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Office Procedures

Instrucciones:

1. Aplique un espaciado Expandido a 3 puntos.

Procedimientos de la oficinaTabla de contenido

Tabla de contenido1

Administracin general2

Informacin de contacto3

Instalaciones3

Oficina3

Almacn4

Sistema telefnico4

Solicitud de suministros5

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos5

Suministros5

Envo6

Recepcin de paquetes6

Recepcin de paquetes para enviar7

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar7

Procesamiento de pedidos7

Evaluacin de un pedido7

Creacin de una factura9

Procesamiento de una factura9

Contabilidad10

Tenedor de libros10

Contable10

Programa de contabilidad10

Banco10

Prcticas de Word 2010 Bsico

UPDATING PEOPLEDerechos Reservados Entrenamiento Informtico Avanzado S.A. de C.V.

Administracin general

Informacin de contacto

Instalaciones

Solicitud de suministros

Informacin de contacto

Para entregas generales:

Avda. Portugal, n. 123XXMadrid, 280XX

Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El personal de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern responsables de agregar la informacin del albarn a la base de datos de inventario.)

Nmeros de telfono:

Telfono: (91) 123-XX-67

Fax: (91) 123-XX-68

Correo electrnico:

atencionalcliente@consolidatedmessenger.com

Sitio web:

www.consolidatedmessenger.com

Instalaciones

Oficina

Almacn

Sistema telefnico

Oficina

La oficina de atencin al pblico y el vestbulo de Consolidated Messenger se encuentran en la parte delantera del edificio y sirven como entrada principal para los empleados de la oficina y para los clientes.

El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de un mostrador con tres estaciones, cada una de ellas con telfonos y terminales informticas con conexiones T1. El vestbulo ofrece una zona de preparacin de paquetes y recipientes con artculos para su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de buzones. Las papeleras de la zona de preparacin de paquetes deben vaciarse todas las noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea necesario. Los empleados de la oficina se encargarn de ambas actividades.

El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que alquilen buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.

Almacn

La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio del edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo, empaquetado y almacenamiento de inventario:

La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para los envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcin, comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los estantes se dividen por empresa de transportes.

La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de varios tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de poliestireno y material de etiquetado.

La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.

Sistema telefnico

El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga las instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los dos espacios del edificio.

Para usar el interfono desde la oficina:

1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numrico.

2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.

3. Cuando escuche un clic, presione el botn del altavoz.

Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una respuesta.

Solicitud de suministros

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos

Suministros

Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos

Proveedor: Lucerne PublishingDireccin web: www.lucernepublishing.comhttp://www.iprint.com/

Informacin de acceso a la cuenta:

Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.comContrasea: ConsMess

Para solicitar artculos de papelera, visite www.lucernepublishing.com.

4. Haga clic en Obtener trabajo guardado.

5. Direccin de correo electrnico: diego@consolidatedmessenger.com Contrasea: ConsMess

6. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la pgina.

7. Agregue la solicitud de comprobacin lser ms reciente al carro.

8. Haga clic en Ver carro de la compra.

9. Haga clic en Modificar contenido.

10. En Contenido, haga clic en Modificar.

11. Haga clic en Aceptar.

12. Haga clic en Ir a caja.

13. Asegrese de que todos los datos de envo son correctos y haga clic en Continuar a caja.

14. Escriba la informacin de facturacin correcta y haga clic en Enviar.

Suministros

Proveedor: Fabrikam, Inc.Direccin web: www.fabrikam.com

Informacin de acceso a la cuenta:

Nombre de usuario: DiegoAContrasea: CMess01

A continuacin, se incluye una lista de los artculos que pedimos a Fabrikam:

Cajas

Material de empaquetado de espuma de poliestireno

Cinta

Papel de copia

Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)

Suministros de minorista:

Notas adhesivas

Etiquetas adhesivas

Sobres acolchados

Cinta

Rotuladores

Cajas

Plstico de burbuja

1. Para realizar pedidos a Fabrikam, visite www.fabrikam.com. Inicie sesin con los siguientes datos:Nombre de usuario: DiegoAContrasea: CMess01

16. Busque y localice todos los artculos que desea adquirir y agrguelos al carro de la compra.

17. Una vez que haya terminado de realizar las compras, haga clic en Carro de la compra.

18. Haga clic en Caja.

19. Si no tiene ningn cupn, haga clic en Continuar.

20. Compruebe que las direcciones de envo y de facturacin son correctas.

21. Haga clic en Continuar.

22. Escriba la informacin de facturacin correcta.

23. Haga clic en Continuar.

24. Revise el pedido y haga clic en Enviar.

25. Recibir una carta de confirmacin por correo postal y electrnico. Guarde una copia impresa.

Envo

Recepcin de paquetes

Procesamiento de pedidos

Recepcin de paquetes

Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:

Recepcin de paquetes para enviar

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

Recepcin de paquetes para enviar

Cuando un cliente deposita un paquete para enviarlo:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.

Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un pedido de compra para realizar el pago.

27. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su destino.

28. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

29. Dele una copia de la factura y el albarn al cliente.

Recepcin de artculos para empaquetar y enviar

Cuando un cliente deposita artculos para que los empaquetemos y enviemos:

1. Pregunte el nombre del cliente y compruebe en la base de datos si ya tiene una cuenta con nosotros.

Si se trata de una cuenta de empresa activa, pregntele si usar un pedido de compra para realizar el pago.

31. Pregunte al cliente si prefiere usar una empresa de transportes concreta, el mtodo de envo (tierra, aire) y la rapidez con la que el paquete debe llegar a su destino.

32. Mida el artculo para determinar el material de empaquetado necesario.

33. Agregue la informacin a la base de datos y genere la factura y el albarn. Procese el pedido (consulte Procesamiento de pedidos).

34. Dele una copia de la factura y el albarn al cliente.

Procesamiento de pedidos

Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.

Evaluacin de un pedido

Creacin de una factura

Procesamiento de una factura

Evaluacin de un pedido

Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:

Quin es el cliente?

El cliente tiene ya una cuenta?

Cul es el descuento?

Cul es el mtodo de pago?

Quin es el cliente?

Vendemos a los siguientes tipos de clientes:

Tipo

Mtodo de pago

Particulares

Efectivo, tarjeta de crdito o cheque personal con identificacin

Clientes con pedidos de compra (principalmente empresas)

Factura, neto 30

El cliente tiene ya una cuenta?