navihotel: una ventaja operativa para el manejo de la
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UNIVERSIDAD APEC
Decanato de Turismo
“NAVIHOTEL: Una Ventaja Operativa Para el Manejo de la Contabilidad y las Finanzas Hoteleras”
SUSTENTANTES: Gerliany García Martínez 2008-0189
Lisaury Peña Medina 2008-0318 Yeimi Joransel Corona Rodríguez 2008-0552
Asesor:
Lic. Carlos Basilis
Monografía para Optar por el Título de Licenciada en Administración Turística y Hotelera
Mención Marketing y Servicios
Santo Domingo, República Dominicana
Agosto, 2011
Índice
ÍNDICE
Agradecimientos ................................................................................................. i
Dedicatorias ....................................................................................................... ii
Resumen ..................................................................................................... xii
Introducción ................................................................................................... xiii
Capítulo I
Aspectos Generales de la Contabilidad y las Finanzas Empresariales y de la Industria Hotelera
Objetivo: presentar a modo introductorio las generalidades del funcionamiento operacional de los departamentos de contabilidad y finanzas en las empresas y en el sector hotelero.
1.1 Contabilidad ................................................................................................ 1
1.1.1 Definición y Conceptos Generales ............................................................ 1
1.1.2 Usos y Aplicaciones Operacionales ........................................................... 2
1.2 Finanzas ....................................................................................................... 6
1.2.1 Definición y Conceptos Generales ............................................................. 6
1.2.2 Usos y Aplicaciones Operacionales ........................................................... 7
1.3 Sistemas de Manejo de Contabilidad y Finanzas .................................... 11
1.4 Importancia de la Contabilidad y las Finanzas en las Organizaciones
Hoteleras ..................................................................................................... 16
Capítulo II
Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Objetivo: definir los sistemas integrados en el panorama general y su evolución para la mejora de los procesos empresariales y hoteleros.
2.1 Generalidades de los ERP ......................................................................... 27
2.1.1 Concepto y Características generales ..................................................... 27
2.1.2 Evolución ................................................................................................ 29
2.1.3 Objetivos .................................................................................................. 32
2.1.4 Aplicaciones ............................................................................................. 33
2.1.5 Impacto en las operaciones empresariales .............................................. 37
2.1.6 Ventajas del uso de los ERP ................................................................... 38
2.2 Los sistemas integrados de gestión hotelera ......................................... 40
2.2.1 Importancia ............................................................................................. 40
2.2.2 Funciones operacionales ........................................................................ 42
2.2.3 Ventajas de implementación ................................................................... 43
2.2.4 Diferentes Software Hoteleros ................................................................ 45
2.3 Sistema NaviHotel en las operaciones hoteleras .................................... 54
2.3.1 Concepto y Características ...................................................................... 54
2.3.2 Objetivos .................................................................................................. 57
2.3.3 Módulos y Aplicaciones ........................................................................... 59
2.3.4 Impacto en las operaciones hoteleras ..................................................... 63
Capítulo III
Impacto de la integración de las operaciones departamentales en los procesos contables y financieros de las organizaciones hoteleras
Objetivo: especificar las relaciones existentes entre las funciones de los departamentos operacionales de los hoteles con el manejo de la contabilidad y finanzas.
3.1 División de Habitaciones – Departamento de Recepción ..................... 66
3.1.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales .................................. 66
3.1.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros ....... 70
3.2 Departamento de Mercadeo y Ventas .................................................... 72
3.2.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales .................................. 72
3.2.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros ....... 79
3.3 División de Alimentos y Bebidas ........................................................... 81
3.3.2 Concepto y Funcionalidades Departamentales ................................. 81
3.3.3 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros ...... 87
Capítulo IV
Funcionalidades de Microsoft Dynamics Nav como Gestor Financiero en el Sistema NaviHotel
Objetivo: Presentar el manejo operativo de la gestión financiera a través de este software integrado al sistema.
4.1 Microsoft Dynamics Nav .......................................................................... 90
4.1.2 Concepto y Características Generales .............................................. 90
4.1.3 Composición operacional .................................................................... 94
4.1.4 Integración al sistema NAVIHOTEL y su importancia .......................... 98
4.2 Modulo de Gestión Financiera ............................................................... 101
4.3.2 Contabilidad ...................................................................................... 102
4.3.2.1 Gestión de Cobros y Pagos ....................................................... 107
4.3.3 Gestión de Tesorería ......................................................................... 110
4.3.4 Activos Fijos ....................................................................................... 111
4.3.5 Actividades Periódicas ....................................................................... 114
4.3.5.1 Movimientos, Aprobación y Rechazos ....................................... 114
4.3.5.2 Manejos Fiscales ....................................................................... 115
4.4 La Gestión Financiera como eje del manejo rentable de la Hotelería 118
Conclusiones ................................................................................................... xix
Recomendaciones ......................................................................................... xxiii
Bibliografía .................................................................................................. xxvi
Anexos.-
Índice de Figuras
ÍNDICE DE FIGURAS
Figura I: Objetivos Contables .............................................................................. 3
Figura II: Departamentos Productores de Información Contable .......................... 5
Figura III: Objetivo de la Actividad Financiera ..................................................... 8
Figura IV: Funciones de las Finanzas ................................................................. 9
Figura V: Enlace de las Operaciones del Hotel a través de las Finanzas ......... 17
Figura VI: Interrelación del Manejo de la Contabilidad y las Finanzas ............. 18
Figura VII: Organigrama de Contabilidad y Finanzas de un Hotel ..................... 19
Figura VIII: Necesidades del Surgimiento de los ERP ....................................... 31
Figura IX: Ventajas de los ERP vs MRP ............................................................ 32
Figura X: Arquitectura Básica de un ERP .......................................................... 34
Figura XII: Beneficios de los Sistemas Integrados de Gestión Hotelera ............. 41
Figura XIII: Ventajas de Implementación de los Sistemas Integrados de Gestión Hotelera ..................................................................................................... 44
Figura XIV: División Global de NaviHotel .......................................................... 55
Figura XV: Integración de las Operaciones con NaviHotel ................................. 58
Figura XVI: Módulos de NaviHotel ..................................................................... 59
Figura XVII: Gráfica de Integración de los Módulos de NaviHotel ...................... 64
Figura XVIII: Organigrama Departamento de Recepción .................................. 67
Figura XIX: Ventajas de Integración Recepción – Contabilidad-Finanzas ......... 71
Figura XX: Organigrama Mercadeo y Ventas .................................................... 76
Figura XXI: Retos de Mercadeo y Ventas para las Organizaciones Hoteleras .. 78
Figura XXII: Ventajas de Integración Mercadeo y Ventas – Contabilidad-Finanzas ..................................................................................................... 80
Figura XXIII: Tareas Fundamentales de la División de A&B ............................. 82
Figura XXIV: Sistema de Flujo de A&B (Camino de los Alimentos) ................... 83
Figura XXV: Organigrama División de A&B ....................................................... 84
Figura XXVI: Ventajas de Integración A&B – Contabilidad-Finanzas ................. 88
Figura XXVII: Arquitectura de Microsoft Dynamics Nav ..................................... 91
Figura XXVIII: Características de Microsoft Dynamics Nav .............................. 92
Figura XXIX: Ciclo de Interrelación NaviHotel-Microsoft Dynamics Nav ........... 99
Figura XXX: Funciones Contables de Microsoft Dynamics Nav ...................... 102
Figura XXXI: Actividades de los Períodos Contables ...................................... 103
Figura XXXII: Beneficios Contables de Microsoft Dynamics Nav en NaviHotel 106
Figura XXXIII: Ventajas de la Gestión de Cobros y Pagos .............................. 109
Figura XXXIV: Ventajas de la Gestión de Activos Fijos .................................... 113
Figura XXXV: Objetivos Ventajas de Microsoft Dynamics Nav para los Reportes Fiscales .................................................................................................. 117
Agradecimientos
i
Agradecimientos
Esta victoria ha sido producto de todo el esfuerzo que he dedicado a formarme
como profesional del sector turístico pero, sin duda alguna, existen muchas
personas que contribuyeron a que lo lograra.
Primero le doy gracias a Dios, por darme la fe, la fortaleza, la salud y la
perseverancia que me han permitido llegar hasta esta etapa de mi vida.
A mis padres quienes tienen el mayor mérito, por su apoyo incondicional en todo
momento y sobre todo por haberme dado la oportunidad de elegir mi propio
camino. Gracias.
A mi compañero Pedro Núñez que ha sabido soportar pacientemente mi
ausencia en las largas jornadas de trabajo y estudio, brindándome su estímulo y
apoyo constante. Gracias morchhh!!
A mi familia que nunca dudaron que lograría este triunfo y siempre me motivaron
a seguir hacia delante.
A todos mis amigos que me prestaron el tiempo que les pertenecía como un
símbolo de apoyo al logro de mis metas. Chicos aquí estoy nuevamente,
gracias por sus palabras de aliento.
ii
A mis compañeros que con mutuo apoyo han logrado que el camino hacia el
éxito sea menos largo y más divertido, Nicaudy, Aidee, Lisaury, Hairol y
Margaret. Gracias, de verdad que sin ustedes hubiese sido difícil hacer realidad
este sueño. Sobre todo a mis compañeras de monográfico Lisaury y Yeimi.
A la universidad APEC, docentes y personal administrativo, especialmente al
Decanato de Turismo por haberme dado la oportunidad de formar parte de este
grupo de triunfadores.
Este logro ha sido un proceso de aprendizaje y experimentación personal que al
igual que otros proyectos necesitó del apoyo de muchas personas, hoy la tinta
no me alcanza para agradecer a todos los que siempre estuvieron apoyándome,
pero les aseguro que sus nombres quedaran plasmados en mi corazón.
Gerliany García Martínez
iii
Agradecimientos
Resultaría infinito el papel para plasmar cada una de las cosas que agradezco y
a quienes les hago esos agradecimientos, pero a pesar de eso, siempre hay
relevancias en las multitudes y debido a ello se hace posible plasmar.
En primera instancia agradezco a Dios por haberme dado la vida y con ella un
sinnúmero de regalos que conlleva el estar vivo.
A mis Padres, Fior D´Aliza Medina y Claudio Peña, por su apoya incondicional
en todo momento, gracias a ellos hoy se cumple una de mis principales metas y
ha sido por ellos, su formación, su amor sin condiciones y por estar siempre
para mí, es que puedo caminar con la frente en alto y sentirme orgullosa de mi
y de lo que ellos han hecho por mí.
De una forma especial por no haber desfallecido en los momentos más difíciles,
cuando todo parecía dar un no como respuesta y aun así siempre prevaleció en
busca de la respuesta que deseaba encontrar y por ver siempre el trabajo y el
camino duro como la única alternativa para lograr las metas y las mejores
recompensas, hoy agradezco a mí, Lisaury Peña Medina, por la visión y fe de
haber confiado siempre en que lo podía lograr.
iv
A mis Hermanos los cuales de una forma u otra han influido en mi desarrollo
personal y por ser siempre para mí modelos a seguir.
A mis Compañeros de Estudios Hairol Castillo, Gerliany García y Margaret
Rymer, los cuales estuvieron siempre presente en mi trayectoria, dándome ese
apoyo que siempre fue necesario y que a pesar de las disyuntivas nunca se
apartaron de mi lado, les deseo la mejor de las suerte en este camino
profesional que inician, esperando poder siempre seguir contando con ustedes.
A la Universidad Apec, por abrirme las puertas de su Casa de Estudios y
brindarme esa formación que hoy me hace una orgullosa profesional; de forma
especial al Decanato de Turismo y personal docente, quienes fungieron como
los artesanos de mi preparación académica.
A Rafaela Cepeda, por ser como una madre para mí y estar siempre cuando te
necesitaba.
Agradezco con suma sinceridad a todas esas personas que de una forma u otra
colaboraron en mi desarrollo y crecimiento profesional y personal, gracias por
ser parte de mi mundo.
v
“Me hubiese gustado agradecerles de todo corazón, pero para ustedes mi
corazón no tiene fondo".
Lisaury Peña Medina
vi
Agradecimientos
Son tantas las personas a las que me gustaría agradecer, por haberme ayudado
a lograr el termino de mi carrera profesional, que ni utilizando todo el papel del
mundo, sería suficiente para escribir sus nombres. Sin embargo comienzo
agradeciendo:
A mi Dios omnipotente
Le agradezco enormemente, por haberme dado la sabiduría, perseverancia y
fuerzas para llevar a cabo el termino de mi carrera universitaria y mis demás
objetivos conjunto. También le agradezco que me haya acompañado durante
todo ese largo trayecto de mi carrera profesional sin dejarme ni un instante sola,
siempre estuviste allí cuando más te necesitaba impulsándome a seguir hacia
delante. Gracias señor.
A mi padre, José Armando Corona Jumelles
Te doy mil gracias dulce padre, por haber sido constantemente mi fuente de
inspiración, siempre quise llegar a ser tan grande como tú. Eres, seguirás y
serás siendo mi MODELO A SEGUIR. Gracias por orientarme cuando comencé
a dar mis primero pasos universitarios. Nunca olvidare aquella frase que me
dijiste mi primer día de uni “el que comienza bien termina bien, esfuérzate,
estudia y TRIUNFARAS”. Recuerda que este logro no es mío solo, sino nuestro.
Te amo papa.
vii
A mi querida madre, María I. Rodríguez Mendoza
Te agradezco inmensamente por haberme apoyado durante todo el transcurso
de mi formación académica universitaria. Te agradezco por ser una madre
trabajadora, ejemplar, intachable, sacrificadora… gracias por apoyarme en las
buenas y en las malas y regalarme todo ese amor y cariño que siempre me has
dado. Y sobre todo te agradezco por inculcarme ese maravilloso don de la
responsabilidad. Te amo mama.
A mi familia: hermanos(as), primos(as), tíos(as), abuelos…
Agradezco el apoyo que me dieron cada uno de mis integrantes familiares, en
especial mis hermanos: Amanda, Lisa y Armando, los cuales siempre me
ayudaron cuando más los necesite, estuvieron dispuesto a extenderme su mano
amiga y cooperaron en cada momento en el que se me complicaron las cosas.
Al igual que a mis tíos y demás también quiero darle las gracias.
A mis amigos más cercanos.
Agradezco el apoyo infinito de todos mis amigos íntimos, los cuales me
rescataron de esos momentos difíciles por el que todos atravesamos. En
especial quiero agradecer a mi querido amigo Mejía, el cual se mantuvo siempre
firme colaborando en todo lo que necesitaba.
A POLITUR
Tengo mucho que agradecer al personal de POLITUR, quienes formaron parte
de mí desarrollo profesional, en especial al Lic. Núñez y al Sr. Brito. Los cuales
contribuyeron en aspectos como mis pasantías entre otras cosas.
viii
A mis compañeros de clase, universidad APEC, Profesores y personal
administrativo
De manera en general, les agradezco a toda la institución UNAPEC, su personal
docente y administrativo por ayudar a resolver los problemas que surgieron el en
camino de mi formación profesional, como a los profesores por compartir todo
sus enriquecidos conocimientos y demás, en especial a mis compañeros de
clase y de monográfico, los cuales siempre tuvimos unidos los unos con los
otros sin importar indiferencias.
Yeimi Corona Rodríguez
Dedicatorias
ix
Dedicatoria
A mis padres
Gertrudys Martínez y Julián García, porque siempre estuvieron conmigo en este
largo trayecto, siempre me apoyaron y mantuvieron su confianza en mí y sobre
todo porque fueron mi gran fuente de inspiración. De ustedes es este logro. Los
Amo!!
A mi abuelito querido
Ramón Martínez quien siempre me motivó a seguir adelante y a quien prometí
que llegaría hasta la meta. Promesa cumplida Papa!!!!!
A mis hermanos
Finalmente le dedico mi trabajo a mis adorados hermanos Jorge, Nicol y Scarlet,
para motivarlos a que persigan sus objetivos y que por más obstáculos que se
presenten en el camino nunca se dejen vencer.
Gerliany García Martínez
x
Dedicatoria
A Dios, sin el nada es posible
A mis Padres, Fior D´Aliza Medina y Claudio Peña, el esfuerzo es tanto mío
como de ellos, aunque el título no lleve sus nombres saben que este es el
producto de un esfuerzo conjunto.
A mi Abuela, María Altagracia Peña Corona, aunque hoy no esté aquí, se que
donde estés esperabas con ansias este día, por eso hoy te lo dedico.
Lisaury Peña Medina
xi
Dedicatoria
Dedico este trabajo de investigación en primer lugar A MIS QUERIDOS
PADRES, donde les demuestro el resultado de mis esfuerzos, dedicación y
sacrificio de todo un ciclo universitario. Gracias les doy a ustedes por ser quien
soy, y gracias por los valores inculcados y la formación educacional que me
brindaron.
A mis compañeros de clase
Especialmente a Lisaury y Gerliany. A través de la elaboración de este trabajo
podemos observar el fruto de nuestros esfuerzos, conocimientos, dedicación. Lo
cual demuestra la calidad profesional que tenemos cada una de nosotras.
A mis profesores de UNAPEC
Los cuales nos instruyeron durante todo el proceso de formación de la carrera
universitaria, nos guiaron y orientaron con el fin de obtener profesionales con
calidad profesional.
Yeimi Corona Rodríguez
Resumen
xii
Resumen
El siguiente trabajo investigativo ha destacado los avances de la gestión
contable y financiera a través de la utilización de sistemas integrados en la
industria hotelera, que por su destacado papel en las estructuras organizativas
no pueden quedar de lado de la inclusión en estas tecnologías. Con el mismo,
hemos descubierto que tan útil es el software NaviHotel para el manejo
competitivo de las operaciones contables y financieras en la industria hotelera, y
a la vez hemos destacado el impacto del Sistema en el manejo de dichas
operaciones, haciendo énfasis en las ventajas y/o facilidades que este ofrece a
todo el sector.
Finalizando con el método de la síntesis hemos arrojado conclusiones y
recomendaciones sobre dicha variable permitiendo identificar al sistema
NaviHotel como una herramienta que por su integración de ¨ extremo a extremo
¨ ha hecho posible gestionar de manera eficaz el sistema contable-financiero
dentro de las empresas hoteleras.
Introducción
xiii
Introducción
El turismo se define como el conjunto de actividades que realizan las personas
durante sus viajes y estancias en lugares distintos a los de su entorno habitual,
por un periodo inferior a un año, con fines de ocio, por negocio u otros motivos,
este desplazamiento comprende la requisición de una innumerable cantidad de
servicios que van desde transporte, hospedaje, alimentos, actividades
recreativas, esparcimiento y compras. Es decir, el turismo engloba un conjunto
de actividades que producen los bienes y servicios que demandan los turistas.
Para la producción de estos bienes y servicios están involucrados empresarios,
trabajadores y proveedores de las empresas de los destinos turísticos, además
de instituciones que actúan en su nombre, lo que ha logrado en los últimos
tiempos una amplia cooperación entre los sectores públicos y privados; de ahí la
importancia que esta actividad ha venido tomando en la economía de los países.
En República Dominicana la actividad turística a través del tiempo ha venido
representando una de las principales fuentes de divisas, por tal motivo se ha
convertido en uno de los pilares de la economía dominicana.
Como muestra del auge que ha tomando el turismo a través de los años cabe la
mención de que para el 2010 según los informes estadísticos del Banco Central
de la República Dominicana dicha actividad creció un 4.7% con relación a las
xiv
estadísticas del 2009, provocando un ascenso en la tasa de ocupación de los
establecimientos hoteleros y por consiguiente un aumento en los ingresos de
divisas por el gasto promedio de los turistas en el país. Basados en la
importancia de la tasa de ocupación podemos destacar a los hoteles como
pilares claves del crecimiento de la industria turística.
Como reconocimiento de la importancia de los hoteles y por consiguiente de
todas sus áreas ha surgido la necesidad de manejar sus operaciones de forma
conjunta, logrando que estas den el apoyo pertinente para el funcionamiento
eficaz de cada una. Con el surgimiento de esta necesidad se han venido
creando sistemas que persiguen el objetivo de lograr este apoyo a través de la
integración de las actividades, los cuales se han dado a conocer en el mercado
como Sistemas Integrados de Gestión o ERP por sus siglas en ingles (Enterprise
Resource Planning), los cuales han llegado para facilitar el proceso operacional
de las organizaciones, en este caso de la Hostelería.
Otro aspecto que ha tomado relevancia a través del tiempo en las
organizaciones hoteleras y que ha ido mejorando sus funciones gracias a los
ERP han sido los departamentos de Contabilidad y Finanzas que se han
convertido en ejes centrales del funcionamiento de las áreas productivas de los
hoteles, logrando convertirse en el cerebro de la entidad.
xv
En base a la importancia que representan los elementos anteriormente
mencionados ha surgido el interés de conjugarlos, con el objetivo de medir el
impacto en el manejo de las operaciones Contables y Financieras del sector
hotelero, a través del uso de los Sistemas Integrados, con el caso especifico del
Sistema NaviHotel haciendo énfasis en las ventajas y/o facilidades que este
puede ofrecer.
Para el logro del objetivo perseguido hemos desarrollado la estructura de la
investigación en cuatro apartados, los cuales parten de lo general a lo particular
de la investigación, en el apartado o capítulo primero se presentan a modo
introductorio las generalidades del funcionamiento operacional de los
departamentos de contabilidad y finanzas en las empresas y en el sector
hotelero. En el capítulo segundo se definen los sistemas integrados en el
panorama general y su evolución para la mejora de los procesos empresariales
y hoteleros. En el apartado tercero se especifican las relaciones existentes entre
las funciones de los departamentos operacionales de los hoteles con el manejo
de la contabilidad y finanzas. Y para dar en el punto más especifico de la
investigación, en el apartado cuarto se presenta el manejo operativo de la
gestión financiera del Sistema NaviHotel a través del software Microsoft
Dynamics Nav integrado al sistema y las funcionalidades de dichas operaciones
en la mejora de los procesos de las organizaciones hoteleras.
Desarrollo
xvi
Planteamiento del Problema
Hoy día, los procesos han ido evolucionando y acelerando sus ciclos, por tal
motivo el uso de tecnologías ha empezado a formar parte fundamental para el
desarrollo de los mismos, haciendo de estos una ventaja para el manejo
operativo del sector empresarial, sin dejar de lado el sector hotelero. A
consecuencia de estos avances la gestión contable y financiera, por su
destacado papel en las estructuras organizativas, no pueden quedar de lado de
la inclusión en estas tecnologías.
Como parte de los nuevos avances han surgido los sistemas integrados, los
cuales han dado paso a un mejor manejo de las informaciones internas de las
empresas. Las industria hotelera con el paso del tiempo ha venido haciendo uso
de los mismo para lograr la integración de sus operaciones; aunque su
crecimiento ha sido considerable, es importante dejar claro que muchos hoteles
se han ido quedando atrapados en el tiempo, sin haber experimentado las
ventajas que los demás han percibido con la utilización de esto sistemas. Por tal
razón surge la interrogante: ¿Son verdaderamente útiles los sistemas integrados
para el manejo competitivo de las operaciones contables y financieras en la
industria hotelera?
xvii
Objetivos de la Investigación
Objetivo general
Medir el impacto del Sistema NaviHotel en el manejo de las operaciones
contables y financieras del sector hotelero, haciendo énfasis en las ventajas y/o
facilidades que este puede ofrecer.
Objetivos específicos
Definir la importancia que tiene la incursión de los departamentos de
contabilidad y de finanzas a los sistemas integrados en el área hotelera.
Dar una panorámica de los beneficios que puede ofrecer NaviHotel en el
desarrollo de las actividades financieras en una organización turística.
Capítulo I.
Aspectos Generales de la Contabilidad y las
Finanzas Empresariales y de la Industria
Hotelera
1
1.1 Contabilidad
1.1.1 Definición y Conceptos Generales
Desde la esencia misma de su actuación se define la contabilidad como “la
Ciencia que se dedica a la captación, representación, medida y registro de los
movimientos de valores o de cantidades para obtener los resultados de dichos
movimientos, facilitar su control y servir a las necesidades de información de la
dirección de la empresas u organizaciones.
La Contabilidad es el proceso mediante el cual se identifica, mide, registra y
comunica la información económica de una organización o empresa, con el fin
de que los gestores puedan evaluar su situación.1
Ballestero establece una diferenciación de la contabilidad como técnica y como
ciencia que nos puede servir como referencia genérica del concepto de
contabilidad2:
Como técnica:
"La contabilidad es una técnica ideada para registrar variables económicas y/o
actos y procesos jurídico-económicos referentes a la unidad o agregación
(empresas, agregados nacionales, etc.) mediante un sistema de cuentas a
través del cual se relacionan los hechos y se verifican las agregaciones".
1Baujín Pérez, Pilarín. Reseña histórica de la contabilidad de gestión, Argentina: El Cid Editor, 2009. p 5. 2Juliá Igual, Juan Fco.; Server Izquierdo, Ricardo J. Contabilidad Financiera. Tomo I. España: Editorial de la Universidad Politécnica de Valencia, 2004. p 53.
2
Como ciencia:
"La contabilidad es una ciencia instrumental que se ocupa de sistematizar las
técnicas contables y de explicarlas, ya axiomáticamente, ya mediante modelos,
según su naturaleza."
Partiendo de que la contabilidad es un sistema que informa de la actividad
económico-financiera de las empresas y siendo la hotelería una industria
compuesta por empresas u organizaciones, entonces podemos definir la
Contabilidad Hotelera como la actividad económica interna de la organización
que le permite manejar y observar los cambios en los movimientos económicos
o financieros, producidos por los consumos, gastos y servicios ofrecidos a los
huéspedes y/o clientes dentro del establecimiento hotelero. La función básica del
departamento de Contabilidad es suministrar informaciones precisas y exactas,
con la finalidad de que las mismas sirvan de herramienta y guía para la
obtención, en términos económicos, de los resultados operacionales propuestos
por la empresa.
1.1.2 Usos y Aplicaciones Operacionales
Para definir los usos y las aplicaciones de la contabilidad en las empresas
primero debemos de conocer sus objetivos, ya que sobre la base de ellos es que
descansa el desarrollo de la misma para dar su funcionalidad en las
organizaciones. Los objetivos contables son tres pilares centrales que le dan
razón a su relevancia. (Véase Figura I)
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las siguientes actividades:
Recolectar todos los documentos de soporte de contabilidad utilizados
durante el período contable
Identificar en cada transacción la causa y el efecto, para encontrar la
cuenta precisa que aumenta o disminuye y darle la importancia relativa
Clasificar cada documento por grupos homogéneos de operaciones
Medir los bienes y derechos que tiene la empresa para producir riquezas
Medir el valor económico de la transacción mediante la verificación de
precios, cálculos aritméticos, autorizaciones y requisitos legales
Codificar cada soporte en la parte pertinente mediante un código
establecido en el plan único de cuentas para los comerciantes
Emitir estados financieros
Interpretar los resultados de la contabilidad para justifica r su estructura
financiera
Analizar los problemas, mediante el estudio de causas y efectos para
plantear soluciones y planes de mejoramiento de las situaciones críticas
Evaluar la factibilidad financiera de la empresa y dar seguimiento a los
planes de la organización
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1.2 Finanzas
1.2.1 Definición y Conceptos Generales
Los individuos y las entidades empresariales suelen obtener dinero para que el
mismo sea invertido o gastado lo que nos indica que las finanzas corresponde a
la administración del dinero, y nos lleva a identificar las finanzas como el
proceso mediante el cual, las instituciones, mercados y todos los instrumentos
correspondientes a la economía participan conjuntamente en la transferencia de
dinero realizada entre las personas, empresas y gobiernos. Las finanzas
aparecen como una rama de la economía cuyo objetivo es analizar cómo se
obtiene y gestionan los fondos.
El proyecto de definición de las áreas de contaduría y administración de la
Facultad de Contaduría y Administración de la Universidad Nacional Autónoma
de México, define las finanzas como “El área en donde se estudian las técnicas
y procedimientos para planear, organizar y controlar la obtención y utilización
óptima de los recursos monetarios, provenientes de fuentes internas y externas
de una organización, así como la estructura y funcionamiento de los mercados
financieros, para lograr su mejor aprovechamiento en el cumplimiento de los
objetivos de la organización.” De acuerdo con esta definición, a través de las
finanzas se estudian las técnicas y procedimientos para planear, organizar y
controlar la obtención y utilización de los recursos monetarios.
7
La actividad de las finanzas corresponde a la utilización de un sistema de
técnicas que los individuos y las organizaciones utilizan para manejar su dinero,
haciendo la diferencia entre la renta, gastos y riesgos de sus inversiones. Con el
objetivo de lograr el mejor aprovechamiento de los recursos provenientes de
fuentes internas y externas de una organización para el cumplimiento de las
metas de la misma por medio de la tesorería. Es por ello que podemos destacar
que:
Finanzas = Obtención Y Aplicación De Recursos
En la hostelería las finanzas corresponden a la planeación de los recursos
económicos del hotel para lograr su óptima aplicación. Por ende el concepto de
finanzas en esta área nos indica que la meta principal de su aplicación es la
maximización de los ingresos obtenidos por la misma.
1.2.2 Usos y Aplicaciones Operacionales
La aplicación oportuna y correcta de los recursos empresariales, es lograr o
intentar un equilibrio entre las diversas peticiones de los accionistas, las
implicaciones de la información y señalamiento financiero oportuno, el proceso
de globalización financiera, los cambios en los aspectos legales y regulatorios y
entre otras consideraciones son solo algunas de las responsabilidades de la
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A groso modo es oportuno plantear que las finanzas se han convertido en una
estrategia para los administradores a la hora de enfrentar situaciones dentro de
las empresas, estas establecen un enfoque estratégico en la forma en que los
administradores crean valor en el ambiente empresarial. Además son un apoyo
para el manejo de los recursos económicos necesarios para cumplir con los
objetivos de la empresa.
Otro rol bastante importante de las finanzas es la toma de decisiones a través
del análisis de las informaciones de la empresa.
Los hoteles por su naturaleza poseen un departamento de finanzas y
contabilidad en conjunto y el mismo se encarga de toda la estructura de costos
de operación del hotel, costo de la producción o prestación de sus servicios, así
como la expresión monetaria de sus recursos y el origen de los mismos. A nivel
gerencial este es uno de los departamentos claves de los hoteles porque a
través de ellos la administración puede:
Administrar las ganancias del hotel
Pagar los sueldos
Impuestos
Créditos
Reinvertir
Realiza estadísticas
Presupuestos
11
1.3 Sistemas de Manejo de Contabilidad y Finanzas
Conocemos cotidianamente como sistema el “Conjunto de reglas o principios
sobre una materia racionalmente enlazadas entre sí”3. O en su defecto como el
conjunto de normas y reglas para el desarrollo de alguna tarea o actividad. De
esta base entonces podemos plantear que un sistema de información no es más
que el medio a través del cual se llevan a cabo los procesos de una actividad
determinada, realizando con cierto orden o sistematización cada paso o norma
requerida. Estos procesos se ven enmarcados en cuatro actividades básicas:
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema toma
los datos que requiere para procesar la información.
Almacenamiento de Información: es una de las actividades más
importantes, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar
la información guardada en la sección o proceso anterior.
Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema para
efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos almacenados.
3Casa Ribé, Ernest. Diccionario de administración y contabilidad de empresa: contabilidad financiera y de gestión (contabilidad externa e interna), España: J.M. BOSCH EDITOR, 2008. p 267.
12
Salida de Información: La salida es la capacidad para sacar la
información procesada o bien datos de entrada al exterior o a otro sistema
de información o módulo, con la finalidad de usar estas informaciones
para la toma de decisiones u otras actividades en las empresas
La contabilidad y la finanzas son actividades del ámbito económico que se
desarrollan a través de sistemas información que persiguen la finalidad de
cumplir los objetivos de estas actividades, con esta salvedad podemos definir
como sistema de información contable el “Conjunto de principios, criterios y
normas para la representación de los estados financieros y la conexión de los
instrumentos técnicos y conceptuales de la contabilidad”4.También podemos
decir que el sistema financiero, a partir de la aplicación del sistema contable,
cumple la misión de captar recursos y distribuirlos de acuerdo con las
necesidades de la organización, para lograr un mejor desarrollo.
Hoy en día podemos encontrar diferentes sistemas de información contable y
financiera administrados a través de software, los cuales están diseñados para
ajustarse a las necesidades de la empresas tanto por su tamaño como por su
actividad económica. Algunos de estos sistemas son:
Aspel COI: es un sistema contable que procesa, integra y mantiene
actualizada la información contable y fiscal de la empresa en forma segura
y confiable. Proporciona diversos reportes, documentos de trabajo y
4Casa Ribé, Ernest. Diccionario de administración y contabilidad de empresa: contabilidad financiera y de gestión (contabilidad externa e interna), España: J.M. BOSCH EDITOR, 2008. p 267.
13
gráficas que permiten soportar y evaluar el estado financiero de la
organización, así como generar oportunamente las diferentes
declaraciones fiscales e informativas, calcula la depreciación de los activos
fijos, mantiene interfaces con los sistemas de la línea Aspel e interactúa
con hojas de cálculo.
SAP Business One: es un sistema diseñado para empresas con menos
de 250 empleados que requieren un acceso rápido a información del
negocio de forma precisa, integral y segura. Este software incluye:
Gestión financiera - Gestión de almacén y producción - Gestión de relaciones
con el cliente – Compras - Gestión de informes
SAI.- Sistema Administrativo Integral: Como su nombre lo indica es un
sistema administrativo integrado, el cual en su modulo de contabilidad
permite llevar fácilmente los estados financieros, razones financieras,
unidades de negocio, presupuestos, reportes auxiliares y depreciaciones
de activos fijos.
CONTPAQi: Es el sistema contable integrador que facilita el proceso de
la información contable, financiera y fiscal de las empresa, brindando
una visión global del estado del negocio u organización. Posee ciertas
14
características como: Manejo Multimoneda, posee un catálogo de cuentas
es Multidimensional, el cual permite que las subcuentas acumulen a una
cuenta contable y a una o varias cuentas estadísticas (cuenta informativa,
no contable).
Contalux: es una herramienta útil para la teneduría de libros en las
empresas ya que permite realizar el mantenimiento de libros de varios
negocios, tiene una interfaz amigable e intuitiva. El usuario registra en los
diarios y el programa genera automáticamente mayores y balance de
comprobación que puede ser impreso o exportado a Excel.
Notilus: este sistema automatiza el proceso de gestión de notas y gastos
de viaje desde su generación hasta su validación, pago, contabilización y
posterior análisis. Entre sus múltiples ventajas, permite dar un
seguimiento a la política de viajes de su empresa, imputar los gastos
analíticamente, integrar ficheros provenientes de tarjetas de crédito
corporativas, facturas de proveedores, etc.
Sistema Uniforme de Contabilidad para Hoteles (SUCH): es un
sistema orientado hacia el control y medición de la eficiencia, mediante un
adecuado sistema de registro y control presupuestario y un esquema
racional de análisis financiero y operacional, recomendando al efecto los
índices e indicadores básicos de medición de la eficiencia.
15
Uniform System of Accounts for the Lodging Industry (USALI): es un
sistema uniforme para las cuentas hoteleras, que fue creado en 1926 por
las asociaciones de hoteleros con la finalidad de tener un sistema que le
brinde mecanismos uniformes para el manejo de las normativas
mercantiles, contables y fiscales aplicadas a la industria. Este cuenta con
cuatro partes de funcionamiento:
Estados Financieros
Información por Departamentos
Ratios y Estadísticas
Diccionario de Gastos
Con estas partes el sistema persigue dos objetivos centrales:
Sencillez en el manejo de los modelos contables
Comparabilidad entre hoteles de una misma cadena que estén
funcionando en distintas zonas geográficas.
Así como estos existen muchos sistemas de información para el manejo de la
contabilidad y las finanzas empresariales, tanto creados por empresas de
software como por las mismas empresas, ajustándolos a sus necesidades. De
igual forma en el sector hotelero el uso de diferentes sistemas para el manejo
financiero es de suma importancia, por lo que cada organización debe buscar el
que se ajuste a su actividad y sus procesos.
16
1.4 Importancia de la Contabilidad y las Finanzas en las Organizaciones Hoteleras
Los hoteles para mantener su oferta y crédito en el Mercado y para ir
modernizando sus instalaciones, satisfacer las variaciones en los gustos de los
consumidores o preferencia de las demandas tienen un proceso continuo de
inversión en bienes duraderos que son necesarios para mecanizar ciertas
funciones o departamentos. Estas situaciones exigen políticas financieras de
obtención de fuentes de fondos propios o ajenos a largo plazo. Para la elección
de estas fuentes de fondos se debe mantener el equilibrio financiero en su
aplicación de largo y corto plazo.5
La hotelería es una actividad mercantil que tiene características generales y
económicas financieras especiales que la diferencian de otras actividades
comerciales e industriales.
Es diversa y compleja
Cuenta con una oferta rígida
Está condicionada a factores exógenos
Tiene una demanda elástica.
Por estas características es de vital importancia un buen manejo contable y
financiero de las organizaciones hoteleras, para mantener equilibrio y
productividad en sus actividades.
5 Paredes, Rigoberto. Hotel , Un enfoque para su rentabilidad, 1ed. 1997, pág. 140-141
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Ya vista la interrelación departamental, entonces podemos enlistar la
importancia del manejo de las finanzas y contabilidad de forma enlazada en el
área hotelera, de la siguiente manera:
Figura VI: Interrelación del Manejo de la Contabilidad y las Finanzas
Contabilidad Finanzas
Identifica los departamentos
generadores de ingresos
Permite a la administración conocer la
estructura económica del hotel
Orienta al cálculo correcto de los
beneficios y costos de las operaciones
de cada departamento
Ayuda a la toma de decisiones
financieras
Administra los recursos financieros del
hotel apegados al presupuesto
autorizado
Vigila los costos operativos de la
organización
Elabora informes financieros Analiza la información financiera
Funciona como fuente de auxilio para el
manejo y cumplimiento de la
responsabilidad fiscal
Ayuda a desarrollar nuevas fuentes de
ingreso
Asegura que los costos en que incurre
la operación del hotel no sobrepasen
los ingresos
Permite conocer la realidad financiera
del hotel, su evolución, sus tendencias y
lo que se puede esperar
Controla la administración correcta del
efectivo del hotel, los inventarios, las
cuentas por cobrar y por pagar
Ofrece la síntesis de la actividad
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Para comprender de forma más explícita la actividad del departamento contable-
financiero se hace pertinente la descripción de las actividades de cada uno de
los que integran esta división.
Gerente de Contabilidad y Finanzas
Su finalidad es la de Dirigir y Supervisar la ejecución del sistema contable, el
control del presupuesto aprobado y el control de los flujos financieros.
Dentro de sus funciones para lograr lo anterior se encuentran:
Determinar la política contable
Dirigir, coordinar y supervisar la formulación del Presupuesto
Dirigir y controlar las operaciones contables y la conciliación
correspondiente, coordinando con las unidades organizativas
generadoras de ingresos y gastos.
Informar la disponibilidad de recursos a simple requerimiento del Gerente
General
Aprobar los Estados Financieros
Establecer y supervisar el cumplimiento de las obligaciones tributarias
Dirigir y supervisar el estudio de costos de las unidades operativas
21
Asistente
La finalidad del cargo es la de ejecutar actividades de apoyo administrativas que
conllevan un grado de responsabilidad y confiabilidad, requeridos por la gerencia
de Contabilidad y Finanzas.
Sus funciones son:
Preparar el despacho de la documentación de información financiera,
efectuando el seguimiento correspondiente.
Mantener actualizada la agenda diaria de la Gerencia, programando las
reuniones y citas respectivas.
Redactar documentos variados de acuerdo a instrucciones
Efectuar el requerimiento, controlar y distribuir el stock de útiles en la
Gerencia
Realizar otras funciones afines que le sean asignadas
Coordinador de Ingresos
Su finalidad es la de mantener en orden las entradas o ingresos económicos por
conceptos de servicios y amenidades que entre a la organización; dentro de sus
funciones esenciales están:
Analizar y evaluar el comportamiento de los ingresos
22
Verificar la correcta aplicación de las partidas y su disponibilidad de
saldos
Efectuar la evaluación de la ejecución de ingresos en base a la
información contable y de sistemas
Participar en la formulación de proyectos de normas y/o procedimientos
para el control de los ingresos
Participar en la información mensual de la ejecución y proyección del
flujo de caja.
Coordinador de Contabilidad
Dirige el proceso contable, velando porque éste sea completo, oportuno,
fidedigno y permanente.
Coordina el desarrollo y mantención de sistemas de información
financiero-contable con el fin de registrar y controlar los hechos
económicos ocurridos y para apoyar la gestión de la Dirección de
Finanzas, de modo que permitan conocer y evaluar eficazmente el
comportamiento financiero de la organización
Supervisa las funciones relativas a la contabilidad y control de activos fijos
e inventarios, exigiendo de ellas información cuantitativa y cualitativa útil
para el apoyo de la gestión financiera del área.
23
Elabora estados de información financiero-contable que permitan conocer
los resultados y situación patrimonial de cada departamento
Apoya y asesora al Director de Finanzas en el estudio y elección de
fuentes de financiamiento bancario más apropiadas
Encargado de Costos
El eje central de acción de esta coordinación, es la de analizar y evaluar el
comportamiento de los egresos, efectuando las proyecciones correspondientes
a cada departamento operacional y funcional de la organización hotelera. Sus
funciones están divididas en:
Formular el presupuesto Institucional anual y el Plan de Inversiones y
Gestión Financiera de corto plazo
Elaborar los estudios y proyecciones que permitan conocer
permanentemente, la situación económica y financiera
Analizar, evaluar e informar sobre la evolución histórica y proyecciones
de los gastos de capital a nivel institucional
Verificar y controlar la correcta aplicación la ejecución de las partidas
presupuestales, de acuerdo a la disponibilidad existente
Realizar estudios de costos y gastos de las diferentes Unidades
Departamentales
24
Proponer las reprogramaciones, ampliaciones y transferencias
presupuestales que se requieran.
Analizar los gastos relevantes orientados a reducir el costo que demande
el cumplimiento de las metas programadas por las diferentes unidades
departamentales
Coordinador Financiero
El propósito de este, es el Garantizar la oportuna programación y ejecución de
los componentes del sistema financiero y el uso racional de los bienes
financieros. Sus funciones son múltiples, pero las más relevantes y constantes,
son:
Consolidar la información administrativa para la elaboración de los
informes de seguimiento y control que deban rendirse
Organizar y responder por el proceso de adquisiciones y suministro de
los bienes y servicios generales, necesarios para el normal
funcionamiento de la organización
Establecer los procesos y procedimientos administrativos necesarios,
con calidad en la función desarrollada y eficiencia en los tramites en
coordinación
Consolidar la información financiera para el reporte a la gerencia
general
25
Elaborar y monitorear el plan de acción anual, basado en el plan de
gestión y resultados.
Participar en la definición de políticas sobre destinación de los
recursos invertibles
Unificar políticas y criterios presupuestales de cada departamento
Expedir y firmar los certificados de disponibilidad de recursos que
constituyan la reserva para futuras inversiones
Elaborar traslados, adiciones o reducciones presupuestales, mediante
acto administrativo correspondiente
Permanecer actualizado acerca de la normatividad legal vigente en
materia de inversión
Evaluar periódicamente la ejecución del plan financiero y presentar
los informes y recomendaciones pertinentes a la Gerencia para la
toma de decisiones
Coordinador de Crédito y Cobranzas
El campo de acción de esta coordinación se basa en el manejo de las cuentas
por cobrar y los clientes a lo que son otorgados créditos en los servicios
brindados por el hotel, así como las políticas de estos créditos y el cobro de los
mismos; las funciones que lo destacan se resumen en:
26
Planificar, dirigir, supervisar y controlar los créditos y cobros de los
clientes
Hacer los cuadres de bancos vs caja y su conciliación
Revisar el reporte diario de facturación para verificar los pagos
Pautar los controles de límites de créditos
Dar seguimiento y control a las cuentas por cobrar de los clientes
Dar seguimiento y control de cheques de clientes devueltos por el banco
Mensajero
En esta división resultaba de vital importancia contar con la asistencia de un
mensajero para el manejo de las correspondencias y cuentas bancarias, pero ya
resulta casi innecesario, gracias a las nuevas tecnologías que permiten hacer el
trabajo que ellos realizaban, sin necesidad de salir de las oficinas.
Con estas últimas tonalidades sobre la funcionalidad de la división de
Contabilidad y Finanzas en las organizaciones hoteleras, queda bien enmarcada
la importancia que el mismo representa dentro de las operaciones del día a día
de una organización hotelera.
Capítulo II.
Planificación de Recursos Empresariales
(ERP)
27
2.1 Generalidades de los ERP
2.1.1 Concepto y Características Generales
Cada día es mayor el interés que tiene los empresarios por manejar sus
negocios de forma rápida y eficaz, integrando información técnica, productiva y
administrativa y a la vez tener esas informaciones actualizadas y disponibles en
cualquier momento. La búsqueda de mecanismos que hagan realidad la
satisfacción de estas necesidades han dado lugar a los ERP (Enterprise
ResourcePlanning), por sus siglas en inglés, estos son sistemas que integran
todos los procesos de una empresa con los módulos y metodologías de gestión
empresarial y los mismos han provocado un cambio en la forma de manejar los
negocios en la actualidad. Los ERP son sistemas de planificación de los
recursos y de gestión de información que llevan soluciones a las empresas a
través de la racionalización e integración entre procesos operativos y flujos de
información dentro de la empresa.
Un sistema de ERP es un sistema de información integral que soporta los
procesos y la administración de recursos de una organización. El sistema consta
de varias aplicaciones cuya integración soporta la administración de la cadena
de suministro y las operaciones del día a día.6
6Ruiz Anchondo, Hugo Benito. Evolución de los sistemas de ERP: impacto en la implementación. Argentina: El Cid Editor | apuntes, 2009. p 5.
28
Luis Muñiz en su libro “ERP: Guía Práctica para la Selección e Implantación,
nos dice que se trata de programas de software integrados que permite a las
empresas evaluar, controlar y gestionar más fácilmente su negocio en todos los
ámbitos.
Los ERP poseen varias características que lo definen:
Adaptación: permiten que el usuario adapte la aplicación a su negocio. Lo que
hace que la empresa sea más flexible.
Integración de información: el administrador encontrara toda la información de
la empresa en un solo lugar.
Modularidad: están compuestos por módulos especializados correspondientes
a cada departamento lo que facilita el manejo de las operaciones de la empresa.
Universalidad: hace frente a todas las necesidades de información de la
empresa y puede ser utilizado por cualquier organización.
Estandarización e interface: todos los módulos están desarrollados en el
mismo entorno lo que permite la integración de información.
29
Partiendo de esas características podemos decir que los ERP son sistemas
integrales de gestión empresarial que integran (interna y externamente) y
automatizan la información de las prácticas de negocio asociadas con los
aspectos operativos y/o productivos de una empresa, con la misión de facilitar la
planificación de todos los recursos y el flujo de información entre todas las
funciones de negocios dentro de los límites de la organización y gestión de las
conexiones a las partes externas interesadas.
2.1.2 Evolución
El surgimiento de los ERP tienen una cadena de antecedentes que datan desde
la década de los años 70, fecha en que las empresas adoptan los sistemas MRP
, (planificación de requerimientos de material) al darse cuenta que estos les
facilitaban llevar el control de ciertas actividades tales como:
control de inventario
facturación
pago
En la década siguiente estos sistemas tuvieron un proceso de evolución en
beneficios de las industrias, dando paso en la década de los años 80 a los
MRP II (planeación de los recursos de manufactura) esta nueva versión tenía
una visión diferente ya que se relacionaba con los factores de planeación de
capacidades de manufactura, la misma reconocía que la empresa tenían
30
cambios y limitaciones dentro de sus operaciones, pero estos sistemas
enfocaban sus objetivos solo al área de producción de las industrias.
Estos sistemas eran insuficientes para un mercado evolucionado donde ya
existían organizaciones no solo de producción, porque estaban las de servicios,
comerciales y financieras, que también necesitaban una solución a sus
necesidades y ser más competitivas.
Esta limitación de los MRP es la que da inicio a los ERP, los cuales aparecen
con un objetivo mayor que es integración global de la información que fluye en la
empresa.
Estos sistemas surgen a principios de los años 90 como respuestas a varias
necesidades. (Véase figura VIII).
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Figura IX: Ventajas de los ERP VS MRP
ERP
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Visión del funcionamiento y requerimiento del área de producción
Aumenta el rendimiento y funcionamiento
Planeación de las necesidades de materiales.
Optimización de decisiones globales Optimización de decisiones en el área de producción
Formatos estándar de intercambio de información
Control de inventario y pagos
La sincronización del flujo de trabajo Demanda dependiente
Fuente: Propia
Los ERP aparecen para funcionar como un esqueleto común de la empresa,
siendo una de las características más importante de la evolución de estos
sistemas la adaptabilidad de sus módulos a todas las empresas y la información
a tiempo. La integración de estos sistemas consigue resultados mejores que el
total de los subsistemas en separado.
2.1.3 Objetivos
Estos sistemas se han caracterizado por objetivos ambiciosos, siendo la
integración un significado excepcional. Entre los principales objetivos de los ERP
se encuentran:
Coordinar todas las actividades de negocios de la empresa, desde la
evaluación de un proveedor hasta la facturación para un cliente
33
Optimizar los procesos empresariales
Obtener sinergias entre los recursos que forman la compañía. Con esto
se trata de lograr que todas las operaciones de las empresas estén
relacionadas mediante el sistema para que funcionen como una sola
unidad de producción
Satisfacer las diferentes necesidades de información de la empresa para
conseguir que los distintos responsables puedan tomar decisiones y
controlar el cumplimiento de los objetivos7
Automatizar los procesos internos y gestionar la cadena de producción de
información, fortalecer la integridad de datos, y permitir el acceso a toda
la información de forma confiable, precisa y oportuna
compartir información entre todos los componentes de la organización
Eliminar datos y operaciones innecesarias y reducir tiempo y costes de
los procesos
2.1.4 Aplicaciones
Los sistemas de planeación de recursos empresariales son principalmente
sistemas de integración de negocios que ayudan a gestionar los distintos
procesos operativos y administrativos de las empresas. Para entender con
claridad sus funciones y aplicaciones vamos a detallar los distintos módulos
7Mu;izluis, ERP guía práctica para la selección e implantación, España, gestión 2000.
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Este cumple con las necesidades propias del departamento de gestión financiera
de una empresa. Mediante este módulo se gestionan y representan todos los
datos de contabilidad, según el principio del registro por documentos. Tiene
disponibilidad de los datos en tiempo real y sincronización de las cuentas
auxiliares con la contabilidad del libro Mayor. A la vez también prepara
información operativa de finanzas para colaborar en la toma de decisiones
estratégicas.
Modulo de gestión de ventas: En este encontramos los módulos Fuerza de
ventas, atención al cliente, Servicios post ventas, Centro de llamados, estos
módulos van orientado al cliente desde la contratación del servicio hasta el
servicio post venta.
Modulo de compras: Mediante esta aplicación el sistema permite dar
seguimiento a tarifas de los proveedores y convertirlas en órdenes de compra,
además permite el seguimiento de la recepción de materiales solicitados y
gestionar entregas parciales del proveedor y mercancías faltantes, así como la
gestión de reclamaciones a proveedor por retrasos en la entrega y a la vez se
pueden configurar para que se ejecute un procedimiento totalmente ajustado a
las necesidades de compra marcadas por el área de fabricación. Así como la
administración de inventario. En definitiva este se encarga del control en el
proceso de abastecimiento y manejo de suplidores.
36
Modulo de Recursos Humanos: en este se maneja el proceso de Contratación,
prestaciones, compensaciones, capacitación, nómina, tiempo y asistencia, las
normas laborales, la gestión de personas.
Modulo de Gestión y planificación de la Producción: Este modulo se encarga
de todas las operaciones requeridas para la producción.
Planificación de ingeniería, recursos y capacidad
Planificación de materiales
Gestión de flujo de trabajo
Gestión de planta
Control de calidad
Listas de materiales
Proceso de fabricación
La aplicación de sistemas de planeación de recursos empresariales consisten en
integrar todos los módulos anteriormente mencionados, es decir todas todas las
áreas funcionales de la empresa, lo que nos permite confirmar que el mismo
funciona como un eje central de la organización. Es una forma de utilizar la
información en áreas claves para unir estos elementos y proporcionar a los
usuarios del sistema una manera universal de acceder, ver, y utilizar la
información que se guarda en diferentes sistemas de gestión empresarial a
través de una sola aplicación.
37
Estos sistemas cuentan con herramientas flexibles para trabajar en red,
beneficiando a las empresas que tienen diferentes departamentos. En la
aplicación de estos sistemas se puede obtener gran cantidad de información útil
a través de las unidades de negocios y franquicias, además de aquellas que
tienen negocios en diferentes zonas geográficas. El entorno de red permite a los
usuarios capturar la información en el momento real y hacer uso de ellas cuando
se necesite en su propia estación de trabajo.
Los ERP constituyen la base para el buen manejo y organización de los datos
comerciales de la empresa, además es un excelente factor competitivo para las
empresas y responde de forma rápida a los cambios del ambiente y a las
demandas de los clientes.
2.1.5 Impacto en las Operaciones Empresariales
Antes de la evolución de los sistemas ERP, cada departamento de una empresa
tenía su propia aplicación de software aislado de los demás sistema. Los
mismos, no podían sincronizarse con los procesos entre departamentos y por lo
tanto su funcionamiento obstaculizaba la productividad, la velocidad y el
rendimiento de la organización en general. Esto condujo a cuestiones como las
normas de cambio incompatible, la falta de sincronización, conocimiento
incompleto del funcionamiento de la empresa, las decisiones productivas y
muchos más.
38
Estos sistemas han ayudado a las compañías en su crecimiento y expansión. Y
sus impactos se ven reflejados en distintas áreas, procesos y sistemas de la
empresa, como son:
En la cultura de la empresa
Planificación estratégica futura de la empresa
En las normas y procedimientos existentes.
En la forma de informar y en la forma de obtener información
En las jerarquías de poder y en el organigrama
En las relaciones con clientes, proveedores, auditores y entidades
Estos sistemas logran desaparecer las barreras de información entre los
principales departamentos que integran la organización, evitando las isla de
información y que junto a la herramienta de Internet conforman una
estrategia de comercio electrónico, donde su uso y aplicación otorga una
mejora en la productividad de la empresa y con ello ofrece una gran ventaja
competitiva en contraste con las demás empresas del ramo.
2.1.6 Ventajas del uso de los ERP
Entre las ventajas que ofrecen la implementación de estos sistemas a la
organización se encuentran:
Proporcionan información on-line que aúnan las posibilidades de fiabilidad
y actualidad de las que carecen otros soportes
39
Mejoran el control de costes
Aumentan la velocidad de respuesta y el seguimiento a los clientes
Permite una adaptación más rápida a cambios en las operaciones del
negocio o en las características del mercado
Permite gestionar conjuntamente las ofertas y las demandas de la
empresa
Ayuda a obtener una ventaja competitiva mediante la mejora de los
procesos de negocio
Proporciona un sistema perfectamente integrando de todas las áreas
funcionales
Facilita la capacidad de racionalizar los diferentes procesos de
organización y los flujos de trabajo
Comunica información sin esfuerzo a través de distintos departamentos
Mejora de la eficiencia, el rendimiento y los niveles de productividad
Brinda seguimiento y ayuda a la prevención de situaciones
Proporciona una mejor satisfacción y servicio al cliente
Optimiza la toma de decisiones gerenciales, así como todo lo relacionado
con los diferentes procesos empresariales, permitiendo tener la capacidad
de contar con información confiable, oportuna y veraz
40
2.2 Los Sistemas Integrados De Gestión Hotelera
2.2.1 Importancia
En la actualidad todos los procesos operacionales, de una organización hotelera,
requieren de los sistemas informáticos. Y a través de los años estos han ido en
continua adaptación a las necesidades del mercado y de cada empresa, de ahí a
que los Sistemas Integrados de Gestión Hotelera están logrando un mayor nivel
de informatización de las diferentes áreas de las organizaciones hoteleras,
haciendo que estas se integren unas a las otras para un manejo más eficiente
de las operaciones e informaciones, las cuales son de vital importancia para el
desarrollo de la empresa.
Los sistemas integrados de gestión hotelera se ha convertido en una
herramienta de soluciones eficientes y eficaces para las organizaciones
turísticas, ya que funcionan cómo motores inyectores-impulsores e innovadores
frente a los retos del entorno competitivo de hoy. Con base a eso, también se
describen, por su aplicación, como soportes tecnológicos de estrategias
corporativas que ayudan en el desarrollo, crecimiento y expansión de la
empresa, permitiéndole una mejor participación en los mercados globales.
El ciclo de generación de información en las organizaciones está soportado por
sistemas que utilizan una serie de variables. En el caso de los sistemas de
información hotelera estas variables la constituyen todas las áreas de gestión,
tanto en Back- Office como en Front-Office. Es decir, que quedan cubiertos
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2.2.2 Funciones Operacionales
Los sistemas de gestión hotelera poseen múltiples funciones, las cuales son
aplicadas en las diferentes organizaciones turísticas y en diferentes áreas, con el
fin de elevar el nivel de calidad y mejora en el servicio. Algunas de etas
funciones básicas se desglosan en:
Permitir hacer reservas en sus diferentes denominaciones
Realizar contratos con las agencias
Agilizar los procesos de recepción: Check in / Check out
Efectuar conexiones a centrales telefónicas
Facturación
Auditoria nocturna
Trabajar con las gobernantas: habitaciones, pisos de habitaciones
Gestionar eventos y aspectos comerciales
Llevar la Contabilidad
Gestión de Recursos Humanos
Terminal de información al usuario
Organizar y estandarizar procesos o datos internos de la empresa
Administrar de manera integrada y eficiente la información
Comunicar diferentes áreas de las empresas mediante procesos y datos
electrónicos
43
Todas estas y muchas otras funciones de los sistemas de gestión hotelera hacen
de vital importancia el uso de estas tecnologías en las operaciones y gestiones
de la organización.
2.2.3 Ventajas de Implementación
Los Sistemas de Gestión Hotelera ofrecen múltiples ventajas para las
organizaciones que optan por su uso para un manejo integrado de sus
operaciones, para una somera idea de estas amplias ventajas véase la figura
XII.
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Así como estas ventajas existen muchas otras que se adaptan a cada
organización y a sus operaciones específicas, ya que los sistemas de gestión
poseen una herramienta flexible para trabajar en red, lo que beneficia
enormemente a las empresas hoteleras en sus diferentes departamentos,
además de aquellas que tienen negocios en diferentes zonas geográficas. El
entorno de red permite a los usuarios capturar la información en el momento real
y hacer uso de ellas cuando sea necesario.
2.2.4 Diferentes Software Hoteleros
En el mercado existen diferentes softwares diseñados para la gestión hotelera,
los cuales tienen muchas características en común. Sin embargo todos luchan
por ser diferentes e innovadores, haciendo de esto una herramienta de
competitividad.
Al momento de hablar de sistemas de gestión hoteleras, el papel que
desempeñan las empresas encargadas de distribuir, vender o instalar estos
sistemas es sumamente importante porque de ellos depende la cadena, ya que
ellos son los encargados de distribuirlos, instalarlos, capacitar y entrenar a la
empresa (sus empleados) y dar seguimiento en todo lo que se refiera a
mantenimientos, averías u otras requisiciones.
Algunos de los softwares hoteleros que podemos encontrar en el mercado y los
cuales cumplen con las requisiciones de las organizaciones del sector, lo
podemos citar y desglosar como siguen:
46
Opera
Es un sistema diseñado para satisfacer las distintas necesidades de cualquier
hotel o cadena hotelera, este proporciona todas las herramientas que un
personal de hotel necesita para hacer su día a día, como son:
Manejo de reservas
Control de clientes dentro y fuera
Asignación de habitaciones
Gestión de inventario de habitación
Acomodación en las necesidades de casa de huéspedes
Manejo de contabilidad y facturación
A través de estas operaciones el sistema administra las operaciones y envía
información rápida y directa hacia todo el hotel para que ayude en la toma de
decisión de los gerentes y uso de otro personal.
Este sistema también lleva registros de cuentas operativas con las que se
pueden ver los cargos de habitaciones, restaurantes y servicios extras, entre
otras cosas.
Prestige
Prestige permite acceder a una gran potencia, asegurando la capacidad de
trabajo, confidencialidad y seguridad de datos, con la mínima infraestructura
posible en los hoteles.
47
Algunas de las características fundamentales de Prestige son la personalización
y flexibilidad del sistema, lo que le permite ajustarse a las exigencias y
necesidades cambiantes del usuario. Y a la misma vez, provee técnicas fiables
como valor agregado; también posee otras características:
Disponibilidad sobre diversas arquitecturas: centralizada, distribuida o
híbrida.
Vanguardista en su concepto tecnológico: Web Services
Totalmente integrado con entornos web y ofimáticos
Interface de usuario fácil de usar
Basado en estándares tecnológicos
Prestige es un sistema dinámico que otorga beneficios de fiabilidad y
seguridad de información. Es un sistema estándar que cumple un porcentaje
muy elevado de las necesidades operativas de todo negocio hotelero con la
posibilidad de alcanzar la plena adecuación a través de una fácil personalización
que refleje lo ‘específico’ de su concepción de negocio.
Prestige SaaS
Es una aplicación de software que permite gestionar un hotel, englobando
diversas ventajas en las operaciones, como son:
Minimiza los costes iniciales de adquisición
Simplifica la infraestructura necesaria en el hotel
48
Permite el acceso al sistema desde cualquier lugar del mundo y en
cualquier momento
Se adquiere con el pago de una cuota mensual lo incluye todo
Posee actualizaciones de software automáticas
Sigh-Ulyses
Se define como un sistema integrado de gestión hotelera que abarca desde la
gestión de reservas a la asignación de tarifas, pasando por la previsión de
habitaciones, acortando los procesos y tiempos en recepción y facturación y
permitiendo al hotelero la consulta de históricos de cada huésped, agencia o
empresa, la situación instantánea del hotel, el control de la disponibilidad de
salones hora a hora, la reserva de banquetes, bloqueo de habitaciones, gestión
de cuentas, acciones comerciales y la gestión de todos los puntos de venta.
Todo ello, apoyado por la visualización y análisis gráfico de cada operación.
ZEUS Gestión
Dentro del sector hotelero este software está más orientado a estudios
contables, en pequeñas y medianas empresas. Es un sistema de administración
hotelera totalmente gráfico. Integra el manejo del Front - Office y Back - Office
en los módulos de:
49
Reservas
Recepción
Caja
Auditoría
Ama de llaves
Mantenimiento
Banquetes y Eventos
Al tiempo que da soporte al manejo de Multicomplejo hotelero, control de
modalidad todo incluido, Multitarifas por clase y categoría de huésped, tipo y
clase de habitación, manejo de planes para habitaciones y pasa días.
Dentro de sus características más relevantes podemos encontrar:
Agilidad en el manejo y facilidad en el uso
Seguridad de la información
Adaptabilidad a las diferentes áreas
Punto de venta cliente/servidor
Visual One
Es un Sistema de Gestión de la Propiedad (PMS) de Agilysys, es una solución
de administración fiable y escalable que se ha instalado en hoteles que van de
50 habitaciones en adelante. A través de tecnología hotelera de nueva
generación que permite hacer las habitaciones a disposición de los canales de
50
comercialización y aumentar la exposición. Visual One se caracteriza por su
fiabilidad incomparable, funcionalidad, eficiencia y control sobre todos los
aspectos de las operaciones de la propiedad, una mejora de la gestión PMS
ofrece la relación de invitados, un análisis más profundo del rendimiento
empresarial y una mayor rentabilidad.
Fidelio V8
La solución Hotelera de Micros Fidelio es una Suite Integrada de Soluciones
compuesta por distintos módulos que pueden ser fácilmente añadidos y
ampliados, lo que permite que se adapte a pequeñas y a grandes operaciones
en entornos multi-hotel.
Funciona con cualquier estructura hotelera, ofreciendo una amplia gama de
soluciones para los hoteles, con el fin de incrementar la rentabilidad de las
empresas hoteleras. Y sobre todo abarca áreas desde Front Office, hasta otros
departamentos como Ventas y Marketing, Almacen, Reservas, Contabilidad y
Mantenimiento.
HOT (Software de Hospitality Solutions Essential)
Es un sistema con soluciones prácticas para los hoteles, que proporciona una
gestión óptima y una estructura de información basada en la tecnología reciente
para un sistema integrado y global del hotel.
51
Está estructurado con claridad y ofrece una interfaz fácil de usar. Una
característica importante en el Front Office es el rack de habitaciones, ya que se
puede acceder a muchas de las funciones sin necesidad de cambiar los menús.
Las cuentas de invitado pueden ser pre-establecidos, con instrucciones
detalladas en cuenta que permite una perfecta salida. Los cambios adicionales
se manejan de manera eficiente con arrastrar y soltar.
Front Hotel
Es un software diseñado para de maximizar los resultados, gracias a una mejora
en la gestión integral de hoteles y cadenas hoteleras, ya que permite realizar la
gestión global de un establecimiento hotelero:
Introducción, Modificación y Actualización de Reservas
Gestión de cupos y release
Check-in y Check-out rápidos
Gestión de gobernanta
Facturación Automatizada
Informes de Producción y Cocina
La solución Front Hotel es escalable en función de las necesidades y de la
dimensión del hotel.
52
Proysis
Este sistema permite el control de toda su operación del Front-Office mediante el
control de pantallas que reflejan a su vez orden y facilidad de comprensión. El
personal de Reservaciones o de Recepción, puede configurar adecuadamente
los datos y características del huésped.
Proysis Cuenta con un sistema para Restaurantes y Puntos de Venta, el cual
puede trabajar de forma independiente o relacionada al sistema hotelero.
Su fácil manejo se debe a la sencillez de su concepto operativo sin detrimento
de capacidad y agilidad de uso, debido a que trabaja mediante la tecnología de
TouchScreen o mediante el mouse.
EzeeFrontdesk
Este software está elaborado para satisfacer las necesidades de varios tipos de
propiedades del sector turístico:
Hoteles
Moteles
Resorts
Clubes
Franquicias de Hoteles
Pequeños
Condominios
Hostales
Apartamentos
53
EZeeFrontDesk es una solución moderna, la cual tiene un completo rango de
módulos integrados para cubrir cada aspecto en la administración de la
propiedad. Los principales módulos lo componen:
Check-in / Check-out
Reservas con 2 Click
Administración de Grupos
Ama de llaves
Auditoría Nocturna
Agencias de Viajes
Historial de Huéspedes
Future Web
Es un programa de gestión hotelero 100% basada en navegador WEB, el cual
no requiere de ningún programa adicional para su instalación; lo que representa
ciertas ventajas en su aplicación, como por ejemplo:
Grabación en línea de datos
Manejo de transacciones
Entorno intuitivo
Mantenimiento remoto a un solo servidor
Ejecutable sobre LINUX y WINDOWS
La comunicación con el servidor puede realizarse en modo local o remoto
54
2.3 Sistema NAVIHOTEL en las Operaciones Hoteleras
2.3.1 Concepto y Características
NaviHotel es un sistema de gestión hotelera totalmente integrado desarrollado
por la empresa Sistemas de Gestión que anteriormente era el Partner de
Microsoft Dynamics Navision que ofrecía el mejor producto de gestión hotelera
que existía en el mercado, el mismo posee más de 18 años de experiencia en
el desarrollo e implantación de soluciones de gestión para Hoteles y Cadenas
Hoteleras.
Este es un Software desarrollado sobre Microsoft Dynamics Nav y MICROSOFT
SQL, disfrutando así de la completa funcionalidad de un ERP, flexibilidad y
crecimiento. Este sistema busca la correcta integración de todas las
operaciones del hotel, trabajando bajo una funcionalidad modular y abarcando
todo el proceso, desde la recepción hasta la gestión financiera.
NaviHotel maneja la información de forma tal que los administradores puedan
tomar decisiones rápidas y eficaces, para de esa manera ofrecer un mejor
servicio a los clientes, ya que el mismo permite tener un completo control de
información. Este sistema se ajusta a las necesidades de cada empresa y
permite cumplir con los requerimientos de cada cliente.
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requerido para las operaciones internas del hotel, aumentando así el nivel de
satisfacción del cliente.
Entre sus principales características se encuentran:
Integración: trabaja totalmente de manera integrada en todas las áreas de
gestión del negocio hotelero, facilitando de esta manera el flujo de información
en el hotel lo que permite un mejor manejo y control de las operaciones para
lograr una correcta administración del hotel y mayor satisfacción al cliente.
Adaptabilidad: es completamente adaptable a las necesidades requeridas por
el hotel, se puede elegir que módulos requiere, adaptándose a sus
necesidades en cada momento e ir ampliando funcionalidad solo cuando lo
necesite, logrando de esta forma la personalización del sistema.
Navegabilidad: Uno de los puntos importante de NaviHotel es la capacidad de
poder navegar u acceder desde cualquier dato hasta su origen o datos
relacionados.
Integración con ofimática: está completamente integrado con Microsoft
Dynamics NAV (Navision) y con el resto de productos Microsoft, como las
aplicaciones de Office, permitiendo exportar los datos y utilizar todas las
herramientas de ofimática y a la vez enviar e-mails desde la misma aplicación.
Arquitectura: Las instalaciones de NAVIHOTEL con múltiples hoteles o
ubicaciones, se pueden configurar tecnológicamente de varias formas.
57
Centralizada: Todas las estaciones de trabajo, de todos los hoteles, pueden
estar conectadas al mismo servidor.
Distribuida: Esta configuración se basa en que cada hotel posea un servidor
de base de datos y se replique diariamente a la central la información de la
gestión diaria.
Todas estas características lo distinguen de muchos sistemas de gestión
hotelera en el mercado.
2.3.2 Objetivos
NaviHotel tiene como objetivo principal, Integrar todas las operaciones del hotel
o de varios hoteles para que el mismo funciones como una sola unidad de
producción. Como se puede observar de forma grafica en la figura XIV.
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vital en las operaciones diarias del hotel.
Hotel Relationship Management (HRM)
CRX: es un modulo diseñado para ofrecer a sus clientes la posibilidad de
consultar y reservar sus servicios a través de Internet. El CRX es multi-
idioma, por lo que no tendrá ningún problema si sus clientes son de
diferentes nacionalidades. Se puede configurar para que sus clientes puedan
realizar reservas que automáticamente pasen a NAVIHOTEL, o para que sus
peticiones se transformen en pre-reservas que deban ser validadas. En este
módulo aparte de la información de su hotel, podrá encontrar tres secciones,
la sección de Reservas, la sección de Ofertas de Empleo y una sección de
Noticias, donde podrá publicar cualquier tipo de información de interés para
sus clientes.
Front Office
Estos módulos permiten gestionar de la manera más eficiente las operaciones
del hotel.
Contratación y Tarifa: este modulo controla todas las condiciones de
contratos con todos los clientes del hotel, permite aplicar las tarifas
correspondientes según cliente y/o temporadas.
61
Recepción: maneja el área de gestión operativa del hotel, permite un control
desde la reservación del servicio hasta la salida del hotel.
Facturación: permite efectuar las facturas de los servicios según la
naturaleza de los mismos, trabajando a través de enlaces hechos con
proveedores de firmas electrónicas, para asegurar la confidencialidad y
validez de las mismas. Además permite generar reportes de las emisiones.
Control de Gestión: este modulo, a través de un Sistema de Información
para la dirección, ayuda monitorear el comportamiento del hotel u hoteles,
esto se logra a través de una base de datos central. Este nos permite hacer
informes de control diarios, comparación entre hoteles y análisis de
comportamiento.
Producción: realiza los cálculos de producción del hotel a través de
informes, aunque esté operando.
Cobros: este modulo permite una gestión eficiente de las cuentas por cobrar.
Los Puntos de Venta (TPV): Este modulo está preparado para la gestión de
bares, restaurantes, tiendas de hoteles y mini-markets. Adicionalmente, este
módulo contiene interesantes análisis de seguimiento por pantalla e informes
estadísticos.
62
Back Office
Está compuesto por módulos que colaboran a mejorar la gestión administrativa
del hotel.
Compras: es el modulo que se encarga manejar las acciones de compra,
manejo de suplidores y control de productos.
Economatos: este modulo facilita el control de almacén, además lleva un
control de envíos, pagos y facturas. Este lleva un sistema de precio medio
por almacén.
Central de Compras: permite el buen manejo de las actividades de compras
para varios hoteles haciendo una correcta división a través de la central.
Gestión de personal: este ayuda a tener un control de los empleados,
desde el proceso de contratación, control de horarios e incidencias.
Módulos Adicionales
Son módulos complementarios que permite que el hotel opere de la mejor forma
posible.
Sala y Eventos: este modulo orienta y gestiona de una manera sencilla y
eficaz la planificación y ejecución de eventos en sus instalaciones,
gestionando todos los recursos tanto materiales y temporales, como
humanos de una forma centralizada y totalmente integrada.
63
Time Sharing: este modulo trabaja con propiedades y propietarios, de una
manera automática y con un control de facturación propio, pudiendo generar
reservas de manera masiva en el Front Office.
Modulo de Ama de Llaves: ofrece un completo planning, gestión de
incidencias, etc. Este módulo, está integrado con el módulo de Front Office,
pudiendo cambiar el estado de limpieza de las habitaciones directamente.
Hay de hecho un enlace con centralitas, pudiendo hacer este cambio de
estado de limpieza directamente desde el teléfono con códigos específicos.
Servicios Técnicos: mediante este se lleva un completo control de las
incidencias, su seguimiento y posterior resolución, también se puede llevar
un control del mantenimiento preventivo de la maquinaria del hotel y de los
contadores. Permite bloquear habitaciones y ofrece análisis e informes de
seguimiento. Todo esto completamente integrado con el resto del sistema.
Gestión de Encuesta: sencilla gestión de encuestas de satisfacción,
complementada con una potente gestión de consultas e informes de análisis.
2.3.4 Impacto en las Operaciones Hoteleras
En la actualidad los hoteles se apoyan de sistemas de gestión integrados para
lograr un rendimiento eficaz de sus operaciones, pero, el impacto que estos
sistemas traen consigo al implementarse en un hotel o cadena hotelera puede
variar de acuerdo al software instalado, en el caso de NaviHotel su impacto se
ve reflejado en la integración de sus operaciones. (Véase figura XVI)
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6. Integra la información y optimiza los recursos
7. Aumento de la productividad
Capítulo III.
Impacto de la Integración de las Operaciones
Departamentales en los Procesos Contables y
Financieros de las Organizaciones Hoteleras
66
3.1 División de Habitaciones – Departamento de Recepción
3.1.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales
El nombre de este departamento viene del latín “receptum”, el cual tiene por
significado “dar acogida”, de ahí que es el área que se encarga de recibir a todo
el que llega. Por esta razón la recepción es el centro principal, el punto de
contacto y es el enlace entre el huésped y el hotel, muchas veces se define este
departamento como el eje vertebral de las organizaciones hoteleras. Aquí es
donde se maneja todo lo referente a comunicación con los huéspedes
La recepción de los hoteles se encuentra siempre en el lobby, donde permite el
acceso a todos los servicios del mismo y que funciona como sala de espera y de
lectura. En casi todos los casos, la recepción se ubica próxima a la entrada del
hotel, en un lugar donde se puedan ver todos los accesos interiores y el exterior.
Aunque en la definición del departamento se dan unas pinceladas de sus
funciones, pero eso no lo limita, su campo de actuación es amplio en el
desarrollo operacional de la organización hotelera.
Las funciones de recepción se enmarcan en las operaciones y tareas que
realizan cada uno de sus miembros organizacionales o personal de trabajo, los
cuales están jerarquizados de la siguiente en la figura XVII.
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Prepara los programas de trabajo y asigna turnos semanales
Debe consultar con el departamento de ventas y mercadotecnia para
contar con actualizaciones en cuanto a periodos potenciales de actividad
excesiva y pronósticos generales
Sub-Gerente de Recepción
Capacita al nuevo personal del departamento
Vigila las cuentas de pagos de los huéspedes
Autoriza cheques y procedimientos de créditos especiales
Ayuda al personal del mostrador durante periodos de máxima
actividad
Preparar pronósticos diarios de ocupación de habitaciones
Recepcionista
Hace que los huéspedes se sientan bienvenido
Dar Check-In
Asigna de habitaciones y entrega las llaves
Verifica la información relativa a la reserva
Se comunica con el departamento de ama llave en cuanto a pronostico
de ocupación y necesidades de habitación
Identifica y autoriza créditos
Notifica a los botones para que transporte el equipaje de los huéspedes
Proporciona información en cuanto a las instalaciones y políticas
69
Maneja solicitudes especiales de los huéspedes
Toma recados y correspondencias para los clientes y comunicárselos
Verifica y arregla la cuenta del huésped
Da Check-Out
Auditor Nocturno
Prepara el informe contable del balance total
Rastrea la contabilización de las transacciones del día, para verificar su
exactitud
Calcula todos los cargos que se le deben al hotel y los gastos en que han
incurrido los huéspedes
Cajero
En muchas organizaciones este personal está a cargo del departamento de
contabilidad, pero labora en el área de recepción, sus funciones son:
Maneja los pagos del huésped
Calcula los cargos y la presentación de la cuenta del huésped
En la recepción existen otras funciones que se realizan de forma general y las
cuales son de vital importancia para su funcionamiento y el del hotel, entre esas
están:
Informar las incidencias de la noche (libro de novedades)
Comprobación de caja
70
Revisión de los no Show
Revisión de las salidas previstas
Control de las habitaciones libres y listas para la venta
Comprobación de las llegadas previstas
Calcula los niveles de ocupación
Atiende los early Check-in (entradas tempranas)
3.1.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros
Como ya hemos mencionado acerca de la importancia de la recepción como
centro operacional, cabe hacer énfasis a la importancia que representa el
funcionamiento conjunto con los demás departamentos de la organización
hotelera.
Con el uso de los sistemas integrados de gestión hotelera el departamento de
recepción facilita sus operaciones correlaciónales, no solo con los
departamentos operacionales de la organización, si no con los departamentos
administrativos y financieros.
En el caso específico de los procesos contables y financieros, resulta de vital
importancia y de útil manejo la inclusión directa de los reportes operacionales de
las actividades de la recepción en relación a los dígitos contables y económicos
que se reportan a través del mismo, ya que facilitan el manejo de la información,
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A niveles operacionales la funcionalidad principal de este departamento, de la
división de habitaciones, en base a la integración con la Gestión Financiera se
da caja de recepción con los manejos de los incidentales, los prepagos de
servicios y todo el efectivo, cheques o tarjetas que los huéspedes utilizan como
medios de pago por los servicios consumidos y por consumir.
3.2 Departamento de Mercadeo y Ventas
3.2.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales
Este es el departamento que se encarga de vender y mercadear el hotel, sus
habitaciones y todos sus servicios complementarios. Su misión central es la de
vender principalmente a grupos, congresos, conferencias, agencias de viajes y
tour operadores, ya que estos públicos son los que se majan con mayor
negociación para la venta.
A través de esta sección del hotel es que se contacta a los clientes y se les
presenta la empresa para ofrecerles los servicios. Con base a su desarrollo
operacional sus funciones las podemos enmarcar en 4 principales, que se
desarrollan como un engranaje operacional, ya que:
1º Elabora estrategias de publicidad y promoción
2º Busca clientes potenciales
3º Cierra tratos con los clientes una vez que estos queden convencidos de
que desean los servicios ofrecidos
73
4º Informa sobre las ventas a la división de Contabilidad y Finanzas
En este departamento también se desempeñan las labores de investigación de
mercado y es el responsable de la planificación de los productos y/o servicios,
las estrategias de asignación de precios y la promoción de los mismos.
De acuerdo como lo describe Sheraton® Hotels& Resorts, El departamento de
ventas y marketing del hotel tiene la responsabilidad de identificar a clientes con
cuentas de gran volumen o negocios en grupos y, obtener las reservas de
habitaciones, comidas y bebidas, y ganancias secundarias para el hotel. El
departamento de ventas es el corazón del hotel, en cuanto a que sus decisiones
comerciales afectan a todos los demás departamentos, y es crucial para el éxito
general de cada uno de nuestros hoteles, nuestra cartera de marcas y Starwood
en su conjunto.
Como todos los departamentos mercadeo y ventas cuenta con una fuerza
laboral que es quien día a día realiza todas las labores correspondientes al
funcionamiento del mismo, esta se organiza y desempeña como se presenta a
continuación en la figura XIX.
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Coordinador de Ventas de Tours y Viajes
Hace nuevos negocios coordinados con agencias, tour operadores,
mayorista y líneas aéreas
Tiene ciertas habilidades para la venta de viajes y de negociaciones de
precios
Fija los descuentos para agencias y líneas aéreas
Establece tarifas para tours y diseña promociones dirigidas al sector de
los viajes
Coordinador de Convenciones y Grupos
Vende los servicios de reuniones y convenciones que tiene el hotel
Mantiene contacto con organizaciones a fin de promover el hotel como un
centro de convenciones y reuniones
Hace arreglos para la aplicación de descuentos de grupos
Coordinador de Ventas Corporativas
La función principal de este coordinador es la de crear enlaces empresariales
con la finalidad de convertirse en las sedes de negocio de las empresas de su
entorno comercial para captarlos como clientes corporativos (empresariales) que
hagan usos de sus instalaciones y lo tengan como la primera opción al momento
de elegir un hotel para sus empresarios.
76
Ejecutivo de Cuentas
Este trabaja bajo la supervisión directa del coordinador de ventas corporativas a
fin de:
Captar nuevos clientes a través del contacto con corporaciones y otras
organizaciones
Da seguimiento para lograr un consumo repetitivo de los servicios
ofrecidos a corporativos
Coordina actividades vinculadas a las relaciones pública cuando el hotel
no cuenta con un departamento independiente que se encargue de esto
Coordinador de Publicidad
Planea, desarrolla e implementa las promociones del hotel
Prepara los presupuestos de publicidad
Elige los medios de difusión
Crea folletos, anuncios y comerciales
Este coordinador tiene la gran responsabilidad de crear una buena imagen de la
organización, para ello trabaja de la mano con empresas publicitarias que le
ayuden a lograr este gran reto.
77
Gerente de Banquete
Este es uno de los gerentes que se encuentra en la Mesopotamia del hotel, ya
que puede pertenecer, tanto a la división de A&B, como a la de Mercadeo y
Ventas, ya que sus funciones están enmarcada en:
Promover los servicio de alimentos y bebidas del hotel
Hacer los arreglos de los servicios de A&B en los eventos y convenciones
del hotel
Elabora los menú ofrecidos en los servicios de convenciones y otros
eventos especiales
Así como hemos presentando las actividades del departamento y su personal,
cabe destacar que esta división del hotel tiene en sus manos múltiples retos
para la imagen de la organización, de la cual se depende en forma externa,
existen 5 retos fundamentales que debe cumplir toda empresa para mantenerse
dentro del mundo competitivo que ha desarrollado la globalización. (Véase figura
XX.
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3.2.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros
Como uno de los departamentos vitales de la operatividad de las organizaciones
hoteleras, el Departamento de Mercadeo y Ventas debe estar en total armonía
de actuación con la División de Contabilidad y Finanzas, ya que de este
departamento dependen los ingresos del hotel por cada uno de los servicios
ofrecidos.
De una forma más específica de sus actividades este departamento se integra a
Contabilidad y Finanzas para:
Asignación de Pecios de Ventas: en esta funcionalidad la comunicación
se da en dos vertientes importantes, la situación actual del hotel que ha
sido analizada por Finanzas y va a determinar cuáles serán los precios de
los servicios por sus costos, su demanda y su capacidad operativa. Y en
la Contabilidad se da en la asignación de los centros de ingresos para la
canalización automática de cada uno de ellos, así como el manejo de las
cuentas de Impuestos de cada uno de esos centros de ingresos.
Contrataciones: esta sección se ve vinculada para las proyecciones de
costos-ingresos de la organización, para el ajuste de sus presupuestos.
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La integración de estos departamentos otorga la solución de dar más
capacidad financiera al personal de ventas y dar al personal de finanzas más
capacitación en ventas, lo que trae como consecuencia:
Mejor funcionamiento y equilibrio en las decisiones de inversiones y
planificaciones a corto, mediano y largo plazo
Mejora en la aplicación costos fijos a distintos productos en la línea
Mejora en el manejo de normas de crédito
3.3 División de Alimentos y Bebidas
3.3.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales
El departamento de Alimentos y Bebidas A&B de un establecimiento hotelero se
conoce como el sector gastronómico, este abarca todo lo relacionado con el
servicio alimentario, desde su producción hasta el servicio.
En este departamento es donde se coordinan las operaciones del restaurante, la
cocina, banquetes, las barras, el servicio a habitaciones (roomservice) y utilería
o Stewart. Por sus múltiples actividades y operacionalidad productiva, está
calificado como el departamento complementario que da uno de los mayores
ingresos al hotel.
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Estas divisiones y cargos se manejan de acuerdo al tamaño y capacidad
instalada de cada hotel, pero de forma general sus funciones se basan en:
Gerente de A&B
Es el principal administrador del departamento, por lo que tiene múltiples
actividades a su cargo, como:
Contratar y capacitar el personal
Supervisar las tareas de los coordinadores de personal
Desarrollar e implementar sistemas de control de costos
Prepara los informes del departamento
Subgerente de A&B
Se encarga de asistir al Gerente en aquellas actividades que este le delegue y
realizar las actividades correspondientes durante su ausencia.
Contralor de Costos de A&B
Es una persona clave en las operaciones de A&B, es miembro del departamento
de Contabilidad, tiene la responsabilidad de supervisar y controlar los costos
relacionados con la producción de alimentos y servicios de bebidas.
86
Producción de Alimentos (Cocina)
Al departamento de preparación de alimentos, o personal de la cocina, lo
encabeza el chef ejecutivo, al que lo asisten otros cocineros. Este departamento
es responsable de diseñar el menú y preparar todos los platillos.
Servicio de Alimentos (Restaurantes)
Este personal está compuesto por varios gerentes, supervisores y empleados de
línea, los cuales tienen la responsabilidad de de recibir, servir y atender a los
huéspedes, en relación a sus ordenes de alimentos.
Los Gerentes o supervisores de esta área deberán de reportarse con el gerente
de A&B y encargarse de todo lo concerniente con el restaurante asignado a
supervisar, los hostess, camareros y mochilas deberán reportarse al encargado.
Bares
Tienen la responsabilidad de elaborar tragos y servir bebidas a los huéspedes,
cuentan con un gerente o encargado, el cual es el responsable de administrar
esta área, su abastecimiento y su correcto funcionamiento.
Banquete y Eventos
Esta sección es la responsable de proveer los servicios de A&B en las
actividades que vende el hotel como son fiestas, convenciones, congresos,
conferencias y todos aquellos eventos especiales que vende el hotel.
87
Servicio de Habitaciones (Room Service)
Tiene las responsabilidades de satisfacer las órdenes y entregar los alimentos a
las habitaciones de los huéspedes; este departamento puede contar con su
propio personal de entrega o bien utiliza el personal de botones para ello.
3.3.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros
El departamento de A&B produce uno de los mayores ingresos de manera
complementaria al hotel, así como también incurre en ciertos costos, no
solamente por su actividad y la materia prima, sino por sus numerosos
empleados; a raíz de esto el departamento de contabilidad y finanzas mantiene
una estrecha relación con la división de A&B para vigilar y controlar los costos y
para contabilizar en las cuentas de los huéspedes de cargos de restaurantes y
bares.
La integración de estos departamentos se da en un punto crucial para el
desarrollo, mantenimiento y crecimiento de la organización, “la facturación”, A&B
como un departamento operativo o centro de ingresos, representa un punto
sumamente importante para la contabilidad y las finanzas por lo que resulta de
mucho provecho que estos trabajen en conjunto, de esta manera pueden lograr
u mejor manejo y control de estas actividades.
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89
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bebidas
Capítulo IV.
Funcionalidades de Microsoft Dynamics Nav
como Gestor Financiero en el Sistema
NAVIHOTEL
90
4.1 Microsoft Dynamics Nav
4.1.1 Definición
Microsoft Dynamics NAV (Navision) es una línea de soluciones de gestión de
finanzas, relaciones con clientes y cadena de suministro, que ayuda a las
empresas a trabajar de una manera más eficaz. Distribuida a través de una red
de partners de canal que proporcionan servicios especializados, estas
soluciones de gestión de empresas adaptables e integradas trabajan con el
software familiar de Microsoft para racionalizar procesos a través de toda la
organización.8
Navision posee alrededor de 25 años de experiencia y desarrollo, comprende
una completa solución empresarial e incluye todo los componentes que necesita
una empresa para funcionar correctamente y crecer con éxito.
Está dotado de una red global desarrollada que logra a que el software se
adapte a cualquier entidad y línea de negocio especifico con el conocimiento:
Local
Jurídico
Técnico
8Navision. Es
91
Este Software esta construido sobre la tecnología de Microsoft, y se integra con
una serie de programas y tecnologías para ayudar a las empresas a conseguir el
éxito empresarial, ayudando a los empleados a trabajar de manera más
productiva y de la forma costo-eficiente. Los datos se recopilan en una base de
datos central (Microsoft SQL Server 2005 o la base de datos nativa) que se
puede informar en contra, y que utilizan las herramientas de análisis para
generar negocios de inteligencia.
Figura XXVII: Arquitectura de Microsoft Dynamics Nav
Fuente: Manual Microsoft Dynamics Nav 2009. Simple, Smart, Innovative
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Familiar: Si los usuarios han trabajado con Microsoft Office reconocerán
inmediatamente los aspectos y características de este software llegando a
trabajar en el mismo con poco entrenamiento.
Enfocado y Productivo: Debido a las múltiples funciones que puede
realizar un usuario dentro de la empresa este sistema permite
combinarlas con la creación de un perfil mediante un centro de funciones.
Limpio y Sencillo: ayuda a que los empleados no se distraigan o pierdan
tiempo en busca de información o claves.
El sistema permite a los administradores concentrarse en sus negocios y, no en
el software de negocios, ya que este funciona como un recurso completo de
planificación (ERP) puede ayudarle a integrar financiera crítica, operaciones y
datos del cliente, para aumentar la productividad y simplificar el negocio.
El mismo conecta personas, procesos e información en todo el negocio y
proporciona a los empleados una mejor visión para que puedan tomar
decisiones informadas. Este software es una solución ERP que ayuda atrabajar
más rápido y más inteligente, además ofrece flexibilidad para adaptarse a las
nuevas oportunidades y crecimiento.
Es un sistema de gestión que integra todos los departamentos existentes, con el
objetivo de simplificar las actividades de negocios y a la vez lograr que los
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Cada una de estas gestiones se hace adaptable para las empresas, logrando un
mejor aprovechamiento de sus funciones.
4.1.3 Integración al Sistema NaviHotel y Su Importancia
En la actualidad la tecnología de la información ha permitido la realización de
actividades conjuntas con el uso de diferentes sistemas sin la necesidad de usar
lo que en otros tiempos era conocido como interfaz o interfaces de datos, un
ejemplo claro de este avance ha sido el desarrollo del sistema NAVIHOTEL
que para ayudar al hotel a lograr el éxito empresarial ha integrado el software
Microsoft Dynamics NAV a su estructura funcional.
El objetivo de la unión de ambos software es proveer a la industria hotelera de
un sistema que permita la administración eficaz de los recursos económicos, lo
cual se logra a través del modulo de gestión financiera como parte de las
funciones de NAVIHOTEL ofrecidas por Microsoft Dynamics Nav.
El diseño modular de Microsoft Dynamics NAV permite extender la gestión
operacional de NAVIHOTEL mediante la adición de las soluciones que necesita
para gestionar los datos financieros que tanto preocupan a los administradores
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integración de ambos sistema radica a gestionar de manera eficaz la:
Contabilidad
Los cobros
Los pagos
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La contabilidad analítica
Los activos fijos y flujo de caja
Además permite realizar conciliaciones y cobros bancarios. También puede
administrar los procesos financieros mediante varias divisas, ubicaciones u
hoteles.
Microsoft Dynamics NAV proporciona a la industria hotelera un valor agregado
a través del manejo de sus operaciones, permitiéndoles Integrar y almacenar el
centro financiero de la organización, aportando una gama de herramientas
analíticas y de informes que permiten comprender mejor el rendimiento del
negocio.
101
4.2 Modulo de Gestión Financiera
La gestión financiera de Microsoft Dynamics NAV ofrece diversas actividades a
las funciones de la empresa, lo cual facilita los procesos, no solo de las finanzas
como información, sino del manejo económico general de la organización.
Este software con su capacidad de función integrada, ha dado a NaviHotel la
forma práctica y sencilla para el manejo de la Gestión Financiera de las
organizaciones hoteleras. Con su integración Microsoft Dynamics NAV hace que
sea fácil lograr múltiples tareas, tales como:
Configuración de cuentas en el plan de cuentas.
Actualización continua de los saldos de cuentas y cambios de los valores
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Comprobación de las entradas del diario antes de su contabilización
Manejar todo tipo de moneda en las entradas de diario, ajustándolas al
requerimiento
Definir el año fiscal a partir de cualquier fecha y dividirla en períodos
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Están son solo algunas de las ventajas que ofrece este sistema a las
organizaciones, pero también ofrece muchas otras que se ven dadas por el nivel
de personalización del diseño de las soluciones de gestión financiera; ya que las
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Medio Ambiente Multiusuario
Esta alternativa se encarga de manejar esencialmente la información que se
comparte con fines de publicación y creación de revistas por cada periodo, y
trabaja en el diario general de manera interactiva con los documentos.
Registro de Seguridad
Ayuda a proteger los datos financieros confidenciales con derechos de acceso a
la información basado en roles.
Comercio Internacional y Múltiples Monedas
Esta opción permite realizar negocios a nivel internacional y sin ningún tipo de
limitación monetaria, por tanto permite trabajar la contabilidad en varias divisas.
Además, facilita la distribución de la información financiera vía internet o correo
Dimensiones
Esta parte se encarga de distribuir y asignar el presupuesto según corresponda
en sus diferentes áreas.
105
Pistas de Auditoría Detallados
En esta alternativa se maneja todo lo relacionado a la supervisión, control de los
procedimientos de auditoría. Tales como:
Ayudar a cumplir la normativa financiera con el seguimiento de los datos
de auditoría detallados.
Acceso a los movimientos contables a través del plan de cuentas, en el
que cada entrada se le asigna un número de entrada, número de
identificación de transacción, el código fuente, el código de razón, y el
usuario cuando es publicado.
Cambio de Registro
Esta funcionalidad permite mejorar la trazabilidad de errores con un registro de
cambios que enumera cronológicamente todas las modificaciones directas para
dominar los datos con un identificador de usuario asociado.
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4.2.1.1 Gestión de Cobros y Pagos
Microsoft Dynamics Nav le proporciona a NaviHotel un sistema de gestión de
clientes y proveedores que le ayuda a conservar registros detallados de cada
una de las compras y ventas de la organización y de todas las transacciones en
las áreas de la aplicación de cobros y pagos, teniendo la oportunidad de
configurar las reglas o condiciones de pago y los descuentos para cada cliente y
proveedor.
La gestión de cobro permite un mejor manejo del flujo de caja, mediante la
aceleración de las cuentas por cobrar, dándole seguimiento a las actividades de
pago de los clientes con créditos en el sistema, gestionando las cuentas con
límites de crédito y fechas de revisión de pago. Por su parte la gestión de pagos
permite maximizar los recursos en efectivo de la empresa y simplificar los
procesos de pago con cuentas flexibles e integradas con las operaciones de
cuentas pendientes por pagar.
En conjunto estas dos gestiones ofrecen un sinnúmero de funcionalidades que
facilitan los procesos de cobro y pago de las organizaciones, algunas de esas
funciones son:
Proposición de los pagos a proveedores
A través de esta función el sistema permite que se asigne a los proveedores
asiduos a una fecha el pago automático a través de una cuenta que de
108
movimiento y saldo único a la deuda. Luego de realizado el saldo el sistema
permite, de forma detallada, conocer cuáles fueron los movimientos o partidas
resultantes.
Corrección de entradas erróneas de caja
Esta función le permite a la organización detectar cualquier error en las
liquidaciones de facturas, ya sean cantidades, números de cuentas o clientes, y
corregirlos de forma rápida, teniendo la facilidad de volver a liquidar la factura
nuevamente.
Recordatorio de saldos vencidos a los clientes
Es una facilidad para el manejo de las cuentas por cobrar, ya que permite la
programación de fechas para enviarles recordatorios de paga a los clientes a
través del sistema, haciendo las especificaciones pertinentes para cada cliente
que se desee asignar recordatorio.
Liquidación de pago de facturas de compra con diferentes divisas
El manejo de diferentes divisas de facturación abre la posibilidad de pagar en
una moneda la factura que se ha creado en otra. En el caso de República
Dominicana, si recibe una factura de un proveedor Europeo en euro, a través del
sistema puede usar la liquidación de factura de pesos, haciendo la
especificación de la divisa de pagos en la ventana de información del
proveedor.
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4.2.2 Gestión de Tesorería
La gestión de tesorería es el área que ofrece un modo eficaz de controlar las
cuentas monetarias en las organizaciones, brindando ciertas facilidades que se
pueden contemplar en las siguientes funciones:
Control de Cuentas Bancarias en Línea y Manejo de Varias Cuentas
A través de la conexión con las instituciones bancarias y con un medio eficaz
para mantener completamente actualizadas sus cuentas bancarias, esta gestión
permite a las organizaciones gestionar y conciliar cuentas bancarias, además de
emitir cheques directamente desde la aplicación Nav.
Esta gestión también permite la administración de un número ilimitado de
cuentas bancarias. Los saldos se mantienen en la divisa local y en divisas
extranjeras. Se realiza un seguimiento de las entradas de caja y las
transacciones de pagos de cada cuenta bancaria.
Manejo de Conciliaciones Bancarias
Los movimientos de la actividad económica de la organización pueden causar
las discrepancias entre los registros de cuentas bancarias del sistema y los
registros del banco. Las características de conciliación de cuentas bancarias de
Microsoft Dynamics Nav permiten comprobar fácilmente que los registros de las
111
cuentas bancarias coinciden con los del banco al final de un periodo concreto y
en caso contrario manejar las discrepancias.
Emisión automática de cheques
Las características de emisión de cheques le permiten automatizar y controlar
todo el proceso de emisión de cheques. Puede imprimir cheques que haya
creado manualmente o cheques generados de forma automática. También se
controla el seguimiento de números de cheque y los cheques invalidados (si no
se imprimen correctamente, por ejemplo).
Estas actividades traen consigo múltiples beneficios para el manejo de la
empresa.
Acceso inmediato al saldo actual de la empresa
Da un enfoque consolidado en todas las transacciones de tesorería
Mantenine los saldos en la divisa local y en divisas extranjeras
Concilia todas las cuentas bancarias a partir de los extractos de cuenta
emitidos por el banco
4.2.3 Activos Fijos
El modulo de Activos fijos controla y gestiona el ciclo de vida completo de los
bienes de la empresa, desde la adquisición hasta su etapa final, con el objetivo
de maximizar el valor de las inversiones.
112
Este modulo se considera una solución totalmente integrada, que proporciona
un registro de forma precisa sobre depreciación y disposición de los activos de la
empresa, ajustándolo a los requerimientos legales de cada país para estos
procesos.
Para lograr el objetivo de monitoreo de los activos fijos este modulo consta de
funciones que lo encaminan, tales como:
Ver y analizar el estado de los activos fijos en tiempo real, incluyendo los
costos, depreciaciones y transacciones
Manejo de depreciaciones de activos
Agilizar los procedimientos de contabilidad mediante la visualización
automática de los cálculos de depreciación.
Permite tener información actualizada para tomar decisiones rápidas y
bien fundamentadas.
Facilita información para la elaboración de informes y su publicación
rápidamente a Microsoft Office Excel.
Crea y administra un número ilimitado de libros de los activos
Utiliza los grupos de cuenta para hacer cambios en un gran grupo de
activos en una sola operación
Este modulo cuenta con características muy particulares que ayudan a las
gestiones empresariales e impulsan los procesos operacionales del sistema,
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4.2.4 Actividades Periódicas
En toda actividad contable y financiera de una empresa se producen un
sinnúmero de movimientos de cuentas diarios, los cuales se van procesando en
forma automática a través del sistema, pero al finalizar cada período,
generalmente mensual y anual, los encargados respectivos del área tienen la
ardua tarea de compaginar y verificar toda esta información contable para que
arrojen el Estado Actual de la empresa; esta actividad en su conjunto es
conocida como Actividades Periódicas, por el tiempo establecido para su
ejecución, el cual es siempre el mismo.
El Modulo financiero de NaviHotel operado por Microsoft Dynamics Nav provee a
las empresas hoteleras de las facilidades para la realización de estas tareas de
una forma más sencilla, y por eso la ha divido en dos apartados principales
Movimiento, Aprobación y Rechazo y Manejos Fiscales, estas dos actividades
serán desarrolladas en la continuación de este capítulo para conocer la
funcionalidad que aportan a las organizaciones y como facilitan ciertos procesos
que en otros tiempos eran el dolor de cabeza del área contable de la empresa.
4.2.4.1 Movimientos, Aprobación y Rechazos
Estas tres actividades se dan de forma conjunta en el manejo de los
documentos, y de ellas va a depender que se refleje o no la actividad de las
cuentas.
115
Dentro de las funciones más relevantes de este apartado de las actividades
periódicas están:
Aprobación de documentos de Venta y de Compra
Posibilidad de aprobar y de rechazar documentos con comentarios de
otros departamentos o externos a la organización
Verificación de la contabilización de las entradas o movimientos
realizadas por otros departamentos
Todas estas actividades conllevan la aprobación del sistema para ser
introducidas en los libros oficiales de contabilidad y de que estén correctas
todas va a depender que sean aprobadas, si hay una que da error en su cuadre
o balance será detectado por el sistema y rechazará las demás hasta que estén
todas cuadradas.
4.2.4.2 Manejos Fiscales
El manejo fiscal a través de las finanzas del sistema es adaptable para las
necesidades y legislaciones de cada país, en el caso especifico de la República
Dominicana, esta gestión está adaptada a las normas de la Dirección General de
Impuestos Internos y sus requerimientos.
El sistema distribuye el impuesto correspondiente de cada transacción,
clasificándolo en el tipo de impuesto de cada servicio, los que son Impuestos de
116
Transferencia de Bienes Industrializados y Servicios (ITBIS) y los que
corresponden al porciento de Propina Lega, el cual no es reportado al fisco.
Como este proceso se realiza de forma automática facilita los reportes de cierre
de año fiscal, ya que solo hay que cotejar y convertir al formato de la DGII la
acumulación del ITBIS, lo cual se hace de forma sencilla con el exportador del
sistema a Excel, Formato PDF.
La DGII hace requerimiento de cuatro documentaciones para el reporte del
ITBIS y las retenciones, estos son:
Formulario 623: para el reporte de las retenciones de los asalariados
de la organización, en este caso el hotel. (Véase anexo 4)
Formulario IT-1:es a través del cual se realizan las declaraciones de
las ventas del año fiscal, haciendo especificaciones del Número de
Comprobante Fiscal de cada factura, el monto facturado y el importe
facturado de ITBIS. Es conocido como Declaración Jurada y/o Pago
del Impuesto sobre la Transferencias de Bienes Industrializados y
Servicios. (Véase anexo 4)
Formulario 606: hace declaración de las compras de bienes y
servicios en los que ha incurrido la organización en el año fiscal,
reportando los montos facturados y el importe de ITBIS pagado
(gastos de la empresa). (Véase anexo 4)
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Como una función más y de suma importancia, para la agilización de estos
procesos, el sistema elabora todas las facturas con sus respectivos
comprobantes fiscales y los va registrando en el sistema con saldo, fecha y hora
de la transacción.
4.2.5 La Gestión Financiera Integrada como Eje del Manejo Rentable de la Hotelería
Mantener una empresa en control y buen funcionamiento depende, no solo de
de su operacionalidad, sino de su buen manejo financiero, que es el sustento
para logar sus operaciones. En este punto es donde entra en juego la vital
importancia de la Gestión Financiera, la cual, como hemos visto, engloba todas
las actividades económicas de la empresa y sus implicaciones.
Resulta vital para las organizaciones hoteleras, por su naturaleza de múltiples
áreas productoras, donde se pueden dar “escapes” de recursos, lograr un buen
manejo de la gestión financiera para lograr su rentabilidad. Es por ello que la
información financiera integrada y actualizada facilita la detección de tendencias
y permite tener una perspectiva clara de las actividades del hotel, con el fin de
capitalizar su conocimiento e identificar nuevas oportunidades, para lograr el
objetivo de la Rentabilidad.
119
El manejo contable-financiero se ha convertido en uno de los aspectos de vital
importancia para las organizaciones, por ello, desde esa perspectiva se sustenta
que “la gestión financiera es el eje de actuación de las organizaciones
hoteleras”, por lo que la maximización de su desempeño da como resultado el
objetivo de toda organización lucrativa “RENTABILIDAD”.
Conclusiones
xviii
Conclusiones
Resulta clara la importancia del buen manejo de la contabilidad y las finanzas en
las organizaciones hoteleras, por el papel cuasi protagónico que estas juegan en
el desarrollo y operacionalidad de las mismas, confirmando que el éxito o el
fracaso de la industria hotelera, dependen de que tan oportunas sean las
decisiones tomadas por sus directivos y estas van a depender de que tan a la
mano, desarrollados y precisos estén los informes económicos que a su manos
lleguen.
La implementación de Sistemas Integrados de Gestión, en la industria hotelera,
ha sido uno de los factores más influyentes para que los procesos financieros
se lleven a cabo de manera rápida y mejorada, provocando un mayor
rendimiento en las funciones operacionales de los hoteles, ya que con estas
Tecnologías de la Información (TI) es más ágil el desplazamiento de la
información desde los departamentos operacionales a los centros contables y
financieros, evitando las islas y los escapes de información.
Esta coordinación de las tareas ha provocado que la organización hotelera
funcione como un cuerpo humano en sus características principales; en esa
comparativa podríamos definir como los centros u órganos principales aquellos
departamentos que hacen, de una forma vital, el funcionamiento total de hotel y
los ERP la formación morfológica que mantiene de pie ese funcionamiento.
xix
Como ejemplificación gráfica y a partir de las definiciones y funcionalidades de lo
departamentos que hemos trabajado, es pertinente plasmar la imagen que lo
represente.
xx
Presentado de esta manera se hace clara la funcionalidad de cada uno de estos
órganos, siendo la Contabilidad y Finanzas las encargadas de procesar la
información sensorial de los departamentos, controlar y coordinar el movimiento
y su comportamiento (productividad), al tiempo que es responsable de
la memoria y el aprendizaje de los estados de la empresa. Mercadeo y Ventas
tiene la responsabilidad de mantener la vida de la organización, vender el
producto y hacer llegar a los consumidores. Recepción es la unión al exterior, la
cual recibe los estímulos, quejas y/o comentarios de los huéspedes,
reaccionando ante ellos con soluciones rápidas o en casos extremos pasándolos
a la central (Administración). Alimentos y Bebida es donde se produce el mayor
ingreso (oxigeno) para poder mantener el cerebro en función constante. Y Los
Sistemas de Gestión Integrados hacen posible el fácil movimiento de la
organización.
De todo lo anterior se hace factible arrojar como resultados que, es vital para las
organizaciones manejar de forma conjunta la Gestión Contable-Financiera con
todos esos departamentos que resultan de vital importancia para su
funcionamiento y aquellos que de una forma u otra influyen en su buen
desempeño. Para ellos han nacido en el mercado los ERP (Enterprise
Resources Planning), en el caso específico de NaviHotel el desarrollo de su
modulo de Gestión Financiera a través del Software Dynamics Nav le ha
brindado a los hoteles múltiples beneficios para el manejo de estas actividades.
xxi
La interrogativa planteada que dio énfasis a la curiosidad investigativa de que si
¿Son verdaderamente útiles los sistemas integrados para el manejo competitivo
de las operaciones contables y financieras en la industria hotelera?, ha quedado
claramente desglosada dando como respuesta que, resulta vital el uso de los
sistemas integrados para lograr que las empresas de la industria hotelera
desarrollen una fuerte competitividad en el mercado, basada en las operaciones
Contables-Financieras.
Recomendaciones
xxii
Recomendaciones
Como resultado de todo trabajo investigativo, se encuentran detalles y/o
características de los objetos de estudios que pueden ser modificadas o
inclinadas hacia un desarrollo más avanzado de su potencial.
Es por ello, que en base a los diferentes elementos descritos, podemos hacer
salvedades para su mejora, estas las hacemos en tres enfoques de actuación:
Como primer enfoque están los sistemas integrados de gestión hotelera, en el
caso específico de NaviHotel, de los cuales resultaría factible:
Enfocar de forma más global sus operacionalidades, para poder lograr su
penetración en los mercados de hoteles no convencionales al todo
incluido.
Mantener sus constantes actualizaciones y adaptaciones a los sistemas
fiscales de cada país donde son comercializados.
Prolongar el tiempo establecido de aplicación de sus demos, permitiendo
que las empresas se familiaricen y se interesen más en las aplicaciones
del sistema.
xxiii
Utilizar de forma más agresiva su característica de “ser auditable”, como
una particularidad que lo posicione por encima de los demás sistemas de
gestión hotelera del mercado.
Nuestro segundo enfoque va dirigido a las empresas comercializadoras de los
sistemas, especialmente Sistemas de Gestión, empresa encargada de
mercadear NaviHotel en la República Dominicana, para la cual sería
recomendable:
Facilitar a las organizaciones hoteleras la adquisición de los sistemas a
un costo de financiación sin tener que implementarlo por fases, lo cual le
permitiría una obtención de resultados completos en las funciones de
gestión del hotel.
Hacerle saber de forma más explícita a las organizaciones hoteleras las
ventajas y seguridad que le ofrece el sistema frente a los tradicionales no
integrados.
Dar un mayor seguimiento en las empresas a las cuales instalan sus
sistemas, para lograr que estas obtengan mayores ventajas.
xxiv
Descentralizar su mercado de comercialización, expandiéndose hacia
cadenas hoteleras no españolas.
Ajustar sus renovaciones a los nuevos tiempos, añadiendo servicios de
outsourcing para las organizaciones hoteleras que prefieren manejar las
tecnologías a través de empresas especializadas.
Realizar exhaustivas evaluaciones a las organizaciones que soliciten de
sus sistemas, para poder ajustarlo a sus requerimientos departamentales.
Hacer masiva la difusión de información sobre sus productos, ya que solo
llegan a ellos, aquellos clientes que ya conocen el producto o han
escuchado de el por otras vías.
Utilizar las facilidades que ofrece NaviHotel para el manejo de la Gestión
Financiera como una ventaja competitiva no solo para mercadear el
producto, sino para posicionar la empresa que lo adquiera.
En tercer y último enfoque, pero no menos importante, se encuentran las
organizaciones hoteleras, para las cuales resulta pertinente:
xxv
Aprovechar el potencial del sistema a su máxima expresión, conociendo
cada una de las funciones que este les ofrece en sus operaciones.
Mantener en constante actualización las aplicaciones del sistema y no
mostrar resistencia a la migración hacia las nuevas versiones, solo por los
costos que estas acarrean.
Hacer una valoración de las necesidades de la organización para una
mejor elección del sistema.
Aprovechar las facilidades de conocimiento del producto (sistema) que los
proveedores le brindan a través de los demos.
Analizar la relevancia de la Gestión Financiera en sus sistemas
integrados, descentralizando sus intereses que se inclinan más al front-
office.
Bibliografía
xxvi
Bibliografía
Libros
Baujín, P. (2009) Reseña histórica de la contabilidad de gestión, Argentina: El
Cid Editor.
CASA, E. (2008) Diccionario de Administración y Contabilidad de Empresa:
Contabilidad Financiera y de Gestión (Contabilidad Externa e Interna), España,
J.M. BOSCH EDITOR.
Di Muro, L. (1999) Manual Práctico de Recepción Hotelera, México, Editorial
Trillas, Serie Trillas Turismo.
FOSTER, D. (1994) Introducción a la Industria de la Hospitalidad, México,
McGraw-Hill.
Foster, D. (1994) Recepción en Hotelería: Administración y Operación, México,
McGraw-Hill.
Foster, D. (1995) Alimentos y Bebidas: Operaciones, Métodos y Control de
Costos. México. McGraw-Hill.
Foster, D. (1995) Ventas y Mercadotecnia para Hoteles, Moteles y Resorts.
México, McGraw-Hill.
GARBEY, N. (2009) Sistemas de Contabilidad y Costos en las Empresas
Hoteleras. Argentina. El Cid Editor.
xxvii
Juliá, J. Server, R. (2004) Contabilidad Financiera. Tomo I. España. Editorial de
la Universidad Politécnica de Valencia.
López, S. (2004) Recepción y atención al cliente, México, Editorial Paraninfo.
Martínez, J. (1985). Dirección de Alimentos y Bebidas en Hoteles. Editorial
Limusa.
Milio, I. (2003). Organización y Control del Alojamiento. España. Editorial
Paraninfos.
Muñiz, L. (2004). ERP: Guía Práctica para la Selección e Implementación.
España. Ediciones Gestión 2000.
Oriol, F. (2011) Contabilidad, Control de Gestión y Finanzas de Hoteles.
Barcelona, España. Profit Editorial
Paredes, R. (1997) Hotel, Un enfoque para su rentabilidad, 1ed. Barcelona,
Ediciones Gestión 2000.
PROARGENTINA. (2005) Industria del software. Argentina. El Cid Editor.
RUIZ, H. (2009). Evolución de los sistemas de ERP: impacto en la
implementación. Argentina. El Cid Editor.
SANTANDREU, E. SANTANDREU, P. (2000) Manual de Finanzas.
VALENZUELA, J. (2010) Manual de Contabilidad de Costos.
xxviii
Organizaciones y Documentos
Banco Central de la República Dominicana. (2010) Informe de la Economía
Dominicana. Enero-Diciembre. Santo Domingo: Banco Central de la República
Dominicana
Dirección General de Impuestos Internos (DGII). (2011). Formularios de
Registro y Pago de Impuestos y Retenciones. Santo Domingo: DGII
Revistas Especializadas
Estudios Turísticos. (2000). Antonio Guevara. Innovaciones Tecnológicas en
los Sistemas Informáticos de la Gestión Hotelera. Edición 146. P.3-10
Estudios Turísticos. (2001). Manuel Sánchez. El Outsourcing de las
Tecnologías de la Información: Factores Determinantes de la Industria Hotelera.
Edición 147. P. 169-183
Puro Turismo. (2008). En Números. Capital Español Domina en la Oferta
Hotelera Dominicana. Edición 4, Año 1. P.4
Puro Turismo. (2008). En Números. Crisis Financiera Internacional y Caída del
Mercado Étnico no Impiden Resultado Positivo Durante el 2008. Edición 10, Año
1. P.6
Puro Turismo. (2009). En Números. El Aporte del Turismo Sigue Creciendo.
Edición 15, Año 2. P.6
xxix
Referencias Electrónicas
Dynamics NAV.
Disponible en: http://www.dynamica.es
Gestión Financiera, Módulos y Demos
Disponible en: http://www.microsoft.com
Microsoft Dynamics Nav 2009, Sencillo e Inteligente
Disponible en: http://www.it-soluciones.com
Microsoft Dynamics NAV 2009
Disponible en: http://www.dynamicsnav.es
Microsoft Dynamics NAV.
Disponible en: http://www.microsoft.com
NAVIHOTEL, Hoja de Producto
Disponible en: http://www.navihotel.es
Productos
Disponible en: http://www.amsogroup.com
¿Qué es Microsoft Dynamics Nav?
Disponible en: http://www.extreme-it.es
Sistemas de Contabilidad/Finanzas
Disponible en: http://www.sistemaspaez.com
21
Anexos
1
Anexo #1: Anteproyecto
UNIVERSIDAD APEC- UNAPEC
Decanato de Turismo
“NAVIHOTEL: Una Ventaja Operativa Para el Manejo de la Contabilidad y las Finanzas Hoteleras”
SUSTENTANTES:
Gerliany García Martínez 2008-0189
Lisaury Peña Medina 2008-0318
Yeimi Joransel Corona Rodríguez 2008-0552
Asesor:
Lic. Carlos Basilis
Anteproyecto de la monografía para optar por el título de Licenciada en Administración Turística y Hotelera
Mención Marketing y Servicios
Santo Domingo, Republica Dominicana 2011
2
Selección del título NAVIHOTEL: una ventaja operativa para el manejo de la contabilidad
y las finanzas hoteleras
Definición del tema La actividad de hotelería, es una actividad mercantil de venta de servicios de
alojamiento y gastronomía fundamentalmente, ésta tiene características
generales y económicas financieras especiales que la diferencian de otras
actividades comerciales e industriales1. Partiendo de lo anterior y en base a las
actualizaciones tecnológicas surge nuestra inquietud de estudiar las
funcionalidades de las operaciones de estos departamentos a través del uso o
aplicación del sistema NAVIHOTEL y las ventajas que esto ofrece en el
desarrollo de la organización hotelera.
1 GARBEY, Norge, Sistemas de Contabilidad y Costos en las Empresas Hoteleras, Argentina, 2009, P. 4
3
Planteamiento del Problema
Hoy día, los procesos han ido evolucionando y acelerando sus ciclos, por tal
motivo el uso de tecnologías ha empezado a formar parte fundamental para el
desarrollo de los mismos, haciendo de estos una ventaja para el manejo
operativo del sector empresarial, sin dejar de lado el sector hotelero. A
consecuencia de estos avances la gestión contable y financiera, por su
destacado papel en las estructuras organizativas, no pueden quedar de lado de
la inclusión en estas tecnologías.
Como parte de los nuevos avances han surgido los sistemas integrados, los
cuales han dado paso a un mejor manejo de las informaciones internas de las
empresas. Las industria hotelera con el paso del tiempo ha venido haciendo uso
de los mismo para lograr la integración de sus operaciones; aunque su
crecimiento ha sido considerable, es importante dejar claro que muchos hoteles
se han ido quedando atrapados en el tiempo, sin haber experimentado las
ventajas que los demás han percibido con la utilización de esto sistemas. Por tal
razón surge la interrogante: ¿Son verdaderamente útiles los sistemas integrados
para el manejo competitivo de las operaciones contables y financieras en la
industria hotelera?
4
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Medir el impacto del Sistema NaviHotel en el manejo de las operaciones
contables y financieras del sector hotelero, haciendo énfasis en las ventajas y/o
facilidades que este puede ofrecer.
Objetivos Específicos
Definir la importancia que tiene la incursión de los departamentos de
contabilidad y de finanzas a los sistemas integrados en el área hotelera.
Dar una panorámica de los beneficios que puede ofrecer NaviHotel en el
desarrollo de las actividades financieras en una organización turística.
5
Justificación de la investigación Teórica El uso de las computadoras ha sido uno de los avances más importante en la
actualidad, por ello es difícil encontrar hoteles, por más pequeños que sean,
que no hagan uso de la tecnología de las computadoras para el manejo de
algunas o todas las funciones contables y financieras.
Si bien es cierto que ha evolucionado el computador, no es menos cierto que
los software hoteleros también y en un proceso más avanzado, un ejemplo claro
son los ERP de gestión empresarial, los cuales se han diseñado para cubrir
todas las exigencias de las áreas funcionales de la empresa, de forma que
ayuda a la creación de un flujo de trabajo que permite agilizar los diferentes
procesos, reduciendo en tiempo real las tareas y permitiendo el aumento de la
comunicación entre todos los departamentos que integran el hotel.
Metodológica
Partiendo de los avances tecnológicos, importancia de la contabilidad y las
finanzas, nace el objetivo central de la investigación y por consiguiente el
resultado que buscamos, resaltar las funcionalidades de los sistemas integrados
que puedan de una forma u otra optimizar el desarrollo de las actividades
administrativas para el beneficio de las organizaciones hoteleras y el personal de
apoyo para el desarrollo de sus operaciones, a nosotros mismos en la
6
ampliación de nuestros conocimientos, perspectivas y horizontes profesionales,
así como toda persona o ente que pueda tener el acceso y buen uso de esta
información.
Practica
Desde un punto de vista práctico, el manejo las finanzas y la contabilidad se han
visto afectadas con la implementación de los sistemas integrados; de ahí nuestro
interés en plantear cómo estos sistemas colaboran en la mejoría del manejo de
las actividades en estos departamentos y sus consecuencias en el
funcionamiento de la organización hotelera.
7
Tipos de Investigación
En base a los criterios de trabajos los tipos de investigación que usaremos para
el desarrollo de este documento serán de diferentes caracteres, pero las cuales
nos encaminan a la obtención del objetivo. Estas son:
a) Aplicada: nos colabora en el fundamento central del desarrollo o
aplicación de los sistemas integrados al manejo de la contabilidad y las
finanzas en el sector hotelero.
b) Descriptiva: para llevarnos a las respuestas a las situaciones planteadas,
basadas en los beneficios del uso del sistema NAVIHOTEL en
contabilidad y finanzas hoteleras.
c) Documental: aporta las informaciones pertinentes del tema previamente
señaladas por diferentes autores, marcando de forma más clara el camino
de nuestra investigación.
d) De Campo-Experimental: para la determinación de ciertos usos y
aplicaciones del sistema, a través de la manipulación del mismo, para
lograr definir cada proceso.
e) Correlacional: a través de esta podemos lograr la integración de las
variables presentadas en la problemática, y definir con mayor amplitud el
resultado.
f) Estudio de Caso: colabora en el análisis particular del software Navision
del sistema NAVIHOTEL para el manejo de las finanzas y la contabilidad.
8
Marcos de Referencia
Marco teórico
En toda empresa para poder coordinar y dirigir en forma eficiente sus
operaciones, es preciso contar con un sistema de información que documente
las relaciones de la entidad tanto externa como internamente, de manera que se
genere información precisa para ser utilizada en el proceso de toma de
decisiones. En el caso de la “contabilidad que es un sistema de información
cuyo objetivo es informar sobre la situación económica-financiera empresarial
por lo que su función es registrar y procesar los hechos en que se involucre la
entidad”2. También el departamento de finanzas representa una pieza clave en
el manejo de las funciones administrativas y trabajando muy de mano con el
departamento de contabilidad ostenta un papel destacado en la estructura
organizativa, por tales motivos resulta de vital importancia el uso de uno de los
sistemas de información para la eficientización del proceso de las operaciones
de estas piezas clave de la organización.
Ambos departamentos han estado muy vinculados a los avances tecnológicos,
lo que ha motivado a que varias compañías hayan creado sistemas que operan
o manejan diferentes segmentos del negocio. Algunas veces estos sistemas
diferentes están integrados entre sí y algunas veces no.
2 VALENZUELA, Juan, Manual de Contabilidad de Costos, 2010, P.1
9
En la búsqueda de innovación y avance “la mayoría de las compañías fracasan
al implementar los sistemas de ERP porque esperan beneficios financieros
diferentes a los que el paquete ofrece propiamente, en otras ocasiones se van
con tendencias de la industria y tratan de implementar sistemas que aunque
parecen muy innovadores no cumplen con el perfil de sus necesidades”3
En el sector hotelero el manejo de la contabilidad y las finanzas se hace
mediante la implementación de sistemas que integrados o no controlan todo el
proceso operacional de dichos departamentos. Como muestra ejemplo de este
manejo esta el sistema NAVIHOTEL, el cual maneja las operaciones de las
organizaciones hoteleras de forma integrada y por tal motivo será la pieza
fundamental de nuestra investigación, específicamente en el manejo de su
modulo contable y financiero, el cual ha sido desarrollado sobre la base del
software Microsoft Dynamics NAV, anteriormente conocido como Navision.
3 RUIZ, Hugo, Evolución de los sistemas de ERP: impacto en la implementación, Argentina,
2009, P 4.
10
Marco conceptual
ERP (Enterprise Resourse Planning) Planificación de Recursos
Empresariales: son sistemas integrales de gestión empresarial que integran
(interna y externamente) y automatizan la información de las prácticas de
negocio asociadas con los aspectos operativos y/o productivos de una empresa,
con la misión de facilitar la planificación de todos los recursos y el flujo de
información entre todas las funciones de negocios dentro de los límites de la
organización y gestión de las conexiones a las partes externas interesadas.
NAVIHOTEL: es el sistema de gestión hotelera totalmente integrado que
contempla las peculiaridades de hoteles individuales, cadenas hoteleras, hoteles
vacacionales, y un largo etc. Y trabaja bajo una funcionalidad modular,
abarcando desde la recepción hasta la gestión financiera, encuesta de calidad,
etc.
Dynamics NAV (Navision): es un herramienta que permite gestionar y
automatizar todas las tareas administrativas de cualquier organización e
implantar unas normas de procesarlas, con la posibilidad de modelarlas
previamente, observar el comportamiento de indicadores clave para la toma de
decisiones y permitir la comunicación con otras aplicaciones mediante servicios
web.
11
Contabilidad: Técnica que tiene por objeto registrar los movimientos de valores
o de cantidades, obtener los resultados de dichos movimientos, facilitar su
control y servir a las necesidades de información de la dirección.4
Finanzas: son una derivación de la economía que trata el tema relacionado con
la obtención y gestión del dinero, recursos o capital por parte de una persona o
empresa. De esto partimos para plantear que las finanzas se refieren a la forma
como se obtienen los recursos, como se gastan o consumen o como se
invierten, pierden o se hacen rentables.
Departamento: El termino departamento proviene del francés department. En
un sentido mas amplio, la palabra hacer referencia a cada una de las partes en
que se divide un territorio, un edificio, una empresa, una institución u otra cosa o
entidad.
Software: es un conjunto de instrucciones de lenguaje de computadoras, que
cuando se ejecutan proporcionan la función y el rendimiento deseado.
Estructuras de datos que permiten a los programas manipular adecuadamente la
información Documentos que describen la operación y el uso de los programas.5
4 CASA, Ernest, Diccionario de administración y contabilidad de empresa: contabilidad financiera y de
gestión (contabilidad externa e interna), España, J.M. BOSCH EDITOR, 2008. P 65.
5 PROARGENTINA, Industria del software, El Cid Editor, Argentina, 2005, P.3
12
Hotelería: según el Dr. José Arrillaga, la hotelería es el conjunto de todos
aquellos establecimientos comerciales que, de forma profesional y habitual,
prestan servicio de hospedaje y restaurantes, ya sea habitaciones o
apartamentos con o sin otros servicios complementarios.
Operaciones: estas se pueden definir como el conjunto de actividades o
acciones que se desarrollan con la finalidad cumplir los objetivos trazados.
Sistemas de información: Un sistema de información se puede definir en su
contexto funcional como el conjunto de elementos que interactúan entre sí con el
fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
Hotel: es un edificio planificado y acondicionado para otorgar servicio de
alojamiento a las personas temporalmente y que permite a los visitantes sus
desplazamientos.6
6 http://es.wikipedia.org
13
Marco espacial
Las incidencias de este tema van enfocadas al sector hotelero, específicamente
para el manejo de la contabilidad y finanzas de sus operaciones, con el uso de
sistemas de información integrados.
Marco temporal
Con fines investigativo el desarrollo de este documento es sometido para el
período Mayo-Agosto de 2011, con la finalidad de que sus aportes sean
desarrollados y/o aprovechados a través del tiempo, según concuerde su
aplicación evolutiva.
14
Métodos, Procedimientos y Técnicas de la Investigación
Métodos:
Observación: vamos a partir de ella para saber cual es el uso que se le
da a las variables de nuestra investigación.
Deductivo-Inductivo: con la incorporación de estos métodos se facilita el
proceso de desarrollo de nuestras variables, ya que con la ayuda de ellos
podremos analizar el proceso general del hotel y su influencia en el
desarrollo de las finanzas y la contabilidad con el uso de los sistemas
integrados.
Síntesis: la utilización de este método nos ayuda a arrojar conclusiones y
recomendaciones, ya que a través de este interrelacionaremos los efectos
de la integración de los procesos analizados en el uso del sistema.
15
Técnicas
Observación Participativa: haremos uso de esta técnica con la observación
y manipulación directa del sistema en el modulo de contabilidad y finanzas.
Entrevista: a través del uso de la herramienta del cuestionario aplicado a las
personas o entidades relacionadas con el uso del sistema recolectaremos
informaciones pertinentes para el desarrollo de nuestra investigación.
16
Tabla de Contenido
Agradecimientos
Dedicatorias
Resumen
Introducción
Capítulo I
Aspectos Generales de la Contabilidad y las Finanzas
Empresariales y de la Industria Hotelera
Objetivo: presentar a modo introductorio las generalidades del funcionamiento
operacional de los departamentos de contabilidad y finanzas en el sector
hotelero.
1.1 Contabilidad
1.1.1 Definición y Conceptos Generales
1.1.2 Usos y Aplicaciones Operacionales
1.2 Finanzas
1.2.1 Definición y Conceptos Generales
1.2.2 Usos y Aplicaciones Operacionales
1.3 Sistemas de Manejo de Contabilidad y Finanzas
1.4 Importancia de la Contabilidad y las Finanzas en las Organizaciones
Hoteleras
Capítulo II
Planificación de Recursos Empresariales (ERP)
Objetivo: definir los sistemas integrados en el panorama general y su evolución
para la mejora de los procesos empresariales y hoteleros.
2.1 Generalidades de los ERP
17
2.1.1 Concepto y Características generales
2.1.2 Evolución
2.1.3 Objetivos
2.1.4 Aplicaciones
2.1.5 Impacto en las operaciones empresariales
2.1.6 Ventajas del uso de los ERP
2.2 Los sistemas integrados de gestión hotelera
2.2.1 Importancia
2.2.2 Funciones operacionales
2.2.3 Ventajas de implementación
2.2.4 Diferentes Software Hoteleros
2.3 Sistema NAVIHOTEL en las operaciones hoteleras
2.3.1 Concepto y Características Generales
2.3.2 Objetivos
2.3.3 Módulos y Aplicaciones
2.3.4 Impacto en las operaciones hoteleras
Capítulo III
Impacto de la integración de las operaciones departamentales
en los procesos contables y financieros de las organizaciones
hoteleras
Objetivo: especificar las relaciones existentes entre las funciones de los
departamentos operacionales de los hoteles con el manejo de la contabilidad y
finanzas.
3.1 División de Habitaciones – Departamento de Recepción
3.1.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales
3.1.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros
3.2 Departamento de Mercadeo y Ventas
3.2.1 Concepto y Funcionalidades Departamentales
18
3.2.2 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros
3.3 División de Alimentos y Bebidas
3.3.2 Concepto y Funcionalidades Departamentales
3.3.3 Ventajas de Integración a los Procesos Contables y Financieros
Capítulo IV
Funcionalidades de Microsoft Dynamics Nav como gestor
financiero en el Sistema NAVIHOTEL
Objetivo: Presentar el manejo operativo de la gestion financiera a través de este
software integrado al sistema.
4 Microsoft Dynamics Nav
4.1.2 Conceptos y Características Generales
4.1.3 Composición operacional
4.1.4 Integración al sistema NAVIHOTEL y su importancia
4.1 Modulo de Gestión Financiera
4.2.1 Contabilidad
4.2.2 Cobros
4.2.3 Flujo de Caja
4.2.4 Movimientos, aprobación y rechazos
4.2.5 Conciliaciones Bancarias
4.2.6 Actividades periódicas
4.2 La Gestión Financiera Como Eje Del Manejo Rentable De La Hotelería
Conclusiones
Recomendaciones
Bibliografía
Anexos
19
Fuentes de información
Bibliográficas:
CASA, Ernest, Diccionario de Administración y Contabilidad de Empresa:
Contabilidad Financiera y de Gestión (Contabilidad Externa e Interna), España,
J.M. BOSCH EDITOR, 2008.
FOSTER, Dennis, Introducción a la Industria de la Hospitalidad, México,
McGraw-Hill, 1994.
GARBEY, Norge, Sistemas de Contabilidad y Costos en las Empresas
Hoteleras, El Cid Editor, Argentina, 2009.
PROARGENTINA, Industria del software, El Cid Editor, Argentina, 2005,
RUIZ, Hugo, Evolución de los sistemas de ERP: impacto en la implementación,
El Cid Editor, Argentina, 2009.
SANTANDREU, Eliseu. SANTANDREU, Pol, Manual de Finanzas.
Barcelona, Gestión 2000, 2000.
VALENZUELA, Juan, Manual de Contabilidad de Costos, 2010.
20
Referencias Electrónicas
Definición de Hotel
Disponible en: http://es.wikipedia.org
Dynamics NAV.
Disponible en: http://www.dynamica.es/
Microsoft Dynamics NAV.
Disponible en: http://www.microsoft.com
NAVIHOTEL, Hoja de Producto
Disponible en: http://www.navihotel.es
21
ANEXO #2: CUESTIONARIO DE LAS ENTREVISTAS
Entrevista a la Sra. Cristina Bermúdez Encargada de Ventas, Sistemas de
Gestión, empresa comercializadora de NaviHotel en República Dominicana
1. Cuál es la base de promoción del sistema NaviHotel? (Ventajas para el
mercadeo)
2. A la hora de optar por 3 ventajas específicas del hotel para usarlas como
herramienta de promoción para la venta, cuáles serían?¿Por qué?
3. Considera que el modulo de gestión financiera puede ser una ventaja
para la comercialización y venta del sistema?¿Por qué?
4. Cuantos hoteles en el país han adquirido el sistema?¿Todos lo han
hecho con el modulo de gestión financiera?
5. Cuáles son las ventajas que considera usted, ofrece la gestión financiera
del sistema a las organizaciones hoteleras?
6. Cuáles son las funciones más destacadas del modulo que ofrecen esas
ventajas?
7. Desde su punto de Vista, considera que los hoteles utilizan de forma
adecuada las funcionalidades del sistema, en especial el modulo
financiero?
8. Como se adapta este modulo al manejo Fiscal de la RD?
9. En un promedio del 1 al 5, como considera el posicionamiento de
NaviHotel en el país?¿Por qué?
22
Entrevista al Sr. Paulo ValeraGerente de Recepción, HoteturDominicanBay,
empresa que maneja sus actividades a través del Sistema NaviHotel
1. ¿Qué tiempo tienen utilizando el sistema?
2. ¿Qué sistema usaban? ¿Por qué cambiaron?
3. Cuáles han sido los beneficios operacionales que han obtenido?
4. ¿Cuáles módulos utilizan?
5. ¿Cómo ha sido el proceso de adaptación de los empleados?
6. ¿Cómo capacitan al personal que maneja el sistema?
7. ¿Cuáles ventajas les da el uso del sistema?
8. ¿El modulo de finanzas está integrado a las operaciones del hotel?
9. ¿Cómo ayuda este modulo para el manejo de la declaración y reporte de
ITB’s y envío de las documentaciones o facturas a la DGII?
10. ¿Le permite hacer el cuadre de las conciliaciones bancarias?
11. ¿De qué forma se manejan los cierres de mes a través del sistema?
12. ¿De qué forma se manejan las negociaciones con los proveedores?
13. ¿Cómo se manejan las cuentas por cobrar y cuentas por pagar y los
plazos de pagos de cada una?
14. ¿Cómo pueden realizar la verificación de data de los clientes para
solicitudes de crédito?
15. ¿Cual es relación de este modulo con los demás departamentos y cual
esta mas vinculado?
23
16. ¿Existe alguna información que el departamento de finanzas comparta
con los demás departamentos a través del sistema?
17. ¿De qué forma se puede evaluar la rentabilidad de la organización y
como le ayuda a la toma de decisiones?
18. ¿Cuáles son las relaciones especificas de este modulo o departamento
con departamentos operacionales del hotel?
19. ¿Cómo relaciona el modulo las actividades de los diferentes sub-
departamentos?
20. ¿De qué forma manejan los reportes y estados financieros?
21. ¿Por que considera importante este modulo en las operaciones de la
organización?
24
Anexo #3: Ventanas de Tareas
Cobro de Caja de Recepción a través del Sistema
25
Ventana de Centros Productivos con sus Especificaciones Contables
26
Plan de Cuentas de Microsotf Dynamics Nav en NaviHotel
Plan de Manejo de Divisas
27
Anexo #4: Presentancion del Manejo de los Sistemas de Gestión
Integracion Directa de Recepción y Contabilidad a través de los Sistemas de Gestión
28
Manejo Contable en los Sistemas Hoteleros
29
Anexo #5: Formularios
Formulario 623 de la DGII
Version 1.3
00.00
1 2 3 4 5 6 7
LineasRNC Entidad
del EstadoPeriodo
Fecha de Retencion
Valor de RetencionNumero de Referencia
Tipo de Referencia Banco
1234
Detalle
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Estatus
Derechos Reservados DGII 2008
Total Monto Retenido Total Errores
Herramienta de Distribucion Gratuita
Cantidad RegistrosMonto Total en Retenciones
Formato de Envio de Retenciones del EstadoDireccion General de Impuestos Internos
RNC o Cedula
$0.00
Fecha de CierrePeriodo
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30
Formulario IT-1 de la DGII
I. DATOS GENERALES
PERIODO FECHA LIMITE DE PAGO
NORMAL RECTIFICATIVA D C AJUSTE/ESTIMACION RECURSO DE RECONSIDERACION RECURSO JERARQUICO MULTAS PAGO A CUENTA
RNC/CEDULA NOMBRE /RAZON SOCIAL
NOMBRE COMERCIAL TELEFONO FAX
CORREO ELECTRONICO
II. OPERACIONES 1 TOTAL DE OPERACIONES DEL PERIODO +2 INGRESOS POR OPERACIONES EXENTAS - A. ITBIS RETENIDO 3 INGRESOS POR OPERACIONES GRAVADAS = 22 SERVICIOS SUJETOS A RETENCION Personas Físicas =
23 SERVICIOS SUJETOS A RETENCION Sociedades (16%) =24 SERVICIOS SUJETOS A RETENCION Sociedades sujetas (Norma No______) =
III. LIQUIDACION 25 ITBIS RETENIDO POR SERVICIOS SUJETOS A RETENCION Personas Físicas (16% casilla 22) +26 ITBIS RETENIDO POR SERVICIOS SUJETOS A RETENCION Sociedades (16% casilla 23) +
4 = 27 ITBIS RETENIDO POR SERVICIOS SUJETOS A RETENCION Sociedades (16% casilla 24 por 0.30 Norma ___+5 ITBIS PAGADO EN COMPRAS LOCALES + 28 IMPUESTO A PAGAR (Sumar casillas 25+26+27) =6 ITBIS PAGADO POR SERVICIOS DEDUCIBLES + 29 SALDO A FAVOR ANTERIOR (ITBIS RETENIDO) -7 ITBIS PAGADO EN IMPORTACIONES + 30 PAGOS COMPUTABLES A CUENTA (ITBIS RETENIDO) -8 TOTAL ITBIS PAGADO (Sumar casillas 5+6+7) = 31 DIFERENCIA A PAGAR (Si el valor de las casillas 28-29-30 es positivo) =9 IMPUESTO A PAGAR (Si el valor de las casillas 4-8 es Positivo) = 32 NUEVO SALDO A FAVOR (Si el valor de las casillas 28-29-30 es negativo) =
10 SALDO A FAVOR (Si el valor de las casillas 4-8 es negativo) =11 SALDOS COMPENSABLES AUTORIZADOS (Otros Impuestos) - B. PENALIDADES12 SALDO A FAVOR ANTERIOR - 33 RECARGOS +13 PAGOS COMPUTABLES POR RETENCIONES (NORMA No.______) - 34 INTERES INDEMNIZATORIO +14 PAGOS COMPUTABLES POR OTRAS RETENCIONES - 35 SANCIONES +15 OTROS PAGOS COMPUTABLES A CUENTA - C. MONTO A PAGAR 16 DIFERENCIA A PAGAR (Si el valor de las casillas 9-11-12-13-14-15 es Positivo) = 36 TOTAL A PAGAR (Sumar casillas 31+33+34+35) =17 =
IV. PENALIDADES18 RECARGOS +19 INTERES INDEMNIZATORIO +20 SANCIONES +
V. MONTO A PAGAR =21 TOTAL A PAGAR (Sumar casillas 16+18+19+20) =
DIRECTOR GENERAL
00
0
037. TOTAL GENERAL(sumar casillas 21+36)
0
MES/AÑO
0
0
TIPO DE DECLARACION
MONTO
0
0
MONTO
No. RECIBO DE PAGO
0
FECHA LIMITE DE PAGO
0
FIRMA DEL CAJERO Y SELLO
LA FIRMA Y EL SELLO DE LA DGII DAN CONSTANCIA DE RECIBIDO
YO ____________________________ EN MI CALIDAD DE ________________________ POR LA
PRESENTE AFIRMO BAJO JURAMENTO QUE LOS DATOS CONSIGNADOS EN LA PRESENTE
DECLARACION SON CORRECTOS Y COMPLETOS Y QUE NO HE OMITIDO NI FALSEADO DATO
ALGUNO QUE LA MISMA DEBA C
JURAMENTO PARA USO DE LA DGII
FECHA DE PAGO FECHA DE NOTIFICACION
NUEVO SALDO A FAVOR (Si el valor de las casillas 9-11-12-13-14-15 es negativo)
000
ITBIS COBRADO (16% de la casillla 3) 0
0
SECRETARIA DE ESTADO DE FINANZAS
DECLARACION JURADA Y/O PAGO DEL IMPUESTO SOBRE LAS TRANSFERENCIAS DE BIENES INDUSTRIALIZADOS Y SERVICIOS(Valores en RD$ sin fracciones)
IT-1 Nuevo
DIRECCION GENERAL DE IMPUESTOS INTERNOS
31
Formulario 606 de la DGII
Direccion General de Impuestos Internos Formato de Envio de Compras de Bienes y ServiciosVersion 2011.1.0
0 Total Monto Facturado Itbis Facturado Itbis Retenido0,00 RD$0,00 RD$0,00 RD$0,00
1 2 3 4 5 8 9 10
Lineas RNC o Cedula Tipo Id Tipo Bienes y Servicios Comprados NCFNCF ó Documento
ModificadoItbis Facturado Itbis Retenido Monto Facturado
1234567
PeriodoCantidad Registros
Total Monto Facturado
Herramienta de Distribucion Gratuita Derechos Reservados DGII 2011 ©
Lineas de Error0
RNC o Cedula
Fecha Comprobante
Fecha Pago
7Detalle
6
Validar Generar ArchivoInicio Cancelar Ayuda
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Formulario IR-17 de la DGII
33
Formulario IR-2 de la DGIII
34
ANEXO #6: ARTÍCULOS
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36