oficina de control interno informe de … · como del consolidador de hacienda e información...
TRANSCRIPT
COFL02 Página 1 de 24
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
OFICINA DE CONTROL INTERNO
INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
BOGOTA D.C.
MAYO DE 2016
COFL02 Página 2 de 24
CONTENIDO
1. OBJETIVO ................................................................................................................................. 3
2. CRITERIOS ............................................................................................................................... 3
3. ALCANCE ................................................................................................................................. 3
4. METODOLOGÍA ....................................................................................................................... 3
5. LIMITACIONES ........................................................................................................................ 4
6. INFORME .................................................................................................................................. 4
6.1 VERIFICACIÓN PROCESO GESTIÓN CONTABLE ..................................................... 6
6.2 SEGUIMIENTO A MAPAS DE RIESGOS ..................................................................... 13
A. RIESGOS OPERACIONALES ..................................................................................... 13
B. RIESGOS DE CORRUPCIÓN ...................................................................................... 15
6.3 SEGUIMIENTO A PLAN ANUAL DE GESTIÓN – PAG ............................................. 15
6.4 SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA –
SIIF 18
6.5 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES .................................................................... 21
7. CONCLUSIONES ................................................................................................................... 22
8. RECOMENDACIONES ......................................................................................................... 23
COFL02 Página 3 de 24
AUDITORIA DE GESTIÓN SUBDIRECCIÓN FINANCIERA
1. OBJETIVO
Realizar Auditoría de Gestión a la Subdirección Financiera, con el fin de verificar según
muestreo el alcance establecido, y dar recomendaciones en caso de ser pertinente, en
busca del Mejoramiento Continuo de la Gestión adelanta por la Subdirección.
2. CRITERIOS
Decreto 2462 de Noviembre de 2013
Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad
Sistema Integrado de Información Financiera
Plan Anual de Gestión 2016
Mapa de Riesgos Operacional y de Corrupción.
3. ALCANCE
Se llevará a cabo verificación del primer cuatrimestre (Enero – Abril) de los siguientes
temas:
Proceso Gestión Contable - Procedimiento Causación y Cierre
Plan Anual de Gestión del Proceso de Gestión Contable
Seguimiento al Mapa de Riesgo Operacional y de Corrupción del Proceso de Gestión
Contable
Seguimiento a Recomendaciones
Seguimiento al Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF
4. METODOLOGÍA
La metodología a aplicar es la siguiente:
1. Anuncio de la Auditoría
2. Presentación Plan de Auditoría.
3. Solicitud de Información.
4. Verificación (in – situ).
5. Traslado y/o Conciliación de informe preliminar de Auditoría.
6. Presentación de Informe Final al Despacho del Señor Superintendente Nacional de
Salud.
COFL02 Página 4 de 24
5. LIMITACIONES.
Suministro de la Información en Tiempo.
El Equipo auditor tuvo dificultades en la verificación de la información requerida como
insumo para el informe que ahora se presenta, ante reuniones y actividades propias de la
dependencia; a las que debieron asistir los integrantes de la auditada, sin embargo, el
proceso auditor pudo concluirse, prueba de lo cual es el documento que ahora se presenta.
En este punto se deja constancia que los cuadros y cifras incorporadas en este informe,
son producto del análisis de la documentación aportada por la dependencia auditada, así
como del Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP de la Contaduría General
de la Nación, información a la que se remitió el equipo auditor de la Oficina de Control
Interno.
6. INFORME
La Subdirección Financiera se creó mediante Decreto 2462 del 7 de Noviembre de 2013,
luego se crearon Cuatro (4) Grupos Internos de Trabajo, mediante Resolución No. 0180 del
17 de Enero de 2014, en la cual asignaron funciones y Coordinadores. Así las cosas, la
Subdirección Financiera tiene a su cargo Cuatro (4) Grupos: Presupuesto, Contabilidad,
Tesorería y Cartera.
COFL02 Página 5 de 24
Con Resolución No 4086 del 19 Diciembre de 2014, se llevó a cabo la aprobación del Macroproceso
de Gestión Financiera, el cual está conformado por Cinco (5) Procesos y Quince (15)
Procedimientos.
COFL02 Página 6 de 24
La Subdirección Financiera cuenta actualmente, con Veintiséis (26) Funcionarios,
distribuidos así:
6.1 VERIFICACIÓN PROCESO GESTIÓN CONTABLE
La Oficina de Control Interno, en desarrollo del Proceso de Auditoría según muestreo
verificó el Proceso Gestión Contable, el cual está conformado por Dos (2) Procedimientos:
Causación y Cierre Contable (GCPD01) y Sostenibilidad Contable (GCPD02), tomando
para el ejercicio de auditoría el primero, y evidenciando lo siguiente:
Se solicitó por parte de la Oficina de Control Interno, mediante correo electrónico del 5 de
Mayo de 2016, información para la verificación del Procedimiento Causación y Cierre
Contable (GCPD01), con el fin de revisar la cuenta 1401 Ingresos No Tributarios, la cual
fue remitida por el mismo medio, el 11 de Mayo de 2016.
La Cuenta 1401 Ingresos No Tributarios, tiene subcuenta de Tasa, Multas, Sanciones e
Intereses las cuales muestran los siguientes movimientos en el periodo comprendido entre
Enero – Marzo de 2016, así:
Cabe resaltar que, de acuerdo al trabajo conjunto entre el la Subdirección Financiera y la
Oficina Asesora Jurídica, en cuanto a las definiciones de Multas y Sanciones, se decidió
que las primeras se incluyan en la cuenta 140101 Sanciones.
SUBDIRECCIÓN FINANCIERA SUBDIRECTOR COORDINADOR PROFESIONALES TÉCNICOS SECRETARIO AUXILIAR
ADMINISTRATIVOTOTAL
Subdirección Financiera 1 - - - - 1 2
Grupo de Contabilidad - 1 4 1 - - 6
Grupo de Presupuesto - 1 2 1 - - 4
Grupo de Tesorería - 1 5 - 2 - 8
Grupo de Control Financiero de Cuentas - 1 5 - - - 6
TOTAL 1 4 16 2 2 1 26
COFL02 Página 7 de 24
Así mismo, es importante tener en cuenta para el presente proceso de auditoría, lo
expresado en las Notas de Carácter Específico publicadas en el Consolidador de Hacienda
e Información Pública – CHIP de la Contaduría General de la Nación, con corte 31 de Marzo
de 2016, en la cual se enuncia: “Los deudores de la Superintendencia Nacional de Salud están
representados en los valores que por concepto de Tasa de IVC , intereses y sanciones adeudan los vigilados y
que tienen como origen el cumplimiento de las funciones de su cometido estatal. Las subcuentas del grupo
Deudores, cuenta Ingresos no Tributarios (1401) difieren de sus correspondientes en el grupo Ingresos Fiscales,
cuenta No Tributarios (4110), debido a que las cuentas -1401- registran la totalidad de las a las cuentas por
cobrar acumuladas, correspondientes a varias vigencias, mientras que las de ingreso 4101 registran las
obligaciones cuya ejecutoría ha iniciado en la presente vigencia; esto atendiendo a lo establecido en el Régimen
de Contabilidad Pública RCP y a la técnica contable”.
El Grupo de Contabilidad, mensualmente realiza conciliaciones con las áreas fuentes de la
información Contable, por lo cual se tuvo en cuenta el Acta de Conciliación No. GE-100, en
la cual se registra el Cierre Mensual Control Financiero de Cuentas – Conciliación Movilidad
de las Cuentas por Cobrar del Mes de Marzo de 2016.
Tasa
La cuenta 140101 Tasa, tiene como fuente de información el Sistema de Gestión de Tasa
– SGT para las vigencias 2014 y 2015, y el Sistema de Información SIGTA para las para
las vigencias 2013 y anteriores.
Fuente: Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP de la Contaduría General de la Nación
De acuerdo al cuadro anterior, a 31 de Diciembre el saldo de la cuenta 140101 Tasa, era
de $26.307.419.000, y al cierre del trimestre Enero – Marzo de 2016 presentó saldo de
$ 88.528.446.653, el cual, de acuerdo a lo evidenciado por la Oficina de Control Interno, se
encuentra desagregado así:
CONCEPTO SALDOS A MARZO
Tasa - SIGTA 2013 y Anteriores 11.939.975.124
SGT - 2014 2.148.023.905
SGT - 2015 5.640.225.916
Régimen Subsidiado 0.2% 5.212.737.847
Régimen Subsidiado Ministerio 63.587.483.861
TOTAL CUENTA 140101 TASAS 88.528.446.653
COFL02 Página 8 de 24
Se viene adelantando por parte del Grupo de Control Financiero de Cuentas, Oficina
Asesora de Planeación y Oficina de Tecnología de la Información, verificación y depuración
de los saldos de Tasa Vigencia 2013 y anteriores, registrados en el Sistema de Información
SIGTA con el fin de que sean migrados al Sistema de Gestión de Tasa – SGT, a lo cual la
Oficina de Control Interno ha hecho referencia, en Informe de Auditoria a Tasa 2015
presentado con Nurc No. 3-2016-008255 del 2 de Mayo de 2016, en el cual se expresó:
“MIGRACION DATOS DE SIGTA A SGT
Secretaría General mediante NURC 3-2016-006591 del 8 de Abril de 2016, informa que
“Con la comunicación 3-2016-006063 la OTI hace entrega a la Secretaría General del
archivo que contiene "los datos a ser migrados con las validaciones solicitadas", el cual da
alcance a las comunicaciones 3-2016-005859, 3-2016-005718, 3-2016-003816.
De acuerdo con la directriz del señor Secretario General, actualmente las áreas
participantes revisarán el contenido de la comunicación 3-2016-006063 y se pronunciarán
acerca de su aprobación u observaciones, para que el Sr. Secretario proceda con el envío
a la empresa proveedora del SGT. Esta empresa debe realizar el ejercicio de migración en
ambiente de prueba y presentar el resultado a la Secretaría quien lo socializará a las áreas
involucradas para su verificación y observaciones. Una vez aprobado el proceso de
migración y sus resultados, serán migrados al ambiente de producción del SGT bajo el
cálculo de tiempos contemplado en la comunicación 1-2016-039459.”
La Oficina de Tecnologías de la Información mediante NURC 3-2016-006681 del 11 de Abril
de 2016, informa que: “Respecto a este punto, luego de la entrega de los datos realizado el
10-11-2015 se generan las siguientes tareas: Mediante el memorando con NURC 3-2016-
000752 del 19/01/2016, el Dr. Chaid Franco G., Secretario General, remite Programación
de actividades para cierre de Migración SIGTA a SGT.
Con base en esta comunicación se realizaron mesas de trabajo con cada dependencia, y
se gestionó la migración de la información, según el siguiente cuadro:
Fuente: Informe de Auditoria a Tasa 2015
COFL02 Página 9 de 24
Luego de realizarse la revisión y actualizarse los datos solicitados por cada dependencia
se entregan los datos mediante NURC 3-2016-006063 el 04/04/2016.
Posteriormente a la entrega se solicita validación a las dependencias por medio de correo.”
El equipo auditor evidenció en desarrollo de la auditoría que por este documento se reporta,
que se han adelantado las gestiones correspondientes al levantamiento de los datos que
deben ser migrados desde el aplicativo SIGTA a SGT, los cuales han sido objeto de
verificaciones y depuraciones por parte de las áreas competentes, aunque aún no se tiene
definida una fecha cierta en la que se pueda realizar finalmente esta migración”.
Teniendo en cuenta lo anterior, la Oficina de Control Interno hizo seguimiento a lo planteado
en el informe de Auditoría a Tasa Vigencia 2015, en el cual se incluyó el tema de Migración
de Datos del aplicativo SIGTA a SGT. De acuerdo con los soportes aportados por la
Subdirección Financiera y con la entrevista efectuada, la Oficina de Control Interno
recomienda determinar un cronograma en el cual se establezcan las fechas de verificación
y depuración de los saldos de Tasa Vigencia 2013 y anteriores, así como para la migración
al Sistema de Gestión de Tasa.
Respuesta al Informe Preliminar por parte de Secretaría General.
Se señala en el Informe Preliminar página 9 “no se tiene definida una fecha cierta en
la que se pueda realizar finalmente esta migración” y en el siguiente párrafo se indica
que: “la Oficina de Control Interno recomienda determinar un cronograma en el cual
se establezcan las fechas de verificación y depuración de los saldos de Tasa
Vigencia 2013 y anteriores, así como para la migración al Sistema de Gestión de
Tasa", sobre el particular se estima conveniente precisar que la firma Sertisoft
presentó un cronograma de trabajo, el cual se encuentra pendiente de ajustar y
ejecutar una vez se encuentren totalmente depurados los datos. En igual forma, es
pertinente señalar que con el fin de ejecutar el cronograma del proceso de
migración, la Secretaría General ha adelantado diferentes actividades destacando
el envío de datos por parte de la Superintendencia a la firma Sertisoft, como se
evidencia en el Nurc. 2-2016-020170 del 04/03/2016.
Sobre dicha información se recibieron observaciones (devueltas para ajustes en los datos),
destacando que en la actualidad se está trabajando paralelamente por parte de la Oficina
Asesora de Planeación y la Oficina de Tecnologías para solucionar la data y realizar
nuevamente el envío de la misma.
COFL02 Página 10 de 24
Respuesta Oficina de Control Interno
Durante la ejecución de la auditoría que ahora ocupa este informe, a la Oficina de Control
Interno no se le aportó el Cronograma establecido por Sertisoft, el cual ahora remite
Secretaría General; sin embargo, por la repercusión que tiene en el Proceso de Gestión
Contable, la Migración de saldos del Sistema de Información SIGTA al Sistema de Gestión
de Tasa, esta Oficina recomienda que se continúe llevando a cabo el trabajo conjunto entre
las dependencias involucradas, con el fin de llevar a buen término esta actividad, la cual
redundará en la razonabilidad de los Estados Contables y realizar un efectivo recaudo de
los valores correspondientes a vigencias anteriores.
Sanciones
La cuenta 140104 Sanciones a 31 de Diciembre de 2016 presentaba un saldo de
$37.064.914.000.
Fuente: Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP de la Contaduría General de la Nación
De acuerdo a lo registrado en el Consolidador de Hacienda e Información Pública – CHIP
de la Contaduría General de la Nación, el Saldo a 31 de Marzo de 2016, es de
$47.221.188.000, y Cero (0) intereses, los cuales de acuerdo a lo observado por la Oficina
de Control Interno, se encuentran discriminado así:
CONCEPTO CONTABILIDAD
SALDO A FEBRERO CARTERA 140103 43.138.698.842,58
Nuevas Marzo Vigencia Actual-Recaudo y Causación Simultanea 2.886.172.415,00
Nuevas Marzo Vigencia Anterior- y Actual Supersalud 1.525.777.000
Nuevas se Reclasifica de Cuentas de Orden a Cuentas por Cobrar 0
Recaudo del Mes de Marzo Nuevas y Vigencias Anteriores Recaudo y
Causación Simultanea -330.429.242,89
Recaudo De Reclasifica de Cuentas de Orden a Cuentas por Cobrar 0
Recaudo de Sanciones Fosyga 0
Ajuste por Mayor Valor Liquidación Sanción Emssanar 970.000,00
Partidas Identificadas Años Anteriores No Se Aplican en SIIF 0
Causaciones Pagadas al Tesoro 0
Identificadas en el Mes De Marzo de 2016 0
Revocada Según Resolución Res. de 2015 Supersalud 0
Cuentas De Orden 8.929.785.662,60
TOTAL CUENTA 140104 SANCIONES 47.221.189.014,69
COFL02 Página 11 de 24
Intereses
La cuenta 140103, está conformada por los Intereses de Tasa y Sanciones, a 31 de
Diciembre de 2015 presentaba un saldo de $11.876.833.000, y el siguiente movimiento a
31 de Marzo de 2016, de acuerdo a lo publicado en el Consolidador de Hacienda e
Información Pública – CHIP, de la Contaduría General de la Nación:
De lo anteriormente descrito, se evidenció por parte de la Oficina de Control Interno, que la
cuenta 140103 Sanciones tuvo el siguiente movimiento en el primer trimestre de 2016
(Enero – Marzo)
CONCEPTO INTERESES SALDOS A MARZO
Tasa - SIGTA 2013 y Anteriores 9.936.588.794
SGT - 2014 699.292.409
SGT - 2015 545.854.781
Régimen Subsidiado 0.2% 768.676.926
Régimen Subsidiado Ministerio -
TOTAL CUENTA 140103 INTERESES 11.950.412.910
Por otra parte se observó en la actividad “Generar Información de los Hechos Financieros,
Económicos, Sociales y Ambientales oportunamente”, que en la información a presentar por
parte de las áreas fuentes de la información contable, se encuentra Acta de Adquisición y
Venta de Inversiones y Valoración del Portafolio, las cuales de acuerdo a lo informado por
la Subdirección Financiera mediante correo electrónico del 11 de Mayo de 2016, en la
actualidad la Entidad no maneja portafolio de inversiones, por lo cual la Oficina de Control
Interno recomienda se realice la modificación del Procedimiento Causación y Cierre
Contable (GCPD01), respecto a la actividad antes mencionada.
Así mismo se evidenció por parte de la Oficina de Control Interno, la publicación de los
Estados Contables del primer trimestre de 2016 (Enero – Marzo), en el Consolidador de
Hacienda de Información Pública – CHIP, de la Contaduría General de la Nación.
COFL02 Página 12 de 24
La Oficina de Control Interno de acuerdo a la muestra seleccionada, concluye que se viene
dando cumplimiento al Procedimiento Causación y Cierre Contable (GCPD01), sin
embargo, es importante que se realice acciones conjuntas, con el fin de llevar a final término
la verificación y depuración de los saldos de las cuentas por cobrar y la migración al Sistema
de Gestión de Tasa de los saldos reportados en el Sistema de Información SIGTA.
Respuesta al Informe Preliminar por parte de Secretaría General
En la página 12 se señala que “se realice acciones conjuntas, con el fin de llevar a final
término la verificación y depuración de los saldos de las cuentas por cobrar y la migración
al Sistema de Gestión de Tasa de los saldos reportados en el Sistema de Información
SIGTA” Al respecto, se solicita tener en cuenta que las acciones administrativas internas
se adelantan permanentemente de manera conjunta en los Grupos Internos de trabajo de
la Subdirección y los demás actores involucrados en el proceso de migración
Respuesta de la Oficina de Control Interno
La Oficina de Control reitera la importancia de realizar acciones conjuntas, entre las
dependencias que intervienen en el proceso de Migración y Sertisoft, para lograr la
verificación y depuración de los saldos de las cuentas por cobrar y la migración al Sistema
de Gestión de Tasa de los saldos reportados en el Sistema de Información SIGTA, y en
ningún caso la recomendación pretende desconocer las acciones que han venido
adelantando sobre el particular.
COFL02 Página 13 de 24
6.2 SEGUIMIENTO A MAPAS DE RIESGOS
A. RIESGOS OPERACIONALES
La Oficina de Control Interno a través de la Auditoría realizada en la presente vigencia al
Grupo de Contabilidad, responsable del proceso de Gestión Contable, ha tomado una
muestra para verificar de qué manera se logra mitigar y evitar la materialización del riesgo
operacional; “Registro de información errada en el Sistema Integrado de Información
Financiera – SIIF”, en la medida que se adelanten acciones para el control del riesgo.
El Grupo de contabilidad manifiesta que se han presentado deficiencias en la información
recibida para el trámite de nómina, seguridad social e inherente, se presentan correcciones
y alcances que han generado reprocesos, correcciones y registros manuales en el SIIF,
pero; que así mismo, desde la Subdirección Financiera con el fin de minimizar el riesgo se
han adelantado las siguientes acciones:
1. Para minimizar el riesgo de corrección de datos de aportes parafiscales y seguridad
social, el día 2 de Febrero de 2016 se envía al Grupo de Talento Humano la recomendación
deverificación ante el RUAF de las afiliaciones de los funcionarios.
Para minimizar riesgo del proceso de nóminas adicionales, se presentó la siguiente
observación:
Mediante memorando 3-2016-007630 del día 22 de abril, se solicitó verificación a la
información enviada para proceso de pago.
COFL02 Página 14 de 24
Para minimizar los riesgos en el proceso de liquidación de la nómina mensual y apoyo al
Grupo de Talento Humano, mediante correo de fecha 1 de abril de 2016 se envió modelo
correspondiente al formato de declaración tributaria.
Finalmente; la Oficina de Control Interno evidenció los reportes remitidos, en función que
desde el Grupo de Gestión Contable informan que directamente no existe materialización
del riesgo en cuanto al registro de información contable errada, en la medida que siempre
es verificada y procesada de acuerdo con los soportes e información suministrada por el
Grupo de Talento Humano, manteniendo comunicación continua ante eventos de
novedades, como indican los pantallazos de memorandos en el sistema Supercor que se
anexa; respecto a nómina y pago de seguridad social, teniendo en cuenta también que otros
se dan por correo electrónico.
COFL02 Página 15 de 24
B. RIESGOS DE CORRUPCIÓN
La Oficina de Control Interno pudo evidenciar, que la Subdirección financiera no cuenta
con Riesgos de Corrupción.
6.3 SEGUIMIENTO A PLAN ANUAL DE GESTIÓN – PAG
ACTIVIDAD
FÓRMULA
INDICADOR DE LA
ACTIVIDAD
PRODUCTO CUMPLE NO CUMPLE OBSERVACIONES
ACTIVIDADES DE
ENERO, FEBRERO,
MARZO Y ABRIL DE 2016
ACORDE A CADA
VIGENCIA
ACORDE A CADA
VIGENCIA
X
Evidencias adjuntas a los
respectivos NURCs.
COFL02 Página 16 de 24
Dado a la información remitida desde la Secretaria General a la Oficina Asesora de
Planeación, concerniente al Grupo de Contabilidad; la Oficina de Control Interno
evidenció la ejecución de las actividades acorde al Plan Anual de Gestión reportado
mensualmente de 01 de Enero a 31 de Abril de 2016, como se evidencia en los
siguientes cuadros del PAG, así mismo, se verificó el reporte de las evidencias de
la gestión realizada por el Grupo de Gestión Contable como responsable del
Proceso, las cuales se encuentran anexas en los respectivos memorandos del
Sistema Supercor.
PAG ENERO – NURC 3-2016-002390
PAG FEBRERO – NURC 3-2016-004653
COFL02 Página 17 de 24
PAG MARZO- MEDIANTE CORREO ELECTRÓNICO
MES ABRIL – NURC 3-2013-008813
COFL02 Página 18 de 24
De lo anterior la Oficina de Control Interno, puede establecer que acorde a las
actividades reportadas a la Oficina Asesora de Planeación, y analizando los
respectivos indicadores por cada vigencia; se cumplieron las actividades
programadas en el Plan Anual de Gestión en los meses correspondientes a Enero,
Febrero, Marzo y Abril de 2016.
6.4 SEGUIMIENTO AL SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA – SIIF
De acuerdo con el Reglamento de uso del SIIF Nación (Aprobado en sesión ordinaria del
26 de febrero de 2013, acta No. 16) y en concordancia con el literal b) del artículo 9 del
Decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012, por medio del cual el Comité Directivo del SIIF
Nación establece el reglamento de uso para el SIIF Nación, a continuación transcribimos
algunos numerales y enunciamos su aplicación en la Superintendencia Nacional de Salud:
“2. PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DEL SISTEMA
a. Pueden tener Cuenta de Usuario en el SIIF Nación, aquellos funcionarios o personas naturales que estén
ejecutando un contrato de servicios en las entidades usuarias, que por sus funciones u objeto del contrato
requieran utilizar alguna de las funcionalidades ofrecidas por el SIIF Nación. El perfil de usuario asignado
al funcionario o contratista, deberá corresponder con las funciones u objeto del contrato que desempeña.
b. El Coordinador SIIF Entidad debe realizar la solicitud de creación o de modificación de cuentas de usuarios,
según el procedimiento establecido para tal fin por el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF Nación.
c. La entidad usuaria debe designar una persona a quien se le asigne la cuenta de usuario con perfil “Entidad
- Registrador Usuarios” quien será el responsable de registrar en el Sistema las solicitudes de creación y
modificación de los usuarios de la entidad, autorizados por el Coordinador SIIF Entidad. La Administración
SIIF Nación únicamente registrará solicitudes de creación o modificación de cuentas de usuarios de las
entidades de personas de este perfil o de aquellos perfiles de los cuales se reserve su administración.
COFL02 Página 19 de 24
d. El Coordinador SIIF Entidad debe designar y tramitar ante la Administración SIIF Nación la creación de la
cuenta de usuario que va a desempeñarse con el perfil “Registrador SIIF Nación Entidad” y realizar el
trámite oportuno para designar uno que lo sustituya en caso de ausencia temporal o definitiva del mismo.
e. Una cuenta de usuario podrá tener uno o varios perfiles, siempre que no esté restringida su combinación
en el modelo de segregación de funciones, establecidas por el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF
Nación.
f. Una cuenta de usuario podrá acceder a las funcionalidades asociadas a su perfil y a las unidades o
subunidades en las cuales se desempeña. Salvo aquellas de órganos rectores, de control o de entidades
centralizadoras de un sector que por sus funciones tienen acceso en modo consulta a datos detallados y
agregados de otras unidades y subunidades.
g. Una cuenta de usuario puede estar creada simultáneamente en el sistema en una sola unidad o subunidad
ejecutora, es obligación del titular de la cuenta de usuario que cuando se retire de la entidad solicitar al
Coordinador SIIF Entidad su eliminación. Así mismo, en caso de tener certificado digital, solicitar su
revocación.
h. Para los servicios de interoperabilidad entre sistemas, el Coordinador SIIF Entidad, debe solicitar a la
administración del SIIF Nación la designación del responsable de la administración de la cuenta de usuario
de servicios de la entidad, según el procedimiento establecido por el Comité Operativo y de Seguridad.”
Con base en la información suministrada por la Subdirección Financiera, el proceso de
administración de usuarios SIIF Nación en la Entidad, se aplican de la siguiente manera:
La Superintendencia Nacional de Salud, cuenta con Un (1) Coordinador del Sistema
Integrado de Información Financiera - SIIF en la Entidad, función que es ejercida por el
Subdirector Financiero adscrito a Secretaría General.
Los perfiles de usuario asignados, corresponden a funcionarios que cumplen actividades
en el aplicativo a través de las cuales se debe realizar transmisión a SIIF Nación; Las
características de las cuentas de usuario, se ajustan a las definiciones dadas en los
literales e), f) y g) de este numeral.
Las dependencias usuarias del SIIF solicitan al Coordinador SIIF Entidad, la creación y/o
de modificación de cuentas de usuarios, quien procede de conformidad con el
procedimiento establecido para tal fin por el Comité Operativo y de Seguridad del SIIF
Nación.
La Entidad cuenta un usuario “Registrador Usuarios” quien es el responsable de registrar
en el Sistema las solicitudes de creación y modificación de los usuarios, autorizados por
el Coordinador SIIF Entidad.
La validación de usuarios dentro del SIIF Nación, se realiza periódicamente. Desde la
Subdirección Financiera se verifican los usuarios que se encuentran activos y se realiza
seguimiento a que los funcionarios se encuentren laborando efectivamente.
COFL02 Página 20 de 24
La última actualización realizada a los usuarios consistió en homogenizar las fechas de
expiración de usuarios para asegurar el ingreso sin fallas a la aplicación.
Actualmente la Superintendencia Nacional de Salud tiene 29 cuentas de usuarios
definidas en SIIF NACION, clasificados así:
DEPENDENCIA
CANTIDAD
FUNCIONARIOS
AUTORIZADOS
Grupo de Recursos Físicos 2
Grupo de Contratación de Bienes y Servicios 1
Grupo de Talento Humano 2
Oficina Asesora Jurídica 3
Secretaría General 2
Subdirección Financiera 2
Grupo de Contabilidad 6
Grupo de Presupuesto 4
Grupo de Tesorería 7
NOTA: Dentro de las personas con usuarios definidos en el Sistema Integrado de
Información Financiera - SIIF, no hay contratistas.
En cuanto al uso de claves de acceso, la Entidad atendió instrucción impartida por el
Ministerio de Hacienda y Crédito Público, mediante la Circular Externa 016, en la cual se
informó de la implementación del Uso del certificado digital para todos los usuarios de
SIIF Nación, y actualmente todos los usuarios de la Entidad definidos en el sistema,
deben usar TOKEN.
La Entidad tiene definida Cláusula de confidencialidad la cual se encuentra dentro del
formato de creación de usuarios del SIIF; formato que es diligenciado y firmado tanto por
el usuario autorizado, su jefe superior inmediato y el Coordinador SIIF.
Actualmente, la Superintendencia Nacional de Salud no tiene interoperabilidad
registrada entre sus aplicativos propios con SIIF Nación. La única transacción que es
realizada en procesos diferentes al manual, corresponde al cargue automático de la
nómina, archivo que es elaborado por el Grupo de Talento Humano y posteriormente
procesado para su pago.
“4. ASPECTOS TÉCNICOS
Respecto a los Aspectos Técnicos, el Reglamento de Uso del Sistema Integrado de Información Financiera –
SIIF, expresa:
a. Los usuarios, Coordinadores SIIF en cada entidad, deben contar con los dispositivos de cómputo
necesarios con los requerimientos mínimos establecidos por la Administración del SIIF Nación.
COFL02 Página 21 de 24
b. Debe haber en la entidad un contacto técnico para dar soporte a sus usuarios, en la configuración de
requisitos para la operación del sistema y para la solución de incidentes.”
Con base en la información suministrada por la Subdirección Financiera, los aspectos
técnicos para el uso de SIIF Nación en la Entidad, se aplican de la siguiente manera:
El apoyo técnico al interior de la Superintendencia Nacional de Salud, se encuentra a
cargo de la Oficina de Tecnologías de la Información, quienes prestan el servicio de
soporte a través de la Mesa de Ayuda, dentro del cual se tiene uno de primer nivel, que
consiste en la configuración básica del equipo donde esté instalado el certificado digital.
En la actualidad el SIIF no tiene procesos de integración automática con Software de la
Entidad.
6.5 SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES
Recomendación No. 1
A las áreas proveedoras de la Información Contable, dar cumplimiento al Modelo Estándar
de Procedimientos para la Sostenibilidad del Sistema de Contabilidad Pública, aprobado
mediante Resolución No. 2343 de Diciembre de 2013, numeral 2.2.7.1. Responsabilidades
de quienes ejecutan procesos diferentes al contable, teniendo en cuenta que algunas áreas
no están reportando la información al Grupo de Contabilidad en las fechas allí establecidas.
Verificación de la Oficina de Control Interno
La recomendación antes mencionada fue acogida, de acuerdo a lo informado en entrevista
In Situ por la Subdirección Financiera, la cual expresó que la Oportunidad y Calidad de la
Información remitida por las áreas fuentes, ha venido mejorando y que esperan que esta
siga de la misma manera.
Recomendación No. 2
Se reitera la recomendación, en cuanto a la construcción de Indicadores Financieros,
teniendo en cuenta que, el Procedimiento de Control Interno Contable, adoptado mediante
Resolución N° 357 del 23 de Julio de 2008 de la Contaduría General de La Nación, “Por la
cual se adopta el procedimiento de control interno contable y de reporte del informe anual
de evaluación a la Contaduría General de la Nación”, en el capítulo No. 2 expresa “El
procedimiento para la implementación de controles al proceso contable público deben ser
aplicado por los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de
Contabilidad Pública, de conformidad con lo dispuesto en la Resolución 354 de 2007 y en
las demás normas que la modifiquen o la sustituyan”.
COFL02 Página 22 de 24
Verificación de la Oficina de Control Interno
La Oficina de Control Interno evidenció, que la recomendación fue acogida por la
subdirección Financiera, para lo cual se observó los Indicadores Financieros a 31 de
Diciembre de 2016, como se observa en la siguiente imagen:
Los Indicadores Financieros del primer trimestre de 2016, se encuentran para la firma del
señor Superintendente Nacional de Salud.
7. CONCLUSIONES
La Oficina de Control Interno, en cumplimiento del Plan Anual de Gestión correspondiente
al mes de Mayo de 2016, realizó Auditoría de Gestión a la Subdirección de la cual se
concluye:
En la actividad “Generar Información de los Hechos Financieros, Económicos, Sociales y
Ambientales oportunamente”, se pudo observar que dentro de la información requerida a las
áreas fuentes se encuentra Acta de Adquisición y Venta de Inversiones y Valoración del
Portafolio, las cuales de acuerdo a lo informado por la Subdirección Financiera mediante
COFL02 Página 23 de 24
correo electrónico del 11 de Mayo de 2016, la Entidad en la actualidad no maneja portafolio
de inversiones.
La Oficina de Control Interno hizo seguimiento a lo planteado en el informe de Auditoría
a Tasa Vigencia 2015, en el cual se incluyó el tema de Migración de Datos del aplicativo
SIGTA a SGT, de acuerdo con los soportes aportados por la Subdirección Financiera y con
la entrevista efectuada.
El Grupo de Gestión Contable informa a la Oficina de Control Interno que en cuanto a
los Riesgos Operacionales; que todas las operaciones de ajuste son realizadas y
conciliadas con el Grupo de Talento Humano con el fin de obtener información clara y que
corresponda a la realidad.
La Oficina de Control Interno, evidenció según las actividades reportadas a la Oficina
Asesora de Planeación, que se cumplieron las actividades programadas en el Plan Anual
de Gestión en los meses correspondientes a Enero, Febrero, Marzo y Abril de 2016.
La Superintendencia Nacional de Salud, cuenta con Un (1) Coordinador del Sistema
Integrado de Información Financiera - SIIF en la Entidad, función que es ejercida por el
Subdirector Financiero adscrito a Secretaría General, quien cumple las características
definidas en el Reglamento de Uso del SIIF Nación.
A la fecha de presentación de este informe, la Entidad tiene definidas en el Sistema
Integrado de Información Financiera-SIIF, veintinueve (29) Cuentas de usuarios.
A partir del 1º de Abril de 2016, todos los usuarios registrados en SIIF Nación, deben
autenticarse mediante token.
Al interior de la Entidad, el soporte técnico de primer nivel es atendido por la Oficina de
Tecnologías de la Información a través de Mesa de Ayuda.
De acuerdo al seguimiento a recomendaciones efectuado por la Oficina de Control
Interno, se observó que estas fueron acogidas por parte de los responsables.
8. RECOMENDACIONES
De acuerdo a las conclusiones del Proceso de Auditoria de Gestión, realizado a la
Subdirección Financiera, la Oficina de Control Interno recomienda:
Se realice la modificación de la actividad “Generar Información de los Hechos
Financieros, Económicos, Sociales y Ambientales oportunamente” del Procedimiento
Causación y Cierre Contable (GCPD01), en lo concerniente al Portafolio de Inversiones.
COFL02 Página 24 de 24
Es importante que se siga trabajando conjuntamente, con el fin de llevar a final término
la verificación y depuración de los saldos de las cuentas por cobrar y la migración al Sistema
de Gestión de Tasa de los saldos reportados en el Sistema de Información SIGTA.
En atención a mitigar el riesgo operacional; recomienda de manera respetuosa que
desde la Subdirección Financiera se adelanten mensualmente acciones administrativas de
manera conjunta en los grupos internos de trabajo; que impacten los procesos involucrados
en la gestión contable con el objetivo de evitar deficiencias en la información, el trámite de
nómina, seguridad social e inherentes, correcciones y alcances de reprocesos,
correcciones y registros manuales en el SIIF.
Desde el Grupo de Gestión Contable conjuntamente con la Oficina Asesora de
Planeación, se proceda a realizar revisión y análisis de la factible existencia de posible
Riesgo de Corrupción, en relación con las actividades que intervienen en el proceso, para
proceder a generar acciones de mitigación y evitar efectos a largo plazo, sobre todo que
salvo mejor concepto en contrario, una dependencia que tiene a su cargo el manejo de
recursos de la Institución, no está exenta de riesgos de corrupción.
Cordialmente,
JUAN DAVID LEMUS PACHECO
Jefe Oficina de Control Interno
Proyectaron: Yuly Patricia Carey Marchena-Profesional Especializado Oficina de Control Interno
Eddna Dueñas Monsalve-Profesional Especializado Oficina de Control Interno
Edita Virginia Grisales Montaño-Profesional Especializado Oficina de Control Interno