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National PTA

Kit oficial de regreso a clase de National PTA

Índice

PTA.org Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA 2011‐2012 I 1

Bienvenido ................................................................................................................................... 2

El tesorero de PTA ....................................................................................................................... 2

El presupuesto ........................................................................................................................... 13

Actividad bancaria ..................................................................................................................... 16

La auditoría a PTA ...................................................................................................................... 19

Contratos, constitución de la sociedad y seguros .................................................................... 24

Importante información adicional ............................................................................................ 27

Requisitos federales .................................................................................................................. 30

Recaudación de fondos ............................................................................................................. 39

Requisitos de validación de contribuciones benéficas ............................................................ 48

Directivas sobre robo, fraude y malversación de fondos ........................................................ 51

Lobbying ..................................................................................................................................... 55

Lista de control para la gestión financiera de una PTA ............................................................ 57

Instrucciones para la Forma 990‐EZ del IRS .............................................................................. 61

Recursos de PTA ........................................................................................................................ 67

Bienvenidos

2 I Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA 2011‐2012 PTA.org

Bienvenido

¡Bienvenido al liderazgo de PTA®! Su rol como tesorero de PTA supone una gran responsabilidad pero es un puesto maravilloso de ocupar. Está a punto de emprender una tarea enriquecedora, exigente y gratificante que da la oportunidad de ayudar a concretar la Misión de PTA para la escuela y los niños de su comunidad. National PTA creó esta guía de referencia rápida para ayudarlo y orientarlo en sus áreas de mayor responsabilidad. Lo ayudará a entender básicamente los conceptos importantes y a familiarizarse con los recursos disponibles para usted de la asociación nacional. Esta guía es un complemento – no un reemplazo – de los materiales que recibe de su PTA estatal. Además, estas instrucciones pretenden ayudar a aclarar los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (GAAP, por sus siglas en inglés), el marco estándar de directivas para la contabilidad financiera y los requisitos impositivos de los organismos gubernamentales, en particular el Internal Revenue Service de los Estados Unidos (el IRS). No pretenden reemplazar esas instrucciones. Si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda, llame a la oficina de su PTA estatal o a la sede central de National PTA.

El tesorero de PTA

Panorama general: Propósito y responsabilidades del tesorero El tesorero es el custodio autorizado, electo por los miembros, de los fondos de la asociación PTA. Es el tesorero quien se asegura de que las finanzas de la unidad se administran correctamente. Es un trabajo crucial, porque el manejo correcto del dinero de la unidad mantendrá la solvencia, así como la credibilidad ante la escuela y la comunidad. Es imprescindible que el tesorero mantenga registros precisos. Sin buenos registros, quienes participan de la recaudación y del manejo de los fondos de PTA no estarán protegidos en caso de que surja alguna cuestión. Se deben usar los procedimientos financieros aceptados y estándares para mantener los registros de modo tal que se puedan realizar las auditorías que correspondan. Todos los tesoreros deben tener seguro de fidelidad. (Consulte "Seguro de fidelidad" en la página 24.) El candidato ideal para tesorero debe tener:

• Fuertes aptitudes organizativas

• Experiencia en prácticas y procedimientos contables

• Conocimiento de gestión de voluntarios y contabilidad de entidades sin fines de lucro

• Conocimiento profundo de PTA, su misión y objetivos

El tesorero de PTA


Primeros pasos Sus tareas iniciales como tesorero incluyen:

• Asegurarse de que los libros han sido auditados antes de aceptarlos.

• Verificar que los libros y registros recibidos del tesorero saliente están completos. Pregunte acerca de los registros faltantes de inmediato.

• Familiarizarse con los deberes descritos y todas las referencias a las finanzas y al presupuesto que aparecen en el reglamento de PTA.

• Conseguir las firmas de los nuevos funcionarios autorizados a firmar cheques y presentar las tarjetas con las firmas en el banco, si no lo hizo el tesorero saliente.

• Controlar los procedimientos de los seguros de responsabilidad y fidelidad.

• Estudiar esta Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA y las áreas pertinentes de IRS.gov.

Composición del comité de finanzas El comité de finanzas trabaja para asegurar la solvencia de la organización, la protección de los bienes y el uso adecuado de los recursos. Trabajar con otros miembros de PTA y de la comunidad para construir una unidad fuerte y alcanzar metas puede ser una fuente de orgullo para los miembros del comité de finanzas. Busque potenciales miembros para el comité en todas partes y asegúrese de que el comité es representativo de toda la comunidad escolar. Los miembros potenciales pueden incluir miembros y líderes de PTA local, del consejo, distrito o región con experiencia en el área financiera. Además, busque miembros de PTA con la experiencia requerida para pedir subsidios, ayudar con los patrocinios, ayudar a recaudar fondos y servir de asesores para el comité. Deberes del tesorero • Mantenerse al tanto de los asuntos financieros de entidades sin fines de lucro mediante

la lectura de material pertinente y la realización de capacitación adecuada.

• Presidir el comité de finanzas (si lo requiere el reglamento).

• Asistir en el desarrollo del presupuesto.

• Administrar los fondos de la unidad. Mantener un registro preciso y detallado, en el libro permanente del tesorero, de todo el dinero recibido y pagado.

• Presentar un reporte en las reuniones regulares de la asociación. El reporte debe incluir saldo total disponible al inicio del mes que cubre el reporte, los montos separados recibidos y acreditados al fondo general, las porciones estatales y nacionales de las

¿SABÍA USTED?

El tesorero de PTA


cuotas, los fondos especiales (si la asociación acarrea cualquier fondo especial como beca o donación), otros ingresos, desembolsos detallados, el saldo disponible en cada fondo y el saldo total disponible al final del mes. Estar preparado para responder todas preguntas de inmediato y tener disponibles los registros en la reunión.

• Recibir todas las sumas de dinero para todas las cuentas—cuotas local, estatal y nacional per cápita, obsequios, etc. Siempre se deben emitir comprobantes de recibo por los montos en efectivo recibidos.

• Depositar todas las sumas de dinero en un banco aprobado por el comité ejecutivo/ junta de la asociación a nombre de “_________Parent Teacher Association, _______, Tesorero”. También se pueden y se deben usar los depósitos nocturnos y la banca de 24 horas cuando es necesario.

Nunca se debe guardar el dinero en la casa del tesorero. Los fondos de la asociación no se deben depositar en la cuenta personal del tesorero, ni se deben depositar en la cuenta de actividades de la escuela. • Pagar con cheques todas las facturas a medida que se autorizan. Todos los cheques

deben tener dos firmas. El procedimiento para autorizar el desembolso y las personas que autorizan estipuladas – el presidente, el comité ejecutivo de la junta‐ deben detallarse en el reglamento de la asociación. Se deben pagar todas las facturas con cheques – nunca con dinero en efectivo. Como regla general, no se deben realizar compras sin autorización escrita. El reglamento debe exigir que los cheques estén firmados por dos personas, por lo general el presidente y el tesorero. Las personas autorizadas para firmar cheques no deben estar casadas entre sí ni tener ningún otro tipo de relación. Nunca firme un cheque en blanco o un cheque al portador.

• Mantener el registro de las porciones nacionales y estatales de las cuotas de membresía y todos los otros montos de dinero nacionales y estatales separados del registro de los fondos generales de la PTA local.

• Enviar a la PTA estatal—a través de los canales y en los intervalos designados en el reglamento estatal – las porciones nacional y estatal de las cuotas de membresía junto con todo otro dinero que pertenezca a la PTA del estado y a National PTA. Cada remesa debe ser acompañada por una declaración que incluya el nombre y la dirección de la PTA y el número de miembros de PTA. La oficina de National PTA requiere de una lista completa de nombres y direcciones (incluso de correo electrónico) de los miembros de PTA.

• Cooperar con el encargado de membresía y el secretario para mantener una lista precisa de la membresía de PTA.

• Conservar todos los pedidos de cheques, recibos, resúmenes del banco y cheques cancelados y entregarlos todos al auditor en preparación para la auditoría anual. Organizar la auditoría anual.

• Preparar para el sucesor del tesorero todos los libros, la documentación y la correspondencia relacionados con la oficina del tesorero, incluso los libros auditados, las facturas aprobadas y pagas, los cheques cancelados, planes y procedimientos. Transferir todos los materiales al tesorero entrante oportunamente.

El tesorero de PTA


• Guardar cheques cancelados, facturas pagas, etc., durante siete años. Este procedimiento proporciona a PTA suficientes documentos y materiales de respaldo en caso de que surja alguna cuestión.

Nota: Todo el dinero y demás bienes de PTA, incluso las cuentas corrientes, las cajas de ahorro y los certificados de depósito son propiedad de PTA. Los tesoreros que tienen custodia de los fondos deben mantener registros completos y precisos de los ingresos y desembolsos. Consejo: Manejo de dinero por otros miembros En ocasiones quizá sea necesario que otros miembros manejen dinero de PTA, como cuotas de inscripción de membresía o devoluciones de un proyecto de recaudación de fondos. Siempre deben contar el dinero dos personas y ambas deben firmar el recibo que verifica la cantidad. Todo el dinero recaudado se debe entregar al tesorero de inmediato. Contenido del archivo del tesorero

Una copia del reglamento y las reglas vigentes de PTA, con las secciones que autorizan los desembolsos marcadas

Una copia del reglamento de PTA estatal y del reglamento de National PTA (y reglamentos del consejo si se indican)

Una copia del presupuesto adoptado por la asociación

Un diario de ingresos que confirme el dinero recibido por el tesorero

Una chequera para desembolsar fondos según se autoriza

El libro de contabilidad del tesorero en el cual se mantienen los registros financieros de la asociación (puede ser un archivo electrónico)

Información tributaria permanente del Internal Revenue Service (IRS) incluida la siguiente:

Carta de determinación del IRS del estatus de exenta de impuestos y una copia de una solicitud del estatus de exención impositiva (Consulte "Carta de Determinación" en la página 29)

El número de identificación federal de empleador (FEIN), también conocido como EIN (Número de identificación de empleador)

Copias de las Formas 990/990‐EZ, 990‐N, 990‐T presentadas o de otras formas que exige el IRS

Número de exención grupal (Consulte "Carta de determinación" en la página 29)

Información tributaria estatal, como correspondencia del impuesto estatal sobre las ventas, números estatales de identificación y reportes presentados ante el estado, según se requieran

Un listado actualizado de los miembros de la asociación

IDEA

LISTA DE CONTROL

El tesorero de PTA


Una copia de esta Guía de referencia rápida de asuntos de dinero de PTA y una copia completada de la lista de control de administración financiera (Consulte la página 52)

Reportes de auditorías que se mantienen en archivo permanente

Siete años de recibos de dinero en efectivo y registros de caja chica, depósitos bancarios, facturas y resúmenes

Correspondencia general

Tres años de presupuestos

Cronograma de retención de registros Es muy importante que se retengan ciertos registros. Ayuda a desarrollar una política de retención de registros. En esta página se enumeran los ítems que se deben revisar periódicamente y mantener en un lugar seguro.

Registros a retener Periodo de retención

Registros de cuentas por pagar ..................................................................................... 7 años Reportes de auditorías anuales ................................................................. Permanentemente Acta constitutiva ........................................................................................ Permanentemente Conciliaciones bancarias ................................................................................................. 1 año Reglamento, incluidas todas las enmiendas ............................................. Permanentemente Registros de recibo de dinero en efectivo ..................................................................... 7 años Cheques (cancelados) (consultar excepción, próxima línea) ........................................ 7 años Cheques (cancelados) de pagos importantes, por ej., impuestos, contratos especiales, etc. (los cheques se deben archivar con la documentación relacionada con la transacción) ...................................... Permanentemente Contratos y alquiler con posibilidad de compra (vencidos) ......................................... 7 años Contratos y alquileres con posibilidad de compra vigentes ..................... Permanentemente Reportes corporativos presentados ante la secretaría del estado .................................................................................. Permanentemente Correspondencia con clientes o proveedores ................................................................. 1 año Correspondencia (general) ............................................................................................. 3 años Correspondencia (legal) ............................................................................. Permanentemente Copias de los talones de depósito .................................................................................. 1 año Registros de empleados (después de finalizar el contrato), si corresponde ............................................................................................................... 3 años Solicitudes de empleo, si corresponde .......................................................................... 3 años Equipos propiedad de PTA ........................................................................ Permanentemente Declaraciones financieras (final del año) y presupuestos ......................................... 10 años Cartas sobre convenio de otorgación de subsidios ..................................................... 10 años Registros del seguro, informes de accidentes, reclamos, pólizas, certificados ................................................................... Permanentemente Inventarios (productos y materiales) ............................................................................ 7 años continúa en la página siguiente

El tesorero de PTA


Registros a Cronograma de retención de registros, continuación retención

Registros a retener Periodo de retención

Facturas ........................................................................................................................... 7 años Libros de contabilidad ............................................................................... Permanentemente Libros de actas de directores y comités .................................................... Permanentemente Estatuto de PTA ......................................................................................... Permanentemente Vouchers de caja chica ................................................................................................... 3 años Órdenes de compra ........................................................................................................ 7 años Política de retención de registros ............................................................. Permanentemente Registros de ventas ........................................................................................................ 7 años Reglas vigentes (actuales) ......................................................................... Permanentemente Documentos de estatus de exenta de impuestos .................................... Permanentemente

Solicitud de exención impositiva (federal y estatal) Carta de determinación (reconocimiento) de estatus de exenta de impuestos (federal y estatal) Documentos de exención impositiva grupal, si corresponde Carta que asigna el número de identificación de empleador (EIN) del IRS Forma 990/990‐EZ y Anexo A, como se presentaron ante el IRS Forma 990‐N (Notificación electrónica) Formas de información tributaria estatal, como se presentaron Forma 990‐T, si corresponde, por ingresos de negocios no relacionados Correspondencia con el IRS Otras declaraciones informativas presentadas ante el gobierno Registro de peticiones con fines benéficos, si corresponde.

Registros de marca registrada ....................................................................... Permanentemente Vouchers para pagos a proveedores, funcionarios, etc. (incluye asignaciones y reembolsos a funcionarios, miembros, etc., por gastos de traslados y otros gastos) ................................................ 7 años

El tesorero de PTA


Reporte escrito del tesorero El reglamento de PTA debe estipular que el tesorero presente reportes periódicos ante la asociación. El reporte escrito del tesorero debe indicar qué periodo del año fiscal cubre el reporte, la fecha en que fue preparado y quién lo preparó. (Consulte un modelo de reporte mensual del tesorero en la página 10.) El reporte no se debe adoptar sino guardar en el archivo del tesorero. Estos reportes se deben entregar al auditor o comité auditor durante el proceso de auditoría. El comité auditor debe presentarle un informe a la asociación en esos momentos según los requisitos del reglamento. Por lo general, se produce una auditoría al final del año fiscal y antes de que asuma el cargo un nuevo tesorero. Reporte anual del tesorero Al término del año fiscal de PTA, el tesorero debe cerrar los registros financieros y preparar un reporte financiero anual que abarca todo el año fiscal. El tesorero debe presentar un reporte anual preliminar a la membresía en la reunión anual. Este reporte es sólo a título informativo y no se adopta oficialmente; el reporte es oficial después de haberse completado la auditoría y la membresía adopta oficialmente el reporte de la auditoría. En consecuencia, la adopción del reporte de la auditoría se realizará en la primera reunión administrativa del nuevo año fiscal. El reglamento debe estipular cómo se debe realizar la auditoría. (Consulte el reglamento de PTA para averiguar el procedimiento o fíjese en el procedimiento descrito en "Procedimiento de revisión financiera" en la página 20.) El reporte anual del tesorero y el reporte de la auditoría se archivan con los registros financieros permanentes después de que la asociación ha adoptado formalmente el reporte de la auditoría. Se recomienda fervientemente que se archive una lista de control de administración financiera junto con los informes financieros anuales. Se presenta un modelo de reporte anual en la página siguiente con fines orientativos para las PTA locales, del consejo, distrito y región. El reporte anual del tesorero y el reporte de la auditoría se archivan con las actas del secretario después de que la asociación ha adoptado formalmente el reporte de la auditoría.

El tesorero de PTA


Ejemplo de reporte anual

Año Fiscal Fecha de preparación

Nombre de PTA Local

Ciudad

Número del IRS

Distrito y Consejo

INGRESOS REALES Cuotas de membresía (850 miembros a $3.00—sólo porción local) ................................................. $2,550 Recaudación de fondos (ingreso bruto total) ...................................................3,300 (o cualquier otra vía usada para obtener dinero) Patrocinios .........................................................................................................1,000 Saldo acarreado del año anterior ......................................................................... 550 INGRESOS TOTALES ..................................................................................... $7,400

GASTOS REALES Desarrollo de liderazgo ................................................................................... $1,200 Promoción de membresía ..................................................................................... 530 Programas .............................................................................................................. 850 Reflections ............................................................................................................ 420 Conferencias del distrito/consejo ......................................................................... 300 Convenciones de PTA estatal y de National PTA .................................................. 500 Boletín informativo y publicidad .......................................................................... 185 Boletines/Our Children ......................................................................................... 200 Reembolso a funcionarios (teléfono, peajes, estampillas, etc.) .......................... 180 Reembolso a encargados de comités (teléfono, peajes, estampillas, etc.) ........ 150 Pin del presidente anterior .................................................................................... 40 Cuotas del consejo ................................................................................................... 50 Beca ........................................................................................................................ 200 Seguro de responsabilidad /fidelidad ................................................................... 300 Suministros ............................................................................................................ 150 Permiso de correspondencia ................................................................................... 60 Franqueos .............................................................................................................. 375 GASTOS TOTALES ........................................................................................ $5,690 Monto que queda para el año próximo ....................................................... $1,710

INGRESOS QUE NO PERTENECEN A PTA LOCAL Cuotas PTA estatal y National PTA (850 miembros a $3.00) ........................ $2,550 Obsequio del Día de los Fundadores ...................................................................... 50 TOTAL ......................................................................................................... $2,600 DESEMBOLSOS DE DINERO QUE NO PERTENECE A PTA LOCAL Cuotas enviadas a la oficina de PTA estatal .................................................. $2,550 Obsequio enviado del Día de los Fundadores ........................................................ 50 TOTAL ......................................................................................................... $2,600

(Se debe enviar el reporte anual a la oficina de PTA que corresponda al final del año fiscal, de ser necesario.)

El tesorero de PTA


Ejemplo de reporte mensual del tesorero

PTA SALDO DISPONIBLE: 1/31/20 $2,750.01 Real Real hasta INGRESOS Mensual la fecha Presupuesto Variación 1. Cuotas de membresía local (a $6*) ............ 300.00 4,800.00 5,100.00 (300.00) 2. Inversión (CD en Banco sobre $2,500) ........... 8.33 83.33 100.00 (16.67) 3. Donaciones de padres de PTA ................ 1,000.00 1,000.00 — 1,000.00 4. Proyectos de recaudación de fondos Carnaval ......................................................... 50.00 1,700.00 1,500.00 200.00 Venta de libros ........................................... 100.00 456.14 600.00 (143.86) Día de los Fundadores ............................... 200.00 300.00 300.00 — 5. Patrocinio empresas ....................................... 0.00 1,000.00 1,000.00 — INGRESO TOTAL ......................................... $1,658.33 $9,339.47 8,600.00 $739.47 GASTOS 1. Administración Suministros ....................................................... 25.00 155.00 200.00 45.00 Pin del presidente anterior ................................ 25.00 25.00 50.00 25.00 Impresiones ......................................................... 0.00 100.00 100.00 — Permiso de correspondencia/Franqueos .......... 15.00 700.00 750.00 50.00 Seguro de responsabilidad ............................... 25.00 125.00 300.00 175.00 Seguro de fidelidad ........................................... 25.00 75.00 150.00 75.00 2. Educación en liderazgo Conferencias del distrito/consejo .................... 10.00 170.00 200.00 30.00 Convención PTA estatal / Convención National PTA ................................... 0.00 445.00 500.00 55.00 Publicaciones/Folletos/Our Children ................ 40.00 310.00 400.00 90.00 3. Comités Membresía ......................................................... 20.00 205.00 300.00 95.00 Programas .......................................................... 20.00 276.18 300.00 23.82 4. Reconocimiento de voluntarios Premios (3) ........................................................... 0.00 0.00 50.00 50.00 Premios especiales de agradecimiento ............... 0.00 0.00 50.00 50.00 5. Proyectos Carnaval ............................................................... 0.00 251.63 300.00 48.37 Venta de libros .................................................... 0.00 125.00 200.00 75.00 Reflections ............................................................ 0.00 185.00 245.00 60.00 Participación de los padres ................................. 0.00 356.00 300.00 (56.00) Subsidios para enriquecimiento estudiantil ...... 0.00 275.00 300.00 25.00 Programa de autoestima ..................................... 0.00 179.00 190.00 11.00 Becas para lectura ............................................... 0.00 185.00 200.00 15.00 GASTOS TOTALES .............................................. $205.00 $4,142.81 $5,085.00 $942.19

El tesorero de PTA


SALDO DISPONIBLE: 2/18/20 $4,203.34 (Las porciones estatal y nacional de las cuotas cobradas y enviadas al estado: $4,000. Donaciones del Día de los Fundadores: $300.) *Tenemos 800 miembros y nuestra tarifa de membresía anual es de $11.00.

Nacional 1.75 por 800 = 1,400.00 Estatal 3.25 por 800 = 2,600.00 Local 6.00 por 800 = 4,800.00 Totales $11.00 $8,800.00

Presentado por ,Tesorero

Pasos finales antes de terminar la gestión Sus tareas finales como tesorero incluyen:

Asegurarse de que todas las porciones nacionales y estatales de las cuotas han sido cobradas y enviadas a la oficina de la PTA estatal.

Hacer el balance contable para prepararse para la auditoría.

Asegurarse de que los libros concuerdan con el saldo en el banco y los cheques pendientes, más el dinero en efectivo disponible.

Preparar el reporte anual que cubre el periodo de gestión.

Presentar las Formas 990, 990‐EZ, 990‐N, 990‐T del IRS u otras formas del IRS si es necesario.

Preparar otros reportes requeridos por el gobierno.

Organizar la entrega de todos los registros, reportes y archivos al nuevo tesorero.

Obtener y presentar nuevas tarjetas de firmas ante el banco para que el nuevo tesorero esté autorizado a firmar cheques de inmediato.

Encargarse del seguro de fidelidad según los requisitos de PTA.

Enviar el reporte anual a la oficina de PTA que corresponda. Trabajar con el encargado de membresía El tesorero y el encargado de membresía deben trabajar juntos para enviar las porciones estatal y nacional de las cuotas de membresía a la oficina estatal mensualmente. Las cuotas no deben retenerse por periodos prolongados a nivel local. Las porciones estatal y nacional de las cuotas no pertenecen a la PTA local y nunca se registran como parte del ingreso de la PTA local sino que se deben registrar como cuentas por pagar en los registros financieros. La PTA estatal fijará las pautas de la frecuencia del envío de las cuotas. Las PTA estatales deben enviar a la sede central de National PTA las cuotas mensualmente.

LISTA DE CONTROL

El tesorero de PTA


Se deben enviar a la oficina de la PTA estatal las porciones estatal y nacional de las cuotas de membresía, el número de miembros, los nombres y las direcciones de los miembros y la identificación de la PTA local (además del cheque). También se piden las direcciones de correo electrónico de los miembros. La cuota La cuota de PTA incluye la porción estatal, estipulada en el reglamento de la PTA estatal; la porción nacional, estipulada por el voto del cuerpo de electores en la Convención de National PTA; y la porción local, estipulada en el reglamento de la PTA local. La persona que paga la cuota de una PTA local automáticamente se convierte en miembro de las PTA estatal y nacional. Debido a que cada PTA tiene un conjunto de actividades particulares que difieren de las actividades de otras PTA, quienes pertenecen a más de una PTA pagan la cuota de cada PTA local de la que son miembros. Los niveles estatal y nacional de PTA prestan varios servicios que benefician a cada PTA local. Todos estos servicios‐ incluidos la defensa de los niños a nivel nacional y las relaciones gubernamentales, el desarrollo de liderazgo, la planificación y ejecución de programas, y el desarrollo de recursos‐ incurren en gastos que en gran parte se pagan con la pequeña porción de la cuota de membresía local. Cada PTA local contribuye con su parte para cubrir estos gastos. Como la PTA es una asociación independiente y privada, todo el dinero recaudado de la porción de las cuotas per cápita y mediante los esfuerzos adicionales y demás bienes, incluso las cuentas corrientes, las cajas de ahorro y los certificados de depósito, pertenece a la PTA local. El reglamento de la PTA local estipula la cantidad de cuota de membresía per cápita anual en la asociación. Esta cantidad incluye las porciones local, estatal y nacional de la cuota de membresía. El tesorero local envía las porciones estatal y nacional de la cuota per cápita al estado y registra esas cantidades en el libro del tesorero local. Según le indique la PTA estatal, las porciones estatal y nacional de las cuotas se enviarán al tesorero estatal sin necesidad de autorización específica de la asociación. Las porciones de las cuotas nunca se deben como parte del ingreso de la PTA local.

El presupuesto


El presupuesto Panorama general El presupuesto es una descripción de los ingresos y de los gastos estimados para un año. Un comité de presupuesto o finanzas suele tener la responsabilidad de la elaboración de un presupuesto para la PTA. Se elige o nombra dicho comité según el reglamento de PTA y suele estar formado por tres o cinco miembros, uno de los cuales es el tesorero, que puede actuar de encargado. Elaboración de un presupuesto La elaboración eficaz de un presupuesto incluye considerar las metas estipuladas y las actividades programadas de PTA, así como las necesidades financieras para llevarlas a cabo. El comité debe estudiar el presupuesto y los reportes del tesorero del año anterior para determinar el nivel de eficacia del presupuesto para satisfacer las necesidades de la organización. A continuación, los miembros deben determinar los requisitos financieros proyectados, teniendo en cuenta los fondos necesarios para los programas aprobados, los proyectos y el desarrollo del liderazgo. Deben determinar las fuentes de los fondos para cumplir con estos requisitos. A partir de esta información, el comité luego elabora el presupuesto anual. El presupuesto debe mostrar los gastos asignados a las actividades del año, así como los fondos disponibles y los ingresos anticipados. Los gastos deben ser iguales a los ingresos. Los presupuestos abarcan un periodo de un año. La definición de año se determina en el reglamento de la PTA. Aprobación del presupuesto Después de elaborar el borrador del presupuesto, el presidente del comité de presupuesto debe presentarlo ante el comité ejecutivo/ junta de PTA para que sea considerado y luego ante la membresía de PTA para su aprobación. Esta presentación se realiza durante la reunión general de la organización donde se determina la presencia de quórum. Se necesita el voto mayoritario de los miembros presentes y con derecho a voto para la adopción. El presupuesto se debe presentar línea por línea para dar lugar a la discusión y a la enmienda de cada sección. No se deben gastar los fondos hasta que no se aprueba el presupuesto. En cada reunión regular del comité ejecutivo/junta en el transcurso del año, presente un resumen que muestre cómo las cantidades gastadas hasta la fecha se comparan con los ítems correspondientes en el presupuesto aprobado.

El presupuesto


El comité de presupuesto además debe conseguir la aprobación de un plan para proveer suficientes fondos en el presupuesto que le permitan a la asociación continuar con su programa durante el verano y antes del inicio de la inscripción a la membresía del otoño. Modificación del presupuesto Debido a que el presupuesto es únicamente un cálculo aproximado de los gastos programados para el año, quizá, de vez en cuando, sea necesario modificarlo. Cuando se producen gastos adicionales o un cambio en un gasto asignado, se puede modificar el presupuesto por voto en cualquier reunión regular de la asociación o en una reunión especial convocada para ese fin. Para modificar un ítem del presupuesto previamente adoptado, es necesario contar con el voto de dos tercios; sin aviso previo, un voto mayoritario. Aprobación de los gastos La adopción del presupuesto autoriza al tesorero a pagar los gastos de rutina incluidos en el presupuesto únicamente si se garantiza dicha facultad al tesorero en el reglamento de la PTA local. Si el reglamento de la PTA local no estipula esta facultad, el tesorero pagará las facturas únicamente cuando el comité ejecutivo/junta o los miembros de la PTA local voten para gastar el dinero, y luego únicamente ante la presentación de los vouchers adecuadamente firmados, según lo requiera el reglamento estatal. Se deben referir todos los gastos al comité ejecutivo/junta y se deben incluir en el reporte financiero regular del tesorero para la membresía. La membresía debe aprobar cualquier gasto adicional que no ha sido considerado en el presupuesto. El reporte financiero regular se debe adjuntar a las actas de la reunión en la cual se presenta. Los cambios en el presupuesto, ya sean de ingresos o de gastos, se deben presentar como modificaciones al mismo.

El presupuesto


Ejemplo de presupuesto

PTA

Año fiscal

Ingresos anticipados en base a 800 miembros

INGRESOS Cuotas de membresía (800 miembros a $3.00—sólo porción local) ............................................... $2,400 Recaudación de fondos (o cualquier otra vía usada para obtener dinero) Festival de otoño .......................................................................................... 2,600 Patrocinios de empresas locales ...................................................................... .950 Saldo acarreado del año anterior ..................................................................... 550 INGRESOS TOTALES .................................................................................. $6,500 GASTOS Desarrollo de liderazgo ................................................................................ $1,500 Promoción de membresía ................................................................................. 700 Programas ....................................................................................................... 1,000 Reflections ........................................................................................................ 500 Conferencias del distrito/consejo ..................................................................... 300 Convenciones de PTA estatal y de National PTA .............................................. 500 Boletín informativo y publicidad ..................................................................... .200 Boletines/Our Children ..................................................................................... 200 Reembolso a funcionarios (teléfono, peajes, estampillas, etc ........................ 200 Reembolso a directores (teléfono, peajes, estampillas, etc.) .......................... 150 Pin del presidente anterior ................................................................................. 40 Cuotas del consejo ............................................................................................... 50 Beca .................................................................................................................... 200 Seguro de responsabilidad /fidelidad ............................................................... 300 Suministros ........................................................................................................ 200 Permiso de correspondencia ............................................................................... 60 Franqueos .......................................................................................................... 400 GASTOS TOTALES ..................................................................................... $6,500 (Deje un saldo con fondos suficientes para que PTA tenga un buen comienzo de año. Se necesitará dinero para talleres, convenciones estatales, etc.) TOTAL ...................................................................................................... $6,500 Adoptado por asociación (fecha)

Actividad bancaria


Actividad bancaria Cuentas en el banco Todas las PTA que tienen cuentas bancarias deben proporcionar al banco el número de identificación de empleador del IRS. (No use el número de Seguro Social de ninguna persona.) La sección en la Forma SS‐4 del IRS (consulte la página 28) describe cómo obtener este número. Cajas de ahorro Al planificar el presupuesto, las PTA suelen tener una caja de ahorros para pequeñas contingencias por los siguientes motivos:

• Administración eficiente de los fondos (los fondos obtienen intereses hasta que se usan) • Reserva para realizar programas durante el verano y el otoño hasta que se cobran las

cuotas

• Dinero para financiar proyectos o programas aprobados pero imprevistos Fondo de reserva para emergencias El fondo de reserva para emergencias se considera una parte integrada al proceso de elaboración del presupuesto y planificación de cada PTA. El fondo de reserva para emergencias pretende servir como un medio para conservar la estabilidad financiera en caso de un evento imprevisto como un gasto no programado que surge de un proyecto o un aumento inesperado en la inflación. Por lo general, esta reserva no debe superar la mitad del presupuesto de una PTA para un año promedio. Si es superior, es una señal de que la PTA no está prestando tantos servicios a los niños y a los jóvenes como debería. Manejo de ingresos y gastos de la recaudación de fondos Cuando una PTA está planificando una actividad para recaudar fondos que incluirá grandes cantidades de dinero, el tesorero debe ocuparse de depositar el dinero en el banco tan pronto como termina el proyecto. El encargado de la actividad debe ser responsable de supervisar que el tesorero reciba todos los ingresos inmediatamente después de la finalización de la actividad. El tesorero y otra persona deben contar el dinero recibido y ambos deben firmar una declaración que verifica la cantidad. Se debe entregar un recibo al encargado por la cantidad total. Incluso si el proyecto continúa, el dinero se debe depositar diariamente en la cuenta del banco de la PTA.

¿SABÍA USTED?

Actividad bancaria


En base a las necesidades, también se pueden y se deben usar los depósitos nocturnos y la banca de 24 horas. Cuando sea necesario, el tesorero puede comunicarse con las autoridades de la policía local con anticipación y pedir una escolta hasta el banco. Si el tesorero se comunica con el banco con antelación por un depósito nocturno, le entregarán una bolsa cerrada para colocar en el buzón de depósitos nocturnos. Nunca deposite ningún dinero en la cuenta personal de nadie o en la cuenta de la escuela ni nunca deje dinero en el edificio de la escuela ni en la casa de nadie. Todos los cheques para depósito deben indicar "Sólo para depósito para la PTA , cuenta # " y deben estar firmados por el tesorero con aclaración del cargo. Se puede obtener un sello con esta información en el momento de apertura de la cuenta. Se deben realizar copias de los talones de depósito para que el tesorero pueda conservar una en el registro. A efectos de mantener registros precisos, el tesorero debe recibir facturas detalladas, comprobantes de las ventas, etc., de la actividad de recaudación de fondos para pagarlos con cheques. Nunca se deben pagar estos gastos con el dinero en efectivo que proviene de la actividad. Al cabo de pocos días de la finalización de la actividad, el tesorero o el encargado de la recaudación de fondos debe completar un reporte detallado de todos los ingresos y los gastos y de la ganancia del proyecto. Se debe presentar dicho reporte ante el comité ejecutivo/junta y la membresía en la reunión posterior a la actividad. Sistema de pedido de cheque (voucher) Una PTA debe usar un sistema de pedido de cheque (voucher) general para sus gastos. El pedido de cheque debe incluir la siguiente información: fecha, breve descripción, monto a pagar, ítem(s) de línea del presupuesto y la firma del presidente que autoriza el pago. Se debe preparar un pedido de cheque, con los recibos adjuntos, para que se emita cada cheque. Después de emitir un cheque, ingrese el número de cheque en el pedido de cheque o adjunte el talón del cheque. Se debe colocar en la factura el sello "pagado". Se aprobará el pago únicamente de facturas originales. Estos registros estarán a disposición posteriormente para ayudar al comité auditor a realizar su tarea al final del año fiscal de la PTA. Fondos de PTA versus Dinero público Debido a que PTA es una asociación privada, los fondos de PTA se deben depositar únicamente en la cuenta de PTA, no en una cuenta personal, una cuenta de una escuela ni

¿SABÍA USTED?

Actividad bancaria


ninguna otra cuenta de una organización o grupo. Todo el dinero depositado en una cuenta de PTA se considera fondos de la PTA por el IRS y se debe reportar como tal. Una PTA nunca debe depositar dinero de la escuela o relacionado con la escuela en su cuenta. Si una PTA patrocina un proyecto o programa en cooperación con la escuela, se debe rendir cuenta de todos los fondos y separarlos antes del depósito inmediato de la porción de la PTA en la cuenta bancaria de la PTA. Una PTA es una entidad jurídica aparte y no una organización escolar (SO, por sus siglas en inglés). Es de suma importancia que esta distinción quede en claro. Las PTA no comparten sus números EIN, su exención del impuesto sobre las ventas o su información bancaria con las escuelas, los directores o los distritos escolares.

La auditoría a PTA


La auditoría a PTA Panorama general Auditar incluye seguir transacciones financieras mediante registros para asegurarse de que se ha rendido cuenta correctamente de los ingresos y se han revisado los gastos según la autorización en las actas y en conformidad con el reglamento de PTA, las reglas vigentes y las limitaciones del presupuesto. El reglamento de PTA indica cuándo se debe realizar una auditoría, su procedimiento y cuándo se debe reportar ante la membresía. Los libros contables se deben auditar al menos una vez al año. También se deben auditar los libros si un funcionario de finanzas renuncia, antes de que el nuevo funcionario asuma su cargo y en cualquier otro momento que se considere necesario. El proceso para seleccionar/elegir individuos que trabajen en el comité auditor interno o para contratar un estudio contable profesional (con experiencia en contabilidad de entidades sin fines de lucro) también se encontrará en el reglamento de PTA. Las leyes de varios estados exigen que las organizaciones registradas como 501(c)(3) contraten un estudio contable profesional para completar la auditoría cuando los ingresos brutos superan una cierta cantidad. Asegúrese de consultar las leyes de su estado. El propósito de una auditoría • El propósito de una auditoría es proporcionar una garantía razonable de que las

declaraciones financieras de una organización no tienen anomalías importantes y de que se preparan de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP).

• Una auditoría con una opinión "limpia" le garantiza a la membresía que se rinde cuentas adecuadamente de los recursos/fondos de la asociación y que se administran dentro de las normas establecidas para su uso.

Auditoría externa A continuación se describen los tres tipos de revisiones que puede realizar un auditor profesional externo. Las PTA deben decidir qué tipo les proporciona la mejor información a ellas, a los miembros, a los socios y socios comerciales al costo más razonable. Declaraciones financieras compiladas

• Representan el nivel más básico de servicio que los contadores públicos ofrecen respecto de las declaraciones financieras.

La auditoría a PTA


• En una compilación, el contador público debe cumplir con ciertos requisitos básicos de estándares profesionales. Quizá sea necesario que el contador realice "otros servicios contables" –como la creación de su libro mayor general o que ayude a la PTA con el ajuste de las entradas‐ antes de poder preparar las declaraciones financieras.

• Al finalizar, se elabora un reporte sobre las declaraciones financieras que indica que se realizó una compilación de acuerdo con los estándares profesionales de AICPA, pero no se expresa ninguna garantía de que las declaraciones guarden conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Declaraciones financieras revisadas

• Para estas declaraciones el contador público debe efectuar procedimientos analíticos averiguaciones además de los procedimientos descritos antes para una compilación.

• Al terminar, se elabora un reporte que indica que se efectuó una revisión de acuerdo con los estándares profesionales de AICPA, que una revisión tiene un alcance menor a una auditoría y que el contador público no tuvo conocimiento de ninguna modificación sustancial que debiera hacerse para que las declaraciones guarden conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados.

Declaraciones financieras auditadas

• Son el resultado del mayor nivel de servicio de garantía de un contador público.

• En una auditoría, el contador público realiza todos los pasos descritos anteriormente respecto de las declaraciones compiladas o revisadas y además realiza procedimientos de confirmación, verificación y validación.

• Cuando se completa la auditoría, el reporte de auditoría estándar del contador público indica que se ha realizado una auditoría de acuerdo con los estándares de auditoría generalmente aceptados y expresa una opinión de que las declaraciones financieras presentan con imparcialidad la posición financiera de la entidad y los resultados de las operaciones en conformidad con los GAAP. Esto se consideraría una opinión "limpia".

Preparación para una revisión financiera Se deben ordenar los registros financieros para la revisión financiera – poco antes de la finalización del período de gestión o al final del año fiscal. El tesorero saliente no puede pagar facturas después del cierre de los libros para la revisión financiera. Al asumir el cargo, el tesorero entrante puede depositar fondos en la cuenta bancaria de PTA. Se recomienda que durante el proceso de revisión financiera, se limiten los gastos sólo a aquellos con naturaleza urgente y dentro del presupuesto adoptado. Se debe completar la revisión financiera lo más rápido posible.

El tesorero entregará la siguiente documentación al revisor:

Una copia del último reporte de revisión financiera

La chequera y los cheques cancelados

Los resúmenes del banco y los comprobantes de depósitos

LISTA DE CONTROL

La auditoría a PTA


El libro de tesorero o libro mayor

El reporte financiero anual

Declaraciones detalladas y recibos de las facturas pagadas

Pedidos de cheques

Copias de las actas de la junta, del comité ejecutivo y de la organización que incluyan un presupuesto adoptado así como cualquier modificación que se haya aprobado durante

el año

Reglamento actual y reglas vigentes

Cualquier otra información que solicite el comité de revisión financiera Procedimiento de revisión financiera 1. Inicie la revisión financiera con los registros asentados después de la última auditoría.

Verifíquelos para detectar si la cantidad que se muestra en el resumen del banco corresponde al saldo inicial registrado en la chequera y en el libro mayor.

2. Haga una prueba de muestra de las transacciones. El tamaño de esta muestra se debe basar en la envergadura de la organización. De hallar errores, se debe ampliar la muestra para incluir más transacciones. Quizás sea necesario revisar todas las transacciones de una PTA. Quizá deba contratar los servicios de un auditor externo si casi todas las transacciones se revisan por errores o inquietudes respecto de su precisión. Algunos ítems a buscar son: • Conciliaciones bancarias mensuales • Ítems conciliados sin explicación • Asignaciones inusuales en cheques • Coincidencias entre la asignación en el cheque con los beneficiarios del cheque • Desembolsos sin constancia de facturas u otra documentación • Cheques en blanco guardados en un lugar seguro • Fechas de boleta de depósito que coincidan con la fecha de recepción del banco • Puntualidad de los depósitos en base a fechas conocidas de eventos • Todas las facturas pagadas por cheque y no con dinero en efectivo

3. Asegúrese de que todas las porciones nacional y estatal de las cuotas de membresía han sido conservadas aparte de otros ingresos y enviadas de inmediato a la oficina estatal.

4. Asegúrese de que todo el dinero cobrado para un fin específico (proyectos especiales, obsequios, fondos para becas, cuotas del consejo, etc.) haya sido desembolsado como corresponde.

5. Compruebe la precisión de los reportes del tesorero y del reporte anual.

6. Después de que el tesorero ha corregido cualquier error, y de que el presidente está satisfecho porque las cuentas financieras son correctas, trace una línea oblicua donde finaliza la revisión financiera en el libro mayor y coloque la firma y la fecha en el libro mayor usando una tinta de diferente color: "Se examinó y consideró correcto. (nombre), (fecha)".

7. Si todo está en orden, el comité de revisión financiera o auditor debe preparar una declaración, y el auditor, o cada miembro del comité de revisión financiera, debe

PASO A PASO

La auditoría a PTA


Un ejemplo de declaración podría decir: “El comité auditor ha examinado los registros PTA por el período de (lapso cubierto) y los consideró correctos. disponible: $ ”. (firmas del comité)

El comité o el revisor quizá deseen usar el modelo de forma de revisión financiera que se suministra en la página 23.

8. El comité de revisión financiera además debe presentar un reporte en caso de que no haya reportes adecuados disponibles para efectuar la contabilidad correcta de los fondos de la asociación.

Un ejemplo de declaración podría decir: "El comité de revisión financiera ha examinado los registros de PTA y halló que es necesario seguir procedimientos de contabilidad más adecuados para poder entregar una revisión financiera más exhaustiva". El comité de revisión financiera debe indicar la información que se necesita. 9. La asociación debe adoptar oficialmente la revisión financiera, la cual se debe incluir en un reporte anual completo que abarque todo el año fiscal de la asociación. Si el reporte indica que es necesario obtener más información y verificación, el tesorero debe entregar la información solicitada.

10. Si se cuestiona la validez de la revisión financiera, se debe contratar a un contador público certificado independiente. En cualquier momento durante el proceso, se puede comunicar con la PTA estatal para obtener información o asistencia.

A efectos de aclaración, una revisión financiera representa un proceso interno realizado por dos miembros o más del comité de revisión financiera o sus representantes designados. Una auditoría representa un proceso externo y exhaustivo que realiza un estudio de un contador público certificado a cambio de una tarifa.

La auditoría a PTA


Ejemplo de formulario de revisión financiera de PTA

Nombre de la PTA local Fecha

Consejo Distrito Saldo disponible (Fecha de la última revisión) ................................... $ _______ Ingresos (Desde la última revisión hasta la fecha de revisión) .......... $ _______ Dinero en efectivo total ...................................................................... $ _______ Desembolsos (Desde la última auditoría hasta la fecha de revisión) $ _______ Saldo disponible (Fecha de revisión .................................................... $ _______ Saldo del último resumen bancario .................................................... $ _______ Cheques pendientes: (Enumere los números de cheques) ................................................... (Montos) Total de cheques pendientes: ............................................................ $ _______ Saldo en cuenta corriente ................................................................... $ _______ Fecha de la auditoría Hemos examinado los libros de la organización PTA y hallamos que estaban (escoja una de las siguientes opciones para completar la oración):

correctos. incompletos. básicamente correctos con los siguientes ajustes:

incorrectos. Fecha de finalización de la revisión

Firmas de los revisores

(Un miembro del comité auditor o el secretario debe leer el reporte. A continuación, el funcionario que preside debe solicitar la acción adecuada.)

Contratos, constitución de la sociedad y seguros


Contratos, constitución de la sociedad y seguros Contratos En el transcurso de un año, una PTA puede celebrar diversos contratos. Por ejemplo, una PTA puede contratar a una banda para un baile o comprar suministros para un evento de recaudación de fondos. La PTA asume la responsabilidad de cumplir con los términos y las condiciones del contrato y de pagar la suma estipulada. El hecho de que una actividad no tenga éxito financiero o de que la PTA no tenga fondos suficientes para cumplir con su obligación no tiene ningún efecto sobre la responsabilidad asumida. Antes de celebrar un contrato en nombre de su PTA, considere los siguientes puntos:

• ¿La membresía aprobó el proyecto?

• ¿Tiene el presidente autorización del comité ejecutivo/junta para negociar un contrato?

• ¿Se han recibido todos los contratos por escrito?

• ¿Se entendieron todos los términos y las condiciones del contrato? ¿Han sido revisados por los asesores legales, de ser necesario, y aceptados por el comité ejecutivo/junta?

• ¿Se limita la duración del contrato al periodo de mandato de los funcionarios que participan y no incumbe a juntas futuras?

Cuando se celebra un contrato, el presidente de PTA es responsable del convenio y debe identificar claramente que es la PTA quien lo celebra y no el presidente como individuo. La firma en un contrato escrito debe rezar: " PTA (o PTSA o consejo o distrito) por: Juan Pérez, Presidente". Es preferible exigir dos firmas en un contrato (la firma del presidente más la de otro funcionario). Consejo para los contratos Recuerde que si hay alguna inquietud acerca de los términos o condiciones de un contrato, el momento adecuado para asesorarse es antes de la firma del contrato. Constitución de la sociedad Las PTA que participan en diversas actividades deben reconocer las responsabilidades de los funcionarios y miembros al llevar a cabo los asuntos de la organización. Las PTA pueden constituirse en una sociedad bajo las leyes estatales para determinar la protección y limitar la responsabilidad de los miembros individuales. Algunos gobiernos estatales han aprobado leyes de protección a voluntarios que también podrían servir para proteger a miembros de PTA hasta un cierto grado.

IDEA



Si su estado tiene vigente la cobertura excedentaria, entonces no es necesaria la constitución en sociedad a nivel de la unidad. Sin embargo, si su estado no tiene cobertura excedentaria, en ese caso las unidades se deben constituir como sociedades individualmente. Consulte a la oficina de su PTA estatal para obtener información adicional antes de realizar la constitución en sociedad. Seguro de fidelidad Aunque el reglamento de la asociación no exija el seguro de fidelidad, por el bien de la PTA, el tesorero y todos los demás individuos autorizados a manejar fondos y bonos de la asociación deben estar cubiertos por un seguro de fidelidad por el monto que determine el comité ejecutivo. La PTA debe pagar el costo de este seguro. El seguro de fidelidad cubre las pérdidas que sufra una PTA como resultado de cualquier acto o actos fraudulentos o deshonestos realizados por cualquiera de los empleados o los funcionarios electos sin remuneración y sus sucesores o cualquier persona sin remuneración que está autorizada por un funcionario para manejar dinero de PTA y actúa sola o en conspiración con otras. Se debe obtener dicha póliza de una compañía de seguros confiable. Seguro de responsabilidad General

Las PTA deben considerar la necesidad de obtener un seguro de responsabilidad cuando existan proyectos o actividades que pueden producir riesgos potenciales a los miembros de PTA, niños en la escuela o terceros. El seguro de responsabilidad general comercial provee cobertura en caso de responsabilidad legal de PTA que se produzca por una lesión física, daño moral (arresto ilegal, calumnias, difamación u otros daños definidos), perjuicio publicitario y daño material producto de las actividades y operaciones de PTA. Dicha cobertura se puede obtener de forma continua, anual, todo riesgo, o en un caso en particular para eventos especiales. En general, el seguro de responsabilidad del distrito escolar no se extiende a la PTA o sus actividades. Automotores

Antes de asumir la responsabilidad de transportar niños de la escuela en automóviles privados, las PTA deben consultar las pólizas de seguros de PTA y del distrito escolar, debido a que podrían aplicarse a la responsabilidad de los padres conductores durante salidas/actividades. Directores y funcionarios

El seguro de responsabilidad de directores y funcionarios (D&O) protege contra reclamos se producen por actos erróneos de los directores y funcionarios (en la creación de políticas



la gestión de los asuntos de la unidad) que no entran en la definición de lesión física. ejemplos de reclamos por responsabilidad de D&O incluyen:

• Discriminación en base a la edad, sexo, raza, procedencia, discapacidad, etc.

• Finalización indebida del empleo

• Incumplimiento de contrato, por ejemplo, disputas contractuales con clientes, vendedores, proveedores o prestadores de servicios

• Administración fraudulenta de fondos de la asociación

El seguro de responsabilidad de D&O puede cubrir los costos de defensa derivados de los reclamos cubiertos. Cobertura por incidente o durante la vigencia de la póliza (claims made)

Las pólizas tipo "claims made" cubren el reclamo con esa póliza de seguros vigente cuando el reclamo se realiza contra el asegurado, independientemente del momento en el que se produjo la lesión. La póliza por incidente cubre el reclamo con esa póliza que estaba vigente en el momento del hecho, incluso si el reclamo se presenta muchos años después de que se produjo la lesión.

Importante información adicional


Importante información adicional Horas de los voluntarios Se puede pedir a las PTA que hagan un seguimiento de la cantidad de horas de los voluntarios y de los deberes de los voluntarios y que envíen este registro a la oficina de la PTA estatal. Dicho registro se puede usar para corroborar los tipos de actividades voluntarias en que participan los miembros de PTA durante el año. A continuación presentamos un modelo de una forma de reporte. Este tipo de reporte puede servir para obtener subsidios locales, estatales o nacionales para proyectos de PTA; es una medición de los servicios en especie.

Reporte de horas de voluntarios

Nombre de la PTA local

Ciudad

Números del IRS

o Solicitud realizada (fecha)

Presidente

Dirección

Ciudad Estado Código Postal

Teléfono Correo electrónico ACTIVIDADES HORAS

Programas

Legislativo

Recaudación de fondos

Total de horas de voluntarios Se debe completar este reporte al final del año escolar y se debe regresar a la PTA estatal. Es importante que la oficina de la PTA estatal reciba esta forma antes de (fecha).

Fecha de presentación



Normativas postales Una PTA puede solicitar un permiso de envíos masivos, que puede ahorrar dinero si todos los criterios postales se cumplen, es decir, 200 piezas ó 50 libras de correo similar cada vez. Las normativas postales más recientes especifican diversas opciones de preparación a distintas tarifas de franqueo. El mejor modo para averiguar sus opciones postales es comunicarse con la oficina de correo local. Si su oficina de correo local no tiene un experto en entidades sin fines de lucro, pídales que lo deriven a la sede más cercana que cuente con este servicio. Impuesto sobre las ventas PTA no está exenta del impuesto sobre las ventas en todos los estados. Consulte a la oficina de la PTA estatal, que tendrá información del departamento de impuestos (o su equivalente) para averiguar las directivas e información específica. Asistencia en caso de desastres En ocasiones, las PTA prestan ayuda a las víctimas de desastres como huracanes y tornados. Las PTA deben ser cautelosas acerca de la administración de las mercaderías y del dinero en estas situaciones. Si una PTA pide al público mercaderías o dinero, debe tener una licencia para hacerlo provista por oficina del fiscal general del estado. Muchas PTA estatales tienen una licencia para hacer pedidos que cubre a todas sus unidades; comuníquese con su PTA estatal para asegurarse de que su unidad está cubierta. Si una PTA está recaudando fondos, lo mejor es pedirle al donante que haga el cheque pagadero a la agencia que recibe los fondos. La PTA puede recibir los cheques y enviarlos a la agencia. Es mejor que la PTA no deposite el dinero en su cuenta bancaria regular. Si la PTA deposita los cheques en su cuenta bancaria regular, deberá declarar estos fondos como ingresos. La PTA debe mantener registros precisos del depósito y del desembolso de dichos fondos. Una PTA puede votar, según su reglamento, para donar sus propios fondos a una agencia de ayuda, siempre que esa agencia sea una organización sin fines de lucro registrada como 501(c)(3). Toda contribución significativa de fondos de PTA se debe realizar a una agencia que se dedica a proporcionar ayuda relacionada con estudiantes o una escuela. Las PTA que colaboran con ayuda en caso de desastres además deben considerar cómo mantendrán de forma confidencial la información de sus beneficiarios. Una PTA quizá desee asociarse con el distrito escolar u otra agencia comunitaria para resguardar la privacidad de los ciudadanos desplazados y para garantizar que las donaciones lleguen donde más se necesitan.

¿SABÍA USTED?



Clase benéfica Una asociación benéfica, como PTA, se debe establecer para beneficiar a una clase indefinida de individuos, no a personas en particular. Sin embargo, el número de beneficiarios puede ser pequeño siempre que la clase beneficiada esté abierta y no se mencionen específicamente las identidades de los beneficiarios. El grupo de individuos que puede recibir adecuadamente asistencia de una asociación benéfica recibe el nombre de "clase benéfica". Una clase benéfica debe ser lo suficientemente grande o indefinida de modo tal que la ayuda que se presta a los miembros de la clase beneficia a toda la comunidad. Debido a este requisito, una organización de ayuda para desastres o adversidades de emergencia exenta de impuestos no puede destinar y limitar su ayuda a individuos específicos, como unas pocas personas lesionadas en un incendio en particular. De igual modo, los donantes no puedan destinar las contribuciones a una asociación benéfica para un individuo o familia en particular. Cuando se produce un desastre o adversidades de emergencia, una asociación benéfica puede ayudar a los individuos necesitados o afectados de algún otro modo porque son parte de una clase general o beneficiarios de una donación caritativa. Mientras que los desastres manifiestan lo mejor de las personas, también sacan a relucir lo peor de algunos pocos. Algunas agencias que afirman trabajar en representación de las víctimas de los desastres en realidad son estafadores que intentan recaudar dinero para mismos. Asegúrese de donar sus fondos a agencias acreditadas y bien establecidas como la Cruz Roja Norteamericana para evitar ser víctima de una estafa.

¿SABÍA USTED?

Requisitos federales


Requisitos federales Organizaciones 501(c)(3) – estatus de exentas del impuesto federal La mayoría de las PTA se clasifican como entidades benéficas públicas registradas como 501(c)(3) exentas de impuestos en el Código Tributario (IRC, por sus siglas en inglés). Una ventaja importante de las organizaciones exentas bajo la Sección 501(c)(3) del IRC es que las contribuciones a dichas organizaciones se pueden deducir del impuesto federal sobre los ingresos del donante. Además, los miembros de PTA que reciben sólo el reembolso mínimo por sus gastos relacionados con PTA pueden tratar la diferencia como un obsequio caritativo. Algunos ejemplos de posibles deducciones de gastos incluyen transporte, llamados telefónicos, comidas y alojamiento. Consulte las reglas actuales del IRS respecto de las deducciones posibles. Es muy importante que las PTA no arriesguen su estatus de exención impositiva. No deben violar ciertas restricciones que se aplican a su clasificación 501(c)(3): • Como una 501(c)(3), una PTA debe estar organizada y operar exclusivamente con fines

benéficos, educativos o científicos (la misión definida en el reglamento).

• No se pueden usar los recursos y los fondos de una PTA para el beneficio privado de un funcionario o director (beneficio propio).

• Al desintegrarse una PTA, se deben distribuir sus bienes para uno o más de los fines definidos exentos.

• Una PTA no puede participar en ninguna actividad política. Las asociaciones clasificadas como 501(c)(3) tienen prohibido apoyar a candidatos que se postulan a cargos públicos.

• Una PTA solo puede participar en una cantidad insignificante de lobbying (consulte las páginas 50 y 51 para obtener más detalles).

Al evaluar si una organización cumple con los requisitos de exención bajo la Sección 501(c)(3), el IRS considera los siguientes puntos: • Prueba a la organización—El IRS examina el reglamento, el acta constitutiva, etc., para

determinar el propósito de la organización/asociación y para verificar otras disposiciones que tratan el cumplimiento de las restricciones mencionadas anteriormente. • Prueba a las operaciones—El IRS evalúa las operaciones de la organización, sus actividades, las fuentes de ingresos y la disposición de los fondos en relación con las restricciones mencionadas anteriormente.



Número de identificación de empleador y Forma SS‐4 del IRS Cada PTA debe conseguir un número de identificación de empleador del IRS (EIN o FEIN ‐número federal de identificación de empleador). Ese número es una parte del archivo permanente de la PTA local y también se debe archivar en la oficina de la PTA estatal. Consulte a la oficina de la PTA estatal o al tesorero anterior para averiguar el EIN de la PTA. Este número se usa para las cuentas bancarias y para presentar la Forma 990 del IRS. La PTA puede conseguir un EIN a través de la presentación de la Forma SS‐4 (Solicitud del número de identificación de empleador) en el IRS. Se debe usar el nombre de la PTA local, del consejo o distrito para completar la solicitud. Se debe usar el domicilio de la escuela únicamente si la escuela participa. El único lugar donde debe aparecer el nombre de un individuo es en la línea de la firma donde debe firmar el funcionario que realiza la solicitud. En "razón de la solicitud" que aparece en la forma se debe completar con "únicamente con fines bancarios". Debido a que algunas PTA estatales consiguen el EIN para sus PTA, asegúrese de consultar a la oficina de PTA estatal o al tesorero estatal antes de presentar la Forma SS‐4. Si su PTA no tiene un EIN y lo necesita de inmediato, llame al IRS al (800) 829‐4933 (complete la Forma SS‐4 antes de llamar). El IRS emitirá por teléfono los EIN a las personas autorizadas. No tiene ningún costo. Carta de determinación de estatus de exenta del impuesto federal y Forma 1023 del IRS Generalmente las PTA califican para la exención del impuesto federal sobre los ingresos. Algunas PTA obtuvieron del IRS una exención grupal o colectiva del impuesto federal bajo la Sección 501(c)(3) del Código Tributario; esta exención grupal o colectiva se aplica a las unidades locales de la PTA estatal y a otros organismos constitutivos. En otros estados, cada PTA local debe obtener una exención impositiva para sí misma del IRS. Consulte a la oficina de PTA estatal si no se conoce esta información. Si no se ha obtenido una exención impositiva para la PTA, el tesorero u otro funcionario debe solicitar el reconocimiento de la exención impositiva completando la Forma 1023 del IRS en nombre de la PTA y enviándola al IRS con un cheque por el monto de la tarifa requerida. Una PTA debe tener un número EIN antes de presentar la Forma 1023. El IRS emitirá una carta que manifiesta su determinación del estatus de exenta de impuestos. Esta carta determinación del estatus de exenta de impuestos del IRS debe ser parte de los archivos permanentes de una PTA. Se recomienda que la oficina de PTA estatal tenga una copia en sus propios archivos. Una vez aprobada, una exención impositiva continúa vigente hasta que el IRS la revoca.



Nota: La Forma 8718 (Tarifa de usuario para solicitud de carta de determinación de organización exenta) ha sido incorporada en la Parte XI de la Forma1023. Ya no se necesita una forma separada. Consulte la Publicación 557 del IRS (Estatus de exenta de impuestos para su organización) para averiguar las reglas y los procedimientos para obtener la exención del impuesto federal sobre los ingresos. Por ley, la solicitud para determinar el estatus de exenta de impuestos presentada al IRS debe estar disponible para la inspección pública a pedido, al igual que toda la documentación presentada para respaldar la solicitud y cualquier carta u otro documento emitido por el IRS en respuesta a la solicitud. El IRS debe imponer sanciones por incumplimiento de esta disposición de la ley a menos que el incumplimiento se deba a una causa razonable. Beneficio propio Si la PTA ha solicitado y se le ha otorgado una exención bajo la Sección 501(c)(3), ninguna parte de las ganancias netas de la asociación puede redundar en beneficio de sus miembros ni ser distribuida a los mismos. La prohibición del beneficio propio significa, por ejemplo, que las PTA no pueden pagar más que el valor de mercado por mercaderías o servicios a una persona vinculada a la organización (alguien con facultad para tomar decisiones). Las organizaciones sin fines de lucro se dedican a fines benéficos, de modo que las ganancias (o reservas) no se pueden distribuir a sus miembros. Formas 990 y 990‐EZ del IRS – Declaraciones informativas de las organizaciones exentas del impuesto sobre los ingresos Las PTA local, del consejo o distrito quizá deban presentar una declaración informativa anual de sus ingresos y gastos en la Forma 990 (Information Return of Organization Exempt from Income Tax) y otras declaraciones informativas relacionadas provistas por el IRS, como el Anexo A y la Forma 990‐T. El IRS normalmente envía estas formas a las asociaciones exentas de impuestos pero el tesorero de la PTA es responsable de presentarlas, las haya recibido o no. Notificación electrónica (E‐Postcard)

Las PTA con ingresos anuales brutos de $50,000 o menos para los años fiscales que finalizan el 31 de diciembre de 2010 o después deben presentar por internet la Forma 990‐N, también conocida como notificación electrónica (e‐Postcard), a menos que opten por presentar una Forma 990 o Forma 990‐EZ completa. Si no presenta su e‐Postcard a tiempo, el IRS le enviará un aviso recordatorio, pero no una sanción por presentarla tarde. Sin embargo, una organización que no presenta las e‐



Postcards (o declaraciones informativas – Formas 990 ó 990‐EZ) requeridas por tres años consecutivos automáticamente pierde su estatus de exenta de impuestos. No se producirá revocación del estatus de exenta de impuestos de una organización hasta la fecha de presentación del tercer año. Fecha de presentación de la e‐Postcard La e‐Postcard se debe presentar cada año antes del día 15 del quinto mes después del cierre de su año fiscal. Por ejemplo, si su año fiscal finalizó el 31 de diciembre, su e‐Postcard se debe presentar el 15 de mayo del año siguiente. Si la fecha de presentación cae sábado, domingo o un feriado legal, la fecha de presentación se corre al siguiente día laboral. No puede presentar su e‐Postcard antes de que finalice su año fiscal. Para completar la e‐Postcard necesita los ocho ítems enumerados a continuación:

1. Número de identificación de empleador (EIN), también conocido como TIN (Número de identificación del contribuyente)

2. Año fiscal

3. Nombre legal y domicilio postal

4. Cualquier otro nombre que use la organización

5. Nombre y domicilio de un funcionario principal

6. Dirección del sitio web, si la organización lo tiene

7. Confirmación de que los ingresos anuales brutos de la organización son normalmente de $50,000 o menos para los años fiscales que finalizan el 31 de diciembre de 2010 o después.

8. Si corresponde, una declaración de la disolución anterior o en curso de la organización (cierre definitivo de la actividad)

Para presentar la e‐Postcard vaya a http://epostcard.form990.org/. . Conserve una copia de la información presentada para los archivos permanentes de PTA. 990‐EZ

Si los ingresos anuales brutos de PTA son normalmente superiores a $50,000 pero menos de $200,000, y los bienes totales son menos de $500,000, la PTA tienen obligación de completar y presentar la Forma 990‐EZ, haya sido recibida por correo o no. Consulte la página 55 para obtener más instrucciones.

• Las Formas 990 y 990‐EZ se deben presentar antes del día 15 del quinto mes después del cierre del año fiscal de la PTA. Por ejemplo, si el año fiscal de la PTA termina el 30 de junio, se debe presentar la forma el 15 de noviembre.

• Si la forma se presenta tarde, se podría cobrar una sanción de $20 por día. La sanción no debe superar lo que resulte menor entre $10,000 ó el 5 por ciento del ingreso bruto de



asociación para ese año. Además, se podría cobrar una sanción si la forma se presenta incorrecta o incompleta.

• Si la PTA debe presentar una Forma 990 ó 990‐EZ completa, debe presentar también un Anexo A (las organizaciones 501(c)(4) no deben presentar el Anexo A, pero deben presentar una Forma 990 ó 990‐EZ según corresponda).

• Si la PTA gana más de $1,000 en ingresos de negocio no relacionado, también debe presentar una Forma 990‐T.

• Si la PTA ha realizado cambios significativos a su reglamento (por ejemplo, cambio en el año fiscal, cambio en su administración/estructura), debe presentar al IRS una copia del reglamento actualizado junto con la Forma 990 ó 990‐EZ completas.

• Si la PTA desea solicitar una prórroga del plazo para presentar la Forma 990 ó 990‐EZ, debe completar una solicitud y debe presentar una Forma 8868 al IRS antes de la fecha límite determinada por el cierre del año fiscal de la PTA.

Requisitos de inspección pública Cualquier PTA que presenta una Forma 990, 990‐N ó 990‐EZ debe tenerla disponible para la inspección pública durante un periodo de tres años desde la fecha de presentación, incluidas las prórrogas. Deben estar disponibles todas las partes de la declaración informativa y todos los anexos y adjuntos requeridos además del anexo de los donantes a la asociación. Se debe permitir la inspección durante el horario regular de la sede principal de la asociación. Si la asociación no mantiene una oficina permanente, debe proveer un lugar razonable para que el solicitante inspeccione las declaraciones anuales de la asociación. La asociación puede enviar por correo la información a un solicitante; en ese caso, la asociación podría cobrar los gastos de franqueo y copia únicamente si el solicitante renuncia al derecho de una inspección libre. Una PTA debe responder de inmediato a los pedidos hechos en persona. A los pedidos hechos por escrito, la PTA debe enviar las copias pedidas dentro de los 30 días y puede cobrar un monto razonable por los costos de copia y envío. Las PTA pueden presentar sus 990 con servicios como GuideStar o publicarlas en su sitio web en formato PDF para fácil acceso público. Cualquier PTA que no cumpla con el requisito de inspección pública recibirá una sanción de $20 por cada día en que no se permitió la inspección, hasta un máximo de $10,000 por cada declaración informativa. No se impondrá ninguna sanción si el incumplimiento se debe a una causa razonable (determinada por el IRS). Cualquier PTA que intencionalmente incumple será sujeta a una sanción adicional de $1,000. Todas las inquietudes se deben referir a la PTA estatal. Ingresos de negocio no relacionado y Forma 990‐T del IRS La mayoría de las PTA están exentas del impuesto federal sobre los ingresos según la Sección 501(c)(3) del IRC y además se definen como entidades benéficas públicas (no fundaciones privadas).



El estatus de exenta de impuestos significa que una PTA no paga el impuesto federal sobre los ingresos por los ingresos derivados de actividades que se relacionan considerablemente con el propósito por el cual se otorgó a la PTA la condición de exenta del impuesto. Sin embargo, la PTA deberá pagar impuesto sobre todos los demás tipos de ingresos, referidos como ingresos de negocios no relacionados (UBI, por sus siglas en inglés). La ley exige que las organizaciones sin fines de lucro:

• Reporten las actividades de negocios no relacionadas cuando los ingresos brutos sean al menos de $1,000 presentando la Forma 990‐T del IRS.

• Paguen impuestos sobre los ingresos netos (después de restar los gastos). Las organizaciones sin fines de lucro arriesgan perder su condición de exenta de impuesto si dichas actividades se convierten en el centro principal de atención y su misión exenta de impuestos, en secundaria. ¿Qué son los ingresos de negocio no relacionado?

Para que una actividad sea clasificada como generadora de ingresos de negocio no relacionado (UBI) deben existir tres factores: La actividad debe (1) ser un negocio o actividad comercial, (2) efectuarse regularmente y (3) no estar relacionada con el propósito exento de impuestos de la organización. 1. Un negocio o actividad comercial

• Para que la actividad sea considerada un negocio, la organización sin fines de lucro debe tener un rol activo en la generación del ingreso.

• La actividad debe generar ingresos pero no debe producir ganancias. 2. Efectuarse regularmente

• Los reglamentos del IRS estipulan que las actividades que se realizan sólo “discontinua o periódicamente” no se considerarán actividades efectuadas regularmente.

• Si una actividad tiene corta duración, pero el seguimiento o la preparación se desarrollan en un periodo prolongado, el ingreso generado por esa actividad podría ser UBI. • Una actividad que se produce únicamente una vez por año puede generar UBI si una compañía comercial que realiza la misma actividad también estuviera activa solamente una vez al año.

3. No relacionada con el propósito exento de impuestos de la asociación

• Si una actividad no está considerablemente relacionada con la misión de PTA, entonces podría ser considerada no relacionada con concretar el propósito exento de impuestos de la PTA.

• La relación considerable de la actividad con el propósito exento de impuestos de PTA no puede ser únicamente por la necesidad de dinero de la PTA.



El destino o el uso del ingreso no tiene incidencia para determinar es ingreso de negocio no relacionado. La determinación se realiza en base a cómo se gana el ingreso. Excepciones o exenciones

El ingreso de la mayoría de las actividades de recaudación de fondos de PTA está exento de los impuestos federales sobre los ingresos porque:

• Las actividades se realizan sólo una vez por año, o

• Al menos 85 por ciento del trabajo de las actividades es realizado por voluntarios, o

• Las actividades consisten en la venta de mercaderías donadas (por ejemplo, una subasta silenciosa o en vivo de las mercaderías donadas).

Determinar si una actividad es relacionada o no relacionada se realiza en cada caso. Los gobiernos federal, estatal y local pueden tener diferentes normas para determinar la condición de UBI, aunque la mayoría de los gobiernos estatales y locales siguen las reglas federales. Declaración para beneficiarios de ingresos misceláneos – Forma 1099‐MISC del IRS Las PTA quizá deban presentar la Forma 1099‐MISC del IRS si pagan $400 o más durante el año calendario a cualquier negocio no constituido en una sociedad o persona por servicios prestados o como pago de un subsidio, premio o beca. No es necesario entregar la Forma 1099‐MISC a las corporaciones o a quienes paga menos de $600. La Forma 1099‐MISC debe ser enviada a los beneficiarios el 31 de enero de cada año o antes y se debe presentar al IRS junto con la Forma 1096 (Resumen anual y transmisión de declaraciones informativas de EE.UU.) cada año el 28 de febrero o antes. Para obtener detalles sobre cuándo y cómo hacer las presentaciones descargue las instrucciones para la Forma 1099‐MISC, así como las instrucciones generales para las Formas 1099, 1098, 5498 y W‐2G en IRS.gov. Solicitud para adoptar, cambiar o retener un año fiscal – Forma 1128 del IRS Una asociación reconocida como exenta del impuesto federal sobre los ingresos que desea cambiar su período de contabilidad o año fiscal debe informar al IRS. En algunos casos, se debe presentar la Forma 1128 (Solicitud para adoptar, cambiar o retener un año fiscal). El IRS puede imponer sanciones e intereses cuando una PTA cambia su período de contabilidad sin presentar la Forma 1128 cuando debe hacerlo.



Si una PTA no ha cambiado su período de contabilidad en ningún momento de los últimos 10 años, debe preparar un reporte financiero de un período intermedio corto que cubra los meses que caen entre el final del año fiscal actual y el inicio del nuevo año fiscal y presentar una Forma 990 y un Anexo A al IRS que cubra esos meses intermedios. El reporte y la forma deben indicar "cambio de periodo de contabilidad". No es necesario presentar una Forma 1128 en este caso. Transacciones con beneficios excesivos Cuando una PTA proporciona extras, un pago o beneficios adicionales (como un servicio de limusinas, suites presidenciales o boletos aéreos de primera clase) a funcionarios o miembros especiales de su asociación, el IRS podrá considerarlo como una transacción con beneficios excesivos y el receptor del beneficio así como la persona que lo aprobó podrían ser responsables del pago de sanciones tributarias. El IRS puede considerarlo como una transacción con beneficios excesivos si una PTA entrega a un funcionario o persona asociada con PTA un beneficio que excede lo que se consideraría una retribución razonable como contraprestación por un servicio. Antes las PTA podían perder su estatus de exenta de impuestos por efectuar transacciones con beneficios excesivos. La Declaración de los Derechos de los Contribuyentes 2 (aprobada como ley el 30 de julio de 1996) impone sanciones inmediatas – una alternativa a revocar el estatus de exenta de la asociación. Para que una transacción no sea clasificada como transacción con beneficios excesivos, cualquier ítem que parezca ser un beneficio excesivo se debe corroborar con documentación que demuestre cómo la transacción benefició a PTA (por ejemplo, una suite presidencial para reuniones de funcionarios o reuniones con patrocinadores o expositores para negocios futuros). Disposición de los bienes de una PTA local Las PTA locales que contemplan la disolución deben conocer las políticas de la PTA estatal y sus implicaciones legales. El reglamento de cada PTA estipula que "en caso de disolución de la organización, su bienes se distribuirán para uno o más propósitos exentos especificados en la Sección 501(c)(3) del IRC de 1954 y sus enmiendas periódicas", y además, que la asociación registrada como 501(c)(3) que recibe los fondos debe ser designada por la PTA estatal. Esta política básica sólo declara lo que sería razonable esperar –que los bienes de PTA, después de haber pagado o provisto adecuadamente para las deudas y obligaciones de la asociación, se usen para uno o más propósitos educativos para los cuales se recaudaron y no sean entregados a individuos. Toda PTA local que se disuelve debe cumplir con esas reglas y, según se estipula en el reglamento, está obligada, al retirarse de su sede regional,



ceder y entregar todos sus libros y registros y todos sus bienes y propiedades a la PTA u otra PTA según lo designe la PTA estatal. Se debe comunicar con la PTA estatal mucho de contemplar cualquier acción. La política sobre la disposición de los bienes (es decir, todo dinero en efectivo, las cuentas por cobrar, otras propiedades y cualquier derecho que tener valor monetario) también es aplicable en los casos de fusión de distintas PTA. Formas y publicaciones del IRS Se pueden obtener todas las formas y publicaciones del IRS gratis en el IRS. Llame al (800) TAX‐FORM (829‐3676) o visite IRS.gov.

ENLACES



Recaudación de fondos Recaudación de fondos y el propósito de la PTA El énfasis primario de PTA debe ser la promoción de la misión de PTA y de los propósitos de PTA. El verdadero capital de trabajo de una PTA recae en sus miembros, no en su tesoro. La recaudación de fondos no es una función primaria de PTA. Cuando las PTA invierten sus recursos humanos en programas que mejoran hogares, escuelas y comunidades, obtienen beneficios para niños y jóvenes con desembolsos de dinero muy pequeños. Los programas patrocinados por PTA pueden ofrecer actividades de enriquecimiento para las familias. Las PTA pueden trabajar con otras organizaciones de la comunidad sobre temas que incumben a toda la comunidad y coinciden con las prioridades de PTA. El propósito no es subsidiar fondos públicos a través de la contratación de maestros, etc. Cualquier fondo generado por una PTA, incluida la porción local de las cuotas, debe predeterminarse y presupuestarse para propósitos que promueven el trabajo de PTA, como la participación en comités y la realización de proyectos y programas. La participación en convenciones estatales y nacionales de PTA es un uso adecuado e importante de los fondos de PTA. Nunca se deben explotar niños ni usarlos como recaudadores de fondos. Fuentes para financiar programas y proyectos Las cuotas de membresía anual son la fuente primaria de fondos de PTA; algunas PTA pueden sobresalir en su tarea sin otro recurso financiero más que las cuotas. Sin embargo, proyectos y programas especiales podrían requerir de fondos adicionales. Si las cuotas no alcanzan para financiar la tarea de una PTA, se pueden recaudar fondos complementarios dentro del contexto de la misión y los propósitos de PTA. El marco para el modo en que una PTA debe realizar la recaudación de fondos está determinado por las políticas de National PTA y las normativas del gobierno para las organizaciones exentas de impuestos bajo la Sección 501(c)(3). Todo fondo generado por una PTA, incluso la porción local de las cuotas (no la porción estatal ni nacional de las cuotas), se debe incluir en el presupuesto con fines que promuevan el trabajo de PTA. Las PTA deben comenzar cada año con metas específicas en mente y deben identificar estrategias para alcanzarlas antes de determinar la cantidad de dinero necesaria en un evento de recaudación de fondos. Sólo se deben recaudar los fondos necesarios que cubran



las necesidades de las actividades y los proyectos del año, como se describen en el presupuesto de la PTA. Un proyecto de recaudación bien planificado normalmente recaudará la cantidad de fondos necesaria para financiar las actividades del año. Si el evento de recaudación ha de reflejar los altos principios de la asociación, tendrá valor educativo, social o recreativo por sí mismo. Antes de emprender cualquier actividad financiera, una PTA debe consultar a las autoridades de la escuela, locales y estatales para determinar si la actividad planificada está prohibida por alguna ley estatal o local, o una política de la escuela, o para averiguar si la PTA requiere de algún permiso especial. Patrocinio versus promoción El patrocinio de empresas es un mecanismo de financiación por el cual un establecimiento comercial suministra dinero en efectivo, productos o know‐how a una asociación benéfica o educativa a cambio de un agradecimiento. El agradecimiento suele manifestarse como un reconocimiento público al apoyo del patrocinador. Las actividades de patrocinio de empresas se contraponen a las actividades de promoción, en las cuales las asociaciones benéficas o educativas avalan los productos o servicios de un establecimiento comercial. Los patrocinios son un medio adecuado para proyectos y programas de obtención de fondos que promueven los objetivos de la organización. Las actividades de promoción no son adecuadas para la participación de una PTA en base a la política no comercial de PTA. A cambio de un patrocinio, una PTA puede agradecer al patrocinador por su contribución; las gracias pueden darse por escrito o en pósters, letreros u otros medios adecuados. El agradecimiento escrito se debe limitar a una expresión de gratitud y puede mencionar información que identifique al patrocinador. El agradecimiento nunca puede emitir un juicio cualitativo sobre el patrocinador o su producto, y no puede pedir a las personas que sean clientes del patrocinador ni compren sus productos; en caso contrario, el pago del patrocinador quedará sujeto al impuesto federal sobre los ingresos. Una asociación benéfica o educativa según la sección 501(c)(3) no tiene prohibido participar en actividades de patrocinio de empresas. Una disposición especial en el IRC exime a las organizaciones 501(c)(3) del pago del impuesto federal sobre los ingresos de patrocinios de empresas siempre que los beneficios que recibe a cambio la empresa patrocinadora entren dentro de las pautas del IRS. Debido a que los ingresos de patrocinios de empresas que cumplen con los requisitos se consideran una donación benéfica, no hay un límite a la cantidad que una organización 501(c)(3) puede recibir.

¿SABÍA USTED?



Búsqueda de patrocinios de empresas A continuación se mencionan elementos de la política nacional que pueden servir a las PTA locales y estatales cuando buscan empresas patrocinadoras:

• Los patrocinios deben ayudar a desarrollar los programas, los objetivos y las metas de la asociación.

• Se pueden vincular los patrocinios con eventos, programas, actividades o publicaciones específicos, o se pueden agregar a fondos generales.

• El dinero del patrocinio o las donaciones en especie no se pueden pedir ni aceptar de compañías que fabrican productos o asumen posiciones públicas contrarias a las posiciones y resoluciones de National PTA (por ejemplo, compañías de alcohol, tabaco o armas).

• Una cláusula de sucesor aparecerá en todos los contratos de patrocinio.

• Los acuerdos de patrocinio nunca deben incluir técnicas o abordajes de marketing que exploten niños. Esto no descarta la posibilidad de que el patrocinador use niños actores para la publicidad y las promociones.

• No se usará el nombre, logo o marca de PTA en materiales o comunicaciones de patrocinio sin identificar a la compañía como “patrocinador oficial de PTA ______________________”.

• Los productos de los patrocinadores no serán identificados como “producto oficial de PTA”.

Selección de actividades adecuadas para recaudar fondos Un proyecto de recaudación bien planificado normalmente recaudará los fondos necesarios para financiar las actividades del año. Si el evento de recaudación ha de reflejar los altos principios de PTA, tendrá valor educativo, social o recreativo. Se deben usar las siguientes preguntas para orientar la selección y la planificación de un proyecto para recaudar fondos que sea exitoso y digno de PTA:

¿Se adhiere a la misión de PTA y a los propósitos de PTA?

¿Cumple con las políticas no comercial, no sectaria y no partidaria estipuladas en el reglamento de PTA?

¿Se abstiene del uso o de la explotación de niños?

¿Creará buenas relaciones para PTA?

¿Es un tipo de actividad que puede servir como ejemplo positivo para los niños y los jóvenes?

¿Suministrará los ingresos que ayudan a alcanzar las metas de PTA?

¿Otorgó el comité de recaudación de fondos un presupuesto para gastos (por ejemplo, materiales y publicidad para el evento) según lo requieren el reglamento y las reglas vigentes de la PTA?

LISTA DE CONTROL



¿Los gobiernos estatales y locales requieren que la PTA cobre y envíe impuestos sobre las ventas?

¿Se necesitan permisos especiales, como licencias o permisos sanitarios?

¿Está la responsabilidad de PTA y sus miembros protegida con seguro suficiente o de algún otro modo?

¿Firmó el presidente los contratos para los proveedores y/o fabricantes? ¿Cubren los contratos de productos quién es responsable de mercaderías dañadas o en mal estado? ¿Y de las mercaderías sin reclamar?

¿Usa la PTA voluntarios o tiene que pagar o contratar trabajadores?

¿Se han establecido procedimientos para salvaguardar la manipulación de productos y dinero?

¿Cuáles son los costos del uso de una instalación? ¿Cuánto tiempo se realizará el evento? ¿Hay requisitos o restricciones especiales para el uso de la instalación? ¿Se están observando estrictamente las precauciones de seguridad y las leyes acerca de los incendios? ¿Tiene la instalación acceso para personas con discapacidades?

¿Es una actividad poco frecuente o constante? Tenga en cuenta que las actividades de negocios no relacionados podrían generar algunos impuestos federales o estatales por los ingresos obtenidos o, en el peor de los casos, la pérdida de su estatus de exenta de impuestos.

¿Se aplica alguna ley federal, estatal o local? ¿Se ha supervisado que no se viole ninguna ley?

Según la PTA y la actividad, quizá haya más preguntas para hacerse. Cuando considere varias ideas para recaudar fondos, repase está lista, al igual que otras preguntas e inquietudes, para determinar cuál evento escoger. La regla del 3 a 1 En el momento de planificación de las actividades de un año, la PTA deben usar la regla del 3 a 1. Por cada actividad de recaudación de fondos, debe haber al menos tres proyectos de no recaudación destinados a ayudar a padres, a niños o a interceder por mejoras en la escuela. Estándares para la recaudación de fondos de PTA A menudo se convoca a las PTA para financiar programas y comprar equipos necesarios para los que los ajustados presupuestos escolares no tienen el dinero, y cada PTA debe decidir qué hará. Antes de aprobar propuestas para ayudar con la compra de materiales a la escuela o comunidad, una PTA debe considerar si el equipo o servicio propuestos son una responsabilidad pública.

IDEA



Si se necesita con urgencia un servicio público y no hay fondos públicos inmediatamente disponibles, una PTA puede iniciar y coordinar el servicio mientras alienta a las agencias públicas a ocuparse de financiar y operar el servicio. En emergencias, las PTA pueden proveer para las necesidades apremiantes de los niños y los jóvenes mientras trabajan para alertar al público acerca de sus obligaciones. Una PTA presta mayor servicio si trabaja para conseguir fondos adecuados para los programas que tienen un beneficio duradero en vez de comprar equipos para las escuelas. Las PTA no deben contribuir con el problema de desigualdades dentro de un distrito escolar mediante la excesiva recaudación de fondos. Como el dinero para los servicios y los equipos proviene de otras fuentes, una PTA debe asignar una mayor parte de sus fondos a proyectos tales como el desarrollo del liderazgo, la educación de los padres y los programas de seguridad y salud infantil. Los fondos de PTA siempre se deben usar para fomentar la misión de PTA. La recaudación de fondos de PTA se debe realizar dentro del marco de las políticas de National PTA. Una PTA nunca debe llevar a cabo ninguna forma de recaudación de fondos que sea perjudicial para el desarrollo del carácter. Después de haber considerado minuciosamente la meta del proyecto de recaudación de fondos, se pueden utilizar los siguientes puntos para ayudar a guiar a una PTA a escoger un evento de recaudación de fondos:

• La PTA debe consultar a su PTA estatal para determinar si existen directivas para trabajar con compañías o corporaciones particulares. La anticipación de un evento de recaudación exitoso no debe obnubilar a la PTA ni ser explotada por aquellos ajenos a la PTA que podrían obtener algo en forma privada.

• Los organizadores del proyecto deben actuar cautelosamente para evitar contraer obligaciones de forma inadecuada para su PTA cuando piden o aceptan contribuciones comerciales que ayudan a financiar un proyecto.

• No deben participar niños en las actividades de recaudación de fondos. Las PTA deben ser conscientes de los riesgos implícitos al pedir o aceptar contribuciones comerciales para financiar, o ayudar a financiar, proyectos. Dichas contribuciones pueden crear obligaciones que violen la política no comercial de PTA – una política diseñada para proteger a las PTA contra la explotación. Cada líder de una PTA debe conocer y entender bien la política no comercial (consulte la página 39). Algunos puntos a tener en cuenta para el desarrollo de estándares de selección de materiales de recaudación de fondos son:

• ¿El programa requiere que niños compren un producto para poder participar?

• ¿Se espera o implica que los niños deberán vender algo a otros?*

• Si hay materiales del salón de clase, ¿son creíbles y precisos?

• ¿La compañía produjo los materiales en asociación con una entidad reconocida?



• ¿Son los materiales completos y no engañosos o desorientan por omisión?

• ¿Es el lenguaje y la organización del material adecuado para la edad?

• ¿Está la información diseñada para vender productos?

• ¿El texto y las ilustraciones respetan las políticas de no discriminación de PTA?

• ¿Es esta situación beneficiosa para todas las partes donde la PTA se beneficia financieramente o de algún otro modo de la relación?

*La política de PTA es muy clara respecto de que nunca se deben explotar niños ni usarlos como recaudadores de fondos. Protección del estatus de exenta de impuestos de PTA El estatus de exenta de impuestos de una PTA es uno de sus bienes más preciados. Si se revoca dichos estatus, se podría acusar a los funcionarios y directores de negligencia o administración fraudulenta. En consecuencia, cuando se considera una actividad propuesta, la PTA debe preguntarse: "¿perjudicará esta actividad nuestro estatus de exenta de impuestos?" El cumplimiento estricto de todas las leyes federales, estatales y locales aplicables es sumamente importante para evitar que incluso el esfuerzo mejor intencionado se convierta en un problema serio para una PTA. Tenga presente que una actividad se considerará comercial si incluye la venta de mercaderías o servicios que no contribuyen significativamente con la educación o la defensa de los niños, incluso si los ingresos recaudados por dicha actividad se usan para educación o defensa. El IRS ve la fuente de los fondos, no el uso de los fondos, para determinar la comercialidad. Política no comercial de PTA Todos los reglamentos de las PTA – nacional, estatal, regional, distrital, del consejo y local‐ incluyen el requisito de no comercial:

• Las PTA tienen prohibido bajo la ley federal participar en actividades comerciales considerables que no estén relacionadas con sus propósitos exentos de impuestos, los cuales se definen legalmente como educativos y benéficos.

• Las PTA no deben avalar productos, compañías ni fundaciones.

• Las PTA pueden aceptar y reconocer contribuciones de patrocinadores de programas de PTA.

• Las PTA pueden aceptar publicitar siempre que se mantenga dentro de las normas postales (no más del 10 por ciento del documento total, incluida cualquier publicidad a sí misma, por ejemplo, para convenciones y otros eventos) y no arriesgue los propósitos y el estatus sin fines de lucro de PTA.



• Las PTA se deben familiarizar con las normativas y los requisitos federales, estatales y locales acerca de las licencias y la responsabilidad antes de patrocinar o realizar eventos públicos.

Implicaciones legales de la recaudación de fondos Además de los asuntos tributarios y reglamentarios siguientes, existen tres tipos principales de implicaciones legales en las actividades de recaudación de fondos. En primer lugar, los asuntos de responsabilidad de un producto siempre están presentes cuando una PTA participa en la venta de un producto. Estos asuntos varían según el tipo de producto en venta. Por ejemplo, envolver regalos es menos probable que produzca una lesión personal que una pizza congelada. Los reclamos por lesiones personales aparte de los reclamos por responsabilidad del producto son el segundo asunto legal principal. Un voluntario que se lesiona mientras participa en una actividad de recaudación de fondos, por ejemplo, podría intentar responsabilizar a la PTA. El tercer asunto legal se deriva de los asuntos contractuales. Los proveedores comerciales que participan en las actividades de recaudación de fondos podrían requerir que la PTA firme contratos escritos. Al igual que cualquier documento legal, estos convenios son vinculantes para la PTA y redundan en responsabilidad legal sino se cumplen. Por ejemplo, si una PTA firma un contrato para revender un producto como actividad de recaudación y el contrato requiere una compra mínima, quizá la PTA deba comprar una cantidad mínima de mercaderías con sus propios fondos si no se obtienen los pedidos suficientes. Todo contrato que celebra una PTA debe ser minuciosamente examinado por una persona idónea en derecho contractual (preferiblemente un abogado) que puede asesorar a la PTA respecto de sus obligaciones. La póliza de seguros que cubre a la PTA también debe ser revisada para determinar si cualquier responsabilidad por producto, lesión personal o reclamos contractuales que se produjeran en los eventos de recaudación de fondos estarían cubiertos. Mientras la lesión personal suele estar cubierta en una buena póliza de seguros de responsabilidad general, los reclamos por productos y los reclamos que surgen de las obligaciones contractuales quizá no estén cubiertos. Leyes estatales sobre la recaudación de fondos

Las normativas varían ampliamente de estado a estado. Antes de iniciar una actividad de recaudación de fondos, es importante que una PTA consulte a la oficina que corresponda del gobierno estatal para averiguar sobre los requisitos de registración y divulgación y otros estatutos que podrían aplicarse.



Leyes locales sobre la recaudación de fondos

Muchas ciudades y condados también tienen estatutos de registración y divulgación. Algunos tipos de actividades de recaudación de fondos suelen estar sujetas a normativas locales especiales. Políticas del distrito escolar

Muchos distritos escolares han establecido procedimientos para que sigan las organizaciones respecto de la recaudación de fondos en propiedad de la escuela usando personal y estudiantes. Las PTA deben conocer dichos procedimientos y cooperar con el personal de la escuela. Juegos de azar Se debe considerar cuidadosamente antes de realizar cualquier actividad de recaudación de fondos que incluye un negocio lucrativo o un juego de azar o apuestas. Los fondos recaudados en estas actividades pueden estar sujetos a impuestos y, en casos extremos, podrían provocar que la PTA involucrada pierda su estatus de exenta de impuestos. Además, sorteos, bingos, noches de casino, otros juegos de azar y subastas podrían estar prohibidos por la ley estatal y local o una política escolar. Si estuvieran permitidos, podrían requerir de una registración especial ante las autoridades estatales o locales. Programas de afinidad y comercio electrónico Los programas de afinidad y el comercio electrónico son fuentes populares de ingresos no procedentes de cuotas. En ambos tipos de programas, una porción de la venta de un producto o servicio se aporta a una causa benéfica particular. El monto de la contribución suele determinarse por las ventas o el uso de un producto o servicio. Las compras de comercio electrónico se realizan a través de internet. Las PTA pueden celebrar acuerdos con compañías mediante los cuales las compañías dan un porcentaje de compras de miembros y no miembros a las PTA como una contribución. Las PTA también pueden ser designadas como destinatarias de contribuciones benéficas siempre que se le pida a un cliente que designe una obra benéfica. Los programas de afinidad, como tarjetas de crédito de PTA, se basan en el uso de la tarjeta. Cada vez que un titular de una tarjeta de crédito realiza una compra con esa tarjeta, la PTA patrocinadora recibe un porcentaje de la compra o un monto fijo. Las PTA también podrían recibir una tarifa de inscripción por cada tarjeta emitida. En casos de celebración de cualquiera de estos tipos de convenio, la PTA debe verificar que acuerdo está estructurado de modo tal que proteja el estatus de exenta de impuestos de y no comprometa las políticas de PTA. Cualquiera de estos acuerdos se puede estructurar



para evitar ingresos de negocio no relacionado. El dinero recibido por las PTA debe figurar como contribuciones en las declaraciones financieras. Justificación de fondos

En un evento de recaudación de fondos, o cuando se reciben fondos, el tesorero y el encargado, juntos, deben contar el dinero recibido. Ambos deben firmar el recibo que verifica el monto.

Se entregan al tesorero facturas detalladas, comprobantes de ventas, etc. para que los pague con cheques. El tesorero de inmediato elabora recibos de todo el dinero recibido y de inmediato procede al depósito en la cuenta bancaria local.

Nunca se deben depositar los fondos en una cuenta bancaria personal o en la cuenta de otra organización.

Al igual que con otras transacciones financieras de PTA, el tesorero debe mantener registros financieros completos de los ingresos y de los gastos asociados con la recaudación de fondos. El tesorero debe preparar un reporte escrito de la información financiera (enumerando los gastos y los ingresos por categoría) y presentarlo ante el organismo que gobierna la PTA.

Comuníquese con nosotros Llame a su PTA estatal o a la sede central de National PTA para obtener respuestas acerca preguntas sobre recaudación de fondos. No confíe en las recomendaciones de proveedores externos.

LISTA DE CONTROL

CONTACTO

Requisitos de validación de contribuciones benéficas


Requisitos de validación de contribuciones benéficas Deducibilidad de las contribuciones realizadas a las PTA Los miembros de una PTA y los donantes suelen suponer que cualquier pago que realizan a una PTA en un evento de recaudación de fondos es deducible de impuestos. Sin embargo, existen reglas y limitaciones para la deducibilidad de dichos pagos. Contribuciones Quid Pro Quo

Las normativas del IRS estipulan que las entidades benéficas deben entregar una declaración de divulgación por escrito a un donante por una contribución quid pro quo de más de $75. Este tipo de contribución es un pago realizado en parte como una contribución y en parte a cambio de mercaderías y/o servicios. La declaración de divulgación debe incluir la cantidad del pago, una descripción y un cálculo estimado de buena fe del valor de las mercaderías y/o servicios a cambio de una porción del pago. Por ejemplo: Si una PTA realiza un evento de recaudación de fondos que provee una comida o algún artículo tangible a cambio de la compra de un boleto, entonces la porción del boleto que es deducible de impuestos es el precio del boleto menos el valor justo de mercado de la comida o artículo recibido. Contribuciones benéficas de dinero en efectivo

Un donante que solicita una deducción por contribución benéfica monetaria de cualquier monto no puede recibir la deducción del impuesto sobre los ingresos a menos que tenga un cheque cancelado, un registro bancario o el acuse de recibo de la organización benéfica. La correspondencia de acuse de recibo debe:

• Incluir el nombre de la asociación benéfica (nombre de la PTA)

• Incluir el monto del dinero recibido

• Incluir la fecha de la contribución

• Mencionar si se recibió cualquier mercadería o servicio a cambio de la contribución

• Describir las mercaderías o servicios recibidos, con el valor justo de mercado de los mismos

• Ser recibida por el donante antes de la fecha de presentación de la declaración de impuestos del donante

Los gastos de bolsillo de voluntarios pueden cumplir con los requisitos para una deducción benéfica pero están sujetos a los mismos requisitos de validación si los gastos superan el umbral de $250. El voluntario debe conservar registros para validar el monto de los gastos, y obtener una declaración de la organización que describe el servicio provisto por el voluntario e indica si el voluntario recibió a cambio, o no, alguna mercadería o servicio.



Modelo de recibos

Contribución superior a $75

Mercaderías o servicios dados al donante Por el presente, aceptamos haber recibido de su parte los siguientes bienes descritos en calidad de contribución benéfica realizada el de 20 : (Describir los bienes o el dinero en efectivo dados.) Le hemos suministrado mercaderías o servicios a cambio de esta contribución. Calculamos el valor justo de mercado de estas mercaderías o servicios en $ . Esto significa que el monto neto de su contribución – que puede llegar a ser una contribución benéfica a efectos del impuesto federal sobre los ingresos – es de $ . La ley nos exige que le entreguemos esta información. La deducción benéfica se limita a la diferencia, de existir, entre su contribución y el valor de las mercaderías o servicios provistos a usted. Conserve este documento como comprobante. Es un documento importante y necesario para cualquier deducción disponible del impuesto federal sobre los ingresos por esta contribución.

(Nombre de su PTA)

Firma autorizada Fecha

Contribución de dinero en efectivo

Sin mercaderías o servicios dados al donante Por el presente, aceptamos haber recibido de su parte los siguientes bienes descritos en calidad de contribución benéfica realizada el de 20 : Monto . No le hemos suministrado ninguna mercadería ni servicio a cambio de esta contribución. Conserve este documento como comprobante. Es un documento importante y necesario para cualquier deducción disponible del impuesto federal sobre los ingresos por esta contribución.

(Nombre de su PTA)

Firma autorizada Fecha



Sanciones Un acuse de recibo para validar las contribuciones benéficas y una declaración de divulgación para contribuciones quid pro quo son dos documentos separados. Si una PTA decide integrarlas en un documento, la PTA debe seguir todas las reglas y plazos para evitar las sanciones aplicables. Las entidades benéficas que no entreguen las declaraciones de divulgación requeridas por contribuciones quid pro quo de más de $75 incurrirán en una sanción de $10 por contribución, sin superar los $5,000 por correspondencia o evento de recaudación de fondos. Requisitos de documentación para contribuciones benéficas El IRS emitió normativas finales respecto de los requisitos de validación para contribuciones benéficas (consulte el cuadro de abajo para obtener los detalles). Se han simplificado las reglas para contribuciones benéficas en algunas áreas; los requisitos de conservación de registros siguen vigentes.

Hasta $75

Más de $75 y hasta $250

Más de $250 y

hasta $500

Más de $500 y hasta $5,000

Más de $5,000

Cheque cancelado aceptable para deducción del donante Sí Sí Sí Sí Sí

Se requiere la contribución o el recibo para la deducción Sí Sí Sí Sí Sí

Se requiere la Forma 8283 No No No Sí Sí

Se requiere una tasación independiente calificada y firma del tasador en la Forma 8283

No No No No Sí

Contribuciones benéficas no en efectivo— Forma 8283 del IRS Es obligación del donante obtener una Forma 8283 del IRS (Noncash Charitable Contributions) y hacer que la persona a quien se entrega la donación firme en la Parte IV para comprobar el recibo de la contribución. Como servicio para los donantes, la PTA puede recordarles el uso de esta forma. Asuntos de valuación especial Cuando un donante entrega algo que no está disponible en forma comercial, se puede calcular el valor en referencia el valor de mercaderías o servicios similares.

¿SABÍA USTED?

Directivas sobre robo, fraude y malversación de fondos


Directivas sobre robo, fraude y malversación de fondos Panorama general Es difícil reconocer que el robo, el fraude y la malversación de fondos penetran todos los ámbitos de la sociedad actual. En muchos casos la persona que realiza estos actos es alguien que usted conoce, que le agrada y en quien confía. Convencer a una entidad sin fines de lucro que interponga una acción judicial a menudo es difícil. El deber de una entidad sin fines de lucro para con sus miembros, la comunidad y los donantes es significativo y esto debe pesar al determinar si iniciará una acción judicial o no. Los gerentes de las organizaciones sin fines de lucro deben mantener una vigilancia constante para detectar fraudes. El fraude le cuesta a las organizaciones norteamericanas más de $400 mil millones al año. La organización promedio pierde aproximadamente el 6 por ciento de su ingreso total anual a causa de estos abusos. Y estos abusos se perpetran en todos los niveles de la organización. Prevención del robo, del fraude y de la malversación de fondos Cada organización debe tener un fuerte sistema de controles internos. Los controles internos no se limitan a las organizaciones grandes; también existen medidas que las organizaciones pequeñas pueden tomar para proteger sus bienes. Quizá no tengan suficientes voluntarios o empleados para mantener una separación estricta de las tareas pero los controles internos siguen siendo posibles. Sin buenos controles internos se podría tardar meses para tomar conocimiento del problema. Controles internos Los controles internos son un proceso diseñado para proveer la garantía razonable respecto de la confiabilidad del sistema de reportes financieros, la eficacia y la eficiencia de sus operaciones y el cumplimiento de las leyes y normativas aplicables. La implementación de controles internos adecuados garantiza que:

• Se descubrirá el fraude oportunamente

• Se identificará a los autores

• Existe un elemento disuasivo para las actividades incorrectas

• El seguro cubrirá las pérdidas Los buenos controles internos harán desaparecer la oportunidad que necesitan personas desesperadas para cometer un delito. ¿Qué hará que una persona que suele ser buena a este punto? Deudas de juego, divorcio, enfermedad, problemas con las drogas, presión de los pares y despidos del trabajo son algunos motivos que se mencionan cuando se les

Secciónespecialsobre

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pregunta a las personas acerca de estos abusos. Quizá sea difícil actuar de manera cuando siente compasión por la persona que comete el fraude pero eso no debe ser un que deba tener en cuenta. Lista de control para prevenir el fraude

Abra y revise los resúmenes bancarios – Alguien independiente del proceso de verificación debe recibir el resumen bancario cerrado y repasar la actividad antes de enviarlo a la persona responsable de la conciliación.

Concilie las cuentas bancarias mensualmente – La importancia de las conciliaciones bancarias no se debe pasar por alto; se deben completar mensualmente y presentar ante el comité ejecutivo, comité de finanzas o un comité similar. Cuestione ítems conciliados sin explicación.

Verifique las transferencias bancarias – Trabaje con el banco para establecer un sistema de verificación de las transferencias.

Permita acceso adecuado al sistema –Asegúrese de que todos tienen acceso al sistema para realizar sus tareas, pero el acceso se debe limitar a lo que necesitan para cumplir con su trabajo.

Verifique los registros de dinero en efectivo‐ Verifique los ingresos de dinero en efectivo con el registro del dinero y los talones de depósito bancario.

Vuelva a contar el dinero en efectivo – Haga que una segunda persona participe en la verificación del recuento de efectivo.

Haga depósitos bancarios diarios – es el dinero de la asociación y se debe tener acceso al mismo lo antes posible.

Revise la lista de proveedores de cuentas por pagar—Revise periódicamente para detectar nombres y direcciones sospechosos.

Proteja los cheques – Guarde los cheques en un área segura, nunca firme cheques por adelantado, limite el número de firmantes de cheques y cuentas bancarias, use cheques con numeración, manténgase alerta para detectar cheques faltantes o cheques usados que no siguen una secuencia y no libre cheques al portador.

Documente las facturas y los pedidos de pago – Marque las facturas como pagas y archívelas de forma oportuna. No pague una factura fotocopiada o alterada; la descripción del servicio en una factura debe ser clara y entendible. No realice reembolsos no autorizados.

Prepare declaraciones financieras regulares – La información financiera siempre debe ser oportuna y completa.

Pida una constancia del pago – Pida una constancia de los pagos de impuestos a tiempo u otros pagos como el impuesto sobre las ventas o la tarifa de asociación.

Pida una constancia de presentación – Si la asociación debe presentar una Forma 990 y/u otros documentos legales, pida una constancia de la presentación a tiempo.

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LISTA DE CONTROL



Prepare un presupuesto – Use su presupuesto como documento de control para compararlo con los gastos reales.

No tema hacer preguntas. No suponga que es el único que no conoce los entretelones de una transacción. Si no entiende la respuesta, pida más aclaraciones. Si es miembro de la junta, tiene una responsabilidad fiscal de mantener a la asociación solvente y en marcha. Motivos por los que no siempre se reporta un fraude • Muchas asociaciones temen los efectos de la publicidad negativa si presentan un

reporte oficial por un robo interno.

• Una entidad sin fines de lucro podría verse amenazada con una demanda civil por difamación por parte del delincuente si se realizan declaraciones públicas.

• En muchos casos el delincuente tiene hijos en la escuela y la organización no desea apenarlos.

• Preocupación por la seguridad personal si el abusador se vuelve agresivo. Señales de advertencia específicas en una PTA • El reporte del tesorero está demorado o no existe

• Los reportes de monitoreo del presupuesto están demorados (pueden ser parte del reporte del tesorero)

• Depósito demorado de dinero en efectivo recibido

• Documentos de respaldo faltantes

• Múltiples correcciones al libro de contabilidad de dinero en efectivo

• Cheques rebotados cuando debería haber dinero suficiente

• Cambio de estilo de vida o conducta del personal o los voluntarios El costo de no iniciar acciones por fraude • No iniciar una acción legal fija un precedente que puede provocar fraudes adicionales

posteriores o crear un ambiente que fomenta el fraude en vez de disuadirlo.

• Esto podría causar pérdida de credibilidad y respeto para la asociación entre sus miembros, la comunidad, sus socios y donantes.

• La falta de acción legal podría anular la póliza de seguros.

El fraude puede tener un impacto significativo en su asociación. Puede conducir a:

• Pérdida financiera

• Investigación costosa (en dólares y en el tiempo perdido)

• Pérdida de oportunidades

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• Daño a la reputación

• Relaciones dañadas con proveedores, socios, miembros y la comunidad

• Pérdida de donantes

• Litigio

Investigue toda sospecha de fraude y decida si existe una causa probable suficiente para iniciar acciones legales. Quizá desee conseguir un abogado desde el inicio para asegurarse de conservar adecuadamente las pruebas del posible fraude. Pueden asesorar a la asociación sobre la probabilidad del éxito en una corte civil y proteger a la organización de los asuntos relacionados con las acciones inadecuadas o las violaciones a los derechos civiles contra el sospechoso.

No tema hablar del fraude; deje bien en claro que no se tolerará el robo y que podrían iniciarse acciones legales. Promueva las salvaguardas para reducir incidentes de fraude y aliente a las personas a notificar si sospechan irregularidades. Pasos a seguir en caso de sospecha de fraude • Determine si el seguro cubre la pérdida.

• Considere si llamará a la policía.

• Considere si llamará al fiscal del distrito.

• Considere si se reunirá con la persona.

• Considere si reponer el dinero es suficiente.

Tenga una política escrita con procedimientos que describan cómo se manejarán futuras incidencias. Consulte la póliza de seguros antes de tener un problema para ver si requiere de una acción legal para recuperar una pérdida. Además debe consultar la póliza para ver si cubrirá pérdidas si usted no tiene controles estrictos vigentes o qué sucede si no se siguen los controles. Muchas veces esto es motivo para denegar un reclamo. Además debería consultar la ley estatal para ver si hay disposiciones que quizá desee incorporar en su política. Primeros pasos ante sospecha de fraude o robo

• No haga acusaciones.

• Determine qué otro acceso tiene el sospechoso, qué otros tipos de planes fraudulentos podría haber perpetrado el sospechoso, la probabilidad de connivencia, la duración posible de los planes descubiertos.

• Documente todos los alegatos.

• Reúna hechos, documentos y entrevistas.

• Identifique todas las cuentas bancarias involucradas y considere cerrarlas o congelarlas.

• Siga los pasos de la política desarrollada para lidiar con esos asuntos.

• Comuníquese con las autoridades.

• Comuníquese con la compañía de seguros.

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PASO A PASO

Lobbying


Lobbying Panorama general National PTA y sus asociaciones constitutivas pueden proponer, apoyar u oponerse a leyes necesarias para lograr los propósitos de la PTA y el programa legislativo ‐ siempre que dichas actividades no superen los límites establecidos en las leyes tributarias federales que rigen el estatus de exención impositiva de este tipo de organizaciones. Mantenga registros precisos de las cantidades de tiempo y dinero usados y de la naturaleza de las actividades de los voluntarios. Estos registros ayudarán a su PTA a monitorear sus actividades para permanecer dentro de los límites del IRC así como a completar cualquier informe que pida el IRS. Elección 501(h) versus Prueba de parte sustancial La prueba de los gastos (referida como la elección 501[h] en este documento) detalla qué es lobbying y qué no lo es, y estipula medidas precisas de cumplimiento en base únicamente a los gastos para el propósito exento de impuestos de la asociación. La prueba de parte sustancial se aplica a las PTA que no han hecho la elección 501(h). Bajo la prueba de parte sustancial, para que una PTA sea reconocida como exenta de impuestos según la Sección 501(c)(3) y para recibir contribuciones deducibles de impuestos, no puede dedicar más que una parte insustancial de sus actividades (generalmente se interpreta como que no supere el 5 por ciento del ingreso bruto) para influir en leyes. A partir del 1 julio de 1994, la junta directiva de National PTA votó para que sus actividades legislativas se rijan por la prueba de gastos en vez de la prueba de parte sustancial. La prueba de parte sustancial es vaga, subjetiva y difícil de cumplirla porque no describe claramente qué cantidad de lobbying es excesiva o la cantidad de dinero que se puede gastar para esas actividades. La elección 501(h) que tomó National PTA no se aplica a las PTA estatal, regional, distrital, del consejo o local, que permanecen bajo su estatus de lobbying actual del IRS a menos que también opten por la elección 501(h). Además, el IRS ha emitido reglas específicas a National PTA que las PTA estatal y local pueden usar si optan por la elección 501(h). Bajo estas reglas, el IRS ha considerado que las entidades local, estatal y nacional de PTA son separadas a efectos de reportar los gastos de lobbying porque se relacionan con el cumplimiento de los límites de gastos. Si una PTA desea que sus actividades legislativas se rijan por la elección 501(h), debe consultarlo con un profesional de impuestos adecuado antes de tomar la decisión.

Lobbying


Actividades legislativas adecuadas National PTA y sus asociaciones constitutivas pueden apoyar u oponerse a leyes y políticas que afectan a los niños y a los jóvenes en la medida de lo permitido por su estatus de exenta de impuestos. Históricamente, muchas de las leyes que protegen la salud, la educación y el bienestar de los niños y los jóvenes deben su existencia al apoyo de PTA. Para permanecer dentro de los límites permitidos fijados por su estatus de exenta de impuestos, una PTA debe concentrar la mayor parte de sus actividades legislativas en educar y preparar a los miembros para ejercer sus derechos individuales y de asociación. En consecuencia, las PTA estatal, regional, distrital, del consejo y local pueden y deben tener comités legislativos que compartan información con la membresía. Cada PTA debe ser parte de un esfuerzo unificado y trabajar dentro del estado y en todo el país en representación de los niños y de los jóvenes. Actividades educativas

Las siguientes son actividades legislativas que no cuentan como lobbying porque se consideran educativas:

• Analizar y reportar leyes aprobadas, pendientes o necesarias (a) a los miembros o (b) por invitación, a las agencias gubernamentales

• Reportar posiciones de las PTA nacional y estatal a los miembros de PTA

• Adoptar y reportar declaraciones de posición de la PTA local sobre leyes o políticas

• Investigar un asunto sin una tendencia hacia ninguna de las partes

Lista de control para la gestión financiera de una PTA



Nombre de la PTA Nombre del tesorero

Domicilio Nombre del presidente

Ciudad/Estado/Cód. Postal Periodo/Año fiscal Propósito

Esta lista de control está diseñada para ofrecer orientación general a los líderes voluntarios de PTA respecto de la administración de sus recursos. La mayoría de los ítems de control y planificación fiscal sirven para las PTA a nivel local, del consejo, distrital, regional o estatal. La buena administración del dinero de otras personas es una parte importante de la actividad voluntaria y requiere de atención sistemática y constante. Indicaciones

Al menos una vez al año, quizá en el momento de la revisión financiera, se debe completar una revisión total de las prácticas de administración financiera. La siguiente lista de control proporciona una descripción y un registro escrito para este monitoreo anual. Se debe archivar la lista de control completa con la auditoría anual y se debe conservar con los registros financieros permanentes. I. Elaboración del presupuesto

El presupuesto de una PTA es una guía financiera. Es una declaración que muestra un plan para obtener fondos y para asignarlos a fin de satisfacer las necesidades y los compromisos de las actividades anuales de PTA.

¿Está el comité de presupuesto preparando el presupuesto preliminar? Sí No

¿Se basa el presupuesto preliminar en toda la información necesaria (cálculos estimados de membresía, otras fuentes de ingreso, gastos necesarios, condiciones financieras actuales, conocimiento de los ingresos y los gastos del año anterior)? Sí No

¿Muestra el presupuesto todas las fuentes de ingresos, con total y saldo, en comparación con todas las categorías de gastos totales? Sí No

¿Ha sido el presupuesto formalmente adoptado por el órgano adecuado? Sí No

(es decir, la membresía general, la junta, los delegados de la convención)?

¿Se han puesto en práctica los métodos adecuados y necesarios para incrementar el presupuesto? Sí No

¿Hay un método para registrar y reportar el dinero recibido? Sí No

¿Hay un método para registrar y reportar el dinero gastado? Sí No

¿Hay un método para registrar y reportar el dinero comprometido pero no gastado todavía? Sí No



¿Hay un método para transferir fondos de una cuenta corriente a una caja de ahorros y viceversa? Sí No

¿Hay políticas vigentes para permitir cambios en líneas del presupuesto según sean necesarios durante el año fiscal? Sí No

¿Se envían reportes financieros mensuales regulares, como estatus de ingresos y gastos, comparaciones de presupuesto, saldos de los fondos, etc., al órgano que corresponde (por ejemplo, comité ejecutivo, junta)? Sí No

¿Se hicieron disposiciones para una auditoría completa de los fondos de PTA al finalizar el año fiscal? Sí No

por un contador externo o contador público certificado? Sí No

o un comité auditor electo/seleccionado en la PTA? Sí No

Se verifican y firman los reportes de auditorías completadas que resumen el dinero recibido y el dinero gastado? Sí No

¿Se comunican estos reportes al órgano apropiado (es decir, membresía, junta, delegados de la convención)? Sí No

¿Se ha presentado una copia de la auditoría ante la oficina de la PTA estatal, si se requiere? Sí No

(Cada PTA estatal debe enviar una copia de su auditoría estatal a la sede central de National PTA.) II. Controles financieros

Los reportes financieros, la contabilidad y los controles internos permiten que las PTA rindan cuentas a los miembros de los fondos. Esta sección destaca diversos temas relacionados con la buena administración necesaria de los fondos de PTA.

¿Se mantiene todo el dinero de la PTA separado de los fondos de la escuela, personales o de otras organizaciones? Sí No

¿Se mantiene un sistema de contabilidad con registros precisos de las transacciones de gastos e ingresos de PTA? Sí No

¿Se envían a tiempo las porciones nacionales y estatales de las cuotas de membresía y la información necesaria a la oficina de PTA estatal correspondiente? Sí No

¿Existen requisitos obligatorios de compra (vouchers, órdenes de compra o vales) para iniciar gastos? Sí No

¿Están las órdenes de compra firmadas por las personas autorizadas? Sí No

¿Están las órdenes de compra controladas con las autorizaciones del presupuesto? Sí No

¿Se verifica la coincidencia de las órdenes de compra con las órdenes y facturas para pago de reclamos? Sí No

¿Hay un plazo determinado para solicitar el reembolso para los reclamos válidos? Sí No

¿Se pagan los reclamos autorizados de forma oportuna? Sí No

¿Existe una política que prohíbe firmar cheques en blanco? Sí No



¿Están todos los cheques firmados al menos por dos personas autorizadas? Sí No

¿Están todos los cheques numerados en secuencia y se investiga cualquier cheque faltante? Sí No

¿Están todas las tarjetas de firmas de los bancos actualizadas con un mínimo de tres firmas que han sido aprobadas por la junta? Sí No

¿Participan al menos dos personas en los procesos de conservación de registrosfinancieros, el depósito de ingresos, la emisión de cheques y el manejo de dinero en efectivo? Sí No

¿Se depositan todos los fondos de forma oportuna? Sí No

¿Realizan las conciliaciones cada mes otras personas además de las autorizadas para firmar cheques? Sí No

¿Se mantienen cuentas corrientes (o, donde corresponda, caja de ahorros o de inversión) para garantizar el rendimiento máximo sobre los fondos de la PTA? Sí No

¿Tiene su PTA algún personal asalariado? Sí No

Si se emplea personal asalariado, ¿se retienen los montos adecuados para los impuestos estatal y federal, el seguro social, etc.? Sí No

¿Se envía el dinero retenido y la contribución del empleador para el seguro social a la agencia gubernamental que corresponda según se requiere? Sí No

¿Se presentan los reportes trimestrales según se requiere y dentro de los plazos adecuados? Sí No

III. Seguro

El seguro o la gestión de riesgos incluyen obtener, gestionar y proteger a los voluntarios de PTA y a la propiedad y los recursos de PTA. Las PTA deben evaluar su riesgo de exposición e implementar programas de seguros en áreas de propiedad, responsabilidad, seguro de fidelidad, y directores y funcionarios, en conformidad con las leyes estatales aplicables.

¿Hay pólizas de seguro vigentes para proteger a PTA contra pérdida de propiedad (edificios, equipos, registros, etc.) en caso de incendio, robo u otro siniestro? Sí No

¿Hay pólizas de seguro de responsabilidad civil vigentes para proteger a los funcionarios y miembros de la PTA, los niños de la escuela o terceros en caso de que proyectos o actividades de PTA causaran un accidente? Sí No

¿Están el tesorero y todos los otros autorizados para manejar fondos de PTA cubiertos por un seguro de fidelidad por el monto determinado por la junta? Sí No

¿Se mantienen copias de todas las pólizas de seguro actuales con los registros permanentes de PTA? Sí No

IV. El IRS y las formas tributarias

Mientras que las PTA suelen estar exentas de los impuestos federales y estatales, existen obligaciones para presentar pedidos adecuados para la exención y para reportar las transacciones financieras.



¿Está la asociación exenta del impuesto federal sobre los ingresos según la Sección 501(c)(3) del IRC o la Sección 501(c)(4)? Sí No

En caso afirmativo, ¿es la exención parte de una exención colectiva de la PTA estatal o parte de una exención grupal de la PTA estatal? Sí No

¿o una exención individual? Sí No

Si no tiene una exención colectiva, grupal o individual, ¿presentó la PTA la Forma 1023 del IRS para solicitar su propia Carta de Exención impositiva? Sí No

¿Se mantiene la carta de determinación del IRS del estatus de exenta de impuestos de la PTA en los registros permanentes y, si se requiere, se presentó una copia en la PTA estatal? Sí No

¿Se han presentado las Formas 990, 990‐EZ o la notificación electrónica (E‐Postcard) del IRS ante el IRS? (Consulte la página xx para obtener más información.) Sí No

¿y se ha enviado a la oficina de la PTA estatal? (Las PTA estatales deben enviar una copia de su Forma 990 del IRS a la sede central de National PTA.) Sí No

¿Se ha obtenido el número de identificación de empleador del IRS y se encuentran el archivo de la oficina de la PTA estatal? Sí No

En caso contrario, ¿la PTA ha presentado la Forma SS‐4 del IRS (Solicitud para número de identificación de empleador)? Sí No

Debido a que no en todos los estados las PTA están exentas de los impuestos estatales sobre las ventas, ¿se han presentado los reportes del impuesto sobre las ventas adecuados según se necesita? Sí No

¿Es la PTA una asociación constituida? Sí No

Si la PTA es una asociación constituida, ¿se ha presentado el reporte anual de corporación al gobierno estatal, según se requiere? Sí No

¿Refleja el reporte anual a los funcionarios actuales y/o un agente corporativo registrado? Sí No

Se debe completar esta lista de control anualmente y se debe resolver o corregir cualquier asunto pendiente. Se debe presentar esta lista de control con la auditoría anual y se debe conservar con los registros financieros permanentes.

Instrucciones para la Forma 990‐EZ del IRS



Panorama general El propósito de estas instrucciones es ayudar a aclarar y complementar las instrucciones para la Forma 990‐EZ publicadas por el IRS. No pretenden reemplazar esas instrucciones. Tanto la forma como las instrucciones del IRS están disponibles en el sitio web del IRS (IRS.gov) o llame al IRS al (800) TAX‐FORM (829‐3676) para que se las envíen por correo. Si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda, llame a la oficina de su PTA estatal o a la sede central de National PTA. Ítems A–L A. Año fiscal— Se debe estipular el año fiscal en el reglamento de la PTA y es el período de 12 meses usado para realizar las actividades y el año de presupuesto de la PTA; por ejemplo, 1 de julio de 20XX hasta el 30 junio de 20XX.

B. Marque si corresponde—Marque la casilla que corresponda para indicar el tipo de declaración: declaración inicial, declaración final, declaración enmendada o cambio de dirección.

C. Nombre, dirección—Si la Forma 990‐EZ tiene una etiqueta de envío por correo con la dirección, colóquela en esta casilla. Si no hay una etiqueta para envío por correo con la dirección, inserte el nombre y la dirección de la PTA.

D. Número de identificación de empleador—Si hay una etiqueta de envío por correo con la dirección, no es necesario completar este espacio. Si no hay una etiqueta para envío por correo con la dirección, inserte el número de identificación de empleador de la PTA.

E. Número de teléfono—Si la PTA no tiene un número de teléfono asignado, use el número de teléfono del presidente de la PTA.

F. Número de exención grupal de cuatro dígitos—Si una PTA local tiene una exención bajo la exención grupal de la PTA estatal, ingrese aquí el número grupal de cuatro dígitos.

G. Método de contabilidad—Normalmente, las PTA locales marcarían la casilla que indica “Cash” (dinero en efectivo).

H. Para organizaciones que reciben $5,000 ó más, en dinero o en especie, de parte de cualquier donante durante el año – Se aplican algunas reglas especiales. Consulte las indicaciones para el Anexo B antes de responder.

I. Sitio web—Coloque la dirección web de la asociación o escriba “N/A” si no está disponible. J. Tipo de organización—Marque la primera casilla e inserte el número “3” si la PTA está exenta bajo la Sección 501(c)(3); inserte el número “4” si la PTA está exenta bajo la Sección 501(c)(4).



Por favor advierta que si la PTA está exenta bajo la Sección 501(c)(3), la PTA debe presentar el Anexo A con la Forma 990‐EZ.

* A partir del 2008, todas las organizaciones exentas de impuestos, independientemente de los ingresos brutos, deben presentar alguna forma de declaración informativa.

K. Ingresos brutos inferiores a $50,000—Si los ingresos brutos anuales de la PTA son normalmente inferiores a $50,000, marque esta casilla. La PTA no está obligada a completar el resto de esta forma. Firme la declaración y envíela por correo al IRS. Conserve una copia para los registros permanentes de la PTA. (Si necesita ayuda para determinar si los ingresos de la PTA son normalmente inferiores a $50,000, consulte las Instrucciones Generales B.)

L. Indique los ingresos brutos—Sume las líneas 5b, 6b y 7b a la línea 9. Si los ingresos brutos son $200,000 o más y/o los bienes totales son $500,000 o más, debe presentar la Forma 990 en lugar de la Forma 990‐EZ.

Parte l: Ingresos, gastos y cambios en los bienes netos o saldos de fondos Línea 1 Las PTA podrían tener algunos ingresos para indicar en esta línea. Lea atentamente la

página 9 de las instrucciones del IRS para que lo ayuden a tomar esa determinación. Línea 2 Coloque cualquier ingreso generado por servicios de programas. Los servicios de programas

son principalmente aquellos que forman la base de la exención impositiva de una PTA. Línea 3 Se deben colocar en esta línea las cuotas de membresías cobradas por la PTA. Por favor

advierta que no se debe incluir la porción de las cuotas de membresía que se envía a la PTA del consejo o estatal.

Línea 4 Si la PTA obtuvo interés en una caja de ahorros, certificado de depósito u otra inversión, se debe colocar ese interés en esta línea.

Líneas 5a, 5b, 5c Generalmente las PTA no tienen entradas en esta línea. Línea 6 Marque la casilla de juegos de azar si cualquier monto de evento especial proviene de

juegos de azar. Juegos de azar incluye a título enunciativo pero no limitativo, bingo, sorteos, noches de casino y dispositivos de juegos tragamonedas.

Línea 6a Los ingresos que se colocan en esta línea deben provenir de actividades que no se incluyeron en la línea 1 y que no incluyen la venta de mercaderías. Los ingresos en esta línea provienen de eventos de recaudación de fondo especiales y de actividades cuyo objetivo principal es recaudar fondos.

Línea 6b Cualquier gasto incurrido en las actividades reportadas en la línea 6a se debe incluir en esta línea. Línea 6c Reste la línea 6b a la línea 6a.

Línea 7a Los ingresos colocados en esta línea deben provenir de actividades que incluyen la venta de mercaderías o de un producto (por ej., camisetas, pizza, libros) y sería ingreso que no se incluye en la línea 2 ó línea 6a menos devoluciones y asignaciones.

Línea 7b Se debe colocar en esta línea cualquier gasto incurrido en las actividades reportadas en la línea 7a, incluido el costo para la PTA de comprar el producto o la mercadería que la PTA revendió.

Línea 7c Reste la línea 7b a la línea 7a.



Línea 8 Cualquier ingreso que todavía no se haya reportado se debe incluir en esta línea. Se debe

incluir una descripción del ingreso. Línea 9 Sume todas las líneas 1, 2, 3, 4, 5c, 6c, 7c y 8 y coloque el total en esta línea. Línea 10 Si la PTA distribuyó algunos de sus fondos en forma de subsidios, coloque ese monto en

esta línea. Línea 11 Una PTA no debería tener una entrada en esta línea. Línea 12 Una PTA, generalmente, no tiene una entrada en esta línea a menos que sea un empleador. Línea 13 Si la PTA paga servicios de contabilidad, legales u otros o realiza pagos a individuos que

actuaron como contratistas independientes para prestar servicios a PTA, incluya esos gastos en esta línea. Si se realizaron pagos a un contratista independiente, quizá la PTA deba presentar una Forma 1099‐MISC. No se debe incluir la porción de las cuotas de membresía que se envía a la PTA del consejo o estatal.

Línea 14 Una PTA quizá no tenga una entrada en esta línea. Línea 15 Coloque los montos por los tipos de gastos descritos, si se pueden determinar. (Si la PTA publica un boletín informativo, se deben incluir esos gastos aquí.) No incluya

ningún gasto ya mencionado en las líneas 6b y 7b. Línea 16 Cualquier gasto que todavía no se haya incluido en este reporte se debe mencionar en esta

línea. Se debe adjuntar una descripción. (Consulte el ejemplo más adelante.) Línea 17 Sume todas las líneas 10, 11, 12, 13, 14, 15 y 16 y coloque el total en esta línea. Línea 18 Reste la línea 17 a la línea 9. Si la línea 17 es mayor que la línea 9, coloque la diferencia

entre las dos cantidades entre paréntesis. Línea 19 La entrada en esta línea sería de la Forma 990‐EZ del año anterior. Sería la misma que el

"acarreo" del año anterior al inicio del año actual. Línea 20 Una PTA no debería tener una entrada en esta línea. Línea 21 Sume todas las líneas 18, 19 y 20 y coloque el total en esta línea.

Anexo para la Parte I, Línea 16

Forma 990‐EZ, 2007

(Nombre de la PTA) (Número de identificación de empleador)

Gastos del programa .................................. 960 Seguro .................................................. 200

Suministros ................................................. 180 Gastos de cabildeo ............................... 220

Reunión y convención ................................ 581 Total de otros gastos .......................... $2,141

Parte II: Balance general

Línea 22(A) La entrada en esta línea debe ser el total de todos los fondos de la PTA en cuentas corrientes y cajas de ahorro u otras inversiones al inicio del año actual—que es igual al final del año anterior. Este monto debe ser el mismo de la línea 19 (si el método de contabilidad especificado en el ítem G es “Cash” [dinero en efectivo]).



Línea 22(B) La entrada en esta línea debe ser el total de todos los fondos de la PTA en cuentas corrientes y cajas de ahorro u otras inversiones al final del año actual. Este monto debe ser el mismo de la línea 21.

Línea 23(A) y 23(B) Generalmente, una PTA no tendría una entrada en esta línea.

Línea 24(A) y 24(B) Generalmente, una PTA no tendría una entrada en esta línea.

Línea 25(A) Sume todas las líneas 22(A), 23(A) y 24(A) y coloque el total en esta línea.

Línea 25(B) Sume todas las líneas 22(B), 23(B) y 24(B) y coloque el total en esta línea.

Línea 26(A) y 26(B) Generalmente, una PTA no tendría una entrada en esta línea. Sin embargo, si existe un

saldo adeudado a la PTA estatal por las cuotas estatales y nacionales, se debe ingresar ese monto aquí.

Línea 27(A) Reste la entrada de la línea 26(A) a la entrada de la línea 25(A).

Línea 27(B) Reste la entrada de la línea 26(B) a la entrada de la línea 25(B). Por favor advierta que la entrada de la línea 27(B) debe coincidir con la entrada de la línea 21.

Parte III: Declaración de logros de servicios de programas Repase la página 15 de las instrucciones del IRS muy atentamente. Los siguientes son ejemplos de programas:

Línea 28 Participación de los padres. Sume todos los gastos relacionados con este servicio del programa y colóquelo en "Expenses" (Gastos) en la línea 28a. Describa detalladamente los tipos de servicios provistos. Incluya todos los gastos en forma de subsidios en el espacio provisto.

Líneas 29, 30 y 31 Las mismas instrucciones que para la línea 28.

Línea 32 Sume los gastos de las líneas 28a, 29a, 30a y 31a, y coloque el total en esta línea. Por favor advierta que el total no tiene que ser igual al monto total de los gastos mencionado en la línea 17.

Parte IV: Lista de funcionarios, directores, miembros de la junta directiva y empleados clave Enumere todos y cada uno de los funcionarios y miembros de la junta de la PTA local. Adjunte una hoja separada de ser necesario. En las columnas C, D y E, una PTA normalmente ingresaría un cero.



Parte V: Otra información

Línea 33 Las PTA normalmente responderían “No”.

Línea 34 Las PTA normalmente responderían “No”.

Línea 35a Las PTA normalmente responderían “No”. Si la respuesta es "Sí", debe presentar una Forma 990‐T para reportar ingresos de negocios no relacionados.

Línea 36 Las PTA deberían responder "No" a menos que la PTA se esté desintegrando.

Línea 37a Ingrese un cero.

Línea 37b Las PTA deberían responder "No". Una organización registrada como 501(c)(3) perderá su estatus de exenta de impuestos si participa en alguna actividad política.

Línea 38a Las PTA deben responder “No”. No deben participar en esta actividad.

Línea 39a y 39b No se requiere una respuesta.

Línea 40a Coloque el monto del impuesto sobre consumos específicos pagado por cada sección: 4911 (gastos de lobbying excesivos), 4912 (gastos de lobbying descalificadores), 4955 (gastos políticos). El monto en cada sección debe ser cero para las PTA locales.

Línea 40b Consulte “Transacciones con beneficios excesivos” en la página 34 de esta guía para obtener una definición de transacción con beneficios excesivos. Las PTA locales deben responder “No”.

Líneas 40c, 40d y 40e Debe ser cero para las PTA locales.

Línea 41 Inserte el nombre del estado si es requerido.

Línea 42a Coloque el nombre, el número de teléfono y la dirección del tesorero actual.

Línea 42b Las PTA normalmente responderían “No”.

Línea 42c Las PTA normalmente responderían “No”.

Línea 43 No se requiere una respuesta. Firme y feche la declaración. Debe estar firmada por el presidente. Las PTA exentas bajo la Sección 501(c)(3) además deben completar y presentar el Anexo A. Las PTA exentas bajo la Sección 501(c)(3) quizá deban completar y presentar el Anexo B. La Forma 990‐EZ completa se debe enviar por correo al centro de servicios del IRS antes del día 15 del quinto mes después de finalizar el año fiscal de la PTA. CONSERVE UNA COPIA DE LA FORMA 990‐EZ COMPLETA PARA LOS REGISTROS PERMANENTES DE LA PTA.



Anexo A (Forma 990 ó 990‐EZ): ¿Por qué es necesario el Anexo A? El Anexo A suministra al IRS la información generalmente no disponible en la Forma 990 misma. El anexo se concentra en determinar si las acciones de la organización durante el año anterior fueron coherentes con su estatus de exenta de impuestos. Si no lo fueron, la exención impositiva de la entidad puede estar en riesgo. Dada la importancia de este asunto, las organizaciones que deban presentarlo no deben tomar a la ligera la compleción del Anexo A. Se debe presentar el Anexo A independientemente de si la entidad prepara su reporte anual en la Forma 990 ó 990‐EZ. Sin embargo, las organizaciones exentas de presentar un reporte anual no tienen obligación de completar un Anexo A. Anexo B (Forma 990 ó 990‐EZ): ¿Es necesario el Anexo B? Para determinar si su PTA debe presentar un Anexo B, primero complete la Forma 990‐EZ ó 990 de su PTA. Si el total de la línea 1 en 990‐EZ o la línea 1d en 990 y las cuotas de membresía en la línea 3 es superior al 33 1/3 por ciento del ingreso total (consulte la línea 9 del 990‐EZ y la línea 12 en 990), entonces su PTA deberá presentar el Anexo B. Ejemplo: Línea 1 – Contribuciones, obsequios, subsidios y montos similares recibidos: $1,000— más la línea 3—Cuotas de membresía y valuaciones: $1,200—es 54.2 por ciento de la línea 9—Ingreso total: $4,062. Como 54.2 por ciento es mayor al 33‐1/3 por ciento, esta PTA no puede marcar la casilla en el ítem H. En cambio, esta PTA deberá presentar el Anexo B. A continuación, determine si cualquier donante particular ha entregado la cantidad más grande entre $5,000 ó el 2 por ciento de la línea 1 en 990‐EZ ó 1d en 990. Por ejemplo, si la línea 1 es $50,000, el 2% es $1,000. Esta PTA debería completar el Anexo B por cualquier donante que entregó $5,000 (la cantidad más grande) o más por todo el año. Si ningún donante en particular entregó la cantidad superior, entonces el Anexo B debería estar adjunto a la Forma 990‐EZ ó 990, con "N/A" indicado en Parte I del anexo. No sería necesaria ninguna otra información. Por favor advierta que el Anexo B no sustituye a la lista de donantes requerida en la Parte IV‐A (Anexo de respaldo) del Anexo A. Además, el Anexo B no está disponible para la inspección pública y no se debe entregar cuando se cumple con el pedido de una copia de la Forma 990. Consulte el folleto de instrucciones del IRS para obtener instrucciones línea por línea de completar el Anexo B.

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Recursos de PTA Preguntas frecuentes Si tiene alguna pregunta sobre las finanzas de su organización, llame a la oficina de su PTA estatal o a la sede central de National PTA. A continuación presentamos respuestas a algunas de las preguntas más frecuentes. P: ¿Una PTA o escuela que organiza una noche para ver películas debe pagar un cargo especial o recibir un permiso especial?

R: Sí. Las películas están protegidas por el derecho de autor. Se debe comprar una licencia especial para pasar películas a grupos grandes. Las películas que se pasan en las escuelas no se consideran eventos educativos. Visite el sitio web de Movie Licensing USA en movlic.com/k12/schools.html para obtener más información. Movie Licensing USA es el único agente que entrega licencias para la mayoría de los estudios cinematográficos importantes. P: ¿Puede nuestra PTA donar dinero a otras organizaciones sin fines de lucro?

R: Si está permitido en el reglamento de la PTA, la PTA puede votar para donar sus fondos a una organización sin fines de lucro. El destinatario debe ser una organización sin fines de lucro registrada como 501(c)(3) y debe tener una misión similar a la de la PTA, es decir, debe estar relacionada con la escuela o con los niños. Las unidades no deben donar a individuos, como un fondo para un niño que necesita un trasplante de órganos, porque la misión de PTA se concentra en todos los niños. P: ¿Dónde puedo hallar una lista de lo que se puede y no se puede hacer con el dinero?

R: No hay una lista publicada ni de National PTA ni del IRS. Su misión y su estatus 501(c)(3) (exenta de impuestos) deben guiar sus decisiones. Los gastos del presupuesto de la PTA deben respaldar la misión de PTA. Si hay alguna pregunta respecto de un gasto, una buena regla general es autorizar el gasto únicamente si puede defenderlo ante el IRS en el caso de una auditoría. Puede hallar recursos adicionales que tratan este tema en el sitio web del IRS. P: ¿Qué sucede si el IRS se comunica conmigo?

R: Siempre que el IRS se comunique con usted, lea la carta atentamente. Asegúrese de entender el pedido o la inquietud. Reúna todos los hechos relacionados con el asunto o la inquietud que menciona la carta. Marque el plazo que indica la carta y no lo pase por alto. Comuníquese con el IRS, de ser necesario, y pida una aclaración si la solicitud o el asunto no le resultan claros. Asegúrese de obtener el nombre y el número de serie del agente que lo atiende o que responde a sus preguntas. Tome nota de la conversación; el agente con quien habla está tomando notas y grabando la llamada. Después de estar seguro de que entiende el asunto o la inquietud del IRS, lidie específicamente con el asunto de la forma más calma y concreta posible. No divague. Después de haber tratado el asunto o la inquietud del IRS, mencione claramente qué desea

PREGUNTAS

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cambio. Por ejemplo, si la carta del IRS indica que no ha presentado una 990 y desean que pague una multa importante, debe enviar copias de la 990 si la presentó, o el motivo por el cual no lo hizo. Entonces puede solicitar una reducción de las tarifas. Esté preparado para lidiar con un mínimo de tres cartas respecto de este asunto antes de que se halle una resolución. No entre en pánico ni pierda la esperanza. Si está en falta, explique qué sucedió, demuestre lo que hizo para corregir el problema y garantíceles que no volverá a suceder. Comuníquese con nosotros Para obtener recursos adicionales sobre la gestión de su PTA, visite PTA.org. Gestione su membresía y los datos con la ayuda de Just Between Friends. Este sistema para líderes locales está disponible en JustBetweenFriends.com/PTAquickstart. Comuníquese con su PTA estatal y la sede central de National PTA para obtener apoyo.

National PTA

1250 N. Pitt Street Alexandria, VA 22314

Llamada gratuita: (800) 307‐4PTA (4782)

Correo electrónico: [email protected] Sitio web: PTA.org

Oficinas estatales Halle un directorio web de todas las oficinas estatales de la PTA en PTA.org/States.

CONTACTO

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BARNES&THORNBURG LLP

Paula Cozzi Goedert [email protected]

Suite 4400 One North Wacker Drive Chicago, IL 60606-2833 U.S.A. (312) 357-1313 Direct (312) 2145660 Fax (312) 759-5646 Suite 900 750 17th Street N.W. Washington, D.C. 20006-4675 U.S.A. (202) 289-1313 Direct (202) 371-6373 Fax (202) 289-1330 www.btlaw.com

18 de marzo de 2011 National PTA Headquarters 1250 N. Pitt Street Alexandria, Virginia 22314 Damas y caballeros: Como es de su conocimiento, prestamos servicios de asesoría legal a National PTA. Nos han informado que, en ocasiones, el personal de la escuela y otros representantes del gobierno intentan tomar el control o dirigir el uso de los fondos de las PTA locales. El propósito de esta carta es describir la estructura de las PTA locales y confirmar que representan entidades sin fines de lucro independientes que están sujetas únicamente a la dirección de su PTA estatal y de National PTA. La PTA tiene una estructura en tres niveles: nacional, estatal y local. National PTA es una corporación sin fines de lucro exenta del impuesto federal sobre los ingresos bajo la Sección (c)(3) del Código Tributario. Ha establecido filiales en todos los estados para establecer y dirigir las PTA locales. Tanto National PTA como las PTA estatales han estipulado estrictos procedimientos para las PTA sedes a nivel local. Las PTA locales también son entidades sin fines de lucro exentas del impuesto federal sobre los ingresos. Las PTA locales no son organizaciones de apoyo, clubes o grupos de aliento de ninguna escuela. Son entidades legales separadas que fomentan la misión de PTA de dar a los padres y a las familias una voz potente para expresarse en representación de los niños. Las PTA locales trabajan en armonía con el personal de la escuela, pero no son parte de ninguna escuela y no están sujetas en absoluto a la dirección ni al control del personal de la escuela. Confiamos en que esta explicación aclare el estatus de las PTA locales y evite confusiones en el futuro. Saludos cordiales, Paula Cozzi Goedert Socia

Atlanta Chicago Delaware Indiana Michigan Minneapolis Ohio Washington, D.C.

Notas


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