NORMA TÉCNICA EMPRESARIAL

ICONTEC-I.C.B.F.

V Encuentro de Representantes de

la Dirección - Chinchina-Caldas

CONGREGACIÓN DE RELIGIOSOS TERCIARIOS CAPUCHINOS

COMITÉ DE CALIDAD PROVINCIAL

Versión: 01

Agosto 2012

OBJETO DE LA NORMA

SEGÚN ICONTEC-I.C.B.F.

Específica e integra los requisitos de

gestión y operación que deben

cumplir las organizaciones que

prestan directamente el Servicio

Público de Bienestar Familiar en

Protección y Prevención, para

garantizar la calidad del servicio en el

marco de su responsabilidad.

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EXPECTATIVAS DE LA NORMA

SEGÚN ICONTEC-I.C.B.F.

Desarrollar actividades con las

instituciones que prestan el

Servicio Público de Bienestar

Familiar que adoptarán el

modelo de la Norma Técnica

de Empresa, para su

fortalecimiento.

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IMPLEMENTACIÓN CONGREGACION R.T.C. / ICBF /

ICONTEC NORMA EMPRESARIAL

A continuación se presenta la gestión que realiza la Congregación como invitado

para la validación de la Norma Técnica Empresarial ICONTEC - I.C.B.F.

1) 24 de Mayo de 2012: Invitación para la presentación de la nueva norma

empresarial. Evidencia.

2) 20 de Junio de 2012: Aportes generales a la Norma Empresarial por parte de la

Congregación por solicitud de la Oficina de Aseguramiento de la Calidad del

I.C.B.F. Evidencia.

3) 25 de Junio de 2012: Invitación para asistir al "Congreso Internacional

Congreso Mundial de Calidad, Excelencia, Innovación para el Buen

Gobierno". Esta invitación se extiende a las instituciones sabana. Confirma y

Participa, Centro Educativo Amigoniano-Redentor, representado por Jackeline

Franco. Evidencia.

IMPLEMENTACION NORMA EMPRESARIAL

/ CONGREGACION R.T.C. / ICBF / ICONTEC

4) 4 de Julio de 2012: Invitación como institución piloto para

presentar los procesos de calidad de la Congregación. Evidencia 1.

Evidencia 2.

5) 16 de Julio de 2012: Presentación por parte de la Congregación

del auto-diagnostico de la norma empresarial. Evidencia 1.

Evidencia 2. Evidencia 3.

6) 23 de Julio de 2012: Acta de Reunión 16 de Julio de 2012.

Evidencia.

PENDIENTES A 26 DE JULIO DE 2012: Plan de trabajo

establecido por ICONTEC-ICBF a partir del diagnostico expuesto

por instituciones piloto.

CONTENIDO DE LA NORMA

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1. OBJETO

2. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

2.1.TERMINOLOGÍA CON RESPECTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

2.2. TERMINOLOGÍA DE GESTIÓN

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3. REQUISITOS DE GESTIÓN

3.1. CONTEXTO LEGAL

3.2. POLÍTICA DE CALIDAD

3.3. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

3.4. PLANEACIÓN DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

3.5. DOCUMENTACIÓN

3.6.PROPIEDAD DEL USUARIO

3.7. COMPRAS

3.8. GESTIÓN AMBIENTAL

3.9.OPERACIÓN- I.C.B.F.

3.10. CONTINUIDAD DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO

3.11. SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN.

3.12. MEJORAMIENTO.

1. OBJETO

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2. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES.

2.1. TERMINOLOGÍA RESPECTO A LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO.

1. Atención Integral.

2. Especificación.

3. Estándar.

4. Estándar de estructura.

5. Estándar de proceso.

6. Estándar de Resultado.

7. Ficha técnica de negociación.

8. Ficha técnica de producto.

9. Modalidad.

10. Organización.

11. Prevención.

12. Protección.

13. Protección integral.

14. Servicio.

15. Servicio Público de Bienestar Familiar.

16. Sistema Nacional de Bienestar Familiar.

17. Unidad de Servicios.

2. TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES.

2.2. TERMINOLOGÍA DE GESTIÓN.

1. Acción Preventiva.

2. Acción Correctiva.

3. Aspecto Ambiental.

4. Auditoría.

5. Calidad.

6. Competencia.

7. Compra.

8. Conflicto Intereses

9. Conformidad

10. Continuidad en la Prestación

del Servicio.

11. Contrato.

12. Corrección.

13. Desempeño Ambiental

14. Dirección.

15. Eficacia.

16. Emergencia.

17. Evaluación de Proveedores.

18. Gestión.

19. Impacto Ambiental.

20. Incidente.

21. Mejora Continua.

22. No Conformidad.

23. Plan de Manejo de Incidentes.

24. Proceso.

25. Producto.

26. Proveedor.

27. Queja.

28. Residuo Peligroso Post Consumo.

29. Riesgo

3. REQUISITOS DE GESTIÓN

• Personería Jurídica

•Cumplir con la Legislación Vigente.

•Licencia de Funcionamiento.

•Habilitación en Salud. •Licencia en Educación

•Concepto Sanitario Vigente

POLÍTICA DEL SERVICIO

•COMPROMISO CON LOS CLIENTES

•SERVICIOS Y PRODUCTOS

•RELACIONES CON PARTES INTERESADAS

•RELACIÒN OBJETIVOS DEL SERVICIO

•SER COMUNICADA Y ENTENDIDA

•SER REVISADA CONTINUAMENTE

RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES

Tener establecidas las

responsabilidades y

autoridades para prestar

el servicio público de

Bienestar Familiar

(Planeación, seguimiento y mejora)

3.4. PLANEACIÒN DEL SERVICIO

3.4.1. REQUISITOS GENERALES

A. IDENTIFICAR DERECHOS, EXPECTATIVAS,

NECESIDADDES DE USUARIOS Y PARTES INTERESADAS.

B. IDENTIFICAR ESPECIFICACIONES EXISTENTES

RELACIONADAS CON EL SERVICIO PUBLICO DEL

I.C.B.F.

C. IDENTIFICAR:

•Procesos.

•Documentación.

•Recursos.

3.4. PLANEACIÒN DEL SERVICIO

3.4.1. REQUISITOS GENERALES

D. IDENTIFICAR RIESGOS POTENCIALES

E. CAPACIDAD DE CUMPLIR REQUISITOS.

E. ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN

F. MANTENER REGISTROS DE LA

PLANIFICACIÓN.

3.4.2. RECURSOS FINANCIEROS

•COSTOS.

•PUNTO DE EQUILIBRIO.

•PRESUPUESTO REQUERIDO.

•GESTION DE RECURSOS.

•ACTIVIDADES DE

SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN.

3.4.2. RECURSOS HUMANOS

•Definir necesidades de personal:

•Personas.

•Disponibilidad

•Tipo de relación.

•Funciones a desempeñar.

•Responsabilidades- Autoridad.

3.4.3. RECURSOS HUMANOS

•Establecer necesidades de Competencia:

•Educación.

•Formación.

•Competencia.

•Habilidades

•PROCEDIMINTOS DE:

•Selección y Contracción.

•Inducción

•Formación del Personal.

•Evaluación de desempeño

3.4.4. RECURSOS FÍSICOS.

•IDENTIFICAR NECESIDADES DE:

•Infraestructura.

•Equipos de maquinaria.

•Inmuebles.

•Insumos.

•Elementos de oficina.

•Instrumentos.

•Herramientas.

•Dotación entre otros.

3.4.4. RECURSOS FÍSICOS

•CONSIDERAR ASPECTOS DE:

•Capacidad instalada requerida.

•Necesidad de Mantenimiento.

•Necesidad de Calibración.

•Necesidad de recambio.

•Cantidades requeridas.

•Seguridad.

•Calidad entre otros.

3.4.4. RECURSOS FÍSICOS

•PLAN DE MANTENIMIENTO

PREVENTIVO

3.4.4. RECURSOS FÍSICOS

•LEGISLACIÒN SOBRE

PREVENCIÒN DE DESASTRES Y

PLANTA FÍSICA

•Planta Física SISMO RESISTENTES.

• Salidas de Emergencia.

•Planes de Emergencia.

•Estudio de suelos y aprobación para planta

físicas nuevas.

•Espacio para Separación y

Almacenamiento temporal de los residuos.

3.4.4.5. METROLOGÌA

•CONTROL METROLÓGICO

La Congregación cuenta con:

PROTOCOLO PARA EL

ASEGURAMIENTO METROLÒGICO.

3.5. CONTROL DE DOCUMENTOS

•POLITICA DEL SERVICIO Y OBJETIVOS PARA LA

PRESTACIÒN DEL SERVICIO.

•PROCEDIMIENTOS REQUERIDOS POR ESTA NORMA.

•DOCUMENTOS Y REGISTROS DE LA INSTITUCIÒN.

•CONTROLAR LOS DOCUMENTOS

PROPIOS DEL I.CB.F.

3.5.2. PROCEDIMIENTO DE CONTROL

DE DOCUMENTOS

Aprobación de Documentos

Revisar y actualizar documentos.

Identificación de cambios

Versiones y vigencias.

La documentación debe estar en el

punto de uso.

Documentación legible.

Fácil identificación

Control de documentos externos.

Control de documentación obsoleta.

3.5.3. PROCEDIMIENTO

CONTROL DE LOS REGISTROS •RECOPILACIÒN DE LA INFORMACIÒN

•PERSONA RESPONSABLE DE RECOPILAR LA

INFORMACIÒN.

•PERIODICIDAD PARA RECOGER INFORMACIÓN..

•IDENTIFICAR, ANALIZAR Y PROCESAR LA INFORMACIÒN

• ALMACENAMIENTO DE LA

INFORMACIÒN

RESPONSABLE DE ALMACENAR LA

INFORMACIÒN.

3.5.3. DISPOSICIÒN Y ALMACENAMIENTO

DE LA INFORMACIÒN

ESPACIO/DISPOSITIVO PARA ALMACENAR LA

INFORMACIÒN.

ESTE ESPACIO DEBE CONTAR CON LAS

CONDICIONES QUE GARANTICEN SEGURIDAD DE

PERDIDA Y DETERIORO.

3.6. PROPIEDAD DEL CLIENTE

EVITAR ACCESO NO AUTORIZADO.

EVITAR SU DIVULGACIÒN.

CONTROL DE ACCESO (CLAVE – CONTRASEÑA)

MANEJO DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÒN:

-DETECTORES DE HUMO.

-ANTIVIRUS

-COPIAS DE RESPALDO

-CONDICIONES PARA EVITAR

PERDIDA O DETERIORO DE LA

INFORMACIÒN.

3.7. COMPRAS-PROVEEDORES

•SELECCIÓN, EVALUACIÒN Y REEVALUACIÒN

DE PROVEEDORES.

•REQUISITOS PARA PROVEEDORES:

- CALIDAD

-CAPACIDAD FINANCIERA

-OPORTUNIDAD DE MEJORA.

-PRECIO.

-RECOLECCIÒN DE

RESIDUOS PELIGROS.

- OTROS QUE SE

CONSIDEREN.

3.7. COMPRAS-PROVEEDORES

•EVALUAR Y SELECCIONAR PROVEEDORES.

•INSPECCION DEL PRODUCTO COMPRADO.

•TOMAR ACCIONES CUANDO EL PRODUCTO NO

CUMPLE CON LAS ESPECIFICACIONES.

• REEVALUAR PERIODICAMENTE.

• ORGANIZAR REGISTROS.

3.8. GESTIÒN AMBIENTAL

•DETERMINAR IMPACTOS AMBIENTALES

•PLAN DE MANEJO AMBIENTAL.

•REQUISITOS AMBIENTALES.

•CONTROLES RIESGOS AMBIENTALES Y LEGALES.

•MANENER SOPORTES

•MANTENER REGISTROS.

3.9. OPERACIÒN PARA LA

PRESTACIÒN DEL SERVICIO I.C.B.F.

•PLANIFICACION DEL SERVICIO

•DISPOSICIÒN DE RECURSOS.

•ASIGNACIÒN DE RESPONSABILIDADES

•BRINDAR ESPECIFICACIONES DEL SERVICIO.

•PROPORCIONAR RECURSOS Y SOPORTE TÉCNICO –

ADMINISTRATIVO.

• REALIZAR SEGUIMIENTO AL

• SERVICIO PRESTADO.

• -Requisitos.

• -Visitas periódicas

• -Establecimiento de indicadores o

• mecanismos de seguimiento.

• -Informes.

• -Entre otros.

3.10. CONTINUIDAD DEL NEGOCIO

-VALORAR RIESGOS ASOCIADOS

-DESARROLLAR PLANES

IMPLEMENTAR ACCIONES PARA INCIDENTES Y

CONTINUIDAD:

-Asignar responsable competente en el

tema.

-Planes de gestión del incidente.

- Planes de continuidad.

CONTENIDOS DE UN PLAN

- Indicadores, seguimiento y control.

- Capacitación y entrenamiento en planes.

- Mantener registros.

3.11. SEGUIMIENTO Y MEDICIÒN.

QUEJAS-RECLAMOS-SUGRENCIAS-

FELICITACIONES.

EVALUACIÒN DE LINEAMIENTOS Y

ESTANDARES.

AUDITORIAS INTERNAS.

ANALISIS DE LA INFORMACIÒN –

PROCEDIMIENTOS PGD.

REVISIÒN POR LA DIRECCIÒN.

ACCIONES A-C-P-M.

o