nomina mensualModelo bsico para la elaboracin de la Nomina para pago de salarios(Fecha de Elaboracin: Octubre 26 de 2007)A continuacin se suministra un modelo en excell en el que se incluyen las columanas con los conceptos ms comunes por partidas devengadas y por partidas quecorresponden a deducciones.Segn la particularidad de quien la vaya a usar, y aprovechando las bondades del Excell, se podrn entonces ocultar las columnas que no le apliquen o insertar las que hagan faltaNombre del empleadoDEVENGADODEDUCCIONESNeto pagadoRecib conformeDatos bsicosSueldo devengadoHoras ExtrasComisionesAuxilio de transportePrimas legales o extralegalesbonificaciones de mera liberalidadTotal devengadoAportes a SaludAportes a PensionesDescuentos por aportes en cuentas de Ahorro para el Fomento de la Construccin (AFC)Descuentos por prestamosDescuentos por aportes a cooperativasDescuentos por embargosDescuento de la retencin en la fuente a ttulo del impuesto de rentaTotal deduccionesSueldo bsicoDas trabajados (en la quincena o en el mes)Aporte obligatorio a salud (4%)Aportes adicionales a Salud (por UPC, Unidad de pago por Capitacin adicional)Entidad a la que se est afiliadoAporte obligatorio a Fondo de pensionesAportes voluntarios a fondos de pensionesEntidad a la que est afiliado000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000Totales000000000000000000Nota: Para los dems calculos relativos a las provisiones que se tienen que hacer sobre las nminas, a saber: las provisiones de aportes parariscales y las provisiones por prestaciones sociales, utiliza otra de nuestras herramientas gratuitas titulada:Modelo para el clculo de la provisin mensual de prestaciones sociales y aportes parafiscales

Estos aportes se hacen cuando el trabajador incluye como beneficiarios en su PLan Obligatorio de Salud-POS a personas que no son de grupo familiar bsico (ejemplo, si es un trabajador casado, entonces sus padres ya no son parte de grupo familiar bsico y por ellos debe hacer dicho aporte adicional; consultese literal f del art.156, y pargrafo 2 art.172 ambos en la ley 100/93; vease tambin el acuerdo 351 de dic.26 de 2006 expedido por el Ministerio de la proteccin socialeLos aportes obligatorios a salud y pensiones, al igual que los que hace la empresa por su cuenta al ICBF, Sena y Caja De Compensacion, solo se realizan sobre lo que constituya "salario". Por tanto, en el calculo de tales aportes no se tienen en cuenta factores como las primas extralegales o las bonificiaciones de mera liberalidadEl calculo de la retencin en la fuente se hara en la segunda quincena del mes, pues se sumaran los pagos hechos en la primera y la segunda quincena. Debe tomarse en cuenta si el procedimiento de retencin que aplica el empleador al trabajador es el procedimiento 1 o el procedimiento 2. Si se trata del procedimiento 1, en ese caso los pagos del mes, una vez depurados, producen un salario gravable que se busca directamente en la tabla del art.383 del ET y de all se obtiene la retencin en la fuente a aplicar. Pero si se aplica el procedimiento 2, en ese caso, los pagos del mes, una vez depurados, producen un salario gravable al cual se aplica el porcentaje fijo que la empresa ha definido con anterioreridad. Consulta las dos hojas de trabajo adjuntas a este mismo archivoEs util usar esta columna, identificando a las entidades de Salud y de pensiones con algn cdigo, pues con ello se facilita el registro por "tercero" en la cuenta del pasivo de estos aportes. Al mismo tiempo se facilita hacer el calculo del aporte que por cada entidad de Salud o Pensiones tiene que hacer luego la propia empresa (se puede ordenar la base de datos que se forma en esta hoja de trabajo segn la EPS o segn el Fondo). Adems, todo eso facilitar luego el diligenciamiento mensual de la PILA. Esos cdigos que se decida usar en esta columna podran ser los mismos con los que los "Operadores de informacin ante los que se tramita mensulamente la PILA identifican a cada EPS o Fondo; consulta el listado incluido en la hoja 2 de este mismo archivoModelo para el clculo de la provisin mensual de prestaciones sociales y aportes parafiscales

Retfuente proced.1Modelo para la depuracin mensual de los salarios durante los aos 2007 y siguientes, y obtencin de la retencin en la fuente (procedimiento 1) segn la nueva tabla del art.383 del ET(Fecha de Elaboracin: Enero 12 de 2007)El siguiente es el modelo "bsico" que debe seguir un agente de retencin durante el 2007 para examinar, bajo el procidimiento 1 de retencin en la fuente (ver art.385 del ET), si los pagos que durante un mes cualquiera le hizo a su trabajador terminarn estando sujetos o no la respectiva retencin en la fuente a ttulo del impuesto de renta (Nota: Para hacer las simulaciones particulares de cada quien que llegue a utilizar esta herramienta, solo deber cambiar las celdas resaltadas en color amarillo; las dems celdas producen datos automticos (con formulas)Adviertase que existen algunos pagos "extraordinarios" que se pueden llegar a hacer mensualmente a un trabajador (ejemplo la "prima legal" o la "prima de navidad en el sector pblico", o las "indemnizaciones por despido", etc)las cuales implican tomar en cuenta un tratamiento de retencion en la fuente muy excepcional que no est contemplado en el presente modelo (ver inciso final del art.385 y tambin el art 401-3 del ET, normas que no fueron modificadas por la ley 1111/06)EjercicioSupngase que la emrpesa EJEMPLO S.A. pag durante enero de 2007 a su trabajador Jos Zuluaga, los siguients valores producto de la relacin laboral y determin, con el procedimiento 1 de retencin en la fuente, la retencin aplicable a dicho trabajador por el mes de enero de 2007:ver notaValoresDetalle de los Pagos y depuraciones aplicables(*.*)al final)ParcialesTotalesPagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el respectivo mes :Salarios5,000,000Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones, aportes que le haga la empresa)05,000,000por cuenta de ella a los fondos de pensiones, intereses de cesantas, cesantas, etc)Menos : Ingresos del mes que se consideran "no gravables" para el trabajador- La parte recibida en "alimentacin" (salario en especie)(a)0- Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de pensiones (art.126-1 ET)(b)149,000- Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el trabajador o que tambin(b)1,000,000(le haya hecho la empresa a favor del trabajador; (art.126-1)- Dineros descontados con destino a ser ahorrados voluntariamente en cuentas A.F.C (art.126-4 ET)(b)0(1,149,000)Subtotal 13,851,000Menos: Renta exentas (art.206 del ET)En este caso, segn el tipo de ingresos que recibi en el mes, las "rentas exentas"de entre las contempladas en los numerales 1 a 9 del art.206 del ET a la que tendraderecho, sera- Indemnizaciones por accidente de trabajdo (numeral 1 del art.206)0- Lo recibido por intereses de cesantas (numeral 4 del arrt.206)100,000(100,000)Subtotal 23,751,000- El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVTs (es decir, 240 x $20.974 = $5.034.000 )( d )(937,750)Subtotal 32,813,250Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones" (art.387 del ET)1) Intereses en prestamos para adquisicin de vivienda pagados(c )500,000en el 2006 y dividos por los meses a que correspondieron2) Pagos durante el 2006 a medicicna prepagada del trabajador, la esposa(c )0y hasta dos hijos; ms pagos duante el 2006 de seguros de salud del trabajdorLa Obtencin del valor de la retencin en la fuente con esta nueva tabla implica manejar las siguientes variablesla esposa y hasta dos hijos; ms pagos durante el 2006 por educacin primaraValor de la UVT durante el 2007$ 20,974secundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta dos hijosValor del salario gravable del mes en terminos de UVT110.29(ver art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en el aoanterior y se divide por 12 o por el numero de meses a queRangos en UVTTarifa MarginalInstruccin para calcular la retencin ("impuesto") en $Calculo en $ del valor de la retencincorrespondan(500,000)DesdeHastaSubtotal 4 ("salario gravable del mes")2,313,250>0950%$0$0Valor de la Retencin (el subtotal 4 se busca en la nueva tabla del art.383 del ET)61,000>9515019%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19%$ 61,000>15036028%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% ms 10 UVT$ 0>360En adelante34%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*34% ms 69 UVT$ 0Notas aclaratorias(a) Solo quienes durante el 2007 devenguen hasta 310 UVTs (eso sera $310 x $20.974 = $6.502.000) podrn tomar lo que reciban como "alimentacin" y restarlo como si fuese "ingreso no gravado". Pero ese monto de lo que le den en "alimientacin" no puede exceder de mensualmente de 41 UVTs (eso sera 41 UVT x $20.974 = $ 860.000). Lo que exceda de ese valor,s sera "ingreso gravable" para el trabajador (ver art.387-1 del ET)(b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no puede exceder al 30% de lo devengado en el mes (ver art 126-1 inciso 3,)(c ) El trabajador que en el 2006 haya recibido ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT (eso sera : 4.600 por el valor de la UVT del 2006, osea 4.600 x $20.000 = $92.000.000; ver valores del art.2 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET, creada con el art.51 de la ley 1111/06), pueden escoger entre utilizar la opcin 1 (deducin de los "intereses por prestamos para adquisicion de vivienda"), o utilizar la opcin 2 (pagos por salud y educacin) . El que haya ganado ms de esa cifra, solo puede optar por la "opcin 1" (intereses en un prestamo para vivienda). En todo caso, cuando escojan la "opcin 1" ( deduccin por "intereses"), tal deduccin no puede exceder de 100 UVT (eso sera 100 UVT por el valor de la UVT del 2006, es decir, 100 x $20.974 = $2.097.000; ver valores del art.5 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET ). Y para quienes escojan la "opcin 2" (deduccin por "pagos de salud y educacin"), ese valor no puede exceder del 15% del "Subtotal 3"(d ) El salario pagado a un trabajador podr pactarse entre las partes como "integral" si el mismo es equivalente a minimo 13 salarios minimos legales vigentes (ver art. 18 dely 50/90; se dice 13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe recargar el factor prestacional de la empresa, el cual no puede ser inferior a un 30%, lo que en la practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si el salario ha sido pactado como "integral" (en el 2007 sera si supera 13 x 433.700 = $5.638.100), en ese caso, con restar ese 25% de que trata el numeral 10 del art.206 del ET, se entender restada tambin su componente de "prestaciones sociales" (vease el pargrafo 2 del art.206 del ET)

De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 (vease el punto IV-Retencin en la fuente, y literal "a" Cambio de tabla, de dicha circular), en este punto del calculo se deben trabajar con un resultado que contenga hasta las dos primeras cifras decimalesEn vez del 33%, hemos puesto de una vez la cifra del 34%. Ese es el porcentaje a usar durante el 2007 segn lo indica el pargrafo transitorio del art.383. Pero cuando se llegue al ao 2008 y siguientes , ese 33% debe cambiarse a "34%" e implicar cambiar la formula de la celda J75

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Retfuente proced.2Modelo para la depuracin mensual de los salarios durante los aos 2007 y siguientes, y obtencin de la retencin en la fuente (procedimiento 2) segn la nueva tabla del art.383 del ET(Fecha de Elaboracin: Enero 12 de 2007)El siguiente es el modelo "bsico" que debe seguir un agente de retencin durante el 2007 para examinar, bajo el procidimiento 2 de retencin en la fuente (ver art.386 del ET), si los pagos que durante un mes cualquiera le hizo a su trabajador terminarn estando sujetos o no la respectiva retencin en la fuente a ttulo del impuesto de rentaTengase presente que para los agentes de retencin que utilicen el "procedimiento 2", en ese caso se deben agotar dos pasos importantes as:1) Determinacin del porcentaje fijo de retencin que se aplicar durante todo un semestre a los pagos labores mensuales gravales que se obtengan en cada uno de esos 6 meses del semestre : Eso implica que en los meses de junio y diciembre se deben tomar los pagos laborales de los 12 meses anteriores a dicha fecha (por ejemplo, si se est en diciembre de 2006, se tomaran los pagos de dic de 2005 hasta nov de 2006; o si se est en junio de 2007, se tomaran los pagos de junio de 2006 a mayo de 2007). Luego, se le deben hacer las depuraciones permitidas por la norma ("ingresos no gravados", "rentas exentas", etc, ), para con ello obtener un "salario mensual promedio gravable en los 12 meses". Ese "salario mensual promedio gravable de los ultimos 12 meses" se busca en la tabla del art.383 y de all se obtiene el "porcentaje fijo de retencin" que se ha de aplicar en cada uno de los 6 meses del semestre siguiente2) Hacer (en cada uno de los 6 meses del semestre siguiente para el cual se defini el porcentaje fijo del paso 1) la respectiva "depuracin mensual" de los pagos hechos al trabajador y con ello obtener el "salario gravable del mes". A dicho "salario mensual gravable del mes" se le aplica el porcentaje fijo definido en l paso 1, y con ello se obtiene la "retencin en la fuente" del mes.(Nota: Para hacer las simulaciones particulares de cada quien que llegue a utilizar esta herramienta, solo deber cambiar las celdas resaltadas en color amarillo; las dems celdas producen datos automticos (con formulas)EjercicioSupngase que estamos en diciembre de 2006, y la empresa EL EJEMPLO SA necesita definir cual es el porcentaje fijo de retencin en la fuenteque ha de aplicar durante el semestre enero-junio de 2007 a los salarios que le cancelar en dichos meses a su trabajador Jos Zuluagaver notaValoresDetalle de los Pagos y depuraciones aplicables(*.*)al final)ParcialesTotalesPagos brutos laborales efectuados al trabajador durante el periodo dic de 2005 a nov de 2006:Salarios100,000,000Otros pagos laborales (auxilios, subsidios, bonificaciones, aportes que le haga la empresa)0100,000,000por cuenta de ella a los fondos de pensiones, intereses de cesantas, cesantas, etc)Menos : Ingresos de esos 12 meses que se consideran "no gravables" para el trabajador- La parte recibida en "alimentacin" (salario en especie)(a)0- Aportes obligatorios que se le descuentan hacia el fondo de pensiones (art.126-1 ET)(b)149,000- Aportes voluntarios a fondos de pensiones (que haga el trabajador o que tambin(b)1,000,000(le haya hecho la empresa a favor del trabajador; (art.126-1)- Dineros descontados con destino a ser ahorrados voluntariamente en cuentas A.F.C (art.126-4 ET)(b)0(1,149,000)Subtotal 198,851,000Menos: Rentas exentas (art.206 del ET)En este caso, segn el tipo de ingresos que recibi durante esos 12 meses, las "rentas exentas"de entre las contempladas en los numerales 1 a 9 del art.206 del ET a la que tendraderecho, sera- Indemnizaciones por accidente de trabajdo (numeral 1 del art.206)0- Lo recibido por intereses de cesantas (numeral 4 del arrt.206)100,000(100,000)Subtotal 298,751,000- El 25% del subtotal 2, sin que exceda de 240 UVT mensuales (es decir 240 x 12 x $20.974 = $60.405.000 )( d )(24,687,750)Subtotal 374,063,250El Subtotal 3 se divide entre 13, y nos produce el Subtotal 45,697,173Menos: Una cualquiera de las siguientes dos "deducciones" (art.387 del ET)1) Intereses en prestamos para adquisicin de vivienda pagados(c )500,000durante esos 12 meses anteriores y dividos por los meses a que correspondieronLa Obtencin del valor de la retencin en la fuente con esta nueva tabla implica manejar las siguientes variablesValor de la UVT durante el 2007$ 20,9742) Pagos durante esos 12 meses anteriores por : a) medicicna prepagada del trabajador, la esposa(c )0Valor del salario gravable del semestre en terminos de UVT247.79y hasta dos hijos; b) seguros de salud del trabajdorla esposa y hasta dos hijos; c) educacin primaraRangos en UVTTarifa MarginalInstruccin para calcular la retencin ("impuesto") en $Calculo en $ del valor de la retencinsecundaria y superior del trabajador, la esposa y hasta dos hijosDesdeHasta(ver art.387, inciso 2). Se toman los pagos hechos en esos 12 meses anteriores>0950%$0$0se divide por 12 o por el numero de meses a que correspondan(500,000)>9515019%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 95 UVT)*19%$ 0Subtotal 5 (salario mensual promedio gravable de los 12 meses anteriores)5,197,173>15036028%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 150 UVT)*28% ms 10 UVT$ 784,000El porcentaje fijo de retencin a usar durante enero-junio de 2007 ser (el subtotal 4 se busca en la nueva tabla del art.383 del ET)15.09%>360En adelante34%(Ingreso laboral gravado expresado en UVT menos 360 UVT)*34% ms 69 UVT$ 0Siguiendo la instruccin del pargragrodel art.383, el porcentaje fijo de retencin a aplicar durante el semestre sera15.09%Notas aclaratorias(a) Solo quienes durante el 2007 devenguen hasta 310 UVTs (eso sera $310 x $20.974 = $6.502.000) podrn tomar lo que recibieron durante los 12 meses anteriores como "alimentacin" y restarlo como si fuese "ingreso no gravado". Pero ese monto de lo que le den en "alimientacin" no puede exceder de mensualmente de 41 UVTs (eso sera 41 UVT x $20.974 = $ 860.000). Lo que exceda de ese valor,s sera "ingreso gravable" para el trabajador (ver art.387-1 del ET)(b) La suma de lo relacionado en estos tres conceptos no puede exceder al 30% de lo devengado en los 12 meses del clculo (ver art 126-1 inciso 3,)(c ) El trabajador que en el 2006 haya recibido ingresos laborales brutos totales por menos de 4.600 UVT (eso sera : 4.600 por el valor de la UVT de 2007, osea 4.600 x $20.000 = $92.000.000; ver valores del art.2 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET, creada con el art.51 de la ley 1111/06), pueden escoger entre la opcin 1 (deducin de los "intereses por prestamos para adquisicion de vivienda") o la "opcin 2" (pagos por salud y educacin). El que haya ganado ms de esa cifra, solo puede optar por la "opcin 1" (deduccion de los intereses en un crdito para vivienda). En todo caso, cuando escojan la "opcin 1" ( deduccin por "intereses"), tal deduccin no puede exceder de 100 UVT (eso sera 100 UVT por el valor de la UVT del 2006, es decir, 100 x $20.974 = $2.097.000; ver valores del art.5 del dec.4713 de 2005 convertidos a UVT en la tabla del art.868-1 del ET ). Y para quienes escojan la "opcin 2" (deduccin por "pagos de salud y educacin"), ese valor no puede exceder del 15% del "Subtotal 4"(d ) El salario pagado a un trabajador podr pactarse entre las partes como "integral" si el mismo es equivalente a minimo 13 salarios minimos legales vigentes (ver art. 18 dely 50/90; se dice 13 salarios, pues a los 10 primeros se les debe recargar el factor prestacional de la empresa, el cual no puede ser inferior a un 30%, lo que en la practica los eleva de 10 a 13) Por tanto, si el salario ha sido pactado como "integral" (en el 2007 sera si supera 13 x 433.700 = $5.638.100), en ese caso, con restar ese 25% de que trata el numeral 10 del art.206 del ET, se entender restada tambin su componente de "prestaciones sociales" (vease el pargrafo 2 del art.206 del ET)

Si el periodo por el cual el trabajador deveng ingresos no fueron "12 meses anteriores" sino quizs "11 meses", entonces en ese caso, en vez de multiplicar por "12" se multiplicara por "11". O si fue por "10 meses", entonces se multiplicara por "10", etc, etc.Ese valor absoluto empleado en la formula incluida en esta celda ($60.405.000), cambiara dependiendo de si los meses por los cuales el trabajador deveng ingresos no fueron "12 meses" sino menos. Vease el comentario que est por encima de este.En la formula incluida en esta celda, la divisin se hace "entre 13" asumiendo que el trabajador haya obtenido ingresos en "los 12 meses anteiores". Pero si el trabajador solo percibi ingresos en los "11 meses anteiores", entonces la divisin se hara "entre 12". Es decir, siempre se dividir por el resultado del numero de meses trabajados + 1De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 (vease el punto IV-Retencin en la fuente, y literal "a" Cambio de tabla, de dicha circular), en este punto del calculo se deben trabajar con un resultado que contenga hasta las dos primeras cifras decimalesEn vez del 33%, hemos puesto de una vez la cifra del 34%. Ese es el porcentaje a usar durante el 2007 segn lo indica el pargrafo transitorio del art.383. Pero cuando se llegue al ao 2008 y siguientes , ese 33% debe cambiarse a "34%" e implicar cambiar la formula de la celda J79

.De acuerdo con la circular DIAN 009 de enero 17 de 2007 (vease el punto IV-Retencin en la fuente, y literal "b", procedimientos aplicables, de dicha circular), en este punto del calculo se deben trabajar con un resultado que contenga hasta las dos primeras cifras decimales