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Gerencia Pública Activa

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional- Dirección de Finanzas. No está autorizada su reproducción total o parcial

Control interno herramienta de gestión al servicio del gerente público

PROCEDIMIENTO No. 25 Página 1 de 35

SERVICIOS PUBLICOS Código: 33.2.GF- MDSGDF-M001-01

Vigente a partir de: 20 ABR 2010

OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de Servicios Públicos para ser utilizado por las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades del Sector Defensa (cuando lo requieran).

ALCANCE: Funcionarios Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional y Entidades Sector (que les aplique). Se inicia con unas generalidades en cuanto a los Servicios Públicos que reciben pagos a beneficiario final y la forma de registro en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación con sus correspondientes registros contables y controles.

Fecha de emisión: Responsable del documento: Ubicación:

20 ABR 2010

Director Financiero

Ruta: Suite Visión Empresarial > Módulos > SGC > Documentos Página Web Ruta: www.mindefensa.gvo.co/Sobre el Ministerio/Dirección de Finanzas/Normatividad Financiera/Procedimientos/Ministerio de Defensa Nacional/Procedimientos SIIF Nación I.

HISTÓRICO DE CAMBIOS

VERSIÓN No.

FECHA DE EMISIÓN

CAMBIOS REALIZADOS

01 20 ABR 2010 Emisión inicial. Se actualizó el procedimiento con algunos lineamientos indicados por el Administrador del Sistema SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público a través de la Circular Externa No. 005 del 24 de Febrero/10, indicándose el cambio de referencia de pago para la Empresa Telefónica Telecom, dándose a conocer con la Circular No. 124-MDSGDFGAD-13.3 del 20 de Abril de 2010.

DEPENDENCIAS PARTICIPANTES

Dirección Finanzas

Elaborado por: PD. Edilse Martínez Castillo

Elaborado por: PD. Nieves Aya

Revisado por: PD. Martha Lucía Ramírez G.

Revisado por: CR. Diego E. Becerra Cornejo

Aprobado por: Alejandro Arbeláez Arango

Cargo: Profesional de Defensa

Cargo: Analista Contable

Cargo: Coordinadora Grupo Análisis y Difusión

Cargo: Director Financiero

Cargo: Viceministro para la Estrategia y Planeación

Fecha: 05 ABR 2010 Fecha: 05 ABR 2010 Fecha: 07 ABR 2010

Fecha: 20 ABR 2010

Fecha: 20 ABR 2010

Firma:

Firma:

Firma: Firma: No Aplica

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

República de Colombia

http://www.mindefensa.gvo.co/Sobre

PROCEDIMIENTO No. 25

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MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS FINANCIEROS

TABLA DE CONTENIDO


SERVICIOS PUBLICOS

1. REGISTRO DATOS BENEFICIARIO SERVICIOS PUBLICOS

5

1.1 Generalidades 5

1.2 Asociar código de negocio a una cuenta bancaria de un beneficiario de servicios públicos

6

2. VALIDACIONES QUE EFECTUA EL SISTEMA AL MOMENTO DE GRABAR LA CREACION, ACTUALIZACION DE DATOS O EL ASOCIO DEL CODIGO DE NEGOCIO

8

2.1 Cuando el código de negocio no corresponde el sistema informa

8

2.2 Si la clase de cuenta no corresponde el sistema informa 8

2.3 Si la entidad financiera no corresponde el sistema informa 9

3. TRANSACCION VALIDAR CUENTA 10

4. CADENA PRESUPUESTAL PARA EL PAGO DIRECTO A LAS EMPRESAS PRESTADORAS DE LOS SERVICIOS PUBLICOS

11

4.1 Con fundamento en la factura que remita la entidad prestadora del servicio público

11

4.2 Compromiso 11

4.3 Validaciones que el Sistema SIIF Nación efectúa al momento de grabar el compromiso

19

4.3.1 Si el Nit del beneficiario no corresponde con el Nit de la Entidad facturadora del Servicio Público el sistema emite el siguiente mensaje

19

4.3.2 Si la cuenta del beneficiario no tiene Código de Negocio el 20


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sistema emite el mensaje indicando que la cuenta del beneficiario no tiene código de negocio

4.3.3 Si la sumatoria de los pagos por referencia no es consistente con el valor del compromiso el sistema genera el mensaje que se observa en la pantalla la cual indica que la sumatoria de los valores de pago por referencia no es consistente con el valor del compromiso

20

4.3.4 Transacción Obligación 21

4.3.5 Transacción Causación y Confirmación de Deducciones 21

4.3.5.1 Validaciones que el Sistema SIIF Nación efectúa al momento de grabar la operación de causación y confirmación de deducciones

22

4.3.5.2 Cuando el valor de la obligación no es igual al valor relacionado en el compromiso, el sistema emite un mensaje que informa: Para el pago el compromiso con pagos por referencia el valor de la obligación debe ser igual al valor del compromiso

23

4.4 Una vez efectuado lo anterior, el perfil Pagador a través de la RUTA: Egresos-orden de pago-Selección masiva de obligaciones fecha fija efectúa el registro de esta transacción

23

4.5 Grabada la transacción Selección Masiva de Obligaciones como fecha fija se procede a efectuar la confirmación del pago

24

4.6 Consulta del estado de la orden de pago 24

5. INFORMACION FINANCIERA EMPRESAS SERVICIOS PUBLICOS

25

6. PAGO SERVICIOS PUBLICOS CON CARGO A RECURSOS SIN SITUACION DE FONDOS

31

7. PAGO SERVICIOS PUBLICOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA SIGUIENTE VIGENCIA FISCAL

32

8. RECIBO RECURSOS POR CONCEPTO DE SERVICIOS PUBLICOS QUE SUPERAN LOS TOPES O POR CUALQUIER OTRO MOTIVO DISPUESTO EN NORMAS LEGALES VIGENTES

32

9. REGISTROS CONTABLES 33

10. CONTROLES 34


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SERVICIOS PUBLICOS De conformidad con lo establecido en la normatividad legal vigente las entidades en línea con el sistema SIIF Nación efectuarán el pago de sus obligaciones a los beneficiarios a través de dicho aplicativo con abono a una cuenta bancaria previamente registrada y validada. Es así como el pago de los servicios públicos debe realizarse directamente a las empresas prestadoras del servicio público, de acuerdo con lo establecido en la normatividad legal vigente (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) que dispone: “Cuando de conformidad con las políticas de Seguridad establecidas por el Comité de Seguridad del Sistema Integrado de Información Financiera - SIIF Nación, se requiera efectuar pagos a beneficiarios finales cuyas cuentas bancarias necesiten un registro previo, los órganos cabeza del sector al cual pertenezcan los beneficiarios de los pagos, deberán realizar dicho registro en el sistema, con el fin que las entidades usuarias del aplicativo puedan hacer uso de tales cuentas...”. De acuerdo con lo anterior las empresas de servicios públicos que reciben pagos a beneficiario final son las siguientes:

EPM BOGOTA

COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A ESP

COMCEL

TIGO

TELEFONIA MOVILES COLOMBIA S.A (MOVISTAR)

CODENSA

GAS NATURAL

ACUEDUCTO Y ACANTARILLADO DE BOGOTA Se debe tener en cuenta, que las Unidades Ejecutoras y Regionales en Línea que deban efectuar pagos de servicios públicos a empresas diferentes a las relacionadas anteriormente, deberán realizarlo por el procedimiento anterior, es decir no diligenciarán la carpeta por referencia del compromiso y endosar la obligación al pagador de la entidad. Es pertinente aclarar, que el presente procedimiento aplica para el pago de los servicios de públicos en las ciudades donde estas empresas presten el servicio y cuyos pagos estén financiados con recursos con situación de fondos y que tengan asociado código de negocio.


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En tal sentido, a continuación se indican los pasos a seguir para el registro del pago de los servicios públicos directamente a las empresas prestadoras de dichos servicios, así: 1. REGISTROS DATOS BENEFICIARIO SERVICIOS PUBLICOS 1.1 Generalidades Inicia el proceso en la Unidad de Gestión General del Departamento Nacional de Planeación instancia que se encarga de determinar las entidades prestadoras de servicios públicos que van a recibir el pago como beneficiario final por la prestación del servicio a las Unidades Ejecutoras del Ministerio de Defensa Nacional. Determinadas las entidades prestadoras del servicio el Departamento Nacional de Planeación les establece un código de negocio para cada una el cual crea a través de la transacción “Registro y Control de Cuentas Bancarias” por la RUTA: Egresos-Administración Registro y Control Cuentas Bancarias, donde el sistema arroja la siguiente pantalla.

Sobre la anterior pantalla el Departamento Nacional de Planeación a través de la Unidad Gestión General diligencia los siguientes campos: Código de negocio: Lo establece el órgano ejecutor (Departamento Nacional de Planeación) responsable de la administración y control de las cuentas bancarias de los beneficiarios que se utilizarán en el proceso de pago a Beneficiario Final de acuerdo con el tipo de pago servicios públicos. Nit: Corresponde a la identificación tributaria del beneficiario.


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Nombre: Nombre del beneficiario, para el caso es la empresa prestadora de servicios públicos. Datos Financieros, cuenta bancaria que reporta el beneficiario donde se consignarán los recursos. 1.2 Asociar código de negocio a una cuenta bancaria de un beneficiario de

servicios públicos Una vez el Departamento Nacional de Planeación haya efectuado el registro de la información anterior, las Unidades Ejecutoras del nivel central y Regionales en Línea deben proceder a crear, actualizar los datos o a asociar el código de negocio a las cuentas bancarias de los beneficiarios de Servicios públicos, a través de la RUTA: Egresos-Ejecución-Beneficiario/cuenta-Registrar Beneficiario, donde el sistema trae la siguiente pantalla:

Una vez consultado el beneficiario de servicios públicos se procede a ingresar la carpeta “Cuenta”, tal y como se observa en la siguiente pantalla.


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Sobre la anterior pantalla se debe diligenciar los campos que se relacionan más adelante en consideración a que en esta instancia las Unidades Ejecutoras y Regionales en Línea con el sistema SIIF-Nación ya conocen la información correspondiente a los datos básicos del beneficiario de servicios públicos tales como: el Nit, código de negocio, banco, número de la cuenta bancaria y clase de la cuenta bancaria entre otros, así: Operación: Se debe seleccionar la opción “Modificar Código de Negocio”. Entidad Financiera: Se selecciona la entidad financiera del beneficiario de servicios públicos de acuerdo con la información suministrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Cuenta Número: Se digita el número de la cuenta del beneficiario de servicios públicos la cual debe ser la indicada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Es procedente manifestar, que cuando una Empresa de Servicios Públicos reporte más de una cuenta bancaria, la Unidad Ejecutora o Regional en Línea puede seleccionar cualquiera de las cuentas bancarias que tengan código de negocio asociado. Tipo: Se selecciona el tipo de cuenta del beneficiario de servicios públicos el cual debe efectuarse de conformidad con los datos indicados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Clase: Se selecciona la clase de cuenta del beneficiario de servicios públicos la cual debe efectuarse de conformidad con los datos indicados por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.


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Estado: El sistema presenta el estado en que se encuentra la cuenta bancaria correspondiente al beneficiario de servicios públicos. Código de Negocio: Se debe escoger el código de negocio que corresponda a la cuenta bancaria del beneficiario consultado. 2. VALIDACIONES QUE EFECTUA EL SISTEMA AL MOMENTO DE

GRABAR LA CREACION, ACTUALIZACIÓN DE DATOS O EL ASOCIO DEL CODIGO DE NEGOCIO.

Al grabar dicha operación el sistema valida que los datos de código de negocio, banco, número de cuenta correspondan a los incluidos por el Departamento Nacional de Planeación efectuada previamente a través de la transacción “Registro y Control Cuentas Bancarias”. Cuando los mismos coincidan el sistema permite grabar la transacción. En caso contrario, es decir, cuando se presenta inconsistencia en el registro de la información del beneficiario y cuenta de los datos incorporados el Sistema SIIF Nación emite los siguientes mensajes: 2.1 Cuando el código de negocio no corresponde el sistema informa: “El nit de la Entidad Administradora con código 2SP02 no es válido”.

2.2 Si la clase de cuenta no corresponde el sistema informa: “La clase de cuenta no corresponde con la clase de la cuenta registrada para la Entidad Administradora”.


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2.3 Si la entidad financiera no corresponde el sistema informa: “La entidad financiera no corresponde con la registrada para la Entidad Administradora”.

En consecuencia, de salir dichos mensajes las Unidades Ejecutoras deben tomar las acciones a que haya lugar con el fin de esclarecer los mensajes generados.


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3. TRANSACCION VALIDAR CUENTA El perfil beneficiario cuenta autoriza la validación en el sistema financiero de una cuenta bancaria a través de la RUTA: Egresos- Ejecución-Beneficiario/Cuenta-Validar en donde el sistema arroja la siguiente pantalla:

Sobre la anterior pantalla se deben diligenciar los siguientes campos: Tipo de Documento: Se selecciona Nit Persona Jurídica. No. Id. Beneficiario: Se digita el número de la identificación tributaria del beneficiario de los servicios públicos. Entidad Financiera: Seleccione la entidad financiera de conformidad con la información suministrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Número de Cuenta: Digite el número de la cuenta bancaria la cual debe ser consistente con la indicada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Digitados los anteriores datos se da clic en el icono binóculos donde el sistema trae automáticamente los campos relacionados con Nombre/Razón Social, Tipo Cuenta y Clase Cuenta. Validar: Si el estado de la cuenta es Registro Previo, Bloqueado o Activo, el sistema habilita el campo Validar. Para lo cual se debe dar clic en este campo únicamente cuanto el estado de la cuenta sea Registro Previo o Bloqueado. Con esta operación una cuenta que esté en Registro Previo cambia a estado Registrado, la Bloqueada cambia a estado Activa y una Activa no cambia su estado pero en el evento en que se mande a validar nuevamente se hace el


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proceso de validación. Por tal razón, se solicita especial cuidado en no mandar a validar cuentas bancarias cuando las mismas presenten el estado ACTIVA. Con esta operación una cuenta que esté en Registro Previo cambia a estado Registrado, la Bloqueada cambia a estado Activa. NOTA: Si al incluir la cuenta bancaria del beneficiario de servicios públicos el estado que adquiere la cuenta es ACTIVA, por ningún motivo se debe enviar a validación, pues ésta ya fue realizada. 4. CADENA PRESUPUESTAL PARA EL PAGO DIRECTO A LAS EMPRESAS

PRESTADORAS DE LOS SERVICIOS PUBLICOS 4.1 Con fundamento en la factura que remita la entidad prestadora del servicio

público, la Unidad Ejecutora elaborará el Certificado de Disponibilidad Presupuestal el cual se obtiene a través de la RUTA: Egresos- Ejecución- Certificado de Disponibilidad Presupuestal. El sistema arroja la siguiente pantalla:

Sobre la anterior pantalla se debe tener en cuenta que el tipo de Certificado de Disponibilidad Presupuestal corresponde a “GASTO” y así mismo, se imputará el rubro de “servicios públicos”.

4.2 Compromiso. El registro se efectúa a través de la RUTA: Egresos- Ejecución-

Compromiso, en donde el sistema presenta la siguiente pantalla:


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Sobre la anterior pantalla se debe tener en cuenta lo siguiente: El usuario puede seleccionar cualquier cuenta bancaria que haya dispuesto la respectiva entidad prestadora del servicio y por consiguiente, se le debe asociar su respectivo código de negocio. Para el pago de los servicios públicos se diligencia los campos de la cabecera y las demás carpetas de forma usual y adicionalmente, se debe efectuar el registro de la carpeta “Pagos por Referencia”, así: Ciudad: Si bien es cierto, el servicio se puede prestar en diferente ciudad en donde la entidad lo suministra también lo es, que como la principal se encuentra en Bogotá, en este campo el sistema presenta únicamente esta ciudad la cual se seleccionará. NOTA: Sólo en caso de que entren más empresas prestadoras de servicio de otras ciudades, se seleccionará según corresponda. Tipo de Servicio: Se debe escoger el tipo de servicio según corresponda para lo cual el sistema despliega los siguientes: SPG1 TELEFONIA FIJA SPG2 TELEFONIA MOVIL SPG3 ENERGIA ELECTRICA SPG4 ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO SPG5 GAS NATURAL


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SPG6 TELEVISION POR CABLE SPG7 ASEO Empresa: El sistema muestra las empresas creadas para el tipo de servicio público seleccionado. No. Referencia de Pago: En este campo se digita el número de referencia de pago electrónico de las diferentes facturas (se recomienda consultar la Guía Anexo Servicios Públicos posicionada en la página www.minhacienda.gov.co –SIIF-Nación- Principal (lado izquierdo) – Documentación), en donde se encuentra marcado con círculo el número que se debe ingresar en este campo. En este campo el sistema permite incluir n cantidad de facturas, es decir, varios números de referencia de pago de las facturas que se van a cancelar que pertenezcan a la misma empresa de servicios públicos. Se recomienda digitar cuidadosamente el número referencia de pago, toda vez que por un lado, dicho número no es validado por el sistema y de otro, cuando la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional va a ordenar el pago y encuentra que el número de referencia de pago no coincide con el de la factura procede a bloquear la orden pago en forma inmediata. Es procedente señalar, que la Empresa Telefónica Telecom (Colombia Telecomunicaciones S.A. ESP) informa que los pagos a beneficiario final que se realicen a partir del 1 de Marzo de 2010, el nuevo número de Referencia de Pago a utilizar es el que aparece al frente de la palabra “Para Pagos Electrónicos” (tal y como se aprecia más adelante) número que consta de 9 dígitos incluidos los ceros a la izquierda y está ubicado debajo del concepto “Total a Pagar”, estos números se deben ingresar por cada factura de pago. Así mismo, se resalta que NO se debe cargar varias facturas a una misma referencia. NOTA 1: Las Unidades Ejecutoras deben tener presente que la Referencia de Pago de la Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá SA ESP debe tener siempre nueve (9) dígitos como ya se indicó. Cuando la factura a cancelar tenga la referencia de pago con menos de nueve (9) dígitos se deberá completar a la izquierda con ceros. De no hacerse las órdenes de pago serán bloqueadas por la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional.

http://www.minhacienda.gov.co/


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A continuación se presentan algunas pantallas donde se muestra el número de Referencia de Pago para que se tenga presente, así:


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NOTA 2: Es pertinente resaltar, que con ocasión al cambio efectuado por la empresa CODENSA en la plataforma informática, el número de Referencia de


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Pago que se registra en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF-Nación está conformado por 18 dígitos, así: El Número de Cliente (8 dígitos sin guión) y en seguida, sin espacios ni caracteres y el número de factura (10 dígitos sin guión). Para mayor claridad se presenta el modelo escaneado de la factura de la empresa CODENSA, donde se aprecia los números a tener en cuenta del cliente y de la factura señalados con circulo.

De acuerdo con lo observado se tiene: NUMERO DE CUENTA: 762096 0 FACTURA DE SERVICIOS PUBLICOS: 150960690 0 En dicho sentido, el Número de Referencia de Pago a diligenciarse en el SIIF-Nación para este ejemplo será: 076209601509606900. Como en este caso el número de cliente es de siete (7) dígitos se debe completar con un cero a la izquierda. Si tuviera los ocho dígitos no es necesario adicionar ningún cero. Valor: Se digita el valor que corresponde a cada factura.


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Descripción: En este campo se digita la fecha de la factura de servicios públicos. Así mismo, se aclara que este campo contiene 30 caracteres. NOTA 1: De acuerdo con lo indicado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público tanto el perfil Contable al elaborar la Obligación así como el perfil Pagador al generar la orden de pago de servicios públicos a beneficiario final, deben revisar que el compromiso que soporta el pago debe tener la relación de las facturas que se están pagando, es decir, que exista consistencia entre la factura física y en número de referencia de pago. NOTA 2: En caso de requerirse, el sistema permite únicamente para el procedimiento de pagos a servicios públicos la modificación de la entidad financiera y cuenta bancaria cuando ya se encuentra registrada una obligación.

4.3 Validaciones que el Sistema SIIF-Nación efectúa al momento de grabar el

compromiso 4.3.1 Si el Nit del beneficiario no corresponde con el Nit de la Entidad

facturadora del Servicio Público el sistema emite el siguiente mensaje:


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4.3.2 Si la cuenta del beneficiario no tiene Código de Negocio el sistema emite el mensaje indicando que la cuenta del beneficiario no tiene código de negocio.

Esta situación se genera cuando la cuenta bancaria digitada en la carpeta de Datos Administrativos no tiene código de negocio o la cuenta tiene otro código de negocio que no corresponde al de la empresa seleccionada en la carpeta pagos por referencia.

4.3.3 Si la sumatoria de los pagos por referencia no es consistente con el

valor del compromiso el sistema genera el mensaje que se observa en la pantalla la cual indica que la sumatoria de los valores de pago por referencia no es consistente con el valor del compromiso.


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4.3.4 Transacción Obligación. En esta instancia se debe tener en cuenta que el valor de la obligación debe ser por el “mismo” valor total del compromiso. De lo contrario, el sistema no permitirá efectuar el registro de la transacción causación y confirmación de deducciones.

4.3.5 Transacción Causación y Confirmación de Deducciones El registro de la causación y confirmación de deducciones se efectúa por la RUTA: Egresos- Ejecución Causación y Confirmación de Deducciones. El sistema trae la siguiente pantalla:

En esta transacción se debe tener en cuenta que antes de confirmar la transacción, el perfil Pagador debe validar que los datos registrados en la carpeta pagos por referencia de la transacción del compromiso estén correctos con los


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recibos de servicios públicos que cancelará con la obligación que está confirmando. Así mismo, en la carpeta denominada “Pagos por Referencia”, el sistema muestra la relación de las facturas que se incluyeron en la transacción del Compromiso Presupuestal, para lo cual, el perfil contable cuando va a aplicar los descuentos de ley a la obligación del pago de Servicios Públicos, antes de confirmar las deducciones debe a través de la operación “Modificación” ajustar los valores de las facturas a pagar, para que la sumatoria de éstas sea igual al valor neto a girar. Hasta tanto el valor neto a girar no sea igual a la sumatoria de las facturas de la carpeta pagos el sistema no confirma las deducciones para continuar con el proceso de pago.

4.3.5.1 Validaciones que el Sistema SIIF-Nación efectúa al momento de

grabar la operación de causación y confirmación de deducciones. Cuando la cuenta bancaria del compromiso no es la misma que se relaciona en la obligación el sistema emite un mensaje indicando que para el beneficiario de la obligación, la cuenta bancaria registrada en Datos Administrativos no corresponde con la registrada en el compromiso tal y como se observa en la siguiente pantalla:


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4.3.5.2 Cuando el valor de la obligación no es igual al valor relacionado en el compromiso, el sistema emite un mensaje que informa: Para el pago el compromiso con pagos por referencia el valor de la obligación debe ser igual al valor del compromiso.

4.4 Una vez efectuado lo anterior, el perfil Pagador a través de la RUTA:

Egresos- orden de pago- Selección masiva de obligaciones fecha fija efectúa el registro de esta transacción en donde el sistema arroja la siguiente pantalla:


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Se debe tener en cuenta, que la fecha de pago de la orden de pago por concepto de servicios públicos deberá ordenarse con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha del vencimiento de la factura. 4.5 Grabada la transacción Selección Masiva de Obligaciones como fecha fija se

procede a efectuar la confirmación del pago a través de la RUTA: Egresos- Ejecución – Orden de Pago – Confirmación Orden de Pago en donde el sistema genera la siguiente pantalla:

Para la cual el sistema arroja el número de la orden de pago la cual debe consultarse posteriormente, con el fin de constatar el estado de la orden de pago. 4.6 Efectuada la operación anterior, el perfil Pagador efectúa la consulta del

estado de la orden de pago a través de la RUTA: Egresos-Ejecución-Orden de Pago- Consulta y/o Reversión Orden de Pago, tal como se observa en la siguiente pantalla.


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En el evento en que se presente estado bloqueado, se debe proceder a reversar la orden de pago para lo cual el sistema anula la orden de pago y una vez corregido se debe proceder a efectuar nuevamente las siguientes transacciones:

Selección Masiva de Obligaciones Fecha Fija.

Confirmación Orden de Pago.

Consulta / Reversión Orden de Pago. 5. INFORMACION FINANCIERA EMPRESAS SERVICIOS PUBLICOS NOTA: En caso que la entidad prestadora del servicio público no se encuentre aún habilitada para el pago a beneficiario final a través del Sistema SIIF Nación por no tener aún asignado código de negocio por parte del Departamento Nacional de Planeación, las Unidades Ejecutoras deben solicitar a las empresas prestadoras de servicio la certificación de la cuenta bancaria, con el fin de realizarle el pago a beneficiario final pero sin diligenciar la carpeta de “Pagos por referencia” en el Compromiso. En caso que la entidad prestadora no allegue la certificación bancaria se debe solicitar a la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la no validación de cuenta bancaria y por consiguiente, se deberá endosar la Obligación a nombre de la Unidad Ejecutora para poder pagar el servicio público. Es procedente manifestar, que esta nota aplica tanto para recursos con y sin situación de fondos. Con el fin de contar con la información financiera correspondiente a las empresas prestadoras de servicios públicos, a continuación se presenta la información actualizada a la fecha suministrada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, así:


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GRUPO 1 TELEFONIA FIJA

1. EPM BOGOTA

DATOS FINANCIEROS CODIGO DE NEGOCIO

Banco: DAVIVIENDA

Cuenta: 006200329081 1SP01

Clase Cuenta: AHORROS

Identificación Tributaria 8300321609

Contacto CARLOS BALLESTAS VIVAS Tesorero EPM Bogotá S.A. E.S.P. Teléfono 6025000 Ext: 1358 [email protected]

2. COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A ESP (TELEFONICA TELECOM)


Banco: BOGOTA

Cuenta: 000358572 1SP04

Clase Cuenta: CORRIENTE


Nota: esta cuenta únicamente está habilitada para pagos por SIIF Nación.

Contactos DIOMAR GUERRERO VERGEL Dirección de Facturación y Cobranzas Profesional de Recaudo Cr 69 No 98A-45 - C.C. Floresta Outlet Piso 2 Bogotá - Colombia Teléfono: 5931321 Celular: 316 5230486 diomar.guerrero@telefónica.com ANDREA GRAJALES VARGAS Teléfono: 5 93 53 99 Ext. 5165 Correo: [email protected]

mailto:[email protected]


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NOTA: Las Regionales que van a conectarse en Línea con el Sistema SIIF-Nación deben enviar al correo [email protected] la información que se relaciona más adelante, en atención a que TELECOM adicional al envío físico de las facturas mensualmente va a enviar las facturas vía correo electrónico, con el fin de dar a conocer con anticipación el valor de la facturación, con el propósito de brindar mayor agilidad al proceso del pago del servicio público. Es pertinente manifestar, que las Unidades Ejecutoras nivel central y Regionales que se encuentran en línea con el Sistema SIIF Nación ya debieron adelantar esta actividad. Los datos que se deben suministrar al correo [email protected] mediante planilla en Excel son:

NOMBRE DE LA ENTIDAD (Unidad Ejecutora o Regional en Línea).

INDICATIVO (código y nombre de la ciudad).

No. TELEFONICO (Unidad Ejecutora o Regional en Línea).

No. DE LA REFERENCIA DE PAGO.

CORREO ELECTRONICO INSTITUCIONAL (no debe ser correo personal sino institucional, toda vez, que será el contracto para cualquier aclaración por parte de la empresa prestadora del servicio).

3. ETB

TELEFONIA LOCAL


Banco: CITIBANK

Cuenta: 0020936509 1SP06



Contacto Empresa de Servicios Públicos: LUCILA CELMIRA PEÑA GONZALEZ Coordinadora de Manejo financiero Teléfonos: Directo 3 42 55 53



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2 42 30 07 Ext 2107, Celular 300-2 16 11 33 [email protected] Una vez realizado el pago enviar correo electrónico, indicando fecha de pago, valor pagado, número de cuenta o número de factura a: [email protected] o [email protected]

GRUPO 2 TELEFONIA MOVIL

1. COMCEL


Banco: CITIBANK

Cuenta: 5060136108 2SP01



Contacto

Eric Alfredo González Guzmán Coordinador de Cobranza Judicial Email [email protected] Tel. 6169797 Ext. 3531 COMCEL S.A.

2. TIGO


Banco: DAVIVIENDA

Cuenta: 006269997984 2SP02



Contacto Alexander Romero Tel 3303000 Ext 1338 [email protected]]

3. TELEFONICA MOVILES COLOMBIA S.A (MOVISTAR)


Banco: BANCOLOMBIA

Cuenta: 12618313928 2SP03






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Contacto [email protected] GRUPO 3 ENERGIA - CODENSA


Banco: SUDAMERIS

Cuenta: 90060000410 3SP01



Contacto Carlos Toquica [email protected] Juli Estibalis Tovar Cubillos 6016347 Ext. 6347 Teléfono 601 6347 Ext. 5416 GRUPO 4 ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 1. ACUEDUCTO BOGOTA


Banco: DAVIVIENDA

Cuenta: 007900287975 (4SP01)




Banco: BANCO GNB SUDAMERIS

Cuenta: 1804673 (4SP02)



Contacto: JANETH BRICEÑO GARCIA [email protected] Dirección de Tesorería Tel: 3447595/96


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Es pertinente indicar, que el procedimiento para el pago de acueducto y alcantarillado de Bogotá debe ser utilizado únicamente por las Unidades Ejecutoras a quienes la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá “EAAB” emite facturas independientes, es decir, una factura para Acueducto y Alcantarillado y otra para Aseo. Por lo tanto se entiende, que la factura del servicio público de “Aseo” se debe continuar pagando de la manera tradicional, es decir, endosar la orden de pago a la cuenta de la Unidad Ejecutora y posteriormente, realizar el pago a través de los medios ofrecidos por el sistema financiero. Para las Unidades Ejecutoras a las cuales les facturan los servicios de Acueducto y Alcantarillado y de Aseo en un sólo recibo deben seguir pagando el servicio de forma tradicional, así mismo si el pago del servicio lo realizan junto con la administración del inmueble. GRUPO 5 GAS NATURAL


Banco: COLPATRIA

Cuenta: 0201008573 5SP01



Contacto Sandy Rojas 3485500 ext 14344 [email protected] Lina Gutierrez ext 14328 [email protected] Fidel Banguera 14955 [email protected] NOTA: Para efecto de consulta de la información de las empresas de servicios públicos y especialmente en la identificación del número del pago de la referencia, se recomienda consultar el ANEXO SERVICIOS PÚBLICOS elaborado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público el cual se encuentra posicionado en la página web de dicha entidad, a través de la siguiente RUTA: SIIF-Nación- Principal (lado izquierdo) – Documentación.


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6. PAGO SERVICIOS PUBLICOS CON CARGO A RECURSOS SIN SITUACION DE FONDOS.

En este caso las Unidades Ejecutoras que pagan los servicios públicos con cargo a recursos sin situación de fondos deben registrar en el Compromiso en la carpeta de Datos Administrativos la entidad prestadora del servicio según corresponda, correspondientes a:

EPM BOGOTA

COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A ESP

COMCEL

TIGO

TELEFONIA MOVILES COLOMBIA S.A (MOVISTAR)

CODENSA

GAS NATURAL

ACUEDUCTO Y ACANTARILLADO DE BOGOTA Así mismo, seleccionar la cuenta bancaria del código de negocio y diligenciar la carpeta de pagos por referencia identificando el número de referencia de cada una de las facturas objeto de pago. NOTA1: Como los recursos son sin situación de fondos éstos en ningún momento deben ser objeto de abono a la cuenta bancaria del código de negocio. En tal virtud, se deberá elaborar cheque con el fin de que la Tesorería de la Unidad Ejecutora realice directamente el pago a la empresa prestadora del servicio. NOTA 2: En caso que la entidad prestadora del servicio público no se encuentre aún habilitada para el pago a beneficiario final a través del Sistema SIIF Nación por no tener aún asignado código de negocio por parte del Departamento Nacional de Planeación, las Unidades Ejecutoras deben solicitar a las empresas prestadoras de servicio la certificación de la cuenta bancaria, con el fin de realizarle el pago a beneficiario final pero sin diligenciar la carpeta de “Pagos por referencia”en el Compromiso. En caso que la entidad prestadora no allegue la certificación bancaria se debe solicitar a la Administración SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público la no validación de cuenta bancaria y por consiguiente, se deberá endosar en la Obligación a nombre de la Unidad Ejecutora para poder pagar el servicio público.


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7. PAGO SERVICIOS PUBLICOS CON CARGO AL PRESUPUESTO DE LA SIGUIENTE VIGENCIA FISCAL

De conformidad con las normas legales vigentes (Ver Anexo “1” Relación Normatividad Legal Vigente) las obligaciones por concepto de servicios públicos domiciliarios causados en el último trimestre de la vigencia actual se pueden pagar con cargo a las apropiaciones de la vigencia fiscal siguiente. En consecuencia, no debe haber lugar a la constitución de Reservas Presupuestales. 8. RECIBO RECURSOS POR CONCEPTO DE SERVICIOS PUBLICOS QUE

SUPERAN LOS TOPES O POR CUALQUIER OTRO MOTIVO DISPUESTO EN NORMAS LEGALES VIGENTES

Teniendo en cuenta la normatividad legal vigente sobre austeridad en el gasto público en aquellos casos en que se haya establecido por la Unidad Ejecutora unos topes en cuanto a las erogaciones que asumirá la misma por ejemplo: con cargo a teléfonos celulares y éstos sean superados por el funcionario que tiene autorizado el uso del celular, los recursos que superen dicho tope o por cualquier otra circunstancia que se presente deben ser asumidos por el funcionario o quien sea el responsable y para el efecto, deberá consignar el respectivo valor en la cuenta bancaria dispuesta por la Unidad Ejecutora. Es procedente indicar, que si el servicio público fue financiado con recursos con y sin situación de fondos los mayores valores obtenidos y consignados por superación del tope o cualquier otro motivo deberá la Unidad Ejecutora realizar su consignación a la cuenta 61011110 del Banco de la República denominada Dirección del Tesoro Nacional-Otras Tasas, Multas y Contribuciones no Especificadas y ser objeto de clasificación de ingresos para lo cual se debe observar lo dispuesto en el Procedimiento No. 2 “Cadena Presupuestal Ingresos” Literal B. “Ingresos Con Situación de Fondos Sistema SIIF Nación” y ser clasificado en el rubro concepto 1 2 1 0 2 124 “Otros ingresos, otras tasas, multas y contribuciones no especificadas”. NOTA: Con relación a los mayores valores obtenidos en ningún momento la Unidad Ejecutora deberá efectuar reintegro presupuestal (disminución a la orden de pago, obligación, compromiso y certificado de disponibilidad presupuestal) toda vez, que la facturación que realizan las empresas prestadoras del servicio público la generan a nombre de cada una de las Unidades Ejecutoras y por ende, es la Unidad la que asume totalmente el pago del servicio con cargo al Presupuesto General de la Nación, es decir, que el pago no se asume con presupuesto de la Unidad y el mayor valor consignado por quien haya superado el tope o por cualquier otra


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circunstancia, sino que éste sólo se atenderá con cargo al presupuesto de la Unidad Ejecutora. Es pertinente indicar, que no se debe efectuar el reintegro presupuestal considerando que se verían afectadas las Operaciones Recíprocas con relación a la información que remiten las entidades prestadoras del servicio frente a la información presupuestal, toda vez, que no habría consistencia entre las mismas. 9. REGISTROS CONTABLES

Causación de la Obligación

CODIGO CONTABLE

NOMBRE DE LA CUENTA DEBITO CREDITO

511117/521115 Servicios Públicos XXX

242504 Servicios Públicos XXX

Pago Recursos Con Situación de fondos Registro automático con el giro de los recursos por parte de la Dirección General de Crédito Público y del Tesoro Nacional

CODIGO CONTABLE


111005XXX Cuenta corriente XXX

470508 Funcionamiento XXX

Registro manual de cancelación del pasivo

CODIGO CONTABLE


242504 Servicios públicos XXX

111005XXX Cuenta corriente XXX

Recursos Sin Situación de fondos

CODIGO CONTABLE


242504 Servicios públicos XXX


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111005050 Fondos no situados por la DTN XXX

10. CONTROLES - En el momento que el perfil Presupuesto realice el Compromiso (Registro

Presupuestal) al diligenciar los pagos por referencia debe tener presente que el número de referencia de pago debe corresponder a los datos de la factura que se va a cancelar. Si los datos no son iguales la empresa prestadora del servicio no podrá aplicar el pago y por consiguiente, habrá inconvenientes en la prestación del servicio.

- Se enfatiza que las áreas de contabilidad y tesorería deben verificar los datos

registrados en la carpeta de pagos por referencia de la transacción de Compromiso (Registro Presupuestal) en donde se digita el número de referencia de pago y valor frente a las facturas que van a ser objeto de pago.

- La fecha de pago de la orden de pago por concepto de servicios públicos,

deberá ordenarse con dos (2) días hábiles de anticipación a la fecha de vencimiento de la factura.

- Teniendo en cuenta, que la base para efectuar el pago de los servicios

públicos son las facturas de las Entidades Prestadoras del servicio, en ningún momento las Unidades Ejecutoras o Regionales en Línea con el Sistema SIIF-Nación podrán pagar mayores valores al facturado por la respectiva Entidad. En consecuencia no se pueden efectuar pagos en forma anticipada considerando que no se ha recibido el servicio público.

Consecuente con lo anterior, sino llega la factura de la Entidad Prestadora del servicio no se puede adelantar el correspondiente pago con base en cuentas de cobro ya que éstas por un lado, no están permitidas de acuerdo con las normas legales vigentes y de otro, las mismas no poseen el código de referencia para adelantar el pago.

- Consultar permanentemente la Guía Anexo Servicios Públicos posicionada

en la página www.minhacienda.gov.co ingresando por SIIF Nación (lado izquierdo) – Principal - Documentación para conocer las actualizaciones en cuanto a las disposiciones atinentes al pago de servicios públicos.

- El pago de los Servicios Públicos de las empresas EPM BOGOTA,

COLOMBIA TELECOMUNICACIONES S.A ESP, COMCEL, TIGO, TELEFONIA MOVILES COLOMBIA S.A (MOVISTAR), CODENSA, GAS

http://www.minhacienda.gov.co/


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NATURAL, ACUEDUCTO Y ACANTARILLADO DE BOGOTA deben efectuarse a través del Sistema Integrado de Información Financiera SIIF- Nación utilizando la operación “Pagos por Referencia” y por ningún motivo se puede adelantar dicho pago través de transacciones ACH o procedimientos diferentes, en razón a que las empresas prestadoras de servicios públicos no aplicarán el valor pagado y por ende, los servicios entrarán en mora acarreando la suspensión del mismo.

- Las Unidades Ejecutoras nivel central y Regionales en línea con el Sistema

SIIF Nación deben tener presente, que las cuentas bancarias de servicios públicos son cuentas de registro previo y controlado, que su administración depende del Departamento Nacional de Planeación y que por lo tanto, no se deben enviar a validar sin la autorización de la entidad competente.

ministerio de defensa nacional procedimiento no. 25 ... · república de colombia nombre: nombre...

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