Office Procedures viewde Word 2010 Bsico

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<p>Office Procedures</p> <p>Instrucciones:</p> <p>1. Aplique un espaciado Expandido a 3 puntos.</p> <p>Procedimientos de la oficinaTabla de contenido</p> <p>Tabla de contenido1</p> <p>Administracin general2</p> <p>Informacin de contacto3</p> <p>Instalaciones3</p> <p>Oficina3</p> <p>Almacn4</p> <p>Sistema telefnico4</p> <p>Solicitud de suministros5</p> <p>Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos5</p> <p>Suministros5</p> <p>Envo6</p> <p>Recepcin de paquetes6</p> <p>Recepcin de paquetes para enviar7</p> <p>Recepcin de artculos para empaquetar y enviar7</p> <p>Procesamiento de pedidos7</p> <p>Evaluacin de un pedido7</p> <p>Creacin de una factura9</p> <p>Procesamiento de una factura9</p> <p>Contabilidad10</p> <p>Tenedor de libros10</p> <p>Contable10</p> <p>Programa de contabilidad10</p> <p>Banco10</p> <p> Prcticas de Word 2010 Bsico</p> <p>UPDATING PEOPLEDerechos Reservados Entrenamiento Informtico Avanzado S.A. de C.V. </p> <p>Administracin general</p> <p>Informacin de contacto</p> <p>Instalaciones</p> <p>Solicitud de suministros</p> <p>Informacin de contacto</p> <p>Para entregas generales:</p> <p>Avda. Portugal, n. 123XXMadrid, 280XX</p> <p>Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern responsables de agregar la informacin del albarn a la base de datos de inventario.)</p> <p>Nmeros de telfono:</p> <p>Telfono: (91) 123-XX-67</p> <p>Fax: (91) 123-XX-68</p> <p>Correo electrnico:</p> <p>atencionalcliente@consolidatedmessenger.com</p> <p>Sitio web:</p> <p>www.consolidatedmessenger.com</p> <p>Instalaciones</p> <p>Oficina</p> <p>Almacn</p> <p>Sistema telefnico</p> <p>Oficina</p> <p>La oficina de atencin al pblico y el vestbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de la oficina y para los clientes. </p> <p>El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de un mostrador con tres estaciones, cada una de ellas con telfonos y terminales informticas con conexiones T1. El vestbulo ofrece una zona de preparacin de paquetes y recipientes con artculos para su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de la zona de preparacin de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea necesario. Los empleados de la oficina se encargarn de ambas actividades.</p> <p>El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que alquilen buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da. </p> <p>Almacn</p> <p>La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio del edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo, empaquetado y almacenamiento de inventario:</p> <p> La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para los envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.</p> <p> La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcin, comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los estantes se dividen por empresa de transportes.</p> <p> La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y material de etiquetado.</p> <p> La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.</p> <p>Sistema telefnico</p> <p>El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga las instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los dos espacios del edificio.</p> <p> Para usar el interfono desde la oficina:</p> <p>1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numrico.</p> <p>2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.</p> <p>3. Cuando escuche un clic, presione el botn del altavoz.</p> <p> Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una respuesta.</p> <p>Solicitud de suministros</p> <p>Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos</p> <p>Suministros</p> <p>Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos</p> <p>Proveedor: Lucerne PublishingDireccin web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/</p> <p>Informacin de acceso a la cuenta:</p> <p>Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.comContrasea: ConsMess</p> <p>Para solicitar artculos de papelera, visite www.lucernepublishing.com.</p> <p>4. Haga clic en Obtener trabajo guardado.</p> <p>5. Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.com Contrasea: ConsMess</p> <p>6. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pgina.</p> <p>7. Agregue la solicitud de comprobacin lser ms reciente al carro.</p> <p>8. Haga clic en Ver carro de la compra.</p> <p>9. Haga clic en Modificar contenido.</p> <p>10. En Contenido, haga clic en Modificar.</p> <p>11. Haga clic en Aceptar.</p> <p>12. Haga clic en Ir a caja.</p> <p>13. Asegrese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic en Continuar a caja.</p> <p>14. Escriba la informacin de facturacin correcta y haga clic en Enviar.</p> <p>Suministros</p> <p>Proveedor: Fabrikam, Inc.Direccin web: www.fabrikam.com</p> <p>Informacin de acceso a la cuenta:</p> <p>Nombre de usuario: DiegoAContrasea: CMess01</p> <p>A continuacin, se incluye una lista de los artculos que pedimos a Fabrikam:</p> <p> Cajas</p> <p> Material de empaquetado de espuma de poliestireno</p> <p> Cinta</p> <p> Papel de copia</p> <p> Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)</p> <p> Suministros de minorista:</p> <p> Notas adhesivas</p> <p> Etiquetas adhesivas</p> <p> Sobres acolchados</p> <p> Cinta</p> <p> Rotuladores</p> <p> Cajas</p> <p> Plstico de burbuja</p> <p>1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesin con los siguientes datos:Nombre de usuario: DiegoAContrasea: CMess01</p> <p>16. Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agrguelos al carro de la compra.</p> <p>17. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la compra.</p> <p>18. Haga clic en Caja.</p> <p>19. Si no tiene ningn cupn, haga clic en Continuar.</p> <p>20. Compruebe que las direcciones de envo y de facturacin son correctas.</p> <p>21. Haga clic en Continuar.</p> <p>22. Escriba la informacin de facturacin correcta.</p> <p>23. Haga clic en Continuar.</p> <p>24. Revise el pedido y haga clic en Enviar.</p> <p>25. Recibir una carta de confirmacin por correo postal y electrnico. Guarde una copia impresa.</p> <p> Envo</p> <p>Recepcin de paquetes</p> <p>Procesamiento de pedidos</p> <p>Recepcin de paquetes</p> <p>Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:</p> <p>Recepcin de paquetes para enviar</p> <p>Recepcin de artculos para empaquetar y enviar</p> <p>Recepcin de paquetes para enviar</p> <p>Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:</p> <p>1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.</p> <p>Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un pedido de compra para realizar el pago.</p> <p>27. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su destino.</p> <p>28. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).</p> <p>29. Dele una copia de la factura y el albarn al cliente.</p> <p>Recepcin de artculos para empaquetar y enviar</p> <p>Cuando un cliente deposita artculos para que los empaquetemos y enviemos:</p> <p>1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.</p> <p>Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un pedido de compra para realizar el pago.</p> <p>31. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su destino.</p> <p>32. Mida el artculo para determinar el material de empaquetado necesario.</p> <p>33. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).</p> <p>34. Dele una copia de la factura y el albarn al cliente.</p> <p>Procesamiento de pedidos</p> <p>Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.</p> <p>Evaluacin de un pedido</p> <p>Creacin de una factura</p> <p>Procesamiento de una factura</p> <p>Evaluacin de un pedido</p> <p>Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:</p> <p>Quin es el cliente?</p> <p>El cliente tiene ya una cuenta?</p> <p>Cul es el descuento?</p> <p>Cul es el mtodo de pago?</p> <p>Quin es el cliente?</p> <p>Vendemos a los siguientes tipos de clientes:</p> <p>Tipo</p> <p>Mtodo de pago</p> <p>Particulares</p> <p>Efectivo, tarjeta de crdito o cheque personal con identificacin</p> <p>Clientes con pedidos de compra (principalmente empresas)</p> <p>Factura, neto 30</p> <p>El cliente tiene ya una cuenta?</p> <p>Para buscar un cliente:</p> <p>1. En Access, busque en la base de datos de clientes.</p> <p>1. Si no puede encontrar el nombre del cliente, compruebe la lista de clientes inactivos antes de intentar agregarlos a nuestro sistema.</p> <p>Comprobacin del crdito de los nuevos clientes</p> <p> Las comprobaciones de crdito se realizan para nuevos clientes que desean usar pedidos de compra.</p> <p> Hay una copia de la solicitud de crdito en la carpeta Admin.</p> <p> Dele la solicitud de crdito al cliente o pdale que la rellene mientras est sentado en su estacin.</p> <p> Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los formularios de referencia de crdito a cada una de las referencias enumeradas. Si no se indica ningn nmero de fax, llame por telfono.</p> <p> Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al cliente; en caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crdito.</p> <p> Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base de datos de la forma correspondiente.</p> <p>Creacin de una nueva cuenta de cliente</p> <p>1. In Access, haga clic en Cliente en la barra de iconos para abrir la ventana Trabajo de cliente: Lista.</p> <p>36. Haga clic en la parte inferior del panel derecho y elija Nuevo.</p> <p>37. Escriba la informacin sobre el cliente adecuada y elija Aceptar.</p> <p>Cul es el mtodo de pago?</p> <p>Aceptamos los siguientes mtodos de pago:</p> <p> Pedido de compra: se pueden usar pedidos de compra para todas las organizaciones con financiacin pblica sin una comprobacin de crdito. Debe comprobarse el crdito de todas las dems empresas antes de que puedan enviarnos un pedido de compra. Los clientes deben enviar los pedidos de compra en el momento del servicio. Los archivaremos como una promesa de pago.</p> <p> Neto 30: a menos que se haya dispuesto previamente, se requiere a todas las organizaciones que paguen los pedidos de compra en neto 30.</p> <p> Tarjeta de crdito: Aceptamos American Express, Discover, Visa y MasterCard. </p> <p> Cheque personal: un cliente que pague con un cheque personal debe proporcionar el nmero del permiso de conducir. Debe informar al cliente de que se cobrarn 25 adicionales por cada cheque que se devuelva.</p> <p>Creacin de una factura</p> <p>Para crear una factura de cliente:</p> <p>1. En la carpeta Formularios, abra Contrato.doc y rellene la informacin.</p> <p>39. Asegrese de actualizar el campo N. de factura para evitar nmeros de factura duplicados.</p> <p>40. Imprima el documento si el cliente se encuentra en la oficina o si necesita enviarlo por fax o por correo ordinario. En otro caso, envelo al cliente por correo electrnico.</p> <p>Procesamiento de una factura</p> <p>Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito</p> <p>Procesamiento de una factura de pedido de compra</p> <p>Procesamiento de una factura de cheque personal</p> <p>Procesamiento de una factura de tarjeta de crdito</p> <p>Nuestro proveedor de servicios comerciales de tarjeta de crdito es Woodgrove Bank:</p> <p>Para procesar un pago mediante tarjeta de crdito:</p> <p>1. Enve la factura como adjunto a david@woodgrovebank.com para solicitar su aprobacin.</p> <p>42. Si se aprueba el pago, abra Access.</p> <p>43. Busque el nombre del cliente.</p> <p>44. Busque el nmero de factura actual en la cuenta del cliente.</p> <p>45. Especifique el mtodo de pago, el importe y el nmero de aprobacin en los campos adecuados.</p> <p>Procesamiento de una factura de pedido de compra</p> <p>Compruebe en la base de datos de Access si se trata de un cliente actual. Si es as, asegrese de que enva por fax o por correo el pedido de compra, para que podamos recibir el pago. Si es la primera vez que este cliente acude a nosotros, ser necesario realizar una comprobacin de crdito antes de aceptar el pedido de compra.</p> <p>Procesamiento de una factura de cheque personal</p> <p>Si el cliente va a enviarnos un cheque por correo en vez de pagar mediante tarjeta de crdito, siga estos pasos:</p> <p>1. Cree una factura de cliente.</p> <p>1. Enve la factura al cliente.</p> <p>1. Especifique Provisional en la cuenta de Access del cliente hasta que reciba el cheque y el banco haya liquidado el cheque.</p> <p>Contabilidad</p> <p>Tenedor de libros</p> <p>Contable</p> <p>Programa de contabilidad</p> <p>Tenedor de libros</p> <p>Enrique Gil</p> <p>enrique@fourthcoffee.com</p> <p>Contable</p> <p>Antonio Bermejo</p> <p>antonio@northwind traders.com</p> <p>Programa de contabilidad</p> <p>Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.</p> <p>Banco</p> <p>Nuestra cuenta est en Woodgrove Bank.</p> <p> N. de cuenta corriente 11111122222</p> <p> N. de cuenta en el mercado monetario 345689</p> <p>Depositamos todos los cheques, giros postales, cheques bancarios, transferencias y efectivo en la cuenta corriente y, a continuacin, se realizar una transferencia semanal de todos los importes que superen los 5.000 a la cuenta del mercado monetario.</p> <p>Segn la ley, no podemos retirar cantidades ms de tres veces al mes de la cuenta del mercado monetario. Si se supera, la cuenta se convertir en una cuenta de ahorro estndar y se nos penalizar.</p>