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MODULO DE RESERVAS

CREAR RESERVAS

A esta pantalla se puede acceder desde el Menú Reservas o bien, desde el acceso directo que tenga el usuario en el cuadrante y solapa en el Menú V9

La pantalla de creación de reservas muestra datos que aparecen en forma

automática, (Fecha de llegada, cantidad de habitaciones, tipo de habitación

etc.) todos ellos son susceptibles de cambios.

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Datos a completar:

Nombre del Huésped: El ingreso de datos en este campo es

obligatorio. No así el del resto de la información concerniente al mismo,

(Ej.: profesión, dirección, fecha de nacimiento, etc.), la cual podrá ser

completada posteriormente.

Importante: Recordar seguir siempre los mismos parámetros de ingreso de nombres (Apellido, Nombre) y siempre antes de cargar un nuevo

nombre consultar con el huésped si ya estuvo en el hotel a fin de no duplicar la base de datos de huéspedes habitúes.

Ingresando las fechas de llegada y salida haciendo click sobre los

calendarios, el nro. de noches queda establecido en forma automática.

También es posible modificar de manera automática la fecha

de salida seleccionando el número de noches. En el caso de

las reservas Day Use (que no pasa la noche en el hotel) el

día de llegada y salida será el mismo, en consecuencia, en el

campo de cantidad de noches será cero.

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Cantidad Hab.: Cantidad de Habitaciones requeridas para dicha reserva.

Adultos: ingresar la Cantidad de adultos.

Menores: ingresar la Cantidad de menores.

Bebes: ingresar la cantidad de bebes.

Cunas: ingresar la Cantidad de cunas solicitadas.

Cama Extra: ingresar la Cantidad de cama extras que se

solicitan.

Habitación Tipo: ingresar el Tipo de habitación a asignar.

Tipo de reserva: particular: reserva que ocupa habitación, puede ser

individual o un grupo. También podemos elegir la opción “pending” que

es una reserva que no ocupa habitación, en consecuencia, no afecta a

la disponibilidad.

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Bedding: Siempre que la habitación lo permita y se haya configurado

anteriormente al crear las mismas se puede seleccionar el tipo de

bedding que el huésped solicita.

Pensión: Tipo de Pensión que el huésped contrata, solo habitación, habitación y desayuno, media pensión y pensión completa.

Habitúe: Si el huésped es habitué del hotel, haciendo click en este

botón aparecerá una lista con todos los habitués cargados en la base

de datos. Para filtrar los mismos podemos escribir las primeras letras

del nombre que estamos buscando antes de presionar el botón

Habitúe. Al elegir el nombre todos los datos correspondientes a esa

persona aparecerán automáticamente, como, por ejemplo: cantidad

de estadías anteriores, Documento, Empresa, Teléfono, Última

Habitación utilizada y Tarifa.

Importante: Todo huésped queda registrado como habitúe

automáticamente una vez grabada su primera reserva con toda la

información que se haya cargado en la misma. No es necesario que se

haya alojado para formar parte de la base de datos de Habitúes.

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Vip: Persona Importante. Si el hotel tiene configuradas diferentes categorías para su VIPs, en esta solapa se podrá seleccionar la opción deseada; por ejemplo: VIP 1, VIP 2, VIP 3, VIP4, VIP5. correspondiente a una cortesía diferente. Ej.: VIP1= Colocar una canasta de frutas; VIP2= Canasta de frutas y copa de bienvenida, etc.).

Grupo: Este campo solo se debe completar con el nombre o código

del mismo si corresponde a una reserva de Grupo.

Nro. Hab. : Número de habitación asignada. Es posible realizar la asignación en el momento o posteriormente desde diferentes

pantallas. Al presionar la flecha para asignar la habitación se abrirá la siguiente pantalla que nos muestra las habitaciones disponibles para el periodo que abarca la reserva y el status de las mismas según la categoría seleccionada y el bedding con el cual se encuentran armadas. Esta configuración puede ser modificada desde la pantalla de Ama de Llaves o desde la Grilla Diaria. Entonces de esta manera podremos asignar la habitación que se ajuste a lo solicitado por el huésped.

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Una vez asignada la habitación se habilitará la opción de No Mover. Tildándola, no sólo estaremos informando que en esta reserva no se puede cambiar el número de habitación, sino que también a la hora de utilizar la función de Optimizar que se encuentra en la Grilla Mensual, el sistema lo tendrá en cuenta y no cambiará esta asignación.

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Finalmente, podemos completar el horario de check in y check out si tenemos conocimiento del mismo con el fin de informar al resto de departamentos del hotel para su organización.

. Lo mismo sucede con el horario de check out que hemos ingresado. Estos horarios serán remplazados por los reales a la hora de hacer el check in y el check out.

Será esencial completar la siguiente información para nutrir los datos estadísticos del hotel.

Mercado: Segmento de mercado. Dato estadístico - (Pasajeros Nacionales, Internacionales, WALK IN, etc.) Nos muestra todos los segmentos de mercado con los que trabaja el hotel. Los mismos son configurados de acuerdo a la necesidad de cada Hotel. Para agregar un Mercado que no existe en la Base de Datos

se debe presionar el botón que se encuentra junto al desplegable.

(Siempre y cuando el usuario tenga habilitada esta función).

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Source: Nos indica a través de qué forma tuvo contacto con el hotel. Ej.: Internet, Diario, Cuponeras

Agente: Nombre del agente/ empresa, el mismo se da de Alta en el

Menú cuentas Corrientes. A la hora de seleccionar el mismo podremos

ver a su lado si este agente/empresa posee días configurados de

cuenta corriente con un SI o NO según

corresponda. Todo esto se debe configurar en el manual Altas de

empresas.

Implant: Indica el mayorista que gestiona la reserva de la empresa / agente que hemos seleccionado.

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Contacto: Se debe seleccionar el Nombre de la persona

perteneciente al "Agente" que realiza la reserva. Sólo se carga

desde menú Ctas.Ctes>Alta de empresas.

Voucher: Nro. de voucher sólo si corresponde. No es un campo obligatorio.

Cupos: Cantidad de habitaciones asignadas a un Agente. Se

completará si el hotel cuenta con este módulo y los mismos se encuentran configurados.

Contrato: Presionando el botón se abrirá una nueva pantalla

llamada Tarifas. En la misma encontrará todos los contratos

relacionados al agente que se ha seleccionado anteriormente.

También podrá visualizar los siguientes datos: Código del Contrato,

la Moneda, y la tarifa con IVA y sin IVA.

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Para elegir el contrato que aplicaremos a la reserva nos posicionamos sobre el

mismo y hacemos doble click. Automáticamente se cerrará la ventana de

tarifas y se actualizará la información en la reserva. En el caso de las reservas

a las cuales no deseamos cobrarle el alojamiento (canjes, cortesías, premios,

etc.) se debe seleccionar el contrato Complimentary configurado

específicamente con una tarifa cero para estos casos. (Para configuración de

Contratos y Tarifas ver manual Sistema Tarifario).

En la parte izquierda de la pantalla encontramos 12 solapas:

SOLAPAS:

1) PRINCIPAL: En esta solapa encontraremos todos los datos necesarios para

realizar una reserva. En la parte izquierda de la solapa, podemos encontrar 3 tipos de casilleros para completar sobre comentarios.

- Comentarios de esta reserva: Podemos escribir todo tipo de

comentario específico sobre la reserva y se podrá visualizar en todas las pantallas siempre que consultemos la reserva. Ej.: Pre pagada por Expedia. Facturar al check out a Cta Cte.

- Texto confirmación Reserva: Este casillero es exclusivo para a escribir

todo comentario que deseamos incluir en la confirmación de reservas. Ej: Incluye un masaje por persona.

- Datos Recepción: Destinado a brindar información a este

departamento. Ej.: Llega tarde. Tiene transfer confirmado a las 21hs.

- Datos gobernanta: Cumple la función de informar detalles

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específicos para el sector de Housekeeping. Ej.: Colocar 2 almohadas

extras. Twin + cama extra.

- Datos AA&BB: Si el hotel cuenta con el departamento de Alimentos y

Bebidas, podemos comunicarles diferentes particularidades. Ej.:

Celiaco.

Estos campos los podremos visualizar también en los diferentes listados

operativos: Llegadas esperadas, Huéspedes en el hotel, Salidas esperadas,

siempre seleccionado la opción correspondiente.

En el medio de la solapa, encontramos diferentes datos sobre la Reserva.

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- Tarifa contrato: Este casillero ya vendrá tildado cuando creemos una reserva y traerá las tarifas correspondientes al contrato definido por default.

- Tarifa Especial: Si deseamos realizar alguna modificación en la tarifa

que no corresponda a ningún contrato ya creado debemos tildar esta opción y se habilitarán los campos para ser completados.

- No refund: Tildaremos esta opción para identificar a las reservas que

prepagadas. - Moneda: Indica en que moneda esta creado el contrato. Al igual que las

tarifas lo podremos modificar si tenemos tildada la opción de tarifas especial.

- Fecha, Tarifa y Routing: detalla todas las fechas de la reserva y su tarifa

correspondiente. El campo Routing nos servirá para los casos en que

deseamos que los cargos de alojamiento de la reserva se carguen

automáticamente en otra cuenta. De no completarse el sistema lo hará automáticamente con el propio número de reserva.

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- El Sub total nos trae la suma de las noches de la reserva antes de aplicar cualquier descuento o sumar algún cargo automático. En el

casillero de Descuento podremos completar el porcentaje que deseamos

deducir y el sistema calculará automáticamente el importe del mismo. Lo

mismo sucede con el campo de cargos automáticos. El mismo vendrá

completo si hemos agregado algún cargo en la solapa correspondiente.

A la derecha de la solapa tendremos el método de pago de la RVA.

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Se podrán completarlos datos de la tarjeta en el caso de necesitar una garantía, el e-mail y teléfono del futuro huésped.

Por último, en la parte inferior de la pantalla, encontraremos el estado de la

RVA que puede ser PREAUTORIZACION – DEPOSITO –GARANTIDO – NO

GARANTIDO – PENDIENTE TARJETA – PREPAGA – SEÑADO, dónde también aparecerá la moneda y el monto de la reserva, y dos casilleros con sus

respectivos cuadrantes para tildar. Estos casilleros se completan

automáticamente por el sistema con una configuración inicial, donde si

seleccionamos el estado DEPÓSITO, aparece la fecha en la que se tiene que

hacer el depósito y el monto del mismo (se puede configurar en cantidad de

días anteriores a la llegada o posteriores a la realización de la

reserva y porcentaje sobre el total que debe pagar). Si tildamos los cuadrantes

de cada uno, harán que se congeles estos datos y por más que haya una modificación en la RVA permanecerán intactos.

Finalmente encontraremos el usuario, fecha y hora en la que se realizó la

reserva.

2) PERSONAL: En esta pantalla podremos ingresar los datos personales del Huésped.

Fecha De Nacimiento Numero De Documento Dirección Email CP (Código Postal) Teléfono

Y podremos seleccionar de los desplegables los siguientes datos:

Profesión Nacionalidad Estado Civil Tipo de Documento Sexo Pais Provincia Ciudad

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Los campos Profesión – Nacionalidad – País, Provincia y Ciudad tienen la

opción de agregar el que hace falta presionando la tecla

3) COMERCIAL: Se completan los datos de la Empresa, esto habilitará la

opción de Factura AIN en la pantalla Cuenta del Huésped.

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Se deben ingresar los siguientes campos:

Empresa: Nombre de la empresa. Desde el menú desplegable se abre una pantalla que nos muestra todas las empresas/Agentes cargados en sistema que podemos asignar a la reserva.

C.U.I.T de la empresa. Dirección Teléfono Email

Y podremos seleccionar de los desplegables los siguientes datos:

País

Ciudad

También tenemos la opción de elegir el tipo de Factura que

necesitará la empresa y eso se verá reflejado directamente en la

Cuenta del Huésped al facturar.

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4) INFO: En esta pantalla podemos ver todos los comentarios que tuvieron reservas anteriores del mismo huésped. También podemos completar con:

el nro. De Cupón de la tarjeta

el nro. del Voucher, en el caso de que haya venido con uno

Límite de Crédito: el sistema cargará 1000 pesos, este importe se puede modificar. Es el límite que tendrá el huésped en su cuenta. A la hora de realizar un cargo en la cuenta del huésped el sistema nos avisará si el mismo se excede. También existe un listado de Huéspedes con Limite de Crédito donde podremos controlar si los mismos cuentan o no con crédito.

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5) CARGO:

Desde esta solapa se ingresan aquellos cargos periódicos (Cochera,

Diarios, Caja de seguridad, internet, etc.), que deseamos que se carguen

automáticamente en la cuenta del huésped.

Llegada y Salida: Configuramos desde que fecha y hasta qué fecha se cargara automáticamente en la cuenta de huésped. Por defecto el sistema traerá las fechas coincidentes a la llegada y salida de huésped.

Cargos: De acuerdo al Hotel se configuran los cargos extras que

se pueden ofrecer a los huéspedes. Ver manual:/Varios Abms.

Cantidad: Número de cargos que deseamos se carguen. o Precio: Importe del Cargo.

Folio. Seleccionamos el folio donde deseamos se carguen los mismos (A o B).

Nota: El sistema realizará cada cargo en la cuenta del Huésped de

manera automática a la hora de cerrar la noche durante la auditoria

nocturna, y durante el período estipulado.

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6) FOLIO

El mismo se puede configurar en el plan de cuenta. Si la reserva tiene seleccionado un Agente en esta solapa vendrán ya seleccionado los cargos configurados desde Cuentas Corrientes/Alta de Empresas. Los mismos se pueden modificar.

Departamento

Sub-departamento Atributo: código que identifica a los dos campos anteriores.

7) ACOMP: Si no tenemos conocimiento del nombre del o los acompañantes el

sistema lo completará automáticamente con ACOMP.1 y así sucesivamente.

En esta pantalla podremos completar los siguientes datos:

Nombre

Grupo

Llegada

Salida

Check out: Al seleccionar este casillero cambia la fecha de salida a la actual y al grabar la reserva se realiza el check out al acompañante.

Dirección Ciudad Cód. Postal País Nacionalidad T. Doc.: tipo de documento Nro. Doc.: número de documento Sexo

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Fecha de nacimiento Profesión Teléfono Email

En caso de que haya más de un acompañante, en el borde inferior de esta

solapa se indicará con # y luego el número 1 para el 1er. acompañante, # 2

para el 2º acompañante, y así sucesivamente. Para completar los datos de

cada uno de los acompañantes deberemos hacer click en el número del

acompañante.

Nota: A la hora de llenar los datos del Acomp, el sistema también nos da la

opción de traer datos de un habitué, es decir que, si el acompañante ya estuvo

hospedado en el hotel, podemos simplemente hacer un click en el Botón de

Habitué, lo que nos desplegará en pantalla la lista de todos los habitués de la

base de datos, y solo nos quedará elegir el correcto para que nos traiga sus

datos a la reserva actual.

Al crear una reserva con acompañante y luego de darle Check In, el programa

ofrece las siguientes posibilidades:

a) Revertir el Check In para el acompañante: desde “Modificación de Reserva”

se consulta la reserva sobre la cual se quiera trabajar y en la solapa

“Acompañante” se tilda el casillero de “Reserva”. Dicho acompañante ahora

seguirá en estado de Reserva mientras que el titular estará Check In. Del

mismo modo, una vez que el acompañante finalmente desee hacer el Check In,

este proceso se realiza en sentido inverso (Reserva/Modificar Reserva

(Consultar la reserva deseada), Solapa Acompañante y seleccionar la opción “Check In”, luego grabar las modificaciones.

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b) Revertir un Check Out para el acompañante: Desde la misma ubicación del

paso anterior, al hacer click sobre el casillero de “Check out” se procede a

realizar el mismo para el acompañante solamente. Tener en cuenta que, si se modifica la fecha del check out del titular de la

reserva, debe extenderse también la del acompañante en la solapa

Acompañante.

8) ESTADIA: Aquí podremos visualizar un resumen de estadías anteriores con los siguientes datos: Llegada, Noches, Habitación, Tarifa, Gastos.

9) PERFIL: Esta solapa nos permite identificar al huésped con sus gustos y

preferencias y poder armar un perfil del mismo.

10) PREMIO: Esta solapa está orientada al sistema de premios, donde van a

aparecer el total de puntos acumulados por el huésped, el saldo acumulado

por el huésped y en la parte inferior los premios posibles que puede

canjear gracias a sus estadías.

11) AUTOS: Esta pantalla nos permite cargar la cantidad de cocheras que ocupara el huésped durante su estadía y podemos completar con todos los datos del auto para llevar un mayor registro.

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Duplicación de Reservas: Al crear una reserva se puede querer que la nueva reserva tenga las mismas

características que una reserva hecha anteriormente. Para ello debemos

posicionamos en el campo Nombre del huésped y haciendo click con el botón

derecho del mouse se desplegará un menú con dos opciones: Duplica la

Última Reserva y Reserva a Duplicar.

Duplica la Última Reserva: El sistema nos traerá los mismos datos ingresados en la última reserva creada. (Fecha de llegada y salida, cantidad de huéspedes, tipo de hab. Tipo de pensión, tarifa, etc.) Si elegimos la opción Reserva a Duplicar, aparecerá una pantalla donde se

pide el Número de Reserva a Duplicar.

Si se conoce el número de reserva se ingresa directamente y luego se presiona

OK, si no se conoce, haciendo click con el botón derecho del mouse aparecerá

la opción Busca Reserva a Duplicar, si se elige esta opción se accede a la pantalla de Búsqueda de Pasajeros. .

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Anexo: Habitúes

Habitúe: Todo huésped que realiza una reserva por primera vez

pasa automáticamente a la base de datos de Habitúes con la información que se cargó en dicha reserva una vez grabada la misma, sin importar si finalmente se alojó o no en el hotel; y podrá

ser reingresado desde el botón de Habitué al momento de crear nuevas reservas. (Ver manual: Habitué).

Si el huésped es habitué del hotel, haciendo click en este botón aparecerá una

lista con todos los habitués cargados en la base de datos del hotel. Al elegir el

nombre del mismo, todos los datos correspondientes a esa persona aparecerán

automáticamente en la nueva reserva. Si la base de datos se mantiene

correctamente actualizada (léase Nota 1), aparecerán además en esta lista los

datos adicionales tales como: si es VIP, cantidad de estadías anteriores,

Documento, Empresa, Teléfono, Última Habitación utilizada y Tarifa.

*Nota 1: Recordar que todo cambio de información (como por ejemplo cambio

de dirección postal, teléfono, e-mail, auto, etc.), deberá modificarse desde el

Menú Marketing/Habitúes, caso contrario seguirán apareciendo los datos que

se cargaron en sistema cuando realizó su primera reserva.

Ejemplo de operatoria con Habitué:

El Sr. Martínez, realiza una reserva por primera vez en el hotel en el mes de enero de 2015. Todos sus datos personales (dirección, teléfono, empresa, etc.) se cargan en la base de datos.

En el mes de febrero, al realizar una nueva reserva, traemos sus datos desde el botón habitué. En su check in le informa al recepcionista que su dirección ha cambiado y el recepcionista modifica la misma en la nueva reserva en lugar de hacerlo desde el menú Marketing/Habitué.

En el mes de abril, al realizar un tercer check in, la dirección postal que nos trajo el sistema desde el botón habitué es la antigua.

Por este motivo es que remarcamos la importancia de realizar los cambios de datos personales de los huéspedes desde el Menú Marketing/habitúes.