ms excel 2010 básico

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2

NOTA: la información contenida en este material,

tiene un fin exclusivamente didáctico, y por lo tanto,

no está previsto su aprovechamiento a nivel

profesional o industrial. Organización Leonardo Da

Vinci no será jurídicamente responsable por: errores

u omisiones; daños y perjuicios que se pudieran

atribuir al uso de la información comprendida en este

libro, ni por la utilización indebida que pueda dársele.

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3

Los nombres comerciales que aparecen en este libro

son marcas registradas de sus propietarios y se

mencionan únicamente con fines didácticos, por lo

que La organización Leonardo Da Vinci no asume

ninguna responsabilidad por el uso que se le dé a

esta información, ya que no infringe ningún derecho

de registro de marca.

Colaboró con la recopilación de esta información:

Mc. Ing. Karin Rojas Romero

Ing. Jackeline Vera

Ing Marcos Calderón Moreira

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4

SESION

1

INTRODUCCIÓN A EXCEL

Al finalizar la sesión será capaz de:

Identifica correctamente los elementos

de un libro en Excel.

Recorrer y personalizar eficientemente

las hojas y celdas de un libro en Excel.

Grabar adecuadamente un libro en

Excel.

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5

FUNDAMENTOS DE MICROSOFT EXCEL

ENTORNO DE TRABAJO 2010

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con

números organizados en una cuadricula. Es útil para realizar desde simples sumas

hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Para abrir el Excel existen dos opciones:

1.1. Desde la Opción de Búsqueda

Escribir la palabra EXCEL en la opción Búsqueda del Menú Inicio. Se filtraran

todos los programas que contengan la palabra escrita, seleccionar Microsoft

Office Excel 2010.

De la lista de programas

filtrados, seleccionar

Microsoft Excel 2010

En la Opción de Búsqueda,

escribir la palabra EXCEL.

Page 6: MS Excel 2010 Básico

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MS Excel 2010

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1.2. Desde el Botón Inicio

Clic en el botón inicio, se despliega un menú, al colocar el cursor sobre todos

los programas, aparece la lista de los programas que están instalados en tu

ordenador, coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft

Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciara el programa.

1.3. Desde el Comando Ejecutar

Pulsar las teclas Windows + R y escribir EXCEL.

De la lista de Todos los

Programas seleccionar

Microsoft Office Excel

2010.

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7

VENTANA DE EXCEL

2.1. Libro: El documento básico para Excel. Sus archivos usan la extensión xlsx,

como abreviatura de “Excel spreadsheet”. Un libro de trabajo usualmente

contiene varias hojas de trabajo.

2.1.1. Hoja: Una sola hoja con datos. Una o más hojas de trabajo forman un

libro de trabajo. Piense en ellas como hojas de papel apiladas una

encima de la otra, para formar el libro de trabajo.

2.1.1.1. Fila: Son divisiones horizontales en una hoja de trabajo en

Excel. Están nombradas con números desde 1 hasta 1048576.

2.1.1.2. Columna: Son divisiones verticales en una hoja de trabajo en

Excel. Están nombradas con letras según el patrón: A, B, C,…Z,

AA, AB, AC,…AZ, BA, BB, BC, etc. Siendo la última columna

XFD.

Celda: Es la intersección entre una fila y una columna.

Barra de Acceso Rápido Barra de Titulo Cinta de Opciones

Hojas de Calculo Barra de Zoom

Vista de Página

Barra de Desplazamiento

Insertar Hoja

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CINTA DE OPCIONES

Los menús y las barras de herramientas de Office Excel 2003 se han reemplazado

principalmente por la “cinta de opciones”, en esta versión del Office 2010.

La “cinta de Opciones” consta de fichas organizadas de acuerdo con escenarios u

objetos específicos.

3.1. Ficha Inicio

3.2. Ficha Insertar

3.3. Ficha Diseño de Página

3.4. Ficha Fórmulas

3.5. Ficha Datos

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3.6. Ficha Revisar

3.7. Ficha Vista

3.8. Ficha Programador

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10

El diseño de las fichas está

orientado a las tareas.

Barra de

Acceso

Rápido

Los botones de comando de cada

grupo ejecutan un comando o

muestran un menú de comandos.

Los grupos dentro de cada

ficha dividen una tarea en

subtarea.

Además, los controles de cada ficha se organizan en varios grupos. La cinta de

opciones puede incluir más tipos de contenido que los menús y las barras de

herramientas, como por ejemplo, botones, galerías y el contenido de cuadros de

dialogo.

BARRA DE ACCESO RÁPIDO

La barra de acceso rápido es una herramienta personalizable que contiene un

conjunto de comandos independientes de la ficha que se está mostrando, pues

son los comandos más usados por el usuario.

1

2

2

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11

EDITAR UN NUEVO LIBRO DE TRABAJO

INGRESO DE DATOS

En cada una de las celdas dela hoja, es posible introducir textos, números o

formulas. Situar el cursor sobre la celda donde se desea introducir los datos y

escribir el contenido. Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la barra de

fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para aceptar el valor en la celda se puede utilizar cualquiera de los tres métodos

que a continuación se detallan:

Intro O Enter : Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa

pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

Teclas De Movimiento: Se valida el valor introducido en la celda y además la

celda activa cambiara dependiendo de la flecha pulsada, es decir si pulsamos

FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

Cuadro de Aceptación: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer clic

sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá

siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el

contenido de la celda a su valor inicial, solo hay que pulsar la tecla ESC del teclado

o hacer clic sobre el botón cancelar de la barra de fórmulas. Así no se

introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

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12

EDICIÓN DEL CONTENDIO DE CELDAS

AUTOLLENADO

Excel tiene la propiedad de permitir llenar celdas automáticamente, siguiendo

unas progresiones Aritméticas o Geométricas o listas de meses o días.

Se ingresa los primeros valores de la serie.

Seleccionar las celdas.

Ubicar el cursor en la esquina Inferior Derecha de la Celda.

Arrastrar el puntero hacia abajo.

MOVIMIENTOS DE PUNTERO DE CELDA

Seleccionar partes de una hoja de cálculo Excel solo es un poco diferente de

hacerlo que en un documento Word. Mucho de los métodos son bastante

parecidos a los que se utilizan en las tablas de Word, pero a menudo son aún

más fáciles.

Clic para seleccionar una sola celda, fila, columna, o una hoja.

Arrastrar para seleccionar varias celdas.

Algo que se debe tener siempre en cuenta en Excel es el puntero del Mouse, el

cual puede adoptar una cantidad de formas diferentes, según la acción que se

este desarrollando en determinado momento.

Ubicar el puntero

y Arrastrar hacia

abajo

Celdas con

Auto llenados

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En la siguiente tabla se resumen las formas de puntero del Mouse más usadas

en Excel.

FORMA ACCIÓN

Seleccionar una celda o rango

Arrastrar la celda o el rango seleccionados.

En Excel, se puede mover una selección usando

el puntero en la Forma Mover.

Llenar (copiar valores dentro de las celdas a

través de las que arrastra) o autollenar series de

datos.

Ingresar o editar datos. El cursor (línea vertical

dentro de la celda). (Doble clic en la celda)

Redimensionar columna

Redimensionar fila

Copiar los formatos de celdas con la herramienta,

Copiar Formato

Para seleccionar columnas, hacer clic en el

nombre de la columna a seleccionar

Para seleccionar Filas, hace clic en el nombre de

la Fila a seleccionar

RECORRER HOJAS

Para cambiar de una hoja de cálculo a otra, simplemente se hace clic sobre la

etiqueta o nombre de la hoja a la que deseamos desplazarnos.

Etiqueta de las Hojas

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RANGO DE CELDAS

Se denomina rango al conjunto de celdas (dos o más). Las celdas de un rango

pueden ser consecutivas.

Consecutivas:

No consecutivas:

SELECCIÓN DE CELDAS ADYACENTES

La selección continua se realiza utilizando el Mouse, o también utilizando

la combinación de teclas Shift + ,,,.

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SELECCIÓN DE CELDAS NO ADYACENTES

La selección continua se realiza utilizando el Mouse, acompañado de la

tecla Ctrl.

MANEJO DE FILAS, COLUMNAS, Y HOJAS

Insertar Filas

Para Insertar una Fila, seguir una de las siguientes opciones:

Usando la Ficha Inicio:

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Usando el Mouse:

Insertar Columnas

Para insertar una columna, seguir una de las siguientes opciones:

Usando la Ficha Inicio:

Usando el Mouse:

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NOTA: En caso de no haber seleccionado ningún elemento (fila o

columna), Excel toma como referencia la columna donde está situado el

cursor.

Insertar Hojas

La manera más práctica de insertar hojas a un libro en Excel es dando clic

al botón de nueva Hoja.

Insertar nueva Hoja

También se puede presionar la combinación de teclas Shift + F11.

Otra opción es dar anticlic sobre alguna hoja y seleccionar loa opción

Insertar.

Anti clic en la etiqueta de las hojas

Eliminar Filas

Para eliminar filas, seguir una de las siguientes opciones:

Usando la Ficha Inicio:

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Usando el Mouse:

Eliminar Columnas

Para eliminar una columna, seguir una de las siguientes opciones:

Usando la Ficha Inicio:

Usando el Mouse:

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Eliminar Hojas

Para eliminar hojas existen las siguientes opciones:

Desde la Ficha Inicio

Otra opción es dar anticlic sobre la hoja a eliminar

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PERSONALIZAR FILAS Y COLUMNAS

Alto de Fila

Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos métodos:

Desde la Cinta de Opciones:

Seleccionar las filas alas que quieres modificar la altura. En caso de no

seleccionar ninguna, se realizara la operación a la fila en la que nos

encontramos.

En la ficha inicio, en el grupo celdas, haga clic en Alto.

Aparecerá el cuadro de dialogo Alto de la fila de la derecha en el que

tendrás que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar el punto”.”

Hacer clic sobre el botón Aceptar para que los cambios se hagan efectivos.

Utilizar el Mouse:

Colocar el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila

que desees modificar, en la cabecera de la fila.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como

se muestra:

Mantener pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva posición,

conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.

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Ancho de Columna

Si deseamos modificar el ancho de alguna columna, podemos utilizar dos

métodos:

Desde la Cinta de Opciones:

Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de

no seleccionar ninguna, se realizara la operación a la fila en la que nos

encontramos.

En la ficha Inicio, en el grupo celdas, haga clic en Ancho.

Aparecerá el cuadro de dialogo siguiente:

Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botón Aceptar

Utilizar el Ratón:

Situar el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de la

columna que desee modificar, en la cabecera de la columna.

El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como

se muestra:

Mantener pulsado el botón del ratón y arrastrar la línea a la nueva posición.

Observa como co0nforme nos movemos la anchura de la columna va

cambiando.

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PERSONALIZAR LAS ETIQUETAS DE LAS HOJAS

Las etiquetas son los nombres de cada hoja, para cambiarlas se siguen los

siguientes pasos: mover el mouse hasta el nombre de la hoja y darle clic derecho

cambiar nombre.

CAMBIO DE COLOR

A cada hoja del libro se le puede diferenciar con colores distintos.

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COMENTARIOS

Ingreso de Comentarios

Los comentarios son notas que se escriben para una celda. Para insertar un

comentario se realizan los pasos que se detallan en la figura siguiente:

En la ficha revisar, en el grupo de comentarios, haga clic en Nuevo

Comentario.

O simplemente presionar las teclas Shift + F2

Y en el recuadro que se muestra, escribir el texto correspondiente.

Los comentarios se muestran al ubicar el puntero del mouse encima de la

celda.

En los comentarios se muestran el nombre del usuario del Sistema

Operativo, si no desea que aparezca el nombre del usuario en el comentario,

seleccione le nombre y elimínelo.

Modificar Comentarios

Haga clic en la celda que contiene el comentario que desea Modificar.

En la Ficha Revisar, en el grupo Comentarios, hacer clic en Modificar

comentario.

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Cursor

Cuando termine de modificar el texto, haga clic fuera del cuadro de

comentario.

Revisar los Comentarios de un Libro

En la Ficha Revisar, en el grupo Comentarios, hacer clic en el botón Mostrar

todos los comentarios.

INGRESO DE VALORES

Para ingresar datos en una celda, podemos usar la Barra de Fórmulas o

simplemente escribir directamente en las celdas respectivas.

Para modificar el contenido de una celda desde la Barra de Fórmulas.

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Otra manera es presionando la tecla F2.

GRABAR UN LIBRO DE TRABAJO

Las opciones de guardar un libro en Excel están el Botón de Archivo:

Seleccionar el botón Archivo.

Y le damos clic en Guardar como.

Aparece un cuadro para ubicar la ubicación en donde guardaremos nuestro

documento.

Le ponemos un nombre a nuestro documento a guardar.

Y finalmente clic en Guardar.

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Excel 2010 permite grabar un libro de formatos compatibles para versiones

anteriores:

Seleccionar el botón Archivo.

Y le damos clic en Guardar como.

Aparece un cuadro para ubicar la ubicación en donde guardaremos nuestro

documento.

Le ponemos un nombre a nuestro documento a guardar.

En la opción tipo elegimos en que versión queremos que se guarde mi

documento.

Y finalmente clic en Guardar.

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Organización Educativa Leonardo Da Vinci

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MS Excel 2010

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PRÁCTICA GUIADA

Abrir Excel usando una de las opciones mencionadas en clase.

Copiar todos los datos tal como se muestran a continuación.

Insertar Filas entre Luis Castillo e Inés Gonzales; y entre Percy Gonzales y

Gonzalo Alva.

Insertar Columnas entre Apellido y Edad; entre Curso y Promedio.

Usando las opciones de Autollenado, generar los códigos hasta completar todos

los alumnos.

Personalizar el alto y ancho de las celdas a su criterio.

Completar los datos que faltan según la siguiente figura y cambiar los nombres

de las etiquetas y los colores de las hojas según como se muestra a

continuación.

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28

Seleccionar las edades de todos los alumnos.

Seleccionar todos los datos de todos los alumnos.

Seleccionar las edades y los promedios de todos los alumnos.

Seleccio9nar la fila 5.

Seleccionar la columna C.

Seleccionar la fila 3 y la columna D.

Grabar el libro con el nombre de Clase 01 en su carpeta de trabajo.

Grabar el libro con el nombre Sesión 01 usando el método compatible en su

carpeta de trabajo.

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30

SESION

2

EDICION DEL CONTENIDO

Al finalizar la sesión será capaz de:

Trabaja eficientemente con una hoja de

cálculo.

Identifica y aplica adecuadamente los

distintos formatos de celdas.

Usa correctamente las referencias

relativas y absolutas.

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MS Excel 2010

31

MANEJO DEL CONTENIDO DE LAS CELDAS

BUSCAR TEXTO

Podemos usar la opción Buscar texto para Verificar si existe alguna palabra dentro

del libro de trabajo.

Presionar las Teclas Ctrl + B

También se puede desde la Ficha Inicio.

Escribir el texto que busca y hacer clic en Buscar siguiente.

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REEMPLAZAR TEXTO

Podemos usar la opción Reemplazar texto para cambiar el contenido de una celda.

Presionar las Teclas Ctrl + L

También se puede desde la Ficha Inicio.

Escribir el texto que busca y hacer clic en Reemplazar.

Excel resaltara el texto

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MS Excel 2010

33

COPIAR Y PEGAR CELDAS

Esta acción se usa para duplicar el contenido de las celdas.

Para Copiar

Cuando las celdas son copiadas en Excel, la selección se muestra con líneas

punteadas.

Para pegar.

CORTAR CELDAS

Esta acción se usa para mover el contenido de las celdas.

Para Cortar

Page 34: MS Excel 2010 Básico

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MS Excel 2010

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Cuando las celdas son cortadas en Excel, la selección se muestra de la

siguiente manera.

Para pegar

MOVER CELDAS

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MS Excel 2010

35

PEGADO ESPECIAL

En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin

necesidad de copiar la fórmula, o copiarla fórmula pero no el formato o aspecto de

la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la

proporciona el Pegado especial.

En la ficha Inicio, en el Grupo Portapapeles, hacer clic en la flecha inferior del

botón pegar. Y elegimos pegado especial.

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.

Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de

esta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como

tampoco el formato.

Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contendido.

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas.

Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas.

Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos

excepto bordes.

Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.

Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las formulas de

todas las opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas las

opciones de formato de números de las celdas seleccionadas.

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MS Excel 2010

36

PERSONALIZAR EL FORMATO DE LAS CELDAS

AJUSTE Y ALINEACIÓN DEL TEXTO

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden

alineados u orientados de una forma determinada.

Desde la Ficha Inicio, grupo de opciones Alineación:

Desde la opción formato de celdas:

Hacer clic sobre la pestaña Alineación del

cuadro de dialogo Formato de celda. Elegir

las opciones deseadas, clic sobre el botón

Aceptar.

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MS Excel 2010

37

Alineación del Texto Horizontal

Alinea el contenido de las celdas seleccionadas, es decir respecto de la anchura

de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una

de las siguientes opciones:

General: Es la opción de Excel 2010 por defecto, alinea las celdas

seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los

números a la derecha y los textos a la izquierda.

Izquierda (Sangría): Alinea el contenido d4 las celdas seleccionadas a la

izquierda de estas independientemente del tipo de dato. Observa como

ala derecha aparece un recuadro sangría: que por defecto está a 0, pero

cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda

comienza un carácter más ala derecha, para que el contenido de la celda

no este pegado al borde izquierdo de la celda.

Centrar: centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de estas.

Derecha (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la

derecha de estas, independientemente del tipo de dato. Observa como ala

derecha aparece un recuadro de sangría: que por defecto está a 0, pero

cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda

comienza un carácter más al a izquierda, para que el contenido de la celda

no este pegado al borde derecho de la celda.

Llenar: Esta opción no es realmente una alineación si no que repite el dato

de la celda para rellenar la anchura de ola celda. Es decir, si en una celda

tenemos escrito * y elegimos la opción llenar, en la celda aparecerá

************ hasta completar la anchura de la celda.

Justificar: Con esta opción el contenido delas celdas seleccionadas se

alineara tanto por la derecha como por la izquierda.

Centrar en la Selección: Centra el contenido de una celda respecto a

todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente

celda en la selección que contiene datos.

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MS Excel 2010

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MI

TE

XT

O

MI

TEXTO

MI

TE

XT

O

Alineación del Texto Vertical

Alineac. Superior Alineac. Inferior Alineac. Centrada Alineac. Justificada

Rotar Textos

Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en

horizontal (opción por defecto), de arriba abajo o en cualquier ángulo desde 90°

en sentido opuesto o las agujas de un reloj 90° en sentido de las agujas de un

reloj.

Orientación de 90° Orientación de 0° Orientación de -90°

Excel nos permite agregar líneas al contorno de las celdas.

Page 39: MS Excel 2010 Básico

Organización Educativa Leonardo Da Vinci

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MS Excel 2010

39

Se mostraran todas las opciones de los bordes tal como se explica en la

siguiente figura:

1. Seleccionemos es estilo de borde.

2. Seleccionamos los bordes que deseamos.

3. Seleccionamos el color del borde y le damos clic en Aceptar.

El resultado sería:

COLORES Y PATRONES DE CELDAS

En Excel, también podemos darle color y una apariencia distinta a las celdas,

usando los patrones o estilos instalados:

Las opciones están en la Ficha Inicio, en el grupo Estilos.

Page 40: MS Excel 2010 Básico

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MS Excel 2010

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Page 41: MS Excel 2010 Básico

Organización Educativa Leonardo Da Vinci

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MS Excel 2010

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COMBINAR CELDAS

Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.

El resultado sería:

FORMATOS DE CELDA

En Excel existen distintos tipos de datos según el

contenido de la celda. En la Ficha Inicio, en el grupo

de opciones Número se encuentra la lista de todos

los formatos que se pueden usar.

Page 42: MS Excel 2010 Básico

Organización Educativa Leonardo Da Vinci

COMPUTREIN

MS Excel 2010

42

FORMATO GENERAL

Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza

Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en forma

exponencial.

FORMATO NUMÉRICO

Contiene una serie de opciones que permiten especificar el

número de decimales, también permite especificar el

separador de millares y la forma de visualizar los números

negativos.

FORMATO MONEDA

Es parecido a la categoría Número, permite

especificar el número de decimales, se puede escoger

el símbolo monetario como podría ser S/.

FORMATO CONTABILIDAD

Difiere el formato moneda en que alinea los

símbolos de moneda y las comas decimales en

una columna.

FORMATO FECHA

Contiene números que representan fechas y horas como valores de

fecha.

Page 43: MS Excel 2010 Básico

Organización Educativa Leonardo Da Vinci

COMPUTREIN

MS Excel 2010

43

Formato

Número

Formato

Fracción

Formato

Número

Formato

Fracción

FORMATO HORA

Contienen números que representan valores de hora.

FORMATO PORCENTAJE

Visualiza los números como porcentaje.

FORMATO FRACCIÓN

Permite escoger entre nueve formatos de fracción.

FORMATO CIENTÍFICA

Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el

numero de decimales.

FORMATO TEXTO

Las celdas con formato de texto son tratadas

como texto incluso si en el texto se encuentre

algún número en la celda.

Page 44: MS Excel 2010 Básico

Organización Educativa Leonardo Da Vinci

COMPUTREIN

MS Excel 2010

44

1. clic en el

Botón Copiar

2. seleccionar la celda

de donde se copiara el

formato

3. el puntero cambiara de

esta forma

NOTA: En la Ficha Inicio, en el grupo Número, disponemos de una

serie de botones que nos permitirán modificar el formato de los

números de forma más rápida:

Si se hace clic sobre el botón, los números de las celdas seleccionadas se

convertirán a símbolo moneda (el símbolo dependerá de cómo tenemos definido

el tipo moneda en la configuración regional de Windows, seguramente

tendremos el símbolo S/.).

Para asignar el formato de porcentaje (multiplicara el número por 100 y le

añadirá el símbolo %).

Para utilizar el formato de contabilidad (con separador de miles y cambio de

alineación).

Para quitar un decimal a los números introducidos en las celdas

seleccionadas.

Para añadir un decimal a los números introducidos en las celdas

seleccionadas.

COPIAR FORMATOS

Para copiar formato puede usar el botón Copiar o el comando Pegado especial

Page 45: MS Excel 2010 Básico

Organización Educativa Leonardo Da Vinci

COMPUTREIN

MS Excel 2010

45

5. Formato Copiado 4. Seleccionar las

celdas a donde se

desea aplicar el

FORMATO CONDICIONAL

Formato como un sombreado de celda o un color de fuente, que Excel aplica

automáticamente a las celdas que cumplen alguna condición especifica. Para utilizar

esta opción siga:

Seleccione Ficha Inicio, en el grupo Estilo, hacer clic en la flecha inferior y nos

mostrara diversas opciones para dar formato a las celdas seleccionadas.

Si se desea comparar el contenido de las celdas seleccionadas, elegir la opción

Formato condicional. Luego seleccione Resaltar reglas de celdas,

desplegándose una gama de opciones de comparación.

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46

Ejemplo:

Si las notas son menores que 12, que se muestren con rojo, de lo contrario que se

muestren con azul. Al aplicar el Formato condicional, tendríamos:

VALIDACIÓN DE DATOS

Se utiliza para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda,

y para mostrar mensajes que insisten a los usuarios a especificar entradas correctas y

les notifiquen las entradas incorrectas. Seleccionar las celdas para validación, luego

seleccione Ficha datos, en el grupo Herramienta de Datos, se muestra la siguiente

pantalla, darle clic en validación de datos.

Ejemplo:

Que no acepte números menores que 0.

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47

En la Ficha Configuración:

En la opción permitir, escoger el estilo o formato del contenido que aceptara esa celda.

En la opción Datos, se selecciona el criterio de comparación o el criterio de la condición

(igual a, mayor que, entre, etc.). Luego se ingresa los valores mínimo y máximo. En la

Ficha Mensaje Entrante: se define un mensaje informativo donde se indican los valores

que se deben ingresar en esa celda.

En la Ficha Mensaje de Error:

Es un mensaje de error que se mostrara cada vez que se ingresan números que no

cumplan con la condición ingresada en la celda.

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48

REFERENCIAS DE CELDAS

Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y

funciones casi es seguro que pongamos referencias a celdas o conjuntos de celdas que

no son propiamente la misma celda donde tenemos la fórmula. Las referencias son

enlaces a las celdas, es decir, cuando en una fórmula escribimos = A1 + B1, nos

estamos refiriendo a que sume el contenido de la celda A1 con el contenido de la celda

B1. En Excel tenemos dos tipos de referencias:

REFERENCIAS RELATIVAS

Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la fórmula en otra celda, es

decir se adapta a su entorno por que las referencias las hace con respecto a la distancia

entre la fórmula y las celdas que forman parte de la misma.

Supongamos el ejemplo:

Si ahora copiamos la celda C1 en C2 y en C3; como estamos copiándola una

fila hacia abajo, la fórmula cambiaría por = A2+B2.

Lo que variara es la referencia a las celdas A1 y B1, al copiarlas una fila hacia

abajo, se incrementara el nombre de la fila en uno, es decir, en vez de A1

pondrá A2 y en vez de B1 pondrá B2.

Fórmulas usando referencia relativa

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49

REFERENCIAS ABSOLUTAS

Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la fórmula a otra celda, las

referencias a las celdas de la fórmula son fijas.

Seleccione la celda donde está la fórmula a corregir. Presione F2. Seleccione la celda a

fijar. Presione F4.

Ejemplo:-

Si ahora copiamos la celda C1 en C2 y en C3; como estamos copiándola una fila hacia

abajo, la fórmula cambiaría por = A2+B2.

Lo que variara es la referencia a las celdas A1 y B1, al copiarlas una fila hacia

abajo, se incrementara el nombre de la fila en uno, es decir, en vez de A1

pondrá A2 y en vez de B1 pondrá B2.

Pero deseamos que a la celda A2 también se le sume B1, por lo tanto debemos

fijar la celda B1.

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50

En el modo edición, seleccionamos B1 y presionamos F4.

Ahora, copiamos el contenido de la celda C1 al resto de celdas.

Formulas usando Referencias Absolutas.

PRÁCTICA GUIADA

Copiar los siguientes datos en una nueva hoja de Cálculo.

Aplicarle borde, alineación y formato de celda.

Utilizar la opción de combinar celdas donde sea necesario.

Ingresar el comentario respectivo en la celda F2.

A la hoja 1colocarle el nombre de SESION 02.

Calcular la ganancia para el primer producto multiplicando el precio base *el %

de Ganancias.

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51

Calcular el precio de venta para el primer producto, sumando PrecioBase +

Ganancia.

Calcular la Ganancia y el Precio Venta de los demás productos, usando la

opción de autollenado de celdas, teniendo en cuenta las referencias absolutas y

relativas según sea el caso.

A la palabra código asignarle una orientación de 75°.

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52

SESION

3

OPERACIONES BÁSICAS

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Identifica correctamente los

operadores matemáticos.

Aplica adecuadamente los

operadores en las fórmulas.

Soluciona eficientemente

operaciones matemáticas.

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53

OPERADORES

Al desarrollar operaciones matemáticas en Excel, debemos anteponer el sigo igual (=)

en las celdas.

OPERADORES ARITMÉTICOS

Suma (+): Suma del contenido de las celdas.

Resta (-): Resta el contenido de las celdas.

Multiplicación (*): Multiplica el contenido de las celdas.

División (/): Divide el contenido de las celdas.

OPERADORES DE TEXTO

Se emplean para concatenar o unir el contenido de celdas que contengan texto.

Fórmula usando &,””. El resultado seria.

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54

OPERADORES DE COMPARACIÓN

Se emplean para comparar los valores de las celdas.

Mayor (>)

Menor (<)

Igual (=)

Menor Igual (<=)

Mayor Igual (>=)

Diferente (<>)

OPERADORES DE REFERENCIA

Se refiere a las celdas seleccionadas.

Referencia continua (:), se emplea para indicar un rango de celdas.

Referencia no continua (,): une los valores de dos o más celdas.

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55

PRIORIDAD DE LOS OPERADORES

FÓRMULAS CON VARIOS OPERADORES

SIGNOS DE AGRUPACIÓN

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56

PRACTICA GUIADA

Completar la siguiente tabla, convirtiendo el monto en soles a Dólares y Euros

Desarrolle la siguiente conversión de moneda de Soles a Dólares

Graba el libro en tu carpeta de trabajo con el nombre de operadores.

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57

SESION

4

INSERTAR FUNCIONES I

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Inserta correctamente funciones

matemáticas en Excel para

solucionar ejercicios.

Utiliza las funciones numéricas en

Excel para resolver problemas

planteados

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58

FUNCIÓNES BASICAS

FUNCIÓN SUMA

Objetivo: Devuelve la suma de todos los valores de un rango seleccionado.

Estructura: = SUMA (rango)

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función SUMA.

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59

También se puede usar la ficha Formulas.

Seleccionar las celdas con las que se van a sumar

El resultado sería: Fórmula insertada

Resultado de la operación

Cuando se desean sumar celdas no adyacentes, se separan las celdas por

comas.

= SUMA (A5, B6), sumara el contenido de las celdas A5 Y B6.

= SUMA (A5:B6), sumara el contenido desde las celdas contenidas entre A5 Y

B6, es decir sumara A5, A6, B5 Y B6.

FUNCIÓN PRODUCTO

Objetivo: Devuelve la multiplicación de todos los valores de un rango seleccionado.

Estructura: = PRODUCTO (rango)

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

Page 60: MS Excel 2010 Básico

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60

5. Seleccionar la función PRODUCTO.

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Page 61: MS Excel 2010 Básico

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61

Seleccione las celdas con las que se van a multiplicar

El resultado sería:

Page 62: MS Excel 2010 Básico

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62

FUNCIÓN PROMEDIO

Objetivo: Devuelve la media aritmética de todos los valores de un rango seleccionado.

Estructura: = PROMEDIO (rango)

Categoría: Estadística

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función PROMEDIO.

Page 63: MS Excel 2010 Básico

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63

También puede usar la ficha Fórmulas

Seleccionar las celdas con las que se van a sacar el promedio

El resultado sería:

Fórmula

Insertada

Resultado de

la operación

FUNCIÓN CONTAR

Objetivo: Devuelve cuantas celdas con contenido numéricas hay en un rango

seleccionado.

Estructura: = CONTAR (rango)

Categoría: Estadística

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

Page 64: MS Excel 2010 Básico

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64

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función CONTAR.

También se puede usar la ficha fórmulas.

Page 65: MS Excel 2010 Básico

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65

Seleccionar las celdas con los datos a evaluar

El resultado sería:

Fórmula Insertada

Resultado de la operación

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66

FUNCIÓN CONTARA

Objetivo: Devuelve cuantas celdas no vacías hay en un rango seleccionado.

Estructura: = CONTAR (rango)

Categoría: Estadística

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función CONTARA.

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67

También se puede usar la ficha fórmulas

Seleccionar las celdas con los datos a evaluar

El resultado sería:

Fórmula Insertada

Resultado de la operación

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68

FUNCIÓN CONTAR.BLANCO

Objetivo: Devuelve cuantas celdas vacías hay en un rango seleccionado.

Estructura: = CONTAR.BLANCO (rango)

Categoría: Estadística

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función CONTAR.BLANCO.

Page 69: MS Excel 2010 Básico

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69

También se puede usar la ficha fórmulas.

Seleccionar las celdas con los datos a evaluar

El resultado sería:

Fórmula Insertada

Resultado de la operación

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70

FUNCIÓN MAX

Objetivo: Devuelve el máximo valor de un rango de celdas seleccionado.

Estructura: = MAX (rango)

Categoría: Estadística

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función MAX.

También puede usar la ficha fórmulas

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71

Seleccionar los datos con las celdas a evaluar

El resultado sería:

FUNCIÓN MIN

Objetivo: Devuelve el mínimo valor de un rango de celdas seleccionado.

Estructura: = MIN (rango)

Categoría: Estadística

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función MIN.

Page 72: MS Excel 2010 Básico

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72

También puede usar la ficha Fórmulas.

Seleccionar las celdas con los datos a evaluar.

El resultado seria.

Page 73: MS Excel 2010 Básico

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73

FUNCIONES MATEMÁTICAS

FUNCIÓN POTENCIA

Objetivo: Devuelve el resultado de elevar un número a una determinada potencia.

Estructura: = POTENCIA (Numero, Potencia)

Categoría: Matemática y Trigonométricas

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemática y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función POTENCIA.

Page 74: MS Excel 2010 Básico

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74

También puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar la potencia

El resultado seria

FUNCIÓN RAIZ

Objetivo: Devuelve la raíz cuadrada de un número.

Estructura: = RAIZ (Número)

Categoría: Matemática y Trigonométricas.

Page 75: MS Excel 2010 Básico

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75

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemática y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función RCUAD.

Page 76: MS Excel 2010 Básico

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76

También se puede usar la ficha Fórmulas

El resultado seria

OTRAS RAÍCES

Si se desea calcular la raíz Cúbica o raíz Cuarta de un número, se usa la función

POTENCIA, y el exponente se lo expresa como fracción:

1/3 para raíz Cúbica.

1/4 para raíz Cuarta.

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77

1/5 para raíz Quinta, etc.

Ejemplo:

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78

FUNCIÓN ALEATORIO

Objetivo: Ingresa números al azar entre 0 y 1.

Estructura: = ALEATORIO ().

Categoría: Matemática y Trigonométricas.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemática y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función RCUAD.

Page 79: MS Excel 2010 Básico

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79

También puede usar la ficha formulas.

El resultado seria.

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80

FUNCIÓN ENTERO

Objetivo: Redondea un número hasta el entero inferior más próximo.

Estructura: = ENTERO (Número).

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función ENTERO.

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81

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Seleccionar las celdas con los datos a evaluar

El resultado seria

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82

PRÁCTICA GUIADA

Copiar los subsiguientes datos en un Libro Nuevo.

En la celda A1 insertar la fecha actual, usando la función respectiva.

Agregar los siguientes datos a partir de la celda G3 y calcular cuantos meses,

días y años están los productos el almacén según la fecha de compra.

La Ganancia es un porcentaje del Precio Base. Observa la celda B26.

El Precio Venta es Precio Base + Ganancia.

La Venta Base es Precio Venta * Cantidad Vendida.

El IGV es un porcentaje de la venta Base. Observar la celda A26.

La Venta Final es Venta Base + IGV.

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83

Copiar el siguiente texto a partir de la celda A 28 y responder a las preguntas.

Graba el libro en tu carpeta de trabajo con el nombre de Funciones I.

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84

SESION

5

INSERTAR FUNCIONES II

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Utiliza eficientemente funciones

matemáticas para resolver

problemas.

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85

FUNCIONES CON NÚMEROS

FUNCIÓN REDONDEAR

Objetivo: Redondea un número al número de decimales especificados.

Estructura: = REDONDEAR (Número, Num_Decimales).

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función REDONDEAR.

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86

También se puede usar la ficha fórmulas.

El resultado sería:

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87

FUNCIÓN RESIDUO

Objetivo: Proporciona el residuo después de dividir un número por un divisor.

Estructura: = RESTO (Número, Num_Divisor).

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función RESTO.

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88

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas que se van a evaluar.

El resultado sería:

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89

FUNCIÓN TRUNCAR

Objetivo: convierte un número decimal a uno entero al quitar la parte decimal.

Estructura: = TRUNCAR (Número, Num_Decimales).

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función TRUNCAR.

Page 90: MS Excel 2010 Básico

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90

También puede usar la ficha formulas.

Ingresar las celdas que se van a evaluar

El resultado sería:

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91

FUNCIÓN NÚMERO ROMANO

Objetivo: devuelve el número pasado en formato decimal a número Romano, el

parámetro forma indica el estilo de simplificación de la conversión.

Estructura: = NUMERO.ROMANO (Número, Forma).

Categoría: Matemáticas y Trigonométricas.

Ejemplos:

=NUMERO.ROMANO (2049,0) devuelve MMXLIX pero si escribimos

=NUMERO.ROMANO (2049.4) devuelve MMIL

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función NUMERO.ROMANO.

Page 92: MS Excel 2010 Básico

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92

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas que se van a evaluar

El resultado seria

Page 93: MS Excel 2010 Básico

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93

FUNCIONES DE TEXTO

FUNCIÓN MAYUSC

Objetivo: Con esta función obtendremos todo el contenido de un texto o celda en

minúscula.

Estructura: = MAYUSC (Texto).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función MAYUSC.

Page 94: MS Excel 2010 Básico

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94

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas que se van a evaluar

El resultado seria

Page 95: MS Excel 2010 Básico

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95

FUNCIÓN MINUSC

Objetivo: Con esta función obtendremos todo el contenido de u8n texto o celda en

minúsculas.

Estructura: = MINUSC (Texto).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función MINUSC.

Page 96: MS Excel 2010 Básico

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96

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas que se van a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN NOMPROPIO

Objetivo: Con esta función obtendremos un texto en el que aparecerá en mayúsculas la

primera letra de cada palabra que forma parte del texto.

Estructura: = NOMPROPIO (Texto).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

Page 97: MS Excel 2010 Básico

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97

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función NOMPROPIO.

También pueden usar la ficha Fórmulas.

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98

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN IZQUIERDA

Objetivo: Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar

desde la parte izquierda de la cadena de texto.

Estructura: = Izquierda (Texto, Número de caracteres).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función IZQUIERDA.

Page 99: MS Excel 2010 Básico

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99

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas a evaluar

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100

El resultado seria

FUNCIÓN DERECHA

Objetivo: Nos devuelve una cantidad de caracteres determinados empezando a contar

desde la parte derecha de la cadena de texto.

Estructura: = DERECHA (Texto, Número de caracteres).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función DERECHA.

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101

También puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas a evaluar

Page 102: MS Excel 2010 Básico

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102

El resultado seria

FUNCIÓN LARGO

Objetivo: Devuelve el tamaño de la palabra o palabras ingresadas en una celda.

Estructura: = LARGO (“Texto”).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función LARGO

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103

También puede usar la ficha formulas.

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104

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN CONCATENAR

Objetivo: Une diferentes elementos de texto en uno solo. Estos elementos pueden ser

celdas o directamente texto utilizando comillas ““.

Estructura: = CONCATENAR (“Texto 1, Texto2,…”).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función CONCATENAR.

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105

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

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106

Otra Fórmula de Concatenar es usando el símbolo &.

El resultado seria

FUNCIÓN IGUAL

Objetivo: Realiza la comprobación si dos valores son exactamente iguales. Esta

función solo nos devolverá verdadero o falso.

Estructura: = IGUAL (Texto 1, Texto2).

Categoría: Texto.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Texto.

5. Seleccionar la función IGUAL.

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107

También se puede usar la ficha Fórmulas

Page 108: MS Excel 2010 Básico

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108

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

PRÁCTICA GUIADA

Copiar los siguientes datos:

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109

Completar según los siguientes criterios

Código es las 2 primeras letras de cada apellido más las dos primeras letras de

cada nombre.

Agregar las siguientes columnas y completarlas según las condiciones dadas a

continuación:

Nota 1, Nota 2 y Nota 3 son números aleatorios redondeados a 2 decimales entre

0 y 20.

El promedio 01 debe redondearse a un decimal.

El promedio 02 debe truncarse a 2 decimales.

Residuo se calcula de dividir Nota 1 con Nota 3.

Desarrollar:

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110

SESION

6

FUNCIONES DE FECHA Y

HORA

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Soluciona problemas de fechas

usando adecuadamente las

funciones en Excel.

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111

FUNCIONES DE FECHA Y HORA

FUNCIÓN AHORA

Objetivo: Devuelve la fecha y hora del sistema.

Estructura: = AHORA () es importante ver que esta función NO tienen ningún tipo de

argumento.

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara fecha y hora.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función AHORA.

Page 112: MS Excel 2010 Básico

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112

También se puede usar la ficha Fórmulas.

La función ahora no tiene argumentos

El resultado seria

FUNCIÓN HOY

Objetivo: Esta función nos devuelve la fecha actual del sistema.

Estructura: = HOY () Esta función tampoco tiene ningún tipo de argumento. Para

insertar la fecha del sistema también se puede usar la combinación de teclas Ctrl + ;

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara la fecha.

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113

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función HOY.

También se puede usar la ficha Fórmulas.

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114

La función hoy no tiene argumentos

El resultado seria

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115

FUNCIÓN AÑO

Objetivo: Nos devuelve el año de una fecha determinada.

Estructura: = AÑO (Fecha)

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el año buscado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función AÑO.

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116

También puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar la celda a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN MES

Objetivo: Nos devuelve el mes de una fecha determinada.

Estructura: = MES (Fecha)

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el mes buscado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función MES.

Page 117: MS Excel 2010 Básico

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117

También se puede usar la ficha Fórmulas

Page 118: MS Excel 2010 Básico

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118

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

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119

FUNCIÓN DIA

Objetivo: Nos devuelve el día de una fecha determinada.

Estructura: = DIA (Fecha)

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el día buscado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función DIA.

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120

También usar la ficha Fórmulas

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN FECHA

Objetivo: Convierte tres números en formato de DD/MM/AAAA.

Estructura: = FECHA (Año, Mes, Día). Hay que tener en cuenta que si introducimos un

valor que no es correcto lo convierte a uno que si lo es. Así por ejemplo si introducimos

como mes el valor 13, en el momento de aceptar la función nos parecerá un 1.

Categoría: FECHA Y HORA.

Page 121: MS Excel 2010 Básico

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121

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función FECHA.

Page 122: MS Excel 2010 Básico

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122

También puede usar la ficha Fórmulas

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN HORA

Objetivo: Nos devuelve la hora de una celda con formato hora.

Estructura: = HORA (Hora completa).para insertar la hora directamente se utiliza la

combinación Ctrl + :

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

Page 123: MS Excel 2010 Básico

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123

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función HORA.

También se puede usar la ficha Fórmulas

Page 124: MS Excel 2010 Básico

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124

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

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125

FUNCIÓN MINUTO

Objetivo: Nos devuelve el minuto de una celda con formato de hora.

Estructura: = MINUTO (Hora completa).

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función MINUTO.

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También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

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127

FUNCIÓN SEGUNDO

Objetivo: Nos devuelve la hora de una celda con la hora, minutos y segundos.

Estructura: = MINUTO (Hora completa).

Categoría: FECHA Y HORA.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría FECHA Y HORA.

5. Seleccionar la función SEGUNDO.

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128

También se puede usar la ficha Fórmulas

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

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129

PRACTICA GUIADA

Copiar los siguientes datos

El código de cada alumno es primera letra de cada Apellido, primera letra del

nombre, sexo, año, mes, día,

Para cada alumno completar:

Calcular la edad.

Nota1, Nota2, Nota3, son números aleatorias enteros entre 0 y 20.

Promedio debe ser redondeado a dos decimales.

Máxima es la nota más alta entre Nota1, Nota2 y Nota3.

Mínima es nota más baja entre Nota1, Nota2, Nota3.

Residuo es el residuo de dividir Máxima entre Mínima.

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130

SESION

7

FUNCIONES LÓGICAS I

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Aplica correctamente las funciones

estadísticas y matemáticas en

Excel para solucionar problemas

planteados.

Resuelve problemas usando

funciones lógicas.

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131

FUNCIONES LÓGICAS

FUNCIÓN Y

Objetivo: Comprueba si todos los valores de un rango seleccionado cumplen con la

respectiva tabla de verdad de esta Función Lógica.

Estructura: = Y (Valor_Logico1, Valor_Logico2, Valor_Logico3,…).

Categoría: Lógica.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Lógica.

5. Seleccionar la función Y.

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132

También puedo usar la ficha Fórmulas

OPERADOR LÓGICO Y: la función Y responde a la siguiente tabla de verdad:

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

A ^ B RESULTADO

V V VERDADERO

V F FALSO

F F FALSO

F F FALSO

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133

FUNCIÓN O

Objetivo: Comprueba si algunos de los valores de un rango seleccionado cumplen con

la respectiva tabla de verdad de esta Función Lógica.

Estructura: = O (Valor_Logico1, Valor_Logico2, Valor_Logico3,…).

Categoría: Lógica.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Lógica.

5. Seleccionar la función O.

También puedes usar la ficha Fórmulas.

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134

OPERADOR LÓGICO O: la función O responde a la siguiente tabla de verdad.

Ingresar las celdas a evaluar

A v B RESULTADO

V V VERDADERO

V F VERDADERO

F F VERDADERO

F F FALSO

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135

FUNCIÓN SI

Objetivo: Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor VERDADERO si

se cumple la condición y otro valor si se evalúa como FALSO.

Estructura: = SI (Prueba_Lógica, Valor_Verdadero, Valor_Falso).

Categoría: Lógica. En esta tabla se muestra una lista de alumnos con sus respectivas

notas. Condición: Muestra Aprobado si el promedio es mayor o Igual a 11 de caso

contrario muestra Desaprobado.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Lógica.

5. Seleccionar la función SI.

Page 136: MS Excel 2010 Básico

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136

También se puede usar la ficha Fórmulas

Seleccionar las celdas que contienen datos

Seleccionar la celda que contiene promedio e ingresa la condición >=11en la

caja de texto Prueba_Lógica.

En la caja de texto Valor_Si_Verdadero ingresa aprobado.

En la caja de texto Valor_Si_Falso ingresa Desaprobado.

El resultado seria

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137

FUNCIÓN CONTAR.SI

Objetivo: Devuelve como resultado la cantidad de datos en un rango que cumplan

cierto criterio o condición plantada.

Estructura: = CONTAR.SI (Rango, “Criterio”).

Rango: Celdas que contienen todos los datos que se evaluaran.

Criterio: Condición o propiedad que deben cumplir los datos a ser contados.

Categoría: Estadística.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función CONTAR.SI

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138

También se puede usar la ficha Fórmulas.

Ingresar las celdas a evaluar

El resultado seria

FUNCIÓN PROMEDIO.SI

Objetivo: Devuelve como resultado el promedio de los datos que cumplan cierto criterio

o condición planteada.

Estructura: = PROMEDIO.SI (Rango, “Criterio”, Rango_Promedio).

Rango: Celdas que contienen todos los datos que se evaluaran.

Criterio: Condición o propiedad que deben cumplir los datos a ser contados.

Rango_Promedio: Celdas de las que se calculara el promedio.

Categoría: Estadística.

Page 139: MS Excel 2010 Básico

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139

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Estadística.

5. Seleccionar la función PROMEDIO.SI

También puede usar la ficha Fórmulas.

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140

Ingresar las celdas que se calcularan el promedio

El resultado seria

FUNCIÓN SUMAR.SI

Objetivo: Devuelve como resultado el promedio de los datos que cumplan cierto criterio

o condición planteada.

Estructura: = SUMAR.SI (Rango, “Criterio”, Rango_Suma).

Rango: Celdas que contienen todos los datos que se evaluaran.

Criterio: Condición o propiedad que deben cumplir los datos a ser contados.

Rango_Suma: Celdas que se sumaran.

Categoría: Estadística.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Matemáticas y Trigonométricas.

5. Seleccionar la función SUMAR.SI

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141

También puede usar la ficha Fórmulas

Seleccionar las celdas que se sumaran

El resultado seria

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142

PRACTICA GUIADA

Copiar los siguientes datos:

Teniendo en cuenta las siguientes condiciones, completa los datos que faltan:

SUELDO BRUTO: es aleatorio y el sueldo varía entre 1000 y 3000.

NUM.HIJIOS: es aleatorio y como máximo tendrán 5 hijos.

Condición: es verdadero si es estable y tiene más de 3 hijos, en cualquier otro

caso es Falso.

ESTADO: es verdadero si es secretaria o gana más de 2000 soles.

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143

SESION

8

FUNCIONES LÓGICAS II

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Aplicar eficientemente las

referencias externas entre hojas y

libros de cálculos.

Reconocer correctamente las

funciones Lógicas de Excel.

Resuelve satisfactoriamente

problemas con múltiples condiciones.

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144

FUNCIONES CONDICIONALES

FUNCIÓN SI ANIDADA

Objetivo: Devuelve el valor si la condición especificada es VERDADERA y otro valor si

dicho argumento es FALSO utilizando otra función SI.

Estructura: = SI (Prueba _Lógica, Valor_verdadero)

SI (Prueba_ Lógica, valor verdadero, valor _Falso).

Categoría: Lógica. En esta tabla se muestra un alista de alumnos con sus respectivas

notas. Condición: si el promedio es mayor e igual a 15 devuelve valor Bueno, si el

promedio esta entre 11 a a15 es Regular en caso contrario muestra Malo.

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Buscar la fórmula.

Seleccione la celda que contiene Promedio e ingresa la condición >= 15 en la

caja de texto Prueba_ Lógica.

En la caja de texto Valor_Si_Verdadero escribe: SI (E2>11, “Regular”, “Malo”).

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145

Arrastrar Fórmula

FUNCIONES DE BÚSQUEDA I

FUNCIÓN BUSCAR

Objetivo: Busca valores de un rango de una columna o fila, o de una matriz. Existen

dos formas de la función Buscar.

NOTA:

Para esta función, los datos deben estar ordenados por el campo de búsqueda.

Estructura 1: = BUSCAR (valor_buscado, vector_de_comparacion).

Valor Buscado: Puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o

referencia que se refiere a un valor.

Vector de Comparación: Es un rango que solo contiene un afila o una columna.

Los valores en el vector de comparación puede ser texto, números o valores

lógicos.

Categoría: Búsqueda y Referencia

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Búsqueda y Referencia.

5. Seleccionar la función Buscar

Page 146: MS Excel 2010 Básico

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146

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147

También puede usar la ficha Fórmulas.

Seleccionar la función respectiva (búsqueda simple)

El resultado seria

NOTA: Si el producto no existe, la función mostrara como resultado el inmediato

anterior.

Page 148: MS Excel 2010 Básico

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148

Estructura 2:

=BUSCAR (Valor Buscado, vector de comparación, vector resultado)

Valor Buscado: Puede ser un número, texto, un valor lógico, o un nombre o referencia

a un valor.

Vector de Comparación: Es un rango que solo contiene una fila o una columna. Los

valores en el vector de comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.

Vector Resultado: Es el rango que contiene los datos de respuesta. Debe tener el

mismo tamaño que el vector de comparación.

Pasos:

1. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

2. Hacer clic en insertar Función.

3. Seleccionar la categoría Búsqueda y Referencia.

4. Seleccionar la función Buscar

Page 149: MS Excel 2010 Básico

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149

También puede usar la ficha Fórmulas.

Seleccionar la función respectiva: (búsqueda compuesta)

El resultado seria

NOTA: Si el producto no existe, la función mostrara como resultado el inmediato

anterior.

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150

REFERENCIAS EXTERNAS

Podemos hacer referencia a una celda fuera de la hoja activa o desde otro libro.

Referencias entre hojas: Nombre_Hoja! Referencia

Los datos para el cálculo de la Ganancia se encuentran en otra hoja llamada

Datos de origen.

Se observa en la fórmula como se realiza la referencia a Datos Externos:

Si los datos se encontraran en otro libro, a la referencia se le agregaría el

nombre del libro.

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151

SESION

9

FUNCIONES DE BUSQUEDA II

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Solucionar eficientemente

problemas planteados usando las

funciones de búsqueda de Excel.

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152

FUNCIONES DE BUSQUEDA II

CONSULTAV

Objetivo: Busca un valor especifico en la columna a la izquierda de una matriz y

devuelve el valor en la misma columna de una columna especificada en la tabla.

BUSCARV significa Búsqueda Vertical.

Estructura: = CONSULTAV (valor_buscado, matriz_buscar_en,

indicador_columnas, ordenador).

Valor Buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la tabla.

Matriz Buscar En: Es una tabla de información en la que se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador Columnas: Es el número de columna en matriz buscar en desde el

cual debe devolverse el valor coincidente.

Ordenador: o: Falso, 1: Verdadero

Categoría: Búsqueda y Referencia

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Búsqueda y Referencia.

5. Seleccionar la función CONSULTAV

Page 153: MS Excel 2010 Básico

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153

También puede usar la ficha Fórmulas.

Page 154: MS Excel 2010 Básico

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154

Para la matriz de consulta

El resultado seria

CONSULTAH

Objetivo: Busca en la primera fila de una tabla y devuelve como resultado el valor en la

misma columna desde una fila especificada. CONSULTAH significa búsqueda

horizontal,

Estructura: = CONSULTAH (valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas,

ordenador).

Page 155: MS Excel 2010 Básico

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155

Valor Buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la tabla.

Matriz Buscar En: Es una tabla de información en la que se buscan los datos.

Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador Filas: Es el número de filas en matriz buscar en desde el cual debe

devolverse el valor coincidente.

Ordenador: o: Falso, 1: Verdadero

Categoría: Búsqueda y Referencia

Pasos:

1. Ingresar los datos en la celda.

2. Seleccionar la celda donde se mostrara el resultado.

3. Hacer clic en insertar Función.

4. Seleccionar la categoría Búsqueda y Referencia.

5. Seleccionar la función CONSULTAH

Page 156: MS Excel 2010 Básico

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156

También puede usar la ficha Fórmulas

Page 157: MS Excel 2010 Básico

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157

Referencia absoluta para la matriz de búsqueda

El resultado seria

Page 158: MS Excel 2010 Básico

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158

PRACTICA GUIADA

Copiar los siguientes datos

Teniendo en cuenta las siguientes condiciones, completa los datos que faltan:

TIPO EMPL. Si el categoría es “E” será “ESTABLE”; y si es” C” será

“CONTRATADO”.

SUELDO BRUTO:

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159

NUM. HIJOS: Es aleatorio y como máximo tendrán 5 hijos.

BONIFICACION: Es un porcentaje del sueldo bruto, según las siguientes tablas.

AFP: Debe aparecer el mensaje “SI” para los de categoría “E” y debe aparecer

el mensaje “NO” para los de categoría “C”.

DCTO.AFP: Solo para aquellos que en AFP diga “SI” será 8.75% del SUELDO

BRUTO de lo contrario será 0.

INGRESO NETO: SUELDO BRUTO + TOTAL BONIFICACIONES – DCTO.AFP

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160

Responder

Al ingresar el Apellido del alumno, se deben mostrar los datos que se indican a

continuación

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161

SESION

10

GRÁFICOS E IMPRESIÓN

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Crear e interpretar adecuadamente

un gráfico estadístico a partir de

datos ingresados.

Modifica eficientemente las

propiedades de los Gráficos

Estadísticos.

Configura correctamente su Hoja de

Cálculo para ser impresa.

Page 162: MS Excel 2010 Básico

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162

GRÁFICOS EN EXCEL

CREACIÓN DE GRÁFICOS

Es la representación visual de los datos que facilita su interpretación. Está

compuesta por un conjunto de elementos como títulos, ejes, leyenda, etc. Facilita

además el análisis de los datos a realizar un seguimiento visual de su evolución. Esta

opción nos permite mostrar resultados numéricos en un gráfico estadístico y

comparar datos de manera más clara y rápida.

Ejemplo: Mostrar gráficamente la lista de productos con sus cantidades vendidas

respectivas.

Seleccione las celdas que contienen los datos que desean presentar en el

gráfico.

Page 163: MS Excel 2010 Básico

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163

De la Ficha Insertar seleccione el Tipo de Gráfico que se desea insertar

A continuación se mostrara un gráfico con la información seleccionada

anteriormente.

Page 164: MS Excel 2010 Básico

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164

TIPOS DE GRÁFICOS

Page 165: MS Excel 2010 Básico

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165

PERSONALIZAR GRÁFICO

Cuando se tiene seleccionado el gráfico, la cinta de opciones muestra opciones

agrupadas con el nombre herramientas de gráfico, las cuales a su vez muestran las

fichas diseño Presentación y Formato.

A continuación se detalla cada una de las Herramientas de Gráficos:

Ficha Diseño

En esta ficha utilizaremos los siguientes grupos:

Grupo Tipo: desde aquí podemos cambiar el tipo de gráfico. Esta opción muestra

una ventana donde tenemos diversos tipos de gráficos clasificados por

categorías.

Debemos seleccionar el grafico correspondiente y luego seleccionen aceptar. La

ventana se muestra a continuación.

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Grupo Datos: permite alternar entre filas y columnas y a su vez permite mostrar

el rango y seleccionar un nuevo rango si fuera el caso para crear el grafico

Grupo Diseño de Gráficos: como su nombre lo indica menciona una serie de

diseños rápidos para que sean aplicados al gráfico.

Grupo Estilos de Gráficos: muestra opciones para aplicar formatos a las barras

que muestra el grafico.

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Grupo Ubicación: desde aquí podemos cambiar la posición del gráfico, si es que

deseo colocarlo en una hoja o colocarlo como objeto.

OPCIONES DE GRÁFICO

Modificar el Titulo del Gráfico

Desde la Ficha Presentación, en el Grupo Etiquetas, se modifica la posición del

Título del Gráfico Insertado, desde la opción Titulo del Grafico

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Personalizar la Leyenda del Grafico

Desde la Ficha Presentación, en el Grupo Etiquetas, se modifica la posición de la

leyenda del Gráfico insertado.

Mostrar/Ocultar las Series de Datos

Desde la Ficha Presentación, en el Grupo Etiquetas, se modifica la posición de

las series de datos del Gráfico insertado.

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Efectos de Relleno

Desde la Ficha Formato, en el Grupo Estilo de Forma, se modifican las opciones

del relleno del Gráfico y de los sectores del mismo.

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VISTA PREVIA E IMPRESIÓN

Es la manera en que su hoja de cálculo será impresa, puede ser controlada desde el

diálogo Configurar Página. Puede seleccionar opciones para configurar el tamaño y la

orientación de papel, el ancho delos márgenes, el texto para encabezados y pie de

página, el orden de impresión, etc.

Las opciones de configuración se encuentran en la Ficha Diseño de Página, en los

Grupos de Opciones Configurar Página.

Márgenes y Orientación de la Página

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Para configurar los márgenes de nuestra Hoja de Cálculo, debemos:

Seleccionar la opción Márgenes, seleccionar las opciones deseadas o usar

márgenes personalizadas para mover detalles

En caso de seleccionar la última opción, se mostrara la siguiente ventana

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Los valores de los márgenes aparecen en centímetros, dependiendo de la

Configuración Regional del Equipo. En esta ficha podrás modificar los márgenes

superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defectos estos están

en 0 cm.

TAMAÑO DE PAPEL

Podemos seleccionar el tamaño del papel (A4, Oficio, Carta, etc.). permite indicar

características como la orientación del papel (vertical u horizontal).

Podemos definir el ajuste de Escala, indicando el porcentaje de la escala de Impresión

(100%, 50%, 200%, etc.), o bien indicando cuantas paginas por hoja se imprimirán.

En la parte derecha disponemos de 3 botones:

Ir directamente a la vista preliminar.

Ir a las opciones de impresión.

Ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir

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ENCABEZADOS Y PIE DE PÁGINAS

En esta opción configuraremos el texto que aparecerá en la parte inferior y superior de

nuestra Hoja de Cálculo impresa.

En el recuadro encabezado: aparece el tipo de encabezado elegido, en nuestro caso no

hay ninguno. Pulsando la flecha de la derecha aparecerán posibles encabezados a

utilizar.

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En el recuadro pie de página, aparecen las mismas opciones del encabezado de página

detallado anteriormente.

El resultado seria

Encabezado:

Pie de página:

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OPCIONES DE IMPRESIÓN

Permite definir como queremos que se impriman los datos contenidos en la hoja.

En Área de Impresión: podrás indicar que rango de celdas quieres imprimir

En imprimir títulos podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Repetir filas en extremo superior para que en cada página que se imprima

aparezca como títulos de columnas aquella fila que está indicada en ese

recuadro.

Repetir columnas ala izquierda para que en cada página que se imprima

aparezca como título de la fila aquella columna indicada en el recuadro

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En el recuadro imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:

Líneas de división para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja,

Blanco y negro por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a

utilizar una impresora en blanco y negro o no queremos gastar el cartucho de

colores.

Calidad de borrador para realizar una impresión rápida pero menos bonita de

nuestra hoja. Solo tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.

Títulos de filas y columnas para imprimir los encabezados de filas (los números

de filas de la izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas

superiores) de la hoja.

En el recuadro orden de las páginas, podemos seleccionar el orden de impresión.

IMPRIMIR UN LIBRO EN EXCEL

Clic en el botón de Archivo.

Seleccionar la opción Imprimir.

Seleccionar la impresora a usar

Seleccionar los intervalos de impresión

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En caso desea cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del Nombre para elegir otra

impresora de la lista desplegable que se abrirá.

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En el botón propiedades de impresión podremos cambiar algunas características de la

impresora.

En el recuadro intervalos de página, indicaremos si deseamos imprimir todas las

páginas, o bien solo un rango de páginas, especificándolo desde hasta

En el recuadro imprimir hojas activas, podrás indicar si deseas imprimir todo el libro, o

solo las hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa) o bien selección para

imprimir solo los objetos seleccionados de las hojas.

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Por último el número de copia, podrás indicar el número de copias a realizar y si las

quieres intercalar.

PRÁCTICA GUIADA

Copia los siguientes datos en un nuevo libro.

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A partir de la celda 12 agrega lo siguiente

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Copia la siguiente información a partir de las celdas indicadas en la figura,

Completa la tabla:

La ganancia es un porcentaje del Precio y depende de la marca. Ver información

adicional.

Precio venta es Precio + ganancia.

Stock Final es Stock Inicial – Cantidad de Venta.

Monto vendido es Precio Venta * Cantidad Vendida.

Descuento por venta es un porcentaje del Monto Vendido. Depende de la

cantidad vendida. Ver información adicional.

Monto Final es Monto Vendido – Descuento + impuestos.

Estado es bueno si hay menos de 5 en stock Final, de lo contrario es regular.

Observación es pésima si no se vendió ninguna unidad del producto, de lo

contrario es aceptable.

Ejercicio 1 es verdadero si el producto es Artefacto y cuesta más de 500.

Ejercicio 2 es verdadero si el descuento en Menor que Impuestos o stock Final

es mayor a 200.

Desarrollar los siguientes gráficos estadísticos:

Elaborar un Gráfico Estadístico de Barras que muestre la cantidad de meses que

los productos están en el almacén.

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Elaborar un Gráfico estadísticos de líneas que compare el Stock Inicial con el

Stock Final.

Elaborar un Gráfico estadístico de columnas que muestre los productos con sus

impuestos.

Configure su libro.

Configurar la hoja de trabajo para ser impresa. Use márgenes de 2cm.

Inserte como encabezado su nombre.

Inserte como Pie de Página la Fecha actual y el nombre de la hoja.

Grabe el libro en su carpeta de trabajo con el nombre de Gráficos.

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SESION

11

SEGURIDAD EN EXCEL

El participante al final de la sesión estará

en condiciones de:

Utiliza correctamente los criterios

de seguridad en un libro de Excel.

Aplica eficientemente las

referencias externas entre hojas y

libros de cálculos.

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SEGURIDAD EN EXCEL

CONTRASEÑA DE ESCRITURA Y APERTURA

Al momento de guardar un libro en Excel, es posible impedir que se abran o modifiquen

el contenido del mismo. Si lo que realmente queremos es ocultar por completo la

información, es decir que al momento de cargar el archivo este solicite la introducción

de una contraseña de apertura, de escritura o de ambas, hacemos lo siguiente:

Haga clic en el Botón Archivo y seleccione guardar libro como.

En la ventana de Guardar Como, seleccionar Herramientas y opciones

Generales.

Ingresar las contraseñas respectivas.

Contraseña de apertura, permite o impide abrir el libro.

Contraseña de escritura, permite o impide modificar el contenido de un libro.

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PROTECCIÓN EN EXCEL

PROTEGER LIBROS

Se puede proteger los libros en Excel, evitando que se agreguen o eliminen

hojas, o que se modifiquen el tamaño de las mismas.

PROTEGER LA ESTRUCTURA

Impide agregar nuevas hojas, eliminar o cambiar de nombre a hojas existentes

en el libro.

Se desactivan las opciones de modificar hojas.

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Impide que los usuarios cambien el tamaño o mover las hoja

PROTEGER HOJAS

La protección de hojas se hace para cada una de las hojas existentes en el libro.

Seleccionar proteger hojas de la Ficha Revisar.

Seleccionar las opciones que puede ejecutar el usuario.

Cuando se intenta modificar el contenido de una hoja protegida, Excel nos

mostrara el siguiente mensaje:

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DESPROTEGER HOJAS

Para quitarle la protección a las hojas, seleccionar la opción desproteger hoja de

la Ficha Revisar

COMPARTIR LIBROS

Un libro compartido es un libro configurado para permitir que varios usuarios en una red

lo revisen y puedan realizar cambios al m ismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro

ve los cambios realizados por otros usuarios.

Control de Cambios

El control de cambios solo está disponible en los libros compartidos, de hecho, cuando

se activa el control de cambios el libro pasa a ser compartidos automáticamente,

aunque no es necesario guardarlo en una ubicación accesible para los demás usuarios.

Características:

No se puede utilizar el historial de cambios para recuperar los cambios.

El historial incluye un registro de todos los datos eliminados, para que pueda

copiar los datos perdidos desde la hoja historial en las celdas originales.

Algunas funciones de Excel no están disponibles en los libros compartidos y por

consiguiente, no pueden ser objetos del control.

El historial se conserva solo durante un intervalo definido. Cuando se activa el

control de cambios, el historial se conserva durante 30 días, pero puede

especificar más días o realizar copias periódicas de la información que contiene.

Cada vez que cierre el libro, Excel borra la parte del historial de cambios que sea

anterior al número de días especificado la última vez que se guardó el libro.

Si desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, el historial de

cambios completo se eliminara permanentemente.

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Acceso u Utilización del Control de Cambios

Resaltar en Pantalla: Excel puede poner un borde en las áreas cambiadas de

color distinto para cada usuario y mostrar los detalles básicos como un

comentario cuando se sitúa el puntero sobre cada celda cambiada.

Hojas de Cálculo Historial: Excel puede mostrar una hoja de cálculo

independiente que proporcione todos los detalles en formato de lista, para que

pueda filtrar los datos y buscar los cambios que le interesan e imprimir la

información.

Revisar los Cambios: Excel puede mostrar los cambios paso a paso

secuencialmente utilizando el cuadro de dialogo que permite decidir si se desea

aceptar o rechazar cada uno de ellos. Este método resulta muy útil cuando se

trata de valuar los comentarios de otras personas o de trabajar con ellos.

Activar el Control de Cambios de un Libro

En la Ficha Revisión, en el grupo cambios, haga clic en Control de Cambios.

Activar la opción de Control de Cambios

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Control de Cambios en Libros Compartidos

En la Ficha Modificación active la casilla de verificación permitir la modificación

por varios usuarios a la vez.

En la ficha uso Avanzado, en Control de Cambios, clic en guardar historial de

cambios durante y escriba el número de días que desee mantener el historial de

cambios en el cuadro días. (asegúrese de escribir un número de días

suficientemente grande, ya que Microsoft Excel borra de forma permanente el

historial de cambios que se remonta a una fecha anterior a la que ese número

de días indica.

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Clic en Aceptar y si se solicita que guarde el archivo, elija Aceptar.

NOTA: al activar el control de cambios también se comparte el libro.

INMOVILIZAR PANELES

Mantiene visibles ciertas filas y columnas al desplazar las celdas.

Tenemos 3 opciones que se seleccionan desde la Ficha Vista.

Seleccionar la opción respectiva

PRÁCTICA GUIADA

En el nuevo libro, a la hoja 1 colocarle el nombre de Datos y copiar lo siguiente.

A la hoja 2 colocarle el nombre de ejercicios y copiar los siguientes datos:

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Agregar las siguientes columnas :

Usando Referencias Externas, Completar la Tabla Anterior Teniendo en Cuenta lo

Siguiente:

La Ganancia es un porcentaje del precio Base que depende del tipo de producto.

Ver hoja de Datos.

El Precio Venta es Precio Base + Ganancia.

El descuento es un porcentaje del Precio Venta que depende de la Cantidad. Ver

hoja de Datos.

El Monto Final es Precio Venta * Cantidad.

El IGV es un porcentaje del Monto Final. Ver hoja Datos.

El pago Final es Monto Final + IGV.

El estado es verdadero si el Precio Base es mayor a S/. 120 y la cantidad es

mayor a 40.

La observación es verdadera si el producto es de tipo Golosina o el pago final

es Mayor a 150.

Proteger la hoja datos y la hoja ejercicios.

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Grabar el libro con el nombre de Seguridad y protegerlo colocándole una

contraseña de apertura y de escritura respectivamente.

Compartir el libro de trabajo y habilitar el control de cambios.