Módulo Compras

Funcionalidades

elastic BUSINESS V.15.0

Funcionalidades para la pequeña y mediana empresa

El Módulo de Compras de elastic BUSINESS, administra las

operaciones generadas en las adquisiciones que surgen del

proceso productivo, de la gestión comercial u otra necesidad de la

empresa.

Este módulo ofrece procesos automáticos que complementan las

funciones de logística de abastecimiento y planificación definidas

por la organización.

Desde este módulo se realiza todo el proceso relacionado con la

compra y abastecimiento, desde la solicitud de presupuestos a

proveedores, hasta la gestión de recibos de compra pasando por

pedidos, albaranes y facturas.

El Módulo de Compras se encuentra perfectamente integrado con

los Módulos de Almacén, Producción, Finanzas y Calidad, dando

lugar a Órdenes de Compra desde las necesidades detectadas

como consecuencia del proceso productivo, y provocando altas

de material en los almacenes por compras. Además desde los

propios albaranes se puede generar directamente no

conformidades a proveedor.

De forma específica, el módulo de compras abarca los siguientes

aspectos:

Realización de un pedido o presupuesto de compras

como resultado de las necesidades surgidas a partir del

Plan Maestro (PM).

Realización de un presupuesto de compra y gestión de

distintas versiones del mismo.

Realización de pedidos y utilización de toda la

información para su gestión y seguimiento.

Realización y gestión de albaranes recibidos desde el

proveedor y gestión del alta la mercancía en el

almacén que corresponda.

Gestión de facturas del proveedor y generación de los

recibos correspondientes para el pago.

Generación de los asientos correspondientes a la

compra para contabilidad.

Contabilización en finanzas de todos los movimientos

contables.

Gestión de ensayos de calidad.

Gestión de la información a través de los informes.

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Funcionalidades

De forma detallada, se recogen todas las funcionalidades que contempla cada uno de los

apartados del Módulo de Compras.

Proveedores

Gestión (Alta, consulta y modificación) de proveedores. Validación de C.I.F. Permite la inserción de nº de identificación fiscal extranjeros sin validación. Acceso rápido al histórico documental del proveedor (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas,

recibos y no conformidades del proveedor).

Importar maestros de proveedores según plantilla. Crear registros nuevos, actualización masiva de

datos y actualización masiva de un registro a todos los proveedores. Segmentación de los proveedores por tipo de proveedor. Asignar tipo de proveedor precargando

valores predefinidos. Insertar múltiples direcciones y múltiples personas de contacto para cada proveedor (con múltiples

teléfonos, e-mails, fax, skype…).

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Se puede crear cartera de artículos con personalización de código de artículo y descripción externa. Asignar moneda e idioma por defecto del proveedor, al igual que Dto. pronto pago y rappel.

Generar y asignar descuentos generales y de línea personalizados para cada proveedor. Asignar tarifas personalizadas en múltiples monedas para el proveedor y una “por defecto”. Duplicar tarifas de proveedor a partir de otra. Control de vigencia de fechas para las distintas tarifas.

Posibilidad de asignar múltiples cuentas bancarias al proveedor para el pago y una “por defecto”.

Definir cuentas contables y grupo de subcuentas por proveedor.

Asignar múltiples formas de pago al proveedor pero sólo una “por defecto”.

Asignar múltiples periodos de pago pero sólo uno “por defecto. “

Asignar periodos de no pago con control de vigencia.

Asignar al proveedor tipo de operación e I.V.A. de trabajo “por defecto”.

Asignar tipo de compra “por defecto” para la generación de apunte contable.

Establecer estado de baja y de cuarentena para el proveedor.

Asociar el proveedor a una o varias empresas.

Asignar transportista por defecto.

Segmentación de proveedores según el tipo, sector y ámbito. Posibilidad de precargar valores

predefinidos.

Adjuntar ficheros en cualquier formato a la ficha del proveedor.

Acceso directo a los indicadores asociados al proveedor.

Gestión de documentos

Gestión y visualización del estado de los presupuestos de proveedores.

Gestión y visualización del estado de los pedidos de proveedores.

Gestión y visualización del estado de los albaranes de proveedores.

Gestión y visualización del estado de las facturas de proveedores.

Gestión y visualización del estado de los recibos de proveedores.

Gestión y visualización del estado de las no conformidades de proveedores.

Posibilidad de filtrar la información por empresa y por fechas.

Presupuestos

Gestión (Alta, consulta y modificación) Crear y gestionar presupuestos y versiones a proveedores.

Asignar presupuestos a la división comercial. Clasificación por estado de un presupuesto: abiertos, aceptados, no aceptados o anulados.

Gestionar presupuestos en varias tarifas.

Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.

Generar pedidos a partir de una versión de un presupuesto.

Clonar presupuestos a partir de uno anterior para el mismo proveedor u otro diferente.

Imprimir presupuestos según el repositorio definido para la empresa.

Asignar transportista, tipo de portes y control del importe del porte.

Asignar forma de pago y período de pago del presupuesto.

Asignar y editar los descuentos generales.

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Inserción rápida de artículos a través del código del artículo.

Buscador y configurador de artículos. Insertar líneas editables.

Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.

Gestionar la cantidad en unidades distintas de la de almacén. Conversión de unidades.

Asignar un I.V.A. distinto a cada línea o el de por defecto de la ficha de proveedor.

Seguimiento de fechas del presupuesto, aceptación, anulación con motivo, etc...

Posibilidad de adjuntar ficheros al presupuesto.

Acceder a la ficha de un artículo del presupuesto.

Pedidos

Gestión (Alta, consulta y modificación) de pedidos.

Asignación de pedidos a la división comercial. Gestionar el pedido en varias tarifas.

Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.

Clonar pedidos a partir de uno anterior para el mismo proveedor u otro diferente.

Generar albaranes completos directamente desde un pedido.

Generar albaranes y factura directamente desde un pedido.

Descompletar / completar líneas de pedido.

Imprimir pedidos según el repositorio definido para la empresa.

Asignar transportista, tipo de portes y control del importe del porte.

Asignar y editar los descuentos generales.

Inserción rápida de artículos a través del código del artículo.

Buscador y configurador de artículos.

Insertar líneas editables.

Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.

Asignar un I.V.A. distinto a cada línea o el de por defecto de la ficha de proveedor.

Establecer cantidades pendientes de recibir en función de las cantidades solicitadas de los distintos

artículos del pedido. Gestión de la cantidad en unidades distintas de la de almacén. Conversión de unidades.

Seguimiento de los documentos relacionados con el pedido, presupuesto y versión del que proviene

y albarán y factura en el que está incluido.

Seguimiento de fechas del pedido, fechas de confirmación, prevista de recepción, anulación, etc...

Anular un pedido con control de motivo.

Posibilidad de adjuntar ficheros al pedido.

Acceder al histórico de precios de un artículo del pedido.

Cambio del parámetro de un artículo en el propio pedido.

Acceder a la ficha de un artículo del pedido.

Albaranes

Gestión (Alta, consulta y modificación) de albaranes.

Asignación de albaranes a la división comercial. Gestionar albaranes en varias tarifas.

Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.

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Generar facturas a partir de los datos del albarán.

Generar no conformidades de proveedor asociado a la línea de detalle o al albarán (Según modulo

contratado).

Dar de alta la mercancía en el almacén / subalmacén asignado por defecto a la familia del artículo.

Dar de alta de manera forzada la totalidad de la mercancía en un almacén / subalmacén distinto al

de por defecto de la familia de los artículos.

Modificar el precio unitario del artículo incluso una vez dado de alta el artículo en el almacén.

Imprimir albarán según el repositorio definido para la empresa.

Asignar transportista, tipo de portes y control del importe del porte.

Asignar y editar los descuentos generales.

Generar albaranes a partir de un pedido completo.

Generar albaranes que incluyan varios pedidos. Captura de pedidos, o partes de pedido desde un

albarán incluso fracciones de líneas de uno o varios pedidos.

Generar directamente albaranes sin que venga de pedidos con artículos y servicios.

Inserción rápida de artículos a través del código del artículo.

Buscador y configurador de artículos.

Insertar líneas editables.

Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.

Asignar un I.V.A. distinto a cada línea o el de por defecto de la ficha de proveedor.

Gestión de la cantidad en unidades distintas de la de almacén. Conversión de unidades.

Seguimiento de los documentos relacionados con el albarán. Pedido del que proviene y factura en

la que está incluido.

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Generación automática de lotes y nº de serie en artículos trazables. Edición de características del

lote generado. Borrado de lotes y nº de serie.

Completar una línea aunque no llegue toda la mercancía, dando por recibida la línea de detalle del

pedido.

Recálculo de cantidades pendientes con las altas del albarán.

Asignación de las líneas de aquellos artículos trazables a los lotes pregenerados o a otros nuevos.

Seguimiento de fechas del albarán, de recepción y alta de mercancía.

Posibilidad de adjuntar ficheros al albarán.

Acceso a la ficha de un artículo del albarán.

Acceso a los ficheros adjuntos al artículo.

Acceso al pedido del que proviene una línea del albarán.

Generar no conformidades a proveedor desde las líneas de detalle o desde el albarán.

Crear y gestionar ensayos de calidad.

Facturas

Gestión (Alta, consulta y modificación) de facturas.

Asignar facturas a la división comercial. Control de facturas como bien de inversión.

Conversión del importe según el tipo de cambio cuando se trabaja con tarifa en moneda extranjera.

Generar facturas directamente incluyendo uno o varios albaranes completos.

Generar facturas directamente asociando artículos de servicios.

Asignar y editar los descuentos generales.

Asignar dto. pronto pago y rappel.

Inserción rápida de artículos de servicios a través del código del artículo.

Insertar líneas editables.

Mover las líneas de detalle para visualizarlas en un orden determinado.

Asignar un I.V.A. distinto a cada línea o el de por defecto de la ficha de proveedor.

Posibilidad de realizar un seguimiento del albarán de donde procede la factura.

Posibilidad de adjuntar ficheros a la factura.

Suma de los portes de todos los albaranes incluidos en la factura.

Segmentación de la factura según el tipo de compra o tipo de proveedor. Posibilidad de aplicar retenciones a nivel línea de factura.

Dar por pagada una factura sin llevar una gestión de recibos.

Generar uno o varios recibos a partir de una factura, según las condiciones de pago indicadas en la

misma.

Calcular fecha de vencimiento de los recibos de la factura a partir de las condiciones de pago de la

factura, y de los días de pago y no pago, definidos en la ficha del cliente.

Modificar fechas de vencimiento e importes de los recibos de la factura.

Generar apuntes predefinidos y libres.

Seguimiento del importe pagado y devuelto de la factura.

Posibilidad de adjuntar ficheros a la factura.

Acceder a la ficha de un artículo de la factura.

Acceder a los ficheros adjuntos al artículo.

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Recibos

Editar fechas de vencimiento y pago del recibo.

Asignar y modificar tipo de recibo.

Asignar cuenta bancaria.

Asignar gastos de gestión al recibo.

Visualizar el estado del recibo: si está relacionado con una remesa o pagaré. Acceso directo a los

mismos.

Control de las fechas de borrado y devolución.

Acceder al histórico de los estados del recibo desde su creación.

Generar apuntes contables del recibo, tanto predefinidos, como libres.

Fraccionar recibos.

Imprimir recibos.

Pagos

Clasificación de las remesas de pago según estado, año y empresa, filtradas por empresa y fecha.

Seguimiento del estado de las remesas de pago (pendientes, enviadas y validadas).

Crear remesa de pago según la forma de pago y la empresa.

Asignar gastos de gestión a la remesa.

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Configurar remesas con distintas tipologías de recibos y de distintos proveedores.

Dar por pagado o devueltos los recibos cada uno son su fecha.

Generar apuntes y apuntes libres de los recibos pagados y devueltos de la remesa.

Contabilización directa de los apuntes de recibos pagados y devueltos.

Seguimiento del estado de los recibos de una remesa.

Necesidades de producción

Generar solicitudes de presupuesto a partir de necesidades de producción.

Generar y configurar pedidos a partir de necesidades de producción, bien al proveedor por defecto

o bien seleccionando el proveedor deseado.

Añadir directamente artículos a la cartera de artículos del proveedor.

Modificar el proveedor por defecto de ese artículo y actualizar la tarifa.

Comparar precios entre los distintos proveedores que pueden proporcionar un determinado artículo.

Seleccionar varios proveedores para satisfacer las necesidades de un solo artículo.

Solicitar más cantidad de la necesaria en producción. Necesidades de compra generadas por configuración de stocks. (stock máximo, mínimo y lote).

Reservar la cantidad necesaria en producción al realizar el pedido de compras, quedando

disponible la cantidad que se haya solicitado para cubrir stock.

Cancelar las necesidades de compra.