Contabilidad - Nociones elementales

  La contabilidad es el arte de llevar las cuentas con exactitud, tema, a veces difícil, para algunas personas que empiezan a manejar un negocio. Presenta como dificultad mayor la permanente responsabilidad de ser disciplinado y metódico. Sin embargo, sirve para muchas más aplicaciones que el pago de impuestos, cuya práctica suele evadirse, por una falta de conocimiento preciso del universo que se abre en relación con este sector.

Hacer funcionar una empresa es una actividad que desarrolla las capacidades creativas de las personas, abre oportunidades de trabajo y permite obtener ganancias. El derecho adquirido por la apertura de una empresa tiene como contraprestación la contribución al funcionamiento del sistema económico del país, por ello, cuando hay ganancias, una parte menor de éstas se debe entregar para el funcionamiento de la estructura regional, aparte de los beneficios que directamente rinden a los dueños del negocio. En sí, la contabilidad es otra de las vertientes interesantes de las empresas, en el contexto de la economía nacional.

La metodología que se debe usar para una presentación de la contabilidad del negocio, no es necesario que la dominen todos los empresarios, pues lo más común es que un contador, externo o un interno haga la labor de registrar y organizar la información correspondiente y presente la documentación que permita la toma de decisiones a los directivos y accionistas del negocio. Lo que sí se vuelve conveniente es saber qué significan los distintos términos utilizados en este tema, para emprender las acciones correspondientes, con conocimiento.

Todo negocio, para empezar, requiere de recursos materiales o en dinero los cuales constituyen el capital o patrimonio con el que la empresa arrancará. Este capital habrá de moverse, con el transcurso de las operaciones y a ratos bajará (por compras o pérdidas), y otras veces podrá subir por efecto de las ganancias.

Al utilizar este capital se dispondrá de equipos, maquinaria y materiales los cuales pasarán a formar el activo de la empresa. El activo no se limita a éstos, sino también lo forman los derechos o documentos adquiridos por la empresa los cuales le confieren una posibilidad de obtener dinero o bienes.

Además, las empresas adquieren, generalmente bienes o servicios que no se pagan de inmediato (créditos y préstamos), sino a través de varios periodos y estos tipos de deuda se denominan el pasivo.

Los elementos anteriores permiten formular una igualdad que se da en las empresas, a saber que los recursos disponibles son iguales a las obligaciones más el patrimonio, o dicho de otra manera: el activo (A) es igual al pasivo (P) más el capital (C).

A = P + C

Estos tres elementos constituyen el balance que, con mayor grado de ampliación y de detalle, siempre se presentará como la relación entre los tres componentes: lo que se tiene, lo que se debe y el patrimonio. Su presentación, suele ser periódica, una vez al mes, cada trimestre o anual, pero es una toma estática (como una fotografía) de cómo se encontraba el negocio en la fecha en que se hizo el balance. Al día siguiente, la situación ya no será la misma.

En paralelo, la parte dinámica se registra en el estado de resultados que abarca los movimientos de entradas y salidas de dinero durante todo un periodo, un mes, un trimestre o un año. En ese lapso, hubo ingresos, compras, gastos y un resultado que puede ser utilidad o pérdida.

Este documento se elabora a partir de los ingresos que obtuvo la empresa, que generalmente son por ventas, pero también puede provenir de otro tipo de entradas: como enajenación de equipo, servicios especiales, etc. A los ingresos se les resta el importe de todas las operaciones (materiales, mano de obra, etc.) que se relacionan directamente con la producción y que se llaman costo de ventas para obtener la utilidad bruta.

-  Ingresos  Costo de Ventas -------------------

=  Utilidad Bruta

En seguida, se le resta a este resultado todas los gastos que no están relacionados con la producción, pero sí con la operación de la empresa, como los ocasionados por la promoción de ventas, la administración, la publicidad, la renta, etc. Y que globalmente se conocen con el nombre de gastos de operación. Así se obtiene la utilidad de operación.

-  Utilidad Bruta  Gastos de Operación -----------------------

=  Utilidad de Operación

Cuando la empresa ha incurrido en un préstamo bancario o de otro tipo (que es una actividad normal, si las condiciones son las indicadas para saldar sin dificultad las amortizaciones) debe pagar los intereses que éstos causan y se conoce como gastos financieros. En consecuencia, restar estos últimos al renglón anterior arroja la utilidad antes de impuestos.

-  Utilidad de Operación  Gastos Financieros ------------------------

=  Utilidad antes de Impuestos

Al aplicar los impuestos se llega entonces a la Utilidad neta que es la verdadera ganancia del negocio.

-  Utilidad antes de Impuestos  Impuestos -----------------------

=  Utilidad Neta

Por su parte, el proceso de calcular los impuestos consiste en los siguientes pasos:

Para ello se definen los ingresos acumulables como todos los tipos de ingresos que obtuvo la empresa. Las deducciones acumulables se refiere ala suma de los gastos de operación y al costo de ventas. Con ello se llega al resultado fiscal al cual se le puede restar la pérdida de ejercicios anteriores, si las hubo, y el monto restante es el que se grava al multiplicarlo por el porcentaje de la tasa de impuestos.

-  Ingresos acumulables  Deducciones acumuladas -----------------------

=  Resultado fiscal-  Pérdida de ejercicios anteriores -----------------------

=Utilidad Gravable-Tasa de impuestos -----------------------

=Impuesto sobre la Renta por pagar

Como una película de los movimientos diarios de la empresa, el estado de resultados muestra la evolución de la misma en el transcurso de un periodo analizado en lo relativo a los ingresos y gastos. A partir de las ventas realizadas y contabilizadas, se van

restando los distintos gastos e impuestos en que se incurre hasta llegar a la ganancia neta que se generó durante el lapso contabilizado.

Ahora la utilidad de estos documentos radica en poder hacer análisis específicos que orienten sobre la situación del negocio y que sirvan para saber acerca de la salud de la empresa, en especial si se está en condiciones de emprender un nuevo proyecto. Más adelante se verán una serie de herramientas que sirven para conocer el estado en que se encuentra la empresa en cada ciclo en que se hacen los estados financieros que son los estados de resultados, el balance y otros informes financieros que no veremos aquí.

Sólo resta por indicar que, en la actualidad, no es necesario ahondar en exceso sobre los métodos de elaboración de los estados financieros, pues existe en el mercado una amplia gama de programas de cómputo que permiten diseñar el tipo de documentación requerida y la manera de cargar los datos para obtenerla.