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Seguridad razonableLos SCI no son infalibles porque tienen Los SCI no son infalibles porque tienen

limitaciones inherentes:limitaciones inherentes:

El establecimiento de controles se basa en El establecimiento de controles se basa en consideraciones de beneficio-costoconsideraciones de beneficio-costo

Los juicios humanos en la toma de decisiones Los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosospueden ser defectuosos

El fracaso puede provenir de fallas humanas como El fracaso puede provenir de fallas humanas como errores o irregularidadeserrores o irregularidades

La Administración puede desbordar su propio La Administración puede desbordar su propio sistema sistema

Concepto de Normas Técnicas

Establecen criterios profesionales para ser Establecen criterios profesionales para ser observados en las distintas áreas de observados en las distintas áreas de administración financiera, operacionales, de administración financiera, operacionales, de programas y proyectos, por lo que programas y proyectos, por lo que constituyen las constituyen las guías básicasguías básicas de aplicación de aplicación general con general con carácter obligatoriocarácter obligatorio en las en las entidades u organismos estatales. entidades u organismos estatales.

Técnicas de C:ISon el conjunto de actividades que se emplean para prevenir,detectar, y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar las transacciones. Por consiguiente debenser aplicadas con el propósito de obtener una certeza razonablede que el objetivo del control interno se logra total o parcialmente.

Validación AutorizaciónComparaciónVerificación de cumplimiento

Aseguramiento Numeración secuencialVerificación aritméticaArchivos

Reejecución Doble verificaciónControl Previo

Especializaciónfuncional

Segregación defunciones, Accesorestringido,Supervisión Auditoría Interna

Procedimientos de C.I

Los siguientes procedimientos son esenciales para el Los siguientes procedimientos son esenciales para el

control de los recursos humanos, financieros y materialescontrol de los recursos humanos, financieros y materiales: :

Responsabilidadesdelimitadas

Segregaciónde funciones Ningún empleado debe ser

Responsable de una Transacción completa

fianzas para Protección de losRecursos Públicos

Instruccionespor escrito Control y uso de

Formularios prenumerados

Evitar el uso dedinero en efectivo

Uso de un mínimo decuentas bancarias y

firmas mancomunadas.

Depósitos oportunose

intactos.

Principios de C:I

Los principios de C:I son valores institucionales que sirven de Los principios de C:I son valores institucionales que sirven de base o cimientos en toda administración pública, con el base o cimientos en toda administración pública, con el propósito de alcanzar los objetivos programados.propósito de alcanzar los objetivos programados.

Equidad MoralidadEquidad Moralidad

Eficacia EficienciaEficacia Eficiencia

Economía Rendición de cuentasEconomía Rendición de cuentas

Preservación del Medio Ambiente Preservación del Medio Ambiente

NORMAS TECNICAS DE CONTROL INTERNO (NTCI)

APENDICE IACTIVIDADES DE CONTROL APLICABLES A LOS SISTEMAS DE

ADMINISTRACIÓN (Son 9 Sistemas)1. Organización Administrativa(14)2. Administración de los Recursos Humanos(15)3. Planeación y Programación(10)4. Presupuesto(10)5. Administración Financiera(18)6. Contabilidad Integrada(11)7. Contratación y Administración de Bienes y Servicios(24)8. Inversiones en Proyectos y Programas(5)9. Tecnología de la Información(7) 114 elementos

111.ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA (SON 14 FACTORES O ELEMENTOS)1. Estructura Organizacional2. Delegación de Autoridad y Unidad de Mando3. Canales de Comunicación4. Gerencia por Excepción5. Gerencia por Resultados6. Separación de Funciones Incompatibles7. Supervisión8. Procedimientos9. Documentos de Respaldo10. Control y Uso de Formularios Prenumerados11. Archivo de Documentación12. Control de Sistemas Automatizados13. Unidad de Sistema14. Custodia de los Recursos y Registro

1. 1 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

• Cada Entidad se organizará en función de su visión, misión y objetivos institucionales, concordantes con las disposiciones del Organismo Rector correspon- diente, los principios generales de organización y las NTCI.

• La Estructura Organizacional debe estar subordinada a la Planeación Estratégica de la Entidad.

• Formalizarse en un Manual de Organización conforme la naturaleza de sus operaciones.

1.2 Delegación de Autoridad y Unidad de Mando

• Fijación de los niveles de autoridad en los niveles de mando, separando actividades incompatibles de modo que cada ejecutivo asuma sus responsabilidades • Niveles superiores deben delegar autoridad a los niveles menores a fin de que tomen sus decisiones conforme sus funciones asignadas • Mantener el principio de unidad de mando en todos los niveles, lo que significa que debe ser responsables de sus actuaciones y funciones

1.3 Canales de Comunicación Debe haber líneas de comunicación recíprocas entre todos los niveles de la Entidad de manera que permita una fluidez de las transacciones y de las desiciones gerenciales. 1.4 Gerencia por excepción El Máximo Ejecutivo y los distintos jefes de áreas, sólo deberán decidir sobre asuntos que no puedan decidir los niveles menores, orientando su atención a los asuntos de significación y trascendencia, al análisis y formulación de programas y proyectos, evaluación de la gestión por indicadores y otros de importancia.

1.5 Gerencia por Resultados• Enfoque conceptual de gerencia por resultados, aplica- dos a la organización en concordancia con la Planeación Estratégica y la Programación de Operaciones.• Este enfoque significa establecer objetivos, metas, activi- dades y tareas.• Asignar responsables por la realización de tareas y acti- vidades y fechas concretas de resultados.

1.6 Separación de Funciones Incompatibles• Se limitarán las funciones de las Unidades y de los Servi- dores Públicos de modo que halla independencia y se- paración entre funciones incompatibles como son: auto- rización, ejecución, registro, custodia de fondos y otros.

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1.7 Supervisión • Se establecerá y mantendrá en todos los niveles de mando un adecuado nivel de supervisión que permita el logro de los objetivos del control interno.

• La supervisión se realizará mediante: 1. La indicación de las funciones y responsabilidades atribuidas a cada servidor. 2. El examen sistemático del trabajo de cada Servidor Publico (SP), en la medida que sea necesario. 3. La aprobación del trabajo en puntos críticos del desa- rrollo para asegurar que avanza según lo previsto.

1.8 Procedimientos Los procedimientos que se desarrollan en una Entidad deberán estar integrados en Manuales de Procedimientos. Estos deben ser de fácil comprensión y ampliamente difundidos.

1.9 Documentos de Respaldo Las operaciones deberán contar con toda la documentación necesaria y suficiente que respalde su veracidad, naturaleza, finalidad, autenticidad y que facilite su verificación.

1.10 Control y uso de Formularios Prenumerados Se deberá establecer el uso de formularios prenumerados para las operaciones normales de las Entidades. Estos deberán preveer el número de copias necesarias y el destino de cada una, así como el control que deberá ejercerse sobre éstas.

1.8 Procedimientos Los procedimientos que se desarrollan en una Entidad deberán estar integrados en Manuales de Procedimientos. Estos deben ser de fácil comprensión y ampliamente difundidos.

1.9 Documentos de Respaldo Las operaciones deberán contar con toda la documentación necesaria y suficiente que respalde su veracidad, naturaleza, finalidad, autenticidad y que facilite su verificación.

1.10 Control y uso de Formularios Prenumerados Se deberá establecer el uso de formularios prenumerados para las operaciones normales de las Entidades. Estos deberán preveer el número de copias necesarias y el destino de cada una, así como el control que deberá ejercerse sobre éstas.

1.11 Archivo de Documentación

Archivo de documentación de respaldo en orden lógico de fácil acceso y utilización. Deberá ser conservada adecuada-mente, preservándola conforme el tiempo que indican las regulaciones legales sobre la materia.

1.12 Control de Sistemas Automatizados de Información

Se deberá contar con un sistema automatizado de informa-ción que permita obtener, registrar, computar, compilar,controlar y comunicar información en forma correcta yoportuna. Debe tenerse en cuenta los mecanismos de auto-rización y prueba de los sistemas; restricción del acceso alCentro de Cómputo y protección física de los equipos.

1.13 Unidad de Sistema Cuando sea necesario, se deberá contar con una instancia que se encargue de apoyar a la Maxima Autoridad, en el dise- ño e implantación de la estructura organizacional y de los ma- nuales, reglamentos y otros instructivos específicos que sirvan para el mejor funcionamiento de los Sistemas que tenga en operación la Entidad relacionados con la administración, fi- nanzas, control interno, informática y otros. 1.14 Custodia de los Recursos y Registro El acceso a los recursos y registros debe limitarse a los Servi- dores Públicos (SP) autorizados para ello, quienes están obligados a rendir cuenta de la custodia o utilización de los mismos. Las diferencias por comparatividad deberán ser investigadas para su debida atención, ya sea para sus co- rrecciones o para reposiciones según el caso.