MODULOS DE CUENTAS POR COBRAR Y CUENTAS POR PAGAR EN AMBIENTE SAP

ACERCA DE SAP: La aplicacin SAP Business One integra todas las funciones empresariales bsicas de toda la empresa (incluye gestin financiera, ventas, gestin de atencin al cliente, ecommerce, gestin de inventarios y operaciones). A diferencia de muchas otras pequeas soluciones empresariales que existen actualmente en el mercado, SAP Business One es una nica aplicacin que elimina la necesidad de instalaciones separadas y la complicada integracin de varios mdulos. SAP fue fundada el 01 de abril 1972 a partir del desarrollo de un paquete de contabilidad financiera que funcionaba en bloques. Continu con el diseo y aplicacin de un sistema financiero en tiempo real, sobre las experiencias que se tena en el programa. Simultneamente, SAP desarroll un sistema de administracin de materiales. Posteriormente el sistema de administracin de materiales se convirti en un paquete estndar, que se financi con los beneficios del sistema financiero contable. El nombre de SAP proviene de: Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de datos. EL nombre SAP es al mismo tiempo el nombre de una empresa y el de un sistema informtico. Este sistema comprende muchos mdulos completamente integrados, que abarca prcticamente todos los aspectos de la administracin empresarial. Cada mdulo realiza una funcin diferente, pero est diseado para trabajar con otros mdulos. La integracin total de los mdulos ofrece real compatibilidad a lo largo de las funciones de una empresa. Esta es la caracterstica ms importante del sistema SAP y significa que la informacin se comparte entre todos los mdulos que la necesiten y que pueden tener acceso a ella. La informacin se comparte, tanto entre mdulos, como entre todas las reas. Para efectos de este informe, nicamente tocaremos las reas de los mdulos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

MODULO DE CUENTAS POR COBRAR En el modulo de cuentas por cobrar se encuentra toda la base de datos referente a: clientes, ventas, facturacin de clientes, pagos recibidos, notas de crdito entre otros. A continuacin se presenta el men de aplicaciones del mdulo de cuentas por cobrar del sistema SAP.

MENU PRINCIPAL: Al momento de ingresar a la base de datos del sistema, se despliega el men principal de aplicaciones, este sistema cuenta con una plataforma que integra todos los procesos contables y operativos de la organizacin.

CREACION DE CLIENTES: Esta operacin se realiza en el modulo denominado SOCIOS DE NEGOCIOS, especficamente en la aplicacin Datos Maestros Socio de Negocios, en esta ventana se despliega una serie de campos que requieren informacin detallada del cliente, por ejemplo el nombre del cliente, direccin, telfonos, crdito mximo, das plazo para pago, N.I.T., etc. Es necesario completar esta informacin para poder llevar el control de crdito, estadsticas y contactos que formarn parte de la base de datos de SAP. Pantalla de ingreso de datos principales del Cliente.

MODULO DE VENTAS-CLIENTES (CxC): Modulo en el cual se encuentran las aplicaciones relacionadas a los clientes y cuentas por cobrar, entre las aplicaciones ms importantes podemos mencionar: a) Orden de Venta: documento en el cual se aprueba la venta realizada, esto para que el departamento de ventas pueda llevar su control de venta y poder ejecutar una salida de mercadera de la empresa. b) Entrega: En esta aplicacin se registran las salidas de mercadera de bodega conteniendo los datos exactos de la venta, descripcin del producto y valor de la salida en la bodega de inventarios, herramienta utilizada por el departamento de inventarios para tener control de la mercadera saliente, este es el ORIGEN del proceso de venta ya que sirve de base para realizar la factura fiscal. c) Devolucin: documento que registra la entrada de mercadera devuelta por el cliente. d) Factura de Clientes: Documento que registra la venta como tal, este registro almacena informacin como: No. de factura, serie, concepto de venta, descripcin, fecha, total, etc. Este registro crea un asiento contable en el cual se registra la cuenta por cobrar, la ganancia obtenida y los impuestos generados por dicha venta. e) Nota de Crdito: Registro que se aplica al momento que se desee anular una factura de clientes, esta crea al mismo tiempo un asiento contable en el que se reversa la partida generada por la factura objeto de anulacin. Pantalla del modulo de Cuentas por Cobrar

ENTREGA: El propsito de realizar un registro en la ventana Entrega es dar de baja al producto existente en el inventario de bodega, esto sucede cuando se recibe una orden de venta previamente autorizada, al momento de realizar esta operacin automticamente se rebaja del inventario el producto objeto de venta, con esto el encargado de bodega puede controlar sus salidas de inventario en unidades y costos. Entrega de producto.

Registro contable de la entrega. (Rebaja de inventario y registro del costo)

FACTURA DE CLIENTES: Esta es de las aplicaciones ms importantes del modulo de cuentas por cobrar, ya que al momento de crear una factura de clientes nace una cuenta por cobrar, de este registro se derivan una serie de acontecimientos contables, este documento tiene carcter legal y fiscal, conteniendo informacin relevante en cuanto a elaboracin de cuentas por cobrar y al mismo tiempo alimentar los datos de la cartera de crdito, del ingreso de este documento depende informacin de diversa ndole, como por ejemplo: a) Administrativo: Gestin de clientes, inicio de crdito, plazo, perfil del cliente, etc. b) Contable: Registro de saldo de cuenta clientes, determinacin de volumen de venta en el estado de resultados, base para calculo de reserva legal, etc. c) Fiscal: Genera datos del libro de compras (AsisteLibros), genera obligaciones tributarias como ISR, IVA, ISO, Etc. Factura de clientes

PAGOS RECIBIDOS: No es ms que la cancelacin de la factura, realizando el pago por la deuda contrada por el cliente, este procedimiento se realiza en la ventana PAGOS RECIBIDOS del modulo de GESTION DE BANCOS, este despliega una serie de formas de recibir el pago, ya sea en efectivo, con cheque, tarjeta de crdito o transferencia bancaria, el sistema ya tiene predeterminado que tipo de registro contable a ejecutar, segn sea la opcin que se ingresa en los campos.

Ventana de pagos recibidos por clientes

NOTA DE CREDITO: El modulo de clientes ofrece la opcin de anulacin de la factura de clientes a travs de la opcin nota de crdito creando una reversin del registro contable originado por la factura anteriormente, se anula el derecho de cobro, la pantalla que se muestra tiene las mismas caractersticas de la factura de clientes.

Partida contable que genera la Nota de Crdito de Clientes

REPORTES Y ANALISIS POR CLIENTE: El sistema ofrece una completa plataforma de reportera, al momento de ingresar al Socio de Negocio despliega un icono representado por una grafica, la cual despliega el comportamiento del cliente. Por ejemplo el comportamiento del cliente en determinado lapso de tiempo por medio de graficas, un libro mayor que detalla todos movimientos del cliente segn la fecha que se necesite, as como la cartera de clientes con su respectivo estado de pago, estos son algunos reportes que podemos consultar derivado del ingreso de facturacin transcurrido el tiempo. Informe anlisis por cliente (detallado)

Cartera de Clientes.

Libro mayor por Cliente.

MDULO DE CUENTAS POR PAGAR En el modulo de cuentas por pagar se encuentra toda la base de datos referente a: proveedores, acreedores, rdenes de compra, factura por proveedor, pagos realizados, anlisis de proveedor, notas de crdito, etc. El men principal y el modulo de ingreso de un nuevo proveedor se ejecutan en las mismas opciones que se expusieron anteriormente, cuando se trat el tema del modulo de cuentas por pagar, por lo que no se entrar en detalle con lo que respecta a estas aplicaciones.

RDEN DE COMPRA: Despus de pasar por un proceso de cotizacin, se procede a realizar una orden de compra, en la que se autoriza la adquisicin de un bien o servicio, se ingresa al sistema a travs el modulo de Compras-Proveedores en la opcin Orden de Compra, dicho documento no genera ningn efecto contable, pero sirve como documento base para realizar entradas de mercancas a bodega y realizar la factura de proveedores, ya que esta consigna la descripcin y la cantidad de mercancas que se est solicitando.

ENTRADA Y DEVOLUCIN DE MERCANCIAS: En estas opciones se hace recepcin de mercancas (recibos), as como la devolucin de mercancas en mal estado, al momento de ejecutar estas aplicaciones, automticamente se carga o se disminuye el inventario segn sea el caso, y sea que necesitemos realizar una entrada de algn producto a la bodega o sacarla a travs de la devolucin. El registro contable que se produce al momento de ejecutar estas operaciones, es el registro del costo y la entrada y/o salida de producto de bodega, sirve bsicamente para alimentar el KARDEX de la bodega.

FACTURA DE PROVEEDORES: Esta es de las aplicaciones ms importantes del modulo de cuentas por pagar, ya que al momento de crear una factura de proveedor nace una cuenta por pagar, de este registro se derivan una serie de acontecimientos contables, este documento tiene carcter legal y fiscal, conteniendo informacin relevante en cuanto a elaboracin de cuentas por pagar y al mismo tiempo alimentar la base de datos de las obligaciones contradas, del ingreso de este documento depende informacin de diversa ndole, como por ejemplo: a) Administrativo: Gestin de proveedores, inicio de crdito, plazo, perfil del proveedor, etc. b) Contable: Registro de saldo de cuenta Proveedores y Acreedores, determinacin del volumen de los costos, etc. c) Fiscal: Genera datos del libro de ventas (AsisteLibros), genera crditos fiscales como IVA

Factura de proveedores y registro contable realizado.

Registro contable:

NOTA DE CREDITO: Al momento de que el usuario desee anular una factura en el modulo de cuentas por pagar, ingresa al men Compra-Proveedores seguido de la opcin Nota de Crdito Proveedores, la que al momento de ejecutar esta opcin, se genera una reversin del registro contable originario, o sea la factura que se desea anular, con este proceso se refleja una rebaja en nuestro registro de obligaciones, esta operacin se ejecuta de la misma manera que la nota de crdito a clientes.

PAGOS EFECTUADOS: En esta aplicacin procederemos a pagar la factura pendiente de pago al proveedor, en este modulo se busca al proveedor, al momento de seleccionarlo se despliega las facturas pendientes de pago, podemos seleccionar una factura para cancelar parcial o totalmente la deuda, se ejecuta a travs del modulo Gestin de Bancos y luego la opcin Pagos Efectuados, se puede elegir medios de pago segn la situacin, en efectivo, a travs de cheque de DM o por medio de transferencia bancaria. En ese momento se genera el registro rebajando la disponibilidad de efectivo y rebajando el saldo pendiente. Pantalla de pagos efectuados.

Pantalla de medio de pago a utilizar, (cheque, efectivo, etc.)

Registro contable del pago.

REPORTES Y ANALISIS DE PROVEEDORES. Se pueden generar reportes del estado de proveedores, en el cual sabremos a que proveedores les debemos por medio del modulo de Lista de Partidas Abiertas o bien ver el historial y el volumen de facturacin en la opcin Informe Anlisis de Copras por Acreedores el cual ofrece un reporte por medio de grficos. Lista de partidas abiertas

Informe anlisis de compras por acreedores (detallado).