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CURSO AUDITOR INTERNO DE

SISTEMAS DE GESTION

AMBIENTAL

AUDITORIAS AMBIENTALES

METODOS

Elaborado por la Ing. Luz Stella Berón

¿QUE ES UNA AUDITORIA?

Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener registros, declaraciones de hechos o cualquier información que sea pertinente para verificar el cumplimiento del conjunto de políticas directrices, procedimientos, requisitos legales o de los clientes de una organización, que son verificables y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determina la extensión en que se cumplen.

CLASES DE AUDITORIAS Auditorías internas

(de primera parte ).

• Para la propia empresa, con objetivos

específicos

– Verificar que el sistema de gestión esté

implementado, operando de acuerdo con las

directrices de la alta dirección.

– Verificar mejoramiento en los procesos productivos ó

administrativos.

– Seguimiento a la gestión de procesos específicos

– Auto declaración de la organización

AUDITORIAS EXTERNAS

Partes que tienen interés en la organización

• Auditorías a proveedores – El Cliente

• Quiere conocer la gestión de sus proveedor de un servicio, para garantizar su desempeño.

• Comprar o vender productos en otros mercados.

• Adquirir la empresa.

• Para propósitos legales, regulatorios y similares.

• Organizaciones auditoras independientes

y externas. (tercera parte)

– Entes certificadores de la conformidad de

acuerdo a una norma, por ejemplo ISO 14001

(segunda y tercera parte)

AUDITORIAS EXTERNAS

• Auditoria combinada:

– cuando se realizan auditorias a dos

o más sistemas de gestión;

ejemplo: calidad, ambiental, S&SO.

• Auditoria conjunta:

– cuando dos o mas organizaciones

cooperan para auditar a una sola

organización.

(segunda y tercera parte)

DEFINICIONES ISO 19011 Observador

Persona que acompaña al equipo auditor pero no audita

Guía

Persona asignada por el auditado para asistir al equipo auditor

Riesgo

Efecto de la incertidumbre en los objetivos

conformidad

Cumplimiento de un requisito

No conformidad

Incumplimiento de un requisito

Sistema de Gestión

Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos

Hallazgos de la auditoria.

Resultado de la evaluación de la evidencia de la auditoria

A P

V H

PROCESO

AUDITORIA

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

PROCESO DE AUDITORIA

APLICACIÓN DEL P H V A

• Planeación de las actividades del proceso de auditoria – ¿Cómo planea las actividades productos y servicios?

• Programación – Recursos técnicos, financieros y humanos – Tiempo requerido para la realización de la auditoria – Periodo proyectado a ejecutar – Disponibilidad de auditores y auditados.

• Auditores – Competencia

» Conocimientos técnicos » habilidades

– Independencia

• HACER, verificar en el control operacional la ejecución de todas las actividades, productos o servicios. – ¿ Cómo ejecuta las acciones planeadas, registros, instructivos,

procedimientos? • Verificación en el campo • En las actividades de oficina

PROCESO DE AUDITORIA

APLICACIÓN DEL P H V A

• Verificar los logros alcanzados – ¿Qué registros de control se llevan para verificar la eficacia

de las acciones? – El proceso tiene acciones correctiva, revisar los planes de

acción y su avance – Revisar las acciones correctivas de las auditorias anteriores. – Verificar los indicadores del proceso en calidad, ambiental y

SISO. servicio.

• Acciones de mejoramiento en el proceso – Revisar la mejora en los procesos y en el proceso de auditoria – Identificar las necesidades de capacitación de los auditores. – Evaluar el proceso de la auditoria, tiempos, recursos,

efectividad.

PROCESO DE AUDITORIA

PROGRAMACION

•Planeación de las actividades del proceso de auditoria

– Programación

– Definición de objetivos de la auditoria.

– Alcance de la auditoria

• Recursos técnicos, financieros y humanos

• Tiempo requerido para la realización de la auditoria

• Periodo proyectado a ejecutar

• Auditores

PROGRAMACION

• Cronograma de todas las auditorias, relacionando los objetivos de cada

una de ellas, puede incluir auditorias de primera, segunda y tercera parte.

• El programa incluirá las actividades necesarias para planificar, organizar el

tipo y número de auditoria de forma que se cuente con los recursos

necesarios para garantizar de forma eficaz y eficiente el proceso en los

plazos establecidos.

• La alta dirección puede definir una o más auditorias de acuerdo a las

necesidades de los procesos.

• Asignará la responsabilidad de gestionar el programa de auditoria, de

forma que se establezca, se implemente y se realice el seguimiento al

programa e identifique los recursos necesarios para su ejecución.

Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio

Objetivo Alcance

Interna

BASC

Interna

calidad

Organizació

n

Ambiental

Externa

RUC

Cliente A

Cliente B

Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Interna

BASC

Interna

calidad

Organizació

n

Ambiental

Externa

RUC

Cliente A

Cliente B

CRONOGRAMA DE AUDITORIAS 2009

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

• Prioridades de la dirección: – Verificar la conformidad de un sistema de gestión

• Propósitos comerciales – Compra de un predio

• Requisitos del sistema de gestión – Certificación de la conformidad con una norma

• Requisitos legales, reglamentarios o contractuales • Necesidad de evaluar proveedores

– Cumplimiento de las políticas de la organización

• Requisitos del cliente • Otras partes interesadas

– Comunidad vecina, autoridades ambientales

• Riesgos de la organización.

PRINCIPIOS DE LOS AUDITORES

• Conducta Ética: – Imparcial, sincero, honesto y discreto

• Mente Abierta: – Dispuesto a considerar ideas ó puntos de

vista alternativos

• Diplomático – Con tacto para las relaciones personales

• Observador • Consciente del entorno físico y de la

actividades.

• Perceptivo – Consciente y capaz de atender las

situaciones.

HABILIDADES

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA

• Enfoque basado en la evidencia.

• El método racional para alcanzar conclusiones de auditorias

Debido cuidado profesional

Enfoque basado en la evidencia

.

Confidencialidad: Seguridad de la información Los auditores deberían ser prudentes en el uso y la protección de la información adquirida en el transcurso de sus tareas. La información de la auditoría no debería ser utilizada de manera inapropiada ya sea para beneficio personal, del auditor o del cliente de la auditoría, o que resulte en detrimento del interés del auditado. Este concepto incluye el manejo apropiado de información sensible, confidencial o clasificada

Necesidad de los auditores a ejercer su discrecionalidad en el uso y protección de la información adquirida en el ejercicio de sus

funciones 113

Integridad

El fundamento de la profesionalidad Realizar su trabajo con honestidad, diligencia y responsabilidad; Observar y respetar cualquier requisito legal y reglamentario aplicable; Demostrar su competencia mientras desempeña su trabajo; Realizar su trabajo de una manera imparcial, por ejemplo, siendo justo y sin tendencias en su trato con todos; Ser sensible a cualquier influencia sobre su juicio que pudiera ser ejercida por otras partes interesadas mientras se realiza una auditoría.

Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría Los auditores deberían ser independientes de la actividad que es auditada Ser independientes de los gerentes operativos de las funciones a ser auditadas. Para las organizaciones pequeñas, pudiera no ser posible que los auditores internos sean totalmente independientes de la actividad que es auditada, pero deberían hacerse todos los esfuerzos para eliminar los sesgos y facilitar la objetividad

114

Presentación ecuánime Los hallazgos conclusiones informes de auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoria y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado.

5.2 Establecimiento de los objetivos del

programa de Auditorías

5.3 Establecimiento del programa de

Auditorías

5.4 Implementación del programa de

Auditorías

5.5 Seguimiento al programa de

Auditorías

5.6 Revisión y mejora al programa de

Auditorías

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

ACTUAR

ENFOQUE DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

PLANEAR

• PROGRAMACION – OBJETIVOS

– ALCANCE

– DEFINICION DE EQUIPO DE AUDITORES • VERIFICACION COMPETENCIA DEL EQUIPO

• INDEPENDENCIA

• PLANEACION – PREPARACION DE LA AUDITORIA

• VERIFICACION DE LOS CRITERIOS DE LA AUDITORIA

taller 1 Procedimiento de auditorias

de la empresa –

• Leer el procedimiento de auditorias de la empresa.

• Hacer listado de la información sobre los compromisos como auditor.

Organización

o persona

que solicita

una auditoria

ADMINISTRADOR DEL

PROCESO DE LA AUDITORIA

Persona (s)

con la competencia

para llevar a

cabo una auditoria

Proceso en donde

se llevara a

cabo el análisis

de la conformidad

con los requisitos

• Determinar la conformidad o no de

los elementos del sistema de gestión

de acuerdo con los requisitos

especificados por la alta Dirección .

• Determinar la EFICACIA del

sistema de gestión implementado

para cumplir objetivos específicos.

• Proporcionar al proceso auditado

oportunidad para MEJORAR su

sistema de gestión.

• Verificar el desempeño del proceso

EL OBJETIVO DE UNA AUDITORIA INTERNA

PROGRAMA DE LA AUDITORIA

• El alcance, el objetivo y la duración de cada auditoria.

• La frecuencia de la auditoria que se realicen

• El seguimiento a los mejoramientos establecidos en auditorias

anteriores

• Verificación de indicadores, cumplimientos de requisitos legales.

• Inquietudes de la comunidad u otras partes interesadas.

• Procesos de certificación de la conformidad del sistema de gestión.

• Revisión programada del SGA

• Requerimiento contractual

• Cambios en el entorno, internos, nuevas reglamentaciones,

exigencias de los clientes

• Problemas ambientales

PAUTAS PARA EL

PROGRAMA:

EL PROGRAMA PUEDE MODIFICARSE:

Cuando hay cambio significativo en el SIG.

Cuando sea necesario verificar la implantación de alguna acción

correctiva.

Cuando durante la operación normal se detecte algún incumplimiento

significativo en el SIG.

PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA

•Todos los sectores y procesos del Sistema de

Gestión

•Todos los requisitos de la norma aplicable

•Frecuencia según importancia de la actividad

•Tiempo de realización de cada auditoría

•Acuerdo de fechas con auditados.

PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA

PARA ELABORAR EL PROGRAMA DE AUDITORÍAS SE DEBE CONSIDERAR:

Selección de los auditores

Disponibilidad de los auditados

Independencia de los auditores

Conocimiento y competencia de los

auditores.

Sitios de la auditoria

Documentos requeridas para la realización

de la preparación de la auditoria

DEFINIR AL

EQUIPO

AUDITOR

DEFINIR EL OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

ò Determinar conformidad

ò Determinar funcionamiento

ò Determinar efectividad

ò Proveer oportunidad de mejora

ò Asegurar cumplimiento de requisitos legales o

regulatorios

DEFINIR EL ALCANCE DE LA AUDITORÍA

î Lugares, procesos

î Criterios - requisitos

î Período de tiempo

PROGRAMACIÓN DE LA AUDITORÍA

PLAN DE AUDITORIA INTERNA

Objetivo: El cumplimiento de las directrices de la organización y su desempeño, de acuerdo a la implementación del SGA.

Alcance Procesos administrativos, operativos y de apoyo de la plantas DIACO

Y SIDELPA

Criterios Procedimientos, manual de gestión, políticas organizacionales, requisitos legales

Fecha Proceso auditor 1 Auditado

Fecha Compras Auditor 1 Responsable

Junio 4 2009 Almacén Auditor 2 Auditor 1 Responsable

Patio de recepción Auditor 3

Fundición Auditor 4

PLAN DE AUDITORIA

Sirve para notificar al auditado respecto a:

El objetivo de la auditoria

El alcance de la auditoria

Las áreas a evaluar

Personas (cargos) que atenderán la

auditoria

Los auditores

Fecha, lugar y hora de la auditoria

Duración prevista para esta actividad

Personas (cargos) a quien entregar el

informe

Establece los límites de la auditoría en términos de:

procesos, actividades, áreas, documentos, numerales o

secciones de un documento, registros, cargos o roles,

periodos de tiempo o una combinación de los

anteriores.

Alcance (a qué y hasta dónde)

Lo define:

Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien

administra el proceso de auditoría ó El auditor

asignado Nota 1: Debe permitir que se obtenga la información y las

evidencias suficientes para dar respuesta al objetivo de la

auditoría.

EL PLAN DE AUDITORÍA

Según sea el caso: Quién solicita la auditoría, Quien

administra el proceso de auditoría

Lo define:

Responde a las preguntas ¿Qué se espera lograr con

esta auditoría? Cuál es el resultado esperado?; Es la

respuesta que debe presentar el equipo auditor en sus

conclusiones.

Objetivo (para qué)

EL PLAN DE AUDITORÍA

Nota 1: Debe ser consistentes con el programa de auditoría.

Nota 2: Puede complementarse con objetivos particulares de

solicitudes realizadas por otros interesados.

Taller Nº 1

• Preparación plan de auditoria

– Elegir los procesos para la realización de la auditoria ambiental.

– Realizar el plan e informar al grupo la fecha, la hora de la auditoria proyectada.

– Confirmar los criterios de la auditoria.

Tiempo = 15 minutos.

Un documento de trabajo

Una herramienta para estructurar la

auditoria a realizar

Un soporte para realizar entrevistas

Una guía para determinar si las prácticas

reales concuerdan con los procedimientos

establecidos y los requisitos

Un instrumento para registrar hallazgos

Una base para elaborar el informe de

auditoria

LA HOJA DE VERIFICACIÓN ES:

ESTUDIAR LA INFORMACIÓN

PERTINENTE

Identificar actividades, indicadores, cargos,

áreas, normas, registros, procedimientos,

especificaciones, instrucciones y

comunicaciones, entre otros aspectos que

se encuentren asociados al objeto de

auditoría.

Informes de auditorías anteriores y eventos

que puedan afectar el objeto de auditoría.

ESTUDIAR LA INFORMACIÓN

PERTINENTE

Analizar y entender el objetivo de la

auditoría

Identificar la relación del objeto de

auditoría con los objetivos de la

organización

Conceptualizar el objeto a auditar

(proceso) dentro del sistema de gestión

BENEFICIOS DE ESTUDIAR LA

INFORMACIÓN PERTINENTE

• Entender el sistema.

•Ayuda a la planeación.

• Identifica la necesidad de especialistas.

• Identifica problemas - riesgos.

• Provee oportunidad para llenar

insuficiencias de conocimientos.

• Evalúa si es entendible.

Taller Nº 2

• Preparación hoja de seguridad

– Asignar a cada grupo un procedimiento para la preparación de la lista de verificación que deberá utilizar en una auditoria

Tiempo de ejecución: 40 minutos

• REUNION DE APERTURA

• RECOLECCION DE EVIDENCIAS – VISITA PROCESOS – ENTREVISTAS – REVISION DOCUMENTAL – REGISTROS – ANALISIS DE LOS CRITERIOS DE AUDITORIA

• REUNION DE CIERRE

– DEFINICION HALLAZGOS • NO CONFORMIDADES • ANALISIS DE CAUSAS • PLANES DE ACCION

– INFORME DE LA AUDITORIA

• SEGUIMIENTO PLANES DE ACCION

HACER

Mantenimiento y mejora de la

competencia

Práctica activa

Actualización

Desempeño

Encuestas

Evaluación de un auditor más experimentado

Revisión de informes y cumplimiento

Secuencia de actividades:

Reunión de apertura

Desarrollo de entrevistas

Técnicas para la recolección de

evidencia

Análisis y calificación de hallazgos

Reunión de cierre

RECOLECCIÓN DE EVIDENCIA

Con el responsable del tema a auditar y/o

quienes van a participar en la auditoría

Confirmar objeto y alcance

Revisar actividades y duración de la auditoría

y confirmar el plan de auditoría

Verificar asignación de recursos

Clarificar inquietudes

Confirmar la reunión de cierre

REUNIÓN DE APERTURA

Desarrollo de entrevistas

Tener en cuenta:

Actitud frente al auditado

Estilo social del auditado

Formulación de preguntas

Recolección de evidencia

Recolección de evidencias

ENTREVISTA

• Haga sentir cómodo al

auditado

• Sea amigable.

• Explique el propósito de

la auditoria.

• Evite preguntas cuya

respuesta sea SI o NO.

¿Qué? ¿Como?

¿Por qué?

¿Muéstreme? ¿Donde?

¿Quien?

¿Cuando?

Los 7 amigos del

auditor

Los hechos observados

Los documentos y registros evaluados

Los resultados de las entrevistas

La memoria le puede fallar,

no confíe en ella

En la hoja de verificación registrar

Recolección de evidencia

Sea organizado

Registre los aspectos relevantes

Utilice frases cortas

EJECUTANDO LA AUDITORIA

• Haga un muestreo de actividades,no se centre en una.

• Busque evidencia observando lo que ocurre y revisando registros.

• Haga anotaciones completas de las evidencias, ejemplo: número de

ordenes de compra, número de pedidos, números de ordenes de

trabajo, nombres de registros, procedimientos y sus numerales, etc.

Escriba los detalles.

• Escuche las explicaciones del auditado .

• Anote y confírmelas más adelante si es procedente.No de la

impresión de que no cree.

• Una Auditoria abierta y amigable resultará en un acuerdo de que el

problema existe.

• Verifique si la NC es o no puntual.

Es una actividad posterior a la actividad de campo

Permite presentar las conclusiones del equipo auditor al auditado y a la gerencia de la cual depende

En la reunión de cierre únicamente se presentan las no conformidades y observaciones redactadas por consenso del equipo auditor

Debe darse énfasis a la obtención de un acuerdo con los auditados sobre no conformidades y observaciones identificadas por el equipo auditor

Se recomienda presentar un resumen documentado de la auditoria Actividad auditada

Personas entrevistadas Conclusiones sobre aspectos favorables - Fortalezas Conclusiones sobre aspectos desfavorables Documentos consultados Presentación de observaciones y no conformidades

REUNIÓN DE CIERRE

Componentes básicos en Redacción

de Hallazgos

Aspectos relevantes del proceso

Aspectos por mejorar

No conformidades relacionar:

Elemento del SG que se incumple

Evidencia objetiva que la soporta

INFORME DE AUDITORÍA

Los hechos observados: describa lo que ha visto /

encontrado

El resultado: si se trata de una no conformidad o

un aspecto por mejorar y por qué

El elemento del SG de la empresa: cual elemento ha

presentado la no conformidad o la oportunidad de

mejoramiento

El requisito del referencial: el elemento de la norma

relacionado con el hallazgo

Los riesgos: para el SG, el desempeño, el logro de

objetivos, imagen, etc.

Informe de auditoría

Al redactar el informe incluir

Definir la conformidad del sistema de

acuerdo con los criterios analizados.

Ser concreto

Pensar para quien va dirigido el

informe y como transmito la idea a

quien la recibe

Si se hace a mano, letra legible

Una comunicación escrita breve, clara y precisa

es bien recibida por quien la va a leer

Informe de auditoría

Si yo fuera el responsable del proceso

auditado, con el informe que estoy

leyendo puedo entender qué está

pasando, cuáles son los riesgos y tener

elementos para corregir la no

conformidad encontrada ?

Al redactar el informe nos debemos preguntar:

Informe de auditoría

Acciones y seguimiento

ACCIONES Y SEGUIMIENTO

TOMA DE ACCIONES

SEGUIMIENTO A LAS ACCIONES

CIERRE DE NC

Toma de acciones correctivas

Responsabilidades del auditado

Proponer y desarrollar actividades para implementar las acciones correctivas y preventivas

Definir fechas limite para la implantación de estas acciones

Verificar la efectividad de las acciones correctivas y preventivas

Acordar la fecha de la auditoria de seguimiento

Desarrollar la auditoria de seguimiento de acuerdo con las acciones propuestas

Presentar e informar los resultados de la auditoria de seguimiento

Evaluar la eficacia de las acciones correctivas y preventivas implantadas

Responsabilidades del auditor

Auditorias de seguimiento

Balance de la auditoria

• Analizar si se auditaron todos los procesos.

• Realizar estadística de las auditorias actuales – Oportunidades de mejora por procesos, por

numerales.

– Desempeño de los auditores

– Oportunidades de mejora del proceso de auditoria.

Etapas Documento Responsable Actividades

Planeación Programa de auditoria Equipo coordinador

Programa períodico

Planear recursos

Hacer seguimiento

PreparaciónPlan de auditoria y hoja

de verificaciónAuditores

Informar a los auditados

Estudio de la documentación

Preparación de preguntas y

evidencias a solicitar

EjecuciónReporte de no

conformidades Equipo Auditor

Reunión de apertura

Trabajo de campo

Calificación de hallazgos

Criterios de auditoria

Reunión de cierre

Documentación

Informe

Acciones correctivas y

preventivas

Equipo Auditor

Responsable

Auditado

Enviar informe de auditoria

Documentación de Acciones

SeguimientoProgramación auditoria

de seguimiento

Auditor

Coordinador de las

auditorias

Hacer seguimiento a los planes

propuestos

Verificar efectividad de la

acción

Cerrar la no conformidad

Evalaución del proceso

de auditoria

Acciones correctivas y

preventivas propuestas

Plan de desarrollo

auditores

Equipo coordinador

Auditores

Análsis del proceso

Determinación de acciones para

la mejora

Calificación de competencias

Información para la

gerencia

Informe con

conclusiones para la

gerencia

Equipo Coordinador

Comprar resultados frente a

ciclos anteriores

Medir indicadores

Definir informe para la revisión

gerencial

Redacción de aspectos relevantes

• La empresa está realizando actividades de buenas practicas de galvanoplastia, ha reducido los consumos de agua en un 20%, por tonelada procesada, recirculando los baños de enjuague y disminuyendo a su vez el vertimiento.

Aspectos por mejorar

• Recuperación de la madera que se utiliza para las estibas, de forma que se disminuya la cantidad de madera utilizada.

• Generar control de fugas de agua, para disminuir las perdidas de agua.

Redacción no conformidades

• Problema

– Cual es la desviación presentada

– Que criterio de la auditoria se esta evaluando

– En donde se evidencia la desviación.

Ejemplo 1

• 4.5.2 El pozo subterráneo utilizado en la empresa para el abastecimiento industrial no cuenta con la concesión de aguas actualizada. – No conformidad Mayor, si es auditoria externa.

– Por lo tanto debe ser de prioridad para la empresa solucionarla.

– (Referencial 4.5.2 incumplimiento de una norma de la nación).

Ejemplo 2

• 4.5.1 El laboratorio que realizó los análisis de calidad de aire, no está inscrito en el IDEAM, y no tiene ningún proceso de acreditación.

– De acuerdo con la normatividad colombiana, todos los laboratorios deben estar inscritos en el IDEAM, para garantizar la calidad analítica de los datos ambientales.

CONCLUSIONES DE LA

AUDITORIA • Resultado de una auditoria que proporciona

el equipo de auditor tras considerar los objetivos de la auditoria y todos los hallazgos de la auditoria. – Conformidad del sistema de gestión auditado

• Aspectos relevantes

• Aspectos por mejorar

• No conformidades

– Información sobre el proceso de auditoria: • Desempeño de los auditores,

• Cumplimiento del programa,

• Mejoras en el proceso de auditoria

REFERENCIALES

• NORMA ISO 14001

• NORMAS LEGALES AMBIENTALES

APLICABLES A LA ACTIVIDAD

• DIRECTRICES CORPORATIVAS

Taller Nº 3

• Reunirse en el grupo

– Realizar reunión de apertura

– Ejecutar auditoria al proceso escogido

– Realizar reunión de balance

– Definir las no conformidades

– Realizar reunión de cierre

– Escribir informe

Cada grupo. 30 minutos.

Muchas Gracias!!!!

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