Índice … · internet y navegadores 3.2. utilidad de los navegadores. configuración 3.3. tipos...

ÍNDICE ----------------------------------------------------------------------------------------- LIBRO DE OFIMÁTICA Y PROCESOS DE LA INFORMACIÓN

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ÍNDICE:

1.Mantenimiento básico de equipos, aplicaciones y red.

1.1. Introducción a los ordenadores. Elementos de hardware. Periféricos

1.2. Elementos de software

1.3. Sistemas operativos: tipos, configuración, instalar software, actualización, carpetas, contraseñas,

mantenimiento (copias seguridad, scandisk, antivirus,…), ayuda, buscar, PDF

1.4. Redes locales: tipos, componentes, configuraciones principales, intercambio/actualización recursos.

2.Escritura de textos según la técnica mecanográfica.

2.1. Postura corporal ante el terminal. Ergonomía y actitud.

2.2. Composición de un terminal informático y de distintos teclados

2.3. Colocación de dedos (QWERTY y otros)

2.4. Desarrollo de la destreza mecanográfica. Palabras simples, números, velocidad.

2.5. Escritura de textos en inglés y otros idiomas.

2.6. Corrección de errores.

3.Gestión de archivos y búsqueda de información.

3.1. Internet y navegadores

3.2. Utilidad de los navegadores. Configuración

3.3. Tipos licencias. Requerimientos, descarga e instalación aplicaciones a través web

3.4. Herramientas Web 2.0: blogs, wikis, servicios de alojamiento de vídeos e imágenes y redes sociales,

entre otros.

3.5. Comprensión y descompresión de archivos.

3.6. Buscadores de Información. Directorios y buscadores.

3.7. Importación/exportación de la información.

3.8. Técnicas de archivo.

3.9. El archivo informático. Gestión documental.

4.Elaboración de hojas de cálculo.

4.1. Instalación y carga de hojas de cálculo.

4.2. Estructura y funciones.

4.3. Diseño. Formatos (condicionales), imágenes, comentarios,….

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4.4. Edición de hojas de cálculo.

4.5. Cálculos con funciones: elaboración/edición documentos administrativos. Gráficos

4.6. Tratamiento, ordenación, filtrado, filtros avanzados, análisis, subtotales de datos.

4.7. Gestión de archivos: control versiones, trabajo grupo, impresión documentos

4.8. Impresión de hojas de cálculo.

4.9. Opciones avanzadas: tablas y gráficos dinámicos, macros..

4.10.Otras utilidades: comandos, formularios, validar, listas despegables, plantillas, proteger hojas/libros

4.11.Interrelaciones con otras aplicaciones.

4.12.Procedimiento de protección de datos.

5.Creación de documentos con procesadores de texto.

5.1. Instalación y carga de documentos.


5.3. Diseño documentos y plantillas. Edición textos y tablas (ortografía, ajuste objetos, columnas,

secciones, autocorrección, estilos, formularios,… para crear documentos administrativos relativos ciclo).

5.4. Gestión archivos. Trabajar con distintos formatos. PDF. Control cambios trabajo en grupo

5.5. Impresión de textos.

5.6. Interrelación con otras aplicaciones.

5.7. Opciones Avanzadas: macros, marcador/hipervínculo, tabla contenido, combinar correspondencia

5.8. Procedimiento de protección de documentos.

6.Utilización de bases de datos para el tratamiento de la información administrativa.

6.1. Instalación y carga de base de datos. Gestión archivos (importar/exportar,…).

6.2. Estructura y funciones de una base de datos.

6.3. Tipos de base de datos(relacionales, no relacionales, documentales,…).

6.4. Diseño de base datos: tipos datos, claves, tablas, relaciones, formularios, orden/búsqueda/filtrado datos,

consultas selección/acción/cálculo, informes, asistentes/etiquetas, macros, propiedades campos, impresión…

6.5. Utilización base datos: aplicaciones en la empresa y en otros módulos. Combinar correspondencia.

6.6. Interrelación con otras aplicaciones.

6.7. Procedimiento de protección de datos.

7.Gestión integrada de archivos.

7.1. Archivos integrados por varias aplicaciones: hoja de cálculo, procesador de textos, gráficos, correo y

otros.Vinculaciones, Incrustaciones, interrelaciones. Inserción de otros medios o documentos.

7.2. Grabación, transmisión, recepción y compresión. PDF. Dispositivos de captación y reproducción.

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7.3. Contenido visual y sonoro. Bancos recursos gratuitos. Imágenes: formatos, manipulación, máscaras,

filtros, retoques,… Videos: codecs, insertar elementos, efectos, transiciones, selecciones, título y audios .

7.4. Objetivo de la comunicación de los contenidos.

7.5. Obsolescencia y actualización.

8.Gestión de correo y agenda electrónica.

8.1. Tipos de cuentas de correo electrónico. Funciones.

8.2. Entorno de trabajo: configuración y personalización gestores correo.

8.3. Plantillas y firmas corporativas.

8.4. Foros de noticias (news): configuración, uso y sincronización de mensajes.

8.5. La libreta de direcciones: importar, exportar, añadir contactos, crear listas de distribución y poner la

lista a disposición de otras aplicaciones ofimáticas.

8.6. Gestión de correos: enviar, borrar, guardar y copias de seguridad, entre otras. Usos en empresa.

8.7. Gestión de la agenda: citas, calendario, avisos y tareas, entre otros. Usos en empresa

y módulos

8.8. Sincronización con dispositivos móviles: aplicaciones. Gestión archivos y seguridad. Ayuda

9.Elaboración de presentaciones.

9.1. Instalación y carga.


9.3. Procedimiento presentación: asistentes, diseño/fondos, inserción elementos, animaciones, efectos,

formateo, intervalos, narraciones sonidos, vídeos, imprimi, macros,…para usos en empresa y módulos

9.4. Utilidades aplicación. Creación espacios web. Bancos imágenes, música. Dispositivos presentación.

9.5. Procedimiento de protección de datos. Gestión de archivos. Copias de seguridad.

9.6. Interrelaciones con otras aplicaciones

LIBRO DE OFIMÁTICA Y PROCESOS DE LA INFORMACIÓN ------------------------------------------------------------------ U.T. 4: Hojas de Cálculo

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1.Elaboración de hojas de cálculo.

CONTENIDOS:

Introducción: importancia de la hoja de cálculo la Empresa e importancia de manejar varias

hojas de cálculo en la Empresa.

Instalación y carga de hojas de cálculo.

Estructura y funciones: entorno de trabajo; tipos de datos y referencias; aplicar fórmulas y

comprobarlas.

Diseño: Formato, imágenes, comentarios,… Edición de hojas de cálculo: recálculo de atos.

Cálculo con funciones: aplicaciones en la empresa y en otros módulos; asistente de funciones

Gráficos. Tratamiento de datos: filtrado y ordenación de datos; subtotales.

Gestión de archivos: crear/abrir/guardar, importar/exportar

Impresión.

Opciones avanzadas: tablas y gráficos dinámicos; macros.

Otras utilidades: comandos, formularios, validar; plantillas y asistentes; utilización de la ayuda

Interrelación con otras aplicaciones.

Procedimiento de protección de datos: seguridad y confidencialidad

La hoja de cálculo es la herramienta que permite introducir datos en una estructura de

filas y columnas para luego poder realizar operaciones entre ellos en un tiempo mínimo.

La hoja de cálculo no trabaja con números sino que trabaja u opera con las posiciones

de celdas lo que permite incrementar las ventajas de cálculo con respecto a una calculadora:

una hoja de cálculo realiza múltiples y diversas operaciones en un solo paso y realiza recálculos

automáticos cuando se varían los datos de entrada. Además permite insertar gráficos,

imágenes, utilizar plantillas, aplicar filtros y ordenar datos, utilizar funciones que permiten

realizar cálculos aplicables a diferentes ámbitos, trabajar con tablas dinámicas,…

Hoy en día en la empresa es una herramienta cuyo uso está en continuo aumento y es

básica a la hora de elaborar distintos documentos como:

Facturas. Presupuestos. Inventarios. Nóminas. Recibos. Cuadros de amortización. Cálculos de tipos de interés efectivos. Valoración y comparación de inversiones: VAN, TIR. Líneas de crédito y control de tesorería. Cálculos de ingresos, gastos, beneficios. Ordenar o filtrar listados. Relojes de fichado, cuadrantes de horarios. Previsiones, regresiones, estimaciones, evoluciones. Balances. Informes de gastos. Rentas. Hojas de servicios.

U.T.4: Hojas de Cálculo ------------------------------------------------------------------- LIBRO DE OFIMÁTICA Y PROCESOS DE LA INFORMACIÓN

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Planes. Programadores. Programaciones. Instrucciones. Calendarios.

Otra realidad es la variedad de hojas de cálculo que coexisten hoy en día en el

mercado por lo que la empresa no se escapa de esta realidad y en una misma empresa o

incluso en un mismo departamento, al tener varios ordenadores, en cada uno tienen hojas de

cálculo distintas.

Todas tienen en común las funciones antes señaladas y lo que cambia es la forma de

trabajar o la forma en la que accedes a las distintas funciones (teniendo en cuenta además que

versiones posteriores suelen mejorar y ampliar las opciones). Dada esta variedad es

conveniente que el alumno aprenda no sólo a manejar eficientemente varias versiones, sino a

compatibilizarlas entre sí puesto que en la empresa va a tener que trabajar simultáneamente

con esa realidad.

Dentro del entorno Microsoft Windows hay un antes y un después con la versión

Office 2007, por lo tanto, desde este libro se va a trabajar con metodología que abarque tanto

las versiones anteriores como las del 2007 o posteriores de cara a que el alumno maneje y se

defienda de manera eficiente en la realidad de una empresa. Por último señalar que las hojas

de cálculo de distribución gratuita, utilizadas principalmente en entornos Linux, (paquete

OpenOffice) tienen un manejo similar a las versiones de Office anteriores al 2007 y por tanto el

alumno también se defendería en el Open Office Hoja de Cálculo siendo capaz por tanto de

utilizar el 90% de las hojas de cálculo que existen en el mercado actualmente.

Dada esta variedad y dado que continuamente siguen apareciendo nuevas versiones

en el mercado no tiene sentido intentar abarcar todas las versiones, sino el desarrollar una

metodología indagadora en la que al alumno se le den pautas de aprendizajes (objetivos a

conseguir y posibles herramientas a utilizar que debe indagar), pero no es conveniente que se

le marquen pautas de actuación concretas que sólo le servirían para una versión. De esta

manera se conseguiría la flexibilidad que el mercado de trabajo exige, puesto que estas

actuaciones, van a conseguir que se adapte y se defienda en estos momentos y

posteriormente en diversos entornos de trabajo para realizar cálculos.

Como activad de ejemplo se propone: valorar en diversos documentos comerciales, que están

trabajando en otros módulos, las ventajas de usar una hoja de cálculo.

Como actividad indagadora se propone: indagar en la variedad de hojas de cálculo que hay en

el mercado (Excel, Lotus,…) analizar similitudes y diferencias y valorar ventajas de cada uno

1.1.Instalación y carga de hojas de cálculo.

Haciendo referencia a que la instalación y carga de programas ya se ha visto en la unidad de trabajo relativa a Sistemas Operativos, comentar que una hoja de cálculo se instala y


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carga igual que el resto de software, por tanto, simplemente recordar que una vía para instalar un programa es desde botón Windows (dependiendo que versión, pinchando directamente o pinchando con el botón derecho), dar a ejecutar y en examinar señalar la ruta donde se encuentre el archivo de instalación o ejecutable (setup.exe o instalar.exe).

Otra forma es abriendo la unidad en la que esté y dar doble clic al archivo ejecutable. El archivo ejecutable es aquel que tiene la extensión .exe, también se puede apreciar como aquel que indica que es una aplicación cuando tenemos la vista de iconos con detalles.

Hay que tener en cuenta que hoy en día la mayoría de programas vienen en CD/DVD autoejecutable y por tanto, en el momento que se introducen en el ordenador, comienza de manera automática el proceso de instalación y por tanto no es necesario buscar dicho archivo ejecutable.

1.2.Estructura y funciones.

Una vez que abramos la hoja de cálculo es conveniente analizar el contenido de los

distintos menús, barras de herramientas, iconos, las distintas pestañas que tiene, cinta de

opciones, fichas, grupos, barra acceso rápido,… En cuanto al proceso de como configurar estos

elementos o en cuanto a las opciones o formas de trabajar con estos elementos no se va a

señalar nada puesto que se realiza exactamente igual que lo señalado para procesadores de

texto en su unidad de trabajo. Generalmente los programas o herramientas que pertenecen a

un mismo paquete Office comparten las mismas opciones de configuración y se les habilita las

mismas opciones de trabajo lo que facilita su uso además de compatibilidad a la hora de

intercambiar información entre ellos.

En esta unidad de trabajo se explicará el proceso para hojas de cálculo de office de

versión 2007 o posteriores y también se explicará procedimientos para versiones anteriores a

2007 consiguiendo de esta manera abarcar el manejo de la mayoría de procesadores de textos

que existen actualmente en el mercado.

En hojas de cálculo de office versiones anteriores a 2007 en la ventana de entrada nos

encontramos con los siguientes elementos:

- Una barra de menús con los menús archivo, edición, ver, insertar, formato, herramientas, datos, ventana y ayuda.

- La barra de herramientas estándar que se coloca por defecto debajo de la barra de menús y que tiene diversos iconos de acceso directo (permiten de manera directa realizar determinadas actuaciones sin tener que ir a la opción correspondiente dentro del menú adecuado) como el de crear nuevo documento, abrir un documento existente, guardar,… para ver lo que es cada icono es suficiente con acercarse con el ratón al icono y si no se pincha te da información sobre el elemento.

- La barra de herramientas de formato que de manera predeterminada se coloca debajo de la estándar y que tiene una serie de iconos de acceso directo como el de cambiar el tipo de letra, el tamaño, aumentar o disminuir decimales,…


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- Una barra de fórmulas desde la que podemos visualizar la posición (columna y fila) de la celda activa o en la que nos encontramos y visualizar o modificar la fórmula de esa celda.

A continuación se señalan las opciones principales que hay dentro de cada menú de

cara a tener una visión global (lo que luego nos permitirá avanzar más rápido al tener ya

asimilado la idea general del Excel) de las diversas posibilidades que nos ofrece la hoja de

cálculo y familiarizarnos con el entorno de trabajo:

- Dentro del menú archivo se puede destacar la opción de crear un documento nuevo; la opción de abrir un documento previamente creado; las opciones de guardar o guardar como un archivo; la opción de configurar página desde donde decidimos los márgenes, la orientación (horizontal o vertical), ajustar a una página, el tamaño del documento, la posibilidad de establecer encabezados y pies de página, imprimir o no líneas de división; la opción de establecer (el área previamente seleccionada) o borrar área de impresión, lo que nos permite imprimir áreas concretas sin tener que imprimir por hojas; la opción de vista preliminar que nos muestra como quedaría el documento si se imprimiese y realizar las mismas opciones que desde configurar página; la opción imprimir ya explicada en la Unidad de Trabajo relativa a configurar aplicaciones informáticas; visualizar los últimos documentos abiertos recientemente y la posibilidad de volverlos a abrir al pinchar en ellos.

- Dentro del menú edición se puede destacar la opción de deshacer o rehacer las últimas acciones realizadas; las opciones relativas al intercambio de información (cortar, copiar, pegar, pegado especial) ya explicadas en la Unidad de Trabajo anterior; las opciones de rellenar, borrar, eliminar para trabajar con fórmulas, series, formatos,…; la opciones de buscar y reemplazar que nos permiten buscar determinadas palabras y/o reemplazarlas por otras lo que es útil cuando utilizamos con frecuencia palabras difíciles o largas de escribir.

- Dentro del menú ver se puede destacar la opción de ver el documento en diseño impresión, en esquema, en mapa de documento, en normal… señalando que la opción diseño de impresión representa de una manera más fiel como puede quedar el documento si se imprimiese aunque realmente habría que ir a vista preliminar del menú archivo para ver realmente que es lo que se imprimiría o lo que no se imprimiría del documento; opción de visualizar u ocultar las barras de herramientas; opción de crear encabezados y pies de página.

Barra de menús

Barra de formato

Barra estándar

Barra de fórmulas


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- Dentro del menú insertar se puede destacar las opciones de insertar celdas, filas, columnas (realmente no inserta nuevas celdas, filas, columnas o aumenta el área de trabajo sino que crea espacios en blanco de celdas, filas, columnas), nuevas hojas de cálculo, gráficos, símbolos (igual que con procesador texto); opción de salto de página; funciones (detalla una relación de las mismas, informa sobre su utilidad y crea un asistente para aplicarla); la opción de crear nombres para luego poder trabajar con los mismos en lugar de señalar celdas; comentarios para poder señalar que operaciones se han realizado o como se han realizado y la opción de como se visualizan los mismos; imágenes, diagramas, objetos e hipervínculos (igual que con Word teniendo en cuenta que en el caso de hipervínculos no es necesario crear previamente marcadores puesto que ahora la identificación de cualquier celda nos puede servir de marcador sin haberlo definido previamente).

- Dentro del menú formato se puede destacar la opción de celda desde la que se puede configurar el tipo de categoría de número que queremos, su fuente, bordes, tramas y su protección; ajuste de filas y/o columnas, nombre de hojas; autoformato de lo seleccionado; formato condicional o establecer una fuente, bordes o tramas en las celdas que cumplan determinadas condiciones; modificar las opciones de cada uno de los estilos que se pueden asignar a las celdas. Este menú tiene mucho menor peso en una hoja de cálculo que en un procesador de texto, como es obvio puesto que, en una hoja de cálculo lo principal son las operaciones y el formato es secundario.

- Dentro del menú herramientas se puede destacar la opción de ortografía que nos permite configurar y corregir errores gramaticales y ortográficos; la opción referencia que nos permite realizar búsquedas; compartir libro para que varios usuarios puedan utilizarlo; proteger hoja o libro para que los usuarios sólo puedan modificar o utilizar las celdas que se han desbloqueado o habilitado; las opciones buscar y escenarios que nos permiten señalar diferentes condiciones de entrada para poder ver los resultados que nos daría en el caso de producirse las mismas; la opción macro para grabar y ejecutar tareas repetitivas; la opción personalizar que nos permite configurar las opciones relativas a ver, calcular, modificar, general, transición, listas personalizadas, guardar, internacional…que afectan a toda la hoja y que nos permiten señalar configuraciones concretas relativas a la hoja de cálculo.

- Dentro del menú datos se pueden destacar las opciones de ordenar que nos permite ordenar datos; las opciones de filtro, formularios, subtotales, validación


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que nos permiten visualizar datos que cumplen unas condiciones y ocultar el resto, operar con los que cumplen esas condiciones,…; opciones para crear, configurar y trabajar con tablas dinámicas; la opción de importar datos de base de datos (opción ya vista en el apartado uno de esta misma unidad).

- Dentro del menú ventana se puede destacar la opción de organizar todo que permite ver configurar el área de trabajo para que se visualicen varios libros a la vez; la opción de dividir que permite visualizar a la vez dos partes distintas de la mima hoja de cálculo; la opción inmovilizar paneles que permite visualizar de manera estática una parte de la hoja de cálculo a la vez que con la otra parte se sigue trabajando de manera normal lo que puede ser útil de cara a visualizar de manera permanente unos títulos o referencias a la vez que nos desplazamos a lo largo de los distintos valores que pueden tomar los mismo.

- Dentro del menú ayuda se puede destacar la opción de ayuda que nos permite preguntar sobre diversos aspectos y la ayuda nos dará información sobre los diversos pasos que hay que seguir para conseguir lo deseado; la opción de buscar actualizaciones para actualizar la versión del Excel y la opción detectar y reparar el Excel.

Como actividades de ejemplo se proponen: analizar los diversos menús, submenús y opciones para familiarizarse. Se propone también ir sugiriendo diversas actuaciones y que los alumnos señalen con qué menú y opción empezarían a trabajar. Configurar las opciones para que no se vean las líneas de división de la hoja de cálculo, que al dar un intro nos desplacemos a la celda de la derecha y no la de abajo, que el número de hojas con las que se cree un libro sean de 5 y que se guarde automáticamente cada 5 minutos. Como actividad indagadora se propone: investigar como se crearía un nuevo menú o una nueva barra de herramientas.

En hojas de cálculo de office versiones igual al 2007 o posteriores en la ventana de

entrada nos encontramos con los siguientes elementos:

- Un botón Office o menú archivo desde el que se accede a tareas comunes como abrir, nuevo, guardar o guardar como, imprimir, cerrar,.. pero también al botón de opciones de Excel desde el que se va a poder configurar un conjunto de elementos similares a opciones dentro del menú herramientas del office de versiones anteriores.

- Una barra de herramientas de acceso rápido desde la que podemos elegir directamente diversos iconos (los iconos que se pueden elegir se configura) sin tener que entrar en la ficha correspondiente dentro de la cinta de opciones.

- Una cinta de opciones que cuenta por defecto con las fichas de inicio, insertar, diseño de página, fórmulas, datos, revisar y vista, pero que admite la ficha de programador si se configura en opciones de Excel (necesaria por ejemplo para realizar macros, crear e insertar controles) y en la que aparecen otras fichas según los elementos en los que estamos trabajando (por ejemplo si insertamos un gráfico aparece la ficha de diseño, presentación y formato, si insertamos una imagen aparece la ficha de formato,…)

- Una barra de fórmulas desde la que podemos visualizar la posición (columna y fila) de la celda activa o en la que nos encontramos y visualizar o modificar la fórmula de esa celda.

A continuación se señalan de manera superficial los iconos principales que hay dentro

de cada ficha puesto que en estas versiones de office cambia el entorno de trabajo

pero no las tareas que se pueden realizar (aunque si se mejoran o amplían):

Versiones superiores a

2007 es Menú archivo


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- Desde la ficha de Inicio se pueden realizar las diversas tareas relativas a fuente, alineación, número, estilos, celdas, modificar,…

- Desde la ficha de Insertar se pueden realizar las diversas tareas relativas a tablas, ilustraciones, gráficos, vínculos, texto,…

- Desde la ficha de Diseño de página se pueden realizar las diversas tareas relativas a temas, configurar página, ajustar área impresión, opciones de la hoja, organizar.

- Desde la ficha de Fórmulas se pueden realizar las diversas tareas relativas a agregar funciones, definir nombres, auditoria de fórmulas, cálculo, visualizar o mostrar fórmulas en lugar de resultados,…

- Desde la ficha de Datos se pueden realizar las diversas tareas relativas a obtener datos externos, conexiones, ordenar y filtrar, herramientas de datos, esquema,…

- Desde la ficha de Revisar se pueden realizar las diversas tareas relativas a revisión, comentarios, cambios,...

- Desde la ficha de Vista se pueden realizar las diversas tareas relativas a vistas de libro, mostrar u ocultar, zoom, ventana, macros,…

- Desde la ficha de Programador se pueden realizar las diversas tareas relativas a código, controles, XML, modificar,…

Como actividades de ejemplo se proponen: analizar las diversas fichas, iconos dentro

de cada ficha y variedad de opciones de diferentes iconos para familiarizarse con el entorno de

trabajo. Se propone también ir sugiriendo diversas actuaciones y que los alumnos señalen con

qué ficha e icono empezarían a trabajar.

El entorno de trabajo es en lo que más se diferencian las versiones anteriores o

posteriores al 2007. Debido a la necesidad de que el alumno se familiarice con esta variación

de entorno es el motivo por el que se le ha asignado tanta dimensión a este apartado dentro

de esta unidad de trabajo, sin embargo en los siguientes apartados no se dará tanta dimensión

Archivo

Archivo

Archivo

Archivo

Archivo


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a diferenciar las versiones y se irá directamente a la forma de trabajar puesto que el alumno ya

habrá asimilado ambos entornos de trabajo.

Por último antes de empezar a trabajar es conveniente señalar una serie de aspectos

relativos al entorno de trabajo:

- En primer lugar, se denomina libro a cada área de trabajo que se define al abrir un archivo de Excel. Cada libro está formado por hojas y cada una de ellas por un conjunto de columnas y filas. Las columnas están nombradas por las letras del abecedario y las filas por números. La intersección de ambas da las celdas nombradas por la combinación de letra y número en la que se encuentra, o bien, por el nombre asignado específicamente. Se denomina rango a un conjunto de celdas.

- En la parte de abajo está la barra señalando las hojas que están abiertas así como las flechas adecuadas para pasar de una a otras. Para poner nombre a una hoja se pincha con el botón derecho abajo, donde viene su nombre y se da a cambiar nombre o bien se da doble clic rápido en su nombre. Para insertar una nueva hoja se va a la ficha inicio, grupo celdas y luego a insertar - hoja de cálculo (en versiones anteriores al 2007, en menú insertar)

- En cuanto a su tamaño, por defecto el área de trabajo tiene tres hojas y cada hoja está formada por 16.384 columnas y 1.048.576 filas (en versiones anterio res al 2007,256 columnas y 65536 filas).

- En relación a como podemos desplazarnos: con la tecla Ctrl más flecha hacia abajo voy a la última fila rellenada en esa columna y si vuelvo a dar otra vez Ctrl más flecha hacia abajo voy a la última fila de la hoja; con la tecla Ctrl más flecha a la derecha voy a la última columna de la hoja (o última columna que tenga contenido); con las teclas Av Pág o Re Pág se va a la pantalla de arriba o de abajo respectivamente; con la teclas Alt más Av Pág o Alt más Re Pág se va a la pantalla de la derecha o de la izquierda respectivamente. Para ir a una celda concreta tenemos varias opciones: dar la tecla F5 y nombrar la celda a la que queremos ir, colocarnos en el cuadro de la izquierda de la barra de fórmulas y poner la celda deseada, o bien, ir a ficha inicio, luego grupo modificar, pinchar en buscar y seleccionar y finalmente elegir ir a (en versiones anteriores al 2007, menú edición y luego ir a)

- A la hora de seleccionar: para seleccionar una fila o filas enteras, se pincha en la fila a seleccionar y sin soltar se arrastra o bien se pincha en las distintas filas recordando que con tecla Shift pulsada se seleccionan contiguas y con tecla Ctrl pulsada se seleccionan dispersas; el mismo proceso se llevaría a cabo para seleccionar columnas enteras; para seleccionar un rango o conjunto de celdas se pincha en la primera y luego se arrastra, si queremos seleccionar rangos que no estén seguidos seleccionamos el primer rango y luego con tecla Ctrl pulsada se seleccionan los otros rangos.

- En cuanto a las opciones de configurar página hay que ir a ficha de diseño de página en el grupo de configurar página y luego flechita de la esquina inferior derecha o desde vista preliminar (en versiones anteriores al 2007, desde configurar página bien desde el menú inicio o desde vista preliminar), donde se abre un ventana con cuatro pestañas: la primera es la de página que nos permite configurar la página en horizontal o vertical, ajustar el contenido de la hoja a una sola página, tamaño papel,…; la pestaña de márgenes que nos permite establecer los mismo; la pestaña de encabezado y pie de página que nos permite configurar tanto el encabezado como el pie de página a través de tres secciones, la izquierda, central y derecha pudiendo insertar imágenes, números de página, fechas,…; pestaña de hoja que no permite señalar diversas opciones relativas a imprimir.


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- No debemos olvidar las plantillas de Excel o documentos diseñados para dar soluciones de cálculo comunes. Par acceder a las misma hay que abrir un nuevo documento desde archivo o desde el botón Office (desde el icono nuevo de la barra de herramientas estándar o barra de acceso rápido no nos da la opción de abrir una plantilla). Las plantillas que vienen, entre otras, hacen referencia a préstamos, balances, gastos, facturas, tarjeta de tiempo,…

- En cuanto al formato señalar que el objetivo de las hojas de cálculo es facilitar los cálculos y por tanto las opciones de formato son mínimas (si se quiere un mayor nivel de formato se recomienda copiar los cálculos realizado en un procesador de texto y desde allí dar el formato adecuado) aunque aún así se sigue manteniendo en la ficha inicio los grupos de fuente, alineación, celdas (en versiones anteriores al 2007, un menú de formato) que nos permite configurar las principales opciones en cuanto a formato de filas, columnas, hojas pero sobre todo de celdas. En la ficha de inicio y luego en grupo celdas pinchar en formato y luego elegir formato de celdas (versiones antes 2007, el menú formato y luego celdas) se puede configurar una serie de opciones entre las que se destacan: en la ficha de número se configura el formato del número, si queremos separador miles, comas, si queremos formato porcentaje, fecha,… (en ocasiones cuando utilizamos un formato el ordenador nos lo mantiene en el resto de celdas y si no queremos ese formato debemos cambiarlo desde esta opción); en la ficha de alineación nos deja señalar la dirección vertical u horizontal que deseemos o dar cierta inclinación al texto,…; desde la pestaña de fuente nos deja elegir más estilos de subrayado, efectos tachado, subíndice,…; en la pestaña de bordes nos deja elegir entre los cuatro bordes que rodean la celda y además bordes transversales, elegir entre distintos estilos de borde, grosor,…; en la pestaña de relleno elegir entre las opciones relativas de sombreado; la pestaña de proteger nos dejar desbloquear celdas lo que es útil de cara a que en una futura protección de la hoja o libro se pueden dejar celdas en las que se introduzcan los datos.

- En relación a insertar o eliminar filas, columnas o celdas: seleccionar toda la fila/filas, columna/as o celda/s e ir a ficha inicio dentro del grupo de celdas (versiones antes 2007, al menú insertar, filas, o bien, a través del menú contextual del botón derecho del ratón). Señalar que las filas las inserta arriba de la fila seleccionada y las columnas a la izquierda de la seleccionada. Si lo que queremos es eliminar se seleccionar toda la fila/filas o columna/as pinchando en el número/s o letra/s e ir a la ficha de inicio dentro del grupo de celdas (versiones antes 2007, al menú edición, eliminar, o bien, a través del menú contextual del botón derecho del ratón).


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- Si lo que queremos es modificar el tamaño de las filas o columnas: nos situamos en la

parte inferior de los números o en la parte derecha de la letras y cuando aparezca la flecha pinchar y sin soltar arrastrar hacia abajo/arriba o hacia la derecha/izquierda para hacerlas más grandes o pequeñas. Si una vez que sale la flecha doy doble clic se realiza un ajuste automático al contenido de las celdas. Si deseo modificar varias filas o columnas a la vez primero he de seleccionarlas y luego actuar de igual forma. Otra opción es en la ficha de inicio dentro del grupo de celdas pinchando en formato aparecen las distintas opciones (versiones antes 2007, ir al menú formato de filas o columnas, o bien, seleccionarlas y con el menú contextual).

- También hacer referencia a la posibilidad de mostrar u ocultar filas/columnas: para ocultar seleccionar la fila/s o columna/s a ocultar y dar al menú contextual o en la ficha de inicio dentro del grupo de celdas pinchando en formato aparece la opción de ocultar y mostrar (versiones antes 2007, ir al menú formato, de fila o columnas), esta opción puede resultar interesante cuando queremos ocultar operaciones intermedias que se han realizado para llegar a un resultado final que si queremos visualizar. Para mostrarlas de nuevo se ha de seleccionar la fila o columna anterior y siguiente y luego abrir en la ficha de inicio dentro del grupo de celdas pinchando en formato aparece la opción de ocultar y mostrar (versiones antes 2007, el menú contextual o ir al menú formato, de fila o columna).

- Por último señalar una forma rápida de dar color, que consiste en ulitizar el icono que tiene una letra A en mayúsculas con un color rojo debajo para cambiar el color de los caracteres o fuente y el icono que tiene un regador con un color amarillo debajo para cambiar el color de relleno de la celda.

Como actividades de ejemplo se proponen: seleccionar dos rangos que no estén contiguos y

darlos el color verde, ocultar la columna D y la fila 14. Escribir una palabra en una celda y darle

alineación vertical. Insertar una imagen en la parte central del encabezado y el número de

página en la parte derecha del pie de página. Escribir la fecha 21/03/2020 y darle formato de

número con separador de miles. Abrir una plantilla de factura y realizar el cálculo de lo que nos

pagarían por vender 3 ordenadores a 1000 u.m. con el el % de IVA correspondiente. Volver a

mostrar la columna D y la fila 14.

Como actividades de indagación se proponen: averiguar como escribir más de una palabra en

una misma celda consiguiendo que se visualicen todas las palabras, sin hacer más ancha la

columna. Conocer que es lo que indica el número que nos sale cuando a una fecha le damos

formato de número. Crear subíndices para escribir en Excel por ejemplo “1er Número”


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En relación a los tipos de datos y referencias:

En primer lugar sería conveniente conocer como diferencia Excel los diferentes tipos

de datos o tipos de contenidos que puede tener una celda y en función de esto, analizar las

opciones de trabajo que tenemos:

- Texto o rótulo, cuando introducimos caracteres no numéricos. El ordenador lo alinea a la izquierda de la celda porque no puede operar con su contenido. El dejar un espacio al principio, o entre números o dar un punto también implica que sea considerado texto.

- Números cuando son caracteres numéricos. Los alinea a la derecha porque con esas celdas si puede operar. Cualquier elemento que alinee a la derecha implica que se va a poder operar con ese tipo de contenido o dato como es el caso de las horas o las fechas.

- Fórmulas, que pueden estar ya definidas por Excel a través del asistente de fórmulas o bien las podemos definir nosotros introduciendo en primer lugar en la celda un símbolo de igual (=) o de más (+).

En cuanto a las referencias señalar que es la manera que tenemos de indicar al

ordenador la celda o conjunto de celdas con las que queremos trabajar. Podemos diferencias

varios tipos de referencias:

- Referencia de una celda: la celda se identifica señalando primero la columna en la que se encuentra y luego la fila. Por ejemplo: celda A1 (celda que está en la columna A y en la fila 1). Si lo que se quiere es hacer referencia a varias celdas se identifican las distintas celdas separadas por punto y coma (;). Por ejemplo A1; A5; B3; F4

- Referencia a un rango: cuando definimos al ordenador un conjunto de celdas con las que trabajar. Se identifica haciendo referencia a la primera celda luego poniendo dos puntos (:) y finalmente haciendo referencia a la última celda. El conjunto de celdas puede abarcar varias celdas en la misma fila, por ejemplo: A3: E3 (nos indica que vamos a trabajar con las celdas A3, B3, C3, D3 y E3), abarcar varias celdas en la misma columna, por ejemplo: A3:A8 (nos indica que vamos a trabajar con las celdas A3, A4, A5, A6, A7 y A8) o abarcar varias celdas que estén en distintas filas o columnas, por ejemplo: A3:C5 (nos indica que vamos a trabajar con las celdas A3, A4, A5, B3, B4, B5, C3, C4 y C5.

- Referencia a una celda de otra hoja: la celda en este caso se identifica señalando en primer lugar el nombre de la hoja seguido de un cierre de admiración (!) y luego señalando la columna y fila de la misma. Por ejemplo: Hoja3!A1 (celda A1 pero de la hoja 3). Si en la referencia no aparece el nombre de la hoja es porque la celda que se está utilizando, está dentro de la misma hoja donde se está trabajando.

- Referencia a una celda de otro libro: la identificación de la celda en este caso tiene diversas opciones en función de la situación del libro de origen o libro del que se coge el dato: cuando el libro de origen está abierto, se señala el nombre del libro entre

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