MODERNIZACION DEL SECTOR EDUCATIVO EN COLOMBIA

Septiembre de 2010

AGENDA

GENERALIDADES DE LA MODERNIZACIÓN

MODERNIZACIÓN DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

MODERNIZACIÓN DE LAS SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN

MODERNIZACIÓN EDUCACIÓN SUPERIOR

En 2003, cuando inició este proceso demodernización, se encontró un sector educativo conlas siguientes condiciones:

– Las entidades ejecutaban los procesos que consideraban pertinentes, sin que existiera una articulación de sector.

– Faltaba estandarización de procesos.

– Existía una infraestructura tecnológica y sistemas de información de apoyo obsoletos.

– Las Plantas organizacionales eran insuficientes y con perfiles inadecuados.

– No se contaba con plantas físicas apropiadas.

SITUACIÓN

ENCONTRADA

Reorganizar y fortalecer a las diferentes

entidades vinculadas al sector Educativo de

Colombia, con el fin contar con instituciones

que desarrol len la pol ít ica educativa

colombiana de manera eficiente y eficaz

para garantizar la prestación del servicio.

. . .

OBJETIVO GENERAL

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DEPARTAMENTOS Y

MUNICIPIOSENTIDADES DEL SECTOR

SECRETARÍAS DE

EDUCACIÓN

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INSTITUCIONES EDUCATIVAS

Todas las acciones se han

encaminado a garantizar que

las Entidades den un uso

adecuado de los recursos, bajo

estándares de eficiencia y

transparencia, y a que el

Ministerio de Educación cuente

con información oportuna, y

veraz, de manera que pueda

desarrollar adecuadamente sus

procesos de planeación y

distribución de recursos.

MINISTERIO DE EDUCACIÓN

DEPARTAMENTOS Y

MUNICIPIOS

ENTIDADES DEL

SECTOR

SECRETARÍAS DE

EDUCACIÓN

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SINSTITUCIONES EDUCATIVAS

OBJETIVOS

ESPECÍFICOS

MODELO DE INTEGRACIÓN

ORGANIZACIONAL

El Ministerio fundamenta su gestión en el Modelo de Integración Organizacional,

que desde el año 2003 ha sido el marco de referencia del estilo gerencial con

enfoques claros de excelencia operativa.

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PROCESOS

Sistemas de Información y

Tecnología

Estructura e infraestructura

Gente y Cultura

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PLANEACIÓN

INSTITUCIONAL

FUENTE ÚNICA DE INFORMACIÓN

.

.

La Modernización soportada en TecnologíaPrincipios de Información

Servicios de información para un sector más

eficiente y para el desarrollo de educación

pertinente y de calidad:

Construir fuentes únicas de información

Ciudadanía Informada

Instituciones Interconectadas

Transacciones en línea

Portales Educativos y de e-learning

Acceso a la tecnología en todas las

regiones

Eficiencia en la gestión de procesos

CALIDAD DE LA INFORMACIÓN

BIEN PÚBLICO

TIEMPO REAL

SERVICIOS DEINFORMACIÓN

Principios

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Los sistemas de información se integran según la estructura del sector educativo

Categorías de Información

MEN

SED

EE

Nivel Nacional

Nivel Territorial

Nivel Institución

MEN

IES

Los Sistemas de Información del Sector forman un conjunto integrado

que apoya los procesos en cada uno de los niveles

FUENTE ÚNICA DE LA INFORMACIÓN

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

El acceso a la información es un derecho, se busca garantizar que esté

disponible para todos los actores cuando la requieran

DEMOCRATIZAR LA INFORMACIÓN

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Modelo Transaccional

Basado en estándares

Información en tiempo real

Seguimiento y monitoreo

INMEDIATEZ DE LA INFORMACIÓN

La Información debe fluir en forma inmediata desde la fuentes hasta el

receptor

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Es un compromiso prestar servicios de calidad

Gobierno para la ciudadanía - Gobierno moderno

Se posicionan los sistemas y los portales como punto de entrada al servicio

SERVICIOS DE INFORMACIÓN PARA TODOS

MODERNIZACION DEL MINISTERIO DE EDUCACIÓN

FUNCIONES

• Seguimiento a los proyectos de inversión, estratégicos y tácticos del MEN

• Seguimiento permanente a la ejecución presupuestal de ingresos y gastos de funcionamiento e inversión del MEN

• Seguimiento al uso de los recursos financieros para la prestación del servicio educativo en las entidades territoriales certificadas.

• Seguimiento a las estructuras administrativas y a las plantas de personal del sector educativo.

• Seguimiento a la cobertura educativa.

• Seguimiento a la definición de las tarifas educativas en establecimientos educativos estatales y privados.

• Seguimiento al uso de los recursos financieros asignados para la atención integral a la primera infancia en las entidades territoriales.

• Ley 715 de 2001– Establece la orientación de recursos basada en un sistema de información

• Decreto 1526 de 2002– Establece los conceptos básicos que debe tener el Sistema de Información de

Educación Básica y Media SINEB

• Resolución 166 de 2003– Define los flujos de información y el estándar de representación de los conceptos

que se registrarán en el SINEB

• Ley 30 de 1992– Por la cual se organiza el servicio público de la Educación Superior.

• Decreto 1767 de 2006– Decreto a través del cual se reglamenta el Sistema Nacional de Información de la

Educación Superior SNIES y se dictan otras disposiciones

EL SECTOR CUENTA CON UN MARCO NORMATIVO QUE PROMUEVE EL DESARROLLO DE UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN

www.mineducacion.gov.co

• INFORMACIÓN

INSTITUCIONAL

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www.mineducacion.gov.co/sac

SISTEMA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO : SAC

• Trámites

• Quejas

• Reclamos

• Preguntas

frecuentes

• Notificaciones

automáticas al

ciudadano

• 351.461

ciudadanos

atendidos en línea

entre noviembre

2004 y

agosto2010.

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www.mineducacion.gov.coASESORIA JURÍDICA

• Consulta de leyes,

decretos,

resoluciones y

directivas

ministeriales

• Los Decretos

publicados en el

2008 tuvieron

participación en los

espacios de

comentarios por

parte de la

ciudadanía

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• Noticias del sector educación

• Catálogo de noticias por

regiones, medio, tema,

columnista.

• Servicio de Mensajes RSS

www.mineducacion.gov.co/buscandocolegioSISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN

BÁSICA: SINEB

• Información de

Establecimientos

educativos,

Alumnos

matriculados,

planta de

docentes,

recursos

financieros de

educación básica.

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• Construcción colectiva

del Plan Decenal de

Educación 2006-2016

• Participación de más

de 22.000

colombianos

• Premio de Gobierno

en Línea

ExcelGob2007 – OEA

a la plataforma

tecnológica

www.plandecenal.edu.co

Plataforma de participación: Foros y Mesas de

TrabajoP

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www.plandecenal.edu.co

•14 mil propuestas

registradas en la

plataforma virtual.

•Foros virtuales: 370

personas

•Mesas de trabajo:

327

•Consulta en línea:

2.586 participantes.

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2008 AÑO DE LA

EVALUACIÓN

25 mil personas participaron en la construcción del Plan

www.colombiaaprende.edu.co

Portal educativo

Recursos educativos, servicios,

comunidades

Redes de aprendizaje, concursos

Usuarios registrados a Ago/10:

1.006.258

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www.colombiaaprende.edu.co/historiahoy

Especiales: Historia hoy

• Primer Ministerio en obtener el premio nacional

a la Excelencia y la Innovación en Gestión.

Agosto 2010

• Certificado ISO 14001 Gestión Ambiental.

Diciembre 2009

• Certificado ISO 9001 – ICONTEC: 6 servicios.

Agosto 2006

• Certificado NTC-GP 1000 - ICONTEC. Agosto

2006

• Certificado de calidad de Sistemas de

Información Nacional SINEB – SNIES. Centro

Andino de Altos Estudios Estadísticos

CANDANE.

• Entidad líder, programa de Gobierno en Línea

• Premio ExcelGob 2007 otorgado por la OEA.

Modernización del Ministerio de Educación - Nivel Nacional

MODERNIZACION DE SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN

La modernización se ha venido desarrollandointegralmente, mediante el diseño e implementaciónde 5 componentes:

– Procesos.

– Sistemas de Información y tecnología.

– Gente y Cultura.

– Actividades Complementarias.

– Estructuras organizacionales.

GENTE Y CULTURA

SISTEMAS DE

INFORMACIÓNAC

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ESTRUCTURA

PROCESOS

COMPONENTES

PROYECTO

II- Diseño de procesos

Modelo Macro

Diseño

Detallado

EstructuraModelo

Seguimiento

I- Conceptualización y Planeación Estratégica

NormatividadConcepto

Entidad

Misión / Visión

Objetivos y

Funciones

REINGENIERÍA DE

PROCESOS

III- Diseño de Sistemas de Información

Sistemas de información e infraestructura

tecnológica

Período SE

Con Reingeniería desarrollada 67

En proceso 18

Total 85

Estructura Organizacional SE

Adoptadas por las S.E 29

Viabilizadas por el Ministerio 45

En proceso de diseño y viabilización 14

Total 88

REINGENIERÍA DE

PROCESOS

INTERNET

DATA CENTER

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Servidor de

Bases de Datos

SOACHA

BOLÍVAR

BELLO

Buenaventura

Pasto

DESARROLLO DE LOS

SISTEMAS MISIONALESServidor de

Aplicaciones

MATRÍCULA

RRHH

CALIDAD

GESTIÓN FINANCIERA

SERVICIO AL CIUDADANO

Antioquia

Maicao

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

SERVICIO AL

CIUDADANO

Impacto SAC Cifras

Implementación S.E. 76

Promedio mensual de trámites 92.000

Permite ingresar en línea, desde cualquier lugar del país, requerimientos como:

• Sugerencias

• Quejas y Reclamos

• Información general

• Radicar trámites en línea

• Elaborar encuestas de satisfacción al usuario

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Módulos SE IMPACTO

Nomina y Planta de Personal

88 298.000 Docentes

Desarrollo de Personal

Administración de Carrera

Selección e Inducción

Administración Hojas de Vida

RECURSOS

HUMANOS

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Por medio de este sistema se administra de manera integral todo lo

relacionado con el recursos Humano, desde la planta hasta el pago de la

nómina, garantizando el cumplimiento de las políticas y permitiendo que la

información se trabaje desde los puntos donde se genera

Módulos S.E E.E

Proyecto Educativo Intitucional

83

800 E.E

cargaron su información.

400 E.E en proceso de

cargue

Plan de Mejoramiento Institucional

Plan de Apoyo al Mejoramiento

Evaluaciones

Referentes de calidad

Medios y TICS

CALIDAD

EDUCATIVA

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Este sistema permite manejar de manera integral y automatizada, desde

las instituciones educativas, todos los procesos relacionados con el

Macroproceso de Calidad Educativa

GESTIÓN

FINANCIERA

Cifras

Secretarías de Educación implementadas

66

Secretarías de Educación en proceso de implementación

22

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Apoya el proceso estratégico de gestión financiera en las áreas de

presupuesto, contabilidad y tesorería para las Secretarías de Educación, y

facilita el seguimiento y control al cumplimiento de la ejecución

presupuestal y a la asignación de recursos a través de tableros de control.

MATRÍCULA

Impacto SIMAT Cifras

Secretarías de educación 76

Secretarías usan desde las IEs 70%

Registro de matricula 83.3%

Niños matriculados 7.753.207

Promedio usuarios diarios 5.527

Asignación de la matrícula niño a niño en una base de datos única nacional

Administración en línea de las novedades de la matrícula que se desarrollan en el

transcurso del año lectivo (ingresos, traslados y retiros)

Recolección de la información de matrícula desde las instituciones Educativas

SISTEMAS DE

INFORMACIÓN

Generación de Herramientas para el análisis de la matrícula, implementando estrategias de

acceso y permanencia.

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Info

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Tiempo

APROPIACIÓN - PROPIETARIO

Hacen suyo el cambio y crean formas

innovadoras de usarlo y mejorarlo

INSTITUCIONALIZACION - COMPRA

Se convierte en la forma de hacer el trabajo

Nuevo Statu Quo

ADOPCIÓN

Disposición a trabajar con

e implementar el cambioPERCEPCIÓN POSITIVA - COMPRENSIÓN PERSONAL

Entendimiento de los impactos y beneficios personales

Disposición a conseguir las destrezas para adoptar el cambio

COMPRENSIÓN GENERAL

Entendimiento del impacto en la organización y en su área funcional

CONCIENCIA Comprensión del alcance y de la iniciativa de cambio

CONTACTO Se da a conocer la iniciativa de cambio

Administración Continua del Cambio

GENTE Y CULTURA

Situación encontrada Resultados

Impacto Cifras

Organización física 75 SE

Historias laborales activas 280.000

ACTIVIDADES

COMPLEMENTARIAS

ESTABLECIMIENTOS

EDUCATIVOS

SECRETARÍAS DE EDUCACIÓN

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL

PROCESO NACIONAL DE COBERTURA

PROCESO NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS

PROCESO NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO

CERTIFICACIÓN EN

CALIDAD

Certificación de procesos SE

Secretarías con acompañamiento 77

Secretarías auditadas por Icontec 45

Secretarías Certificadas en 3 procesos 42

Secretarías Certificadas en 2 procesos 1

Secretarías para auditoría complementaria 2

CERTIFICACIÓN EN

CALIDAD

MODERNIZACION DE LA EDUCACIÓN SUPERIOR

1. Modernización de la gestión administrativa y

académica de las IES

- Certificado calidad en 10 instituciones de educación superior

públicas (7 en ISO 9001 y 4 en NT-CGP 1000).

- Acompañamiento certificación en el 2009 al 100% de las IES

públicas.

2. Incentivos para aumentar el nivel de gestión de las IES

- Modelo de Indicadores de gestión para las universidades

públicas.

- Fondo de Mejoramiento de la Calidad (Crédito Findeter)

$59.000 millones para las IES

Modernización Educación Superior – Mejoramiento de la gestión

3. SNIES

- 100% de las IES con el sistema nacional de información para

la educación superior implementado.

- El 74% de la matrícula es reportada de forma automatizada.

- IESALC- UNESCO selecciónó a Colombia para liderar el

mapa estadístico de la educación superior en América Latina

y el Caribe.

Modernización Educación Superior – Sistemas de información

www.mineducacion.gov.co/sniesSISTEMA NACIONAL DE INFORMACIÓN DE EDUCACIÓN

SUPERIOR: SNIES

• Servicios para las

IES y para la

comunidad,

directorio de la

oferta de las

Instituciones y

programas de

educación

superior.

• Servicios de

búsqueda de

carrera profesional

“Buscando

Carrera”

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www.mineducacion.gov.co/sacesSISTEMA DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE

EDUCACIÓN SUPERIOR: SACES

• Servicios para las

IES, pares

académicos y salas

CONACES.

• Registro de

programas de

educación superior ,

procedimiento de

acreditación y

registro calificado

• Absolutamente en

Línea

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www.graduadoscolombia.edu.co

Observatorio Laboral de la EducaciónI

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• Información de

egresados desde el

año 2000

• Información de

ingresos por

programa

académico

• Análisis de

empleabilidad y

acceso al mercado

laboral de los

graduados de

educación superior

www.icetex.gov.coT

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• Créditos para

estudios de

educación superior

• Proceso de acceso a

crédito totalmente en

línea

www.icfesinteractivo.gov.coI

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El Sector Educativo: Un sector moderno gracias a la gestión de la información y la tecnología

La estrategia de gestión de la información ha

contribuido a construir un sector educativo más

eficiente, más transparente y participativo, que

presta mejores servicios a los ciudadanos y a

las entidades, a través del aprovechamiento de

las Tecnologías de la Información y la

Comunicación.

MODERNIZACION DEL SECTOR EDUCATIVO EN COLOMBIA

Septiembre de 2010