notificacion y cierre de ordenes

MantenimientoNotificación y Cierre de Ordenes

MANUAL DE USUARIO MANTENIMIENTO SAP

MANUAL DE USUARIO SAP

Notificación y Cierre de OrdenesPágina 2 de 12

INDICE

1. Objetivos 32. Ruta 33. Escenario 4

3.1. Notificación individual de órdenes. 5

3.2. Notificación colectiva de órdenes. 7

3.3. Transacciones relacionadas a notificaciones de órdenes. 10

4. Consejos y ejemplos 12



1. OjetivosDurante el estudio de este capítulo usted aprenderá a crear y modificarnotificaciones de horas reales a las órdenes de mantenimiento. La notificación dehoras es el proceso mediante el cual se carga en el sistema los datos reales detiempos de ejecución de las órdenes. Estas horas reales se trasladarán a loscentros de costo productivos con un valor estimado. Este valor estimado es iguala la tarifa plan que se aplicará por cada hora hombre.

Durante la creación de las órdenes de trabajo se planifican los recursosnecesarios para realizar las actividades de mantenimiento. Dentro de estosrecursos se encuentra la mano de obra del personal interno y servicioespecializado.

Durante el proceso de notificación se detalla las causas de las desviaciones entrelas horas reales y las horas planificadas, la misma podrá ser realizada en formaindividual o colectiva.

2. Ruta

Para pode acceder a las notificaciones de las ordenes debemos seguir lasiguiente ruta dentro del menú principal del sistema:

Logística → Mantenimiento → Gestión Mantenimiento→ Notificación → Entrada individual →Registrar (IW41).



3. Escenario

La notificación de órdenes de mantenimiento es el proceso en el cual se registraen el sistema las horas reales trabajadas de las operaciones planificadas en cadaorden de mantenimiento, el mencionado proceso es igual para todos los tipos deórdenes de mantenimiento.

El sistema permite realizar la notificación de horas en forma individual, estoquiere decir que cada una de las operaciones de cada ordenen será notificadaindividualmente o en forma colectiva, este último quiere decir que varias órdenespodrán ser notificadas simultáneamente.

La notificación de las operaciones puede ser parcial o total. En el primer caso lanotificación parcial en una orden de mantenimiento puede efectuarse en cualquiermomento (se recomienda cada fin de semana), para posteriormente terminar lasnotificaciones del trabajo restante, este proceso debe realizarse obligatoriamentesi se tiene ordenes abiertas que duren varios días, las notificacionesdeberán ser efectuadas antes de cada fin de mes. El segundo caso la notificacióntotal final se realiza cuando se ha culminado el trabajo.

Para realizar la notificación de horas podemos utilizar el número de orden yoperación o los números de notificación asignados a cada operación. Todos estosnúmeros figuran en la orden de mantenimiento.

Para realizar las notificaciones se deben completar una serie de campos que sedetallan a continuación. Esto vale tanto para notificaciones colectivas comoindividuales. En el caso de las notificaciones colectivas la interfaz gráfica sepresenta en forma matricial.

- Número de Notificación de la operación: Código que identifica a la relaciónorden + operación antes mencionada.

- Orden: Número de la orden que se quiere notificar.

- Operación: Número de operación de la orden que se quiere notificar.

- Puesto de trabajo: Código del puesto de trabajo responsable de la ejecucióndel mantenimiento.

- Trabajo Real: Cantidad de horas hombre y horas máquina insumidas en eltrabajo (cantidad de personas o máquinas por cantidad de tiempo insumido).



- Clase de actividad: Clave de calculo que me permite prorratear las horas detrabajo de mantenimiento a los centros de costo productivos con unadeterminada tarifa.

- Notificación final: Tilde que indica que la operación se ha confirmadototalmente.

- Eliminar Reserva: Tilde que indica que las reservas de materiales al almacéndeben ser eliminadas porque el trabajo se ha concluido.

- Inicio trabajo: Fecha y hora de inicio del trabajo.

- Fin trabajo: Fecha y hora de fin del trabajo .

- Mot desviación: Código que me indica cual fue la causa de las desviacionesde tiempo entre lo real y lo planificado en la orden de mantenimiento.

- Texto explicativo: Texto explicativo de la notificación.

- Sin trabajo restante: Tilde que indica que la operación no tiene trabajopendiente para notificar.

- Trabajo restante: Tiempo planificado restante a notificar.

- Dur.real notif.: Duración real faltante.

- Fin pronóstico: Fecha y hora pronosticada de finalización de la orden.

Cuando se realiza una notificación de horas el status de la orden cambia,agregándose las palabras NOTP y NOTI en caso que la notificación haya sidoparcial o total respectivamente.

3.1. Notificación individual de ordenes.Para realizar una notificación de una orden en forma individual se procedede la siguiente manera:

Logística → Mantenimiento → Gestión Mantenimiento → Notificación →Entrada individual → Registrar (IW41)

Veremos a continuación un ejemplo de notificación de horas reales en unaorden de mantenimiento, donde vemos una pantalla que muestra lanotificación de una orden de mantenimiento numero 5000000120, una vesllenado el campo de orden se presiona la tecla enter o el icono que estaubicado en la parte superior de la pantalla.



En la parte superior de la pantalla se presenta un icono de parámetrosque nos sirve para poder configurar las notificaciones que

vamos a realizar, se recomienda no modificar ya que viene parametrizadopor defecto de la siguiente manera.

En la siguiente pantalla se muestran cada una de las operaciones listadas.

Para realizar la notificación a cada una de las operaciones se deberáseleccionar la fina correspondiente haciendo clic en la fila al lado izquierdoinicial que se encuentra a continuación ingresamos en número de la orden yla operación que queremos notificar:



Luego hacemos clic en el icono , quwe se encuentra ubicado en la partesuperior de la pantalla, para poder acceder a la pantalla de lasnotificaciones.

En ese momento se nos presenta la siguiente pantalla y completamos losdatos de la siguiente manera:

- Trabajo real (por defecto viene el valor planificado en la orden)

- Notificación final (indica que se ha culminado el trabajo)

- Dur real notif (dato completado o ingresado por el encargado)

- Mot. Desviación (presionando F4 vemos un listado de las posibilidades)

- Texto notificación (texto libre de la notificación).

Una vez completados toda la información necesaria para la notificación quefiguran en pantalla se procede a grabar o Ctrl. S.

Una operación puede ser notificada varias veces en forma parcial, siempreque no se encuentra con notificación final, si es que ocurriría cambio de mesy la operación no fue notificada, es necesario realizar la notificación parcialantes del fin de mes a fin de asegurar las horas de trabajo sean registradasen el mes correspondiente.

3.2. Notificación colectiva de ordenes.Para realizar notificaciones de órdenes en forma colectiva se procede de lasiguiente manera:

Logística → Mantenimiento → Gestión Mantenimiento. → Notificación → Entrada Global→Directo (IW42)



Veremos a continuación un ejemplo de notificación de horas reales en unaorden de mantenimiento, al entrar a esta transacción se nos presenta lasiguiente pantalla, la cual presenta una estructura matricial:

Una ves introducida el numero de orden 5000000122 se presiona la teclaenter o haciendo clic en el cono , para poder mostrar la información en latabla.

Teniendo la tabla llena, se procede a seleccionar todas las filas de cada unade las operaciones de la orden de mantenimiento, después se deberáchequear cada una de las opciones mostradas.



Una vez lista la selección y las marcaciones se encuentren realizadas, sedeberá presionar la tecla enter o hacer clic en el icono , paso siguiente sepresentara la pantalla de notificación mostrada en anterior oportunidad, yllenar todos los campos correspondientes como se muestra en la figura acontinuación:

- Trabajo real (por defecto viene el valor planificado en la orden)- Notificación final (indica que se ha culminado el trabajo)- Dur real notif (dato completado o ingresado por el encargado)- Mot. Desviación (presionando F4 vemos un listado de las posibilidades)- Texto notificación (texto libre de la notificación).

Una vez completados toda la información necesaria para la notificación quefiguran en pantalla se procede a grabar haciendo un Clic en el. Icono , yposteriormente se Irán presentando de manera automática todas lasoperaciones que fueron seleccionadas en la pantalla principal. Una veznotificadas todas la operaciones se presentara la siguiente pantalla.



El icono mostrado en la parte superior de cierre técnico de la orden, realiza el cierre técnico de la orden de mantenimiento, el

paso se podrá realizar siempre que todas las operaciones se encuentrencon notificación final y a demás todas las reservas hayan sido atendidas,caso contrario no se podría realizar el cierre técnico.

3.3. Transacciones relacionadas a notificaciones de ordenes.Además de la notificación de horas individual y colectiva existen otrastransacciones asociadas con notificación. Estas transacciones son:- Anulación de notificación de horas: Esta transacción permite anular

una notificación creada con error. A partir de este proceso las horasasignadas al centro productivo receptor desaparecen.

Para realizar una anulación de una notificación de horas se procederá dela siguiente manera:Logística → Mantenimiento → Gestión Mantenimiento → Notificación → EntradaIndividual → Anular (IW45).

Se ingresa el número de orden y el número de la operación que fue malnotificada y presionando enter aparece la siguiente pantalla:

Llenado el numero de orden y posteriormente presionado la tecla enter ohaciendo clic en el icono , pasamos a la pantalla siguiente.



Aparecerá un mensaje de advertencia, que haciendo clic en SI se aceptael ingreso a la anulación de la notificación de la orden, en caso que no sequiera anular se deberá hacer clic en NO, la ultima alternativa muestrainformación de status de la notificación.

Seleccionando una de las filas que realizando un clic en el botón del lado

izquierdo de la pantalla, luego se lleva el cursor al icono para poderacceder a la vista de la notificación donde podremos realizar la anulaciónentrando al menú de la parte superior

Notificación → Grabar ctrl.-S

Una vez seleccionando en el menú la opción grabar se despliega lapantalla de anulación de la notificación, donde tenemos escribir el motivode la anulación de la notificación para quede registrada en el sistema.



Terminados de realizar todos estos pasos la notificación de la operaciónseleccionada quedo anulada.

- Documento de medición desde notificación de horas: Estatransacción se utiliza para actualizar el valor de los contadores en elsistema. Esta transacción debe ser realizada en forma corriente ya quetiene mucha influencia en los planes de mantenimiento preventivoasociados. Es muy conveniente registrar en las órdenes demantenimiento el valor del contador en el momento de reparación, paraluego cargarlo durante la notificación de horas.

4. Consejos y ejemplos

- Notificación Individual: Se utiliza cuando se debe notificar una sola orden demantenimiento que ha sido culminada. Este proceso se realiza generalmentecuando la función de notificación de horas está descentralizada a todos losusuarios.

- Notificación Colectiva: Se utiliza cuando se deben notificar varias órdenesde mantenimiento simultáneamente. Esta funcionalidad se utilizageneralmente cuando la responsabilidad de las tareas de notificación estácentralizada en un solo usuario.

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