NORMAS ISO Y AUDITORIA

M. LORETO O’RYAN SORO

INSTITUTO NACIONAL DEL TORAX

ALGO DE HISTORIA

• 1931 Aparece una primera publicación “Control económico de la calidad de productos manufacturados” (Walter Shewart )

• 1941- 1942 Aparecen los “Estandares Z” Evitar la descordinación entre diferentes fabricantes y suministradores de armas

• 1987 Publicación por primera vez de los estándares ISO cuya sede central está en Ginebra

DEFINICION DE CALIDAD

• Hacer las cosas bien

• A la primera

• Un producto /servicio bueno

Define: métodos- criterios –procedimientos

Resultado: Siempre el mismo

Calidad: Asegurada

¿QUE APORTA UN SISTEMA DE CALIDAD?

REQUISITOS PARA LA CERTIFICACION ISO

• Sección 1: Objeto y campo de acción• Sección 2: Referencias y normativas• Sección 3:Teminología y definiciones• Sección 4: Sistema de Gestión de calidad• Sección 5 Responsabilidad de la dirección• Sección 6: Gestión de Recursos• Sección 7: Realización del Servicio /Producto• Sección 8: Medición Analisis y mejora

PRINCIPIOS BASICOS DE LA GESTION DE LA CALIDAD

• 1.- Organización enfocada a los clientes

• 2.- Liderazgo (Dirección de la organización)

• 3.- Compromiso de todo

el personal

• 4.- Enfoque a procesos

5.- Mejora continua

6.- Enfoque objetivo hacia la toma de decisiones

(Análisis de datos y en la información)

7. Relaciones mutuamente

beneficiosas con los

Proveedores

DEFINICION ISO DE AUDITORIAS DE CALIDAD

• Un examen sistemático e independiente para determinar si las actividades y los resultados relacionados con la calidad cumplen disposiciones preestablecidas, y si estas disposiciones se aplican en forma efectiva y son aptas para alcanzar el objetivo

DEFINICION DE AUDITORIA

• Es una comparación sistemática e independiente entre la manera que una operación se está realizando y la forma que debería realizarse según los procedimientos publicados

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

• Determinar la CONFORMIDAD con los requisitos especificados.

• Determinar la EFICACIA para cumplir los objetivos

• Proporcionar al auditado una oportunidad para MEJORAR su sistema de calidad

DECALOGO DEL AUDITOR

1.- Preparar la auditoría con anticipación (30 días).2.- Interiorizarse de los procesos a auditar (15 a 20 días). 3.- Observar la ejecución del proceso y su entorno.4.- Prepara el ambiente par el desarrollo de la auditoría.5.- Adoptar una postura empática y no represiva.6.- Utilizar un lenguaje claro y asertivo.7.- No interrumpir las respuestas del auditado.8.- No inducir respuestas.9.- No emitir juicios de valor.10.- Comprobar las respuestas del auditado verificándola

con la documentación respectiva.

DESCRIPCION DEL PROCESO DE AUDITORIA

1.- ETAPA DE COMUNICACIÓN

Citación a reunión a los responsables del área (Jefatura superior y de las secciones) con el objeto de:• Informar de los Objetivos• Alcance• Solicitar documentación de los procesos y sus responsables• Aclaración de dudas, acuerdos• Fecha y hora de la ejecución• Firma de los asistentes

REUNIÓN DE COORDINACION INTERNA INT

PresentaciónPrograma: OBJETIVOS ESPECÍFICOS:Verificar la aplicación del convenio en sus aspectos administrativos tales como: licitación, adjudicación, resguardo

de activos fijos y financieros.Verificar la ejecución del convenio y manual de procedimientos en los aspectos clínicos tales como: calidad,

oportunidad y excelencia del servicio recibidoEvaluar el total de registros, archivos y respaldos relacionados con las unidades clínicas y administrativas.

INFORMACION SOLICITADA (MARTES 3 DE ENERO)SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

Antecedentes de la publicación de la licitación por el servicio de esterilización. Antecedentes de la comisión evaluadora de adjudicación Convenio y todos los registros relacionados. Procedimientos de pago por el servicio de esterilización, respaldos, información o archivos relacionados. Inventario de instrumental entregado a la Empresa intramedica al inicio del convenio Inventario actualizado del instrumental. Inventario de equipos, mobiliario e infraestructura entregados a la empresa Intramedica y actualizado. Registro de todos los egresos por concepto de pagos a la empresa de esterilización. archivos e

información relacionada. Registro de todos los costos del servicio de esterilización en dependencia del INT desde el 2001 a 2004. Procedimiento de revisión y análisis de rendiciones o cobranzas de los servicio prestado por Intramedica.

Archivos e información relacionada. Procedimiento de supervisión del programa de mantención de equipos ejecutado por Intramedica y

acordada en el convenio. Archivos e información relacionada. Procedimiento de control de la venta de servicios a terceros realizados por Intramedica en las

dependencias del INT estipuladas por convenio y con compromiso de descuentos en las rendiciones. Archivos e información relacionada.

UNIDAD DE AUDITORIA Y EVALUACION DE LA GESTION

AUDITORIA CLINICA Y ADMINISTRATIVA DEL SERVICIO DE "-ESTERILIZACION"

SUBDIRECCIÓN DE ENFERMERÍA – Normativa del proceso de Esterilización en los Servicios clínicos. – Inventario de instrumental entregado a la Empresa intramedica al inicio del

convenio. –  Inventario actualizado. – Procedimientos de registro, actualización, movimientos y baja de instrumental

utilizado por los servicios clínicos,  información relacionada. – Evaluaciones del servicio de esterilización. – Otra información aportada por los servicios

• Quien: Integrantes de la Unidad de Auditoria

• Cómo: Entrevistas, revisión de documentos, revisión de archivos, reunión de síntesis

• Acuerdos: Dudas de lo planteado, fechas y horas

• Firma de los integrantes

• Fecha

DESCRIPCION DEL PROCESO DE AUDITORIA

2.-ETAPA DE PLANIFICACIÓN

• Selección de documentos procedimientos a auditar

• Preparación de listado de verificación (Anexo 7.2)

• Preparación de entrevistas

DESCRIPCION DEL PROCESO DE AUDITORIA

3.- ETAPA DE EJECUCION

• De entrevistas

• Aplicación listado de verificación, conclusiones, grado de conformidad (Grados de no conformidad Menor, Mayor, Critica)

• Información al auditado informe de no conformidades (Anexo 7.3)

• Acuerdo de medidas correctivas (Anexo 7.3)

• REUNIÓN DE CIERRE

Auditoria Nº Fecha Inicial Fecha Término

Uso Interno Nº Correlativo

Objetivo de la Auditoria: Constatar y evaluar el sistema de recepción, oportunidad de registro y archivo de documentos contables (Facturas y Guías de despacho) de circulación en las unidades clínicas y administrativas del INT, con el propósito de determinar. Existencia y aplicación de sistemas de control Eficacia de éstos y la posibilidad de mejorar en forma continua. Existencia de sistemas institucionales de control con criterios comunes y de

conocimiento de todas las unidades clínicas y administrativas relacionadas Eficacia de éstos y la posibilidad de mejorar en forma continua. Auditor Jefe : Maria Loreto O’ryan Soro Auditados : Dr. Rivera, Enf. Patricia Muñoz, Aux. Claudia Ureta Auditor : Manuel Zapata Vergara No Conformidad Ausencia de procedimientos escritos para el manejo interno de los documentos

contables. Ausencia de un informe o reporte a su cliente interno (Abastecimiento) donde declare

el consumo de productos en un periodo de tiempo determinado. Acción Correctiva Propuesta El auditado acepta la no conformidad descrita y se responsabiliza por realizar la acción correctiva propuesta en la fecha de término especificada. Firma Auditor: Firma Auditado:

DESCRIPCION DEL PROCESO DE AUDITORIA

4.- INFORME FINAL

Preparación: Consolidación de informes deNO conformidades ( anexo 7.6)

Entrega: Al Director y al Consejo de Calidad

Entrega al Director

Reunión de información con los equipos involucrados y de definiciónde acciones correctivas

DESCRIPCION DEL PROCESO DE AUDITORIA

5.- SEGUIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS (anexo 7.5)

Aplicación de matriz de seguimiento: Evalúa la implementación de la acción correctiva. satisfactoria cierre

No es satisfactoria Nuevas acciones correctivas

NO SE ESTAN BUSCANDO “ERRORES” NI “CULPABLES” SE

ESTAN ENCONTRANDO “OPORTUNIDADES DE

MEJORAMIENTO”