OFICIALIA DE PARTES

ELABORA

LIC. GISELA ZAMBRANO GOMEZ

SISTEMA DE CONTROL DOCUMENTAL OFIPART

Elabora. GZG

PRESENTACION El sistema OfiPart se conforma de módulos principalmente para el despacho de documentación y uno para

el registro de los documentos que ingresan a los Servicios de Salud.

El nivel de acceso al sistema está determinado por el rol que el área haya definido para cada uno de los

usuarios del sistema.

La presente guía está enfocada al usuario de Oficina central, el cual tiene acceso a los módulos del sistema

referido anteriormente.

INFORMACION QUE PROCESA EL SISTEMA a. Registro de información que ingresa por oficialía de partes.

b. Transfiere información digital a las áreas que intervienen en un proceso.

c. Recepción de documentos a despachar y digitalización.

d. Generación de reportes a partir del número de folio y/o documento.

e. Configuración del acceso al sistema

ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO Este sistema permite realizar el registro de los documentos recibidos en Oficialía de Partes tales como:

Oficios, Memorándums, entre otros, así como la asignación de los mismos.

REQUERIMIENTOS PARA OPERAR EL SISTEMA - JAVA versión 7 u 8

- Tener acceso a una intranet de los servicios de salud

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INSTALACIÓN DEL SISTEMA El acceso puede ser mediante el navegador Explorer y en el campo de dirección se debe escribir la

siguiente dirección http://10.24.1.1/sistemas

PANTALLA PRINCIPAL DE SISTEMA CONTROL DOCUMENTAL Una vez que haya guardado el archivo launch se desplegara la siguiente pantalla para comenzar a

trabajar. Después de haber instalado OfiPart deberá ingresar con el usuario y la contraseña

asignada así posteriormente presionar el botón ingresar.

Para ingresar al sistema de control documental se debe contar con un usuario y una contraseña la

cual se dará de alta por parte de la Oficialía de Partes.

Dar click en

el link que

dice OfiPart

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Usuario. Una vez habiendo ingresado a OfiPart se verifica el usuario con el cual se está trabajando. El

sistema OfiPart permite consultar y transferir información a buzones para así compartir la información que

se está generando o se desea trabajar.

MODULO DE REGISTRO DE DOCUMENTOS MODULO SECRETARIAL En este módulo se deberá capturar los datos de todos los documentos que se desean despachar. La

información que se ha de registrar es la siguiente: Tipo de documento, Asunto, Destinatario, entre otros.

Siempre dejando libre el apartado de Número de folio.

En la sección siguiente, se explica a detalle el llenado de cada uno de los campos de la pantalla de captura

por medio de un ejemplo, la primera parte se referirá al registro de los datos del documento, la segunda, a

la información de la persona que lo recibe.

En esta sección se puede

visualizar el usuario

activo y en dado caso los

usuarios con los que

comparte información

Para comenzar a

capturar es necesario

pulsar en el botón

Agregar

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Captura de documento. Se desplegara el módulo de captura donde los elementos a capturar son: Tipo de

documento, Fecha de ingreso, área destino, destinatarios, Clave del CGCA, Asunto, área emisora,

remitente. Cada uno de los apartados cuenta con catálogos los cuales pueden ser consultados y

seleccionado lo que se desea capturar. Con tecla F8 Inserta cada uno de los catálogos

Tipo de documento. El primer catálogo a desplegar es el de tipo de documento en el cual seleccionamos

que tipo de documento es el que despachará. Para la búsqueda se requiere dar click en la tecla F8 y

posteriormente escribir que documento es el que estamos buscando, se selecciona y se agrega.

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Área Destino. Desplegar el catalogo del área destino, es decir, el área a quien se le dirigirá el documento.

Se despliega el catálogo de Direcciones, Subdirecciones, Departamentos etc. AL tratarse de un documento

dirigido de manera personal se seleccionará EXTERNO.

NOTA: En el caso de que el área destino no se encuentre en el catálogo es necesario informar a la

Oficialía de Partes para dar de alta el área.

Destinatario. Los destinatarios son a quienes se les enviara el documento como su original y sus copias,

siempre aparecerá en primer lugar el original y después las copias; al desplegar la ventana de Destinatarios

nos mostrará la siguiente imagen en ella tendremos que escribir el nombre del destinatario a quien va

dirigido el documento. Posterior a ello verificar a quien va dirigido original y las copias.

Cuando las copias son repetitivas, en el botón Recuperar copias nos da los ultimo destinatarios a quien le

dirigí copias y de esta forma se evitará escribirlas nuevamente.

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Clasificación. En el siguiente cuadro se requiere capturar la clave del Cuadro General de Clasificación

Archivística en el cual se puede buscar el tema o la clave si es que ya se ubica la misma.

Asunto. Seguido de esto hay que escribir el asunto a tratar, procurando ser muy claro y conciso para

facilitar la búsqueda posterior.

Área emisora. Capturar el área que está emitiendo dicho documento, también cuenta con un catálogo de

áreas para poder hacer la búsqueda.

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Remitente. En el remitente se captura el nombre de la persona que está firmando el documento

Remitente ocasional. Aquí se captura un remitente que solo en ocasiones está entregando un documento.

Este apartado será de uso del área de Oficialía de Partes.

ELABORACION DE LISTAS DE ENVIO Para el despacho de los documentos es necesario realizar un listado de lo enviado una vez registrado los

datos del documento para envió a despacho. El documento nos aparecerá enlistado y en la carpeta de

Preparados, posteriormente al ser despachados estos se moverán de carpeta.

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Para generar el listado se debe verificar los documentos a despachar y seleccionar cuales se enviaran,

posteriormente se activa la casilla de correspondencia.

Seguido de ello activar la casilla Agregar para así generar el número de folio del listado

Las listas de envió funcionaran como un listado para verificar lo que envió y lo que se recibe en la Oficialía

de partes. Aquí siempre debe dirigirse a la clave U.A.D.E. ya que es el área que despachará.

La lista de envió para despacho siempre se enviará a U.A.D.E para que ahí se le asigne folio, fecha y sello de

despacho

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Posteriormente activar la casilla Audit. De Partes y enseguida Generar y así nos generará el número de

folio de nuestro listado para identificarlo al momento del despacho en la Oficialía de partes

Una vez generado el listado OfiPart nos proporcionará un número de folio para el listado de envió a la

U.A.D.E. con la cual se solicitará el despacho del documento.

RECEPCION DE LISTAS DE ENVIO Y DESPACHO Una vez habiendo registrado y elaborado las listas de envío. La Oficialía de Partes asignará número de folio,

sellos correspondientes y verificará la lista de envió. Con base al número de listado y el área que genera

dicho documento. Es necesario entrar al módulo de Oficialía de partes

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Recepción de listado. Al momento de entregar el listado se requiere tener el número de folio de listado

para recibir la lista de los documentos. Para ellos primero se busca el área de quien envía el documento.

Para ello se despliega el catálogo de áreas con F8, se busca y selecciona el área.

Recibir correspondencia. Posteriormente se da click en la casilla

Se recibe el listado de envió activando la casilla de selecc.

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Una vez recibido el listado, cambia el número de folio.

Asignación de folio. La asignación de folio es exclusiva de la Oficialía de Partes ya que una vez despachados

los documentos se subirán al servidor. La primer ventana nos muestra el listado de los registros hechos

Para poder asignar el folio al listado, primero se escanea el documento, posteriormente se asigna el folio de

manera manual seleccionando la casilla de Folia, nos aparece la ventanilla de Agregar digitalizado se llena

las caslillas de Folio registrado, Tipo de documento, Descripción y agregar digitalizado.

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La ventana de agregar digitalizado nos permite asignar el folio, los anexos y el digitalizado del documento y

verificar que el documento digitalizado que se esta subiendo es el correcto se selecciona ver documento.

Visualización de un listado terminado de asignación de folio y digitalizado

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VISUALIZACIÓN DEL DOCUMENTO. MODULO SECRETARIAL Una vez despachado y habiendo asignado folio del al listado así se visualizarán los listados generados.

Habiendo asignado número de folio el documento podrá visualizarse en la carpeta de entrada dando lick en

el botón de Ver.

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ORGANIZAR MIS CARPETAS Podemos organizar los registros de las siguientes maneras. Etiquetas, podemos crear y agregar etiquetas

para cada uno de los registros generados.

Etiquetas. Al momento de dar click en el apartado de Etiqueta nos genera la siguiente ventanilla donde

podemos agregar palabras clave para organizar o hacer más fácil la búsqueda de nuestro documento. Solo

debemos escribir le nombre de la etiqueta posteriormente dar clicl en Crear Etiqueta, inmediatamente

Agregar y Guardar.

Una vez haciendo este paso volver a entrar a la carpeta donde tenemos nuestros documentos va visualizar

el nombre de las etiquetas.

Referencias. Una opción más es hacer referencias a un documento el cual se esta respondiendo, alguna

requisición. Tambien ayuda a la búsqueda del documento.

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ENVIO Y TURNAR DOCUMENTOS OfiPart cuenta con la opción de enviar documento y/o turnar para así compartirlos con la persona

designada a llevar acabo le asunto o con quien se desea compartir.

El primer paso a seguir es seleccionar le documento que deseo compartir.

Posteriormente en el menú de Documentos se selecciona Duplicar Documento

Posteriormente se presentara la siguiente ventana, en donde se debe ingresar los datos del documento

como es Entrada/Salida, Fecha del doc., Id. Del documento.

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Posteriormente verificar el usuario a compartir la información

Activar la casilla de Todos los usuarios para ver a los usuarios que cuenten con el sistema OfiPart.

Una vez seleccionado el usuario a compartir la información se da click en el botón Aplicar donde aparecerá

la siguiente opción preguntando si el Asunto es correcto.

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Si es correcto dar click en si y nos enviara la notificación del envió del documento.