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DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE
OFICINA DE LA SECRETARÍA GENERAL
DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Oficina de la Secretaría General
Octubre 2014
OSG01: GESTIÓN DE PROCESOS ELECTORALES DE LA UPV (I)
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
A solicitud del usuario
Recepción de la convocatoria
ASICA
Solicitud de elaboración del censo y alta en
Intranet
En función de los criterios establecidos en la
Normativa electoral
Recepción de la BBDD con censo
provisional
SGA
win
Plazo de reclamaciones, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria
Plazo de presentación de candidaturas, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria
Durante el periodo de reclamaciones al
censo provisional
Para cada candidatura recibida durante el periodo de presentación de candidaturas
Positiva
Negativa
Plazo de reclamaciones, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria
Elec
cion
esProclamación provisional de la
candidatura
Análisis de la candidatura
Informe al usuario
Recepción de candidaturas
Exclusión provisional de la
candidatura
Resolución
Recepción y análisis del
informe
A
Gestión de reclamaciones
OSG01P01
Publicación del censo
provisional en la Intranet
Publicación del censo definitivo en la Intranet
Gestión de reclamaciones
OSG01P01
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG01: GESTIÓN DE PROCESOS ELECTORALES DE LA UPV (II)
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
Definición de las instrucciones
para la composición de
las mesas y nombramiento de delegados
Recepción de las instrucciones y nombramientos
A
Comunicación de las instrucciones a los delegados
Hasta 5 días antes a la celebración de las elecciones
Positiva
Negativa
Solicitud de recomposición de la mesa al
delegado
Recepción de la composición de
la mesa por parte del delegado
Registro
Análisis de la composición de
la mesa
Decisión
Para cada composición de mesa recibida, hasta el día de las elecciones
Elaboración de las papeletas
tipo
Elevación de propuestas de
mesas para nombramientos
Nombramientos
Remisión a delegados para
notificación a los interesados
Remisión de la documentación
para su preparación
Elaboración de listas de
votantes y listas numeradas
Identificación de las necesidades
logísticas
Servicio de Asuntos
Generales
B
Con las necesidades especificadas
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG01: GESTIÓN DE PROCESOS ELECTORALES DE LA UPV (III)
PROPIETARIO
Gestión de reclamaciones
SG02P01
USUARIOS PROVEEDORES
B
Hasta el día de la celebración de las elecciones
Gestión de incidencias
Supervisión de la correcta
constitución de las mesas
Durante el periodo de votaciones
Recepción de las actas de
constitución de mesa y
escrutinio
Comprobación de la validez de
las actas
SGA
win
Proclamación de los resultados provisionales
Publicación de los resultados
provisionales en Web SG
Plazo de reclamaciones, en función del calendario electoral establecido en la convocatoria
Durante el periodo de reclamaciones a la proclamación provisional de resultadosProclamación de
los resultados definitivos
Publicación de los resultados definitivos en
Web SG
Elaboración de informe
estadístico del proceso electoral
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG01P01: Gestión de reclamaciones
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
Positiva
Negativa
Recepción de reclamación
Recepción y análisis del
informeSG
Aw
in
Análisis de la reclamación
Informe al usuario
ResoluciónModificación
BBDD
- Reclamaciones al censo:Modificación del censo provisional.- Reclamaciones a la presentación de candidaturas:Modificación de la proclamación provisional de candidaturas.- Reclamaciones a los resultados electorales:Modificación proclamación provisional de resultados.
Para cada reclamación recibida
Sí
No
¿?
Se reciben reclamaciones
(a través del registro general UPV)
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG02: EDICIÓN DEL BOUPV
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
Mensualmente (excepto el mes de agosto)
Secretario General
Consejo Social
Solicitud de la información a
incorporar
Recepción de la información a
incorporar
Revisión textos en castellano
Traducción textos al
valenciano
MaquetaciónEnvío para VºBº del Secretario
General
Secretario General
Recepción del VºBº
Publicación en la Web de la Secretaría
General
Envío de correo electrónico de comunicación
PAS, PDI y personal investigador
Extracción de la normativa y convenios
Incorporación al buscador del
BOUPV (Web de Secretaría General)
Impresión de copia auténtica y envío a firma y
sello
Secretario General
Archivo de copia auténtica
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG03: REGISTRO OFICIAL DE CONVENIOS
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
A solicitud del usuario
Sí ¿?
Alta en BBDD
SGA
win
- Nº de registro- Nombre- Objeto- Procedencia- Tipo- Naturaleza- Contraparte- Fecha de entrada- Fecha de finalización- Fecha de firma- Duración
Elaboración de informe
SGA
win
Resultado
Elaboración del convenio y envío
a revisión
No
No
Análisis del convenio
Remisión al usuario para modificación
Con observaciones
Modificaciones del documento
Positivo Remisión a firmaTipo Convenioestándar Rector
Modelo deconvenio
oConvenio a negociarcon la contraparte
Remisión al usuario
¿Convenio dado de
alta?
Sí
Recepción convenio firmado
Escaneo y almacenamiento SG
Aw
in
Archivo de informe y borrador de convenio
Trimestralmente en el BOUPV se publica el listado de convenios informados
¿Aporta documento de convenio?
Revisión del convenio
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG04: GESTIÓN DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO DE MIEMBROS DE LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA
USUARIOS PROVEEDORESPROPIETARIO
A solicitud del usuario
- Identificación del interesado.- Nombramiento de instructor.- Nombramiento de secretario, en su caso.- Documentación anexa.
Elaboración del acuerdo de iniciación
Notificación a las partes
- Interesado.- Instructor.- Secretario.- Denunciante.- Servicio de Recursos Humanos.- Superior del interesado.- PAS: Gerencia.- PDI: vicerrectorado competente.- Alumno: vicerrectorado competente.- Liberado sindical: a la sección sindical correspondiente.- Expediente disciplinario: órganos de representación de personal.
Elaboración de informe jurídico
y remisión
Remisión del expediente al
instructorInstructor
Área de Coordinación y Planificación Jurídica.Durante la instrucción se provee de la información que se solicite.
Recepción del expediente con propuesta de
resolución
Decisión
Recepción del expediente con propuesta de resolución, revisión y remisión
Instrucción incompleta
Elaboración de la resolución
Instruccióncompleta
- Interesado.- Denunciante.- Servicio de Recursos Humanos.- Superior del interesado.- PAS: Gerencia.- PDI: vicerrectorado competente.- Alumno: vicerrectorado competente.- Liberado sindical: a la sección sindical correspondiente.- Expediente disciplinario: órganos de representación de personal.
Notificación a las partes
Archivo y custodia del expediente
Análisis del informe jurídico
Remisión de la resolución al Rector para
firma
SGA
win
SGA
win
SGA
win
SGA
win
Versión 1 - Diciembre 2009
OSG05: ELABORACIÓN DE INFORMES Y DICTÁMENES JURÍDICOS
PROPIETARIO PROVEEDORESUSUARIOS
A solicitud del usuario
Recepción de la solicitud
Sí
No
¿Requiere información adicional?
Localización de las fuentes de
datos
Elaboración del informe
Remisión al órgano
competente para su aprobación
Órganos de Dirección
Órganos colegiados o comisiones, según el caso
Recepción del acuerdo
Hasta su aprobación definitiva
Tipo
Normativa internaConstitución de
fundaciones, sociedades y asociaciones
Informes jurídicos
A través del Sistema de Información UPV, Internet, bases de datos jurídicas y estadísticas
¿Modificaciones?
Presentación de los resultados al
usuario
Valoración del informe
Sí
No
Por escritoVerbal
No
Sí¿Precisa
apertura de expediente?
Registro de entrada
Tipo
Respuesta verbal a la consulta
SGA
win
¿Requiere información
del usuario?
NoPreparación de documentación
adicional
Sí
Si pasados 2 meses el usuario no remite la información, el expediente se archiva.
Versión 2 - Mayo 2012
OSG07: TRÁMITES ANTE LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS
USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES
A solicitud del usuario o de oficio
Recepción de la solicitud y
categorización
Tipos de solicitud:- Inscripción del fichero- Modificación del fichero inscrito- Supresión del fichero
Solicitud de documentación para su trámite
Cumplimentación del formulario
¿Doc.completa?
No
Subsanación de los datos y firma
por el responsable
Sí
Remisión de la resolución a la
firmaRector
Recepción resolución
firmada
Diario oficial
Elaboración del formulario telemático
Hasta que salga publicado en el DOCV
Agencia Española de
Protección de datos
Recepción resolución
El día 15 de cada mes (excepto agosto)
Comunicación al usuario de la actualización
Registro SGA
Win
Por cada solicitud
Versión 1 - Mayo 2012