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Volume 8th May, 2012

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El presente material está elaborado con fines puramente académicos y de orientación general. La mayoría de las imágenes pertenecen a fuentes externas y fueron obtenidas de la Internet, a través del servicio de búsqueda Google-Image, para ser usadas pura y simplemente como ilustración y decoración. Office Administrator es una publicación gratuita.

Lic. Silvania R. Guzmán Muñoz, M. A.

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5 SOBRE ESTRUCTURACIÓN DE LAS ORGANIZACIONES

6 ECOLÓGICAS

7 ARQUITECTURA EFÍMERA

8 OFFICE FASHION

9 LOS MEMORANDA

10 TIPS

11 EL TIEMPO PASA…

12 EL ESPACIO PERSONAL Y LAS RELACIONES INTERPERSONALES

13 TECNOLOGÍA

14 CÓMO REALIZAR PRESENTACIONES EXITOSAS

15 ORGANICE SUS ARCHIVOS DIGITALES

¡¡¡¡Feliz Día de los Madres!!!!, sé que entre nuestras lectoras hay muchas que realizan

la labor titánica, de combinar su rol de madre con el de profesional; a todas ellas mis

más sinceras felicitaciones. Espero nuestras publicaciones les sirvan de orientación y apoyo, para realizar con éxito esta labor.

En este mes estamos dando un vistazo a todas las áreas que componen la

Administración de Oficinas; los cuales esperamos sean una respuesta certera a

todas sus inquietudes.

Hoy como nunca antes, debemos tener presente la Imagen que transmitimos ya sea

a través de nuestra Apariencia Personal-Profesional, las correspondencias o

nuestras Presentaciones de Negocios, por lo que al momento de realizarlas, es

bueno recordar aquellas reglas básicas que en algunos momentos se nos llegan a

olvidar.

Puntos estratégicos relativos a la organización no pueden faltar en una publicación

sobre Administración de Oficinas ya sea, como en este acaso, tanto en aspectos

estructurales como de normalización de las tareas esenciales, realizadas

cotidianamente.

Y por último, no debemos olvidar el Sistema de Marketing, tan necesario paras la subsistencia de las organizaciones modernas.

Nueva vez, gracias por abrir ante ustedes esta publicación. Su apoyo, es nuestro

mayor incentivo.

Silvania

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La Sobre-estructuración es

un problema estratégico

común a todo tipo de

organizaciones, sobre todo

en estos tiempos de crisis.

Cuando se presentan

`problemas de funcionalidad

(efectividad-eficiencia), muchas

organizaciones comenten el

error de pretender resolverlos

designando funcionarios,

creando nuevos puestos y

funciones paralelos a los ya

existentes, o nombrando

comisiones y grupos de

asesores externos, usualmente,

desconocedores de la

estructura organizacional de la

institución; todo lo cual puede

dar como resultado la

multiplicación de los problemas

en vez de la solución de los

mismos.

Pretender resolver un problema de funcionalidad creando departamentos o funciones paralelas, la mayoría de las veces, genera conflictos de intereses, duplicación de funciones, conflictos de autoridad y dependencia; todo lo cual afecta la cultura organizacional y se refleja de manera negativa en el ambiente de trabajo y, por supuesto, en los niveles de productividad. Cuando un departamento o

división no rinden los frutos

esperados, es ilógico

pretender exportar solucio-

nes estandarizadas, en

especial, si no se tiene una

idea clara sobre el origen del

problema; por esto se hace

necesario, dependiendo de

su naturaleza, establecer

políticas claras en cuanto al

procedimiento a seguirse a

la hora de enfrentarlos.

La única forma de enfrentar exitosamente este tipo de problemas es desde su raíz: buscando sus causas y orígenes; para poder evaluar mejor sus consecuencias. Esto nos debe dar una serie de soluciones que podrían abarcar una amplia gama de aspectos como serían el organizacional (en áreas como la estructuración de los puestos hasta la normalización de los procesos); y el físico-espacial, en el cual se incluye la adecuación de los equipos.

Una vez se determinen las posibles

soluciones es momento no sólo de

implementar, la más

adecuada, s ino

también darle un

estrecho seguimiento

hasta que el

correctivo aplicado

empiece a generar los

frutos esperados.

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R e c i c l a r : Proceso mediante el cual, una serie de m a t e r i a l e s s o n utilizados, nuevamen-te, con el fin de transform arlos en nuevos productos.

Energía ecológica: es la que se obtiene a partir de las fuentes renovables de energía; las cuales no emiten una cantidad importante de dióxido de carbono, salvo en algunos las casos que emiten las necesarias para su producción y funcionamiento; pero que no representan ningún riesgo para el sistema.

Biocarburantes o biocombustibles: Son aquellos combustibles que se originan a partir de la materia orgánica resultante de un proceso biológico, espontáneo o no.

Fuentes renovables de energía: Son aquellas fuentes, naturales o artificiales, que se renuevan en forma cíclica, tras ser utilizadas.

Energía Marítima u Oceánica: Es aquella que utiliza diferentes aspectos del mar como son las olas, las mareas, las corrientes, la salinidad y su temper atur a par a pr oducir diferentes tipos de energía

Energía eólica: es la que se obtiene de la fuerza del viento, por medio de turbinas eólicas.

Energía Solar: Es considerada por muchos como la fuente de energía renovable por excelencia; ya que expertos en astrofísica estiman que al sol le queda una vida de unos 6000 millones de años. Puede ser obtenida a través de paneles foto-voltaicos que transforman la luz solar en calor y/o energía eléctrica

Energía biomasa: es el proceso que permite almace-nar, durante un corto periodo de tiempo, el dióxido de carbono re-sultante del proceso fotosintético, el cual luego es transformado en energía, combustible o calor.

Energía hidráulica: es la que se genera a partir de la potencia acumulada en los saltos de agua, la cual es transformada en energía eléctrica por medio de la utilización de centrales hidroeléctri-cas.

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LOGO

Este es un concepto nacido en los barrios londinenses; pero ha respondido, de manera casi natural, a las necesidades de los mercados norteamericanos y europeos, principalmente. Han sido utilizadas por marcas como Sony, Coca Cola, ADIDAS, Puma, Levy´s, Ericson, MTV, Louis Vuitton, y hasta por las firmas de Alta Costura: Valentino, Prada y Tommy Hilfilger.

Y es que éste es un concepto que satisface de

manera muy efectiva la necesidad, no sólo de crear

impacto en el público, sino también, de ser un

medio de promoción directa capaz de proporcionar,

a los consumidores, información de primera mano

sobre diferentes productos/servicios; lo que les

convierte en excelentes centros para el estudio e

investigación del mercado, permitiendo a las

empresas recabar información acerca de la

preferencia de los consumidores y el grado de

aceptación del

que gozan sus

bienes.

Consiste en la creación de un punto de ventas, cuya ubicación dependerá del público al cual estén dirigidos los bienes y servicios a ofertar. Su decoración debe ser de gran atractivo y la ambientación de calidad y buen gusto. En el caso de la oferta de bienes, ésta deberá ser limitada en cantidad aunque variada en opciones, principalmente, cuando se trate de una tienda general. Si es para promocionar un producto o servicio en específico, todo en la decoración debe hacer referencia al mismo; los colores, la música, etc. Y si el fin de las mismas son los estudios de mercado; el concepto de estructuración no varía mucho, deberá ser un espacio cómodo, acogedor, bien ambientado, adecuado para el trabajo a realizarse.

En los últimos años se han convertido en un recurso

muy utilizado por los productores de bienes y

servicios de Alta Gama; ya que su naturaleza misma

las convierte en una herramienta idónea, cuando lo

que se persigue es crear un impacto significativo en

la mente de los consumidores.

Apoyadas en su imagen, las Tiendas Pop Up están dirigidas a un exclusivo target del mercado. Son locales-stands bien ubicados y diseñados, que cumplen con el objetivo de sorprender al público con su rápido y atractivo surgimiento; acercándolo de manera directa a la marca-producto-bien que comercializan. Aunque no pierde novedad, éste no es un concepto nuevo, las primeras referencias sobre el mismo datan del 2005 y en él el Marketing de Guerrillas ha visto uno de sus más eficaces y efectivos exponentes, ya que sin lugar a dudas su público objetivo es su razón de existir. No están diseñadas para generar grandes beneficios

sino para impactar en la mente del consumidor; por

esto la inversión que en éstas se realiza no siempre

resulta económica; aunque la creatividad ha sido

un gran soporte en su desarrollo, permitiendo

convertir en un punto de venta efímero, desde un

contenedor en una acera, hasta la sala y los jardines

de lujosas residencias.

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or mucho tiempo la Secretaria ha sido definida como la “Imagen de la

Empresa”; en muchos casos, este concepto fue tergiversado de tal manera por muchos empleadores, que llegó a basarse tan sólo en la reunión de ciertas características físicas especiales (belleza), sin reparar en su preparación

profesional ni, mucho menos ,en su formación personal.

Aunque todavía se da este caso, desafortunadamente más de lo que desearíamos, hoy en día se destaca la importancia de la imagen personal de la secretaria, asociándola de una manera más profesional, y que se torna casi

indivisible, a la imagen de la empresa; basándose en el hecho de que al ser esta profesional el primer contacto de los clientes con la institución, en ella se deben reunir las características esenciales (confiabilidad, orden, organización,

profesionalismo, disposición para el servicio, etc.) que las instituciones buscan transmitir a sus clientes o posibles clientes.

Esta asociación de la imagen profesional de la secretaria con la de la empre-sa, tiene su mayor medio de transmisión en la “Apariencia Física” que como

sabemos, no se limita a la pulcritud, profesionalismo y capacidad de la secretaria;

hay otros aspectos visuales que contribuyen a reforzar las ideas que queremos transmitir a nuestros interlocutores como son la voz, los gestos, etc., a través de esta imagen visual.

Aunque en esta oportunidad nos estamos enfocando en la imagen de la

secretaria, el concepto de Imagen Personal y su Importancia ha logrado trascender a las empresas y a los sectores del entretenimiento, farándula, actuación o modelaje; convirtiéndose en un recurso obligatorio para todo

profesional que desea destacarse, no importando cuál sea su área de trabajo.

En cualquier caso, la imagen personal es mucho más que lo físico, es una actitud,

una forma de comportamiento.

Es todo lo que una persona proyecta al entrar en contacto con otra. Pero hay algo que en especial las secretarias no podemos olvidar y es que, aunque hoy en día manejamos la imagen como un concepto integrado por muchos factores que van

desde la educación hasta la capacidad profesional; la apariencia física, sigue siendo el medio por excelencia para su proyección.

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Dentro de los muchos tipos de Correspondencia

Organizacional tenemos los Memoranda.

(Memoranda, plural de Memorandum), son las

comunicaciones organizacionales, verticales-

descendentes, de carácter oficioso, redactadas por las

autoridades de una organización; con el fin de informar

o llamar a la atención sobre un tema de índole

organizacional.

Los Memoranda, están conformados por el Membrete,

la numeración, el encabezado, el texto y las iniciales; y

poseen características muy particulares en cuanto a su

forma y fondo, dependiendo de su tipo; aunque de

manera general podemos mencionar:

1. Son redactados por los superiores/autoridades de las Organizaciones;

2. No tienen que ser respondidos por los destinatarios; 3. Sus temas son de carácter oficioso, concernientes a las

políticas y normas de la institución; 4. Deben ser entendidos y acatados como una orden; 5. Sólo existe un tipo de Memoranda que es el conocido como

Memorando formal; las demás variaciones de este son aceptadas por la generalidad debido a la costumbre y el uso.

Como dijimos anteriormente, solo existe un tipo de Memoranda el cual es conocido como Memorando Formal, y es el que responde a las características reales y correctas que definen este tipo de correspondencia, entre las que podemos mencionar: 1. No deben ser firmados. Si el emisor desea que su firma aparezca esta debe colocarse en la casilla

correspondiente a los datos del remitente, en el encabezado. 2. Todos sus componentes empiezan a escribirse en el margen izquierdo; 3. Al final del mismo se colocan las iniciales de la persona que lo digitó. 4. Estos no se centralizan, sin importar su extensión; aunque por razones de estética los espacios pueden

variar entre siete y once, contados a partir de la última línea del membrete, hasta la palabra Memoran-do.

Otros dos tipos de Memoranda, utilizados muy comúnmente en las Organizaciones, son los llamados Informal y Pre-Impreso. El Memorando Informal es aquel

estilo al cual pertenecen todas

aquellas variaciones del

Memorando formal, como serían:

Mientras que el Pre Impreso es

aquel que tiene impreso, en una

hoja timbrada, los títulos que

conforman el encabezado de los

mismos, distribuidos en dos

columnas. El digitador sólo debe

colocar los datos correspondientes

a cada acápite.

La aparición de la firma del responsable al final del mismo,

cono se firman las cartas o las circulares.

La Palabra Memorando en el Margen Izquierdo, acompaña-

da de las iniciales del departamento y la secuencia

numérica correspondiente.

La Fecha, en este caso, puede aparecer debajo del

identificador o en la misma línea, a partir del centro de la

hoja hacia la derecha.

(entre 7 y 11 espacios)

Estilos de Puntuación

en el Encabezado

Ahora bien, no importando el Estilo de Memorando que se utilice,

existen una serie de normas con relación al espaciado, las cuales

deben respetarse:

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No son más que aquellos documentos donde se certifica o declara mediante firma, el haber recibido algo, ya sean una correspondencia, dinero, cheques, paquetes, etc. Forman parte de las documentaciones históricas de las organizaciones, y deben ser conservados en archivo durante el tiempo correspondiente a su tipo, ya que posteriormente, su utilización podría ser necesaria como referencia o confirmación.

Estos pueden ser elaborados a manera de formularios donde se especifiquen las características principales de lo entregado; en forma de un listado, cuando se entregarán a varias personas copias de una misma especie o; en el caso de una correspondencia, basta con una copia de la misma; en todos los casos deben ser firmadas y fechadas por la persona que la recibe.

Siempre apague su celular antes de entrar a una reunión; en caso de estar esperando una llamada importante

colóquelo en vibración.

Si debe pasar una nota a alguien que está lejos de usted; solicite a quien esté a su lado que le ayude a hacerla

llegar hasta donde usted desea; no se le cruce por delante ya que podría interrumpir lo que éste esté haciendo

o provocar algún accidente. Si está a una persona de distancia, pase la nota por detrás de ésta.

Al momento de retirar materiales, o si los servicios de comida y bebida, durante los recesos son para autoser-

vicio, respete el orden de llegada y colóquese en el lugar que le correspondería.

Los secretos son de mal gusto, durante el desarrollo de una reunión, trate de evitarlos.

Curso-Taller

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En ciertas ocasiones,

pareciera que a algunas

personas les resulta difícil

mantener un comportamien-

to adecuado durante el

desarrollo de alguna

actividad. Es común ver

como personas adultas y

profesionales incidentan con

su comportamiento, muchas

veces sin querer y hasta sin

darse cuenta, el desarrollo

normal de un evento.

Antes, las personas, adecuábamos nuestro

comportamiento al ambiente y lugar en el que nos

encontrábamos; hoy, pareciera que queremos que ese

lugar y ese ambiente se adapten a nosotros, lo que nos

lleva a crear situaciones incómodas para los demás.

Cuando estemos departiendo en cualquier tipo de reunión, tengamos presente las características de la misma y ponderemos mentalmente cuál sería el comportamiento adecuado que debemos exhibir en esa situación. Mantener el orden demuestra respeto, no sólo hacia los

demás participantes, sino también, por nosotros mismos.

Se conoce como Espacio Personal el área que se extiende a unos 80 ó 100 centímetros desde el cuerpo de cada persona. Es el espacio limitado tan sólo a los más cercanos, y en el cual el acceso no autorizado, por parte de extraños, constituye una invasión.

Por experiencia sabemos que,

cuando nos invaden nuestro espacio personal, podemos sufrir un

alto grado de incomodidad que se manifiesta en nerviosismo,

irritación, temor; y, cuando esto sucede, la tendencia natural del

ser humano (su instinto de protección), le lleva a dar un paso hacia

atrás, buscando su zona de confort.

En nuestras relaciones profesionales, este espacio debe ser cuidadosamente manejado para no transmitir la imagen incorrecta:

Cuando nos acercamos mucho a una persona, estamos invadiendo su espacio personal y transmitimos una imagen de intimidad (amistad, confianza, cariño, amor); Si por el contrario, ampliamos ese espa-cio más de 80 ó 100 centímetros; nos esta-mos distanciando de

nuestro interlocutor (desconfianza, recelo, suspicacia).

En ambos casos, estamos transmitiendo una imagen profesional negativa, la cual puede afectar el buen desenvolvimiento de nuestras relaciones de negocios. No importando el tiempo de relación que tengamos con un cliente, colega o superior; debemos mantener nuestro espacio

personal y proteger el de él. Eso transmitirá una imagen mucho más profesional. Existen algunos lugares donde la invasión del espacio personal es permitida (conchos, autobuses, actividades multitudinarias, filas,

en elevadores; en fin, siempre que la capacidad de un espacio sea menor que la cantidad de gente que lo ocupe; pero, en ning uno de estos casos, está permitido un contacto tan íntimo que llegue a molestar a alguien más.

Recuerde que en todos los casos, nuestra aproximación hacia el otro deberá estar basada en la consideración y el respeto.

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Las Tabletas son una especie de computador portátil en el cual convergen las características principales, de funcionalidad y estilo, de un teléfono inteligente, un PDA y una Laptop; al cual se le ha integrado una pantalla de control táctil que puede ser activada con el uso de los dedos, una pluma o incluso, un mini-TrackBall. Su uso está más orientado hacia la multimedia y la navegación en la red (consulta de páginas electrónicas, reproducción de música, vídeos y películas, lectura de documentos, cámara fotográfica, teléfono, y juegos), que hacia el procesamiento profesional de documentos. Sus principales desventajas continúan siendo sus costos y la lentitud en la realización de algunos procesos; a pesar de esto, son cómodas de transportar y fáciles utilizar; ligeras; adecuadas para la creación de dibujos y edición de imágenes, entre otras actividades.

LAS TABLES

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Hasta el comunicador más experimentado, en algún momento, siente una cierta aprensión cuando se para frente a una audiencia. En muchos casos esta sensación podría durar apenas escasos segundos; pero existen personas, en las que el miedo escénico se ha convertido en un verdadero problema profesional. Lo primero que debemos entender es que es inevitable sentir una cierta inseguridad cuando vamos a realizar algo importante, o por primera vez. Generalmente, esta sensación la controlamos con una dosis e x t ra d e s eg ur i da d q ue n o s auto-proporcionamos a l repasar mentalmente la situación (el evento del cual se trate, nuestro nivel de preparación sobre el tema, la audiencia a la que nos enfrentamos, etc.) y darnos cuenta de que e s t a m o s p r e p a r a d o s y h a s t a acostumbrados a enfrentarla.

Son muy escasos los puestos administrativos que, en determinado momento, no requieran de hacer presentaciones ya sea de informes, productos, situacionales o motivacionales; por lo que esperamos que los siguientes consejos les ayuden a alcanzar el éxito en estas actividades.

Para realizar presentaciones exitosas es importante tener en consideración tres aspectos

importantes: 1) el dejarse dominar por los nervios; 2) no captar adecuadamente el nivel de

interés de su audiencia; 3) no tener claramente estructurada su presentación.

1-a) Como dijimos anteriormente, las sensaciones de nerviosismo e inseguridad se presentan, regularmente, cuando nos enfrentamos a situaciones nuevas. 1a-1) Primero que nada, trabaje en la presentación introductoria: ésta deber ser bien organizada y ensayada. 1a-2) Antes de iniciar la Presentación realice ejercicios de respiración (inhale por la nariz – exhale por la boca) que le permitan controlar su ritmo cardíaco; 1a-3) una vez que empiece la presentación, identifique puntos en blanco que le permitan

descansar la mirada y tomar control de su actuación.

2-a) Conozca su audiencia. Llegue temprano y tómese unos minutos para estudiar a los

participantes e identifique el grado de interés de cada uno de ellos; eso le permitirá

calibrar la dosis de motivación que necesitará durante la realización de su presentación y

readecuarla según lo requiera.

3-a) El saber de antemano a quién va dirigida nuestra presentación nos permite estructurarla de manera adecuada con el fin de lograr una mayor receptividad, por parte del público:

3a-1) El inicio de una presentación es tan importante como el desarrollo de su contenido; en esa parte es cuando el público, generalmente, decide si el presentador merece su atención; por lo tanto este inicio debe ser enérgico y seguro. 3a-2) Demuestre empatía. Permita que el público se identifique con lo que está exponiendo; para lograr esto debe realizar una presentación claramente orientada al objetivo perseguido por estos. 3a-3) Cree presentaciones de alto impacto. Dependiendo del tiempo del cual disponga y de la distribución de su espacio; añada música, incluya vídeos, realice mesas de trabajo; incluso el material impreso debe ser realizado con gran calidad. 3a-4) Las diapositivas son un excelente refuerzo audiovisual; pero debe saber utilizarlas. Una idea bien concebida se puede transmitir igual o mejor en cinco diapositivas que en veinte, el éxito está en saber expresarla. No abuse de los efectos de animación ya que los mismos, en vez de impactar, podrían distraer al interlocutor; lo mismo podría suceder con los contrastes de colores; la utilización de gráficos e imágenes y los efectos de sonido, textos y formas. 3a-5) Acabe con las ideas preconcebidas. En algunos casos los participantes, llegan a una actividad con una serie de ideas erróneas o desactualizadas sobre el tema que se va a tratar, las cuales tienen como válidas y están dispuestos a defender; no tema romper con esos errores; presente las ideas correctas y los conceptos actualizados, esto le permitirá a su auditorio conocer nuevas tendencias y reforzar sus conocimientos con los conceptos correctos, y les ganará su respecto y credibilidad.

Esperamos que puedan poner en práctica estos consejos y que los mismos les ayuden a realizar presentaciones exitosas.

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PASO N°4. ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

Una parte importante del proceso de administración de Documentos está en vigilar el cumplimiento de su ciclo de vida; dentro del cual se incluye la fase de eliminación.

Llegará un momento en que tengamos que ponderar nuestra necesidad de espacio y la adecuación de la permanencia de un documento en nuestros archivos; para estos casos podemos habilitar almacenes externos donde, utilizando el mismo método que en los vigentes, creemos almacenes de datos a los que se pueda acceder sin contratiempo, siempre que sea necesario. Para este caso se han constituido en una buena opción los Almacenes en las Nubes o Cloud Computing.

Como vemos, la Organización de los Documentos no tiene porqué ser una tarea traumática, ya que si se establece esta estructuración desde el principio, todo el proceso se realizará de manera eficiente y sin contratiempos.

No hay nada peor que tratar de poner orden a un desorden. Créanme lo sé por experiencia propia. Generalmente, cuando empezamos a utilizar un computador para la administración (creación-almacenamiento-distribución-eliminación) de nuestras informaciones y documentos, en lo que menos pensamos es en organizarnos y creemos que en verdad estamos a salvo con tan sólo dar un clic a “guardar-guardar como”; pero no es así. Aunque guardemos nuestros documentos en las carpetas predeterminas por el procesador de textos (mis documentos-imágenes-música-disco local, etc.) y que los mismos, a su vez, puedan ser ordenados por fecha de realización, nombre o tipo de documento; esto no nos garantiza que podamos encontrarlo rápidamente al momento de necesitarlos. En estos casos, lo más conveniente es, desde un principio, crear un Sistema de Administración de Documentos que nos permita mantener nuestros archivos organizados y sobre todo, fácilmente localizables. Crear un Sistema de Administración de Documentos, no tiene por qué ser una tarea complicada ya que, todos los Gestores Ofimáticos que podemos encontrar en el mercado, proporcionan programas que facilitan esta tarea. En este caso, como es uno de los más populares, utilizaremos como ejemplo el Microsoft Office ya que es una plataforma que ofrece diversos programas operativos de fácil utilización para la creación de Sistemas de Administración de Documentos.

PASO N°1. CREACIÓN DE UN DATA WAREHOSE (ALMACÉN DE DATOS)

Regularmente, guardamos nuestros Archivos en Mis Documentos, opción que nos permite organizarlos automáticamente por diferentes categorías; ahora, si queremos organizarlos de tal forma que su acceso sea mucho más fácil y rápido; entonces, las Carpetas de Documentos son las más adecuadas. Éstas son creadas según las vamos necesitando; pero debemos tener en consideración que los datos que en ellas se guardan son de naturaleza transaccional e histórica, por lo que serán necesarios para sustentar los procesos administrativos, productivos y de negocios de nuestras organizaciones; por lo que su estructura debe garantizar un fácil manejo para su uso diario y continuo. Un Data Warehouse es un conjunto de datos orientados hacia una materia, que varían con el tiempo y que no son transitorios, los cuales apoyan el proceso de toma de decisiones de una organización.

PASO N°2. CREACIÓN DE UNA BASES DE DATOS

Partiendo de las informaciones almacenadas en nuestro Data Warehouse, necesitamos un medio que nos proporcione un acceso dinámico a las mismas, y este lo constituyen las Bases de Datos. Una Base de Datos, es el conjunto de informaciones almacenadas en un soporte legible para el computador, organizadas en registros y campos; que permite que éstas sean administradas adecuadamente. Estas pueden ser Referenciales o Documentales. En estos Casos las más convenientes son las Bases de Datos Documentales, ya que uno de los fines de la Administración de Documentos es tener un acceso rápido a los documentos originales almacenados en nuestras Carpetas; lo cual se logra con este tipo de Base de Datos.

PASO N°3. GESTORES DE BASES DE DATOS

Sin lugar a dudas, Excel, es el Gestor de Bases de Datos más utilizado por las Organizaciones a nivel mundial; pero ACCESS 2007, es también una opción a ponderar, ya que posee múltiples ventajas entre las que podemos mencionar: su facilidad de uso, capacidad de almacenamiento, fácil método de consulta, posee un generador de informes, permite trabajar con datos almacenados en otros programas y permite exportar datos de manera sencilla.

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