NUEVAS FORMAS T-002: COMO COMPLETAR LO QUE AFECTA LA CONTABILIDAD DE LA TRANSACCIONSISTEMA ORACLE HRMS

LOS FORMULARIOS: NUEVO FORMATO

El nuevo formato de las formas T002 se diseñócon el propósito de:

• Documentar claramente las distribucionesde salarios

• Facilitar el registro de las distribuciones enel módulo de distribución de labor.

• Sustituir eventualmente la forma 125A

.

ASUNTOS A TRABAJAR

•Formas T002

•Forma 125A

•Forma 125B

•Elementos de pago en el Nuevo Sistema de RecursosHumanos (HRMS)

Objetivos

• Adquirir los conocimientos para completar y entender el formulario T002

• Adquirir los conocimientos para completar la forma 125A

• Conocer y entender los elementos de pago enel Nuevo Sistema de Recursos Humanos paradeterminar corréctamente cuándo utilizarlos.

LOS FORMULARIOS: NUEVO FORMATO

• En la parte inferior izquierda de cadaformulario se identifica qué tipo deformulario es y su fecha de revisión

• La selección del formulario a utilizar va adepender del tipo de transacción y tipo denombramiento del empleado.

LOS FORMULARIOS: VERSIONESVersiones de la forma:

LD T002

9 meses – con fórmula, sin fórmula,Inglés y Español

10 meses – con fórmula, sin fórmula,Inglés y Español

12 meses - con fórmula, sin fórmula,Inglés y Español

RH T002

En Inglés y Español

• Información importante sobre nombramientos en las unidadesUPR. El tipo de nombramiento del empleado determinará la forma T002 que utilizaremos.

• Excepto Carolina y Ciencias Médicas, las demás unidades tienennombramiento regular de personal docente de enseñanza a 9 meses.

• Carolina tiene nombramiento regular de personal docente de enseñanza a 10 meses.

• Ciencias Médicas – todo su personal docente y no docente esnombramiento a 12 meses.

• Todas las unidades tienen nombramientos docentes a 12 meses: Bibliotecarios, Investigadores, otros.

• El personal docente en contrato de servicio es consideradonombramiento a 12 meses y no le aplica el concepto de verano.

LOS FORMULARIOS: Cuándo utilizarlos

• LD-T002 de 12 meses (con o sin fórmulas): Se utiliza pararegistrar distribuciones de salarios para todo personal ennombramiento o contrato a 12 meses. Estos son: Docentes deenseñanza bajo contrato, Investigadores, Post Docs,Bibliotecarios, etc, además de todo personal no docente y todo elpersonal en el Recinto de Ciencias Médicas.

• LD-T002 de 9 o 10 (con fórmulas): Se utiliza para registrardistribuciones de salarios para todo el personal docente deenseñanza en nombramiento regular de 9 o 10 meses

• LD-T002 de 9 o 10 meses sin fórmulas: Estos formularios seránutilizados para registrar las distribuciones de tiempo del periodode verano y para atender casos especiales donde las fórmulas nofuncionen.

• RH-T002: Se utiliza para registrar transacciones contra unelemento en particular que NO se distribuye, o sea, el total delelemento será cargado a una sola cuenta.

• LD-T002 de 9 o 10 (con fórmulas): Se utiliza únicamente paratrabajar distribuciones de tiempo de Docentes de Enseñanzapermanentes en nuestro sistema. Estos empleados sonempleados contratados a 9 o 10 meses cuyos pagos de salarios sedistribuyen en 12 meses.

• Se debe usar la T002 con formulas para trabajar distribuciones detiempo durante el periodo académico (Periodo en T002: 16 deagosto al 15 de mayo en unidades con nombramientos a 9 meses.Carolina tiene un calendario distinto). Este es un estándar yaestablecido por AC para el registro de estas dedicaciones en Oracle.

• Este formulario tiene una segunda hoja llamada “Effort Conversion”.Esta hoja es sumamente importante ya que presenta al encargado deregistrar distribución en Oracle el por ciento que debe usar(prorrateado). Se nutre en parte de la información registrada en laT002.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN-ENCASILLADO #16• En Oracle HRMS todo empleado esta adscrito a una organización,

entiéndase facultad/departamento/oficina. Esa organización es laque se indica en el encasillado #16. La organización determina lacuenta en la cual se contabilizarán los gastos de salario delempleado.

• Cuando un empleado es un nombramiento especial 100% pagadopor un proyecto de fondos externos o por costos indirectos, eseempleado debe estar adscrito a la siguiente organización:

PROYECTOS ESPECIALES-FACULTAD XXEsto organización es la que pondríamos en el encasillado #16 para

estos casos (puede variar por unidad)

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN-ENCASILLADO #16

• Las organizaciones ya tienen asignada su cuenta“default” institucional.

• Las organizaciones denominadas PROYECTOSESPECIALES no tienen cuenta “default”. Por tanto, sia estos empleados no se les crea un schedule enfinanzas, post award o presupuesto, la nómina deeste empleado se contabilizará en una cuentasuspenso.

• El formulario ya tiene pre programada las cuentas deacuerdo al Recinto y a la organización que seseleccione. Esto es sumamente importante que estecorrecto.

IMPORTANCIA DEL ELEMENTO DE PAGO (#22)

El elemento de pago es sumamente importante al completar estos nuevosformularios. Una vez RH registra la transacción y paga contra un elemento ya nose puede cambiar. El elemento afecta:

1. La contabilidad de la transacción:• Cada elemento esta atado a un código de gastos (ver lista).• Cada elemento igualmente tiene atado al mismo los beneficios marginales que le

corresponde (aportaciones patronales)

2. La legalidad de la transacción:• No todos los proyectos permiten cargos de nóminas de todo tipo. Por ejemplo,

proyectos federales, no permiten el cargo de diferenciales ni incentivos, y en su mayoríatampoco de compensaciones adicionales.

• Los pagos de verano ya NO son compensaciones adicionales, son Sueldos de Verano.Los proyectos federales no permiten el cargo de compensaciones adicionales en veranopara los docentes de 9 meses dado que el concepto es erroneo.

• Empleados a tiempo completo de un Recinto no pueden tener contratos de servicioscon otras unidades

3. Manera en la que se paga la transacción:• Los elementos ya tienen definido de que manera se va a emitir el pago de esa

transacción y su concepto. Por ejemplo: No es lo mismo una compensación adicionalregular (COMP DOC PROY E INV) a una compensación docente de tarea incidental(COMP DOC INCIDENTAL PROY E INV)

• Establece concepto de pago de salario de un empleado y sus descuentos de beneficiosmarginales

ALGO NUEVO1. Bajo el sistema Oracle HRMS se requiere el registro de dedicacionesde tiempo a proyectos especiales, ya sea institucionales o pareos engenero. Para esto hay que completar una forma T002 de distribuciónde salario de 9, 10 o 12 meses, como corresponda.

a. Cuando es dedicación de tiempo a proyecto especial considerada“pareo in kind” : Se completa la forma T002 que correspondajunto a la forma 125-A si es un proyecto federal. La cuenta autilizarse ya no será la institucional como hasta ahora. La cuentaseguirá este formato ya que hay que atar la dedicación al proyectoparticular: 20120 para los primeros 5 dígitos. Los restantes 27deberán ser los mismos que se utilizan en la cuenta especialcreada para el proyecto. Por ejemplo:

Cuenta federal: 20231.001.000.5021.210.201399110017.00

Cuenta Pareo “in kind” seria: 20120. 001.000.5021.210.201399110017.00

La dedicación se registra bajo la sección de “Fondos de Pareo” y se someten a Post Award/Presupuesto/Finanzas para trámite

correspondiente

ALGO NUEVOb. Si es dedicación de tiempo a proyectos de investigación

institucional:

Se sigue utilizando la cuenta institucional default del empleado pero con los siguientes cambios en el área de función para indicar que es investigación:

20110.dep.000.XXXX.220.000000000000.FY

Esta dedicación se registra bajo la sección de FondosInstitucionales y estas T002 se someten directamente a laOficina de Presupuesto para tramite correspondiente.

El que se someta esto a Presupuesto para su registro en OracleHRMS le permite a la institución poder efectivamentecontabilizar cuanto del presupuesto docente se utiliza en loacadémico y cuanto se utiliza para realizar investigación, algoque antes no se podía hacer.

ALGO NUEVO-TRATAMIENTO SUPRA CAMPUS

• Supra Campus es el concepto que utilizamos para aquellas transacciones entre Recintos que envuelven dedicaciones de tiempo de empleados

• La Oficina central de Recursos Humanos un procedimiento el pasado 11 de octubre de 2016

• Este procedimiento establece que:• La unidad contratante enviara a la unidad base del empleado una carta

con todos los detalles de la contratación, incluyendo la cuenta a cargarse el gasto.

• Enviara a la unidad base la correspondiente autorización o 125A firmada por todas las partes

• La unidad base, una vez reciba esta documentación, es la encargada de generar la T002 y correr el tramite con la Oficina de RH/Presupuesto/Post Award para registro de la transacción y creación de schedule correspondiente.

• La unidad base enviara copia de la documentación a la unidad contratante para sus expedientes.

ALGO NUEVO: INFORMES T&ENotas Importante:

1. Los informes se nutren de la información que aparece del empleado en Oracle HRMS.

2. En este momento hay empleados en Oracle que aparecen adscritos a organizaciones incorrectas. Esto es algo que RH tiene que atender y están al tanto. No obstante, por el momento los informes de T&E van a presentar, en estos casos, el dato erróneo pero en comentarios esto se puede aclarar.

3. Importante aquí es: Que las cuentas estén correctas, las dedicaciones sean las correctas y los cargos a los proyectos sea el correcto.

4. TODO EL MUNDO TIENE QUE USAR SU CORREO DE UPR.EDU PARA ESTE PROCESO Y ACCEDER AL PORTAL (portal.upr.edu). No importa donde este, si tiene internet, puede acceder y aprobar su informe.

Preguntas & Respuestas