nuevas tecnologías en los registros: proyectos de modernización y nuevas oportunidades para la...
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Nuevas tecnologías en los Registros:
Proyectos de modernización y nuevas oportunidades para la
comunidad registral.
VIII CURSO IBEROAMERICANO DE DERECHO REGISTRAL
FACULTAD DE DERECHO
UNIVERSIDAD DE CÓRDOBA
3 DE NOVIEMBRE DE 2008
MANUEL LORENZO
GERENTE DE PROYECTOS INTERNACIONALES
COLEGIO DE REGISTRADORES DE ESPAÑA
AGENDA DE LA EXPOSICIÓN:
Contexto e Introducción.
Consideraciones Previas
Estrategia y metodología en proyectos de modernización
El sistema EXPERIOR, funcionalidades y ventajas
Tecnologías Habilitantes del Registro Electrónico.
Procedimiento Registral y Firma Electrónica
La notificación electrónica fehaciente.
Práctica de los asientos.
El archivo electrónico registral.
La publicidad Registral en línea
Las bases gráficas Registrales.
Conclusiones
•Las sociedades modernas se mueven a un ritmo acelerado, especialmente en fases expansivas de la economía. Los registros deben adaptarse a ese ritmo y proveer sus servicios con la máxima agilidad y sin merma de la seguridad jurídica que deben proporcionar.
•Al igual que la empresa privada que compite en el mercado por ganar la confianza de los clientes, los servicios públicos deben orientar sus estrategias y procesos a satisfacer las crecientes demandas de los usuarios de dichos servicios.
•Las oficinas registrales tienen la continua necesidad de proveer nuevos medios y efectuar nuevas inversiones para la mejor prestación de su servicios, por lo que las asignaciones presupuestarias y la gestión de dichas asignaciones no pueden ser rígidas
•Una organización empresarial de la oficina registral, soportada por una estructura corporativa que defina, uniformice y supervise los criterios de calidad del servicio prestado al tiempo que provee los sistemas de soporte necesarios, es la forma ideal para responder al reto planteado.
•El uso de las nuevas tecnologías en el ámbito registral es, al igual que en el sector privado, un elemento clave para lograr la eficiencia y garantizar de forma sostenible y escalable el nivel de servicio que demandan los ciudadanos.
INTRODUCCIÓN:
•Desde hace ya algunos lustros se han invertido enormes sumas en la informatización
de las administraciones de todo el mundo.
•Dicha inversión no ha supuesto en general un aumento de la eficiencia, al limitarse en
muchos casos el esfuerzo a poner máquinas donde había papel para, a la postre,
seguir generando papel impreso desde dichas máquinas, sin llegar a cuestionarse la
idoneidad y eficacia de los procedimientos empleados.
•Los sistemas de información implantados en muchos de estos proyectos han creado,
a menudo, islas de información inconexas entre sí incluso dentro de una misma oficina.
•La verdadera modernización del sistema registral parte de la crítica de sus principios y
el análisis exhaustivo de sus procedimientos.
•Sólo cuando se han establecido unos principios adecuados y unos procedimientos
eficaces, tiene sentido emprender la informatización de los registros.
Algunas consideraciones previas:
La modernización de un sistema comienza con la crítica de sus principios y procedimientos, de lo contrario ….
Comenzamos la casa por el tejado ….
Y nos limitamos a informatizar la ineficiencia.
Tiempo
Magnitud del Cambio
Dóndeestamos
Dóndevamos
ProcesosOp. MejoraTecnología Actual
CortoPlazo
Bench MarksMejores Prácticas
MedioPlazo
Estrategia
LargoPlazo
Nuevo Sistema a desarrollar
MejorasIncrementales
con Tec./Sist. Actual
Plan de Transición
Estrategia y “tempo” de la modernización:
Crítica y Análisis
1996
Objetivosespecíficos
Hito aimplantar
Situación actual
Dónde seimplanta
Necesidades
Colectivosafectados
EstrategiaGeneral de
Implantación
Estrategia deImplantación
Específica
Plan deInstalaciones
Plan deInfraestruct.
Plan deFormación
Plan dePilotaje
Plan deContingencias
Programa deImplantación
Requisitosprevios
Plan deArranque
Cronogramageneral de
Implantación
MarcoGlobal
ANALISIS SITUACIÓN ACTUAL DEFINICIÓN ESTRATEGIA PLANES FUNCIONALES
Plan desistemas
Metodología de implantación de un plan de modernización:
La informatización de los Registros es una decisión estratégica:
Definidos los principios del sistema e identificadas las oportunidades de mejora en los procedimientos internos del Registro debe establecerse una estrategia y una metodología para la informatización de los Registros
•La estrategia debe ser global para todos los Registros, sin perjuicio de que su ejecución se haga de forma gradual al no poder ser impuesta a los Registradores (Salvo mandato legal), y no existir en todos los casos los recursos necesarios para hacer un despliegue a nivel nacional desde un primer momento.
•Es vital contar con una estructura centralizada que dirija, coordine y supervise los trabajos de desarrollo y seleccione los métodos de gestión y los proveedores de soluciones más adecuados.
•Mediante una gestión centralizada de la informatización se evita incurrir en desarrollos paralelos por parte de cada registro, obteniendo economías de escala a todos los niveles, y evitando la proliferación de aplicaciones particulares y heterogéneas.
•Sólo con un sistema de gestión unificado para todos los Registros, es posible responder con agilidad y eficiencia a los requerimientos de nuevos servicios por parte de la Administración y de los usuarios, al tiempo que se hace posible la interconexión de los sistemas registrales con los de otras administraciones y empresas (se evita el spaghetti-ware) incluso de otros países-> IRI & IGRIAM
La informatización es un proceso gradual:
1 .PLANIFICACIÓN:
Ha de hacerse teniendo en cuenta los recursos disponibles y sin pretender abarcar todas las oficinas y funcionalidades del sistema de forma inmediata. Debe ser coherente con los objetivos estratégicos establecidos por la corporación de los Registradores y los imperativos legales a cumplir.
2. EJECUCIÓN:
Se debe empezar con un despliegue de oficinas “piloto” en sucesivos niveles, que por sus características y titulares puedan actuar como prescriptores del nuevo sistema entre sus compañeros. Estas oficinas son auténticos laboratorios de usabilidad del nuevo sistema y no deberán escatimarse medios en su formación y soporte.
Es preferible optar inicialmente por un desarrollo que ofrezca una funcionalidad limitada pero perfecta. Reforzará la confianza en el sistema de los usuarios existentes y animará a nuevos usuarios.
C CValidación
&Mejoras
CICLO DE IMPLANTACIÓN
C.V.C. CENTRO PRE-PILOTO CENTRO PILOTO DESPLIEGUE
Validación&
Mejoras
ZONA
La informatización es un proceso gradual (II):
3 .CONSOLIDACIÓN Y AMPLIACIÓN:
A medida que nuevos registros incorporan la aplicación y se detectan errores y problemas de usabilidad, se debe trabajar en nuevas versiones que corrijan problemas e incorporen nuevas funcionalidades.
4 . SOPORTE CONTINUADO:
Los sistemas evolucionan a medida que nuevas funcionalidades, servicios y requisitos de interconexión con otros organismos son introducidos. Es vital que exista personal de soporte cualificado que coordinado de forma centralizada solucione los problemas y dudas que se planteen desde las oficinas. Puede ser conveniente que existan equipos “volantes” de personal técnico que se desplacen a las oficinas para proveer capacitación y soporte técnicoo, e incluso en demarcaciones importantes personal de soporte específico.
Las máquinas y los programas informáticos no hacen funcionar o fracasar un sistema, el elemento clave son las personas y los
principios jurídicos
Especificación Desarrollo Pre-Implantación Asimilaciónimplantación
GrandesEspectativas
Preocupación y pérdida gradual de expectativasen función del tiempo transcurrido
Inquietud Frustración Optimismo
NuevaVersión
Proceso normala evitar OBJETIVO
Tiempo = T Tiempo = 2T
Ciclo de vida de un gran proyecto de implantación
La experiencia de los Registradores Españoles:
• La gestión del Registro Electrónico (EXPERIOR).
• La Firma Electrónica Registral.
• Información Registral en línea (FLOTI)
• Georeferenciación de Inmuebles (GEOBASE)
¿Qué es EXPERIOR?
Experior es un sistema informático de gestión integral para Registros de la Propiedad, desarrollado por el Colegio de Registradores de España, en colaboración con diferentes empresas, desde el año 1999.
Actualmente está implantado en el 65% de los alrededor de 1200 Registros del país. Se prevé que a finales del 2009 el porcentaje alcance el 80/90% del total.
Sobre la base de un SGBD relacional ORACLE, Experior permite gestionar:
•Entrada de Documentos en el Registro: presencial, fax, telemática.•Libro Diario.•Calificación.•Inscripción.•Publicidad FORMAL (NOTAS Y CERTIFICACIONES)•Gestión Documental y del Archivo (Documentum).•Base Gráfica Registral (GeoBase)•Funciones estadísticas (INE, Catastro).•Facturación y contabilidad del Registro.
El funcionamiento del sistema gira en torno a la Finca Registral como unidad de datos y procedimientos, si bien al ser la BBDD relacional, el sistema permite el acceso y búsqueda por cualquier dato asociado a la finca.
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EXPERIOR es un sistema de gestión integral para la oficina
registral desarrollado en torno a la técnica del Folio Real
¿Qué ventajas ofrece EXPERIOR?
•Centraliza todo el trabajo desarrollado en el Registro en un único repositorio, facilitando la coherencia de los datos, la ausencia de duplicidades, la política de respaldo y recuperación ante incidencias, y la protección de los datos del Registro.
•Permite gestionar íntegramente el work-flow del registro, controlando los plazos y la puntual verificación de todos los trámites desde la entrada del documento, su despacho y entrega al interesado.
•Aumenta la eficiencia y la productividad del personal al poder generar una parte sustancial de los documentos de forma automatizada a partir de modelos predefinidos y de las entradas de la base de datos, previamente introducidas.
•Permite auditar las operaciones realizadas y establecer la responsabilidad del operador por los errores involuntarios o maliciosos incurridos.
Integración con otros sistemas y aplicaciones colegiales, y externos:
COLEGIALES:
•FLOTI: Fichero Localizador de Titularidades Inscritas.•Hermes-Web y Sistema de Notificaciones Fehacientes.•Firma Electrónica Registral.•Geobase.•Oficina Liquidadora.•Gestión Documental (digitalización) con Documentum.
EXTERNOS:
Notarios. (Entrada telemática de documentos).Instituto nacional de Estadística.Catastro.Administración Tributaria
Además, alrededor de la Finca Registral (Folio Real) se puede agregar una gran cantidad de información relacionada y relevante para los usuarios: Información medioambiental (suelos contaminados), información urbanística, Valoración de inmuebles (Geo-Valora).
¿Qué ventajas ofrece EXPERIOR? (II)
•Experior permite recibir de forma telemática y gracias al uso de la firma electrónica reconocida, documentos de otras administraciones, los cuales son ingresados en el sistema produciendo todos sus efectos
•En el caso ilustrado la DGT de las Islas Canarias remite telemáticamente mandamientos de embargo firmados digitalmente que acceden al folio correspondiente sin necesidad de presentar documentos “físicos”, reduciendo los plazos de tramitación de semanas o meses a apenas un par de días.
RECEPCIÓN TELEMÁTICA DE DOCUMENTOS DE OTRAS ADMINISTRACIONES
La Gestión Electrónica eficiente del Registro, presupuesta la existencia de una base legal y organizativa adecuadas, se apoya en la actualidad, en dos tecnologías clave que operan como verdaderos factores habilitantes.
•FIRMA ELECTRÓNICA RECONOCIDABASADA EN PKI (INFRAESTRUCTURA DE CLAVE PÚBLICA)
•XML: EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE
Tecnologías Habilitantes de la Gestión Electrónica del Registro:
1
El uso de la Firma Electrónica incrementa la eficacia del Registro, ya que:
Los asientos registrales firmados electrónicamente no se presumen firmados por el Registrador, existiendo certeza técnica de su autoría.
No es necesaria una presunción legal de que los asientos registrales firmados electrónicamente no han sido manipulados, su integridad es verificable por medios técnicos de manera incontrovertible.
Tampoco se precisa de una presunción legal para determinar el momento de acceso de los documentos al Registro, ni la fecha de los asientos registrales firmados electrónicamente, pues la firma electrónica dota a los mismos de una datación incontrovertible mediante el sellado de tiempo.
Los asientos registrales firmados electrónicamente son almacenados en el archivo electrónico quedando garantizada su disponibilidad permanente.
Mediante el cifrado de los contenidos es posible garantizar la confidencialidad de la información, y cumplir con las regulaciones en materia de protección de datos..
Procedimiento Registral y Firma Electrónica
El Registro electrónico debe contar con un sistema fehaciente de notificación que asegure:
•El conocimiento por el destinatario de la existencia de la notificación.•La confidencialidad de las comunicaciones.•Que sólo el destinatario tenga acceso a la notificación.•El momento exacto en que la notificación es practicada.
El destinatario dispondrá de un buzón personal únicamente accesible mediante su firma electrónica, y en el que puede consultar y gestionar las comunicaciones procedentes del Registro.
La notificación nunca se envía directamente al destinatario, informándose a este únicamente de su existencia mediante un email o SMS, y poniendo la notificación a su disposición en la URL indicada.
Una vez “abierta” la notificación el sistema permite generar acuses de recibo, que acreditan el hecho, contenido y fecha de la notificación, dotando al proceso de notificación de una fehaciencia técnica no basada en presunciones.
Aplicaciones del Sistema:
•Atestiguar la presentación o recepción de documentos en el Registro.•Notificar defectos o tachas en la documentación recibida.•Notificar el estado de tramitación del documento. •Expedir información registral y sobre el contenido de los asientos registrales.
La notificación electrónica fehaciente.
INFORMACIÓN REGISTRAL EN LÍNEA
•El sistema FLOTI ( Fichero Localizador de Titularidades Inscritas) de publicidad registral inmobiliaria en línea, entra en funcionamiento en 2001, llegando a servir el 25% de peticiones en tan solo 3 años. En la actualidad sirve más del 60% del total de peticiones de publicidad efectuadas en el país.
•FLOTI permite obtener en tiempo real (jurídico) la localización de titularidades inscritas a favor de persona determinada en cualquier registro del país (+1.200), enlazando al solicitante de la información con el Registro correspondiente que es el que facilita la información sobre el inmueble.
•Los usuarios ocasionales del sistema pueden abonar el arancel aplicable a la información expedida (9 Euros) utilizando su tarjeta de crédito, mientras que los usuarios recurrentes o masivos (abogados, bancos, gestorías) pueden abonarse al servicio liquidando los consumos efectuados al final del periodo de facturación.
INFORMACIÓN REGISTRAL EN LÍNEA
•La consulta puede efectuarse conforme a distintos criterios: Por Titular, Datos Registrales de la Finca, Localización, Clave del titular del derecho, Titulares anteriores, etc…
•El sistema permite realizar un Seguimiento Continuado sobre una finca determinada, de tal forma, que de producirse cualquier alteración en el contenido del Registro respecto a dicha finca, tal circunstancia es inmediatamente notificada al interesado (email, SMS..)
•La Información es directa e Inmediata sin interpretación alguna, ya que se suministran los datos relevantes existentes en el Registro.
•Es una información sin intermediarios que se pone directamente a disposición del usuario que posee un interés legítimo
En un futuro próximo la interconexión de sistemas de información registral de diferentes países posibilitará la consulta registral internacional -> Proyecto IRI
El archivo electrónico incrementa sustancialmente la seguridad de los
procesos registrales, y permitirá en el futuro un notable incremento de la
eficiencia al reducir los costes asociados a la gestión tradicional del
Registro: impresión de asientos, almacenamiento de documentos y tomos,
seguridad física del Registro, etc.
Los documentos electrónicos son susceptibles de generar un número
ilimitado de copias “originales”, pudiendo hablarse de documentos
“originales múltiples”, cuya exactitud y coincidencia con el documento
original es verificable sin posibilidad de error mediante medios técnicos.
Los asientos electrónicos deberán acomodarse a la técnica del folio real,
debiendo advertirse el orden y relación entre los mismos que evite que
asientos cancelados o modificados por otros posteriores puedan ser
tenidos como vigentes.
La llevanza electrónica del archivo posibilita niveles de seguridad
superiores a los del archivo físico tradicional, al permitir auditar los accesos,
asignar diferentes permisos a los operadores respecto de los datos del
archivo, y realizar copias de respaldo firmadas digitalmente.
El archivo electrónico.
Los asientos registrales acceden al Archivo Registral como documentos electrónicos firmados digitalmente por el Registrador, con el correspondiente sellado de tiempo.
La firma electrónica del Registrador garantiza la integridad de los asientos practicados evitando cualquier manipulación (o dejándola en evidencia en caso de producirse), mientras que el sellado de tiempo permite asegurar el respeto al principio de prioridad.
No sólo los nuevos asientos practicados electrónicamente, sino también todos los practicados en el pasado, deberán acceder en forma gradual al archivo electrónico previa recuperación informática y verificación por parte del Registrador, refrendada con su firma electrónica.
La gestión electrónica del registro facilita el control público del funcionamiento del registro, garantizando la objetividad y transparencia
del mismo más allá de presunciones.
Práctica de asientos en el Registro Electrónico
La base gráfica Registral: GeoBase.
El uso de bases gráficas es indispensable para una perfecta
identificación de las fincas, así como para la protección de los
espacios públicos, siendo las bases registrales una herramienta
esencial para las políticas públicas en materia medio ambiental.
Se requieren herramientas GIS específicas que permitan visualizar el
territorio agregando diversas capas de información, gráfica o
alfanumérica.
Mediante la Georreferenciación, además de identificar de manera
objetiva las fincas, es posible asociar a éstas cualquier información
que incida en la configuración del derecho de propiedad: medio
ambiente, agricultura, vías pecuarias, costas, carreteras, ferrocarriles,
gaseoductos, montes, etc. Dando a estas circunstancias un mejor
publicidad.
La información asociada a las bases gráficas Registrales permite tanto
a la Administración como a los ciudadanos conocer no solo quien es el
propietario de una finca y que cargas la gravan, sino también las
facultades o limitaciones derivadas de la legislación medio ambiental.
•Nace en 2007 a raíz de los contactos entre el Colegio de Registradores de España y la SUNARP del Perú.
•El proyecto ha obtenido el apoyo de la Comision Europea a través del programa Eurosocial-Justicia
•Se basa en la utilización de una Herramienta GIS de software libre (open source): GV-Sig
•Es un proyecto abierto a toda la comunidad iberoamericana.
El proyecto Igriam: INFORMACIÓN GRÁFICA REGISTRAL IBEROAMERICANA
IGRIAM: es una herramienta específicamente orientada al manejo de información geográfica en el Registro de la Propiedad que se caracteriza por una interfaz amigable, capaz de acceder a los formatos más usuales tanto “raster” como vectoriales.
Integra en una o múltiples vistas datos tanto locales como remotos a través de un origen WMS, WCS o WFS. Esto es fundamental de cara a la interoperabilidad entre organismos.
•Portable: funcionará en distintas plataformas hardware / software. (Java).•Modular: es ampliable con nuevas funcionalidades.•De código abierto: el código fuente original con el que fue escrito estará disponible.•Sin licencias: una vez finalizado el desarrollo no habrá que pagar nada por cada instalación que se realice, sin límite de número.•Interoperable es capaz de acceder a los datos de otros programas como ArcView, AutoCAD o Microstation sin cambiarlos de formato•Sujeto a estándares: sigue las directrices marcadas por el Open GIS Consortium (OGC) y la UE
PROYECTO AVDRI
Una iniciativa del Colegio de Registradores con el apoyo y financiación de la AECID.
OBJETIVO:
Proveer capacitación integral en materia registral (jurídica, técnica y organizativa) a los Registradores y personal de los Registros de la comunidad Iberoamericana.
• Sin barreras geográficas ni económicas.
• Sin horarios.
• Con Flexibilidad.
• Con rigor.
• Sensible a las necesidades de sus destinatarios.
• En permanente actualización.
Más información:
WWW.CADRI.ORG
