Objeto del tema 1. La comunicación oral y escrita

Explicación del tema

1.1 El proceso de la comunicación

De acuerdo con Fonseca (2005), la interacción humana transcurre día con día con resultados que afectan los pensamientos y las conductas personales, a la vez que provocan nuevas interacciones, por lo que es posible pensar en la comunicación como un proceso de fases sucesivas en el tiempo, debido a que siempre está en cambio. Para comprender cómo ocurre la dinámica de comunicación, saber cuáles son los elementos que la componen, y de qué forma se relacionan, es necesario revisar cuidadosamente el proceso de comunicación y los modelos que se utiliza para representarlo.

Los modelos más actuales de comunicación han complementado el enfoque de intercambio y de influencia recíproca entre los participantes del proceso, por lo que se han dado en llamartransaccionales y destacan los siguientes elementos:

La interdependencia entre emisor y receptor. La influencia de los diferentes medios o canales para el envío del mensaje. La retroalimentación que favorece la interacción. Los posibles ruidos que pudieran presentarse para obstaculizar o bloquear la

comunicación. La utilización de un código, un contenido, y un tratamiento que determinan si el

mensaje puede ser entendido por el receptor. La influencia del contexto.

Todos los elementos representados en el modelo son variables. En la realidad los mensajes siempre viajan a través de diferentes canales y medios, razón por la que se ajustan, se relacionan y cambian de acuerdo con la socialización o el marco de referencia de las personas, quienes le atribuyen significados a las palabras, las señales o los símbolos, según el contexto o la situación social en que se encuentren en el momento de comunicarse.

En tal dinámica no se puede decir que los elementos vayan uno después del otro, ni que éstos sean independientes. En el proceso comunicativo todos intervienen a la vez en una interacción constante e irrepetible en el tiempo; todos influyen y llegan a afectar el significado del mensaje o la identificación entre emisor y receptor, es por eso que todos los componentes son importantes para el conocimiento de la comunicación yninguno debe excluirse en el análisis de este proceso intangible.

Como se puede observar, en el modelo transaccional se incluyen diferentes componentes que a continuación se explican.

Hay varias formas de clasificar la comunicación para estudiarla, autores como Hybels, Weaver, Miller, Blake, Haroldsen y Berlo han elaboradotipologías cuyos elementos de categorización son los principales componentes que se analizan en el proceso de comunicación y que funcionan como variables en cada situación.

1. Emisor y receptor: de acuerdo con el número de participantes que intervienen en el proceso comunicativo, como emisores y receptores, tienes los siguientes tipos de comunicación:

a. Intrapersonal: consigo mismo.b. Interpersonal: entre dos personas.

c. Grupal: en un grupo pequeños (tres o más personas).d. Pública: una persona o un grupo ante un público.e. Masiva: una persona un grupo hacia un número indeterminado de

personas a través de diversos medios.

2. Medio: pueden considerarse tantos tipos de comunicación como recursos existan para la transmisión y recepción de los mensajes, pero la clasificación más significativa, de acuerdo con el medio empleado es:

a. Verbal: oral y escrita.b. No verbal: visual, auditiva, kinésica y artefactual.c. Electrónica: los recursos que la tecnología permita para establecer

comunicación con otros.

3. Mensaje:a. Por el contenido (idea, tema o asunto) y el destino al que se envía, la

comunicación puede ser pública o privada.b. Por el tratamiento (el modo de decir o nombrar las cosas) del lenguaje

usado en la comunicación, ésta puede ser culta, estándar, coloquial y popular.

4. Contexto: de acuerdo con el lugar, la situación social y el ambiente psicológico en el que se produce la comunicación, puede ser formal o informal.

1.2 Propósitos de la comunicación

Es necesario considerar que para que la comunicación sea efectiva, cada uno de los elementos que conforman el modelo de comunicación, deben operar de forma correcta independientemente del propósito de la misma.

Fonseca (2005) presenta los diferentes propósitos que puede tener la comunicación, de acuerdo con la propuesta de Ehninger, Monroe y Gronbeck.

 

El propósito general de informar: utiliza la función representativa del lenguaje, ya que con éste se intenta explicar algún suceso o término, describir relaciones entre conceptos o instruir sobre algún proceso o conocimiento.

El propósito general de entretener: utiliza la función expresiva del lenguaje, ya que con éste se intenta lograr el encuentro y la comprensión entre hablante y oyente, a través de la propia naturaleza social del lenguaje.

El propósito general de persuadir: utiliza la función apelativa del lenguaje, ya que la persona al comunicarse, quiere influir, hacer un llamado al pensamiento del oyente para formar una idea, provocar un cambio de actitud o reforzar creencias y valores.

El propósito general de actuar: intenta dirigir o llevar al oyente a un grado de motivación que lo impulse a realizar una acción.

Se debe tener presente que pueden ser muchos los objetivos que la gente tiene para comunicarse en forma específica, pero los propósitos generales representan las intenciones

que tienen las personas al comunicarse de forma oral o escrita.

Antes de continuar con el siguiente subtema, es importante mencionar algunos conceptos relevantes dentro de la comunicación. Como el de expresión, que es simplemente representar, a través de símbolos e imágenes, una manifestación de nuestra propia individualidad y puede estar dirigida o no a un sujeto. Por otro lado, el lenguaje es el conjunto de signos estructurados que dan a entender una cosa y finalmente, lengua se refiere a los distintos modos de decir o nombrar las cosas o bien, a una red compleja, cambiante, de adaptaciones diversas, según el modo de vivir de cada pueblo.

1.3 Diferencias en la comunicación oral y escrita

Cuando se tiene el propósito de comunicar algo, lograrlo puede hacerse mediante dos tipos de comunicación que utiliza el lenguaje verbal: hablar y escribir.

La comunicación oral tiene la capacidad de utilizar la voz, los gestos y todos los recursos de expresividad de movimientos del hablante. La entonación de la voz, la gesticulación y los movimientos ayudan a interpretar con exactitud el significado de los mensajes.

La comunicación escrita solo utiliza signos lingüísticos para denotar expresiones o estados de ánimo; tiene una estructura gramatical, por lo cual tiende a ser más formal que la hablada.

A continuación se presenta un cuadro que resume las principales diferencias entre la comunicación oral y escrita, adaptado de Chávez (1993, citado en Fonseca, 2005):

Comunicación oral Comunicación escrita

Es espontánea Se rectifica Utiliza modismos y dichos Hay acción corporal Se repiten palabras Es casi siempre informal Es dinámica Se amplía con explicaciones Rompe la sintaxis Utiliza nuevos significados

Es más reflexiva o razonada Para corregirse debe hacerse el

escrito nuevamente Utiliza modismos sólo en lo literario No hay acción corporal Evita repetición de palabras Debe ser precisa y concisa Se cuida la sintaxis y la estructura

 

Referencias bibliográficas:

Fonseca, S. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2a ed.). México: Pearson Prentice Hall.

Objeto del tema 2. Roles, lenguaje, contextos y escucha activa

Explicación del tema

2.1 El rol o papel del comunicador en diferentes contextos

Fonseca (2005), señala que algunos autores consideran un rol o papel como un “conjunto

de expectativas de comportamiento exigido a los que ocupan una posición social determinada”. En otros términos, todo cargo, posición social o estatus (profesor, madre, militar, estudiante, médico, deportista, etc.) dentro de una sociedad se rige por reglas o normas que indican cómo debe actuar el individuo en esa posición.

Los roles uniforman las conductas que los individuos deben tener en una posición; para ello, se establecen reglas y normas; se dictan leyes y se producen castigos. Cuando alguien cumple con varios roles, cada rol exige una conducta y una forma de comunicarse que vaya de acuerdo con las normas establecidas.

Existen dos tipos de conductas que puede adoptar el individuo: las que pueden ser y las que deben ser.

Contextos, roles y significados

Las conductas que exige el rol del comunicador son todas aprendidas, así como los significados que de ellas se derivan, pues las personas aprenden a expresarse e interpretar significados de acuerdo con la situación y con los lugares en donde se encuentren en el momento de la comunicación. Este conjunto de modos de comportamiento de comunicación verbal y no verbal se aprenden en un lugar y ambiente social que se llamacontexto cultural.

El lenguaje se aprende también a través del contacto con el grupo, en la misma forma en la que se aprenden los modos de comportamiento, en este sentido, el comunicador puede aprender conductas, idiomas o palabras propias de diversos contextos culturales  para lograr una comunicación más efectiva. Un emisor, de acuerdo con sus propósitos de comunicación, selecciona palabras y frases con significación para él, mismas que, cuando son expresadas a un receptor, él dispone también de un lenguaje y significados aprendidos por su experiencia, los cuales le servirán para interpretar el lenguaje recibido, bajo la influencia del contexto en el que se encuentren ambos.

Después de lo anterior, puede surgir la adaptación, que es el proceso por el cual dos personas de origen social o cultural distinto tratarán de comunicarse de algún modo hasta

llegar a hacer sus mensajes entendibles para ambos.

2.2 Escucha activa

La primera responsabilidad en el rol del comunicador es aprender a ser buen oyente y, más aún, ser un escucha activolograr el entendimiento de ideas y tal vez también ser empático.

Saber escuchar activamente es una práctica de comunicación que exige responsabilidad en cualquier situación, que puede ayudar al intercambio de información precisa, estableciendo gran fidelidad en la transmisión de las ideas que contienen los mensajes; la empatía permite anticipar los probables efectos en el encuentro comunicativo.

El comunicador debe tener conciencia clara de que el proceso de comunicación es recíproco en tanto que, el éxito en la comunicación depende en la misma medida del emisor y del receptor.

Escuchar activamente se refiere a un proceso totalmente activo, puesto que en él se aplican las principales facultades humanas: físicas, intelectuales y emocionales.

Físicas (visuales y auditivas): ves gestos y movimientos. Escuchas ideas al mismo tiempo.

Intelectuales: memoria, inteligencia imaginación, razonamiento. Se analiza, categoriza, relaciona, genera imágenes mentales mientras se escucha.

Emocionales (psicológicas): emociones, sentimientos, estados de ánimo. Se lee “entre líneas” lo que sienten las personas al hablar.

 

Vencer los obstáculos y mejorar la forma de escuchar es importante para la vida, tanto personal como social, ya que es parte de nuestras actividades diarias. Para lograr lo anterior es necesario eliminar los mitos que en torno a la escucha activa, se tienen:

Aprender a escuchar sí se puede lograr, este aprendizaje, representa algunas ventajas prácticas en el manejo del lenguaje.

Para aprender a escuchar se recomienda lo siguiente:

1. Establece una firme intención o deseo de escuchar.2. Reflexiona sobre el contenido del tema, sus ideas y su trasfondo.3. Ten una mentalidad abierta para apreciar la diversidad de ideas.4. Evita prejuicios y suposiciones antes de escuchar.

5. Trata de empatizar con el hablante.

Referencias bibliográficas:

Fonseca, S. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2a ed.). México: Pearson Prentice Hall.

Objeto del tema 3. Habilidades para la comunicación oral y no verbal

Explicación del tema

3.1 Habilidades para la comunicación oral

De acuerdo con Fonseca (2005), una habilidad es la disposición que muestra el individuo para realizar tareas o resolver problemas en áreas de actividad determinadas, basándose en una adecuada percepción de los estímulos y en una respuesta activa que redunde en una actuación eficaz.

Las habilidades generalmente se desarrollan acordes a las normas de comportamiento establecidas por los grupos y fundamentadas en sus tradiciones, valores e ideales personales. La clave para desarrollar una comunicación eficiente depende de la capacidad de desarrollar habilidades que permitan la adaptación, con facilidad a los tipos más variados de situaciones.

Algunas personas poseen ciertas cualidades naturales sobresalientes, que influyen para tener éxito en su comunicación: una constitución física armoniosa, simpatía, una voz sonora, un carácter firme y honesto, etc., existen también aptitudes como la entonación, la fluidez al hablar, la gracia de movimientos corporales, la expresión de gestos, la dirección de las miradas. Todas estas habilidades, pueden ser aprendidas y desarrolladas a través de la práctica y experiencia, hasta llegar a convertirse en verdaderos talentos.

3.2 Fórmula V-V-V de elementos visuales, vocales y verbales

Para lograr la efectividad de la comunicación es importante la unión de tres tipos de elementos que se relacionan en un mensaje cada vez que se hable:

Los elementos visuales son todos aquellos que la gente percibe a través de nuestra imagen personal, el contacto visual, la forma de gesticular, moverse, desplazarse en espacios físicos y formas de comportamiento en cada situación.

Los elementos vocales son los que se manejan con la voz, instrumento y vehículo de comunicación por excelencia.

Los elementos verbales son los relacionados con el lenguaje que se utiliza, las palabras que se eligen y la forma en que se utilizan dichas palabras y frases, para lograr los objetivos de comunicación.

3.3 Habilidades de la comunicación no verbal

De acuerdo con Fonseca (2005), la comunicación no verbal incluye todo aquello que transmite o lleva algún significado no expresado por medio de palabras, como los movimientos del cuerpo, la voz, los objetos, el tiempo y la distancia.

Las ciencias o disciplinas que han apoyado el estudio de la comunicación no verbal son la kinésica, la proxémica, la comunicación artefactual y la paralingüística.

Kinésica

Contacto visual Es la primera habilidad física y de movimiento. Los ojos son la única parte del organismo que tiene contacto directo con otra persona mientras se habla o escucha.

Postura y movimiento

Por postura se entiende la posición física del cuerpo; ésta siempre influye en la percepción que los otros tengan de nosotros.

Los gestos y la expresión facial

La expresión facial refleja el entusiasmo la naturalidad y la espontaneidad con la que se dice el mensaje. Los movimientos de la cara o gestos, son elementos visuales de mayor impacto y es en ellos donde el comunicador debe desarrollar más habilidad para apoyar su mensaje efectivamente.

Proxémica

Desplazamiento La forma en la que un comunicador se desplaza a través de un espacio

influye en los participantes, ya que las sensaciones de las personas varían de acuerdo con el acercamiento o alejamiento del orador.

Distancia Las distancias personales pueden ser incómodas aunque en determinadas o ciertas culturas, promueven el acercamiento como signo de confianza y amistad.

Comunicación artefactual

La comunicación artefactual

Se refiere al mundo físico o espacio que rodea a la interacción comunicativa. Los objetos y la ubicación que tienen dentro de un lugar físico como muebles, lámparas, plantas, esculturas o artículos decorativos, son parte de la comunicación artefactual.

Paralingüística

Voz La paralingüística se interesa en aquellos elementos que acompañan a las emisiones lingüísticas, es decir, que permiten saber información del estado de ánimo del emisor. Algunos ejemplos pueden ser el tono e intensidad de la voz, el uso de pausas, silencios, la fluidez, entre otros.

Referencias bibliográficas:

Fonseca, S. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2a ed.). México: Pearson Prentice Hall.

Objeto del tema 4. Actitudes y ética

Explicación del tema

4.1 Potencialidades del comunicador

De acuerdo con Fonseca (2005), todos, como seres racionales, contamos con potencialidades humanas, y el conocimiento de nosotros mismos contribuye a reconocer estas potencialidades, pues precisamente es en el interior de cada uno donde se generan las actitudes positivas para adquirir destrezas o habilidades y realizar acciones que satisfagan verdaderamente las necesidades, fortalezcan el espíritu y brinden la seguridad y confianza para cumplir metas. De igual forma, ese potencial puede originar actitudes negativas, que producen debilidades o ineptitudes, y acciones impulsivas, descontroladas e inadecuadas, que se manifiestan como temores, miedos y nerviosismo, que llegan a limitar el ser y el hacer.

4.2 Los valores y actitudes éticas

El conocimiento de sí mismo

La Enciclopedia de la Piscología (citada por Fonseca, 2005), establece que ser ético y tener valores y actitudes positivas hacia los demás en el proceso de comunicación depende, en gran parte, de la percepción que se tiene de nosotros mismos. Conocer nuestras potencialidades y limites es formar un autoconcepto, que puedes definir como “una conciencia, un conocimiento que posee el individuo de su existencia, de sus actos y de su relación con el mundo exterior”.

La manera en que la percepción, tanto de nosotros como la de los demás, son vitales para la comunicación. Las investigaciones de varios autores indican que un autoconcepto muy bajo llega a obstruir la comunicación con otros, y uno demasiado alto llega a ser un obstáculo para muchos. Hay quienes consideran que no son lo suficientemente buenos para expresarse oralmente, por lo mismo evitan situaciones en las que tengan que exponer su punto de vista, mientras quienes se sienten seguros de si mismos, tratarán de sobresalir o hacerse notar.

Toda comunicación con una intención ética requiere un potencial generador de valores como la verdad, el valor, la confianza, el autodominio y la justicia, que a su vez originan actitudes y conductas positivas, llegando a funcionar como fortalezas del comunicador.

A continuación se exponen los siguientes aspectos considerados como potencialidades o valores del comunicador (Fonseca, 2005):

La verdad

La verdad se refleja en la consistencia que tienen las actitudes de una persona con las proposiciones que defiende ante los demás por medio de su palabra. Reconocer como verdadero lo que se dice contribuye a generar seguridad y confianza en quienes escuchan, propiciando credibilidad en el proceso comunicativo.

La verdad es una fuente de poder que imprime dinamismo y vitalidad a la palabra. Cuando alguien transmite su mensaje sin ánimo de decir la verdad, escuchas los datos sin sentir la influencia de la convicción personal; en cambio, si las ideas se expresan demostrando plena identificación con los valores que encierra, serán escuchadas con entusiasmo e influirán notablemente en los receptores.

La verdad tiene un gran poder intelectual, porque reúne en sí misma las actitudes positivas que mueven la conciencia del comunicador. Es la aptitud la que ayuda a descubrir la intención o el propósito de la acción, el espíritu ético de la comunicación. Todo

aquel que recomiende o hable de lo que sabe que es falso, difícilmente dará a su palabra la fuerza necesaria para lograr que su mensaje sea creíble y aceptado, pues quien se miente a si mismo también miente a los demás.

La verdad debe practicarse siempre, pues es el valor que exige la actitud positiva más decisiva e ineludible para un comunicador, así como la mentira es el contravalor más imperdonable para él mismo. La verdad debe ser el fundamento de cada uno de sus actos: “Nunca habla mejor el orador que cuando parece hablar con la verdad”.

El valor

La verdad es la aptitud de la conciencia que te puede ayudar a descubrir las intenciones, en otras palabras,el valor es la fuerza positiva que fortalecerá tu actitud para lograr las acciones (Ibídem).

El valor desvanece las condiciones adversas y contrarresta los obstáculos cuando se piensa que no se puede hacer tal o cual cosa. Con el valor se refuerza la actitud de confianza en los recursos propios.

La autora  destaca que el valor revitaliza el esfuerzo que impulsa las decisiones, además de que se fortalece la actitud de seguridad en nosotros mismos, así mismo, ayuda a sobreponerte al temor al atender responsabilidades y enfrentar situaciones que crees importantes, pues se manifiesta en la actitud firme de alcanzar las metas a pesar de los obstáculos.

La confianza

La confianza implica tener fe (Ibídem) para convencerte de que no se debe de desperdiciar tiempo pensando en los obstáculos o las actitudes negativas que se puedan presentar; te impide desanimarte, pues bloquea la idea de que cuesta mucho trabajo mejorar las acciones.

La confianza fortalece el conocimiento; además, genera más fuerzas en sentido positivo y, en consecuencia, actitudes éticas.

El autodominio

Autodominio es serenidad, es la fuerza positiva que desarrolla el control de nuestros actos (Ibídem). Es común que en ciertas situaciones la emotividad, el apresuramiento y otros impulsos desordenados impiden exponer las ideas con cordura, claridad y fluidez. Tal agitación es reflejo de las fuerzas descontroladas, mientras que el autodominio es la expresión misma de una actitud reflexiva y racional que se aplica para actuar en forma inteligente.

El autodominio regula las emociones que pueden boquear o inhibir el razonamiento claro de ideas. Cuando se es impulsivo, cualquier problema se agiganta, mientras que, logrando el autodominio verás las cosas en forma más real, objetiva y menos imponente.

El autodominio conduce a la disciplina y te mantiene sereno, a pesar de las contrariedades que surjan, por eso se dice que no hay situaciones desesperadas, sino hombres descontrolados, pues la superioridad de un individuo se reconoce en la facilidad con la que transforma sus actos espontáneos e impulsivos en actos voluntarios y conscientes.

El autodominio logra la superación, pues implica actitudes de rectificación de todo procedimiento desventajoso o negativo detectado en la comunicación, de ahí que sea necesario obligarnos a pensar primero y después hablar.

La justicia

Justicia es la fuerza que promueve la aptitud de la solidaridad humana (Ibídem). Será justo el comunicador que enfrente sus actos, teniendo en cuenta que su proceder es digno de sus semejantes, pues la injusticia genera desconfianza y destruye la convivencia social pacífica.

Justicia quiere decir “conciencia de la dignidad de la persona extraña” (Ibídem); es tener conciencia de lo que se habla y se hace obedeciendo a valores propios de los semejantes. Su dirección es opuesta a la de actitudes egoístas e individuales, pues un rasgo distintivo de la justicia es laidea de igualdad de derecho e igualdad de deber con los otros, sea una persona, un grupo o una comunidad.

El comunicador debe conocerse a si mismo para identificar todas sus potencialidades y con ellas los valores y actitudes positivas; además, tiene que estar dispuesto a esforzarse, a corregir y a eliminar las fuerzas negativas que generan contravalores y actitudes equivocadas. Debe tener confianza en sí mismo y valor suficiente para realizar metas con justicia y solidaridad, ejerciendo autodominio sobre las ideas arbitrarias e impulsivas.

4.3 Contravalores y actitudes negativas

Te has preguntado alguna vez ¿qué pasa cuando en tu interior reconoces que existen fuerzas negativas? ¿Qué resulta cuando generas fuerzas negativas que se manifiestan en actitudes lo suficientemente fuertes para que te dejes llevar por ellas sin lograr el autodominio deseado?

De acuerdo con Fonseca (2005), se considera al miedo y a la timidez como antivalores o fuerzas negativas:

El miedo

El miedo todo lo destruye y nada crea.El miedo es una sensación ligada a fuerzas internas físicas, mentales y emocionales descontroladas.El miedo desata el nerviosismo, por lo que tratas de convencerte de que no lo sientes.

Algunas recomendaciones que pueden ayudar a conseguir el autodominio son las siguientes:

Luchar siempre Tratar de apoyarte en conocimientos Reforzar con pensamientos positivos Estar seguro de que lograrás tus objetivos Utilizar cada vez más tus capacidades

La timidez

La timidez es un estado de inhibición.La timidez puede tener causas muy diversas.La timidez en la comunicación produce graves efectos.

Referencias bibliográficas:

Fonseca, S. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2a ed.). México: Pearson Prentice Hall.

Objeto del tema 5. La interacción en el contexto comunicativo

Explicación del tema

5.1 El concepto de comunicación interpersonal

Es una realidad que la mayoría de las acciones que realizas diariamente, incluyen diferentes procesos de comunicación interpersonal. Hybels y Weaver (1976, citados por Fonseca en 2005) mencionan que: casi el 75% del tiempo que estás despierto lo pasas escuchando, hablando, leyendo o escribiendo. La mayoría de esas formas tienen lugar en situaciones frente a frente o están directamente relacionadas con las comunicaciones interpersonales. Incluso, si deseas examinar todas estas comunicaciones, no lo lograrías, debido a que hay demasiadas. Las numerosas situaciones en las que realizas un intercambio de mensajes, son todas comunicaciones con personas, lo que hace a veces difícil definir el sentido exacto del concepto comunicación interpersonal, pues desde este punto de vista toda comunicación ocurre entre personas, uno a uno, o uno a varios.

Para la autora, la comunicación interpersonal es un intercambio de mansajes entre personas, es la expresión de ideas por medio de lenguaje. Se destaca que los mensajes  verbales y no verbales son enviados y recibidos de manera continua, además, hay influencia recíproca de los participantes del proceso comunicativo.

Fonseca (2005) señala que la forma en que las personas intentan compartir ideas y sentimientos ha sido motivo de estudio de filósofos, poetas, artistas, psicólogos, sociólogos, etcétera, que han reconocido en la comunicación interpersonal efectos profundos y muy variables, así como sus principales características.

Las características de la comunicación interpersonal son:

Espontánea Porque surge naturalmente casi siempre sin planeación.

Variable Porque es afectada constantemente por factores internos de las personas.

Única Porque los mensajes son individuales y únicos,  tanto en aspectos no verbales como en contenido verbal.

Dinámica Porque es un intercambio continuo de mensajes entre emisor y receptor.

Diádica Se da recíprocamente entre dos personas.Las interacciones que se establecen en la comunicación interpersonal son: simétricas y complementarias.

5.2 La conversación

Fonseca (2005) menciona que cuando hablas… ¿debes pensar en el que escucha?, ¿cómo debes comenzar una conversación?, ¿cómo hacer que lleguen con claridad

las ideas a otros?, ¿cómo hacer para dejar una buena impresión de la comunicación?

Como sabes, conversar implica un proceso en el cual una o varias personas hablan con otra u otras personas; implica también habitar en compañía; es comunicar y tener amistad entre las personas. En otras palabras, una conversación (del latín conversatio) es una plática entre dos o mas, es un diálogo que se establece de manera agradable.

La conversación no debe ser un interrogatorio.

Estructura para una conversación (Fonseca, 2005):

1. Inicio: para iniciar una conversación puedes saludar, hacer una breve presentación de ti mismo y permitir al otro que también lo haga. Es usual comenzar con una referencia a algún aspecto físico o una actividad de la persona, o de ambos participantes. Asimismo, es común hacer referencia al contexto en el que se encuentra, ya sea el ambiente o el lugar, o el estado psicológico de los participantes.

2. Orientación al tema o el propósito: se da casi inmediatamente después de la frase de inicio. Entonces los participantes hablan un poco sobre el motivo de la reunión o la conversación, y sobre el propósito que persiguen. Recuerda (como viste en el tema 1) los propósitos generales de la comunicación: informar,

entretener, persuadir y actuar, que serán lo que llega a tener una persona para establecer una conversación; durante ésta, emisor y receptor pueden ir observando sus reacciones emocionales a través de los gestos, movimientos del cuerpo y el tono de voz (directo, redundante, agresivo, dulce, etcétera) adecuados para poner un matiz a la conversación y cumplir con el objetivo deseado.

3. Desarrollo verbal de ideas: para mejorar la parte racional de los mensajes interpersonales, es necesario prestar mayor atención al contenido de ideas en la comunicación, para hacerla efectiva. El desarrollo verbal del contenido sirve para justificar, especificar o concretar mejor las ideas. Su principal función es darle cuerpo a la estructura del mensaje, ya que sin el desarrollo verbal, los mensajes se convierten solo en aseveraciones o generalizaciones sin contenido.

4. Cierre: La parte final es importante para reflexionar acerca del tema tratado y verificar si se cumplió el objetivo de la conversación. Los comunicadores pueden hacer un breve resumen de lo platicado, o recordar el punto esencial que motivó la platica y decir explícitamente si quedaron satisfechos con la conversación o si se tendrá que efectuar alguna otra en el futuro. Al terminar, generalmente hay una despedida en donde se desea algo bueno para el otro y se invita a comunicarse de nuevo; la forma oral de despedirse varía según las costumbres de cada región o cultura.

5.3 La entrevista

Entrevistar es el proceso de comunicación en el que se mantiene una conversación con una o varias personas acerca de un tema para informar a un público de sus respuestas. (Fonseca, 2005)

La autora describe tres partes en una entrevista:

El entrevistador, es la persona responsable de dirigir y controlar el desarrollo de la conversación, quien trata de cumplir el objetivo propuesto y crear un clima de cordialidad entre los participantes de este proceso de comunicación.

El entrevistado, es la persona dispuesta a conversar con la finalidad de responder a las preguntas que establece el entrevistador, para aportar la información que su experiencia o conocimiento le permitan, para transmitir sus ideas o puntos de vista a un receptor o grupo de receptores.

La interacción, como todo proceso de comunicación interpersonal, es continua, dinámica, con propósitos utilitarios acordes a las funciones de la comunicación y a los formatos propios para la entrevista.

Responsabilidades del entrevistado

Debe estar familiarizado con la información, de manera que responda fácil y rápidamente.

Tiene que hacer el intento de anticipar todas las preguntas posibles que habrá de responder.

Debe sujetarse a la guía marcada por el entrevistador.

Responsabilidades del entrevistador

Seleccionar el tema y material que serán cubiertos. Determinar el propósito de la entrevista. Establecer las preguntas. Fijar el tiempo límite permitido al entrevistado para desarrollar completamente sus

ideas en sus respuestas. Dirigir y llevar el control del asunto o tema de la entrevista.

Estructura de la entrevista

La entrevista se compone de varios pasos importantes que necesitas considerar (Fonseca, 2005):

Apertura o presentación del tema: se establece la credibilidad del entrevistado y se explica el propósito de la entrevista.

Cuerpo principal: en esta parte se exponen las preguntas y se obtienen las respuestas. El entrevistador puede dividir la entrevista en segmentos, de acuerdo con la temática, y hacer diferentes grupos de preguntas para cada segmento en caso de considerarlo necesario.

Conclusión: es la parte en la que el entrevistador hace un resumen de los puntos tratados o una referencia al propósito más importante de la entrevista.

Cierre: se despide al entrevistado y se agradece su participación para hacer explícito el final de la entrevista.

Propósitos de la entrevista

La finalidad de cada entrevista debe establecerse desde la etapa de preparación, para asegurar que las preguntas sean las más apropiadas de acuerdo al tipo de entrevista que deseas realizar:

Propósitos de la entrevista Tipo de entrevista

Obtener información para evaluar Informativa

Intercambiar opiniones o puntos de vista De entretenimiento

Cambiar o reforzar actitudes PersuasivaReferencias bibliográficas:

Fonseca, S. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2a ed.). México: Pearson Prentice Hall.

Objeto del tema 6. La comunicación estratégica

Explicación del tema

6.1 Importancia de la planeación y las estrategias

De acuerdo con Fonseca (2005), en la comunicación, así como en diferentes aspectos sociales, tales como la política o la economía, se

busca cumplir diversos objetivos. Para ello se utilizan estrategias oconocimientos generadores de esquemas de acción que se utilizan al enfrentar situaciones globales o específicas.

De acuerdo con el Diccionario de la lengua española en su vigésima segunda edición, el vocablo estrategia, significa arte de dirigir las operaciones militares.

Si se traslada el término al área de la comunicación humana, utilizar estrategias para hablar con efectividad implica planear, organizar y dirigir nuestras actuaciones en el proceso comunicativo, para luego examinarlas, verificarlas y evaluarlas, tratando de aprender tanto de los errores o problemas, como de los factores de éxito.

En la comunicación, la planeación se dirige a la posible realización del propósito deseado, aunque su ejecución sea tan rápida que a veces resultará imposible darte cuenta de que estás planeando lo que dices. Sin embargo, en ocasiones la planeación es tan razonada que no te das cuenta de los procesos mentales que vas integrando para conformar una estrategia.

Las acciones, técnicas y habilidades que empleas durante el proceso de comunicación se pueden pensar bien antes de realizarlas.

Fonseca (2005) explica que la planeación te proporciona beneficios, te permite analizar la información antes de presentarla a la audiencia, detectar inconsistencias y errores en los ejemplos, datos, imágenes, gráficas, entre otros elementos que presentarás. El proceso de planeación puede aumentar tu seguridad al momento de realizar una exposición. Al sentir que dominas la información y que te has preparado suficientemente, existen menos riesgos de que olvides la información y la secuencia en la que presentarás tus ideas y desde luego, te da la oportunidad de concentrarte en establecer mayor contacto con la audiencia. Por otro lado, la audiencia, al percibir tu seguridad y dominio del tema, tendrá mayor disposición a escucharte y te otorgará credibilidad.

Si tuvieras dudas respecto de los beneficios de la planeación te invitamos a que recuerdes las ocasiones en las cuales has realizado una exposición ante el grupo, compara el resultado que obtuviste al exponer sin previa preparación y el resultado que obtuviste cuando dedicaste tiempo a prepararte. Seguramente hubo una gran diferencia y la experiencia fue mejor en el caso en el que te preparaste. 

A continuación leerás información de utilidad para que formules estrategias de comunicación de mensajes.

La formulación de estrategias exige al comunicador más que la simple utilización de sus habilidades, implica que haya niveles de acción superiores a emplear estas habilidades.Nisbet (1992, citado en Fonseca, 2005), divide estos niveles de acción en dos tipos, según el nivel de ejecución:

Ambos procesos (microestrategias y macroestrategias) conforman la comunicación oral estratégica.

Es muy importante destacar que cada expositor posee un dominio diferente de las microestrategias, si tu eres de las personas que siente que tiene áreas de oportunidad en cuanto al uso de éstas, te recomendamos que no te limites, anímate a practicar, a exponer durante las clases o eventos en los que se te invite a hacerlo, ya que es la forma más efectiva de mejorar.  

Algo de lo que se les pide a los alumnos que no presentan disposición para exponer ante un público es que se pregunten lo siguiente:

¿De qué forma podrías mejorar el contacto visual con la audiencia si no te enfrentas

a ella?¿Cómo podrías evaluar si tu volumen de voz es el adecuado para atraer a un público

si no te das la oportunidad de hablar ante él?

¿Cómo podrías definir si los movimientos que realizas durante una exposición son los adecuados si no tienes la oportunidad de ver cómo te percibe la audiencia?

El objetivo de las preguntas anteriores es que te des cuenta de que no hay otra opción. Mejorar la forma de exponer y dominar las microestrategias requiere práctica e interacción con la audiencia.

Osborn, et.al., (2009) explican que en la planeación estratégica cobra especial relevancia el adaptar el mensaje a las características de la audiencia, considerar el tamaño y la disposición del auditorio en el que la audiencia escuchará tu mensaje, ya que definitivamente no es lo mismo exponer en un auditorio que en la sala de juntas de una biblioteca.

Estos mismos autores recomiendan los siguientes pasos antes de llegar al momento de la interacción con la audiencia:

Como puedes observar, dar cumplimiento a estos pasos demanda tiempo previo para la preparación de la exposición, por lo que nos gustaría comentarte que a lo largo de diversos semestres, se ha visto que los alumnos típicamente dejan para el último momento la preparación de sus exposiciones, y que esto es uno de los factores que propician el fracaso de  estas, por lo que te invitamos a que dediques tiempo en la preparación de tus presentaciones, de manera que te sientas satisfecho con tu trabajo y tengas la posibilidad

de mejorar cada vez que te presentes ante una audiencia.

6.2 Etapas de la comunicación estratégica

Fonseca (2005) señala que la comunicación estratégica se compone de tres partes principales (tabla 6.1): planeación, organización e interacción, y que independientemente del contexto es formalizada, se prepara y elabora antes del momento de la interacción, además debe de tener estructura y forma; explica también que la comunicación puede llevarse a cabo:

De persona a persona De persona a grupo De persona a público De grupo a público

Planeación Organización Interacción

Es una etapa de preparación que te ayudará a enfrentar con más seguridad los procesos de comunicación y a determinar con precisión el efecto que deseas lograr en el receptor.

Se desarrolla en torno al mensaje y usa procesos destinados a:

1. Seleccionar el tema.2. Organizar las ideas en

un mensaje claro y coherente. Elaborar el desarrollo verbal de las ideas.

3. Generar la introducción y conclusión del tema.

4. Usar materiales de apoyo visual.

En esta etapa las acciones están encaminadas a un estilo de interactuar o de presentar el mensaje. Se refiere al proceso de comunicación que se vive en el momento de la presentación del mensaje.

Tabla 6.1. Partes de la comunicación estratégica

6.3 Planeación de la comunicación estratégica

Tomando como base los elementos del paradigma de Laswell (1948, citado en Fonseca, 2005), para realizar la etapa de planeación debes hacer las siguientes preguntas:

¿Quién?

Definir quién presentará la información tiene que ver con identificar las cualidades del comunicador para afrontar el reto de comunicar un mensaje a una audiencia específica.En el contexto escolar, cuando se solicita a los alumnos realizar una exposición, la tendencia normal es que se elija para presentar el mensaje a aquel compañero que de forma natural logra transmitir los mensajes. Sin embargo, no es solo esto lo que se deberían tomar en cuenta para elegir al expositor. La recomendación es que se elija un expositor que cumpla con el siguiente perfil:

Conozca el tema sobre el cual se va a exponer o que pueda documentarse sobre el tema

Domine el nerviosismo al momento de exponer Tenga disposición para exponer ante una audiencia Posea carisma con la audiencia Tenga habilidades para manejar apoyos visuales y comunicar el mensaje de forma

oral al mismo tiempo Tenga claro el propósito de la exposición

Como te habrás dado cuenta, la elección del expositor es algo en lo que se debe poner mucha atención.Las preguntas que pueden surgir son las siguientes: ¿Qué hago si nadie de mis compañeros de equipo cumple con los requisitos anteriores? ¿Qué pasa si la exposición es individual y soy yo quien tiene que presentarse ante la audiencia? ¿Qué hago si tampoco yo cumplo con el perfil para lograr una excelente exposición?

Lo que se espera en cualquiera de los tres casos, es que tú o tu equipo entren en un proceso de reflexión para determinar la estrategia para prepararse y cumplir con el perfil. Como ya se mencionó anteriormente, cada persona tiene habilidades diferentes y por lo mismo, el tiempo de preparación será distinto.

¿Dice qué?

Dale y Wolf (2006) reconocen que iniciar la preparación del mensaje es una de las actividades en las que más problema encuentran los alumnos, señalan que esta tarea se facilitaría si se  lograra definir claramente el tópico sobre el cual se desea hablar.

Osborn, et. al., (2009) apuntan que un buen tópico es aquel que estás preparado para manejar, que se relaciona contigo y con la audiencia. Los autores explican que un buen tópico te motivará a investigar información, y hará que te sientas cómodo al momento

de exponer ante la audiencia.

Por otro lado, McEntee (2004) explica que para seleccionar el tema hay que considerar  tanto el interés y preferencia del público, como el interés y preferencia del orador. Propone también que el orador haga unautodiagnóstico de sus actividades preferidas y pasatiempos, además de su conocimiento especializado porque esto le permitirá identificar un mayor número de temas sobre los que podría hablar. Además, recomienda utilizar una lluvia de ideas.

Osborn, et. al., (2009) se enfocan en aquellas exposiciones en las cuales tú tienes la libertad de seleccionar el tema, pero, ¿qué pasa cuando el reto se complica, y no solo tienes que exponer, sino que debes hacerlo sobre un tema con el cuál no estás familiarizado, o del cual no tienes mucha información?

Fonseca (2005) aporta información interesante en este sentido, ella señala que el orador  puede construir el mensaje basándose en dos tipos de información: la información adquirida y la información inmediata.

De acuerdo con estos dos tipos de información, existen dos categorías de temas que puedes mencionar:

1. Los temas que conoces y de los cuales puedes hablar porque cuentas con información.

2. Los temas que gustan o interesan pero que desconoces, y que para conocerlos es necesario buscar información. 

En este proceso de la elección del tema intervendrá nuestra manera de ser, de pensar, y de hacer, es por eso que no basta producir ideas para decir algo, sino estar plenamente convencido de las ideas que se eligen con las ideas que se dicen. 

Vale la pena señalar  que dada la facilidad que se tiene de acceso a la información a través de la tecnología, un reto muy grande es la identificación y selección de fuentes confiables. Como alumno debes cuidar que la información que citas sea veraz y actualizada. Trata siempre de incluir en tus presentaciones los datos más recientes, las fuentes que son consideradas autoridad en el tema sobre el cual vas a exponer y en definitiva, aportar información que la audiencia considere novedosa, relevante y útil.

¿A quién?

Conocer conformación de la audiencia  es un paso que no debes pasar por alto, entre más información tengas de ella, mayores serán tus posibilidades de preparar y presentar un mensaje apropiado. Si conoces a la audiencia tendrás el beneficio de preparar ejemplos, anécdotas, identificar datos y estadísticas que sean relevantes para sus integrantes.  Recuerda que uno de los objetivos al realizar una exposición es lograr la empatía con la audiencia, y esta se logrará  en la medida en la que te sientan sensible a su realidad o contexto. Una buena forma de iniciar tu preparación es  preguntarte:

¿Quiénes asistirán a escuchar mi presentación?¿Qué tanto saben del tema que les voy presentar?¿Qué podría hacer para lograr la empatía con la audiencia?

Hay 3 tipos de análisis de receptores

1. Análisis demográficoOsborn, et. al., (2009) explican que lo que la gente puede saber acerca del tema que vas a exponer estará determinado por la edad, el género, la educación, grupos a los que pertenece y por su historial social y cultural. Estos factores conforman lo que se denomina el análisis demográfico de los receptores.

2. Análisis de actitudes Realizar el análisis demográfico incluye tomar en cuenta las actitudes, creencias y valores de la audiencia, con la intención de saber cómo reaccionarán sus integrantes ante el tema que presentas.

Piensa, por ejemplo, que estás exponiendo sobre el tema del aborto y que tanto tú como la audiencia están de acuerdo en la legalización del mismo.  En este escenario, lo más probable es que logres la empatía con la audiencia, y que te escuchen con atención, sin embargo, ¿qué pasaría si la audiencia estuviera conformada por personas que no están de acuerdo con el aborto?, ¿cómo reaccionarían?, ¿qué tan fácil sería convencerlas de que escuchen tu exposición con atención y sin interrumpir?, ¿qué tan dispuesta estaría la audiencia a creer en la información que presentas?

Como te puedes dar cuenta, el análisis de actitudes es requisito indispensable para lograr que la audiencia reciba tu mensaje y te otorgue credibilidad.

3. Análisis psicológicoFonseca (2005) destaca que este análisis exige mucha investigación, y que se enfoca en el pensamiento o conducta de los receptores.

Este tipo de análisis se usa en la comunicación persuasiva. Un comunicador que dedica parte de su tiempo a observar, pensar y elegir el tema, teniendo en cuenta las

características de su receptor o audiencia tiene muchas probabilidades de influir y así lograr credibilidad y éxito en su propósito de comunicación.

Analizar los acontecimientos que ocurren en el contexto de la audiencia puede ayudar a definir  cómo se sienten sus integrantes, qué preocupaciones tienen, el ánimo o necesidad de asistir a escuchar a un expositor. 

Piensa por un momento que vas realizar una presentación con el propósito de reclutar personas para conformar un cuerpo policiaco, en una ciudad donde la delincuencia organizada  ha cobrado la vida de muchas personas, y donde es conocido que el nivel de riesgo para esta profesión es sumamente alto. Lo más probable es que las personas sientan miedo de enrolarse en esta profesión, y por consiguiente, difícilmente tendrás éxito en tu exposición si no presentas información que ayude a contrarrestar el miedo que probablemente siente la audiencia.

Realizar el análisis psicológico te permitirá definir tu mensaje una vez que consideres que las  audiencias son influidas por los acontecimientos del entorno.

¿Para qué?

Como expositor debes tener claro para qué te presentas ante la audiencia: ¿quieres  que ésta reciba información y aumente su conocimiento sobre el tema?, ¿deseas que luego de escucharte difunda la información que le presentas?, ¿quieres que se motive y decida realizar una acción? Si como expositor tienes claro lo anterior, podrás organizar las ideas que vas a presentar, integrar ejemplos que sean válidos y utilizar el tiempo de exposición para lograr tu objetivo y aumentar las posibilidades de éxito.

No olvides que si no tienes el “para qué” bien definido, corres el riesgo integrar a tu exposición información interesante para la audiencia, pero que no necesariamente ayude a que alcances tu propósito.

¿Dónde?  

Los lugares en los que pude realizarse una exposición son muy variados sin embargo podrías clasificarlos de la siguiente forma:

Cada tipo de espacio representa un reto, te invitamos a que pienses cómo se modificaría la preparación de tu exposición si tuvieras que exponer en los tres escenarios siguientes:

Escenario 1. Auditorio pequeño de una universidad que cuenta con tecnologías de información, acceso a Internet, proyector para presentar apoyos en formato PowerPoint, ventanas con la posibilidad de cerrar las persianas, de tal forma que el auditorio pueda quedar sin luz exterior cuando deseas proyectar algo en pantalla. El  auditorio cuenta con sistema de micrófono y cabina para el servicio de traducción en caso de que el expositor hable un idioma distinto al  español.

Escenario 2.  Espacio grande, al aire libre en el que no se dispone de energía eléctrica  ni de pizarrón, solo se cuenta con un escritorio y sillas para la audiencia.

Escenario 3. Salón de clase tradicional sin acceso a tecnologías de información. Ubicado a un lado de la cancha de futbol.

A lo largo de los semestres se ha visto cómo los alumnos acostumbran a preparar sus exposiciones para presentarlas en el salón de clase, y cuando se les solicita exponer en escenarios distintos les cuesta mucho trabajo adaptarse y tener éxito en su presentación.

Te presentamos algunas recomendaciones para que puedas sentirte cómodo al momento de exponer:

Adopta como práctica común revisar personalmente y con anticipación el lugar en el que expondrás.

Visita el lugar y practica la exposición de tu mensaje. Si vas a utilizar el equipo de cómputo instalado en el lugar,

revisa que las versiones del software sean compatibles con las versiones que utilizaste para desarrollar tus apoyos

visuales. Si vas a utilizar equipo de cómputo personal realiza pruebas con el proyector, cuida

que no se distorsionen las imágenes, colores y textos.

Lo anterior evitará tropiezos durante tu exposición y te ayudará a proyectar seguridad ante la audiencia.

¿Cuándo?

Conocer la fecha en la que se llevará a cabo la exposición te permitirá hacer una planeación y distribución de tiempo para seleccionar el tema sobre el cual vas a exponer, realizar la investigación de la información, organizarla, estructurarla y redactarla de acuerdo al objetivo; de la misma forma, te permitirá elaborar los apoyos visuales necesarios para complementar tu exposición.

El tiempo que le dedicarás a cada una de las actividades anteriores lo determinarás tú, pero estará en función de los días que tengas entre el día que se te solicita la exposición, y el día en el que debes presentarte ante la audiencia. Es recomendable  no postergar la preparación de la exposición para garantizar resultados exitosos.

La hora del día en el que vas a exponer es un factor que debes considerar, ya que el ánimo de la audiencia y la disposición que la misma puede tener para escuchar una

exposición cambia  mucho. No es lo mismo exponer un mensaje a las 8:00 am, cuando las personas tienen la energía y el ánimo propio del inicio del día, a exponer a la 1:00 pm cuando las personas probablemente están cansadas, con hambre y ganas de descansar.

Considera lo anterior y dependiendo del caso, organiza y prepara exposiciones que sean dinámicas, que mantengan a la audiencia interesada en lo que estás diciendo.

Referencias bibliográficas:

Fonseca, M. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2ª ed.). México: Pearson Prentice Hall.

McEntee, E. (2004). Comunicación oral (2ª ed.). México: McGraw-Hill. Osborn, M., Osborn, S. & Osborn, R. (2009). Public Speaking (8ª ed.). USA:

Pearson Education. Dale, P. y Wolf, J. (2006). Speech communication made simple (3ª ed.). USA:

Pearson Longman. Real Academia Española. (2001). Estrategia. En Diccionario de la lengua española

(22a ed.). Recuperado de  http://buscon.rae.es/draeI/SrvltConsulta?TIPO_BUS=3&LEMA=estrategia

Objeto del tema 7. Organización, preparación, elaboración y presentación de mensajes

Explicación del tema

7.1 Organización estratégica del mensaje

Fonseca (2005) señala que el comunicador, luego de concluir la etapa de planeación, debe saber organizar las ideas que contendrá el tema que haya seleccionado y elaborar las diferentes partes que componen todo el mensaje, desde el principio hasta el final, como ya se ha mencionado, haciendo las adaptaciones necesarias del contenido de acuerdo con las características de los receptores.

La autora explica que para la comunicación estratégica se deben realizar acciones como respuestas a las preguntas que señalan las tres etapas principales de la organización del mensaje:

¿CÓMO?

¿Cómo voy a organizar el mensaje?¿Cómo lo voy a elaborar?¿Cómo lo voy a presentar?

Responder a esta pregunta, ¿cómo?, pudiera ser una de las tareas más operativas del proceso de la comunicación, ya que el comunicador deberá efectuar tareas mentales para generar las ideas, estructurarlas, darles un orden lógico y desarrollarlas verbalmente para formar el mensaje, así mismo, deberá elaborar una introducción, una conclusión y, cuando se requiera, apoyar con material visual el contenido. Estas tareas se resumen en tres procesos de acción:

7.2 La preparación del mensaje

La preparación del mensaje requiere la organización de la información, la definición de tema e idea central, el propósito general y hacer una selección del tipo de lenguaje o código que se utilizará. En este punto es muy útil la información que obtuviste del análisis de la audiencia, ya que es precisamente este análisis el que te permitirá elaborar con precisión el mensaje.

Imagina, por ejemplo, que derivado de tu análisis, sabes que la audiencia que asistirá a una presentación que realizarás estará conformada por expertos en el tema. Dado lo anterior, lo que se espera

es que en tu mensaje incluyas información novedosa y detalles técnicos de los avances que sobre el tema se han dado.

Por otro lado, si sabes que tu audiencia no tiene conocimiento del tema, lo recomendable es que des a conocer información básica, y que el código o lenguaje que utilices sea estándar.

7.3 La elaboración del mensaje y la presentación Al momento de elaborar tu mensaje debes cuidar que esté estructurado de forma lógica, que esté escrito con formas gramaticales semejantes y que presente equilibro en sus contenidos.Es frecuente escuchar exposiciones que están pensadas para presentar varios subtemas, sin embrago, debido a que no se elaboró de forma correcta el mensaje, se dedica gran parte del tiempo a la explicación de uno o de los subtemas y el resto se deja inconcluso o se elimina de la presentación en el último momento. Expresiones como:

Esta parte de la presentación la veremos rápidamente ya que no es información muy importante ¿Si no era importante por que se incluyó?

Por razones de tiempo me voy a concentrar solamente en este subtema, el resto de la información se las envío por correo ¿Quiere decir entonces que no hace ninguna diferencia asistir a la presentación y escuchar al expositor?

Como es mucho material el que vamos a exponer, sugiero que hagamos una presentación rápida y nos vayamos a casa media hora antes ¿Por qué el expositor decide desaprovechar el tiempo de interacción con la audiencia? ¿Por qué no elaboró una exposición suficientemente atractiva para que la audiencia desee permanecer en la presentación?

Existen otras situaciones que denotan falta de dedicación en la elaboración del mensaje, o un mal análisis de la audiencia. Sin embargo, creemos que esto es suficiente para dejar claro que  la interacción con la audiencia no es un acto que se debe dejar a la improvisación.

En este momento te podrás preguntar:

¿Cómo puedo elaborar correctamente el mensaje? ¿De qué forma puedo organizar las ideas? ¿Cuáles son los elementos indispensables que debo incluir en un mensaje?

Como expositor debes cuidar que tu mensaje incluya:

Introducción Idea central Sección de desarrollo del tema Conclusión

Como se dijo anteriormente, será importante que la cantidad de información que incluyas en cada subtema esté equilibrada, y deberás prepararte para que la audiencia perciba que tus ideas están presentadas cronológicamente, tomando en cuenta la geografía o el espacio, de lo general a lo particular, o de lo particular a lo general, divididas por

causa y efecto o presentando el problema y posteriormente la solución.

Desarrollo verbal de ideas

Fonseca (2005) resalta que cuando se han determinado todos los pasos de la etapa de preparación, lo siguiente será usar nuestras habilidades de redacción para elaborar las ideas subordinadas con su respectivo desarrollo verbal, para que extiendan y concreten el mensaje. La autora califica como importante  la parte relacionada con la redacción, ya que en ésta se requieren apoyos verbales que se utilizarán, como medios por los que el comunicador expresará las ideas necesarias.

A continuación se presentan algunos de los apoyos verbales señalados por McEntee (2004) para el desarrollo de ideas:

La descripción: este tipo de apoyo verbal se utiliza cuando el expositor quiere que el público reconstruya una imagen mental del objeto, el lugar, la persona, el evento o la idea que corresponde a la suya.

La definición: se usa como un apoyo verbal cuando el expositor piensa que una palabra es importante para la comprensión de sus ideas y ésta es desconocida para el público.

La explicación: este tipo de apoyo verbal se utiliza cuando se describen los pasos o etapas de un proceso.

La analogía: con la analogía, el expositor intenta clarificar un concepto desconocido por el público mediante la referencia a una idea que sí es conocida.

La ilustración real o hipotética: es un ejemplo explicado con detalles y presentado de forma narrativa.

Caso específico: a diferencia de la ilustración, el caso específico es un ejemplo que no se desarrolla con detalles en forma narrativa. Para utilizar este tipo de apoyo verbal solo se cita una persona, un lugar, un objeto o un evento para concretar y ejemplificar la idea principal.

Comparación contraste: el expositor describe las semejanzas y diferencias que percibe entre dos personas, objetos, lugares, eventos, acciones o ideas.

División y clasificación: el expositor agrupa a las personas, objetos, lugares, eventos, acciones o ideas.

Testimonio: el expositor cita directamente o con sus propias palabras una fuente que es conocida por el público y que tiene credibilidad para éste. La fuente que cita el expositor puede ser una persona, una institución o un texto famoso.

Estadísticas: el expositor cita estadísticas para especificar su idea principal.

Principio y final de un discurso

La interacción con el público tiene dos momentos decisivos que pueden determinar el éxito o fracaso de una exposición; el primero es laintroducción con la cual se da inicio a la presentación del mensaje, y el segundo es la conclusión con la cual se termina la exposición.  A continuación  te presentamos diferentes formas en las que se pueden elaborar estas dos partes del discurso.

La introducción

Verderber y Verderber (2006) señalan que aunque la introducción de un discurso puede ser corta, debe provocar la atención de la audiencia y motivarla a que escuche el resto de tu discurso. Normalmente una introducción abarca un 10% del total del mensaje. Es recomendable que para una exposición de cinco minutos (750  palabras aproximadamente), se redacte una introducción de 60 a 85 palabras. Los autores proponen los siguientestipos de introducción:

 

Al elaborar una introducción se debe cuidar que tenga las tres partes principales (Fonseca, 2005):

1. El llamado a la atención del público.2. La justificación del tema y el establecimiento de credibilidad.3. El enlace con el cuerpo del discurso o la unión con la primera idea principal.

La conclusión

En relación con la conclusión de un discurso, Osborn, et. al., (2009) destacan que ésta no debe ser solo marcada porque se terminó tu tiempo para exponer, porque no supiste más que decir, o porque confundiste las ideas que ibas a presentar; los autores comentan que se debe evitar cerrar una presentación con frases como: “Muy bien, creo que ya terminé” o “es todo”. Es de gran importancia planear con cuidado la forma

en que el discurso o la exposición se concluirán.

Típicamente, la conclusión incluye un resumen y recordatorio final de elementos importantes. Entre más complicado sea el tema, mayor será la importancia de planear el contenido de la conclusión. No debe ser una simple repetición de los puntos principales del discurso, el expositor debe buscar una forma creativa y atractiva de recordarle a la audiencia cuáles fueron los aspectos más importantes del mensaje. 

Tipo de conclusión

Descripción

Resumen Cualquier conclusión de un discurso requiere un resumen de los puntos principales. Solo en aquellos discursos que son muy cortos no es necesario este tipo de conclusión.

Invitación a la acción Es una forma común de concluir los discursos persuasivos, en la invitación a la acción se describe el comportamiento que se espera de la audiencia después de haber escuchado el mensaje.

Impacto emocional Este tipo de conclusión puede ser utilizado en discursos informativos pero es más recomendable para discursos persuasivos en los cuales el objetivo es reforzar, cambiar creencias o motivar a la acción.

Narración de una historia

Para discursos informativos extensos, el expositor puede incluir una narración de una historia con la que se refuerce el contenido del mensaje.

Tabla 7.1. Tipos de conclusiones

La seguridad y el dominio que tengas de la audiencia a lo largo del tiempo que dura tu exposición permitirán que tu cierre o conclusión se presenten de acuerdo a lo planeado.  Se han visto muchos casos en los  que el expositor ha desarrollado un excelente mensaje, pero la presión y el nerviosismo lo obligan a salir abruptamente  de la sala de exposición sin concluir su mensaje.

Recuerda que el secreto para mantener el control al momento de exponer es practicar antes de exponer.

Fonseca (2005) explica que una vez que se ha seleccionado la conclusión más adecuada para el mensaje, entonces la etapa de elaboración secompletará con todas las partes:

1. La selección del tema2. Los propósitos3. La idea central4. La introducción con sus tres partes5. El cuerpo del mensaje, en un formato con sus ideas principales, ideas

subordinadas y material de desarrollo verbal6. La conclusión

Con la conclusión termina la elaboración del mensaje, faltando solamente seleccionar las

ideas que necesitarán algún tipo de material visual como apoyo para la presentación.

Los apoyos visuales

Permiten a la audiencia ver y escuchar información que complementa lo que el expositor presenta. Con ellos se puede adaptar el mensaje al nivel de conocimiento de la audiencia de los temas y conceptos para ayudar a retener la información. Se ha comprobado que la gente tiende a recordar fotografías y apoyos incluso en largos periodos de tiempo y que aprenden considerablemente más cuando las ideas se presentan para impactar el sentido de la vista y del oído, además de que la audiencia disfruta más una exposición enriquecida con una diversidad de recursos acordes al tema.

Los apoyos visuales se clasifican de la siguiente forma (Verderber y Verderber, 2006):

Objetos Modelos Fotografías Diapositivas Películas y videoclips Dibujos Mapas Gráficas

La aparición de otras opciones para el almacenamiento de la información y la presentación de la misma permite agregar a la lista anterior otras formas de apoyos visuales:

Sitios de Internet Portales electrónicos Tutoriales en línea Manipulación de herramientas en tiempo real Experimentos transmitidos desde locaciones remotas

Como expositor debes cuidar que tus apoyos complementen la información que presentas de forma verbal. Te presentamos algunas recomendaciones para el uso de apoyos visuales:

Películas y videoclipsSelecciona de forma previa el segmento de video o película que deseas utilizar. Lo más recomendable es trasferir los segmentos a un dispositivo de almacenamiento que puedas acceder en el momento preciso en el que lo necesitas. No es recomendable que almacenes el material en servidores de uso gratuito, ya que estos no ofrecen  la garantía de que estarán disponibles a la hora de tu exposición.

Objetos Cuida que los objetos sean fáciles de manipular y suficientemente visibles para que la audiencia logre hacer la relación entre lo que explicas y el objeto. No es recomendable  incluir objetos que representen riesgo para la audiencia (armas, objetos de vidrio, con filo,

que contengan materiales corrosivos, etc.). En los casos en los que es indispensable utilizarlos, es responsabilidad del expositor advertir del riesgo a la audiencia y proporcionar o gestionar el préstamo de equipo de protección (lentes, batas, guantes, etc.).

Modelos, fotografías, diapositivas, dibujos, mapas, gráficas.Revisa el contenido de este tipo de apoyos, familiarízate y domina la información que se incluye en ellos. Cuida que la información sea visible, correcta y actualizada.

Sitios de Internet, portales electrónicos, tutoriales en línea, manipulación de herramientas en tiempo real, experimentos transmitidos desde locaciones remotas. 

Revisa de forma anticipada el servicio de Internet y la velocidad de la red, ya que son factores que pueden disminuir la velocidad con la que se pueden acceder a estos recursos.

Presentaciones de PowerPoint. No incluyas demasiado texto en las diapositivas, cuida que la información este bien organizada. Realiza pruebas con el equipo de cómputo que utilizarás para proyectar tu presentación antes de que se lleve a cabo la exposición. Ten siempre disponible más de una copia de tu archivo.

No debes olvidar que los apoyos visuales son un complemento de tu exposición, y que si por alguna razón no los tienes disponibles, debes ser capaz de presentarte ante el público.

Referencias bibliográficas:

Fonseca, S. (2005). Comunicación oral fundamentos y práctica estratégica (2ª ed.). México: Pearson Prentice Hall.

Verdeber, R. y Verdeber, K. (2006). Effective speaking (13ª ed.). USA: Thomson Wadsworth.

Osborn, M., Osborn, S. & Osborn, R. (2009). Public Speaking (8ª ed.). USA: Pearson Education.

McEntee, E. (2004). Comunicación oral (2ª ed.). México: McGraw-Hill.