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MAYA NATURAL, S.A. CÉDULA: P-03 1/2AUDITORÍA OPERACIONAL Hecho por: BJ Fecha:CICLO DE CONVERSIÓN Revisado FM Fecha:PROGRAMA GENERAL DE LA FASE IIIIDENTIFICACIÓN Y SELECCIÓN DE LASÁREAS CRITICAS O DÉBILESAL 31 DE DICIEMBRE 2008

TIEMPO TOTAL PREVISTO: 100 horas FECHA DE INICIO: 13/01/09OBJETIVOS Y PROCEDIMIENTOS REF.P/T EJERCIDO POR TIEMPO

1 OBJETIVO DE LA FASE IIIIdentificar las áreas débiles o críticas, mediante laevaluación del control interno operacional, obteniendoevidencias sobre su efectividad, y seleccionar las másimportantes.

2 PROCEDIMIENTOS1 Evalúe el ambiente y estructura del control interno en

vigencia a través de gráficos de flujo deprocedimientos y realice el siguiente trabajo:a. Componentes del ciclo de conversión.b. Realice una comparación de los objetivos decontrol de la empresa.c. Realice una descripción de los principalesprocedimientos y documentación, responsables,distribución y comentarios efectuados.d. Determine si existen áreas consideradas críticas.

4 Para las transacciones realice el siguiente trabajo:a. Verifique el correcto registro en los kardex de laproducción y oportunidad en el registro.b. Analice la documentación enviada a contabilidad.c. Compruebe que todo lo empacado se hayaentregado realmente.d. Evalúe los inventarios físicos en el área deProducción, Farmacia y Drogueríae.Determine los procedimientos de compra dematerias primas insumos y material de empaquef.Revise el procedimiento de ingreso y egreso demateria prima a bodegas

g.Evalúe la emisión de ordenes de empaque y másterde producciónh.Análisis de materia prima, producto terminado ydurante el proceso.i. Proceso de cálculo de ordenes de empaque ymáster de producción

.6 Para la revisión del Activo fijo efectúe:

a. Identifique los principales activos de laempresab. Proceso de compra de activos fijosc. Que sean amparados por la respectivacompra.d. Verifique la custodia de los activos fijose. Quien autoriza la adquisición y bajas de losactivos.

CÉDULA: P-03 1/21/13/2009

20/01/2009

SHOPPER, S.A.AUDITORÍA OPERACIONALSECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROSPROGRAMA GENERAL DE LA FASE RECEPCION E IDENTIFICACION DE PRODUCTOSAL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDADRECEPCION E IDENTIFICACION DE PRODUCTOS

a. Debe disponer de una relación de los pedidos esperados, en función de los plazos de entrega.

b. Recibe los envíos de proveedores con el albarán de entrega del transportista.

e. Ordena la descarga de los productos.

h. Cursa rápida información de la llegada de productos esperados a compras.

La recepción es la encargada de admitir los pedidos demandados y debe efectuar las siguientes operaciones:

c. El receptor comprueba la correspondencia entre los datos de los documentos de llegada y las ordenes de pedidos.

d. Cuando existen coincidencias entre ambos documentos le asigna un número de entrada provisional, en caso contrario, le asigna un número de entrada de productos no identificados e informa a compras para que se resuelva el conflicto creado.

f. Cuenta los artículos descargados y verifica que no existan daños externos cuando estos se producen, comunican los daños al responsable de compras de forma que este realice la reclamación oportuna.

g. Anota los desperfectos encontrados, en el albarán del transportista, y acepta los productos salvo posterior examen.

i. La identificación tiene como misión realizar una inspección general de los artículos recibidos, para ello debe acometer las siguientes tareas.

j. Desembolsa y da fe de que se ha recibido lo que se solicitaba o esperaba, en lo que hace referencia al tipo de tamaño, cantidad de producto.

k. Comprueba que lo recibido coincide con lo relacionado en el albarán de entrega. --Pone los materiales y productos a disposición del departamento de control de calidad para su verificación si así se ha ordenado.

l. Recibe la parte de verificación de los artículos del departamento de control de calidad y si procede, da entrada definitiva a los mismos.

1. numero de pedidos

2. cantidad entregada

3. descripción del artículo entregado

4. nombre del proveedor

5. unidad de medida

7. nombre y firma del empleado que recibe la mercancía

l. Recibe la parte de verificación de los artículos del departamento de control de calidad y si procede, da entrada definitiva a los mismos.

m. Envía los datos de identificación a compras y contabilidad con su anomalías para que reclamen faltas, gestionen devoluciones por exceso etc. y proceden a dar de altas dichas de entradas y autorizar el pago.

n. Informa a quien llevo a cabo la orden del pedido o al departamento de distribución física que el producto está a su disposición.

o. Entrega el producto a los responsables del transporte interno para que lo coloquen en el lugar correspondiente dentro del almacén o lo traslade al solicitante en el caso de haberse estipulado con él.

p. Da de alta a la mercancía y el stock y en que parte del almacén se encontraba ubicado. Una de las misiones más importantes de recepción e identificación es la de descubrir todos los errores de una transacción (faltas daños equivocación de artículos, etc.) Porque de hacerse más tarde sería muy perjudicial. El registro de entrada de un artículo es el único documento que corrobora lo que se ha recibido. Sirve por lo tanto para pagar facturas negociar la continuidad del pedido y para cerrarlo. Por consiguiente la ejecución de estas funciones debe ser muy cuidadosa. Los registros de entrada controlan además el cumplimiento de los plazos de entrega rechazos y ruptura por parte de los proveedores.

Con una recepción apoyada en un sistema informático en tiempo real, el tiempo de realización de todo el proceso será corto. Es importante que el departamento de compras exija al departamento de almacén que las mercancías y artículos entregados por parte de los proveedores sean precisamente los solicitados en el pedido y de que no existan variaciones. Por esta razón se debe disponer de hojas de control para la recepción de productos conteniendo la siguiente información:

6. observaciones (en ellos se indica si hubo faltas desperfectos, mermas o alguna otra variación en las entradas)

CÉDULA: Hecho por: Fecha:Revisado Fecha:

RESPONSABLE PROCESO

Encargado de Almacen


Encargado de Almacen /

Transportista


Encargado de Almacen / Compras


Transportista



Transportista




Encargado de Almacen / Control

de Calidad

Control de Calidad / Encargado de

Almacen

Control de Calidad / Encargado de

Almacen

Encargado de Almacen / Compras /

Contabilidad


Produccion / Otros departamentos


Personal de Almacen / Otros departamentos


Contabilidad


Contabilidad

SHOPPER, S.A.AUDITORÍA OPERACIONALDEPARTAMENTO DE COMPRASPROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCESO DE COMPRAS DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOSAL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDADPROCESO DE COMPRAS DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS

1. Se recibe la solicitud de compra GC-SC, impreso por el departamento solicitante, el cual deberá contener cantidades y descripción del producto bien definido, precio estimado del valor del bien o servicio, y justificación de su compra o adquisición, deberá estar debidamente firmado y sellado por la persona solicitante y el Jefe del departamento solicitante.

2. Una vez recibida la solicitud por la Secretaria del departamento, esta le asignara un número correlativo y lo ingresara al libro de Solicitudes de Compra, luego el documento pasara a manos del Jefe del Departamento de Compras.

3. El jefe del Departamento revisara que cada solicitud de compras sea necesaria, y se debe categorizar según el origen de la necesidad:

Compras especiales. Las compras especiales tienen lugar cuando hay que adquirir bienes de uso (ordenador, máquina, mobiliario, vehículos…); es decir, no compramos materiales para transformar o artículos para la venta.

Compras anticipadas. Estas compras se realizan antes de que surja la necesidad, que tendrá lugar a medio o largo plazo.

Compras rutinarias. Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía para atender las necesidades del “día a día”.

Compras de urgencia. Estas compras no suelen ser de gran volumen y generalmente se realizan para cubrir necesidades urgentes. Otras veces, la compra de urgencia es una solución estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, cuando la empresa tiene que mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Luego de Revisarla procederá a autorizarla, firmando y Sellando debidamente y el documento pasa a la Sección de Presupuesto.

4. El encargado de Presupuesto analizara si la compra se encuentra dentro del presupuesto general de la Empresa, le asignara el número de partida afectada con la compra y adjuntara al mismo la papelería que considere necesaria, quien luego de su análisis, firmara y sellara de conformidad de que la compra puede realizarse y el documento será entregado nuevamente al departamento de Compras.

5. El documento pasa a la Sección de Cotizaciones, donde se procederá a solicitar cotizaciones, mediante el formato GC-SCT el / los productos a tres distintas compañías locales proveedoras, para investigar el precio real del bien o servicio, dando importancia no solo a su menor desembolso de dinero sino que también a la calidad del bien o servicio.

12. Se procederá al trámite de pago pactado con el proveedor, los cuales pueden ser: Totalmente Anticipado.

Al Crédito.

6. El mismo documento pasa a la sección de Importaciones, quien analizara si la compra puede hacerse mediante esa modalidad y procederá a solicitar cotizaciones, mediante el formato GC-SCT el / los productos a dos distintas compañías proveedoras del extranjero y cotizara también el precio de la importación sea vía Aérea, Terrestre o Marítima.

7. Al obtener las cotizaciones solicitadas se define al proveedor, que cumpla con las cuatro premisas establecidas: Disponibilidad, Calidad, Precio y Servicio, se realizara una segunda negociación y se definirá el tiempo, modalidad de importación o envió y forma de pago.

8. El documento con su expediente completo pasa a Administración quien autoriza el desembolso del dinero y se devuelve al departamento de compras.

9. En el Departamento de Compras se elabora la orden de compra GC-OC, en la cual se plasmaran las condiciones pactadas por el proveedor, en moneda nacional o el equivalente del valor en Dólares Americanos según la tasa de cambio actual del Banco de Guatemala y se notifica al proveedor elegido que se le ha adjudicado la compra.

10. La Orden de Compra se envía vía electrónica o fax. Si la compra es de un bien se envía una copia al Departamento de Almacén y Suministros, para que esté enterada del producto a ingresar, cantidades, fecha y lugar de ingreso. Si la compra es de un servicio se envía una copia al Departamento solicitante del servicio, para que esté enterado de la fecha de realización del servicio y el personal encargado de hacerla.

11. Recepción de la Factura: Se exigirá al proveedor dos copias de la factura para que quede constancia en todo momento de los detalles de la compra, una para el departamento financiero y otra para el mismo departamento de compras, ya que de esa manera se tiene constancia de todos los movimientos y de los proveedores que hemos utilizado para futuras compras.

Con porcentaje de anticipo y el resto en la recepción del bien o servicio. (en el caso de importación el resto contra documentos de embarque: BL).

En el momento de la recepción del Bien o Servicio. (en el Caso de importaciones contra entrega de documentos de embarque: BL).

Forma de pago totalmente anticipada: Se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el formato GC-ST por le pago total anticipado del bien o servicio. Se envía copia de la transferencia al proveedor, para que proceda a enviar el bien o realizar el servicio.

Forma de pago con porcentaje de anticipo: se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el formato GC-ST por el porcentaje de anticipo previamente pactado con el proveedor. Se notifica al proveedor para que proceda a enviar el producto o realizar el servicio y al momento de recibirlo se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el formato GC-ST por el restante para la cancelación total del producto.

Forma de pago total contra entrega del producto: el proveedor envía el bien o realiza el servicio y después de su recepción se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el Formato GC-ST por el total del bien o servicio.

Forma de pago total contra entrega del producto: el proveedor envía el bien o realiza el servicio y después de su recepción se solicita al Departamento Financiero realice la transferencia mediante el Formato GC-ST por el total del bien o servicio.

Forma de pago al crédito: el proveedor envía el producto o realiza el servicio y la documentación se envía al Departamento Financiero para que haga los pagos o abonos según los acuerdos del tiempo negociado previamente con el proveedor.

13. Recepción: Si fuese compra de Bienes se procede a la recepción del producto adquirido, el cual será recibido por el Departamento de Almacén y Suministros, con la presencia de un personal del departamento de compras, y se debe dejar por escrito la constancia de Recepción del producto en el formulario GC-Rec, el cual será firmado por los que presenciaron la recepción, el original para el departamento de Compras, una copia en el departamento de Almacén y Suministros quien será el encargado de distribuir los bienes a los departamento que lo solicitaron y una copia al departamento Financiero quien hará la transferencia del pago. Si fuera una adquisición de un Servicio, la persona o departamento que recibió el servicio deberá llenar un formulario de Constancia de Satisfacción del Servicio GC-CSS.


RESPONSABLE PROCESO

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Jefe de Compras

Encargado de Compras / Otros Departamentos

Encargado de Compras / Jefe de

Compras

Evaluacion de la Compra

Jefe de Compras / Jefe de

Presupuesto

Jefe de Presupuesto / Jefe

de Compras

Jefe de Compras / Encargado de

Compras

Jefe de Compras

Jefe de Compras / Seccion de

Importaciones

Jefe de Compras / Administracion

Administracion / Jefe de Compras

Jefe de Compras / Almacen y

Suministros / Otros Departamentos

Jefe de Compras / Proveedor

Proveedor / Jefe de Compras / Departamento

Financiero

Departamento Financiero / Jefe

de Compras / Proveedor

Departamento Financiero / Jefe

de Compras / Proveedor

Jefe de Almacen u Otros

Departamentos solicitantes / Encargado de

Compras / Departamento

Financiero

SHOPPER, S.A.AUDITORÍA OPERACIONALSECCION DE ALMACENES Y SUMINISTROSPROGRAMA GENERAL DE LA FASE CUSTODIA Y ENTREGA DE ACTIVOS CIRCULANTES AL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDADCUSTODIA DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS

1. Almacenar de forma segura, técnica y físicamente los productos.

2. Proteger a los artículos de robos, usos no autorizados, daños y deterioros.

3. Dosificar marcar y localizar las mercancías así de que sean accesibles.

ENTREGA DE ACTIVOS CIRCULANTES Y FIJOS

1) Verificar las órdenes de compra con las facturas del proveedor.

2) Hacer el respectivo registro de la factura en el sistema.(Entrada almacén)

8) Mantener actualizado el kardex del almacén

9) Entregar inventarios semanales de acuerdo a la línea de producto

La custodia consiste en colocar y guardar los productos en el lugar apropiado dentro del almacén en espera de la orden de entrega. La entrega supone poner al material a disposición del departamento de distribución de los artículos, una vez recibida la orden, de forma rápida y sin errores, por eso el almacén tiene las siguientes responsabilidades:

3) Verificar que las mercancías estén debidamente ubicadas e identificadas en las estanterías por línea de productos y en su debido orden alfanumérico.

4) Verificar que los pedidos de las diferentes áreas estén debidamente diligenciados y sin tachones ni enmendaduras.

5) Realizar en el sistema el descargue de elementos solicitados por las diferentes áreas, con los respectivos soportes físicos. (Salidas del almacén)

6) Informar a quien corresponda, cuando el stock de algún elemento este bajo, para el proceso de compra.

7) Registrar en el sistema los elementos que se devuelvan al almacén, con los respectivos soportes. (Entrada por devolución)

10) Informar sobre los elementos que se encuentran obsoletos o dañados, para dar de baja, según lo establecido-

11) Apoyar al auxiliar del almacén en las actividades diarias.

10) Informar sobre los elementos que se encuentran obsoletos o dañados, para dar de baja, según lo establecido-

12) Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que les asigne el superior inmediato.


RESPONSABLE PROCESO

Jefe de Almacen y Personal



Jefe de Almacen / Otros

Departamentos / Compras

Otros Departamentos /

Almacen



Jefe de Almacen / Departamento de

Contraloria

Jefe de Almacen

Jefe de Almacen / Departamento de

Contraloria


SHOPPER, S.A. CÉDULA: AUDITORÍA OPERACIONAL Hecho por:SECCION DE SERVICIOS GENERALES Revisado PROGRAMA GENERAL DE LA FASE MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE ACTIVOS FIJOSAL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDAD RESPONSABLEMANTENIMIENTO CORRECTIVO DE ACTIVOS FIJOS

inicio

Compras realiza la compra del material necesario Depto de Compras

Servicios Generales

FIN

Departamento realiza solicitud de mantenimiento correctivo y manda a Servicios Generales.

Todos Departamentos /

Servicios Generales

Servicios Generales recibe Solicitud por escrito de Mantenimiento, asigna folio y envía a Técnico asignado de Mantenimiento.

Servicios Generales / Mantenimiento

El Técnico asignado de Mantenimiento realiza inspección al Departamento (Solicitante) y realiza diagnostico (listado de material para reparación) y para compras.

Mantenimiento / Departamento

Solicitante / Compras

El Técnico de Mantenimiento llena reporte del trabajo realizado y lo presenta al Jefe de Departamento que solicito el mantenimiento Correctivo.

Mantenimiento / Departamento

Solicitante

Jefe de Departamento solicitante firma de conformidad el reporte

Departamento Solicitante

El Técnico de Mantenimiento entrega reporte al Jefe de la Oficina del Departamento de Servicios Generales.

Mantenimiento / Servicios Generales

Auxiliar Administrativo de Departamento de Servicios Generales archiva reporte de mantenimiento Correctivo.

CÉDULA: Fecha:Fecha:

PROCESO

SHOPPER, S.A. CÉDULA: AUDITORÍA OPERACIONAL Hecho por:SECCION DE SERVICIOS GENERALES Revisado PROGRAMA GENERAL DE LA FASE MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE ACTIVOS FIJOSAL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDAD RESPONSABLEMANTENIMIENTO CORRECTIVO DE ACTIVOS FIJOS

inicio

Mantenimiento

Compras realiza la compra del material necesario. Depto de Compras

Mantenimiento

Jefe de Departamento

Servicios Generales

FIN

Encargado de mantenimiento y Servicios Varios revisa calendario de mantenimiento preventivo


Encargado de mantenimiento y servicios varios programa el recurso humano para atender los diferentes tipos de mantenimiento en función al calendario establecido.


El Técnico de mantenimiento realiza inspección al Departamento que corresponde según el Programa y realiza diagnostico (listado de materiales para reparación) y para el comprador.

El Técnico de Mantenimiento llena reporte del trabajo realizado y lo presenta al Jefe de Departamento que solicito el mantenimiento Preventivo.

Jefe de Departamento solicitante firma de conformidad el reporte.

El Técnico de Mantenimiento entrega reporte al Jefe de la Oficina del Departamento de Servicios Generales.


Auxiliar Administrativo de Departamento de Servicios Generales archiva reporte de mantenimiento Correctivo.

CÉDULA: Fecha:Fecha:

PROCESO

SHOPPER, S.A.AUDITORÍA OPERACIONALDEPARTAMENTO DE CONTRALORIA - SECCION INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOSPROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCEDIMIENTO DE LOS INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOSAL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO DE LOS INVENTARIOS DE ACTIVOS FIJOS

1.- Se procederá a registrar un activo fijo cuando la compañía haya comprado, construido o recibido en donación un bien. Para el registro se iniciará el trámite con la verificación del activo fijo y su conciliación con las facturas, orden de compra o cualquier documento pertinente Inmediatamente en el sistema se procederá al registro de la incorporación del bien, iniciando el proceso con la asignación del número de identificación del bien. Este número de identificación del activo deberá escribirse en el activo que se está inventariando, en un lugar visible. Si es un activo móvil, la responsabilidad será personal, y si se tratare de un activo no móvil, la responsabilidad será departamental. Todos los documentos exigidos, para la incorporación de activos fijos, servirá al contador de activos fijos para alimentar la información en el subsistema de activos fijos, luego será guardado en forma secuencial por departamento en un archivo de su responsabilidad. Adicionalmente el encargado de activos fijos, al momento de registrar contablemente el bien, deberá mediante memorando, enviar copias de la factura a la Cía. de Seguros, para el ingreso del bien dentro de la póliza correspondiente.

2.- Todos los activos fijos que se incorporaran al sistema de activo fijo, correspondiente a bienes utilizados en la operación deben ser chequeados físicamente por el área de mantenimiento, quien debe firmar un formulario de incorporación de activos fijos y enviarlo a contabilidad. En el caso de otras áreas usuarias debe ser firmado por quien verifica el estado inicial del bien.

3.- El jefe del área de mantenimiento debe solicitar al encargado de activo fijo la placa identificadora y será su responsabilidad marcar cada activo fijo incorporado a la compañía.

4.- El Área Contable debe constar con la información mínima indispensable de estos bienes, para su correcta identificación verificándose la suma de sus valores con el saldo de la cuenta control correspondiente periódicamente.

5.- Debe existir un encargado de activo fijo que mantenga actualizados los registros auxiliares de activo fijo, respecto de lo siguiente:

Incorporar todos los bienes Dar de baja los bienes Asignar la vida útil de acuerdo a las exigencias de la ley Validar mensualmente el cálculo de depreciación del ejercicio y corrección monetaria Mantener un archivo físico con los formularios de incorporaciones (adjuntando respaldo de copias o fotocopias de facturas), bajas o ventas (adjuntando copia o fotocopia de facturas de venta). Emitir los registros auxiliares mensuales y efectuar las contabilizaciones.

6.- Todas las Incorporaciones de activo fijo deben adjuntar el formulario firmado por el área de mantenimiento o del área usuaria cuando corresponda.

7.- Cada persona o departamento responsable de los activos fijos deben reportar un informe anual con los bienes de la compañía que deben ser dados de baja por encontrarse en mal estado, éste informe debe enviarse a contabilidad.

9.- Las bajas, ventas y traslados de estos bienes deben estar aprobadas por los funcionarios autorizados.

18.- Las diferencias que se encuentran como resultado de la verificación física serán:

8.- Deben elaborarse inmediatamente a su ocurrencia los diferentes movimientos de estos bienes, por las altas, bajas, traslados, enviados a reparar, ventas, etc.

10.- Todas las bajas de activo fijo deben estar documentadas y firmado por el área usuaria que valida el mal estado del bien.

11.- El costo de adición entendiéndose como tal un aumento del rendimiento, de la vida útil o de la capacidad productiva de los elementos instalados, que se traducen en un incremento del valor del bien y que son capitalizables; excluyéndose los reemplazos de partes del activo fijo y las reparaciones, los mismos que son considerados como un gasto; se contabilizará de la siguiente manera:

11.1- Al costo del activo se le sumará el valor de la adición, así como se ajustará la depreciación acumulada del activo, de acuerdo al nuevo valor adquirido por éste.

11.2.- El tiempo de depreciación del activo no variará por la adición, a no ser que se haya incrementado la vida útil del mismo, por los cambios sufridos por éste.

12.- Solamente el presidente ejecutivo o el vicepresidente de manufactura o las personas que los subroguen podrán autorizar el cambio de ubicación de un activo fijo no móvil destinado a la producción.

13.- Los gerentes, en sus respectivas áreas podrán autorizar el cambio de ubicación de un activo fijo y responsable, para lo cual comunicarán por escrito a la persona responsable del bien y/o del departamento, con copia para el encargado de activos fijos, para que registre el movimiento.

14.- El encargado de activos fijos enviará a la nueva persona o departamento responsable del bien un memorando escrito, para su firma de aceptación, el mismo que contendrá un original y una copia.

15.- El original deberá retornar al contador de activos fijos y la copia guardará la persona o el departamento responsable del bien.

16.- Con el original del memorando escrito, mediante el sistema se actualizará éste y luego se comunicará, la transferencia a la persona o departamento, que eran responsables del bien, para que lo archiven como documento de respaldo.

17.- El encargado de activos fijos deberá realizar inventarios físicos periódicos, parciales y totales, para lo cual se recomienda:

17.1.- Activos no móviles.- Los activos no móviles o que se encuentran instalados permanentemente deberán verificarse por lo menos cada tres años.

17.2.- Activos móviles.- Los activos móviles como equipo general de fábrica, muebles, enseres y otros no instalados deberían verificarse rotativa e indistintamente cada año.

18.1.- cuando el bien faltante haya estado bajo la responsabilidad personal de algún funcionario o empleado, éste deberá entregar otro bien de características similares o cubrir el valor del mismo a costo de reposición, salvo que justifique plenamente la razón del faltante.

18.2.- Cuando el faltante haya estado bajo la responsabilidad de un departamento deberá realizarse las investigaciones correspondientes, y el encargado de activos fijos presentará un informe al Jefe de contraloría, quien deberá ver la forma más conveniente de resolver el problema.

19- Es importante que se mantengan cuentas contables separadas por rubro de activo fijo, su depreciación del ejercicio y su depreciación acumulada.

20.- Todas las ventas deben estar respaldadas por la factura de venta y por la guía de despacho y memorando o autorización correspondiente, canalizada a través de la gerencia Administrativa y Dirección de finanzas.

21.- Para el caso de activos en leasing debe estar contabilizado al valor actual del contrato y deben estar respaldados por el contrato de leasing correspondiente.

FIN

Distribución: El Contador de Activos Fijos será el encargado de proporcionar una copia de este Manual al Director de los departamentos de Finanzas, Recursos Humanos, Manufactura, y Comercial; los mismos que serán responsables de distribuirlo a todos sus subordinados.


RESPONSABLE PROCESO

SHOPPER, S.A.AUDITORÍA OPERACIONALDEPARTAMENTO DE CONTABILIDADPROGRAMA GENERAL DE LA FASE PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS INFORMACIONES FINANCIERASAL 31 DE DICIEMBRE

ACTIVIDAD

PROCEDIMIENTO PARA LA CUSTODIA Y SEGURIDAD DE LAS INFORMACIONES FINANCIERAS

Copia del cheque o transferencia,

Recibo o evidencia de pago, Factura o contrato, Informe de recepción, Orden de compra, si procede, Orden de servicio, si procede, Cuadro “análisis cotizaciones”, si procede, Cotizaciones, si procede, Solicitud cotizaciones, si procede, Requisición, Cualquier otra información pertinente.

Director Administrativo y Financiero

Auditores Externos.

5. Fin del procedimiento.

1. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, procede a conformar el expediente que sustente cada transacción, de acuerdo con el orden siguiente:

2. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, procede a archivar en carpetas aptas para ello, el expediente de que se trate cuidando de no interrumpir la secuencia numérica para los cheques y el orden cronológico para las transferencias.

3. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, sólo podrá extraer temporalmente uno o más expedientes bajo su custodia, cuando reciba solicitud por escrito y motivada de las áreas siguientes:

4. El encargado de contabilidad o el analista que este asigne, es responsable de recuperar los expedientes e informaciones entregados a terceros.


RESPONSABLE PROCESO

Encargado de Contabilidad



Encargado de Contabilidad /

Administracion, Finanzas,

Auditores Internos


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