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Control Fiscal Preventivo, Proactivo y Participativo Gobernación de Santander – Calle 37 No. 10-30 Tel. 6339188 Fax (7) 6337578 Bucaramanga Colombia.

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CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER CÓDIGO: RECF-16-01

INFORME DEFINITIVO

SUBCONTRALORIA DELEGADA PARA ELCONTROL FISCAL Página 1 de 84

NUCLEO DE DESARROLLO PROVINCIAL SOTO Y MARES

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD REGULAR

( No. 000074 12 Mayo 2014 )

EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA SANTANDER

TIEMPO DE EJECUCION: Del 29 de julio al 14 de Agosto de 2013

SOCORRO ALVAREZ TORREZ RESPONSABLE

MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO

REPRESENTANTE LEGAL

VIGENCIAS 2011 - 2012




INFORME DEFINITIVO


ARGEMIRO CASTRO GRANADOS Contralor General de Santander

CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Contralor Auxiliar

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

EDUIN NILSON GONZALEZ RIVERAL Coordinador de Auditoría

Equipo Auditor

EDWIN QUINTERO GUERRERO Profesional Especializado MILADIS DAVID POLO

Profesional Especializado ALVARO CELIS SOLANO Profesional Especializado

EDUIN NILSON GONZALEZ RIVERA Profesional Especializado




INFORME DEFINITIVO


TABLA DE CONTENIDO

Pag. INTRODUCCION 4 1. ANTECEDENTES 4 2. ALCANCE 4 3. RESULTADO DE AUDITORIA 5 3.1. EVALUACION Y ANALISIS LINEA FINANCIERA 5 3.2.- EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL 29 3.3.- EVALUACION Y ANALISIS LINEA CONTRATACION 40 3.4. QUEJAS Y DENUNCIAS 64 3.5 SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO 68 3.6 EVALUACIÓN LINEA AMBIENTAL 72 3.7 EVALUACIÓN CONTROL INTERNO 79 4. DICTAMEN DE AUDITORIA 80 5. PRONUNCIAMIENTO 81 6. CUADRO CONSOLIDADO DE HALLAZGOS 81 7. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGOS 84




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INTRODUCCIÓN La Contraloría General de Santander, en cumplimiento de las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, fundamentados en el Plan General de Auditorías programado por la Contraloría General de Santander para la vigencia 2013, y en cumplimiento a la resolución No. 0630 de Junio 25 de 2013, proferida por la Contraloría General de Santander, practicó Auditoria Gubernamental con enfoque Integral modalidad regular a la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA SANTANDER de las vigencias 2011 y 2012. El desarrollo del proceso auditor se centró en la evaluación de las Áreas contratación, presupuestal, financiera, quejas y denuncias, seguimiento avance Plan de mejoramiento del área de contratación. Las líneas de auditoría seleccionadas para el examen responden al análisis de la importancia y los diferentes riesgos asociados a los procesos y actividades ejecutadas por parte de la entidad, con el fin de evaluar los resultados obtenidos en cumplimiento de las políticas, planes y programas establecidos, examinando de igual forma que los recursos disponibles sean asignados de manera eficiente, económica y eficaz. La Contraloría General de Santander, espera que este informe contribuya a un mejoramiento continuo en el desarrollo normal de las actividades que ejerce la entidad, para lograr mayor eficiencia en el cumplimiento de su objeto social y una adecuada protección del patrimonio de la Entidad, lo que redundará en el mejoramiento de la calidad de vida de la población del Municipio de Lebrija.

1. ANTECEDENTES En el año 2011 se realizó Revisión de cuenta a la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija Santander de la vigencia 2010, la que culmino con el Informe Definitivo número 0227 del 25 de Noviembre de 2011, que dictamino el No Fenecimiento de la cuenta por cuanto el concepto sobre los estados financieros y las conclusiones de la gestión realizada conducen a emitir un concepto con observaciones en la vigencia auditada. 2. ALCANCE El proceso Auditor se orientó al análisis y evaluación de la gestión desarrollada por la entidad en la administración y manejo de los bienes y recursos, en el cumplimiento de las actividades misionales para la cual fue creada, tomando como insumo fundamental el informe rendido a la Contraloría General de Santander mediante el aplicativo SIA y la documentación complementaria requerida, que allegó la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija en el transcurso del proceso auditor. Para el análisis de la vigencia, se examinaron los siguientes procesos: - Presupuestal. - Financiera. - Contratación. - Quejas y denuncias




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- Evaluación Plan de Mejoramiento - Evaluación Línea Ambiental EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS DE LEBRIJA Las Empresas Públicas de Lebrija, es una entidad pública de orden Municipal que fue transformada mediante Acuerdo N° 023 de septiembre 9 de 1989 del Concejo Municipal, en este se le dio la calidad de órgano autónomo, con personería jurídica y patrimonio propio, posteriormente fue transformada en una empresa Industrial y Comercial del Estado, organizada conforme a las normas legales vigentes en especial las contenidas en la Ley 142 de 1994 y como Empresa Prestadora de Servicios Públicos Domiciliarios es vigilada por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios, por estas características de empresa del orden Municipal, es sujeta al control que ejerce la Contraloría General de Santander. Este control se ejerce tanto a las operaciones financieras, como a la evaluación de sus resultados; de dichas operaciones financieras se evalúa la calidad de los registros contables y la razonabilidad de las operaciones registradas en los diferentes estados contables, procedimiento que se realiza mediante auditoria al área financiera, con el fin de emitir sobre ellos una opinión, la cual es comunicada por medio de informe de auditoría. 3. DICTAMEN DE AUDITORIA 3.1. RESULTADOS POR LINEA DE AUDITORIA 3.1.1. EVALUACION Y ANALISIS LINEA FINANCIERA BALANCE GENERAL VIGENCIA 2011

El Balance General de las empresas públicas de Lebrija “EMPULEBRIJA ESP”, se encuentra conformados por unos activos por $4.643.390.010 representados en activos corrientes por $194.915.771 millones y activos no corrientes por $4.448.474.239 menos unos pasivo corrientes de $87.666.919 para constituir un patrimonio Público de $4.555.723.091. EFECTIVO El efectivo de las empresas publicas de Lebrija ascendió a 31 de diciembre de 2011, en $76.274.764 constituido por unos saldos en caja a diciembre 31 de $9.142.494,

4.643.390.010

87.666.919

4.555.723.091

BALANCE GENERAL 2011

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO




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correspondiente a los recaudos recibidos por ventanilla al cierre de la vigencia, y unos saldos en bancos de $67.132.270, correspondiente a 13 cuentas corriente con saldo de $42.037.041 y unos saldos en cuentas de ahorros por $25.095.229, encontrándose debidamente conciliadas. INVERSIONES Las inversiones corresponden a saldo invertidos en el EMPAS por valor de $1.000.000. DEUDORES Los deudores a 31 de diciembre de 2011, cerró con saldo en libros de $104.541.006, correspondiente a deudores de servicios públicos de acueducto por valor de $47.131.126, servicio de alcantarillado por valor de $6.933.861, por servicio de aseo por valor de $23.700.974 correspondiente a subsidios de acueducto por valor de $10.932.288, subsidio servicio de alcantarillado y subsudio servicio de aseo por $11.436.113. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La propiedad planta y equipo cerro con saldo de $4.448.474.239, correspondiente a saldo en terrenos por $75.000.000, plantas ductos y túneles por valor de $808.030.938, correspondiente a plantas de tratamiento, redes, líneas y cables correspondiente a redes de distribución por valor de $3.715.758.038, maquinaria y equipo por valor de $141.265.256 correspondiente a maquinaria industrial por valor de $98.776.106, herramientas y accesorios por valor de $39.995.150, otras maquinarias y equipos por $2.494.000, muebles, enseres y equipos de oficina por valor de $27.482.568, correspondiente a muebles y enseres por $14.997.289, equipos maquinaria y oficina por $10.472.520 y equipos muebles y enseres y equipos de oficina por $2.012.759, equipos de comunicación y computación por valor de $44.251.803, correspondiente a quipos de comunicación por $7.680.923 y equipos de computación por $36.570.880. PLANTA DE TRATAMIENTO Las empresas publicas de Lebrija “EMPULEBRIJA” cuentan con unos bienes muebles e inmuebles, para desarrollar su objeto misional.

TANQUES AEREOS TORRES DE AIREACION

Los tanques aéreos son para abastecer las partes altas del Municipio como son Santa barbará, el Pesebre y el Paraíso; los tres tanques cuentan con una capacidad de 19, 41 y 90 Mts cúbicos.




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Las torres de aireación sirven para la oxigenación del agua que elimina los olores y sabores del agua.

Se cuenta con tanques sedimentadores que separa el de lodo que trae agua y filtros para purificar el agua a fin de obtener una mejor calidad del liquido.

La planta de tratamiento de agua potable, consta con tres (3) tanques con una capacidad de 150, 300 y 480 mts cúbicos para abastecer la parte urbana del Municipio de Lebrija.

Camión compactador marca KENWORTH de placa TAX – 173 modelo 2003, el cual fue adquirido por la entidad mediante Leasing Financiero.




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HALLAZGO No. 1 RECONOCIMIENTO DE LOS BIENES DE LA ENTIDAD

En el proceso auditor se pudo evidenciar que la camioneta marca ISUZU tipo KB 20L PICO modelo 1980 de placas OGW – 108, a nombre de las empresas públicas de Lebrija, actualmente se encuentra al servicio de la entidad, el cual no aparece registrada contablemente situación que debe ser subsanada por la entidad auditada ya que todos los bienes deben estar debidamente reconocidos y registrados en los libros de contabilidad; presentando una observación de tipo administrativo para que sea tenida en cuenta dentro del plan de mejoramiento que se debe suscribir con este ente de Control. HALLAZGO: ADMINISTRATIVO REPRESENTANTE LEGAL: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO CONTROVERSIA REALIZADA POR EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS “Frente al anterior hallazgo administrativo, esta empresa lo ACEPTA. Manifestarles que este vehículo fue DONADO aproximadamente en el año 1995 por el Distrito 15 de carreteras y desafortunadamente no se incluyó dentro de los activos fijos de la empresa, Pero una vez se haga un avalúo por parte de un perito autorizado por la Ley, se procederá a incluirlos en los activos; así mismo, de suscribir un plan de mejoramiento se mostrara la inclusión de la misma. Aunque la camioneta ya tiene varios años de uso se encuentran en funcionamiento y es una herramienta indispensable para la empresa”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta la controversia presentada por la empresa de servicios públicos domiciliarios, donde acepta el hallazgo de tipo administrativo y manifiesta que iniciará las acciones pertinentes a través de un plan de mejoramiento en donde se mostrara la inclusión del vehículo; este ente de control concluye CONVALIDAR el presente hallazgo a fin de subsanar la deficiencia encontrada en el proceso auditor.




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DEPRECIACIONES ACUMULADAS La Depreciación acumulada de la empresa de servicios públicos de Lebrija a 31 de diciembre de 2011 ascendió a $365.314.364, correspondiente a depreciaciones a redes líneas y cables por $334.362.888, maquinaria y equipo por $17.917.242 y equipos de comunicación y computación por $11.034.234. En la vigencia 2011 la entidad realizo depreciaciones a la propiedad planta y equipo correspondiente a redes, líneas y cables por valor de $55.000.000, a maquinaria y equipo por valor de $14.126.526, a equipos de comunicación y computación por $11.034.234 para un total de depreciaciones realizadas durante la vigencia por valor de $79.176.886, como se puede establecer en los anteriores planteamiento la entidad no está realizando los procedimientos necesarios a fin de realizar las depreciaciones de una manera individualizada como lo establece el Régimen de Contabilidad Publica a fin de entrar a determinar la vida útil de cada bien acción que debe entrar hacer subsanada a través del plan de mejoramiento que se debe presentar con esta Contraloría. OTROS ACTIVOS Los otros activos se encuentra conformados por los intangibles correspondiente a Software por $27.927.746, amortizaciones acumuladas e intangibles por $14.827.746. PASIVOS Los pasivos las empresas públicas de Lebrija “EMPULEBRIJA” en la vigencia 2011, ascendió a $87.666.919, correspondiente a obligaciones en cuentas por pagar para la adquisición de bienes y servicios por valor de $14.930.145, obligaciones de acreedores por $12.547.881 correspondiente a obligaciones en seguros por $4.885.135, obligaciones en aportes a pensiones por $2.903.140, obligaciones en aportes en salud por $2.250.800, obligaciones en aportes al ICBF, SENA y cajas de compensación familiar, obligaciones sobre aportes a riesgos profesionales por $633.006 y otros acreedores por $255.200, las obligaciones sobre retención en la fuente ascendió en $85.464. Los pasivos estimados cerraron con saldo en libros por $72.736.774, correspondiente a provisiones para prestaciones sociales de cesantías por valor de $67.080.724, intereses sobre cesantías por $1.718.097, vacaciones por $3.937.953. PATRIMONIO El patrimonio de la Empresas Publicas de Lebrija Santander, a diciembre 31 de del 2011 cerró en $4.549.626.581, el cual se encuentra comprendido por un capital fiscal por $4.546.585.583 más un resultado del ejercicio por $3.040.998. ESTADO EN LA ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL

CUENTA VIGENCIA 2010 VIGENCIA 2011 VARIACION

INGRESOS OPERACIONALES $ 1,199,559.00 $ 2,028,908.00 69.14

Venta de Servicios $ 883,524.00 $ 1,518,300.00 71.85

Transferencias $ 316,035.00 $ 510,608.00 61.57

COSTO DE VENTAS $ 524,858.00 $ 675,055.00 28.62

Costo de Ventas Bienes y Servicios $ 524,858.00 $ 675,055.00 28.62




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GASTOS OPERACIONALES $ 393,205.00 $ 407,682.00 3.68

De Administración $ 393,205.00 $ 407,682.00 3.68

De Provisión, agotamiento, depreciación $ - $ -

EXCEDENTE O DEFICIT OPERACIONAL $ 281,496.00 $ 946,171.00 236.12

OTROS INGRESOS $ - $ -

OTROS GASTOS $ 43,943.00 $ 47,380.00 7.82

EXCEDENTE O DEFICIT DEL EJERCICIO $ 237,553.00 $ 898,791.00 278.35 Fuente: Estado en la Actividad Económica y Social Comparativo a 31 de Diciembre de 2011, presentado por las Empresas Publicas de Lebrija. (Cifras en miles de pesos).

Para la vigencia fiscal 2011, las empresas públicas, presento un excedente operacional, por $898.791.000, superando el excedente reportado en la vigencia anterior; a consecuencia a que los ingresos operacionales se incrementaron en un 69.14%, y los costos de venta solamente presentaron un incremento de un 28.62% frente a la vigencia anterior; otra factor que genero el superávit del ejercicio corresponde a el incremento de un 3.68%, con respecto al incremento en los ingresos operacionales de la entidad. INGRESOS OPERACIONALES

Según se puede observar en el cuadro anterior el 99.39% del total de los ingresos de la entidad corresponden a la venta de servicios públicos viéndose reflejado en los ingresos por acueducto con un 52.54% servicio de alcantarillado con un 18.28% y servicio de aseo con un 29.64% del total de la venta de servicios públicos; el otro 0.61% corresponde a los otros ingresos por rendimientos financieros e ingresos por convenios. Los ingresos por venta de servicio públicos durante la vigencia 2011, presenta una disminución de un 0.68% frente a la vigencia 2010 viéndose reflejado en la disminución de los ingresos de acueducto en un 1.57% y alcantarillado con un 3.01%, mientras que los ingresos por servicio de aseo presentaron un incremento del 1.46%. De acuerdo al estado en la actividad económica y social los ingresos se constituyen en venta de servicios públicos correspondiente a servicio de acueducto con $777.933.246, servicio de alcantarillado con $270.675.033 y servicio de aseo con

790.190.924

278.847.621

425.411.886

32.011.233

777.933.246

270.675.033

431.728.235

9.036.161

INGRESOS VIGENCIA 2010 - 2011 EMPRESAS PUBLICAS DE LEBRIJA

2010 2011




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$431.728.235 y otros ingresos por $9.036.161, para un total de ingresos recibidos durante la vigencia 2011 de $1.489.372.675. COSTOS DE PRODUCCION Los costos de venta para la vigencia 2011, presentan un incremento del 22.24% frente a la vigencia 2010, para la prestación de los servicios públicos de acueducto, alcantarillado y aseo, debido ampliación de la cobertura y su nueva estratificación. GASTOS OPERACIONALES Según el estado en la actividad económica y social a 31 de diciembre de 2011, se presentaron gastos operacionales para administración por $407.6 millones con un incremento de un 3.55%, frente a la vigencia 2010, correspondiente a los incrementos salariales, las contribuciones imputadas, las contribuciones efectivas y los aportes a la nómina establecidos por ley; los gastos generales presentaron una disminución, frente a la vigencia 2010 de un 8.44%, igual que los Impuestos contribuciones y tasas con un 1.48%. Los otros gastos presentan un incremento del 9.36% frente a la vigencia 2010, correspondiente al pago de comisiones para la adquisición de bienes y servicios, de un 26.91%, y de un 42% en otros gastos extraordinarios. HALLAZGO No. 2 MULTAS INTERPUESTA POR LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS A LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE LEBRIJA E.S.P. Según Resolución No. SSPD – 20094400021855 del 2009-07-24, y mediante expediente No. 200844035060010 la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios impuso sanción a la Empresa de Servicios Domiciliarios de Lebrija E.S.P. por omisión en el reporte al Sistema Único de Información – SUI de la información correspondiente al Plan Contable para el año 2007, de conformidad con la Resoluciones SS.PD 20051300033635 del 28 de diciembre de 2005 y SSPD 20061300025985 del 25 de julio de 2006 imponiéndose una multa de $20.000.000, mas unos intereses que se generaron por el no pago en los tiempos establecidos por la superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios el cual tenía que cancelarse dentro de los diez días hábiles sientes a la fecha de ejecutoria de fecha 24 de Julio de 2009, generado unos intereses moratorios por valor $3.223.262 acuerdos de pago que se relacionan a continuación:

INICIO FECHA DE PAGO VALOR

1 25 de mayo DE 2011 $ 5,900,000.00

2 22 de junio de 2011 $ 5,900,000.00

3 29 de julio de 2011 $ 5,900,000.00

4 12 de agosto de 2011 $ 5,523,262.00

TOTAL PAGO SANCION $ 23,223,262.00

Según Resolución No. SSPD – 20094400018525 de 2009-07-13 y mediante expediente No. 20084400350600067E LA Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios impuso sanción a la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios del Municipio de Lebrija por omisión en reporte al sistema único de información SUI ordenada a través de las circulares SSPD CRA No. 003 de julio 10 de 2006, CRA 004 DE 2006, CRA 005 DE 2006 y CRA No. 006 de diciembre 27 de 2006 imponiéndose una multa por valor de $27.000.000 más unos intereses que se




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generaron por el no pago oportuno ya que la fecha a cancelar dicha sanción recaía dentro de los 10 días hábiles a la fecha de ejecutoriada ente acto administrativo 13 de julio de 2009, generando un pago de intereses moratorios por valor de $2.180.373 el cual fueron cancelados a continuación:

INICIO FECHA DE PAGO VALOR

1 31 de mayo de 2010 $ 2,460,000

2 25 de junio de 2010 $ 2,460,000

3 26 de julio de 2010 $ 2,460,000

4 25 de agosto de 2010 $ 2,460,000

5 24 de Septiembre de 2010 $ 2,460,000

6 20 de octubre de 2010 $ 2,460,000

7 25 de noviembre de 2010 $ 2,460,000

8 25 de noviembre de 2010 $ 2,460,000

9 24 de enero de 2011 $ 2,460,000

10 18 de febrero de 2011 $ 2,460,000

11 17 de marzo de 2011 $ 2,460,000

12 25 de abril de 2011 $ 2,120,373

TOTAL PAGO SANCION $ 29,180,373

TIPO DE HALLAZGO: Fiscal NORMA: Art 6 de la Ley 610 de 2000, Ley 734 de 2002 Art,

34 numeral 1. PRESUNTO DAÑO FISCAL: $47.000.000 (Pago Sanción) RESPONSABLES: LUZ MARY REY VARGAS (Ex – Gerente de enero 2004 al 30 de mayo de 2006)

NESTOR RICARDO SERRANO (Ex –Gerente junio 07 de 2006 a febrero 05 de 2007)

PRESUNTO DAÑO FISCAL: $5.403.635 (Intereses Moratorios) RESPONSABLES: ALEXANDER CARREÑO HERRERA

(Ex – Gerente) SOCORRO ALVAREZ TORRES

(Ex – Gerente) HALLAZGO: ADMINISTRATIVO REPRESENTANTE LEGAL: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO

CONTROVERSIA REALIZADA POR EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS

HALLAZGO No. 2 - FISCAL Y ADMINISTRATIVO:

“MULTA INTERPUESTA POR LA SUPERINTENDENCIA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS A LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE LEBRIJA E.S.P., por omitir la presentación de los informes a través del SUI”.

Para desvirtuar el presunto hallazgo fiscal y administrativo, respetuosamente

me permito manifestar:

“De acuerdo con oficio radicado No. 20101310224201 de fecha 29 de marzo de 2010, LA SUPERINTENDENCIA relaciona el EXPEDIENTE 2010131540100267E referente a la




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sanción 20094400021855 con FIRMEZA del día 23-02-2010 por VALOR DE $20.000.000, junto con la factura que se anexa que tiene fecha de impresión 29-03-2010, y con fecha límite de pago de 26-04-2010, por valor de $20.315.617, como se puede observar la fecha que se tenía para el para el pago era el año 2010 y no el 2009, como se relaciona en el hallazgo. Lo anterior, por cuanto la fecha de firmeza del acto administrativo que impuso la sanción, solo se dio luego de que la Superintendencia de servicios públicos domiciliarios resolviera el recurso de reposición presentado por el gerente de la época, Dr. REINALDO FERREIRA GAMBOA, es decir, en fecha 23 de febrero de 2010. En relación a la multa de $27.000.000 la Superintendencia envía el oficio con Radicado 20101310224191, con número de expediente 2010131540100267E, con SANCION 20094400018528 con FIRMEZA 23-02-2010 por Valor de $27.000.000, anexando la factura de fecha de impresión 29-03-2010 por valor de $27.426.083, y con fecha límite de pago 26-04-2010 por valor de $27.426.083, como en el caso anterior el pago era para 2010 y no como se relaciona en el hallazgo que relaciona una fecha del año 2009. Lo anterior, por cuanto la fecha de firmeza del acto administrativo que impuso la sanción, solo se dio luego de que la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios resolviera el recurso de reposición presentado por el Gerente de la época, Dr. REINALDO FERREIRA GAMBOA, es decir, en fecha 23 de febrero de 2010. Documentos que se anexan como prueba. Así mismo, se anexa oficio enviado por la EMPRESA, en fecha mayo 11 de 2010 reconociendo la deuda, después de dar una batalla tratando de evitar que se hicieran efectivas dichas multas, como se menciona en el oficio la EMPRESA se ve obligada a solicitar se suscriba un acuerdo de pago, después de haber suscrito un acuerdo de mejoramiento y cumplido en todos sus componentes. Entonces, se solicita el ACUERDO DE PAGO, porque como se puede demostrar con los diferentes informes que reposan en la oficina, desde el 2 de enero de 2008 la empresa cambio de administración en cabeza del Señor REINALDO FERREIRA GAMBOA, y se recibió en unas condiciones de déficit muy grande, época para la cual SOCORRO ALVAREZ TORRES se desempeñaba como Tesorera de la Empresa. A partir del 14 de septiembre de 2009, asume la Gerencia la Sra. SOCORRO ALVAREZ como Gerente y se continua con la política de sanear financieramente la Entidad, además que los recursos que se recibían mensualmente eran muy precarios. En el mismo oficio se menciona que la empresa debe suscribir un acuerdo de pago porque no tiene los recursos para cancelar de contado las multas relacionadas, es por ello, que si no se hubiera suscrito el acuerdo, se hubiese incumplido con las necesidades básicas de la empresa. No obstante, la empresa envió copia de la póliza de los bienes muebles de la Empresa, porque fue lo único que para esa época se ofreció como garantía, toda vez; que para la época la empresa no tenía propiedades que garantizaran el pago de la deuda que ellos nos exigían, motivo por el cual entre el envió de los oficios y fecha de la firma del acuerdo transcurren dos (2) meses para que ellos acepten firmar el acuerdo de pago. Es con el oficio con Radicado 20101310403141, de fecha 25-05-2010 ellos aceptan el acuerdo de pago de la sanción por valor de $27.000.000 y se suscribe por 12 cuotas mensuales, iniciando el 27 de mayo de 2010 y finalizando en abril del año 2011; y como se puede observar se cancelaron cumplidamente. Con respecto a la sanción de los $20.000.000 se inicia a cancelar en mayo del 2011, y se termina de cancelar en agosto de 2011, cancelando (4) cuotas mensuales. También se cumplió a cabalidad con el pago y se finiquitó la deuda por las mencionadas sanciones. Es de aclarar que como Representante Legal de la Empresa se deben tomar medidas que soluciones los problemas en que por una u otra razón se ve envuelta la entidad, y que defendimos hasta donde nos fue posible, así mismo, se debió programar de una forma tal que no se viera afectado el flujo de caja para el normal pago de los diferentes compromisos que la empresa tenía, además de los movimientos presupuestales que se debieron hacer para realizar el pago.




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Si se revisa en contexto, la Superintendencia puede certificar que después de canceladas estas sanciones no ha incurrido en sanción alguna. Aunque aparentemente $47.000.000 para cancelarlos parece bajo, para la empresa que por la época pasaba momentos difíciles tratando de salir del déficit en que estaba era una suma considerable, que afectaba todo el andamiaje y estructura de pagos de la empresa. Además en su momento la Empresa instauró las ACCIONES DE REPETICION, contra los funcionarios implicados buscando que le sea resarcido el dinero que la empresa tuvo que desembolsar para cancelar dichas sanciones. (Anexo copia de las demandas), como lo ordena la ley. Por las anteriores hechos, considero respetuosamente que frente a los hechos objeto de auditoría, no se configura la presunta responsabilidad fiscal y administrativa para los Señores ALEXANDER CARREÑO HERRERA, SOCORRO ALVAREZ TORRES, y MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Teniendo en cuenta las apreciaciones realizada por la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios del Municipio de Lebrija, en cabeza de la actual gerente MARTHA CECILIA RODRIGUEZ ARGUELLO, donde manifiesta que referente a la sanción 20094400021855 quedó en firme el día 23-02-2010 por valor de $20.000.000, y con fecha límite de pago 26-04-2010 por un valor a pagar de $20.315.617; y no en el 2009, como se relaciona en el informe preliminar; además manifiesta, que en la época del ex – gerente, Dr. Reinaldo Ferreira Gamboa, el día 23 de febrero de 2010, presentó recurso de reposición; por otro lado en la réplica manifiesta que con respecto a la sanción 2009440018528 por valor de $27.000.000, según formato quedo en firme el 23 de febrero de 2010, con fecha límite de pago 26 de abril de 2010 por valor de $27.426.083; el día 11 de mayo de 2010 la doctora Socorro Alvares Torres solicita acuerdo de pago correspondiente a las dos (2) sanciones, dándose respuesta por parte de la Superintendencia de Servicios Públicos, mediante oficio con radicado 20101310403141 de fecha 25 de mayo de 2010, donde se estable el pago de la obligación en 12 cuotas mensuales con fecha de inicio 27 de mayo de 2010 y finalización de la obligación en abril del 2011, cancelando un total de $29.180.373; el otro acuerdo de pago la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios notifica a la empresa de servicios públicos domiciliarios de Lebrija, mediante oficio No. 20111310281461 de fecha 18 de mayo de 2011 establece el pago de las sanción de $20.000.000, del radicado 20094400021855 de fecha 24 de julio de 24; cancelando en cuatro pagos para un total de $23.223.262. Además en la controversia se manifiesta, que la empresa de servicios públicos de Lebrija, ya instauró las ACCIONES DE REPETICION, contra los funcionarios implicados buscando que le sea resarcido el dinero que la empresa tuvo que desembolsar para cancelar dichas sanciones. Donde se procedió a verificar el procedimiento realizado por la entidad, el cual se verificó en los folios 39, 40, 41, 42, 43, 44 y 45 acción de repetición en contra de los señores NESTOR RICARDO SERRANO RINCON, DIANA MARCELA SANTOS Y OMAR ORTIZ DOMINGUEZ, por la omisión en los reportes a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios a través del SUI, sanción hecha mediante Resolución No. 200944000185255 de fecha 2009-07-13, instaurada ante el juez administrativo del circuito de Bucaramanga, el día 21 de octubre de 2011; por otro se evidencia en los folios 47,48, 49, 50, 51 y 52 acción de repetición el día 16 de diciembre de 2011 a los mismos funcionarios por la omisión en la presentación de la información al SUI sanción interpuesta mediante radicado 20094400021855, demanda presentada por el abogado apoderado Dr. URIEL FERNANDO GARRIDO




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PRADA identificado con cedula de ciudadanía No. 91.285.600 expedida en Bucaramanga, y portador de la tarjeta profesional T.P. 130.587 C.S.J. Si bien es cierto que los hechos materia del presente hallazgo, constituyen daño fiscal, sobre los mismos, la entidad auditada ya inició acción de repetición contra los funcionarios que dieron lugar a los hechos. Por tal razón, dado que la acción de repetición excluye en todos los casos la acción de responsabilidad fiscal, Esto con fundamento en el concepto 1.716 del Consejo de Estado sala de consulta y servicio civil del 6 de abril de 2006. Magistrado Ponente Flavio Augusto Rodríguez Arce. Sin embargo pese a las actuaciones surtidas ante la jurisdicción del contencioso administrativo, mediante la acción de repetición. Y donde se observa que las acciones adelantadas en el Juzgado tercero administrativo de descongestión radicado 2011-257, y el Juzgado cuarto administrativo de descongestión con radicado 2011-032 ambos del distrito judicial de Bucaramanga; evidencia que fueron fallados en contra de la entidad, ambos en primera instancia con lo cual no garantiza el cumplimiento por parte de los realmente responsables en resarcir el daño; por tal razón el equipo auditor considera que existen meritos suficientes para iniciar un juicio de responsabilidad fiscal a los sujetos NESTOR RICARDO RINCON SERRANO, DIANA MARCELA SANTOS Y OMAR ORTIZ RODRIGUEZ, quienes fungían para la época de los hechos con representante legal. Lo anterior obedece a lo manifestado en el Artículo 6°. ”Daño patrimonial al Estado.

Para efectos de esta ley se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público. El texto subrayado fue declarado INEXEQUIBLE por la Corte Constitucional mediante Sentencia C-340 de 2007” Por otro lado se CONVALIDA el hallazgo de tipo fiscal a los ex funcionarios ALEXANDER CARREÑO HERRERA (Ex – Gerente) SOCORRO ALVAREZ TORRES (Ex – Gerente), ya que por el no pago oportuno a las sanciones interpuesta por la Superintendencia de Servicios Públicos por el no reporte al SUI genero el pago intereses moratorios por valor de $5.403.635 Frente a la acción Disciplinaria establecida en el presente hallazgo el grupo auditor concluye, que debido a que se presentó un daño al patrimonio de la entidad por omisión en los reportes del SUI, esto constituye una falta de tipo disciplinaria, contemplado en el “ARTÍCULO 23 de la Ley 734 de 2002, donde reza: Constituye falta

disciplinaria, y por lo tanto da lugar a la acción e imposición de la sanción correspondiente, la incursión en cualquiera de las conductas o comportamientos previstos en este código que conlleve incumplimiento de deberes, extralimitación en el ejercicio de derechos y funciones, prohibiciones y violación del régimen de inhabilidades, incompatibilidades, impedimentos y conflicto de intereses, sin estar amparado por cualquiera de las causales de exclusión de

responsabilidad contempladas en el artículo 28 del presente ordenamiento; por tal situación este en de control CONVALIDA el hallazgo de tipo Disciplinario a los funcionarios que omitieron el reporte de los informes a la Superintendencia a través del SUI, los cuales caía la responsabilidad en los ex – gerentes, LUZ MARY REY VARGA (Ex – Gerente de enero 2004 al 30 de mayo de 2006) y NESTOR RICARDO SERRANO (Ex –Gerente junio 07 de 2006 a febrero 05 de 2007); por otro lado este ente de control CONVALIDA el hallazgo con incidencia disciplinarias contra los

http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=27572#0




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responsables ALEXANDER CARREÑO HERRERA (Ex – Gerente) SOCORRO ALVAREZ TORRES (Ex – Gerente), debido al no pago oportuno de las sanciones interpuestas por las Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Con respecto al hallazgo de tipo administrativo este ente de control concluye CONVALIDARLO, ya que la entidad auditada deberá implementar mecanismos a través del plan de mejoramiento, a fin de que no vuelva a presentar deficiencias como las mencionadas en el presente hallazgo. HALLAZGO No. 3 SANCION POR NO PAGO DE ESTAMPILLAS DEPARTAMENTALES Durante la vigencia fiscal 2007 las empresas de servicios públicos domiciliarios de Lebrija – Santander dejo de girar al Departamento los siguientes pagos de estampillas departamentales lo que generaron el pago de sanciones e intereses relacionados a continuación:

NO GIRO DE ESTAMPILLAS DEPARTAMENTALES VIGENCIA 2007

MES PRO HOSPITAL PRO - UIS PRO - DESARROLLO TOTAL

ENERO 95,370 74,297 95,370 265,037

FEBRERO 101,884 73,793 101,884 277,561

MARZO 233,814 198,353 233,814 665,981

ABRIL 155,863 118,554 155,863 430,280

MAYO 229,683 170,855 229,683 630,221

JUNIO 422,989 366,601 422,989 1,212,579

JULIO 235,382 - 235,382 470,764

AGOSTO 161,680 - 161,680 323,360

SEPTIEMBRE 241,052 - 241,052 482,104

NOVIEMBRE 198,582 - 198,582 397,164

DICIEMBRE 422,665 - 422,665 845,330

TOTAL 2,498,964 1,002,453 2,498,964 6,000,381

El pago dejado de girar al Departamento de Santander en la vigencia 2007 ascendió a $6.000.381, correspondiente a estampilla pro – hospital por valor de $2.498.964, pro – hospitales por valor de $1.002.453 y pro desarrollo por $2.498.964.

MES SANCIÓN CON DESCUENTOS

INTERESES 30/08/2012 VALOR CANCELADO

265,037 26,500 420,090 711,627

277,651 27,800 433,760 739,211

665,981 66,600 1,022,210 1,754,791

430,280 43,000 651,280 1,124,560

630,221 63,000 940,580 1,633,801

1,212,579 121,300 1,782,900 3,116,779

470,764 47,100 681,120 1,198,984

323,360 32,300 458,610 814,270

482,104 48,200 673,010 1,203,314

397,164 39,700 532,230 969,094

845,330 84,500 1,110,860 2,040,690

6,000,381 600,000 8,706,650 15,307,031




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Lo que generó el pago de sanciones con descuentos por incentivos por valor de $600.000, e intereses moratorios por valor de $8.706.650, presentando un posible detrimento al patrimonio de las empresas públicas de Lebrija por valor de $9.306.650, por omitir el pago de las estampillas descontadas durante la vigencia 2007 en los meses de enero a diciembre. TIPO DE HALLAZGO: Administrativo, Disciplinario y Fiscal NORMA: Art 6 de la Ley 610 de 2000, Ley 734 de 2002

Art, 34 numeral 1.

PRESUNTOS DAÑO FISCAL: $9.306.650 RESPONSABLES: NESTOR RICARDO SERRANO RINCON Ex – Gerente junio 06 de 2006 al febrero 05 de 2007

DIANA MARCELA SANTOS PULIDO FEBRERO 05 DE 2007 A MAYO DE 2007

OMAR ORTIZ RODRIGUEZ Mayo 11 al 30 de diciembre de 2007

HALLAZGO: ADMINISTRATIVO REPRESENTANTE LEGAL: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO CONTROVERSIA DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DE LEBRIJA

HALLAZGO No. 3 - ADMINISTRATIVO, DISCIPLINARIO Y FISCAL:

“SANCIÓN POR NO GIRO DE ESTAMPILLAS DEPARTAMENTALES: Durante la vigencia fiscal 2007 las Empresas de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija, dejó de girar al Departamento de Santander el pago de estampillas Departamentales lo que generaron el pago de sanciones e intereses moratorios”.

Para desvirtuar el presunto hallazgo administrativo, disciplinario y fiscal respetuosamente me permito manifestar:

1. Que el día 29 de Noviembre del año 2010, se realizó Inspección Tributaria a la

Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija con el fin de verificar la

exigencia de las Estampillas Departamentales para la legalización de las cuentas de

cobro y/o contratos.

2. Que mediante Acta No. 026 de 2010 de fecha 30 de noviembre, 1,2,3 de Diciembre

del 2010 se consolida una deuda con el Departamento de Santander por concepto de

Estampillas Departamentales no exigidas en las diferentes cuentas de cobro, deuda

que alcanza los NUEVE MILLONES SEISCIENTOS OCHO MIL DISCIENTOS

VEINTITRÉS PESOS MCTE ( $9.608.223) Correspondientes a las vigencia 2007; por

la OMISIÓN de los Señores DIANA MARCELA SANTOS, NESTOR RICARDO

SERRANO RINCÓN, OMAR ORTIZ DOMINGUEZ en calidad de Gerentes Generales

de EMPULEBRIJA E.S.P. para el año 2007 y ALFREDO SANCHEZ GARCIA en

calidad de Tesorero General de EMPULEBRIJA E.S.P. para el año 2007, que son

responsables por los daños y perjuicios que con su conducta gravemente culposa

causaron a esta empresa.

3. Que el día 24 de enero del año 2011 la Sra. Socorro Álvarez Torres en calidad de Gerente General, en atención al emplazamiento para declarar No. 00000000063 al 00000000075 de fecha de diciembre 13 del año 2010, solicito tiempo para realizar la búsqueda y confrontación de los comprobantes de egresos con el fin de rebatir el Acta de auditoría No. 026 de 2010 del 30 de Noviembre del año 2010.




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4. Que el día 26 de Enero del año 2011 se impusieron las siguientes sanciones

mediante resoluciones, por omitir recaudar las Estampillas Departamentales para el

año 2007 por parte de los Señores DIANA MARCELA SANTOS, NESTOR RICARDO

SERRANO RINCÓN, OMAR ORTIZ DOMINGUEZ en calidad de Gerentes Generales

de EMPULEBRIJA E.S.P. para el año 2007 y ALFREDO SANCHEZ GARCIA en

calidad de Tesorero General de EMPULEBRIJA E.S.P. para el año 2007. Las cuales

se relacionan a continuación:

VIGENCIA 2007 RESOLUCION No. FECHA VALOR VALOR A CANCELAR

ENERO 34

1/26/2011 $530,000 $737,540

FEBRERO 35

1/26/2011 $555,000 $766,317

MARZO 36

1/26/2011 $1.332.000 $1.821.579

ABRIL 37

1/26/2011 $861,000 $1,168,308

MAYO 38

1/26/2011 $1.260.000 $1.697.243

JUNIO 39

1/26/2011 $2.425.000 $3.236.836

JULIO 40

1/26/2011 $942,000 $1.245.840

AGOSTO 41

1/26/2011 $647,000 $846,696

SEPTIEMBRE 42

1/26/2011 $1,020,000 $1.251.524

NOVIEMBRE 43

1/26/2011 $834,000 $1.008.810

DICIEMBRE 44

1/26/2011 $1,691,000 $2.125.863

5. Que el día 11 de febrero del año 2011 la Sra. Socorro Álvarez Torres en calidad de Gerente General, mediante escrito se permite confrontar el Acta No. 026 de 2010, correspondiente a los años 2008, 2009 y 2010, en los cuales se encuentran las pruebas suficientes de haberse cancelado las estampillas correspondientes.

6. Que el día 23 de Septiembre del año 2011 el Sr. REYNALDO JOSE D SILVA URIBE

en su calidad de Coordinador de Grupo de Gestión de Ingresos, se permite allegar la

relación de los contribuyentes que no cancelaron las estampillas para el año 2007.

7. Que en el mes de Agosto de 2012, se solicitó por parte del Representante Legal de

EMPULEBRIJA E.S.P., a la Coordinación de Grupo de Gestión de Ingresos se

liquidaran a Agosto de 2012 las sanciones impuestas por la OMISIÓN del recaudo de

Estampillas Departamentales, por parte de los Señores DIANA MARCELA SANTOS,

NESTOR RICARDO SERRANO RINCÓN, OMAR ORTIZ DOMINGUEZ en calidad de

Gerentes Generales de EMPULEBRIJA E.S.P. para el año 2007 y ALFREDO

SANCHEZ GARCIA en calidad de Tesorero General de EMPULEBRIJA E.S.P. para

el año 2007.

8. Que el día 17 Agosto de 2012 la Coordinación de Grupo de Gestión de Ingresos se

permitió remitir la liquidación de las sanciones a 30 de Agosto de 2012, a ese valor se

le aplicó el beneficio tributario de rebaja de la sanción, por la Asamblea

Departamental, según Ordenanza No. 027 del 03 de Agosto de 2012, la cual inicia

con rebaja del 95% en sanción hasta 31 de Agosto de 2012 y va disminuyendo

gradualmente cada mes. Así:




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RESOLUCIÓN NUMERO

FECHA

VALOR

(Incluido Sanción del

proceso 10 %)

VALOR ANTERIOR +

LOS INTERESES

(%) A 29/08/2012

FECHA DE PAGO

VALOR A CANCELAR

TOTAL CANCELADO CON DESCUENTO 95% ORDENANZA 027/2012

34 1/26/2011 $530,000 $1.214.860 30/08/2012 737,540

$711,590

35 1/26/2011 $555,000 $1.267.510 30/08/2012 766,317

$739,560

36 1/26/2011 $1.332.000 $3.019.630 30/08/2012 $1.821.579 $1.754.810

37 1/26/2011 $861,000 $1.940.910 30/08/2012 $1.168.308 $1.124.280

38 1/26/2011 $1.260.000 $2.830.030 30/08/2012 $1.697.243 $1.633.580

39 1/26/2011 $2.425.000 $5.420.850 30/08/2012 $3.236.836 $3.117.200

40 1/26/2011 $942,000 $2.093.740 30/08/2012 $1.245.840 $1.199.220

41 1/26/2011 $647,000 $1.427.330 30/08/2012 846,696

$813,910

42 1/26/2011 $1.020.000 $2.118.590 30/08/2012 $1.251.524 $1.203.210

43 1/26/2011 $834,000 $1.722.890 30/08/2012 $1.008.810 $968,930

44 1/26/2011 $1.691.000 $3.645.120 30/08/2012 $2.125.863 $2,040,360

TOTAL:

$26.701.460

TOTAL

CANCELADO SANCION

$15.306.521

9. Que el día 17 Agosto de 2012 la Coordinación de Grupo de Gestión de Ingresos se

permitió remitir la liquidación por concepto de Papelería a Sistemas y Computadores

S.A. NIT 890,206,351-5, por la suma de $600.035 pesos.

10. Que el día 30 de agosto del año 2012 la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS

DOMICILIARIOS DE LEBRIJA, CONSIGNÓ a la cuenta No. 0013-0736-0100001884

a nombre de RECAUDO DE FACTURAS-DEPARTAMENTO DE SANTANDER

BOLSA DE ESTAMPILLAS - No. de cheque M180005000700030918701/890528 el

valor de QUINCE MILLONES TRESCIENTOS SEIS MIL QUINIENTOS VEINTIUN

PESOS Mcte. ($15.306.521), por concepto de la Sanción impuesta por la omisión en

el recaudo de las Estampillas Departamentales vigencia 2007 por parte de los

Señores DIANA MARCELA SANTOS, NESTOR RICARDO SERRANO RINCÓN,

OMAR ORTIZ DOMINGUEZ en calidad de Gerentes Generales de EMPULEBRIJA

E.S.P. para el año 2007 y ALFREDO SANCHEZ GARCIA en calidad de Tesorero

General de EMPULEBRIJA E.S.P. para el año 2007.

11. Que el día 30 de agosto del año 2012 la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS

DOMICILIARIOS DE LEBRIJA, CONSIGNÓ a la cuenta No. 0013-0509-31-

0200001640 a nombre de SISTEMAS Y COMPUTADORES S.A - No. de cheque

0003091870/890529 el valor de SEIS CIENTOS MIL CERO TREINTA Y CINCO

PESOS Mcte. ($600.035), por concepto de papelería.

12. Que el día 30 de agosto del año 2012 la EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS

DOMICILIARIOS DE LEBRIJA, CANCELÓ EN TOTAL la suma de: QUINCE

MILLONES NOVECIENTOS SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y SEIS PESOS

MCTE ($15.906.556), de esta forma:

$15.306.521 SANCION VIGENCIA 2007 (Bolsa de Estampillas) $600.035 PAPELERIA (Sistemas y Computadores)

$15.906.556 TOTAL CANCELADO




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Por los hechos antes descritos, esta empresa se propuso dentro de los seis (6) meses siguientes a la fecha de pago de la sanción impuesta, a interponer la respectiva ACCIÓN DE REPETICIÓN ante los JUZGADOS ADMINISTRATIVOS DE BUCARAMANGA en contra de los Señores: DIANA MARCELA SANTOS, NESTOR RICARDO SERRANO RINCÓN, OMAR ORTIZ DOMINGUEZ y ALFREDO SANCHEZ GARCIA, por la omisión que con su conducta causaron a EMPULEBRIJA E.S.P. Importante resaltar, que en los meses de noviembre, diciembre del 2012 y enero del año 2013, la empresa recibió numerosas PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS, sobre el “incremento tarifario aprobado” en el Municipio de Lebrija, circunstancia que demandó la atención inmediata, y un despliegue administrativo para responder los numerosas quejas de los usuarios. Además, de que existió paro de la Rama Judicial que empezó el 11 de octubre 2012 y se perpetuó por casi dos (2) meses, sin atención al público, y después la respectiva vacancia judicial. Por los motivos antes expuestos, procedió esta entidad el día 28 de febrero del año en curso, otorgándole poder a la jurídica de la empresa a radicar DEMANDA DE REPETICIÓN ante los Juzgados Administrativos de Bucaramanga, encontrándonos dentro del término. De esta Acción conoció por Reparto el JUZGADO 13 ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA bajo el Radicado: 2013-00068-00. Se narran las respectivas actuaciones realizadas por esta empresa:

El día siete (7) de marzo del 2013, mediante auto el JUZGADO 13 ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA inadmitió la demanda de la referencia para que clasificará los hechos (Art. 162 # 3 CPACA); adecuará el poder y la demanda a los prescrito por los artículos 140, 161 numeral 1 y 162 deL CPACA. Este Despacho judicial nos ordenó subsanar la demanda por cuanto no correspondía a una Acción de Repetición, sino que, ese Juzgado consideró que se trataba de una Acción de Reparación Directa y debía agotarse el requisito de procedibilidad la “CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL”. (Anexo Auto de fecha 07/03/2013).

El día 21 de Marzo del año 2013 esta empresa procedió a radicar la respectiva

subsanación indicando lo siguiente: “… En cuanto deberá adecuar el poder y la

presente demanda a los prescrito en el artículo 140, 161 # 1 y 162 del C.P.A.C.A.:

En cuanto al poder me permito manifestar que allego escrito en donde se le hacen las respectivas adecuaciones solicitadas por su Despacho. En cuanto al artículo 140 del C.P.A.C.A me permito de manera respetuosa manifestarle a su

Honorable Despacho, que la demanda que es objeto de subsanación en el presente escrito,

no corresponde a la ACCION DE REPARACIÓN DIRECTA, sino, a la acción invocada en el

Artículo 142. del C.P.A.C.A.; al igual me permito manifestar que el requisito consagrado en

el artículo 161 numeral 1, es claro por cuanto describe de manera precisa cuáles son las

acciones que deben obligatoriamente agotar el requisito de procedibilidad, que para tal

efecto me permito transcribir: “1. Cuando los asuntos sean conciliables, el trámite de la

conciliación extrajudicial constituirá requisito de procedibilidad de toda demanda en que se

formulen pretensiones relativas a nulidad con restablecimiento del derecho, reparación

directa y controversias contractuales”. Como se observa la Acción de Repetición invocada

por EMPULEBRIJA ESP, no necesita agotar la conciliación como requisito de

procedibilidad”.

El día 11 de abril del año en curso el JUZGADO TRECE ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA, rechazó la demanda por los mismos motivos que originaron la subsanación, reiterando que no correspondía a una Acción de Repetición, sino a una Acción de Reparación Directa, y era necesario, que el accionante acreditará el cumplimiento de la CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL. Sin embargo, esta entidad difiere con lo manifestado por este despacho judicial, por cuanto; La Acción De Repetición En La Ley 1437 De 2011 del Nuevo Código De Lo Contencioso Administrativo en su artículo 142 del C.P.A.C.A, en desarrollo del mandato constitucional, señaló la acción de repetición, como un mecanismo para que la




INFORME DEFINITIVO


entidad demandada judicialmente en razón a una conducta dolosa o gravemente culposa de un funcionario suyo, pueda solicitar a éste el reintegro de lo que ha pagado. Aunado a lo anterior, conforme lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 1285 de 2009 en concordancia con el artículo 161, numeral 1 del C.P.A.C.A., para estas acciones no es requisito de procedibilidad acudir a la conciliación previa, mas, si se encuentra demostrado el pago realizado por la entidad demandante. (Anexo Auto de fecha 11/04/2013).

Nuevamente EMPULEBRIJA radicó demanda de Acción de Repetición, otorgándole poder a la Jurídica de la empresa, demanda de la cual conoció el JUZGADO QUINTO ADMINISTRATIVO ORAL DE BUCARAMANGA, bajo el Radicado: 2013-00132-00:

El día 17 de Abril del año 2013 esta empresa radicó demanda.

El día 18 de Abril del año en curso, paso al despacho de ese Juzgado para decidir la admisión.

Mediante auto de fecha 09 de mayo del 2013, ese despacho Judicial Rechazó la demanda, por cuanto, Sí correspondía a una ACCIÓN DE REPETICIÓN, la misma se encontraba caducada con fundamento a lo previsto en el artículo 8 de la Ley 678 del 2001: “ARTÍCULO 8o. LEGITIMACIÓN. En un plazo no superior a los seis (6) meses siguientes al pago total o al pago de la última cuota efectuado por la entidad pública, deberá ejercitar la acción de repetición la persona jurídica de derecho público directamente perjudicada con el pago de una suma de dinero como consecuencia de una condena, conciliación o cualquier otra forma de solución de un conflicto permitida por la ley. <Jurisprudencia Vigencia> Si no se iniciare la acción de repetición en el término y por la entidad facultada que se menciona anteriormente, podrá ejercitar la acción de repetición: 1. El Ministerio Público. 2. <Numeral modificado por el artículo 6o. de la Ley 1474 de 2011. El nuevo texto es el siguiente:> El Ministerio de Justicia y del Derecho, a través de la Dirección de Defensa Judicial de la Nación o quien haga sus veces. <Notas de Vigencia> <Legislación Anterior> PARÁGRAFO 1o. Cualquier persona podrá requerir a las entidades legitimadas para que instauren la acción de repetición, la decisión que se adopte se comunicará al requirente”. (Negrilla fuera de texto).

CONCLUSIÓN: Como puede observar su respetado Despacho, EMPULEBRIJA ESP no ha sido negligente frente a las actuaciones que debía realizar para recuperar lo pagado por la Sanción impuesta y repetir contra los funcionarios responsables por los daños y perjuicios que con su conducta gravemente culposa causaron a esta empresa. La entidad demandante es decir EMPULEBRIJA E.S.P. es la directa perjudicada con el pago de una suma de dinero como consecuencia de una condena, y si bien la acción ha caducado dentro del término previsto en el artículo 8 de la ley 678 de 2001, tal situación no afecta la legitimación en la causa de conformidad con lo manifestado por el Consejo de Estado1: “Así pues, para la Sala no es de recibo el argumento del demandado, consistente en alegar la falta de legitimación en la causa para demandar por parte del municipio de Melgar, pues de la norma legal transcrita se observa que el simple transcurso del tiempo no implica que la entidad directamente perjudicada pierda la facultad de ejercer la acción de repetición, sino que, como se explicó, tal facultad se extiende a otras entidades, como bien lo señaló el Tribunal A quo en la sentencia apelada. Así también lo ha entendido la Sala: “Se destaca lo relacionado con los legitimados para ejercer la acción de repetición que, según el artículo 8 de la ley, son, en primer lugar, la persona jurídica de derecho público directamente perjudicada con el pago de una suma de dinero como consecuencia de una condena, y ante la omisión de ésta, el Ministerio Público y el Ministerio de Justicia y del




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Derecho cuando la perjudicada con el pago sea una entidad del orden nacional. Además, se señala que cualquier persona podrá requerir a las entidades legitimadas para que instauren la acción de repetición.2” Negrilla fuera de texto. Agotamiento de Requisito de procedibilidad -Conforme lo dispuesto en el artículo 13 de la ley 1285 de 2009 en concordancia con el artículo 161, numeral 1 del C.P.A.C.A., para estas acciones no es requisito de procedibilidad acudir a la conciliación previa, más, si se encuentra demostrado el pago realizado por la entidad demandante. Con fundamento en lo anterior se concluye que el vencimiento del plazo consagrado en la norma no implica la privación del derecho a demandar de la entidad pública directamente perjudicada, sino que faculta a otras entidades para ejercer la acción, posibilidad de la cual carecen antes del vencimiento de los seis (6) meses contados a partir del pago de la obligación. Considerando lo anterior, se solicitó respetuosamente al Personero Municipal de Lebrija como se anexa en oficio adjunto, que inicie la respectiva ACCIÓN DE REPETICIÓN, conforme a la Legitimación que lo ampara como agente del ministerio público. Acción que cuenta con dos (2) años que el legislador ha establecido para la caducidad de la acción de repetición. Anexos en folios: ___________________. - Auto de fecha (7) de marzo de 2013 – Proferido por el JUZGADO TRECE ADMINISTRATIVO ORAL B/MANGA. - Auto de fecha (11) de abril de 2013 – Proferido por el JUZGADO TRECE ADMINISTRATIVO ORAL B/MANGA. - Auto de fecha (9) de mayo de 2013 – Proferido por el JUZGADO QUINTO ADMINISTRATIVO ORAL B/MANGA. - OFICIO No. GG-OFI-364-13 radicado en la PERSONERÍA MUNICIPAL LEBRIJA, solicitando respetuosamente inicie la respectiva Acción de Repetición. - OFICIO de fecha septiembre 02 del 2013 de la Personería Municipal Lebrija, Auto que ordena una Indagación Preliminar (Artículo 150 de la Ley 734 de 2002). Radicación interna: 2013-0335. - OFICIO PML-0932-2013-COMP de fecha octubre 18 del 2013 de la Personería Municipal Lebrija dirigido a la Gerente General MARTHA C. RODRIGUEZ A. para que rinda declaración juramentada sobre los hechos mencionados en el oficio GG-OFI-364-13.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR Analizando las controversias presentadas por las entidad auditada; el equipo auditor concluye que efectivamente existió un daño fiscal por parte de los señores NESTOR RICARDO SERRANO RINCON (Ex – Gerente junio 06 de 2006 al febrero 05 de 2007) DIANA MARCELA SANTOS PULIDO (FEBRERO 05 DE 2007 A MAYO DE 2007) OMAR ORTIZ

RODRIGUEZ (Mayo 11 al 30 de diciembre de 2007), debido a que se generó el pago de sanciones con descuentos por incentivos por valor de $600.000, e intereses moratorios por valor de $8.706.650, lo que genero un posible detrimento al patrimonio de las empresas públicas de Lebrija por valor de $9.306.650, por omisión en el pago de las estampillas descontadas durante la vigencia 2007, en los meses de enero a diciembre. Teniendo que pese a que en las controversias presentadas por la entidad, anexa demanda de acción de repetición la cual no prospero por caducidad debido a una serie situación generada en la entidad judicial, previa a la presentación de la demanda; este ente de control concluye dar traslado de este hallazgo a la Subcontraloria para procesos de responsabilidad fiscal y procesos sancionatorios.




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Con respecto al hallazgo con incidencia disciplinaria este ente de control concluye CONVALIDAR este hallazgo, teniendo en cuenta que por omisión en el giro de las estampillas departamental, genero por parte de la entidad el pago de una sanción y unos intereses moratorios el cual genero un daño al patrimonio de la entidad por el incumplimiento del deber funcional. Con respecto al hallazgo de tipo administrativo este ente de control concluye CONVALIDARLO, ya que la entidad auditada deberá implementar mecanismos a través del plan de mejoramiento, a fin de que no vuelva a presentar deficiencias como las mencionadas en el presente hallazgo. El señor NESTOR RICARDO SERRANO con cedula de ciudadanía No. 13.535.742 de Lebrija Santander se notifico el día 17 de febrero de 2014 de los presuntos hallazgos formulados en su contra y a la fecha no hay un pronunciamiento del mismo por lo que se concluye dejar en firme los hallazgos mencionados en este informe de auditoría. BALANCE GENERAL VIGENCIA 2012

CUENTA 2011 2012 VARIACION %

Activo Corriente 194,915 641,007 229

Efectivo 76,274 296,357 289

Inversiones 1,000 1,000 -

Deudores 104,541 78,550 (25)

Otros Activos 13,100 265,099 1,924

Activos No Corriente 4,448,474 4,228,791 (5)

Propiedad Planta y Equipo 4,448,474 4,228,791 (5)

TOTAL ACTIVO 4,643,390 4,869,798 5

Pasivo Corriente 87,666 425,140 385

Operaciones de crédito Publico - 251,999 100

Cuentas por Pagar 14,930 64,760 334

Obligaciones Laborales - 19,498 100

Pasivos estimados 72,736 88,882 22

Otros Pasivos - - -

TOTAL PASIVOS 87,666 425,140 385

Patrimonio Institucional 4,555,723 4,444,657 (2)

TOTAL PATRIMONIO 4,555,723 4,444,657 (2)

4.869.788.464

425.140.605

4.444.657.859

BALANCE GENERAL 2012

ACTIVO

PASIVO

PATRIMONIO




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TOTAL PASIVO + PATRIMONIO 4,643,390 4,869,798 5

INVERSIONES Las inversiones corresponden a saldo invertidos en el EMPAS por valor de $1.000.000. DEUDORES Los deudores de las empresas de Lebrija “Empulebrija” a 31 de diciembre de 2012 ascendió a $78.321.791, los cuales presenta una disminución frente a la vigencia 2011 de un 25.08%, correspondiente a deudas por servicio de acueducto por valor de $35.179.892, deudores por servicio de alcantarillado por valor de $10.843.541, deudores por servicio de aseo por valor de $31.164.597, más otros deudores por valor de $1.133.400. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO La propiedad planta y equipo cerro con saldo en libros por valor de $4.228.791.431, correspondiente a valores en terrenos por $75.000.000, plantas ductos y túneles por valor de $808.030.398 correspondiente a plantas de tratamiento, saldo en libros correspondiente a redes, líneas y cables por valor de $3.715.758.038 el cuales no presentan ninguna incremento frente a la vigente anterior, frente a los saldos correspondientes a maquinaria y equipo la entidad cerro con saldos en libros por valor de $157.579.549, correspondiente a maquinaria industrial por valor de $115.090.399 el cual presentó un incremento frente a la vigencia anterior de $16.314.293, más una maquinaria y equipo de herramienta y accesorios por valor de $39.995.150, la otra propiedad planta y equipo corresponde a muebles, enseres y equipos de oficina por valor de $29.117.509 el cual presenta un incremento en la vigencia de $1.634.941, con respecto a los equipos de comunicación y computación la entidad cerro con saldo en libros por valor de $49.631.803, distribuidos en equipos de comunicación por valor de $7.680.923, equipos de computación por $41.950.880, presentando un incremento por $5.380.000. DEPRECIACION ACUMULADA Según libros de contabilidad la entidad auditada cuanta con depreciaciones acumuladas a 31 de diciembre de 2012 por valor de $606.326.406 los cuales presentaron un incremento frente a la vigencia anterior de un 66.88% por valor de $243.012.042, depreciaciones que deben ser analizadas por el ente auditado debido al incremento tan alto de una vigencia a otra con depreciaciones que se hacen en la vigencia 2012 los cuales se relacionan a continuación:

CUENTA DEPRECIACIONES

REALIZADAS EN LA VIENCIA 2012

DEPRECIACIONES ACUMULADAS DE 31 DE DICIEMBRE

DE 2012

PLANTAS, DUCTOS Y TUNELES 38,381,469 38,381,469

REDES LINEAS Y CABLES 176,498,507 510,861,395

MAQUINARIA Y EQUIPO 15,757,955 33,675,197

MUEBLES ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA 2,911,751 2,911,751

EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

9,462,360 20,496,594

TOTAL DEPRECIACIONES 243,012,042 606,326,406

HALLAZGO No. 4




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LA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO SE DEBE PRECIAR LOS BIENES DE UNA MANERA INDIVIDUALIZADA. De acuerdo a las anteriores situación y teniendo en cuenta que la entidad auditada deberá dar cumplimiento a los lineamiento establecidos por la Contaduría General de Nación los bienes del estado se deben depreciar de una manera individualizada a fin de establecer la vida útil y no seguir depreciando bienes que ya cumplieron con su ciclo de vida; por lo tanto la entidad auditada deberá dar cumplimiento a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Publica en Colombia a través del plan de mejoramiento que deberá suscribir con este ente de control. HALLAZGO: ADMINISTRATIVO REPRESENTANTE LEGAL: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO CONTROVERSIA DE LA EMPRESAS PÚBLICAS DE LEBRIJA

HALLAZGO No. 4 – ADMINISTRATIVO:

“LOS BIENES MUEBLES SE DEBEN DEPRECIAR DE UNA MANERA INDIVIDUALIZADA COMO LO CONTEMPLA EL REGIMEN DE CONTABILIDAD PUBLICA”. “Para responder a este hallazgo administrativo me permito manifestar lo siguiente: Se procederá a tomar las medidas correctivas para llevar a cabo el fortalecimiento institucional a través del levantamiento físico del inventario de los activos fijos y así poder realizar la depreciación individualizada de los mismos, e incorporar en los estados financieros aquellos activos que no han sido incluidos”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR Según controversia al hallazgo No. 4; la entidad auditada acepta la deficiencia de tipo administrativo; por lo que este ente de control determina CONVALIDAR el hallazgo de tipo administrativo para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento. OTROS ACTIVOS Los otros activos cerraron con saldo en libros por valor de $265.099.560, presentando un incremento en este rubro por valor de $251.999.560, debido a la adquisición del carro compactador a través de Leasing Financiero con el banco Colombia, mas unos intangibles correspondiente al Software de la entidad por valor de $27.927.746, menos unas amortizaciones acumuladas a los intangibles por $14.827.746. PASIVOS El pasivo de las empresas públicas de Lebrija Santander cerro con saldo en libros a 31 de diciembre de 2012 en $424.912.108, distribuidas en operaciones de crédito con la banco comercial banco de Colombia por valor de $251.999.560, unas cuentas por pagar por valor de $64.531.701 correspondiente a la adquisición de bienes y servicios por valor de $38.241.840, uno acreedores por valor de $22.882.312, correspondiente a obligaciones de servicios de públicos por valor de $6.082.181, obligaciones de seguros por valor de $5.400.800, obligaciones de aportes a pensiones por valor de $3.217.960, obligaciones aportes a seguridad social en salud por valor de $2.528.200, obligaciones a portes al ICBF, SENA y Cajas de Compensación Familiar por valor de $1.804.600,obligaciones a cooperativas por valor de $233.294, obligaciones a aportes a riesgos profesionales por $672.706,




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obligaciones al fondo de garantía a salud por $36.640, obligaciones por concepto de libranzas por $2.824.976, y obligaciones por honorarios por valor de $80.955. Se presentan obligaciones correspondientes a rentas por pagar por valor de $3.407.549, correspondiente a retenciones por honorarios por valor de $165.400, retenciones por servicios por valor de $953.400, retenciones por arrendamiento ESTADO EN LA ACTIVIDAD ECONOMICA Y SOCIAL A 31 DE DICIEMBRE DE 2012 Según el estado en la actividad económica y social a 31 de diciembre de 2012, la empresa de servicios públicos domiciliarios de Lebrija presento ingresos operacionales por valor de $1.558.646.190 mas unos ingresos por transferencias por $50.000.000, menos unos costos de producción por valor de $1.280.034.522, menos unos costos operacionales de administración por $415.397.967 para presentar un déficit operacional del ejercicio por valor de $87.326.299, más otros ingresos con saldo negativo debido a los ajustes de ejercicios anteriores por $ 22.547.532, más otros gastos por valor de $1.191.400 para presentar un déficit del ejercicio en la vigencia 2012 por $111.065.232; debido al incremento en los gastos generales de administración que ascienden en un 44.29% situación en la cual la administración deberá tomar las medidas necesarias para mitigar el gasto y así evitar el déficit de la entidad. IINGRESOS OPERACIONALES

La entidad presento ingresos operacionales durante la vigencia 2012 por valor de $1.558.646.190, distribuidos en ingresos por venta de servicios de acueducto por valor de $805.514.766, ingresos por venta de servicio de alcantarillado por $297.387.497, ingresos por venta de servicios de aseo por $455.743.927. Los ingresos operacional en la vigencia 2012 presenta un incremento frente a la vigencia 2011 en un 5.28% y frente a la vigencia 2010 en un 15.89%. En la vigencia 2012 la entidad cerró con un número de 3.888 usuarios para el servicio de acueducto 3804 usuarios para el servicio de alcantarillado y 3837 usuarios para el servicio de aseo.

2010 2011 2012

687.225.401

777.933.246 805.514.766

252.433.883 270.675.033 297.387.497

405.198.577 431.728.235 455.743.927

INGRESOS OPERACIONALES 2010 - 2011-2012

Ingresos por venta de servicios de acueducto

Ingresos por venta de servicios de alcantarillado

Ingresos por venta de servicios de aseo




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COSTOS DE PRODUCCION

El costo de producción para la venta servicios públicos domiciliarios en la vigencia 2012 ascendió a $1.280.034.522 distribuidos en costo de producción para acueducto por valor de $659.093.031, costo producción de alcantarillado por valor de $224.130.557 y costo de producción para aseo por $396.810.934. El costo de producción en la vigencia 2012 se ha incrementado frente a la vigencia fiscal 2011 en un 7.10% y frente a la vigencia 2010 en un 16% debido al incremento en el número de usuarios en cada vigencia. GASTOS DE ADMINISTRACIÓN

Los gastos operacionales de administración en la vigencia 2012 ascendió a $415.937.967 correspondiente a gastos en sueldos y salarios por $139.507.359, pago en contribuciones efectivas por $24.350.270 aportes sobre la nomina por $4.542.711 gastos generales por $168.091.720 e impuestos, contribuciones y tasas por $79.445.907; los gastos operacionales de administración presentan un incremento en la vigencia 2012 de un 44.48% debido al incremento en los gastos

2010 2011 2012

563.645.566 568.478.733

659.093.031

185.751.987

262.996.533 224.130.557

354.015.983 363.630.328 396.810.934

COSTO DE PRODUCION VENTA DE SERVICIOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO

Costo de producción en venta de servicos de acueducto

Costo de producción en venta de servicos de alcantarillado

Costo de producción en venta de servicos de aseo

2010 2011 2012

270.406.775 287.885.066

415.937.967

GASTOS OPERACIONALES DE ADMINISTRACION 2010 - 2011 -2012

Gastos operacionales de administracion




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generales, ya que de $35.133.311 que se gasto en la vigencia 2011, paso a $168.091.720, presentando un incremento en estos gastos de 378.43%. Durante la vigencia 2012 se presentaron otros ingresos los cuales dieron saldos negativos por $22.547.532 debido a los ajuste realizados de vigencias anteriores, más otros gastos por $1.191.400. DEFICIT DEL EJERCICIO En la vigencia fiscal 2012 la entidad auditad presento un déficit del ejercicio por valor de $111.065.232 debido al incremento en los gastos de administración durante la vigencia fiscal, mientras que en la vigencia 2011 se presento un superávit por $6.096.510 y en el 2010 un superávit por $3.040.998. CONTROL INTERNO CONTABLE De acuerdo a los procedimientos establecidos por la Contaduría General de Nación, se procedió a evaluar la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de las áreas de contabilidad de las entidades con el objetivo de generar información con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de que trata el marco conceptual del Plan General de Contabilidad Pública, que forma parte del Régimen de Contabilidad Pública adoptado por la Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007, con el propósito de identificar las diferentes etapas del proceso contables. El siguiente informe del Control Interno Contable de la empresa de servicios domiciliares de Lebrija Santander, correspondiente a la evaluación al grado de cumplimiento y efectividad de cada acción de control, el cual reporta una evaluación total del Control Interno Contable de 3.9, representadas en las siguientes etapas que comprenden el proceso Contable: Proceso de reconocimiento 3.9

Proceso de identificación 3.9 Proceso de clasificación 4.0 Proceso de registro y ajuste 3.8

Etapa de revelación 4.1

Elaboración de estados contables y demás informes 4.3 Análisis, interpretación y comunicación de la información 4.0

Otros elementos de Control 3.6

Acciones Inmediatas tomadas por la entidad 3.6 El promedio por cada una de las etapas, representan el proceso contable de las actividades, los cuales se encuentran representados entre (4) aceptablemente y (5) alto grado de cumplimiento de cada uno de los procesos contables. OPINION DE LOS ESTADOS CONTABLES En cumplimiento de las funciones inherentes al cargo, se llevó a cabo el proceso de revisión a los Estados Financieros Básicos, Balance General, Estado de Actividad Financiera, Económica y Social, y Notas a los Estados Financieros con corte al 31 de diciembre vigencia 2011 y 2012, de la EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER, los cuales según los




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documentos y anexos presentados en la rendición de cuenta, y en el proceso auditor de la vigencia del 2013, fueron refrendados por el Contador Público de la entidad EDUIN NILSON GONZALEZ RIVERA con tarjeta profesional número 81075-T, quien expresa y manifiesta Opinión con salvedades: En nuestra Opinión, excepto por lo expresado en los párrafos precedentes, los Estados Contables de la entidad EMPRESA SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER, presentan razonablemente con salvedades, la situación financiera, en sus aspectos más significativos por los años terminados a diciembre de 2011 Y 2012, los resultados del ejercicio económico del año terminado en la misma fecha, de conformidad con las normas y principios de contabilidad prescritos por la Contaduría General de la Nación. Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos: Que se encuentran cuenta en bancos con saldo de vigencias anteriores el cual requieren ser ajustadas y liquidadas Se presento sanciones por parte de la Superintendencia de servicios Públicos domiciliarios por el no reporte al SUI.

Los bienes no se encuentran depreciados de una manera individualizada.

Durante la vigencia fiscal 2012 se presento déficit del ejercicio debido al incremento en los gastos operacionales

Excepto las siguientes salvedades:

1. La revisión y verificación no se efectúo sobre los registros y archivos de las transacciones y operaciones financieras que dieron origen a los resultados de los Estados Contables, con el fin de obtener evidencia comprobatoria, ya que el procedimiento establecido para tal fin se fundamenta sobre la revisión de la cuenta anualizada.

2. Los saldos imputables en los Estados Financieros pueden tener modificaciones producto del proceso de Sostenibilidad Contable.

3. Limitación en cuanto al tiempo disponible para realizar las revisiones y verificaciones en el trabajo de campo realizado.

3.2.1 EVALUACION Y ANALISIS LINEA PRESUPUESTAL VIGENCIA 2011-2012 Para la vigencia 2011, la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, La Junta Directiva aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo N. 001 de Diciembre 010 de 2010 por valor de $1, 573, 690,270. Para la vigencia 2012, la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, La Junta Directiva aprobó el presupuesto general de rentas y gastos mediante Acuerdo N. 001 de Enero 2 de 2012, por valor de $1, 626, 770,234.

La Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, EMPULEBRIJA, no cuenta con un Manual de presupuesto propio para la Entidad, por tanto se debe seguir las disposiciones de la Ley Orgánica de Presupuesto, correspondiente a las Empresas de Servicios Públicos. Decreto 115.




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EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIG 2011 Y 2012 Vigencia 2011 La ejecución presupuestal de ingresos de la vigencia 2011 refleja el siguiente comportamiento: Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011 (Cifras en pesos)

PTO INICIAL DEFINITIVO RECAUDADO

VALOR (Recaudado/Definit)

1,573,690,270 1,573,690,270 1,194,372,657 75% Fuente: EMPULEBRIJA Ejecución Presupuestal de Ingresos 2011

Según la tabla anterior se observa la falta de gestión para el recaudo, de los ingresos de la Entidad, teniendo en cuenta que se sólo recaudó el 75% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar un el 25% del mismo. Vigencia 2012 La ejecución presupuestal de ingresos refleja el siguiente comportamiento:

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2012

PRESUPUESTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO

RECAUDADO

VALOR RECAUDADO/DE

FINITIVO

1,626,770,234 50,000,000 - 1,676,770,234 1,306,076,552 77.89%

definitivo recaudado

Presupuesto 1.573.690.270 1.194.372.672

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESO VIG. 2011

75%

DEFINITIVO RECAUDADO

Presupuesto 1.676.770.234 1.306.076.552

EJECUCION PRESUPUESTAL DE INGRESO VIG. 2012

77,89%




INFORME DEFINITIVO


Según la tabla anterior se observa la falta de gestión para el recaudo, de los ingresos de la Entidad, teniendo en cuenta que se sólo recaudó el 77% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar un el 23% del mismo. Como se pudo observar los ingresos durante las vigencias 2011 y 2012, tuvieron el siguiente comportamiento:

RECAUDADO

2011 2012 % de variación

1,194,372,657 1,306,076,552 9.35%

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2011 Y 2012 VIGENCIA 2011 La Ejecución Presupuestal de Gastos, presenta el siguiente comportamiento.

Ejecución Presupuestal de Gastos Vig 2011 (cifras en pesos)

PTO INICIAL ADICIONES REDUCCIONES DEFINITIVO

COMPROMETIDO

VALOR %

(Com/Def)

1,573,690,270 1,573,690,270 1,359,234,365 86%

Según la tabla anterior se observa solo se ejecutó el 86% del presupuesto, quedando por comprometer solo el 14% del mismo. VIGENCIA 2012

PRESUPUESTO INICIAL

ADICIONES CREDITOS Y

CONTRACREDITOS

DEFINITIVO

COMPROMETIDO

VALOR

COMPROMETIDO/DEFINITIVO

1,626,770,234 50,000,000 92,370,603 1,676,770,234 1,511,172,984 90.12%

DEFINITIVO COMPROMETIDO

Presupuesto 1.573.690.270 1.359.234.365

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2012

86%




INFORME DEFINITIVO


Según la tabla anterior se observa solo se ejecutó el 90% del presupuesto, quedando por comprometer solo el 10% del mismo.

Como se pudo observar los Gastos durante las vigencias 2011 y 2012, tuvieron el siguiente comportamiento:

COMPROMETIDO

2011 2012 % de variación

1,359,234,365 1,511,172,984 11,17%

COMPORTAMIENTO PRESUPUESTAL DE INGRESOS VIGENCIA 2011 Y 2012 VIGENCIA 2011 El presupuesto de ingresos está compuesto de la siguiente manera:

CONCEPTO PPTO INICIAL PPTO

DEFINITIVO PPTO

RECAUDADO (RECAUDO / DEFINITIVO)

TOTAL INGRESOS 1,573,690,270 1,573,690,270 1,194,372,658 76%

ACUEDUCTO 801,712,000 801,712,000 622,926,464 78%

CARGO FIJO 233,376,000 233,376,000 197,791,098 32%

CONSUMO 393,913,000 393,913,000 341,626,666 173%

CONTRIBUCIONES 43,680,000 43,680,000 40,904,209 12%

APORTES MUNICIPALES SRI 70,000,000 70,000,000 39,430,131 96%

OTROS 60,743,000 60,743,000 3,174,360 8%

ALCANTARILLADO 313,344,920 313,344,920 234,585,250 75%

CARGO FIJO 91,815,360 91,815,360

CONSUMO 149,136,000 149,136,000

CONTRIBUCIONES 17,729,000 17,729,000

APORTES MUNICIPALES SRI 28,000,000 28,000,000

OTROS 26,664,560 26,664,560

ASEO 458,633,350 458,633,350 336,860,943 73%

TARIFA 347,078,000 347,078,000

CONTRIBUCIONES 23,920,000 23,920,000

DEFINITIVO COMPROMETIDO

Presupuesto 1.676.770.234 1.511.172.984

EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS VIGENCIA 2012

90%




INFORME DEFINITIVO


SUBSIDIO 69,600,000 69,600,000

OTROS 18,035,350 18,035,350

En la tabla anterior se puede observar el recaudo por Departamentos con relación al presupuesto definitivo de cada uno de ellos.

Por concepto de Acueducto se alcanzó a recaudar un total de $622, 926,464 que representa el 78% del Presupuesto Definitivo de acueducto, seguido por Alcantarillado con un recaudo de $234,585,250, que alcanza un 75%, del presupuesto Definitivo del Alcantarillado, y por último El aseo, con un total recaudado de $336, 860,943, que representa el 73% del presupuesto definitivo por este concepto.

La ilustración anterior refleja la composición del recaudo total de La Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, observándose que el recaudo total de $1,194,372,658 que representa el 76% del total del presupuesto definitivo, siendo el departamento de acueducto el más representativo, con un recaudo de $622,926,464, que representa el 52% con relación al total del presupuesto total recaudado. En lo concerniente a lo recaudado por alcantarillado recaudo $234,585,250, que alcanza el 20% del total recaudado, y por concepto de aseo se recaudó un total de $336,860,943, que representa el 28% del recaudo. Dentro de estos tres grupos el recaudo más representativo son los alcanzados por el Departamento de Acueducto, como se pudo observar anteriormente. HALAZGO N° 5 En la Ejecución Presupuestal de Ingresos de las vigencias 2011 y 2012, de la EMPULEBRIJA, correspondiente a los departamentos de Alcantarillado y Aseo, no se pudo evidenciar discriminada por sus correspondientes rubros, por el tratamiento que le da la parametrización del sistema contable (GD). Por lo anterior se configura una observación de tipo administrativa. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO Gerente CONTROVERSIA DE LA EMPRESAS PÚBLICAS DE LEBRIJA

TOTAL INGRESOS

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO

ASEO

TOTAL RECAUDADO 1.194.372.658 1.194.372.658 1.194.372.658 1.194.372.658

RECAUD. X DPTO 1.194.372.658 622.926.464 234.585.250 336.860.943

COMPORTAMIENTO INGRESOS VIGENCIA 2011

100%

52%

20%

28%




INFORME DEFINITIVO



EJECUCION PRESUPUESTAL: “Para responder a este hallazgo administrativo me permito manifestar lo siguiente: Se acepta; en la ejecución presupuestal no se registra discriminadamente los ingresos debido a un error en la parametrización del sistema contable GD, sin embargo me permito informar que actualmente ya se subsano este error y los ingresos se están registrando en cada uno de los departamentos acueducto, alcantarillado y aseo, según el rubro de donde se obtienen”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR De acuerdo a las respuestas emitidas por Ente auditado donde se acepta la observación planteada, aludiendo esta falencia a un error en la parametrización del sistema contable GD, SE CONFIRMA el hallazgo de tipo administrativo, para ser tenido en cuenta en EL Plan de Mejoramiento que debe presentar la Entidad. VIGENCIA 2012 Comportamiento Presupuestal de Ingresos 2012 (Cifras en pesos)


DEFINITIVO PPTO

RECAUDADO PORC.

RECAUDADO

TOTAL INGRESOS 1,626,770,234 1,626,770,234 1,306,076,552 80%

ACUEDUCTO 829,623,050 829,623,050 647,961,292 78%

CARGO FIJO 245,044,800 245,044,800 162,204,734 25%

CONSUMO 413,608,650 413,608,650 407,807,742 63%

CONTRIBUCIONES 45,864,000 45,864,000 24,206,911 4%

APORTES MUNICIPALES SRI 62,000,000 62,000,000 46,579,122 7%

OTROS 63,105,600 63,105,600 7,162,784 1%

ALCANTARILLADO 324,312,166 324,312,166 250,722,442 77%

CARGO FIJO 96,406,128 96,406,128

CONSUMO 156,592,800 156,592,800

CONTRIBUCIONES 18,615,450 18,615,450

APORTES MUNICIPALES SRI 25,000,000 25,000,000

OTROS 27,697,788 27,697,788

ASEO 472,835,018 472,835,018 407,392,817 86%

TARIFA 364,431,900 364,431,900

CONTRIBUCIONES 25,116,000 25,116,000

SUBSIDIO 65,000,000 65,000,000

OTROS 18,287,118 18,287,118

En la tabla anterior se puede observar el recaudo por Departamentos con relación al presupuesto definitivo de cada uno de ellos. Por concepto de Acueducto se alcanzó a recaudar un total de $647,961,292 que representa el 78% del Presupuesto Definitivo de acueducto, seguido por Alcantarillado con un recaudo de $250,722,442, que alcanza un 77%, del presupuesto Definitivo del Alcantarillado, y por último aseo, con un total recaudado de $407,392,817 que representa el 86% del presupuesto definitivo por este concepto.




INFORME DEFINITIVO


La ilustración anterior refleja la composición del recaudo total de La Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, observándose que el recaudo total de $1,306,076,552 que representa el 80% del total del presupuesto definitivo, siendo el departamento de acueducto el más representativo, con un recaudo de $647,961,292, que representa el 50% con relación al total del presupuesto total recaudado. En lo concerniente a lo recaudado por alcantarillado recaudo $250, 722,442, que alcanza el 19% del total recaudado, y por concepto de aseo se recaudó un total de $407,392,817, que representa el 31% del recaudo. Dentro de estos tres grupos el recaudo más representativo son los alcanzados por el Departamento de Acueducto, como se pudo observar anteriormente. DISTRIBUCION DE LOS GASTOS VIGENCIA 2011 Y 2012 VIGENCIA 2011

Distribución de la Ejecución presupuestal de Gastos Vig 2011 (cifras en pesos)


DEFINITIVO PPTO

COMPROMETIDO PORC.

EJECUCION

TOTAL GASTOS 1,573,690,270 1,573,690,270

1,359,234,365 86%

ACUEDUCTO 801,712,000 801,712,000

663,274,952 83%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 728,212,000 728,212,000

616,175,309 85%

Gastos de Personal 417,113,000 417,113,000 371,175,550 89%

Gastos Generales 311,099,000 311,099,000 244,999,758 79%

GASTOS DE INVERSION 73,500,000 73,500,000

47,099,643 64%

Mejoramiento de Infraestructura 45,000,000 45,000,000 36,546,879 81%

Adquisición de Materiales y suministros 25,500,000 25,500,000 8,051,100 32%

Otros 3,000,000 3,000,000 2,501,664 83%

SERVICIO DE LA DEUDA - - -

ALCANTARILLADO 313,344,920 313,344,920

285,052,052 91%


222,042,052 78%

Gastos de Personal 115,418,400 115,418,400 103,485,996 47%

Gastos Generales 121,926,520 121,926,520 118,556,055 53%


63,010,000 22%

TOTAL INGRESOS

ACUEDUCTO ALCANTARILLADO

ASEO

TOTAL RECAUDADO 1.306.076.552 1.306.076.552 1.306.076.552 1.306.076.552

RECAUD. X DPTO 1.306.076.552 647.961.292 250.722.442 407.392.817

COMPORTAMIENTO INGRESOS VIGENCIA 2012

100%

50%

19%

31%




INFORME DEFINITIVO


Mejoramiento de Infraestructura 43,000,000.00 43,000,000.00 52,850,000.00 84%

Adquisición de Materiales y suministros 30,000,000.00 30,000,000.00 7,160,000.00 11%

Otros 3,000,000.00 3,000,000.00

3,000,000 5%


ASEO 458,633,350 458,633,350

410,907,361 90%


221,545,733 54%

Gastos de Personal 205,638,000.00 205,638,000.00 188,338,159.00 85%

Gastos Generales 37,995,350.00 37,995,350.00 33,207,574.02 15%


189,361,628 46%

Mejoramiento de Infraestructura 1,000,000.00 1,000,000.00 100,000.00 0%

Adquisición de Materiales y suministros 5,000,000.00 5,000,000.00 0 0%

Otros 209,000,000.00 209,000,000.00 189,261,628.00 100%


En la tabla anterior se puede observar en el porcentaje de compromisos con relación al presupuesto definitivo correspondiente a cada departamento, a saber: Por concepto de Acueducto se alcanzan a comprometer 663,274,952 que representa el 83% del Presupuesto Definitivo de acueducto , seguido por Alcantarillado con gastos de 285,052,052, que alcanza un 91%, del presupuesto Definitivo del Alcantarillado, y por último El aseo, con un total de $410,907 361, que representa el 90% del presupuesto definitivo por este concepto. Como se puede observar en cada uno de los departamentos los gastos más representativos corresponde a los gastos de funcionamiento con una participación de 85%, 78% y 54%, respectivamente.

La ilustración anterior refleja en cuanto participa cada departamento en los compromisos de la Entidad, a saber: alcantarillado participa en un 49% del total de los compromisos de la entidad. Aseo, participa en un 30% del total de los compromisos y por último el Alcantarillado participa en un 21% del total de los compromisos asumidos por la Entidad durante la vigencia 2011.

TOTAL DE

GASTOS

ACUEDUCTO

ALCANTARILL

ADO

ASEO

TOTAL COMPROMETIDO 1.359.234.365 1.359.234.365 1.359.234.365 1.359.234.365

COMPROM . X DPTO 1.359.234.365 663.274.952 285.052.052 410.907.361

COMPORTAMIENTO DE GASTOS VIGENCIA 2011

100%

21% 30%

49%




INFORME DEFINITIVO


VIGENCIA 2012


DEFINITIVO PPTO COMPROMETIDO PORC. EJECUCION

TOTAL GASTOS 1,623,770,234 1,673,770,234 1,509,238,224 90%

ACUEDUCTO 829,623,050 829,623,050 738,540,689 89%

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 763,823,050 763,823,050 697,292,833 94%

Gastos de Personal 426,457,526 451,252,726 432,228,286.00

Gastos Generales 337,365,524 312,570,324 265,064,547.06

GASTOS DE INVERSION 65,800,000 65,800,000 41,247,856 6%

Mejoramiento de Infraestructura 42,000,000 42,000,000 21,133,562

Adquisición de Materiales y suministros 20,800,000 20,800,000 17,114,293

Otros 3,000,000 3,000,000 3,000,000

SERVICIO DE LA DEUDA -

ALCANTARILLADO 321,312,166 321,312,166 255,658,086 80%


Gastos de Personal 126,789,106 147,738,306 126,163,265

Gastos Generales 126,323,060 126,323,060 104,544,820


Mejoramiento de Infraestructura 43,000,000 35,000,000 24,950,000

Adquisición de Materiales y suministros 25,200,000 12,250,800 0

Otros 3,000,000 3,000,000 1,934,760

SERVICIO DE LA DEUDA - -

ASEO 472,835,018 522,835,018 515,039,450 99%


Gastos de Personal 215,164,743 199,376,802.00 193,484,880

Gastos Generales 33,470,275 27,965,216.00 26,061,570


Mejoramiento de Infraestructura 1,000,000 - 0

Adquisición de Materiales y suministros 3,000,000 50,000,000 50,000,000

Otros 220,200,000 245,493,000 245,493,000

SERVICIO DE LA DEUDA

-

En la tabla anterior se puede observar en el porcentaje de compromisos con relación al presupuesto definitivo correspondiente a cada departamento, a saber: Por concepto de Acueducto se alcanzan a comprometer 738,540,689 que representa el 89% del presupuesto definitivo de Acueducto. , seguido por Alcantarillado con compromisos de $255,658,086, que alcanza un 80%, del definitivo de Alcantarillado , y por último el Aseo con unos compromisos de $515,039,450, que representa el 90% del presupuesto definitivo del Aseo. Como se puede observar en cada uno de los departamentos los gastos más representativos corresponde a los gastos de funcionamiento con una participación de 94%, 90% y 43%, respectivamente




INFORME DEFINITIVO


La ilustración anterior refleja en cuanto participa cada departamento en los compromisos de la Entidad, a su vez la participación de cada uno de los rubros correspondiente a cada departamento, a saber: Alcantarillado participa en un 49% del total de los compromisos de la entidad. Aseo, participa en un 34% del total de los compromisos y por último el Alcantarillado participa en un 17% del total de los compromisos asumidos por la Entidad durante la vigencia 2012. SITUACION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2011

Al finalizar la vigencia fiscal 2011, la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, presenta un Déficit presupuestal por valor de $-164,861,708, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron mayores al valor total recaudado, lo que indica la falta de planeación en el ejercicio presupuestal para la vigencia 2011. SITUACION PRESUPUESTAL VIGENCIA 2012

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DE LEBRIJA

EMPULEBRIJA

VIGENCIA 2012

CONCEPTO VALOR

INGRESOS - RECAUDO 1,306,076,552

GASTOS - COMPROMISOS 1,511,172,984

DEFICIT- PRESUPUESTAL -205,096,432

GASTOS TOTALES

ACUEDUCTO

ALCANTARILLADO

ASEO

TOTAL COMPROMETIDO 1.509.238.224 1.509.238.224 1.509.238.224 1.509.238.224

COMPROM. X DPTO 1.509.238.224 738.540.689 255.658.086 515.039.450

COMPORTAMIENTO DE GASTOS VIGENCIA 2012

100%

17%

34%

49%

EQUILIBRIO PRESUPUESTAL

EMPRESAS DE SERVICIOS PUBLICOS DE LEBRIJA

EMPULEBRIJA

VIGENCIA 2011

CONCEPTO VALOR

INGRESOS - RECAUDO 1,194,372,657

GASTOS - COMPROMISOS 1,359,234,365

DEFICIT PRESUPUESTAL -164,861,708




INFORME DEFINITIVO


Al finalizar la vigencia fiscal 2012, la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, sigue presentando un Déficit presupuestal por valor de $-205,096,432, esto se debe a que los compromisos adquiridos fueron mayores al valor total recaudado, lo que indica la falta de planeación en el ejercicio presupuestal para la vigencia 2012. HALLAZGO N° 6 Al finalizar la vigencia fiscal 2011 y 2012, la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, presenta un Déficit presupuestal de $-164,861,708 y $-205,096,432 respectivamente, debido a que los compromisos adquiridos fueron mayores al total recaudado, observándose que la entidad no manejó una planeación acorde con el presupuesto. Se configura una Observación administrativo para que sea incluido en un plan de mejoramiento, con el fin de no seguir incurriendo en dicha falencia. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO Gerente

CONTROVERSIA DE LA EMPRESAS PÚBLICAS DE LEBRIJA


PLANEACION PRESUPUESTAL: “Se acepta, sin embargo se recalca que la empresa, ejecutó el presupuesto de gastos verificando que contaba con la liquidez financiera para realizar el pago de estos compromisos y no tuvo la necesidad de adquirir deudas a mediano ni largo plazo; esto ocurre debido a que no se incluyeron los saldos de bancos a 31 de diciembre en el presupuesto del año siguiente. A su vez se tiene en cuenta esta observación para realizar los correctivos necesarios en la planeación presupuestal”.

CONCLUSION DEL GRUPO AUDITOR El sujeto auditado acepta la observación de connotación administrativa configurada por esta irregularidad, argumentando que esta situación se presentó por no incluir los saldos en Bancos en el presupuesto del siguiente año, por lo anterior SE CONFIRMA el hallazgo Administrativo para que sea tenido en cuenta en el Plan de Mejoramiento.

RESERVAS PRESUPUESTALES Y CUENTAS POR PAGAR

Mediante Resolución administrativa N° 020, de diciembre 31 de 2011, se constituyeron las cuentas por pagar por la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, EMPULEBRIJA, por valor de $13,209,555, y mediante Resolución Administrativa N° 002, de enero de 2013 constituyeron cuentas por pagar por valor de $134,232,921.

MODIFICACIONES PRESPUESTALES Se evidenció que se realizaron Ajustes en las apropiaciones del presupuesto, buscando adecuarlo de acuerdo a la ejecución de los proyectos o los gastos de funcionamiento y que no fueron previstas en la etapa de programación presupuestal, realizando las respectivas modificaciones.




INFORME DEFINITIVO


Modificaciones Presupuestales vigencia 2011

*MODIFICACION *ACTO ADMINISTRATIVO FECHA VALOR

CREDITOS Y CONTRACREDITOS ACUERDO No. 001 28 DE JULIO DE 2011 24,300,000

CREDITOS Y CONTRACREDITOS ACUERDO No. 002 22 SEPTIEMBRE DE 2011 16,400,000

Modificaciones Presupuestales vigencia 2012

*MODIFICACION *ACTO ADMINISTRATIVO FECHA VALOR

CREDITOS Y CONTRACREDITOS ACUERDO No. 004 15 DE JUNIO DE 2012 46,644,400

CREDITOS Y CONTRACREDITOS ACUERDO No. 005 03 DE AGOSTO DE 2012 1,684,203

CREDITOS Y CONTRACREDITOS ACUERDO No. 011 15 DE NOVIEMBRE DE 2012 24,242,000

CREDITOS Y CONTRACREDITOS ACUERDO No. 013 21 DE DICIEMBRE DE 2012 19,800,000

ADICION ACUERDO NO. 015 28 DE DICIEMBRE DE 2012 50,000,000

Como se puede observar todas las modificaciones al presupuesto se efectuaron a través de acuerdos de Junta Directiva. 3.3.1 EVALUACION Y ANALISIS LINEA DE CONTRATACION REGIMEN APLICABLE Es importante antes de iniciar el análisis de la línea de contratación de LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP, realizar un esquema jurídico con respecto al alcance del régimen de contratación aplicable para estas entidades así: De conformidad con la Ley 142 de1994, las Empresas de Servicios Públicos son sociedades por acciones cuyo objeto es la prestación de los servicios públicos de que trata esta la ley 142 de 1994, las entidades descentralizadas de cualquier orden territorial o nacional, cuyos propietarios no deseen que su capital esté representado en acciones, deberán adoptar la forma de Empresa Industrial y Comercial del Estado. Mientras la Ley a la que se refiere el artículo 352 de la Constitución Política no disponga otra cosa, sus presupuestos serán aprobados por las correspondientes juntas directivas. En todo caso, el régimen aplicable a las entidades descentralizadas de cualquier nivel territorial que presten servicios públicos, en todo lo que no disponga directamente la Constitución, será el previsto en esta Ley. La Superintendencia de Servicios Públicos podrá exigir modificaciones en los estatutos de las entidades descentralizadas que presten servicios públicos y no hayan sido aprobados por el Congreso, si no se ajustan a lo dispuesto en esta Ley, y deberán, al finalizar el ejercicio fiscal, constituir reservas para rehabilitación, expansión y reposición de los sistemas y de conformidad con el Artículo 18 de la ley 286 de 1996 el objeto de las Empresa de servicios públicos es la prestación de uno o más de los servicios públicos a los que se aplica la ley, o realizar una o varias de las actividades complementarias, o una y otra cosa. En ese orden de ideas se puede concluir que las empresas de servicios públicos en materia contractual se rigen por el derecho privado, pero esto no restringe el alcance del principio de prevalencia del interés general, como tampoco del principio de responsabilidad por omisión o extralimitación en el ejercicio de funciones por parte de los agentes de la administración contratante, por lo tanto se deberán ajustar a los principios rectores de la función pública, y así mismo les es aplicable la responsabilidad objetiva según las previsiones del artículo 90 de la Constitución, sin perjuicio de lo dispuesto en el Estatuto General de la ley 80 de 1993 y demás normas concordantes.




INFORME DEFINITIVO


No obstante lo anterior, la misma norma suprema establece claramente en sus artículos 207 y 209 que la función administrativa y la gestión fiscal se rige bajo los postulados de igualdad, transparencia y demás normas especiales que en relación con cada servicio expidan los órganos competentes, sin dejar a un lado las disposiciones del Estatuto Anticorrupción y del Código Disciplinario Único que le sean aplicables de acuerdo a sus actuaciones. ANÁLISIS En LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP se practicó el proceso de Auditoría Gubernamental con enfoque integral modalidad Regular sobre los contratos suscritos en la vigencia 2012. Con el fin de evaluar su gestión fiscal y su función administrativa se seleccionó una muestra representativa de los contratos suscritos por la Entidad para determinar si dicha gestión se efectuó de manera eficiente y lo más imperativo establecer si con esta gestión fue satisfecha la necesidad pretendida y plasmada por la entidad en la etapa previa a la celebración de cada uno de los contratos. Una vez finalizado el proceso auditor se evidenciaron irregularidades administrativas y disciplinarias en lo referente a la rendición en la cuenta SIA, la falta de soportes en los expedientes contractuales e inconsistencias en la supervisión; Así mismo se suscribieron contratos incumpliendo sus cláusulas contractuales y se realizaron pagos injustificados. Se pudo establecer la falta de documentación en las carpetas contractuales, los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados ni foliados, no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas, lo cual genera dificultades en su control y manejo; Es así que las inconsistencias descritas anteriormente generaron imposibilidad de realizar un control más efectivo por parte del equipo auditor; Un principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano, a los órganos de control y como fuente de la historia (Ley 594 de 2000). Por último, es de vital importancia mencionar que la revisión se realizó de acuerdo a las normas y principios que regulan el ejercicio de la vigilancia fiscal de acuerdo con los procedimientos instados por la Contraloría General de Santander, los cuales tienen como finalidad asegurar que todas las actuaciones de los sujetos de control se cumplan de manera objetiva y transparente; Así mismo, que el trabajo de campo se realizó sobre los documentos e información allegada por la Administración en sus instalaciones y que los hallazgos consignados en el informe están debidamente respaldados por los papeles de trabajo y documentos anexos. CONTRATACIÓN AUDITADA Según certificación expedida el día 19 de julio del 2013 por la administración de LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP, se celebraron para la vigencia 211 un numero de 57 Contratos que ascienden a $658.360.351 y para la vigencia 2012 se suscribieron 77 contratos por valor de $ 632.889.007, distribuidos según la clase de contrato de la siguiente manera:

CLASE DE CONTRATO 2011 2012




INFORME DEFINITIVO


NUMERO VALOR NUMERO VALOR

C1 P. DE SERVICIOS 31 330.042.952 59 464.426.347

C2 CONSULTORIA - - - -

C3 INTERVENTORIA - - - -

C4 MANTENIMIENTO - - -

C5 OBRA PUBLICA 3 4.200.000 1 28.314.562

C6 COMPRA Y SUMINISTRO 12 198.767.399 11 122.458.098

C8 COMODATO - - - -

C9 ARRENDAMIENTO - - 5 4.002.000

C10 FIDUCIA - - - -

C15 SEGUROS - - - -

C19 OTROS 11 125.350.000 1 13.688.000

TOTAL 57 658.360.351 77 632.889.007 Fuente de información: Certificación de la Entidad

Teniendo en cuenta que la Entidad auditada celebró la contratación anteriormente referida, el equipo auditor seleccionó para la vigencia 2011 una muestra de 12 contratos por valor de $266.108.020 que corresponden al 40% del total de la contratación, así mismo para la vigencia 2012 se seleccionaron 11 contratos por $201.916.814 equivalentes a un 31 %. Contratos que se relacionan a continuación:

VIGENCIA 2011

No Cto

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR FECHA SUSCRIPCIÓN

1 3

URIEL FERNANDO GARRIDO PRADA

YAMILE FLÓREZ VILLANOVA

ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA

18,500,000 2011-01-03

2

16

SERVICIOS HIDRAULICOS DE COLOMBIA

YAMILE FLÓREZ VILLANOVA SECRETARIA GENERAL

SUMINISTRO DE 35 BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68KG

20,429,920 2011-01-13

3

33

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PEOPLE W


PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO LIMPIEZA Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS EN LAS VÍAS PÚBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS

12,568,500 2011-03-03

4

46

OSWALDO ALFONSO SUAREZ BORBÓN


PRESTAR LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE 20000 KG DE SULFATO TIPO A SOLIDO PARA EL TRATAMIENTO DEL AGUA QUE SE SUMINISTRA EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA

25,520,000 2011-03-15

5

53



PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO LIMPIEZA Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS EN LAS VÍAS PUBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS

125,589,600 2011-04-04

6

97

ORLANDO DE JESÚS CARREÑO HERRERA


LA MANO DE OBRA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE TRES CAJAS EN T1 DE 60X60 CADA UNA POZO DE INSPECCIÓN DE 120CM DE DIÁMETRO DEMOLICIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE 12 ESCALERAS 80X20X20 INSTALACIÓN DE 21 MTS DE TUBERÍA NOVAFORT DE 8PULGADAS INSTALACIÓN DE DOS SILLA Y DE 8PULGADAS A 6PULGADAS …

5,000,000 2011-09-21

7 101

GLADYS ARIAS SANMIGUEL


PRESTAR LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE DE RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO AL SITIO DISPOSICIÓN FINAL EL CARRASCO.

18,400,000 2011-10-01

8

103

INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA


SUMINISTRO DE ACCESORIOS Y TUBERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

20,000,000 2011-10-03

9 110

DEYVIS DURAN CARRILLO


ELABORACIÓN DE 01 PUERTA DE 77CM X 2MTS 01 PUERTA DE 98CM X 210 CM 01 VENTANA DE 150 CM X 1MTS 01 VENTANA DE 120 CM X 100 CM EN LAMINA CALIBRE 20 04 TAPAS DE 60X60 EN LAMINA ALFAJOR DE UN OCTAVO DE PULGADA …

6,600,000 2011-11-17

10 111

LUIS CARLOS CAMACHO JACOME


PRESTAR LOS SERVICIOS APORTANDO MANO DE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO LA MANO DE OBRA PARA REALIZAR LA SIGUIENTE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO REMODELACIÓN DEL BAÑO INTERNO DEL LABORATORIO…

5,000,000 2011-11-21

11

112

JULIO CESAR JAIMES QUINTERO


PRESTAR LOS SERVICIOS DE MANO DE OBRA EN LA PINTURA GENERAL DE LAS INSTALACIONES DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA INCLUYENDO PUERTAS VENTANAS REJAS Y PASAMANOS

5,000,000 2011-11-21

12 120



PRESTAR LOS SERVICIOS APORTANDO MANO DE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO LA MANO DE OBRA PARA REALIZAR LA SIGUIENTE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO CONSTRUCCIÓN DE BASE DE 240 CM X 60CM PARA LA COCINA …

3,500,000 2011-12-01




INFORME DEFINITIVO


VIGENCIA 2012

No Cto OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATISTA SUSCRIPCIÓN SUPERVISOR

1 23 SUMINISTRO DE 26 BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68 KGS 16,692,052

ARTURO ARDILA VILLALBA 2012-02-01

CARLOS ALBERTO LOPEZ JIMENEZ

2 83

PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LAS ZONAS VERDES Y VÍAS PUBLICAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA. ASÍ COMO EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP

13,987,900

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PEOPLE 2012-08-01


3 94

PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LAS ZONAS VERDES Y VÍAS PUBLICAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA. ASÍ COMO EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP

13,922,300

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PEOPLE WORK 2012-08-01


4 72

SUMINISTRO DE ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y MATERIALES DE FERRETERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO A TRAVÉS DEL ESTABLECIMIENTO COMERCIAL DE SU PROPIEDAD DENOMINADO COMERCIAL SANTANDER D&M

20,000,000

DIANA MARIA ORTIZ ACUÑA 2012-06-15


5 31

SUMINISTRO DE ACCESORIOS. HERRAMIENTAS Y MATERIALES DE FERRETERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO

20,000,000

DIANA MARÍA ORTÍZ ACUÑA 2012-02-07


6 50

EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON LA EMPRESA A PRESTAR LOS SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS DE COSTOS Y TARIFAS DE LOS SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA

18,000,000

DIANA MARLEIBY TOLOZA RUEDA 2012-04-10


7 33 ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP

16,500,000

GARETH SOLÓRZANO BURGOS 2012-02-10


8 88 TRANSPORTE DE RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA AL SITIO DE DISPOSICIÓN FINAL EL CARRASCO

24,500,000

GLADYS ARIAS SANMIGUEL 2012-08-16


9 22

SUMINISTRO DE ACCESORIOS Y TUBERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO

20,000,000

INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA 2012-02-01


10 13 REALIZAR LA CONSTRUCCIÓN DE UN BOX COULVERT EN LA VÍA DE LA CARRERA 12 CON CALLE 6 DE CONFORMIDAD CON LA PROPUESTA ANEXA

28,314,562

JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA 2012-01-25


11 95 ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP

10,000,000

JULIANA MARIA BARRAGAN NIÑO 2012-09-01


Seleccionados así estos contratos se procedió a realizar un análisis detallado y acucioso por el grupo auditor, verificándose de acuerdo a cada característica contractual que éstos cumplieran con lo establecido en su propio manual de contratación junto a la normatividad legal vigente aplicable al momento de su suscripción, hallándose irregularidades de tipo ADMINISTRATIVAS Y DISCIPLINARIAS, las cuales se describen debidamente soportadas de la siguiente manera:

INCUMPLIMIENTO EN LA EXPEDICION DE LAS POLIZAS

CONTRATO No 101-2011

OBJETO:

PRESTAR LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE DE RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO AL SITIO DISPOSICIÓN FINAL EL CARRASCO.

VALOR: $ 18,400,000

CONTRATISTA: GLADYS ARIAS SANMIGUEL

SUPERVISOR DEL CONTRATO YAMILE FLÓREZ VILLANOVA

FECHA INICIO 01 de Octubre del 2011

En el presente contrato se pudo establecer que no se cumplió con la exigencia de la garantía única de cumplimiento requerida en el clausulado del contrato:

“…CLAUSULA OCTAVA: El contratista deberá constituir en favor de la empresa de servicios públicos domiciliarios de Lebrija la garantía única que




INFORME DEFINITIVO


avalara el cumplimiento de las obligaciones surgidas del presente contrato por el valor asegurado, amparos y vigencias...”

La entidad debió dar estricto cumplimiento a esta exigencia ya que en la minuta contractual exigía claramente que el contratista debía cumplir con cada uno de los requisitos allí referidos, así mismo, la entidad velaría porque esto se cumpliera de manera efectiva, lo que conlleva a establecer que se tramitó, suscribió y liquidó el presente contrato sin uno de sus requisitos legales, siendo un elemento esencial y propende para la aplicación efectiva de los principios de la función administrativa. Esta irregularidad denota por parte de la administración la falta de responsabilidad con los dineros públicos, siendo estos de especialísimo tratamiento y cuidado, por lo cual se configura una irregularidad Disciplinaria por el incumplimiento en sus deberes, contraviniendo los principios del ejercicio de la función administrativa de transparencia, efectividad y eficiencia, siendo así esta una conducta antijurídica que confrontada con el ordenamiento jurídico resulta incompatible; configurándose los elementos de la responsabilidad disciplinaria, una conducta irregular por omisión en sus deberes, y lo más imperioso siendo esta conducta Sustancialmente ilícita por la afectación de los principios de la función pública.

En ese orden de ideas, tanto los particulares en el ejercicio de sus derechos o en el cumplimiento de sus deberes, como las autoridades en el desarrollo de sus funciones tienen el deber de obrar bajo los postulados de la buena fe, es decir que deben sujetarse a los mandatos de honestidad, lealtad y sinceridad, siendo necesario que todas las actuaciones de la administración pública se basen en la equidad, la eficiencia y la economía con el fin de proteger el patrimonio público, la transparencia y moralidad en todas las operaciones relacionadas con el manejo y utilización de los bienes y recursos públicos, y la eficiencia y eficacia de la administración en el cumplimiento de los fines del Estado.

Así las cosas, atendiendo los principios de proporcionalidad y de razonabilidad, y reconociendo la mesura de los pronunciamientos oficiales frente a estos temas, se estima la pertinencia de configurar el presente hallazgo desde la óptica meramente disciplinaria, a fin que una vez definida la existencia de irregularidades por parte de la autoridad correspondiente, se dé traslado a las demás instituciones de acuerdo con sus competencias y esta interpretación quedara sujeta a debate ante los organismos competentes.

Hallazgo No.7

En el presente contrato no se cumplió con la exigencia de la garantía única de cumplimiento requerida en la cláusula octava del contrato. Tipo de Hallazgos: Disciplinario Norma vulnerada: Constitución Política: Art 06 y 209.

Ley 734 del 2002:“Deberes” – Art 34 Núm. 1 y 21. Cláusula 08 del contrato.

Responsables: SOCORRO ALVARES TORRES Ex Gerente GLADYS ARIAS SANMIGUEL Contratista. Tipo de Hallazgo: Administrativo MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente.




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

*CONTRATO Nº 101/2011 - OBJETO: “PRESTAR LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE DE RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA AL SITIO DISPOSICIÓN FINAL EL CARRASCO”. Para este contrato que inició el 01 de Octubre del 2011, estuvo como Supervisora para aquella época la SECRETARIA GENERAL de la EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA la Sra. YAMILE FLOREZ VILLANOVA posesionada el cuatro (04) del mes de Octubre del año 2010, Resolución Administrativa No. 013 quien manifestó que dentro del contrato en mención en la CLÁUSULA OCTAVA, el contratista debió constituir garantía de cumplimiento; sin embargo la supervisora no la se exigió debido a que antecedía un contrato No. 072 del 2011 con el mismo objeto y contratista, en donde se exigió PÓLIZA DE CUMPLIMIENTO con vigencia desde 01/06/2011, hasta el 01/11/2011, lo que cubre o ampara la ejecución del contrato 101 del 2011 de fecha 01 octubre del 2011. Por lo anterior, YAMILE FLOREZ VILLANOVA supervisora del contrato en mención para esa época, certificó los hechos antes mencionados; oficio que se adjunta a este hallazgo para que sea tenido en cuenta. Anexos en folios: _______________. Certificación expedida por YAMILE FLOREZ VILLANOVA. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR El equipo auditor observa que en ente auditado manifiesta que efectivamente no se exigió el cumplimiento de la garantía del contrato, sin embargo dentro de las contradicciones se prueba que la Doctora YAMILE FLOREZ VILLANOVA no hacia parte del proceso contractual, ya que mediante oficio (folio 70) se evidencio que dicha funcionaria tomo posesión cuatro días después de la suscripción del contrato, por lo cual no es responsable del hallazgo disciplinario Por lo tanto, el equipo auditor encuentra razones suficientes para confirmar el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, con el fin de que sea incorporado dentro del plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir en procura de que a fututo se solicite las pólizas de garantía

INCUMPLIMIENTO EN LOS APORTES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL

CONTRATO No 003-2011

OBJETO:

ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA.

VALOR: $ 18,500,000

CONTRATISTA: URIEL FERNANDO GARRIDO PRADA

SUPERVISOR DEL CONTRATO YAMILE FLÓREZ VILLANOVA

FECHA INICIO 03 de Enero del 2011

NORMATIVIDAD REFERENTE EN LA MATERIA.

(Ley 1122 de 2007 - artículo 18) “…Los contratistas de prestación de servicios cotizarán al Sistema General de Seguridad Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de la cotización máxima de un 40% del valor mensualizado del contrato…”




INFORME DEFINITIVO


(Ley 789 de 2002 - artículo 50) “…Las Entidades públicas en el momento de liquidar los contratos deberán verificar y dejar constancia del cumplimiento de las obligaciones del contratista frente a los aportes mencionados durante toda su vigencia, estableciendo una correcta relación entre el monto cancelado y las sumas que debieron haber sido cotizadas…”

(Ley 1150 del 2007 - artículo 23) “… El proponente y el contratista deberán acreditar que se encuentran al día en el pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, El requisito establecido en la parte final del inciso segundo de este artículo, deberá acreditarse para la realización de cada pago derivado del contrato estatal. El servidor público que sin justa causa no verifique el pago de los aportes a que se refiere el presente artículo, incurrirá en causal de mala conducta, que será sancionada con arreglo al régimen disciplinario vigente.

Descripción de los hechos

En virtud del contrato referido, la Entidad auditada no efectuó un verdadero control al pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratista liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada contrato, lo que evidencia que además de realizar un pago indebido por parte de la administración y una desatención eminente en la normatividad que reglamenta la materia. Para este órgano de control la falta cometida es reprochable con culpa grave, pues hubo violación manifiesta de reglas de obligatorio cumplimiento. Como ya se había mencionado por este órgano de control los servidores públicos tiene reglas de estricto cumplimiento, las que juró conocer y cumplir fielmente en el momento de su posesión, pues cuando se asume una investidura se tienen que cumplir la Constitución, la ley y demás normas y reglas; su incumplimiento genera culpa gravísima, como lo establece el parágrafo del artículo 44 de la Ley 734 de 2002, por lo cual se configura el presente hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, el cual se trasladara al órgano procurador para lo de su competencia. Así mismo se deberá incluir en el plan de mejoramiento para subsanar esta irregularidad. Hallazgo No. 8 No se efectuó un verdadero control al pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratista liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada contrato. Tipo de Hallazgo: Administrativo MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

Para desvirtuar el presunto hallazgo fiscal y administrativo, respetuosamente me permito manifestar: Tal y como relacionan en el hallazgo, el Art 18 de la Ley 1122 de 2007, establece que “los contratistas de prestación de servicios cotizaran al Sistema General Social en Salud el porcentaje obligatorio para salud sobre una base de cotización MAXIMA de un 40% del valor Mensualizado del contrato…..”




INFORME DEFINITIVO


Esto significa que el 40% del valor Mensualizado del contrato de prestación de servicios que celebre un contratista de prestación de servicios es el límite legal máximo para calcular el ingreso base de cotización para este tipo de trabajadores independientes. Por otro lado, tratándose de trabajadores independientes vinculados por contratos de prestación de servicios, la base mínima de cotización en salud será la misma fijada para el régimen de pensiones, es decir un salario mínimo legal mensual vigente. Revisado el contrato No. 003-2011, mencionado en el hallazgo No. 8, el Señor Uriel Fernando Garrido P., presento los soportes de pago de seguridad Social de los meses de Enero a Diciembre de 2011, aplicando los porcentajes tanto de salud, pensión en un (28.5%), más los riesgos profesionales, el valor cancelado está acorde a los topes máximos y mínimos legalmente establecidos. Anexos en folios: ______________. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el sujeto de control anexa en los folios 73 a 83, los soportes del valor consigado en los aportes a la seguridad social, se determina que efectivamente se cancelo por parte del contratista el valor de los pagos de seguridad y parafiscales, por lo cual se desvirtúa el hallazgo de tipo disciplinario. Finalmente se confirma el hallazgo de tipo administrativo para que sea incorporado en el plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir para realizar labores tendientes a verificar el pago de loa aportes en salud y para fiscales por parte de los contratistas

INCUMPLIMIENTO DE LAS OBLIGACIONES EN LA SUPERVISION.

VIGENCIA 2011

No Cto

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR

OBSERVACION DE LOS INFORMES DE SUPERVISION

3



ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA 18,500,000

SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y EL CONTRATO

DURO TODO EL AÑO

16



SUMINISTRO DE 35 BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68KG 20,429,920


DURO TODO EL AÑO

46



PRESTAR LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE 20000 KG DE SULFATO TIPO A SOLIDO PARA EL TRATAMIENTO DEL AGUA QUE SE SUMINISTRA EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA 25,520,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION

53



PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO LIMPIEZA Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS EN LAS VÍAS PUBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS 125,589,600 NO HAY NADA DE SUPERVISION

97



LA MANO DE OBRA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE TRES CAJAS EN T1 DE 60X60 CADA UNA POZO DE INSPECCIÓN DE 120CM DE DIÁMETRO DEMOLICIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE 12 ESCALERAS 80X20X20 ….. 5,000,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION

101 GLADYS ARIAS SANMIGUEL


PRESTAR LOS SERVICIOS DE TRANSPORTE DE RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO AL SITIO DISPOSICIÓN FINAL EL CARRASCO. 18,400,000

SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y ERAN DOS

103



SUMINISTRO DE ACCESORIOS Y TUBERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 20,000,000

SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y EL INSUMO

ERA EN TRES MESES

110



ELABORACIÓN DE 01 PUERTA DE 77CM X 2MTS 01 PUERTA DE 98CM X 210 CM 01 VENTANA DE 150 CM X 1MTS 01 VENTANA DE 120 CM X 100 CM EN LAMINA CALIBRE 20 04 TAPAS DE 60X60 EN LAMINA ALFAJOR DE UN OCTAVO DE PULGADA … 6,600,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION




INFORME DEFINITIVO


111



PRESTAR LOS SERVICIOS APORTANDO MANO DE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO LA MANO DE OBRA PARA REALIZAR LA SIGUIENTE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO REMODELACIÓN DEL BAÑO INTERNO DEL LABORATORIO… 5,000,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION

112



PRESTAR LOS SERVICIOS DE MANO DE OBRA EN LA PINTURA GENERAL DE LAS INSTALACIONES DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA INCLUYENDO PUERTAS VENTANAS REJAS Y PASAMANOS 5,000,000

SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y FUE UNA

PRESTACION DE UN SERVICIO

120




3,500,000



VIGENCIA 2012

No Cto OBJETO DEL CONTRATO VALOR CONTRATISTA SUPERVISOR


23 SUMINISTRO DE 26 BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68 KGS 16,692,052

ARTURO ARDILA VILLALBA


SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y EL CONTRATO DURO 6 MESES

83

PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LAS ZONAS VERDES Y VÍAS PUBLICAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA. ASÍ COMO EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP 13,987,900

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PEOPLE


SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y FUE UNA PRESTACION DE UN SERVICIO

94


COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO PEOPLE WORK



31

SUMINISTRO DE ACCESORIOS. HERRAMIENTAS Y MATERIALES DE FERRETERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO 20,000,000

DIANA MARÍA ORTÍZ ACUÑA



88

TRANSPORTE DE RESIDUOS SÓLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA AL SITIO DE DISPOSICIÓN FINAL EL CARRASCO 24,500,000



SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO

22




SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y EL CONTRATO DURO 4MESES

13

REALIZAR LA CONSTRUCCIÓN DE UN BOX COULVERT EN LA VÍA DE LA CARRERA 12 CON CALLE 6 DE CONFORMIDAD CON LA PROPUESTA ANEXA 28,314,562

JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA


NO HAY NADA DE SUPERVISION

En los contratos referidos, no se generaron por parte de los supervisores informes completos, cronológicos y detallados, que determinen el seguimiento al ejercicio del cumplimiento obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo del contratista.

A los supervisores les falto más compromiso y sentido de pertenencia por la Entidad y con los recursos del tesoro, pues estos se deben cuidar como propios, ya que en algunos contratos no se evidencio absolutamente nada referente a la supervisión siendo un requisito inmerso en el propio manual de contratación y a su vez un requisito sine quanon para el pago estipulado en las cláusulas contractuales lo que además del incumpliendo de los supervisores demuestra que se realizaron pagos indebidos e injustificados. En la mayoría se allegaron certificaciones de cumplimiento, y si bien es cierto que estas certificaciones de cumplimiento son permitidas en los contratos de suministro, la mayoría de estos contratos son suministros que se prolongan en el tiempo es decir de tracto sucesivo y no de ejecución inmediata, por lo tanto si es necesario informes de seguimiento o por lo menos las certificaciones de cada recibido y no una sola al final del contrato; Ahora bien, lo más grave es que en varios de los contrato no hay ni informes ni certificaciones de cumplimiento posibilitando libertad a los contratistas en la entrega o no de sus respectivos informes y en la ejecución de sus actividades contractuales, generando incertidumbre en el equipo auditor sí dichas actividades




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contractuales se realizaron de manera cumplida, cierta y eficiente, lo que demuestra un incumpliendo funcional por parte de los supervisores siendo este un tema de impacto nacional reglamentado por el estatuto anticorrupción por lo que se deberán hacer correctivos disciplinarios para dar fin a esta irregularidad.

La falta de estos informes genera investigaciones administrativas y judiciales, ya que los interventores y supervisores pueden ser declarados responsables en lo civil, penal, fiscal o disciplinario por razones relacionadas con el cumplimiento de las obligaciones de interventoría y/o supervisión y por los hechos u omisiones que causen daño o perjuicio a las entidades, en relación con la celebración y ejecución de los contratos que supervisan o intervienen. (Ley 80/1993- Art 53 y 56, Ley 734/2002 - Art 34, Núm. 1, 10, 21, 24, 28 Deberes y Art 48 Núm. 31 Faltas graves y el Estatuto Anticorrupción Art 83 y 84). Es importante recordar que esta obligación está inmersa en el propio manual de contratación de la entidad, y no en vano el Estatuto Anticorrupción reglamento la materia, estableciendo que las entidades públicas independientemente de su naturaleza “…están obligadas a vigilar permanentemente la correcta ejecución del objeto contratado a través de un supervisor o un interventor, según corresponda, con el fin de proteger la moralidad administrativa, de prevenir la ocurrencia de actos de corrupción y de tutelar la transparencia de la actividad contractual…” negrillas nuestras. Finalmente es de suma importancia señalar que de la vigencia 2011 solo un contrato tomado de la muestra obtenía un informe de supervisión completo (contrato 033 del 2011) y de la vigencia tan solo tres (contratos 050, 033 y 095 del 2012) los demás contratos no tenían nada o tan solo una certificación de cumplimiento de lo cual se dejó constancia en el acta número uno de agosto 08 del 2013 y ya en líneas anteriores se hizo pronunciamiento sobre los contratos de suministros.

La falta de informes completos, detallados y cronológicos que determinen el seguimiento y la idoneidad de la ejecución del objeto contractual, sumado a la falta de exigencia a los contratistas en la presentación de informes de actividades detallados y serios en cumplimiento de sus obligaciones, conlleva a que se configure un hallazgo administrativo con incidencia Disciplinaria.

Hallazgo N° 9 No se generaron por parte de los supervisores y tampoco se exigieron informes completos, cronológicos y detallados sobre las actividades contractuales. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

CONTRATOS EJECUTADOS EN EL AÑO 2011 “*CONTRATO Nº 03/2011 - OBJETO: ASESORIA JURIDICA EXTERNA Y REPRESENTACION JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICIARIOS DE LEBRIJA. El auditor manifiesta que existe una sola certificación de cumplimiento del contrato, y el contrato era por todo el año 2011. RÉPLICA: Me permito controvertir, puesto que revisado el contrato si existe una certificación que relaciona que se cumplió de acuerdo a las fechas de inicio: tres (3) de enero de 2011 y terminación treinta (30) de diciembre de 2011, y se efectuó el acta de terminación y




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liquidación del contrato, en la que consta por parte supervisor que el contratista cumplió a cabalidad con el objeto del contrato. Además se encuentran los informes de actividades mensuales ejecutados por el contratista donde se observa que se ejecuta el contrato de acuerdo a lo pactado. Anexos. Acta de terminación y liquidación del contrato e Informe mensual de actividades. *CONTRATO No. 16 del 2011 - SUMINISTRO DE 35 BALAS DE CLORO LIUIDO EN CONTENEDORES POR 68 KG. OBJETO: EL CONTRATISTA SE OBLIGA CON LA EMPRESA A SUMINISTRAR 26 DE BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68 KGS. El auditor manifiesta que existe una sola certificación de cumplimiento y que el contrato duro todo el año. RÉPLICA: Revisando los documentos que reposan en la carpeta del contrato y los respectivos soportes de pago, se evidencia que efectivamente dentro de los soportes del contrato, existe certificación del supervisor del objeto del contrato. En la cláusula segunda, DURACION: El termino de duración del presente contrato será de once (11) meses y Dieciiocho (18) días y/o hasta agotar la partida presupuestal, contados a partir de la fecha de suscripción del acta de inicio debidamente suscrita por el supervisor del contrato. En los respectivos soportes de pago reposan las FACTURAS que evidencian el pago mensual a ARTURO ARDILA VILLALBA, adjunto a ellas, la se encuentra la respectiva constancia de la ENTRADA DE LA MERCANCIA al departamento correspondiente en este caso el departamento de Acueducto, firmado por el jefe de fontaneros quien recibe la mercancía en la planta de tratamiento que es donde se encuentra el almacén. Este funcionario a través de las ENTRADAS DE ALMACÉN DA CONSTANCIA DEL RECIBIDO A CONFORMIDAD DE LA MERCANCÍA, documentos soportes que permiten al supervisor emitir la certificación y/o conformidad del cumplimiento del objeto del contrato. Anexos. Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén, Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato. FRAS No. 7687 de 27-01-2011, 3 Cilindros de cloro FRA No. 7706 DE 18 de febrero de 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7749 DEL 4 de abril de 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7767 DEL 25-04-2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7786 DEL 12-05-2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7824 DEL 9 DE JUNIO DE 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7850 DEL 11 JULIO DE 2011 2 Cilindros de cloro FRA No. 7890 DEL 17 AGOSTO DE 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7913 DEL 31 AGOSTO DE 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7925 DEL 13 DE SEPTIEMBRE DE 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 7961 DEL 12 DE OCTUBRE DE 2011 3 Cilindros de cloro FRA No. 8003 DEL 24 DE NOVIEMBRE DE 2011 3 Cilindros de cloro *CONTRATO No. 33 del 2011 - OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO, LIMPIEZA Y RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS EN LAS VIAS PÚBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES PRESENTADAS POR EL CONTRATISTA Y QUE FORMAN PARTE INTEGRAL DEL PRESENTE CONTRATO RÉPLICA: Existe una certificación, la cual soporta que el contrato sea por obra ejecutada, debido a que el objeto contratado es de constante ejecución (Labores específicas), para este caso, por término de un (01) mes. Anexos. Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato, factura del servicio prestado y la copia del acta de liquidación y terminación del contrato con certificación implícita por parte del supervisor del contrato. *CONTRATO No. 46 del 2011 - OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE 20.000 KG, DE SULFATO TIPO A SOLIDO…….. REPLICA: Revisando los documentos que reposan en la carpeta del contrato y los respectivos soportes de pago, se evidencia que efectivamente dentro de los soportes del contrato, se evidencia certificación del supervisor del objeto del contrato.




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Como el contrato se ejecutó del QUINCE (15) de marzo al DOS (2) de octubre de 2011, toda vez que estaba programado para NUEVE (9) meses o hasta agotar el rublo presupuestal, y se cumplió este último en los respectivos soportes de pago y en donde reposan las facturas que evidencian el pago mensual a Oswaldo Alfonso Suarez representante de productos químicos panamericanos, adjunto a ellas, la respectiva constancia de la ENTRADA DE LA MERCANCIA al departamento correspondiente en este caso el Dpto. de Acueducto, firmado por el jefe de fontaneros quien recibe la mercancía en la planta de tratamiento que es donde se encuentra el almacén . Este funcionario a través de las ENTRADAS DE ALMACÉN DA CONSTANCIA DEL RECIBIDO A CONFORMIDAD DE LA MERCANCÍA, documentos soportes que permiten al supervisor emitir la certificación y/o conformidad del cumplimiento del objeto del contrato. Anexos. Facturas 213822 fecha 25-03-2011 4.000 kilos de sulfato tipo A. Facturas 217425 de fecha 04- mayo 2011 4.000 kilos de sulfato tipo A. Fra 221240 fecha 14 junio 2011 4.000 kilos de sulfato tipo A. Fra 226449 fecha 02 agosto de 2011 4.000 kilos de sulfato tipo A. Fra 231031 fecha 13 septiembre de 2011 4.000 kilos de sulfato tipo A Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén, Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato. *CONTRATO No. 53 del 2011 - OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO, LIMPIEZA Y RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS EN LAS VIAS PÚBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE LEBRIJA El auditor sólo encontró la certificación de informe de labores del mes de mayo. REPLICA: Revisando con detenimiento se evidenció que los informes de actividades y la certificación de la prestación de servicio se encontraban en otra carpeta junto con los comprobantes de egreso y las facturas de cobro respectivo. Este servicio relativamente es el mismo todos los meses; puesto que consiste en la recolección de los residuos sólidos del casco urbano del municipio. Anexos. Certificaciones del supervisor, informe de actividades del contratista, Copia del respectivo contrato, factura del servicio prestado y la copia del acta de liquidación y terminación del contrato con certificación implícita por parte del supervisor del contrato. *CONTRATO No. 97 del 2011 - OBJETO. LA MANO DE OBRA PARA LA CONSTRUCCION DE TRES (3) CAJAS EN T1 Y Manifiesta el auditor que no hay nada de supervisión. REPLICA: Revisados los documentos del contrato se encontró que existe una certificación de supervisión del contrato, así como el informe de obra presentado por el Contratista, además de las fotos tomadas como evidencia de la ejecución de la obra. Lo que se observa es que en los anexos del contrato que presentaron al auditor solo estaban las fotos y las certificaciones y el informe se encontraban adjunto a los comprobantes de egreso del pago de dicho contrato. Anexos. Certificación del supervisor, informe de obra del contratista. *CONTRATO No. 101 DEL 2011 - OBJETO: EL TRANSPORTE Y LA RECOLECCION DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN EL MUNICIPIO AL SITIO DE DISPOSICION FINAL EL CARRASCO Existe una certificación de cumplimiento. REPLICA: porque el objeto contratado es de constante ejecución (Labores Especificas), como lo es EL TRANSPORTE Y LA RECOLECCION DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, se realizó una certificación de conformidad en cumplimiento del objeto del contrato, y se encuentra el acta de terminación y liquidación donde tiene inmerso la constancia por parte del supervisor que el contrato se cumplió a cabalidad. Anexos. Certificación del supervisor, acta de terminación y liquidación.




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*CONTRATO No. 110 DEL 2011 - OBJETO: ELABORACION DE 1 PUERTA DE 77 CM X 2 MTS …………. De acuerdo con la auditoría realizada y el informe presentado por el auditor, se manifiesta que el contrato en mención no reporta ningún informe de actividades, ni de supervisión. REPLICA: Revisando los documentos del contrato, se observa que el informe de labores y la certificación del supervisor se encuentran en la carpeta de los pagos respectivos, razón por la cual el auditor no los encontró en la carpeta del contrato. *CONTRATO No. 111 DEL 2011 - OBJETO: SUMINISTRAR LA MANO DE OBRA PARA REALIZAR LA SIGUIENTE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO………………………. De acuerdo con la auditoría realizada y el informe presentado por el auditor, se manifiesta que el contrato en mención no reporta ningún informe de actividades ni de supervisión. REPLICA: Revisando los documentos del contrato, se observa que el informe de labores y la certificación del supervisor se encuentran en la carpeta de los pagos respectivos, razón por la cual el auditor no los encontró en la carpeta del contrato. En la carpeta donde reposa el contrato se encuentra el acta de inicio, el acta de recibo final de obra, y el acta de liquidación de mutuo acuerdo. Anexos. Certificado de cumplimiento e informe de labores. *CONTRATO No. 112 DEL 2011 - OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS DE MANO DE OBRA EN LA PINTURA GENERAL DE LAS INSTALACIONES DE LA PLANTA DE TRATAMIENTO …………………. De acuerdo con la auditoría realizada y el informe presentado por el auditor, se manifiesta que el contrato en mención no reporta ningún informe de actividades, ni de supervisión. RÉPLICA: Revisando los documentos del contrato, se observa que el informe de labores presentado por el contratista se encuentran en la carpeta de los pagos respectivos, razón por la cual el auditor no lo encontró en la carpeta del contrato. En la carpeta donde reposa el contrato se encuentra la certificación por parte del supervisor, el acta de inicio, el acta determinación y liquidación del contrato. Anexos. Certificado de cumplimiento e informe de labores. *CONTRATO No. 120 DEL 2011 - OBJETO: SUMINISTRAR LA MANO DE OBRA PARA OBRAS EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO ……. De acuerdo con la auditoría realizada y el informe presentado por el auditor, se manifiesta que el contrato en mención no reporta ningún informe de actividades, ni de supervisión. REPLICA: Revisando los documentos del contrato, se observa que el informe de labores y la certificación del supervisor se encuentran en la carpeta de los pagos respectivos, razón por la cual el auditor no los encontró en la carpeta del contrato. En la carpeta donde reposa el contrato se encuentra el acta de inicio, el acta de recibo final de obra, y el acta de liquidación de mutuo acuerdo. Anexos. Certificado de cumplimiento e informe de labores.

CONTRATOS VIGENCIA 2012 *CONTRATO Nº 13/2012 - OBJETO: CONSTRUCCION DE UN BOXCOULVER EN LA VIA DE LA CARRERA 12 CON CALLE 6ª. De acuerdo con la auditoría realizada y el informe presentado por el auditor, se manifiesta que el contrato en mención no reporta ningún informe de actividades, ni de supervisión. REPLICA: Revisando los documentos que reposan tanto en la carpeta del contrato como en la carpeta de los pagos respectivos, si existe informe de actividades que incluyen fotos y actividades realizadas en la obra, así mismo la certificación del cumplimiento del objeto del contrato.




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Probablemente se cometió un error en la forma de presentación de la certificación del cumplimiento de la obra, teniendo en cuenta que debido a cambios administrativos el supervisor del contrato era el secretario general de la entidad y estaba recién posesionado en el cargo, este contrato se debió realizar inmediatamente después de informado el daño, ya que se manifiesta como una urgencia debido a que se había ocasionado en una vía muy transitada. Anexos. Copia del informe presentado por el contratista, Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato. *CONTRATO Nº22 /2012 - OBJETO: SUMINISTRO DE ACCESORIOS Y TUBERIA EN GENERAL PARA LA ATENCION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO A TRAVES DEL ESTABLECIMIENTO DENOMINADO INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA. En el hallazgo el auditor manifiesta que solo hay una certificación de cumplimiento y el contrato duro cuatro (4) meses. REPLICA: Revisando los documentos que reposan en la carpeta del contrato y los respectivos soportes de pago, se evidencia que efectivamente dentro de los soportes del contrato, se evidencia certificación del supervisor del objeto del contrato. Como el contrato duro cuatro (4) meses, en los respectivos soportes de pago reposan las facturas que evidencian el pago mensual a INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA, adjunto a ellas, la respectiva constancia de la ENTRADA DE LA MERCANCIA al departamento correspondiente, ya sea Acueducto, Alcantarillado o Aseo, firmado por el jefe de fontaneros quien es el almacenista encargado. Este funcionario a través de las entradas de almacén da constancia del recibido a conformidad de la mercancía, documentos soportes que permiten al supervisor emitir la certificación y/o conformidad del cumplimiento del objeto del contrato. Anexos. Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén, Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato. *CONTRATO Nº 23/2012 - OBJETO: EL CONTRATISTA SE OBLIGA CON LA EMPRESA A SUMINISTRAR 26 DE BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68 KGS. En el hallazgo el auditor manifiesta que solo hay una certificación de cumplimiento y el contrato duro seis (6) meses. REPLICA: Revisando los documentos que reposan en la carpeta del contrato y los respectivos soportes de pago, se evidencia que efectivamente dentro de los soportes del contrato, se evidencia certificación del supervisor del objeto del contrato. Como el contrato duro seis (6) meses, en los respectivos soportes de pago reposan las facturas que evidencian el pago mensual a ARTURO ARDILA VILLALBA, adjunto a ellas, la respectiva constancia de la ENTRADA DE LA MERCANCIA al departamento correspondiente en este caso el Dpto. de Acueducto, firmado por el jefe de fontaneros quien recibe la mercancía en la planta de tratamiento que es donde se encuentra el almacén. Este funcionario a través de las ENTRADAS DE ALMACÉN DA CONSTANCIA DEL RECIBIDO A CONFORMIDAD DE LA MERCANCÍA, documentos soportes que permiten al supervisor emitir la certificación y/o conformidad del cumplimiento del objeto del contrato. Anexos. Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén, Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato. *CONTRATO Nº 31/2012 - OBJETO: SUMINISTRO DE ACCESORIOS, HERRAMIENTAS Y MATERIALES DE FERRETERIA EN GENERAL PARA LA ATENCION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL ONJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO, A TRAVE DEL ESTABLECIMIENTO COMERCIAL DE SU PROPIEDAD DENOMINADO “COMERCIAL SANTANDER D&M” En el hallazgo el auditor manifiesta que solo hay una certificación de cumplimiento y el contrato duro 04 meses.




INFORME DEFINITIVO


REPLICA: Revisando los documentos que reposan en la carpeta del contrato y los respectivos soportes de pago, se evidencia que efectivamente dentro de los soportes del contrato, se evidencia certificación del supervisor del objeto del contrato. Como el contrato duro 04 meses, en los respectivos soportes de pago reposan las facturas que evidencian el pago mensual a DIANA MARIA ORTIZ ACUÑA, adjunto a ellas, la respectiva constancia de la ENTRADA DE LA MERCANCIA al departamento correspondiente, ya sea Acueducto, Alcantarillado o Aseo, firmado por el jefe de fontaneros quien es el almacenista encargado. Este funcionario a través de las ENTRADAS DE ALMACÉN DA CONSTANCIA DEL RECIBIDO A CONFORMIDAD DE LA MERCANCÍA, documentos soportes que permiten al supervisor emitir la certificación y/o conformidad del cumplimiento del objeto del contrato. Anexos. Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén, Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato. *CONTRATO Nº 83/2012 - OBJETO: PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO, LIMPIEZA Y RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS EN LAS VIAS PÚBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DE CONFORMIDAD CON LAS ESPECIFICACIONES PRESENTADAS POR EL CONTRATISTA Y QUE FORMAN PARTE INTEGRAL DEL PRESENTE CONTRATO REPLICA: Existe una certificación, la cual soporta que el contrato sea por obra ejecutada, debido a que el objeto contratado es de constante ejecución (Labores específicas), para este caso, por término de un (01) mes. Anexos. Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato, factura del servicio prestado y la copia del acta de liquidación y terminación del contrato con certificación implícita por parte del supervisor del contrato. *CONTRATO Nº 88/2012 - OBJETO: EL TRANSPORTE Y LA RECOLECCION DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. REPLICA: Existe una certificación de cumplimiento, porque el objeto contratado es de constante ejecución (Labores Especificas), como lo es EL TRANSPORTE Y LA RECOLECCION DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA, se realizó una certificación de conformidad en cumplimiento del objeto del contrato. Anexos. Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato, fotografías. *CONTRATO Nº 94/2012 - OBJETO: LA RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS, BARRIDO DE VIAS PÚBLICAS Y MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. REPLICA: Solo existe una certificación, la cual soporta que el contrato sea por obra ejecutada, para este caso LA RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS, BARRIDO DE VIAS PUBLICAS Y MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES, por término de un (01) mes. Anexos. Certificación del supervisor, Copia del respectivo contrato, fotografías”. El Hallazgo No. 9 – Anexos en folios: ___________________.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR El equipo auditor evidencia que si se presentaron informes y establece que en las controversias presentadas, se presentaron documentos que evidencian el cumplimiento de esta importante figura, razón por la cual se logra desvirtuar el hallazgo disciplinario y se confirma el administrativo, para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir, para que realice labores tendientes a estructurar informes claros y precisos




INFORME DEFINITIVO


FALTA DE SOPORTES QUE DEMUESTRAN LA EJECUCION DEL CONTRATO.

VIGENCIA 2011

No Cto

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR

OBSERVACION SOBRE LOS SOPORTES DE

EJECUCION

33



PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO LIMPIEZA Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS EN LAS VÍAS PÚBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS

12,568,500

NO HAY NADA

53



PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO LIMPIEZA Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS EN LAS VÍAS PUBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS 125,589,600

SOLO HAY UN INFORME EN EL MES DE MAYO Y EL CONTRATO

ERA POR NUEVE MESES

97



LA MANO DE OBRA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE TRES CAJAS EN T1 DE 60X60 CADA UNA POZO DE INSPECCIÓN DE 120CM DE DIÁMETRO DEMOLICIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE 12 ESCALERAS 80X20X20 ….. 5,000,000

NO HAY INFORME SOLO UNOS REGISTROS FOTOGRAFICOS




NO HAY NADA

110



ELABORACIÓN DE 01 PUERTA DE 77CM X 2MTS 01 PUERTA DE 98CM X 210 CM 01 VENTANA DE 150 CM X 1MTS 01 VENTANA DE 120 CM X 100 CM EN LAMINA CALIBRE 20 04 TAPAS DE 60X60 EN LAMINA ALFAJOR DE UN OCTAVO DE PULGADA … 6,600,000

NO HAY NADA

111



PRESTAR LOS SERVICIOS APORTANDO MANO DE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO LA MANO DE OBRA PARA REALIZAR LA SIGUIENTE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO REMODELACIÓN DEL BAÑO INTERNO DEL LABORATORIO… 5,000,000

NO HAY NADA

112




NO HAY NADA

120




3,500,000

NO HAY NADA

VIGENCIA 2012


OBSERVACION SOBRE LOS SOPORTES DE

EJECUCION




NO HAY NADA

83




NO HAY NADA

94




NO HAY NADA

72

SUMINISTRO DE ACCESORIOS HERRAMIENTAS Y MATERIALES DE FERRETERÍA EN GENERAL PARA LA ATENCIÓN DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO ALCANTARILLADO Y ASEO A TRAVÉS DEL ESTABLECIMIENTO COMERCIAL DE SU PROPIEDAD DENOMINADO COMERCIAL SANTANDER D&M

20,000,000

DIANA MARIA ORTIZ ACUÑA


NO HAY NADA

31




NO HAY NADA

88




NO HAY NADA

22




NO HAY NADA




INFORME DEFINITIVO


En los presentes contratos existen falencias de orden administrativo con una incidencia disciplinaria, por la falta de los soportes que demuestran su ejecución; Documentos imperativos por ser los idóneos para evidenciar que se cumplió con la necesidad pretendida en los documentos previos de cada uno de los contratos. Esta clase de contratos por tener recursos públicos se rigen por los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal establecido en los artículos 207 y 209 de la constitución política, que entre ellos el de justificación de las actuaciones contractuales, según el cual la Administración debe enrostrar todas y cada una de sus actividades contractuales. En ese orden de ideas, las actuaciones de las autoridades derivadas de la actividad contractual deben ser justificadas, máxime cuando el procedimiento de estos contratos es excepcional por su régimen de contratación, siendo de aplicación e interpretación exclusiva, razón por la cual la Administración siempre debe justificar y demostrar sus actuaciones, pues la actividad contractual no es arbitraria sino que está regulada por el legislador y la reglamentación del Gobierno Nacional sobre el tema debe ceñirse en los principios de transparencia y responsabilidad. Como se ha venido reiterando en varios pronunciamientos de la procuraduría las entidades estatales en cumplimiento de sus fines esenciales, deben garantizar el debido cumplimiento de las obligaciones contractuales mediante actos claros, públicos, ciertos y evidentes, además que esta irregularidad se vienen presentado indebidamente en las vigencias anteriores sin el avance correspondiente, lo que conlleva a que el ente auditado, además de anexar de manera inmediata estos soportes a cada uno de los contratos, se incluya este hallazgo administrativo en el plan de mejoramiento que la entidad suscriba con metas claras precisas y concisas a corto plazo, sin ambigüedad e imprecisión alguna que pueda ser sujeta de interpretaciones. Finalmente es de suma relevancia señalar que en algunos contratos de suministro se tuvieron en cuenta las facturas de los productos, pero en otros no habían ni facturas y mucho menos informes por parte de los contratistas de lo cual se dejó constancia en el acta número uno de agosto 08 del 2013 suscrita por el grupo auditor y por el ente auditado, también que en el requerimiento realizado el 01 de agosto del 2013 se solicitaba claramente lo siguiente:

1. “… Suministrar en calidad de préstamo todas y cada una de las etapas contractuales (Precontractual, contractual y pos contractual), de los siguientes contratos:

Nota: en los contratos solicitados deben reposar todos los documentos administrativos, técnicos y financieros que hicieron parte desde su inicio hasta su culminación, así mismo deben contener una hoja de ruta de todos sus soportes…”

Lo anterior demuestra que pese haber sido requerido no fueron entregados y no reposan estos soportes. Es muy importante que el ente auditado exija a los contratistas, que determinen de manera detallada y explicita las acciones realizadas, así como los documentos que soporten las actuaciones referidas, toda vez que los soportes en este de tipos de contratación, son los que reflejan el cumplimento del objeto contractual.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO No. 10 En los contratos referidos no se encontraron los soportes que demuestran la ejecución contractual. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL “*CONTRATO Nº 22/2012 - OBJETO: SUMINISTRO DE ACCESORIOS Y TUBERIA EN GENERAL PARA LA ATENCION DE LAS DIFERENTES ACTIVIDADES INHERENTES AL OBJETO SOCIAL DE LA EMPRESA EN LOS DEPARTAMENTOS DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO A TRAVES DEL ESTABLECIMIENTO DENOMINADO INDUSTRIAL DE ACCESORIOS LTDA. El auditor informa que no se evidencian los respectivos informes del contrato en mención. REPLICA: Para este caso en específico, es de mencionar que el objeto del contrato es EL SUMINISTRO DE ACCESORIOS Y TUBERIA EN GENERAL, estableciéndose que para ello la evidencia del cumplimiento del objeto del contrato se soporta con las respectivas facturas, remisiones y constancias de entrada de almacén y/o mercancía, las cuales se encontraban anexas en los soportes de pago. Anexos. Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén. *CONTRATO Nº 23/2012 - OBJETO: EL CONTRATISTA SE OBLIGA CON LA EMPRESA A SUMINISTRAR 26 DE BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68 KGS. El auditor informa que no se evidencian los respectivos informes del contrato en mención. REPLICA: Para este caso en específico, es de mencionar que el objeto del contrato es EL SUMINISTRO DE 26 BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68KG, estableciéndose que para ello la evidencia del cumplimiento del objeto del contrato se soporta con las respectivas facturas, remisiones y constancias de entrada de almacén y/o mercancía, las cuales se encontraban anexas en los soportes de pago. Anexos. Copia de las facturas con la respectiva entrada de Almacén. *CONTRATO Nº 83/2012 - OBJETO: LA RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS, BARRIDO DE VIAS PÚBLICAS Y MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. REPLICA: En este caso se evidencian las respectivas facturas, el informe de actividades y las fotografías de la ejecución del mismo. Anexos. Copia del informe de actividades, certificación de cumplimiento, facturas y fotografías. *CONTRATO Nº 88/2012 - OBJETO: EL TRANSPORTE Y LA RECOLECCION DE LOS RESIDUOS SOLIDOS GENERADOS EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. REPLICA: Dentro de los soportes del contrato, se encuentra el informe de actividades correspondiente al contrato en mención y las fotografías de la ejecución del mismo. Anexos. Copia del informe de actividades, certificación de cumplimiento y fotografías. *CONTRATO Nº 94/2012 - OBJETO: LA RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS, BARRIDO DE VIAS PÚBLICAS Y MANTENIMIENTO DE ZONAS VERDES DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA.




INFORME DEFINITIVO


REPLICA: En este caso se evidencian las respectivas facturas, el informe de actividades y las fotografías de la ejecución del mismo. Anexos. Copia del informe de actividades, certificación de cumplimiento, facturas y fotografías”. El Hallazgo No. 10 – Anexos en folios: ___________________.

CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR De acuerdo a lo planteado en los folios 86 a 337 que se anexan en las controversias presentadas por el sujeto de control se establece que efectivamente se presentaron soportes que evidencian el cumplimiento del contrato, tal es asi que se anexaron documentos, registros fotográficos, facturas, entre otros medio de prueba que evidencian que el contrato se ejecuto a cabalidad, por lo cual es indispensable desvirtuar el hallazgo disciplinario, debido a que no existe material probatorio suficiente que demuestre que los contratos señalados carecían de estos informes. Igualmente se concluye que se confirma el hallazgo administrativo para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir, con el propósito que realice labores tendientes a que dentro de cada expediente contractual, existan soportes que evidencien el cumplimiento del contrato

PAGOS INJUSTIFICADOS E INDEBIDOS

VIGENCIA 2011

No Cto

CONTRATISTA SUPERVISOR OBJETO VALOR OBSERVACIONES

3



ASESORÍA JURÍDICA EXTERNA Y REPRESENTACIÓN JUDICIAL PARA LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA 18,500,000


DURO TODO EL AÑO

16



SUMINISTRO DE 35 BALAS DE CLORO LIQUIDO EN CONTENEDORES POR 68KG 20,429,920


DURO TODO EL AÑO

46



PRESTAR LOS SERVICIOS DE SUMINISTRO DE 20000 KG DE SULFATO TIPO A SOLIDO PARA EL TRATAMIENTO DEL AGUA QUE SE SUMINISTRA EN EL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA 25,520,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION

53



PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE BARRIDO LIMPIEZA Y RECOLECCIÓN DE RESIDUOS SÓLIDOS EN LAS VÍAS PUBLICAS DEL CASCO URBANO DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA Y SERVICIOS VARIOS EN LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS 125,589,600 NO HAY NADA DE SUPERVISION

97



LA MANO DE OBRA PARA LA CONSTRUCCIÓN DE TRES CAJAS EN T1 DE 60X60 CADA UNA POZO DE INSPECCIÓN DE 120CM DE DIÁMETRO DEMOLICIÓN Y CONSTRUCCIÓN DE 12 ESCALERAS 80X20X20 ….. 5,000,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION




SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y ERAN DOS

103




SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y EL INSUMO

ERA EN TRES MESES

110



ELABORACIÓN DE 01 PUERTA DE 77CM X 2MTS 01 PUERTA DE 98CM X 210 CM 01 VENTANA DE 150 CM X 1MTS 01 VENTANA DE 120 CM X 100 CM EN LAMINA CALIBRE 20 04 TAPAS DE 60X60 EN LAMINA ALFAJOR DE UN OCTAVO DE PULGADA … 6,600,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION

111



PRESTAR LOS SERVICIOS APORTANDO MANO DE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO LA MANO DE OBRA PARA REALIZAR LA SIGUIENTE OBRA EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO REMODELACIÓN DEL BAÑO INTERNO DEL LABORATORIO… 5,000,000 NO HAY NADA DE SUPERVISION

112









INFORME DEFINITIVO


120




3,500,000



VIGENCIA 2012







83





94

PRESTAR LOS SERVICIOS INTEGRALES DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE LAS ZONAS VERDES Y VÍAS PÚBLICAS EN EL MUNICIPIO DE LEBRIJA. ASÍ COMO EN LA PLANTA DE TRATAMIENTO DE LA EMPRESA DE SERVICIOS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP 13,922,300




31





88




SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO

22




SOLO UNA CERTIFICICACION DE CUMPLIMIENTO Y EL CONTRATO DURO 4MESES

13

REALIZAR LA CONSTRUCCIÓN DE UN BOX COULVERT EN LA VÍA DE LA CARRERA 12 CON CALLE 6 DE CONFORMIDAD CON LA PROPUESTA ANEXA 28,314,562

JOSE MAURICIO LOPEZ GAMBOA


NO HAY NADA DE SUPERVISION

En el trabajo de campo se pudo determinar que en los anteriores contratos se realizaron por parte de la administración pagos injustificados por la falta de certificaciones de cumplimiento por parte de los supervisores que se exigían para la realización de dichos pagos, por lo tanto estos pagos no debieron ser autorizados por el ordenador del gasto pues los contratos eran claros en exigirlos en su clausulado y más específicamente en la forma de pago, en las obligaciones de las partes y en lo referente a la supervisión, como veremos a continuación:

“…FORMA DE PAGO: El pago se efectuara de la siguiente forma: previa certificación de cumplimiento para cada pago expedida por el supervisor y los demás documentos necesarios…” “…OBLIGACIONES DE LAS PARTES: Por parte del Municipio: Efectuar el pago estipulado en el presente contrato en la forma pactada…” “SUPERVISION: El supervisor deberá certificar el cumplimiento delas labores ejecutadas del contratista a entera satisfacción.

Lo anterior demuestra que estrictamente era necesario la presentación de estas certificaciones para el pago, lo cual fue incumplido injustificadamente por la entidad; En aras de evitar que se pretendan allegar estos documentos posteriormente con la posible excusa que estos soportes no reposaban en el contrato por estar en la oficina de tesorería para su respectivo pago, se deja constancia que en el requerimiento número 2 del 01 de agosto del 2013, se solicitó claramente todas y cada una de las etapas contractuales con todos sus soportes, ratificado esto por el numeral tercero de la carta de salvaguarda firmada por el representante legal de la entidad y a su vez por el Acta N° 01 del 08 de agosto del 2013, en la cual se dejó constancia la falta de




INFORME DEFINITIVO


estos soportes, no sin antes mencionar que se finalizó el trabajo de campo y nunca fueron presentados. Como es de amplio conocimiento las entidades públicas en cumplimiento de sus fines esenciales, deben garantizar el debido cumplimiento de sus obligaciones contractuales mediante actos transparentes, claros y ciertos, lo que conlleva a establecer que se transgredió además del código único disciplinario por el incumplimiento en los deberes funcionales, se vulnero los principios rectores de la función administrativa y de la gestión fiscal establecido en los artículos 207 y 209 de la constitución política; lo que constituye que se configure un hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria. Esta observación deberá suscribirse en el plan de mejoramiento que la entidad suscriba con el fin de subsanar esta irregularidad. Hallazgo N° 11 Se realizaron por parte de la administración pagos injustificados por la falta de los informes de actividades que se requerían en las minutas contractuales.

Tipo de hallazgo: Disciplinario Norma Vulnerada: Ley 734 del 2002, Art 23 y 34 Deberes

Constitución Nacional Art 207 y 209. El clausulado de los Contratos

Presunto Responsable: SOCORRO ALVARES TORRES Ex Gerente MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente.

YAMILE FLÓREZ VILLANOVA Supervisora en los contrato del 2011 CARLOS ALBERTO LOPEZ JIMENEZ Supervisor en los contrato del 2012 SANDRA PAOLA DULCEY Tesorera 2011 ALBA LUZ JAIMES BAUTISTA Tesorera 2012 Tipo de Hallazgo: Administrativo MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente. CONCLUSION DEL EQUIPO AUDITOR. Teniendo en cuenta que el sujeto de control no se pronuncio sobre este punto se confirma el hallazgo administrativo con incidencia disciplinaria, para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir con el propósito no realizar pagos injustificados

RENDICION DE LA CONTRATACION AL SISTEMA INTEGRAL DE AUDITORIA En la contratación rendida por la Administración de LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP al Sistema Integral de Auditoria (formato_201213_f20) se evidencia que para la vigencia 2011 se registraron 85 contratos por valor de $648.868.872 y para la vigencia 2012, 77 contratos por valor de $632.889.007




INFORME DEFINITIVO


Se solicitó a la Administración revisar y certificar de acuerdo a la información que reposan en los archivos de la entidad cual es la totalidad de los contratos sumando los adicionales realizados en cada vigencia, obteniendo como respuesta en previa certificación que en la vigencia 2011 se suscribieron 57 contratos por $658.360.351 y para la vigencia 2012 un numero de 77 contratos por $646.133.207; datos diferentes a los reportados en la plataforma.

CONTRATOS REPORTADOS EN EL SIA

CONTRATOS SUSCRITOS POR LA ENTIDAD

2011 85 contratos por $648.868.872

57 contratos por $658.360.351

2012



Fuente: Información reportada al SIA y certificada por la entidad

Sumado a esto, se registraron contratos por valores diferentes, con fechas de iniciación de terminación y de liquidación diferente, como se pudo constatar en los contratos 03, 016, 046, 053, 112 y 120 del 2011 y así mismo en los contratos 094, 072, 050, 033, 022, 013, 095 del 2012. Es de suma importancia mencionar la relevancia que tiene este diligenciamiento ya que es el mecanismo por el cual este órgano de control reporta la información a la Auditoria General de la Republica, la cual es sometida a análisis con el fin de identificar la contratación de riesgo. Por lo tanto, el hecho de no subir la información a la plataforma de manera inequívoca, genera inconsistencias e inconvenientes en el proceso auditor, lo cual induce a error y dificulta notablemente la auditoria, por lo que se configura un presunto hallazgo administrativo con incidencia sancionatoria por el incumplimiento a la Resolución No. 291 del 2004, Capítulo VII, Ley 42 de 26 de enero de 1993, la Constitución política art 267, 268 y la ley 734 del 2002. Así mismo un hallazgo Disciplinario pues además de transgredir la normatividad correspondiente en la materia es lesiva esta conducta por la afectación en el proceso auditor. Como presuntos responsables se determinó que para la vigencia 2011 correspondía dicha obligación a la Ex gerente SOCORRO ALVARES TORRES y para la vigencia 2012 a la actual gerente CECILIA RODRIGUEZ ARGUELLO. Hallazgo No 12 En los datos reportados en las vigencias 2011 y 2012 al Sistema Integral de Auditoria (formato_201213_f20), se evidenciaron múltiples diferencias lo cual dificulta el proceso auditor. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente




INFORME DEFINITIVO


RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

RÉPLICA: “Después de revisar la información registrada en el Sistema Integral de Auditoria (FORMATO_201213_F20) se evidencio que para la vigencia 2011 se realizaron 85 registros los cuales corresponden a 56 contratos por valor real de $648.954.872= ya que en esta vigencia se reportaban los contratos discriminados por departamento (acueducto, alcantarillado y aseo) y rubro presupuestal, ocasionando el siguiente número de registros por contrato:

Contrato No.003, tres (03) registros cada uno correspondiente a un departamento.




Contrato No.022, dos (02) registros uno por el departamento de acueducto y el otro

por el departamento de alcantarillado.













Contrato No.091, cinco (05) registros dos por el departamento de acueducto y tres







De igual forma se pudo determinar que si bien hubieron algunos errores de digitación estos sólo se presentaron en los contratos: No. 051 cuyo valor real es de $24.750.000= y se registró por error un valor de $24.650.000= y en el contrato No. 091 en el cual se registró un rubro por valor de $9.405.479= como si fuera del contrato No. 092. En cuanto a la contratación del año 2012 si se observa la certificación enviada por la gerencia de la empresa se evidencia que el valor que se certifica es igual al reportado en el SIA ($632.889.007=); el valor restante ($13.244.200=) corresponde a las adiciones presupuestales realizadas a los contratos: 052 por valor de ($400.200), 054 por valor de ($9.844.000) y 113 por valor de ($3.000.000) reportadas ante el Sistema Integral de Auditoria mediante el FORMATO_201213_F20_1B_AGR.FMT. De igual forma después de comparar la información física con la registrada en el Sistema Integral de Auditoria se evidenció que si bien se presentaron errores en los contratos No. 016 y 046 de 2011, es debido a que se tomó como referencia para subir los informes las actas de inicio de los mismos y no los actas de liquidación en donde hubo variación de las fechas por causas tales como: terminación anticipada de la labor contratada y agotamiento del rubro presupuestal. En cuanto al contrato 120 se presentó un error de digitación en el día de liquidación. Con respecto a los contratos del 2012 se puede evidenciar que en el informe final (FORMATO_201213_F20_1A_AGR_FMT) solo se consolido la información reportada en los informes bimensuales y no se realizaron los cambios que se presentados en algunos




INFORME DEFINITIVO


contratos por terminación anticipada de la labor contratada y agotamiento del rubro presupuestal entre otros. Cabe recalcar que se tomaron las medidas necesarias para que esto no se presente con la contratación del año dos mil trece en adelante”. Anexos en folios: ____________________.

CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR Dentro del material probatorio anexado en la contradicción se establece en los folios 399 a 413 que la falta de datos entregados al sistema general de auditoría obedeció a un error en la digitación, tal como se encuentra probado, por lo cual el equipo auditor desvirtúa el hallazgo sancionatorio disciplinarios y se confirma el hallazgo administrativo para que sea incorporado dentro del plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir, para realizar labores tendiente a reportar de manera adecuada la información al sistema integrado de auditoria

FALTA DE ORGANIZACION EN LOS EXPEDIENTES. De acuerdo con las revisiones efectuadas por este Órgano de Control a la documentación inmersa en cada uno de los expedientes contractuales, se pudo evidenciar que los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba debidamente foliado; no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas, lo cual genera dificultades en su control y manejo, además esta manera de archivar puede extraviar información importante. Es necesario recordarle a la entidad que el principio general de la función archivística es el de disponer de la documentación debidamente organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia (Ley 594 de 2000). Las inconsistencias descritas anteriormente generan imposibilidad de realizar un control efectivo al cumplimiento de las obligaciones derivadas de los contratos y de realizar un control más ágil en la revisión por parte del equipo auditor, lo que conlleva a una conducta de tipo administrativo y que se debe tener en cuenta para la elaboración en el Plan de Mejoramiento.

Hallazgo No 13 Los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba debidamente foliado y no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas. Tipo de Hallazgo: Administrativo Presunto Responsable: MARTHA CECILIA RODRIGUEZ A Gerente. RESPUESTA DEL SUJETO DE CONTROL

“Se acepta, Los contratos correspondientes a la muestra seleccionada se entregaron organizados y foliados, pero no cuentan con tablas de retención documental; por ello, se tendrá en cuenta esta observación y por consiguiente ser aplicada a partir del periodo 2014”.




INFORME DEFINITIVO


CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR Teniendo en cuenta que el sujeto de control confirma la existencia del hallazgo administrativo este se confirma con el propósito de que sea incorporado al plan de mejoramiento que la entidad debe suscribir con el fin de que se realicen labores tendientes a la organización de los expedientes 3.4 QUEJAS Y DENUNCIAS TRAMITE DE REQUERIMIENTOS CIUDADANOS. Siguiendo los procedimientos establecidos por la Contraloría General de Santander para el trámite y solución de los requerimientos ciudadanos, el grupo auditor, antes de salir al trabajo Auditor de campo, consultó de manera escrita, la existencia y el estado actual de los requerimientos ciudadanos allegados al Nodo de García Rovira y los posibles radicados en la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social, relacionados con la Alcaldía de Lebrija, ESE _ Hospital de Lebrija y Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija en donde se suministró las carpetas con los documentos de los siguientes Requerimientos Ciudadanos: Derecho de Petición Radicado No. DP – 11 – 0041. De los cuales, el Grupo Auditor presenta los tramites y resultado obtenidos en el trabajo de campo de la Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Regular practicada al Municipio de Lebrija 2.012, así:

DERECHO DE PETICIÓN DP – 11 – 0041, Oficina de Políticas Institucionales

y Control Social

Peticionario: Gilma Plata Serrano. FECHA DEL REQUERIMIENTO: 15 de Julio de 2.013 ENTIDAD SUJETO DE LA QUEJA: Empresa de Servicio públicos de Lebrija.

PRESUNTO RESPONSABLE: Socorro Álvarez Torres.

CARGO: Ex Gerente de EMPULEBRIJA. HECHOS DENUNCIADOS. En julio 12 de 2.013 la señora Gilma Plata Serrano, envía un correo Peticionario a la Gerente Departamental de la Contraloría General de Republica con las siguientes peticiones: Se investigue la conducta de la funcionaria Socorro Álvarez Torres, Gerente General de la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, debido a que días pasados la Superintendencia de servicios públicos, regional Santander, otorgo un silencio administrativo positivo a mi favor, y de paso sancionando con una amonestación económica a la Empresa, conocedor de su la labor e objetividad solicito sancionar por las actuaciones inequívocas y temerarias de esta funcionaria ya que los interés de la Empresa han sido plenamente castigados y no es justo que por decisiones equivocadas de un funcionario de turno sea maltrado el patrimonio Público. Para mayor información del proceso y posterior fallo por parte de la superintendencia anexo el número del expediente que puede ser consultado de manera simple en el




INFORME DEFINITIVO


portal www. Superservicios. Gov. Co – Expediente Virtual número: 20108404420100362E. Actuaciones del Grupo Auditor: Revisado el documento entregado por la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social, no aparecen actuaciones de este Ente de Control Fiscal, por lo tanto a partir de ahí, se hará el trabajo de campo del grupo auditor y que requirió Información y documentación por parte de la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, de la Personería del Municipio de Lebrija y de la Superintendencia de servicios públicos, regional Santander. El 05 de Agosto de 2.013 se allega por parte del Personero, Doctor Edgar Fernando Pérez Rodríguez, el informe requerido sobre el Derecho de Petición DP – 11 – 0041 y en copia dura los siguientes documentos los cuales se anexan al expediente de la queja: Personería Municipal de Lebrija (05 folios), Clase de Auto: Auto de indagación preliminar Radicado No: 2.011,- 816, - 2.011 - 925 Investigado: Socorro Álvarez Torres, Cargo o Entidad: Ex – Gerente de Empresa de Servicios Públicos de Lebrija. Fecha de los hechos: Vigencia 2.011. En razón a lo anterior se solicitó las actuaciones adelantadas por el despacho de la Personería, el cual se anexa en folio al expediente del Derecho de Petición. En donde la Queja se adelantó en el despacho de la Personería, por la señora Gilma Plata Serrano, el pasado 09 de noviembre de 2.011, en el cual pone en conocimiento la presunta falta disciplinaria de la funcionaria Socorro Álvarez Torres, en calidad de gerente General de las Empresas Públicas del Municipio de Lebrija, presuntamente por no contestar oportunamente un derecho de petición donde se solicita servicios Públicos domiciliarios para el Lote de nomenclatura con Carrera 12 No. 14 – Par del Bario san José de Lebrija, las cuales fueron acumuladas mediante auto de fecha de Diciembre 30 de 2.011. En donde se hizo la indagación preliminar en aras de determinar e identificar los supuestos hechos constitutivos de falta disciplinaria, se dispuso dentro del expediente radicado al número 816 de 2.011, mediante auto de fecha 11 de noviembre de 2.011, iniciar indagación preliminar y citar a la implicada en su condición de Gerente de la Empresa Pública, para que rindiera versión libre, diligencia que se llevó a cabo el 17 de noviembre de 2.011, en lo que manifiesta que la solicitud de servicios públicos respecto al predio de la quejosa se respondió desde el 06 de abril de 2.011 y fue recibida por el solicitante en fecha 21 de abril de 2.011. Se aclaró en la misma diligencia que no se trataba de un derecho de petición Contemplado en el artículo 158 de la Ley 142 de 1.994, sino de una solicitud, de un cliente potencial de servicios y viabilidad técnica para acceder a servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado. Analizadas las pruebas obrantes en el expedientes, el señor personero determino que de los hechos objeto de la queja se estableció que el investigado no la cometió, teniendo en cuenta que la conducta de la Gerente de Servicios públicos, en el desarrollo de la actuación administrativa, se realizó con observancia de las normas constitucionales y legales vigentes en cuanto al trámite y oportunidad de los derechos de petición y de las solicitudes de conexión de servicios públicos domiciliarios.




INFORME DEFINITIVO


Es decir no existen pruebas que conduzcan a la certeza de la falta y de la responsabilidad del disciplinado, postulado éste que tiende a salvaguardar los derechos más preciados de los investigados, quienes en un momento dado se puede ver abocados a una sanción injusta, sin la plena prueba de su responsabilidad. Ya que el artículo 9 de la ley 734 de 2.002, se habla de la presunción de inocencia en donde se presume inocente mientras no se declare su responsabilidad en fallo ejecutoriado. Con fundamento en lo expuesto, la personería considero que no existe prueba que conduzca a la violación al derecho constitucional de petición por parte del Gerente General de la Empresa de servicio públicos, por ilicitud sustancial, toda vez que la prueba existente no es suficiente para decidir el asunto en litis ni para indilgar responsabilidad alguna, razón por la cual se procederá al archivo de conformidad con lo regulado por el artículo 73 de la Ley 734 de 2.002. De otro lado este despacho ordeno el archivo de las diligencias. Lo anterior motivó a que el grupo auditor solicitara de la Empresa de Servicios públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P. de que si hubo un informe Técnico de Redes del Sector del Barrio Villa Esperanza y viabilidad de conexión. Efectivamente, hubo una carta técnica en donde me entregaron una fotocopia fechada del día 04 de abril de 2.011; en donde se concluye que no es viable la conexión sin una adecuada reposición de la tubería y reconstrucción de pozos de inspección. Lo mismo se pidió una fotocopia de la investigación de la Superintendencia de servicios públicos domiciliarios allegada a la Empresa de Servicios Públicos del Municipio de Lebrija con fecha de 22 de Agosto de 2.011; en donde se habla y se resuelve una investigación por silencio administrativo positivo, en donde se habla dentro del considerando de la una investigación solicitado por un usuario peticionario. En donde se hace un análisis con todas las pruebas remitidas por la Empresa investigadas y con fundamento en los argumentos y las pruebas que obran dentro del mismo, procedió a motivar su decisión tal como lo dispone el artículo 35 del C. C.A. Del cargo elevado, por solicitud del usuario de violación de la normatividad del artículo 158 del término para responder el recurso. En donde hay argumentos de Defensa, en donde se cumplió tal solicitud de servicio, en donde no está dentro de las previstas en el artículo 154 de la Ley de 1.994. Que es una petición ilegal de acuerdo con la circular 005 del 30 de marzo de 2.005, la cual consagra los aspectos de peticiones jurídicamente improcedentes o imposibles de cumplir por cuanto comportar una flagrante ilegalidad, ya que la como se tramito la solicitud sin el lleno de requisitos tales como poder para actuar en representación de la propietaria del inmueble, como no hay viabilidad técnica para la conexión del inmueble. Que de acuerdo con la circular 007 de 2.005, se debe archivar la investigación o en su lugar amonestar a la empresa al estar demostrado que la petición es jurídicamente improcedente. Se hicieron consideraciones de despacho, de la respuesta dentro del término legal a la petición del 23 de Febrero de 2.011.




INFORME DEFINITIVO


Hubo del reconocimiento o no de los efectos del silencio, se estudió la petición del usuario y resolver de fondo. De la imposición de sanción en la presente investigación y de la justificación, teniendo en cuenta que la presente investigación se inició a solicitud de parte de la usuaria Gilma Plata Serrano. Resuelve, imponer sanción en la modalidad de amonestación a la Empresa de Servicios Públicos domiciliarios de Lebrija E.S.P., identificada con NIT: 80013722015, por lo expuesto en la parte motiva de esta providencia. Dentro de trabajo de campo, el grupo auditor desde que llego hacer la auditoría se buscó la comunicación con la quejosa, desde el primer día en donde se consiguió el número del celular de la quejosa por medio del secretario de Gobierno y se le invito a que ampliara dicha queja, cuestión que no llego y ni tampoco quiso dar la cara, ya que su denuncia ante la Contraloría General de Santander, en donde llego por correo Peticionario a dicha entidad en donde se pide investigar la conducta de la funcionaria Socorro Álvarez Torres, Gerente General de la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, debido a que días pasados la Superintendencia de servicios públicos, regional Santander, había otorgado un silencio administrativo positivo a mi favor, y de paso sancionando con una amonestación económica a la Empresa, según la denuncia interpuesta por la Usuaria Gilma Plata Serrano. Revisado y analizado dicha denuncia por parte del grupo Auditor de la Contraloría Departamental de Santander, dentro del campo de trabajo se pudo observar que dicha Información del Denunciante llego incompleta, imprecisa y falta a la verdad en su Denuncia a la Oficina de Políticas Institucionales y Control Social, en los siguientes puntos:

No fue verdad que la Empresa de Servicios públicos Domiciliarios de Lebrija De Lebrija, haya sido multado económicamente a dicha Empresa, más aún a la Gerente de ese momento Dra, Socorro Álvarez Torres.

Entrego una denuncia incompleta ó falta de argumentos y con el número Incompleto del expediente virtual de la Superintendencia de Servicios Públicos, en donde habla la denunciante la supuesto sanción con una amonestación económica a la Gerente de ese entonces.

Se le invito a que ampliara la denuncia por medio de un llamado telefónico y no quiso la denunciante llegar a la oficina o sitio en donde estaba el grupo Auditor establecido.

Conclusión: El punto denunciado sobre: la conducta de la funcionaria Socorro Álvarez Torres, Gerente General de la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, debido a que días pasados la Superintendencia de servicios públicos, regional Santander, otorgo un silencio administrativo positivo a mi favor, y de paso sancionando con una amonestación económica a la Empresa, conocedor de su la labor de objetividad solicito sancionar por las actuaciones inequívocas y temerarias de esta funcionaria ya que los interés de la Empresa han sido plenamente castigados y no es justo que por decisiones equivocadas de un funcionario de turno sea maltrado el patrimonio Público. Se tiene conocimiento que la queja ya a había sido resuelta por la Personería con resultando de Archivo Definitivo y por parte de la Superintendencia de Servicios




INFORME DEFINITIVO


Públicos Domiciliarios una amonestación que de acuerdo al Diccionario de Real Academia Significa “(…) es una advertencia o llamado de atención sobre un error o falta, antes de tomar una decisión negativa contra alguien (…)”. De igual manera se anexa el pantallazo del formato de pago de la página web donde se observa que la Empresa no registra multas por pagar a la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios. Para terminar de resolver dicha queja, el grupo Auditor considero en su trabajo de campo, pedir certificados por escrito tanto de la entidad de Personería del Municipio de Lebrija como la de la empresa Públicos domiciliarios de Lebrija E.S.P. , ratificando la conclusión del proceso contra la Gerente de la época Dra, Socorro

Álvarez Torres. De acuerdo a lo anterior, el grupo Auditor de la Contraloría General de Santander considera que no es conveniente realizar ningún pronunciamiento sobre la misma, teniendo en cuenta que ya existen los fallos por la Personería del Municipio de Lebrija y por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios y que de acuerdo a este ente fiscal no existe responsabilidad Fiscal, ni Disciplinario y ni Penal. 3.5 SEGUIMIENTO A PLANES DE JORAMIENTO Revisando los archivos de la Contraloría General de Santander e indagando en la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, se encontró, que esta entidad no tiene suscritos planes de mejoramiento de anteriores vigencias que se encuentre en ejecución. AVANCES DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA LINEA AMBIENTAL DE ENERO DEL 2.010 A DICIEMBRE DEL 2.012.

AREA

Descripci

ón

hallazgo.

(No más

de 50

palabras).

Avance físico de ejecución de las metas.

Observaciones de la Oficina de Control Interno (Seguimiento).

Fecha terminación metas.

Porcentaje de Avance físico de ejecución de las metas.

EMPULE

BRIJA

Incumpli

miento.

Del

REGLAM

ENTO

TECNIC

O DEL

SECTOR

DE

AGUA

POTABL

E Y

SANEAM

IENTO

BASICO

RAS- 200

SECCION

II.

TITULO

F -

SISTEMA

Durante la vigencia 2.012 se celebró un Convenio Interadministrativo No. 170 de 27 de diciembre de 2012 entre el Municipio de Lebrija y la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P. cuyo Objeto es CONVENIO PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO RECOLECTOR COMPATADOR, PARA LA RECOLECCION DE RESIDUOS

La Oficina de Control Interno verificó que en la vigencia 2012 se celebró un Convenio Interadministrativo No. 170 de 27 de diciembre de 2.012 entre el Municipio de Lebrija y la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P. cuyo Objeto es CONVENIO PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO RECOLECTOR COMPATADOR,

31 de Diciembre de 2.012

Se cumplió el 100% de la

meta planteada.




INFORME DEFINITIVO


S DE

ASEO

URBANO

, en los

numerales

F, 3, 3, 6,

Decreto

No. 838-

2005 en

su

Artículo 7

"De

planeació

n" Art 8

Decreto

1713 de

2.002.

SOLIDOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. Atreves de la Empresa de servicios públicos domiciliarios de Lebrija, se ha llevado a cabo los siguientes: * Capacitaciones en asocio con el SENA (muestra fotográfica) en el manejo y reciclaje de los residuos sólidos, con la participación de la comunidad. * Celebración de campañas publicitarias, atraves de la emisora La Voz de Lebrija alusivas al buen manejo y reciclaje de los residuos sólidos. * Se contrató arrendamiento del sitio para disposición y almacenaje de los residuos reciclados * Se replantearon las rutas y micro rutas, en la recolección de los Residuos Sólidos ampliándolas a tres rutas, para mayor cobertura y mejorar el servicio prestado. * Enviaron cartas a los diferentes Centros Educativos, con el fin de coordinar campañas con el estudiantado. *En referencia al vehículo recolector, se radico el proyecto ante la Gobernación Departamental (Recibido STI-1455 23-10-09).

PARA LA RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. De acuerdo al informe ejecutivo del manejo del servicio público domiciliario de aseo Empulebrija de fecha 26 de Julio de 2.013 el consta de 62 folios, donde describe las actividades realizadas y que forman parte de las acciones de mejora. Informe de ACCIONES REALIZADAS POR EMPULEBRIJA E.S.P. PARA LA RECUPERACION DE VERTIMIENTOS DE AGUAS RESIDUALES, igualmente en el documento señala los vertimientos pendientes por mejorar.




INFORME DEFINITIVO


* En referencia a los puntos de vertimientos: Punto Uno: Vertimientos la popa: mediante convenio interadministrativo No. 0202-2009 celebrado entre la Alcaldía Municipal y EMPULEBRIJA, se realizó su reparación. * Vertimientos La Arenera: Fue ejecutado por la Alcaldía Municipal.

EMPULE

BRIJA

El

municipio

de Lebrija

no cuenta

con

sistema de

tratamient

o de

Aguas

Residual,

no existe

registro de

análisis de

calidad de

agua de la

fuente

receptora

de las

Aguas

Residuale

s del

Municipio

, para dar

cumplimie

nto al

Artículo

72 del

Decreto

1594 de

1.984.

* El Honorable Concejo Municipal, aprobó la pignoración del 50% de los recursos de SGPAPSB para la consecución de recursos y llevar a cabo la ejecución del Proyecto de Inversión del Plan Maestro Acueducto y Alcantarillado. Luego se procedió a la adición de estos recursos y su posterior ejecución a través de un Convenio celebrado con la Entidad EMPAS.

Se adjunta informes de avances del Proyecto de Inversión del Plan Maestro Acueducto y Alcantarillado.

31 de Diciembre de 2.012

Se cumplió el 100% de la meta planteada.

RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN AMBIENTAL DE LA VIGENCIA 2.009: En cuanto al Resultado del Plan de Mejoramiento por parte de la Empresa de Servicios del Municipio de Lebrija, correspondiente a la vigencia fiscal 2.009 y presentado el 06 de Enero de 2.010 con el Número 0098, en donde hubo 02 Hallazgos Administrativos definitivos que se adelantó a través de los avances trimestrales con seguimiento hasta Diciembre 31 del 2.012; aceptados por los auditores de la Contraloría General de Santander, el día 26 de Febrero del 2.010.




INFORME DEFINITIVO


HALLAZGO No. 1 – EMPULEBRIJA.. Incumplimiento del REGLAMENTO TECNICO DEL SECTOR DE AGUA POTABLE Y SANEAMIENTO BASICO RAS- 200 SECCION II. TITULO F - SISTEMAS DE ASEO URBANO, en los numerales F, 3, 3, 6, Decreto No. 838-2005 en su Artículo 7 "De planeación" Art 8 Decreto 1713 de 2.002. CUMPLIMIENTO DE METAS: (100 %). Durante la vigencia 2.012 se celebró un Convenio Interadministrativo No. 170 de 27 de diciembre de 2012 entre el Municipio de Lebrija y la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P. cuyo Objeto es CONVENIO PARA LA ADQUISICION DE UN VEHICULO RECOLECTOR COMPATADOR, PARA LA RECOLECCION DE RESIDUOS SOLIDOS DEL MUNICIPIO DE LEBRIJA. Atreves de la Empresa de servicios públicos domiciliarios de Lebrija, se ha llevado a cabo los siguientes: Capacitaciones en asocio con el SENA (muestra fotográfica) en el manejo y reciclaje de los residuos sólidos, con la participación de la comunidad. Celebración de campañas publicitarias, a través de la emisora La Voz de Lebrija alusivas al buen manejo y reciclaje de los residuos sólidos. Se contrató arrendamiento del sitio para disposición y almacenaje de los residuos reciclados. Se replantearon las rutas y micro rutas, en la recolección de los Residuos Sólidos ampliándolas a tres rutas, para mayor cobertura y mejorar el servicio prestado. Enviaron cartas a los diferentes Centros Educativos, con el fin de coordinar campañas con el estudiantado. En referencia al vehículo recolector, se radico el proyecto ante la Gobernación Departamental (Recibido STI-1455 23-10-09). En referencia a los puntos de vertimientos: Punto Uno: Vertimientos la popa: mediante convenio interadministrativo No. 0202-2009 celebrado entre la Alcaldía Municipal y EMPULEBRIJA, se realizó su reparación. Vertimientos La Arenera: Fue ejecutado por la Alcaldía Municipal. Se puede concluir por parte de la Contraloría General de Santander, que se verifico y se tomó fotografías del Carro de basura, se revisó los formatos de reuniones con la comunidad, las propagandas a la comunidad, lo mismo a los colegios, lo mismo a los centros comerciales y se verifico los recorridos que hace el carro de aseo, cumpliéndose el 100 del plan de mejoramiento. HALLAZGO No. 2 – EMPULEBRIJA.




INFORME DEFINITIVO


El municipio de Lebrija no cuenta con sistema de tratamiento de Aguas Residual, no existe registro de análisis de calidad de agua de la fuente receptora de las Aguas Residuales del Municipio, para dar cumplimiento al Artículo 72 del Decreto 1594 de 1.984. CUMPLIMIENTO DE METAS: (100%). El Honorable Concejo Municipal, aprobó la pignoración del 50% de los recursos de SGPAPSB para la consecución de recursos y llevar acabo la ejecución del Proyecto de Inversión del Plan Maestro Acueducto y Alcantarillado. Luego se procedió a la adición de estos recursos y su posterior ejecución a través de un Convenio celebrado con la Entidad EMPAS. El Grupo auditor reviso los Informes de avances del Proyecto de Inversión del Plan Maestro Acueducto y Alcantarillado, también los resultados que se están haciendo en los laboratorios con respecto a la sanidad del agua que se toma el pueblo de Lebrija, cumpliéndose el 100 del plan de mejoramiento. 3.6 EVALUACION LINEA AMBIENTAL LA GESTION AMBIENTAL DE EMPRESAS PÚBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA. AÑO – 2012. INTRODUCCION: La empresa pública domiciliaria del Municipio de Lebrija, se ha determinado por sobresalir como empresa municipal con responsabilidad Social, Empresarial y comprometida con los mejoramientos de los servicios que surgen a nivel municipal. Dentro de la vigencia de 2.012, ha estado realizando múltiples acciones tendientes Al mejoramiento del entorno ambiental, al manejo de los impactos ambientales que genera, al establecimiento de prácticas de mejoramiento ambiental y, al desarrollo institucional y comunitario en la región donde actúa como es el: . EL USO EFICIENTE Y AHORRO DEL AGUA. En su objetivo, que es presentar las diferentes actividades desarrolladas por la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija en lo referente a la compra de predios en áreas estratégicas, reducción de pérdidas, micromedición y campañas educativas acogiéndose a los planteamientos y de los parámetros dados por la Ley 373 del 6 de Junio de 1.997, que establece la presentación obligatoria del programa para el uso y ahorro eficiente del agua. En donde se empezó a proyectar la compra de predios en áreas estratégicas y fuentes abastecedoras en agua. Los resultados indican que aproximadamente se debe comprar 42.820 m2 de terreno adicional para él levantamiento de 1 metro de altura de la cresta de la Represa Piedras Negras, lo cual estaría generando mayor capacidad en almacenamiento. La empresa gestiona actualmente el presupuesto con la alcaldía municipal, de esto dependerá la compra de los terrenos; mientras tanto se están ejecutando actividades de limpieza y reforestación.




INFORME DEFINITIVO


En la Reforestación y Delimitación de Perímetro, se vio por medio de fotos, que se realizó durante el segundo periodo de 2.012, labores de reforestación y delimitación de la quebrada. En donde hubo reducción de pérdidas en la localización de fugas visibles e invi sibles. En donde hubo localizaciones de fugas domiciliarias. Eliminación de fugas con la mayor brevedad posible. Inspecciones sobre las conexiones fraudulentas, que en su mayoría son las causantes de fugas. Se identificaron las áreas críticas donde hay mayores de fugas. Mantenimientos preventivos en la red de conducción y distribución. Capacitaciones mediante cursos y talleres al personal en la detección y reparación de fugas visibles y no visibles. Mejoramiento de conexiones domiciliarias. Para las Fugas visibles e invisibles selladas, en su reducción de pérdidas generales se puede resaltar los formatos que actualmente generan eficiencia en la evolución y solución de las fugas, con esto se logran un importante banco de información, la cual se presenta reduciblemente a continuación:

Se cambiaron la llave antifraude: nueve (9) veces.

Fuga sellada: Catorce (14) veces.

Mantenimiento Medidor: Dos (2) veces.

Limpieza, mantenimiento domiciliario y micro medidor. Cinco (5) veces.

Reposiciones de acometidas. Dos (2) veces.

Conexión ilegal. Uno (1).

Hundimiento. Uno (1).

Limpieza. Uno (1).

Reparaciones de la Domiciliaria. Dos (2). Se miró las realizaciones de mantenimiento y prevención en la red de aducción, para garantizar la reducción de pérdidas y la continuidad en la prestación de servicios. Se creó un sistema de reciclaje en la necesidad física del ahorro del agua por los eventos climáticos que han puesto al municipio de Lebrija en condiciones críticas por los bajos niveles en la represa piedras negras, se implementó para aumentar el almacenamiento de aproximadamente 27 m3 y reutilizar el caudal que es evacuado al momento de lavar los filtros, este sistema cuenta con dos bombas que impulsan hacia el vertedero para que el proceso de tratamiento comience nuevamente.




INFORME DEFINITIVO


Se realizaron capacitaciones de Micromedición para fortalecer y afianzar algunos conceptos de la micromedición, esperando que se pueda obtener algún impacto en los operadores para la eficiencia en sus labores de lectura y socialización con la comunidad; el equipo auditor de la Contraloría General de Santander, reviso las hojas de trabajo de las capacitaciones con sus respectivas firmas y Fotografías. Se hicieron 16 revisiones y mantenimiento de MICROMEDIADORES, sobre las domiciliarias para garantizar la presión. Se hicieron control de presiones en todo el casco urbano, realizada por la Superintendencia de servicios públicos, arrojando puntos críticos, donde se está haciendo en estos momentos labores de revisión y ejecución sobre las tuberías y accesorios para lograr la presión deseada. Se revisó el avance en la cantidad de usuarios incorporados hasta Noviembre del año 2.012.

NOVIEMBRE

USO ESTRATO USUARIOS

Residencial 01 369

Residencial 02 1.722

Residencial 03 1.299

Residencial 04 33

Industrial - 1

Comercial - 419

Oficial - 16

Se puede concluir el total aproximado de cobertura de 3.423 de usuarios en el Municipio de Lebrija. En su campaña educativa y reusó del agua del Municipio de Lebrija y se educó en las actividades de: Se sensibilizo a la población estudiantil sobre el manejo del recurso hídrico,

con talleres, concursos alusivos al ahorro y uso eficiente del agua, con el fin conformar los clubes defensores del agua.

Se realizaron talleres a los diferentes grupos sociales del municipio sobre el uso eficiente y ahorro del agua.

Cuñas radiales tendientes a crear una cultura medio ambiental.

Elaboración y entrega de un medio didáctico referente a pedagogía medio

ambiental.

Educación ciudadana, sobre el uso del agua lluvia y el reusó reciclaje del agua.

Instruir a la comunidad en la educación de los canales para colocar recipientes para captar la lluvia.

En un trabajo mancomunado también con la CDMB, de acuerdo a la Resolución No. 001370 de Agosto 01 del 2.011, en el cual se probó el programa de ahorro y uso eficiente del agua, presentado por la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija – EMPULEBRIJA S.A.-E.P.S. Para el periodo 2.011 a 2.016.




INFORME DEFINITIVO


Se puede concluir que el equipo auditor de la Contraloría General de Santander, reviso las hojas de trabajo de las capacitaciones de socializaciones con sus respectivas firmas y Fotografías. Se resumen podemos anotar que el nombre de la Fuente en donde se abastece el Acueducto se llama: URBANO – QUEBRADA LA ANGULA REPRESA PIEDRAS NEGRAS. El acueducto que lo abastece se llama: EMPRESA DE SERVICIOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA E.S.P. Que el caudal LTS/SEG en los últimos tres años es de: APROXIMADAMENTE 33 LTS/SEG EN EL 2.010, 2011 Y 2.012. Cobertura de los servicios Públicos en estos momentos Son:

PORCENTAJE

Cobertura alcantarillado zona urbana.

93.18%

Cobertura alcantarillado zona rural. 48.02%

Cobertura acueducto zona urbana. 93.31%

Cobertura acueducto zona rural. 98.48%

Cobertura eléctrica zona urbana. 94.77%

Cobertura eléctrica zona rural. 98.48% Fuente: Federación Colombiana de Municipios – 2.012.

El Municipio de Lebrija y sus alrededores cuenta con una amplia de cobertura en materia de servicios públicos, tanto en el área urbana como en el área rural, sobrepasando el 93% de cobertura en la parte de alcantarillado, acueducto y eléctrica; actualmente se presenta se presenta inconvenientes en la cobertura de alcantarillado en la zona rural, en la que actualmente solo se tiene el 48% solucionado. PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUA POTABLE – ACUEDUCTO.

Adjunto Copia del estudio y análisis fisicoquímicos y microbiológicos del agua potable

y de la fuente de abastecimiento del acueducto municipal EMPULEBRIJA E.S.P.

Elaborado por Sistemas Hidráulicos y Sanitarios SIHSA.

Obras de Construcción de infraestructura desarrollada en vigencia del 2.012 para el

manejo de agua potable y saneamiento básico:

Optimización del sedimentador implementando módulos de flujo cruzado con capacidad de 70 LTS/SEGUNDO.

Implementación de tanque de almacenamiento con capacidad aproximada de 500 metros cúbicos.




INFORME DEFINITIVO


INFORME DEL MANEJO DEL SERVICIO PÚBLICO DOMICILIARIO DEL ASEO EMPUJELEBRIJA. El servicio público Domiciliario de aseo en el Municipio de Lebrija, se presta de forma continua e interrumpida a 4.000 usuarios facturados del servicio y en promedio a 1.800 no facturados.

La recolección: Se realiza en dos frecuencias de recolección de residuos sólidos, los días Lunes y Viernes Ruta I – ZONA RESIDENCIAL, Martes y Sábados Ruta II ZONA CENTRICA Y COMERCIAL, en horas de la mañana.

Con dos frecuencias de recolección de materiales reciclables los días Miércoles y Jueves en virtud del acuerdo municipal 043 de 10 de Julio de 2.013 en cumplimiento de la normatividad vigente, se recogen en promedio de 387 Ton mensuales y 15 ton/día y una producción PPC de 00.85 kg/día, se efectúa desde los andenes y dos cuartos de aseo punto de acopio temporales con una supervisión que monitorea la eficacia y eficiente del proceso de acuerdo a la Ley 142 de servicios públicos y reglamentada por el decreto 1713 de 2.002.

El reciclaje: recolectado se recoge dos días por semana y es llevado a un punto de acopio temporal donde se realiza una preselección de residuos sólidos para entregarlos a una Empresa de reciclaje para su aprovechamiento, en promedio desde que inició el proceso se ha recogido en promedio entre 3 y 4 Toneladas por semana para ser aprovechados.

El almacenamiento: de residuos es convencional en bolsas plásticas, canecas, presentadas en los andenes, algunos cuartos de aseo de residuos temporales.

El transporte: se realiza en un compactador de 16 yardas con capacidad de 10 Toneladas, cumple las condiciones técnicas y ambientales recientemente adquirido para mejorar el proceso de recolección del municipio de Lebrija con tres operarios de recolección y un conductor que realizan el proceso de forma eficaz y eficiente, así mismo los clandestinos como inservibles, colchones, muebles y otros servicios especiales se recogen en volqueta.

La disposición final: de los residuos sólidos se realiza en el sitio autorizado denominado el CARRASCO ubicado en la vía Girón – Bucaramanga, los escombros y podas se disponen en la escombrera autorizada por la C.D.M.B ubicada en Bucaramanga denominada Ruitoque.

Ruta adicional: todos los miércoles en la tarde se recogen basura en la llamada Renta.

Se recoge también en sitios muy importante como, en la Avícola el Madroño – llamado POLLOSAN; los días martes, Jueves y sábado.

CAMION COMPACTADOR DE BASURA MUNICIPIO DE LEBRIJA SANTANDER




INFORME DEFINITIVO


Se puede concluir que el equipo auditor de la Contraloría General de Santander, en el campo de trabajo hizo el seguimiento en lo que tiene que ver con el proceso de recolección de basura a nivel de todas las rutas y se comprobó el mejoramiento de dicho proceso y se tomaron fotografías del carro de basura y sus tripulantes.

ACCIONES REALIZADAS EN REDES DE ALCANTARILLADO POR PARTE DE LA EMPRESA DE SERVICIOS DOMICILIARIOS.

Reposición de la red de alcantarillado de la Cra. 15ª con calle 10ª del Barrio el Prado.




INFORME DEFINITIVO


MANTENIMIENTOS POR PARTE DE LAS EMPRESAS PÚBLICAS DOMICILIARIAS.

Se realizan limpiezas constantes a la quebrada las raíces, - sitio neurálgico.

Las anteriores obras son realizadas por el personal operativo de la Empresa de Servicios Públicos Domiciliarios de Lebrija E.S.P.




INFORME DEFINITIVO


3.7 EVALUACION AL CONTROL INTERNO En la empresa Públicas de Lebrija, EMPULEBRIJA, el control Interno lo ejerce cada uno de los funcionarios en sus respectivas áreas, y la alta dirección, ya que en la actualidad no cuenta con los recursos para la contratación de personal externo, para que desempeñe esta función. OBSERVACION N° 14 En la empresa Públicas de Lebrija, EMPULEBRIJA, se hace necesario la implementación del sistema de Control Interno, teniendo en cuenta que este sistema es una la herramienta que permite evaluar la gestión desarrollada por cada una de las áreas de la Administración, permitiendo con base en los resultados, la formulación de políticas, objetivos metas estratégicas, orientado a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos públicos. TIPO DE HALLAZGO: ADMINISTRATIVO RESPONSABLE: MARTHA RODRIGUEZ ARGUELLO Gerente CONTROVERSIA DE LA ENTIDAD


“SE HACE NECESARIO LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO…COMO HERRAMIENTA QUE PERMITE EVALUAR LA GESTIÓN POR CADA UNA DE LAS ÁREAS DE LA ADMINISTRACIÓN, PERMITIENDO CON BASE EN LOS RESULTADOS, LA FORMULACIÓN DE POLÍTICAS, OBJETIVOS, METAS ESTRATÉGICAS, ORIENTANDO A PROMOVER UNA ADECUADA ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS PÚBLICOS Y DETERMINAR EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO DE LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS PÚBLICOS”. “Frente al anterior hallazgo administrativo, se acepta; sin embargo es importante manifestar a su respetado despacho que se ha subsanado este requerimiento, puesto que en el mes de enero del 2014 se suscribió Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 020 del 2014 con el Dr. Sergio Ramírez Ramírez, con el propósito de apoyar la gestión de Control Interno de EMPULEBRIJA ESP. Que en la actualidad el Secretario General de la entidad, Código: 054, Grado: 01, desempeña múltiples funciones, entre ellas el de jefe de control interno de acuerdo al manual de funciones de la empresa. Por ello, fue necesario apoyar la gestión de Control Interno de EMPULEBRIJA ESP de conformidad a los parámetros establecidos en la Ley 87 de 1993 y al Modelo Estándar de Control Interno MECI. El OBJETO Y ALCANCE del contrato suscrito es el siguiente: EL CONTRATISTA SE OBLIGA PARA CON EMPULEBRIJA ESP A REALIZAR LAS ACTIVIDADES DE ASESORÍA EN CONTROL INTERNO DE CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN LA LEY 87 DE 1993 Y AL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO MECI, GARANTIZANDO EL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES. PARÁGRAFO: El alcance del objeto se centrará especialmente en la realización de las siguientes actividades: A- Apoyar la gestión de control interno de Empulebrija ESP, por el periodo de la vigencia fiscal 2014. B- Evaluar el sistema de control interno de la entidad. C- Verificar el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los ajustes necesarios. D- Verificar la aplicación de los mecanismos de participación ciudadana que en el desarrollo del mandato constitucional y legal diseñe la entidad. E-Vigilar que las quejas y reclamos que se presenten




INFORME DEFINITIVO


en relación con los servicios que presta la entidad, sean atendidos oportunamente y rendir los informes correspondientes. F-Mantener permanentemente informados a las directivas y al comité coordinador de control interno acerca del estado del sistema de Control Interno de la entidad, dando cuenta de las debilidades detectadas y de las fallas en su cumplimiento. G-Participar en la actualización de los manuales de procesos y procedimientos de la entidad. H- Entregar oportunamente los informes a que haya lugar a los entes de control que lo requieran. I- El contratista reportara los informes y requerimientos a partir de la fecha del acta de inicio, a los organismos de control, en lo referente al presente objeto contractual. Como son: Informe ejecutivo a la DAFP, Informe de control interno contable CGN SCHIP. J-Preparar el informe detallado y pormenorizado del actual estado del proceso de control interno ante el comité y proponer un plan de trabajo a fin de cumplir con lo señalado en la ley. K-Preparar y presentar al comité coordinador de control interno el plan de auditorías para la vigencia fiscal 2014. L-Apoyar la realización de las auditorias de acuerdo al plan y al cronograma anual de auditorías para la vigencia 2014 de Empulebrija ESP. M-Realizar la evaluación del modelo estándar de control interno MECI y presentar el resultado del informe ejecutivo de la vigencia fiscal 2013 a través del aplicativo de la DAFP. Anexos en folios: ______________. Contrato de Prestación de Servicios Profesionales No. 020 de 2014. Apoyar la gestión de control interno de Empulebrija ESP”.

CONCLUSIONES DEL GRUPO AUDITOR La entidad auditada acepta de deficiencia administrativa encontrada por el grupo auditor, lo que convalida el hallazgo de tipo administrativo para que sea incluido dentro del plan de mejoramiento. 4. DICTAMEN DE AUDITORIA CONTABLE Y FINANCIERA Con respecto al área contable y financiera se puede determinar que la entidad auditada para la vigencia 2012, aplica el marco conceptual de la contabilidad Pública, presentando algunas deficiencias dentro del cumplimiento del régimen de contabilidad Publica en Colombia y la no depuración contable hace que la información presentada en los Estados Financieros no corresponda a la realidad económica que se presenta, lo que genera incertidumbre y una opinión a los Estados Contables con Salvedades. DICTAMEN AREA DE PRESUPUESTO La ejecución del presupuesto de gastos de la vigencia 2011 y 2012 se cumplieron con los requisito de carácter legal y administrativo. Se refleja la planeación de la utilización de los recursos de la Entidad, priorizando las políticas económicas y sociales. En la vigencia 2011, Se observó la falta de gestión para el recaudo, de los ingresos de la Entidad, teniendo en cuenta que se sólo recaudó el 75% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar un el 25% del mismo. Para la vigencia 2012 el recaudo, de los ingresos de la Entidad, sólo recaudó el 77% del presupuesto definitivo, quedando por recaudar un el 23% del mismo. DICTAMEN A LA CONTRATACIÓN. Analizada la gestión fiscal y la función administrativa desarrollada por LA EMPRESA DE SERVICIOS PUBLICOS DOMICILIARIOS DE LEBRIJA ESP durante la vigencia 2012, se pudo determinar por parte del equipo auditor que la gestión realizada en lo referente a la contratación en términos de calidad, cantidad y oportunidad fue




INFORME DEFINITIVO


inadecuada, pues se evidenciaron irregularidades que contrarían los principios de la función Pública y por ende los fines esenciales del Estado. El presente informe es de carácter preliminar en consecuencia está sujeto a las respectivas contradicciones y goza de la reserva legal pertinente. DICTAMEN LINEA AMBIENTAL El grupo auditor de la contraloría, concluye que la línea ambiental de la empresa pública del municipio de Lebrija, en su gestión de organizar, ha contribuido a garantizar el cumplimiento de la política ambiental y el logro del propósito y estrategia del grupo empresarial de dicha entidad. PLAN DE MEJORAMIENTO Revisando los archivos de la Contraloría General de Santander e indagando en la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija, se encontró, que esta entidad no tiene suscritos planes de mejoramiento de anteriores vigencias que se encuentre en ejecución 5. PRONUNCIAMIENTO De conformidad con los conceptos emitidos en el presente Informe Preliminar y en concordancia con la Resolución No. 00042 de Enero 28 de 2010 y lo establecido en la Resolución 0294 de abril 30 de 2009 y la Resolución 000617 del 27 de septiembre de 2010 de la Contraloría General de Santander, y con relación la opinión a los Estados Financieros con Salvedades y a la Gestión Fiscal desfavorable, se recomienda NO FENECER la cuenta correspondiente a la vigencia fiscal 2012 de la Alcaldía de Lebrija.

6. CONSOLIDACION DE HALLAZGOS

#

TIPO DE

HALLAZGO

DESCRIPCION PRESUNTO

RESPONSABLE CUANTIA PAG

A D P F S

AREA FINANCIERA

1 X

El vehículo marca ISUZU tipo KB 20L PICO modelo 1980 de placas OGW – 108 con tarjeta de propiedad de las empresas publicas de Lebrija no se encuentra debidamente identificada y registrada en los estados financiero de la entidad por lo tanto se debe dar cumplimiento a lo establecido en el Régimen de Contabilidad en donde reza que los bienes que se encuentre a nombre de las entidades del estado deben estar debidamente reconocidas y registradas contablemente.


Gerente 8

2 X X

Multas interpuesta por la superintendencia de servicios públicos domiciliarios a la empresa de servicios públicos de Lebrija e.s.p. por omitir la presentación de los informes a través del SUI

FISCAL

LUZ MARY REY VARGAS (Ex – Gerente de enero 2004 al 30 de mayo de 2006) NESTOR RICARDO SERRANO (Ex –Gerente junio 07 de 2006 a febrero 05 de 2007) ALEXANDER CARREÑO HERRERA(Ex – Gerente) SOCORRO ALVAREZ

$52.403.635 11




INFORME DEFINITIVO


TORRES (Ex – Gerente)

Administrativo MARTHA CECILIA RODRIGUEZ

Gerente.

3 X X

Sanción por no pago de estampillas departamentales e interese moratorios.

NESTOR RICARDO SERRANO RINCON Ex – Gerente junio 06 de 2006 al febrero 05 de 2007 DIANA MARCELA SANTOS PULIDO FEBRERO 05 DE 2007 A MAYO DE 2007 OMAR ORTIZ RODRIGUEZ Mayo 11 al 30 de diciembre de 2007


Gerente.

$9.306.650 16

4 X

Los bienes se deben depreciar de una manera individualizada como lo contempla el Régimen de Contabilidad Publica en Colombia.


Gerente 25

PRESUPUESTO

5 X

En la Ejecución Presupuestal de Ingresos de las vigencias 2011 y 2012, de la EMPULEBRIJA, correspondiente a los departamentos de Alcantarillado y Aseo, no se pudo evidenciar discriminada por sus correspondientes rubros, por el tratamiento que le da la parametrización del sistema contable (GD). Por lo anterior se configura una observación de tipo administrativa


Gerente

34

6 x

Al finalizar la vigencia fiscal 2011 y 2012, la Empresa de Servicios Públicos de Lebrija EMPULEBRIJA, presenta un Déficit presupuestal de $-164,861,708 y $-205,096,432 respectivamente, debido a que los compromisos adquiridos fueron mayores al total recaudado, observándose que la entidad no manejó una planeación acorde con el presupuesto. Se configura una Observación administrativo para que sea incluido en un plan de mejoramiento, con el fin de no seguir incurriendo en dicha falencia.


Gerente 39

CONTRATACION

7 X X

En el presente contrato no se cumplió con la exigencia de la garantía única de cumplimiento requerida en la cláusula octava del contrato

Disciplinario SOCORRO ALVARES TORRES

Ex Gerente GLADYS ARIAS SANMIGUEL

Contratista.


Gerente.

44

8 X

No se efectuó un verdadero control al pago de aportes parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, teniendo en cuenta que los contratista liquidaron sus aportes tomando un ingreso base de liquidación inferior al real de cada contrato

Administrativo

MARTHA CECILIA RODRIGUEZ Gerente.

46

9 X

No se generaron por parte de los supervisores y tampoco se exigieron informes completos, cronológicos y detallados sobre las actividades contractuales.


Gerente.

49

10 X

En los contratos referidos no se encontraron los soportes que demuestran la ejecución contractual.

Administrativo

MARTHA CECILIA RODRIGUEZ Gerente

57




INFORME DEFINITIVO


11 X X

Se realizaron por parte de la administración pagos injustificados por la falta de los informes de actividades que se requerían en las minutas contractuales.

SOCORRO ALVARES TORRES Ex Gerente


YAMILE FLÓREZ VILLANOVA Supervisora en contrato del 2011

CARLOS A LOPEZ JIMENEZ Supervisor contratos 2012

SANDRA PAOLA DULCEY Tesorera 2011

ALBA LUZ JAIMES BAUTISTA Tesorera 2012

Administrativo

MARTHA CECILIA RODRIGUEZ

Gerente

60

12 X

En los datos reportados en las vigencias 2011 y 2012 al Sistema Integral de Auditoria (formato_201213_f20), se evidenciaron múltiples diferencias lo cual dificulta el proceso auditor.

Administrativo


61

13 X

Los soportes o fuentes de verificación no están debidamente organizados, ningún contrato tomado de la muestra seleccionada se encontraba debidamente foliado y no existen tablas de retención o relación documental de las carpetas.


Gerente 63

CONTROL INTERNO

14 X

En la empresa Públicas de Lebrija, EMPULEBRIJA, se hace necesario la implementación del sistema de Control Interno, teniendo en cuenta que este sistema es una la herramienta que permite evaluar la gestión desarrollada por cada una de las áreas de la Administración, permitiendo con base en los resultados, la formulación de políticas, objetivos metas estratégicas, orientado a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto funcionamiento administrativo de las entidades y organismos públicos.


Gerente

79

A= HALLAZGO ADMINISTRATIVO P=HALLAZGO PENAL S= SANCIONATORIO F=HALLAZGO FISCAL D=HALLAZGO DISCIPLINARIO

7. CUADRO NUMERICO DE HALLAZGO

TIPO CANTIDAD CUANTIA

ADMINISTRATIVO 14

DISCIPLINARIO 2

PENAL 0

FISCAL 2 $61.710.303 SANCIONATORIO 0

TOTALES 18

CONCLUSION PRONUNCIAMIENTO

Por lo expresado en el presente pronunciamiento de auditoría y como resultado del Control Fiscal sobre la vigencia 2011 -2012 encontrándose que la gestión desplegada por la administración en las materias objeto de examen consultan adecuadamente con los principios de la función administrativa, se da un pronunciamiento de no fenecimiento. Con el fin de orientar el ejercicio de la Auditoria al fortalecimiento de la entidad, mediante la implementación de actividades correctivas, para el mejoramiento de la gestión, de las observaciones contenidas en el informe señalado como hallazgos administrativos deberán elaborar un PLAN DE MEJORAMIENTO y




INFORME DEFINITIVO


presentarlo a esta contraloría en el término de 15 días hábiles siguientes al recibido de esta comunicación. El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que se implementan por parte de la entidad, sobre cada una de las debilidades detectadas y plasmadas dentro del presente informe.

POR LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER

Equipo Auditor,

(ORIGINAL FIRMADO)

EDUIN NILSON GONZALEZ RIVERA

Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) MILADIS DAVID POLO EDWIN QUINTERO GUERRERÓ Profesional Especializada Profesional Especializado (ORIGINAL FIRMADO) (ORIGINAL FIRMADO) ALVARO CELIS SOLANO GERMAN PEREZ SILVA Profesional Especializado Auditor Fiscal

(ORIGINAL FIRMADO)

SONNIA YANETH GARCIA BENITEZ Sub. Contralora Delegada Para el Control Fiscal

nucleo de desarrollo provincial soto y mares informe...

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