E (nresaPLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA

CONTRATACIÓN DE UNA PLATAFORMA QUE SOPORTE LA Clave: 000-ES-SI-0073GESTIÓN DE LA BIBLIOTECA DE ENRESA

N° EXPTE: 000-CO-SI-2017-0001

Páginas: 29

ÍNDICE

1. OBJETO2. ALCANCE3. METODOLOGÍA EN LA ELABORACIÓN DE LOS TRABAJOS4. CARACTERISTICAS FUNCIONALES, TECNICOS Y DE INTEGRACIÓN

4.1. CARACTERISTICAS FUNCIONALES4.2. CARACTERISTICAS TÉCNICOS4.3 CARACTERISTICAS DE INTEGRACIÓN

5. REQUISITOS MÍNIMOS5.1. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS RELACIONADOS CON EL ALOJAMIENTO

DE LA HERRAMIENTA5.2. REQUISITOS TÉCNICOS MÍNIMOS RELACIONADOS CON EL SOFTWARE5.3. REQUISITOS FUNCIONALES MÍNIMOS

6. REQUISITOS VALORAB LES7. DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS

7.1. PARAMETRIZACIÓN7.2. MIGRACIÓN DE DATOS7.3. INTEGRACIONES7.4. PLAN DE FORMACIÓN7.5. PUESTA EN PRODUCCIÓN DE LA HERRAMIENTA Y TRANSFERENCIA A

MANTENIMIENTO7.6. SERVICIO DE USO DE LA PLATAFORMA7.7. MANTENIMIENTO EVOLUTIVO ADICIONAL

8. SOPORTE Y NIVEL DE SERVICIO9. SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIÓN10. DOCUMENTACIÓN11. EQUIPOS DE TRABAJO

ANEXOS:

A. INFORMACIÓN SOBRE EL SISTEMA DE GESTIÓN DEL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN (BIBLIOTECA)ACTUAL DE ENRESAB. EJEMPLO DE PROCESOS A REALIZAR DENTRO DE LA ENTRADA DE MATERIAL

Revisión: O PREPARADO: REVISADO: Gestión de V B2 DIRECTOR RESPONSABLE: APROBACIÓN POR EL

Fernando de Andrés Sergio Vidaechea Calidad: Manuel Rodríguez Silva ÓRGANO DEN/A CONTRATACIÓN

Fecha: Fecha y Firma: Fechy Fir Fecha y Firma: F cha y Firma: Fecha y Firma:

Enero2077

)3)

E (enresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 0 Enero 2017

1

1. OBJETO

El objeto de este pliego es establecer las condiciones técnicas pata la contratación, en modo servicio, deuna plataforma que permita la gestión integral de todos los procesos técnicos bibliotecarios: la selección,el registro, la adquisición, el tratamiento, la difusión y los préstamos de la documentación de apoyo de laempresa, así como la gestión de tesauros y e) registro de consultas junto con la extracción, por diversosconceptos, de datos estadísticos.

El sistema actual es fruto de un desarrollo, adaptado a las necesidades de hace veinte años, realizadoen Visual Basic y con una base de datos SQL Server 2000, que, como consecuencia del paso de los añoses necesario renovar por obsolescencia tecnológica.

2. ALCANCE

El presente proyecto tendrá como finalidad la utilización de la plataforma durante cuatro años a contardesde la puesta en explotación. Para ello será necesario contar con una adecuada planificación ydirección del proyecto orientada a los siguientes servicios:

• El servicio de IT de alojamiento, disponibilidad, seguridad, contingencia.• El servicio de consultoría especializada para gestionar el proyecto.• La parametrización/adaptación del servicio necesario para el cumplimiento de los requerimientos

funcionales y técnicos requeridos.• Integración con el Sistema de Gestión Documental (SGD) y, en concreto, con la clase documental

de Biblioteca.• Migración de los datos del actual sistema.• Pruebas de la plataforma parametrizada con los datos traspasados para la verificación de su

correcto funcionamiento en base a los requerimientos.• Mantenimiento evolutivo por horas durante los cuatro años a contar desde la puesta en

explotación.• Realizar aquellas actividades de gestión del cambio que se considere oportunas para asegurar la

implantación exitosa de la herramienta.• Formación a usuarios y acompañamiento a los mismos hasta la estabilización del sistema.• Soporte funcional y técnico para la resolución de consultas e incidencias relacionadas con la

operativa de trabajo, tanto presencial como por otros canales.

3. METODOLOGÍA EN LA ELABORACIÓN DE LOS TRABAJOS.

La planificación, ejecución, configuración y parametrización, pruebas, formación e implantación de laherramienta deberá responder a una determinada metodología que el adjudicatario deberá exponer yexplicar en su oferta. La metodología debe abordar los siguientes planes:

• Plan de Gestión del Alcance• PIan de Recursos Humanos• Plan de Tiempo/Cronog rama (Presentar)• Plan de Formación• Plan de Calidad• Plan de Riesgos/Contingencias

E cñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 0 Enero 2017

2

4. CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES, TÉCNICAS Y DE INTEGRACIÓN

El licitador deberá presentar en su oferta una memoria en la que se describirá la funcionalidad de lasolución separando las características técnicas y funcionales de cumplimiento obligatorio, de lasadicionales que serán objeto de valoración. Esta memoria será objeto de revisión/valoración.

4.1. Características funcionales

Los requisitos funcionales que debe de cumplir la herramienta están descritos en el apartado 5.3“Requisitos Funcionales Mínimos”. Se adjunta, además, una descripción general de la funcionalidadactual en el “Anexo A - Información sobre el Sistema de Gestión del Centro de Documentación (Biblioteca)actual de Enresa” para facilitar su entendimiento.

4.2. Características técnicas

El modelo de implantación elegido por Enresa para la solución de la gestión de centro de documentaciónde Enresa es el de nube privada. El servicio será prestado previo pago de una cuota fija anual que incluirálos servicios requeridos pata el cotrecto funcionamiento, seguridad, contingencia y mantenimiento de laplataforma.

No obstante, es intención de Enresa mantener el control sobre los datos y documentos con objeto de quea la finalización del contrato, o cuando Enresa así lo determine, el servicio pueda ser retornado a susinfraestructuras, o en su caso, a las de un tercero, permitiendo su monitorización y operación junto con elresto de sistemas.

Para el caso de que se discontinúe la utilización de la plataforma. El licitador deberá garantizar larecuperación de toda la información y documentación histórica residente en la base de datos alojada enla nube. El formato de extracción deberá ser accesible por los sistemas informáticos de Enresa (a títuloorientativo se citan XML, TXT, CSV) y deberá estar suficientemente documentado para que pueda sertrabajado.

Para el caso en el que Enresa optase a la finalización del contrato por instalar la solución on premise ensus infraestructuras, el licitador deberá describir en su oferta una propuesta de Plan de Retorno delServicio en el que identificará las tareas a acometer, los recursos necesarios, los principales hitos dedevolución, procedimientos y documentación de traspaso de conocimiento, los posibles riesgos ycualquier otra información que se considere relevante para que la solución se integre, si así se precisa,de forma adecuada con los sistemas de Enresa. El mencionado Plan de Retorno será objeto devaloración.

4.2.1. Plataforma tecnológica de Enresa

La arquitectura y plataforma técnica de Enresa consiste, básicamente, en un entorno Microsoft conservidores en Windows.

• La plataforma servidora de la compañía se encuentra virtualizada sobre Hyper-V.• Las estaciones de trabajo utilizan, así mismo, Windows como sistema operativo (Microsoft

Windows 7.64 bits y Microsoft 8.1.64 bits).• La suite ofimática Microsoft Office 2013.• El software de Base de Datos corporativo es Microsoft SQL Server.• El ciclo de vida de dichos desarrollos para todos los entornos (desarrollo, preproducción y

producción) esta soportado por TF52008 de Microsoft.• Las aplicaciones se ejecutan bajo CITRIX con una resolución de 1 024x768 y64 bit de profundidad

de color.• Se utiliza el Navegador Internet Explorer 11.• Dispone de un Directorio Activo de Windows corporativo.

E (iresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-SI-0073 0 Enero 2017

3

• El Sistema de Gestión Documental (SGD), en el que debería integrarse la nueva solución, estáconstruido sobre FileNet P8.

Todo ello, se deberá tener en cuenta por si a la finalización del contrato se decide que la solución este cmpremise.

4.3. Características de Integración

En una primera fase, la única integración con los sistemas corporativos de Enresa será con el SGD.Aunque se considera necesario mantener la documentación electrónica en el repositorio documentalde FileNet se valorará, silo tuviera, el repositorio propio de la herramienta.

Las integraciones necesarias de la solución con los sistemas corporativos de Enresa, en el caso de quelas haya, se realizarán mediante servicios web. En aquellos casos en que se requiera una consulta,validación o actualización, en un sentido o en otro (de la solución hacia la informática corporativa oviceversa).

5. REQUISITOS MÍNIMOS

Los requisitos descritos en este apartado deben estar disponibles para la solución en el momento de lapresentación de la oferta y no pueden ser objeto de desarrollo a lo largo del despliegue del proyecto. Laempresa adjudicataria garantizará el cumplimiento de cada uno de los puntos especificados.

5.1. Requisitos técnicos mínimos relacionados con el alojamiento de la herramienta.

• Las instalaciones donde se encuentren alojada la herramienta contratada deberán estar ubicadasdentro del territorio de la Unión Europea, en un local con acceso restringido y controlado porpolíticas de Seguridad establecidas. Deberá cumplir la norma de seguridad UNE ISO/IEC 27001.

• El servicio de alojamiento de la herramienta podrá set de la empresa adjudicataria o, en su caso,subcontratado por esta.

• Los servicios cloud se proporcionarán sobre una infraestructura hardware/software de altadisponibilidad con capacidad de crecimiento dinámico ilimitado, siendo responsabilidad deladjudicatario la gestión de los dispositivos de comunicaciones, seguridad, almacenamiento yequipos técnicos de infraestructuras, así como los servicios de operación y explotación, copiasde seguridad y todos los elementos que garanticen la gestión eficaz de la plataforma.

• La alta disponibilidad con operación continua, los componentes del sistema propuesto deberánpermitir la operativa de negocio en condiciones de 24x7. Se deberá garantizar una disponibilidadsuperior al 99,5%.

• Deberá disponer de las infraestructuras para el almacenamiento y gestión de los documentosgenerados, enviados y recibidos, añadiendo siempre la capacidad de almacenamiento de ladocumentación necesaria, sin coste adicional para Enresa. Se deberá garantizar la conservaciónilimitada de la documentación.

• Toda la información alojada en la plataforma, de conformidad con la normativa aplicable podráser recuperada mediante acceso a las copias de seguridad correspondientes. La empresaadjudicataria deberá disponer de un sistema de copia que garantice este extremo.

• La pérdida de información ante la necesidad de recurrir a una copia de seguridad será nula, esdecir se fija un Tiempo Objetivo de Recuperación RTO máximo de 12 horas y un Objetivo dePunto Recuperación RPO cercano a cero. El almacenamiento de los backup se deberá realizarcon posibilidades de retención mayores a 1 mes. Enresa podrá realizar cualquier tipo de auditoríaespecífica pata comprobar que se están realizando de forma correcta las copias de seguridad.

• Contará con los entornos necesarios para permitir una promoción acorde al ciclo de vida dedesarrollo del software de Enresa. Entre ellos deberá existir una plataforma de pruebas dondepuedan verificarse los flujos de trabajo antes de su implementación en la plataforma de

E , (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

4

producción. Nunca se actuará sobre la instalación en producción de forma directa. Lasintervenciones de mantenimiento deberán planfficarse con antelación y Enresa elegirá la franjahoraria más adecuada en función de las necesidades del servicio.

5.2. Requisitos técnicos mínimos relacionados con el software• Se accederá a toda la funcionalidad de la solución a través de navegador web del mercado

(Mozilla, Safari, Google Chrome e Internet Explorer, etc...) en sus diferentes versiones, haciendoespecial hincapié en que la plataforma debe ser totalmente operativa sobre Internet Explorer 8.0superior, software usado en los puestos de trabajo de Enresa. Además, todos los accesos delusuario a la aplicación serán encriptados por https.

• La herramienta transmitirá la imagen institucional de Enresa, con diseño totalmentepersonalizado. Esta personalización se podrá aplicar a la interfaz de usuario así como, a losinformes y formularios que genere la herramienta.

• La solución deberá poder comunicarse con otros entornos y aplicaciones a través de serviciosweb, según estándares de interoperabilidad aceptados y disponibles en el mercado (SDAP,WS DL).

• La solución se podrá conectar al servicio de correo de Enresa (MS EXCHANGE 2013) para elenvío de correos y la notificación de alertas a los usuarios. Se especificará en el diseño la formade integración con este servicio.

• La operativa realizada sobre la solución propuesta debe permitir generar una traza auditable ensoporte persistente.

• Para la herramienta, la autentificación de usuarios se podrá realizar a través deusuario/password.

• Los distintos perfiles de usuario deberán poder configurarse y modificarse desde un módulo deadministración proporcionado por la solución. Permitirá igualmente la delegación de permisos pordeterminados perfiles.

5.3. Requisitos funcionales mínimos

La solución proveerá las siguientes funcionalidades que, para facilitar su descripción, se presentanagrupadas en módulos:

Módulo de Compras: en el que se incluyan todas las fases relativas al proceso de compra de materialbibliográfico desde el momento en que surge la necesidad, ya sea por parte del propio centro dedocumentación como de sus usuarios. Permitirá el registro de dicha solicitud en la aplicación.

El módulo, incluirá la gestión de los proveedores (datos de contacto, altas, bajas, etc...) y de sus contratosy la gestión de los pedidos (altas, bajas, modificaciones, etc...) y el seguimiento de los mismos que serepresentará mediante mecanismos que informen sobre la evolución del trámite.

En el momento de la recepción del material solicitado, deberá ser posible realizar un registro de la entrega,tanto del material como de la factura, la conformación posterior de dicha factura y la evolución económicadel contrato al que pertenece. La información que engloba este módulo podrá consultarse mediantebúsquedas parametrizadas, pudiendo generar informes al respecto.

Módulo de Catalogación: independientemente del formato de catalogación proporcionado por lasolución, en los asientos bibliográficos, para los materiales recibidos, se podrán parametrizar los camposde entrada para los metadatos de descripción bibliográfica ISBD, así como, para cualquier otro campocon el que cuente el sistema actual de Enresa que se desee mantener. La gestión de los materialescatalogados permitirá altas, bajas y modificaciones de los mismos y deberá hacer uso, en validación y

E (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ESSl-0073 O Enero 2017

5

consulta, de las listas de autoridades correspondientes. Dado que Enresa cuenta con varias sedes, en lacatalogación debe recogerse en que deposito físico se encuentra dicho material.

Para facilitar la optimización del tiempo de catalogación, la aplicación permitirá el alta de registro partiendode uno ya existente.

El módulo permitirá el mantenimiento de documentación electrónica y vínculos (urls de descarga)asociados al registro de catalogaciones (portadas, índices).

Para el caso concreto de las suscripciones a publicaciones periódicas, su catalogación deberá incluirdatos concretos como pueden ser la fecha de renovación o la periodicidad, permitiendo la gestión de lasmismas (altas, bajas, modificaciones, etc...), ya que es necesario que en la herramienta se puedan darde alta ejemplares físicos y/o números.

Deberá disponer, además, de la gestión de listas de autoridades (Tesauros) en, al menos, materias, CDUy autores corporativos, para que, en el proceso de catalogación, el usuario pueda consultarlas de formadirecta, así como generar nuevas listas, si esto fuera necesario.

La aplicación proporcionará una funcionalidad para la realización de expurgos pudiendo consultar yrealizar informes sobre el contenido de los mismos.

Módulo de Gestión de Préstamos: en el que se recogerán todos los procesos de préstamo de material,desde que el usuario de la biblioteca registra la solicitud de un material en concreto, hasta la devolucióndel mismo. Deberá prever que el material solicitado no esté disponible en ese momento realizando unareserva del ejemplar e informando al usuario.

La aplicación permitirá la creación de listas de distribución de un material seleccionando los empleadosde Enresa a los que, por defecto, deben llegarle ciertos materiales en el orden y la periodicidadestablecidos para dicha lista.

La devolución del material prestado supondrá la actualización automática de la disponibilidad de dichomaterial en el sistema, en el caso de que este material esté asociado a una lista de distribución, seprestará al siguiente usuario en la lista de forma automática. Los gestores de la biblioteca controlarán lospréstamos mediante el seguimiento de las fechas de devolución, pudiendo configurar avisos automáticosa los usuarios.

Además, la herramienta deberá gestionar una lista de espera de reservas de material prestado con avisoautomático al usuario a través de procedimientos automatizados, manteniendo, a su vez, un histórico dereservas de cada usuario para posterior realización de informes y estadísticas.

Módulo de Difusión: se proporcionará un catálogo automatizado de acceso público en línea de losmateriales de la biblioteca, también denominado Online Public Access Catalog (DPAC) en el que sepodrán realizar búsquedas avanzadas pudiendo solicitar el préstamo y la reserva en un clic desdecualquier pantalla del OPAC.

Con la periodicidad que se establezca, se circulará un catálogo de novedades de publicaciones y unboletín de indices a modo de resumen que podría incluir las portadas escaneadas de los materiales y losíndices.

Módulo de Consultas y Estadísticas: en el que se gestionará el acceso a la información relacionada,tanto con la propia biblioteca como con el uso de la misma. Las búsquedas bibliográficas deben abarcarun amplio espectro pudiendo preguntar por cualquier campo de cualquier módulo de los descritos,unificándolas sobre todos los registros bibliográficos, independientemente del soporte de que se trate.

La aplicación permitirá elaborar, con la periodicidad deseada, estadísticas de consulta, gráficos de visitas,información de difusión, solicitudes de préstamos, etc...

E (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 0 Enero 2017

6

Módulo Generador de Informes: la extracción de información y el diseño de informes deberán estarcontemplados en cualquiera de los módulos de la herramienta y orientados a los distintos perfiles deusuarios de la aplicación ya sean gestores de la biblioteca o usuarios de la misma. Además, de losinformes predefinidos que pueda facilitar la solución podrán diseñarse nuevos informes según lasnecesidades que se observen.

Existe un caso concreto de informe, que actualmente se genera, que es necesario incluir dentro de laherramienta: se trata de registrar todas las consultas recibidas por los gestores de la biblioteca para,posteriormente, poder extraer esa información para su presentación a la Dirección.

Módulo de Administración: el perfil de usuario administrador se encargará de la gestión de lainformación de las tablas maestras, de tal forma que podrá dar de alta, baja o modificar, elementos comolas listas de distribución, los proveedores, la clasificación de los materiales bibliográficos, y en general,de cualquier proceso que se determine como necesario para el correcto funcionamiento de la aplicación.Permitiendo, además, realizar cambios masivos en los registros bibliográficos, en las listas de autoridadesy en aquellos campos que Enresa especifique.

Módulo de Gestión de Usuarios y Perfiles: el usuario determinado como administrador de la plataformarealizará el control de altas y bajas de usuarios, permitiendo la creación de usuarios y asignación deperfiles de acceso, de tal forma que los usuarios solo podrán acceder a los módulos determinados en esaconfiguración.

6. REQUISITOS VALORABLES

Los requisitos descritos en este apartado serán objeto de valoración.

• Se valorará la metodología de gestión de proyectos en cuanto a cómo abordar las tareas a realizaren las distintas fases del proyecto.

• Se valorará la posibilidad de personalización de la herramienta en referencia a formularios y el diseñode pantallas específicas que ayuden a los usuarios en la operativa de su trabajo.

• Se valorará la posibilidad de tener generador de informes e informes predefinidos adicionales a losexpuestos en el Anexo A del Pliego.

• Se valorará la convergencia tecnológica de la solución con los sistemas actuales de Enresa(soluciones basadas en tecnologías Microsoft).

• Se valorarán los procedimientos del servicio en relación a las políticas de solicitud y uso establecidasen función de cada entorno de trabajo para la administración de la base de datos y los procedimientosde gestión y de operación, monitorización, seguridad y contingencia.

• Se valorará el detalle y la coherencia del Modelo de Retorno de la solución, ya sea al CPD deEnresa o al que tenga contratado con un tercero, incluyendo la planificación de hitos de devolución,procedimientos y documentación para el traspaso del conocimiento y cualquier otro aspecto que seconsidere relevante en el traspaso.

• Se valorará la coherencia del Plan de Formación en relación a lo descrito en el apartado 7.4,además de la calidad y la solidez de la estrategia de formación.

• Se valorará la coherencia del Plan de Implantación presentado y la identificación de riesgos.• Se valorarán las propuestas de entotnos de pruebas y la existencia de procedimientos de

despliegues.• Se valorará el detalle de la propuesta que incluya los protocolos de actuación, herramientas y medios

disponibles para el soporte a gestores de la biblioteca.• Se valorará el detalle de la propuesta que incluya los protocolos de actuación, herramientas y medios

disponibles para la resolución de incidencias (horarios y tiempos de respuesta y resolución ANS), asícomo pata el cumplimiento de peticiones de adaptativo.

=(ñresa

Clave: Revisión: Fecha: Página:000-ES-SI-0073 O Enero 2017

7

7. DESCRIPCIÓN DE SERVICIOS

7.1. Parametrización

La parametrización de la herramienta supondrá la adaptación de esta a los requerimientos recogidos enlos Anexos A y B. Es por ello, que incluirá la aplicación con sus datos maestros migrados (tipos dematerial, formas de pago, bibliotecas, soporte de material etc.) y la realización de los workflowsnecesarios.

Los flujos de trabajo deberán ser estudiados para entender la visión real del trabajo y afinar la herramientaa esas necesidades, para obtener una adecuación lo más cercana posible a la realidad. Ver Anexo BProcesos a realizar dentro de la entrada de material.

Por tanto, la parametrización implica:

• El módulo de tratamiento de la documentación• El módulo de entrada de material con la solicitud de material, la compra (pedido), facturación,

recepción etc.• Realización de los flujos de trabajo (workflows) entre los usuarios y la biblioteca.• Pruebas unitarias y de integración.• Elaboración de la documentación técnica.

En el desarrollo de los trabajos se deberá recabar y documentar el diseño funcional de la solución:

• Los datos correspondientes al modelo de datos de la herramienta• Las tareas de cada flujo de trabajo• El rol que ejecuta cada tarea• Los comentarios aclaratorios que faciliten el seguimiento del flujo• El formato y texto de las comunicaciones (escritos, coreos electrónicos, etc.) Participantes en el

flujo de trabajo.• Las plantillas de los documentos a generar por la solución• Cualquier otro formato que sea requerido en el flujo: pantalla de consulta, seguimiento, búsqueda,

bandeja de tareas.• Los informes predefinidos• Los mensajes de las comunicaciones y notificaciones.• Cualquier otra información relevante.

El adjudicatario deberá construir una primera versión de la solución (en el entorno de desarrollo)constituyendo un prototipo de la solución final a implementar. Dicho prototipo deberá ser revisado porEnresa, que aportará una validación en detalle y los ajustes necesarios a realizar a la solución, referidosa la interfaz gráfica, datos, formatos, textos y facilidad de operación con el producto. Los ajustes serealizarán por el adjudicatario hasta completar una versión final a implementar. Con posterioridad serealizarán los trabajos de pruebas integradas, formación en la solución, implantación (promoción desdeel entorno de desarrollo al de producción).

La estimación para realizar este apartado será de mínimo, 30 jornadas.

7.2 Migración de datos

La migración de los datos actuales a la nueva herramienta implica el traspaso de todos los archivosmaestros y, aquellos otros, que sean necesarios para la operativa normal de trabajo.

El Plan de Migración recogerá los siguientes puntos:

E (nresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

8

• Análisis de los datos actuales que deberá incluir el detalle de los datos vivos y los históricos queserán necesarios migrar (una vez se haya estudiado con el área del Centro de Documentación).Además, para aquellos otros datos que no se migran a la nueva aplicación, será necesario suexportación a alguna de las herramientas de office para su posterior consulta por los usuarios.

• Desarrollo de procesos de descarga• Desarrollo de procesos de carga• Migración de Datos• Pruebas de datos migrados• Informe sobre migración

La estimación para realizar este apartado será de, mínimo, 15 jornadas.

7.3. Integraciones

Como ya se ha mencionado en el apartado 6.3, en una primera fase, la única integración con lossistemas corporativos de Enresa será con el SGD. Aunque se considera necesario mantener ladocumentación electrónica en el repositorio documental de FileNet se valorará, si lo tuviera, elrepositorio propio de la herramienta.

Las integraciones necesarias de la solución con los sistemas corporativos de Enresa, en el caso de quelas haya, se realizarán mediante servicios web. En aquellos casos en que se requiera una consulta,validación o actualización, en un sentido o en otro (de la solución hacia la informática corporativa oviceversa).

7.4. PIan de formación

El licitador deberá garantizar que en el momento de la puesta en explotación de la solución todos loscolectivos participantes han sido formados en función de los distintos perfiles. . Para lo cual, deberáincluir en su oferta una memoria descriptiva con la estrategia de formación y el plan para llevarla a cabo,que serán objeto de valoración. El Plan de Formación a los usuarios de Enresa deberá ser desarrolladopor personal con experiencia suficiente en labores didácticas en cada una de las materias objeto del plan.

El Plan de Formación deberá recoger al menos, los siguientes aspectos:

• Cronog rama completo del Plan de Formación.• Cursos a impartir durante el inicio e implantación de la plataforma.• Número de sesiones e iteraciones (curso formativo inicial, de mejora)• Modalidades de impartición de los cursos por colectivos/perfiles• Contenidos del curso.• Duración de cada uno de los cursos.• Documentación a entregar, si procede• Calificación del profesorado

El licitador deberá ofertar y ejecutar un Plan de Formación que incluya al menos los siguientes cursos:

• Curso de parametrización de la herramienta.• Curso para usuarios finales de consulta y para los que puntualmente pueden introducir solicitudes

de material bibliográfico.

La formación deberá realizarse en horario laboral, para lo cual, la empresa adjudicataria deberácomprometerse a programar el número de ediciones de cada curso que se consideren necesarias para

E (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

9

que el servicio no se vea afectado, todo ello será determinado por el responsable del departamentoafectado.

En cualquier caso, la estimación es de, mínimo, 8 jornadas dedicadas a la formación, de tal forma que,dos jornadas se destinarán al curso más elemental (una clase de teoría y otra de práctica) y de tres a 6para el resto de cursos.

7.5. Puesta en producción de la herramienta y transferencia a mantenimiento

La puesta en producción de la herramienta incluirá todas las actividades necesarias que garanticen ydemuestren su operatividad, así como la administración y explotación posterior de la aplicación.

El conjunto de las pruebas debe ser considerado dentro del Plan de Proyecto, tanto en recursos como entiempo de ejecución. Las pruebas deberán hacerse en los entornos de preproducción y de producción yestarán documentadas, tanto el correcto funcionamiento de cada caso como los errores encontrados paracada una de las soluciones aplicadas.

Se realizarán pruebas de todos los posibles casos de uso de las funcionalidades que forma cada módulode proceso de negocio basadas en la ejecución de programas/transacciones con un juego de datos querepresenten la casuística posible para dicha parte del proceso.

Además, también se realizarán pruebas de integración pata la validación de los procesos de negocioutilizando datos reales para hacer pruebas específicas con el fin de garantizar la integridad del sistema.

La entrega y puesta en producción de la herramienta incluirá por parte del adjudicatario:

• La importación de los datos desde el sistema actual.• Construcción y pruebas.• La impartición de cursos de formación.• Entrega de la documentación correspondiente a cada apartado.

Tras la aprobación de la puesta en producción se deberá realizar un traspaso a mantenimiento.

El licitador deberá incluir en la oferta una memoria descriptiva del modelo a seguir y el plazo de duraciónde estas tareas. En dicha memoria contemplará el seguimiento y soporte post implantación que realizarácon el fin de supervisar el correcto uso de la solución, detectar incidencias, en caso de que se produzcan,y solventarlas.

7.6. Servicio de uso de la plataforma

Todos los servicios indicados a continuación se incluirán y se ejecutaran durante los 4 años previo pagode la cuota establecida. La cuota incluirá los siguientes servicios:

7.6.1. Actualización del producto

Se requerirá, al menos, una versión anual del producto, con las mejoras tecnológicas o de lógica denegocio que correspondan. Para todas las actualizaciones de la solución se deberán cumplir lossiguientes requisitos:

• La actualización del software se extenderá a la solución completa, es decir a la parametrizaciónrealizada por Enresa y a la configuración específica.

• Todas las actualizaciones se instalarán previamente en el entorno de pruebas para que puedanser aprobadas por el personal de Enresa. Después de la verificación, se dará el visto buenopara su promoción al entorno de producción.

E cresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

10

• De forma similar, durante la fase de garantía y mantenimiento posteriores a la implantación, lapuesta en marcha de cualquier cambio derivado de actualización de la normativa interna,externa o por problemas tecnológicos, deberá haber estado precedida de una pruebaexhaustiva de la solución, en todos aquellos procedimientos o módulos afectados.

• En aquellos casos en que Enresa lo considere necesario, el adjudicatario elaborara un análisisde impacto previo a las modificaciones. Dicho estudio se entregará a Enresa con la antelaciónsuficiente para que pueda elaborarse la gestión del cambio interna.

• Si se produjera una bajada en el rendimiento de la solución como consecuencia de la puesta enmarcha de algún cambio sin que hubiera una previsión al respecto, el adjudicatario deberátratarlo como un error de producto e incluirlo en el mantenimiento correctivo.

7.6.2 Mantenimiento correctivo

Se contará con un servicio de mantenimiento correctivo que resuelva aquellos errores de loscomponentes tecnológicos de la solución y el posible mal funcionamiento de la herramienta en general,ya sea debido al mal funcionamiento en los flujos de la solución o a cualquier otro proceso incluido enla herramienta.

Los tiempos de resolución del error se adaptaran, al menos, a los especificados en la tabla deincidencias, en la columna Tiempo de Resolución del presente pliego. El mantenimiento incluirá lageneración de la nueva versión del componente tecnológico o de la lógica de negocio, su pruebaexhaustiva y su puesta en marcha/instalación.

Como paso previo a su puesta en marcha siempre se deberá contar con el visto bueno del personal deEnresa, que autoriza el cambio correctivo.

El mal funcionamiento de los cambios solicitados por Enresa que se hayan introducido en la solucióncomo consecuencia de modificaciones en la normativa o procedimientos internos, también estaráincluido en este mantenimiento correctivo, sin que suponga un coste añadido para Enresa.

7.6.3 Mantenimiento técnico legal

Se contará con un mantenimiento normativo que actualice la versión del producto para que, en todomomento, este acorde con los requisitos legales. En particular, deberá realizar adaptaciones y cambiospor modificaciones normativas. Incluirá asesoramiento a Enresa sobre obligaciones derivadas de lanormativa de aplicación.

En todo caso, toda modificación que a causa de un cambio normativo deberá estar implementada en lasolución en un plazo máximo de un mes desde la entrada en vigor del cambio normativo.

7.6.4 Mantenimiento adaptativo de la solución

Se contará con un servicio de mantenimiento adaptativo para realizar cambios o adaptacionessolicitados por Enresa, al margen de los contemplados anteriormente, como pueden ser:

• Incorporación de campos nuevos a las distintas pantallas generales.

• Modificación de campos existentes.

• Otras pequeñas adaptaciones a la definidas inicialmente.

E c’ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

11

El adjudicatario asumirá un conjunto de horas anuales, sin coste alguno para Enresa, que no excederáde 100 horas/año, Estas horas, en caso de no consumirse en el periodo definido se podrán acumularen años sucesivos.

Enresa proporcionará las especificaciones del cambio solicitado. El adjudicatario realizará unaestimación de horas y plazo necesario para completar la petición y una vez aprobada la estimación, porparte de Enresa, el adjudicatario procederá a su implementación. Se estima que, como mínimo, parapequeñas mejoras funcionales que conlleven una carga de trabajo inferior a 20 horas, el tiempo deimplantación deberá ser inferior a 15 días.

7.7. Mantenimiento evolutivo adicional

Con posterioridad a la puesta en explotación y no incluida en la cuota de uso de la plataforma, Enresapodrá solicitar la contratación de modificaciones y mejoras para evolucionar la solución, que seránfacturadas por horas de certificación.

Las posibles modificaciones y mejoras vendrán derivadas de:

• Incorporación de nuevos procedimientos.

• Nuevas integraciones.

• Migraciones de datos y otros requerimientos surgidos con posterioridad a la puesta enexplotación y no contempladas en el presente pliego.

Enresa proporcionará las especificaciones de la modificación o mejora solicitada. El adjudicatariorealizará un estudio previo y un análisis de impacto en la solución conjuntamente con la estimación dehoras y plazo necesario para completar la petición. Este análisis deberá presentarse en el plazo máximode un mes. Una vez aprobada la estimación por Enresa el adjudicatario procederá a su desarrollo.

En la verificación y puesta en producción se seguirán los mismos requisitos y condiciones señaladosanteriormente pata el resto de mantenimientos. A efectos de este pliego se ha realizado una previsiónde horas de mantenimiento evolutivo de 220 horas a consumir según se requiera durante el periodo devigencia del contrato.

El licitador deberá ofertar precio pata este mantenimiento evolutivo, valorándose dicho importe dentrode los criterios de precio.

E cñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-SI-0073 O Enero 2017

12

8. SOPORTE Y NIVEL DE SERVICIO

La propuesta del Plan de Soporte deberá ser incluida por el licitador en su oferta y será objeto devaloración. Dicha propuesta recogerá los protocolos de actuación, medios disponibles para el soporte,herramientas, horarios y tiempos de respuesta y de resolución y deberá incluir, como mínimo, lassiguientes condiciones:

• El soporte deberá ofrecer ayuda en todas las consultas e incidencias planteadas sobre laherramienta por parte de Enresa, ya sean por temas de parametrización, funcionalidad operativaetc.

• El primer mes será necesario un soporte presencial durante la jornada laboral que tengaestipulada el centro de trabajo, siempre a contar desde la puesta en producción de todos losmódulos de la herramienta.

• Habilitar un Helpdesk con personal especializado en la atención de usuarios.

• Portal de soporte para seguimiento de incidencias, y descarga de documentación.

• Informes de servicio (volúmenes de llamada, consultas, incidencias y peticiones de cambios,acuerdo Nivel de Servicio (ANS)).

El horario mínimo de prestación del servicio será de lunes a viernes entre las 7:30 y las 19:00,excluyendo los días festivos de cada centro de trabajo.

El periodo de resolución de las consultas e incidencias se determinará por la criticidad de las mismas.Como mínimo deberán cumplir con los siguientes tiempos de respuesta y resolución según la tipología:

Tipología Tiempo de Resolución

Helpdesk (Consulta o Incidencia) Entre 1 y 24 horas

Prioridad Critica Antes de 1 hora

Prioridad Media Antes de 2 horas

Prioridad Baja Antes de 4 horas

En relación con todo esto, y durante el primer año de implantación y por periodos mensuales, eladjudicatario presentará a Enresa los siguientes indicadores:

• Número de solicitudes mensuales de consultas e incidencias recibidas por cualquiera de loscanales.

• Respuesta de servicio: Porcentaje de consultas e incidencias atendidas dentro del plazoestablecido y aquellas que el usuario ha dado el visto bueno.

• Calidad de los servicios: Porcentaje de incidencias recibidas en relación al número de usuariosque utilizan la aplicación y su evolución en el tiempo.

El servicio de soporte comenzará una vez puesta en producción la herramienta.

E (enresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Si-0073 O Enero 2017

13

9. SEGUIMIENTO, CONTROL Y SUPERVISIÓN

Durante el periodo de ejecución de los trabajos se realizará, con carácter ordinario, una reunión mensuala efectos de seguimiento y control del proyecto. La reunión se realizará en la Sede Enresa, a propuestade ésta, que comunicará la fecha y hora de celebración al adjudicatario, al menos con 10 días naturalesde antelación.

No obstante lo anterior, excepcionalmente, y si como consecuencia de la evolución del proyecto Enresalo considerara necesario, se realizarán reuniones adicionales de carácter obligatorio para laadjudicataria.

Necesariamente, por parte del adjudicatario, deberá acudir, al menos, el jefe de proyecto a las reuniones(ordinarias o excepcionales) que se convoquen durante las fases que componen el proyecto hasta laimplantación. El adjudicatario deberá aportar complementariamente con carácter quincenal laplanificación de ejecución de los trabajos actualizada así como un informe de progreso con el grado decumplimiento de las tareas, riesgos, acciones, y otros aspectos de interés.

Además, durante la ejecución de los trabajos, Enresa podrá requerir la documentación técnica necesariapara evaluar la marcha del proyecto de parametrización y analizar los eventuales problemas que puedansurgir, así como el método de trabajo, tecnología y herramientas empleados para acometerlos.

El jefe de proyecto designado por la empresa adjudicataria actuara como interlocutor de ésta en lasrelaciones que, durante la ejecución de los trabajos, se establezcan con Enresa.

10. DOCUMENTACIÓN

El proveedor suministrará a Enresa toda la documentación técnica que caracterice los sistemas y lasconfiguraciones, parametrizaciones o desarrollos realizados que deberá ser aprobada como adecuadapor Enresa.

Deberá proporcionarse, en su caso para cada módulo, al menos la siguiente documentación:

• Manual de parametrización de la aplicación.• Descripción detallada del módulo/sistema.• Descripción de las funcionalidades requeridas.• Modelo físico y lógico de datos.• Manual de tablas realizadas.• Manual o guías de mantenimiento de las tablas y parámetros.• Documentación técnica si existe alguna interface con algún sistema corporativo de Enresa.• Inventario de formularios e informes.• Documentación de seguridad y controles de acceso.• Elaborar y entregar los procedimientos de gestión de mantenimiento, de almacén y compras.

11. EQUIPO DE TRABAJO:

Pata el proyecto de parametrización e implantación de la solución los licitadores incluirán suplanteamiento en materia del personal que, en todo caso, tengan intención de asignar para larealización de los trabajos objeto de la presente licitación, quedando abierto al criterio de cadalicitador, la asignación y organización de los recursos que estimen convenientes pata llevar abuen término la ejecución de los mismos.

No obstante lo anterior, Enresa considera que, dentro del planteamiento que realizará cadalicitador, se deberá contemplar la composición mínima del Equipo de Trabajo asignado alProyecto con la experiencia y conocimientos técnicos que se indican a continuación.

E (JresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

14

Jefe de proyecto:

- Titulación superior- Con una experiencia mínima de tres años realizando las tareas de jefe de proyecto- Con una experiencia mínima de tres años en la utilización de metodologías de análisis y

desarrollo.- Con una experiencia mínima de tres años en utilización de metodologías gestión de

equipos- Con una experiencia mínima de tres años en la implantación de herramientas de gestión

de bibliotecas.

Consultor Senior:

- Titulación superior- Con experiencia mínima de tres años en proyectos en la implantación de herramientas

de gestión de bibliotecas.

Equipo Técnico/Funcional. El equipo seleccionado para el proyecto deberá reunir, en su conjunto,las siguientes capacidades:

- Con una experiencia mínima de tres años en la parametrización, configuración yadministración de la herramienta de bibliotecas.

- Con una experiencia mínima de tres años en conocimientos avanzados de lainfraestructura de base de datos y administración técnica de los elementos que componenla solución.

- Con una experiencia mínima de tres años en formación a usuarios y la gestión del cambiode la solución.

(ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-SI-0073 O Enero 2017

15

ANEXO A

Información sobre el Sistema de Gestión del Centro de Documentación(Biblioteca) actual de Enresa

(nresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

16

INDICE

Enero de 2.017

1. INTRODUCCIÓN 17

2. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ACTUALES 17

3. DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS GENERALES 25

E (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

17

1. INTRODUCCIÓN

ENRESA en su VII Plan de Sistemas de Información contemplaba la realización del Sistema de Gestión delCentro de Documentación. Actualmente, la gestión del Centro de Documentación está diseñada sobre unsoftware a medida que contempla la gestión integral de todos los procesos técnicos bibliotecarios, incluyendola gestión de tesauros y búsquedas de diversos tipos (booleanas, semánticas, patronímicas sobre unaherramienta que ha dejado de ser soportada por el fabricante (Excalibur) y, es por ello, que existe la necesidadde abordar la sustitución del software por una de las posibles herramientas existentes en el mercado.

2. DESCRIPCIÓN DE PROCESOS ACTUALES

A continuación, a título informativo, se detallan los procesos cubiertos por el Centro de Documentación actualpara que sirvan de referencia en el momento de describir la funcionalidad de la herramienta que se oferta.

ENTRADA DE MATERIAL

Este subsistema recoge las entradas de material en el Centro de Documentación. Estas pueden tener suorigen en:

- Donación de Instituciones, Organismos y Empresas.

- Envío de los técnicos de Enresa.

- Por encargo de los técnicos y personal de Enresa.

Las entradas por donación y envío llevan consigo un proceso manual de chequeo de la información delque se obtiene como resultado la incorporación o no al Fondo Bibliográfico de Enresa de este material.

• Registro de Solicitud de Material

La Solicitud de Material puede ser realizada tanto por el personal de Enresa como por el propio Centrode Documentación. En este proceso se pueden realizar altas, bajas, modificaciones y consultas de lasSolicitudes de Material.

• Registro de Préstamo Interbibliotecario

Cuando se realiza una Solicitud de Préstamo de un material que no existe en la Biblioteca y que no se vaa adquirir, el Centro de Documentación lo pide a otra Biblioteca. En este proceso se pueden realizar altas,bajas, modificaciones y consultas de dichos préstamos. Cada Préstamo Interbibliotecario, además, llevaasociado un Control de Devolución para identificar aquellos cuyas fechas de devolución han vencido.

• Tratamiento de Pedidos

Como consecuencia de una Solicitud de Material que implica la compra del mismo, el pedido puederealizarse mediante Compra Directa (enviar a alguien a efectuar dicha compra y realizar el pago en estemomento) o mediante Suministrador(mediante una Carta de Pedido previa). En este proceso se puedenrealizar altas, bajas, modificaciones y consultas de Pedidos. Se describen los estados del Pedido comopendiente de Recibir, recibido, recibido parcialmente o anulado. Cada Línea de Pedido se relaciona conuna Línea de Solicitud de Material.

E ç enresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

18

• Recepción Material

El Centro de Documentación da de alta un registro del material que se recibe (libros, normas, etc., y conlas revistas únicamente se registra el primer número de la suscripción que se renueva), indicando,información al respecto como su procedencia: donación (interna o externa), préstamo interbibliotecario,pedido o pedido de ejemplares de suscripción.

• Facturación de Pedidos

Registro de las Líneas de Factura, con el precio del material y la cantidad servida. Cada factura se asociaa una Adjudicación y a esta, se le resta el importe neto de dicha factura. Si todo el Pedido tiene coste cerono se registra ninguna factura.

• Adiudicaciones

Se asocia el presupuesto inicial del año y se va actualizando con las facturas recibidas. En este procesose pueden realizar altas, bajas, modificaciones y consultas de dichas adjudicaciones.

• Informes Entradas de Material

Se pueden obtener los siguientes informes:

o Libro de Registros Anual: información de todos los materiales que se registran en un periodo.

o Control de Gastos: información sobre el coste de los materiales adquiridos en un periodo.

o Relación de Proveedores: información detallada tanto de Proveedores como de pedidosrealizados a estos.

o Relación de Bibliotecas Externas: información detallada sobre Bibliotecas Externas.

TRATAMIENTO DE MATERIAL

Este subsistema se encarga de la clasificación, catalogación y depósito de los materiales que entran en laBiblioteca para formar parte del Fondo Bibliográfico de Enresa. Facilita, por tanto, la gestión de las entradas,registros, tratamientos y controles de la información. El material se clasifica en: Monografías, PublicacionesPeriódicas o revistas, Memorias, Normas, Artículos y Otros.

• Catalogación e Incorporación al Catálogo de Materiales de Copias y de Eíemplares.

A cada uno de los materiales que se cataloga internamente se le asignará un número identificativo secuencial.Una vez introducidos los datos de Catalogación generales, es decir, la descripción bibliográfica de losdocumentos de acuerdo a las Reglas de Catalogación y normativa ISBD, se introducen los datos específicos,según correspondan, para las Copias y para los Ejemplares. Una vez catalogado el material, se puedenrealizar modificaciones, bajas o consultas sobre estos registros.

En caso de Copia cuya procedencia es un Pedido, se comprobará qué Solicitud de Material está asociada aeste Pedido, para así mostrar quien es el Lector solicitante de este material y dando de alta la Solicitud dePréstamo.

En caso de Ejemplares, la secuencia es en función de la periodicidad de la revista. En el caso de que no sehaya recibido un ejemplar, pero si el siguiente, se da de alta el no recibido dejando los datos vacíos y luegoel recibido para mantener la secuencialidad. Los ejemplares extraordinarios se marcan como Ejemplar Extra.También se escanea el índice de contenidos asociándolo al documento.

=, (ñresa

Clave: Revisión: Fecha: Página:000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

19

• Ordenación y Custodia

Cuando se cataloga un material se indica el Depósito físico en el que va a enconttarse:

o Centro de Documentación

o Peticionario (para los préstamos permanentes)

o El Cabril

o Vandellos

Aunque es posible que un material cambie de Depósito.

• Suscripciones: Registro. Renovación, Control y Avisos de Renovación y Anulación.

Registro: mediante este proceso se deben introducir los datos del primer Ejemplar de la Suscripción,indicando la fecha de revisión y quién la supervisa, además de su periodicidad (anual, semestral, bimensual,mensual, quincenal, semanal, diaria de 5 días, diaria de 6 días o periodicidad no fija).

Renovación: si se conoce, y está autorizada, también debe registrarse.

Control: revisión de la fecha de entrada del siguiente ejemplar y de los ejemplares registrados pero norecibidos.

Avisos: Tanto de las renovaciones autorizadas que vencen en los siguientes dos meses como de la anulaciónde las no autorizadas.

• Informes de Tratamiento de Material: Impresión de Fichas, de Teiuelos, de relaciones deColecciones de Revistas y Control Anual de Renovación de Suscripciones.

Informe de Fichas: Consiste en obtener las etiquetas para incluir en las fichas de Préstamo de cada material.

Informe de Tejuelos: Consiste en obtener las etiquetas de Tejuelo para identificar los materiales.

Relación de Colecciones de Revistas: ordenadas alfabéticamente, por dirección, por lector interno, porproveedor, por ubicación, por expurgo y por vencimiento.

Control Anual de Renovación de Suscripciones: se solícita a los autores de la revisión la autorización o node la renovación de la suscripción.

Repertorio bibliográfico: Se confeccionan como salida de las búsquedas que se realizan en los fondos dela Biblioteca y se pueden obtener en diversos formatos: Completo (con todos los campos de descripciónbibliográfica, resumido (con algunos de ellos), ISBD (para intercambios con otras Bibliotecas), etc.

• Expurgos

Se busca el asiento bibliográfico y con esta funcionalidad se expurgan los ejemplares que así se señalen. Seactualiza el dato de disponibilidad con el valor “expurgado” y la fecha para aquellos materiales (ejemplares,no asientos bibliográficos) que sean susceptibles de expurgo. Este proceso puede realizarse de uno en unoo seleccionando un conjunto de materiales y expurgándolos todos a la vez. El sistema borra aparentementelos ejemplares expurgados y los lleva a un informe de expurgo donde se pueden consultar.

• Control de Autoridades (TESAUROS).

Un tesauro es una lista estructurada de conceptos, destinados a representar de manera unívoca el contenidode los documentos y de las consultas dentro de un sistema documental determinado, y a ayudar al usuario

E (iresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

20

en la indización y en la correcta recuperación de la información consultada. Contempla distintos tipos derelación semánticas yio jerárquicas, existentes entre términos. Durante el proceso de Catalogación de losmateriales se utilizan los siguientes Tesauros:

o Materias: donde se encuentran los descriptores para indizar los documentos (por materias).

o Autores: donde se encuentran las referencias de los Autores Corporativos de las publicaciones.

o CDU: donde se encuentran los términos que definen las materias y su signatura según laClasificación Decimal Universal.

En caso de introducir algún término de cualquiera de estos Tesauros que no exista en el mismo, se generaráun registro de excepciones donde se introducirá el Tesauro y término inexistente para que poder actualizarlosen revisiones posteriores.

DIFUSIÓN

El Centro de Documentación difunde la información de tres formas diferentes:

o Mediante la distribución del Catálogo de Novedades y los Boletines de Índices.

o Mediante Perfiles Documentales.

o Mediante Listas de Distribución.

• Obtención del Catálogo de Publicaciones: Catálogo de Novedades y Boletín de Índices.

Catálogo de Novedades: De periodicidad trimestral, se imprime un resumen de la ficha catalográfica, porfechas de catalogación, que contiene todos los tipos de material excepto las Publicaciones Periódicas, elmaterial confidencial y aquellos que expresamente se indica que no se publiquen. En caso de más de unaCopia de un Material, sólo se informa de una de ellas. El Catálogo contiene además, las portadas escaneadasde los Materiales.

Boletín de Índices: De periodicidad mensual, se imprime un resumen de la ficha catalográfica, por fechas decatalogación, que contiene las Publicaciones Periódicas excepto aquellas que expresamente se indique queno se publiquen. El Boletín de Indices contiene además, las portadas escaneadas de los Materiales y losíndices.

• Mantenimiento de Perfiles Documentales

A cada Lector de la Biblioteca se le puede asignar un conjunto de materias obtenidas del Tesauro de Materiascon el objeto de que, al recibir un nuevo Material y catalogarlo, se realice la comprobación de los Lectoresinteresados en este Material.

• Envío de Perfiles Documentales

Una vez presentados todos los correos electrónicos pendientes de enviar se seleccionan los correos para suenvío o borrado para después actualizar el indicador de envío y la fecha del mismo.

• Mantenimiento de Listas de Distribución

Existen dos tipos de Listas de Distribución: de Revista y de Índices escaneados. Cuando se crea una Lista,en ella se detallan los Lectores a los que hacer llegar la publicación, existiendo un orden de entrega entre losLectores que se podrá variar en el momento de hacer el préstamo. Para dar de baja una Lista, esimprescindible que el Material al que hace referencia no esté prestado.

E (eñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

21

• OPAC (Online Public Access Catalog)

Catálogo automatizado de acceso público en línea de los materiales de la biblioteca. Además, será necesariala conexión con la intranet de ENRESA.

PRÉSTAMOS

Este subsistema gestiona todos los procesos de préstamo de material, desde que se realiza la Solicitud delMaterial (mediante una Solicitud de Préstamo o mediante una Lista de Distribución) hasta que se realiza laDevolución del mismo.

Previo al registro de la Solicitud de Préstamo se realiza una consulta sobre la disponibilidad del material:

a) Si está disponible, se pasará a registrar la Solicitud del Préstamo y el Préstamo.

b) Si no lo está porque está prestado, se solicita mediante correo electrónico al Lector que lo tenga. Sino está disponible porque no existe en la Biblioteca, se puede realizar una adquisición.

• Solicitud de Préstamo

La Solicitud la pueden realizar tanto los Lectores internos como externos indicando el Material que necesitan.

o Si no existe el Material en el Catálogo y se va a realizar el Pedido no se registra la Solicitud dePréstamo.

o Si se va a realizar un Préstamo Interbibliotecario se debe registrar la Solicitud de Préstamo sinasociar los datos identificativos del Material.

o Si no está disponible, la Solicitud de Préstamo queda en estado Pendiente” y se realiza un Aviso deDevolución del Préstamo de dicho Material al Lector que lo tuviera y en el sistema lo marca como sirealizara una ‘reserva”. Cuando el lector que lo tiene prestado lo devuelve, automáticamenteselecciona al lector al que hay que prestárselo porque lo ha solicitado.

o En cualquier otro caso, se realiza un Préstamo.

• Préstamo

Una vez que el material solicitado está disponible se procede a registrar el préstamo, para ello es necesarioseleccionar una Solicitud de Préstamo en situación de “Pendiente asociar Préstamo” asociándole los datosidentificativos del Material. A su vez se actualiza la disponibilidad de la Copia del Material como “en Préstamo”.En este proceso se pueden realizar altas, bajas, modificaciones o consultas.

• Préstamo de las Listas de Distribución

Con los Materiales catalogados y tras comprobar que existe una Lista de Distribución, se da de alta elPréstamo al primer integrante de la Lista o a otro por decisión del usuario de la Biblioteca de ENRESA. Puestoque no existe Solicitud de Préstamo los datos identificativos del Material se obtienen del Catálogo deMateriales.

• Devolución Préstamo

Se registra cuando un Material que está en préstamo vuelve a la Biblioteca, posteriormente, se actualiza ladisponibilidad del material y se comprueba si existen solicitudes de préstamo sobre este material para realizar

E cñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-SI-0073 O Enero 2017

22

un nuevo préstamo. Si el Material devuelto es un Préstamo Interbibliotecario y no existen Solicitudes dePréstamo pendientes el Material volverá a la Biblioteca Externa.

• Devolución Préstamo para Listas de Distribución

Cuando se registra la devolución de un Material que pertenece a una Lista de Distribución, se procede a supréstamo al siguiente integrante de la lista de distribución. En el caso de presentación de Préstamos que notienen asociados una Solicitud de Préstamo, se selecciona uno de ellos para registrar su devolución se tomanlos datos identificativos del Catálogo de Materiales.

• Control de Préstamos

Muestra los Préstamos que han cumplido su Fecha de Devolución y los que están marcados con el Indicadorde Aviso para que, en ambos casos, se pueda enviar un correo electrónico a los Lectores correspondientessolicitando su devolución.

• Informe de Reclamación de Préstamos

Consiste en enviar un correo electrónico de reclamación a un Lector. Existen dos formatos de Reclamación:

o Si se trata de un Lector interno: se considera como una confirmación de los materiales que tieneen préstamo (permanente u ordinario) excepto si para alguno de esos Materiales existe otra(s)Solicitudes de Préstamo, en cuyo caso se llegaría automáticamente al proceso de Devolución dePréstamo.

o Si se trata de un Lector externo: en este caso, sí existe una Reclamación de Préstamopropiamente dicha.

CONSULTAS

Este subsistema gestiona el acceso a la información registrada de la forma más ágil y comprensible para elusuario mediante determinados datos del Tesauro.

• Consultas Biblioteca

El usuario puede realizar dos tipos de consultas: para obtener información propia de la Biblioteca o porqueexisten unas Peticiones de Consulta realizadas a este por otros usuarios. Los usuarios de la Biblioteca puedenelegir el formato de salida de los Informes de Consultas que pueden ser: Formato Resumido, Completo oISBD (sin etiquetas).

El resultado de estas consultas, se puede obtener en forma de documento a través del Repertorio Bibliográficoy se envía al peticionario vía correo electrónico. El Repertorio Bibliográfico puede tener, a su vez, dos formatosdiferentes: Formato Repertorio Bibliográfico 1 y Formato Repertorio Bibliográfico 2.

• Registro de las Peticiones y Consultas atendidas desde la Biblioteca

Se registran las peticiones de Consultas sobre los materiales del fondo bibliográfico, que los Lectores, tantointernos como externos, solicitan a la Biblioteca para, posteriormente, obtener Estadísticas e Informes. Lasbúsquedas se agrupan en varios niveles en función del grado de dificultad: por materias o por palabrascontenidas en los documentos, búsquedas de documentos concretos por referencia, índice directo.

E (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

23

Informes de Búsqueda y Relación de Lectores

Consiste en obtener información tanto del Registro de Búsquedas en el periodo seleccionado, ordenado porla fecha de registro descendente, como de los Lectores internos y externos de la Biblioteca ordenadosalfabéticamente por apellidos.

ESTADÍSTICAS

Este subsistema gestiona la generación de informes acerca de estadísticas relacionadas con el uso de laBiblioteca. Al final de la estadística se obtiene el Total por columnas.

• Estadísticas de Catalogación, Consultas, Préstamos y Devoluciones para todos los Materialesexcepto Revistas

Consiste en obtener información anual, por acumulados mensuales, sobre Catalogación yio Peticiones deusuarios.

• Estadísticas de Catalogación, Consultas, Préstamos y Devoluciones para Revistas

Consiste en obtener información anual, por acumulados mensuales, sobre Registro de Números y/oPeticiones.

MANTENIMIENTO DE INFORMACIÓN

En este subsistema se lleva a cabo el Mantenimiento de la información auxiliar que sirve de soporte al Sistemade la Biblioteca.

• Mantenimiento de Tesauros

Permite generar y mantener términos de Tesauro y sus relaciones. Funcionalidad disponible: añadir, modificaro eliminar términos, visualizar los términos y las relaciones existentes y corregir las excepciones que surjan,ya sean puntales o de forma masiva. Dichas excepciones pueden producirse por fallos tipográficos, o porquese han introducido términos que deberían estar registrados en el Tesauro correspondiente, pero aún no sehan dado de alta en el mismo.

En el primer caso basta con modificar el valor incorrecto en el documento catalogado, por el que existe en elTesauro; en el segundo caso es necesario dar de alta el término en el Tesauro. En ambos casos después dela corrección, se elimina la excepción del Tesauro.

• Mantenimiento de Lectores

Este proceso consiste en actualizar la información de Lectores, tanto internos como externos, mediante Altas,Bajas y Modificaciones.

• Mantenimiento de Proveedores

Este proceso consiste en actualizar la información de Proveedores mediante Altas, Bajas y modificaciones.

• Mantenimiento de Bibliotecas Externas

E 4 (iiresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

24

Este proceso consiste en actualizar la información de Bibliotecas Externas con las que se realizan Préstamos1 nterbibliotecarios mediante Altas, Bajas y modificaciones.

• Mantenimiento de Tipos de Material

Este proceso consiste en actualizar la información de los Tipos de Material mediante Altas, Bajas ymodificaciones.

• Mantenimiento de la Clasificación de los Materiales

Este proceso consiste en actualizar la información de Clasificación de Material mediante Altas, Bajas ymodificaciones.

• Mantenimiento de Formas de Pago

Este proceso consiste en actualizar la información de Formas de Pago mediante Altas, Bajas y modificaciones.

• Mantenimiento de Periodicidad

Este proceso consiste en actualizar la información de Periodicidad mediante Altas, Bajas y modificaciones.

• Mantenimiento de Tipos de Consulta

Este proceso consiste en actualizar la información de Tipos de Consultas mediante Altas, Bajas ymodificaciones.

• Mantenimiento de Soporte de Materiales

Este proceso consiste en actualizar la información de Soporte de Materiales mediante Altas, Bajas ymodificaciones.

• Mantenimiento de Ubicación Suscripción

Este proceso consiste en actualizar la información de Ubicación de Suscripción mediante Altas, Bajas ymodificaciones.

E LO (iiresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

25

3. DESCRIPCIÓN DE REQUERIMIENTOS GENERALES

FUNCIONALIDAD Y FORMA DE EXPLOTACIÓN

• Diseño orientado a la facilidad de uso

Los sistemas deben diseñarse e implantarse pensando en facilitar su uso, esto supone el diseño de interfacesintuitivas y la integración de herramientas de soporte en la operativa diaria (ergonomía).

• Escalabilidad

Uso de una infraestructura escalable, que permita al sistema adaptarse al aumento de demanda deservicio.

• Confidencialidad

Poder mantener la confidencialidad de aquellos documentos que lo necesiten.

• Flexibilidad

La filosofía de implantación de una herramienta de mercado debe aportar unos márgenes de adaptaciónamplios para responder a la previsible evolución de las necesidades de Enresa. La flexibilidad la necesitamosen todos los módulos, pero es imprescindible sobre todo en la parte de catalogación, ya sea para modificarlos campos o, si se requiere, poder añadir alguno nuevo.

• Usabilidad

El sistema permitirá a los usuarios llevar a cabo sus tareas de una forma rápida y fácil, sin requerir un granesfuerzo previo de aprendizaje.

• Multioperatividad

Todos los usuarios deberán poder trabajar con sistema de forma independiente y simultánea.

• Auditabilidad

Se garantizará la trazabilidad de los procesos definidos y desarrollados en el sistema, de modo que seaposible realizar las auditorias de los mismos.

• Modularidad

El sistema deberá tener múltiples módulos que pueden llegar a funcionar de manera independiente.

• Presentación y Explotación de la Información

El Sistema debe permitir el acceso, explotación y presentación de la información de forma estructurada.

E cñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

26

• Rendimiento y Fiabilidad

El Sistema debe cumplir con las necesidades de los usuarios finales, tanto en lo referente al rendimiento comoa fiabilidad, de modo que se potencie la utilización del mismo por parte de los usuarios.

• Procesos adecuados al tipo de documento

El sistema permitirá tener procesos adecuados a los diferentes tipos y formatos de documentos (papel, correoelectrónico, fax...)

• Gestión del ciclo del documento

El gestor de documentos debe ser capaz de realizar el seguimiento y gestionar el ciclo de vida del documento,desde que se da de alta en el Registro hasta que concluye su cometido.

• Gestión física de la documentación

La documentación recibida y archivada en el formato físico se gestiona desde el sistema. Una vez recibida,se registrará en el mismo con todos los datos para su correcta catalogación y archivo en el sistema. Losatributos definidos para estos registros serán suficientemente descriptivos para localizarlos en las diferentesbúsquedas.

• Herramienta de generación de informes

Será imprescindible que el nuevo sistema disponga de las herramientas de generación de informesadecuadas.

TECNOLÓGICOS

• Orientación Tecnológica

Conocimientos y habilidades necesarias para ajustar la configuración del hardware y el software para apoyarlas necesidades del usuario.

• Evolución con las Tecnologías

El sistema debe adaptarse satisfactoriamente a los cambios que puedan surgir como consecuencia de lainnovación tecnológica.

E = (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-SI-0073 O Enero 2017

27

ANEXO B

Ejemplos de procesos a realizar dentro de la Entrada de Material

E k LNE1 (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-Sl-0073 O Enero 2017

28

INDICE

1 INTRODUCCIÓN 29

2 RELACIÓN DE PROCESOS 29

2.1 CASO DE SOLICITUD DE MATERIAL QUE NO IMPLIQUE SUSCRIPCIÓN 29

2.2 CASO DE SOLICITUD DE MATERIAL QUE IMPLIQUE SUSCRIPCIÓN 29

= (ñresaClave: Revisión: Fecha: Página:

000-ES-SI-0073 O Enero 2017

29

1 INTRODUCCIÓN

ENRESA en su VII Plan de Sistemas de Información contemplaba la realización del Sistema de Gestión delCentro de Documentación. Actualmente, la gestión del Centro de Documentación está diseñada sobre unsoftware a medida que contempla la gestión integral de todos los procesos técnicos bibliotecarios, incluyendola gestión de tesauros y búsquedas de diversos tipos (booleanas, semánticas, patronímicas sobre unaherramienta que ha dejado de ser soportada por el fabricante (Excalibur) y, es por ello, que existe la necesidadde abordar la sustitución del software por una de las posibles herramientas existentes en el mercado.

2 RELACIÓN DE PROCESOS

A continuación, se completa la información referente a dos de los procesos relativos al subsistema ENTRADADE MATERIAL, y en concreto al apartado Registro de Solicitud de Material, tal y como se describe en elapartado 2 del Anexo A.

2.1 Caso de solicitud de material que no implique suscripción

• El solicitante cumplimenta el impreso de solicitud de material bibliográfico.

• El impreso se pasa a la firma del Jefe del Departamento.

• Una vez firmado el impreso, se envía al Centro de Documentación.

• El personal encargado del Centro de Documentación realiza las operaciones de búsqueda ylocalización de la documentación solicitada que no esté disponible.

• La persona encargada de la biblioteca será responsable de tramitar la/s solicitudes de adquisiciónsolicitada por cada Jefe de Departamento ¡Director dando de alta un pedido.

• Una vez recibido el pedido, se dará de alta el registro del mismo y se procederá al cierre del pedido,dejando el material recepcionado. A continuación se registra la factura, contra una adjudicación, y secierra todo el proceso de compra, quedando el material listo para su tratamiento.

2.2 Caso de solicitud de material que implique suscripción

El proceso es el mismo, lo único que el impreso de solicitud de compra lo firma el Director correspondiente,por el compromiso que supone durante un determinado periodo.

• Cuando llega el primer número de esa publicación, o el primer número de una renovación de lasuscripción, se registra (Registro de Entrada) y de esta manera se recepciona el pedido.

• A continuación, se registra la factura, contra una adjudicación, y se cierra todo el proceso de compra.

• Se cataloga la publicación, base de datos, etc., si es la primera vez que se recibe. Si es unarenovación, simplemente se da de alta el ejemplar.

• Y en el módulo de suscripciones se anota un registro del periodo que se suscribe y a qué Direcciónpertenece, de cara a saber qué suscripciones tiene cada Dirección.

• Igualmente las revistas tienen asociadas listas de distribución para su circulación de préstamo.