Monitoreo de Estudios Clínicos

Guillermo Casteller

ObjetivosEnumerar las actividades principales que deben realizarse durante las visitas de monitoreo: preparación, conducción, post monitoreo y seguimiento del centro

Discutir  hallazgos frecuentes

Diferencias entre Monitor/Auditor/Inspector

¿por qué monitorear?

ICH‐GCP 5.1.1“El patrocinador es responsable de implementar y mantener sistemas de aseguramiento y control de calidad con procedimientos escritos para asegurar que los ensayos son conducidos y los datos son generados, documentados (registrados) y reportados en cumplimineto del protocolo, GCP, y los requisitos regulatorios vigentes.”

Preparación de la VisitaHerramientas de monitoreo

Revisar la información actualizada del estudioEnmiendasCambios al ICFComunicaciones del sponsor 

Revisar la información del centroEnrolamientoCartas de Seguimiento previasAEs/SAEsDocumentación para llevar

Objetivos de la visita

Comunicación de la VisitaDebe comunicarse por escrito y con antelación.Verificar confirmación de la visita por parte del Centro.Personal que se espera esté presente.Duración de la visita.Actividad a desarrollar.Documentación a revisar por paciente.Contabilidad de medicación.Carpeta de documentos regulatorios.Asuntos pendientes de visitas anteriores.Visitas complementarias (laboratorio, imágenes, etc), si corresponde.

Elementos a llevar al CentroCarta de Seguimiento de la visita anterior (detalle de los sujetos monitoreados, asuntos pendientes). Protocolo, enmiendas, IB (para uso personal)Monitoring tools (ej. anotaciones de pacientes, CRF)Queries pendientesMaterial de referenciaDocumentos para carpeta regulatoria

Duración de la VisitaDebe tenerse en cuenta:

Plan de monitoreoventana entre visitasrevisión primer sujeto incluido

EnrolamientoSAEsAsuntos pendientes y dificultades encontradaspreviamente, revisar tendencias.

Conducción de la Visita

Firmar Site Visit Log Reunión con personal del Centro (firmar Log)Verificación de documentos fuente –vs‐ CRFContabilidad de la medicaciónRevisión carpeta regulatoriaReunión con personal para dar feedback

Verificación de documentos1° Consentimiento informado de todos los pacientesUltima versión aprobadaTodas las páginasTodos los campos completadosTodas las firmas, fechas y nombresRepresentante legal, si correspondeTestigos, si correspondeRevisión cruzada

Verificación de documentos

2° Pacientes que murieron3° Pacientes discontinuados4° Pacientes con SAEs no monitoreados5° El resto de los pacientesPrioridad criterios de I/E (screening )

En general: verificación del 100% del proceso de ICF, criterios de I/E y Seguridad. 

Monitoreo de documentos fuenteDocumentos, datos y registros originales que contienen la información

del ensayo, p.ej. :

Historias clínicasInformes de laboratorioInformes de procedimientosDiarios de pacienteHojas de farmaciaHojas de enfermeríaRegistros de analizadores automáticosMicrofichasNegativos fotográficosMicrofilmsImágenes

Monitoreo de documentos fuenteLeer la historia clínica en orden cronológicoTomar notas de puntos clave:Fecha de toma del consentimientoFechas de las visitas (ventana)Datos relevantes para criterios de I/EMedicación concomitanteEnfermedades intercurrentesEventos adversos

Monitoreo de documentos fuenteCruzar información :Hojas de evolución vs farmacia vs enfermeríaAnálisis/procedimientos no requeridos por elestudioInterconsultasVisitas no realizadas

CRF:  verificar contra historia clínica (source data verification SDV)

Historia ClínicaOriginal (papel) ‐ electrónicaTodas las páginas, en orden, legibleTodas las entradas firmadas y fechadasEscrita sólo por personal autorizadoSin intercalar informaciónSin notas retrospectivasMención del estudio, mencion del Nro. de SujetoTodos los procedimientos del estudio documentadosDescripcion proceso toma del consentimiento y copia al pacienteCriterios de I/EAleatorización

Contabilidad de la medicación(para toda la medicación suministrada, incluyendo comparadores)

Stock:Provisión adecuada segun cantidad de pacientesFechas de vencimientoCondiciones de almacenamiento (termoestabilidad )Acceso restringido

Administración :Sólo provista a los pacientes elegiblesDosis especificadas por protocoloDocumentación de la entrega y devolución por los pacientes, y de todadiscrepancia

Contabilidad de la medicación

Estudios ciegos: códigos intactosDestrucción o devolución del sobranteReconciliación final:

Recibido = dispensado + retornado + no dispensado+ perdido

Eventos AdversosTodos los eventos adversos se deben reportar, esténrelacionados o no con la medicación en estudioEl monitor debe verificar que no hayan quedado AEs/SAEs que puedan haber pasado desapercibidosDebe haber consistencia entre HC, CRF, formularios de reportes y notificaciones

Carpeta del InvestigadorAprobacionesDocumentos (versiones vigentes y anteriores):Protocolo/enmiendasICFIBSafety lettersDesviaciones, violaciones, excepcionesDocumentación de entrenamientoDocumentación de calificaciones

Carpeta del InvestigadorCorrespondenciaDocumentación de delegación de tareasDocumentación de visitas de monitoreoNormativa: ANMAT – SOPs comités – Declaración de Helsinki – GCP regulaciones provincialesFDA 1572, Financial Disclosure, Declaraciones juradas, etc.Documentación de selección y enrolamientoIdentificación de pacientes

Devolución de la VisitaDiscusión del estado del estudioDiscusión del estado del centro (personal, instalaciones, equipos)Discusión de los hallazgos encontradosRe‐entrenamientoSeguimiento de asuntos pendientes de visitas anterioresAcciones a tomar, recomendacionesAgendar la próxima visita

Tareas post‐visitaEl monitoreo continúa entre visitas, por lo tanto debe

documentarse:Acuses de recibo de cartas /emailsPhone logs de conversaciones por T.E. relevantesDocumentar y reportar la visita (ICH‐GCP 5.18.6)Reporte de monitoreo: para el patrocinanteCarta de Seguimiento: para el investigador

Reporte de MonitoreoLenguaje claro, conciso, objetivo e imparcialListar todos los hallazgos relevantes y acciones tomadasDocumentar los temas discutidosObservaciones relevantes que tengan impacto científico o ético, y que acciones se planean implementarQue CRFs y visitas fueron revisadasDocumentar el entrenamiento dadoListar todos los documentos provistosInformar el estado de todos los temas pendientes

Reporte de Monitoreo‐ Que no se debe incluir ‐Errores/problemas menores resueltos durante la visitaDatos de pacientes, fechas, medicaciones, examen físico Errores de transcripciónLista de procedimientos realizados según protocoloDetalle de AEs y SAEs

RecomendacionesEl monitor representa al Patrocinador.

El monitor no es un auditor ni un inspector:Verifica la conducción del estudio, trabaja con el centro en la detecciónde problemas y ayuda a encontrar soluciones a éstos. Reporta tanto los problemas como las vías de solución propuestas.

El monitor es imparcial y objetivo.

El monitor no asesora al centro sobre temas médicos.

El monitor no es un secretario o administrativo del centro para el estudio.

Muchas gracias por su atención