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NORMAS y SISTEMAS PARA ARCHIVOS y MUSEOS

Belarmina Benítez de VendrellPosadas, Misiones (AR), 2005

Contenidos

• NormalizaciónNormalización

• Sistemas integrados para archivos y Sistemas integrados para archivos y museosmuseos

• Proyectando el sistema de archivoProyectando el sistema de archivo

Normalización

?¿Qué s ignifica Normaliza r un archivo- Atenerse a un REGLAMENTO o Atenerse a un REGLAMENTO o

, pa trón cuya fina lidad es la, pa trón cuya fina lidad es la, uniformización s implificación y, uniformización s implificación y

[ coordinación de e lementos conjunto [ coordinación de e lementos conjunto , ] de fenómenos s ituaciones u obje tos , ] de fenómenos s ituaciones u obje tos

( : , Glosario sobre Organización y Representación del Conocimiento Clas ificación( : , Glosario sobre Organización y Representación del Conocimiento Clas ificación / . . Indización y Terminología M Barité / . . Indización y Terminología M Barité : , , 1997)Montevideo CSIC EUBCA: , , 1997)Montevideo CSIC EUBCA

Normalización

• Organización de la informaciónOrganización de la información – Representación de la información (catalogación, Representación de la información (catalogación,

clasificación, indización, resúmenes, etc.)clasificación, indización, resúmenes, etc.) – Formatos de almacenamientoFormatos de almacenamiento

• TelecomunicacionesTelecomunicaciones – protocolos de informaciónprotocolos de información

• TecnologíaTecnología (equipamiento informático) (equipamiento informático)• ProgramasProgramas

– implementación de bases de datosimplementación de bases de datos – implementación de serviciosimplementación de servicios

Normalización

Ventajas: Ventajas:

• Intercambio de información Intercambio de información • Reducción de costos y de tiempos Reducción de costos y de tiempos

• Manejo del gran volumen de Manejo del gran volumen de información información

• Servicios a gran cantidad de usuariosServicios a gran cantidad de usuarios

NormalizaciónOrganismos especializados generadores de normativas de validez y Organismos especializados generadores de normativas de validez y

uso internacionaluso internacional • International Standard Organization (ISO) International Standard Organization (ISO) • International Federation of Library Association (IFLA)International Federation of Library Association (IFLA)• Comité de Información y Documentación (CIDOC) Comité de Información y Documentación (CIDOC) • Computer Interchange of Museum Information (CIMI)Computer Interchange of Museum Information (CIMI)

+ Los acuerdos y actualizaciones que generan los grupos de + Los acuerdos y actualizaciones que generan los grupos de trabajo que funcionan en asociaciones internacionales como el : trabajo que funcionan en asociaciones internacionales como el : ICOM ICOM (INTERNATIONAL COUNCIL OF MUSEUMS)(INTERNATIONAL COUNCIL OF MUSEUMS)

+ Los grandes Archivos y Museos con propuestas de normalización + Los grandes Archivos y Museos con propuestas de normalización y de tecnologías de la información: National Archives of Canada, y de tecnologías de la información: National Archives of Canada, Fundación Getty y otrosFundación Getty y otros

NormalizaciónNormas para archivos

• ISAAR (CPF).ISAAR (CPF). Norma Internacional sobre Norma Internacional sobre los encabezamientos archivísticos los encabezamientos archivísticos autorizados, relativos a entidades, autorizados, relativos a entidades, personas y familias.personas y familias.

• EstructuraEstructura::

– Área de control de autoridadÁrea de control de autoridad– Área de información. Área de información. – Área de notasÁrea de notas

NormalizaciónNormas para archivos

ISAD (G).ISAD (G). Norma Internacional de Norma Internacional de Descripción Archivística (General)Descripción Archivística (General)

Estructura:Estructura:3.3. Área de identificación Área de identificación 4.4. Área de contextoÁrea de contexto5.5. Área de contenido y estructuraÁrea de contenido y estructura6.6. Área de acceso y utilizaciónÁrea de acceso y utilización7.7. Área de documentación asociada Área de documentación asociada 8.8. Área de notasÁrea de notas

NormalizaciónNormas para museos

SPECTRUMSPECTRUM. . The UK Documentation Standard The UK Documentation Standard Lineamientos para documentar los objetos, y los procesos que Lineamientos para documentar los objetos, y los procesos que

ellos experimentan establecidos por la comunidad museística. ellos experimentan establecidos por la comunidad museística. Elaborada por la Comisión de Museos y Galerías del Reino Unido.Elaborada por la Comisión de Museos y Galerías del Reino Unido.

• MANUAL DE CATALOGAÇAOMANUAL DE CATALOGAÇAO: pintura, escultura, desenho, gravura / Helena Dodd Ferrez, Maria Elizabete Santos Peixoto, comp.. 2. ed., revista. Río de Janeiro: Museo Nacional de Bellas Artes, 1995Su objetivo es dar un tratamiento uniforme a las obras que Su objetivo es dar un tratamiento uniforme a las obras que componen el acervo del Museo, a través del establecimiento de componen el acervo del Museo, a través del establecimiento de normas en la entrada de datos. normas en la entrada de datos.

Sistemas integrados de información

Entendemos por sistema integrado Entendemos por sistema integrado de información a aquel que permite de información a aquel que permite gestionar, como un todo, las distintas gestionar, como un todo, las distintas áreas de una unidad de información: áreas de una unidad de información:

• Adquisición Adquisición • Procesamiento Procesamiento (Catalogación, clasificación, (Catalogación, clasificación, indización)indización)

• Préstamo Préstamo • ConsultasConsultas• Etc.Etc.

Sistemas integrados de información

ALBALAALBALA (Para archivos) (Para archivos)

ARTIFACT ARTIFACT (Para Museos)(Para Museos)

OOTROSTROS (Archivo 3000, Admuse, IADOC-Archivo, (Archivo 3000, Admuse, IADOC-Archivo, ArchiDOC, ArchiGES, DIGIMUS, etc.)ArchiDOC, ArchiGES, DIGIMUS, etc.)

Proyectando mi sistema de archivo

• SAMX SAMX (Sistema de Archivo del Museo X) (Sistema de Archivo del Museo X) ¿Qué es esto?¿Qué es esto?

• El SAMX normaliza, a través de la gestión El SAMX normaliza, a través de la gestión archivística, toda la documentación archivística, toda la documentación producida y recibida por cada una de las producida y recibida por cada una de las dependencias del Museo. En él se realizan dependencias del Museo. En él se realizan los procesos de:los procesos de:

de la información.de la información.

• ProducciónProducción• RecepciónRecepción• Identif icaciónIdentif icación

• Clasif icaciónClasif icación• ConsultaConsulta• Distr ibuciónDistr ibución


1.1. ¿Cuál es la Misión del SAMX?¿Cuál es la Misión del SAMX?– El SAMX velará por la conservación, la El SAMX velará por la conservación, la

consulta y la protección del acervo consulta y la protección del acervo documental del Museo, mediante la documental del Museo, mediante la administración eficiente y eficaz de los administración eficiente y eficaz de los sistemas de información para el apoyo a las sistemas de información para el apoyo a las labores administrativas, de difusión y de labores administrativas, de difusión y de investigación, tanto internas como externas.investigación, tanto internas como externas.


1.1. Cuál es la Visión del SAMX?Cuál es la Visión del SAMX?

• Ser líder en el manejo de sistemas integrados Ser líder en el manejo de sistemas integrados de archivos, como fuente de preservación del de archivos, como fuente de preservación del patrimonio documental, en el ámbito de la patrimonio documental, en el ámbito de la Provincia de Misiones. Provincia de Misiones.


1.1. ¿Qué objetivo persigue el SAMX?¿Qué objetivo persigue el SAMX?• El SAMX pretende desarrollar y utilizar El SAMX pretende desarrollar y utilizar

políticas de gestión y técnicas normalizadas políticas de gestión y técnicas normalizadas para la/el:para la/el:

de la información.de la información.

• Producción Producción • RecuperaciónRecuperación• SeguimientoSeguimiento

• OrganizaciónOrganización• ConservaciónConservación• Consulta y UsoConsulta y Uso


1.1. ¿Quiénes son los usuarios del SAMX?¿Quiénes son los usuarios del SAMX?

– Personal de la instituciónPersonal de la institución– EstudiantesEstudiantes– InvestigadoresInvestigadores– Personal externoPersonal externo


1.1. ¿Qué servicios brinda el SAMX?¿Qué servicios brinda el SAMX?

– Consultas y préstamos in situConsultas y préstamos in situ– Consultas por correo electrónicoConsultas por correo electrónico– Orientación a usuarios sobre procesos, Orientación a usuarios sobre procesos,

servicios y medios de accesoservicios y medios de acceso


Con las respuestas en la mano....Con las respuestas en la mano....

Manos a la obraManos a la obra

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