OBJETIVOS DE LA CLASE:

Conocer los conceptos de eficiencia y eficacia.Explicar las razones que llevan a una empresa a emprender cambios organizacionales.Explicar las etapas de la metodología de los estudios de mejoramiento administrativo /Valorar la importancia del conocimiento de la metodología para realizar procesos de cambio organizacional.

P.C.

ORGANIZACION SISTEMA ABIERTOORGANIZACION FORMA ES EL MEDIO A TRAVES DEL CUAL LAS ORGANIZACIONES BUSCAN CUMPLIR SUS OBJETIVOS

EFICACIA FORMA EN LA CUAL LAS ORGANIZACIONES CUMPLEN SUS OBJETIVOS DE BRINDAR UN SERVICO O PRODUCTO

HACER LAS COSAS BUENAS

EFICIENCIA GREADO EN QUE LA ORGANIZACION MAXIMIZA SUS FINES CON EL EMPELO MINIMO DE RECURSOS.

SIN DESATENDER LA EFICACIAHACER LAS COSAS BIEN

FINALIDAD DE OYS CONTRIBUIR CON EL CUMPLIMIENTO EFICIENTE DE LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA.

P.C.

Estructuras no adecuadas al crecimiento Quejas de clientes Problemas en la planificación del trabajo Sobrecarga de trabajo Atrasos en las tareas Costos elevados Necesidades de actualización tecnológica Errores frecuentes en la ejecución de operaciones Procedimientos complicados, lentos. Falla de controles internos

Secuencia cronológica pero

no estricta

Respuestas dan a conocer

origen del estudio yobjetivo primario

Otras definiciones necesarias: EXTENSIÓN DEL TRABAJO: hasta donde desea la empresa aplicar la

metodología (informe final/diagnóstico/implantación)

Áreas de la estructura y procedimientos que serán estudiados.

Otras definiciones necesarias: LIMITACIONES A TENER EN CUENTA: políticas, legales, financieras. RELACIONES CONSULTOR - EMPRESA: comunicación del estudio a

realizar y su finalidad al personal involucrado

designación de la persona de la empresa que oficiará de nexo con el consultor

aceptar el libre acceso a la documentación que se requiera vinculada al estudio

acordar no modificar la realidad a estudiar hasta que no se concluya el trabajo

PREPARACION DEL ESTUDIO2. EXAMEN PRELIMINAR:

Sirve para:• Conocer la realidad y verificar situaciones que originaron el estudio• Establecer en forma primaria la naturaleza del problema y su magnitud• Obtener información de planificación y organización del trabajo• Establecer moral de trabajo y compromiso de jefes de línea y personal• Retroalimentarse para confirmar, ajustar o modificar objetivo primario

Se realiza a través de entrevistas con personal responsable del área objeto de estudio

Solicitar documentación general de la empresaNormas y reglamentos vigentesOrganigramaManual de procedimientoEstadísticas existentes

PREPARACION DEL ESTUDIO3. PLANIFICACION DEL TRABAJO:

Determinar:Actividades a realizar, su secuencia y tiempo que insumeProductos a obtener en cada etapaMétodos a utilizar RRHH, materiales y financieras

PRESUPUESTAR EL TRABAJO Y

DETERMINAR EL TIEMPO QUE INSUMIRIA

EL TRABAJO

Se realiza propuesta de trabajo que se eleva para aprobación

RELEVAMIENTO DE INFORMACION

2. ERRORES COMUNES AL RELEVAR

3. RELACIONAMIENTO CON EL PERSONAL

Aceptar expresiones indefinidas Respetar la vía jerárquica, dirigirse primero al la jerarquía

No cotejar y verificar la validez de los datos que se obtiene

Comprobar que el entrevistado conoce objetivo del estudio en caso contrario explicarlo

No sistematizar información obtenida Coordinar momento de la entrevista, buscar no interferir con el trabajo o vida personal

Falta de equilibrio en cantidad de información relevada

Escuchar al entrevistado, no emitir opinión, criticar o adelantar soluciones

Otorgar a la entrevista privacidad necesaria

Cuidar lenguaje para obtener sintonía

RELEVAMIENTO DE INFORMACION

RELEVAMIENTO DE INFORMACION

4. METODOS PARA EL RELEVAMIENTO

RELEVAMIENTO DE INFORMACION4. METODOS PARA EL RELEVAMIENTO

CUAL ES EL MAS ADECUADO

RELEVAMIENTO DE INFORMACIONVALIDACION Y SISTEMATIZACION DE

INFORMACION RELEVADA

DIAGNOSTICO DE LA SITUACION ACTUAL

Mostrar los problemas que presenta la organizacion en relacion al objeto de estudio

SERRealidad

actual

DEBER SEREstado

deseadoDIAGNOSTICO

Relevamiento de información Modernización administrativaTeoría de la organización formal

Se presenta a Dirección para su aprobaciónPermite acordar sobre una misma visión de la realidad, para no crear soluciones a problemas que no son detectados como tales por la organización

DISEÑO DE SOLUCIONES

Etapa creativa Creación de soluciones a problemas detectados Tener en cuenta que soluciones adoptadas con

anterioridad pueden no adaptarse a circunstancias actuales o soluciones aplicadas en una organización pueden no aplicarse a otra

Lineamientos generales deben ser aprobados por la Dirección

Aprobado el modelo general se diseña la solución detallada {confección de manuales, cursogramas,etc)

INFORME FINAL

Al finalizar se presenta informe que sintetiza el estudio en su totalidad

Contiene: Introducción {origen y propósito del trabajo} Diagnostico de situación actual Diseño de soluciones Programación de implantación Conclusiones Anexos

IMPLANTACIONPuesta en practica de las recomendaciones

PROGRAMACION: actividades a desarrollar durante la

implantación, tiempos, responsables.

PREPARACION: tareas preparatorias, incorporación de

equipos, muebles, útiles, impresión de formularios,

selección y capacitación de personal, etc.

PUESTA EN PRACTICA: inicio de la implantación

EVALUACION DE RESULTADOS: seguimiento de los

cambios hasta su funcionamiento satisfactorio por un

tiempo prudencial, se comparan resultados obtenidos

con los objetivos esperados.