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Estructura organizacional

Las organizaciones sean productoras de bienes materiales

como prestadoras de servicios como luz, telfono o

educacin, son sistemas o interrelaciones de trabajo, cuya

razn de ser es la de satisfacer las necesidades de una

sociedad. Toda organizacin se basa en relaciones de trabajo

(que implican orden, armona, equilibrio), para producir

bienes o servicios. Est constituida por recursos humanos

(personas); recursos materiales (infraestructura, equipos y

mobiliario) y recursos financieros (capital), que le permite

funcionar como un sistema y lograr sus objetivos dentro de

la comunidad donde se encuentra ubicada. Tambin es

necesario tener en cuenta que desarrolla una serie de

procesos administrativos, tecnolgicos y humanos que le

permiten transformar los insumos en productos o servicios.

Misin, visin, objetivos y metas

Cuando abordamos el estudio de una organizacin -empresa o

ente-, debemos partir de algunos enunciados fundamentales que

orientan su accin presente y futura. Se trata de nociones

tericas, bastante difciles de observar, pero fundamentales

para la comprensin del ente estudiado: la misin, visin,

objetivos y metas. Estos son componentes relevantes de la

planificacin organizacional y de la estrategia general de la

organizacin para alcanzar sus objetivos, tomando en cuenta el

entorno o contexto y las caractersticas internas de la misma

empresa.

Conociendo la estrategia/planificacin de una organizacin o

empresa, podemos conocer mejor su naturaleza y orientacin.

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La Misin

La Misin es la definicin de la empresa en el momento presente,

es su propsito general, la razn de ser como organizacin.

Contiene la identificacin de sus competencias (producto, mercado

y alcance geogrfico). Responde a la pregunta qu se supone que

hace la organizacin? Podra considerarse tambin que la misin

enuncia a que clientes sirve, que servicios se prestan, que

necesidades satisface y qu tipos de productos ofrece.

Por su parte, una declaracin de misin indica, en trminos

generales, los lmites de las actividades de la organizacin. La

misin de la empresa sirve como fundamento para todas las

decisiones importantes que toma el equipo gerencial.

Para definir la Misin se debern tener en cuenta los

siguientes grandes elementos:

Nuestro concepto como empresa.

Nuestra naturaleza.

Nuestra razn de existir.

Nuestros clientes potenciales.

El objetivo de la Misin es orientar y optimizar la capacidad de

respuesta de la Organizacin ante las oportunidades del entorno, por

lo que tambin se deben considerar los siguientes aspectos:

Estrategia

Propsito

Valores

La estrategia seala la direccin en la que debe desplazarse la

institucin o empresa, su fuerza motriz y otros factores que

ayudarn a determinar qu productos y servicios futuros deben

tenerse y qu mercados muestran mayores potenciales. Los propsitos

y valores de la organizacin tienen como finalidad generar un

compromiso compartido dentro de la cultura organizacional.

Nuestros principios y valores.

Polticas normas.

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Por otra parte, las polticas y normas sirven para definir los

conceptos de productividad, eficiencia, calidad y rentabilidad,

entre otros, los cuales configuran, conjuntamente con el

liderazgo y posicionamiento, los factores clave del xito que

determina el cumplimiento de la imagen objetivo. Denominado este

para otorgar una medicin, cuantificable de la misin y la

visin, dentro de una variable temporal.

A partir de estos conceptos podemos formular la siguiente

definicin:

La misin es el propsito general o razn de ser de la empresa u organizacin que

enuncia a qu clientes sirve, qu necesidades satisface, qu tipos de productos

ofrece y en general, cules son los lmites de sus actividades; por tanto, es aquello

que todos los que componen la empresa u organizacin se sienten motivados a

realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visin de la empresa; esta

misin se transforma en el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo

deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras, proporciona

unidad, sentido de direccin y gua en la toma de decisiones estratgicas.

La misin inspira y motiva a todo aquel que tenga un

profundo inters en el futuro de la institucin o empresa.

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La imagen objetivo

Se entiende por imagen objetivo la determinacin de estados

positivos y deseados que la organizacin aspira a alcanzar a

partir de una situacin negativa o problemtica especfica. En tal

sentido, tiene que ser compatible con el escenario ms probable, o

aspirar a lo ms deseable, al mismo tiempo debe ser congruente con

la Visin y Misin del ente.

La gestin de la imagen y la reputacin de una organizacin se

realizan a travs de la comunicacin estratgica. El nuevo

paradigma de la comunicacin implica asumir diferentes formas, a

las tradicionales de la administracin, para comunicarse con los

actores internos y externos.

La comunicacin se constituye as en el eje estratgico de las

organizaciones, ya que no existe transaccin sin comunicacin.

Gerenciar la reputacin de una organizacin implica tanto la

coordinacin del capital fsico como del capital social y emocional,

para lo cual todos los miembros de la organizacin son responsables

a travs del manejo eficiente de sus comunicaciones internas y

externas, formales e informales. Las estrategias de comunicacin

estn directamente ligadas al plan de negocio de la organizacin.

Toda organizacin debe llevar a cabo una poltica proactiva de

comunicacin, porque es a partir de eso que se construye el

prestigio o reputacin de una marca, empresa, producto, servicio,

negocio o persona.

La buena o mala imagen que el pblico o cliente tenga de una

organizacin depende en gran medida a la correcta difusin que se

haga de ella a travs de los medios de comunicacin y de la imagen

que sus clientes internos y externos transmitan. Un comentario

positivo de un medio de comunicacin, o de un cliente satisfecho,

goza de ms credibilidad que un aviso publicitario.

La imagen corporativa es la totalidad de ideas o situaciones sobre

la reputacin de una empresa. Constituye un fenmeno de opinin

pblica, producto de la apreciacin que la gente tiene acerca de

una organizacin y de la informacin que fue acumulando a travs

del tiempo. Es por tanto, el resultado de todas aquellas

experiencias, impresiones, creencias y sentimientos que poseen las

personas sobre una empresa u organizacin.

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En un mercado tan competitivo y cambiante, la imagen corporativa

es un elemento definitivo de diferenciacin y posicionamiento.

As como las empresas deben adecuarse a los cambios con una

velocidad y profundidad, jams vista, de igual manera deber

adecuar su imagen, para transmitir dichos cambios.

Sin embargo, no habr que confundir imagen corporativa con identidad

corporativa ya que, sta ltima est conformada por aquellos rasgos

invariantes de la cultura organizacional que a travs de su

historia, filosofa, propsitos y resultados se han vuelto

significativos para su gente. Surge as del diagnstico de los

atributos esenciales de la organizacin, de sus valores y supuestos

entre "lo que es" y "lo que se propone ser". Una eficiente gestin

de la identidad de una organizacin supone el establecimiento de

normas de conducta y actuacin para todos y cada uno de sus

miembros. Se expresa tambin a travs de una tica comn, un estilo

de comunicacin con sus clientes, as como tambin de un mismo

sentimiento sobre la historia y tradiciones de la empresa, que se

traduce en un compromiso y una visin compartida en torno a la

calidad del producto/servicio y lo que cada quien aporta en su

sentido de totalidad.

Si esto se asimila de manera consciente, podemos hablar de cultura

organizacional como un conjunto de valores intrnsecos que ayudan a

las personas a identificar cuales acciones son aceptables y

cules otras no.

El proceso de formulacin de una estrategia implica, por una parte la

exploracin ambiental, identificando las situaciones y tendencias

complejas que se deben afrontar, la exploracin organizacional, en

tanto que estado presente de la empresa y, la exploracin de las

oportunidades, investigacin y examen creativo de las

posibilidades que hay que considerar al ubicar el xito de una

organizacin dentro de un contexto especfico. De acuerdo a estas

premisas, la construccin del modelo estratgico del xito, pasa a

serla base para el desarrollo de la organizacin.

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Se consideran oportunidades, las situaciones o circunstancias del

mercado, entorno sectorial, macroeconmico u otro, que puedan

favorecer de manera significativa el desarrollo de la

organizacin. Son amenazas aquellas situaciones que afectan

negativamente el desarrollo de la organizacin.

Para esta adaptabilidad constante debemos utilizar el legado de

Von Bertalanffy, Ludwing, con su Teora general de los Sistemas, obteniendo

esta nueva ptica sistmica la observacin del todo.

El cambio de enfoque, al que le invita el pensamiento sistmico,

implica salir del supuesto segn el cual las personas son seres

que se limitan a reaccionar con impotencia para asumirlas como

partcipes activos en la modelacin de la realidad. "En vez de

reaccionar ante el presente se crea el futuro". En las

organizaciones, el pronstico, la planificacin y los mtodos

analticos convencionales, no estn equipados suficientemente para

afrontar la complejidad dinmica, de modo tal que, para comprender

las situaciones empresariales ser necesario observar la

complejidad dinmica y no la complejidad en los detalles.

La prctica del pensamiento sistmico comienza con la comprensin de un concepto simple denominado feed-back o retroalimentacin, que

muestra cmo los actos pueden reforzarse o contrarrestarse

(equilibrarse) entre si. Se trata de reconocer tipos de estructuras

recurrentes. Patrones de conducta. Sistemas de creencias. Supuestos

que actan en nuestras motivaciones

La Visin:

La Visin es la ubicacin de la organizacin en escenarios futuros. Es

ms que un sueo, puesto que debe ser viable, realista y medible en

el tiempo. Es la imagen clara del estado deseado, que logra motivar a

los miembros de la organizacin a convertirlo en realidad.

Es la idealizacin del futuro de la empresa, el camino al cual se

dirige a largo plazo que sirve de rumbo y aliciente para orientar

las decisiones estratgicas de crecimiento junto a las de

competitividad.

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El simple hecho de establecer con claridad lo que est haciendo

el da de hoy no dice nada del futuro de la compaa, ni

incorpora el sentido de un cambio necesario y de una direccin

a largo plazo. Hay un imperativo en toda organizacin que es el

de considerar cmo deber evolucionar. Cuando hay claridad

conceptual acerca de lo que se quiere construir a futuro, se

puede enfocar la capacidad de direccin y ejecucin hacia su

logro de manera constante. Por consiguiente, los

administradores estn obligados a pensar estratgicamente y

hacer algunas consideraciones fundamentales acerca de hacia

dnde quieren llevar a la compaa y desarrollar una visin de

la clase de empresa en la cual creen que se debe convertir.

En suma una visin puede definirse como una exposicin clara

que indica hacia dnde se dirige la empresa a largo plazo y en

qu se deber convertir, tomando en cuenta el impacto de las

nuevas tecnologas, de las necesidades y expectativas

cambiantes de los clientes, de la aparicin de nuevas

condiciones del mercado, etc., es un proceso intelectual

mediante el cual un actor determinado, en su carcter de sujeto

protagonista de actividades estratgicas, formula o representa

un futuro posible. Metafricamente, la visin estratgica es

una suerte de proyeccin del presente hacia el futuro o una

reflexin del futuro en el presente. La visin estratgica

tiene como finalidad describir supuestos escenarios

estratgicos futuros, en correspondencia con los intereses y

objetivos de la empresa, con el propsito de obtener elementos

de juicio para determinar las previsiones necesarias para

alcanzarlos mediante el resguardo de su libertad de accin.

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Caractersticas:

Integradora: debe reflejar las expectativas de todos los integrantes

de la organizacin. Requiere la accin de liderazgo y permanente

apoyo de toda la organizacin. Amplia: debe ser extensa en funcin

del campo de visualizacin del futuro (largo plazo).

Realizable: debe ser una aspiracin posible y medible. No puede ser

un sueo intil e incalculable. Debe ser un esfuerzo de equipo

basado en la experiencia y conocimiento del quehacer organizacional.

Activa: debe incluir y promover la accin. No debe ser lrica.

Realista: debe sustentarse en el manejo de la informacin fidedigna

y tener en cuenta el entorno, la tecnologa, cultura organizacional,

recursos y competencia.

Alentadora: debe ser positiva, incentivadora, inspiradora,

impulsadora y motivadora hacia la accin, direccin y xito

institucional.

Dimensin en el tiempo: debe formularse definiendo explcitamente el

horizonte de tiempo que alcanza la visualizacin.

Consistente: debe ser coherente con los principios organizacionales

y sus reales posibilidades.

Difundida: debe ser conocida y comprendida por todos los integrantes

de la organizacin; as como por su pblico externo y grupos de

referencia.

Flexible: debe estar dispuesta a enfrentar retos y ser posible de

ajustarse a las exigencias y dinmica del cambio.

Lenguaje Sencillo: debe redactarse en un lenguaje sencillo,

ennoblecedor, grfico y metafrico. Responsabilidad: debe ser

formulada por los lderes, proyectando los sueos, esperanzas e

incorporando valores e intereses comunes de todos los miembros de la

organizacin.

Si bien construir la Visin es una tarea compleja y de responsabilidad de los lderes de la organizacin, para que pueda

hacerse realidad es necesario comunicarla y transformarla en una

visin compartida, de esta manera se podr construir un fuerte

sentimiento de identificacin y compromiso en el corazn de la gente,

de manera que el camino hacia el futuro lo puedan realizar todos,

aportando y desarrollando potencial. En una organizacin no es

suficiente que el director general tenga una buena idea del futuro y

la determinacin de verlo realizado, sino que es necesario que, la

manifestacin de esa idea en accin sea un objetivo de todos. De all

la necesidad de pensar en forma de expresarlo y otorgarle significado

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Los objetivos:

La palabra objetivo remite a una situacin deseada o imagen que la

empresa u organizacin intenta lograr en el futuro. Al alcanzar el

objetivo, la imagen deja de ser ideal y se convierte en real y

actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser deseado y se busca

otro para ser alcanzado. Algunas definiciones de la palabra

objetivos:

La palabra objetivo proviene de ob-jactum, que significa

"a donde se dirigen nuestras acciones"

Los objetivos son enunciados escritos sobre resultados a

ser alcanzados en un periodo determinado.

Los objetivos son los fines hacia los cuales est

encaminada la actividad de una empresa, los puntos finales

de la planeacin.

Un objetivo se concibe algunas veces como el punto final de

un administrativo, bien sea que se establezca en trminos

generales o especficos.

Estos objetivos deben ser racionalmente alcanzables y deben

estar en funcin de la estrategia que se elija.

Los objetivos son una obligacin que se impone una empresa

porque es necesaria, esencial para su existencia.

Los objetivos deben reunir alguna de estas caractersticas:

Claridad: un objetivo debe estar claramente definido, de tal

forma que no revista ninguna duda en aquellos que son

responsables de participaren su logro.

Flexibilidad: los objetivos deben ser lo suficientemente

flexibles para ser modificados cuando las circunstancias lo

requieran. Dicho de otro modo, deben ser flexibles para

aprovechar las condiciones del entorno.

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Medible o mesurable: los objetivos deben ser medibles en un

horizonte de tiempo para poder determinar con precisin y

objetividad su cumplimiento.

Realista: los objetivos deben ser factibles de lograrse.

Coherente: un objetivo debe definirse teniendo en cuenta que

ste debe servir a la empresa. Los objetivos por reas

funcionales deben ser coherentes entre s, es decir no deben

contradecirse.

Motivador: los objetivos deben definirse de tal forma que se

constituyan en elemento motivador, en un reto para las personas

responsables de su cumplimiento.

Deben ser deseables y confiables por los miembros de la organizacin.

Deben elaborarse con la participacin del personal de la empresa.

Establecimiento de objetivos

El establecimiento de objetivos, tiene que ver con el planeamiento

estratgico e implica seguir una metodologa lgica que contemple

algunos aspectos importantes para que renan algunas de las

caractersticas sealadas. Es necesario establecer escalas de

prioridad para ubicar a los objetivos en un orden de cumplimiento de

acuerdo a su importancia o urgencia. Tambin es necesario la

identificacin de estndares de medida que permitan definir en forma

detallada lo que el objetivo desea lograr, en qu tiempo y si es

posible, a que costo. Los estndares constituirn medidas de

control para determinar si los objetivos se han cumplido o vienen

cumplindose y si es necesario modificarlos o no. Por ltimo los

objetivos de una organizacin deben ser coherentes con la Misin y

Visin establecida para la misma. Tipos de objetivos Segn el

alcance en el tiempo podemos definir los objetivos en generales o

largo plazo, el tctico o mediano plazo, y el operacional o corto

plazo Objetivos de largo Plazo: estn basados en las

especificaciones generales, son notablemente ms especulativos para

los aos distantes que para el futuro inmediato. Son llamados

tambin los objetivos estratgicos en una empresa. Estos objetivos

se hacen en un periodo de cinco aos y mnimo tres aos. Sirven para

definir el futuro del negocio.

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Los objetivos generales de una empresa, pueden ser:

Consolidacin del patrimonio.

Mejoramiento de la tecnologa de punta.

Crecimiento sostenido.

Reduccin de la cartera en mora.

Integracin con los socios y la sociedad

Capacitacin y mejoramiento del personal

Claridad en los conceptos de cules son las reas que

componen la empresa.

Una solucin integral que habr as el camino hacia la excelencia.

Objetivos de mediano plazo: son los objetivos tcticos de la

empresa y se establecen en funcin al objetivo general de la

organizacin. Son los objetivos formales de la empresa y se fijan

por reas para ayudar a sta a lograr su propsito. Objetivos de

corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en un periodo

menor a un ao, tambin son llamados objetivos individuales u

objetivos operacionales de la empresa; son los objetivos que cada

empleado quisiera alcanzar con su actividad dentro de la empresa.

As, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al

logro de los objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario

establecer un plan para cumplir con cada objetivo y para

combinarlos dentro de un plan maestro que deber ser revisado en

trminos de lgica, consistencia y practicabilidad.

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Importancia de los objetivos organizacionales

Los objetivos organizacionales dan a los gerentes y a los dems

miembros de la organizacin importantes parmetros para la en reas

como:

1. Gua para la toma de decisiones: una parte importante en la

responsabilidad de los gerentes es tomar decisiones que influyen en la

operacin diaria y en la existencia de la organizacin y del personal

de la misma. Una vez que los gerentes formulan los objetivos

organizacionales, saben en qu direccin deben apuntar. Su

responsabilidad se convierte, pues, en tomar las decisiones que lleven

a la empresa hacia el logro de sus objetivos.

2. Gua para la eficiencia de la organizacin: dado que la

ineficiencia se convierte en un costoso desperdicio del esfuerzo humano

y de los recursos, los gerentes luchan por aumentar la eficiencia de la

organizacin cuando sea posible. La eficiencia se define en trminos de

la calidad total del esfuerzo humano y de recursos que una empresa

invierte para alcanzar sus objetivos. Por lo tanto, antes de que pueda

mejorar la eficiencia de una empresa, los gerentes deben lograr una

clara comprensin de los objetivos organizacionales. Slo entonces los

gerentes podrn utilizar los recursos limitados a su disposicin tan

eficientemente como les es posible.

3. Gua para la coherencia de una organizacin: el personal de una

organizacin necesita una orientacin relacionada con su trabajo. Si

los objetivos de la empresa se usan como actividad productiva, la toma

de decisiones de calidad y la planeacin efectiva.

4. Gua para la evaluacin del desempeo: el desempeo de todo el

personal de una empresa debe ser evaluado para medir la productividad

individual y determinar lo que se puede hacer para aumentar. Los

objetivos organizacionales son los parmetros o criterios que deben

utilizar como base de estas evaluaciones. Los individuos que aportan

ms al cumplimiento de los objetivos organizacionales deben ser

considerados como los miembros ms productivos de ella. Las

recomendaciones especficas para aumentar la productividad deben

incluir sugerencias sobre lo que los individuos pueden hacer para

contribuir a que la empresa se dirija hacia el alcance de sus

objetivos.

Links Misin, Visin

http://www.youtube.com/watch?v=d-IqjXIgyJg&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=6H1kr6wD-e0&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=2JLLfZm9eFo&feature=related http://www.youtube.com/watch?v=I6cCXITFfn8