noviembre 2013 cuenta publica y rendicion de cuentas control interno para el logro de los objetivos...
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Noviembre 2013
CUENTA PUBLICA Y RENDICION DE CUENTAS CONTROL INTERNO PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Mauricio Romo Flores
¿Qué se espera de la institución?
“Un Buen Proyecto”
En primer lugar cualquier organización esta preocupada por la
consecución de su misión
Incrementar las probabilidades de que una organización pública se gestione de manera eficiente, proveyendo un enfoque integral y herramientas institucionales que sirvan de apoyo para encarar medidas de mejora continua.
Buen Funcionamiento
La Meta:
3. Control Interno
Consolidar un sistema articulado y armónico de control interno es una tarea esencial para mejorar el manejo responsable y transparente de los recursos públicos, debido a la orientación preventiva, sistemática e integral que puede generar dicho instrumento, y cuyos beneficios han sido demostrados en el ámbito internacional.
Los resultados de nuestras revisiones revelan que aún hay un largo camino por recorrer para el establecimiento, operación y evaluación de un suficiente y eficaz sistema de control en la gestión gubernamental.
El control interno, cuyo propósito principal es el logro de los objetivos institucionales, se constituye también en un proceso de autovigilancia que dota de eficiencia, eficacia y economía a las operaciones; otorga confiabilidad a la información financiera y operativa, garantiza que las entidades cumplan con las leyes aplicables, y vigila la adecuada actuación de los servidores públicos. Adicionalmente considero que la prevención de los riesgos de fraudes, abuso, desperdicio, las irregularidades y los casos de corrupción, reside en las estructuras de control interno. Entonces, resulta estratégico que los órganos encargados de evaluarlos tengan el diseño legal adecuado para que cumplan con eficacia su función de proporcionar información oportuna y suficiente sobre la operación y desempeño de las entidades de gobierno.
C.P.C. Juan Manuel Portal M. Auditor Superior de la Federación
El control interno Es un proceso integral efectuado por la gerencia y el personal, y está diseñado
para enfrentarse a los riesgos y para dar una seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad, se alcanzarán los siguientes objetivos gerenciales:
• Ejecución ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva de las operaciones
(Gestión Pública)
• Cumplimiento de las obligaciones de rendición de cuentas (responder por tus decisiones y acciones financieras y no financieras, así como la salvaguarda de recursos públicos)
• Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Legalidad)
• Salvaguarda de los recursos para evitar pérdidas, mal uso y daño
(Anticorrupción)
“Lo que no se puede medir no se puede mejorar”
Certeza-Confianza
OBJETIVOS Y COMPONENTES
Ejecutar las operaciones de manera ordenada, ética, económica, eficiente y efectiva.
Las operaciones tienen que ser consistentes con la misión.
Ordenadamente significa que las operaciones están bien organizadas, es decir, metódicamente.
Ética se refiere a los principios morales. Importancia de la conducta ética y la prevención y detección de fraude y corrupción. Trato a los ciudadanos con legalidad y justicia. Prerrequisito, soporte para los dineros públicos y clave para su buen gobierno.
Tratamiento económico sin desperdicio ni extravagancias. Significa utilizar una correcta cantidad de recurso, de la calidad correcta, entregada en el lugar y en el momento preciso al costo mas bajo.
Eficiencia significa poner el mínimo de recursos para lograr una cantidad y calidad de recursos o lograr los máximos resultados con determinada calidad y cantidad de recursos.
Eficacia se refiere al logro de los objetivos o al grado en el que los resultados de una actividad cumplen con el objetivo o efectos previstos de dicha actividad.
Satisfacer las obligaciones de rendición de cuentas.
Rendir cuentas es el proceso en el que las organizaciones públicas y los individuos que las integran se hacen responsables por sus decisiones y acciones, incluyendo su salvaguarda de recursos públicos, imparcialidad, y todos los aspectos de su desempeño.
El proceso se ejecuta desarrollando, manteniendo y facilitando información financiera y no financiera de confianza e importancia y a través de la presentación de esta información en informes hechos oportunamente destinados a interesados internos y externos.
La información no financiera puede estar relaciona con la economía, eficiencia y eficacia de las políticas y operaciones, y el control interno y su efectividad.
Cumplir con las leyes y regulaciones.
Las organizaciones requieren el cumplimiento de muchas leyes y regulaciones.
En las organizaciones públicas las leyes y regulaciones ordenan la obtención y gasto del dinero público y la manera de operar. Los ejemplos incluyen la ley de presupuesto, tratados internacionales, leyes sobre la correcta administración, ley de contabilidad, ley de derechos civiles y protección del medio ambiente, regulaciones sobre los ingresos por impuestos y acciones que evitan el fraude y corrupción.
Salvaguarda de recursos contra pérdida por desperdicio, abuso, mala administración, errores, fraude e
irregularidades .
La importancia de la salvaguarda de los recursos del sector público necesita ser fortalecida.
Esto se debe a que los recursos en el sector público generalmente involucran dinero público y su utilización en el interés público generalmente requiere cuidado especial.
Además, la contabilidad gubernamental en base a devengado, práctica nueva en el sector público, no provee suficiente seguridad relacionada con la adquisición, utilización y disposición de los recursos.
Como resultado, las organizaciones en el sector público no siempre tienen registros de sus activos, lo que las hace más vulnerables.
Por tal motivo, se debe adoptar controles en cada una de las actividades relacionadas con la administración de los recursos de la entidad, desde la adquisición hasta la disposición.
Guía
Orientación
Aseguramiento
Impulso correctivo inmediato
Pro actividad, Promoción de la Prevención
Agregar Valor
Control
Misión
Estándares
Sociedad Valor Calidad Profesionalismo Instalaciones
Ciclos y Procesos
Etapas Fases Objetivos Riesgos por objetivos
Políticas
Procedimientos
Presupuesto
Tesorería
Deuda Pública
IngresosServicios Personales
Adquisiciones y Servicios Grales.
Obra Pública
CICLOS DE APLICACIÓN
El Poder Público y el Control de la Gestión Financiera Pública
AUDITORIA
INTERNA
CONTROL
INTERNO
Los ciclos de transacciones que se presentan en la contabilidad de las entidades gubernamentales son los siguientes
• CICLO• SISTEMA CONTABLE/CUENTAS
• (1) Ingresos
Transferencias corrientes recibidas/Ingresos no tributarios/Caja-bancos.
• (2) Compras
Existencias/cuentas por pagar/Gastos diversos de gestión.
• (3) Remuneraciones
Caja-Bancos/Gastos de personal.
• (4) Activo fijo
Inmuebles, maquinaria y equipo/Cuentas por pagar/Depreciación acumulada.
Enfoque/Proceso
• Toma de decisiones• Información sobre toma de decisiones• Estados financieros
TOMA DE DECISIONES
INFORMACIÓN SOBRE TOMA DE DECISIONES
ESTADOS FINANCIEROS
Consiste en una secuencia o conjunto de actividades que se relacionan o interactúan, y que son ejecutadas para producir o suplir un producto
y/o servicio
Definición de Cuenta Pública
CUENTA PÚBLICA
DEMÁS INFORMACIÓN
INFORMACIÓN CONTABLE
INFORMACIÓN PROGRAMÁTICA
INFORMACIÓN ECONÓMICA
INFORMACIÓN PRESUPUESTARIA
INFORMACIÓN Y ESTADOS
FINANCIEROS
Instrumento que contiene:
PRESUPUESTALMENTE
· Existencia:
los activos de una entidad u obligaciones existen en una fecha dada, y se registraron transacciones ocurridas durante un periodo determinado.
· Integridad:
todas las transacciones y cuentas que deben ser presentadas se incluyen en los estados financieros.
· Propiedad:
los activos son los derechos de la entidad, y los pasivos son las deudas u obligaciones a una fecha determinada.
· Valuación:
los activos y pasivos, han sido incluidos en los estados financieros en montos apropiados en libros.
· Presentación y revelación
se revela, clasifica y describe la información de conformidad con las políticas contables y marco legal pertinente.
· Exactitud
los detalles de activos, pasivos y transacciones se han registrado y procesado apropiadamente y fueron emitidos correctamente en informes.
Aseveraciones sobre los estados financieros
Estructura
Procesos y productos
Cumplimiento de leyes y regulaciones
Sistemas y operaciones
Procedimientos
Recursos humanos y proveedores
Unidades operativas
Control de:
Insumos
Procesos
Productos
Resultados
Impactos
Obras Públicas-Etapas• Del expediente técnico• De las especificaciones técnicas• De los volúmenes o generadores de obra• De la planeación, programación y presupuestación• De la contratación• De los contratos• De la ejecución• Aplicación de controles de calidad en obras y
reportes• De la entrega recepción• Información y verificación
¿Quienes son los responsables del Control Interno?
Todo el personal: Directivo, Administrativo y Operativo
El Control Interno debe de convertirse en una parte de la cultura organizacional
El control interno permite alto novel de confianza sobre el logro de los objetivos institucionales
Control Estratégico
Control Directivo
Control Operativo
Misión, visión y objetivos institucionalesPlaneación estratégica y palanca estratégicaPolíticas de direcciónMetas e indicadores de desempeño funcionalSistema de administración de riesgosComité de auditoríaOtros comités (directivos, riesgos, prácticas institucionales de código de ética, planeación y estrategia)
Distribución funcional y organización.Control de facultadesPresupuestoEvaluación del desempeño y asesoríaSistema de informaciónSistema de seguimientoSistema de quejas y denunciasAuditoría externa e internaSistema de calidad
Controles en procesos y actividadesSistema de supervisión- agendas de autocontrol y talleresDescripciones del puesto, estándares de desempeño y comparativos de mejor practicaManuales de operación
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OBJETIVOS Y COMPONENTES
Cubo COSO 2013
Objetivos
ControlesRiesgos
Controles para alcanzar los
objetivos
Controles para mitigar/ evitar
los riesgos
Ambiente = Actitud de un grupo social o de un conjunto de personas respecto de alguien o algo
Control = Guía, orientación, aseguramiento.
Asegurar = Dejar seguro de la realidad o certeza de algo.
1. Ambiente de Interno de Control
• Los atributos individuales, incluyendo la integridad, valores y competencia, que caracterizan al personal de
una organización.
Entorno/Ambiente de control.
El entorno/ambiente de control establece el tono de una organización, teniendo influencia en la conciencia que tenga el personal sobre el control. Es el fundamento para todos los componentes de control interno, dando disciplina y estructura.
Los elementos del entorno de control son:
(1) La integridad personal y profesional y los valores éticos de la gerencia y el resto del personal, incluyendo una actitud de apoyo hacia el control interno todo el tiempo a través de la organización;
(2) Competencia;
(3) El “tono de los superiores” (es decir la filosofía de la dirección y el estilo gerencial);
(4) Estructura organizacional;
(5) Políticas y prácticas de recursos humanos.
Integridad personal y profesional, y valores éticos de la gerencia y del personal
PreferenciasJuicios de ValorNormas y Códigos de ConductaActitud de ApoyoDeclaración de Integridad (Conflictos de interés)Misión y valores centrales transparentes
Sus operaciones tienen que ser éticas, ordenadas, económicas, eficientes y efectivas. Tienen que ser
consistentes con la misión.
Competencia
Nivel de conocimientoHabilidades Necesarias (mantenerlas y demostrarlas)Actuación ordenada, ética , eficiente, efectiva y económicaBuen entendimiento de responsabilidadesEntendimiento de la importancia del desarrollo, implantación y mantenimiento del buen CIPracticar sus deberesResponsabilidades propias y especificas
La capacitación, por ejemplo, puede aumentar la conciencia de los servidores públicos sobre temas de control interno y ética, y ayudar a desarrollar las
capacidades del servidor público para manejar dilemas éticos.
Políticas y prácticas de recursos humanos
Reclutamiento (reglas de reclutamiento)Contratación, (basado en méritos)Orientación, RemuneraciónCapacitación (formal y en el sitio de trabajo), Educación,Asesoramiento y Evaluación, Consultoría, Promoción, Compensacióny Acciones Correctivas.
Las decisiones de contratación deben por lo tanto contar con la seguridad de que los individuos tengan la integridad, la educación y la experiencia necesarias
para llevar a cabo sus tareas y de que se provea la capacitación formal, en el trabajo y sobre la ética.
Estructura organizacional
La estructura organizacional de una entidad provee:
• Asignación de autoridad y responsabilidad (rendición de cuentas)
• Delegación de autoridad y responsabilidad (rendición de cuentas)
• Líneas apropiadas de rendición de cuentas.
La estructura organizacional puede incluir una unidad de control interno que debe ser independiente de la gerencia y que informará directamente a la
autoridad de máximo nivel dentro de la organización
El tono de los superiores
La filosofía de la dirección
Su estilo gerencial
Actitud de apoyo hacia el control interno la independencia, la competencia y de liderazgo con el ejemplo.
Un código de conducta establecido por la gerencia y evaluación del asesoramiento y del desempeño que apoyen los objetivos de control interno y, en particular, de las operaciones de signo ético
La entrega, el involucramiento y el apoyo de los directores establecen “el tono de los superiores” que debe generar una actitud positiva y son cruciales.
La demostración y la insistencia en una conducta ética por parte de los ejecutivos es de vital importancia para el objetivo de control interno y en particular para el
objetivo de “operaciones éticas
• Competencia y Objetividad.• Apoyo.
• Autoevaluación. • Evaluación de la UCI.• Evaluación externa.
POR AUTOCONTROL
Conciencia de control
POR EVALUACIÓN
Existen instrumentos tales como:• Manuales de funciones y procedimientos. • Políticas y otros.• Planeación.• Objetivos y resultados esperados.• Adecuada estructura organizativa
(supervisión y rendición de cuentas) .
POR AUDITORÍA INTERNA
2. Identificar, Evaluar y Administrar Riesgos
“En la vida no hay lugar seguro ni actividad sin riesgos”
“Piensa antes en lo que puede pasar después”
¿Que hechos podrían causar que no se logren los objetivos?
Uniendo el Control Interno con el Riesgo Administrativo
RIESGOPosibilidad de que un evento desfavorable pueda afectar
negativamente la habilidad de la organización para el logro de sus objetivos.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOSEs el proceso para incrementar la confianza en la habilidad de una
organización para anticipar, priorizar y superar obstáculos para alcanzar sus metas.
Riesgo: evento que podría impedir el logro de un objetivo
Detectar oportunamente factores internos y externos que puedan afectar
a la institución.
Ser Preventivo
Gobierno Riesgo Cumplimiento
2. Evaluación del riesgo.
La evaluación de riesgo es el proceso de identificación y análisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos de la entidad y para determinar una respuesta apropiada
Implica:
(1) Identificación del riesgo:
• Relacionado con los objetivos de la entidad;
• Comprensión
• Incluye riesgos debidos a factores externos e internos, tanto a nivel de la entidad como de sus actividades;
(2) Valoración del riesgo
• Estimación de la importancia del riesgo
• Valoración de la probabilidad de que el riesgo ocurra
¿Qué hacer, cuándo y con quien?
(3) Evaluación de la tolerancia al riesgo de la organización;
(4) Desarrollo de respuestas:
• Cuatro tipos de respuesta al riesgo deben ser considerados:
Transferencia, Compartir total o parcialmente el riesgo
Tolerancia, Aceptar o tomar el riesgo
Tratamiento Mitigar el riesgo
o Eliminación. Evitar la actividad para no asumir el riesgo
Entre ellos, el tratamiento del riesgo es el más relevante para esta guía porque un control interno efectivo es el mejor mecanismo para tratar el riesgo.
2. Evaluación del riesgo.
¿Qué hacer, cuándo y con quien?
Identificar, Evaluar y Administrar Riesgos
1. Riesgos contra objetivos de la organización
2. Riesgos contra las metas y logro de indicadores
3. Riesgo contra programas, en el proceso, en la ejecución y en el personal
4. Riesgos de Información
5. Modelo de Administración de Riesgos
6. Establecimiento de estrategias
7. Evaluación de riesgos internos y externos
Proceso que debe ser ejecutado por la cúpula superior o al más alto nivel y por todo el personal de una organización diseñado para identificar eventos y obstáculos humanos,
técnicos, políticos, administrativos, financieros, tecnológicos o legales.
ObjetivosEstratégicos Efectividad
Personal
Económico
Político y Social
Reputación y Ética
Tecnología
Proyectos y Cambio
Continuidad del Negocio
Responsa-. bilidad LegalEventos
Naturales
Medio Ambiente
Empleo
Información
Cadena de Suministro
Gobierno
Liquidez
Mercado y Crédito
Recompensa y Valor
Gestión de Riesgos
Factores Causantes de RiesgosA) Factores Externos Causantes de Riesgos (AMENAZAS)
1. Económicos y Financieros
• Financiamiento o falta de fuentes de financiamiento
• Tasas de cambio• Tasas de interés• Morosidad• Liquidez o falta de disponibilidad de fondos• Inflación• Crisis y ajustes fiscales• Programa de ajustes económicos• Competencia privada (en caso de existir)• Acciones de proveedores, tal como crisis de
suministros• Acciones de los usuarios
2. Políticos y Legales
•Modificaciones a disposiciones legales y normativas o circunstancias presupuestales que afecten el erario o finanzas públicas.
•Cambio en la naturaleza jurídica de la entidad
•Aprobación del POA con ajustes o modificaciones respecto del elaborado por la entidad, en temas de objetivos, metas y/o recursos asignados.
•Normas fiscales.
•Leyes ambientales.
•Juicios , sanciones, etc.
•Cambio de gobierno.
•Cambio de autoridades.
•Inestabilidad en los niveles de dirección y en los servidores públicos.
Factores Causantes de RiesgosA) Factores Externos Causantes de Riesgos (AMENAZAS)
5. Medioambientales
• Catástrofes naturales( desastres, terremotos, incendios, huracanes, etc)
•Emisiones
•Productos de desechos generados.
Factores Causantes de RiesgosA) Factores Externos Causantes de Riesgos (AMENAZAS)
B) Factores Internos Causantes de Riesgos (DEBILIDADES)
1. Reputación • Imagen y reputación institucional• Transparencia• Rendición permanente de cuentas
2. Infraestructura• Recursos económicos y físicos• Daño malicioso a bienes• Magnitud de los recursos financieros-presupuestarios
asignados• Grado de liquidez o convertibilidad de los activos
B) Factores Internos Causantes de Riesgos (DEBILIDADES)
3. Recursos Humanos
• Clima ético inadecuado.• Faltas de sistemas de motivación. Presión por el cumplimiento de objetivos.• Estructura organizacional adoptada (centralizada, Descentralizada, etc)• Métodos para capacitación, actualización y motivación del personal.• Reorganizaciones y /o reestructuraciones.• Reducciones de Personal.• Alta rotación del personal.• Características del personal (Mandos Superiores y resto del personal):
cantidad, calidad, perfiles, competencia profesional, adecuación, compromiso e integridad.
• Tasa de retención de empleados.• Prácticas de empleados.• Temas sindicales.• Seguridad e higiene en el trabajo.• Temas de diversidad y discriminación.• Políticas de incremento salarias vinculadas a resultados.
B) Factores Internos Causantes de Riesgos (DEBILIDADES)
4. Tecnología
• Complejidad de los sistemas.• Falta o escasez de medios de tecnología informática y
comunicación.• Falta de actualización de los sistemas de información
tecnológica.• Falta de sistemas adecuados de protección física y lógica de
datos (seguridad y acceso a la información).• Disponibilidad de sistemas y datos• Confiabilidad en la tecnología de información.• Grado de sistematización de las operaciones del proceso• Sistemas implantados o abandonados Incidencia o alteraciones
en los sistemas de información.
B) Factores Internos Causantes de Riesgos (DEBILIDADES)
5. Procesos
• Control Interno: Adecuación, Fortaleza, Calidad, Eficiencia y Eficacia.
• Falta de concordancia con los objetivos específicos.
• Generación de información no confiable o fuera de oportunidad.
• Recurrencia de observaciones del OCI o auditoría externa cualquiera que sea su origen (Federal, estatal o privada).
MAPA DE RIESGOS
IMPA
CTO
/CO
NSE
CU
ENC
IA
PROBABILIDAD DE OCURRENCIA
10
0
5
5 10
II
“Riesgos de atención periódica”
I
“Riesgos de atención inmediata”
IV
“Riesgos controlados”
III
“Riesgos de seguimiento”
Administración de Riesgo
Aumento de Riesgo
Fuente: El pulso de la auditoría interna: IAIE
3. Actividades de Control
“Leyes, regulaciones, sistemas, subsistemas, guías de acción, procesos , métodos, manuales de procedimientos administrativos y operativos, estructura y herramientas , indicadores de
gestión y desempeño, autorizaciones, verificaciones, convalidaciones, revisiones, cálculos, registros, etc. para la obtención, gasto del dinero y manera de operar ”
CONTROLES Y SANCIONES
(+) Alcanzar lo que si se quiere
(-) Evitar lo que no se quiere
Políticas y procedimientos para (enfoques):
Uniendo el Control Interno con el Riesgo Administrativo
RIESGOPosibilidad de que un evento desfavorable pueda afectar
negativamente la habilidad de la organización para el logro de sus objetivos.
ADMINISTRACIÓN DE RIESGOSEs el proceso para incrementar la confianza en la habilidad de una
organización para anticipar, priorizar y superar obstáculos para alcanzar sus metas.
CONTROL INTERNO
Es un proceso diseñado para proveer una seguridad razonable con respecto al logro de los objetivos de negocios.
• La efectividad y eficiencia de las operaciones• Proteger los recursos contra cualquier pérdida, dispendio o acto ilegal
• Confiabilidad de la información financiera • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
Tipos de controles
PreventivosDetectivos Correctivos
Manuales informáticos, manuales operativos y administrativos, regulaciones generales o especificas y acciones preventivas o correctivas.
Respuesta al riesgo: Evitarlo, Reducirlo o Minimizarlo, Compartirlo, Aceptarlo.
•Controles de protección de activos:
Protegen los activos contra pérdida, adquisición no autorizada, uso o disposición indebida.
•Controles de presupuesto:
Aseguren la ejecución de transacciones de acuerdo con la legislación presupuestal. Los controles se orientan a cada restricción relevante del presupuesto.
•Controles de cumplimiento:
Aseguren el cumplimiento de las leyes y reglamento así como otras normas específicas que podrían tener un efecto directo y material sobre los estados financieros. Los controles a aplicarse deben referirse a cada dispositivo legal significativo.
•Controles de información financiera:
Registran apropiadamente, procesan y resumen las transacciones para permitir la preparación de estados financieros confiables y mantener la responsabilidad por los activos. La prueba de controles deberá orientarse a cada aseveración significativa en cada ciclo importante o aplicación contable.
Actividades de Control incluye 20 elementos
1. Control integrado y automatización de controles2. Análisis de costo/beneficio3. Responsabilidad limitada4. Instrucciones por escrito5. Separación de funciones incompatibles6. Autorización previa y/o aprobación de transacciones y operaciones7. Documentación de procesos y transacciones8. Supervisión constante9. Clasificación y registro oportuno10. Sistema contable y presupuestal11. Acceso a los activos y registros12. Revisiones de control13. Conciliaciones periódicas de registros14. Inventarios periódicos15. Arqueos independiente16. Formularios uniformes17. Rotación de labores18. Disfrute oportuno de vacaciones19. Cauciones y fianzas20. Dispositivos de control y seguridad
Apropiada: Orientada a mitigar la causa, es decir el riesgo identificado
Conveniente y viable: Adecuada relación costo-beneficio
Agregar Valor: Incrementar la utilidad de la transacción o proceso
Oportuna: Aplicada en el momento adecuado, minimizar probabilidad ocurrencia e impacto
Sencilla: su aplicación no ofrece dificultades
Comprensible: Redactada en forma clara y sin ambigüedades
Adaptada a la entidad: Acode a los procesos organizacionales, riesgos identificados, los funcionarios
Aplicada por quien corresponda: Capacidad, compatibilidad funcional
Atributos de las actividades de Control
Normas Contables• Marco Conceptual de Contabilidad Gubernamental• Postulados Básicos de Contabilidad Gubernamental• Normas y Metodologías de los Momentos Contables de los Egresos• Clasificador por Objeto de Gasto• Clasificador por tipo de Gasto• Clasificador Funcional del Gasto• Clasificador por Rubro de Ingresos• Plan de Cuentas• Manual de Contabilidad gubernamental• Reglas de Registro y Valoración del Patrimonio• Lineamientos de los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances
La contabilidad con base en devengado, acumulativa y patrimonial.
Generación de la información y estados contables, presupuestarios, programáticos y económicos
Actividades de Control/Fuentes de Criterios, Capítulo 1000
• Constitución Política• Ley de los Trabajadores al Servicio del Estado• Ley para el Ejercicio y Control de los Rs Ps• Ley del Presupuesto para el Ejercicio Fiscal• Condiciones Generales de Trabajo• Reglamento Interior• Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal• Disposiciones administrativas• Reglamento del Servicio Civil de Carrera• Calendario de Trámites Administrativos• Contratos• Lineamientos Generales para la Administración de los Recursos Humanos adscritos a las Dependencias y Entidades.
INSTRUMENTOS NORMATIVOS, CONTABLES, ECONOMICOS Y FINANCIEROS
Actividades de Control/Fuentes de Criterios, Capitulo 6000
• Constitución Política• Ley de Obras Públicas• Reglamento de la Ley de Obras Públicas• Ley del Presupuesto para el Ejercicio Fiscal• Reglamento Interior• Bases, Contrato y Reglas de Operación• Racionalidad, Austeridad y Disciplina Presupuestal• Disposiciones administrativas• Calendario de trámites administrativos
INSTRUMENTOS NORMATIVOS, CONTABLES, ECONOMICOS Y FINANCIEROS
Controles generales
Controles de aplicación.
Controles tecnológicos de información
(1) El programa de planeación y gerencia de seguridad de toda la entidad provee un marco y ciclo continuo de actividad para el riesgo gerencial, desarrollando políticas de seguridad, asignando responsabilidades y realizando el seguimiento de la correcta operación de los controles relacionados con las computadoras.
(2) (2) Los controles de acceso limitan o detectan el acceso a los recursos de las computadoras (información, programas, equipos y facilidades), protegiendo así estos recursos contra modificaciones no autorizadas, pérdida y exposición no deseada.
Controles generales
(3) Los controles de desarrollo, mantenimiento y cambio de la aplicación del software previenen la utilización de programas no autorizados y/o modificaciones a los programas existentes.
(4) Los controles de sistema de software limitan y realizan el seguimiento del acceso a programas potentes y archivos sensibles que controlan el hardware de las computadoras y aseguran las aplicaciones apoyadas por el sistema.
(5) La segregación de funciones implica que las políticas, procedimientos y estructura organizacional están establecidos para prevenir que un individuo controle los aspectos clave de las operaciones de las computadoras y pueda así conducir acciones no autorizadas u obtenga acceso no autorizado a los bienes o los archivos.
(6) La continuidad en el servicio sirve para asegurar que cuando ocurren eventos inesperados, las operaciones críticas continúen sin interrupción o sean reemprendidas rápidamente y la información crítica o sensible sea protegida.
• Entradas: la información es autorizada, convertida a una forma automática e introducida a la aplicación de manera exacta, completa y puntual;
• Procesamiento: la información es correctamente procesada por la computadora y los archivos son actualizados de manera apropiada, y
• Salidas: los archivos y reportes generados por la aplicación reflejan transacciones y eventos que han ocurrido y reflejan los resultados del procesamiento. Sus reportes son controlados y distribuidos a usuarios autorizados.
Controles de aplicación
“Simplificación de la gestión pública, reducción drástica de trámites y de la discrecionalidad son vías para cerrar los caminos a la
corrupción"
El costo del Control Interno no debe de exceder los beneficios (reducción del riesgo) que de él deriven
Limitaciones de control interno como herramienta de prevención
• Incumplimiento de los mandos superiores/Supeditaje gerencial• Conflicto de intereses• Juicios erróneos al aplicar la actividad de control• Débil ambiente de control• Insuficiente capacidad del personal o falta de recursos para ejecutar las
actividades de control• Colusión• Inconsistencia en su aplicación• Costo/beneficio de la actividad de control propuesta• Descuidos
La experiencia siempre nos dice que aunque se pongan controles y sanciones, habrá manera de burlarlos.
Seguridad razonable no absoluta
4. Informar y ComunicarTransparencia y Rendición de Cuentas
Promover los mecanismos para que la información pública gubernamental sea clara, veraz, oportuna y confiable. La información no tiene un beneficio real si ésta no es comprensible, por ello, la que pongan a
disposición las dependencias y entidades públicas deberá ser confiable, oportuna, clara y veraz.
Información y comunicación para rendir cuentas y un nivel aceptable de transparencia.
Información y Comunicación• Sistemas que permiten al personal de la entidad
capturar e intercambiar información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.
• Captar, valuar, registrar, procesar, exponer e interpretar en forma sistemática, las transacciones, transformaciones y eventos identificables y cuantificables. (Contabilidad Gubernamental)
Información relevante, confiable, correcta y oportuna
Herramientas adecuadas para verificar la forma correcta y honesta el cumplimiento de objetivos
¿Para que Informar y Comunicar?
a) Información adecuada y oportuna para la toma de decisiones
b) Normas para la obtención, clasificación y comunicación de la información
c) Información estratégica
d) Información de medición de resultados. Resultados de gestión administrativa, estadística, financiera y costos de los servicios.
e) Información de cumplimiento presupuestal
f) Información de cumplimiento de normatividadPosibilitan la determinación del grado de cumplimiento de objetivos, metas y actividades
Características de la Información
La habilidad de la gerencia para tomar decisiones apropiadas está afectada por la calidad de información, lo que implica que la información sea:
• Apropiada (¿está toda la información necesaria?)
• Oportuna (¿está ahí cuando se la necesita?)
• Actualizada (¿se tiene lo producido más recientemente?)
• Exacta (¿es correcta?)
• Accesible (¿puede ser obtenida fácilmente por las partes relevantes?)
La comunicación efectiva debe fluir hacia abajo, a través de y hacia arriba de la organización, tocando todos los componentes y la estructura entera.
Todo el personal debe recibir un mensaje claro de la gerencia superior sobre la seriedad con la que deben tomarse las responsabilidades.
Comunicación
5. Monitoreo/Supervisión
Procurar asegurar que el Control Interno esté a tono con los objetivos, el entorno, los recursos y el riesgo
Concomitante, independiente, combinada y posterior
Labor sumamente importante, compleja y exigente
• Es el proceso de evaluar la calidad del desempeño del control interno en el tiempo.
“No busque fallas; busque el remedio”
Henry Ford
Palabras Prósperas, Resultados Prósperos
Supervisión del Control Interno Institucional:
a) Monitoreo del Control Interno
b) Evaluación del Desempeño Institucional
c) Identificación de deficiencias del control interno de la operación
d) Identificación de las deficiencias en el sistema de información
e) Evaluación de las deficiencias
f) Información de las deficiencias
g) Toma de Acciones Correctivas y Recomendaciones de Mejoramiento
h) Seguimiento de las observaciones
Actividad técnica y especializada, ejecutada desde los niveles más altos de una organización
Un buen Control Interno institucional debe proporcionar una seguridad razonable de que:
a) Se tienen los medios para alcanzar los objetivos y metas
b) Se tienen los medios para identificar y medir riesgos
c)La información que se obtiene es confiable, oportuna y suficiente
d) Se cumple con las leyes, reglamentos, normas y lineamientos
e) Los bienes y recursos están protegidos y en condiciones de disponibilidad
f) Se previene o se corrigen desviaciones u omisiones antes de que ocurran o a tiempo de prevenirlos
CONCLUSIONES
“Las mejores enseñanzas de la vida suelen venir de los momentos más
duros.
Al final seremos juzgados por nuestra capacidad de transformar a
la institución”
Sé Agente de Cambio
¡Muchas [email protected]@gmail.com
“Todo lo que sabemos y compartimos lo hemos aprendido de otras personas”
“10 años fortaleciendo la Rendición de Cuentas y Fiscalización Superior ”