nº 27779-a...2015/05/13 · año cxi panamá, r. de panamá miércoles 13 de mayo de 2015 nº...

Año CXI Panamá, R. de Panamá miércoles 13 de mayo de 2015 Nº 27779-A

CONTENIDO

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 194-2015-DMySC

(De jueves 26 de marzo de 2015)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO "MANUAL OPERATIVO PARA LOSDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA".

1No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015

No 27779-A Gaceta Oficial Digital, miércoles 13 de mayo de 2015 2

República de Panamá

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL OPERATIVO PARA LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Marzo de 2015


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

FEDERICO A. HUMBERT Contralor General

NITZIA R. DE VILLARREAL Subcontralora General

CARLOS GARCÍA MOLINO Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

ELY BROKAMP Directora

FELIPE ALMANZA Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C. Jefe

SERVIO MENDOZA

Supervisor

ZAIDA L. GONZÁLEZ Analista de Procedimientos


DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA JURÍDICA

JAIME FRANCO P. Director

CECILIA GABRIELA TUÑÓN PRETELT Asesora Jurídica

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

JORGE PEREA Director

JULIO CEDEÑO Sub Director

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

NELSON ESPINO DOMÍNGUEZ Director

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

LUIS A. BROCE E. Director


ÍNDICE INTRODUCCIÓN I. GENERALIDADES

A. Antecedentes B. Objetivos General C. Objetivo de los Procedimientos D. Ámbito de Aplicación E. Funciones Básicas F. Base Legal

II. CONTROLES INTERNOS

A. Medidas de Control Interno en los Departamentos de Servicios Administrativos

III. PROCEDIMIENTOS

A. GENERALES A.1 Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección respectiva A.2 Informe Administrativo A.3 Atención de incidentes dirigidos al Centro de Apoyo al Usuario

(Reinicio de claves de usuario, Habilitación de usuarios, Reporte de daño a equipo)

A.4 Administración del Fondo de Caja Menuda (Custodia y Pago de Viático)

A.5 Solicitud de Combustible A.6 Solicitud para gestionar el pago por ACH a los colaboradores A.7 Reportes de daños a través del sistema SISSEGE

(Sistema de Solicitudes de Servicios Generales) A.8 Reposición de Cheques A.9 Envío de los estados de cuenta de las llamadas telefónicas A.10 Misiones oficiales a través del Conductor o Mensajero A.11 Solicitud de Salvoconducto A.12 Envío de valores al Banco Nacional A.13 Retiro de Cheques de Valores en el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF)


B. BIENES PATRIMONIALES B.1 Inventario periódico de los bienes en las Direcciones Respectivas (Útiles de Oficina y equipo informático) B.2 Traslado de Bienes Patrimoniales de las Direcciones Respectivas (Bienes muebles y Equipo informático) B.3 Reporte de Equipos Informáticos en garantía B.4 Traslado de documentos a los Archivos Inactivos C. RECURSOS HUMANOS C.1 Actualización de información de las generales de los colaboradores C.2 Remisión de Reporte de Asistencia y Puntualidad a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos C.3 Programación Anual de Vacaciones C.4 Reprogramación de Vacaciones C.5 Vacaciones del Personal de Contrato C.6 Rotación del Personal C.7 Notificación de Sanciones

C.8 Evaluación del Desempeño C.9 Solicitud y programación de Capacitaciones

C.10 Actualización del Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos (SIGRHU)

C.11 Distribución de los cheques de salarios y talonarios a los funcionarios D. CERDEM D.1 Solicitud de Reposición de CERDEM D.2 Reposición de CERDEM E. SERVICIOS E.1 Servicios de Fotocopiado E.2 Servicios de Engargolado F. MENSAJERÍA F.1 Mensajería Interna F.2 Mensajería Externa

IV. FORMULARIOS

ANEXOS Anexo Núm.1 Anexo Núm.2 Anexo Núm.3


Anexo Núm.4 Anexo Núm.5 Anexo Núm.6 Anexo Núm.7 Anexo Núm.8 Anexo Num.9 Anexo Núm.10 Anexo Núm.11 Anexo Núm.12 Anexo Núm.13 Anexo Núm.14 Anexo Núm.15 Anexo Núm.16 Anexo Núm.17 Anexo Núm.18

GLOSARIO


I N T R O D U C C I Ó N

La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, ha desarrollado el “MANUAL OPERATIVO PARA LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA”. Los procedimientos que se incluyen en este documento, constituyen una herramienta de apoyo, para efectuar la labor de servicio que se realiza en estas unidades administrativas. El presente documento comprende cuatro capítulos. El primer capítulo se refiere a las generalidades, en él se incluyen los temas inherentes a Antecedentes, Objetivos del Procedimiento, Objetivo General, Ámbito de Aplicación, Funciones Básicas, Base Legal que corresponde a los conceptos normativos en los cuales se orientan los controles y procedimientos, objeto del documento. El segundo capítulo trata sobre los controles internos aplicables a los procesos para realizar una efectiva labor de servicios a todos los departamentos y secciones de las Direcciones respectivas. El tercer capítulo detalla la descripción de los procedimientos, con sus respectivos mapas de procesos. El cuarto capítulo presenta el régimen de formularios con el detalle de las descripciones de cada uno de ellos, así como los anexos. No obstante, existen procedimientos realizados por algunos Departamentos de Servicios Administrativos que no son aplicables a todas las Direcciones, este manual, se circunscribirá a los procesos estándares de los productos que ofrecen dichos departamentos, en caso de que alguna Dirección amerite un manual específico, por los distintos procedimientos que realicen, aparte de los procedimientos genéricos, se podrá considerar la creación del mismo, luego de presentar una solicitud sustentada a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. GENERALIDADES A. ANTECEDENTES Como resultado del “Informe de Evaluación de Control Interno Núm.077-21-2012-

DINAI-FIRCO”, se detecta la falta de procedimientos, guías o instructivos en algunas Unidades Administrativas de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, estas, la Unidad de Servicios Administrativos, por lo que se decidió desarrollar un Manual para esta Unidad Administrativa, sin embargo, en las primeras evaluaciones realizadas al documento borrador por la Dirección Nacional de Auditoría Interna, esta planteó que este manual se constituyera en una herramienta que defina la administración y operación de todos los Departamentos de Servicios Administrativos o Unidades de Enlace Administrativo a nivel de la Contraloría General de la República.

B. Objetivo General

Contribuir para que los Departamentos de Servicios Administrativos, cuenten con

herramientas de regulación que sirvan de apoyo en la administración y operación de dichas Unidades Administrativas.

C. Objetivos de los Procedimientos Definir los aspectos administrativos, operativos y de control, que permitan a los

Departamentos de Servicios Administrativos, realizar las funciones de apoyo a la administración de los recursos humanos, materiales, equipos, mobiliarios y recursos financieros, en base a este manual operativo.

Establecer las pautas para regular los procesos, dentro de un adecuado ambiente de control,

que asegure una gestión oportuna y eficiente de los servicios solicitados por los clientes internos y externos de las Direcciones respectivas.

D. Ámbito de Aplicación

Este Manual aplica para todos los Departamentos de Servicios Administrativos y

Unidades de Enlaces pertenecientes a las Direcciones de la Contraloría General de la República.

E. Funciones Básicas Los Departamentos de Servicios Administrativos de cada Dirección, realizan una serie de

actividades relativas al apoyo de la administración, entre ellas, la presentación y seguimiento del presupuesto de la Dirección correspondiente; apoyo a las actividades relacionadas a los recursos humanos, utilización de materiales, equipos, mobiliarios y recursos financieros de la Dirección, las que estarán sujetas a los cambios y modificaciones según sean necesarias de acuerdo a la naturaleza de la Dirección.


Cabe señalar que los procedimientos relacionados a Caja Menuda, estarán sustentados en el Manual de Procedimientos para el uso y manejo de los Fondos de las Cajas Menudas en las Entidades Públicas, vigente.

F. Base Legal 1. Constitución Política de la República de Panamá. 2. Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, “Por el cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República”. 3. Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002 “Que dicta normas para la transparencia en la gestión

pública, establece la acción de Hábeas data y Dicta otras disposiciones”. 4. Decreto Núm.81 de 2 de marzo de 2000 “Por el cual se crea la Dirección de Métodos y

Sistemas de Contabilidad”. 5. Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, “Por el cual se crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad”.

6. Decreto Núm.105-2014-DMySC de 10 de abril de 2014, “Por el cual se actualiza y

formaliza la Estructura Orgánica de la Dirección Nacional de Métodos y Sistemas de Contabilidad de la Contraloría General de la República y se le otorga el carácter de Dirección Nacional”.

7. Decreto Núm.1-2014-DMySC de 6 de enero de 2014, “Por el cual se aprueba el

documento titulado “Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para el Trámite de Certificado de Pago Negociable del Décimo Tercer Me, denominado CERDEM”.

8. Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de

Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”. 9. Decreto Núm.21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, Procedimientos para la Reposición

de Cheques de Planillas del Gobierno Central Segunda Versión,. G.O. 26024.

10. Decreto Ejecutivo Núm.124 de 27 de noviembre de 1996, “Por el cual se reglamenta el Decreto de Gabinete Núm.46 de 24 de febrero de 1972. (Todo vehículo propiedad del Estado, deberá portar en forma visible, placa oficial vigente y franja amarilla).

11. Reglamento Interno de la Contraloría General de la República, Artículo 113. Del uso de

los Vehículos Oficiales de la Institución. 12. Manual de Procedimientos para el uso y manejo de las Cajas Menudas en las Entidades

Públicas, vigente.


II. CONTROLES INTERNOS A. Medidas de Control Interno en los Departamentos de Servicios Administrativos 1. Mantener un control a través de la consolidación de los Anteproyectos enviados por cada

Departamento de la Dirección. 2. Conservar un registro a través de la confección del informe de Gestión del Departamento

de Servicios Administrativos. 3. Mantener los archivos, en cuanto a los documentos que deben trasladarse al archivo

Central perteneciente a cada Dirección. 4. Llevar un registro y control en materia de acciones de personal, al darse un traslado o

rotación o cualquier acción de personal, el Departamento de Servicios Administrativos, debe gestionar y proveer las herramientas necesarias para que el servidor lleve cabo sus labores, esto incluye proveer mobiliario, equipo informático y la configuración de aplicaciones que se requiera, producto del traslado de los funcionarios hacia otro Departamento o Sección.

5. Mantener un registro actualizado de los documentos en los expedientes de cada

colaborador, a fin de que en el momento en que se solicite el expediente, toda la información esté incluida en el mismo.

6. Llevar un registro y control de los bienes adquiridos, por el Departamento de Proveeduría

y Compras, con respecto a sus entregas. En el caso de la Dirección de Fiscalización General, el Departamento de Servicios Administrativos sólo llevará un archivo de copias de las entregas.

7. Controlar y coordinar la asignación y movimiento del vehículo asignado al Departamento

de Servicios Administrativos. 8. Coordinar y dar seguimiento a los informes de inventario de suministro, muebles y el de

los equipos informáticos, con los diferentes departamentos y secciones de la Dirección respectiva. Para la Dirección de Fiscalización General, el Departamento de Servicios Administrativos, sólo recibirá información del inventario de suministros para efectos de archivo; mientras que el escrutinio del equipo informático lo coordinará la Subdirección de la Dirección respectiva.

9. Actualizar los activos fijos, haciendo la comparación con el sistema informático de

registro financiero vigente. 10. Enviar a los Archivos Inactivos, en coordinación con el Departamento de

Correspondencia y Archivos de la Dirección de Administración y Finanzas, las cajas debidamente rotuladas y codificadas, adjunto con el formulario de Traslado de Cajas con el contenido de documentos y nota firmada por el (la) Director(a) o a quien delegue autorizar el envío de las mismas a los archivos inactivos.


11. Llevar la administración del fondo de caja menuda asignado a la Dirección. 12. Tramitar solicitudes que atiende el Centro de Apoyo al Usuario (DNI), solicitudes de

transporte y de combustible, solicitudes de impresión de Proformas de Certificados de Trabajo (PCT) y atender afiliaciones para pago salarial a través de sistema de ACH a los servidores que lo requieran. En el caso del Instituto Nacional de Estadística y Censo, cada servidor imprime su Pro forma de Trabajo.

13. Elaborar las actividades de capacitación, según necesidades que tengan las diferentes

unidades administrativas de la Dirección, que son enviadas al Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública (ISFCGP), para que sean incluidas en las capacitaciones d la vigencia fiscal, una vez éstas sean aprobadas, se coordina la participación de los servidores con el ISFCGP.

14. Tramita reportes de solicitudes de servicios generales, a través del sistema SISSEGE

(Sistema de Solicitudes de Servicios Generales), que incluye reparación de mobiliario y equipo de oficina, servicios de mantenimiento en general (fontanería, electricidad, ebanistería, aires acondicionados, limpieza general, entre otros). Para la Dirección de Fiscalización General, el Departamento de Servicios Administrativos, recibirá los reportes de daños de los equipos de oficina, para efectos de archivo; esta labor será coordinada por la Subdirección de la Dirección respectiva.

15. Realizar el Inventario de los bienes de útiles de oficina, muebles y equipo informático, así

como el traslado de los bienes muebles y equipo informático a otras Instituciones o Direcciones.

16. Realizar los trámites administrativos correspondientes a la reposición de cheques en

condiciones de extraviados, caducos, deteriorados y por cambio de beneficiarios del Gobierno Central y de algunas Entidades Descentralizadas que la Contraloría General de la República les brinda el servicio de emisión de los cheques. Además realiza la reposición de los títulos prestacionales en las situaciones antes señaladas. Este procedimiento es de uso exclusivo para la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. (Ver Manual de Procedimientos para la Reposición de Cheques de Planillas del Gobierno Central Segunda Versión, Decreto 21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, G.O. 26024). Las funciones se asignan a funcionarios según las instrucciones que imparta el (la) Jefe(a) de la Unidad o Departamento de Servicios Administrativos e Información.

17. Las jefaturas de los Departamentos, elaborarán el Plan Operativo Anual, en el que

programarán las actividades siguientes:

Asesoría Económica y Financiera

Dirección de Administración y Finanzas

Dirección de Informática

Anteproyecto de Presupuesto de

232 275

Papelería Materiales de Oficina y

265

Materiales y suministros de computación.


Funcionamiento e Inversiones (observar los anexos adjuntos)

340 350 370

Tóner. Equipo de Oficina Mobiliario de oficina. Equipos Varios

301 380

Maquinaria y equipo de Producción de Comunicaciones. Equipo de Computación.

Nota: La elaboración del Plan Operativo Anual, estará basado de acuerdo a las políticas y directrices institucionales vigentes. 18. Las Jefaturas de los Departamento de Servicios Administrativos, elaborarán

trimestralmente el Informe de Gestión, el que se remitirá a la Oficina de Apoyo Técnico de cada Dirección o a quien se designe y desarrollará las siguientes actividades:

ACTIVIDADES

Trámite de solicitudes a través del sistema SISSEGE (Sistema de Solicitudes de Servicios Generales), relacionadas a las reparaciones para ser efectuadas por el Departamento de Servicios Generales de la Dirección de Administración y Finanzas. Solicitudes al CAU (Centro de Apoyo al Usuario), referentes a activación de usuario, restaurar contraseña, problemas con el equipo. Respuestas a solicitudes remitidas a través de memorandos y notas relacionadas con diferentes temas. Reprogramación de Vacaciones, a través del sistema SIGRHU (Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos), además de apoyo en consultas y registros de ausencias a los departamentos de la Dirección respectiva. Confección del programa anual de vacaciones de los colaboradores de la Dirección respectiva, en coordinación con la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Informe Administrativo Emisión de comprobantes de pago efectuados a los colaboradores a través de la Caja Menuda, y cheque pagador en concepto de alimentación, transporte y misiones oficiales y confeccionan reembolsos e informes con sus respectivos documentos sustentadores.

Recepción de los reportes de asistencia en el Sistema NOMIPRO y del tiempo utilizado en concepto de permisos personales, correspondientes a colaboradores de los diferentes Departamentos y Secciones, para su debida revisión y son enviados mediante memorandos a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Entregan en el mes de diciembre los Bonos de Incentivo laboral a los colaboradores, de acuerdo a disposiciones que establezca el Despacho Superior.


19. Realizar las solicitudes de combustible, a través del Sistema Integrado de Administración Vehicular (SIAV), para lo cual, debe solicitar al conductor el kilometraje del vehículo, a fin de hacer la anotación en el sistema.

20. Confeccionar el informe del consumo de combustible mensual de los vehículos asignados

a la Dirección. 21. Enviar por correo electrónico cada mes, al buzón de Inventario de Equipo Informático y

Otros, el Inventario relacionado al Equipo Informático; y al buzón de Inventario de Materiales y Útiles de Oficina, el Inventario de Materiales y Útiles de Oficina.

22. Confeccionar las solicitudes de traslado, reparación y descarte de los bienes muebles y

equipo informático de todas las unidades (Secciones y Departamentos) de la Dirección respectiva, cuando éstas lo soliciten.

23. Remitir memorandos a cada unidad administrativa de la Dirección (Secciones y

Departamentos), con el listado desglosado por costos, de todas las llamadas telefónicas realizadas por los servidores que tienen códigos telefónicos. Este dinero se remite a la Dirección de Administración y Finanzas (Departamento de Tesorería), a través de memorando, adjunto con el Informe de Ingresos y el Acta de Arqueo de Caja, para ser depositado al Tesoro Nacional.

24. Enviar en los primeros días del mes, los reportes de asistencia de cada colaborador a la

Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, generados través del sistema Control de Asistencia NOMIPRO, los cuales son firmados por el Sub Director de la Dirección respectiva. Estos informes se generan previamente por cada Departamento, los cuales son revisados y firmados por el titular de cada Unidad Administrativa, para el trámite correspondiente.

25. Recibir de la DDRH el memorando en el cual se instruye lo correspondiente a la

impresión del reporte anual de las vacaciones de los servidores por Departamentos, Secciones y Unidades. Estos formularios se remiten a cada Unidad Administrativa con el propósito de que cada funcionario realice la programación anual de sus vacaciones. Una vez actualizada manualmente esta información, la misma es capturada en el Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos (SIGRHU). Concluida esta fase el servidor podrá realizar la reprogramación de sus vacaciones en el SIGRHU cuando lo estime conveniente.

Nota: Para el Departamento de Servicios Administrativos de la Dirección de Fiscalización General, los numerales 2, 3, 4, 11, 12 y 20 de esta sección del Manual, quedarán exceptuados, debido al tamaño de la Dirección, así como la dispersión geográfica de sus oficinas. En estos casos, intervienen de manera directa por instrucciones del (de la) Director(a) y/o Subdirector, según delegación, los Asistentes Ejecutivos de la Dirección, los Coordinadores de Áreas de Fiscalización, los Jefes Regionales o Jefes de Fiscalización de las Oficinas.


III. PROCEDIMIENTOS

A. GENERALES

Nota: Estos procedimientos serán de uso de los Departamentos de Servicios Administrativos, así como las Unidades de Enlace de las Direcciones respectivamente.

A.1 Anteproyecto de Presupuesto de la Dirección respectiva El Anteproyecto es la estimación de los gastos que podrán comprometerse en un año fiscal, para la ejecución de las actividades que permitan alcanzar los objetivos y metas establecidos en el plan operativo de cada una de las Direcciones de la Contraloría General de la República. La Dirección de Fiscalización General, requerirá que el proceso de formulación de su presupuesto, sea atendido por una Oficina Técnica específica, la cual dirigirá todo el proceso, seguimiento y evaluación del Anteproyecto de Presupuesto. 1. Dirección de Asesoría Económica y Financiera

Unidad Coordinadora General

Remite a las Direcciones, a través de memorando, los lineamientos y fechas topes a seguir para la presentación del Anteproyecto, incluyendo una serie de formularios diseñados en Excel para la presentación y sustento de la información.

Nota: Ver los formularios utilizados para presentar el Anteproyecto (Anexos).

2. Direcciones de Administración y Finanzas, Dirección Nacional de Informática y Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos

Envían memorandos a las Direcciones, solicitando se presenten las necesidades en materia

administrativa e informática, como se indica en el siguiente cuadro.

Dirección de Administración y

Finanzas

Dirección de Informática

Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos

232 340 350 370

Papelería Equipo de Oficina Mobiliario de oficina. Equipos Varios

265 301 380

Materiales y suministros de computación. Maquinaria y equipo de Producción de Comunicaciones. Equipo de Computación.

001 002 003

Personal Fijo Personal transitorio Personal contingente


Nota: La información correspondiente a la DAF y la DNI, debe suministrarse de acuerdo a fechas establecidas, ya que las mismas la requieren para ser incorporadas en su anteproyecto de presupuesto. 3. Direcciones respectivas Reciben memorando y formularios e instruyen al Departamento de Servicios

Administrativos, a proceder con la confección del mismo, en atención a las instrucciones impartidas por la Dirección de Asesoría Económica y Financiera.

Entregan a la secretaria de la Dirección, para que remita el memorando físicamente al

Departamento de Servicios Administrativos. 4. Departamentos de Servicios Administrativos Jefatura y Asistente Administrativo(a) Coordinan el mecanismo a utilizar para la recopilación de la información de los

Departamentos y Secciones, envían a través de correo electrónico los lineamientos y los formularios a los jefes de Departamentos y Secciones de las Direcciones respectivas.

5. Departamentos y Secciones de las Direcciones respectivas Jefaturas Definen los objetivos y las metas presupuestarias a cumplir durante el período indicado,

en función de los Objetivos Institucionales (Metas Estratégicas) propuestos. Identifican las necesidades de las unidades administrativas y se plasma en los formularios

el sustento de cada una, para el Anteproyecto de Presupuesto de los Departamentos y Secciones. (Ver Anexos)

Remiten la información a los Departamentos de Servicios Administrativos respectivo. 6. Departamentos de Servicios Administrativos Reciben la documentación de todos los Departamentos y Secciones, para realizar la

formulación del anteproyecto de la Dirección respectiva. Se aseguran que la información enviada por los Departamentos y Secciones, referente a

los objetos de gastos, que forman parte del Anteproyecto de Presupuesto, estén correctos. Se sustentará la formulación presupuestaria en las diferentes instancias (Departamentos y

Secciones) y en atención a las instrucciones emanadas de las Direcciones de Asesoría Económica y Financiera, Dirección de Administración y Finanzas y Dirección Nacional de Informática, se remiten de la siguiente forma:

Requerimiento de equipo informático, se envían a la Dirección de Informática; necesidad de mobiliario y equipo de oficina a la Dirección de Administración y Finanzas. En este


sentido, a través de correo se le suministrará al Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública, (ISFCyGP), todo lo concerniente a los gastos que tienen que ver con las actividades de capacitación. Esta información se adiciona al anteproyecto de Presupuesto.

Preparan y remiten el anteproyecto (consolidado) a la Dirección de Asesoría Económica y

Financiera, a través del Despacho del Director. Esta información debe ser remitida digital y física (encuadernada).

Preparan material para la sustentación del mismo ante el (la) Contralor(a) General de la

República.

1 2 3

1

2

3

4 5

5

4

REMITE A LAS DIRECCIONES, A TRAVÉS DE MEMORANDO,

LOS LINEAMIENTOS Y FECHAS TOPES A SEGUIR PARA LA

PRESENTACIÓN DEL ANTEPROYECTO, INCLUYENDO UNA

SERIE DE FORMULARIOS DISEÑADOS EN EXCEL PARA LA

PRESENTACIÓN Y SUSTENTO DE LA INFORMACIÓN.

ENVÍAN MEMORANDOS A LAS DIRECCIONES, SOLICITANDO

SE PRESENTEN LAS NECESIDADES EN MATERIA

ADMINISTRATIVA E INFORMÁTICA

COORDINAN EL MECANISMO A UTILIZAR PARA LA RECOPILACIÓN DE LA

INFORMACIÓN DE LOS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES, ENVÍAN A

TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO LOS LINEAMIENTOS Y LOS

FORMULARIOS A LOS JEFES DE DEPARTAMENTOS Y SECCIONES DE

LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS.

INSTRUYEN AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, A PROCEDER CON LA CONFECCIÓN DEL MISMO, EN ATENCIÓN A LAS INSTRUCCIONES IMPARTIDAS POR LA DIRECCIÓN DE ASESORÍA ECONÓMICA Y FINANCIERA

6

6

DEFINEN LOS OBJETIVOS Y LAS METAS PRESUPUESTARIAS A

CUMPLIR DURANTE EL PERÍODO INDICADO, EN FUNCIÓN DE LOS

OBJETIVOS INSTITUCIONALES (METAS ESTRATÉGICAS) PROPUESTOS,

IDENTIFICAN LAS NECESIDADES DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

Y SE PLASMA EN LOS FORMULARIOS EL SUSTENTO DE CADA UNA.

SE SUSTENTARÁ LA FORMULACIÓN PRESUPUESTARIA EN LAS

DIFERENTES INSTANCIAS (DEPARTAMENTOS Y SECCIONES),

PREPARAN Y REMITEN EL ANTEPROYECTO (CONSOLIDADO) A LA

DIRECCIÓN DE ASESORÍA ECONÓMICA Y FINANCIERA, A TRAVÉS DEL

DESPACHO DEL DIRECTOR.

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

DIRECCIONES RESPECTIVAS


DIRECCIONESDAF,DNI Y DDRH

DIRECCIÓN DE ASESORÍA ECONÓMICA

Y FINANCIERA DEPARTAMENTOS DESERVICIOS ADMINISTRATIVOSDIRECTOR

DEPARTAMENTOS Y SECCIONESDE LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS


A.2 Informe Administrativo En virtud del artículo 26 de la Ley Núm.6 de 22 de enero de 2002 “Que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Hábeas data y Dicta otras disposiciones” esta Unidad genera correo dirigido a todos los Jefes de Departamentos, en la cual se indica su colaboración para efecto de elaborar el Informe Administrativo. Este informe debe prepararse por mes, trimestre, semestre y anual. El Departamento de Servicios Administrativo de la Dirección Nacional de Informática, remite directamente a la Dirección el Informe Administrativo. Nota: La presentación de la información debe contar con las siguientes especificaciones:

El contenido del texto debe prepararse en letra universal tamaño 11 en Word. Cuando exista la necesidad de elaborar cuadros y gráficas en Excel, las mismas

deberán insertarse al texto de Word en forma de imágenes. Esta información debe remitirse al Departamento de Apoyo Técnico, en forma impresa

y por correo electrónico.

1. Departamentos de Servicios Administrativos Jefatura Reciben correo electrónico en donde solicitan la información para la confección del

Informe Administrativo.

Solicitan a todos los colaboradores, un informe de producción trimestral, de acuerdo a las tareas más relevantes que se han ejecutado en dicho período; estos informes pueden ser cuantitativos y de Atención de Servicios.

Recopilan los datos y remiten correo electrónico o físicamente al Departamento de Apoyo

Técnico o a quien se designe. Nota: En la Dirección de Fiscalización General, el informe de producción trimestral será realizado por los Asistentes Ejecutivos de la Dirección y Subdirección.

2. Departamentos de Apoyo Técnico o a quien designe

Reciben a través de correo el Informe Administrativo, verifican, de estar todo correcto

mantienen éste para el monitoreo.


1 2

1

2

SOLICITAN A TODOS LOS COLABORADORES UN INFORME DE PRODUCCIÓN TRIMESTRAL, DE ACUERDO A LAS TAREAS MÁS RELEVANTES QUE SE HAN EJECUTADO EN DICHO PERÍODO; ESTOS INFORMES PUEDEN SER CUANTITATIVOS Y ATENCIÓN DE SERVICIOS, RECOPILAN LOS DATOS Y REMITEN CORREO ELECTRÓNICO AL DEPARTAMENTO DE APOYO TÉCNICO O A QUIEN SE DESIGNE.

RECIBEN A TRAVÉS DE CORREO EL INFORME ADMINISTRATIVO, VERIFICAN, DE ESTAR TODO CORRECTO MANTIENEN ÉSTE PARA EL MONITOREO.

INFORME ADMINISTRATIVO


DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTOS DE APOYO TÉCNICO O A QUIEN DESIGNEDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DEPARTAMENTOS DE APOYO TÉCNICO O A QUIEN DESIGNE

A.3 Atención de incidentes dirigidos al Centro de Apoyo al Usuario (Reinicio de claves de usuario, Habilitación de usuarios, Reporte de daño a equipo) Nota: En el Instituto Nacional de Estadística y Censo, la atención de incidentes será realizado por cada unidad administrativa al Centro de Apoyo al Usuario (CAU). El Departamento de Servicios Administrativos de la Dirección Nacional de Informática, sólo canaliza el servicio de reinicio de contraseñas y habilitación e inhabilitación de usuario. Los reportes de daños en equipos informáticos o inconvenientes con aplicaciones, el usuario lo tramita directamente a través del Centro de Apoyo al Usuario. 1. Clientes Remiten a través de correo los incidentes. La información correspondiente al incidente

reportado debe contener los siguientes datos:


Datos Personales Nombre de la Dirección Nombre del Departamento o Sección Cédula Piso Teléfono/Extensión o IP Nombre de la entidad donde está asignada

Datos del Equipo Nombre del Usuario del equipo Núm. de Placa de CPU Núm. de Placa de Monitor Núm. de Placa de Teclado Nombre del Equipo Daño o Requerimiento

Nota: También se remiten al Centro de Apoyo al Usuario, las solicitudes del personal que no cuentan con el equipo en funcionamiento. En caso de habilitación de usuarios o reinicio de contraseñas, se completará el formato con los datos personales del usuario. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben los correos con los incidentes, con la información solicitada, para remitirlos a

través de correo al Centro de Apoyo al Usuario. Nota: En el Instituto Nacional de Estadística y Censo, cada funcionario realiza la solicitud directamente por correo al Centro de Apoyo al Usuario. 3. Dirección Nacional de Informática Centro de Apoyo al Usuario Recibe la solicitud por parte de los Departamentos de Servicios Administrativos, con los

datos del cliente que requiere el servicio. Crea el incidente y envía electrónicamente el número correlativo para su atención.

Posteriormente, se le asigna a un técnico para su atención. Contacta a través de teléfono al cliente, corroborando la información para el monitoreo

correspondiente; una vez atendido el incidente realizan el cierre del mismo, lo cual es enviado por correo.


4. Clientes Reciben correo por parte del Centro de Apoyo al Usuario con una encuesta de servicio. Evalúan la calidad del servicio recibido y envían el formulario electrónico.

1 2 3

1

2

3

REMITEN A TRAVÉS DE CORREO LOS INCIDENTES.

RECIBEN LOS CORREOS CON LOS INCIDENTES, CON LA INFORMACIÓN SOLICITADA, PARA REMITIRLOS A TRAVÉS DE CORREO AL CENTRO DE APOYO AL USUARIO.

CREA EL INCIDENTE Y ENVÍA ELECTRÓNICAMENTE EL NÚMERO CORRELATIVO PARA SU ATENCIÓN. POSTERIORMENTE, SE LE ASIGNA A UN

TÉCNICO PARA SU ATENCIÓN, CONTACTA A TRAVÉS DE TELÉFONO AL CLIENTE, CORROBORANDO LA INFORMACIÓN PARA EL MONITOREO

CORRESPONDIENTE; UNA VEZ ATENDIDO EL INCIDENTE REALIZAN EL CIERRE DEL MISMO, LO CUAL ES ENVIADO POR CORREO.

4

4RECIBEN CORREO POR PARTE DEL CENTRO DE APOYO AL USUARIO CON UNA ENCUESTA DE SERVICIO, EVALÚAN LA CALIDAD DEL SERVICIO RECIBIDO Y ENVÍAN EL FORMULARIO ELECTRÓNICO.

ATENCIÓN DE INCIDENTES DIRIGIDOS AL CENTRO DE APOYO AL USUARIO (REINICIO DE CLAVES DE USUARIO, HABILITACIÓN DE USUARIOS, REPORTE DE DAÑO A EQUIPO )



CLIENTESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CENTRO DE APOYO AL USUARIODEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS CENTRO DE APOYO AL USUARIO

DIRECCIÓN NACIONAL DEINFORMÁTICA


A.4 Administración del Fondo de Caja Menuda (Custodia y Pago de Viático)

1. Unidad Solicitante Completa la solicitud, seleccionando el fondo de caja menuda, selecciona la ventana

“Agregar Relación de Viáticos”. Elige en la ventana la Dirección a la cual pertenece, así como el nombre de usuario y el

autorizante, guarda la solicitud. 2. Unidad Autorizante Recibe la solicitud vía web, autoriza el pago y da instrucciones al custodio de Caja

Menuda. 3. Custodio de Caja Menuda Recibe la solicitud por parte de la unidad autorizante, imprime la solicitud, localiza a la

unidad solicitante. 4. Unidad Solicitante Recibe el efectivo por parte del Custodio de Caja Menuda, firma el comprobante de Caja

Menuda, como constancia de recibo de pago de viático.

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4

1

2

COMPLETA LA SOLICITUD, SELECCIONANDO EL FONDO DE CAJA MENUDA, SELECCIONA LA VENTANA “AGREGAR RELACIÓN DE VIÁTICOS”.ELIGE EN LA VENTANA LA DIRECCIÓN A LA CUAL PERTENECE, ASÍ COMO EL NOMBRE DE USUARIO Y EL AUTORIZANTE, GUARDA LA SOLICITUD.

RECIBE LA SOLICITUD VÍA WEB, AUTORIZA EL PAGO Y DA INSTRUCCIONES AL CUSTODIO DE CAJA MENUDA.

3

4

RECIBE LA SOLICITUD POR PARTE DE LA UNIDAD AUTORIZANTE, IMPRIME LA SOLICITUD, LOCALIZA A LA UNIDAD SOLICITANTE.

RECIBE EL EFECTIVO POR PARTE DEL CUSTODIO DE CAJA MENUDA, FIRMA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, COMO CONSTANCIA DE RECIBO DE PAGO DE VIÁTICO.

ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE CAJA MENUDA (CUSTODIA Y PAGO DE VIÁTICO)



UNIDAD SOLICITANTE CUSTODIO DE CAJA MENUDAUNIDAD AUTORIZANTEUNIDAD SOLICITANTE CUSTODIO DE CAJA MENUDAUNIDAD AUTORIZANTE


A.5 Solicitud de Combustible 1. Direcciones Respectivas

Conductores Solicitan a los Departamentos de Servicios Administrativos, la confección de la solicitud

de combustible. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretaria Tramitan la solicitud de combustible a través de la Intranet, en el Sistema Integrado de

Administración Vehicular (SIAV). 3. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Transporte Verifica la información remitida a través del sistema, avala que todos los datos en la

solicitud estén correctos, así como el kilometraje solicitado para retiro de la tarjeta de combustible por parte del conductor y atiende la solicitud.

4. Direcciones Respectivas Conductor Retiran la tarjeta, se apersonan a la Estación de Combustible, para recibir el despacho del

combustible, firman la factura correspondiente que evidencie lo despachado, reciben copia de la misma, la cual deben entregar en el Departamento de Transporte.

Nota: Para solicitudes de combustibles por misiones oficiales a las provincias, los conductores deben entregar las facturas en cada Regional para que sean recibidas en la Dirección de Administración y Finanzas, para los informes correspondientes.


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3

SOLICITAN A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, LA CONFECCIÓN DE LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE.

TRAMITAN LA SOLICITUD DE COMBUSTIBLE A TRAVÉS DE LA INTRANET, EN EL SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRACIÓN VEHICULAR (SIAV).

VERIFICA LA INFORMACIÓN REMITIDA A TRAVÉS DEL SISTEMA, AVALA QUE TODOS LOS DATOS EN LA SOLICITUD ESTÉN CORRECTOS, ASÍ COMO EL KILOMETRAJE SOLICITADO PARA RETIRO DE LA TARJETA DE COMBUSTIBLE POR PARTE DEL CONDUCTOR Y ATIENDE LA SOLICITUD.

4

4RETIRAN LA TARJETA, SE APERSONAN A LA ESTACIÓN DE COMBUSTIBLE, PARA RECIBIR EL DESPACHO DEL COMBUSTIBLE, FIRMAN LA FACTURA CORRESPONDIENTE QUE EVIDENCIE LO DESPACHADO, RECIBEN COPIA DE LA MISMA, LA CUAL DEBEN ENTREGAR EN EL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE.

SOLICITUD DE COMBUSTIBLE



DEPARTAMENTO DE TRANSPORTEDEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

CONDUCTORES DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

CONDUCTORES


A.6 Solicitud para gestionar el pago por ACH a los colaboradores 1. Clientes Realizan apertura de una cuenta de ahorros en el Banco al que deseen que se le deposite el

pago quincenalmente. Reciben por parte del Banco el formulario sellado donde indica el número de la cuenta. Entregan el formulario a las Secretarias o Asistentes Administrativos de los

Departamentos de Servicios Administrativos. 2. Departamento de Servicios Administrativos Secretaria/ Asistente Administrativo Reciben el formulario con el detalle del número de cuenta del Banco, por parte de los

clientes y copia de cédula.


Ingresan los datos de los clientes en el Sistema de Afiliación a pago electrónico ACH. Imprime el formulario, confecciona un memorando y remite al Director, junto con el

formulario para la firma; envía a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, para su debido trámite.

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1

2

REALIZAN APERTURA DE UNA CUENTA DE AHORROS EN EL BANCO AL QUE DESEEN QUE SE LE DEPOSITE EL PAGO

QUINCENALMENTE, RECIBEN POR PARTE DEL BANCO EL FORMULARIO SELLADO DONDE INDICA EL NÚMERO DE LA CUENTA,

ENTREGAN EL FORMULARIO A LAS SECRETARIAS O ASISTENTES ADMINISTRATIVOS DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS.

RECIBEN EL FORMULARIO CON EL DETALLE DEL NÚMERO DE CUENTA DEL BANCO, POR PARTE DE LOS CLIENTES Y COPIA DE

CÉDULA, INGRESAN LOS DATOS DE LOS CLIENTES EN EL SISTEMA DE AFILIACIÓN A PAGO ELECTRÓNICO ACH, IMPRIME EL

FORMULARIO, CONFECCIONA UN MEMORANDO Y REMITE AL DIRECTOR, JUNTO CON EL FORMULARIO PARA LA FIRMA; ENVÍA A

LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, PARA SU DEBIDO TRÁMITE.

SOLICITUD PARA GESTIONAR EL PAGO POR ACH A LOS COLABORADORES



DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

CLIENTES DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS

CLIENTES


A.7 Reportes de daños a través del sistema SISSEGE (Sistema de Solicitudes de Servicios Generales)

1. Clientes Remiten a través de correo los incidentes de daños de mobiliario de oficina y reparaciones

en general. Nota: Cuando se trata de un bien mueble, que presenta deterioro, se crea una solicitud a

través de SISSEGE ((Sistema de Solicitudes de Servicios Generales), con el requerimiento solicitado; en caso de descarte, se solicita la evaluación del Técnico y si éste lo justifica, solicita el traslado del bien para el descarte, a través del formulario Bienes Patrimoniales (Formulario Núm.1).

2. Departamentos de Servicios Administrativos Jefaturas Recepcionan los correos, verifican las solicitudes y remiten a los Asistentes

Administrativos para proceder. 3. Asistentes Administrativos(as)/ Secretaria Reciben correo con instrucciones de la jefatura del Departamento, ingresan en el Sistema

SISSEGE, los datos, especificando las reparaciones solicitadas por la unidad solicitante, el sistema automáticamente genera un número a la solicitud.

Envían a través del sistema las solicitudes al Departamento de Servicios Generales, para

que asigne a un técnico para la evaluación de los daños y realice las reparaciones descritas, si éste es el caso.

4. Dirección de Administración y Finanzas

Departamento de Servicios Generales Remite a través de correo, confirmando que la solicitud ha sido atendida.


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2

REMITEN A TRAVÉS DE CORREO LOS INCIDENTES DE DAÑOS DE MOBILIARIO DE OFICINA Y REPARACIONES EN

GENERAL.

RECEPCIONAN LOS CORREOS, VERIFICAN LAS SOLICITUDES Y REMITEN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS PARA PROCEDER.

3

RECIBEN CORREO CON INSTRUCCIONES DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO, INGRESAN EN EL SISTEMA

SISSEGE, LOS DATOS, ESPECIFICANDO LAS REPARACIONES SOLICITADAS POR LA UNIDAD SOLICITANTE, ENVÍAN A

TRAVÉS DEL SISTEMA LAS SOLICITUDES AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES, PARA QUE ASIGNE A UN

TÉCNICO PARA LA EVALUACIÓN DE LOS DAÑOS Y REALICE LAS REPARACIONES DESCRITAS, SI ÉSTE ES EL CASO.

4

4 REMITE A TRAVÉS DE CORREO, CONFIRMANDO QUE LA SOLICITUD HA SIDO ATENDIDA.

REPORTES DE DAÑOS A TRAVÉS DEL SISTEMA SISSEGE



DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOSCLIENTES

JEFATURAS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS)JEFATURAS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS)

DEPARTAMENTO DE SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN YFINANZAS

A.8 Reposición de Cheques Los procedimientos relacionados a la Reposición de Cheques serán los siguientes: 1. Reposición de Cheque Caduco o Deteriorado en Posesión del Beneficiario o Custodio

(Institución). 2. Reposición de Cheque Extraviado o Robado en Poder del Beneficiario. 3. Reposición de Cheques Robados o Extraviados que no han sido Pagados (que están en

Circulación). 4. Reposición de cheques Robados o Extraviados que han sido Pagados. 5. Reposición de cheque cuando es ataviado o Robado bajo la responsabilidad del Custodio

(Institución). 6. Reposición de Cheque cuando el documento es dañado en el proceso de producción. 7. Reposición de Cheques por Errores en la Planilla. Dichos procedimientos serán realizados por el Departamento de Servicios Administrativos e Información de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. (Ver Manual de Procedimientos para la Reposición de Cheques de Planillas del Gobierno Central Segunda Versión, Decreto 21-2008-DMySC de 8 de enero de 2008, G.O. 26024).


A.9 Envío de los estados de cuenta de las llamadas telefónicas

Nota: Los formularios señalados para el Acta de Arqueo de Caja e Informe de Ingresos de llamadas telefónicas, serán utilizados por los Departamentos o Unidades de Servicios Administrativos a fin de tener un respaldo de los efectivos entregados. Esta disposición se implementa para el momento en que se realice una auditoría por parte de la Dirección de Auditoría Interna, con el propósito de rendir cuentas por el manejo de dichos fondos. La Dirección Nacional de Informática, al no contar con una figura secretarial por Departamentos, se trabaja de manera directa: Usuario – Asistente Administrativo.

1. Direcciones Respectivas

Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Ejecutivas

Reciben por parte de la Dirección Nacional de Informática, correo electrónico con el detalle de las llamadas telefónicas efectuadas por el personal de la Dirección.

Desglosan la información por cada Unidad (Secciones y Departamentos), confeccionan

memorando a cada una de las unidades que conforman la Dirección. Remiten los memorandos a cada una de las unidades, para recaudar el dinero de las

llamadas. Nota: Luego de treinta días, las unidades administrativas remiten al Departamento de Servicios Administrativos, los memorandos con el detalle de las llamadas y el dinero que corresponde a las llamadas realizadas por los servidores que tienen autorización de utilización de códigos.

2. Unidades Administrativas

Reciben memorando con el detalle de cada llamada y los costos totales que debe asumir cada unidad.

Confeccionan memorando con el desglose de las llamadas por número telefónico y los montos adeudados, junto con el dinero a pagar.

Confeccionan el formulario Acta de Arqueo de Caja (Formulario Núm.2) y el formulario

Informe de Ingresos de llamadas telefónicas (Formulario Núm.3), con el fin de mantener un control de los ingresos recaudados.

Remiten el memorando con los formularios adjuntos y el efectivo de las llamadas.


3. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos

Secretarias Ejecutivas

Reciben de cada Unidad Administrativa los memorandos con el monto de las llamadas realizadas por los colaboradores y el dinero adjunto.

Confeccionan memorando, con el detalle del pago de las llamadas, de todas las unidades administrativas y remiten a la jefatura del Departamento de Servicios Administrativos. Jefaturas

Reciben memorando con el detalle de todas las llamadas de las unidades administrativas. Verifican que la información de los pagos, coincida con los memorandos emitidos por

dichas unidades; de estar todo correcto, firman el memorando, autorizando la entrega del efectivo a la Dirección de Administración y Finanzas.

Secretaria

Entregan originales del memorando, Acta de Arqueo de Caja e Informe de Ingresos de

llamadas telefónicas y el efectivo recaudado, a la Dirección de Administración y Finanzas, Departamento de Tesorería.

Elabora informe de pago detallado por servidor, totalizando el monto pagado y remite,

junto con los recibos de pago en forma digital, vía correo electrónico a la Dirección Nacional de Informática.

4. Dirección de Administración y Finanzas

Departamento de Tesorería

Recibe originales de memorando, Acta de Arqueo de Caja e Informe de Ingresos de llamadas telefónicas, junto con el dinero recaudado, confecciona recibo de entrega de dinero en efectivo, como constancia de que se hizo el pago de las llamadas de la Dirección respectiva.

Entrega el recibo a la Secretaria asignada del recaudo.

5. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Secretaria Ejecutiva

Reciben las volantes de recibo y archivan en el consecutivo de pagos de llamadas telefónicas del Departamento.


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5

CONFECCIONAN MEMORANDO CON EL DESGLOSE DE LAS

LLAMADAS POR NÚMERO TELEFÓNICO Y LOS MONTOS

ADEUDADOS, JUNTO CON EL DINERO A PAGAR,

CONFECCIONAN EL FORMULARIO ACTA DE ARQUEO DE

CAJA Y EL FORMULARIO INFORME DE INGRESOS DE

LLAMADAS TELEFÓNICAS, REMITEN EL MEMORANDO CON

LOS FORMULARIOS ADJUNTOS Y EL EFECTIVO DE LAS

LLAMADAS.

CONFECCIONAN MEMORANDO CON EL DETALLE DEL PAGO DE

LLAMADAS, REMITEN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO PARA LA

FIRMA, LA SECRETARIA ENTREGA MEMORANDO, ACTA DE ARQUEO DE

CAJA E INFORME DE INGRESOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS Y EL

EFECTIVO RECAUDADO, A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS, ELABORA INFORME DE PAGO Y REMITE JUNTO CON LOS

RECIBOS EN FORMA DIGITAL, VÍA CORREO ELECTRÓNICO A LA

DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA .

RECIBEN LAS VOLANTES DE RECIBO Y ARCHIVAN EN EL CONSECUTIVO

DE PAGOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS DEL DEPARTAMENTO.

RECIBEN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA, CORREO ELECTRÓNICO CON EL DETALLE DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS EFECTUADAS, DESGLOSAN LA INFORMACIÓN POR CADA UNIDAD, CONFECCIONAN MEMORANDO A CADA UNA DE LAS UNIDADES QUE CONFORMAN LA DIRECCIÓN Y REMITEN.

CONFECCIONA RECIBO DE ENTREGA DE DINERO EN EFECTIVO,

COMO CONSTANCIA DE QUE SE HIZO EL PAGO DE LAS LLAMADAS DE

LA DIRECCIÓN RESPECTIVA.

ENVÍO DE LOS ESTADOS DE CUENTA DE LAS LLAMADAS TELEFÓNICAS



DEPARTAMENTO DE TESORERÍAUNIDADES ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS UNIDADES ADMINISTRATIVASDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS


A.10 Misiones oficiales a través del Conductor o Mensajero 1. Departamento de Servicios Administrativos Reciben a través de llamadas y correos, solicitudes de traslado del personal a las diferentes

entidades, así como la correspondencia que se debe entregar a las diferentes entidades. Coordina el traslado del personal con el conductor asignado al Departamento. Nota: Brinda el apoyo a cualquier unidad administrativa (Departamentos y Secciones) de la Dirección correspondiente.


A.11 Solicitud de Salvoconducto 1. Servicios Administrativos Asistente Administrativo Completa el Formulario de Salvo Conducto a través del sistema asignado para tal fin. Envía vía web al Departamento de Transporte. 2. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Transporte Supervisor(a) Verifica en el sistema asignado la solicitud, genera el documento y entrega a la Jefatura

del Departamento. Jefatura

Firma el formulario y devuelve al (a la) Supervisor(a)

Supervisor(a) Remite la solicitud a la Dirección de Administración y Finanzas. 3. Dirección de Administración y Finanzas Recibe la Solicitud, firma autorizando el Salvoconducto y devuelve al Departamento de

Transporte. 4. Departamento de Transporte Recibe el Salvoconducto y envía al Departamento de Seguridad. 5. Departamento de Seguridad Recibe el Salvoconducto para entregar al seguridad en la planta baja.


COMPLETA EL FORMULARIO DE SALVO CONDUCTO A

TRAVÉS DEL SISTEMA ASIGNADO PARA TAL FIN, ENVÍA

VÍA WEB AL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE.

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RECIBE EL SALVOCONDUCTO Y ENVÍA AL DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD.

RECIBE EL SALVOCONDUCTO PARA ENTREGAR AL SEGURIDAD EN

LA PLANTA BAJA.

5

VERIFICA EN EL SISTEMA ASIGNADO LA SOLICITUD,

GENERA EL DOCUMENTO Y ENTREGA A LA JEFATURA

DEL DEPARTAMENTO, FIRMA EL FORMULARIO Y

DEVUELVE AL (A LA) SUPERVISOR(A) Y REMITE LA

SOLICITUD A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS.

RECIBE LA SOLICITUD, FIRMA AUTORIZANDO EL SALVOCONDUCTO Y DEVUELVE AL DEPARTAMENTO DE TRANSPORTE.

SOLICITUD DE SALVOCONDUCTO



DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOS DIRECCIÓN

DEPARTAMENTO DESEGUIDAD

DEPARTAMENTO DETRANSPORTE

DIRECCIÓNDEPARTAMENTO DE

SEGUIDADDEPARTAMENTO DE

TRANSPORTE


A.12 Envío de valores al Banco Nacional Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. 1. Departamento de Servicios Administrativos Conductor asignado al Departamento Retira los valores de las unidades administrativas (Departamentos y Secciones) que

manejan valores tales como: Cheques, Depósitos y Notas de Transferencia, Notas de autorización de firma, cheques de caja menuda.

Entrega al Banco Nacional y los comprobantes de depósito a las unidades

correspondientes.


A.13 Retiro de Cheques de Valores en el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF) Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad. 1. Departamento de Servicios Administrativos Conductor asignado al Departamento Retira los cheques de cuota obrero del Seguro Patronal y de Pro-Futuro. Entrega a la Sección de Valores con su respectivo acuse de recibido. 2. Sección de Valores

Recibe el acuse de recibido por parte del conductor asignado al departamento.

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RETIRA LOS CHEQUES DE CUOTA OBRERO DEL SEGURO PATRONAL Y DE PRO-FUTURO, ENTREGA A LA SECCIÓN DE VALORES CON SU RESPECTIVO ACUSE DE RECIBIDO.

RECIBE EL ACUSE DE RECIBIDO POR PARTE DEL CONDUCTOR ASIGNADO AL DEPARTAMENTO.

RETIRO DE CHEQUES DE VALORES EN EL MEF



DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS E INFORMACIÓN

CONDUCTOR ASIGNADO AL DEPARTAMENTO SECCIÓN DE VALORESCONDUCTOR ASIGNADO AL DEPARTAMENTO SECCIÓN DE VALORES


B. BIENES PATRIMONIALES B.1 Inventario periódico de los bienes en las Direcciones Respectivas (Útiles de Oficina y

equipo informático) Nota: En la Dirección de Fiscalización General, cada Departamento, llevará el inventario de sus materiales; en el caso de los bienes informáticos, la información será recopilada por la Subdirección. En la Dirección Nacional de Informática, el Asistente Administrativo remite correo del inventario actualizado a los correos correspondientes, de acuerdo al caso, con copia al (a la) Jefe(a) de Servicios Administrativos. En la Dirección de Administración y Finanzas, cada unidad administrativa, incluyendo a las Oficinas Regionales que componen la Dirección, deben levantar su inventario de materiales y útiles de oficina y el de equipo informático, al finalizar cada mes y remitirlo vía correo electrónico a Servicios Administrativos.

1. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)

Reciben la información preparada por el responsable del inventario en cada unidad administrativa.

Verifican la presentación de los datos de acuerdo a los lineamientos establecidos y se

envían consolidados vía correo a las unidades correspondientes. Actualizan el formulario Cuadro de Inventario de Materiales y Útiles de Oficina

(Formulario Núm.4) del mes anterior, para realizar el conteo de los útiles con cada unidad (Sección y Departamento) de la Dirección.

Previa revisión y comparación con el inventario anterior, consolidan la información y la remiten al buzón “Inventario de Útiles y Materiales de Oficina”, antes del día 5 de cada mes, con copia al Director, Subdirector y personal que se requiera. Este inventario es recibido y verificado por personal del Departamento de Contabilidad y la Dirección de Auditoría Interna. Nota: Cuando se trata de inventario de útiles de oficina, dentro de los primeros cinco (5) del mes siguiente, los Asistentes Administrativos deben hacer entrega del inventario. Previa revisión y comparación con el inventario anterior, consolidan la información y la remiten al buzón “Inventario Equipo Informático” y envían copia al Director, Subdirector y personal que se requiera. En caso de que se realice el inventario del equipo informático, el formulario utilizado es el Inventario Informático, (Formulario Núm.5), éste se entregará a más tardar el día 15 del mes siguiente al que corresponde el inventario. Este inventario se realiza con la


información enviada por cada una de las unidades (Secciones y Departamentos), que conforman las Direcciones, se compara el resultado anterior con el mes actual, se solicitan las correcciones a la unidad correspondiente, se confecciona un consolidado y se envía a la Dirección de Auditoría Interna.

2. Jefaturas

Verifican la información remitida por correo por parte de los Asistentes Administrativos, una vez que todo esté en orden, remiten vía correo el inventario a la Dirección de Auditoría Interna con copia al Subdirector(a).

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2VERIFICAN LA INFORMACIÓN REMITIDA POR CORREO POR PARTE DE LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS, UNA VEZ QUE TODO

ESTÉ EN ORDEN, REMITEN VÍA CORREO EL INVENTARIO A LA DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA CON COPIA AL

SUBDIRECTOR(A).

VERIFICAN LA PRESENTACIÓN DE LOS DATOS Y SE ENVÍAN CONSOLIDADOS VÍA CORREO A LAS UNIDADES

CORRESPONDIENTES, ACTUALIZAN EL FORMULARIO CUADRO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA DEL MES

ANTERIOR, PARA REALIZAR EL CONTEO DE LOS ÚTILES CON CADA UNIDAD (SECCIÓN Y DEPARTAMENTO) DE LA DIRECCIÓN,

REMITEN AL BUZÓN “INVENTARIO DE ÚTILES Y MATERIALES DE OFICINA”, ANTES DEL DÍA 5 DE CADA MES, CON COPIA AL

DIRECTOR, SUBDIRECTOR Y PERSONAL QUE SE REQUIERA.

INVENTARIO PERIÓDICO DE LOS BIENES EN LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS(ÚTILES DE OFICINA Y EQUIPO INFORMÁTICO)



DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) JEFATURASASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) JEFATURAS


B.2 Traslado de Bienes Patrimoniales de las Direcciones Respectivas (Bienes muebles y Equipo Informático)

Nota: En la Dirección de Fiscalización General, cada Departamento, llevará el Traslado de Bienes Patrimoniales. En la Dirección de Informática, los traslados de bienes patrimoniales (bienes muebles y equipo informático), son confeccionados y tramitados por cada departamento y autorizado por el (la) Director(a)/ Subdirector(a). En la Dirección de Administración y Finanzas, los traslados de bienes patrimoniales en general, se elaboran en cada unidad administrativa y se envían al Departamento de Servicios Administrativos (Unidad de Enlace), previo a la firma del (de la) (Director(a) o Subdirector(a).

1. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)

Recibe vía correo electrónico, las solicitudes de traslado, reparación y descarte de todas

las unidades (Secciones y Departamentos) de las Direcciones respectivas, con el detalle de la información:

Número de placa Tipo de bien Marca Modelo Serie Nombre del Equipo

Completan el formulario Bienes Patrimoniales (Formulario Núm.1), generan el

formulario en original y tres copias y entregan a las jefaturas para la firma. Jefaturas

Reciben el formulario con la información detallada, verifican que haya sido completado correctamente, firman y devuelven a los Asistentes Administrativos(as).

Asistentes Administrativos(as)

Reciben el formulario firmado por las jefaturas, entregan dicho formulario a la Subdirección.


2. Direcciones/Subdirecciones Directores/Subdirectores

Verifican el contenido del formulario y que contenga la firma de la jefatura del

Departamento de Servicios Administrativos.

Firman el formulario, autorizando el traslado de bienes y devuelven el formulario a los Asistentes Administrativos(as).


Reciben el formulario y entregan a la Dirección de Administración y Finanzas. 4. Dirección de Administración y Finanzas

Departamento de Bienes Patrimoniales

Recibe los formularios, realiza los registros del traslado de bienes, coloca sello, firma el funcionario que realiza el registro, conserva los originales de los formularios y devuelve las copias selladas.


Reciben las tres copias selladas por parte del Departamento de Bienes Patrimoniales. Desglosan la primera copia y archivan en el expediente del Departamento de Servicios

Administrativos y la segunda copia la entregan a la Unidad del bien.

Colocan una copia sellada en el bien que será trasladado. Nota: Cuando se trate de equipo informático, se entrega el formulario a la Dirección Nacional de Informática para que sea sellado y posteriormente se entrega al Departamento de Bienes Patrimoniales.


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RECIBE VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LAS SOLICITUDES DE TRASLADO, REPARACIÓN Y DESCARTE DE TODAS LAS UNIDADES (SECCIONES Y DEPARTAMENTOS) DE LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS, CON EL DETALLE DE LA INFORMACIÓN: NÚMERO DE PLACA, TIPO DE BIEN, MARCA, MODELO, SERIE, NOMBRE DEL EQUIPO; COMPLETAN EL FORMULARIO BIENES PATRIMONIALES, GENERAN EL FORMULARIO Y ENTREGAN A LAS JEFATURAS PARA LA FIRMA Y DEVUELVEN A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).

RECIBEN EL FORMULARIO Y ENTREGAN A LA DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

RECIBE LOS FORMULARIOS, REALIZA LOS REGISTROS DEL TRASLADO DE BIENES, COLOCA SELLO, FIRMA EL FUNCIONARIO QUE REALIZA EL REGISTRO, CONSERVA LOS ORIGINALES DE LOS FORMULARIOS Y DEVUELVE LAS COPIAS SELLADAS.

RECIBEN LAS TRES COPIAS SELLADAS POR PARTE DEL DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES, DESGLOSAN LA PRIMERA COPIA Y ARCHIVAN EN EL EXPEDIENTE DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Y LA SEGUNDA COPIA LA ENTREGAN A LA UNIDAD DEL BIEN, COLOCAN UNA COPIA SELLADA EN EL BIEN QUE SERÁTRASLADADO.

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VERIFICAN EL CONTENIDO DEL FORMULARIO Y QUE CONTENGA LA FIRMA DE LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, FIRMAN EL FORMULARIO, AUTORIZANDO EL TRASLADO DE BIENES Y DEVUELVEN EL FORMULARIO A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).

TRASLADO DE BIENES PATRIMONIALES DE LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS(BIENES MUEBLES Y EQUIPO INFORMÁTICO)


DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNY FINANZAS

DEPARTAMENTO DE BIENES PATRIMONIALES

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓNY FINANZAS


DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN


DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓNDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS SUBDIRECCIÓN

B.3 Reporte de Equipos Informáticos en garantía Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección Nacional de Informática. 1. Usuario Reporta el daño del equipo informático a través del Centro de Apoyo a Usuario (CAU),

por medio de un incidente. 2. Centro de Apoyo al Usuario Recibe el reporte del incidente y asigna a Soporte Técnico. Genera una orden de trabajo de uso interno.


3. Soporte Técnico Verifica por medio de un técnico, si el equipo tiene garantía no realizan la reparación;

localizan al proveedor para que se apersone a retirar el equipo. Cierra el incidente, una vez que el proveedor ha dado un servicio favorable al equipo y el

tiempo de prueba de tres días, resulte satisfactorio. 4. Servicios Administrativos Cierra el incidente, envía por sistema a Soporte Técnico, indicando que la orden de trabajo

ha sido finalizada. 5. Soporte Técnico Recibe por parte de Servicios Administrativos el reporte y cierra el incidente.

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REPORTA EL DAÑO DEL EQUIPO INFORMÁTICO A TRAVÉS DEL CENTRO DE APOYO A USUARIO (CAU), POR MEDIO DE UN INCIDENTE.

RECIBE EL REPORTE DEL INCIDENTE Y ASIGNA A SOPORTE TÉCNICO, GENERA UNA ORDEN DE TRABAJO DE USO INTERNO.

VERIFICA POR MEDIO DE UN TÉCNICO, SI EL EQUIPO TIENE GARANTÍA NO REALIZAN LA REPARACIÓN; LOCALIZAN AL PROVEEDOR PARA QUE SE APERSONE A RETIRAR EL EQUIPO, CIERRA EL INCIDENTE, UNA VEZ QUE EL PROVEEDOR HA DADO UN SERVICIO FAVORABLE AL EQUIPO Y EL TIEMPO DE PRUEBA DE TRES DÍAS RESULTE SATISFACTORIO.

CIERRA EL INCIDENTE, ENVÍA POR SISTEMA A SOPORTE TÉCNICO, INDICANDO QUE LA ORDEN DE TRABAJO HA SIDO FINALIZADA.

RECIBE POR PARTE DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS EL REPORTE Y CIERRA EL INCIDENTE.

REPORTE DE EQUIPOS INFORMÁTICOS EN GARANTÍA


DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA

CENTRO DE APOYO AL USUARIO SOPORTE TÉCNICO SERVICIOS ADMINISTRATIVOSCENTRO DE APOYO AL USUARIO SOPORTE TÉCNICO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

USUARIO


B.4 Traslado de documentos a los Archivos Inactivos Nota: En la Dirección Nacional de Informática, cada departamento completa sus respectivos formularios de traslado de caja, posteriormente notifican a servicios administrativos para que gestionen el retiro de las cajas. En la Dirección de Administración y Finanzas, cada unidad administrativa, confeccionará el formulario “Traslado de Cajas”. El Departamento de Servicios Administrativos, coordinará con el Departamento de Referencia y Archivos, la revisión y traslado de las cajas a los archivos inactivos. 1. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben vía correo electrónico, las solicitudes de traslado de cajas de las unidades

(Secciones y Departamentos).

Completan los formularios Traslado de Cajas (Formulario Núm.6), con los datos de las cajas, nombre de las personas firmantes y observaciones; entregan los formularios a las unidades solicitantes.

Nota: En la Dirección de Fiscalización General, serán los Departamentos y Secciones, las que completen el formulario Traslado de Cajas; una vez éstas tengan las cajas, se informará a Servicios Administrativos para coordinar con el Departamento de Correspondencia y Archivos, la asignación del personal, para la revisión del contenido y traslado de las cajas. 2. Unidades Solicitantes (Secciones y Departamentos) Reciben los formularios completos, verifican los datos de registro y firman, confirmando

el envío de los documentos a los archivos inactivos. Entregan los formularios firmados a los Asistentes Administrativos(as). 3. Direcciones Respectivas Departamentos de Servicios Administrativos

Asistentes Administrativos(as) Reciben los formularios firmados por las unidades solicitantes y entregan a las

Direcciones/ Subdirecciones. 4. Direcciones/Subdirecciones Directores/Subdirectores Reciben formularios de Traslado de Cajas, verifican los datos relacionados a las cajas que

serán enviadas al Archivo Inactivo y que contengan la firma de la unidad solicitante.


Firman, autorizando el envío de la(s) caja(s) a los archivos inactivos, entregan el

formulario a los Asistentes Administrativos(as). 5. Direcciones Respectivas

Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as)

Confeccionan memorando y remiten a la jefatura del Departamento.

Jefaturas Verifican la redacción del memorando y que contenga toda la descripción que detalla el

formulario de Traslado de Cajas.

Firman, autorizando el envío de las cajas a los Archivos Inactivos. 6. Archivos Inactivos Recibe las cajas con el memorando adjunto de los Departamentos de Servicios

Administrativos.

Sella y firma, notificando el día de entrada a los Archivos Inactivos y la persona que recepciona la entrega de las cajas.


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RECIBEN VÍA CORREO ELECTRÓNICO, LAS SOLICITUDES DE TRASLADO DE CAJAS, COMPLETAN LOS FORMULARIOS TRASLADO DE CAJAS, CON LOS DATOS DE LAS CAJAS, NOMBRE DE LAS PERSONAS FIRMANTES Y OBSERVACIONES; ENTREGAN LOS FORMULARIOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES.

VERIFICAN LOS DATOS DE REGISTRO Y FIRMAN, CONFIRMANDO EL ENVÍO DE LOS DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS INACTIVOS, ENTREGAN LOS FORMULARIOS FIRMADOS A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).

RECIBEN LOS FORMULARIOS FIRMADOS POR LAS UNIDADES SOLICITANTES Y ENTREGAN A LAS DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONES.

VERIFICAN LOS DATOS RELACIONADOS A LAS CAJAS QUE SERÁN ENVIADAS AL ARCHIVO INACTIVO Y QUE CONTENGAN LA FIRMA DE LA UNIDAD SOLICITANTE, FIRMAN, AUTORIZANDO EL ENVÍO DE LA(S) CAJA(S) A LOS ARCHIVOS INACTIVOS, ENTREGAN EL FORMULARIO A LOS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).

RECIBE LAS CAJAS CON EL MEMORANDO ADJUNTO DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, SELLA Y FIRMA, NOTIFICANDO EL DÍA DE ENTRADA A LOS ARCHIVOS INACTIVOS Y LA PERSONA QUE RECEPCIONA LA ENTREGA DE LAS CAJAS.

TRASLADO DE DOCUMENTOS A LOS ARCHIVOS INACTIVOS



DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONESUNIDADES SOLICITANTES ARCHIVOS INACTIVOS

CONFECCIONAN MEMORANDO Y REMITEN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO Y FIRMAN, AUTORIZANDO EL ENVÍO DE LAS CAJAS A LOS ARCHIVOS INACTIVOS.


C. RECURSOS HUMANOS C.1 Actualización de información de las generales de los colaboradores 1. Colaborador Entrega a la secretaría de Departamento o Sección, copia de la documentación que debe

incluirse en el expediente.

2. Departamento de Servicios Administrativos Recibe por parte del Departamento o Sección la documentación de cada colaborador,

actualiza o confecciona un expediente para cada uno de los colaboradores de la Dirección. Mantiene un registro actualizado de los documentos a fin de que en el momento en que se

solicite el expediente, toda la información esté incluida en el mismo. Nota: La documentación a considerar son las siguientes: Generales del Colaborador Evaluaciones de Desempeño Aspectos Disciplinarios Movilidad Laboral Ajustes Salariales Aumentos por Méritos Asignación de Equipo y Mobiliario Cursos y Seminarios Este procedimiento se realizará en cada unidad, con el fin de mantener un control del historial del personal. Será de uso exclusivo de cada Dirección.


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ENTREGA A LA SECRETARÍA DE DEPARTAMENTO O SECCIÓN, COPIA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE DEBE INCLUIRSE EN EL EXPEDIENTE.

RECIBE POR PARTE DEL DEPARTAMENTO O SECCIÓN LA DOCUMENTACIÓN DE CADA COLABORADOR ACTUALIZA O CONFECCIONA UN

EXPEDIENTE PARA CADA UNO DE LOS COLABORADORES DE LA DIRECCIÓN, MANTIENE UN REGISTRO ACTUALIZADO DE LOS DOCUMENTOS A

FIN DE QUE EN EL MOMENTO EN QUE SE SOLICITE EL EXPEDIENTE, TODA LA INFORMACIÓN ESTÉ INCLUIDA EN EL MISMO.

ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN DE LAS GENERALES DE LOS COLABORADORES



DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS E INFORMACIÓN

COLABORADOR DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOSCOLABORADOR DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

C.2 Remisión de Reporte de Asistencia y Puntualidad a la Dirección de Desarrollo de

los Recursos Humanos Nota: En la Dirección de Fiscalización General, cada Departamento remitirá los reportes de asistencia, confeccionará el informe y memorando a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, el mismo, será firmado por el (la) Subdirector(a) y será enviado a su destino. En cuanto a la Dirección Nacional de Informática el informe de asistencia y puntualidad es confeccionado por el Departamento de Servicios Administrativos y junto con los reportes es presentado al (a la) Director(a). 1. Departamentos y Secciones Secretarias Generan los reportes de asistencia de cada colaborador en el sistema NOMIPRO.


Jefaturas

Revisan y justifican mediante firma todo lo relacionado a la asistencia y puntualidad de los colaboradores. Entre las revisiones que debe realizar el titular está la de: Verificar las constancias e incapacidades del seguro social, Formulario de Solicitud de Permiso, (Formulario Núm.7) omisiones etc.

2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben los reportes de asistencia de todas las secciones y departamentos de la Dirección

respectiva, mediante memorando dirigido a la jefatura del Departamento. Recepcionan en SCAFID (Sistema) y remiten a la jefatura. Jefatura Recibe los memorandos, recepciona en SCAFID y asigna al (a la) asistente

administrativo(a). Asistente Administrativo(a) Recibe los memorandos correspondientes, atiende la asignación en SCAFID y verifica que

contengan los reportes de asistencia NOMIPRO y las justificaciones correspondientes. Remite al despacho del Subdirector, mediante sistema SCAFID.

Nota: Las asistencias pertenecientes a los Jefes de Departamentos y Asistencia Ejecutiva, es revisada y avalada por el Despacho del Director.

3. Direcciones/ Subdirecciones

Secretarias Reciben los memorandos y recepcionan por SCAFID, y remiten al Director/ Subdirector.

Director/ Subdirector

Firman los reportes, remite al Departamento de Servicios Administrativos. 4. Departamentos de Servicios Administrativos


Recepcionan en SCAFID y devuelven los reportes a las Secciones y Departamentos para la verificación de la firma del subdirector.


5. Departamentos y Secciones Reciben los reportes firmados por el Subdirector, recepcionan en SCAFID y verifican la

firma; cada sección y departamento remite con un memorando los reportes de asistencia y permisos personales a los Departamentos de Servicios Administrativos.

6. Departamentos de Servicios Administrativos

Asistente Administrativo(a) Reciben memorandos, recepcionan en SCAFID y confeccionan memorando dirigido a la

Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, en donde detalla por sección y departamento el nombre de cada colaborador, adjuntan los reportes de asistencia y permisos personales de todo el personal, conjuntamente con los sustentos exigidos por el reglamento interno.

Jefaturas Verifican que el memorando contenga la información relacionada a cada Sección o

Departamento, colocan firma y devuelven al (a la) asistente administrativo(a). Asistente Administrativo(a) Envían memorando a firma del subdirector. 7. Direcciones/ Subdirecciones Director/ Subdirector Verifican el memorando con todos los reportes adjuntos de las Secciones y

Departamentos. Firman y remiten al Departamento de Servicios Administrativos. 8. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben el memorando firmado y sellado, y remiten original a la Dirección de Desarrollo

de los Recursos Humanos, incluyendo todos los Reportes de Tiempo utilizado en concepto de Permisos Personales, (Formulario Núm.8), correspondientes a las secciones y departamentos.

9. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recibe memorandos con las marcaciones, sella copias y firma como acuse de recibo. Remite copias firmadas al Departamento de Servicios Administrativos.


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GENERAN LOS REPORTES DE ASISTENCIA DE CADA COLABORADOR EN EL SISTEMA NOMIPRO, LAS JEFATURAS REVISAN Y JUSTIFICAN MEDIANTE FIRMA LA ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD DE LOS COLABORADORES.

VERIFICA QUE CONTENGAN LOS REPORTES DE ASISTENCIA NOMIPRO Y LAS JUSTIFICACIONES CORRESPONDIENTES, REMITE AL DESPACHO DEL SUBDIRECTOR, MEDIANTE SISTEMA SCAFID.

RECIBEN LOS REPORTES FIRMADOS POR EL SUBDIRECTOR, RECEPCIONAN EN SCAFID; CADA SECCIÓN Y DEPARTAMENTO REMITE CON UN MEMORANDO LOS REPORTES DE ASISTENCIA Y PERMISOS PERSONALES A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBEN EL MEMORANDO FIRMADO Y SELLADO, Y REMITEN ORIGINAL A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, INCLUYENDO TODOS LOS REPORTES DE TIEMPO UTILIZADO EN CONCEPTO DE PERMISOS PERSONALES.

RECIBE MEMORANDOS CON LAS MARCACIONES, SELLA COPIAS Y FIRMA COMO ACUSE DE RECIBO, REMITE COPIAS FIRMADAS AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

FIRMAN LOS REPORTES, REMITE AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

RECEPCIONAN EN SCAFID Y DEVUELVEN LOS REPORTES A LAS SECCIONES Y DEPARTAMENTOS PARA LA VERIFICACIÓN DE LA FIRMA DEL SUBDIRECTOR.

VERIFICAN EL MEMORANDO CON TODOS LOS REPORTES ADJUNTOS DE LAS SECCIONES Y DEPARTAMENTOS, FIRMAN Y REMITEN.

REMISIÓN DE ASISTENCIA A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS



DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

DEPARTAMENTOSY SECCIONES

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS

DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONES

CONFECCIONAN MEMORANDO DIRIGIDO A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, ADJUNTAN LOS REPORTES DE ASISTENCIA Y PERMISOS PERSONALES DE TODO EL PERSONAL, LAS JEFATURAS FIRMAN Y REMITEN.


C.3 Programación Anual de Vacaciones Nota: La Dirección Nacional de Informática, a través del Departamento de Servicios Administrativos, realizará la programación de vacaciones de toda la Dirección. 1. Direcciones Directores Reciben por parte de la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, memorando

con los lineamientos a seguir para la confección del Programa Anual de Vacaciones. Verifican el memorando y colocan las observaciones pertinentes al documento, remiten a

los Departamentos de Servicios Administrativos. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben memorando y recepcionan a través de SCAFID y remiten a la jefatura del

Departamento. Jefaturas Reciben el memorando con las observaciones realizadas por los (las) Directores(as),

asigna a los (a las) asistentes administrativos(as). Asistentes Administrativos(as Reciben el memorando, imprime el listado para recabar la programación anual de

vacaciones en el SIGRHU, generan el reporte con el nombre de cada funcionario por Sección o Departamento de la Dirección respectiva.

Confeccionan memorando y remiten a las Direcciones. 3. Direcciones Secretarias Reciben memorando y entrega a los Directores.

Directores Verifican memorando y colocan firma, entregan a las secretarias para enviar a los

Departamentos de Servicios Administrativos.


4. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Remiten memorando junto con la documentación a las Secciones y Departamentos para

ser completados por los colaboradores con la información requerida, como la fecha de inicio y fin de vacaciones, el tipo pago y firma del colaborador.

5. Departamentos y Secciones Secretarias Reciben memorando con la documentación adjunta, remiten al personal para ser

completado. Devuelven la documentación completa a los Departamentos de Servicios Administrativos. 6. Departamentos de Servicios Administrativos Reciben y registran la información de cada colaborador de la Dirección en el sistema

SIGRHU, en la opción “Captura y modificación de la programación anual”. Una vez completen la información de todas las unidades de la Dirección, confecciona memorando de devolución de los formularios que detallan las Unidades Administrativas (Secciones y Departamentos) y remiten a las Direcciones para la firma.

7. Direcciones Directores Reciben el memorando, verifican que los datos contenidos estén completos y firman

memorando, entregan a las secretarias de las Direcciones, quienes remiten nuevamente a los Departamentos de Servicios Administrativos.

8. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben memorando firmado por parte del Director respectivo y remiten el memorando

junto con los formularios a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Conservan una copia del memorando y formulario para el archivo de los Departamentos. Nota: Todo esto en un plazo de tiempo determinado por la DDRH, ya que después del tiempo estipulado, se deshabilita el uso de la aplicación Captura y modificación de la programación anual en el SIGHRU, lo cual impide hacer otros registros.


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RECIBEN POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, MEMORANDO, COLOCAN LAS OBSERVACIONES PERTINENTES AL DOCUMENTO, REMITEN A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBEN MEMORANDO Y REMITEN A LA JEFATURA DEL DEPARTAMENTO QUIEN ASIGNA AL (A LA) ASISTENTE ADMINISTRATIVO(A) PARA IMPRIMIR EL LISTADO PARA RECABAR LA PROGRAMACIÓN ANUAL DE VACACIONES EN EL SIGRHU, GENERAN EL REPORTE POR SECCIONES Y DEPARTAMENTOS, CONFECCIONAN MEMORANDO.

VERIFICAN Y COLOCAN FIRMA, ENTREGAN EL MEMORANDO A LAS SECRETARIAS PARA ENVIAR A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

REMITEN MEMORANDO JUNTO CON LA DOCUMENTACIÓN A LAS SECCIONES Y DEPARTAMENTOS PARA SER COMPLETADOS POR LOS COLABORADORES CON LA INFORMACIÓN REQUERIDA, COMO LA FECHA DE INICIO Y FIN DE VACACIONES, EL TIPO PAGO Y FIRMA DEL COLABORADOR.

RECIBEN MEMORANDO CON LA DOCUMENTACIÓN ADJUNTA, REMITEN AL PERSONAL PARA SER COMPLETADO, DEVUELVEN LA DOCUMENTACIÓN COMPLETA A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBE NY REGISTRAN LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA SIGRHU, EN LA OPCIÓN “CAPTURA Y MODIFICACIÓN DE LA PROGRAMACIÓN ANUAL”, CONFECCIONAN MEMORANDO DE DEVOLUCIÓN DE LOS FORMULARIOS QUE DETALLAN LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS (SECCIONES Y DEPARTAMENTOS) Y REMITEN A LAS DIRECCIONES RESPECTIVAS.

RECIBE NEL MEMORANDO, VERIFICAN QUE LOS DATOS CONTENIDOS ESTÉN COMPLETOS Y FIRMAN MEMORANDO, ENTREGAN A LAS SECRETARIAS DE LAS DIRECCIONES, QUIENES REMITEN NUEVAMENTE A LOS DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.RECIBEN MEMORANDO FIRMADO POR PARTE DE LOS DIRECTORES Y REMITEN JUNTO CON LOS FORMULARIOS A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS, CONSERVAN UNA COPIA DEL MEMORANDO Y FORMULARIO PARA EL ARCHIVO DE LOS DEPARTAMENTOS.

PROGRAMACIÓN ANUAL DE VACACIONES



DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOSDIRECCIONES

DEPARTAMENTOS Y SECCIONES

DEPARTAMENTOS DE SERVICIOSADMINISTRATIVOSDIRECCIONES

DEPARTAMENTOS Y SECCIONES


C.4 Reprogramación de Vacaciones Nota: Este procedimiento es aplicable a las Direcciones que a través del Departamento de Servicios Administrativos, colabora a los funcionarios que aún no tengan acceso al SIGRHU y no cuenten con una computadora personal. Para los colaboradores que cuenten con su computadora personal, solicitarán al Departamento de Servicios Administrativos, que envíen una solicitud al Centro de Apoyo al Usuario, para que les asignen una clave de acceso al SIGHRU. En el caso de la Dirección de Fiscalización General, cada reprogramación la solicitará el colaborador al Jefe de Departamento y Coordinación de Fiscalización, con la autorización previa del Jefe de la Oficina de Fiscalización respectiva. Para el Instituto Nacional de Estadística y Censo, cada funcionario hace su solicitud previa por correo, el Departamento de Servicios Administrativos lo realiza, cuando el colaborador no tiene contraseña para ingresar al sistema. Este procedimiento sólo será aplicado por la Dirección Nacional de Informática, en el caso de que el colaborador no cuente con equipo, no tenga usuario o esté ausente, a través del Departamento de Servicios Administrativos, se prestará el apoyo requerido. La Dirección de Consular Comercial, cada colaborador es responsable de realizar su reprogramación, la cual es firmada por el jefe inmediato y éste a su vez la envía al asistente administrativo para verificación y proceso. 1. Colaboradores Solicitan a través de correo al jefe inmediato con copia a la Asistencia Administrativa de

los Departamentos de Servicios Administrativos, la reprogramación de las vacaciones. 2. Departamentos/ Secciones Jefes Reciben correo electrónico por parte de los colaboradores, en el cual solicitan la

reprogramación de las vacaciones, y envían aprobación a través de correo electrónico a los Departamentos de Servicios Administrativos.

3. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben correo, registran en el Sistema SIGRHU y envían para la aprobación de los jefes

de Secciones o Departamentos.


4. Departamentos/Secciones Jefes Aprueban la solicitud a través del SIGRHU y envían a la Asistencia Administrativa del

Departamento de Servicios Administrativos. 5. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Verifican la aprobación realizada por los Jefes de Departamentos y Secciones y remiten a

las Subdirecciones. 6. Subdirecciones Subdirector Aprueban a través del SIGRHU la solicitud de reprogramación de vacaciones y remiten a

la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. 7. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Supervisores Reciben registro de aprobación a través del sistema SIGRHU, realizan los trámites

respectivos para reprogramar las vacaciones y remiten a los (a las) Directores(as).

Directores(as) Reciben el registro por parte de los Supervisores y aprueban en el sistema. Nota: El recorrido de la aprobación por los jefes, los subdirectores y el envío a la DDRH es únicamente en el sistema SIGRHU. Cuando se trate de los jefes de departamentos, la aprobación es exclusivamente a través de los Directores.


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3

4SOLICITAN A TRAVÉS DE CORREO AL JEFE INMEDIATO Y A LA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA DE LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS LA REPROGRAMACIÓN DE LAS VACACIONES.

RECIBEN CORREO ELECTRÓNICO POR PARTE DE LOS COLABORADORES, SOLICITANDO LA REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES Y ENVÍAN APROBACIÓN A TRAVÉS DE CORREO ELECTRÓNICO A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBEN CORREO, REGISTRAN EN EL SISTEMA SIGRHU Y

ENVÍAN PARA LA APROBACIÓN DE LOS JEFES DE

SECCIONES O DEPARTAMENTOS..

APRUEBAN LA SOLICITUD A TRAVÉS DEL SIGRHU Y ENVÍAN A LA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA DEL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS.

5

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REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES




COLABORADORES DEPARTAMENTOS/SECCIONES

SUBDIRECCIONES

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DELOS RECURSOS HUMANOS

7

5

6

7

VERIFICAN LA APROBACIÓN REALIZADA POR LOS JEFES DE

DEPARTAMENTOS Y SECCIONES Y REMITEN A LAS

SUBDIRECCIONES.

APRUEBAN A TRAVÉS DEL SIGRHU LA SOLICITUD DE

REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES Y REMITEN A LA DIRECCIÓN DE

DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.

RECIBEN REGISTRO DE APROBACIÓN A TRAVÉS DEL SISTEMA SIGRHU, REALIZAN LOS TRÁMITES RESPECTIVOS PARA REPROGRAMAR LAS VACACIONES Y REMITEN A LOS (A LAS) DIRECTORES(AS) PARA APROBAR EN EL SISTEMA.


C.5 Vacaciones del Personal de Contrato 1. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Remiten memorando con los lineamientos a seguir para recabar la programación de

Vacaciones del personal de Contrato. 2. Direcciones Directores Reciben memorando, verifican el contenido del mismo y asignan a la jefatura de los

Departamentos de Servicios Administrativos para atender. 3. Departamentos de Servicios Administrativos Jefatura Reciben memorando, verifican el contenido de las disposiciones y asignan a los (a las)

Asistentes Administrativos(as).

Asistentes Administrativos(as) Completan el formulario (memorando) Uso y Reprogramación de Vacaciones,

(Formulario Núm.9) con la información requerida como son: Nombre, cargo, cédula, posición, días a pagar etc.; remiten a las jefaturas.

Jefaturas

Verifican el contenido del formulario (memorando), colocan Visto Bueno y remiten a los

Directores. 4. Direcciones Directores Reciben el formulario (memorando) y firman autorizando el uso de vacaciones del

personal, remiten a los Departamentos de Servicios Administrativos. 5. Departamentos de Servicios Administrativos Asistentes Administrativos(as) Reciben el formulario firmado y desglosan una copia para el archivo, remiten originales

de la documentación, junto a cuatro copias a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, para proceder al trámite respectivo.

Nota: El formulario uso y reprogramación de vacaciones, también es utilizado para los colaboradores que hacen uso de vacaciones proporcionales, las cuales serán sustentadas por


medio de una nota firmada y dirigida al (a la) Contralor(a) General de la República, donde justifica el uso de las mismas. 6. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recepcionista Recepciona el formulario y firma copia de acuse de recibo, devuelve copia a los (a las)

Asistentes Administrativos(as). Envía posteriormente una copia con la firma del (de la) Director(a) de Desarrollo de los

Recursos Humanos a los Departamentos de Servicios Administrativos.

1 2 3

REMITE MEMORANDO CON LOS LINEAMIENTOS A SEGUIR

PARA RECABAR LA PROGRAMACIÓN DE VACACIONES DEL

PERSONAL DE CONTRATO.

1

2

3

RECIBEN MEMORANDO, VERIFICA EL CONTENIDO DEL

MISMO Y ASIGNAN A LA SJEFATURAS DE LOS

DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS PARA

ATENDER.

RECIBEN MEMORANDO, VERIFICAN EL CONTENIDO DE LAS DISPOSICIONES Y ASIGNAN A LOS (A LAS) ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS), COMPLETAN EL FORMULARIO (MEMORANDO) USO Y REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES, VERIFICAN EL CONTENIDO DEL FORMULARIO (MEMORANDO), COLOCAN VºBº Y REMITEN AL DIRECTOR RESPECTIVO.

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6

4

5

6

RECIBEN EL FORMULARIO (MEMORANDO) Y FIRMAN AUTORIZANDO

EL USO DE VACACIONES DEL PERSONAL, REMITEN A LOS

DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBEN EL FORMULARIO FIRMADO Y DESGLOSAN UNA COPIA PARA

EL ARCHIVO, REMITEN ORIGINAL DE LA DOCUMENTACIÓN, JUNTO A

CUATRO COPIAS A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS

RECURSOS HUMANOS, PARA PROCEDER AL TRÁMITE RESPECTIVO.

RECEPCIONA EL FORMULARIO Y FIRMA COPIA DE ACUSE DE RECIBO, DEVUELVE COPIA A LOS (A LAS) ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS), ENVÍA POSTERIORMENTE UNA COPIA CON LA FIRMA DEL (DE LA) DIRECTOR(A) DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

VACACIONES DEL PERSONAL DE CONTRATO



DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOSDIRECCIONES

DIRECCIÓN DEDESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS


C.6 Rotación del Personal De presentarse la necesidad por parte de las Unidades Administrativas (Directores, Subdirectores, Jefes de Departamentos y Secciones o por solicitud de los colaboradores, se realizarán los movimientos o rotación del personal dentro de las Direcciones respectivas. 1. Direcciones/Subdirecciones Directores/ Subdirectores Emiten las instrucciones a las jefaturas de los Departamentos de Servicios Administrativos

para los movimientos que corresponden con el personal que será rotado. 2. Departamentos de Servicios Administrativos Jefaturas Verifican la solicitud emitida por los subdirectores y asignan a los (a las) asistentes

administrativos (as).

Asistentes Administrativos(as) Completan el formulario Rotación de funcionario(s) (Formulario Núm.10), con la

información detallada del personal que será rotado y remite a las jefaturas.

Jefaturas Verifican el formulario y colocan Visto Bueno, toda vez que haya sido completado

correctamente y devuelven a los (a las) Asistentes Administrativos(as).

Asistentes Administrativos(as) Reciben formulario (memorando) y asignan SCAFID y remiten a la Direcciones. 3. Direcciones Secretarias Reciben los documentos físicamente y recepcionan en SCAFID, remiten a los (a las)

Directores(as).

Directores(as) Reciben el formulario (memorando) y verifican la información, colocan firma y devuelven

a las secretarias.


Secretarias Remiten físicamente los documentos y electrónicamente al Departamento de Servicios

Administrativos. 4. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben los formularios y recepcionan a través de SCAFID, entregan a los (a las)

Asistentes Administrativos (as).


Desglosan una copia del formulario (memorando), para el archivo de los Departamentos. Envían por correspondencia la documentación a la Dirección de Desarrollo de los

Recursos Humanos. 5. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recepcionista Recibe la documentación y recepciona en SCAFID, firma copia como acuse de recibo. Envía posteriormente copia del formulario (memorando) firmado por el (la) Director(a) de

Desarrollo de los Recursos Humanos.


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EMITEN LAS INSTRUCCIONES A LAS JEFATURAS DE LOS

DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS, PARA

LOS MOVIMIENTOS QUE CORRESPONDEN CON EL

PERSONAL QUE SERÁ ROTADO.

LASJEFATURAS VERIFICAN LA SOLICITUD EMITIDA POR

LOS SUBDIRECTORES Y ASIGNAN A LOS (A LAS)

ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS). PARA COMPLETAR EL

FORMULARIO ROTACIÓN AL FUNCIONARIO(A) CON LA

INFORMACIÓN DETALLADA DEL PERSONAL QUE SERÁ

ROTADO Y REMITEN A LA JEFATURA. PARA COLOCAR VºBº,

DEVUELVEN A LOS (A LAS) ASISTENTES

ADMINISTRATIVOS(A)S Y ASIGNAN SCAFID Y REMITEN A

LAS DIRECCIONES.

LAS SECRETARIAS RECIBEN LOS DOCUMENTOS FÍSICAMENTE Y

RECEPCIONAN EN SCAFID, REMITEN A LOS (A LAS) DIRECTORES(AS).

VERIFICAN LA INFORMACIÓN, COLOCAN FIRMA Y DEVUELVEN A LAS

SECRETARIA,S QUE REMITEN FÍSICAMENTE LOS DOCUMENTOS Y

ELECTRÓNICAMENTE A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS.

LAS SECRETARIAS RECIBEN LOS FORMULARIOS Y RECEPCIONAN A

TRAVÉS DE SCAFID, ENTREGAN A LOS (A LAS) ASISTENTES

ADMINISTRATIVOS (AS), QUE DESGLOSAN UNA COPIA DEL FORMULARIO

(MEMORANDO), PARA EL ARCHIVO DE LOS DEPARTAMENTOS, ENVÍAN

POR CORRESPONDENCIA LA DOCUMENTACIÓN A LA DIRECCIÓN DE

DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.

RECIBE LA DOCUMENTACIÓN Y RECEPCIONA EN SCAFID, FIRMA COPIA COMO ACUSE DE RECIBO, ENVÍA POSTERIORMENTE COPIAS DE LOS FORMULARIOS (MEMORANDO) FIRMADOS POR EL (LA) DIRECTOR(A) DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.

ROTACIÓN DEL PERSONAL



DIRECCIONES/ SUBDIRECCIONES

DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS



C.7 Notificación de Sanciones Nota: Para la Dirección de Fiscalización General, dado que la mayor parte del personal está asignado fuera de la Institución, se envía memorando a los jefes inmediatos de los funcionarios asignados, en el cual se incluye el formulario de notificación de sanción. Cuando se trate de personal de las oficinas regionales, se les remite por valija, lo que implica una ampliación del tiempo para presentar sus descargos. La Dirección Nacional de Informática, al no contar con secretarias por Departamentos, el proceso de las notificaciones de sanciones será manejado por el Departamento de Servicios Administrativos de dicha Dirección. 1. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Remite memorando notificando las sanciones a aplicar al personal que ha incumplido con

las normas de asistencia y puntualidad. 2. Direcciones Respectivas Secretarias Reciben memorando y recepcionan a través de SCAFID, remiten a los (a las)

Directores(as).

Directores(as) Reciben y verifican el contenido del memorando y de acuerdo a las instrucciones, remiten

con las observaciones al Departamento de Servicios Administrativos, entregan a las secretarias para que den salida por el SCAFID y envíen físicamente.

Secretarias

Envían el memorando electrónicamente a través de SCAFID y físicamente a los

Departamentos de Servicios Administrativos de las Direcciones. 3. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias Reciben el memorando y recepcionan a través de SCAFID, remiten a las jefaturas de los

Departamentos de Servicios Administrativos.

Jefaturas Reciben memorandos, colocan las instrucciones a seguir y entregan a los (a las) Asistentes

Administrativos(as).


Asistentes Administrativos(as) Reciben memorando y remiten a través de correo a los jefes de Departamentos y

Secciones, los nombres de los colaboradores que deben apersonarse a firmar las notificaciones de sanciones.

4. Departamentos y Secciones de las Direcciones Jefes Comunican a los colaboradores que han sido sancionados que deben apersonarse a la

Unidad de Servicios Administrativos e Información a firmar la notificación de sanción.

Funcionarios Sancionados Firman notificación al (a la) Asistente Administrativo(a). Nota: El colaborador podrá presentar su reclamo en un plazo de cinco días hábiles a partir de la fecha de la notificación. 5. Departamentos de Servicios Administrativos Confeccionan memorando cuando todos los colaboradores sancionados hayan firmado. Remiten memorando para la firma de los (de las) Directores(as), una vez es firmado,

envían a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Nota: En caso de que haya reclamo por parte de algún colaborador, adjunta los reclamos presentados, antes de enviar el memorando a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos, para dejar sin efecto la aplicación de sanción.


REMITE MEMORANDO NOTIFICANDO LAS SANCIONES A

APLICAR AL PERSONAL QUE HA INCUMPLIDO CON LAS

NORMAS DE ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD.

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5

LAS SECRETARIAS RECIBEN MEMORANDOS Y

RECEPCIONAN A TRAVÉS DE SCAFID, REMITEN A LOS (A

LAS) DIRECTORES(AS), PARA QUE VERIFIQUEN EL

CONTENIDO DEL MEMORANDO Y DE ACUERDO A LAS

INSTRUCCIONES, REMITEN CON LAS OBSERVACIONES A

LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS,

ENTREGAN A LAS SECRETARIAS PARA QUE DEN SALIDA

POR EL SCAFID Y ENVÍE FÍSICAMENTE.

LAS SECRETARIAS RECIBEN EL MEMORANDO Y RECEPCIONAN A

TRAVÉS DE SCAFID, REMITEN A LAS JEFATURAS DE LOS

DEPARTAMENTOS, QUIEN COLOCA LAS INSTRUCCIONES A SEGUIR Y

ENTREGA A LOS (A LAS) ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS), PARA

REMITIR A TRAVÉS DE CORREO A LOS JEFES DE DEPARTAMENTOS Y

SECCIONES LOS NOMBRES DE LOS COLABORADORES QUE DEBEN

APERSONARSE A FIRMAR LAS NOTIFICACIONES DE SANCIONES.

LOS JEFES COMUNICAN A LOS COLABORADORES QUE HAN SIDO SANCIONADOS PARA APERSONARSE AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS A FIRMAR LA NOTIFICACIÓN DE SANCIÓN.

CONFECCIONAN MEMORANDO CUANDO TODOS LOS

COLABORADORES SANCIONADOS HAYAN FIRMADO, REMITE

MEMORANDO PARA LA FIRMA DE LOS (DE LAS) DIRECTORES(AS), Y

ENVÍAN A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS

HUMANOS.

NOTIFICACIÓN DE SANCIONES



DIRECCIONES

DIRECCIÓN DEDESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES

DE LAS DIRECCIONESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS

ADMINISTRATIVOS


C.8 Evaluación del Desempeño 1. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Remite a través de correo el Formulario de Planificación para la evaluación de

competencias. 2. Direcciones Departamento de Servicios Administrativos Secretaria Recibe el formulario a través de correo y remite a todas las unidades administrativas de la

Dirección. 3. Unidades Administrativas

Jefes

Reciben el Formulario de Planificación, completan las evaluaciones de cada funcionario y entregan a cada uno para completar las evaluaciones. Funcionarios

Completa la evaluación según el criterio de cada uno y devuelve el formulario completo al Jefe del Departamento. Jefes

Recibe los formularios completos por cada funcionario, firma, escanea y remite la

documentación a través de correo a la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos.

4. Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos Recibe los formularios de cada una de las Unidades Administrativas de la Contraloría

General de la República. Completa en los primeros quince días de enero los Formularios de Evaluación de

Desempeño, de manera física y remite nuevamente a los Departamentos de Servicios Administrativos.


5. Direcciones Departamento de Servicios Administrativos Reciben los Formularios de Evaluación de Desempeño, distribuyen a las unidades

administrativas. 6. Unidades Administrativas

Jefes

Reciben el Formulario de Evaluación del Desempeño,, verifican la información,

firman los formularios y entregan a los funcionarios. Funcionarios

Verifican la información, firman y devuelven el formulario a los jefes. Jefes

Reciben los formularios firmados por cada funcionario. Confeccionan memorando y remite para la firma del Director correspondiente.

7. Direcciones Reciben memorando, verifican y firman. Devuelven el expediente a las Unidades Administrativas. 8. Unidades Administrativas Secretarias

Reciben los formularios firmados, entregan a los jefes inmediatos. Jefes

Verifican que los formularios hayan sido firmados por los funcionarios. Entregan a la secretaria para confeccionar el memorando, firman y remiten a la

Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos.


EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO



DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOSRECURSOS HUMANOS DEPARTAMENTO DE

SERVICIOS ADMINISTRATIVOSUNIDADES

ADMINISTRATIVASDIRECCIONES

1 2 3

4

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8

1

2

3

4

5

6

7

8

REMITE A TRAVÉS DE CORREO EL FORMULARIO DE PLANIFICACIÓNPARA LA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS.

RECIBE EL FORMULARIO A TRAVÉS DE CORREO Y REMITE A TODAS LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DE LA DIRECCIÓN.

LOS JEFES RECIBEN EL FORMULARIO DE PLANIFICACIÓN,COMPLETAN LAS EVALUACIONES DE CADA FUNCIONARIO Y REMITEN A CADA UNO PARA COMPLETAR LAS EVALUACIONES, DEVUELVEN EL FORMULARIO COMPLETO AL JEFE DEL DEPARTAMENTO QUIEN, FIRMA, ESCANEA Y REMITE LA DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE CORREO A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS.

RECIBE LOS FORMULARIOS DE CADA UNA DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS, COMPLETA EN LOS PRIMEROS QUINCE DÍAS DE ENERO LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO, DE MANERA FÍSICA Y REMITE NUEVAMENTE A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBEN LOS FORMULARIOS DE EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO, DISTRIBUYEN A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS

LOS JEFES RECIBEN EL FORMULARIO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO,

VERIFICAN LA INFORMACIÓN, FIRMAN LOS FORMULARIOS Y ENTREGAN A LOS

FUNCIONARIOS, QUIENES FIRMAN Y DEVUELVEN EL FORMULARIO A LOS JEFES,

ÉSTOS CONFECCIONAN MEMORANDO Y REMITEN PARA LA FIRMA DEL DIRECTOR

CORRESPONDIENTE.

RECIBEN MEMORANDO, VERIFICAN Y FIRMAN, DEVUELVEN EL EXPEDIENTE A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS.

LOS JEFES VERIFICAN QUE LOS FORMULARIOS HAYAN SIDO FIRMADOS POR LOS

FUNCIONARIOS, ENTREGAN A LA SECRETARIA PARA CONFECCIONAR EL

MEMORANDO, FIRMAN Y REMITEN A LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS

RECURSOS HUMANOS.


C.9 Solicitud y programación de Capacitaciones Nota: Este procedimiento es de uso exclusivo de la Dirección Nacional de Informática. En la Dirección de Administración y Finanzas, cada unidad administración y la Coordinación de Oficinas Regionales, envían las necesidades de capacitación, al Departamento de Servicios Administrativos, según necesidades y se someten a la aprobación del (de la) Director(a), luego son remitidas al Instituto Superior de Fiscalización, Control y Gestión Pública (ISFCGP), a fin de que sean incluidas en el anteproyecto de presupuesto del Instituto. Una vez éstas sean aprobadas, el Departamento de Servicios Administrativos, coordina la participación de los servidores de la Dirección de Administración y Finanzas con el ISFCGP. 1. Departamento de Servicios Administrativos Recibe a través de correo las necesidades de capacitación de las distintas áreas. Formula el Plan de Capacitación Anual en el área que lo requiera. Nota: La Dirección Nacional de Informática, se rige bajo las normas ISO 9001 2008, en donde se evalúa al personal por año, se reubica la necesidad, dependiendo de la evaluación. Coordina con el Instituto Superior de Fiscalización, para llevar a cabo todas las

solicitudes, dependiendo de la disponibilidad de recursos (internos y externos). Nota: La Dirección Nacional de Informática, maneja su propio presupuesto, conjuntamente con el Instituto Superior de Fiscalización, para los gastos de capacitaciones de la Dirección. C.10. Actualización del Sistema Integrado de Gestión de los Recursos Humanos

(SIGRHU) 1. Unidades Solicitantes

Remiten solicitud a través de correo a los Departamento de Servicios Administrativos. 2. Departamentos de Servicios Administrativos

Asistentes Administrativos o Secretarias Verifican en el Sistema SIGRHU, en la opción “Consulta General de Funcionarios”. Colocan cédula y la opción “buscar”; el sistema despliega toda la información referente al

funcionario. Recolectan la información para confeccionar los cuadros de excell, a solicitud de la

Dirección, Despacho Superior y/o la Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. Remiten a los (a las) Jefes(a) a través de correo.


Nota: Esta información actualizada se utiliza para la presentación de informes como: Salarios, funcionarios, cantidad de géneros (femenino y masculino), cargos. Se debe actualizar según las necesidades.

Jefes(as) Reciben el informe a través de correo y envían a las unidades solicitantes.

1 2

1

2

REMITEN SOLICITUD A TRAVÉS DE CORREO A LOS DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

VERIFICAN EN EL SISTEMA SIGRHU, EN LA OPCIÓN “CONSULTA GENERAL DE FUNCIONARIOS”., COLOCAN

CÉDULA Y LA OPCIÓN “BUSCAR”; EL SISTEMA DESPLEGA TODA LA INFORMACIÓN REFERENTE AL

FUNCIONARIO, RECOLECTAN LA INFORMACIÓN PARA CONFECCIONAR LOS CUADROS DE EXCELL, A

SOLICITUD DE LAS DIRECCIONES, DESPACHO SUPERIOR Y/O LA DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS

RECURSOS HUMANOS, REMITEN A LOS (A LAS) JEFES(AS) A TRAVÉS DE CORREO PARA ENVIO A LA UNIDAD

SOLICITANTE.

ACTUALIZACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS (SIGRHU)


UNIDADES SOLICITANTES DEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS


C.11 Distribución de los cheques de salarios y talonarios a los funcionarios

1. Departamento de Servicios Administrativo Asistente Administrativo(a)/ Secretaria

Retira la planilla de cheques y talonarios en el Departamento de Tesorería. Desglosa y ordena los cheques y talonarios por Departamentos y Secciones. Comunica a través de teléfono a las secretarias de las unidades administrativas

(Departamentos y Secciones), solicitando enviar a un personal a retirar la planilla. Entrega la planilla, junto con el listado del personal de la unidad administrativa

correspondiente. Nota: En el caso de la Dirección de Fiscalización General, los cheques serán desglosados por Planilla, Coordinación y Oficina. Los días de pago, el Departamento de Servicios Administrativos iniciará labores desde las 7:00 a.m., para que cada oficina pase a retirar los cheques y firme el listado correspondiente. Para la Dirección Nacional de Informática este procedimiento es realizado exclusivamente por el Departamento de Servicios Administrativos, puesto que no cuentan con secretarias departamentales. 2. Departamentos/ Secciones Recibe la planilla con el listado, distribuye los cheques y talonarios a cada funcionario,

quienes firman en el listado como acuse de recibo. Devuelve el listado de firmas de acuse de recibo al Departamento de Servicios

Administrativos. 3. Departamento de Servicios Administrativos Asistente Administrativo(a)/ Secretaria Recibe por parte de las unidades administrativas (Departamentos y Secciones), los listados

con la firma de acuse de recibo. Archiva en el consecutivo de pago de salarios.


RETIRAN LA PLANILLA DE CHEQUES Y TALONARIOS EN EL DEPARTAMENTO DE TESORERÍA, DESGLOSAN Y ORDENAN LOS

CHEQUES Y TALONARIOS POR DEPARTAMENTOS Y SECCIONES, COMUNICAN A TRAVÉS DE TELÉFONO A LAS SECRETARIAS DE

LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS (DEPARTAMENTOS Y SECCIONES), SOLICITANDO ENVIAR A UN PERSONAL A RETIRAR LA

PLANILLA, ENTREGAN LA PLANILLA, JUNTO CON EL LISTADO DEL PERSONAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

CORRESPONDIENTE.

1

2RECIBEN LA PLANILLA CON EL LISTADO, DISTRIBUYEN LOS CHEQUES Y TALONARIOS A CADA FUNCIONARIO, QUIENES FIRMAN

EN EL LISTADO COMO ACUSE DE RECIBO, DEVUELVEN EL LISTADO DE FIRMAS DE ACUSE DE RECIBO A LOS DEPARTAMENTOS

DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

3RECIBE POR PARTE DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS (DEPARTAMENTOS Y SECCIONES), LOS LISTADOS CON LA FIRMA DE ACUSE DE RECIBO, ARCHIVA EN EL CONSECUTIVO DE PAGO DE SALARIOS.

1 2

3

DISTRIBUCIÓN DE LOS CHEQUES DE SALARIOS Y TALONARIOS A LOS FUNCIONARIOS


ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS)/ SECRETARIAS DEPARTAMENTOS Y SECCIONES



D. CERDEM Nota: Este procedimiento es exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, hasta que existan otras disposiciones a nivel del Despacho Superior. D.1 Solicitud de Reposición de CERDEM

Destruido Deteriorado Robado Hurtado Perdido

1. Beneficiario del CERDEM

Completa el formulario Comunicación de CERDEM (Formulario Núm.13) que aparece

en el manual oficializado, Manual de Procedimientos Administrativos y Fiscales para el Trámite de los Certificados de Pago Negociables del Décimo Tercer Mes.

Adjunta copia de la denuncia interpuesta en la Dirección de Investigaciones Judiciales. Entrega en el Departamento de Correspondencia y Archivos de la Contraloría General de

la República.

2. Dirección de Administración y Finanzas Departamento de Correspondencia y Archivos Recibe el formulario y copia de la denuncia, le asigna el Sistema de Seguimiento, Control,

Acceso y Fiscalización de Documentos SCAFíD y remite a las Direcciones respectivas.

3. Direcciones Respectivas Departamento de Servicios Administrativos

Reciben formulario y copia de la denuncia, analizan y preparan nota dirigida al Banco Nacional de Panamá para comunicarle lo ocurrido con el CERDEM y adjuntan copia de la denuncia de la Dirección de Investigación Judicial.

Nota: Una vez que las autoridades judiciales correspondientes resuelven, remiten a la Contraloría General mediante Oficio, la Resolución en donde ordena la anulación y reposición del CERDEM.

Cuando el CERDEM esté emitido, se le comunicará al beneficiario para su retiro.


1 2 3

1

2

3

COMPLETA EL FORMULARIO QUE APARECE EN EL MANUAL OFICIALIZADO, MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y

FISCALES PARA EL TRÁMITE DE LOS CERTIFICADOS DE PAGO NEGOCIABLES DEL DÉCIMO TERCER MES, ADJUNTA COPIA DE LA

DENUNCIA INTERPUESTA EN LA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIONES JUDICIALES, ENTREGA EN LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA.

RECIBE EL FORMULARIO Y COPIA DE LA DENUNCIA, LE ASIGNA EL SCAFÍD Y REMITE A LA DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE

CONTABILIDAD.

RECIBEN FORMULARIO Y COPIA DE LA DENUNCIA, ANALIZAN Y PREPARAN NOTA DIRIGIDA AL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ PARA

COMUNICARLE LO OCURRIDO CON EL CERDEM Y ADJUNTAN COPIA DE LA DENUNCIA DE LA DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

JUDICIAL.

SOLICITUD DE REPOSICIÓN DE CERDEM



BENEFICIARIO DEL CERDEM


DIRECCIÓN DEADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

DEPARTAMENTO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

D.2 Reposición de CERDEM Nombre Incorrecto Valor Incorrecto Número de cédula errado Fecha de Pago errada Nota: Este procedimiento es exclusivo de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, hasta que existan otras disposiciones a nivel del Despacho Superior. 1. Beneficiario del CERDEM

Completa el formulario Solicitud de CERDEM (Formulario Núm.14) requerido para el trámite, el cual aparece en el manual oficializado, Manual de Procedimientos


Administrativos y Fiscales para el Trámite de los Certificados de Pago Negociables del Décimo Tercer Mes.

Adjunta fotocopia de la Cedula de identidad personal y del CERDEM.

Entrega la solicitud al Departamento de Servicios Administrativos.

Nota: El beneficiario adjuntará el CERDEM original junto al formulario de trámite.

2. Departamento de Servicios Administrativos

Recibe la solicitud corrección de CERDEM con los documentos sustentadores adjuntos, verifica que esté correcta.

Confecciona nota remisoria y adjunta información por medio magnético, asigna el SCAFíD y envía a la Dirección Nacional de Informática.

3. Dirección Nacional de Informática

Recibe la información por medio magnético e inicia el proceso de emisión de los nuevos CERDEM.

Envía los CERDEM a la Sección de Pagos.

4. Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad Sección de Pagos

Recepcionan, reciben y verifican los CERDEM y la documentación respectiva.

Entrega a la Unidad de Impresión de Facsímile.

5. Unidad de Impresión de Facsímile

Recibe los CERDEM, proceden a las firmas automáticas del Ministro de Economía y Finanzas y refrendo del (de la) Contralor(a) General de la República y remite a la Sección de Pagos.

6. Sección de Pagos Reciben los CERDEM, los embalan confecciona las notas remisorias, las planillas, los

listados y remite al Departamento de Servicios Administrativos. 7. Departamento de Servicios Administrativos Recibe los CERDEM con los documentos sustentadores, notifica al beneficiario para

coordinar su retiro.


1 2 3

4

5

6

1

2

3

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5

6

7

COMPLETA EL FORMULARIO REQUERIDO PARA EL TRÁMITE, ADJUNTA FOTOCOPIA DE LA CEDULA DE IDENTIDAD PERSONAL Y DEL CERDEM, ENTREGA LA SOLICITUD AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBE LA SOLICITUD CORRECCIÓN DE CERDEM CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES ADJUNTOS, VERIFICA QUE ESTÉ CORRECTA, CONFECCIONA NOTA REMISORIA Y ADJUNTA INFORMACIÓN POR MEDIO MAGNÉTICO, ASIGNA EL SCAFÍD Y ENVÍA A LA DIRECCIÓN NACIONAL DE INFORMÁTICA.

RECIBE LA INFORMACIÓN POR MEDIO MAGNÉTICO E INICIA EL PROCESO DE EMISIÓN DE LOS NUEVOS CERDEM, ENVÍA LOS CERDEM A LA SECCIÓN DE PAGOS.

RECEPCIONAN, RECIBEN Y VERIFICAN LOS CERDEM Y LA DOCUMENTACIÓN RESPECTIVA, ENTREGA A LA UNIDAD DE IMPRESIÓN DE FACSÍMILE.

RECIBE LOS CERDEM, PROCEDEN A LAS FIRMAS AUTOMÁTICAS DEL MINISTRO DE ECONOMÍA Y FINANZAS Y REFRENDO DEL (DE LA) CONTRALOR(A) GENERAL DE LA REPÚBLICA Y REMITE A LA SECCIÓN DE PAGOS.

RECIBEN LOS CERDEM, LOS EMBALAN CONFECCIONA LAS NOTAS REMISORIAS, LAS PLANILLAS, LOS LISTADOS Y REMITE AL DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

RECIBE LOS CERDEM CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES, NOTIFICA AL BENEFICIARIO PARA COORDINAR SU RETIRO.

7

REPOSICIÓN DE CERDEM




BENEFICIARIO DELCERDEM

SECCIÓN DE PAGOSUNIDAD DE IMPRESIÓN DE

FACSIMILE

DIRECCIÓN NACIONALDE INFORMÁTICA


E. SERVICIOS E.1 Servicios de Fotocopiado Nota: Aclaramos que este tipo de servicio se realiza como un apoyo a las unidades, cuando surja algún inconveniente con el equipo de fotocopiado, o la necesidad de reproducir varios ejemplares que se soliciten en un tiempo determinado. Para la Dirección de Fiscalización General, cada funcionario accede al equipo, mediante su clave de usuario personalizado. El formulario de fotocopiado varía de acuerdo a cada Dirección, sin embargo, los Departamentos de Servicios Administrativos, podrán utilizar el formulario propuesto en este manual, (Formulario Núm.11), si consideran que reúne los datos requeridos por el Departamento o Unidad. 1. Unidad solicitante Completa el formulario “Solicitud de Fotocopias”, (Formulario Núm.11), con la firma

autorizada por parte de la unidad administrativa solicitante y la firma del (de la) jefe(a) de Servicios Administrativos.

Entrega al operador de la fotocopiadora. 2. Departamento de Servicios Administrativos Operador de la fotocopiadora Realiza el servicio de fotocopiado, atendiendo a lo solicitado en el formulario “Solicitud

de Fotocopias”. Entrega los documentos fotocopiados a la unidad solicitante. Archiva la solicitud de fotocopias para los archivos de control del Departamento.


1

2

1 2

COMPLETAN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE FOTOCOPIAS”, (FORMULARIO NÚM.10), CON LA FIRMA AUTORIZADA POR PARTE

DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Y LA FIRMA DE LOS (DE LAS) JEFES(AS) DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS,

ENTREGAN AL OPERADOR DE LA FOTOCOPIADORA.

REALIZAN EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO, ATENDIENDO A LO SOLICITADO EN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE FOTOCOPIAS”,

ENTREGAN LOS DOCUMENTOS FOTOCOPIADOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES, ARCHIVAN LAS SOLICITUDES DE

FOTOCOPIAS PARA LOS ARCHIVOS DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS.

SERVICIOS DE FOTOCOPIADO


UNIDADES SOLICITANTESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

OPERADORES DE LA FOTOCOPIADORA



E.2 Servicios de Engargolado 1. Unidad solicitante Completa el formulario “Solicitud de Engargolado”, (Formulario Núm.12), con la firma

autorizada por parte de la unidad administrativa solicitante y la firma del (de la) jefe(a) de Servicios Administrativos.

Entrega al operador de la fotocopiadora. Nota: En la Dirección de Fiscalización General, la solicitud se realizará por correo al (a la) Jefe(a) del Departamento de Servicios Administrativos. 2. Departamento de Servicios Administrativos Operador de la fotocopiadora Realiza el servicio de fotocopiado, atendiendo a lo solicitado en el formulario “Solicitud

de Engargolado”. Entrega los documentos engargolados a la unidad solicitante. Archiva la solicitud de engargolado para los archivos de control del Departamento.

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2

1 2

COMPLETAN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE ENGARGOLADO”, CON LA FIRMA AUTORIZADA POR PARTE DE LA UNIDAD

ADMINISTRATIVA SOLICITANTE Y LA FIRMA DE LOS (DE LAS) JEFES(AS) DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS.

REALIZAN EL SERVICIO DE FOTOCOPIADO, ATENDIENDO A LO SOLICITADO EN EL FORMULARIO “SOLICITUD DE

ENGARGOLADO”, ENTREGAN LOS DOCUMENTOS ENGARGOLADOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES, ARCHIVAN LAS

SOLICITUDES DE ENGARGOLADO PARA LOS ARCHIVOS DE CONTROL DE LOS DEPARTAMENTOS.

SERVICIOS DE ENGARGOLADO


UNIDADES SOLICITANTESDEPARTAMENTOS DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

OPERADORES DE LA FOTOCOPIADORA

DIRECCIONES RESPECTIVA


F. MENSAJERÍA F.1 Mensajería Interna 1. Departamentos de Servicios Administrativos Secretarias/ Asistentes Administrativos(as) Envían la documentación a través de la mensajería, luego de ser registrada en el Sistema

de Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos., SCAFiD. 2. Mensajeros Retiran la documentación, entregan al lugar de destino, solicitan acuse de recibido y

devuelven copia de la nota firmada por parte del destinatario a las Secretarias/ Asistentes Administrativos(as).

3. Secretarias/ Asistentes Administrativos(as) Reciben copia de la nota firmada y archivan en el expediente correspondiente. Nota: Cuando se trate de correspondencia recibida en el Departamento de Servicios Administrativos, se recibe la correspondencia con fecha del día, se recepciona en el SCAFiD y se remite a la jefatura para que asigne a través de SCAFiD a cada colaborador.

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3

1

2

3

ENVÍAN LA DOCUMENTACIÓN A TRAVÉS DE LA MENSAJERÍA, LUEGO DE SER REGISTRADA EN EL SCFID.

RETIRAN LA DOCUMENTACIÓN, ENTREGAN AL LUGAR DE DESTINO, SOLICITAN ACUSE DE RECIBIDO Y

DEVUELVEN COPIA DE LA NOTA FIRMADA POR PARTE DEL DESTINATARIO A LAS SECRETARIAS/

ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).

RECIBE COPIA DE LA NOTA FIRMADA Y ARCHIVA EN EL EXPEDIENTE CORRESPONDIENTE.

MENSAJERÍA INTERNA



ASISTENTES ADMINISTRATIVOS (AS)/ SECRETARIAS


MENSAJEROS


F.2 Mensajería Externa 1. Departamento de Servicios Administrativos Secretaria/ Asistente Administrativo(a) Colocan la documentación en la bandeja de salida de la correspondencia, para que el

mensajero retire la documentación. 2. Mensajeros Retiran la documentación de la bandeja de salida de la correspondencia. Entregan a los destinatarios con la copia de la nota de acuse de recibido. Devuelven nota firmada a las secretarias Asistentes/Administrativos(as). 3. Secretarias/ Asistentes Administrativo(as) Reciben copia de la nota firmada y archivan en el consecutivo correspondiente a cada

nota.

1 2

3

1

2

3

COLOCAN LA DOCUMENTACIÓN EN LA BANDEJA DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA, PARA QUE EL

MENSAJERO RETIRE LA DOCUMENTACIÓN.

RETIRAN LA DOCUMENTACIÓN DE LA BANDEJA DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA, ENTREGAN A LOS

DESTINATARIOS CON LA COPIA DE LA NOTA DE ACUSE DE RECIBIDO, DEVUELVEN NOTA FIRMADA A LAS

SECRETARIAS/ ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS).

RECIBEN COPIA DE LA NOTA FIRMADA Y ARCHIVAN EN EL CONSECUTIVO CORRESPONDIENTE A CADA NOTA.

MENSAJERÍA EXTERNA




SECRETARIAS/ ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) MENSAJEROSSECRETARIAS/ ASISTENTES ADMINISTRATIVOS(AS) MENSAJEROS


IV. FORMULARIOS


FORMULARIO NÚM.1

BIENES PATRIMONIALES


FORMULARIO NÚM.1

BIENES PATRIMONIALES

OBJETIVO: Mantener un control de los bienes patrimoniales que han sido trasladados a nivel interno de la Dirección y externo del edificio sede.

ORIGEN: Dirección de Administración y Finanzas – Departamento de

Contabilidad Administrativa. CONTENIDO: 1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se realiza el

traslado.

2. Número: Número secuencial del formulario. 3. Descripción: Indicar el tipo de bien que será trasladado. 4. Marbete de Inventario Núm.: Colocar el número de placa asignada al bien. 5. Marca: Colocar la marca del bien, en caso de los

equipos. 6. Serie: Número alfanumérico (compuesto de letras y

números) único que se utiliza para identificar el equipo, este es proporcionado por el fabricante del producto.

7. Modelo: Colocar el número del modelo del equipo. 8. En caso de equipo informático …: Completar los recuadros señalados. 9. Acción a Ejecutar: Indicar si el traslado que se le dará al bien, es

Traslado temporal o permanente. 10. De: Indicar el nombre de la Dirección de donde se

traslada el bien. 11. Código: Código de Dirección y Departamento o Sección

que tiene asignado el bien. 12. A: Indicar el nombre de la Dirección que recibirá el

bien.


13. Código: Código de Dirección y Departamento o Sección que será asignado el bien.

14. Provincia: Colocar nombre de la provincia. 15. Distrito: Colocar nombre del distrito. 16. Corregimiento: Colocar nombre del corregimiento. 17. Autorizado por Unidad de enlace: Nombre del (de la) jefe(a) del

Departamento de Servicios Administrativos.

18. Entregado por: Nombre del (de la) Jefe(a) del Departamento donde procede el bien.

19. Firma: Firma del (de la) Jefe(a) del Departamento de donde procede el bien.

20. Recibido por: Nombre del responsable que recibe el bien. 21. Firma: Firma del responsable que recibe el bien. 22. Autorizado: Firma del Subdirector de la Dirección. 23. Observaciones: Explicar con detalles el motivo del

traslado. 24. Transacción Núm.: Número de transacción consecutiva. 25. Firma: Firma de quien prepara el formulario de traslado de bienes. 26. Fecha: Día, mes y año en que se finaliza la confección del formulario de traslado de

bienes.


FORMULARIO NÚM.2

Contraloría General de la República

Departamento de Servicios Administrativos

ACTA DE ARQUEO DE CAJA

En las Oficinas de _______________________________, de la Contraloría General se ha llevado a cabo la verificación de valores a cargo de _______________________ hoy ______________ de ____________, a las __________, con el resultado siguiente:

Cantidad Billetes Denominación

Subtotal TOTAL

1.00 2.00 5.00 10.00 20.00 50.00 100.00 Monedas 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00

Total del Efectivo _____________

Se hace constar que después de verificado el efectivo y demás valores arriba descritos fueron recibidos intactos por ______________________________ quien firmará conforme. Observaciones: ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ Entregado por: Jefe(a) o a quien asigne:

__________________________________ __________________________________


FORMULARIO NÚM.2

Contraloría General de la República


ACTA DE ARQUEO DE CAJA

A. OBJETIVO:

Presentar en detalle del resultado del efectivo recaudado de las llamadas telefónicas.

B. ORIGEN:

Funcionario asignado.

C. CONTENIDO:

1. En la Unidad de: Identificación donde se realiza el arqueo. 2. Valores a cargo de: Nombre completo Nombre del funcionario

responsable del manejo del fondo o Caja Menuda objeto del arqueo.

3. Hoy: Día, mes y año en que se lleva a cabo el arqueo. 4. A las: Hora en que se firma el Acta de Arqueo. 5. Cantidad: Recuento por denominación del dinero en papel

moneda 6. Billetes Denominación: Descripción de los billetes recabados en el

arqueo. 7. Monedas: Descripción de las monedas recabadas en el

arqueo. 8. Subtotal: Sumatoria por cada denominación evidencia en

el arqueo. 9. Total Sumatoria general de los billetes de todas las

denominaciones. 10. Total de efectivo Cantidad de dinero total recolectado. 12. Entregado por: Firma legal y Cédula de Identidad Personal del

funcionario que entrega el efectivo.

D. DISTRIBUCIÓN Original Copia

Funcionario responsable. Unidad Administrativa que recibe el Informe.


FORMULARIO NÚM.3

Contraloría General de la República Departamento de Servicios Administrativos

INFORME DE INGRESOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

Núm.________ Fecha: _____________________________

CÓDIGOS

RESPONSABLE

DE CUENTA

PERÍODO

EVALUADO (MESES)

COSTO DE

LLAMADAS

TOTAL

RECAUDADO

TOTAL


FORMULARIO NÚM.3

Contraloría General de la República Departamento de Servicios Administrativos

INFORME DE INGRESOS DE LLAMADAS TELEFÓNICAS

A. OBJETIVO:

Mantener un control del efectivo recaudado de las llamadas telefónicas efectuadas por los colaboradores de la Dirección respectiva.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

1. Núm.: Indicar el número del informe en la hoja. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se confecciona

el informe.

3. Códigos: Colocar los números de códigos telefónicos. 4. Responsable de cuentas: Nombre de las personas asignadas con código. 5. Período evaluado (meses): Indicar los nombres de los meses. 6. Costo de llamadas: Colocar los costos de llamadas por los meses

indicados. 7. Total recaudado: Sumatoria de los meses de las llamadas

telefónicas por renglón. 8. Total: Sumatoria total de todas las llamadas presentadas

en el informe de ingresos.


FORMULARIO NÚM.4

CUADRO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA

Dirección: _______________________________________________________ Departamento: ___________________________________________________ Oficina: __________________________________________________________ Inventario elaborado por: ____________________________________________ Custodio del Inventario: ________________________ Fecha: _____________

Código Cantidad Despacho Unidad Descripción observaciones

Firma del responsable del inventario: Firma del custodio del inventario _______________________________ ____________________________


FORMULARIO NÚM.4

CUADRO DE INVENTARIO DE MATERIALES Y ÚTILES DE OFICINA

OBJETIVO: Mantener un control mensual de los materiales y útiles de oficina que permanecen en las secciones y departamentos de la Dirección.

ORIGEN: Departamento de Servicios Administrativos CONTENIDO: 1. Dirección: Nombre de la Dirección 2. Departamento: Colocar el nombre del Departamento donde se realiza el

inventario. 3. Oficina: Colocar el nombre del Despacho del Director y Sección. 4. Inventario elaborador por: Nombre del (de la) Asistente Administrativo(a) que

realiza el inventario. 5. Custodio del Inventario: Nombre de la Secretaria o asignado de la Dirección,

Departamento o Sección que mantiene el control de los materiales y útiles de oficina.

6. Fecha: Día, mes y año en que se realiza el inventario. 7. Código: Colocar el código de los materiales y útiles de oficina,

asignado en el Almacén de la Contraloría General de la República.

8. Cantidad: Indicar la cantidad de materiales y útiles de oficina

existentes. 9. Despacho: Anotar la cantidad de despachos realizados en el mes a

los funcionarios, más las cantidades de útiles de oficina que permanecen en custodio.

10. Unidad: Explicar cuando se trata de materiales y útiles de oficina

que se manejan por docenas, cajas, resmas, etc. 11. Descripción: Señalar el tipo de material o útil de oficina.


12. Observaciones: Información adicional a los materiales y útiles de

oficina. 13. Firma del responsable del inventario: Firma de quien realiza el inventario. 14. Firma del custodio

del inventario: Firma de la secretaria o persona que custodia el inventario.


FORMULARIO NÚM.5

INVENTARIO INFORMÁTICO

NÚM.

MES-AÑO

PLACA

DE INV.

TIPO DE

BIEN

MARCA

MODELO

SERIE

ESTADO FÍSICO

DIRECCIÓN

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

UBICACIÓN

RESPONSABLE

NOMBRE

DEL EQUIPO

OBSERVACIONES

FIRMA


FORMULARIO NÚM.5

INVENTARIO INFORMÁTICO

OBJETIVO: Mantener un control mensual de los equipos informáticos que permanecen en las secciones y departamentos de la Dirección.

ORIGEN: Departamento de Servicios Administrativos. CONTENIDO: 1. Núm.: Numeración secuencial de los renglones. 2. Mes-año Indicar el nombre del mes y el año. 3. Placa de inventario: Colocar la numeración del marbete o placa de inventario. 4. Tipo de bien: Colocar la clase de bien relacionada al equipo informático. 5. Marca: Anotar el nombre de la Casa Comercial del equipo. 6. Modelo: Nombre y numeración de fábrica con que identifican el tipo de

equipo en la empresa. 7. Serie: Indica el número del modelo de fábrica del equipo. 8. Estado Físico: Colocar el estado físico en que se encuentra el equipo, sea este,

bueno, deteriorado. 9. Dirección: Indicar el nombre de la Dirección respectiva. 10. Unidad Administrativa: Colocar el nombre de la Dirección, Subdirección, Sección y

Departamento en donde está ubicado el equipo informático. 11. Ubicación: Indicar el número del piso y el ala en donde está localizada la

Dirección, Subdirección, Sección y el Departamento. 12. Responsable: Anotar el nombre del colaborador responsable del equipo

asignado. 13. Nombre del Equipo (Red): Indica la codificación asignada por la Dirección Nacional de

Informática. 14. Observaciones: Indicar comentarios adicionales sobre el inventario. 15. Firma: Nombre del encargado de realizar el inventario.


FORMULARIO NÚM.6

TRASLADO DE CAJAS


FORMULARIO NÚM.6

TRASLADO DE CAJAS

OBJETIVO: Enviar los documentos en cajas de los archivos inactivos de los

Departamentos y Secciones de cada Dirección a los Archivos Inactivos. ORIGEN: Departamento de Servicios Administrativos CONTENIDO: 1. Traslado de caja: Indicar el número del traslado y el año. 2. Fecha: Colocar el día, mes y año, en que se completa el formulario. 3. El movimiento de archivo va de: Indicar el nombre del Departamento o Sección de donde procede

la caja. 4. Hacia: Indicar el nombre del Archivo Inactivo. 5. Dirección: Colocar el nombre de la Dirección respectiva. 6. Departamento: Colocar el nombre del Departamento si se trata de dicha unidad. 7. Sección: Colocar el nombre de la Sección si se trata de dicha unidad. 8. Cantidad de Cajas: Señalar el número de cajas que se envían junto con el

formulario. 9. Acción a ejecutar: Escoger las casillas correspondientes, según la acción a realizar. 10. Entregado por: Colocar el nombre del Jefe de la Sección o Departamento. 11. Firma: Colocar la firma del Jefe de la Sección o Departamento. 12. Recibido por: Nombre del encargado en los Archivos Inactivos. 13. Firma: Firma del encargado en los Archivos Inactivos. 14. Autorizado: Nombre del Subdirector de la Dirección respectiva. 15. Firma: Firma del Subdirector de la Dirección respectiva. 16. Observaciones: Indicar algún comentario adicional a los señalados en el

formulario.


FORMULARIO NÚM.7


DIRECCIÓN DE DESARROLLO DE LOS RECURSOS HUMANOS

FORMULARIO DE SOLICITUD DE PERMISO Instrucciones:

1. Se utilizará cuando (el), (la) servidor (a) se retire parcial o totalmente de su puesto y el mismo reemplaza cualquier otro documento utilizado internamente para registrar permiso por lo que deberán adjuntarse las constancias respectivas al retorno del servidor (a).

2. Debe completarse en su totalidad previo al permiso. De existir impedimento justificable para la comunicación previa, (el) (la) servidor (a) a su regreso a la oficina deberá

presentar la excusa a su superior inmediato y llenar el formulario. Nombre: _____________________________________________________ Cédula: _____________________ Dirección: _________________________________ Departamento: ___________________________ Sección: ______________________________ Solicito permiso para ausentarme de mi puesto de trabajo, por motivos de:

Enfermedad

Cita Médica

Matrimonio Eventos Académicos

Enfermedad Parientes

Nacimiento de Hijo

Tiempo Compensatorio

Duelo

Otros ____________________________________

Día: ___________________ Desde: ____________Hasta _____________ Tiempo Utilizado: ________________ Fecha del Permiso Hora Hora _____________________________________ _________________________________________ _________________ Firma del Jefe y/o Supervisor Inmediato Firma del Servidor Público Fecha Observaciones: ____________________________________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________________ Fundamento Legal: Artículo 47 del Reglamento Interno de la Contraloría General de la República


FORMULARIO NÚM.7

SOLICITUD DE PERMISO A. OBJETIVO:

Mantener un control de los permisos solicitados por los colaboradores de la Dirección respectiva.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

6. Nombre: Colocar nombre del Servidor Público. 7. Cédula: Colocar el número de cédula. 8. Dirección: Colocar la Dirección a la que pertenece. 9. Departamento: Indicar el nombre del Departamento. 10. Sección: Indicar el nombre de la Sección. 11. Solicito permiso para ausentarme…: Colocar un gancho en la casilla

correspondiente.

12. Día: Indicar el día, mes y año en que se solicita el permiso.

13. Desde – Hasta: Colocar las horas que serán utilizadas. 14. Tiempo utilizado: Mostrar el tiempo utilizado del permiso. 15. Firma del Jefe y/o Supervisor: Colocar la firma del Jefe o Supervisor del

Departamento. 16. Firma del Servidor Público: Firma del Servidor Público. 17. Fecha: Día, mes y año en que se solicita el permiso. 18. Observaciones: Explicar de ser necesario la solicitud del

permiso.


FORMULARIO NÚM.8


FORMULARIO NÚM.8

REPORTE DE TIEMPO UTILIZADO EN CONCEPTO DE PERMISOS PERSONALES

A. OBJETIVO:

Mantener un control del tiempo utilizado en permisos personales por los colaboradores de la Dirección respectiva.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

1. Nombre del Servidor: Colocar el nombre del servidor. 2. Cédula: Colocar el número de cédula del servidor. 3. Saldo del mes anterior: Indicar si el servidor tiene saldo de tiempo a favor

o si debe pagar algún tiempo a la Institución.

4. Ausencias para pagar con tiempo: Colocar la cantidad de ausencias. 5. Permisos para pagar con tiempo: Colocar la cantidad de permisos solicitados. 6. Subtotal: Indicar el tiempo a favor del servidor o si tiene

tiempo adeudado. 7. Tiempo pagado: Colocar la cantidad de horas pagadas. 8. Tiempo Extra: Indicar el tiempo a favor del servidor. 9. Tiempo por Descontar del Salario: Indica los minutos y horas que serán descontados

al servidor. 10. Saldos: Sumatoria de los saldos de tiempo adeudados o a

favor del Servidor. 11. Observaciones: Indicar cualquier observación relacionada con el

reporte de tiempo de los servidores. 12. Firma del Jefe de Departamento: Firma del Jefe del departamento respectivo. 13. Preparado por: Nombre de la persona encargada de preparar el

formulario.


FORMULARIO NÚM.9 USO Y REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES

Memorando Núm.

FECHA: XX de enero de 20___

PARA: Directora de Desarrollo de los Recursos Humanos

DE: , Director de

A continuación indicamos el (los) nombre (s) del servidor (es) de la Dirección de xxxxxxxxxxxx, al (los) cual (cuales) se le deben cancelar vacaciones vencidas que no fueron utilizadas durante su permanencia en la Institución.

Número de No. de No. de Período LegalCargo Cédula Posición Días de Vacaciones Autoriza las Vacaciones Observaciones*

a pagar a partir de Número Fecha

EXSERVIDOR

-

Resuelto que Reconoce yNombre Completo


FORMULARIO NÚM.9

Contraloría General de la República Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos

USO Y REPROGRAMACIÓN DE VACACIONES

A. OBJETIVO:

Recabar la programación de Vacaciones del personal de Contrato.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

1. Memorando Núm.: Colocar el número de memorando asignado. 2. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el

memorando. 3. Para: Nombre del (de la) Director(a) de Desarrollo de los

Recursos Humanos. 4. De: Color el nombre del (de la) Director(a) de donde

pertenece el funcionario. 5. Nombre completo: Nombre del funcionario que hará uso de las

vacaciones. 6. Cargo: Cargo que ocupa el funcionario en la Dirección. 7. Número de cédula: Colocar el número de cédula del funcionario. 8. Número de posición: Colocar el número de posición que ocupa el

funcionario. 9. Número de días a pagar: Indicar el tiempo de vacaciones que el funcionario

utilizará. 10. Período legal de vacaciones: Fecha correspondiente al período en que inicia las

vacaciones el funcionario. 11. Resuelto que reconoce y

Autoriza las Vacaciones: Colocar el número de resuelto y la fecha de su confección.

12. Observaciones: Colocar cualquier comentario adicional que no se encuentre en el formulario.


FORMULARIO NÚM.10

Memorando Núm.XXXX-DDRH/Acc. de Pers.

Para: Subdirector(a) de Desarrollo de los Recursos Humanos

DE: XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Director de XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

Procede de: Rotado a:

Observación:

Nota: Facultad delegada por la Contralora General según Decreto Núm.226-DDRH del 5 de junio de 2012.

Fundamento Legal y Procedimiento (Ver el revés)

REPÚBLICA DE PANAMÁ

De una Dirección, Departamento o Sección a otro (a)FORMULARIO DE ROTACIÓN DE FUNCIONARIO (S)

Dirección de Desarrollo de los Recursos HumanosCONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Fecha: xxxxxxxxxxxxx de 20___

Director de XXXXXXXXXXXXXX

Cargo y grado según funciones

Fecha de la Rotación

Aprobación de la Dirección deDesarrollo de los Recursos Humanos*

Nombre del FuncionarioNº de

CédulaNúm. de Posición

Direcciones, Departamentos o Secciones Involucrados


FORMULARIO NÚM.10

Contraloría General de la República Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos

FORMULARIO DE ROTACIÓN DE FUNCIONARIO(S)

A. OBJETIVO:

Recabar la información del personal que ha sido rotado a otros Departamentos y Secciones.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

1. Memorando Núm.: Colocar el número de memorando asignado. 2. Fecha: Día, mes y año en que se confecciona el

memorando. 3. Para: Nombre del (de la) Director(a) de Desarrollo de los

Recursos Humanos. 4. De: Color el nombre del (de la) Director(a) de donde

pertenece el funcionario. 5. Nombre del funcionario: Nombre del funcionario que será rotado. 6. Número de cédula: Colocar el número de cédula del funcionario. 7. Número de posición: Colocar el número de posición que ocupa el

funcionario. 9. Procede de: Indicar el nombre de la Dirección, Departamento o

Sección de donde procede el funcionario. 10. Rotado de: Indicar el nombre de la Dirección, Departamento

o Sección en donde será rotado el funcionario. 11.Cargo y grado según funciones: Indicar el cargo que ocupa el funcionario en la

actualidad.

12. Fecha de la rotación: Día, mes y año en que se realiza la rotación.


13. Observación: Expresar las razones por las cuales se ha dado la rotación al personal.

14. Director: Colocar el nombre del (de la) Director(a) de la

Dirección respectiva. 15. Aprobación de la Dirección

de Desarrollo de Recursos Humanos: Firma del (de la) Director(a) de Desarrollo de

Recursos Humanos.


FORMULARIO NÚM.11

SOLICITUD DE FOTOCOPIAS

República de Panamá CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de ______________________________ Departamento de Servicios Administrativos


Panamá _______ de _____________ del 20___ Nombre ____________________ Extensión _________________ Señor(a) Director(a): Me permito solicitar para los fines oficiales, ______ copias de cada una de las ________ páginas del documento que le remito adjunto: ASUNTO: ______________________________________________________________ AMBAS CARAS

_______________________________________________________________________ REDUCCIÓN

Dirección ____________________ Departamento o Sección _____________________ AMPLIACIÓN ____________________________ Autorizado por: ______________________________ GRAPAR FIRMA AUTORIZADA Depto. Servicios Administrativos NO GRAPAR ____________________________________ ___________________________________ FECHA DE RECIBO DEL SERVICIO NOMBRE DEL RECEPTOR


FORMULARIO NÚM.11


A. OBJETIVO:

Recabar la cantidad de copias solicitadas por las unidades administrativas a la Dirección respectiva.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se solicita el servicio. 2. Nombre: Colocar el nombre de la persona solicitante del servicio. 3. Extensión: Indicar el número de la extensión donde puede ser localizado. 4. Me permito solicitar…: Indicar el número de copias solicitadas por el documento a

reproducir. 5. Asunto: Explicar el contenido de las copias. 6. Ambas caras Reducción Ampliación Grapar No grapar Seleccionar con un gancho la acción a tomar por parte del

operador de la fotocopia. 7. Dirección: Indicar el nombre de la Dirección. 8. Departamento o Sección: Indicar el nombre del Departamento o Sección a quien pertenece

la solicitud. 9. Firma autorizada: Nombre de la persona que autoriza la solicitud de fotocopias. 10. Autorizado por: Firma del (de la) Jefe(a) del Departamento de Servicios

Administrativos. 11. Fecha de recibo del Servicio: Colocar el día, mes y año en que se recibió el servicio. 12. Nombre del Receptor: Firma de quien retira las copias.


FORMULARIO NÚM.12

SOLICITUD DE ENGARGOLADO

República de Panamá

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de ______________________________



Panamá _______ de _____________ del 20___ Nombre _______________________________ Extensión ___________ Señor(a) Director(a): Me permito solicitar para los fines oficiales, engargolar las ________ páginas del documento que le remito adjunto: ASUNTO: ________________________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________________________________

Dirección _____________________________________ Departamento o Sección _________________________________ ___________________________________ Autorizado por: __________________________________ FIRMA AUTORIZADA Depto. Servicios Administrativos ____________________________________ ________________________________ FECHA DE RECIBO DEL SERVICIO NOMBRE DEL RECEPTOR


FORMULARIO NÚM.12


A. OBJETIVO:

Recabar la cantidad de juegos de copias engargoladas de las unidades administrativas de la Dirección.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO:

1. Fecha: Colocar el día, mes y año en que se solicita el servicio. 2. Nombre: Colocar el nombre de la persona solicitante del servicio. 3. Extensión: Indicar el número de la extensión donde puede ser localizado. 4. Me permito solicitar…: Indicar el número de copias que serán engargoladas. 5. Asunto: Explicar el contenido de las copias. 6. Dirección: Indicar el nombre de la Dirección. 7. Departamento o Sección: Indicar el nombre del Departamento o Sección a quien pertenece

la solicitud. 9. Firma autorizada: Nombre de la persona que autoriza la solicitud de engargolado. 10. Autorizado por: Firma del (de la) Jefe(a) del Departamento de Servicios

Administrativos. 11. Fecha de recibo del Servicio: Colocar el día, mes y año en que se recibió el servicio. 12. Nombre del Receptor: Firma de quien retira las copias engargoladas.


FORMULARIO NÚM.13

COMUNICACIÓN DE CERDEM

(Destruido, Deteriorado, Robado, Hurtado, Perdido)

__________________________________________

Institución Pública

Panamá____________________ de ________

Señor:

___________________________________

Contraloría General

Yo, _____________________________________, con cédula de identidad personal

Núm.___________________, comunico para los trámites que corresponda, que el CERDEM Núm. ________________ emitido a mi nombre fue:

Destruido Deteriorado

Robado Hurtado

Perdido

Otro. _____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

Atentamente,

Firma Cédula Teléfono

Recibido por:

Nombre del Funcionario Unidad Administrativa

Cédula Firma

Adjunto: Copia de la Denuncia


FORMULARIO NÚM.13

COMUNICACIÓN DE CERDEM

(Destruido, Deteriorado, Robado, Hurtado, Perdido)

A. ORIGEN: Unidad Administrativa Responsable B. OBJETIVO: Comunicar a la Contraloría General la Destrucción,

Deterioro, Robo, Hurto o Pérdida del CERDEM. C. CONTENIDO:

Institución Pública: Nombre de la Institución

1. Panamá: Indicar la fecha de la comunicación 2. Señor: Nombre de la máxima autoridad de la institución. 3. Yo: Nombre del beneficiario del CERDEM. 4. Con cédula de IP núm.: Número de cédula del beneficiario del CERDEM 5. Destruido: Marcar con un X (motivo) 6. Deteriorado Marcar con un X (motivo) 7. Robado: Marcar con un X (motivo) 8. Hurtado: Marcar con un X (motivo) 9. Perdido: Marcar con un X (motivo)

10. CERDEM Núm.: Indicar el número del CERDEM. 11. Otros: Otras razones 12. Firmas: De los funcionarios responsables.

13. Cédula: Número de cédula del beneficiario del CERDEM: 14. Teléfono: Número de teléfono del beneficiario del CERDEM: 15. Funcionario Responsable de la

Unidad Administrativa Nombre de funcionario responsable de la Unidad Administrativa

16. Cédula: Número de cédula del funcionario de la Oficina de Recursos Humanos.

17. Firma: Firma del funcionario de la Unidad Administrativa

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Contraloría General Copia: Beneficiario del CERDEM. Copia Institución Respectiva

.


FORMULARIO NÚM.14

SOLICITUD DE CERDEM

__________________________________________

Institución Pública

Panamá____________________ de ________

Señor:

__________________________________

Estimado señor (a):

Yo, _____________________________________, con cédula de identidad personal

Núm.___________________, solicito la corrección de los CERDEM a los cuales tengo derecho por las situaciones que ha continuación detallo:

Nombre Fecha de Vencimiento

Incorrecto

Valor Núm. de Cédula

Incorrecto Errada

Omisión Otro

DONDE DICE DEBE DECIR

Nombre. ____________________

Cédula: _____________________

Nombre. ______________________

Cédula: _______________________

En caso de otros colocar observación.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________


Certificado de Pago Negociable del Décimo Tercer Mes Año Número Valor

(CERDEM) Núm.________________ 1989 _________ ________

1990 _________ ________

1991 _________ ________

Atentamente,

Firma Cédula Teléfono

Nombre del Funcionario Responsable de la Unidad Administrativa u Oficina

Inst. de Recursos Humanos

Cédula Firma


FORMULARIO NÚM.14

SOLICITUD DE CERDEM

A. ORIGEN: Unidad Administrativa u Oficina Institucional de

Recursos Humanos B. OBJETIVO: Solicitar la emisión del CERDEM por error en su

confección. C. CONTENIDO:

Institución Pública: Nombre de la Institución

1. Panamá: Indicar la fecha del reclamo. 2. Señor: Nombre de la máxima autoridad de la institución. 3. Yo: Nombre del beneficiario del CERDEM. 4. Con cédula de IP núm.: Número de cédula del beneficiario del CERDEM 5. Nombre Incorrecto: Marcar con un X (motivo) 6. Valor Incorrecto Marcar con un X (motivo) 7. Núm. de Cédula Incorrecto: Marcar con un X (motivo) 8. Fecha de Vencimiento Errada: Marcar con un X (motivo) 9. Omisión: Marcar con un X (motivo)

10. Otro Marcar con un X (motivo) 11. CERDEM Núm.: Indicar el número del CERDEM. 12. Otros: Otras razones 13. Donde dice: Indicar lo que dice el CERDEM

Nombre: El nombre que está en le CERDEM. Cedula: El núm. de cédula que está en le CERDEM.

14. Debe decir: Colocar lo que debe corregirse en el CERDEM. Nombre: Colocar el nombre correcto que debe ir en el

CERDEM Cedula: Colocar el número correcto de cédula que debe ir

en el CERDEM. 15. En caso de otros colocar

observación: Indicar la observación que considere.

16. Año: Los años que se emitieron CERDEM. 17. Número: Indicar el número del CERDEM. 18. Valor: Indicar el valor del CERDEM. 19. Firmas: De los funcionarios responsables.

20. Cédula: Número de cédula del beneficiario del CERDEM: 21. Teléfono: Número de teléfono del beneficiario del

CERDEM: 22. Funcionario Responsable de la

Dirección de Recursos Humanos (Nombre)

Nombre de funcionario responsable de la Oficina de Recursos Humanos.

23. Cédula: Número de cédula del funcionario de la Oficina de


Recursos Humanos. 24. Firma: Firma del funcionario de la Oficina de Recursos

Humanos.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Institución respectiva. Copia: Contraloría General Copia: Beneficiario del CERDEM.


A N E X O S


ANEXO NÚM.1

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

I. ORGANISMO RESPONSABLE:

II . NOMBRE DEL PROYECTO: III.UBICACION:

PROVINCIA: DISTRITO:

CORREGIMIENTO: COMUNIDAD: IV. DESCRIPCION GENERAL: V. JUSTIFICACION: 1. BENEFICIARIOS DIRECTOS: 2. EMPLEO GENERABLE: 3. AREA(S) GEOGRAFICA(S) DE INFLUENCIA: PRIORIDAD DEL PROYECTO SEGUN LOS CRITERIOS DE SELECCION PARA PROYECTOS DE OBJETOS MULTIPLES (REDUCCION DE POBREZA EN AREAS MARGINADAS, CRECIMIENTO Y DISTRIBUCION DE PRODUCTOS) 5. OTROS DETALLES:

VI. PERIODO DE EJECUCION DEL PROYECTO:


VII. ESTADO ACTUAL DEL PROYECTO:

1. EN EJECUCION INCLUYE INCREMENTO DE ACTIVOS FISICOS Y PROYECTO DE INVESTIGACION Y DESARROLLO TÉCNICO Y ADMINISTRATIVO 1.1 PROYECTO DE INVESTIGACION BASICA EN CIENCIAS NATURALES, SOCIALES,

ADMINISTRATIVAS 1.2 PROYECTOS DE APLICACION Y MEJORAMIENTO DE TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PRODUCCIÒN Y ADMINISTRACION

1.3 OBRAS CIVILES (% DE EJECUCION)

2.1 ELABORACION DEL PERFIL DEL CONTENIDO DEL PROYECTO 2.2 ESTUDIO DE EVALUACION EX ANTE PARA LA EVALUACION FISICA 2.3 PLANOS 2.5 TERRENOS

2.4 LICITACION


COSTO


GASTO EN BALBOAS

REAL, ESTIMADO, PRESUPUESTADO Y PROYECTADO

VIII. COSTO Y FINANCIAMIENTO

TOTAL

2011

2012

2013

2014

OBSERVACIONES

TOTAL

INGRESOS CORRIENTES

INGRESOS DE CAPITAL

VIGENCIA ANTERIOR

VENTA DE ACTIVOS

RECUPERACION

CREDITO

INTERNO

EXTERNO

APORTE DE CAPITAL

TRANSFERENCIA

GOBIERNO CENTRAL

OTROS

REAL, ESTIMADO, PRESUPUESTADO Y

PROYECTADO

IX. DESCRIPCIÓN DE

GASTOS

2011

2012

2013

2014

OBSERVACIONES

TOTAL

SERVICIOS PERSONALES

SERVICIOS NO PERSONALES MATERIALES Y SUMINISTROS MAQUINARIA Y EQUIPO

INVERSION FINANCIERA

CONSTRUCCIONES POR CONTRATO TRANSFERENCIAS CORRIENTES TRANSFERENCIAS DE CAPITAL


ANEXO NÚM.2

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO

GASTOS DEL PROYECTO SEGÚN SU OBJETO Y POR TRIMESTRE

INSTITUCION: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PROGRAMA: CODIGO: NOMBRE: PROYECTO:

ANTEPROYECTO

CÓDIGOS COMPLEMENTARIOS

CONCEPTO DEL OBJETO DEL

GASTO

ANTEP. 201__

I

II

III

IV

ECONÓMICA

REGIONAL

SECTORIAL

REGIONAL

CÓDIGO

DENOMINACIÓN


ANEXO NÚM.3


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ______

RESUMEN POR PROGRAMAS DE ASPECTO FISICO Y FINANCIERO DE LOS PROYECTOS

INSTITUCION: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA CODIGO: PROGRAMA:

CÓDIGO

PROYECTOS POR

PROGRAMAS O SUBPROGRAMAS

ASPECTOS

FINANCIEROS

ASPECTOS FÍSICOS

CANTIDAD

P

SP

PROY

NOMBRE

COSTO TOTAL

PRESUP. 201____

UNIDADES

VOLUMEN

TOTAL

EJECUTADO A LA FECHA

META 201___

OBSERVACIONES


ANEXO NÚM.4


MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ______

RESUMEN POR PROGRAMA DE ASPECTOS FINANCIEROS DE LOS PROYECTOS

INSTITUCION: CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA PROGRAMA:

FUENTES DE FINANCIAMIENTO

CÓDIGO

PROYECTOS POR PROGRAMAS O

SUBPROGRAMAS

TOTAL

INGRESOS DE CAPITAL

CRÉDITO

P

SUBP

PROY

NOMBRE

COSTO

ANTEPRO PROYECT 201____

INGRESOS

CORRIENTE

VIGENCIA ANTERIOR

VENTA

DE ACTIVOS

RECUPE- RACIONE

S INTERNO

EXTERNO

APORTE

DE CAPITAL

TRANSF. GOBIERNO CENTRAL

OTROS


ANEXO NÚM.5

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___

SITUACION DE LOS PROYECTOS

En Miles de Balboas INSTITUCION: CODIGO PROGRAMA SUBPROGRAMA UNIDAD EJECUTORA

SITUACION ESTUDIO SITUACION DETALLADA

CÓ

DIG

O

NOMBRE ANTE

PROYECTO 2010 NUEVA

CONTI-NUACIÓN

IDEA PRE

FACTIBILIDADFACTI

BILIDAD PLANOS DISEÑOS

PLIEGOS DE

ESPECIFI CACIONES

ANUNCIO CONVOCA

TORIA


FECHA

ORDEN

PROC. I II III IV

EJECUCION

TRIMESTRES

APROBACION CONTRATO

JUNTA DIRECITVA

CENAGABI- NETE

REFRENDO CONTRALORIAC

ÓD

IGO

NOMBRE

ADJUDICACION PROVICIONAL

EMPRESA FECHA MONTO


ANEXO NÚM.6

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN


ESTRUCTURA DE PERSONAL TRANSITORIO/CONTINGENTE

En Miles de Balboas

INSTITUCION: CODIGO: PROGRAMA: SUBPROGRAMA: PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA:

POSICIÓN NÚMERO

CÓDIGO DE CARGO

DENOMINACIÓN DEL CARGO SUELDO1 MES1 SUELDO2 MES2 SUELDO3 MES3 SUELDO4 MES4 OBSERVACIONES


ANEXO NÚM.7

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN


OBJETIVOS Y METAS DE CADA PROGRAMA En Miles de Balboas INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECCIÓN: 1. OBJETIVOS PARA 201__: 2. METAS PARA 201__:

3. LOGROS ALCANZADOS EN 2010: 4. LOGROS QUE SE ALCANZARAN EN 201___:


ANEXO NÚM.8

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCIÓN DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____

RESUMEN DEL OBJETO DEL GASTO

En Miles de Balboas

INSTITUCIÓN: CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN:

GASTOS REALES

2010

PRESUP. 2011

GASTOS ESTIMADOS

201___

ANTE PROYECTO

201___ DIFERENCIA

CODIGO OBJETO

DEL GASTO

(1) (2) (3) (4) (5) = (4-3)

OBSERVACIONES


ANEXO NÚM.9

REPUBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ___

DETALLE DEL OBJETO DE GASTO En Miles de Balboas

INSTITUCIÓN: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA CODIGO Nombre PROGRAMA: SUBPROGRAMA: ACTIVIDAD O PROYECTO: UNIDAD EJECUTORA:

GASTOS REALES

2008

PRESUPUESTO 2011

GASTOS ESTIMADOS

2011

ANTE PROYECTO

2012 DIFERENCIA

CODIGO OBJETO DEL GASTO

(1) (2) (3) (4) (5) = (4-3)

OBSERVACIONES


ANEXO NÚM.10

REPÚBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN


ALQUILERES (100)

EN MILES DE BALBOAS

INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CODIGO NOMBRE

PROGRAMA SUBPROGRAMA ACTIVIDAD

ALQUILER OBJETO DEL GASTO

DESCRIPCION (INCLUIR COPIA DEL

CONTRATO)

PROPOSITO O FINALIDAD

DURACION MENSUAL ANUAL


ANEXO NÚM.11

REPUBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION


SERVICIOS BASICOS (110)


CODIGO NOMBRE

PROGRAMA

SUBPROGRAMA

ACTIVIDAD UNIDAD

EJECUTORA

CONSUMO PREVISTO

COSTO CONCEPTO DEL GASTO

PROPÓSITO O FINALIDAD

INSTITUCIÓN QUE PRESTA EL SERVICIO CONSUMO

FÍSICO UNITARIO ANUAL


ANEXO NÚM.12

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____

INFORMACION Y PUBLICIDAD (130) INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CODIGO NOMBRE

PROGRAMA

SUBPROGRAMA

ACTIVIDAD

UNIDAD EJECUTORA

COSTO ESTIMADO

PROPOSITO VOLUMEN DE PUBLICIDAD

MENSUAL

ANUAL


ANEXO NÚM.13


ANEXO NÚM.14


ANEXO NÚM.15

REPUBLICA DE PANAMÁ MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN


MAQUINARIA Y EQUIPO (300)

INSTITUCION: 002 CONTRALORÍA GENERAL DE LA

REPÚBLICA

CODIGO NOMBRE PROGRAMA: SUBPROGRAMA:

ACTIVIDAD O PROYECTO:

UNIDAD EJECUTORA:

UNIDADES

SOLICITADAS

OBJETO DEL

GASTO DESCRIPCIÓN

EXISTENTES

SUSTITUIR ADICIONALES TOTAL

COSTO TOTAL

OBSERVACIÓN (JUSTIFICACIÓN)


ANEXO NÚM.16

REPUBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO __


CODIGO NOMBRE

PROGRAMA:

SUBPROGRAMA:

ACTIVIDAD:

UNIDAD EJECUTORA

ORGANISMO Y SEDE

BASE LEGAL

MONTO ANUAL

UTILIDAD DE LOS FONDOS


ANEXO NÚM.17

REPUBLICA DE PANAMA MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS

DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACION


TRANSFERENCIAS CORRIENTES AL

SECTOR PUBLICO Y PRIVADO (6)

INSTITUCION: 002


CODIGO NOMBRE

PROGRAMA:

SUBPROGRAMA:

ACTIVIDAD :

UNIDAD EJECUTORA :

INSTITUCIÓN BENEFICIARIA Y UBICACIÓN GEOGRÁFICA

BASE LEGAL

MONTO ANUAL

UTILIDAD DE LOS FONDOS


ANEXO NÚM.18

REPÚBLICA DE PANAMA

DIRECCION DE PRESUPUESTO DE LA NACIÓN

ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ____

GASTOS NO INCLUIDOS EN LOS CONCEPTOS ANTERIORES

INSTITUCION: 002

CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA

CODIGO NOMBRE

PROGRAMA

SUBPROGRAMA

ACTIVIDAD

UNIDAD EJECUTORA

MONTO OBJETO

DEL GASTO

DETALLE MENSUAL ANUAL


G L O S A R I O

1. SCAFID: Seguimiento, Control, Acceso y Fiscalización de Documentos. 2. ACH: Cámara de Compensación Automática. 3. SISSEGE: Sistema de Solicitudes de Servicios Generales. 4. DDRH: Dirección de Desarrollo de los Recursos Humanos. 5. SIGRHU: Sistema Integrado de Recursos Humanos. 6. MEF: Ministerio de Economía y Finanzas 7. DNI: Dirección Nacional de Informática 8. DAF: Dirección de Administración y Finanzas 9. CAU: Centro de Apoyo al Usuario 10. CERDEM: Certificados de Pago Negociable del Décimo Tercer Mes. 11. Cliente: Toda persona, colaborador o usuario que solicite información o

servicios a los Departamentos de Servicios Administrativos o Unidades de enlace.


nº 27779-a...2015/05/13 · año cxi panamá, r. de panamá miércoles 13 de mayo de 2015 nº...

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