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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
GUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EMPRESAS DEL SNS-AÑO 2015
INTRODUCCIÓN En el marco de la actualización del modelo económico cubano, la elevación de la responsabilidad y facultades en las entidades, hace imprescindible exigir con rigor el acatamiento absoluto de la legalidad y la actuación ética de cuadros y trabajadores en general, todo ello como parte del fortalecimiento del sistema de control interno, en aras de lograr los resultados esperados en cuanto al cumplimiento del plan y el presupuesto aprobado con eficiencia, orden y disciplina. A partir de la Norma del Sistema de Control Interno aprobada mediante la Resolución No.
60/2011 de la Contraloría General de la República; es necesario que todas las entidades
logren adecuar, dosificar y aplicar su Guía de Autocontrol en correspondencia con esta
normativa, de ahí la necesidad de emitir este documento con el objetivo fundamental de
brindar una herramienta de trabajo, donde se relacionan además las principales
disposiciones vigentes que permitan a los cuadros de conjunto con los trabajadores
implementar su Sistema de Control Interno armonizado por componentes y normas.
Las entidades para el mejor desempeño de sus objetivos y planes de trabajo, deberán evaluar los aspectos básicos que les corresponden aplicar, los cuales podrán ser enriquecidos, modificados o excluidos en dependencia de su estructura organizativa y el tipo de actividad, cumpliendo además de forma obligatoria lo establecido por el Ministerio de Finanzas y Precios en cuanto a normas y subsistemas contables vigentes, vinculando todos estos aspectos a la misión encomendada en cumplimiento de los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la Revolución. Consideramos oportuno realizar algunos comentarios sobre el contenido de la Guía. Se ha organizado en dos partes, la No. I con los requerimientos y el formato de la Resol. 60/11 y la Parte No. II adecuando los temas económicos del componente Actividades de Control. En general hemos pretendido llevar al contenido los aspectos principales que establecen las regulaciones vigentes, en consonancia con la realización práctica por los ejecutores, además de medir el desempeño, ilustra lo que se debe hacer en cada actividad. Otra exigencia que hemos introducido es la presentación de las evidencias como forma de comprobar la veracidad del cumplimiento de la norma. Parte No. I En la norma Idoneidad Demostrada incluimos la Capacitación haciendo énfasis en Áreas en las cuales es necesario elevar la oferta de cursos afines al contenido laboral del personal en funciones. En la norma Estructura Organizativa y Asignación de Autoridad y Responsabilidad destacamos la confección del Manual de Organización y Funcionamiento Interno y los
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Manuales de Organización y Procedimientos de las Áreas de Responsabilidad que por la prestación que realizan lo requieran. Vice Direcciones, Departamentos, Centros de Gastos y Unidades Menores. Aclaramos que no se trata de los manuales de procedimientos técnicos elaborados para dar salida al proceso producción . En este caso nos referimos a manuales Administrativos. En la norma Prevención de Riesgos se omiten áreas y actividades en las que no es usual evaluar los riesgos. Hay riesgos en todas las áreas y puestos de trabajo, lo que ocurre es que la práctica diaria se ha encargado de minimizarlos. De lo que se trata ahora es de revisar los procesos y evaluar los que son relevantes y no tienen medidas de control. Parte No. II Esta parte va dirigida a evaluar el cumplimiento de los Subsistemas de Control Económico, y otras actividades administrativas, comerciales etc. es un requerimiento del Componente Actividades de Control en la Norma Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones. Se ha organizado de acuerdo con la estructura general que presentan las unidades, con el propósito de que cada responsable evalúe la actividad a su cargo. Particular significación hemos otorgado al Área que tiene a su cargo la administración de los almacenes y el cumplimiento de las normas inherentes a esta actividad.
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MINISTERIO DE SALUD PÚBLICA
GUÍA DE AUTOCONTROL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA
EMPRESAS DEL SNS-AÑO 2015
Parte No. I - ASPECTOS A VERIFICAR POR COMPONENTES Y NORMAS
COMPONENTE «AMBIENTE DE CONTROL»
NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual
1. Están elaborados los objetivos de trabajo y plan anual de actividades de la entidad.
2. Cada unidad organizativa (área) cuenta con sus objetivos de trabajo y plan anual de actividades, y este está en correspondencia con el de la entidad.
3. Se analiza el cumplimiento de la planeación y se adoptan las medidas que correspondan
4. Cada cuadro, funcionario y especialista tiene el plan de trabajo individual elaborado, teniendo presente el plan de trabajo mensual del nivel de dirección a que se subordina.
5. El jefe inmediato superior revisa, aprueba y analiza el cumplimiento del plan aprobado.
Integridad y valores éticos
6. Tienen definidos los valores éticos que deben cumplir los directivos superiores, directivos, ejecutivos, funcionarios y demás trabajadores de la entidad.
7. Se conoce por los trabajadores. y aplica el Reglamento Disciplinario aprobado.
Idoneidad Demostrada
8. Está creado el comité de expertos y se conservan las actas de las reuniones.
9. Cada trabajador conoce las funciones o tareas asignadas o inherentes a su contenido real o específico de trabajo.
10. Está elaborado el Plan Individual de Capacitación a partir de la determinación de las necesidades de preparación de cada trabajador o grupo de ellos de acuerdo a sus categorías, perfil ocupacional o profesiones.
11. Está elaborado el Plan Anual de Capacitación que dé respuesta a las necesidades del Plan Individual.
12. En el Plan de Capacitación incluyen acciones o cursos dirigidos al personal de las áreas de: Comercial,
13. Administración
14. Logística y Almacenes
15. Recursos Humanos
16. Contabilidad, Finanzas y Costo
17. Subsistemas de Contabilidad
18. Mantenimiento
19. El cumplimiento del Plan de Capacitación se evalúa trimestralmente
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NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
por la dirección de la entidad.
Estructura organizativa y asignación de autoridad y responsabilidad
20. Poseen el organigrama de la entidad, que se corresponde con la estructura organizativa de la entidad y sus necesidades.
21. Identificados los procesos, actividades y sus responsables, a partir de las funciones de la entidad, para dar cumplimiento a los objetivos trazados.
Elaborado y aprobado por la máxima dirección de la entidad:
22. El Manual de Organización y Funcionamiento Interno donde se establecen las funciones y relaciones entre las áreas de la estructura, y los Subsistemas Generales del Sistema de Control Interno.
23. Los Manuales de Organización y Procedimientos de las Áreas fundamentales de trabajo donde se relacionan los procedimientos administrativos a seguir en cada uno de los procesos y puestos de trabajo de acuerdo a las actividades que desarrollan.
Cuenta la entidad con los documentos siguientes:
24. El Reglamento Funcional de la entidad.
25. El Reglamento Disciplinario Interno
26. El Convenio Colectivo de Trabajo
27. Elaborado y actualizado el plan de seguridad informática de acuerdo a la legislación vigente.
Políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos
28. Tienen los procedimientos para cumplir las políticas y prácticas en la gestión de los recursos humanos, captación, selección y aprobación del personal.
29. Está elaborado y se cumple un programa de Salud y Seguridad de los Trabajadores.
COMPONENTE «GESTIÓN Y PREVENCIÓN DE RIESGOS»
NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
Identificación del riesgo y Detección del Cambio
30. En cada Área de Responsabilidad están identificados los riesgos de cada proceso, clasificados por actividades y operaciones que pueden afectar el cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad.
31. Existe evidencia de que la identificación y evaluación de los riesgos se realizaron de conjunto con los trabajadores.
Determinación de los Objetivos de Control
32. Están definidos los objetivos de control que se desean alcanzar en la entidad a partir de los riesgos identificados.
33. Existe evidencia de que la determinación de los objetivos de control se realizó de conjunto con los trabajadores.
Prevención de riesgos
34. Está elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de la entidad, a partir de los riesgos más relevantes contenidos en los respectivos Planes de Prevención de Riesgos de las áreas.
35. Está elaborado el Plan de Prevención de Riesgos de las Áreas de
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NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
Responsabilidad.
Se consideran en el Plan de Prevención de las áreas los riesgos más relevantes relacionados con:
36. La seguridad informática
37. El control de los recursos en: almacenes, mantenimiento, y producción.
38. La actividad Comercial
39. El control de facturas y facturación
40. La contratación
41. La actuación ética
42. Existe evidencia documental de que el Plan de Prevención de Riesgos está aprobado por el Consejo de Dirección y los trabajadores.
43. Se analiza y actualiza, periódicamente, el Plan de Prevención con la participación de los trabajadores, dejando evidencia documental de estas acciones.
COMPONENTE «ACTIVIDADES DE CONTROL»
NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
Coordinación entre áreas, separación de tareas y responsabilidades y niveles de autorización
44. Se garantiza la división de funciones y la contrapartida en las tareas y responsabilidades esenciales, relativas al tratamiento, autorización y registro de recursos materiales y financieros y a la revisión de las transacciones económicas de compra y venta y los cobros y pagos.
45. Están definidas y controladas por la dirección las firmas autorizadas para las diferentes transacciones y operaciones de la entidad.
46. Existe un levantamiento de las relaciones de familiaridad.
47. Está elaborado el plan de acción para dar solución a las relaciones de familiaridad cuando se afecta la contrapartida.
Documentación, registro oportuno y adecuado de las transacciones y hechos
48. Las operaciones con recursos materiales y financieros y las transacciones de compra y venta de mercancías y servicios y los cobros y pagos, y demás hechos económicos cuentan con un soporte documental demostrativo, que garantice la trazabilidad de las mismas.
49. Está implantado el Sistema de Costo por Áreas de Responsabilidad.
50. Los resultados obtenidos en el Costo se utilizan como herramienta de dirección.
Acceso restringido a los recursos, activos y registros
51. Están definidos los niveles de accesos a los recursos y registros de la entidad.
Rotación del personal en las tareas claves
52. Existe un plan de rotación del personal que tiene a cargo las tareas con mayor probabilidad de comisión de irregularidades.
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NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
53. Existe evidencia documental de la rotación sistemática del personal en dichas tareas.
54. En el caso de contar con pocos trabajadores y dificultarse el cumplimiento de esta norma, se aumenta la periodicidad de las acciones de supervisión y control.
Control de las Tecnologías de la Información
55. Existe evidencia de que se realizan controles para comprobar que se cumple el Plan de Seguridad Informática de la entidad.
56. Los sistemas contables financieros utilizados cuentan con el certificado actualizado emitido por la entidad autorizada.
57. Se realizan inspecciones sorpresivas para detectar entre otros aspectos
58. a. Las extracciones o préstamos no autorizados de bienes informáticos.
59. b. El control y uso adecuado de los servicios informáticos y telefónicos.
Indicadores de rendimiento y de desempeño
60. Están establecidos indicadores cualitativos y cuantitativos para medir el desempeño del personal.
61. Están establecidos indicadores cualitativos y cuantitativos para medir el rendimiento de los recursos.
62. Existe evidencia de la aplicación y análisis de los indicadores de desempeño del personal.
63. Existe evidencia de la aplicación y análisis de los indicadores de rendimiento de los recursos.
COMPONENTE «INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN»
NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
Sistema de información, flujo y canales de comunicación
64. Están elaborados los flujos de información de cada proceso.
65. Existen, aplican y funcionan adecuadamente los canales de comunicación existentes.
66. El sistema logra que la comunicación descendente, facilite que los
trabajadores conozcan y entiendan los objetivos de trabajo de la unidad.
67. El sistema logra que la comunicación ascendente, permita la mejora continua de la organización al retroalimentarse de la opinión de los trabajadores.
68. El sistema de información logra que la comunicación horizontal, garantice la ágil y rápida respuesta de los problemas que se presentan en los diferentes procesos y fortalece el trabajo en grupo y el desarrollo de la inteligencia colectiva.
Contenido, calidad y responsabilidad
69. Se aplican las políticas establecidas para garantizar la calidad de la información relevante, su organización y conservación, que permita ser auditada.
Rendición de cuentas
70. Está planificado el proceso de rendición de cuentas y existe evidencia de dichas acciones.
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NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
71. Los cuadros y funcionarios informan de forma integral acerca de la probidad de su gestión y toma de decisiones.
COMPONENTE «SUPERVISIÓN Y MONITOREO»
NO. ASPECTOS A VERIFICAR SÍ NO NP
Evaluación y determinación de la eficacia del Sistema de Control Interno
72. Está conformado el expediente de acciones de control de acuerdo con lo establecido en la legislación vigente.
73. Existe evidencia del análisis con los trabajadores de los resultados de las acciones realizadas de control internas y externas
74. Se elaboró el plan de medidas correspondiente.
75. Se realizan periódicamente autoevaluaciones del sistema de control interno y se deja evidencia documental de sus análisis con los trabajadores.
76. Se controla la aplicación del Sistema de Control Interno en las unidades subordinadas.
77. De existir auditores internos han elaborado un plan de auditoría interna que se cumple.
78. Se cumple con lo establecido en cuanto a consultar con la Unidad de Auditoría que ejecuta el trabajo, las medidas disciplinarias que se propone adoptar.
79. Se consulta con la unidad de auditoría el Plan de Medidas para eliminar las deficiencias detectadas en las acciones de control.
80. Se aplican las medidas disciplinarias pertinentes, en los casos que corresponda a los responsables colaterales, cuya inacción facilitó la ocurrencia de indisciplinas, ilegalidades y actos de corrupción.
81. Se informa a la unidad de auditoría que ejecutó la acción de control, el estado de cumplimiento de las medidas en el término establecido en la legislación vigente.
Comité de prevención y control
82. Está constituido el Comité de Prevención y Control.
83. El Comité de Prevención y Control está dirigido por la máxima autoridad y lo integran funcionarios y trabajadores que gocen de respeto en el colectivo por sus conocimientos y experiencia, así como asesores jurídicos y el auditor interno en las estructuras que corresponda.
84. Existe evidencia documental del cronograma de reuniones, así como de los temas tratados, acuerdos adoptados y el seguimiento de los mismos en sus sesiones de trabajo.
85. Se analizan los casos de indisciplinas, ilegalidades y presuntos hechos delictivos y de corrupción y se aplican las medidas disciplinarias pertinentes.
86. Los hechos o conductas que pueden ser constitutivas de delitos, se dan a conocer a las autoridades correspondientes, independientemente de la medida disciplinaria que se decida imponérsele al infractor.
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Parte No. II – OTROS ASPECTOS DEL CONTRIOL INTERNO A
VERIFICAR .(Forma parte del Componente Actividades de Control
en la Norma Documentación, registro oportuno y adecuado de las
transacciones).
DIRECCIÓN SI NO NP
87.
Solicitar y revisar en el Expediente de Acciones de Control :
Relación de los documentos que contiene,
Informes de auditorías y supervisiones,
Planes de medidas de cada una,
Por muestreo verificar el cumplimiento de las medidas.
88. Está constituida la Comisión de Divisas. Ver el Acta.
89.
Está constituida la Comisión por la Eficiencia y el Uso Racional de los
Recursos u otra con similar objetivo.
Aspectos de Control Interno
90.
Están separadas las funciones de emisión de la Orden de Despacho, entrega
de las mercancías, facturación, gestión de cobro y contabilización.
91.
Están separadas las funciones de Recepción en el Almacén, de Autorización
del Pago y de Firma del instrumento de pago.
Del Comité de Contratación y de Compras - Pagos
Compras a Personas Jurídicas (entidades estatales). Comprobar :
92. En las Actas el control consecutivo de los acuerdos.
93.
Por muestreo en el Control de Cheques o en el Expedientes de
Proveedores verificar, si las compras del último trimestre se
corresponden con los acuerdos del Comité.
94.
El Comité conoce y ejerce acciones de supervisión y control sobre la
preparación, confección y pago de la Nómina .
Compras a Personas Naturales (Privados). En las Actas verificar:
95.
Si las solicitudes de compras de mercancías y servicios a Privados se
atienden y aprueban en el Comité.
96.
Si en las propuestas de compras a Privados se presentan al menos
tres (3) ofertas por solicitud para licitación por el Comité.
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97.
Si las ofertas son presentadas y defendidas en el Comité por los
propios cuentapropistas o cooperativistas.
Del Contrato Económico
Por los Expedientes de Proveedores o por el “Control de Cheques
Emitidos” y el “Registro de Cheques en Divisa”, comprobar :
98. Que exista un Contrato Económico firmado con cada proveedor.
99.
Que la persona que ordena los pagos o confecciona los cheques y
transferencias bancarias tenga la relación de contratos firmados.
100.
Que el jefe del Área de Contabilidad o Economía posea evidencia de
las cláusulas que tratan: formas y términos de pago, diferencias en
recepción, reclamaciones y otros aspectos relacionados con su
trabajo.
Por los Expedientes de Clientes o por el Registro de Ventas o de
facturas emitidas, comprobar :
101. Que exista un Contrato Económico firmado con cada cliente.
102.
Que la persona que gestiona o controla los cobros tenga la relación
de contratos firmados.
103.
Que el jefe del Área de Contabilidad, Finanzas o Economía posea
evidencia de las cláusulas que tratan: formas y términos de pago,
diferencias en recepción, reclamaciones y otros aspectos relacionados
con su trabajo.
Escoger algunos expedientes de contratos con personas jurídicas
(entidades) o naturales (privados) y verificar :
104.
La identificación completa de las partes contratantes incluyendo los
representantes acreditados para firmar contratos.
105.
Número, fecha, vigencia, nombre y apellidos y firma de los
representantes.
106.
Que estén correctamente confeccionados, no tengan borrones o
enmiendas.
107.
La evidencia escrita de la Certificación jurídica declarando la
existencia de los documentos de amparo legal del proveedor.
En los Contratos con Personas Naturales (trabajadores por cuenta
propia) verificar:
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108.
Si en las ofertas de mercancías se detallan suficientemente los
indicadores de calidad y precios.
109.
Si en las ofertas de servicios de reparación y mantenimiento de
equipos, medios de transporte e inmuebles y en las construcciones,
se detallan suficientemente, las partes, objetos de obra, acciones,
mano de obra etc., los parámetros de calidad, garantía y los precios de
cada/u.
110.
Se detalla suficientemente por cuenta de quién corren las partes,
piezas y materiales de los servicios contratados.
111. Si las ofertas posen el detalle de los productos o servicios y el precio
DEL CONSEJO ECONÓMICO
112. Comprobar mediante las Actas la celebración mensual del Consejo.
En las Actas verificar si son temas obligados en cada Consejo:
113. Análisis del cumplimiento del Plan Económico en sus diferentes categorías
114. Evaluación de los indicadores establecidos para cada actividad y generales.
115. Evaluación del Costo por peso y/o por unidad de producción o venta.
116.
Las Cuentas por Cobrar a Clientes, las Diversas y los Pagos Anticipados son
analizados en el Consejo de Dirección y/o Económico.
117.
Resultados del Plan por la Eficiencia y el Uso Racional de los Recursos u
otro con similar objetivo. Particularizando el consumo material y la energía.
118.
Cumplimiento del Inventario General Anual y los conteos físicos
periódicos del llamado 10%. En las Farmacias Comunitarias es mensual
119.
Cumplimiento de la Inst. Gral. No. 206 referido al Destino Final de los
recursos que salen del almacén.
120.
Análisis trimestral de la Disciplina Laboral en general y por categorías y
grupos o áreas de riesgo
121.
En fecha oportuna al cumplimiento informar de la marcha del proceso y
finalmente el resultado de la evaluación de los trabajadores.
122. Revisar el control consecutivo de los acuerdos y el cumplimiento.
Comprobación del Destino Final IG No. 206
Están creadas por, la Dirección de la entidad, las comisiones para la
comprobación del “destino final” de:
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123. Materias Primas y Materiales
124. Mercancías para la Venta
125. Alimentos
126. Fondos Fijos
127. Materiales de Mantenimiento
128. Estas revisiones se realizan mensualmente y en forma sorpresiva.
129. Están habilitados los files por temáticas.
130.
De estar habilitados los files, contienen el informe mensual por cada
comprobación realizada así como los papeles de trabajo que sustentan el
mismo
131.
Se ha aplicado el Decreto Ley No. 249 de 2007 sobre Responsabilidad
Material de los dirigentes, funcionarios y demás trabajadores, a los autores
de daños materiales detectados por estas revisiones siempre y cuando el
hecho, al carecer de peligrosidad social por la escasa entidad de sus
consecuencias y las condiciones personales de su autor, no sea constitutivo
de delito
Área de Producción
132.
Tienen implantada la Orden de Producción, Servicio, o documento similar
para ese propósito.
133.
La Orden se relaciona mediante referencia cruzada con el modelo Vale de
Entrega o Devolución que ampara la entrega de las materias primas y
materiales. Comprobar por muestreo.
134.
La Orden se relaciona mediante referencia cruzada con el modelo Entrega
de Productos Terminados al Almacén, que ampara la entrega de los
productos terminados al Almacén. Comprobar por muestreo.
135.
Existen cartas tecnológicas para los productos y/o servicios que se fabrican
en la entidad.
136.
Tienen establecidas las normas de consumo para los productos y/o servicios
que se elaboran.
137.
Se analizan las desviaciones que existen entre lo normado y el real obtenido
en el proceso productivo, en las partidas Materias Primas y Materiales,
Salario, Gastos Indirectos, etc.
Área de Comercialización
138. Tienen implantada la Orden de Despacho a los clientes.
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139.
Entregan copia de la Orden a Contabilidad o Finanzas al objeto de conciliar
la factura.
140.
La Orden se relaciona mediante referencia cruzada con la Factura emitida.
Comprobar por muestreo.
Precios
141.
Los productos y servicios que se comercializan tienen precios aprobados por
el nivel que corresponde.
Área de Facturación
142.
Hay control de las facturas sin utilizar (en blanco), las canceladas y las
emitidas.
143.
Se garantiza la entrega de las facturas despachadas al Área de Contabilidad
y/o Finanzas para ejercer el cobro y contabilización.
ÁREA DE FINANZAS
Cuentas por Cobrar
144.
Se concilian las facturas emitidas, con el control de facturas entregadas a
facturación, antes de archivarlas en el expediente de clientes, para
comprobar que no hayan saltos en el consecutivo.
145.
Existe un expediente por cliente y estos a su vez contienen la documentación
establecida y/o necesaria para las gestiones de cobro.
146.
Se realizan las conciliaciones con los clientes de las cuentas pendientes de
cobro, dejando evidencia documental de las gestiones de cobro efectuadas.
147.
Existe evidencia probatoria de las facturas cobradas y contabilizadas y las
pendientes (Cuentas por cobrar).
148. Se controlan las Cuentas por Cobrar por edades.
149.
Existen Cuentas por Cobrar fuera de término pactado, generalmente 30
días.
150.
Están debidamente aprobadas por la autoridad facultada, las devoluciones
de las ventas y el destino final de los productos o artículos devueltos.
151.
Existen mecanismos para controlar y sustentar por los documentos
correspondientes los pagos anticipados, así como su envejecimiento y
causas.
Cuentas por Pagar
152.
Existe un expediente por proveedor y estos a su vez contienen la
documentación establecida.(Informe de Recepción, Factura)
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153.
Se sustentan debidamente, por facturas comerciales realmente recibidas del
proveedor y por los informes de recepción; los saldos de las cuentas por
pagar.
154.
Se realizan las conciliaciones con los proveedores de las cuentas pendientes
de pago.
155. Se controlan las Cuentas por Pagar por edades
156.
Existen Cuentas por Pagar con saldos superiores a lo pactado, generalmente
30 días. Puede haber otro término.
157.
Se controlan, concilian y sustentan por los documentos correspondientes los
cobros anticipados; así como se analiza su envejecimiento y causas.
Particular atención en Óptica
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN O SERVICIO
Área de Dietética
158.
Verificar en el modelo Alimentos a Confeccionar si la cantidad de
raciones coincide con los partes de comensales.
159.
Si los per-cápita utilizados en el modelo Alimentos a Confeccionar
son los establecidos. Revisar el cálculo
160.
Comprobar en el Vale de Solicitud - Entrega o Devolución o similar en
uso, que los productos extraídos del almacén coinciden con la Dieta
Básica de la Semana y la cantidad con la determinada en el cálculo
de los Alimentos a Confeccionar.
161. Revisar la veracidad del Control Diario de Menúes Servidos contra
los controles del comedor.
Cobro del Comedor
162.
Los comprobantes de cobro, están foliados y se entregan al cobrador por
persona del Dpto. de contabilidad mediante documento firmado por las
partes.
163. El ingreso se liquida diariamente en la caja de la unidad.
164. Por muestreo de liquidaciones, sumar los comprobantes, revisar el
consecutivo con el control de entrega de Contabilidad y cuadrar con el
depósito en banco.
165. Conciliar la relación entre el Resumen de Raciones Vendidas o Servidas en
el comedor obrero a trabajadores estudiantes y otros con la recaudación del
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período analizado.
ÁREA DE ADMINISTRACIÓN O COMERCIAL ( La que administra
los almacenes)
Inventario General Anual y Conteos Periódicos del 10%.
166.
Está elaborada la Programación Anual de Inventarios Generales y
Conteos Periódicos del 10% en los Almacenes de: Materias Primas y
Materiales
167. Mercancías para la Venta
168. Productos Terminados.
169. Alimentos
170.
Se cumple, con evidencia escrita en las Tarjetas de Estiba y
Submayor, la ejecución de Inventarios Generales Anuales en los
Almacenes de: Materias Primas y Materiales
171. Mercancías para la Venta
172. Productos Terminados
173. Alimentos
174.
Se efectúa el Inventario General al producirse la sustitución del
responsable de almacenes, y Áreas de Responsabilidad. IG. No. 175
175.
Las hojas con las relaciones de productos para el Conteo Físico
tienen el saldo en existencia de los Submayores.( No lo deben tener.
Realizar el conteo físico a “Ciegas”)
176.
Se realiza el Inventario General Anual por el “Método de Doble Conteo
y un Tercero en caso de Diferencia”.
177.
Se cumple, con evidencia escrita en las Tarjetas de Estiba, la
ejecución de los Conteos Físicos, semanales, del 10% de las
existencias en los Almacenes de: Materias Primas y Materiales
178. Mercancías para la Venta
179. Productos Terminados
180. Alimentos el 100%
Control de Inventarios
Verificar en el Almacén
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181.
Los almacenes tienen las condiciones de seguridad, orden y limpieza
requeridas.
182. Cuenta con medios de pesaje y medición certificados.
183.
El personal de los almacenes tiene firmadas las Actas de
Responsabilidad Material. El original se archiva en Contabilidad.
184.
Se cuentan, miden y pesan, según corresponda, los productos
recibidos en el almacén emitiendo el Informe de Recepción.
185.
El encargado del almacén no tiene acceso al documento del
suministrador, o sea, hace la Recepción a Ciega. Excepto cuando un
representante del proveedor entrega la mercancía.
186.
Cuando hay diferencias en recepción, averías o roturas se notifican
y/o reclaman al proveedor de acuerdo a lo pactado en el Contrato.
187.
Cuando hay diferencias en recepción, averías o roturas imputables al
transportista se notifican y/o reclaman al mismo de acuerdo a lo
pactado en el Contrato.
188.
Están organizados internamente los pedidos y despachos por días
para cada área de trabajo.
189
Las Tarjetas de Estiba están actualizadas y colocadas junto a los
productos almacenados o en lugar próximo a los que se encuentren a
la intemperie o destilen sustancias que las deterioren.
190.
Diariamente, en la sesión de la tarde o al final de los despachos, el
personal del almacén cuadra las existencias físicas que tuvieron
movimiento contra los saldos de las Tarjetas de Estiba.
191.
El personal del almacén, después de anotado el movimiento, informa
la existencia de cada producto en los modelos de entradas y salidas,
192. Los inventarios recibidos de Donación se controlan separadamente.
193. Los inventarios ociosos se controlan separadamente.
Determinación y Venta de Inventarios Ociosos (I. G. No, 253)
194. Esta nombrado el Gestor de Inventarios.
195. Están determinados los inventarios de lento movimiento y los ociosos.
Se han realizado gestiones de venta de acuerdo al orden de prelación
establecido:
16
196.
Entre las entidades de Subordinación Nacional y entre las de Sub.
Provincial y entre las entidades de ambos niveles todas del SNS.
197. En coordinación con el MINCIN en entidades fuera del SNS.
198.
En el 2015 se ha logrado disminuir el saldo de los inventarios ociosos
en un _______%
199. Los declarados no comercializables se han disminuido en ______%
CONTABILIDAD - SUBSISTEMAS DE CONTROL ECONÓMICO. -
Programación Anual de Inventarios Generales.
200.
Está elaborada la Programación Anual de Inventarios Generales en
los: Activos Fijos Tangibles y
201. Fondos Fijos.
202.
Está elaborada la Programación Anual de Conteos Periódicos del
10% en los: Activos Fijos Tangibles y
203. Fondos Fijos.
204.
Se cumple, con evidencia escrita en las actas, la ejecución Anual de
Inventarios Generales en los: Activos Fijos Tangibles y
205. Fondos Fijos.
206.
Se efectúa el Inventario General al producirse la sustitución del
responsable de las Áreas de Responsabilidad. IG. - No. 175.
207.
Se cumple, con evidencia escrita en las Actas, la ejecución de los
Conteos Físicos semanales del 10%, en: Activos Fijos Tangibles y
208. Fondos Fijos.
El personal del Área de Contabilidad:
209.
Realiza los Conteos Físicos semanales del 10% de los productos
almacenados. Alimentos 100%.
210.
Participa con el personal que administra los almacenes en el
Inventario General Anual, total o parcial por cuenta y/o subcuenta.
211.
Asesora, supervisa y garantiza la calidad del proceso de inventario,
exigiendo que se realice por el “Método de Doble Conteo y un Tercero
en caso de Diferencia”.
Facturación:
17
212.
Las Facturas en blanco se entregan al Área de Facturación mediante el
control consecutivo por documento escrito y firmado por las partes.
213.
Se controlan las facturas emitidas, las emitidas y canceladas y las
canceladas. Están archivadas todas las copias de estas.
Activos Fijos Tangibles
214.
Están establecidos y actualizados los modelos de Control de Activos Fijos
Tangibles por áreas de Responsabilidad.
215.
Cada responsable de área tiene firmada y actualizada el Acta de
Responsabilidad Material de los Activos Fijos Tangibles que están bajo su
custodia. El original se archiva en Contabilidad.
216. Existe evidencia de todos los movimientos de Activos Fijos Tangibles.
217.
Los movimientos de baja de Activos Fijos Tangibles tienen el dictamen
técnico en los casos que corresponde.
218. Se conoce el destino final de los Activos Fijos Tangibles dados de baja.
219.
Existe autorización por los niveles competentes para el desarme de Activos
Fijos Tangibles destinados para chatarra.
220.
Está establecido un mecanismo para controlar los Activos Fijos Tangibles
enviados a reparar.
221.
Están conciliados los Activos Fijos Tangibles de todas las áreas de la
entidad, con el área de Contabilidad. Revisar.
222
Los Activos Fijos Tangibles se controlan en Tarjetas Submayores habilitados
al efecto y están actualizados.
223.
El importe del Control de AFT cuadra con el saldo (suma) de las
Tarjetas Submayor de cada Área de Responsabilidad.
224.
El importe total de las Tarjetas Submayor de cada grupo cuadra con el
saldo de las sub cuentas (Submayor) por grupo de AFT.
225.
El saldo de las sub cuentas por grupo cuadra con el saldo de la
cuenta control de AFT.
226. Está habilitado y actualizado el Registro de Depreciación.
227.
Los valores de los Activos Fijos Tangibles se deprecian mensualmente de
acuerdo con las regulaciones vigentes y sobre la base de las tasas
establecidas para su reposición.
228.
Cuando procede dicha depreciación se aporta al Presupuesto del Estado
correctamente y en el plazo fijado.
18
229.
Las bajas, ventas y traslado de Activos Fijos Tangibles están aprobados por
los funcionarios autorizados.
Contabilidad – Subsistema de Inventarios en Almacenes
230.
El personal del almacén no tiene acceso a los registros contables, ni a los
Submayores de Control de Inventarios.
231.
Se controlan las existencias del almacén, en unidades físicas y valor, a
través del Submayor de Inventario.
232.
Las existencias de cada producto en los modelos de entradas y salidas, son
cotejadas diariamente con las de los Submayores de Inventario, para
localizar las diferencias.
233. Se ejecuta el Cuadre Diario en Valores por el Área de Contabilidad.
234.
El área Contable revisa los precios y cálculos de los productos
recepcionados.
235.
Se incluyen en el valor de los inventarios los aranceles y otros gastos de
manipulación pagados.
236.
Se notifican a los suministradores o a los transportistas las reclamaciones
originadas por errores en precios y cálculos al primero y por averías o roturas
en ambos.
237. Se controlan las Transferencias entre Almacenes.
238.
Están amparadas las transferencias de productos entre los almacenes de la
entidad por el modelo establecido o similar. Verificar entre el almacén y la
farmacia.
239.
Se realizan los ajustes que corresponden a partir de los resultados de los
inventarios físicos realizados, cuando proceden.
240.
Los inventarios recibidos en “consignación”, los adquiridos en “CUC” y los de
Donación se controlan separadamente.
241.
Los inventarios ociosos se controlan separadamente y se activan las
gestiones para su eliminación.
242.
Se utiliza la factura y el Informe de Recepción para sustentar la emisión del
instrumento de pago.
Contabilidad – Control de Inventario en Uso- Fondo Fijo
243.
Se controlan los Útiles y Herramientas en Uso mediante Actas firmadas por
los responsables de las Áreas de Trabajo.
244. Se entregan a las Áreas mediante la firma del Acta de Responsabilidad
19
Material. El original se archiva en Contabilidad.
245. Comprobar si las sumas de las Actas coinciden con lo contabilizado.
Contabilidad – Subsistema de Caja y Banco
Verificar en la Caja. (Resolución Nos. 324/94 y 101/11 del BNC,
BCC)
246.
Esta garantizado el máximo de seguridad en el local donde se guarda el dinero en efectivo:
- Enrejado en las puertas, ventanas y accesos de ventilación del exterior y/o del aire acondicionado central. - Seguridad en el techo y/o falso techo.
- En todos los casos disponer de caja de seguridad.
247.
El efectivo y valores equivalentes se mantienen en un lugar apropiado que
ofrezca garantía contra robos, incendios, etc.
248. El cajero es el único que posee la combinación de la caja fuerte.
249. Se cambia la combinación de la caja por movimiento del cajero.
250.
La combinación de la caja fuerte de la entidad, se encuentra bajo el poder del
director, la OCIC o en otro lugar seguro determinado por la dirección.
251.
El cajero tiene firmada el Acta de Responsabilidad Material por la custodia
del efectivo y demás valores depositados en la caja y dicha acta se
encuentra guardada en el Área de Contabilidad.
252. Tienen un documento que establece el fondo autorizado para la caja.
253.
Se efectúa el arqueo de los fondos y valores de caja al producirse la
sustitución del cajero. (IG-175)
254. Está actualizada la autorización del acceso a la caja.
255.
Posee la autorización del personal facultado para ordenar pagos y otras
operaciones con los fondos de caja.
256.
El cajero no custodia recursos monetarios ajenos a la entidad, ni talonarios
de cheques en blanco.
257.
La suma del efectivo en caja más los documentos pagados y no
reembolsados coinciden con el fondo autorizado. (Arqueo)
258.
Los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo para Pagos Menores, así
como los justificantes provisionales del efectivo entregado como anticipo (con
excepción de los anticipos de gastos de viajes); se formalizan a través del
modelo Vale para Pagos Menores.
259. Los vales pagados poseen el justificante que lo ampara. Éstos son legibles y
20
no poseen borrones ni tachaduras.
260.
Verificar que no existen pagos en efectivo superiores a $500. excepto para
Dietas.
261.
Son verificados el importe de los ingresos cobrados en efectivo y se
corresponden con la suma de los documentos justificantes.
262.
Se emite el modelo “Recibo de Efectivo” para formalizar los cobros que se
realizan en efectivo.
263.
Los recibos de efectivo están numerados previamente por el área
económica.
264.
Tienen establecido un modelo para la recepción del efectivo por concepto de
ingresos de Comedores y Cafeterías y otros.
265.
Se controla que los cobros en efectivo procedentes de ingresos, no se
utilicen para efectuar pagos.
266. Existe personal autorizado para aprobar los anticipos para dietas.
267.
Se efectúan las liquidaciones de las dietas y otros gastos en que incurran los
dirigentes, funcionarios y demás trabajadores, a través del modelo de
Anticipo y Liquidación de Gastos de Viaje.
268.
Se controla que no se entreguen Anticipos para Gastos de Viaje a
trabajadores que tengan pendiente de liquidar otro anticipo.
269.
Existen controles mediante documentos firmados por las partes, para la
entrega de las nóminas y del efectivo para el pago y para su liquidación, a los
establecimientos y unidades subordinadas.
270.
Tienen establecido el “Control de Recepción y Entrega de Cheques, Tarjetas
de Pago y de Combustibles” y otros documentos de valor depositados en la
caja.
271.
Tienen habilitado el Registro del Movimiento de Caja en CUP y CUC. (CC
29/97)
Control de las Tarjetas Magnéticas de Combustible.
272.
Las tarjetas magnéticas de combustibles se custodian en la caja de la
entidad.
273.
Están definidas por escrito las personas autorizadas a realizar la carga
de las tarjetas.
274.
Se entregan los comprobantes que avalen el consumo total de
combustible al final de cada mes y estos están firmados al dorso por el
chofer del vehículo y contiene el número de chapa del auto que fue
21
serviciado.
275. Se liquida el consumo de combustible dentro del mes.
Medidas de Seguridad para Proteger el Dinero Efectivo en el Pago de Nóminas
276. Se asigna un transporte al cajero (a) para extraer el dinero.
277.
Se compaña al cajero (a) de dos custodios, del cuerpo de Seguridad y
Protección o miembros del Consejo de Dirección.
278.
La entidad ha gestionado los servicios de Trasval para el traslado del
dinero efectivo del banco a la caja.
279.
Se utiliza el “tiempo mínimo necesario” para la extracción del efectivo y
preparar el pago; máximo de tres días.
280.
Concluida la preparación, se efectúa el pago en el “tiempo mínimo
necesario” (uno o dos días).
281.
Por el tiempo que el dinero permanece en la caja se ubican de forma
permanente dos custodios en la entrada de la misma, sean del cuerpo
de Seguridad y Protección o miembros del Consejo de Dirección.
282. Previo al pago se cuadra el dinero extraído.
283.
En la distribución del Pago a Terceros se cumple: - Entrega a las personas autorizadas, - Nóminas acompañadas de los sobres con el efectivo, - Mediante escrito firmado por las partes,
- Relación de los documentos y cantidad de sobres.
Verificar en Contabilidad:
284. Se controlan los Recibos de Efectivo que se encuentran en poder del cajero.
285. El registro de control de anticipos está actualizado.
286. La liquidación de anticipos se realiza en la fecha establecida.
287.
Los salarios no reclamados y los indebidos así como los Anticipos de Gastos
de Viaje liquidados, se reintegran y liquidan dentro de los términos
establecidos.
288.
Se realiza reembolso del fondo para pagos menores al cierre del mes y de
acuerdo con lo establecido para tales efectos.
289.
Los Vales para Pagos Menores y sus justificantes son cancelados con el
cuño de PAGADO al reembolsarse.
22
290.
Se realizan arqueos al efectivo en caja al término de cada mes. Incluye todos
los Fondos y valores en caja.
291.
Se realizan arqueos al efectivo en caja de forma sorpresiva. Incluye todos los
Fondos y valores en caja.
Banco – Verificar en Contabilidad
292. Los talonarios de cheques eh blanco se controlan por el consecutivo.
293.
Los talonarios de cheques en blanco se entregan a la persona que los
confecciona mediante un registro firmado por las partes.
294.
Se revisan los documentos que dan origen a los cheques antes de
firmarlos.( Facturas, Nóminas, Reembolsos u otro)
295.
Se controla que las personas autorizadas a firmar cheques no
contabilicen dichas operaciones.
296.
Tienen establecido el modelo SC-3-07 – “Control de Cheques
Emitidos” para el registro de los cheques emitidos, cargados por el
banco, caducados y cancelados. Identifican las facturas que liquidan.
297.
Los cheques después de anotados en el Control de Cheques Emitidos
se entregan a la Caja para su custodia y entrega.
Pago a privados (trabajadores por cuenta propia):
298.
Por el Control de Cheques Emitidos verificar si los pagos a privados
están amparados por Contratos Económicos.
299.
Cuando las partes, piezas y materiales corren por cuenta del
cuentapropista en el Expediente de Pago están las facturas por la
compra de los mismos.
300.
Las operaciones de las cuentas bancarias se concilian periódicamente
y se deja evidencia de los resultados. Al menos semanal o mensual
en dependencia del volumen de operaciones.
Contabilidad – Subsistema de Nómina
En Recursos Humanos - Confección de la Pre nómina.
301.
Los nombramientos, modificaciones y bajas se reportan a Contabilidad
en el Movimiento de Nómina.
302. Se entregan al Área de Contabilidad los mandatos de pagos a través
del modelo de Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y
23
Subsidios por esos conceptos.
303.
El Área de Recursos Humanos asignó a un trabajador la custodia del
Tarjetero así como la responsabilidad de anotar, según ocurra, el
horario de entrada y salida y las incidencias de los trabajadores.
304.
Comprobar que la información que se reporta en la Prenómina es
coincidente con las incidencias reportadas en el Control de Asistencia
y la Notificación de Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios.
305.
Verificar que los cálculos para determinar la cuantía de los pagos por
conceptos de subsidios y licencias de maternidad, son correctos y se
ajustan a lo establecido en la legislación vigente.
306.
Se entrega al Área de Contabilidad la Prenómina debidamente
firmada por los ejecutores y el jefe de Recursos Humanos.
307.
Revisan la Nómina previo a la confección del cheque, dejando
evidencia mediante firma.
En Contabilidad - Confección de la Nómina
308.
Existe separación de funciones entre la persona que confecciona la
nómina, la que emite el instrumento de pago y la que la registra.
309.
Se concilian los Movimiento de Nómina y la Notificación de
Vacaciones, Deducciones, Licencias y Subsidios con la Pre-nómina.
310.
Se confecciona el modelo SC-4-06 – “Nómina” a partir de las
incidencias reportadas en la Pre-nómina.
311.
Los trabajadores relacionados en la Nómina para ordenar el pago, se
corresponden con lo reportado en la Prenómina.
312.
Se realizan correctamente los cálculos para determinar el descuento
de los tiempos dejados de trabajar, a los efectos del pago de los
salarios.
Terminada la confección de la Nómina y previo al pago se realiza el
Acto conciliatorio, al objeto de que los jefes de Áreas de
Responsabilidad confirmen la veracidad de las Altas, Bajas y
Ausencias que se anotaron en la misma. Mostrar la evidencia escrita
del Acto conciliatorio:
313.
a) Cuando la Nómina se confecciona por Áreas de Responsabilidad,
Certifican mediante la firma al margen derecho de cada hoja.
314. b) Cuando la Nómina se confecciona por el consecutivo u otro orden,
mediante Certificación escrita de las altas, bajas Ausencias y
24
cantidad de trabajadores.
315.
Se presentan al Comité de Contratación y/o de Compras, las Nóminas
y los documentos primarios para la revisión por muestreo.
316.
El importe total de la Nómina a pagar es coincidente con el importe
reflejado en el cheque emitido por este concepto.
317.
En los sistemas de Nóminas con pagos por tarjetas y otros sistemas
similares, se coteja el listado de cantidades acreditadas a las tarjetas o
la cuenta de los trabajadores emitida por el banco, contra la Nómina
aprobada.
318. Comprobar que los salarios no cobrados fueron reintegrados.
319.
Las extracciones para pagos de salarios reintegrados y reclamados
son controladas y aprobadas previamente por el Área de Contabilidad.
320.
Están actualizados los Submayores de Vacaciones y el cuadre de la
suma de sus saldos con el de la cuenta control correspondiente.
321. Está actualizado el Registro de Salarios y Tiempo de Servicios.
Las Nóminas constan de los siguientes datos :
322.
Firma en el espacio “Recibido” de cada trabajador o de cada persona
autorizada por éste a efectuar el cobro, mediante documento
acreditativo, como constancia del mismo.
323.
Número del Reintegro y fecha de éste en el espacio “Recibido” de
cada salario indebido o no reclamado.
324.
Número del instrumento de extracción del efectivo para pago de la
Nómina.
Contabilidad, Registros y Estados Financieros
325.
Las operaciones contables y sus registros están actualizadas,
entendiéndose como tal que las operaciones se registren diariamente.
326. Los saldos de las cuentas se corresponden con los de su naturaleza.
327.
Se resume en el Mayor las operaciones que afectan las cuentas control, con
independencia de que el registro de las operaciones se efectúe de forma
manual, mecanizada o computarizada.
328.
Se adjuntan a los Comprobantes de Operaciones los documentos, papeles
de trabajo u otros justificantes que respalden aquellas operaciones que no se
recogen en ningún registro específico.
25
329.
Se analizan los gastos incurridos por elementos, así como cualquier otra
clasificación que se requiera; a través del modelo Análisis de Gastos.
330.
Se elaboran correctamente y en las fechas establecidas los Estados
Financieros.
Faltantes, Pérdidas y Sobrantes
331.
En los casos de faltantes, pérdidas o sobrantes de Activos Fijos Tangibles,
bienes materiales o recursos monetarios: se determinan éstos en unidades
físicas y en valor en aquellos casos en que solamente proceda legalmente; el
monto de la depreciación acumulada de los Activos Fijos Tangibles; las
causas y condiciones que les dieron lugar, investigaciones o comprobaciones
realizadas; y la denuncia en caso de faltantes, ante el órgano estatal
competente, forman parte del expediente.
332.
En unidades minoristas de farmacias y ópticas, en los inventarios generales
de mercancías para la venta, el importe de las diferencias se determina sólo
en valor. Por tratarse del sistema de Inventario Periódico.
333.
En los casos de mercancías por faltantes de Origen en las Operaciones de
Comercio Exterior, se cuenta con: la factura del proveedor; la certificación de
conocimiento de embarque; el certificado de supervisión de la mercancía en
Origen por una tercera entidad; la declaración de mercancía; el certificado
del pesaje por la Empresa de Servicios de Certificación y Pesaje de las
Cargas; el certificado de supervisión de la mercancía en Destino por una
tercera entidad; y la reclamación al proveedor o al seguro.
334.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar, se cuenta
con: el nombre del o de los clientes o suministradores; las causas por las que
no se efectuó el cobro o pago; la constancia de las gestiones realizadas para
el cobro; la certificación del suministrador de la no existencia del adeudo.
335.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a
faltantes de mercancías en la entrega que son transportadas por un tercero:
tiene constancia de las gestiones realizadas con éste y su resultado. De ser
imputable al transportista, siempre que lo haya firmado, se reconoce la
cuenta por cobrar a éste y se cancela el faltante.
336.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a
faltantes de mercancías en la entrega, por las transportaciones realizadas
con medios propios que no son responsabilidad del transportista: se tramita
el expediente de faltante de inventario.
337.
En los casos de cancelaciones de cuentas por cobrar y por pagar debido a
faltantes de mercancías en la entrega, que son faltantes de Origen y
responsabilidad del proveedor: se procede a la reclamación y se reconoce la
cuenta por cobrar contra la cuenta faltante, cerrando el expediente. Lo mismo
se hace cuando son mercancías cubiertas por el seguro.
26
338.
En el caso de consumo material o gastos no registrados en el año, se cuenta
con: los documentos que amparan los gastos; las causas por las que no se
efectuó el registro en su oportunidad; y el importe total.
339.
El expediente destinado para los ajustes, realizados a consecuencia de las
rebajas de precios , por pérdidas de calidad en los productos, cuenta con: las
actas detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados
para aprobar las citadas rebajas; y el importe total.
340.
Las pérdidas por baja de productos vencidos, cuentan con: las actas
detalladas y certificadas por los funcionarios e inspectores autorizados para
aprobarlas; un listado que contenga, para cada producto, la descripción, la
cantidad, el precio, el importe, la fecha de adquisición y la fecha de
vencimiento; el importe total de la pérdida, la certificación del destino de los
productos vencidos; y las gestiones realizadas por la entidad antes de su
fecha de vencimiento, pasa su utilización o venta.
341.
Se analizan las causas que generan las mermas y deterioros en exceso a las
normas técnicas; el importe de cada producto y el monto total de la
afectación.
342.
Las cancelaciones por adeudos con el órgano estatal o el Presupuesto del
Estado, que no son tramitadas oportunamente, cuentan con: el documento
primario que genera el adeudo; el importe total; y la certificación del
Ministerio de Finanzas y Precios o del órgano estatal que autorice la
cancelación del adeudo.
343.
Los errores contables de años anteriores, cuentan con: la evidencia
documental que sustente el error; el importe total; y el informe de causas y
condiciones que fundamenten los errores detectados.
344.
Cuando se detectan diferencias en los procesos de actualización o
depuración de la contabilidad, éstas cuentan con: la evidencia documental
que sustente el error; el importe total; y el informe de las causas y
condiciones que fundamente los errores detectados.
345.
Las pérdidas ocasionadas por situaciones excepcionales, cubiertas o no por
pólizas de seguro, tienen: el informe de las tasaciones certificadas por la
entidad competente; y el importe total.
346.
En el caso de detectarse un presunto hecho delictivo, se procede a la
realización de la denuncia policial teniendo en cuenta lo que establece la
legislación vigente.
Presupuesto
347.
Se elabora el modelo Balance de Ingresos y Gastos, como base de cálculo
para la planificación de indicadores seleccionados y los resultados
económico-financieros de las actividades empresariales estatales del país;
teniendo en cuenta lo que establece la legislación vigente.
27
348.
Se tiene en cuenta el modelo Base PAE-1, para detallar la información que
contienen las filas 03, 04, 08 y 35 del modelo PAE-1 Balance de Ingresos y
Gastos; teniendo en cuenta lo que establece la legislación vigente.
349
En la etapa de confección del plan se elabora el plan de aportes al
Presupuesto del Estado en el modelo establecido según lo legislado.
350.
Una vez aprobado y notificado el Presupuesto del Año al Organismo rector
de la actividad, se recibe de éste la Notificación de lo aprobado a la entidad.
351. El plan de aportes al Presupuesto se desglosa por meses según lo legislado.
352.
Al cierre de cada mes, se presenta el modelo Evaluación de la Ejecución del
Presupuesto en la Actividad Empresarial; teniendo en cuenta lo que
establece la legislación vigente.
353.
Se planificó el financiamiento para cubrir las reservas movilizativas
aprobadas para el año y fue desagregado por meses.
354.
Se cumple con el procedimiento establecido al solicitar los recursos
planificados para las reservas movilizativas.
355.
Fue planificado el subsidio de precio a los productos aprobados según las
ventas planificadas para el año. Se hizo el desglose por meses de los
productos y el importe a subsidiar.
356.
Se aplica el procedimiento establecido para el control del plan de subsidio
por diferencia de precio.
357.
Al cierre de cada mes, se presenta el modelo Desglose de Partidas; teniendo
en cuenta lo que establece la legislación vigente.
358.
Al cierre de cada año se elabora el modelo Liquidación de Transferencias a
la Actividad Empresarial; teniendo en cuenta lo que establece la legislación
vigente.
359.
Se elabora el modelo Liquidación del Plan Financiero de Inversiones de la
Actividad Empresarial; teniendo en cuenta lo que establece la legislación
vigente.
Seguridad y Protección
360. Está implementado el régimen de control de acceso
361. Existe un sistema de identificación personal para trabajadores y visitantes.
Planificación y Estadísticas
362.
Verificar que cuentan con la legislación actualizada sobre planificación tales
como: Directivas Específicas del MEP, Directivas emitidas por el MINSAP,
Indicaciones Metodológicas para la elaboración del Plan emitidas por el
MEP, los Lineamientos de la Política Económica y Social del Partido y la
28
Revolución aprobados en el VI Congreso del Partido Comunista de Cuba, la
Resolución sobre la Planificación Empresarial, etc.
363.
Comprobar que se cuenta con el Plan aprobado para el año en curso con su
correspondiente apertura trimestral y que este cumple con los indicadores
directivos aprobados.
364
Verificar que se entregó el plan aprobado a la Dirección Territorial de
Economía y Planificación.
365.
Se participa activamente en la confección y control del Plan en las distintas
categorías.
366.
Verificar que el plan aprobado por cada una de sus categorías se desagregó
por meses y a los diferentes niveles de la entidad,.
367.
En la confección del plan del año se aplica el margen comercial aprobado
para la entidad.
368.
Se cuenta con el acta de aprobación por parte del Consejo de Dirección del
Plan del Año y la anuencia de los factores políticos y sindicales. Mostrar
documento.
369.
Cuentan con el Acta de discusión con los trabajadores y los acuerdos
tomados. Mostrar documento.
370.
Se discute mensualmente en el Consejo de Dirección y en la Asamblea con
los trabajadores el comportamiento del Plan y se toman acuerdos en función
de la corrección de las desviaciones, quedan evidencias de dichos análisis
en las actas.
371.
Comprobar que se da respuesta a los planteamientos realizados por los
trabajadores en las reuniones de discusión del plan.
372.
Controlar que se ha cumplido oportunamente con las solicitudes de
modificación del plan cuando las causas y condiciones lo requieran.
373.
La Comisión se reúne mensualmente para analizar el comportamiento de
los portadores energéticos y demás recursos. Se confeccionan las actas.
374.
Poseen el Registro con los Modelos y Metodologías vigentes del Sistema de
Información Estadística Nacional y Complementario vigentes para el año en
curso.
375.
Verificar que poseen el Cronograma con la programación y periodicidad para
la entrega de la información estadística al Organismo Superior.
376.
Verificar que tienen convenido con la Delegación Municipal de la Oficina
Nacional de Estadísticas (ONEI) los indicadores.
377.
Se encuentran debidamente archivados, firmados y acuñados los modelos
estadísticos con la información que suministra el nivel que controla.
29
378.
Comprobar que coinciden los datos de la información estadística de los
modelos 075, 05 y 5903 con la información contable.
379.
Revisar que el plan que se refleja en los modelos estadísticos se
corresponde con el aprobado por el organismo superior.
380.
Verificar que hay coincidencia entre las cifras que se informan a la ONEI con
las enviadas al Organismo Superior.
Otros temas financieros.
Verificar:
381.
Que se recibe por parte de la Organización Superior de Dirección o del
Organismo a que se subordina, la aprobación del uso de las Reservas
Retenidas según lo solicitado.
382.
Que se retuvieron las utilidades del ejercicio económico anterior aprobadas y
fueron utilizados adecuadamente.
383.
Que se cumple con la ejecución del Plan de Inversiones con las fuentes de
financiamientos aprobadas.
384.
Que en caso de violaciones financieras para la ejecución de las inversiones
se realiza la solicitud al organismo superior para evitar la descapitalización.
385
Que se aportaron al presupuesto del estado las reservas voluntarias creadas
en ejercicios anteriores y no utilizadas. Así como provisiones autorizadas y
no utilizadas.
386.
Que se presento a la ONAT la Declaración Jurada de Ingresos no tributarios
y la Declaración Jurada del Impuesto sobre las Utilidades y se corresponde
con la legislación vigente.
387.
Que se han tomado medidas para la disminución de los gastos no deducibles
para el próximo año.
388.
Que se crean las reservas obligatorias para Contingencias y la provisión
obligatoria para cuentas incobrables cuando procedan.
Se ingresan al Presupuesto del Estado, dentro del término establecido los
siguientes aportes, impuestos y contribuciones, en los casos en que
procedan:
389 - Contribución a la Seguridad Social
390 - Contribución Especial a la Seguridad Social
391 - Impuesto por Utilización de la Fuerza de Trabajo
392 - Impuestos por las Ventas
30
393 -Impuesto sobre Transporte Terrestre
394 -Impuesto por Vallas y Anuncios
395 -Impuesto sobre Utilidades
396 -Aporte por Rendimiento de la Inversión Estatal
397 - Dividendos
398 .-Responsabilidad Material por Faltantes de Bienes
399 –Amortización de Gastos Diferidos, procedentes del proceso inversionista
400
-Faltantes de activos fijos tangibles y valor no depreciado, de los dados de
baja antes del final de su vida útil.
401 - Salarios no reclamados vencidos
Proyectos de Cooperación y Donaciones que se reciben.
402.
Por el área de contabilidad existe un expediente de los proyectos que se
ejecutan, donde se controlen las cuentas bancarias, compras e
inventarios, de acuerdo a los Términos de Referencia del proyecto.
403.
Todos los recursos adquiridos se recepcionan y controlan en almacén y se
contabilizan según establece el Sistema de Contabilidad.
404.
Los A.F.T. adquiridos son controlados diferenciadamente hasta la
terminación del proyecto, según Términos de Referencia.
405.
Las donaciones recibidas se revisan por la comisión creada al efecto y se
recepcionan por el almacén de la unidad.
Control de las Operaciones en Divisa
406.
Creación y funcionamiento sistemático y oportuno de la Comisión de Divisa,
emitiéndose aprobaciones mediante acuerdos controlados por número
consecutivo.
Verificar las partes del Acta:
407.
a) Balance del período Saldo inicial xxx
Más: Ingresos xxx
- xxx
31
- xxx
- xxx
Disponibilidad xxx
Menos: Pagos xxx
- xxx
- xxx
- xxx
Saldo Final xxx
b) Análisis de los ingresos. Procedencia
c) Chequeo de Acuerdos. Conciliación con los pagos del período
d) Nuevos acuerdos
408.
Adjunto al Acta la constancia de la Conciliación Bancaria. Revisar por
muestreo contra los documentos.
409.
Pedir la designación de funcionarios para realizar las operaciones de
comprar y ordenar el pago en CUC.
410.
Revisar que la emisión de facturas y recibos de ingresos se realice en
modelos foliados y su entrega controlada por persona de contabilidad a
facturación y/o a la caja.
411.
Confirmar que el cobro lo realiza la cajera, y en el caso de otra persona que
lo liquide diariamente en la caja. En todos los casos que el depósito en banco
se realice por el personal de la caja.
412.
Revisar que en la liquidación de los ingresos cobrados en caja, se concilia
con el control de entrega de facturas y/o recibo de ingreso.
Entregadas _____ Utilizadas _______ Sin utilizar ________
413.
Los Cobros efectuados se depositan por el personal de la caja en la cuenta
establecida al siguiente día hábil bancario.
414.
Existe conciliación de lo facturado, con lo depositado en banco y de este
con el Estado de Cuenta de Banco o de la oficina de Tesorería
415. Verificar en Contabilidad el Registro de Cheques en CUC (IG No. 222).
Pedir en la caja y revisar por muestreo:
32
416. El Registro de Movimiento de Caja en MLC (CC No. 29/97).
417. El Control de Recepción y Entrega de Cheques y Tarjetas de Pago
(IG No. 222).
418.
Comprobar que en los Arqueos de la Caja se incluya todo el efectivo y
documentos de valor existentes en CUP y CUC.
De los Pagos :
419.
Se realizan los pagos por acuerdos de la Comisión y previa emisión de la
Solicitud por contabilidad a partir de la prefactura.
420.
Verificar la recepción y registro del cheque en la Caja y la entrega por ésta al
comprador.
421. Comprobar la recepción de mercancías por el almacén de la entidad.
422.
Emisión por el Almacén del Informe de Recepción. Conciliación por
contabilidad, con la factura y anotación de ésta en el “Registro de Cheques
en Divisa”.
423. Confección de expedientes de pago.
424.
División de funciones entre:
Aprobación por la Comisión – Dirección Gestionar la Prefactura Emisión de la Solicitud y del Cheque – Contabilidad Recepción y entrega del Cheque – Caja Compra de la mercancía Emisión del Informe de Recepción (Almacén) Conciliación entre: Acuerdo – Prefactura – Informe de recepción –
Factura – Cheque (Contabilidad)
Farmacia y Óptica
425. Evaluar el control de entrega de vales foliados a los dependientes.
426.
Por muestreo, sumar liquidaciones por turnos y cálculos de vales de venta;
verificar consecutivo
427. Conciliar efectivo recaudado con depósito en banco según slip.
428.
Comprobar por muestreo existencia física contra Tarjeta de Estiba en
almacén y área de venta.
429.
Comprobar en el Reporte de Operaciones las anotaciones de: Inventario
Inicial, recepciones, traslados, ajustes, liquidaciones de caja y depósitos en
banco. Efectuar las sumas de las secciones del modelo.
430.
Verificar las anotaciones en el Control de Fecha de Vencimiento y Rotación
de Lotes. Realizar muestreo de productos en los estantes.
33
PLAN DE MEDIDAS Se refleja el Plan de Medidas que se elabora en la unidad para dar
solución a las deficiencias detectadas en el proceso de autocontrol. INSTRUMENTOS DE TRABAJO
MODELOS DE USO OBLIGATORIO. RESOLUCIÓN No. 148/06 DEL MFP
En los Anexos aparecen los “Datos de Uso Obligatorio de cada modelo
SUBSISTEMA DE ACTIVOSS FIJOS TANGIBLES
SC-1-01 -MOVIMIENTO DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
SC-1-02 -SUBMAYOR DE EDIFICIOS Y CONSTRUCCIONES
SC-1-03 -SUBMAYOR DE MAQUINAS, EQUIPOS Y MEDIOS DE TRANSPORTE
SC-1-04 - SUBMAYOR DE MUEBLES Y OTROS OBJETOS
SC-1-05 - SUBMAYOR DE ANIMALES PRODUCTIVOS Y DE TRABAJO
SC-1-06 - SUBMAYOR DE PLANTACIONES PERMANENTES
SC-1-07 - CONTROL DE ACTIVOS FIJOS TANGIBLES
SC-1-08 - REGISTRO DE DEPRECIACION
Anexo No.1 de la Resol. No. 10 - 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE INVENTARIOS
SC- 2- 01 – SOLICITUD DE COMPRAS
SC-2-02 - SOLICITUD DE SERVICIO
SC-2-04 - INFORME DE RECEPCION
SC-2-05 - INFORME DE RECLAMACION
SC-2-06- ENTREGA DE PRODUCTOS TERMINADOS AL ALMACEN
SC-2-07 - SOLICITUD DE ENTREGA
431.
En la Empresa
Conciliar los Depósitos de las Farmacias y Ópticas con los Estados de
Cuenta del Banco
432.
Verificar el Registro Mensual por Farmacia de las Recepciones, Ventas,
Inventario final y Ajustes por Mal Estado y Vencimiento, para evaluar el
comportamiento Estadístico. En caso de desviaciones significativas qué
medidas han aplicado.
34
SC-2-08 - VALE DE ENTREGA O DEVOLUCION
SC-2-09 - TRANSFERENCIA ENTRE ALMACENES
SC-2-10 - ORDEN DE DESPACHO
SC-2-11 – CONDUCE
SC-2-12 – FACTURA
SC-2-13 - SUBMAYOR DE INVENTARIO
SC-2-14 - TARJETA DE ESTIBA
SC-2-15 - HOJA DE INVENTARIO FISICO
SC-2-16 - AJUSTE DE INVENTARIO
SC – 2 – 17 - MOVIMIENTO DE RESERVAS MOVILIZATIVAS
SC – 2 – 18 – FACTURA COMERCIAL
SC- 2-19- REMISION DE SALIDA DEL PUERTO
SC-2-20 – FACTURA – RECEPCION DE OPERACIONES COMERCIALES CON PRODUCTORES INDIVIDUALES
AGROPECUARIOS
SC-2-21- PREFACTURA
Anexo No. 1 de la Resol. No. 11- 2007 del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE CAJA Y BANCO
SC- 3-01 -RECIBO DE EFECTIVO
SC-3-02 - ANTICIPO Y LIQUIDACION DE GASTOS DE VIAJE
SC-3-03 - VALE PARA PAGOS MENORES
SC-3-04 - CONTROL DE ANTICIPOS A JUSTIFICAR
SC-3-05 - REEMBOLSO DE FONDOS
SC-3-06 - ARQUEO DEL EFECTIVO EN CAJA
SC-3-08 - CONCILIACION BANCARIA
SC-3-07 - CONTROL DE CHEQUES EMITIDOS
Anexo No.1 de la Resol. No. 12- 2007, del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE NOMINAS
SC-4-01 - CONTROL DE DATOS DE NOMINAS
35
SC-4-02 - MOVIMIENTO DE NOMINAS
SC-4-03 - CONTROL DE ASISTENCIA
SC-4-04 - NOTIFICACION DE VACACIONES, DEDUCCIONES, LICENCIAS Y SUBSIDIOS
SC-4-05 - PRENOMINA
SC-4-06 – NOMINA
SC-4-07 - SUBMAYOR DE VACACIONES
SC-4-08 - REGISTRO DE SALARIOS Y TIEMPO DE SERVICIO
SC-4-09 - CERTIFICACION DE AÑOS DE SERVICIOS Y SALARIOS DEVENGADOS
SC-4-10 – AUTORIZO DE COBRO
Anexo No.1 de la Resol. No. 13-2007 del Ministerio de Finanzas y Precios
SUBSISTEMA DE REGISTROS, SUBMAYORES Y OTROS MODELOS
SC-5-01 – MAYOR
SC-5-02 – SUBMAYOR
SC-5-03 - ANALISIS DE GASTOS
SC-5-05 - COMPROBANTE DE OPERACIONES
SC-5-04 - REGISTRO DE OPERACIONES
Anexo No. 1 de la Resol No. 14-2007, del Ministerio de Finanzas y Precios
DISPOSICIONES LEGALES
1. Resolución No. 60 del 2011 de la Contraloría General de la República ”Normas del Sistema de
Control Interno”
2. Resolución No. 54 del 2005 del Ministerio de Finanzas y Precios, establece los elementos
generales que deben contener los documentos normativos sobre contabilidad en las entidades,
como parte del Sistema de Control Interno.
3. Norma Cubana 3001/2007 (SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRADO DE CAPITAL HUMANO—REQUISITOS)
4. Resolución No. 101 del 2011 del Banco Central de Cuba, establece las Normas Bancarias para los
Cobros y Pagos.
5. Resolución No. 12 del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios, establece los datos obligatorios
que se tendrán en cuenta por todas las entidades que realicen el pago de salarios y otras
retribuciones en efectivo y que sean cobrados por personas distintas al que lo devenga al
momento de diseñar el modelo SC-4-10, Autorizo de Cobro.
36
6. Resolución No. 20 del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios, establece los Procedimientos
sobre los faltantes, pérdidas y sobrantes de bienes.
7. Resolución No. 60 del 2009 del Ministerio de Finanzas y Precios, establece lo concerniente al
Control de las Tarjetas Prepagadas para Combustible.
8. Instrucción No. 7 del 2011 “Indicaciones a las entidades estatales para la contratación de los
productos y servicios de los trabajadores por cuenta propia”
DEL MINSAP
Instrucciones Generales Nos. 175, 206, 222, 248, 249, 253.