SIIGO Windows Nómina Básica

(LIQUIDACIÓN DE NÓMINA)

Cartilla

II

TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION OBJETIVOS 1. MANEJO Y LIQUIDACION DE NOVEDADES

1.1. Captura Automática de Novedades 1.2. Configuración Liquidación de Nomina 1.3. Liquidación Automática de Nomina 1.3.1. Generalidades Procedimiento 1 Retención en la Fuente 1.3.1.1. Salario Integral 1.3.1.2. Salario no Integral

2. PAGO DE NOMINA

3. GENARACION VOLANTE PAGO DE NOMINA

PRESENTACIÓN Una vez realizada la Parametrización se inician otros procesos. En esta cartilla se encuentra documentado todo lo que implica realizar una liquidación de nómina mediante el programa, desde la captura de las novedades hasta la contabilización de la causación de la nómina (proceso pago de nómina).

OBJETIVOS

• Con la información suministrada en este manual se pretende difundir el conocimiento necesario para llevar a cabo la liquidación y pago de la nómina.

• Proveer herramientas que permitan la aplicación de estos procesos, en el manejo de diferentes escenarios.

• Al finalizar el estudiante estará en la capacidad de realizar el proceso de liquidación de nómina teniendo en cuenta las funcionalidades que el programa le ofrece, implementándolas de acuerdo con los requerimientos de la empresa para la cual labora.

MANEJO DE NOVEDADES Los procedimientos que se describen a continuación se deben ejecutar, para efectuar la liquidación, pago y generación de informes de nómina. Captura de Novedades A través de esta opción se puede generar la captura de aquellas novedades que son fijas en la liquidación de todos los periodos de nómina para uno o varios empleados. Nomina- Manejo y Liquidación de Novedades – Procesos- Captura Automática de Novedades

Las Novedades de nómina se pueden cargar con los siguientes criterios:

Por Empleado:

Este permite registrar las novedades de todos los empleados que pertenezcan a determinadas nóminas.

Se ubica al empleado para que en la parte inferior aparezcan las novedades cargadas hasta el momento:

Con el icono se pueden ingresar novedades nuevas, las cuales se calculan automáticamente por el sistema, de acuerdo a la Parametrización del concepto. En este proceso se descargan aquellas novedades que son exclusivas para el periodo que se está registrando, por ejemplo: bonificaciones, horas extras, etc. Los campos que se deben diligenciar son:

• Concepto: Digitar el código del concepto que se quiere fijar. Con el icono se pueden consultar los conceptos creados.

• Nit: Digitar el número de cédula del empleado al que se le fijara la novedad.

Con el icono se pueden consultar los empleados creados. • Valor: Digitar el valor que corresponde a la novedad.

Por Concepto: Permite elegir un concepto para cargarlo a diferentes empleados; se utiliza cuando se manejan listados de novedades por conceptos, pagos por libranzas, determinadas primas o bonos especiales, etc… Se debe ingresar el periodo de nómina y aparecerá la lista de los conceptos creados, al seleccionar uno de ellos en la parte inferior mostrara todos los empleados que tienen cargado este concepto. Fijas Individual:

Esta opción permite fijar, verificar y/o modificar por cada empleado los conceptos que se usan como fijos. Por Grupo:

Novedad a Nomina: Permite fijar novedades a una número de nómina específico. Novedad Fija: Permite fijar de forma permanente novedades para todos los periodos de nomina En ambos casos los criterios establecidos para el cargue de la novedad son por: Rango de terceros, rango de centro de costos, rango de sucursales. Para lo cual el programa solicita el número del concepto a fijar, el periodo en el que se liquidara y el valor o variable.

Configuración Liquidación de Nomina Consiste en definir parámetros que permiten que en la liquidación de nómina se incluyan o no ciertos conceptos en periodos de nómina específicos

• Periodo de liquidación: Marcar la opción de acuerdo al periodo establecido, en nómina básica se liquidan nominas quincenales y mensuales

• Subsidio de Transporte: Indicar si en el periodo de liquidación se tendrá en cuenta esta concepto, de ser así marcar el periodo

• Liquidación Aprendiz del Sena: Marcar la opción si se requiere liquidar Aprendices del Sena en el tipo de nomina

• Retención en la Fuente: Marcar la opción si se realizara la liquidación de este concepto por porcentaje o por valor

Tener en cuenta que en la Parametrización del concepto de subsidio de transporte debe estar marcado con formula 1/1. Calculo automático T- Auxilio de transporte e ingresar los demás parámetros que corresponden con la normatividad como son el tope de salarios mínimos y el valor

• Fondo de Pensión: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto.

• Aporte Voluntario AFP: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto.

• Fondo de Solidaridad Pensional: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto

• Aporte fondo Salud EPS: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto.

• Ahorro y Fomento a la Construcción FIC: Marcar la opción y el periodo para que el programa refleje el cálculo automático de este concepto.

Liquidación Automática de Nomina Después de ingresar las novedades y teniendo en cuenta la configuración de nomina se procede a realizar la liquidación mediante la opción de menú: Nomina- Manejo de Liquidaciones de Nomina – Procesos – Liquidación Automática de Nomina Al ingresar a esta opción el programa muestra la siguiente ventana

• Nomina Número: Digitar el número de nómina a liquidar, automáticamente el programa refleja el tipo de nómina y el rango de fecha.

• Periodo: corresponde a 1 para nominas mensuales y 1 o 2 para nominas quincenales.

La retención en la fuente y el Fondo de Solidaridad Pensional se calculan en el último periodo de pago del mes.

• Tercero Desde – Hasta: Digitar el rango desde y hasta el cual se realizara la liquidación de la nómina, si el proceso se va a realizar por todos los empleados digitar enter.

• Centro de Costos Desde – Hasta: Si la liquidación se realizará por centro de costos digitar ese rango de lo contrario pasar con enter.

Una vez se han digitado los datos anteriores el programa carga los empleados que corresponden al tipo de nómina que se está liquidando

En esta parte permite seleccionar los empleados que hacen parte del tipo de nomina.

Con el icono se graban los cambios y se realiza la liquidación.

Generalidades Procedimiento Uno de Retención En La Fuente De acuerdo a la Ley 1111 de Diciembre de 2006 (reforma Tributaria) la tarifa a aplicar para realizar retención en la fuente para asalariados ha cambiado: “ARTICULO 23. Modificase el artículo 383 del Estatuto Tributario, el cual queda así: “Artículo 383. Tarifa. La retención en la fuente aplicable a los pagos gravables, efectuados por las personas naturales o jurídicas, las sociedades de hecho, las comunidades organizadas y las sucesiones ilíquidas, originados en la relación laboral, o legal y reglamentaria, será la que resulte de aplicar a dichos pagos la siguiente tabla de retención en la fuente:

Tabla de Retención en la Fuente Para Ingresos Laborarles Gravados

Rangos en UVT Tarifa

Marginal Impuesto

Desde Hasta

>0 95 0 0 >95 150 19%

(Ingreso laboral, gravado expresado en UVT- 95 UVT)*19%

>150 360 28% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT) x 28% mas 10 UVT

>360 En adelante 33% (Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT) x 33% mas 69

Parágrafo. Para efectos de la aplicación del Procedimiento 2 a que se refiere el artículo 386 de este Estatuto, el valor del impuesto en UVT determinado de conformidad con la tabla incluida en este artículo, se divide por el ingreso laboral total gravado convertido a UVT, con lo cual se obtiene la tarifa de retención aplicable al ingreso mensual. Parágrafo Transitorio: En la actualidad, la tarifa a que se refiere el último rango de esta tabla será del treinta y tres por ciento (33%).” Con base a lo anterior, a continuación se ilustran dos ejemplos que presentan la forma de liquidación de retención para Procedimientos 1 y 2.

Salario Integral: PAGOS LABORALES DEL MES

10,000,000 Menos Cesantías e Intereses Sobre cesantías Menos Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional

350,000 Aportes pensión Obligatoria

280,000 Aporte Voluntario ( Límite legal) - Fondo de Solidaridad pensional

70,000 Fondo de Subsistencia - Ahorros en cuentas AFC Ingresos que no incrementan el patrimonio - Menos Rentas Exentas - Indemnización por accidente 0 Gastos de Entierro 0 Gastos de Representación en algunos funcionarios oficiales 0 Exenciones para miembros de las fuerzas armadas 0 BASE 1

9,650,000 Renta de Trabajo Exento 25%

2,412,500 Renta de Trabajo Gravada 75%

7,237,500 Deducción Salud

280,000 Deducciones Descuento proporcional de pagos de vivienda 0 Total Deducciones

280,000 BASE DE RETENCION:

6,957,500 VALOR UVT

26,049 BASE DE RETENCION EXPRESADA EN UVT (Base de Retención / valor de UVT)

267

APLICACION TABLA UVT 117 % DE APLICACION DE UVT (ver en tabla % de acuerdo la base expresada en UVT)

28%

RETENCION EXPRESADA EN UVT 32.786 MAS VALOR DE IMPTO SEGUN TABLA 10 Valor de Suma adicional segun tabla 42.79 RETENCION EXPRESADA EN PESOS 1,114,532.00

• Base expresada en UVT*: Hace referencia al resultado de dividir la Base Gravada (de Retención) sobre el valor del UVT; para el ejemplo se define así:

6.725.000/26.049 = 267

• Porcentaje de aplicación de UVT **: Este porcentaje está registrado en la tabla de retención, para este caso, se busca el rango, que en este caso está entre > 150 hasta 360, y la tarifa marginal correspondiente al 28%, que es el Porcentaje de aplicación:

• Aplicación tabla UVT***: Es la aplicación de la primera parte de la fórmula de la columna IMPUESTO de la tabla. En nuestro ejemplo, al estar ubicado en el rango >150 hasta 360, el Impuesto se aplica de la siguiente manera:

Dónde: Base expresada en UVT 267

Por lo tanto 267-150 = 117 Esta cifra corresponde a la aplicación de la tabla (impuesto) en UVT.

• Retención expresada en UVT****: Corresponde a la continuación de la

aplicación del impuesto, donde se toma:

117*28% = 32.78

• Valor Impuesto según tabla*****: Es el valor en UVT adicional que se aplica al final de la fórmula del Impuesto; para nuestro ejemplo es 10 UVT

32.78+10= 42.78

• Retención expresada en pesos, es el resultado de multiplicar, el producto de la operación RETENCION EN UVT + VR IMPUESTO, entre el valor de la UVT, así:

42.78X 26.049=1.114.532 Salario No integral

PAGOS LABORALES DEL MES 5,000,000

Menos Cesantías e Intereses Sobre cesantías 0 Menos Ingresos no constitutivos de renta ni ganancia ocasional 250,000 Aportes pensión Obligatoria 200,000 Aporte Voluntario ( Limite legal) Fondo de Solidaridad pensional 50,000 Fondo de Subsistencia - Ahorros en cuentas AFC 0 Ingresos que no incrementan el patrimonio 0 Menos Rentas Exentas - Indemnización por accidente 0 Gastos de Entierro 0 Gastos de Representación en algunos funcionarios oficiales 0 Excepciones para miembros de las fuerzas armadas 0 BASE 1 4,750,000 Renta de Trabajo Exento 25% 1,187,500 Renta de Trabajo Gravada 75% 3,562,500 Deducción salud

200,000 Deducciones - Descuento proporcional de pagos de vivienda - Total Deducciones 200,000 BASE DE RETENCION: 3,362,500 VALOR UVT

26,049 BASE DE RETENCION EXPRESADA EN UVT (Base de Retención / valor de UVT)

129 APLICACION TABLA UVT 34.08 % DE APLICACION DE UVT (ver en tabla % de acuerdo la base expresada en UVT) 19% RETENCION EXPRESADA EN UVT 6.48 MAS VALOR DE IMPTO SEGUN TABLA 0 Valor de Suma adicional según tabla 6.48 RETENCION EXPRESADA EN PESOS

168,691

GENERACIÓN DE INFORMES Informes de Novedades Nómina –Manejo de Novedades – Informe de Novedades Con estos informes se podrán realizar la verificación de la captura de las novedades de nomina por cada uno de los empleados. El programa permite generar

• Lista de novedades fijas. • Planilla de novedades. • Planilla general. • Planilla por centro de costos. • Planilla por NIT.

Mediante el informe de planilla por centro de costos se pueden observar los conceptos de ingreso, deducción y total a pagar, que hacen parte de la nómina de cada uno de los empleados utilizando el criterio de ordenamiento por centro de costos. Al ingresar a la opción el programa presenta la siguiente pantalla

• Escogencia: El sistema permitirá escoger los diferentes conceptos de ingresos y/o egresos que se desean revisar en la planilla.

• Imp/Columnas: Genera la planilla por filas y columnas, mostrando en las filas a cada uno de los empleado y en las columnas cada uno de los conceptos que afectan la nómina.

• Formato 2: Genera el informe mostrando en las filas los empleados y los conceptos; en las columnas mostrara si la novedad es ingreso o deducción y el valor, empleado por empleado.

• Nomina No.: Digitar o seleccionar el número de la nómina con la cual se desea generar el informe.

• Planilla: El sistema genera el informe con los datos anteriormente seleccionados

• Resumen: Al marcar esta opción el sistema mostrara un total por cada centro de costos seleccionado.

• Centro y Sub centro de Costo Desde / Hasta: Seleccionar el centro y sub centro de costos inicial hasta el centro y sub centro de costos final con el cual se desea generar el informe.

Tan pronto se hayan seleccionado los parámetros anteriores el sistema generara el informe el cual podrá enviar a Excel, Vista preliminar, Impresora

PAGO DE NÓMINA Una vez se han generado e incluido todas las novedades del periodo de nómina, se ha ejecutado el proceso de subsidio de transporte automático y comprobante automático, se procede a efectuar el proceso de causación o pago de la nómina. Nomina – Procesos de Nomina – Pago de nómina. Al ingresar a la opción el programa muestra la siguiente ventana

• Nómina Número? Digitar el número de la nómina a pagar. • Es la Quincena 1 o 2: Esta opción aplica únicamente para el pago de nóminas

quincenales. • Cheque – Comprobante: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se

debe escoger esta opción para que el programa genere un comprobante de egreso y un cheque por cada empleado. Si el pago de la nómina se realiza en efectivo o abono a través de una cuenta de ahorros, se debe escoger la opción Comprobante, de esta forma se genera un comprobante por cada empleado.

Al seleccionar cualquiera de las dos opciones el programa genera el siguiente mensaje:

Esta ventana saldrá siempre y cuando la Parametrización realizada se haya efectuado de manera correcta

Cheque: El sistema preguntará

• Proceso Automático: se debe digitar el número de la cuenta contable del banco desde el cual se realizara el pago, paso seguido el programa procede a contabilizar y genera la impresión del cheque por cada uno de los empleados. Si se omite esta opción el programa solicitará por cada comprobante de egreso la cuenta del banco del que se girarán los cheques, el número del cheque que se va a girar y de forma automática comienza a mostrar a cada uno de los empleados, graba el comprobante de egreso y permite efectuar la impresión del cheque.

• Tipo de Documento: Se debe escoger un documento tipo G – Comprobante de

Egreso y automáticamente se desplegará la siguiente pantalla:

Comprobante: Al elegir esta opción el programa presenta la siguiente pantalla

• Actualiza Todos los Empleados: Si se omite esta opción el programa activará una pantalla en la que solicitará el tipo y número del comprobante que se va a generar y la cuenta de nómina por pagar (220505). Una vez se han ingresado estos datos el programa mostrará a cada uno de los empleados para que se grabe un comprobante en el que contabilizará la nómina. Si se escoge esta opción el programa grabará un comprobante de forma automática por cada empleado.

• Tipo de Documento: Escoger un documento tipo L – Otros, que debe estar

previamente creado.

• Número de la Cuenta: Se debe digitar la cuenta 250505 - Nómina por Pagar.

De esta forma el programa registrara la nómina en un comprobante por empleado Paso seguido el programa permite registrar el desembolso ya que con el proceso anterior se registró la causación de la nómina. Para ese proceso el programa presenta la siguiente pantalla.

• Nomina: Digitar el número de la nómina a la cual se le realizó el proceso de pago • Cuenta: Digitar la cuenta contable del pago de la nómina la cual será la

contrapartida de la cuenta del banco • Banco: Banco previamente creado en cuya parametrización se ha definido el

tipo de documento en el que se contabilizará el desembolso. GENERACIÓN DE VOLANTE DE PAGO DE NÓMINA

• A través del sistema se podrá realizar la impresión del volante de pago que se le entregara al empleado mediante la siguiente opción: Nómina – Manejo de Novedades- Informe de Novedades – Planilla General.

Al ingresar el programa muestra la siguiente ventana :

• Periodo de pago: Indicar el rango de fecha de la nómina que se va a generar el volante.

• Nomina: Digitar el número de la nómina.

• Impresión por página: Seleccionar cuantos desprendibles por hoja desean imprimir.

• Generación: Seleccionar el tipo de empleado al que se le va a generar el volante de pago.

• Nit desde/hasta: Digitar rango de cedulas de los empleados a los que se les imprimirá el volante

• Imprime resumen por centro de costo: Marcar esta opción siempre y cuando se desee generar un resumen de ingresos y gastos por centro de costos.

• Centro y Sub centro de Costo Desde/Hasta: Seleccionar rango de centro de costos para impresión del volante de pago

Recuerde que después de seleccionar los parámetros anteriormente mencionados el sistema habilitar opciones para generar el volante de pago directamente en la impresora, por vista preliminar, Excel o para envío por correo electrónico.