Miguel Aguilar Gerente SYD

DIAGNSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIN DE LA GERENCIA DE SUPERVISIN Y DESARROLLOEl presente documento presenta los resultados del diagnstico de necesidades de capacitacin de la Gerencia de Supervisin y Desarrollo (GSYD) de la CGR. Dicho diagnstico se ha nutrido de entrevistas en profundidad sostenidas con directivos de la gerencia, de un taller de trabajo donde participaron 11 integrantes de la Gerencia y de los resultados de un cuestionario.

1. Demanda de Cursos de Capacitacin por Unidad Orgnica

En primer lugar se analiz los resultados de un cuestionario aplicado a las diferentes reas de la Gerencia de Supervisin y Desarrollo en 1997. En dicha oportunidad respondieron el cuestionario 38 miembros de la gerencia los cuales expresaron sus requerimientos de capacitacin.

1.1 Demanda de cursos de la Unidad de SSNC

Se recogi 11 cuestionarios de los miembros de SSNC, los cuales hicieron 31 referencias de cursos, tal como se muestra en la Tabla 1. Este grupo de funcionarios expres mayor preferencia por 3 cursos: auditora de gestin, auditora de sistemas y software de auditora (ACL, IDEA). En la tabala 1 se muestra las referencias de los encuestados para otros 15 cursos con menor demanda expresada. Igualmente, se puede apreciar que los particpantes fueron 10 contadores y un ingeniero.

Insertar tabla 1 aproximadamente aqu.

1.2 Demanda de cursos de la Unidad de Deuda Pblica, Presupuesto y Cuenta General.

Tal como se muestra en la tabla 2, se recogi 7 cuestionarios de funcionarios de esta entidad. De ellos 5 fueron economistas, 1 contador y 1 administrador de empresas. Colectivamente estos profesionales hicieron 20 referencias de cursos. De ellos, el ms demandado fue el de Finanzas pblicas. En segundo lugar se expres hasta dos referencias por auditora de presupuesto, auditora gubernamental con enfoque integral, planeamiento estratgico y reingeniera aplicada a la auditora. En la talba 2 se muestra las referencias de los participantes para otros 8 cursos.

Insertar tabla 2 aproximadamente aqu

1.3 Demanda de cursos de la Unidad de Normas tcnicas

Como se muestra en la Tabla 3, se reogi cuestionarios de 7 miembros de esta unidad: 2 abogados, 4 contadores y 1 psiclogo. El curso que obtuvo ms menciones fue el de Software de oficina Office 97. Tres cursos obtuvieron dos menciones: administracin y gestin presupuestal, auditora de la gestin municipa y auditora gubernamental con enfoque integral. Otros 17 cursos recibieron una sola referencia, tal como se puede apreciar en la Tabla 3.

Insertar la tabla 3 aproximadamente aqu.

1.4 Demanda de cursos de la Unidad de Planificacin

Como se muestra en la Tabla 4, se recogi cuestionarios de 3 miembros de esta unidad: un ingeniero, un administrdor y un economista. Los cursos que recibieron 3 y 2 referencias respectivamente fueron auditora de gestin y calidad total. Otros 13 cursos recibieron una sola referencia.

Insertar tabla 4 aproximadamente aqu

1.5 Demanda de cursos de la Unidad de Cooperacin Internacional

Como se muestra en la tabla 5, se recogi opiniones de 3 miembrso de esta unidad: un contador y 2 economistas. Hubo dos cursos que fueron mencionados por 2 participantes: auditora de gestin e ingls. Otros 8 cursos recibieron una sola mencin.

Insertar tabla 5 aproximadamente aqu

1.6 Demanda de cursos de la Unidad de Desarrollo Estratgico

Como se muestra en la tabla 6, se recogi opiniones de 7 miembros de esta unidad: 4 economistas, un ingeniero, un administrador y un socilogo. Hubo un curso que obtuvo 5 referencias: tcnicas de muestreo. Dos cursos obtuvieron 3 referencias: auditora de la gestin municipal y auditora de sistemas. Cinco cursos obtuvieron 2 referencias: auditora del medio ambiente, auditora guermanementla con enfoque integral, finanzas pblicas, metodologa de la inveswtigacin y reingeniera de procesos. Otros 7 cursos obtruvieron 1 sola mencin.

Insertar tabla 6 aproximadamente aqu

1.7 Demanda agregada de la Gerencial.

Cuando se agregan los resultados se obtiene la demanda agregada a nivel gerencia, tal como se muestran en la tabla 7. El curso que obtuvo el mayor nmero de referencias fue auditora de gestin con 14 menciones, llegando al 36% de los encuestados. Hubo 2 cursos que tuvieron 9 menciones, es decir el 23% de los encuestados: auditora de sistemas y finanzas pblicas. Dos cursos obtuvieron 7 y 6 referencias: auditora gubernamental con enfoque integral y tcnicas de muestreo, con 18% y 16% de los participantes, respectivamente.

Adicionalmente, se identific seis cursos adicionales con un nivel intermedio de demanda: administracin y gestin presupuestal, auditora de la gestin municipal, calidad total y software de oficina Office 97, planeamiento estratgico y reingeniera de procesos. Todos ellos tuvieron entre 4 y 5 referencias, es decir entre 10 y 13 % de los encuestados. Finalmente, se recogi inters menor (entre 1 y 3 referencias) para 33 cursos, tal como se muestra en la Tabla 7.

Insertar tabla 7 aproximadamente aqu

Las necesidades de capacitacin expresadas en la encuesta analizada muestran las preferencias de los integrantes de la gerencia en funcin a sus percepciones de qu es aquello que ms requieren o desean aprender. En la prxima seccin se complementa esta perspectiva con la que resulta de analizar las funciones que desempea la gerencia.

2. Necesidades de capacitacin asociadas a unidades orgnicasSe ha examinado las necesidades de capacitacin asociadas a las unidades orgnicas de la GSYD segn las funciones que desempean. Para ello se emple como referencia el Manual de Organizacin y Funciones propuesto para la GSYD en el mes de mayo de 1999. En dicha propuesta organizativa, la GSYD se estructurar alrededor de 3 unidades orgnicas:

1. Supervisin del S.N.C.

2. Investigacin y Desarrollo

Area de Desarrollo Estratgico

Area de Investigaciones de Auditora

Area de Estudios Econmicos

3. Planificacin

Area de Planeamiento y Evaluacin

Area de Estadstica

Por la naturaleza de la GSYD, los requerimientos de capacitacin de su personal son sumamente especializados y variados. En los talleres efectuados se trat especficamente las necesidades las unidades orgnicas de supervisin del sistema nacional de control y planificacin. No se incluy explcitamente a la unidad de investigacin y desarrollo por encontrarse sta an en proceso de formacin.

2.1 Necesidades de capacitacin de la Unidad de SSNC

Esta unidad se encarga de supervisar y evaluar las acciones de los rgnos conformantes del sistema a travs de 3 reas:

Area de Supervisin de OAIs

Area de Evaluacin de Informes de auditora y Seguimiento de Medidas Correctivas

Area de Sociedades de Auditora

Las funciones de la Unidad de Supervisin del Sistema Nacional de Control son evaluar los informes emitidos por las OAIs y SOAs, supervisar la gestin de los OAIs, asesorar a las OAIs, administrar el seguimiento de medidas correctivas, y conducir los procesos de designacin de sociedades de auditora y administrar los criterios y procedimientos vinculados a la dminisin, calificacin y renovacin en el RUNSA.

Las principales necesidades de capacitacin identificadas para esta unidad se describen a continuacin2.1.1 Capacitacin en Auditora gubernamental El personal de esta unidad realiza un trabajo anlogo al de los supervisores de la Gerencia de Auditora Central, por tanto sus necesidades de capacitacin son similares. El personal de SSNC tiene que adquirir las competencias similares a las de los auditores de lnea, incluso con un mayor nivel de complejidad. Lo ideal sera es que este personal haya participado ampliamente en auditoras. Se requiere que tengan competencias en todas las etapas de la auditora con un entrenamiento inclusive mayor en usperivisin y redaccin de informes; igualmente, debe estar al da en normatividad de auditora gubernamental.

2.1.2 Capacitacin en Auditora financiera

El personal realiza supervisin de las auditoras de las SOAs, por tanto requiere capacitacin en auditora financiera. El personal de esta unidad requiere un refrescamiento y una actualizacin en temas de auditora financiera: papeles de trabajo, normas, dictmenes, etc. 2.1.3 Capacitacin en evaluacin de OAIs

El personal requiere un curso en el cual se lo entrene sistemticamente en una metodologa para evaluar el manejo administrativo y la gestin de una OAI. Este curso debe proporciona entrenamiento para poder evaluar la organizacin y efectividad del trabajo de las OAIs, la calidad de su trabajo (informes elaborados), su plan de actividades, las acciones que llevan para implementar las recomendaciones, y el seguimiento de medidas correctivas, la calidad de la infraestructura con que cuentan y la forma cmo manejan sus interrelaciones con la entidad, entre otros aspectos.

2.1.4 Capacitacin para el Area de SOAsEsta rea tiene como funciones la designacin de sociedades y la gestin del RUNSA. Sus necesidades de capacitacin son extraordinarimente especializadas. Se requerira cursos tales como:

Elaboracin de bases para las entidades

Curso de contratos

Capacitacin en informtica

2.2. Necesidades de capacitacin del Area de planificacin

4. FALTA1. Presupuesto y deuda pblica

Realizan los informes globales de inversin pblica, deuda pblica, presupuesto. Estos informes van a ir acompaando la Auditora de la Cuenta General de la Repblica.

Requeriran cursos avanzados de macroeconoma, finanzas pblicas, teora monetaria, entre otros. Estos NO SON del mbito de especialidad de la ENC

INSUFICIENTE: NO SE PUDO TRATAR EN EL TALLER DEL DIA JUEVES

1.3 Informes globales Actualmente la Gerencia de Supervisin y Desarrollo tiene los siguientes informes globales:

Vaso de leche

Presupuestos adicionales de obra

Ingresos Propios de Gobiernos Locales

Rotacin de Enfasis de la Auditora

Informe Global de Presupuesto por sector

...Cules seran los requerimientos de capacitacin para el personal que elabora estos informes?

NO SE PUDO TRATAR EN EL TALLER DEL DIA JUEVES

3. Ideas de Programas y Cursos Nuevos

Durante las entrevistas y talleres efectuados, surgieron las siguientes recomendaciones de cursos y programas nuevos que son de inters para la Gerencia de Supervisin y Desarrollo.

1. Mdulo Estndar de auditora

Todo el personal de la GSYD debe ser capacitado en temas de auditora general: se debe determinar un paquete de conocimientos generales de auditora. Tenemos profesionales de otras profesiones que no tienen estos conocimientos.

Curso: Formulacin de los objetivos de auditora empleando metodologa de la investigacin

La determinacin de los objetivos de la auditora es anloga a la formulacin de hiptesis. Ello le da fuerza. Las reas crticas a ser examinadas en la auditora deban ser hiptesis de trabajo. Todas las herramientas de metodologa de investigacin deban emplearse para capacitar a los auditores en la formulacin de objetivos de auditora mucho ms slidamente. El curso deba ser eminentemente aplicado y con abundante casustica y ejemplos.

Pblico objetivo de este curso: es un curso de amplia orientacin, deba ser parte fundamental de la formacin de todo auditor gubernamental.

Curso: Proceso de determinacin de responsabilidades

Este curso deba analizar cul es el proceso de determinacin de responsabilidades y cul es el rol que tiene en l el auditor gubernamental. Se debe analizar la labor relacionada que existe entre la CGR y el Ministerio Pblico.

Pblico objetivo: todos los auditores, tanto de la GAC como de la GSYDCurso: Instituciones y Sistemas Administrativos del Estado

Este curso debe presentar de manera sucinta una explicacin del marco institucional y organizativo del Estado y sus principales funciones. Igualmente, debe introducir los sistemas administrativos del estado: administracin financiera (presupuesto, tesorera, endeudamiento y contabilidad pblica), de abastecimiento y activos fijos, de administracin de personal, de informtica y sistemas y obras pblicas.

Pblico objetivo: todos los auditores, tanto de la GAC como de la GSYDPrograma: Diplomado en Gestin de OAIs

Orientado tanto a los jefes de OAIs como al personal de supervisin del SSNC

Deba incluir temas tales como: habilidades y destrezas para ser efectivo en una situacin intrnsecamente conflictivos (manejo de conflictos, negociacin).

Deba capacitar para gerenciar en la interseccin de la entidad y la CGR. Por tanto deba incluir el desarrollo de habilidades para manejarse con 2 jefes, con pares y subordinados.

Aprender a trabajar bajo presin

Eficacia personal: distinguir lo primario y lo secundario

GSYD requiere tambin del apoyo de la ENC en:

Cursos y Talleres para titulares de entidades

Sera muy til tener actividades que difundan entre los titulares de entidades qu es el SNC, las relaciones de la CGR con las OAIs y con las SOAs,

Cursos ad-hoc para supervisores del SNC ( ver arriba diplomado)

Curso de Administracin de OAIs

Reglamento de Multas su promulgacin ofrece oportunidad para dictar un curso. Conversar con Juan Carlos Morn.

Taller para preparacin de casos

Cursos de tica

5. Recomendaciones

4.1 Cursos dictados por personal de la GSYD en la ENC

Se visualiza una sinergia importante que puede resultar de un desarrollo conjunto de capacitacin entre la ENC y la GSYD. De esta manera la GSYD puede multiplicar su efectividad ofreciendo cursos desarrollados junto con la ENC. Los profesores que provengan de la GSYD deben ofrecer temas que por funcin les confiera autoridad y competencia; en ese sentido son socios clave de la ENC. PARA SOAs

Debe existir un amarre entre la educacin para SOAs y los requerimientos de la CGR. Por ejemplo en SOAs: entrenamiento para tercerizacin

Errores ms comunes en la preparacin de expedientes de tercerizacin para la CGR Este sera un curso muy taquillero y podra ser ofrecido por la Dra. Farah Prez.

PARA OAIs

En el taller NO se lleg a una clara identificacin de propuestas. Aparentemente en SSNC no hay el personal que podra hacerse cargo de esta labor.

4.2. Necesidades de capacitacin no ofrecida por la ENC

Antes esta funcin la asuma Planificacin, unidad que concentraba otras. Hoy en da no est definido quin es el ente competente para esta funcin. Podra ser Recursos Humanos pero la debilidad de esta rea aconseja pensar en otra alternativa.4.3 Enfoque metodolgico requerido

Tiene que ser fuertemente basado en casustica ejemplos.

Anexo:

Materiales empleados en el taller con la GSYD