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DIGRAL

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ===

* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Administración de Vales de Combustible para uso

de Transporte Oficial Código: 200-1

Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 3

1. NORMATIVA NORMAS La cuota de combustible que está asignado a la

Dirección General de la Cancillería, es para uso oficial de las actividades que el Ministerio de Relaciones Exteriores es responsable o en las que es necesario su apoyo. Para realizar la solicitud de los vales canjeables por combustible deben de realizarse a través del Formulario de Solicitud de Combustible. El valor del vale canjeable por combustible varía entre Q50.00 y Q100.00, por lo que al momento de realizar la compra del combustible deberá presentar a la Dirección General de la Cancillería el comprobante de adquisición del combustible.

BASE LEGAL Acuerdo Ministerial No. 198-2008 Reglamento para uso de Vehículos y Control de Combustible, MINEX, 2008

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento de Contabilidad Asistente Administrativo Solicitante Asistente Administrativo Directora/Subdirectora General de la Cancillería Asistente Administrativo Solicitante

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Entrega a la Asistente Administrativa la cuota mensual correspondiente, para la compra de combustible a través de vales canjeables por combustible en las gasolineras de la empresa que provee el servicio. Recibe los vales y procede a verificar que la cantidad de vales, coincida con la cantidad asignada mensualmente, según el cuadro de control del Departamento de Contabilidad. Procede a ingresar la cantidad de combustible asignada, al Libro de Registro y Control de Combustible, indicando el mes al cual corresponde, la cantidad de vales y el número correlativo en el cual empieza así como en el que concluye. (Ver anexo: Formulario #1) Coloca los vales canjeables por combustible en la caja fuerte de la Dirección General de la Cancillería, para su resguardo, hasta que sean requeridos por las diferentes dependencias de la Cancillería. Ingresa datos en el formulario de Solicitud de Combustible y procede a entregarlo a la Asistente Administrativo. (Ver Anexo:

Formulario #2) Recibe y sella Formulario de Solicitud de Combustible y procede a elevarlo a consideración de la Directora/Subdirectora General de la Cancillería, para la autorización correspondiente. Autoriza o rechaza solicitud y devuelve a la asistente administrativa. Si la solicitud ha sido autorizada, coloca número correlativo en el formulario y procede a completar los datos que solicita el formulario y asigna la cantidad de vales correspondiente a la cantidad en quetzales de combustible solicitado. Fotocopia los vales para que conste en su registro y entrega formulario y fotocopias de los vales, mismos que deberán ser firmados por el solicitante. Recibe vales, copia de los vales y procede a firmar para luego entregar esta copia a la Asistente Administrativa.

Asistente Administrativo 11 12

Ingresa datos en el Libro de Registro y Control de Combustible, el cual está autorizado por la Contraloría General de Cuentas. (Ver Anexo: Formulario #3) Archiva formulario.


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Asignación de Teléfono de Emergencia Código: 200-2 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS El teléfono de emergencia es asignado únicamente a

Directores Generales, Directores, Subdirectores del Ministerio de Relaciones Exteriores, según programación establecida por la Dirección General de la Cancillería. Asimismo, el mismo debe permanecer activo las 24 horas y durante todo el año. Por otra parte, es importante mencionar que este aparato es de uso oficial. El teléfono de emergencia es asignado a cada funcionario cada 15 días y debe ser entregado a la Dirección General de la Cancillería el último día asignado antes de las 12 horas, ya que si no cumple con esta normativa, deberá tenerlo bajo su poder una semana más.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Asistente Administrativo Director/Subdirector General de la Cancillería Asistente Administrativo Funcionario designado Asistente Administrativo Funcionario designado Recepcionista

1 2 3 4 5 6 7

Elabora memorándum según cronograma establecido con anterioridad y traslada para firma al Director/ Subdirector General de la Cancillería. Firma y sello del memorándum de traslado del teléfono de emergencia asignado al funcionario correspondiente Procede a fotocopiar el memorándum para luego entregar al funcionario correspondiente. Recibe teléfono de emergencia y firma copia de memorándum de asignación de teléfono de emergencia, mismo que devuelve a la Asistente Administrativo. Recibe copia del memorándum y archiva. Devuelve teléfono de emergencia al finalizar el periodo asignado, a través de memorándum. Recibe teléfono de emergencia, verifica que se encuentre


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Elaboración de Acuerdos Ministeriales Código:

200-3


1. NORMATIVA NORMAS Las solicitudes de elaboración de Acuerdos

Ministeriales, son solicitadas por el Despacho Superior y por la Dirección Financiera, según sea el caso. Dichos documentos se relacionan a lo siguiente: 1. Envío de Fondos Extraordinarios a las misiones diplomáticas o consulares de la República de Guatemala 2. Participación de personas ajenas al Ministerio de Relaciones Exteriores, en comisiones donde la Cancillería participa. 3. Establecimiento de reglamentos internos de carácter administrativo. Los Acuerdos Ministeriales deben estar registrados en el Control de Elaboración de Acuerdos Ministeriales. (Ver Anexo: Formulario 1)

Los Acuerdos Ministeriales deben ser firmados por la máxima autoridad o por el encargado del despacho según sea el caso y refrendado por un viceministro de la institución o en ausencia de autoridades del Despacho Superior, por el Director y/o Subdirector General de la Cancillería. Estos Acuerdos Ministeriales deben ser certificados con el siguiente texto: “La suscrita Encargada de Elaboración de Acuerdos de la Dirección General de la Cancillería, certifica que la fotocopia que se encuentra en el anverso de la presente hoja, es copia de su original”. Asimismo debe contener la fecha en la que se elabora la certificación y debe ser firmada por la Encargada de Elaboración de Acuerdos, con el visto bueno del Director/Subdirector General de la Cancillería.


Paso ACCIÓN

Recepcionista Encargada de Elaboración de Acuerdos Director/Subdirector General de la Cancillería Encargada de Elaboración de Acuerdos Despacho Superior. Encargada de Elaboración de Acuerdos Interesados Encargada de Elaboración de Acuerdos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Recibe solicitud de elaboración de Acuerdo Ministerial, verificando si el mismo posee los datos necesarios para su elaboración, así como el visto bueno de las autoridades superiores. Asimismo traslada a la Encargada de Elaboración de Acuerdos dicha documentación a través de libro de conocimiento. Recibe solicitud de elaboración de Acuerdo Ministerial y verifica que posea los datos solicitados. Asimismo firma el libro de conocimiento de entrega de documentos oficiales. Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial, y traslada al Director/Subdirector General de la Cancillería, para su revisión y rúbrica. Asimismo lo registra en su control electrónico (Ver Anexo: Formulario 1) Confronta el contenido de la solicitud con el Acuerdo Ministerial para verificar que los datos sean correctos. De no existir modificaciones en el mismo, devuelve a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Recibe documento rubricado por el Director/Subdirector General de la Cancillería y procede a trasladarlo a través de libro de conocimiento al Despacho Superior para firma de

éste. Verifica la documentación y si no existe inconveniente procede a firmar el Acuerdo Ministerial. Devuelve nombramiento administrativo a Encargada de elaboración de Acuerdos Recibe documentación y fotocopia y certifica dicho documento para trasladarlos a los interesados y a las áreas relacionadas al traslado de fondos o la compra de viáticos y boletos correspondientes, según sea el caso. Recibe copia certificada y copia simple para firma de recibido, luego devuelve esta última a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Archiva original y copia de recibido.


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Elaboración de Gafetes Código: 200-4


1. NORMATIVA NORMAS El Gafete de Identificación para funcionarios o

empleados de nuevo ingreso o reingreso del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe ser requerido por la Dirección de Recursos Humanos, quien proporcionará los datos generales de la misma. Derivado de lo anterior, los datos que debe de contener la etiqueta que se colocará en el gafete son: fotografía reciente, nombre completo, número de DPI, logo de la institución y color según el puesto que desempeñe. Los colores para los diferentes rangos son: Color Dorado: Directores Generales, Directores y Subdirectores Color Gris: personal bajo el renglón 011 Color Naranja: Personas contratadas bajo el renglón 029 y subgrupo 18. Por otra parte, en caso de deterioro del mismo deberá solicitar a la Dirección General de la Cancillería a través de correo electrónico dirigido a la dirección de correo [email protected] indicando las condiciones en las que se encuentra dicho documento. Asimismo, en caso de extravío o robo de dicho gafete deberá dirigir a la Dirección General de la Cancillería un correo electrónico a la dirección [email protected] , solicitando se le asigne un gafete nuevo. Es importante mencionar que por la extravío debe cancelar la cantidad de Q.50.00 y en caso de robo presentar copia de denuncia ante Ministerio Público.

Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011

BASE LEGAL 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Recepcionista Asistente Administrativo Director/ Subdirector General de la Cancillería Asistente Administrativo Recepcionista Departamento de Correspondencia Recepcionista

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recibe memorándum enviado por la Dirección de Recursos Humanos, en el cual se traslada la solicitud de elaboración de gafete de identificación, el cual debe contener los datos generales del funcionario o empleado. (Nombre Completo, Número de DPI) Traslada solicitud a la Asistente Administrativa, para que pueda ser marginado por el Director/Subdirector General de la Cancillería. Traslada al Director o Subdirector General de la Cancillería para el marginado correspondiente. Margina solicitud a Recepcionista para elaboración de gafete de identificación. Ingresa solicitud marginada a la base de control de egreso de correspondencia y asigna número de referencia. Entrega solicitud marginada a recepcionista para que elabore el gafete de identificación. Recibe solicitud marginada y procede a contactar al funcionario o empleado para tomar la fotografía correspondiente. Solicita a través de correo electrónico al Departamento de Reproducciones la impresión de la etiqueta con los datos correspondientes que se colocará en el gafete. Realiza la impresión de la etiqueta y procede a entregar la misma a la Recepcionista. Recibe etiqueta y procede a colocarla en el gafete de identificación. Elabora conocimiento de entrega, el cual deberá ser firmado por el Director/ Subdirector General de la Cancillería. Entrega proyecto de conocimiento para firma al Asistente Administrativo.

Asistente Administrativo Director/ Subdirector General de la Cancillería Asistente Administrativo Recepcionista Funcionario o Empleado Recepcionista Funcionario o Empleado Recepcionista

13 14 15 16 17 18 19 20

Somete a consideración y firma el proyecto de conocimiento de entrega de gafete de identificación al Director/ Subdirector General de la Cancillería. Firma proyecto de conocimiento de entrega de gafete de identificación y entrega a Asistente Administrativo. Recibe conocimiento de entrega de gafete de identificación firmado por el Director/ Subdirector General de la Cancillería y traslada a Recepcionista. Recibe conocimiento de entrega de gafete de identificación firmado por el Director/ Subdirector General de la Cancillería, fotocopia el mismo y contacta al funcionario o empleado para la entrega del mismo. Se acerca a la Recepción de la Dirección General de la Cancillería para recibir su gafete de identificación. Entrega el gafete de identificación con conocimiento y copia que debe firmar para que la misma conste en los archivos de la Dirección General. Recibe gafete, verifica que sus datos estén correctos y firma copia de conocimiento, la cual entrega a la Recepcionista. Recibe copia y archiva.


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Elaboración de Nombramientos Administrativos

Código: 200-5


1. NORMATIVA NORMAS Las solicitudes de elaboración de Nombramiento

Administrativo se deben realizar con una semana de anticipación. Los nombramientos pueden ser relacionados a: 1. Comisiones Oficiales realizadas por los Viceministros, Directores Generales, Directores, Subdirectores, funcionarios o empleados de la Cancillería. 2. Participación de funcionarios o empleados que han aplicado a becas otorgadas por otras entidades. Las solicitudes de Nombramiento Administrativo tienen que tener el visto Bueno del Director General del área, así como la autorización del Despacho

Superior donde se autoriza la participación del funcionario o empleado designado para la comisión oficial. Las solicitudes de nombramiento administrativo deberán contener los siguientes datos: datos completos del funcionario o empleado designado, puesto actual que desempeña, fechas de viaje, lugar a donde se dirige así como el nombre de la actividad en la que participará. El nombramiento administrativo deberá contener número de registro y fecha.

BASE LEGAL

Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


Paso ACCIÓN

Recepcionista Encargada de Elaboración de Acuerdos Director/Subdirector General de la Cancillería Encargada de Elaboración de Acuerdos Despacho Superior. Encargada de Elaboración de Acuerdos Interesado Encargada de Elaboración de Acuerdos

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Recibe solicitud de elaboración de nombramiento, verificando si el mismo posee los datos necesarios para su elaboración, así como el visto bueno de las autoridades superiores, y traslada a la Encargada de Elaboración de Acuerdos a través de libro de conocimiento. Recibe solicitud de elaboración de nombramiento administrativo y verifica que posea los datos solicitados. Asimismo firma el libro de conocimiento de entrega de documentos oficiales. Elabora proyecto de Nombramiento Administrativo, y traslada al Director/Subdirector General de la Cancillería, para su revisión y rúbrica. Asimismo lo registra en su control electrónico (Ver Anexo: Formulario 1) Confronta el contenido de la solicitud con el Nombramiento Administrativo para verificar que los datos sean correctos. De no existir modificaciones en el mismo, devuelve a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Recibe documento rubricado por el Director/Subdirector General de la Cancillería y procede a trasladarlo a través de libro de conocimiento al Despacho Superior para firma de éste. Verifica la documentación y si no existe inconveniente procede a firmar el Nombramiento Administrativo.

Devuelve nombramiento administrativo a Encargada de elaboración de Acuerdos Recibe documentación y fotocopia el mismo o escanea según sea el caso, para trasladar al interesado. Recibe original y copia para firma de recibido, luego devuelve esta última a la Encargada de Elaboración de Acuerdos. Recibe copia y traslada a las áreas competentes, si dicho nombramiento genera gastos para la institución y archiva.


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Trámite para la Obtención de Pasaporte Oficial

Código: 200-6


1. NORMATIVA NORMAS Para realizar el trámite de obtención de pasaporte

oficial, deberá elaborar un memorándum dirigido al Director General de la Cancillería solicitando el mismo, el cual deberá de contener el Visto Bueno del Jefe Inmediato. Es importante mencionar que en el memorándum que traslade a la Dirección General de la Cancillería, tendrá que especificar los datos generales de la comisión oficial en la que participará. Deberá llenar el formulario Solicitud de pasaporte oficial autorizado por la Dirección General de Migración (Ver Anexo: Formulario 1), colocando fotografía según lo indicado en el mismo. Cabe mencionar que el trámite es institucional.


Paso ACCIÓN

Interesado Recepcionista Analista de documentos oficiales Despacho Viceministerial Analista de documentos oficiales Interesado Analista de documentos oficiales

1 2 3 4 5 6 7

Presenta memorándum de solicitud de trámite d de obtención de pasaporte oficial de obtención de pasaporte oficial a la Dirección General de la Cancillería. Revisa memorándum de solicitud, el cual debe contener todos los datos solicitados oportunamente, recibe y traslada al analista de documentos oficiales. Revisa documentación y procede a elaborar oficio dirigido al Interventor de Migración, para que el señor Vicecanciller firme dicho oficio. Devuelve expediente al Analista de documentos oficiales para que el

mismo sea entregado al interesado. Recibe expediente y procede a entregarlo al interesado con copia del mismo para que figure en el archivo de la Dirección General de la Cancillería. Recibe expediente autorizado por el Despacho Viceministerial y entrega copia de recibido al Analista de documentos oficiales y se dirige a la Dirección General de Migración para concluir el trámite. Archiva copia de expediente.


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Realización de Auditorías Administrativas Código:

200-7 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 1

1. NORMATIVA NORMAS Para la realización de las Auditorías Administrativas, se debe tener una instrucción directa por parte del Despacho Superior. Asimismo se debe presentar el plan de trabajo a desarrollar en la misión diplomática o consular en la que se requiere la auditoría, indicando fechas de viaje y personal que conformará el equipo de trabajo para la realización de la misma. La designación para la realización de la Auditoría Administrativa, debe estar regulada a través de Nombramiento Administrativo, donde conste los datos del funcionario o empleado designado, los viáticos que se asignarán, y el país al que se dirige. Debe suscribir Acta en la misión sobre lo actuado durante la auditoría administrativa, misma que debe estar firmado por los involucrados en dicha auditoría administrativa, así como el personal de la misión que participó de la misma. Al regresar de la comisión oficial, deberá presentar un informe al Despacho Superior, con copia a la Dirección General de la Cancillería y Dirección Financiera.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Recepción de Correspondencia Código: 200-8


1. NORMATIVA NORMAS La correspondencia oficial que se dirija a la Dirección

General de la Cancillería, se recibirá en el horario de 8:00 horas a 17:30 horas del lunes a viernes, según jornada laboral. La documentación debe contener número de referencia, establecido por el Sistema de Control de Correspondencia, para poder recibirlo en la Dirección General de la Cancillería.



Paso ACCIÓN

Recepcionista Asistente Administrativo

1 2 3 4 5

Verifica que el tema descrito en el memorándum u oficio, sea correspondiente a los asuntos concernientes a la Dirección General de la Cancillería; si este no tiene competencia con las funciones asignadas a la DIGRAL, rechaza documentación. Si el tema descrito en el memorándum u oficio se relaciona a los temas que atienden la Dirección General de la Cancillería, procede a sellar original y copia del mismo y entrega copia al interesado. En el cuadro de Control de Correspondencia, ingresa los datos relevantes del mismo (Formulario 1: Ver Anexo). Procede a anotar los datos de la documentación en el libro de Control de Entrega de Documentación Oficial y entrega la misma a la Asistente Administrativa. Verifica que la documentación que la recepcionista le entrega es la que se encuentra anotada en el Libro de Control de Entrega de documentación Oficial. Si los datos de la documentación se encuentran anotados correctamente, procede a firmar dicho libro.


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Solicitud de Visa Oficial Código: 200-9 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Para dar inicio a la solicitud de elaboración de Nota

Verbal para la obtención de Visa Oficial, el interesado deberá presentar lo siguiente: 1. Oficio dirigido al Ministro de Relaciones Exteriores en donde indique los datos del funcionario o empleado designado tales como, nombre completo, número de pasaporte oficial, fecha de viaje, destino, motivo de la comisión. Este oficio lo deberá de firmar la máxima autoridad de la institución a la cual representa. 2. Nombramiento de la institución donde designa ha dicho funcionario a participar en la comisión mencionada. 3. Invitación de la entidad extranjera a participar en la comisión 4. Fotocopia del pasaporte oficial


Paso ACCIÓN

Analista de Documentos legales Director/Subdirector General de la Cancillería Analista de Documentos Legales Interesado Analista de Documentos Legales

1 2 3 4 5 6 7

Recibe documentación, para la solicitud de elaboración de nota verbal para la obtención de visa oficial, dirigida a las distintas embajadas. Procede a elaborar nota verbal para la Embajada correspondiente indicando los datos del funcionario o empleado que solicita el trámite. Traslada nota verbal a firma del Director/Subdirector General de la Cancillería. Verifica los datos contenidos en la nota verbal confrontándolos con la documentación de soporte y de no existir inconveniente procede a firmar dicha nota. Procede a entregar la nota verbal al Analista de Documentos Legales. Recibe nota verbal y coloca el sello del Ministerio de Relaciones Exteriores sobre la firma del Director/Subdirector General de la Cancillería. Saca copia del expediente para la entrega al funcionario o empleado interesado. Recibe copia de la nota verbal para firma de recibido y original de la misma. Asimismo, devuelve fotocopia de la nota verbal con firma de entrega. Recibe copia de la nota verbal firmada por el funcionario para su archivo y procede a ingresarlo al Sistema Integrado de Información,


* === Dirección General de la Cancillería Procedimiento: Traslado de Documentación Oficial al Archivo

General Código: 200-10


1. NORMATIVA NORMAS La correspondencia de la Dirección General de la

Cancillería correspondiente a dos años anteriores, se deberá trasladar al Archivo General del Ministerio de Relaciones Exteriores, a través de memorándum firmado por el Director/Subdirector General de la Cancillería, debidamente empacado y rotulado, para su consulta posterior. Esta función es realizada por la recepcionista del área.


PLANIFICACIÓN


* === Unidad de Planificación Procedimiento: Elaboración de la Memoria de Labores Código: 201-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Las instituciones de Gobierno deben presentar un

informe en el cual se detalle las acciones y logros realizados en su plan operativo anual, las cuales tienen que responder a los objetivos y metras estratégicas propuestas.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala. Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011.


Paso ACCIÓN

Coordinador Analistas de Unidad de Planificación Representantes de Despacho, Direcciones Generales, Embajadas y Misiones. Coordinador y Analista de Unidad de Planificación Director de Dirección de Prensa Director de la Dirección de Prensa Director General de la Cancillería Técnicos del Departamento de Reproducciones Director del Departamento de Prensa

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Organiza y coordina el equipo integrado por analistas de la Unidad de Planificación, para realizar la memoria de labores del Ministerio de Relaciones Exteriores. Solicita la información en un formato especial diseñado para elaborar la Memoria de Labores, en el mes de Septiembre la primera fase, y posteriormente se solicita nuevamente la información, en el mes de diciembre. Envía la información necesaria, estadísticas, fotos, etc. (Respecto de logros específicos) que sirva como soporte para incluirla en el informe, cuando así se solicite. Realiza la exclusión o inclusión de la información proporcionada por cada Dirección General, Embajada o Misión de los resultados que respondan a los objetivos estratégicos de gobierno planteados. Asigna a un técnico de la Dirección de Prensa para edición, diseño y diagramación del documento final. Envía el arte final del documento al Despacho Ministerial para su aprobación. Gira instrucciones al Departamento de Reproducciones, por instrucciones del Despacho Ministerial, para la impresión de la Memoria de Labores. Imprime el documento final. Envía la Memoria de Labores a las instancias correspondientes: SEGEPLAN, Contraloría de Cuentas y el Congreso de la República.


* === Unidad de Planificación Procedimiento: Monitoreo, Seguimiento y Evaluación del PEI Código: 201-2 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS El monitoreo del PEI debe constituirse como una

herramienta de gestión que permite tomar decisiones estratégicas, basándose en el análisis del avance y cumplimiento de los objetivos estratégicos de gobierno propuestos, considerando los planes operativos anuales y multianuales.

BASE LEGAL Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo


Paso ACCIÓN

Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Representantes de Despacho, Direcciones Generales, Embajadas y Misiones. Coordinador y Analista de Unidad de Planificación Analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analistas de la Unidad de Planificación

1 2 3 4 5 6 7

Realiza las actividades de monitoreo al Ministerio de Relaciones Exteriores en función del cumplimiento de los objetivos estratégicos de Gobierno. Organiza y coordina el equipo integrado por analistas de la Unidad de Planificación, para monitorear la culminación de las metas programadas y los resultados logrados. Elaborar el Plan Estratégico Institucional del Ministerio de Relaciones Exteriores. Sistematiza la información necesaria para realizar el monitoreo, que sirva como soporte para análisis de seguimiento. Realiza el seguimiento y análisis cualitativo y cuantitativo del período del PEI, sobre los avances y logros alcanzados en relación a los objetivos estratégicos planteados. Elabora los informes correspondientes de seguimiento y análisis del desempeño y la efectividad del cumplimiento de los objetivos y actividades planteadas Elabora las fichas técnicas de ejecución en donde se presenta el porcentaje de ejecución de cada Unidad para realizar la evaluación respectiva.


* === Unidad de Planificación Procedimiento: Monitoreo y Seguimiento de POA Código: 201-3 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS El monitoreo del POA debe constituirse como una

herramienta de gestión que permite tomar decisiones estratégicas, basándose en el análisis del avance y cumplimiento de los objetivos propuestos en los planes operativos anuales.

BASE LEGAL Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo


Paso ACCIÓN

Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Direcciones Generales, Embajadas y Misiones Asistente de Planificación Coordinador y Analista de Unidad de Planificación Analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analistas de la Unidad de Planificación

1 2 3 4 5 6 7

Responsables de realizar las actividades de monitoreo a las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores cuatrimestralmente. Organiza y coordina el equipo integrado por analistas de la Unidad de Planificación, para monitorear el avance de las metas programadas y los resultados logrados. Responsables de elaborar su plan operativo anual, el cual contiene los servicios que prestan, metas, unidades de medida y responsables. Responsable de solicitar el reporte de ejecución del plan operativo anual de forma mensual y cuatrimestral a cada una de las Direcciones Generales, Embajadas y Misiones que conforman el Ministerio de Relaciones Exteriores. Responsables de realizar el seguimiento a cada dependencia del MINEX, de acuerdo con la información enviada en su POA. Responsables de elaborar los informes correspondientes de seguimiento y reprogramar las metas en el Sistema Interno de Planificación y SICOIN de los servicios que se requieran. Responsables de elaborar el último mes del año, las fichas técnicas de ejecución en donde se presenta el porcentaje de ejecución de cada Unidad para realizar la evaluación respectiva.


* === Unidad de Planificación Procedimiento: Elaboración del Plan Estratégico Institucional PEI Código:

201-4


1. NORMATIVA NORMAS El Plan Estratégico Institucional como un documento

estratégico y no operativo debe elaborarse para un período de 5 a diez años, definiendo claramente la visión del cambio que la institución espera lograr en las condiciones de la población. El Plan Estratégico como documento rector de planificación estratégica, debe ser reciproco con los objetivos estratégicos a nivel nacional, políticas de gobierno y tiene que instituirse como un vínculo con el plan operativo anual, de acuerdo a la normativa establecida por el Ministerio de Finanzas y SEGEPLAN.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Presupuesto Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto 101-97) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala. Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo


Paso ACCIÓN

Coordinador Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Asistente Unidad de Planificación Analista Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación y Analistas de planificación Coordinador, Analista Unidad de Planificación Dirección de Asuntos Jurídicos Coordinador, Analista, Directores Coordinador Unidad de Planificación y Analistas,

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Lidera el proceso de elaboración del Plan Estratégico Institucional. Responsable, con el apoyo del Director (a) General, de idear la conformación del equipo de trabajo integrado por delegados del Despacho Ministerial y Directores Generales o delegados de las Direcciones de Relaciones Internacionales Multilaterales, Bilaterales, Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones, Dirección General de Protocolo y Ceremonial Diplomático, Dirección General de Límites y Aguas Internacionales, Dirección General de Asuntos Consulares y Migratorios. Realiza las convocatorias para las reuniones periódicas de trabajo. Presenta la metodología a desarrollarse para elaborar el PEI, atendiendo y haciendo hincapié en la normativa y recomendaciones de los entes rectores de Planificación (MINFIN, SEGEPLAN). Define el rol y participación de cada representante, dentro del equipo de trabajo para el proceso de elaboración del PEI. Coordina y da seguimiento al proceso del análisis situacional para identificar los problemas y causas a atender, como paso previo a la identificación de los objetivos institucionales. Desarrolla el análisis del mandato legal y políticas vigentes, para determinar las competencias directas de la institución. Identifican y analizan el problema que enfrenta la población, dentro de tema en el opera la institución Construir el modelo causal de la problemática identificada, con los insumos proporcionados por el equipo de trabajo. Realiza el análisis FODA y de actores para la institución.

Coordinador y analista UP, Ministro de Relaciones Exteriores, Director General Coordinador y analista UP, Director (a) Financiero Coordinador y Analista UP Coordinador UP, analista Directores…. Autoridad Ministerial Autoridad Ministerial

11 12 13 14 15 16

Elabora el Marco Estratégico Institucional donde definen misión, visión, principios, resultados de desarrollo, población objetivo, focalización territorial. Definen servicios estratégicos (productos) que la institución presta para solucionar un problema y conseguir los resultados esperados. Da seguimiento a la elaboración del documento, por medio de reuniones de trabajo para el análisis de la información, observaciones y generación de insumos para enriquecimiento y corrección del proceso. Revisa y valida el documento final a nivel de equipo de trabajo, para posterior presentación al Despacho. Aprobación final del PEI. Realiza el proceso de socialización a lo interno y con otras instituciones del Ministerio.


* === Unidad de Planificación Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Anual Código: 201-5


1. NORMATIVA NORMAS El Plan Operativo Anual debe ser el documento legal

de gestión operativa que refleja los servicios que la institución tiene programado realizar en un año, éste debe estar concatenado con el presupuesto en las categorías presupuestarias.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Presupuesto Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto 101-97) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala. Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo.



Paso ACCIÓN

Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Coordinador de la Unidad de Planificación Asistente Unidad de Planificación Analista de Unidad de Planificación Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analista de la Unidad de Planificación Coordinador y Analista de la Unidad de Planificación Autoridad Ministerial Asistente Unidad de Planificación Analista de SEGEPLAN asignado para el Ministerio de Relaciones Exteriores

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Asiste a reuniones y talleres de capacitación previos a la elaboración del Plan Operativo Anual, convocadas por SEGEPLAN y MINFIN como entes rectores. Organiza y coordina un equipo integrado por representantes del Despacho Ministerial, Dirección General y Directores de las dependencias del Ministerio, para iniciar el proceso de elaboración del POA. Coordina reuniones periódicamente para definir y acordar criterios en cuanto a la metodología desarrollarse de forma interna, atendiendo la normativa y recomendaciones de SEGEPLAN Y MINFIN. Realiza las convocatorias para las reuniones periódicas de trabajo. Coordina reuniones de validación del marco estratégico institucional, programación anual de productos (servicios), actividades y metas. Elabora el plan operativo anual, matrices de seguimiento y programación anual de subproductos y productos. Realiza la programación física cuatrimestral de productos (servicios). Revisión y aprobación del plan operativo anual, previa entrega a SEGEPLAN. Firma la nota de entrega del plan operativo anual dirigido a SEGEPLAN. Envía el plan operativo anual a SEGEPLAN. Da las observaciones pertinentes relacionadas al plan operativo anual previo a la formulación del anteproyecto de presupuesto. Sugiere las modificaciones al plan operativo anual por parte de SEGEPLAN.

Coordinador y analista Unidad de Planificación

13 Atiende y realiza las modificaciones al plan operativo para su posterior envío.


* === Unidad de Planificación Procedimiento: Elaboración del Plan Operativo Multianual Código: 201-6


1. NORMATIVA NORMAS El Plan Operativo Multianual debe ser el documento

legal de gestión operativa que refleja los servicios que la institución tiene programado realizar en un período de al menos tres años. Este instrumento de gestión debe vincular el marco estratégico del Plan Estratégico con el POA, pues en éste se plasman los programas estratégicos de gobierno.

BASE LEGAL Ley Orgánica del Presupuesto Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto (Decreto 101-97) Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado Guía Conceptual de Planificación y Presupuesto por Resultados para el Sector Público de Guatemala. Guía Operativa. Planificación Institucional Orientada a Resultados de Desarrollo


Paso ACCIÓN

Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador Unidad de Planificación Coordinador de la Unidad de Planificación Asistente Unidad de Planificación Analista de Unidad de Planificación Coordinador y analistas Unidad de Planificación Coordinador y Analistas de la Unidad de Planificación Asistente de Unidad de Planificación Coordinador de la Unidad de Planificación Asistente de Unidad de Planificación

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Asiste a reuniones y talleres de capacitación previos a la elaboración del Plan Operativo Multianual, realizadas por SEGEPLAN y MINFIN como entes rectores. Organiza y coordina un equipo integrado por representantes del Despacho Ministerial, Dirección General y Directores de las dependencias del Ministerio, para validación del marco estratégico y resultados a alcanzar. Coordina reuniones periódicamente para definir y acordar criterios en cuanto a la metodología desarrollarse de forma interna, atendiendo la normativa y recomendaciones de SEGEPLAN Y MINFIN. Realiza las convocatorias para las reuniones periódicas de trabajo, para la identificación de servicios Coordina reuniones de validación del marco estratégico institucional. Programa los servicios a entregar dentro del marco Presupuesto Multianual. Identifica la Red de Producción de los servicios terminales del Plan Operativo Multianual. Elabora el plan operativo multianual, matrices de seguimiento y programación multianual de subproductos y productos. Revisa del plan operativo multianual previo entregarse a Dirección Financiera. Elabora nota de entrega de documento a la Dirección Financiera del MINEX.

SEGURIDAD


* === Unidad de Seguridad Procedimiento: Asignación de Turnos y Puestos del Personal de Seguridad

Código: 202-1


1. NORMATIVA NORMAS La organización de todos los puestos de seguridad será

responsabilidad del Coordinador de Seguridad en coordinación con el Jefe de Grupo de turno, para ello deberá considerarse lo siguiente:

pacidades, permisos y otros.

Jefe de Grupo cada uno. El Jefe de Grupo llevara un control de asistencia, de equipo, de uniforme completos, estado de salud de los Agentes de Seguridad. La distribución de los turnos de trabajo y de los puestos deberá tener la aprobación del Coordinador de Seguridad y cualquier cambio del mismo debe ser siempre consultado y aprobado. Las funciones se ajustaran a los turnos establecidos de 24x24 y de 12x12 según el Contrato firmado de prestación de Servicios de Seguridad y Vigilancia. El esquema de trabajo semanal debe ser diurno y nocturno. La ejecución y cumplimiento de las funciones de trabajo será responsabilidad de los Jefes de Grupo, bajo la supervisión del Coordinador de Seguridad. Cualquier variación en la función del trabajo por relevo entre compañeros, cambio de horario, alguna necesidad del Agente de Seguridad o necesidad institucional debe contar previamente con el visto bueno del Coordinador de la Unidad, debiendo quedar constancia escrita.



Paso ACCIÓN

Jefe de Grupo Coordinador de Seguridad Jefes de Grupo Coordinador de Seguridad

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Diseña el cuadro de trabajo con horarios, puestos y funciones siguiendo las instrucciones recibidas. Presenta el cuadro de trabajo al Coordinador de Seguridad para su aprobación y para transcribirlo en computadora. Se lo devuelve aprobado al Jefe de Grupo. Los Jefes de Grupo toman las instrucciones de trabajo y lo informan a los Agentes de Seguridad para su cumplimiento. Asigna las funciones del día a cada puesto de trabajo.


* === Unidad de Seguridad Procedimiento: Control de Acceso a las instalaciones Código: 202-2


1. NORMATIVA NORMAS Acceso (Entrada):

Todo trabajador deberá entrar o salir por el acceso peatonal de personal haciendo uso de su gafete de identificación el cual le permitirá activar los sistemas de seguridad instalados en este acceso. En caso de no contar con su gafete de identificación deberá ingresar por el acceso establecido para visitantes. Todo trabajador deberá entrar o salir por el acceso vehicular de personal haciendo uso de su gafete de identificación el cual le permitirá activar los sistemas de seguridad instalados en este acceso. En caso de no contar con su gafete de identificación deberá ingresar por el acceso establecido para visitantes. La autorización de acceso a las instalaciones se establece de acuerdo a la categoría de empleados y al horario. Los Asesores, Directores Generales, Jefes de Gabinete, Subdirectores Generales, Directores y Subdirectores podrán acceder a las instalaciones en cualquier día y a cualquier hora. El resto de trabajadores tendrá restricciones de acuerdo a su horario o área de trabajo. Acceso para Visitantes: No se permitirá la entrada al edificio a ninguna persona, sin antes verificar si tiene autorización de acceso. El acceso para Funcionarios de Alto Nivel entre estos Ministros y Viceministros de Estado, Secretarios Generales, Presidentes de los Organismos del Estado, Diputados, Presidentes de Cámaras, Representantes de Organismos Internacionales esta pre autorizado. El acceso para visitantes a las instalaciones ya sea

peatonalmente o en vehículo debe ser solicitado con anterioridad a la Unidad de Seguridad con un mínimo de (24) horas de anticipación, por medio de una nota dirigida a la Directora General o un correo a [email protected] informando los siguientes datos: nombres y apellidos de los invitados, placa del vehículo, motivo de la visita, fecha y hora de la visita, y cualquier otra información que se considere necesaria para la coordinación de la visita. Para poder accesar a las instalaciones los únicos documentos válidos son: DPI, Licencia de conducir, Pasaporte y Carné Diplomático

El Agente de Seguridad deberá mantener un registro diario de todos los visitantes a los cuales se les permita el acceso, tránsito y estacionamiento. En el registro anotara la siguiente información: Placa del vehículo. Nombre del conductor y el número del documento de identificación valido. Cantidad de personas que viajan en el vehículo Persona u oficina que visita Fecha, horas de entrada y de salida Acceso en Horario y Día Inhábiles: Un empleado no podrá acceder o a las instalaciones en horario y día inhábiles a menos que haga una solicitud por escrito a la Dirección General justificando el motivo de la misma y que esta cuente con el visto bueno de la Dirección General y las facilidades de acceso serán programadas cumpliendo con normas de seguridad de instalaciones. El acceso a las instalaciones para todo el personal en horario y día inhábiles deberá hacerse por el acceso de visitantes ubicado sobre la 2da. Avenida de la zona 10 El personal contratista que realice labores de mantenimiento, jardinería o cualquier otro servicio contratado no podrá acceder a las instalaciones en horario y día inhábiles a menos que cuente con una autorización por escrito para hacerlo con el visto bueno de la Dirección General y las facilidades de acceso serán programadas cumpliendo con normas de seguridad de instalaciones. Los empleados temporales, entre estos pasantes, contratistas y relacionados tendrán acceso a la instalación en razón de su trabajo y deberán portar su gafete de identificación. El personal contratista que realice labores de mantenimiento, jardinería, seguridad y otros antes de retirarse de sus labores cotidianas deberá mostrar voluntariamente paquetes, maletines o bolsas para su inspección. Salida: Los Asesores, Directores Generales, Jefes de Gabinete, Subdirectores Generales, Directores y Subdirectores podrán salir de las instalaciones en cualquier día y hora; para el resto del personal están fijados horarios de almuerzo y de salida en razón de su trabajo. De lo contrario deberán entregar al Guardia de Seguridad el formulario de Permiso de Ausencia vigente. En los casos en que sea necesaria la permanencia de un vehículo de un empleado durante días y horas no laborales, se regirá por la normativa de estacionamiento vigente para el Ministerio. Acceso o Salida de Materiales, Equipos y Otros Artículos Propiedad del Ministerio o de Terceros: El trabajador al ingresar o salir de las instalaciones con algún equipo o artículo de su propiedad o para la autorización de entrada/salida de materiales, equipos y otros artículos propiedad del Ministerio o de terceros tiene la obligación de llenar el formulario vigente. (Ver Anexo: Formulario 1) BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, Minex , 2011


Paso ACCIÓN

Coordinador de Seguridad Coordinador de Seguridad Jefe de Grupo Trabajador Agente de Seguridad Agente de Seguridad

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Acceso de Trabajadores, Empleados Temporales, Personal Contratado en Horario y Día Inhábiles Recibe solicitud marginada de la Subdirectora autorizando el acceso del trabajador (es), empleado temporal o personal contratado para acceder en días u horas no laborales, señalando: Fecha. Hora de entrada y de salida. Nombre y apellidos. No. de documento de identificación Área de trabajo. Actividad a realizar y responsable del trabajo. Da la consigna al Jefe de Grupo y entrega la solicitud firmada y autorizada para que se le permita el acceso a ese trabajador (es) en la fecha y hora señalada. Da la consigna al personal de seguridad que se encuentra en el acceso Llega a la instalación y se identifica. Verifica la identidad del trabajador, empleado temporal o personal contratado realizando una inspección física del documento oficial de identidad o en su defecto la credencial que acredite la calidad de Funcionario/a o empleado/a Verifica si está autorizado para acceder a las instalaciones en ese horario y para esa fecha, revisando las autorizaciones escritas que le fueron entregadas en consigna memos, u otros. En caso de no estar autorizado, informará al trabajador, empleado temporal o personal contratado la negativa de acceso. Acceso de trabajadores Corrobora que cada trabajador acceda a la instalación utilizando su respectiva tarjeta de control de acceso. En caso de olvido o pérdida el Agente de Seguridad procederá a informar al

Jefe de Grupo Coordinador de Seguridad

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trabajador que se la dará acceso por esa única vez y que deberá informar de su situación a la Dirección General. El Agente de Seguridad procederá a tomar nota del: Nombre y apellidos Hora de entrada Área de trabajo Procede a darle acceso a la instalación Entrega un informe semanal de los trabajadores que no ingresaron con su tarjeta de control de acceso al Jefe de Grupo. Entrega al Coordinador de la Unidad de Seguridad el informe. Lo traslada a la Encargada de elaborar los Gafetes de Identificación del personal.


* === Unidad de Seguridad Procedimiento: Verificación de Rondas Código: 202-3 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS La protección de la instalación se efectuará realizando rondas interiores y exteriores de forma aleatoria, cada dos horas (2Hrs.), las cuales serán verificadas para su estricto cumplimiento con el propósito de mantener el control de toda la instalación las veinticuatro horas (24Hrs.). En caso de incumplimiento a la norma se someterá a las sanciones correspondientes.


Paso ACCIÓN

Rondín Agente de Seguridad de Monitoreo Coordinador de Seguridad

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Efectúa su ronda observando con atención las zonas que está protegiendo pasando y marcando con el lápiz marcador todos los puntos establecidos del verificador de rondas y firmando el libro correspondiente de novedades de cada puesto de seguridad por el que pasa. Reportara en una hoja de Memo/Informe todas las novedades encontradas en su recorrido tales como: luces encendidas, equipo encendido, puertas sin llave o cualquier otra situación fuera de normal. (Ver Anexo: Formulario 1) Entrega el lápiz marcador a las 6:00 de la mañana al Agente de Seguridad asignado al área de control de

cámaras. Recibe el lápiz marcador de rondas. Descarga la información del lápiz marcador en la computadora. Saca una impresión del mismo. Elabora informe de Verificación de Rondas en la hoja de Memo/Informe y adjunta la información descargada del lápiz marcador de rodas. Entrega el informe y la descarga de información del lápiz marcador de rondas al Coordinador de Seguridad. Recibe el informe y la descarga de información del lápiz marcador de rondas. Verifica el cumplimiento de las rondas y de los horarios establecidos. Si todo se cumplió procede a su archivo. Finaliza.


* === Unidad de Seguridad Procedimiento: Vigilancia y Grabación Electrónica Código: 202-4 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS El uso de este Sistema se hará de conformidad con las

necesidades propias del Ministerio y las instrucciones de la Autoridad Superior. La Unidad de Seguridad determinara a los Agentes de Seguridad a cargo de la operación diaria de las cámaras, de sus turnos y los instruirá. La persona/s designada/s para el monitoreo diario y permanente de las cámaras deberá estar en su posición en turnos de 24 por 24 horas con un (1) tiempo para comer y dos (4) tiempos de descanso de 15 minutos cada uno. Toda persona autorizada a ingresar está obligada a mantener la confidencialidad de lo que observe o escuche dentro. El uso de este equipo para discriminar a cualquier persona basada en características de sexo, raza, orientación sexual, incapacidad física o cualquier otro tipo de clasificación queda prohibido. Las cámaras de vigilancia electrónica no se instalarán en donde deba existir intimidad o privacidad tales como: Despachos Superiores, baños, áreas para cambio de ropa, duchas, etc. Solamente las personas autorizadas por la Unidad de Seguridad podrán estar en las áreas designadas para la operación de la vigilancia electrónica. Estas áreas se mantendrán cerradas. En las áreas designadas para la operación de la vigilancia electrónica se llevara un registro de cada ocasión en cada persona autorizada entre y salga de

la misma. Se mantendrá una bitácora en el lugar destinado para la vigilancia electrónica, contendrá la siguiente información: Nombre del Agente de Seguridad Fecha y hora de entrada y/o de salida, según sea el caso Número de monitores en uso Informe de incidencias, si las hay. Al completarse la capacidad de grabación y necesitarse hacer una descarga de información y pasarla a un DVD, el Coordinador de Seguridad lo guardara en un lugar destinado dentro de la oficina bajo estrictas medidas de seguridad.

Los DVD s grabados serán numerados correlativamente, comenzando con el número uno (1). En el caso de que alguno de estos DVD s sea removido para ser examinado y/o para su uso como evidencia, el Agente designado para llevar la bitácora anotara la descripción del DVD removido (fecha, número y área), el nombre de la persona a quien fue entregado, la fecha de entrega y la firma de la persona. Solo se hará entrega de estos DVD s a personas específicamente autorizadas por la Autoridad Superior por escrito. Toda grabación utilizada como evidencia en un proceso interno, administrativo y/o judicial, deberá ser conservada hasta que finalicen todos los procedimientos en cuestión. No se podrá utilizar dicho DVD nuevamente sin la autorización por escrito de la Dirección General Los discos que por alguna razón no puedan utilizarse nuevamente serán destruidos con la autorización por escrito del Director General de la Cancillería, de manera que su contenido no pueda ser revelado. Los DVD s permanecerán almacenados por un término de un (1) año. Al cabo de dicho termino se procederá a mandarlo al Archivo General del Ministerio y se solicitara se conserve por … Si al monitorear las cámaras de seguridad el Agente de Seguridad encargado observa algún incidente o situación que pudiera poner en riesgo o en inminente peligro la vida de alguien o poner en riesgo la instalación deberá notificar inmediatamente al Jefe de Seguridad para que actúe de acuerdo a las instrucciones recibidas. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011

ARCHIVO


* === Archivo General Procedimiento: Análisis, clasificación, y catalogación de documentos Código: 203-1


1. NORMATIVA NORMAS Toda la documentación generada por la Misiones

Diplomática y Consulares, además de todas las Direcciones Generales de la Cancillería, se ingresan a través de un memorándum de entrega al Archivo General. Luego de haberse entregado, en el Archivo General se realiza un proceso de análisis cruzado con los paquetes y el listado que remite cada Dirección General o Misiones en el Exterior, para posteriormente incorporarse al inventario de la

Unidad, clasificándose por Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, departamentos, unidades y por las distintas Misiones Diplomáticas y Consulares en el exterior, con la finalidad de proveer y permitir el préstamo de los documentos a nivel interno y consultas externas. La finalidad del Archivo General es proporcionar apoyo técnico informático y documental, así como garantizar la conservación de la documentación, su clasificación, el fortalecimiento de las actividades internas de la Cancillería, agilización en la búsqueda y respuesta efectiva y pronta a las consultas requeridas por las instituciones de gobierno y la ciudadanía en general.

BASE LEGAL Ley de Acceso a la Información Pública 57-2008, Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


Paso ACCIÓN

Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Técnico de Archivo Coordinado de Archivo y técnicos de archivos

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El Coordinador de Archivo recepciona la documentación entregada por un funcionario de un Dirección General, Dirección, Subdirección y la posiciona para su revisión con el técnico de archivo. Realiza un cruce de información entre el contenido de los paquetes y el listado que se adjunta al memorándum. Moviliza la documentación, se clasificación y se archiva según los criterios funcionales de la Unidad, en estanterías metálicas y archivos metálicos, (ordenación física de los documentos: numérica, cronológica, alfabética, geográfico, y combinados), basado en Direcciones General, Direcciones, Subdirecciones y Misiones Diplomáticas y Consulares para que sea funcional Se registran en forma electrónica, los expedientes de nacionalidades y los documentos relacionados a registro civil (actas de nacimiento, matrimonios y defunciones) digitándose cada uno de ellos, para su ubicación y fácil acceso.


* === Archivo General Procedimiento: Atención de Consultas Código: 203-2


1. NORMATIVA NORMAS Son todas aquellas acciones que permiten a un

usuario interno o externo tener acceso, conocer y consultar la información que se encuentre en el Archivo General de la Cancillería. La consulta y el acceso a los diversos archivos físicos y electrónicos, son gratuitos para todo el público en general, permitiéndose realizar las consultas de la siguiente manera: 1- Atención personalizada con acompañamiento de un técnico 2- Se resuelven consultas por vía telefónica y de forma escrita. El Archivo General garantiza procedimientos de control, (formularios de préstamo interno) acompañamiento de un funcionario y consulta de documentos en el lugar, proveyendo copias en ocasiones para salvaguardar los originales. Los Usuarios, tanto los internos como los externos son los responsables de la integridad de los fondos documentales durante el periodo de consulta. (La consulta solo se hace en el archivo, no se presta para llevar).

BASE LEGAL Ley de Acceso a la Pública 57-2008 Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011



Paso ACCIÓN

Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Coordinador de Archivo

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Recibe el formulario de la solicitud de las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades (ver anexo), o formulario de consulta si el usuario es externo (ver anexo). Se comprueba que el expediente sea accesible de acuerdo con la ley de acceso a la información pública. Se usa la aplicación informática o guías de índices para buscar la signatura del expediente solicitado. Se localiza y recupera el expediente en el Depósito, si la solicitud de consulta es interna, una vez localizado el expediente, la unidad de archivo y centro de documentación comunica al solicitante que ya tiene el expediente. La consulta del expediente se realiza en la Unidad de Archivo y Centro de Documentación, que debe garantizar la consulta de los documentos en soportes diferentes al papel y la posibilidad de hacer copias de la documentación solicitada. Una vez el expediente ha vuelto al depósito se da por finalizado el procedimiento. Verifica que el expediente se encuentre en su lugar correspondiente.


* === Archivo General Procedimiento: Conservación de documentos Código: 203-3 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS El archivo General es el responsable de la adecuada conservación física de los documentos producidos por las diferentes Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamento, Unidades, Misiones Diplomáticas y consulares representativas de nuestro país en el extranjero. La conservación de los documentos es un proceso archivístico que consiste en mantener la integridad física del soporte y de la información contenida en los documentos, a través de la implementación de medidas de preservación y restauración (siempre será mejor preservar que restaurar). Deberá situarse lo más lejos posible de fuentes de calor (calderas de calefacción) y de cañerías que son fuentes de humedad.

La temperatura y la humedad relativa deberán ser constantes (entre 18 y 22° de temperatura). La limpieza es otro factor importante, pues las acumulaciones de polvo deterioran el soporte de los documentos y provocan la existencia de roedores, el proceso de limpieza incluye área administrativa, área técnica y Depósitos Documentales


Paso ACCIÓN

Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo o Técnico de archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo Coordinador de Archivo

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Supervisa que la temperatura del sistema de aire este a la temperatura correspondiente. Supervisar que no haya fuentes de humedad. Verificar que se haga diariamente la limpieza correspondiente en la unidad. Supervisar que el sistema eléctrico estén en perfecto estado. Restringir el ingreso al Depósito a personas no autorizadas. Supervisar que no se fume, coma o beba en los depósitos, áreas de trabajo o cualquier otro lugar donde existan documentos. Supervisar


* === Archivo General Procedimiento: Préstamo interno de documentos Código: 203-4


1. NORMATIVA NORMAS Como parte de los servicios que realiza este Archivo

General se encuentra el Préstamo Interno de documentos, para lo cual se realiza un procedimiento administrativo, a través de un formulario de préstamo que las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades, llenan indicando quién es el funcionario responsable, la fecha de entrega y qué tipo de documento están retirando. El préstamo de documentos es de carácter temporal y tiene un máximo de tiempo de 15 días hábiles, con la posibilidad de prorrogarlo 15 días más, la documentación tiene que ser devuelta a la unidad de Archivo General, la cual es revisada por un técnico de la unidad.

Las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades de la Cancillería que son las creadoras, productoras o las generadoras de la documentación, únicamente pueden pedir en préstamo los documentos que son parte de su historial o en su caso los propios de su unidad. En todo caso la solicitud sea aceptada, se efectuará siguiendo los procedimientos antes descritos.

BASE LEGAL Ley de Acceso a la Información Pública 57- 2008


Paso ACCIÓN

Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Técnico de Archivo

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Recibe la solicitud por parte de las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades utilizando el formulario establecido (ver anexo formulario de préstamo) Al recibir la solicitud, se comprueba que la documentación pertenece a la Dirección General, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades que las solicitan, con el objetivo de indicar si es procedente el préstamo de la misma. Se busca la ubicación del expediente solicitado mediante su aplicación informática o guías de archivo. Se localiza y recupera el expediente en el depósito, una vez localizado sustituye el expediente solicitado por una copia del formulario de préstamo que hace la función de testimonio. Se comunica de forma directa al solicitante y se verifica que vaya lo que indica el expediente y la solicitud. Una vez acabado el término de préstamo de 15 días, las Direcciones Generales, Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Unidades, solicitante envía el expediente a la unidad de Archivo, pueden prolongar el término de préstamo siempre que lo justifique. Se comprueba que el expediente devuelto este completo, en caso afirmativo se devuelve el expediente al depósito y se sustituye por la copia del formulario que hacia función como testimonio, esta copia es destruida una vez hecho el


* === Archivo General Procedimiento: Solicitud de Certificaciones Código: 203-5


1. NORMATIVA NORMAS Como parte de uno de los servicios del Archivo General está la elaboración de certificación de nacionalidad guatemalteca concedida a extranjeros. Todo requerimiento de solicitud de certificaciones deberán ser ingresadas a través de sección de nacionalidades de la Dirección General de Asuntos Jurídicos, Tratados Internacionales y Traducciones de esta Cancillería (unidad encargada de registrar electrónicamente en el sistema SISCO), adjuntando los requisitos que se detallan a continuación: 1. Solicitud dirigida al señor Ministro por medio del cual solicita la certificación. 2. Declaración jurada donde el interesado manifiesta que no ha renunciado a la nacionalidad guatemalteca ni se ha naturalizado en país extranjero y 3. Fotocopia de DPI, del interesado, dicha solicitud es analizada por la Dirección de Asuntos Jurídicos quien es la responsable de trasladarla mediante un Memorándum a la unidad de Archivo. Una vez ingresada la solicitud El Archivo General tendrá un tiempo de dos días hábiles para dar una respuesta favorable o negativa.

BASE LEGAL Constitución Política de la República de Guatemala Artículo 144, 145, 146. Reglamento Orgánico Interno, Minex, 2011


Paso ACCIÓN

Coordinador de Archivo Técnico de Archivo Coordinador de Archivo Técnico de Archivo

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Recibe la solicitud de elaboración de certificación, anotando fecha y hora de recibido en el original y copia del Memorándum (ver anexo 1) Revisa que la solicitud lleve todos los requisitos requeridos por la sección de nacionalidades. Descarga la información en el sistema SISCO (ver anexo 2). Busca el expediente solicitado mediante los sistemas de registro o guía de archivos. Una vez localizado el expediente se ubica la resolución final, favorable que acredita como guatemalteco a la persona. Según la cantidad de certificaciones solicitada por el interesado, se reproduce fotocopia fiel de la resolución original. Ingresa el nombre completo del titular de la resolución de nacionalidad guatemalteca a un sistema de registro interno de la unidad con la finalidad de llevar un dato estadístico. Procede a elaborar la certificación

utilizando el formato establecido (ver anexo 3) Traslada las certificaciones con su respectiva resolución en original al coordinador de Archivo, para su revisión y firma correspondiente. Verifica que los datos consignados en la certificación sean los correctos según Resolución Original. Firma la certificación o certificaciones. Traslada la certificación con resolución original para revisión y visto bueno de las autoridades superiores de la Dirección General de la Cancillería (ver anexo 4). Una vez dado el visto bueno, la resolución original es devuelta a la Unidad de Archivo, es resguardada en su expediente y se devuelve el expediente.

CORRESPONDENCIA


* === Departamento de Correspondencia Procedimiento: Recepción de documentos, Valijas Diplomáticas y

Courier Código: 204-1


1. NORMATIVA NORMAS Todo documento que entre al Ministerio debe ser

ingresado por el Departamento de Recepción de Documentos, para el marginado correspondiente así como también para su ingreso en el Programa de SICOIN y así poder hacer la entrega correspondiente. Se procede a abrir todos los sobres que entren, mas no así los que vengan etiquetados como Confidencial o personal, con esta clase de documentos lo que se hace es entregarlos con conocimiento o fotocopia del mismo.

BASE LEGAL Artículo 75, inciso 1 del reglamento Orgánico interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2013, y sus reformas)

2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE ACCIÓN Técnico Jefe Técnico Jefe

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Recibe todo documento que ingrese a Recepción de Documentos, así como también todo documento, así como también toda Valija Diplomática que venga por Vía Courier, de nuestras misiones acreditadas en todo el mundo. Revisa que los documentos traigan anexos si lo dijera el documento Abren las Valijas diplomáticas y se sacan todas las notas que vienen dentro para su marginado. Si hiciese falta algún documento que no venga en la Guía se procede a comunicarse con la misión responsable para hacerlo de su conocimiento Marginan todos los documentos, así como los que vienen Vía Courier y se remiten a los técnicos. Registra en la base de datos del programa del SICOIN, el extracto de toda la información de dicho documento. Luego de dirigen a las distintas direcciones y subdirecciones del ministerio, para hacer la entrega de todos los documentos. Lleva un control por medio de folder por dirección, el cual se lleva por mes Procede a archivar todos los folders de las distintas Direcciones Procede a escanear todas las Guías de las Valijas Diplomáticas a todas nuestras misiones acreditadas en el Exterior. Archivan todas las guías en su respectivo folder debidamente identificado


* === Departamento de Correspondencia Procedimiento: Envío de documentos interna y externamente del

Ministerio Código: 204-2


1. NORMATIVA NORMAS Todo documento que ingrese al Departamento de

Correspondencia deberá estar debidamente ingresado en el Programa de SICOIN debidamente recepcionado a Correspondencia, de no venir recepcionado se devuelve a la Dirección responsable para que se haga dicho proceso, además la nota la nota deberá traer sobre debidamente identificado y con la dirección exacta, así como la nota original deberá venir dentro del sobre con tres copias, una para nuestro archivo, otra para que firmen de recibido y la otra copia para los interesados, así como también los sobres que se quieran enviar tanto en Valija Diplomática como por El Correo deberán venir debidamente sellados y con su respectiva dirección.

BASE LEGAL Artículo 75, inciso 2 y 3 del reglamento Orgánico interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2013, y sus reformas)


Paso ACCIÓN

Técnico Jefe Técnico Técnico Jefe Técnico

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Reciben las notas con su debido sobre. Verifica en el Programa SICOIN si dicha nota está debidamente recepcionada a Correspondencia. En un caso no estuviera se devuelve o se llama a la Dirección para que realicen dicho proceso Luego se separan las notas por zonas que van de la 1 a la 9 y de la 10 a la 16. Procede a realizar la ruta para los pilotos. La entrega de la ruta se hace por medio de Memorándum, en la cual se detalla la cantidad de notas y los lugares a los cuales se dirigirán, la cantidad de notas es de 25 notas diarias. A la hora de ser entregadas las notas y debidamente selladas de recibido se despachan en el Programa del SICOIN para despacharlas a su debida dirección. Se colocan en un casillero debidamente identificado por Dirección, para que personal de la Dirección proceda a retirar dichas notas. ENVIO DE VALIJA DIPLOMATICA Para el envío de la Valija se recibe toda nota debidamente identificada y se procede a revisar en el Programa de SICOIN si esta recepcionada para Correspondencia y se coloca en un casillero específico para que se vaya juntando y poder ser enviada dicha valija. Procede a llenar el formulario correspondiente que consta de dos hojas, la que se queda acá con nosotros para nuestro archivo y la que se va junto con la Valija. En este formulario se coloca quien envía, No. de Sicoin y a donde va dirigido, se coloca dentro de la Valija. Coloca a la Valija Diplomática unas etiquetas en donde va la dirección de la

Técnico Jefe Técnico Jefe

5 6 7 1 2 3 4

Embajada, Consulado o Misión, así como también una que dice Valija Diplomática. Se procede a llevar La Valija Diplomática dependiendo su destino a COMBEX, COPA, IBERIA. La persona encargada de llevar la Valija Diplomática tiene que realizar como mínimo cinco pasos más para poder realizar la entrega de dicha Valija. Ya entregada la Valija Diplomática en COMBEX, la persona encargada de llevarla entrega el No. Guía con la cual fue ingresada. Procede a hacer del conocimiento de nuestras misiones de afuera que ya fue puesta la Valija Diplomática. ENVIO DE DOCUMENTACION POR CORREO LOCAL Recibe los documentos debidamente identificados y sellados, los cuales se revisan en el Programa de SICOIN si están recepcionados a Correspondencia. Se procede a llenar unos formularios (2) en los cuales va quien envía y quien recibe y con que No. de Sicoin va cada documento, en uno de los formularios. Procede a llamar a EL CORREO para que vengan a recoger los documentos. Luego regresan los documentos de EL CORREO para su respectivo pago.

APOYO LOGÍSTICO


* === Departamento de Apoyo Logístico Procedimiento: Administración de salones para eventos Código:

205-1


1. NORMATIVA NORMAS Para la reservación de los diversos salones se debe

solicitar por medio del Sistema de Información Integrado (SIMRE), correo electrónico o por medio de Formulario de Reservación de Salones (ver anexo 1), y llevar un registro de los requerimientos solicitados.



Paso ACCIÓN

Solicitante Jefe de Apoyo Logístico Asistente de Apoyo Logístico Jefe de Apoyo Logístico

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Envía la solicitud por medio del SIMRE, correo electrónico o Formulario de Reservación de Salones indicando Direccion o Unidad a la que pertenecen, tema de la reunión, horario de inicio y finalización, fecha, salón requerido, cantidad de personas, tipo de montaje, equipo de sonido, y servicio de café. Revisa la agenda de salones para verificar la disponibilidad del mismo. Informa al solicitante la disponibilidad del salón por medio del SIMRE, correo electrónico o telefónicamente. En el caso de que el salón que solicitaron este ocupado, se les informará que se les asignó otro salón, por medio del SIMRE , correo electrónico o telefónicamente. Se elabora un planificador mensual para la reservación de los diferentes salones. Traslada la información al Asistente de las reservaciones de los salones por medio de un planificador semanal.


* === Departamento de Apoyo Logístico Procedimiento: Coordinación de Jardinería Código: 205-2 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 1

1. NORMATIVA NORMAS La asignación de la ubicación del personal de jardinería en las diferentes áreas verdes de Cancillería debe ser planificada semanalmente, así como la limpieza los días sábados de las áreas verdes externas y el riego, limpieza, poda de todas las plantas ubicadas dentro de las oficinas, corredores, pérgolas y áreas comunes. Diariamente se deberá coordinar la limpieza de jardines internos, externos, áreas verdes, arriates en el área de parqueo y arriates fuera de las instalaciones del Ministerio. Se deberá elaborar mensualmente el pedido de suministros de jardinería que provee la empresa contratada. Realizar una planificación mensual de la limpieza de los jardines internos ubicados en el Lobby de Cancillería. Trimestralmente se deberá realizar la poda de los bambúes ubicados en los arriates del área de parqueo, así como de la fumigación de áreas verdes, jardines y

plantas. Quincenalmente se deberá planificar la extracción de las macetas que están dentro de las oficinas. Es necesario realizar permanentemente el sembrado de plantas en almácigos. Periódicamente se deberá realizar recorte de ramas de los árboles que bloquen el paso peatonal, la rotación de macetas que se encuentren dañadas y el corte de ramas que estén causando daño a las áreas de parqueo y arriates.



* === Departamento de Apoyo Logístico Procedimiento: Coordinación de Jardinería Código: 205-2


1. NORMATIVA NORMAS La asignación de la ubicación del personal de

jardinería en las diferentes áreas verdes de Cancillería debe ser planificada semanalmente, así como la limpieza los días sábados de las áreas verdes externas y el riego, limpieza, poda de todas las plantas ubicadas dentro de las oficinas, corredores, pérgolas y áreas comunes. Diariamente se deberá coordinar la limpieza de jardines internos, externos, áreas verdes, arriates en el área de parqueo y arriates fuera de las instalaciones del Ministerio. Se deberá elaborar mensualmente el pedido de suministros de jardinería que provee la empresa contratada. Realizar una planificación mensual de la limpieza de los jardines internos ubicados en el Lobby de Cancillería. Trimestralmente se deberá realizar la poda de los bambúes ubicados en los arriates del área de parqueo, así como de la fumigación de áreas verdes, jardines y plantas. Quincenalmente se deberá planificar la extracción de las macetas que están dentro de las oficinas. Es necesario realizar permanentemente el sembrado de plantas en almácigos. Periódicamente se deberá realizar recorte de ramas de los árboles que bloquen el paso peatonal, la rotación de macetas que se encuentren dañadas y el corte de ramas que estén causando daño a las áreas de parqueo y arriates.



* === Departamento de Apoyo Logístico Procedimiento: Coordinación de limpieza general Código: 205-3


1. NORMATIVA NORMAS Se deberá recibir al personal de limpieza el primer día

hábil de la contratación del servicio de limpieza y ubicarlos en las áreas correspondientes, de acuerdo a la planificación respectiva.


Paso ACCIÓN

Jefe de Apoyo Logístico 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Planifica la asignación de la ubicación del personal de limpieza en las diferentes áreas de Cancillería. Selecciona el personal femenino para la limpieza de oficinas, así como también para la atención del servicio de café a los Directores y Subdirectores de las diferentes áreas. Selecciona con personal masculino para todas aquellas tareas pesadas a realizar como ejemplo traslado de mobiliario, limpieza de vidrios en segundo nivel, estructuras metálicas, limpieza área de cafetería, etc. Proporciona inducción al personal femenino y masculino con relación a la limpieza en general de salones, servicios sanitarios, ventanería, fuentes internas y externas. Brinda inducción al personal femenino con relación a la atención en el servicio a los Directores y Subdirectores. Coordina al personal de limpieza en horarios rotativos, primer turno a las 7:30, segundo turno 8:30 Controla el ingreso y egreso por medio de una hoja, la cual tiene detalle de los nombres de los operativos, hora de ingreso y egreso de lunes a viernes, la cual se traslada a garita para el ingreso. Solicita a bodega de suministros en una Requisición de productos de limpieza (papel de manos, sanitario y jabón de manos) Elabora un pedido de los productos y equipo de limpieza que suministra la empresa contratada. Planifica al personal para que

realicen trabajos de limpieza los días sábados de acuerdo a lo planificado durante la semana. Supervisa la limpieza general en todas las instalaciones.

Auxiliar de Limpieza 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Recibe la instrucción del Jefe de Apoyo Logístico para la supervisión de la limpieza de toda la institución. Supervisa que todo el personal este en sus lugares correspondientes realizando la limpieza de las áreas asignadas. Supervisa la existencia de los productos de limpieza y distribución de los mismos. Supervisa que los servicios sanitarios tengan jabón de mano, papel. Supervisa que en los servicios sanitarios estén funcionando adecuadamente, de lo contrario reporta se hay fugas de agua, o problemas con tuberías dañadas o algún daños relacionado con mantenimiento para reportar al Jefe de Mantenimiento. Reporta la ausencia del personal de limpieza para el reemplazo del mismo. Selecciona a una persona encargada del grupo de los días sábados para que lleven a cabo las atribuciones asignadas a ese fin de semana. Supervisa la limpieza de ventanas. Coordina vitrificado y lavado de piso en las áreas que tienen piso granito. Supervisa la limpieza de plaza, parqueos, pérgolas semanalmente. Supervisa la limpieza de los ductos que están en el área de parqueos Supervisa la limpieza de las terrazas, domos, bajadas de agua, estructuras metálicas, techos de garitas, fuentes

internas y externas.


* === Departamento de Apoyo Logístico Procedimiento: Preparación de Eventos Internos Código: 205-4 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 3

1. NORMATIVA NORMAS Todo evento interno deberá canalizarse por medio de un memo de parte de la Dirección o Unidad interesada, el cual deberán enviar a la Dirección General de Cancillería, para que a su vez éste tenga el Visto Bueno de la Directora o Subdirectora.


Paso ACCIÓN

Solicitante Jefe de Apoyo Logístico

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Envía un memo a la Dirección General de Cancillería solicitando el servicio de alimentos del servicio requerido, en dicho memo tiene que indicar fecha, hora, cantidad de personas, salón, equipo, motivo de la reunión y especificación del servicio. Recibe el memo autorizado por la Directora General o Subdirectora General del servicio requerido. Procede a solicitar las cotizaciones correspondientes al servicio, de acuerdo a los requerimientos de la Dirección o Unidad interesadas, las cuales deberán ser de dos a tres solicitudes por evento. Elabora un cuadro comparativo de los servicios a requerir para seleccionar cual empresa proporcionara el servicio. Elabora Pedido de Bienes y Servicios adjuntando las cotizaciones correspondientes al evento. Presenta a la Dirección o Unidad interesada el Pedido de Bienes y Servicios para la firma del pedido, así como también

de la cotización seleccionada y menú correspondiente. Seleccionado el menú por parte de la Dirección o Unidad interesada, se trasladada la cotización la Directora o Subdirectora de la Dirección General de Cancillería para que le da Visto Bueno de aceptada la cotización. Firmada la cotización de aceptada se procede a escanear el documento para trasladar por vía electrónica a la empresa seleccionada. Solicita a la empresa seleccionada que envíe un correo con la información correspondiente del personal a ingresar al Ministerio. Informa al encargado de seguridad y parqueo del ingreso correspondiente de la empresa contratada del servicio en las instalaciones. Finalizado el evento, se recibe la factura, la cual deberá ir razonada y firmada por la parte interesada.

12 Completado el paso 9 se presenta al Departamento de Compras para el pago del mismo.


* === Departamento de Apoyo Logístico Procedimiento: Realización de Eventos Internos Código: 205-5


1. NORMATIVA NORMAS Recibido el memo solicitando el servicio requerido, se

procede a anotar en la agenda de salones las reservaciones correspondientes.


Paso ACCIÓN

Jefe de Apoyo Logístico Auxiliar de Apoyo Logístico

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Recibida la solicitud de la reservación del salón, se procede a anotarla en la agenda. Coordina la limpieza del área donde se llevara a cabo la actividad. Organiza el montaje correspondiente de las reuniones con el mobiliario y equipo requerido. Coordina el ingreso correspondiente a las instalaciones de la empresa que prestara el servicio. Dispone el espacio donde se ubicará el servicio de alimentos contratados. Coordina la hora del servicio requerido. Supervisa que la empresa contratada esté cumpliendo con los requerimientos solicitados. Cuando no se ha solicito el servicio de alimentos a una empresa, el Ministerio presta el servicio de café y galletas, el cual se Coordinación en los salones correspondientes. Coordina al personal de apoyo para cubrir eventos después del horario establecido de trabajo, relacionadas con Seminarios, Cocteles, Actividades Culturales, para la limpieza de sanitarios, apagar luces de áreas comunes, fuentes, limpieza de vestíbulo, traslado de mobiliario si se requiere como también de sonido. Coordina al personal de apoyo cena y transporte a sus viviendas después de las actividades relacionadas con el inciso 1.10. Supervisa que el personal de apoyo operativo haya cumplido con los requerimientos solicitado para las reuniones. Verifica que personal de apoyo operativo desmonte las el mobiliario utilizado en las reuniones.

13 14 15 16 17

Coordina que el mobiliario este en la bodega de eventos. Supervisa que el equipo de sonido lo hayan retirado una vez finalizadas las reuniones. Verifica la recolección de mantelería y cristalería una vez finalizada las reuniones. Supervisa que el personal de apoyo cumpla con los requerimientos solicitados

con relación a los eventos después del horario establecido de trabajo, tales como Seminarios, Cocteles, Actividades Culturales, etc. Coordina que el personal haya cenado y sea trasladado a sus hogares terminada las labores encomendadas en el paso 10.

REPRODUCCIONES


* === Departamento de Reproducciones Procedimiento: Fotocopiado, reproducción e impresión de documentos Código: 206-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud de fotocopias, reproducciones e impresiones de documentos masivos (de 50 hojas), deberá ser solicitada por escrito a la Dirección General de Cancillería para la elaboración del mismo (libros, folletos, hojas con membretes del Ministerio, tarjetones de invitaciones, diplomas de ingreso y asenso a la carrera diplomática, fotografías, planos, cartas credenciales, hojas móviles para los cuerpo consulares de Guatemala en el exterior, impresión de execuátur, hojas de formularios fiscales 200-A)

BASE LEGAL Artículo 77 del Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento Jefe del Departamento, o técnico

1 2 3 4 5 6

Recibe recibir el marginado autorizado por la Dirección General ya sea por correo electrónico o por memorándum para la realización del trabajo solicitado, designando el mismo a uno de los técnicos del Departamento. Elaborará el trabajo designado por su jefe inmediato, ya sea fotocopia, reproducción o impresión de los documentos designados. Verificara junto al técnico, que el trabajo que se esté realizando sea elaborado como lo requerido. Dará aviso al jefe inmediato del Departamento, sobre el trabajo concluido para su verificación. Al verificar que el trabajo este realizado como lo requerido, se dará aviso ya sea por teléfono o correo electrónico, a la Dirección o Subdirección quien requirió el documento. Entregará en propias manos la persona designada por su Dirección para la recepción del trabajo

realizado, haciéndoles firmar así, la hoja de conocimiento de entrega, donde detalla el trabajo realizado como la cantidad de copias reproducidas.


* === Departamento de Reproducciones Procedimiento: Administración de fotocopiadoras y faxes multifuncionales Código: 206-2


1. NORMATIVA NORMAS Todos los equipos de fotocopiadoras como faxes

únicamente deberán ser revisados por el Departamento de Reproducciones, quien será el enlace para la revisión o reparación de los mismos.



Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento

1 2 3 4 5 6

Designa a una persona técnica del departamento de Reproducciones, para la revisión del funcionamiento de los equipos de fotocopiadoras como faxes multifuncionales. El técnico llevara consigo un formulario el cual donde se le firmara de recibido que el mismo paso por dicha oficina para la verificación del equipo y del suministro de su tóner. El técnico entregara al jefe del Departamento, un listado de los equipos en los cuales necesitan mantenimiento, reparación o suministro de tóner. Coordinará con la empresa contratada del servicio de fotocopiadoras, para el envió de un técnico para el mantenimiento o reparación de uno de los equipos o suministro de tóner para los mismos. Coordinará junto al técnico el

mantenimiento o reparación del equipo de fotocopiado, verificando que el mismo quede en perfectas condiciones. Sellará al técnico su boleta donde el mismo se detalla al serie y numero de equipo revisado por el técnico, archivando así copia de la misma boleta para un control del funcionamiento de los equipos.


* === Departamento de Reproducciones Procedimiento: Solicitud de trabajos de imprenta Código: 206-3


1. NORMATIVA NORMAS Toda solicitud requerida a este Departamento para los

trabajos de este procedimiento, deberá ser solicitada por escrito a la Dirección General de Cancillería para la realización de los mismos (diseños, encuadernados, empastados, engargolado, emplasticado).



Paso ACCIÓN

Jefe del Departamento Técnico Jefe del Departamento

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe el marginado autorizado por la Dirección General ya sea por correo electrónico o por memorándum, para la realización del trabajo solicitado. Al ser un encuadernado, el jefe del Departamento diseñara la pasta y la impresión de los documentos para la realización del empastado. El técnico al tener los documentos ya impresos procederá al engrapado de los mismos y trasladarlo al área de engomadora industrial. El técnico luego de los documentos engomados procederá al guillotinado de los mismos dándole la medida requerida por el tipo de documento. El jefe verificará que el trabajo se esté realizando en un buen orden como en buenas condiciones. Al finalizar el trabajo el técnico dará aviso del trabajo concluido al jefe del Departamento a quien entregara en mano el mismo, siendo el jefe quien verificara que la culminación del mismo para la entrega a los solicitantes.

El jefe del Departamento dará aviso a la dirección quien solicitado dicho trabajo, para su entrega haciendo firmar en un cuadro de conocimientos del trabajo concluido. Al concluir el trabajo se archivara el memorándum o correo electrónico en donde se autorizó por parte de la Dirección General. La misma acción se realizara con los engargolados, empastados y emplasticado de documentos.

MANTENIMIENTO


* === Departamento de Mantenimiento Procedimiento: Mantenimiento de áreas públicas Código: 207-1 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS El departamento de mantenimiento es el encargado de atender cualquier emergencia, dentro del ámbito de sus atribuciones, no importando el horario o día.

BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE Paso Jefe de departamento Jefe o sub jefe de departamento. Todo el departamento Todo el departamento

1 2 3 4

Realizar un recorrido diario dentro y fuera de las instalaciones para poder coordinar los trabajos según sea la necesidad del caso. Coordinar y programar horarios con el personal para poder realizar las reparaciones necesarias según se necesite para no afectar el funcionamiento de algún departamento o algún daño a la salud. Se realizaran los trabajos coordinados según sea la necesidad de los mismos incluyendo poder realizarlos fuera de horario de oficina o fines de semana para evitar posibles daños a la salud o accidentes al personal ajeno al departamento de mantenimiento por no tener las protecciones adecuadas para el resguardo de la personas. Los trabajos constan en remodelaciones de áreas, pintura de paredes en áreas encerradas, fumigaciones con venenos para insectos entre otros. Responderán las emergencias dando la prioridad sobre cualquier solicitud existente o en proceso para poder solucionar la emergencia, contando con la autorización de la Directora o

Sub directora general.


* === Departamento de Mantenimiento Procedimiento: Asignación diaria de tareas al personal y supervisión de labores Código: 207-2


1. NORMATIVA NORMAS La limpieza y jardinería deben ser atendidas a la

brevedad posible por el personal de mantenimiento,

dejando constancia escrita de todos los insumos

utilizados y supervisión de las tareas asignadas. Se entregará producto por medio de hoja de entrega

de insumos semanalmente o cada vez que se

necesite. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Jefe o sub jefe de departamento Jefe de departamento

1 2 3 4

Asignar diariamente labores a todo el personal encargado de distintas áreas por medio de hoja de trabajo. Realizar dos recorridos diarios a todas las áreas para supervisar los avances y el funcionamiento del personal. Coordinar y supervisar los trabajos extraordinarios solicitados a dirección general. Llevar un control detallado de los de los insumos de limpieza entregados por el jefe de departamento cada semana por medio de hoja de entrega de insumos.


* === Departamento de Mantenimiento Procedimiento: Mantenimiento de equipos diversos Código: 207-3


3. NORMATIVA NORMAS El Departamento de Mantenimiento es el responsable

de velar por el buen funcionamiento de los equipos diversos y poder garantizar que estén funcionando correctamente y a disposición en cualquier momento que se requiera.


Paso ACCIÓN

Jefe o subjefe de departamento 1 2 3 4

Supervisa diariamente el buen funcionamiento de la planta generadora eléctrica como: revisión de niveles de aceite, agua, carga de batería, diésel y realizar pruebas de arranque dos veces por semana por lo menos, llevar control de arranques para control de diesel según reporte uso de generador y coordinar con la empresa contratada de dar mantenimiento preventivo las fechas de servicios según contrato. Coordina diariamente el buen funcionamiento de las bombas de agua diariamente como: revisión de nivel de agua en cisternas, nivel de presión de aire de los hidroneumáticos y el buen funcionamiento de los tableros de mando de las bombas. Verifica el buen funcionamiento de los diferentes equipos de A/C y coordina con la empresa contratada los mantenimientos preventivos y correctivos de los mismos según contrato. Supervisa el buen funcionamiento de el sistema de riego como: presión en el sistema, tiempos de riego por áreas, revisar que los aspersores estén funcionando en óptimas condiciones.


* === Departamento de Mantenimiento Procedimiento: Atención de solicitudes de mantenimiento o reparaciones Código: 207-4


2. NORMATIVA NORMAS Las Solicitudes de reparación, mantenimiento o

requerimientos, de cualquier tipo de servicio deben

ser atendidos a la mayor brevedad posible por el

personal de mantenimiento, dejando constancia

escrita de todos los trabajos realizados. El departamento de Mantenimiento es el responsable

de planificar y programar anualmente todas las

actividades de mantenimiento y servicios en general

de las diferentes solicitudes realizadas por las

distintas direcciones de la institución, así como de

darle el seguimiento a la ejecución de las mismas. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011


Paso ACCIÓN

Solicitante Jefe o sub jefe mantenimiento Técnicos Jefe de departamento o departamento de compras Departamento de compras Jefe o sub jefe de departamento

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Solicitar a dirección general de cancillería por medio de memo o correo electrónico el trabajo a solicitar. Se enviara a un técnico para una inspección física para poder analizar los materiales y procedimientos a emplear en dicha solicitud. El técnico reportara y entregara un listado de materiales y tiempo estimado para realizar el trabajo requerido. Procederá a cotizar y presentara cotizaciones de los materiales a emplear para el trabajo a dirección general esperando la aprobación de los mismos. Al tener aprobado el presupuesto estimado de los gastos por trabajo solicitado se procederá a la compra de los productos. Después de la compra de los productos se procederá a darle ingreso al almacén. Retirará el material del almacén por medio de requisición para proceder a realizar los trabajos correspondientes entregando los materiales a los técnicos. Coordinara con el personal para proceder a realizar los trabajos solicitados. Se realizaran supervisiones mientras dure el trabajo elaborado por los técnicos. Se entregara una hoja de trabajo realizado para solicitar firma y sello por el trabajo solicitado al concluir con el mismo. Se archivaran las hojas de trabajo.

TRANSPORTE


* === Departamento de Transportes Procedimiento: Abastecimiento de combustible a unidades de

transporte Código: 208-1


1. NORMATIVA NORMAS Todo requerimiento de combustible para la

realización de comisiones, deberá hacerse con dos

horas de anticipación, permitiendo así la

programación efectiva en la utilización de las

unidades y asignación de los pilotos por parte de la

Unidad de Transporte. BASE LEGAL Reglamento Orgánico Interno, MINEX, 2011 2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

RESPONSABLE

Paso ACCIÓN

Jefe de Transportes

1 Verifica el estado de combustible de los vehículos diariamente,

no permitiendo que el vehículo se encuentre en menos de un cuarto 1/4

de combustible

2 Toma del espirómetro el kilometraje actual del vehículo.

3 Realiza el formulario de Solicitud de Combustible el cual especifica para

que será utilizado, kilometraje actual del vehículo y con cuanto cuenta de

combustible.

4 Entrega dicha solicitud juntamente con el control diario de entradas y salidas de

dicho vehículo a abastecer.

Dirección General de la Cancillería

5 Entrega los vales de cupones al jefe de transportes con una copia de dichos vales

para que le sea firmado de recibido.

Jefe de Transportes

6 Con la cantidad de vales correspondiente el jefe del departamento de

transportes le hace entrega al piloto encargado del vehículo para que pueda ir a abastecer

dicha unidad así firmando una copia de recibido.

Piloto encargado de dicho Vehículo

7 Procede a abastecer dicho vehículo a la gasolinera destinada por el jefe del

departamento de transporte y así mismo ya abastecido dicho vehículo solicita al señor

expendedor un comprobante de abastecimiento para poder liquidar dicho combustible al

jefe de transportes

Jefe de Transportes

8 Con el comprobante de abastecimiento de combustible el jefe de transportes

hace entrega al encargado del control de combustible de la Dirección General de

la Cancillería.

Dirección General de la Cancillería

9 Recibe y archiva para los usos que le corresponden.

BIBLIOTECA


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Recepción, clasificación, catalogación e ingreso

del material bibliográfico al Programa SILKROAD Código: 209-1


1. NORMATIVA NORMAS Todo documento de nuevo ingreso recibido en la

Biblioteca y Centro de Documentación debe ser recepcionado, clasificado, catalogado antes de proceder a su ubicación en los anaqueles y posterior difusión. Asimismo, la información topográfica del material bibliográfico deberá ser ingresada al Programa Virtual de SILKROAD, para su control y posterior circulación y consulta.

BASE LEGAL Artículo 80, inciso 1 y 2 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas).


Paso ACCIÓN

Asistente Encargado de la Unidad

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Recibe el material bibliográfico. Analiza y separa el material bibliográfico (libros, informes, revistas, tesis, videos y discos compactos). Entrega el material bibliográfico al Encargado de la Unidad. Recibe el material bibliográfico y revisa el mismo. Selecciona y distribuye el material bibliográfico. Ingresa al Programa Virtual de SILKROAD. Ingresa la información del material bibliográfico al Programa Virtual de SILKROAD (título, autor, ISBN/ISSN, editorial, país, fecha, número de colocación física, número de inscripción, número de clasificación, volumen, tomo, tamaño, número de páginas, palabra clave, precio y

referencias de artículos), según la selección realizada con anterioridad (libros, informes, revistas, tesis, videos, discos compactos). Almacena los datos de información topográfica del material bibliográfico en la base de datos del Programa Virtual de SILKROAD. Ubica el material bibliográfico en los anaqueles.


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Fichaje de material bibliográfico Código: 209-2 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 3

1. NORMATIVA NORMAS Todo material bibliográfico (libros, informes, revistas, tesis, videos y discos compactos) debe ser fichado a través del proceso técnico que permita identificar el mismo, con el principal objetivo de facilitar la circulación y el préstamo del material disponible en la Biblioteca y Centro de Documentación.

BASE LEGAL Artículo 80, inciso 2 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas).


Paso ACCIÓN

Encargado de la Unidad Asistente

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Selecciona el material bibliográfico. Realiza una verificación para establecer si el material bibliográfico fue ingresado al Programa Virtual de SILKROAD de la Biblioteca y Centro de Documentación. Entrega el material bibliográfico al asistente. Revisa el material bibliográfico entregado por el Encargado de la Unidad. Estampa el sello de hule de la Biblioteca y Centro de documentación en la primera página y en las páginas internas del material bibliográfico, cuando éste sea libro, informe, revista y tesis. Toma una ficha de préstamo vacía. Anota en la ficha de préstamo los siguientes datos: autor, título, número correlativo y número de inscripción del Programa Virtual de SILKROAD de la Biblioteca (catalogación). Pega un sobre especial (dentro de su interior se coloca la ficha de préstamo) en las últimas páginas del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de los videos y discos compactos el sobre especial es guardado en un fichero,

junto con su respectiva ficha de préstamo. Ingresa los datos de catalogación en una etiqueta elaborada en un Programa de Microsoft Word. Imprime la etiqueta. Recorta la etiqueta. Pega la etiqueta en el lomo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en los videos y discos compactos los pega en la cubierta de los mismos. Coloca una cubierta protectora adhesiva transparente a la etiqueta en el lomo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en los videos y discos

14 15

compactos lo adhiere en la cubierta de los mismos. Toma una ficha vacía que contiene los datos de devolución del material bibliográfico (fecha límite). Pega la ficha en la última página del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de los videos y los discos compactos son resguardadas las fichas en un fichero.


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Circulación y préstamo de material

bibliográfico Código: 209-3


1. NORMATIVA NORMAS Toda persona externa a la institución que visite la

Biblioteca y el Centro de Documentación con el fin de obtener información de algún tema específico, debe ser atendida con la amabilidad y prontitud que merece, orientándolo en relación a los documentos a consultar para facilitar su investigación. Asimismo, se les deberá solicitar a los usuarios sus datos generales para llevar el control estadístico de ellos. Los usuarios que sean empleados y funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores podrán extraer el material bibliográfico por el tiempo que disponga la Biblioteca y el Centro de Documentación. Los usuarios

que sean ajenos a la Cancillería no podrán extraer el material bibliográfico de las instalaciones de la Biblioteca y Centro de Documentación, salvo por préstamo momentáneo para su reproducción; previo depósito de una identificación personal (documento personal de identificación o pasaporte).



Paso ACCIÓN

Usuario. Asistente/Encargado de la Unidad. Usuario. Asistente/Encargado de la Unidad.

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Solicita el material bibliográfico de su interés. Lleva a cabo la búsqueda del material bibliográfico solicitado en el Programa Virtual de SILKROAD para establecer la existencia del material solicitado. Detecta en el Programa Virtual de SILKROAD el material bibliográfico solicitado por el usuario. Anota los datos de clasificación del material bibliográfico en una pequeña ficha de papel para tener referencia. Ingresa a los anaqueles donde se encuentra el acervo de la Biblioteca y Centro de Documentación y detecta el material bibliográfico solicitado por el usuario. Entrega el material bibliográfico solicitado al usuario. Recibe el material bibliográfico solicitado, procede a ubicarse en la sala de lectura para revisar y seleccionar el mismo. Solicita el préstamo del material bibliográfico. Verifica el material bibliográfico seleccionado por el usuario. Extrae la ficha de préstamo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de videos y discos compactos hace la búsqueda de la correspondiente ficha en el fichero. Anota el nombre completo del usuario en la ficha de préstamo, asimismo, anota en la ficha de datos de devolución la fecha límite en que el usuario debe devolver el material bibliográfico (si es funcionario, empleado u operativo de la Cancillería). En caso de ser público

en general debe devolver el material bibliográfico al terminar de utilizarlo. Entrega el material bibliográfico al usuario.

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Anota en un cuadro, para fines estadísticos de la cantidad de usuarios que visitan la Biblioteca y Centro de Documentación, la cantidad de material solicitado y las materias de mayor interés , los datos siguientes: Fecha, número, nombre, tema a investigar o propósito por el que se visita, institución, cantidad de material bibliográfico consultado, hora y firma. Se lleva el material bibliográfico (si es funcionario, empleado u operativo de la Cancillería el préstamo es por 10 días hábiles. Si es público en general el préstamo se hace para su lectura en la sala correspondiente y puede extraerse momentáneamente para la obtención de fotocopias fuera de las instalaciones de la Cancillería, previa entrega de documento de identificación). Después del tiempo asignado para el préstamo del material bibliográfico retorna a las instalaciones de la Biblioteca y Centro de Documentación. Devuelve el material bibliográfico dado en préstamo. Recibe el material bibliográfico entregado. Revisa el material bibliográfico para determinar los posibles daños que se le pudieran haber causado. Verifica la fecha de devolución del material bibliográfico en la ficha que contiene los datos de devolución.

Inserta en el sobre especial la ficha de préstamo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis), en el caso de videos y discos compactos resguarda la ficha en el fichero correspondiente. Entrega el documento de identificación a los usuarios que son público en general. Coloca el material bibliográfico en los anaqueles.


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Ingreso de material bibliográfico al inventario

electrónico Código: 209-4


1. NORMATIVA NORMAS A través de los procedimientos técnicos establecidos

para la Biblioteca y Centro de Documentación, es necesario que el material bibliográfico concerniente a libros, informes, revistas, tesis y discos compactos se encuentre debidamente inventariado para determinar el acervo dentro de la colección.



Paso ACCIÓN

Encargado de la Unidad 1 2 3 4 5 6 7 8

Ingresa al área de anaqueles. Toma el material bibliográfico. Selecciona el material bibliográfico (libros, informes, revistas, tesis, videos, discos compactos). Ingresa al Programa de Microsoft Excel y se ubica en el archivo de INVENTARIO de la Biblioteca y Centro de Documentación. Ingresa la información del material bibliográfico al archivo de INVENTARIO de la Biblioteca (número de catalogación, título, autor, país, año, precio, número de inventario, siglas del Ministerio de Relaciones Exteriores/M.R.E.) según la selección realizada con anterioridad (libros, informes, revistas, tesis, videos, discos compactos).

Guarda la información en la base de datos del Archivo de INVENTARIO. Recopila el material bibliográfico procesado en el archivo electrónico de INVENTARIO. Coloca el material bibliográfico en los anaqueles asignados.


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Anotación de datos topográficos del material

bibliográfico Código: 209-5


1. NORMATIVA NORMAS A través de los procedimientos técnicos establecidos

para la Biblioteca y Centro de Documentación, es necesario que el material bibliográfico concerniente a libros, informes, revistas y tesis cuente (en las primeras hojas) con la identificación topográfica que permita establecer la institución a la que pertenece el material bibliográfico, así como el número de inventario y el precio estimado; mismo que se deberá cancelar si el usuario extravía el material bibliográfico.

BASE LEGAL Artículo 80 del Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Relaciones Exteriores (Acuerdo Gubernativo 415-2003 y sus reformas).


Paso ACCIÓN

Encargado de la Unidad 1 2 3 4 5 6

Ingresa a los anaqueles a realizar una exploración del material bibliográfico. Toma el material bibliográfico. Selecciona el material bibliográfico concerniente únicamente en libros, informes, revistas y tesis. Anota, en la primera hoja, en el margen izquierdo, con orientación del lomo del material bibliográfico (libros, informes, revistas y tesis) los datos topográficos de los documentos (iniciales de la Biblioteca y Centro de Documentación del Ministerio de Relaciones Exteriores/B.M.R.E, número de inventario, precio del material bibliográfico y el número de copias). Recopila el material bibliográfico

procesado en el archivo electrónico de INVENTARIO. Coloca el material bibliográfico en los anaqueles asignados.


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Ingreso de material bibliográfico al Sistema de

Información del Ministerio de Relaciones Exteriores (SIMRE) Código: 209-6


1. NORMATIVA NORMAS A través de la página electrónica del “Sistema de

Información del Ministerio de Relaciones Exteriores (SIMRE), misma que debe tener las características de ser una página electrónica fácil de accesar y sencillo de utilizar, el usuario pueda visualizar la portada del material bibliográfico (específicamente libros, informes, revistas, tesis) y lo seleccione para su uso.



Paso ACCIÓN

Encargado de la Unidad Asistente El usuario

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Selecciona el material bibliográfico (específicamente libros, informes, revistas y tesis). Entrega el material bibliográfico seleccionado al asistente. Escanea las portadas de los documentos previamente seleccionados por el Encargado de la Unidad. Archiva los documentos escaneados. Despliega el Programa del “Sistema de Información del Ministerio de Relaciones Exteriores” (SIMRE). Ingresa los datos del material bibliográfico a los campos establecidos por SIMRE. Adjunta el archivo electrónico que contiene la portada escaneada. Verifica que los datos, así como la portada, hayan sido debidamente cargados por el SIMRE. Ingresa a la Página Electrónica del Ministerio de Relaciones Exteriores y en el vínculo de SIMRE puede

visualizar la portada. Selecciona el material bibliográfico.


* === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento: Emisión del Boletín Virtual “El Heraldo

Diplomático” Código: 209-7 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 2

1. NORMATIVA NORMAS La Biblioteca y Centro de Documentación pone en circulación vía Internet la publicación del Boletín Virtual “El Heraldo Diplomático” para funcionarios y empleados de la planta central y del servicio exterior. El documento virtual es emitido cada mes y contiene temas de actualidad dentro del ámbito de la diplomacia, las relaciones exteriores, la política exterior; así como otros temas de interés para el Ministerio de Relaciones Exteriores. El Boletín Virtual también es un espacio abierto para que los funcionarios y empleados de la Cancillería puedan desarrollar sus habilidades literarias a través de la publicación de artículos, ensayos, investigaciones y otros; que permitan aportar al conocimiento, habilidades y enseñanzas de aquellos funcionarios y empleados que forman parte del Ministerio de Relaciones Exteriores.



Paso ACCIÓN

Encargada de la Unidad Asistente Encargado de la Unidad

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Analiza diversos materiales bibliográficos, así como posibles investigaciones enviadas por funcionarios y/ empleados del Ministerio de Relaciones Exteriores. Selecciona el documento (artículo, ensayo, investigación u otro). Traslada el documento seleccionado al asistente. Fotocopia o imprime el artículo. Escanea el documento. Edita el documento (eliminando manchas y sombras derivadas del escaneo del documento. Se convierte el documento a un formato de almacenamiento de documentos digitales (PDF). Elabora la carátula digital en formato PPT, para luego convertirla en PDF. Los datos en la carátula son los siguientes: número, fecha, título y autor. Anexa al final del documento, en formato PDF, breves datos biográficos del autor. Integra los documentos digitales en uno solo. Traslada el archivo digital en PDF al Encargado de la Unidad. Adjunta el documento completo a su correo electrónico institucional y lo envía a los funcionarios y empleados de la planta central, así como los del servicio exterior.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS === * === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento:

Descarte de material bibliográfico Código: 209-8


1. NORMATIVA NORMAS Tiene como fin llevar a cabo una revisión de la

colección y establecer aquel material que esté obsoleto, que tenga más de tres copias o que no cumpla con los intereses de la Biblioteca y Centro de Documentación del Ministerio de Relaciones Exteriores.



Paso ACCIÓN

Encargado de la Unidad. Asistente.

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Determinar si el documento está obsoleto, si existen más de tres copias o no es de interés para la Biblioteca y Centro de Documentación. Ingresa al Programa Virtual de SILKROAD y al archivo electrónico del Inventario. Dar de baja el material bibliográfico previamente seleccionado. Agrupa el material bibliográfico según sean libros, informes, revistas, tesis o discos compactos. Entrega los documentos agrupados al asistente. Elabora un listado del material bibliográfico objeto de descarte. Agrupa el material bibliográfico, lo envuelve en paquetes y les adhiere el listado previamente elaborado. Ubica los paquetes en las áreas asignadas para su resguardo o futuras donaciones.

Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS === * === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento:

Ingreso de colecciones generales Código: 209-9


1. NORMATIVA NORMAS Poner a disposición de los usuarios del Ministerio de

Relaciones Exteriores colecciones bibliográficas, tales como de literatura, historia, sociología, política, en idioma inglés, entre otras; que permitan acrecentar los conocimientos, el vocabulario y las técnicas dentro del quehacer diplomático. Para ello es necesario que la Biblioteca y Centro de Documentación cuente, dentro de su colección bibliográfica, con materiales que apoyen la cultura de aquellos usuarios que utilicen sus instalaciones. El material debe incorporarse a una base de datos (Programa Excel) para que el mismo sea de fácil acceso y recuperación para el encargado de la unidad y el asistente.


Ministerio de Relaciones Exteriores Guatemala, C.A. MANUAL DE NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS === * === Biblioteca y Centro de Documentación Procedimiento:

Asignación de valor monetario al material bibliográfico Código: 209-10


1. NORMATIVA NORMAS La circulación y préstamo de material bibliográfico

conlleva riesgos de destrucción, deterioro o pérdida de los documentos, así como de los discos compactos. Derivado de lo anterior es necesario llevar a cabo un procedimiento que permita establecer un valor aproximado del material bibliográfico en caso el mismo sea devuelto en condiciones no adecuadas o no sea devuelto por los usuarios. Para establecer el valor aproximado del material bibliográfico se toma de referencia el número de páginas, el tema, el autor, la editorial y el país.



Extravío de material bibliográfico Código: 209-11


1. NORMATIVA NORMAS Para la Biblioteca y Centro de Documentación del

Ministerio de Relaciones Exteriores la colección bibliográfica, así como otros recursos, son fundamentales para apoyar la labor intelectual de los funcionarios diplomáticos y empleados. En caso de extravío de material bibliográfico por parte del usuario, éste debe recuperar el mismo con las mismas características del extraviado. En caso el material bibliográfico extraviado no se encuentra en el mercado, debe entregar (previa evaluación del Encargado de la Unidad) otro material que sirva de apoyo al quehacer de la Biblioteca y Centro de Documentación,



Utilización de instalaciones y equipo por parte de los usuarios Código: 209-12 Elaboró: Revisó: Autorizó: Fecha: Septiembre 2015 === * === Páginas: 1

1. NORMATIVA NORMAS El mobiliario, así como las instalaciones de la Biblioteca y Centro de Documentación, son elementos fundamentales para que los usuarios puedan realizar sus investigaciones y lecturas en un lugar adecuado que permita proporcionar un ambiente de silencio, claridad y accesibilidad. Para el uso de las computadoras, la sala de lectura y los cubículos; los usuarios solicitarán al Encargado de la Unidad o a la Asistente la utilización de los mismos. Para ello el Asistente monitorea el adecuado uso de los equipos y las instalaciones. Al finalizar la utilización de los recursos e instalaciones, el Asistente solicita al usuario sus datos, con el objetivo de ingresarlos en el cuadro estadístico de visitantes a la Biblioteca y Centro de Documentación.



Entrega de solvencias al personal Código: 209-13


1. NORMATIVA NORMAS Los funcionarios diplomáticos y empleados que dejan

de laborar en el Ministerio de Relaciones Exteriores se presentan a la Biblioteca y Centro de Documentación a solicitar la solvencia correspondiente. Para la emisión de la solvencia el Encargado de la Unidad o el Asistente verificarán en las fichas de préstamo si el funcionario diplomático o el empleado tienen cargado (en calidad de préstamo) un material bibliográfico. Al confirmar que el funcionario diplomático o empleado no tienen en préstamo ningún material bibliográfico, es emitida la solvencia correspondiente. Si aún tiene en préstamo el material antes mencionado, se hace el requerimiento correspondiente para que entregue los documentos o bien se utilice el procedimiento en caso de extravío.


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