MAYRA SARMIENTO

NORMA TECNICA COLOMBIANA

N° 4176

CERTIFICADOS Y

CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma).

CERTIFICADO

CONSTANCIADocumento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.

Esta norma tiene como objetivo establecer los requerimientos para la elaboración de certificados y constancias.

OBJETIVO

CLASIFICACION De acuerdo con el hecho o acto que se prueba,

los certificados y constancias pueden ser:

CONSTANCIA PARA:

- Tiempo de servicio

- Experiencia

- Salarios u honorarios

- Jornada laboral

- Cumplimiento de comisiones

- Comportamiento del trabajador

 CERTIFICADO PARA:

- Calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos.

- Derecho del uso del Sello Icontec de conformidad con Norma Técnica Colombiana.

- Diploma conferido por una institución y documento que establece un privilegio o premio.

- Asistencia a congresos, cursos y seminarios.

- Registro civil o parroquial de nacimiento, de matrimonio o de defunción.

- Documentos de identidad.

- Certificado de Aseguramiento de la calidad.

- Certificado del Sistema de Administración Ambiental.

- Becas, donaciones y exenciones.

- Créditos, préstamos u otras transacciones comerciales.

- Relación de retención de impuestos.

- Paz y salvos.

- Resultados de exámenes médicos.

ESTILOSBLOQUE EXTREMO:Las líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del margen izquierdo

BLOQUELas líneas de número (si lo hay), fecha y firmante parten del centro del escrito hacia el margen derecho

REQUISITOS

PARTES DE LOS CERTIFICADOS Y LAS

CONSTANCIAS

Los certificados y las constancias se elaboran en papel con membrete y sus elementos se distribuyen de la siguiente manera:

MARGENES

Superior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2 cm y 3 cmIzquierdo entre 3 cm y 4 cmDerecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm

FECHALos datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dos a tres interlíneas del número (referencia) o de cuatro a seis del margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en orden de día, mes (en minúscula) y año sin separarlo con punto.

CARGO

El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida, centrado, precedido de los artículos EL o LA y de tres a cuatro interlíneas de la fecha.

IDENTIFICACION

Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:) se escriben de tres a cuatro interlíneas del cargo, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar)

TEXTO De tres a cuatro interlíneas de la

identificación y contra el margen izquierdo se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datos del solicitante que pueden ser:

 Tratamiento, nombre completo del solicitante en mayúscula sostenida, y el número del documento de identidad.

Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT

FIRMANTEEl nombre de la persona

responsable se escribe en mayúscula sostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según el estilo elegido. En el caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o en pareja. En caso de dos o más firmantes, si el número es impar, el último se centra.

TRANSCRIPTOR A dos interlíneas del firmante y contra

el margen izquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial) e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos.

ASPECTOS

GENERALES

Los títulos conferidos por universidades y colegios, así como los certificados de asistencia a congresos, cursos y seminarios, se elaboran en papel o cartulina especiales, diseñados para tal efecto

Para certificados y constancias de rutina en empresas e instituciones, se puede utilizar un formato impreso.

Registro de diplomas en entidades educativas

El ministerio de Educación Nacional autorizó a las universidades y colegios para registrar directamente en sus instituciones, los títulos académicos que confieren (Decreto 636 del 3 de abril de 1996).