUMENTOS DE CONTROL

CONSOLIDADO Cuadro de Tumos de los Mdicos

Consolidado de horas laboradas Por: Personal Asistencial

-Tipologra - Cuadro de turnos del personal asistencial

2

2

3 X

J

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y central se eliminan, queda constancia en el soporte de nmina.

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se elimina, queda constancia en el soporte de nmina.

-Firma Responsable: riX~{fS>r

_/ Je(6de A,SWo In

acin u otro Fecha: NftCOCIl (Ant) Dlclemb~.2009 -_._.............. _-

CT:Con~cl6n soporteTotal S: Seleccin

DEPARTAMENTO DE ANnOQUIA

E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASnAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


HOJA No. 32 DE 127"'_'1 OFICINA PRODUCTORA :SUBDIRECCION CIENTIFICAI HOSPITALlZACION

CODIGO SERIES Y nPOS 11001110 DOCUMENTALES 13 INSTRUMENTOS DI! CONTROL 13-02 REGISTROS

De solicitud de alimentacin (hospitalizacin)

RETENCION AG AC

1

DISPOSICION FINAL CT E M 8

X

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se eliminan, queda constancia en la historia cUnica

De egresos Hospitalarios

De Pacientes Hospitalizados

1

1

X

X ITranscurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin .. eliminan, queda constancia en 108 informes estadfstlcos que son permanentes.

V CONVENCIONES

AG: An::hhlo GMtIon E: EHminllcl6n

CT: ConIervacIn Total s: Seleccin

Finna Responsable: (~~O~, ~ ....... rv",.!o1:

-------Fecha: NecocII (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL tI SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


HOJA No. 33 DE 127N_U

OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICAlHOSPITALIZACION

CODIGO SERIES Y nP08 11001110 DOCUMENTALES 13 INSTRUMENTOS DE CONTROL 13-02 .. Registro de Mortalidad Hospitalaria

deapues de 48 horas

RETENCION AG AC

1

DISPOSICION FINAL CT E M S

X

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin .e elimina, queda constancia en Estadistica .

.. Registro de entrega de tumos de

.. Enfermeras

- Registros de entrega de tumos de .. Mdicos

1

1

X

X

I

t Transcurrido el tiempo de retencin en

el archivo de gestin se elimina, queda constancia en el consolidado de horas laboradas y en nmlna-

0iAAAD~Oo . J~~L'

soporte CT: ConHMlCin Total s: SeleccIn

Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009

-----




HOJA No. 34 DE 127

OFICINA PRODUCTORA :SUBOIRECCION CIENTIFICAlHOSPITALIZACION

NHlH'U

CODIGO SERIES Y nP08 DOCUMENTALES11001110

13 INSTRUMENTOS DE CONTROL 13-02 Registro de notificacin de eventos

adversos

RETENCION AG AC

1


X

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se elimina. queda constancia en Auditor(a M6dica.

1 X- Registro de seguimientos a eventos Transcurrido el tiempo de retencin en/adversos

r;

el archivo de gestin se eliminan,

queda constancia en Audltorfa Mdica

y en los Planes de mejoramiento que

se conservan permanente.

OlA~A~ . ',f@W~

soporte eT: Conset'llllCl6n Total s: Seleccin

Fecha: NeeocIi (Ant) Diciembre. 2009

N_lt

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ti


HOJA No. 35 DE 127

OFICINA PRODUCTORA :SUBDIRECCION CIENTIFICAI HOSPITALlZACION

CODIGO SERIES Y nP08 RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se elimina, queda constancia en la historia clfnica y en Estadistica.

ITranscurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se eliminan, queda constancia en la Historia clfnlca

I yen Estadfstica.

11001110 13 13-07

DOCUMENTALES INSTRUMENTOS DE CONTROL PianOla de reingreso de usuarios hospitalizados en menos de 72 horas

Planilla consolidado muertes Hospitalarias

AG

2

2

AC CT E

X

X

M S

~~o:; . . t(!1II'ChJr

eT: ConterVaCln Total s: SeIecc:n Fecha: NecocIl (Ant) Dici8ri1bre, 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTlAN DEL MUNICIPIO DE NECOCLl ..


NItHdI HOJA No. 36 DE 127

OFICINA PRODUCTORA :SUBDIRECCION CIENTIFICAI HOSPITALIZACIONI ESTERILlZACION

CODIGO 11001111 13



RETENCION AG AC

DI8P08ICION FINAL CT E M S

PROCEDIMIENTO

13-02 REGISTROS -De Riegos

De notificacin de eventos adversos

- De seguimiento de eventos de riesgos-eventos adversos

2

2

2

X

X

X

Transcurrido el tiempos de retencin del archivo de gestin se eliminan, queda constancia en los informes de Audltona Mdica Yen el Plan de mejoramiento que se se conserva pe""anente

"

REGISTRO Control de Temperatura Y humedad

2 X rr lanscurrido el tiempo de retencin en el !tr bhivo de gestin se eliminan.

REGISTROS De material esteriliZado

2 X ...~nseurrido el tiempo de retencin en el ~hiVO de gestin se eliminan.

~G:-, - 'Rfi(""~";" AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro aoporte ~

CT: ConurvecIn Total S: Seleccin Fecha: NecocII (Ant) Diciembre. 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DEL MUNICIPIO DE NECOCLI"


HOJA No 37 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAI HOSPITALIZACIONl ESTERILlZACION

CODIGO SERIES Y nPOS RETENCION DlapoalCION FINAL PROCEDIMIENTO11101111 DOCUMENTALES AG AC CT E M S 19

19-04

19-09

PLANES

PLANES DE MEJORAMIENTO

PLAN DE CONTINGENCIA

2

2

3

3

X

X I

I

Cumplidos los tiempos de retencin en los archivos de gestin y central se transfieren al archivo histrico para su conservacin permanente.

Una vez se modifique y cumplido 108 tiempos de retencin en los archivos de gestin y central se eliminan.

,~Q;(Jefa ...... .t.-t."

AC: Al'ChlIIO soportl CT: ConUMIcln Total s: Seleccin

Fecha: NecocIl (Ant) DIciembre. 2009

------

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLl 11


NHMU HOJA No. 38 de 127

OFICINA PRODUCTORA SUBDIRECCION CIENTIFICIA I CONSULTA EXTERNA

CODIGO SERIES Y nP08 RETENCION DlSPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO11001120 DOCUMENTALES AG AC CT E M S 13

13-02


REGISTRO - De riesgos

- De notificacin a eventos adversos

- De seguimiento eventos de riesgo-eventos adversos

Registro de oportunidad en Consulta externa

2

2

2

2

X

X

X

X

Transcurrido los tiempos de retencin del archivo de gestin, se eliminan queda constancia en Auditorfe Mdica, y en los Planes de mejoramiento que se conservan permanente.

f\

, ranscurrido los tiempos de retencin en I~. el archivo de gestin se elimina, queda rnstancia en la oficina de Estadfstioa

~o:;. ,

l8fde~'

CT: Conservacin Total s: Seleccin Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre. 2009


E.S.E. HOSPITAL .. SAN SEBASTIAN DE URABA DE MUNICIPIO DE NECOCLI"


HOJA No. 39 de 127"""tllt

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAlURGENCIAS

CODIOO SERIES Y TIPOS PROCEDIMIENTODOCUMENTALES11001130 13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

13-02 REGISTROS 2 X De Riesgos De notificacin de eventos adversos- I 2 X Pamec

De seguimiento a eventos adversos - I 2 X riesgos

Registro de remisiones a otros nivelesl 2 X de compJegldad

Regiatro de temperatura y humedad 2 X

Registro de oportunidad de atencin 2 X en Urgencias

Transcurrido el tiempo de custodia en e' archivo gestlOn se elimina queda constancia en Auditorfa Mdica y en loa planes de mejoramiento que se conservan permanente.

C~mplldos los tiempo de retencin. en el arthivo de gestin se eliminen

Iq,mplidO el tiempo de retendOn en el #hivo de gestin se elimina, queda f,mstancia en Sistemas de Informacin stedfstica que se conserva permanente

CONVENCIONES ct:Flnna Responsable: AG: Archivo Geltlon E: Eliminacin --~ J~eArch~ AC: Archivo Central M: MIcrofilmacin u otro soporte CT: Conservacin Total S: Seleccin Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre, 2009




HOJA No.40 DE 127 N_U

OFICINA PRODUCTORA : SUBDIRECCION CIENTIFICAlENFERMERIA

CODIGO 11001140

01

01-03


ACTAS

ACTAS DE REUNION -(Personal de enfermerfa) .

RETENCION AG AC

2 10

DI8POSICION FINAL CT E M S

X

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin y archivo central se transfieren al archivo histriCo para su conservacin permanente.

06

06-05

COMUNICACIONES OFICIALES

MEMORANDOS (Comunicaciones Intemas)

2 10 X Transcurrido el tiempo de retencin en ell archivo de gestin y archivo central se eliminan.

} ~~(J:;-

- ~d!1 .. AC: Archivo Central M: MicroIiImacln u otro soporte CT: Conservacin Total S: SeleccIn Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009

13-04

OEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA


TABLA DE RETENCI6N DOCUMENTAL

N"rm>1t HOJA No.41 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBGERENCIA CIENTIFICAI ENFERMERIA

CODIGO SERIES Y llPOS DOCUMENTALES11001140

13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

13-02 REGISTRO - Registro de riesgos

- Registro de notlflcacln de eventos advel'108

- Registro de seguimiento a eventos de riesgo- eventos advel'108

RETENCION

AG

2

2

2

AC

DI8P081CION FINAL

CT E

X

X

M 8

I

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se eliminan, queda constancia en loa planes de mejoramiento cuando sucede el evento y se conservan permanente.

CONSOLIDADO 1 Transcurrido loa tiempos de retencin en2 X - Cuadro de tumoa del personal de 101 archNoS de gestin ycentral se eliminan enfermer'a queda constancia en n6mina.{j

~Qka/? ~Ar("

~ ~

CT: Conaervacl6n Total s: Seleccin Fecha: NecocII (Ant) Diciembre, 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL. .. SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI "


HOJA No.42 DE 127

rv_tt OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAI ENFERMERIA

CODIOO 11001140


RETENCION AG I AC

DISPOSICION FINAL CT I E I M I S

PROCEDIMIENTO

12 INFORMES

12-01 INFORMES A ENTIDADES DE 2 10 x Transcurrido el tiempo de retencin en el CONTROL archivo de gestin y archivo central se - Comunicacin remisoria toma una muestra aleatoria def 2% Y se -Informe transfiere al archivo Hlstporlco los dems -Anexos se eliminan; esta Informacin se puede

recuperar en otras series segn el asunto a que haga referencia.

132-03 INFORMES DE PERSONAL 2 x Como el original se convierte en soporte Novedades de nmina de nmina que realiza financiera elimlnese - Licencias una vez cumplido el tiempo de retencin -Vacaciones en el archivo de gestin. - Incapacidades -Recargo nocturnos Nota: Copia de las resoluciones de - Dominicales Licencias y vacaciones reposan en la - Festivos x IJ Historia Laboral y en la serie respectiva

CONVENCIONES FlrmaR_blo: ~ AG: ArchIvo Geatlon E: Etimlnaci6n ~ rchivo AC: Archivo CentnII M: MlcroIIlmaci6n u otro lO)OI1e CT: ConMMlCl6n Total S: SeleooIn Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre. 2009

mAm'$('?1tly-"~_ .. u"?ti .. w .. -.. w .. _ ... ________ ,,,


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DEL MUNICIPIO DE NECOCLl ..


HOJA No. 43 de 127

OPICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAI PROMOCION y PREVENCION

N_ti

CODlOO I 8ERlE8 YnP08 FtETENCION I DlSPOS.CION FINAL PROCEDIMIENTO11001150 DOCUM!NTALE8 AolAC crlEIMI S 12 IINFORMES

12-01 INFORMES A ENTIDADES DE 2 10 x Transcurrido los tlampas de retencin del CONTROL archivo de gestin y archivo central. se -Comunicacin remisoria toma una muestra aleatoria del 2% Y se -Informe transfiere al archivo Histrico las dems se -Anexos eliminan;

La Infonnacln se puede recuperar en la serie segn el asunto a que haga referencia cada unidad documental.

13 IINSTRUMENTOS DE CONTROL

13-02 REGISTRO (libro) 2 3 I I X CumplidOl los tiempos da retencin del - De Ingl'8lO y egresos al programas archivo de gestin 18 eliminan; queda deP.P constancia en la Historia cUnlca - De citas de enfarmerta par programas: - De aslstantes a programas:

J- Control prenatal -HlpertenlOs - Planificacin familiar -Dlabtteos -T.B.C Por ARS. Vinculados EPS y

Particulares )

CONVENCIONES Firma Responsable: 0


E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASnAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


HOJA No. 44 de 127""_11 OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAlPROMOCION y PREVENCION

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DI8POSICION fiNAL PROCEDIMIENTO11001150 DOCUMENTALES AG AC CT E M S 21 PROGRAMAS

21-03 PROGRAMA DE SALUD 2 10 X Una vez se actualice y Transcurrido los EXTRAMURAL tiempos de Retencin en los archivos de

GestIn y Cental se toma una muestra por polo de inters y 8e transfieren al archivo

V histrico para su conservacin permanente I

rA A~ A. cr::;. .. "-----"'" C-JV~

CT: ComIeMIclrl Total s: Seleccin Fecha: Necocll (Ant) Diciembre. 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DEL MUNICIPIO DE NECOCLI JI


HOJA No. 45 de 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAI VACUNACION

N_ti


11001151 DOCUMENTALES AG AC CT E M S 11 11-03

HISTORIA HISTORIA - Historia Individual de vacunacin (Inmunizaciones)

5 15 X Transcurrido los tiempos de retencin del archivo de gestin y archivo central, se toma muestra por polo de Inters y se transfiere al archivo histrico.

12

12-01

INFORMES

INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL -Comunicacin remisoria -Informe -Anema

2 10 X pumplidos los tiempos de retencin del ~rchlvo de gestin y archivo central, se ~ma una muestra aleatoria del 2% Yse ~nsflere al archivo Histrico los dems se fellmlnan ya que esta Informacin se podra recuperar en otras seres segn el asunto a que haga referencia cada unidad documental.

~A~-~A:9'

Fecha: Necocll (An)-Diciembre. 2009


E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI Ir


HOJA No.46 de 127N_U

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICANACUNACION

CODIGO 11001151 12


INFORMES

RETENCION AG AC

DISPOSICION FINAL Cl E M S

PROCEDIMIENTO

12-04 INFORMES DE GESTiN 2 3 X Cumplidos los tiempos de retencin del arphivo de gestin y archivo central, se e~mina, quecla constancia en el Informe I~ hual que rinde la Subdireccl6n Clentfftca

11

~O~ . AG: Archivo GeltiOn N;: Archivo Central CT: ConMNaCln Total

E: M: S:

Eliminacin Microfilmacin u otro soporte SeIecci6n Fecha:

'-----

Necocfl (An) Diciembre, 2009

.d6fII "A Arel-'

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTlAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ti


"'_1'1' HOJA No. 47 de 127

OFICINA PRODUCTORA: VACUNACIONI SUBDIRECCION CIENTIFICA

1:'1...,.. o ...Aftft__t'nIolVl:Nt'ln""'Q hJ.6.* ~~o;;. ~~...

AC: ArchIvo CentnlI M: McroIIImlllCin u otro soporte CT: CoIll8l'llllCi6n Total S: SeleccIn Fecha: NecocIl (AnO Diciembre, 2009

CODIGO DISPOSICION FINALSERIES Y nP08 RETENClON PROCEDIMIENTO IDOCUMENTALES11001151 CTAG AC E M S


X13-02 REGISTRO 2 Transcurrido el tiempos de retencin en el DIARIO DE VACUNACION archivo de gestin se eliminan, queda

(R.I.P.S) constancia en Sistemas de Informacin (Estadrstica)

XREGISTRO DE CONTROL Transcurrido el tiempos de retencin del De temperatura (red de frio) archivo de gestin 18 eliminan.

1 Transcurrido el tiempos de retencin del De suministros : REGISTRO DE PEDIDOS X

archivo de gestin se eliminan. - biolgicos -Jeringas

I

--

~;.,:_~ 6" nnf"rvrl'#i.:t,ti'ifrft'&W 'j ,"~ hli:i.!" "'V'ii ''''i'\ >J;'Y' "')1 \ir' ."''' t ""~io;;'li;l;,,*"ttr-""';(tililain, t' AA ftg.n~"'~' rl))!t:lMtfii1f!\t:hb Wn-. "6"';" 'VfcetW

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASnAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLl lO


"'-tlU HOJA No. 48 de 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBOIRECCION CIENTIFICANACUNACION

CODIGO seRies yTIPOS RETENCION DI8P081CION FINAL PROCEDIMIENTO

11001151 DOCUMENTALES AG AC CT E M 8 14

14-03

INVENTARIOS

COMPROMBANTE DE MOVIMIENTO biolgicos Y jeringas

COMPROBANTES DE MOVIMIENTOS - Actas de baja de vacunas

2

2

1

1

X

X

Transcurridos los tiempos de retencin del archivo de gestin y archivo central, se elimina

19

19...Q9

PLAN

PLAN DE CONTINGENCIA 2 3 X A partir de su modificacin y Cumplidos los tiempos de retencin del archivo de gestin y archivo central, se eliminan

CONVENCIONES g~cG,.Finna Responsable:AG: An:hIvo GeItIon E: ElimiNlCin (Jefe dt.An .. CT: Conservaci6n Total s: Seleccin

Fecha: NecocII (Ant) Diciembre. 2009




HOJA No. 49 de 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAI ODONTOLOGIA

NH/!HIII

CODIGO 11001180

01 ACTAS


RETENCION AG AC


PROCEDIMIENTO

01-03 ACTAS DE REUNION Atea de odontologla

2 3 X Cumplidos los tiempos de retenciOn del archivo de gestiOn y archivo central, se transfieren at archivo histrico para su conservacin permanente.

11 HISTORIAS

11-03 HISTORIA CLlNICA 5 15 J Nota: Forma parte de la historia cllnica ODONTOLOGICA que reposa en el archivo clfnlco Evaluacin odontolgica. SIS 409 - Atencin odontolgica de urgencias

f)

CONVENCIONES

Firma Responsable: D4. 1\ /lJJ\.Jk "-o~ . n mhl"" n.&tIlV\ 1=. I=limlt'UOt'!l.n / """"'AA Arel .

eT: Conservacin Total s: SeleccIn ? -Fecha: NecocIl (AnO Diciembre, 2009

~,_:.~~.~~~liU ~'ilif '1IOI1I.'M.l~~jII~''~,. '"?EIl'if :t 1m'!!.. )' wu ti . ) hip"*;r;,d w'ltiWt""-";';'WriiiilUWWW{' Hili"", oI~iJM~~ilil;n~_~'lI.V'~'''I!fI'''W Mt)rht~.:{si&:!(itfdt!#--l' j-"iiliMlt j " 1'" ti r




HOJA No. 50 de 127 1WflIt:1I

OFICINA PRODUCTORA :SUBOIRECCION CIENTIFICA I OOONTOLOGIA

RETENCION I DISPOSICION FINALCODIGO I SERIES Y nPOS PROCEDIMIENTO11001160 DOCUMENTALES AO I AC CT I E I M I S 12 IINFORMES

12-01 Cumplidos 101 tiempos de retencin en tos CONTROL INFORMES A ENTIDADES DE 2 x8

archivos de gestin, archivo central se eliminan ; ya que esta Informacin se

Comunicacin remisoria podrs recuperar en otras series segOn el Informe Ane)(Ol asunto a que haga referencia cada unldasd

documental.

1,TranscurridO el tiempo de custodia en el archivo de gestin y en el central, se eliminan, queda constancia en el Informe de gestin anual que reposa en la Subgerencla Clentfflca que se conserva

fI permanente.

12-04 IINFORMES DE GESTION 2 x3

CONVENCIONES Firma Responsable: ril A~ . .~ ~~chlvoAO: ArchlYo o..uon E: 81m1nacln

AC: ArchlYo Cenlral M: Mlcrdllmacln u otro soporte CT: ConservllCln Total S: SeIecci6n Fecha: Necocll (Ant) Diciembre. 2009


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI n


N-'( HOJA No. 51 de 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAI ODONTOLOGIA

CODIGO 11001160

SERIES YTIPOS DOCUMENTALES

RETENCION AG AC


PROCEDIMIENTO


13"()2 REGISTRO (libro) 2 X Cumplidos los tiempos de retencin del - Citas odontolgicas archivo de gestin se eliminan. - Cita. de auxiliar de higiene oral 2 X

- Registro de control de temepratura 2 X Transcurrido el tiempo de retenc6n en el

-De riesgos 2 X Archivo de Gestin se eliminan, queda constancia, En Auditorfa Mdica. en los

-De notificacin de evento de riesgos 2 X planes de mejoramiento que se conservan eventos adversos permanente.

- De seguimientos eventos de riesgos. 2 X Eventos Adversos

Registro Individual de prestacin de 2 X Transcurrido el tiempo de retenc6n en el servicios en salud (R.I.P.S), Archivo de Gestin se eliminan; quedaI

constancia en Estadistica que los Informel

) se conservan permanente. .... _ ..... '-"','-s_-',__ ~~cb

;/ hivoJ '/" AC: .ArchI\Io c...lr. M: Mlcn:IfIImacl6n u otro soporte CT: ConlUllVacl6n ToI. S: Selaccin Fecha: Necocli (Ant) Diciembre, 2009

_~",,,"4>""-i" % '1/: ~~iII' '~'N~! ",>km $f' t 'a jt 11 k:SIlti. "111Ift1"'- '"' \ \,e,It!;,*,WIi.N~**;';'#{ f'fhilPer Yrff 'fu' t'bk ' \,;~,{@2;'f4f" ~:I:\i~_..if"';t_*'in n!!i- 'fu U-1t 'M *e '4' "')'iV Un , ..




HOJA No. 52 de 127 N_1t

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAlODONTOLOGIA

DISPOSICION FINALCODIGO SERIES Y TIPOS RETENCIO" PROCEDIMIENTODOCUMENTALES11001160 AO AC CT E M 8 13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

Transcurrido los tiempos de retencin del odontologla y repetidas

13-02 Registro de toma de RX de 2 X archivo de gestin, 88 eliminan

Transcurrido el tiempo en el archivo de de consulta odontolgica Registro de oportunidad en atencin X2

gestin 88 eliminan, queda constancia en: estadlstlca y de las horas laboradas, queda:

Registro de horas laboradas constancia en nmina. (OdonllogaAuldllar de consultorio X odontolgico, e higienista Dental

Transcurrido el tiempo de custodia en el Registro de control de esterllizacln

2

1: archivo de gestin 88 eliminan. Instrumental a esterilizar

LISTADOS

X2

Transcurrido el tiempo de custodia en el listado de P.P por aseguradora archivo de gestin se elimina.X2 I

. ('Jefe de.l .,

AC: ArchNo Central M: Microfilmacin u otro soporte CT: Coneervacl6n TOla! s: SeIeccIOn


DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..

,_o


HOJA No.53 de 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAlLABORATORIO TOMA DE MUESTRAS

N_U

CODlGO SERIES Y TIPOS RETENCION O.SPOSICION FINAL PROCEDIMIENTODOCUMENTALES11001170 AG AC ECT M S

oe COMUNICACIONES OFICIALES

06-05 MEMORANDOS 102 X Cumplidos los tiempos de retencin del (Comunicaciones internas) archivo de gestin y archivo central, se

allmlnan.

,12 INFORMES Cumplidos 101 tiempos de nttancI6n del archivo de12-01 INFORMES A ENTIDADES DE 2 10 glltln y archivo cenb1Il, .. toma una muettraXICONTROL a..tona del 2% Y.. transftera al archivo hlatr\co ,Comunicacin remisoria la dem .. eliminan la Informac:ln .. puedeI

Informe IWCUpetW en otra Mf'Ie legan e' .unto a que haga Anexos referencia cada unldlld documental.

f/

~~. ~~ ...

AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro soporte CT: eoneervacln Total S: SelecdOrt Fecha: Necoc/I (Ant) Diciembre, 2009

HteMlI


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HOJA No. 54 de 127


CODIGO SERIES YTIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

11001170 DOCUMENTALES AO AC CT E M S 12 INFORMES

12-04 INFORMES DE GEST10N 2 10 X Se selecciona el informe anual y se (anual) transfiere al archivo de gestin y al archivo

central, terminado este tiempo se elimina queda constancia en el informe que rinde la Subdireccin Clentlfica que es permanente.

CONVENCIONES

r;!L~ACX:;9: JIfi dA ArclDvl~

.........CT: Canaervacln Tetal s: Seleccin -Fecha: NecoeIl (Ant) Diciembre. 2009

~lk;.i,.~~~~&N::I7:rZ$iiV!I~:JJ~W' v " re ',H!t: & '" Wib&' t .;"~",>i"'biilli:~'j:iiiiSlli)6'1P '; sr' 'ij f 't!:"tnt_WiJin n; fu '""~'1trr'..i 'ib'1!~*ilW')i;M'WmM&m:" .",r.,iw,'RSbw,,*fltm;t "4 i)'g,IM

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL" SANSAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI "


N_1I HOJA No. 55 de 127


CODIGO I 11001170

SERIES Y nPOs DCUIIEJlrALES

RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

AG I AC CTIEIMIS 13 IINSTRUMENTOS DE CONTROL

13-01 LISTADO De. Paciente del programa: T.e.C. Lepra Sida

I

2 3 X Transcurridos los tiempos de retencin del archivo de gestin y archivo central, se eliminan. Queda constancia an la Historia CUnlca. Estas Historias clfnlcas se conservan permanente ya que sirven para la Invetigacln y la Ciencia.

13-02 REGISTRO Transcurrido los tiempos de retencin en los archivos de Gestin se eliminan

Pacientes atendidos (diario) 2 X elimlnan.Decreto On/97

- Control de tuberculosis 2 X

- Control de Calidad Externa de Qufmlca

2 X

De control de calidad Interno 2 X

L CONVENCIONES

Firma Responsable: ~, AG: AlchIYo O.1kln E: E1lm1nad6n e '."Archivo AC: ArcIINo Central M: Mierofllmacl6n u otro sopate CT: ConIervIlCl6n Total s: Seleccin



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HOJA No. 56 de 127 "'_'f OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAlLABORATORIO TOMA DE MUESTRAS

CODIOO SERIES Y nPOs 11001170 DOCUMENTALES 13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

RETENCION AG AC


PROCEDIMIENTO

13-02 REGISTROS - De control de calidad inmunologfa

- Reporte de resultados por paciente ylo pruebas realizadas

2

2

X

X

Transcurridos 108 tiempos los de retencin en los archivos de GestIn se elimlnan.Decreto 077/97

- De control de calidad de orina (Interno) y (Externo)

2 X

- De remisiones al laboratorio Departamental

2 X

-Registro de pruebas permitidas 2 X

- Registro de exmenes recibidos 2 X

- De Control de reactivos. 2 X

-De apertura de reactivos 2 X J

t"n...\lC:"'''''tI'\lUC:~ _. - - - - ( ... I ~ttQ;;\

~", ... soport,

CT: ConallWCln TCOI s: SeleccIn Fecha: Necodl (Ant) Diciembre. 2009


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HOJA No. 57 de 127 N_1t


RETENCION DISPOSICION FINALCODIOO SERIES Y T1POS PROCEDIMIENTODOCUMENTALES11001170 AC CT EAO M S


13-02 REGISTRO X Transcurridos los tiempos de reteneiOn en De control de calidad de Hematologra, 2 los archivos de Gestin se orinas, inmunologfa, bacterlologfa ellminan.Decreto 077197 ~

De control de calidad de Hematologra X (Interno) 2

De control de Temperatura X 2

De control de calidad de orina X (Interno) 2 rl De asignaeiOn de actividades X

2 I~ WI\.J\AkfJ.. "O::;

JAfr("'"lrch1vo"7

eT: eon..-vac:l6n Total s: SeIaccin "Fecha: NecocIJ (Ant) Diciembre, 2009


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HOJA No. 58 de 127 NIH!IIH'1t


RETENCION DISPOSICION FINALSERIES Y nPOS CODIGO PROCEDIMIENTODOCUMENTALES CT11001170 AG M SAC E 13 INSTRUMENTOS DE CONTROL

2 X13-02 Cumplidos loa tiempos de retencin en loa De rlesgoe REGISTRO

archlYos de Gestin se eliminan. queda constancia en auditorla Mdica y en los

- De notificacin de eventos de 2 X Planes de mejoramiento que se conservan riegos- Evento adversos permanente.

2 X

Eventos Adversos

- De seguimiento eventos de riesgos

/,J ~kcr~.

AC: ArchIvo Central M: MicrOfilmaci6n u otro soporte '---'" CJefede.f ..

CT: ConMMlcl6n Total S: Seleccin Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009


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HOJA NO.59 de 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION CIENTIFICAlIMAGENOLOGIA RX

NHMlt

RETENCION I DI8POSICION FINALCODIGO I SERIES Y TIPOS OBSERVACIONES11001180 DOCUMENTALES AGIAC CTI E I MI S

06 ICOMUNICACIONES OFICIALES

06-05 COMUNICACIONES INTERNAS 10 x2 Cumplido el tiempo de retencin del (memorandos) archivo de gestin y archivo central, se

eliminan; esta Informacin se puede recuperar en el consecutivo de comunicaciones oficiales que se conserva ,por ms tiempo.

r

12- IINFORMES ~ Cumplidos los tlempor de retencl6n en los archivos de gestin y central se eliminan, 12-04 IINFORMES DE GESTION x2 queda constancia en el Informe que rinde la Subdireccin Clentrflca que se conserva permanente.

CONVENCIONES

AG: Alchlvo GettIon E: Eliminacin

AC: ArchIvo Cenital M: MIcrofilmacin u otro soporte Q!fe da.Archivo

CT: ConMM1Cl6n Total s: SeIecx:in

Fecha: NecocII (Ant) Diciembre, 2009


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HOJA NO.60 de 127 NMJtIt

OFICINA PRODUCTORA :SUBOIRECCION CIENTIFICAI -IMAGENOLOGIA RX

RETENCION I DISPOSICION FINALCODIGO I SERIES YTIPOS OBSERVACIONES11001180 DOCUMENTALES AG I AC CT I E I M I S 13 UNSTRUMENTOS DE CONTROL

13-02 REGlSTRO (libro) 2 X ICumplido los tiempos de retencin en el - Pacientes atendidos archivo de gestin se eliminan Por E.P.S.-EPSS

- De RX realizados 2

13-02 REGISTRO 2 x Cumplido los tiempos de retencin del De Control de doslmetrla personal archivo de gestin, 18 eliminan

Cumplido los tiempos de retencin del - Registro de rleagos 2 x archivo de gestin se eliminan queda

constancia en Auditrfa Mdica y en los - Registro notificacin de eventos de 2 Planes de Mejoramiento que se conservan rlesgos-Eventos Adversos Pamee x permanente.

- Registro de Seguimiento eventos de

riesgo - Eventos Adversos 2 x f/

CONVENCIONES

AG: Archillo GtItIon E: EIImlIllEln Firma Responsable" ........... ~l;p,Iq::

AC: An:hhlo Central M: Microfilmacin uotro 8OpCII'te CT: ConIervacIn Total s: Seleccin


NHflrU

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITALI SAN SEBASnAN DEL MUNICIPIO DE NECOCLl ti


HOJA NO.61 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA y FINANCIERA

CODIOO 1200

01..Q3

SERIES Y nP08 DOCUMENTALES

ACTAS DE REUNIONES del rea financiera

RETENCION AO AC 2 10

DISPOSICION FINAL CT E M S X

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo de gestin y archivo central, se transfieren al archivo histrico para su conservacin permanente.

06 COMUNICACIONES OFICIALES

06..QS Cumplidos los tiempos de retencin delMEMORANDOS 10 X2 archivo de gestin y archivo central, se:(Comunicaciones internas) j eliminan, !

V CONVENCIONES

Firma Responsable: rxJ A~'. _. - .. - _.. ..~ ~l1a.Arst'

eT: ConMMlCl6n Totel s: Seleccin Fecha: NecocII (Ant) Diciembre, 2009

N_U


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HOJA No. 62 DE 127



1200 DOCUMENTALES AG I AC CT I E I M I S 10 DECLARACIONES

10-02 DECLARACIONES TRIBUTARIAS - Retefuente -IVA - Ingreso y patrimonio

2 20 x Transcurrido el tiempo de retencin del archivo de gestin y archivo central. se selecciona las declaraciones de Ingreso y Patrimonio y se transfieren al archivo histrico, las dem se eliminarn

12 IINFORMES

12-01 IINFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Comunicacin remisoria -Informes - ane)l)S

I 2 I 10 I I X Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y archivo central se toma una muestra aleatoria del 2% y se transfiere al archivo histrico las dems se eliminan ya que esta informacin se podr recuperar en otras series segn el asunto a que haga referencia cada unidad documental

CONVENCIONES FinnaR_~NJQ-l~ AG: Archivo Gestion E: Eliminacin ~Archlvo AC: Archlw Central M: Mlcrcfllm.:ln u otro &qlQ'te CT: CCII1lervacln Total S: Seleccin Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre. 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL 11 SAN SEBASTIAN DE MUNICIPIO DE NECOCLI"


HOJA No. 63 DE 127

11/-" OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA y FINANCIERA

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1200 DOCUMENTALES AG I AC CTIEIMIS

12 INFORMES

12-04 INFORME DE GESTiN 2 10 x Cumplidos los tiempos de retencin en el archivo de gestin y archivo central, se transfiere el informe de gestin anual al archivo histrico, los dems se eliminan.

12-08 INFORMES DE ESTADOS FINANCIEROS

ealance general Estados de actividad econmica y social Ejecucin presupuestal Cambios en el patrimonio

2 10 x Transcurrido el tiempo del archivo de ~stIOn y archivo central, se traslada al ,archivo histrico por dar cuenta de la ~estlOn de la entidad, se conserva permanente.

CONVENCIONES Firma Responsable: 04A~G,

AG: Arc:hlvo Gestlon E: Eliminacin ~- Jefe~ AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro CT: Conservacin TotaBoporte Fecha: Nececll (Ant) Diciembre. 2009

S: Seleccin

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NHfH:lf HOJA No. 64 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBOIRECCION ADMINISTRATIVA y FINANCIERA

CODIGO SERIES YnPOs RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1200 DOCUMENTALES AG AC CT E M S

13

13-04


CONSOLIDADO Cuado de Tumos Personal Administrativo y de servicios Generales dela E.S.E

1 2 X

~

I

Cumplidos los tiempos de retencin en los Archivos de Gestin y central se eliminan. queda constancia en Nomina.

I CONVENCIONES

Total S: Seleccin Fecha:

~~te: ""----

eJefe da.Ar .

Neceen (Ant) Diciembre. 2009

.


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N~~I HOJA No. 65 DE 127


RETENCION 1 DISPOSICION FINALCODIGO I SERIES Y nPOS PROCEDIMIENTO1200 DOCUMENTALES AG I AC eT I E I M I S 19 IPLANES 19-08 10 xPLAN DE MANTENIMIENTO ANUAL 2 Una vez se modifique y cumplidos los

tiempos de retencin en los archivos de Gestin ycentral se eliminan.

Planta electrica

Equipos Biomdicos

Muebles y Enseres

Vehfculos

* Infraestructura

CONVENCIONES

AG: Archivo Gestlon E: Eliminacin

AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro Firma R_abl~~""-cL"~CT: Conservacin soporte c*-d~chiVOTotal S: Seleccin

Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre, 2009


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HOJA No. 66 DE 127"'_'1 OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA y FINANCIERA

COOIOO 1200

13

13-05


PLANES

PLAN DE ACCION

RETENCION AO AC

2 3


X

PROCEDIMIENTO

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y central se elimina, queda constancia en el Plan de Desarrollo que se conserva permanente.

!

CONVENCIONES

AG: Archivo Geatlon E: Eliminacin AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro N'IA~.Firma Responsable:r"T r'tAft&I"UleIIi,.IA"" t!t""J'V'\l!"ta .16 "'6 A .. "-,",,lO


http:r'tAft&I"UleIIi,.IA


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N_tlt HOJA No. 67 DE 127


CODIGO 1200


RETENCION Aa AC


PROCEDIMENTO 1 19 PLANES i

19-09 PLAN DE CONTINGENCIA ANUAL 2 10 X Una vez se actualice y cumplidos los! tiempos de retencin en los archivos de

- Infraestructura gestin y central se eliminan.

- Planta Electrica

- Equipos

-Muebles y enseres

- Vehlculo

CONVENCIONES

AG: Archivo Gestlon E: Eliminacin .AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro \:lrmA g_nnnc,,:.hIA' / a. A ..",hl,,~



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HOJA No. 68 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

CODIGO I

/II.,....tt

SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1200 DOCUMENTALES Aa I AC CT I E I M I S

19 19-09

lPLANES PLAN ANUAL DE COMPRAS 2 I 10 x

I

Transcurrido los tiempos de retencin en los archivos de gestin y central se elimina, cada at'!o se modiflea..

'1 CONVENCIONES

AG: Archivo Gestlon E: Eliminacin AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro FIrmaR_nuble: ~ . CT: Conservacin soporte ~Archivo Total S: Seleccin





HOJA No. 69 DE 127


N.-II

CODIGO 1200


RETENCION AG AC


PROCEDIMIENTO

24 TrrULO 2 10 X Una vez se pierda el derecho sobre un 24.01 rrrULOS DE PROPIEDADES tItulo de propiedad y Cumplidos los tiempos

de retencin en el archNo de gestin y Tlpollgla: archNo central, se eliminan; ya que esta Escritura informacin se recupera en la oficina de Planos Instrumentos pbllco8 yen la Notarra-

Los planos se conservarn permanente en a planoteca de la E.S.E que reposa en e' ~rchNo central.

CONVENCIONES

AG: Archivo Geallon E: Eliminacin rJJ~cr:: / ' ....mlvn

"-Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009




N'NHIi HOJA No. 70 DE 127


CODIGO 1200

SERIES Y nPOS DOCUMENTALES

RETENCION I DISPOSICION FINAL AGIAC CTI E I MI S PROCEDIMIENTO

24.02 TITULOS oe VEHICULOS Tipologfa: Elcpedlente del vehrculo Ta~eta de propiedad $oat Manifiesto de Aduana Pago de impuestos Traspaso Seguro Licencia Sanitaria de la ambulancia RUNT

2 10 x Una vez se pierda el derecho sobre un tItulo de un vehfculo y Cumplidos 108 tiempos de retencin en el archivo de gestin y archivo central, se eliminan; ya que esta informacin se recupera en la oficina de del Transito donde el vehfculo esta matriculado-

CONVENCIONES

AG: Archivo Gestion E: Eliminacin AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro CT: Conservacin soporte Total S: Seleccin


f


E.S.E. HOSPITAL" SAN SEBASTIAN DEL MUNICIPIO DE NECOClI


NPftH!1t HOJA No. 71 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA y FINANCIERA/SISTEMAS

CODIOO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

1200 DOCUMENTAlES AG I AC CT I E I M I S 12

12-04

INFORMES

INFORME DE GESTION ANUALIZADO Informes de gestin rea de sistemas

2 3 x Transcurriendo el tiempo de custodia en el archivo de gestin y archivo central, 88 eliminan, queda constancia en el Informe de gestin de la Subgerencia AdministratIVa.

13

13-01

IINSTRUMENTOS DE CONTROL

LISTADOS Puntos de red de usuarios

2 x ~

1/

Una vez se actualice y cumplido el tiempo de custodia en el archivo de gestin 18 eliminan. Es un documento de apoyo


AG: Archivo Geation E: Eliminacin '---derI de Archivo AC: Archivo Centrel CT: Conservacin Total

M: S:

Microfilmacin u otro soporte Seleccin Fecha: ..:.N;.;ecocI=;:;I~(;..:A;.:,;nt:L..)=D;.;ic:;.:ie~m:.:b::..:re::l.'=2::;009::.:::..._______________

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DEL MUNICIPIO DE NECOClI ti


HOJA No. 72 DE 127

OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA/SISTEMAS

N_1f

CODIGO 1200

13-02


REGISTRO REGISTRO DE PRESTACION DE: -8oporte tcnico

14 INVENTARIOS

RETENCION

AG 1

AC

DISPOSICION FINAL

CT E X

M S

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de retencin en el archivo de gestin se elimina

A 14-02 BIENES DEVOLUTIVOS DEL 2 X Una vez dado de baja y Cumplidos los

EMPLEADO tiempos de retencin en los archivos de - Equipos de computo (Hardware y gestin se eliminan. El original reposa en Software) el almacn.

'j

~lGr) . [email protected]/

AG: Archivo Gestlon E: Eliminacin

AC: Archivo Central M: Microfllmaclnu otro soporte Fecha: .:.N.;.::eco=cI;;;I:..J(,;..;A:;.;.nt:;L.}.:::;D.;.::Cl;;.;;em:.:..:.;.;;b:.;..re;;.:...:;;2;.;;:.OO.;;.;9=--_______________

http:2;.;;:.OOhttp:N.;.::eco=cI;;;I:..J(,;..;A:;.;.nt:;L.}.:::;D.;.::Cl;;.;;em:.:..:.;.;;b:.;..re

19-04


E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DEL MUNICIPIO DE NECOCLI "


HOJA No. 73 DE 127


N_U

RETENCION I DISPOSICION FINALCODIOO I SERIES YTIPOS 1200 DOCUMENTALES AolAC CTIEIMls

19 IPLANES

19-08 PLAN ESTRATEGICO DE SISTEMAS r 2

PLAN DE CONTINGENCIA 219-09

x10

10 x

PROCEDIMIENTO

Cumplido el tiempo de custodia en el archivo de gestin y el archivo central transflerase al archivo hitrlco, para su conservacin permanente ya que da cuenta del avance tecnol6g1co de la entidad.

Cada que haya una modificacin y cumplido su tiempo de retencin en el archivo de gestfon y central se eliminan.

/ Cumplidos los tiempos de retencin en los x archivos de gestin y asrchlvo central se transfieren al archivo histrico para su conservacin permanente.

PLAN DE MEJORAMIENTO 2 10

/11 CONVENCIONES

AG: Archivo Glltlon E: Eliminacin Firma Responsable: ~.

c:J..etede Archivo AC: Archivo Central M: Microfilmacin u otro soporte CT: Conservacin Totel S: Seleccin F~ha: __~~~~~~~__~~__~________________


E.S.E. HOSPITAL JI SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCU ..


HOJA No. 74 DE 127 PhHt!/t


CODIGO SERIES Y nP08 RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO1200 DOCUMENTALES AG I AC CT I E I M I S

18

18-07

18-10

MANUALES

MANUAL DE FUNCIONAMIENTO DEL USUARIO (Por cada apllcatNo o mdUlO)

MANUAL DEL SISTEMA Tlpologra Por cada programa: DiIeI\o de la Base de Datoa Codlficaci6n del sistema - Diccionario de Datos

2

2

10

10

x

x

Transcurrido el tiempo de custodia en el archivo gestin y archivo central, se traslada al archivo hlst6rlco para su conservacin permanente.

urrlendo el tiempo de custodia en el gestin y archivo central, se

flere al archivo histrico para su rvaeln permanente.


AG: Archivo Geatlon AC: Archivo Central CT: Conservacin Total

E: M: S:

Eliminacin Microfilmacin u otro soporte Seleccin Fecha: Necocll (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL .. SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


/11_1111 HOJA No. 75 DE 127

OFICINA PRODUCTORA :SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA /TALENTO HUMANO BIENESTAR SOCIAL

RETENCION DI8P081CION FINAL CODIOO I SERIES YTIPOS PROCEDIMIENTO12001210 DOCUMENTALES CT I E! I M I 8AO I AC 01 -01-03 lACTAS DE REUNIONES x2 I 10 Cumplidos los tiempos de retencin del

archivo de gestin y archivo central, se Pereonal administrativo transfieren al archivo histrico para su - Personal del rea asistencial conservacin permanente - Personal de Induccin - Personal de Capacitacin - Personal de relnduccl6n

CONVENCIONES

AG: ArchIvo Geltlon E: EllmlnlCln AC: An::hlYO Central M: Microfilmacin u otro sopo!1e CT: ConIeI'vacIn Total S: Seleccin Firma Reaponeable:

Fecha: Necoctl (AnO Diciembre, 2009

DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLl ..


HOJA No. 76 DE 127

OFICINl1"RODUCTORA :SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA V FINANCIERA /TALENTO HUMANO BIENESTAR SOCIAL

RETENCION I Dl8P081CION FINAL CODIGO I SERlES y nPOS PROCEDIMIENTO12001210 DOCUMENTALES AG I AC CT I E I M I S

04 ICERTlFICADOS y CONSTANCIAS

X ICumplidos Jos tiempos de retencin del - Bono pensional CERTIFICADO 2 9804-01

archivo de gesti6n y erchlvo central, toma muestra 2% aleatoria de directivos y administrativos. transfierase al archivo histrico, los dems proceder a eliminarse

05 COMPROBANTES

COMPROBANTES DE NOMINA 2 98 x Ic plldos los tiempos de retencin del a ivo de gestin y archivo central, t se muestra 2% aleatoria de directivos Y administrativos, transfierase al archivo I t6r1eo, los dems proceder a eliminarse

05-02

v, CONVENCIONES

Firma Responsable: iL~~~.L. AG: ArchIvo Gestlon E: eliminacin ~W' Jefe~lvo..-- --AC: ArchIvo Central M: Microfilmacin u otro soporte CT: Conservacin Total s: Seleccin Fecha: NacocIl (Mt) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL ti SAN SEBASTIANDE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI


HOJA No. 77 DE 127 H-'t


CODIGO 12001210


RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO

AG I AC CTIErMIS 11 HISTORIAS 11-02 IHISTORIAS LABORALES

- Resolucin de nombramiento - Comunicacin notificando el nombramlento

- Fotocopia de documento de identificacin

- Registro civil del trabajador - Fotocopia de libreta militar

5 95 X lA partir del retiro o desvinculaci6n del empleado y cumplidos los tiempos de retenci6n en los archivos de gesti6n y central, seleccionar un muestreo por polo de inters de aquellas historias laborales pertenecientes a Gerentes, coordinadores y funcionarios

- Hoja de vida (formato nico funcin pblica diligenciado con foto)

- Soportes documentales de estudio y experiencia

- Acta de posesin - Fotocopia de certificado judicial - Certificado de antecedentes

fiscales - Certificados de antecedentes disciplinarios

Pa.....

I l'1

sobresalientes y transferirlas al Archivo Hlst6rico.

1/

CONVENCIONES Firma Responsable: \~.~Q;AO: Archivo O.1Ion E: EHmlnacln ~ (:ref8 de ArchivoAC: AtctIIvo Cenlrfll M: MIcrafIlmac:i6n u oIro sq:a1e CT: ConIeMtcI6n Total S: SeIec:cIn

Fecha: Necoc/l (Ant) Diciembre. 2009




HOJA No. 78 DE 127


Mrettclf

CODIGO 12001210


RETENCION AG AC

DISPOSICION FINAL eT E M S

PROCEDIMIENTO

11-02 VIene... 5 95 X A partir del retiro o desvinculacin del empleado y cumplidos los tiempos de

- Declaracin de bienes y rentas retencin en los archivos de gestin y - Certfflcado de aptitud laboral

(e.men mdico de Ingreso) - Afiliacin EPS

Afiliacin ARP - AfHiacin pensin

central, seleccionar un aquellas historias pertenecientes a coordinadores ,

muestreo de laborales

Gerentes, funcionarios

- Afiliacin cesantras condecorados y transferirlas al Archivo - Afiliacin cajas de Histrico para su conservacin

compensacin permanente. - Actos administrativos que

seftalan situaciones administrativas del funcionario Resoluciones vacaciones, licencias, ascenlOl, traslados, encargos, penn~,ausencias

temporales, suspensiones del contrato, bonos penslonales.)

- Pago de prestaciones

Pasa... / CONVENCIONES

Firma Responsable: , ~cr;. ~ ...

AC: ArchIvO Central CT: ConIervacl6n Total

M: S:

MicrofiImeci6n u otro soporte Selecci6n Fecha: NecocIl (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL II SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ..


HOJA No. 79 DE 127 H._U


RETENCION DISPOSICION FINALCODIOO I SERIES Y nPOs PROCEDIMIENTO12001210 DOCUMENTALES AG I AC eT 1 E I M I S 11~2 IVlene... x5 I 95 A partir del retiro o desvinculacin del

empleado y cumplidos los tiempos de - Inscripcin en carrera retencin en los archivos de gestin y

administrativa central, seleccionar por polo de inters; - Evaluacin de desempefto aquellas historias laborales - Embargos

pertenecientes a Gerentes,- Acto admlnlstratNo de retiro o Coordinadores , Personal que hayadesvinculacin del servidor de la sido Condecorado , y transferirlas alentidad

- Supresin del cargo Archivo Histrico para su conservacin - Insubsistencia permanente..

- Destitucin

- Aceptacin de renuncia al cargo

- Liquidacin del contrato

- Incorporacin a otra entidad

ProCHo d, liquidacin de :

- Prestaciones Sociales:

Anticipo de Cesantfas Cesantfas definitivas 1/Audio educativo

CONVENCIONES

Firma Responsable: --.-/' Jefe ~ArcbivoAG: AlchiYo Geallon E: EHmlnacin

AC: AlchiYo Central M: MIcrofilmacin u airo soporte CT: ConUl'YllCln Total S: Seleccin Fecha: Neoocll (Ant) Diciembre, 2009


E.S.E. HOSPITAL 11 SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLI ti


HOJA No. 80 DE 127

OFICINA PRODUCTORA :SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERArrALENTO HUMANO BIENESTAR SOCIAL

N_ti

CODIGO SERIES Y TIPOS RETENCION DISPOSICION fiNAL PROCEDIMIENTO12001210 DOCUMENTALES AO AC CT E M S

12

12-04

INFORMES

INfORME DE GESTiN De: Bienestar social y capacitacin

2 10 X Transcurrido los tiempos de retencin en 108 archivos de gestin y archivo central se transfieren al archivo histrico para su conservacin permanente

18

18-01

MANUALES

MANUALES DE FUNCIONES DE LOS CARGOS

2 3 X , partir de su actualizacin y cumplidos los ~mpos de retencin en los archivos de 3estin y archivo centrat se eliminan el original reposa en Acuerdo de Junta Directiva y se conserva permanente.

CONVENCIONES

/

~J0:;, Jfife~ ..

eT: Conservacin Total S: SeleccIn





HOJA No. 81 DE 127


N_U

RETENCION I DI8POSICION FINALCODIGO I SERIES YTIPOS PROCEDIMIENTO12001210 DOCUMENTALES AG I AC CT I E I M I S 19 IPLANES

PLAN DE ACCION DE: x19-03 2 10 Cumplidos los tiempos de retencin en los Bienestar Social yCapacitacin archivos de gestin y central se ellmInan,

queda constancia en el Plan de accin de la Subdireccin Administrativa y en el Plan de Desarrollo que se conserva permanente.

19 PLANES

PLAN DE INOUCCION 10 x2 artlr de su actualizacin y cumplidos los pos de retencin en los archivos de

1906

PLAN DE CAPACITACION n ycentral, se eliminan.ii PLAN DE REINOUCCION

CONVENCIONES

Firma Responsable: AG: AIcI'IiYo Geatkln E: ElmInadn ~ AC: Archivo CentnII M: Microfilmacin u oIro soporte Jef~ CT: ConeervaeIOn Total S: Seleccin



E.S.E. HOSPITAL It SAN SEBASTIAN DE URABA DEL MUNICIPIO DE NECOCLl "


oficina productora: gerencial junta...

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