oficina d'assistència en matèria de registres · les oficines d'assistència en...
TRANSCRIPT
www.uib.cat
Oficina d'assistència en
matèria de registres
Febrer de 2018
Marina Martín Mas
www.uib.cat
Què són les oficines d’assistència en matèria de registres?
Segons <administracion.gob.es>, són oficines d'atenció al ciutadà que pots utilitzar per presentar-hi les sol·licituds, els escrits i les comunicacions que van dirigits a les administracions públiques. Així mateix, és el lloc que utilitza l'Administració per registrar els documents que remet al ciutadà, a entitats privades o a la mateixa administració.
www.uib.cat
Per què sorgeixen?
És la Llei 39/2015, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, la que determina l’obligació de totes les administracions públiques de tenir un registre electrònic general.
La Llei 39/2015 ens diu: Aquests registres han d’estar assistits al seu torn per l’actual xarxa d’oficines en matèria de registres, que passen a denominar-se oficines d’assistència en matèria de registres, i que han de permetre als interessats, si així ho volen, presentar les seves sol·licituds en paper, les quals s’han de convertir a format electrònic.
Amb la nova llei ja no es distingeix registre general d’auxiliar, sinó que totes les oficines de registre actuals passen a denominar-se oficines d’assistència en matèria de registres.
www.uib.cat
Identificació de les oficines d’assistència en matèria de registres
La Llei 39/2015, a la disposició quarta, estableix que les administracions públiques han de mantenir actualitzat en tot moment a la seva seu electrònica un directori geogràfic que permeti a tots els interessats identificar l’oficina d’assistència, en matèria de registres, més pròxima al seu domicili.
A més, l’article 16.7 de la mateixa llei ens diu que les administracions públiques hauran de fer pública i mantenir actualitzada una relació de les oficines en les quals es prestarà assistència per a la presentació electrònica de documents.
Per la seva banda, l'article 31 de la Llei 39/2015 assenyala que cada administració pública publicarà els dies i l’horari en els quals han de romandre obertes les oficines que prestaran assistència per a la presentació electrònica de documents, per garantir el dret dels ciutadans a ser assistits en l'ús de mitjans electrònics.
www.uib.cat
El Punt d'Accés General conté informació detallada de les oficines d'atenció al ciutadà i registre i els seus horaris i característiques. L’enllaç és:
https://administracion.gob.es/pag_Home/atencionCiudadana/OficinasAtencion/OficinasRegistro.html
www.uib.cat
Dret a l’assistència ciutadana
L’article 13, de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, ens parla del dret del ciutadà de ser assistit en l'ús de mitjans electrònics en les seves relacions amb les administracions públiques.
De la mateixa manera, l'article 12 obliga les administracions públiques a garantir que els interessats puguin relacionar-se amb l'Administració a través de mitjans electrònics, posant per a això a la seva disposició els canals d'accés necessaris, així com sistemes i aplicacions que en cada cas es determinin.
Per altra banda, l’article 14 ens diu que les persones físiques podran elegir en tot moment si es comuniquen amb les administracions públiques per a l’exercici dels seus drets i obligacions a través de mitjans electrònics o no, i afegeix els subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques.
www.uib.cat
Subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques
L’article 14.2 ens diu que, en tot cas, estan obligats a relacionar-se a través de mitjans electrònics amb les administracions públiques per efectuar qualsevol tràmit d’un procediment administratiu, almenys, els subjectes següents:
! Les persones jurídiques. ! Les entitats sense personalitat jurídica. ! Els qui exerceixin una activitat professional per a la qual es requereixi la col·legiació obligatòria, per als tràmits i actuacions que portin a terme amb les administracions públiques en exercici de l’activitat professional esmentada. ! Els qui representin un interessat que estigui obligat a relacionar-se electrònicament amb l’Administració. ! Els empleats de les administracions públiques per als tràmits i actuacions que efectuïn amb elles per raó de la seva condició d’empleat públic, tal com determini reglamentàriament cada administració.
www.uib.cat
Subjectes obligats a relacionar-se electrònicament amb les administracions públiques
Aquests col·lectius seran ampliables reglamentàriament, segons preveuen els articles 14.3 i 16.5 de la llei.
Per a tots els ciutadans no obligats a relacionar-se per mitjans electrònics amb l'Administració pública, l'article 12 indica que les administracions els assistiran en l'ús de mitjans electrònics quan ho sol·licitin, especialment en l'ús dels mitjans d'identificació i signatura electrònica, presentació de sol·licituds a través del registre electrònic i obtenció de còpies autèntiques.
La Llei 39/2015 també ens diu que si algun dels interessats no obligats a l'ús dels mitjans electrònics no disposa dels mitjans electrònics necessaris, la seva identificació o signatura electrònica en un procediment administratiu podrà ser vàlidament realitzada per un funcionari públic (funcionari habilitat) mitjançant l'ús del sistema de signatura electrònica del qual estigui dotat per a això. En aquest cas, l'interessat ha d'identificar-se davant el funcionari i prestar el seu consentiment exprés per a aquesta actuació, de la qual haurà de quedar constància per als casos de discrepància o litigi.
www.uib.cat
Canal presencial
Canal electrònic
Subjectes obligats
Subjectes no obligats
www.uib.cat
CANAL / TRAMITACIÓ PRESENCIAL
Digitalització del document
Registre electrònic
Còpia autèntica
Oficina d’assistència en matèria de
registre
Habilitació
Tramitació electrònica
Registre electrònic
www.uib.cat
CANAL / TRAMITACIÓ ELECTRÒNICA
Digitalització del document
Tramitació electrònica
Registre electrònic
Còpia autèntica
www.uib.cat
Funcions de les oficines d’assistència en matèria de registres, segons la Llei 39/2015, d’1 d’octubre
1
2
3
4
5
6
Digitalització, còpies autèntiques i registre
Assistència en la identificació i firma electrònica
Notificacions
Ajuda en la iniciació
Apoderaments
Identificació dels interessats en el procediment
www.uib.cat
Digitalització, còpies autèntiques i registre (articles 12, 16 i 27)
Digitalització de la documentació: tota aquella documentació que es presenti presencialment davant l’Administració pública haurà de ser digitalitzada per l’oficina d’assistència en matèria de registres en què hagi estat presentada per a la seva incorporació a l'expedient administratiu electrònic, i els originals es retornaran a l'interessat, sens perjudici d'aquells supòsits en què la normativa determini la custòdia per l'Administració dels documents presentats, o resulti obligatòria la presentació d'objectes o de documents en un suport específic no susceptible de digitalització.
La imatge codificada, fidel i íntegra del document presentat tindrà la mateixa validesa per a la seva tramitació que el document aportat.
Còpies autèntiques: les administracions públiques estaran obligades a expedir còpies autèntiques electròniques de documents en suport electrònic o en paper que presentin els interessats i que s’incorporin a un expedient administratiu (art. 27).
www.uib.cat
Assistència en la identificació i firma electrònica
Com hem dit abans, l’art. 12 preveu una doble assistència:
Una assistència general, que ha d’entendre’s com a suport a informació per part del funcionari.
I una d’específica: si qualque interessat no té els mitjans electrònics necessaris, la seva identificació o signatura electrònica en el procediment administratiu podrà ser vàlidament realitzada per un funcionari públic (funcionari habilitat), mitjançant l’ús del sistema de signatura electrònica del qual estigui dotat per a això.
Les administracions han de disposar d'un registre de funcionaris habilitats, que poden assistir l'interessat en la identificació o signatura electrònica i la presentació de sol·licituds corresponents a un procediment. En aquest registre o sistema equivalent, almenys, hi han de constar els funcionaris que presten serveis en les oficines d'assistència en matèria de registres.
www.uib.cat
Notificacions
D’acord amb l’article 41.1 a), les oficines d'assistència en matèria de registres podran practicar notificacions quan l'interessat o el seu representant compareguin de forma espontània a l'oficina i sol·licitin la comunicació o notificació personal en aquest moment.
www.uib.cat
Ajuda en la iniciació
Tal com exposa l’article 66 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, les oficines d'assistència en matèria de registres hauran de facilitar als interessats el codi d'identificació de l'òrgan, centre o unitat administrativa al qual es dirigeixen, si l'interessat el desconeix.
Les oficines hauran d'emetre el corresponent rebut que acrediti la data i l’hora de presentació de sol·licituds, comunicacions i escrits que presentin els interessats, si aquests ho exigeixen.
També posaran a disposició dels interessats a les oficines d'assistència en matèria de registres, els models i sistemes de presentació massiva que permetin als interessats presentar simultàniament diverses sol·licituds.
www.uib.cat
Apoderaments
Segons l’article 6.5 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, els interessats podran atorgar apoderament mitjançant compareixença personal a l'oficina d'assistència en matèria de registres. També es pot atorgar mitjançant compareixença electrònica en seu electrònica, a través dels sistemes de signatura electrònica prevists a la llei.
www.uib.cat
Identificació dels interessats en el procediment
I finalment, tal com exposa l’article 9 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, els funcionaris de les oficines hauran de verificar, en tot cas, la identitat dels interessats en el procediment administratiu, mitjançant la comprovació del seu nom i cognoms o denominació o raó social, segons correspongui, que constin al DNI o document identificatiu equivalent.
www.uib.cat
Eines per a l’actuació de les oficines d’assistència en matèria de registres
1
2
3
4
5
Registre
Asistència específica: identificació o firma per funcionari habilitat
Notificacions per compareixença a l‘oficina d'assistència
Ajuda en la iniciació
Apoderaments
www.uib.cat
Registre
Quan entri el document pel registre el digitalitzarem, i en capturarem les metadades necessàries per permetre’n el tractament electrònic.
Quines són les aplicacions per a la gestió de registres? - GEISER, o el seu equivalent - ORVE, o el seu equivalent - Sistema d’Interconexió de Registres (SIR)
Aquestes són les solucions que la Secretaria d’Estat de la Funció Pública ofereix a les oficines d’atenció en matèria de registres per fer front a les obligacions de comptar amb un registre electrònic i d’eliminar el moviment de paper internament, derivades de l’article 16.5 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre.
EINES
www.uib.cat
Digitalització, còpies autèntiques i registre
Què ofereixen?
GEISER és una solució integral de registre adequada per a qualsevol organisme públic, que es presta en forma núvol i que proporciona els serveis de registre electrònic, registre presencial i intercanvi de registres interns i externs, aquest últim, a través de la plataforma del Sistema d'Interconnexió de Registres (SIR). ORVE (Oficina de Registre Virtual) és una aplicació en el núvol que permet digitalitzar el paper que presenta el ciutadà a les oficines de registre i enviar-lo electrònicament a la destinació, a l'instant, qualsevol que sigui la ubicació geogràfica o el nivell d'administració competent.
Sistema d’Interconexió de Registres (SIR) és la infraestructura de les administracions públiques que permet l'intercanvi de registres, independentment de les aplicacions de registre que s'utilitzin, sempre que comptin amb el certificat SIR.
EINES
www.uib.cat
Asistència específica: identificació o firma per funcionari habilitat
Les oficines d'assistència en matèria de registres són un dels llocs en els quals l'interessat pot ser assistit per un funcionari habilitat per a la identificació i signatura electrònica, i presentació de sol·licituds a través d'un registre electrònic, per la qual cosa hauran de disposar d'un sistema de signatura electrònica admès per l'òrgan o organisme públic destinatari de l'actuació.
El Registre de Funcionaris Habilitats recull els funcionaris que poden ser habilitats per expedir còpies autèntiques i signar i presentar electrònicament sol·licituds, en nom de l'interessat. Els funcionaris habilitats són funcionaris de les oficines d'assistència en matèria de registre que, sobre la base del sistema de signatura de què disposin, ajudaran els interessats en la identificació i signatura electrònica dels documents que demanin, així com en la presentació electrònica de sol·licituds dirigides a un registre electrònic de l'Administració.
EINES
www.uib.cat
Notificacions per compareixença a l‘oficina d'assistència
Les oficines d'assistència en matèria de registres poden realitzar notificacions utilitzant la plataforma Notific@ si l’interessat les requereix mitjançant acte de presència en aquestes oficines.
EINES
www.uib.cat
Ajuda en iniciació: codis DIR 3
DIR 3 és l’inventari unificat i comú a tota l’Adminsitració de les unitats orgàniques / els organismes públics, les seves oficines associades, unitats de gestió econòmica i pressupostària i entitats col·laboradores, i facilita el manteniment distribuït i corresponsable de la informació que es requereixi en relació amb el codi del directori DIR 3 de l’organisme o els organismes públics amb els quals hom es vol relacionar. Es podrà accedir a aquesta informació o bé a la seu electrònica corresponent o bé en el Punt d’accés general electrònic.
EINES
www.uib.cat
Apoderaments
El Registre Electrònic d'Apoderament (REVA) és un registre electrònic de representació i apoderaments a través del qual els interessats podran apoderar una persona física o jurídica perquè actuï en nom seu en les relacions amb les administracions públiques. El registre permet fer constar i gestionar les representacions que els interessats atorguin a tercers, perquè puguin actuar en nom seu en els procediments administratius atorgats, de forma electrònica o presencial. El REVA pot fer un apoderament tant de forma presencial com electrònica. L'interessat pot atorgar poders, consultar els seus apoderaments, revocar-los o modificar-ne la vigència. L'apoderat pot consultar els seus apoderaments, renunciar a algun i confirmar-los per a tràmits que ho requereixin. La gestió del REVA es realitza mitjançant el sistema @podera, que entre altres funcions permet a l'Administració facilitar la validació de poders, consultar en línia l'estat d'un poder notarial, etc.
EINES
www.uib.cat
Bibliografia
Tota la informació està extreta del Portal d’Administració electrònica del Govern:
https://administracionelectronica.gob.es/pae_Home.html
