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Módulo 3:

Manejo de crisis

Fecha: 12/04/2018

Instructor: Eduardo Jiménez Granados

Conceptos Fundamentales

Los 4 elementos de la administración deEmergencias

1. Mitigación: Es un conjunto de actividades enfocadas a reducir la pérdida de vidas y propiedades ocasionada por desastres naturales y/o por el ser humano, a evitar o reducir el impacto de un desastre y proporcionar valor a la opinión pública contribuyendo a tener comunidades más seguras. Pretende también establecer el ciclo de los daños ocasionados por el desastre, la reconstrucción y el daño repetido.



2. Preparación: Este elemento abarca todas las acciones tomadas antes de un evento para planificar, organizar, equipar, entrenar y ejercitar con el fin de hacer frente aemergencias que no pueden ser evitadas o mitigadas por completo.



3. Respuesta: Incluye actividades que responden a los efectos de un incidente, acciones inmediatas para salvar vidas, proteger la propiedad y cumplir connecesidades humanas básicas. La ejecución de las operaciones, planes y actividades de mitigación destinadas a limitar la pérdida de vidas, lesiones personales, daños a la propiedad y otros resultados desfavorables.


Los 4 elementos de la administración de Emergencias

4. Recuperación: Implica acciones a corto y largo plazo adoptadas para regresar a la Organización a un nivel funcional de pre-emergencia o en algunos casos, a un nuevo nivel de operación.

Los esfuerzos de recuperación pueden incluir la aplicación de los Planes de Continuidad de Operaciones, la activación de sitios de reubicación de emergencia y de reconstitución o restauración en la ubicación original o en una ubicación nueva y permanente.


El inicio de la administración de emergencias es el desarrollode un plan que considere:

• La definición de Emergencia en términos relevantes para laOrganización

• Establecer una organización que realice tareas específicas antes, durante y después de una emergencia.

• Establecer un método para utilizar los recursos disponibles yobtener recursos adicionales cuando ocurra una emergencia

• Proveer medios para trasladar las operaciones de un estado normal a un estado de emergencia y retornar a la normalidad.

Planeación• Revisar los planes y procedimientos existentes

• Obtener involucramiento y apoyo de la alta gerencia

• Identificar las instalaciones a incluirse en el plan

• Realizar un análisis de vulnerabilidad

• Identificar recursos y establecer su importancia.

• Equipo

• Gente

• Documentos

• Estudiar la demografía de la Organización

• Distribución geográfica

• Inventario de habilidades

• Identificar potenciales miembros del equipo

PlaneaciónPasos CLAVE para la efectividad de un procesode planeación

• Desarrollar un entendimiento completo de las instalaciones y procesos asi como de los alrededores.

• Examinar el ambiente de planeación en el que se estáoperando

• Coordinar con los “jugadores clave” en el proceso de planeación.

Planeación

Estrategias CLAVE para la efectividad de un procesode planeación

1. Dirección y control. Estructura centralizada de manejo.

2. Comunicación. Procedimientos entendibles.

3. Alerta y aviso. Recepción y distribución oportuna deinformación, incluyendo pronósticos de eventos probables.

4. Apagado de instalaciones y servicios (Shutdown)

a. Evaluación y control de daños

b. Protección de información y activos

5. Evacuación

a. Reubicación de personal

b. Operaciones esenciales

PlaneaciónEstrategias CLAVE para la efectividad de un proceso

de planeación…continúa

6.

7.

Albergue. Interno, cercano y público.

Servicios de emergencia.

a. Número apropiado de integrantes

b. Seguridad, médicos, ingeniería, bomberos y rescate

8. Información de emergencia.

a. Acciones a tomar antes, durante y después de la emergencia

b. Distribución, reforzamiento y práctica con la población

PlaneaciónEstrategias CLAVE para la efectividad de un proceso

de planeación…continúa

9. Relaciones con la Prensa. Prepararse para evitar sorpresas.

a. Evaluar vulnerabilidades

b. Crear un sistema de alertas y procedimientos de respuesta

c. Desarrollar grupos de portavoces.

d. Involucrar a la alta gerencia en la participación con los medios

e. Probar la estructura y procesos de manejo y respuesta aemergencias

Planeación

Estrategias CLAVE para la efectividad de un proceso de planeación…continúa

10.Materiales de apoyo.

a. Mapas

b. Organigramas con roles y responsabilidades

c. Directorios telefónicos, incluyendo personal “back-up”

d. Listado de recursos locales

e. Acuerdos de Ayuda Mutua

f. Glosario de términos

PlaneaciónTipos de Planes de Emergencia

• Incidentes con bombas/explosivos

• Emergencia médica

• Violencia en el lugar de trabajo/trauma

• Materiales peligrosos

• Interrupción de servicios críticos

• Fallas a sistemas de cómputo

• Falla a las telecomunicaciones

• Clima adverso

• Plan de continuidad de operaciones (COOP)

• Plan de recuperación y reanudación de

operaciones

Organización del PlanAreas y tópicos CLAVE

• Introducción

• Propósito y objetivos

• Alcance

• Referencias

• Estructura organizacional para Emergencias

• Grupo de manejo de emergencias

• Grupo de respuesta a emergencias

• Responsabilidades

• Niveles de emergencias y desastres

• Alertas de emergencia y procedimientos de notificación

Centro de Comando

El Sistema de Comando de Incidentes (ICS) es un mecanismo de control usado por muchas agencias públicas . Consta de 5 elementos:

• Comando

• Operaciones

• Planeación

• Logística

• Finanzas y administración

Grupo de manejo de emergencias / crisis

Dependiendo del tipo de emergencia deben participar representantes de:

Dirección / alta gerencia

Planeación y operaciones

Relaciones públicas

Recursos humanos

Ingeniería de procesos e instalaciones

Seguridad (security)

Seguridad (safety) y salud ocupacional

Legal

Finanzas

Logística

Sindicato

Grupo de manejo de emergencias / crisis

Roles y responsabilidades

• Coordinar la implementación apropiada de los planes decontingencia

• Coordinar los recursos y apoyo necesario internamente y con las agencias externas según se requiera

• Desarrollar acciones alternas para presentar a losrepresentantes que toman las decisiones

• Desarrollar una estrategia de manejo de medios y preparar comunicados de Prensa relacionados con elincidente

• Mantener contacto apropiado con las víctimas y susfamiliares

Niveles de emergencias y desastres

Clasificación por categorías y prioridades:

• Lesiones o muerte

• Daños estructurales

• Interrupción de operaciones

• Impacto a la comunidad

Niveles de emergencias y desastresIndicadores de magnitud, severidad ó impacto

potencial

• Nivel 1: Incidentes rutinarios de emergencia

• Nivel 2: Interrupciones mínimas a las operaciones,daños mínimos, sin fallecimientos, sin impacto a lacomunidad

• Nivel 3: Interrupciones moderadas a las operaciones, número moderado de muertos y heridos, impacto moderado a la comunidad

• Nivel 4: Impacto mayor en todas las áreas.

Prioridades del Plan

1. Proteger la vida humana

2. Prevenir o minimizar lesiones o daños a la gente

3. Reducir las exposición de bienes y activos

4. Optimizar el control de pérdidas para activos cuya exposición no puede ser reducida

5. Restaurar las operaciones normales tan rápido como sea posible

Continuidad de operaciones en el manejo deincidentes

Dirección y liderazgo son elementos necesarios en la conducción exitosa de todos los programas de manejo de emergencias.

a.Asegurar continuidad en la cadena de mando

b.Establecer lineas de sucesión para oficiales y personal operativo clave.

Continuidad de operaciones en elmanejo de incidentes

Necesidades básicas para garantizar una operaciónexistosa:

1. Aislar a los líderes que toman decisiones de múltiples condiciones externas como son:a. Presión del personal de respuesta, el público, los medios de

comunicación.

b. Condiciones climáticas adversas

c. Ruido y confusión

2. Proveer una ubicación donde los integrantes del equipo puedan identificar, localizar y controlar recursos y todas las operaciones.

Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes

Centro de comando alterno. Fijo o móvil

1. Equipo de comunicación autónomo (celulares y radios)

2. Calefacción, iluminación y electricidad (generador independiente)

3. Pizarrón para registros de actualización o algún otro sistema de manejo de información

4. Area de oficina y conferencias.

Continuidad de operaciones enel manejo de incidentesIdentificación de registros vitales

1. Clasificar las operaciones de la organización en categorías funcionales

1. Finanzas (cuentas por pagar, cuentas por cobrar, costos).

2. Producción (desarrollo, ingeniería, compras)

3. Ventas (control de inventarios y embarques)

4. Administración (personal, legal, registro de impuestos,relaciones públicas)

2. Determinar el role de cada función en una emergencia

3. Identificar la información mínima que debe estar accesible durante una emergencia para asegurar que las funciones vitales funcionen adecuadamente.


Identificación de registros vitales

4. Identificar los registros específicos que contienen información vital y las entidades de la organización en las que se encuentran o deberían mantenerse.

5. Coordinar los procedimientos con los requisitos descritos en el plan de recuperación.


Protección de registros vitales

1. Evaluar los riesgos a los que el sitio, los edificios, computadoras y otros equipos de almacenamiento de información son vulnerables, y las consecuancias en una emergencia.

2. Generar un sistema de respaldo (back-up)

1. Documentos en copia en un area alejada de la oficina

original

2. Almacenamiento en sitio en archiveros a prueba de fuego,bóvedas o cajas fuertes.

3. Almacenamiento en medios diferentes al original (discos, microfilm)

Continuidad de operaciones en el manejo de incidentes

Ayuda mutua

• Obtener la orientación, asistencia y guia de los representantes del gobierno local responsable de la planeación de desastres.

• Invitar a industrias, compañías de servicios y otras organizaciones locales a enviar representantes a la reunión de lanzamiento.

• Asegurar que el grupo sea dirigido por alguien experimentado en la operación de una asociación de ayuda mutua.


• Ayuda mutua

• Elegir Oficiales y un coordinador para dirigir la asociación

• Organizar comités para desarrollar planes y procedimientos para diversos aspectos de las operaciones de ayuda mutua como membresía y estatutos, tráfico y controles de seguridad, protección contra incendios, comunicaciones, etc.

• Programar juntas periódicas

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