Modelo de Administracin del Cambio en la Implementacin de un Expediente Clnico Electrnico: El Caso de TecSalud

La segunda causa de muerte a nivel global ha sido por errores clnicos en el proceso de atencin a los pacientes.

Organizacin Mundial de la Salud (OMS), 2013

A finales del 2013, el Dr. Guillermo Torre, Rector de TecSalud, del Tecnolgico de

Monterrey, se reuni con los tres lderes de Implementacin del Expediente Clnico

Electrnico (ECE), el Dr. Alfredo Nacoud, Chief Medical Information Officer (CMIO), el Dr.

Arturo Barahona (Director Mdico Asociado) y el Ing. Jorge lvarez (Director de

Informtica), para analizar el avance y los resultados del proyecto de adopcin del ECE que

se presentara en la Reunin de Consejo, as como definir los siguientes pasos. Le

preocupaban las quejas de los mdicos sobre la adopcin del ECE y la preocupacin del

Consejo sobre los retrasos y las desviaciones en el presupuesto del proyecto. En el 2010,

cuando se decidi implementar el ECE, se pens que contar con la mejor solucin

tecnolgica sera suficiente para asegurar una implementacin y adopcin exitosa, y que en

18 meses, invirtiendo 3 millones de dlares y con el liderazgo de un Comit

multidisciplinario se hara realidad la transformacin de la prctica mdica con la integracin

de los servicios de salud y de informacin de los pacientes. Nacoud, Barahona y lvarez

presentaran al Consejo en dos semanas su reporte, sobre los aprendizajes y los nuevos retos y

compromisos, esto conllevara a reflexionar sobre todo el proyecto, desde el proceso de

seleccin hasta su adopcin y evaluacin de resultados.

Innovacin en TecSalud y el Expediente Clnico Electrnico El Sistema Tecnolgio de Monterrey a travs de TecSalud, integrado por el Centro Mdico

Zambrano Hellion (CMZH) y el Hospital San Jos(HSJ), busc impulsar una nueva filosofa

para transformar la prctica mdica privada en Mxico, y lo declar en su misin,

enfocndose en el cuidado de la salud mejor que nadie y formando excelentes profesionales.

Una de sus estrategias fue la innovacin en salud mediante la adopcin de un ECE que

proporcionara informacin comprensiva del paciente y fortaleciera el diagnstico con guas

clnicas.

La informacin de un paciente se analizaba slo por evento, no como la compilacin de su

historial clnico de manera integral. Adems, la consulta de informacin para investigacin

era lenta y complicada de reunir. El resguardo de informacin de los expedientes se haca en

base a convenios de confidencialidad.

La implementacin del Expediente Clnico Electrnico (ECE), de acuerdo al Ing. lvarez,

innovara la prctica y atencin de la salud, porque integrara informacin mdica del

paciente, con interoperabilidad entre plataformas, guas clnicas basadas en normas y

estndares mundiales y nacionales como la NOM024 (ver Anexo 1), lo que asegurara un

mejor diagnstico interdisciplinario, y con tratamiento a la medida, en beneficio del paciente,

de los grupos de inters y en un contexto mayor, de las instituciones de salud.

El objetivo de implementar el ECE (ver Anexo 2) en TecSalud, coment el Dr. Nacoud, fue

contar con informacin clnica consistente y en tiempo real de los pacientes y apoyar al

mdico en los diagnsticos, dando acceso a las personas adecuadas para brindar una mejor

atencin y promover la colaboracin entre todas las entidades del hospital.

El Equipo y los Comits Cuando inici el proyecto de implementacin del ECE en 2010, los lderes de su

implementacin fueron el Dr. Alfredo Nacoud, Chief Medical Information Officer (CMIO), el

Dr. Arturo Barahona (Director Mdico Asociado) y el Ing. Jorge lvarez (Director de

Informtica), en conjunto con otros directivos de TecSalud, quienes reconocieron la

importancia de adoptar un ECE, y que requerira de una inversin considerable durante varios

aos, con una disrupcin organizacional mayor.

La decisin final sobre la seleccin del software para el ECE, as como su propuesta de

implementacin fueron aprobadas por el Consejo. A inicios del 2013, se integraron dos

nuevos lderes, en la parte operativa, el Ing. Helmut Alexander Schmitz Abe, Director de

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Administracin y Proyectos Estratgicos de TecSalud, y en la parte clnica, el Dr. Javier

Valero. Los pesos en la seleccin del ECE estuvieron a cargo de tres comits (ver Anexo 3):

un comit ejecutivo (20%), un comit funcional (60%) y un comit tcnico (20%).

Una vez que el Comit del ECE inici con la integracin de su propuesta, encontraron que de

acuerdo a un estudio realizado por New England Journal of Medicine (NEJM), slo el 1.5

por ciento de 3,000 hospitales estudiados contaban con un ECE certificado y en uso. El

comn denominador de la mayora de los hospitales que contaban con este sistema eran

hospitales escuela y tenan capacidad de arriba de 500 camas. El Comit comenz a

cuestionarse el por qu si un ECE ofreca tantos beneficios, la tasa de implementacin y

adopcin era tan baja.

Barahora fue nombrado Presidente del Comit de Calidad (CC) del ECE, uno de los comits

de calidad del hospital, como existan otros comits de vigilancia farmacolgica, de

medicacin, etc. En el CC del ECE se enfocaron en regularizar, alinear y estructurar el ECE

para darle cumplimiento e iniciar el cambio de cultura en el llenado del expediente, esto

activ que se integrara un equipo multidisciplinario, que evaluara diferentes soluciones de

ECE para incluir a todos los usuarios.

En el Comit Operativo trabajaron 18 personas inicialmente para la seleccin; para la

implantacin, el comit operativo estuvo conformado por 10 personas de reas de:

comunicacin, recursos humanos, enfermera, 2 sistemas, interfaces, calidad, y 3 clnicos.

Los miembros de este Comit ya haban participado en la implementacin del ERP (SAP),

por lo que todos supusieron que la implementacin del ECE sera un proyecto similar.

Barahona coment con relacin a los puntos de vista de los Usuarios Clave que participaron

en el ECE: Si soy clnico y la herramienta es clnica, qu tipo de indicadores voy a obtener,

clnicos; pero si soy administrativo y la herramienta es clnica, no me va a poder dar

indicadores administrativos.

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La Solucin: ALERT El avance tecnolgico en salud a nivel global (ver Anexo 4) ha propiciado que las

instituciones de salud hayan implementado estrategias de innovacin en salud para solucionar

problemas no resueltos en cuanto a la atencin mdica (robots en ciruga, tejido artificial,

perfil genmico, telemedicina, imagenologa, biosensores, prtesis adaptables, ciruga

endoscpica, entre otras)

En el 2010, el equipo encargado del proyecto decidi empezar a buscar proveedores de ECE

tanto a nivel nacional como internacional (ver Anexo 5), a travs de un Request For

Proposal (RFP) con las caractersticas y requisitos que ellos estaban buscando para el

esquema de hospitales que tiene TecSalud, de hospital-escuela, adems de ser un hospital

abierto, en donde los mdicos no eran empleados del hospital.

Barahona, lvarez y Nacoud propusieron un proceso de seleccin (ver Anexo 6) para estar

listos en seis meses y presentar al Consejo la decisin de cul ECE implementar, incluyendo

los criterios considerados, los tiempos, recursos y participantes.

Se llevaron a cabo 7 visitas a hospitales de referencia que tenan implementado el ECE:

Hermann Memorial, Hospital Clinic de Barcelona, Cisco Clinical Center, The Methodist

Hospital, Hospital Chaves, Hospital San Joao y Complejo Hospitalario Lodi.

Despus de analizar los aspectos funcionales, tcnicos y financieros (ver Anexo 7) y realizar

comparaciones y rondas de evaluacin, se inclinaron por ALERT, una empresa portuguesa

con la que continuaron las negociaciones y finalmente en el 2011 se firm el contrato con

ALERT para empezar con la implementacin.

Con sede en Oporto, Portugal, ALERT Life Sciences Computing, S.A. para el 2011 contaba

ya con 15 aos de experiencia en el mercado. Organizacionalmente contaba con un equipo

multidisciplinario de clnicos, diseadores, arquitectos, ingenieros, matemticos y gestores.

ALERT era una empresa de capital privado, con un volumen de facturacin superior a los 42

millones de euros.

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En 2011, el valor de la accin era de $0.47 USD con un volumen de 3, 015, 496 acciones. El

crecimiento de la empresa en ingresos fue de $540 millones de dlares y una inversin en

I+D anual del 18%.

Contaban con 13,000 instalaciones en el sector salud, de las cuales 2 eran en Amrica Latina

(Honduras y Per) y en 4 hospitales en Mxico.

El Mapa de Implementacin La implementacin del ECE se llev a cabo por mdulos (ver Anexo 8), primero se empez

con el mdulo ALERT Outpatient, para pacientes ambulatorios en el Instituto de Cardiologa

y Medicina Vascular, unidad mdica que atenda un promedio anual de 10 mil pacientes y

realizaba ms de 6 mil estudios de diagnstico no invasivo cada ao, el siguiente mdulo fue

el de ALERT EDIS, en la unidad de Emergencias del Hospital, para continuar con todas las

reas de atencin mdica ambulatoria, de hospitalizacin y quirrgica. La planeacin de

actividades y su realizacin estuvo programada para concluir en 451 das.

Roll-out El proyecto del ECE fue planeado para implementarse incrementalmente (ver Anexo 9), de

forma semejante a los flujos de entrada del paciente. El proyecto inicial fue pensado