MIS DIEZ (10) MANDAMIENTOS DEL E-MAIL

Ramiro Henriquez Chadid

Asesor de Empresas

Barranquilla, Colombia.

1) ¿El mejor e-mail?

Aunque no lo crea, es el contacto cara a cara.

Pero si lo conversado es importante, déjelo sentado en un correo…

...y envíelo al interlocutor lo antes posible.

2) No se extienda mas de una página.

Atienda la máxima de Winston Churchill:

" si no es capaz de escribirlo en una…

…sola página es porque no lo domina".

3) Sea preciso. La precisión facilita los negocios.

Utilice palabras adecuadas; vaya al grano.

Evite términos ofensivos, rebuscados, ambiguos o discriminadores.

Mucho menos lenguaje muy técnico.

4) Aporte cifras que aclaren su correo pero no lo sature de números o estadísticas.

Busque la combinación equilibrada entre hechos y opiniones. Refuerza el mensaje.

Si escribe con rabia, hágalo, pero revíselo mañana, antes de enviarlo. Nunca hoy.

5) Al poner en el "Asunto" el tema clave, le quedará mas sencillo abordarlo. Título corto.

No se ande con rodeos. Lo objetivo convence.

Su contacto leerá interesado y con respeto.

6) No escriba en jergas, palabras cortadas, en siglas o las que usa con sus amigos.

Se influye mas en el receptor con el lenguaje normal pues no hay que investigar con terceros cada extraña palabra utilizada.

Lea sobre reglas de etiqueta electrónica (Internet Etiquette: Netiquette).

7) No escriba en mayúsculas salvo al inicio de las frases o la primera letra de los nombres propios. Muchas mayúsculas luce agresivo.

Prefiera las comillas, subrayados, guiones, exclamaciones, signos de interrogación o paréntesis.

Sin embargo, no exagere y sepárelos en lo posible a través de la página.

8) Si aporta datos, estudios, artículos o investigaciones adjuntas, comente brevemente mas no se alargue.

Invite a leerlo y diga por qué vale la pena.

Asimismo, indique al receptor de cuántas páginas se trata.

Considere el tiempo del lector.

9) En su e-mail deje siempre la puerta abierta a la retroalimentación. Evite parecer arrogante.

En las empresas la historia se escribe todos los días y seguramente…

…la verdad absoluta de hoy no se tendrá en cuenta mañana.

10) Entre mas e-mails escriba, mejor quedará el último. Se aprende a escribir escribiendo.

Si lo acepta como hecho indiscutido seguirá progresando. Asúmalo como proceso.

Tenga en cuenta a Gabriel García Márquez:

"¿Mi mejor novela? la que estoy escribiendo".