Formulación de indicador para medir la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad de Laboratorios – Según NTP ISO 15189.

Los indicadores se han convertido en una herramienta útil para la gerencia y toma de decisiones en el sector público. Formularlos adecuadamente generan evidencia objetiva en cuanto al avance de los objetivos trazados. La importancia de tener indicadores que midan la conformidad de un sistema de calidad tiene por �nalidad plantear mejoras soportadas en el ciclo de Deming o PHVA.

La NTP ISO 15189 proporciona los requisitos relativos a la competencia y la calidad que son propios de los laboratorios clínicos, este documento establece que “la dirección del laboratorio debe revisar el sistema de gestión de la calidad del laboratorio y todos sus servicios sanitarios, incluyendo las actividades de realización de análisis y asesoramiento. Los resultados de la revisión se deben incorporar a un plan que incluya los objetivos y planes de acción. Una frecuencia típica para llevar a cabo una revisión por la dirección es una vez cada doce meses”. (1).

Durante el proceso de implementación del Sistema de Gestión de Calidad en el Centro Nacional de Salud Pública, se empezó a medir la aplicación de los procedimientos técnicos y administrativos, sin embargo para obtener un resultado macro se formuló un solo indicador que permitió tener una visión global del porcentaje de implementación de todo el sistema.

Determinar el porcentaje de implementación de un sistema de gestión de calidad basado en la NTP ISO 15189.

INTRODUCCIÓN

OBJETIVODel indicador 1 : Se podían obtener los resultados en cada mes

% procedimiento implementado = Numero de formularios implementados x 100 Numero de formularios en total

Del indicador 2: Para poder aplicar la fórmula del indicador primero se convirtieron los porcentajes a números decimales. Este resultado se pudo ver al �nal del periodo.

% de la implementación del sistema = Σ porcentaje implementación de cada procedimiento x 100 Número de procedimientos inspeccionados

1.00+ 0.63 + 0.90 + 0.83 + 0.29 + 0.62 + 1.00 + 0.59 +0.74 + 1.00 + 0.68 x 100 = 75.2%11

Se pudo determinar que el grado de implementación del SGC para el periodo fue del 75%Adicionalmente también se pudo determinar la mejora de los procedimientos que habían obtenido menos del 50% de implementación, determinando causa efecto y proponiendo mejoras que se tradujo en cambios sustánciales en los documentos.

MATERIAL Y MÉTODOSPara la formulación del indicador se tomó como referencia la Guía Metodológica para la formulación de Indicadores(2) Se formularon dos indicadores:• Documento implementado• Sistema de calidad implementado.

Para ambos indicadores primero se procedió a estructurar el objetivo de acuerdo al siguiente criterio:

Para formular el indicador se usa la tabla de estructura del objetivo donde el sujeto pasa a ser el objeto a cuanti�car y el verbo pasa de in�nitivo a participio. Quedando la estructura del indicador de la siguiente manera:

Durante el periodo 2009 - 2010 se inspecciono la aplicación de 11 procedimientos, entre técnicos y administrativos, aprobados por la dirección del CNSP y que estaban directamente relacionados a la prestación del servicio.

Las inspecciones se llevaron a cabo durante la última semana de cada mes, es decir, se inspeccionaba un procedimiento por mes y de manera simultánea a los 23 laboratorios del CNSP. Para esto se preparó listas de chequeo individualizadas por cada procedimiento direccionado a recopilar información sobre la aplicación de los formularios (formulario está considerado como evidencia de la aplicación de un procedimiento y se estableció que el formulario implementado era aquel que contaba con todos los datos informativos y el registro de las actividades actualizadas a la fecha de inspección). Las visitas de inspección programadas a cada área o laboratorio también tenían como �nalidad orientar al personal sobre la aplicación de los formularios y recoger “in situ” las observaciones que tenían referente a los procedimientos y a sus formularios lo que permitió posteriormente mejorar gran parte de los documentos.

Terminada la inspección se recopilaba la información en cuadros de Excel para posteriormente sumar el cumplimiento de cada formulario en todos los laboratorios y aplicar la fórmula del indicador.

El monitoreo permanente de un sistema de calidad siempre debe ir de la mano con indicadores que midan individualmente los procesos y que a su vez puedan medir de manera global el proceso de implementación de todo el sistema, así obtendremos herramientas de mejora a dos niveles: el operativo mejorando los criterios establecidos en los procedimientos y el de gestión generando recursos para la mejora de los procesos.

Cualquier indicador usado como evidencia objetiva ayuda al gerente tomar acciones sobre puntos especí�cos, sin embargo los indicadores tienen que ser elaborados en base a objetivos concretos de lo que se quiere medir y validados de tal manera que sean consistentes al momento de aplicarlos.

Lic. TM Julia Isabel Espinoza SotoUnidad de Análisis y Generación de Evidencias en Salud PúblicaCentro Nacional de Salud Pública – Instituto Nacional de Salud

Estructura del objetivo

El objetivo se validó usando el criterio SMART (speci�c, measurable, achievable, realistic, time-bound). Drucker 1954

El indicador fue seleccionado de una lista de propuestas usando el criterio CREMA (claro, re-levante, económico, medible, adecuado).Desarrollado por el Banco Mundial - Kusek y Rist 2005

Para establecer la fórmula de cada indicador se usó el siguiente criterio: se mide un sistema de calidad por el número de documentos implementados y estos a su vez por el número de formularios implementados.

Indicador 1: % de la implementación del procedimiento

% procedimiento implementado = Numero de formularios implementados (*) x 100 Numero de formularios en total

* Dónde: Numero de formularios = número de formularios del procedimiento x número de áreas usuarias.

Indicador 2: % de implementación del sistema de calidad

% Sistema de calidad implementado = Σ porcentaje de documentos implementados x 100 Número de procedimientos inspeccionados

CONCLUSIÓN

RESULTADOS

Acción que se espera realizar

Objeto sobre el cual recae la acción

Elementos adicionales de contexto o descriptivos

Verbo (infinitivo) Sujeto Frase calificativa

Implementar Sistema de calidad o procedimiento En el CNSP

Objeto a cuantificar Característica deseada del sujeto Elementos adicionales de contexto o descriptivos

Sujeto Verbo Participio (ada(s), edo(s),

ido(s)) Frase calificativa

Sistema de calidad o procedimiento Implementado En el CNSP

PROCEDIMIENTO IMPLEMENTACIÓN

Manipulación y conservación de materiales e insumos (PRT-CNSP-014) 100%

Mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de laboratorio (PRT-CNSP-002) 63%

Control de equipos de laboratorio (PRT-CNSP-004) 90% Manejo y conservación de muestras en los laboratorios (PRT-CNSP-006) 83%

Control de calidad interno (PRT-CNSP-007) 29%

Evaluación externa de calidad (PRT-CNSP-009) 62%

Manejo transporte y eliminación de residuos (PRT-CNSP-005) 100%

Selección e inducción de personal (PRA-CNSP-009) 59%

Identificación y control de no conformidades (PRA-CNSP-003) 74% Control de registros del sistema de gestión de calidad PRA-CNSP-006) 100%

Servicio de asesoría al cliente (PARA -CNSP-001) 68%

1. INDECOPI. NTP ISO 15189 Laboratorios Clínicos. Requisitos particulares para la calidad y competencia. Lima Perú 2008.2. Departamento Nacional de Planeación. Guía metodológica para la formulación de indica-dores. Bogotá DC Colombia 2009.

REFERENCIAS

AGRADECIMIENTOS

Al equipo de trabajo que me acompañó en la ardua tarea de realizar las inspecciones:MV Gladis Malasquez, Blga. Rosario Balta y TM Jessie Pari.