modelo_gestion_bbdd_terceros_grupoc_v01-07 15_12_2011

7/23/2019 Modelo_Gestion_BBDD_Terceros_GrupoC_v01-07 15_12_2011

1/11

Consejera de Presidencia, Justicia e Igualdad

Grupo C

Modelo de Gestin de la Informacin de la Base de datosde terceros de Platino

15 diciembre 2011


2/11

NDIC

Tabla de contenido

1 INTRODUCCIN ................................................................................................................................................3

2 OBJETIVOS Y CONTENIDOS DE LA BASE DE DATOS DE TERCEROS DE PLATINO .................. ..4

3 MODELO DE GESTIN DE LA INFORMACIN DE LA BASE DE DATOS DE TERCEROS DEPLATINO .................................................................................................................................................................5

3.1 PROCEDIMIENTODEALTADEUNTERCERO........................................................................................................... ... 5

3.1.1 Sede electrnica .............................................................................................................................. ........ 5

3.1.2 BackOffice Sistemas de gestin de expedientes ............................................................................... .... 6

3.2 PROCEDIMIENTODEMODIFICACINDELOSDATOSDEUNTERCERO...................................................................... ....... 63.3 PROCEDIMIENTODEBAJADEUNTERCERO...............................................................................................................7

3.4 IMPLICACIONESENLOSBACKOFFICE......................................................................................................................8

4 LOPD .....................................................................................................................................................................8

4.1 CLUSULASDELOSFORMULARIOS..........................................................................................................................8

4.2 CLAUSULADELASSEDESELECTRNICAS........................................................................................................ ........ 9

5 ADAPTACIN AL NUEVO MODELO ..........................................................................................................10

6 ANEO I! FA" ............................................................................................................................................ ...... 10

2


3/11

! IntroduccinLa Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los ServiciosPblicos, reconoce el derecho de los ciudadanos a relacionarse con las dministracionesPblicas !or medios electrnicos, re"ulando los as!ectos b#sicos de la utili$acin de lastecnolo"%as de la in&ormacin en la actividad administrativa, en las relaciones entre lasdministraciones Pblicas, as% como en las relaciones de los ciudadanos con las mismascon la &inalidad de "aranti$ar sus derechos, un tratamiento comn ante ellas y la valide$ ye&icacia de la actividad administrativa en condiciones de se"uridad jur%dica'

(entro de este marco jur%dico el (ecreto 1)/2011, de 10 de &ebrero, !or el *ue se re"ula lautili$acin de los medios electrnicos en la dministracin Pblica de la +omunidad

utnoma de +anarias, desarrolla la mencionada Ley en a*uellos as!ectos *ue seconsideran b#sicos !ara el im!ulso de la administracin electrnica en el #mbito de ladministracin Pblica de la +omunidad utnoma de +anarias'

n el a!artado 5 del art' ) se re"ula *ue desde el Punto -eneral de cceso los ciudadanostendr#n acceso al estado de tramitacin de todos los !rocedimientos *ue se "estionanelectrnicamente en las distintas sedes electrnicas'

simismo, en el a!artado 2 del art' 15 se establece *ue con la &inalidad de llevar a cabo una"estin uni&orme y homo".nea de los datos de los interesados *ue interacten !or medioselectrnicos con los distintos r"anos de la dministracin Pblica de la +omunidadutnoma de +anarias y sus or"anismos !blicos, las a!licaciones in&orm#ticas *ue den

so!orten a la "estin de los servicios y tr#mites electrnicos deber#n utili$ar el Servicio dease de (atos de erceros de la Plata&orma de ntero!erabilidad +or!orativa del -obiernode +anarias'

Por ltimo, en el aneo del citado decreto se establece *ue tendr#n consideracin deServicios +omunes de ramitacin lectrnica varios de los servicios de la Plata&orma dentero!erabilidad +or!orativa del -obierno de +anarias, y entre ellos el Servicio de ase de(atos de erceros'

+on objeto de "aranti$ar la inte"ridad y calidad de la in&ormacin susce!tible de seralmacenada y "estionada en el servicio de ase de datos de terceros de Platino !or lasdi&erentes sedes electrnicas y sistemas de "estin de e!edientes, se de&ine el 3Modelo de

Gestin de la Informacin de la Base de datos de terceros de Platino 4 e!uesto en estedocumento'


4/11

" #$jeti%os & Contenidos de la Base de datos de tercerosde Platino

ntes de !roceder a de&inir el modelo de "estin !ara la actuali$acin de la in&ormacin, seconsidera necesario establecer los objetivos *ue se !ersi"uen con la ase de datos deterceros de Platino, en adelante 3(( erceros4, y la in&ormacin *ue se deber# "estionaren el marco de dicho servicio cor!orativo'

Los o$jeti%osde este servicio son6

lmacenar in&ormacin relativa a !ersonas &%sicas y jur%dicas *ue interact'enopuedan interactuar1!or medios electrnicos con los distintos servicios de ladministracin utonmica'

Centrali(ar unos datos de contacto, "estionados !or el !ro!io ciudadano,disponi$les de manera )ori(ontal a los distintos #rganismosen los *ue!ueda reali$ar un tr#mite, sin !erjuicio de *ue !ueda utili$ar datos di&erentes!ara la iniciacin de un !rocedimiento en concreto'

*acilitar al ciudadano la precarga de sus datos de contactoen el momentode iniciar, !or medios electrnicos, un !rocedimiento en cual*uiera de lassedes electrnicas de la dministracin utonmica'

Por tanto, no es o$jeti%o+funcin de este ser%icio el almacenamiento de los datos de

los terceros ue los diferentes Bac-#ffice del Go$ierno de Canarias necesiten para latramitacin de sus procedimientos, ya *ue .stos !odr#n &acilitar in&ormacin de contactoy/o a e&ectos de noti&icacin di&erente al inicio de cada !rocedimiento'

La informacin de los ciudadanos *ue se "estionar# en este servicio ser#6

89 :mero de identi&icacin'

89 :ombre y a!ellidos'

res domicilios de contacto y uno activo o !rinci!al'

;na nica direccin de correo electrnico'

;n nico tel.&ono &ijo de contacto'

;n nico tel.&ono mvil de contacto'

89 +am!os obli"atorios'

1;n ciudadano *ue inicia !or el canal !resencial un !rocedimiento en un (e!artamento *ue tiene

im!lantada la "estin inte"ral electrnica de dicho !rocedimiento, tambi.n deber# ser dado de alta eneste servicio, con objeto de !oder ejercer su derecho a utili$ar el canal !ara relacionarse !or medioselectrnicos y conocer el estado de tramitacin de su e!ediente'


5/11

Los ciudadanos se identi&icar#n un%vocamente en Platino a trav.s de su ;=' Platino, no!ermitir# el alta autom#tica de terceros con nmero de identi&icacin re!etido :>, :,etc'9' n caso de detectar al"una ece!cin de un ciudadano con nmero de identi&icacinre!etido, se !roceder# a su alta manual en la (( erceros' Platino !ro!orcionar# losmecanismos necesarios !ara !ermitir a las Sedes y los bac?o&&ices la identi&icacin un%vocade los ciudadanos con nmero de identi&icacin re!etido mediante la com!robacin delnombre y a!ellidos'

"ualmente, y de cara a intentar evitar la eistencia de du!licados &icticios, !or !arte dePlatino se estudiar# la !osibilidad y viabilidad de habilitar al"n mecanismo *ue, a trav.s delnombre, detecte ciudadanos re!etidos !or tener : y :> ciudadanos etranjerosnacionali$ados9'

. Modelo de gestin de la informacin de la Base de datosde /erceros de Platino

3.1 Procedimiento de Alta de un tercero

.0!0! 1ede electrnica

l alta de un ciudadano en la (( erceros se reali$a en el momento *ue dicho ciudadanoaccede !or !rimera ve$ a un servicio electrnico de al"unas de las sedes del -obierno de+anarias' n ese momento, se le re*uiere al ciudadano el alta en dicha base de datos y se!rocede a la ca!tura de los datos identi&icativos del tercero, obteniendo la in&ormacindirectamente del certi&icado di"ital utili$ado !or el ciudadano como identi&icacin electrnica'(e esta &orma los datos de identi&icacin no su&ren mani!ulacin al"una y la in&ormacinalmacenada en la base de datos re&leja &ielmente la identi&icacin del tercero'

l resto de datos corres!ondientes a domicilio, tel.&onos de contacto, correo electrnico,etc' son introducidos de manera o!cional9 manualmente !or el tercero mediante un&ormulario dise@ado a tal e&ecto'

(e cara a los ciudadanos y a los sistemas in&orm#ticos *ue se inte"ren en la (( deerceros, Platino !ermitir# hasta domicilios activos'

Por !arte de Platino se estudiar# la !osibilidad y viabilidad de validar y normali$ar la entraday modi&icacin de los datos asociados al tercero y en es!ecial los corres!ondientes aldomicilio callejero del S+9 y al nombre y a!ellidos minsculas vs maysculas, vocalesacentuadas, admisin y utili$acin de !re!osiciones, art%culos, contracciones, "uiones ena!ellidos com!uestos, etc'9'

5


6/11

La re!resentacin de terceros desde las Sedes, slo !roducir# el alta del re!resentado enPlatino slo datos identi&icativos9, cuando la re!resentacin y los datos identi&icativos delre!resentado se !uedan com!robar a trav.s de la utili$acin del corres!ondiente certi&icado

di"ital certi&icado di"ital de !ersona jur%dica9'

.0!0" Bac-#ffice 2 1istemas de gestin de e3pedientes

ambi.n se deber# habilitar el alta de terceros en este servicio desde los ac?A&&ice *uereali$an una "estin electrnica de !rocedimientos' *uellos ciudadanos *ue inician!resencialmente al"uno de estos !rocedimientos, deber#n ser dados de alta en el serviciode base de datos de terceros con objeto de habilitar su derecho a consultar !or medioselectrnicos el estado de la tramitacin de su solicitud es!ecialmente desde el Punto-eneral de cceso9'

+on objeto de "aranti$ar la calidad de los datos *ue se almacenar#n en la (( erceros,se ado!tar#n las si"uientes medidas6

Se "rabar#n en la (( erceros nicamente los cam!os obli"atorios :mero deidenti&icacin, :ombre y !ellidos9

l em!leado !blico *ue realice el alta, utili$ar# como re&erencia los datos o&recidos!or el servicio de veri&icacin de datos de identidad con el consentimiento e!resodel ciudadano *ue se deber# reco"er en la solicitud de iniciacin del !rocedimiento9o la &otoco!ia de su :>/: !resentada junto a la solicitud, en caso de *ue noconsienta dicha veri&icacin' :o se deber#n utili$ar los datos *ue se re&lejen en el&ormulario de solicitud !resentada !or el ciudadano'

ste !rocedimiento conlleva una res!onsabilidad en el em!leado !blico *ue "enera

el alta en la (( erceros, en lo *ue res!ecta al cum!limentado correcto de losdatos de manera coincidente con el documento de re&erencia certi&icado deveri&icacin de datos de identidad o &otoco!ia del :>/:9'

(esde los bac?o&&iceBs tambi.n se deber# dar de alta al re!resentado, siendoi"ualmente res!onsabilidad del em!leado !blico *ue da el alta, el veri&icar lacoincidencia de los datos con el corres!ondiente documento de re&erenciacerti&icado de veri&icacin de datos de identidad o &otoco!ia del :>/:9'

3.2 Procedimiento de Modificacin de los datos de un

tercero

La modi&icacin de los datos de un ciudadano re"istrados en la (( erceros 'nicamentepodr4 ser efectuada por el propio interesado desde alguna de las sedes electrnicasdel -obierno de +anarias'

Los campos o$ligatorios :mero de identi&icacin, :ombre y !ellidos9 nopodr4n sermodificados' n el caso de *ue un ciudadano necesite subsanar un !osible error en al"unode estos cam!os, !odr# ejercer su derecho de recti&icacin *ue se reco"e en el art%culo 1Cde la LAP(6

C


7/11

l (e!artamento *ue rece!ciona la comunicacin, contactar# con el Dr"anores!onsable de Platino !ara *ue !roceda a la recti&icacin de dichos datos en la(( erceros'

Se !roceder# a su recti&icacin con&orme al !rocedimiento y !la$os establecidos enla LAP( y su re"lamento de desarrollo'

Los sistemas de gestin de e3pedientesno podr4nactuali(ar ninguno de los datosdelos ciudadanos re"istrados en la (( erceros' Por tanto, si el ciudadano, a lo lar"o de latramitacin de un e!ediente, noti&ica un cambio de domicilio !or ejem!lo, a e&ectos denoti&icacin9, esta modi&icacin tan solo tendr# e&ectos en los datos re"istrados delciudadano en el !ro!io ac?A&&ice res!onsable de la "estin electrnica del e!ediente, yno en la (( erceros'

este res!ecto, Platino no !ermitir# a nin"n ac?A&&ice la modi&icacin de los datos de unciudadano almacenados en su (( de erceros' Sin embar"o, s% !ermitir# dichamodi&icacin desde las Sedes electrnicas'

(e las modi&icaciones de datos *ue se e&ecten en la (( de erceros se "uardar# unhistrico en Platino' (e cara a los ciudadanos y a los sistemas in&orm#ticos *ue se inte"rencon la (( de erceros solo se mostrar# el domicilio *ue en cada momento se encuentreactivo'

3.3 Procedimiento de Baja de un tercero

Si el ciudadano solicita ejercer su derecho de cancelacin de sus datos re"istrados en la(( erceros, con&orme al art%culo


8/11

3.4 Implicaciones en los BackOffice

Los !rocedimientos descritos de alta, baja y modi&icacin de la in&ormacin de la ((erceros conllevan las si"uientes im!licaciones en los ac?A&&ice *ue "estionanelectrnicamente los e!edientes6

+uando se inicia un nuevo e!ediente, los ac?A&&ice deber#n reali$ar una 3co!ia4en su !ro!ia base de datos de in&ormacin de terceros de los datos *ue se !lasmanen su solicitud, no siendo correcto referenciar mediante los identificadores 567I8s9 de Platino a informacin ue esta Plataforma tiene registrada de losinteresados 5como la direccin de contacto, tel:fono, email, etc09 ' +on objeto de!oder re&erenciar al tercero en Platino, l ac?A&&ice tan solo deber# almacenar la;= del !ro!io tercero'

Solo ser#n autori$ados a "enerar altas de nuevos terceros con los datos obli"atorios'

:o estar#n autori$ados a reali$ar o!eraciones de modi&icacin o baja'

;


9/11

dministraciones Pblicas *ue sean necesarios !ara la resolucin de lacorres!ondiente solicitud' tal e&ecto se !ro!one el si"uiente modelo6

E utori$o E :oautori$o

a >DP?7/?MN/#@ !ara recabar los datos y documentos *ue obren en !oder de lasdistintas dministraciones Pblicas *ue sean necesarios !ara la resolucin de la !resentesolicitud'

4.2 Clausula de las !edes electrnicas

Las sedes electrnicas deber#n es!eci&icar en su 3viso le"al4 la si"uiente clausulare&erente a la Ley Ar"#nica de Proteccin de (atos LAP(96

l >DP?7/?MN/#@" "aranti$a en todo momento la con&idencialidad de los datos!ersonales *ue se &aciliten a trav.s de esta direccin electrnica en los t.rminosestablecidos en la Ley Ar"#nica 15/1))), de 1 de diciembre, de Proteccin de (atos de+ar#cter Personal LAP(9, ado!tando las medidas necesarias !ara evitar la alteracin,!.rdida, tratamiento o acceso no autori$ado de los datos, im!lementando las medidas dese"uridad necesarias y adecuadas al ti!o de datos !ersonales, de acuerdo con el =eal(ecreto 1720+2007, de 21 de diciembre, !or el *ue se a!rueba el =e"lamento de

desarrollo de la LAP('Los datos *ue se re*uieren ser#n los estrictamente necesarios, adecuados y !ertinentes!ara la &inalidad !or la *ue se reco"en y ser#n almacenados en un &ichero automati$adocuya &inalidad es el almacenamiento de la in&ormacin de los terceros *ue se relacionancon la dministracin Pblica de la +omunidad utnoma de +anarias !or medioselectrnicos'

La titularidad del &ichero corres!onde al -obierno de +anarias' n cual*uier momentousted !odr# ejercer los derechos de acceso, recti&icacin, cancelacin y o!osicinmediante solicitud escrita diri"ida a >D1/IN#.@ en cual*uiera de las si"uientesdirecciones6 >DI7CCI#N1@'

simismo se in&orma *ue los datos !ersonales *ue se &aciliten a trav.s de los distintos&ormularios o solicitudes de esta sede electrnica ser#n tratados en los t.rminos descritosen las cl#usulas in&ormativas *ue &i"uran al !ie de los mismos'

2Se debe indicar el r"ano titular res!onsable de la sede'

Dr"ano titular o res!onsable de la "estin de la corres!ondiente sede electrnica'

)


10/11

A ?daptacin al nue%o modeloPor !arte de Platino se deber# estimar y !lani&icar los cambios asociados al nuevo modelode "estin'

+on&orme al nuevo modelo !ro!uesto, se eliminar#n de la (( de terceros los domicilios yresto de datos identi&icativos *ue hasta ahora se han dado de alta !or !arte de losbac?o&&iceBs'

Para los domicilios y resto de datos identi&icativos *ue se hayan dado alta en erceros !or!arte de la S(, se a!licar# una de!uracin !ara eliminar domicilios re!etidos y limitar a el nmero de domicilios !ermitidos'

?ne3o I *?

P ECu4ntos domicilios puede tener un ciudadano en la Base de datos deterceros de PlatinoF

o =6 res'

P E1e permite la modificacin de un domicilioF Eui:n puede modificar undomicilio de un terceroF

o =6 S%' La modi&icacin nicamente !uede ser llevada a cabo !or el !ro!iociudadano desde al"una de las Sedes electrnicas del -obierno de +anarias'

P E1e permite la $aja de un domicilioF Eui:n puede dar de $aja un domiciliode un terceroF

o =6 S%' La baja de un domicilio nicamente !uede ser llevada a cabo !or el!ro!io ciudadano desde al"una de las Sedes electrnicas del -obierno de+anarias'

P ECmo afecta la $aja o modificacin de un domicilio a los datos o$tenidospor un Bac-#ffice en el momento de presentacin de una solicitud telem4ticaF

o =6 :o a&ecta' Los ac?A&&ice deben reali$ar una 3co!ia4 de los datos *ue elciudadano comuni*ue en la solicitud de inicio del !rocedimiento en su !ro!iabase de datos'

10


11/11

Control del Documento

+reado !or6 >rancisco I' u"enio aute y Fanuel P.re$ +oca=evisado !or6!robado !or6Lista de (istribucin6

:ombre del >ichero6FodeloJ-estionJ((JercerosJ-ru!o+Jv01K0715J12J2011'doc

Control de ersiones

Gersin >echa utor +omentario

01'00 01/07/2011 >rancisco I' u"enioauteFanuel P.re$ +oca

Gersin inicial del documento'

01'01 0C/07/2011>rancisco I' u"enioauteFanuel P.re$ +oca

=evisin del documento'

01'02 11/07/2011 Fanuel P.re$ +oca=evisin del documento en la reunindel sub"ru!o + del 11/07/2011'

01'0 1)/0)/2011 Fanuel P.re$ +oca =evisado >rancisco I' u"enio aute

01'0< 1rancisco I' u"enioaute

=evisado Sub"ru!o +

01K05 10/11/2011

>rancisco I' u"enio

aute =evisado Sub"ru!o +

01K0C 2)/11/2011=a&ael +arlos del=osario Gerd

=evisin con las +onsejer%as conbac?o&&iceBs inte"rados

01K07 15/12/2011=a&ael +arlos del=osario Gerd

claraciones de las +onsejer%as conbac?o&&iceBs inte"rados

11

modelo_gestion_bbdd_terceros_grupoc_v01-07 15_12_2011

Documents