ministerio de relaciones exteriores república de colombia · icontec. ministerio de cultura todos...

Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

TIPO DE DOCUMENTO: CARACTERIZACIÓN DE PROCESO CÓDIGO: GD-PR-14

NOMBRE: GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 8

RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 18

Una vez impreso este documento se considera copia no controlada

OBJETIVO

Administrar la documentación del Sistema Integrado de Gestión - SIG, la documentación recibida y/o producida por la Entidad desde su origen hasta su destino final, y los recursos bibliográficos asegurando su conservación y posterior utilización por parte de los usuarios internos y externos.

ALCANCE

Inicia con la elaboración del plan de acción, proyectos de inversión y/o cronogramas, continua con la administración del Sistema Integral de Gestión, el manejo de la documentación de la entidad desde la generación hasta su disposición final, la administración y préstamo de recursos bibliográficos y transferencias y finaliza con el seguimiento y planes de mejoramiento.

RESPONSABLE DEL PROCESO Director de la Dirección de la Academia Diplomática, Director de la Dirección Administrativa y Financiera y Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

PROVEEDOR - PROCESO ENTRADA -

INSUMO

ACTIVIDADES CLAVES DEL

PROCESO RESPONSABLE

SALIDA - PRODUCTO Y/O

SERVICIO

CLIENTE – PROCESO

EXTERNO INTERNO INTERNO EXTERNO

Gobierno Nacional

Plan Nacional de Desarrollo PLANEAR

Formular actividades

para el Plan de Acción Institucional,

Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o

formular Proyectos de inversión

Secretaría General

Dirección de la Academia

Diplomática

Dirección Administrativa y

Financiera

Oficina Asesora de Planeación y

Actividades para el Plan de Acción

Proceso de Direccionamiento

Estratégico, formulación y

planificación de la política exterior

Proceso de

Gestión Documental

(Oficina Asesora de Planeación y

Documentos CONPES

Compromisos

Políticas de Desarrollo

Administrativo del Modelo Integrado de Planeación y

Gestión







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Entidades del Gobierno Nacional

Proceso de Mejora Continua

Metodología del Plan

Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano

Desarrollo Organizacional

Actividades para el Plan Anticorrupción

y de Atención al Ciudadano

Desarrollo Organizacional / Grupo Interno de

Trabajo de Servicios

Generales / Grupo Interno de

Trabajo de Archivo)

Proceso de Direccionamiento

Estratégico, formulación y

planificación de la política exterior.

Plan Estratégico Institucional

Proyectos de inversión

Plan de acción Institucional

Estrategia de rendición de

cuentas

Proceso de seguimiento y

evaluación de la política exterior

Informe de seguimiento a los

Proyectos de inversión.







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Todos los Procesos

Plan Estratégico Institucional

PLANEAR

Planificar la administración del

material bibliográfico.


Diplomática / Grupo Interno de

Trabajo de Investigaciones Académicas y

Biblioteca

Cronograma de Actividades

Proceso de Gestión de Documental

(Grupo Interno de Trabajo de

Investigaciones Académicas y

Biblioteca)

Archivo General de la

Nación.

Ministerio de TIC.

ICONTEC.

Ministerio de

Cultura

Todos los Procesos

Lineamientos del SIG para la gestión de

documentos.

Información generada por los procesos del SIG

PLANEAR

Formular la planeación

estratégica de la gestión documental

Grupo Interno de Trabajo de

Archivo

Política de Gestión Documental.

Plan Institucional de Archivos – PINAR.

Programa de

Gestión Documental – PGD.

Directrices para la transferencia de

documentos

Todos los Procesos


Nación







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Cronograma Anual de Transferencias

Primarias

Todos los procesos

Documentos de Sistema Integral

de Gestión HACER

Administrar la

documentación del Sistema Integral de

Gestión.



Todos los Proceso

Documentos del Sistema Integral de

Gestión

Todos los procesos

Solicitudes de creación,

modificación y eliminación de documentos







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Diario Oficial Presidencia de

la Republica Jurisprudencia Altas Cortes

Todos los procesos

Normas Internacionales,

Leyes, Decretos-Ley,

Decretos, Directivas

Presidenciales, Actos

Administrativos de carácter

general, Resoluciones,

Circulares

HACER

Administrar el Normograma



Normograma Todos los procesos

Ciudadanos, Entidades públicas y privadas

nacionales e internacionales

Archivo

General de la Nación.

Ministerio de

TIC.

ICONTEC.

Ministerio de Cultura

Todos los procesos

Normatividad.

Actos Administrativos.

Solicitudes

HACER Elaborar, gestionar y actualizar el Cuadro

de Clasificación Documental y las

Tablas de Retención Documental


Archivo

Cuadro de Clasificación Documental.

Tabla de Retención

Documental.

Todos los procesos

Archivo

General de la Nación







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Archivo

General de la Nación.

Ministerio de

Cultura


Archivo

Tablas de Retención

Documental

Procedimiento de Transferencia Documental

Primaria

HACER

Elaborar y comunicar a las áreas del Ministerio de Relaciones

Exteriores y su Fondo Rotatorio, el

cronograma de transferencias

primarias


Archivo

Cronograma de Transferencias

Primarias

Todos los procesos


Nación.

Ministerio de Cultura

Todos los procesos


Documental

Tablas de Valoración

Documental

Cronograma de transferencias

Primarias

HACER

Coordinar y apoyar

el proceso de transferencia

primaria y desarrollar el proceso de transferencia secundaria.

Todos los procesos

Grupo Interno de

Trabajo de Archivo

Inventarios Documentales.

Actas de

transferencias secundarias

Todos los procesos


Nación







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Procedimientos de Transferencias Documentales

-Personas naturales -Personas jurídicas

-Entidades privadas y publicas

-Misiones acreditadas en

Colombia -Misiones en el

exterior.

Todos los Procesos

-Oficios -Memorandos

-Valijas -Notas verbales

-Paquetería -Regalos

-Invitaciones -Publicaciones

-Fax

HACER

Tramitar y controlar la documentación de Entidades Externas y personas naturales

y/o jurídicas desde y hacia el Ministerio de

Relaciones Exteriores.

Grupo de Correspondencia

-Documentación enviada o recibida

(Oficios, Memorandos, Valijas, Notas

verbales) -Paquetería

-Regalos -Invitaciones

-Publicaciones -Fax

Todos los Procesos

-Personas naturales -Personas jurídicas

-Entidades privadas y publicas

-Misiones acreditadas en

Colombia -Misiones en el

exterior.







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO



Nación.

Ministerio de TIC.

ICONTEC.

Ministerio de

Cultura

Todos los procesos

Solicitudes

Inventarios Documentales

Procedimiento de

Consulta y Préstamo

HACER

Proveer el servicio de consulta y préstamo de documentos


Archivo

Todos los procesos

Base de datos Control de Consulta

y préstamo

Todos los procesos

Ciudadanos


Nación.

Ministerio de TIC.

ICONTEC.

Ministerio de

Cultura

Archivo Central

Todos los procesos


Documental

Tablas de Valoración

Documental

Inventarios Documentales

Procedimiento de

Eliminación Documental

HACER

Aplicar disposición final a los

documentos de archivo.


Archivo

Todos los procesos

Actas de eliminación documental

Actas de la

aprobación del Comité Institucional

de Desarrollo Administrativo

Inventarios

documentales

Archivo Central

Todos los procesos


Nación.

Ciudadanos







INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Manual de Archivo

Publicación de inventarios en la

página web

Todos los procesos

Solicitudes de adquisición de

material Bibliográfico

HACER

Seleccionar material bibliográfico para

adquisición.




Biblioteca

Adquisición de material Bibliográfico

Proceso de Gestión de Documental

(Grupo Interno de Trabajo de


Biblioteca)








INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Ciudadanos, Extranjeros, Entidades públicas y privadas


Solicitudes de préstamo de

material bibliográfico

HACER

Prestar el material

bibliográfico.




Biblioteca

Servicio de consulta y préstamo de


Todos los procesos

Ciudadanos, Extranjeros, Entidades públicas y privadas


Proceso de Gestión

Documental (Grupo Interno de Trabajo de


Biblioteca)

Solicitudes de descarte de


HACER

Seleccionar material bibliográfico para

descarte

Dirección de la

Academia Diplomática /



Biblioteca

Descarte de material bibliográfico

Proceso de Gestión

Documental (Grupo Interno de Trabajo de


Biblioteca)








INSUMO


PROCESO RESPONSABLE


SERVICIO

CLIENTE – PROCESO


Direccionamiento Estratégico,

Formulación y Planificación de

la Política Exterior

Plan de Acción Institucional

HACER

Realizar

autoevaluación de

control y gestión

Proceso de

Gestión Documental

Reportes de avance de las actividades del Plan de Acción

Institucional

Proceso de Seguimiento de


Proceso de

Mejora Continua Indicadores de

Gestión

Resultados de indicadores de

gestión

Proceso de Mejora Continua

Direccionamiento Estratégico,

Formulación y Planificación de


Plan Anticorrupción y de Atención al

Ciudadano

Reportes de avance de las actividades

del Plan Anticorrupción y de

Atención al Ciudadano

Proceso de Seguimiento de







VERIFICAR ACTUAR

- Indicadores - Encuestas de Percepción de clientes, usuarios, beneficiarios - Auditorías Internas - Auditorías Externas - Autoevaluación del control y gestión - Evaluación independiente del sistema de control interno - Revisión por la Dirección - Derechos de petición, quejas y reclamos - Seguimiento al Mapas de riesgos - Seguimiento al plan de acción y/o proyecto de inversión

- Planes de Mejoramiento - Acciones de Corrección - Acciones Correctivas - Acciones Preventivas - Acciones de mejora

RECURSOS REQUISITOS

Físicos: Puestos y elementos de Trabajo, Bodega de almacenamiento y custodia que cumpla con la normatividad vigente de archivo.

NTCGP 1000, ISO 9001, MECI, consultar en el manual de Calidad los requisitos.

Talento Humano: Personal de planta, provisionales y contratista.

Tecnológicos: Equipo de cómputo, módulo de administración de archivo

central, Sistema Maestro, SICOF, Catalogo en línea de la Biblioteca, Office

365.

Financieros: Presupuesto

INDICADORES

Ver Matriz de indicadores del Proceso.

DOCUMENTOS APLICABLES

Ver Listado Maestro de Documentos del Proceso.






LISTADO MAESTRO DE REGISTROS

Ver Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental.

RIESGOS Y CONTROLES

Ver Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)

NORMOGRAMA

Consultar el aplicativo Normograma.

HISTORIAL DE CAMBIOS

VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO

1 Adopción de la caracterización

2 Modificación de la caracterización de acuerdo con las funciones del decreto 3355 de 2009

3 Modificación del Hacer, inclusión de la actividad “Administrar el Normograma” , por cuanto paso a ser parte de este proceso y es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

4

Actualización de los responsables del proceso: Se incluyó la Secretaría General, por ser la dependencia superior del GIT de Servicios Generales. Actualización del Hacer: Inclusión de las actividades “Gestión de la correspondencia”, “Solicitudes requerimientos de conceptos o revisión de actos administrativos”, “Solicitud de requerimientos de divulgación de mensajes” y “Atención de PQRS”. Modificación del Verificar y Actuar: Articulación de la caracterización y sus aspectos generales de acuerdo con los lineamientos de MECI 2014. Actualización del Formato: Se incluye el control de cambios para asegurar la trazabilidad.








5

• Actualización formato de caracterización: Se elimina del formato de caracterización la casilla de “Responsable del Proceso”, toda vez que dicha información se encuentra en el encabezado del documento.

• En el HACER “Revisar y aprobar metodológicamente la documentación del Sistema Integral de Gestión, tramitada a través del Sistema Maestro”, se realizan las siguientes modificaciones: ✓ Se ajusta la redacción a “Administrar la documentación del Sistema Integral de Gestión” ✓ Se incluyen en Entrada – Insumos los Documentos de Sistema Integral de Gestión, las Solicitudes de creación, modificación y eliminación de

documentos, las Normas Internacionales y Decretos Ley.

• Se incluye el HACER “Administrar los indicadores de los procesos de la Entidad”, el cual estaba anteriormente en la caracterización de proceso de Mejora Continua, pero se traslada porque corresponde a este proceso.

• En el HACER “Actualizar, Publicar y Divulgar el Normograma” se realizan las siguientes modificaciones: ✓ Se ajusta la redacción a “Administrar el Normograma” ✓ Se incluyen en Entrada – Insumos las Normas Internacionales y los Decretos Ley. ✓ Se eliminan los proveedores internos “Despacho de Ministro, Secretaria General y Proceso Gestión de Talento Humano” y se incluye

“Todos los procesos”

• Para el HACER “Planificar y coordinar el proceso de transferencias primarias y secundarias” se incluye la palabra “desarrollar” quedando de la siguiente manera “Planificar, coordinar y desarrollar el proceso de transferencias primarias y secundarias” y en los responsables se incluyen a todas las dependencias.

• Para el HACER “Tramitar la documentación recibida interna y externamente y emitida por el Ministerio de y hacia Entidades Externas y personas naturales”, se ajusta lo siguiente: ✓ La redacción del HACER, quedando de la siguiente manera “Tramitar y controlar la documentación de Entidades Externas y personas

naturales y/o jurídicas desde y hacia el Ministerio de Relaciones” ✓ Se incluyen como Proveedores y Clientes Externos a las personas jurídicas. ✓ Se incluyen en Entrada – Insumos y en Salida – Producto y/o Servicio las invitaciones, publicaciones y fax.

• Se elimina la actividad transversal del HACER “Solicitudes requerimientos de conceptos o revisión de actos administrativos” ya que esta actividad está incluida en el Proceso de Apoyo Jurídico.

• Se elimina la actividad transversal del HACER “Atención a requerimientos y solicitudes de información o apoyo” ya que esta actividad está incluida en el proceso de Comunicaciones.








• Se elimina la actividad transversal del HACER “Atención de PQRS” ya que esta actividad está incluida en el proceso de Servicio al Ciudadano.

• En el VERIFICAR se elimina el Control al producto o servicio No Conforme.

6 • Eliminación del Hacer “Administrar los indicadores de los procesos de la Entidad”, el cual paso a la caracterización de mejora continua

7

Dirección de Academia Diplomática: • Se incluye en la descripción del alcance los cronogramas por actividad del planear, y el administrar en la actividad de hacer. Se incluye el Planear “Planificar la administración del material bibliográfico”, se define los proveedores internos “Todos los Procesos”, se define las entrada

Plan Estratégico Institucional, se asigna como responsable de la actividad del planear a “Director de la Academia Diplomática / Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación se define la salida “Cronograma de Actividades” para esta actividad y

se define el cliente interno “Proceso de Gestión de Documental (Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación)”.

En la actividad del hacer “Selección, adquisición, préstamo para consulta y descarte de material bibliográfico” se divide en tres actividades del Hacer “Seleccionar material bibliográfico para adquisición”, “Préstamo de material bibliográfico” y “Seleccionar material bibliográfico para descarte.”, se incluye

el proveedor interno “Proceso de Gestión Documental (Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación para la

entrada “Solicitudes de descarte de material bibliográfico”, a su vez se alinea el cliente interno “Proceso de Gestión Documental (Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación)” para las salidas “Adquisición de material Bibliográfico” y “Descarte de material

bibliográfico”. Se alinea el cliente externo “Ciudadanos, Extranjeros, Entidades públicas y privadas nacionales e internacionales” para las salidas “Servicio de consulta y préstamo de material bibliográfico” y “Descarte de material bibliográfico”.

Grupo interno de Archivo: Se incluyen las tres actividades del Planear “Elaborar el Plan Institucional de Archivos”, “Actualizar el Programa de Gestión Documental” y “Elaborar cronograma anual de Transferencias Primarias” con sus respectivas interacciones.

Actualización General:








• En el PLANEAR “Elaborar Plan de Acción y/o Proyectos de inversión” se actualiza su redacción y se incluye lo correspondiente al Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, quedando como “Formular actividades para el Plan de Acción Institucional, Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y/o formular Proyectos de inversión” y se realizan los siguientes cambios: ✓ Se incluye como INSUMO el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano y se elimina la Estrategia de Rendición de Cuentas. ✓ Se incluye en RESPONSABLES a la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional. ✓ En los PRODUCTOS se cambia “Plan de Acción” por “Actividades para el Plan de Acción” y se incluye como producto las Actividades para el Plan

Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.

• Se incluye de manera transversal para todas las direcciones el Hacer “Realizar autoevaluación de control y gestión” con el fin de dar claridad sobre la interacción de todos los procesos con el proceso de Direccionamiento Estratégico.

• Se ajusta la descripción del verificar “Mapas de riesgos” por “Seguimiento al Mapas de riesgos”

• Se actualiza el ítem “RIESGOS Y CONTROLES” el nombre de “Ver Mapa de Riesgos y Plan de Manejo de Riesgos.” por “Ver Mapa de Riesgos Integrado (Riesgos de Gestión y Corrupción)”

8

Dirección de Academia Diplomática Se actualiza el responsable de aplicación “Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación” por “Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones Académicas y Biblioteca” de acuerdo a la Resolución 8660 de 2016 “Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores”. En la actividad del Planear “Planificar la administración del material bibliográfico” se actualiza el responsable y el cliente interno “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación” por “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones Académicas y Biblioteca”. En la actividad del Hacer “Seleccionar material bibliográfico para adquisición” se actualiza el responsable y el cliente interno “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación” por “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones Académicas y Biblioteca”.








En la actividad del Hacer “Prestar el material bibliográfico” se actualiza el responsable “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación” por “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones Académicas y Biblioteca”. En la actividad del Hacer “Seleccionar material bibliográfico para descarte” se actualiza el proveedor interno, el responsable y el cliente interno “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Biblioteca, Hemeroteca y Centro de Documentación” por “Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones Académicas y Biblioteca”. Grupo Interno de trabajo de Archivo Se actualiza el nombre del HACER “Planificar, coordinar y desarrollar los procesos de transferencias primarias y secundarias”, cambiando a plural el

término “los procesos” teniendo en cuenta que las transferencias primarias y secundarias son actividades.

Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional Se ajusta la responsabilidad por aplicación a Todos los Procesos. Grupo Interno de Trabajo de Archivo Se eliminan los HACER “Elaborar el Plan Institucional de Archivos”, “Actualizar el programa de Gestión Documental” y “Elaborar cronograma anual de Transferencias Primarias”, los cuales se encuentran contemplados en el HACER que se crea “Realizar la planeación estratégica de la gestión documental” Se actualiza el HACER “Tramitar las solicitudes efectuadas por las dependencias y realizar modificaciones originadas por reformas organizacionales a las TRD” por “Elaborar, gestionar y actualizar el cuadro de clasificación documental -CCD y las Tablas de Retención Documental TRD”, así como proveedor externo, insumos, productos. Se elimina el HACER “Planificar, coordinar y desarrollar los procesos de transferencias primarias y secundarias” y se remplaza por el HACER “Coordinar y apoyar el proceso de trasferencia primaria y desarrollar el proceso de transferencia secundaria” Se actualiza el HACER “Proveer el servicio de consulta y préstamo de documentos”, en cuanto a proveedores, insumos, responsables y productos. Se crea el HACER “Aplicar disposición final a los documentos de archivo.”






Elaboró: ALEJANDRA PAOLA SANCHEZ Cargo: Contratista – Dirección de la Academia Diplomática

Fecha: 04/09/2017

Elaboró: JENNY ANDREA HERNANDEZ Cargo: Asesor Fecha: 04/09/2017

Elaboró: BRAYAN EDUARDO WILCHES Cargo: Secretario Ejecutivo Fecha: 04/09/2017

Revisó Metodológicamente: ELIANA PRADA BELTRÁN Cargo: Asesor Fecha: 06/09/2017

Revisó Metodológicamente: JENNY ANDREA HERNANDEZ Cargo: Asesor Fecha: 06/09/2017

Revisó: EMB. JAIME GIRON Cargo: Director (E) Academia Diplomática Fecha: 08/09/2017

Revisó: LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

Fecha: 08/09/2017

Revisó: HIVON MARITZA SANABRIA Cargo: Coordinadora Grupo Interno de Archivo

Fecha: 08/09/2017

Revisó: LUIS ARMANDO LOPEZ Cargo: Director Dirección Administrativa y Financiera

Fecha: 08/09/2017

Aprobó Metodológicamente: LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Cargo: Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional

Fecha: 08/09/2017

ministerio de relaciones exteriores república de colombia · icontec. ministerio de cultura todos...

Documents