ministerio de comercio exterior y turismo manual de

CARATULA FINAL MARIAOficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo - OGPPD Oficina de Racionalización - OR
MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – MAPRO 2011
OFICINA DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS AUXILIARES
RELACIÓN DE PROCEDIMIENTOS:
SUBDIRECCIÓN DE ADQUISICIONES
1. 01-069. Designación de Comité Especial, Comité Especial Ad Hoc o
Permanente.
3. 01-071. Licitación y Concurso Público.
4. 01-072. Adjudicación Directa: Pública y Selectiva.
5. 01-073. Adjudicación de Menor cuantía.
SUBDIRECCIÓN DE PROGRAMACIÓN Y CONTROL PATRIMONIAL
1. 01-074. Saneamiento de los bienes muebles sobrantes en el patrimonio del
MINCETUR.
2. 01-075. Saneamiento de los bienes muebles faltantes en el patrimonio del
MINCETUR.
3. 01-076. Saneamiento de vehículos no considerados como chatarra, en posesión
del MINCETUR, no inscritos en el Registro de Propiedad Vehicular como de su
propiedad.
Oficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo - OGPPD Oficina de Racionalización - OR
MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS – MAPRO 2011
6. 01-079. Clasificación y registro patrimonial de los bienes muebles que se
incorporan al MINCETUR.
7. 01-080. Conciliación contable con la Oficina de Administración Financiera, e
informe mensual del movimiento de bienes de existencias y de bienes muebles.
8. 01-081. Movimiento interno y externo de bienes.
9. 01-082. Movimiento de bienes de almacén.
10. 01-083. Inventario de bienes de existencias del Almacén Central.
11. 01-084. Transferencia de bienes patrimoniales a terceros, en la modalidad de
donación.
12. 01-085. Transferencia de bienes patrimoniales a terceros, en la modalidad de
afectación en uso.
13. 01-086. Inventario físico/contable de bienes patrimoniales.
14. 01-087. Formulación del Plan Anual de Contrataciones (PAC) del MINCETUR.
15. 01-088. Registro y saneamiento de los bienes inmuebles.
16. 01-089. Pólizas de seguros - indemnización/reposición de bienes siniestrados.
SUB DIRECCIÓN DE SERVICIOS Y SEGURIDAD
1. 01-090. Atención de pasajes aéreos
2. 01-091. Mantenimiento +correctivo por averías de vehículos.
3. 01-092. Mantenimiento preventivo y correctivo programado de vehículos.
4. 01-093. Atención de solicitud de movilidad.
5. 01-094. Mantenimiento y reparación de fotocopiadoras.
6. 01-095. Atención de solicitud de servicios y mantenimiento en las diferentes
unidades orgánicas del MINCETUR.
(5) BASE LEGAL:
-
-
-
-
OPERATIVA HORAS DIAS
1 Solicita al área usuaria, a través de memorándum, la propuesta de cuatro personas que integran el Comité (encargados del desarrollo del proceso de selección). Deriva al Director de OASA.
SDA 1 Subdirector
2 Revisa, firma y deriva memorándum a OGA. OASA 1 Director/Subdirector
3 Revisa, firma y deriva memorándum al Área usuaria. OGA 1 Director General
Propone, cuatro integrantes (dos titulares y dos suplentes) para el Comité y deriva la Unidad Orgánica
Ley Anual de Presupuesto del Sector Público.
Ley de Contrataciones del Estado aprobado por Decreto Legislativo Nº 1017, y su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF.
D.S Nº 005-2002- MINCETUR - Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo – MINCETUR y normas modificatorias.
MAPRO-MINCETUR
(3) UNIDAD RESPONSABLE: Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares (OASA) - Subdirección de Adquisiciones (SDA).
Encargar la elaboración de las Bases y la organización, conducción y ejecución del proceso de selección, hasta que la Buena Pro quede consentida o administrativamente firme, o se cancele el proceso de selección del proveedor que brindará los bienes, servicios u obras requeridos por el área usuaria del MINCETUR.
MINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR Y TURISMO MAPRO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Anexo 1
Versión 1
(1) DENOMINACIÓN: Designación de Comité Especial, Comité Especial Ad Hoc o Permanente. (2) CÓDIGO: 01-069
DURACION RESPONSABLE(8) ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
Necesariamente uno de los miembros deberá tener conocimiento técnico sobre el objeto de la convocatoria.
El Comité Especial estará integrado por tres (3) miembros, de los cuales uno (1) deberá pertenecer al área usuaria de los bienes, servicios u obras materia de la convocatoria, y otro al órgano encargado de las contrataciones de la Entidad.
En el caso de bienes sofisticados, servicios especializados, obras o cuando la Entidad no cuente con un especialista, podrán integrar el Comité Especial uno o más expertos independientes, ya sean personas naturales o jurídicas que no laboren en la Entidad o funcionarios que laboran en otras Entidades.
Tratándose de Adjudicaciones Directas y Adjudicaciones de Menor Cuantía, podrá designarse uno o más Comités Especiales Permanentes para objetos de contrataciones afines.
4 Propone, cuatro integrantes (dos titulares y dos suplentes) para el Comité y deriva la propuesta OGA.
Unidad Orgánica interesada
5 Director
5 Revisa y deriva la Propuesta a OASA. OGA 1 Director General
6 Revisa y deriva la Propuesta a SDA. OASA 1 Director
7 Elabora informe para la designación de Comité, en la cuál además incluye la propuesta de los representantes de OASA, previo visto bueno del Subdirector, se deriva el informe a OGA.
SDA 1 Especialista en contrataciones
8 Firma memorándum de elevación del informe a Secretaría General (SG). OGA 1 Director General
9 Deriva documentos a la Oficina General de Asesoría Jurídica (OGAJ). SG 1 Secretaria General
10 Proyecta Resolución Secretarial que aprueba la designación de los integrantes del Comité para la firma de SG.
OGAJ 2 Director General
11 Suscribe Resolución Secretarial aprobando la designación. Notifica a la OGA y a los miembros del Comité.
SG 1 Secretaria General
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 15 días y 1 hora.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
DESIGNACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL, COMITÉ ESPECIAL AD HOC O PERMANENTE
OASAUNIDAD ORGÁNICA
INTERESADA OGA
COMITÉ ESPECIAL.
DERIVA LA PROPUESTA A OASA.
6. EL DIRECTOR REVISA Y DERIVA LA PROPUESTA A SDA.
2. DIRECTOR, FIRMA Y DERIVA
MEMORANDUM A OGA.
DERIVA MEMORANDUM AL ÁREA USUARIA
1. SUBDIRECTOR, SOLCITA AL ÁREA
USUARIA LA PROPUESTA DE
FIN
PARA LA DESIGNACIÓN DE COMITÉ ESPECIAL,
DONDE INCLUYE LA PROPUESTA DE OASA.
8. EL DIRECTOR GENERAL FIRMA
MEMORANDUM DE ELEVACIÓN DEL INFORME A SG. 9. SECRETARIA
GENERAL DERIVA MEMORANDUM A
RESOLUCIÓN SECRETARIAL PARA
DERIVA A SG.
COMITÉ ESPECIAL. NOTIFICA A LA OGA Y A
LOS MIEMBROS DEL COMITÉ.
(5) BASE LEGAL:
-
- R.M Nº 073-2005- MINCETUR/DM - Manual de Organización y Funciones del MINCETUR y normas modificatorias. -
(6) REQUISITOS DEL PROCEDIMIENTO:
Situación de emergencia.
1 Recepciona y deriva el requerimiento, formulado por el área usuaria, a la OASA - SDA. OGA 1 Director General
El proceso de selección deberá estar incluido en el Plan Anual de Contrataciones (PAC), en caso de no estar incluido se deberá aprobar su inclusión mediante Resolución Secretarial.
Carácter de secreto, secreto militar u orden interno. En cada caso, siempre que se sustente objetivamente los requisitos exigidos en el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Versión 1
(1) DENOMINACIÓN: Exoneración de los procesos de selección. (2) CÓDIGO: 01-070
Formato 2, área usuaria formula y envía requerimiento a la Oficina General de Administración (OGA), para que sea derivado a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.
MAPRO-MINCETUR
(3) UNIDAD RESPONSABLE: Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares (OASA) - Subdirección de Adquisiciones(SDA).
Reducir el tiempo del proceso de selección para la adquisición de los Bienes, Servicios y Obras, destinados a cubrir las necesidades propias de las diferentes áreas del MINCETUR.
Las exoneraciones se dan por los siguientes motivos:
Proveedor único de Bienes o servicios que no admiten sustitutos.
Situación de desabastecimiento inminente.
A diferencia de otros procesos de selección, en una exoneración no se designa un Comité especial y no se realizan ni absuelven consultas ni observaciones.
2 Recepciona el requerimiento y elabora cuadro resumen para solicitar a la Oficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo (OGPPD) la certificación presupuestal. Deriva para la firma respectiva.
SDA 1 Subdirector
3 Director firma el documento y deriva a OGPPD. OASA 1 Director
4 Otorga la Certificación Presupuestal solicitada y lo deriva a Secretaría General (SG)/OGA para autorización.
OGPPD 1 Director General
5 Autoriza la contratación a través del formato y derivan a OASA. SG/OGA 1 Directores Generales
6 Autoriza la contratación a través del formato y deriva a SDA.(Paso 17) OASA 1 Director
7 Recepciona el Informe técnico, formulada por el área usuaria, que sustenta la necesidad de la exoneración y deriva el documento a la OASA - SDA.
OGA 1 Director General
8 En base al Informe técnico recibido, elabora el informe para solicitar a la Oficina General de Asesoría Jurídica(OGAJ) el Informe Legal correspondiente.
SDA 2 Subdirector
9 Envía la solicitud del Informe Legal a la SG, adjuntando el Informe técnico elaborado por el área usuaria.
OASA 1 Director
10 Deriva la documentación a la OGAJ. SG 1 Secretaria General
11 Elabora informe legal indicando o no la procedencia de la Exoneración y deriva expediente (informes técnicos y legal) a SG.
OGAJ 2 Director General
12 Deriva el expediente a Despacho Ministerial (DM) para la autorización de la exoneración. SG 1 Secretaria General
13 Suscribe la Resolución Ministerial (RM) que autoriza la Exoneración y se remite a SG. DM 1 Ministro
14 Recepciona la RM y deriva a la OGA. SG 1 Secretaria General
15 Recepciona la RM y lo deriva a la OASA. OGA 1 Director General
16 Recepciona la RM y lo deriva a la SDA OASA 1 Director
17 Autorizado la Exoneración y el presupuesto, elabora el expediente de contratación, estudio de mercado y las Bases de la Contratación.
SDA 1 Subdirector
18 Aprueba las Bases y Expediente de Contratación. OGA 1 Director General
19 Registran las Bases en el SEACE. OASA 1 Director / Subdirector de
Adquisiciones
20 Evalúan la propuesta presentada por el proveedor y elaboran el Acta de otorgamiento de la
buena pro2. OASA 1
Director / Subdirector de Adquisiciones
21 Solicita al proveedor, ganador de la buena pro, los documentos para la suscripción del contrato (mencionado en las Bases).
OASA 2 Director
22 Recepciona la documentación mencionada en las bases, se elabora y firma el Contrato (Firman el contrato la Contratista, la OGA, la Oficina de Control Previo (OCP) y OASA - SDA)
Contratista/ OGA/ OCP/ OASA/SDA
Subdirector de Adquisiciones
23 Envía copia del Contrato y sus antecedentes al área usuaria para el seguimiento y control de la ejecución contractual.
OASA 1 Director
De la Contratación.
23 ejecución contractual.
OASA 1 Director
Versión 1 MAPRO-MINCETUR
24 Registra el Contrato en el SEACE1 y elabora la Orden de Compra o de Servicio considerando las fuentes de financiamiento.
SDA 1 Asistente Administrativo
25 La Orden de Compra o de Servicio son revisadas, analizadas y firmadas por el Subdirector seguidamente por el Director de OASA y derivadas a la Subdirección de Contabilidad, para su compromiso.
OASA 1 Director/ Subdirector
26 Las Ordenes de Compra o de Servicio regresan a la SDA para la distribución correspondiente, otorgándose el original al contratista y copia al área usuaria (en caso de servicios) o a almacén (en caso de bienes).
27
Una vez recibido la mercadería o ejecutada la prestación del servicio, entregado por la contratista, y emitido la conformidad de Almacén o del área solicitante, deriva expediente adjuntando comprobante de pago y conformidad de recepción del bien, servicio u obra para fiscalización a la Oficina de Control Previo, quién remitirá el expediente a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para lo que corresponda. Dando por culminado el
procedimiento, pero se complementa con otro3
SDA 1 Subdirector
2 La propuesta debe cumplir con las características y condiciones establecidas en las Bases, las cuales sólo deben contener lo indicado en los literales b), c), e), h) e i) del artículo 26° de la Ley de Contrataciones del Estado .
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 32 días. 1 Las resoluciones o acuerdos que aprueben las exoneraciones y los informes que los sustentan, salvo la causal prevista en el inciso d) del artículo 20° d e la Ley, serán publicadas a través del SEACE dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su emisión o adopción, según corresponda.
3 Debe seguirse el procedimiento "Movimientos de Bienes de Almacén" registrado como procedimiento de la Subdirección de Programación y Control Patrimonial de la OASA.
CONTRATISTA, DESPACHO
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL
A OGPPD
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL
EL REQUERIMIENTO FORMULADO POR EL
ÁREA USUARIA, A SDA.
6.EL DIRECTOR AUTORIZA LA
7.DIRECTOR GENERAL RECEPCIONA INFORME
SUSTENTA LA NECESIDAD DE LA EXONERACIÓN. LO DERIVA
A SDA.
SUSTENTA LA NECESIDAD DE LA EXONERACIÓN. LO DERIVA
A SDA.
EXONERACIÓN MEDIANTE RESOLUCIÓN MINISTERIAL.
DOCUMENTACIÓN A OGAJ
PROCEDENCIA DE LA EXONERACIÓN Y DERIVA
EXPEDIENTE A SG.
CORRESPONDIENTE. 9.DIRECTOR ENVÍA
2
DESPACHO MINISTERIAL
LA OGA.
16. DIRECTOR DERIVA RM A LA SDA.
18. DIRECTOR GENERAL APRUEBA LAS BASES Y EL
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Y REMITE
A OASA. 19. REGISTRA LAS BASES
EN EL SEACE.
QUE ENVÍE LA DOCUMENTACIÓN Y FIRMAR
CONTRATO.
RECEPCIONAN LA
ACTA OTORGANDO LA BUENA PRO.
4
1
ANTECEDENTES AL ÁREA USUARIA PARA EL
SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL. 24. ASISTENTE
ADMINISTRATIVO REGISTRA EL CONTRATO EN EL SEACE Y
ELABORA LA ORDEN DE COMPRA O DE SERVICIO
CONSIDERANDO LAS FUENTES DE
25. LA ORDEN DE COMPRA, DE SERVICIO U OBRA SON
REVISADAS, ANALIZADAS Y FIRMADAS POR EL
SUBDIRECTOR SEGUIDAMENTE POR EL DIRECTOR DE OASA Y DERIVADAS A SUBDIRECCIÓN DE CONTABILIDAD PARA SU
COMPROMISO. 26.LAS ORDENES DE COMPRA,
DE SERVICIO U OBRA REGRESAN A LA SDA PARA LA
DISTRIBUCIÓN CORRESPONDIENTE,
OTORGÁNDOSE EL ORIGINAL AL CONTRATISTA Y COPIA AL ÁREA USUARIA O ALMACÉN.
27. EMITIDO LA CONFORMIDAD DE RECEPCIÓN DE LA
MERCADERÍA O DE LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO POR PARTE DE ALMACÉN O DEL ÁREA SOLICITANTE, EL
SUBDIRECTOR DERIVA EXPEDIENTE PARA
MENCIONADA EN LAS BASES, SE ELABORA Y FIRMA EL CONTRATO.
44
(5) BASE LEGAL:
-
-
-
-
1 Recepciona y deriva el requerimiento, formulado por el área usuaria, a OASA - SDA. OGA 1 Director General
2 Revisa, evalúa y deriva el requerimiento al Especialista en contrataciones. SDA 1 Subdirector
3
Revisa, evalúa y coordina las Especificaciones Técnicas o Términos de Referencia del requerimiento. Luego, realiza un Estudio de mercado, remitiendo a los proveedores el pedido de cotización y la búsqueda de otras fuentes para determinar el valor referencial del bien, servicio u obra a adquirir.
4 Elabora cuadro resumen para solicitar a la Oficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo (OGPPD) la certificación presupuestal. Y deriva para la firma respectiva.
5 Director y Subdirector autorizan el documento y derivan a OGPPD. OASA 3 Director/ Subdirector
Otorga la Certificación Presupuestal solicitada y lo deriva a Secretaría General (SG)/OGA para
Área usuaria formula y envía requerimiento a la Oficina General de Administración (OGA), para que sea derivado a la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares.
MAPRO-MINCETUR
(4) FINALIDAD: Lograr la adquisición de los Bienes, Servicios y Obras, destinados a cubrir las necesidades propias de las diferentes áreas del MINCETUR.
Versión 1
DURACION RESPONSABLE
(8) ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
6 Otorga la Certificación Presupuestal solicitada y lo deriva a Secretaría General (SG)/OGA para visto bueno.
7 Autorizan la contratación en el formato y derivan a OASA. SG/OGA 3 Secretaria
General/Director General
8 Autoriza la contratación y deriva al especialista OASA 1 Director
9 Elabora la documentación sustentatoria para la aprobación del expediente de contratación. SDA 2 Especialista en contrataciones
10 Firma el documento y deriva a la OGA para su aprobación. OASA 1 Director/ Subdirector
11 Aprueba el expediente de contratación y remite a OASA. OGA 1 Director General
12 Deriva documentación al especialista OASA 1 Director
13 Proyecta memorándum de entrega del expediente de contratación al Comité Especial1. SDA 2 Especialista en contrataciones
14 Firman y entregan al presidente del Comité Especial el Expediente de Contratación aprobado y toda la información técnica y económica necesaria que pudiera servir para cumplir el encargo.
15 Elabora el Acta de Instalación del Comité Especial. Comité Especial 1 Comité Especial
16 Elabora las Bases del proceso de selección y memorándum solicitando su aprobación a SG. Comité Especial 5 Comité Especial
17 Aprueba las Bases del proceso de selección. SG 1 Secretaria General
18 Realiza la convocatoria de proveedores a través del SEACE (Sistema Electrónico de
Contrataciones del Estado)2 Comité Especial 1 Comité Especial
19 Recibe las consultas formuladas por los participantes Comité Especial 5 Comité Especial
20 Absuelve las consultas realizadas. Comité Especial 5 Comité Especial
21 Recibe las observaciones formuladas por los participantes Comité Especial 5 Comité Especial
22 Absuelve las observaciones. Comité Especial 5 Comité Especial
23 Integra las Bases, se incorpora las repuestas de las consultas y observaciones formuladas por los participantes
Comité Especial 3 Comité Especial
24 Evalúa las propuestas presentadas por los participantes3. Y otorga la Buena Pro. Comité Especial 4 Comité Especial
25 Se procede con el Consentimiento de la Buena Pro4, mediante publicación en el SEACE. Comité Especial 8 Comité Especial
26 Devuelve el expediente de contratación a OASA, incluyendo todas las propuestas y los actuados (actas, absoluciones, etc.)
27 En el plazo máximo de 2 días, notifica al ganador de la Buena pro para que envía la documentación para la firma del contrato.
OASA 2 Abogado
28 En un plazo de 5 a 10 días, se recepciona la documentación mencionada en las bases integradas, se elabora y firman el Contrato (Firma del contrato por la Contratista, la OGA, la Oficina de Control Previo (OCP) y OASA).
29 Registra el Contrato en el SEACE. SDA 2 Especialista en contrataciones
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
30 Envía copia del Contrato y sus antecedentes al área usuaria para el seguimiento de la ejecución contractual, previo visto bueno y firma del Sub Director y Director de OASA.
OASA 2 Abogado
31 Elabora la Orden de Compra, de Servicio u obra considerando las fuentes de financiamiento. SDA 2 Asistente Administrativo
32 Revisan la Orden de Compra, de Servicio u obra, analizadas y firmadas por el Subdirector seguidamente por el Director de OASA.
33 Deriva las Ordenes de Compra, de Servicio u obra a la Sub Dirección de Contabilidad, para su compromiso.
34 Recibe Las Ordenes de Compra, de Servicio u obra para la distribución correspondiente, otorgándose el original al contratista y copia al almacén.
35
Una vez recibido la mercadería o ejecutada la prestación del servicio, entregado por la contratista, y emitido la conformidad de Almacén o del Área Solicitante, deriva expediente adjuntando comprobante de pago y conformidad de recepción del bien, servicio u obra para fiscalización a la Oficina de Control Previo, quién remitirá el expediente a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para lo que corresponda. Dando por culminado el
SDA 1 Subdirector
3 En las Licitaciones Públicas y Concursos Públicos, entre las fechas de convocatoria y de presentación de propuestas no deberán mediar menos de veintidós (22) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de la convocatoria en el SEACE. Asimismo, entre la integración de las Bases y la presentación de propuestas no podrán mediar menos de cinco (5) días hábiles, computados a partir del día siguiente de la publicación de las Bases integradas en el SEACE.
4 Esto sucede si al transcurrir un plazo de 8 días no se ha interpuesto Recurso de Apelación. De lo contrario, deberá seguirse el procedimiento de elevación del Recurso de Apelación a la Oficina General de Asesoría Jurídica (OGAJ) para que resuelva.
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 96 días.
1 Durante el desarrollo del procedimiento, en forma paralela, se ha realizado las gestiones para conformar el Comité Especial encargado del proceso de selección.
2 El plazo de registro de participantes: inicia al día siguiente de publicada la convocatoria y termina al día siguiente de la integración de las bases.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
RESUMEN PARA SOLICITAR A OGPPD LA
CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL.
ESPECIALISTA EN CONTRATACIONES.
LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O TÉRMINOS
DE REFERENCIA DEL REQUERIMIENTO Y
REMITE A LOS PROVEEDORES EL
PEDIDO DE COTIZACIÓN.
REQUERIMIENTO, FORMULADO POR EL
ÁREA USUARIA, A SDA.
8.DIRECTOR AUTORIZA LA CONTRATACIÓN Y
DERIVA AL ESPECIALISTA. 9.ESPECIALISTA ELABORA
DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA PARA
10.DIRECTOR FIRMA EL DOCUMENTO Y DERIVA A
LA OGA PARA SU APROBACIÓN.
11.OGA APRUEBA EL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN Y REMITE A OASA.
12. DIRECTOR DERIVA DOCUMENTACIÓN AL
ESPECIALISTA.
ESPECIAL. 14. EL SUBDIRECTOR Y
DIRECTOR FIRMAN Y ENTREGAN EL EXPEDIENTE
DE CONTRATACIÓN AL PRESIDENTE DEL COMITÉ
ESPECIAL .
1
1
2
2
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
16.COMITÉ ELABORA LAS BASES DEL PROCESO DE
SELECCIÓN Y MEMORÁNDUM
18. COMITÉ REALIZA LA CONVOCATORIA DE
PROVEEDORES A TRAVÉS DEL SEACE.
CONTRATISTA, SG, OGA, OCP.
CONSULTAS FORMULADAS POR LOS PARTICIPANTES.
20. COMITÉ ABSUELVE LAS CONSULTAS Y
OBSERVACIONES FORMULADAS POR LOS
24.COMITÉ EVALÚA LAS PROPUESTAS PRESENTADAS.
Y OTORGA LA BUENA PRO.
25. COMITÉ PROCEDE CON EL CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO, MEDIANTE
PUBLICACIÓN EN EL SEACE.
PROPUESTAS Y LOS ACTUADOS.27. ABOGADO EN EL PLAZO
MÁXIMO DE 2 DÍAS, NOTIFICA AL GANADOR DE LA BUENA PRO PARA QUE ENVÍE LA
DOCUMENTACIÓN Y FIRMAR CONTRATO.
RESPUESTAS A LAS CONSULTAS Y
OBSERVACIONES.
OBSERVACIONES FORMULADAS POR LOS
FORMULADAS.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
30.ABOGADO ENVÍA COPIA DEL CONTRATO Y SUS
ANTECEDENTES AL ÁREA USUARIA PARA EL SEGUIMIENTO
DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL, PREVIO VISTO
BUENO DE OASA.
ORDEN DE COMPRA, DE SERVICIO U OBRA
COMPRA, DE SERVICIO U OBRA LUEGO SON ANALIZADAS Y
FIRMADAS POR EL SUBDIRECTOR SEGUIDAMENTE
POR EL DIRECTOR DE OASA. 33. ASISTENTE ADMINISTRATIVO DERIVA LAS
ORDENES DE COMPRA, DE SERVICIO U OBRA A LA SUB
28. CONTRATISTA/ OGA/ OCP/ OASA RECEPCIONAN EN UN PLAZO MÁXIMO DE 2 DÍAS LA DOCUMENTACIÓN
4
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, PARA SU
COMPROMISO.
ORDENES DE COMPRA, DE SERVICIO U OBRA PARA LA
DISTRIBUCIÓN CORRESPONDIENTE,
ALMACÉN.
FIN
FISCALIZACIÓN A OCP.
(5) BASE LEGAL:
-
-
-
-
-
1 Recepciona y deriva el requerimiento, formulado por la unidad orgánica interesada, a OASA- SDA.
2 Evalúa, revisa y deriva el requerimiento al Especialista en contrataciones. SDA 1 Subdirector
3
4 Elabora cuadro resumen para solicitar a la Oficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo (OGPPD) la certificación presupuestal. Y deriva para la firma respectiva.
5 Subdirector y Director autorizan el documento y derivan a OGPPD. OASA 3 Director/ Subdirector
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
(1) DENOMINACIÓN: Adjudicación Directa: Pública y Selectiva. (2) CÓDIGO: 01-072
DURACION RESPONSABLE
(8) ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO
6 Otorga la Certificación Presupuestal solicitada y lo deriva a Secretaría General (SG)/OGA para visto bueno.
7 Autorizan la contratación en el formato y derivan a OASA. SG/OGA 3 Secretaria General/
Director General
8 Autoriza la contratación y deriva al especialista OASA 1 Director
10 Firman el documento y deriva a la OGA para su aprobación. OASA 1 Director/ Subdirector
14 Autorizan la entregan del expediente de contratación al Presidente del Comité Especial encargado del desarrollo del proceso de selección.
16 Elabora las Bases del proceso de selección y memorándum solicitando su aprobación a OGA. Comité Especial 5 Comité Especial
17 Aprueba las Bases del proceso de selección. OGA 1 Director General
Contrataciones del Estado) 2 Comité Especial 1 Comité Especial
19 Recibe las consultas y observaciones, formuladas por los participantes. Comité Especial 3 Comité Especial
20 Absuelve las consultas y observaciones formuladas. Comité Especial 3 Comité Especial
21 Integra las Bases, se incorpora las repuestas de las consultas y observaciones formuladas por
los participantes3. Comité Especial 3 Comité Especial
22
Evalúa las propuestas presentadas por los proveedores4. Y otorga la Buena Pro, en caso de Acto Público (Adjudicación Directa Pública - ADP) con presencia de un Notario y en caso de Acto Privado (Adjudicación Directa Selectiva - ADS: presentan propuesta a través de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo (OTDA)) el resultado se publica en el SEACE.
23 Se procede con el Consentimiento de la Buena Pro5, mediante publicación en el SEACE. Comité Especial 5 Comité Especial
25 En el plazo máximo de 2 días, notifica al ganador de la Buena Pro para que envía la documentación para la firma del contrato.
OASA 2 Abogado
26 En un plazo de 5 a 10 días, se recepciona la documentación mencionada en las bases integradas, se elabora y firman el Contrato (Firma del contrato por la Contratista, la OGA, la Oficina de Control Previo (OCP) y OASA).
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
28 Envía copia del Contrato y sus antecedentes a la unidad orgánica interesada para el seguimiento de la ejecución contractual, previo visto bueno y firma del Subdirector y Director de OASA.
OASA 1 Abogado
30 Revisa la Orden de Compra, de Servicio u obra, luego son analizadas y firmadas por el Subdirector y seguidamente por el Director de OASA.
31 Deriva las Ordenes de Compra, de Servicio u obra a la Sub Dirección de Contabilidad, para su compromiso.
32 Recibe las Ordenes de Compra, de Servicio u obra para la distribución correspondiente, otorgándose el original al contratista y copia al almacén.
33
Una vez recibido la mercadería o ejecutada la prestación del servicio, entregado por la contratista, y emitido la conformidad de Almacén o del Área Solicitante, deriva expediente adjuntando comprobante de pago y conformidad de recepción del bien, servicio u obra para fiscalización a la Oficina de Control Previo, quién remitirá el expediente a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para lo que corresponda. Dando por culminado el
SDA 1 Subdirector
3 En caso el participante considere que las respuestas no son las adecuadas o que vulnera su derecho, deberá seguirse el procedimiento para elevación de observaciones para la opinión del Titular de la entidad y del Tribunal de Contratos del OSCE (Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado), según sea el caso.
5 Esto sucede si al transcurrir un plazo de 5 días no se ha interpuesto Recurso de Apelación. De lo contrario, deberá seguirse el procedimiento de elevación del Recurso de Apelación a la Oficina General de Asesoría Jurídica (OGAJ) para que resuelva.
4 En las Adjudicaciones Directas mediarán no menos de diez (10) días hábiles entre la convocatoria y la presentación de propuestas y tres (3) días hábiles entre la integración de las bases y la presentación de las propuestas.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
INICIO
4. EL ESPECIALISTA ELABORA CUADRO RESUMEN PARA SOLICITAR A OGPPD LA
5. DIRECTOR Y SUBDIRECTOR FIRMAN EL DOCUMENTO Y DERIVAN A
OGPPD 6. DIRECTOR GENERAL,
OTORGA LA CERTIFICACIÓN PRESUPUESTAL.
AL ESPECIALISTA EN CONTRATACIONES.
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O TÉRMINOS DE REFERENCIA
DEL REQUERIMIENTO Y REMITE A LOS PROVEEDORES EL PEDIDO DE COTIZACIÓN.
7. SG/OGA AUTORIZAN LA CONTRATACIÓN Y DERIVAN
A OASA.
REQUERIMIENTO, FORMULADO POR EL ÁREA
USUARIA, A SDA.
AL ESPECIALISTA. 9. ESPECIALISTA ELABORA LA
DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA PARA LA
APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN.
10. DIRECTOR/ SUBDIRECTOR FIRMAN EL DOCUMENTO Y DERIVA A LA OGA PARA SU APROBACIÓN.
11. OGA APRUEBA EL EXPEDIENTE DE
CONTRATACIÓN Y REMITE A OASA.
12. DIRECTOR DERIVA DOCUMENTACIÓN A
ESPECIALISTA.
ESPECIAL. 14. EL SUBDIRECTOR Y
DIRECTOR AUTORIZAN LA ENTREGAN DEL EXPEDIENTE
DE CONTRATACIÓN AL PRESIDENTE DEL COMITÉ
ESPECIAL ENCARGADO DEL DESARROLLO DEL PROCESO
DE SELECCIÓN.
SELECCIÓN.
INSTALACIÓN.
PROCESO DE SELECCIÓN Y MEMORÁNDUM
SOLICITANDO SU APROBACIÓN A OGA.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
18. COMITÉ ESPECIAL REALIZA LA CONVOCATORIA DE PROVEEDORES A TRAVÉS
DEL SEACE.
23.COMITÉ ESPECIAL PROCEDE CON EL
CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO, MEDIANTE
INCLUYENDO TODAS LAS
FORMULADAS POR LOS PARTICIPANTES.
OBSERVACIONES FORMULADAS.
21.COMITÉ ESPECIAL INTEGRA LAS BASES, INCORPORANDO LAS RESPUESTAS A LAS
CONSULTAS Y OBSERVACIONES.
PROPUESTAS Y LOS ACTUADOS.
25. ABOGADO EN EL PLAZO MÁXIMO DE 2 DÍAS, NOTIFICA AL GANADOR DE LA BUENA PRO PARA QUE ENVÍE LA
CONTRATO Y SUS ANTECEDENTES AL ÁREA
USUARIA PARA EL SEGUIMIENTO DE LA
EJECUCIÓN CONTRACTUAL, PREVIO VISTO BUENO DE
OASA.
ANALIZADAS Y FIRMADAS POR EL SUBDIRECTOR
SEGUIDAMENTE POR EL DIRECTOR DE OASA.
31.ASISTENTE ADMINISTRATIVO DERIVA LAS
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, PARA SU COMPROMISO.
32.RECIBE LAS ORDENES DE COMPRA, DE SERVICIO U
OBRA PARA LA DISTRIBUCIÓN CORRESPONDIENTE,
OTORGÁNDOSE EL ORIGINAL AL CONTRATISTA Y COPIA A
ALMACÉN.
FIN
26. CONTRATISTA/ OGA/ OCP/ OASA RECEPCIONAN EN UN PLAZO MÁXIMO DE 2 DÍAS LA
DOCUMENTACIÓN MENCIONADA EN LAS BASES,
SE ELABORA Y FIRMA EL CONTRATO.
4
4
CONSIDERANDO LAS FUENTES DE FINANCIAMIENTO.
(5) BASE LEGAL:
-
-
-
-
1 Recepciona y deriva el requerimiento, formulado por la unidad orgánica interesada, a OASA - SDA.
2 Evalúa, revisa y deriva el requerimiento al Especialista en contrataciones. SDA 1 Subdirector
3
4 Elabora cuadro resumen para solicitar a la Oficina General de Planificación, Presupuesto y Desarrollo (OGPPD) la certificación presupuestal . Y deriva para la firma respectiva.
En los procesos de Adjudicación de Menor Cuantía para obras y consultoría de obras se incluye la etapa de formulación y absolución de consultas y observaciones de manera conjunta. Mientras que para Bienes y servicios no se incluirán en el proceso dichas etapas.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
6 Otorga la Certificación Presupuestal solicitada y lo deriva a Secretaría General (SG)/OGA para autorización
7 Autorizan la contratación en el formato y derivan a OASA. SG/OGA 3 Secretaria General/
Director General
8 Autoriza la contratación y deriva al especialista. OASA 1 Director
10 Subdirector y Director autorizan el documento y deriva a la OGA para su aprobación. OASA 1 Director/ Subdirector
14 El Subdirector y el Director autorizan la entregan el expediente de contratación al Presidente del Comité Especial encargado del desarrollo del proceso de selección.
16 Elabora las Bases del proceso de selección y memorándum solicitando su aprobación a OGA. Comité Especial 5 Comité Especial
17 Aprueba las Bases del proceso de selección. OGA 1 Director General
Contrataciones del Estado) 2. Comité Especial 1 Comité Especial
19 *Revisa y evalúa las propuestas presentadas por los proveedores3. Y otorga la Buena Pro publicando el resultado en el SEACE.
20 Procede con el Consentimiento de la Buena Pro4, mediante publicación en el SEACE. Comité Especial 5 Comité Especial
22 En el plazo máximo de 2 días, notifica al ganador de la Buena pro para que envía la documentación para la firma del contrato.
OASA 2 Abogado
23 En un plazo de 5 a 10 días, se recepciona la documentación mencionada en las Bases, se elabora y firman el Contrato (Firma del contrato por la Contratista, la OGA, la Oficina de Control Previo (OCP) y OASA).
25 Envía copia del Contrato y sus antecedentes a la unidad orgánica interesada para el seguimiento de la ejecución contractual, previo visto bueno y firma del Subdirector y Director de OASA.
OASA 1 Abogado
27 La Orden de Compra, de Servicio u obra son revisadas, analizadas y firmadas por el Subdirector seguidamente por el Director de OASA.
OASA 1 Director/ Subdirector27 Subdirector seguidamente por el Director de OASA.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
28 Deriva las Ordenes de Compra, de Servicio u obra a la Subdirección de Contabilidad, para su compromiso.
29 Las Ordenes de Compra, de Servicio u obra regresan a la SDA para la distribución correspondiente, otorgándose el original al contratista y copia al almacén.
30
Una vez recibido la mercadería o ejecutada la prestación del servicio, entregado por la contratista, y emitido la conformidad de Almacén o del área Solicitante, deriva expediente adjuntando comprobante de pago y conformidad de recepción del bien, servicio u obra para fiscalización a la Oficina de Control Previo, quién remitirá el expediente a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para lo que corresponda. Dando por culminado el
SDA 1 Subdirector
4 Esto sucede si al transcurrir un plazo de 5 días no se ha interpuesto Recurso de Apelación. De lo contrario, deberá seguirse el procedimiento de elevación del Recurso de
Apelación a la Oficina General de Asesoría Jurídica (OGAJ) para que resuelva.
3 En las Adjudicaciones de Menor Cuantía para bienes y servicios, desde la convocatoria hasta la fecha de presentación de las propuestas existirá un plazo no menor de dos
(2) días hábiles. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía derivadas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas declaradas desiertas, el plazo será no menor de seis (6) días hábiles. En las Adjudicaciones de Menor Cuantía para la consultoría de obras o ejecución de obras, desde la convocatoria hasta la fecha de presentación de propuestas deberán mediar no menos de seis (6) días hábiles. En el caso de Adjudicaciones de Menor Cuantía derivadas de Licitaciones Públicas, Concursos Públicos y Adjudicaciones Directas declaradas desiertas, el plazo será no menor de ocho (8) días hábiles.
5 Debe seguirse el procedimiento "Movimientos de Bienes de Almacén" registrado como procedimiento de la Subdirección de Programación y Control Patrimonial de la
OASA.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
RESUMEN PARA SOLICITAR A OGPPD LA
5. DIRECTOR Y SUBDIRECTOR FIRMAN EL DOCUMENTO Y DERIVAN A
OGPPD.
PRESUPUESTAL.
ESPECIALISTA EN CONTRATACIONES.
LAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS O TÉRMINOS
DE REFERENCIA DEL REQUERIMIENTO Y
REMITE A LOS PROVEEDORES EL
PEDIDO DE COTIZACIÓN.
OGPPD
REQUERIMIENTO, FORMULADO POR EL
OGPPD. PRESUPUESTAL. 7. SG/OGA AUTORIZAN LA
CONTRATACIÓN Y DERIVAN EL FORMATO A
OASA.
DERIVAN A SDA.
10.SUBDIRECTOR Y DIRECTOR AUTORIZAN EL
DOCUMENTO Y DERIVA A LA OGA PARA SU APROBACIÓN. 11. OGA APRUEBA EL
EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN Y REMITE A OASA.
12. DIRECTOR DERIVA LA DOCUMENTACIÓN AL
ESPECIALISTA.
ESPECIAL.
ENTREGAN EL EXPEDIENTE DE CONTRATACIÓN AL
PRESIDENTE DEL COMITÉ ESPECIAL. 15. COMITÉ ESPECIAL
ELABORA SU ACTA DE INSTALACIÓN .
16. COMITÉ ESPECIAL ELABORA LAS BASES DEL
PROCESO DE SELECCIÓN Y MEMORÁNDUM SOLICITANDO
SU APROBACIÓN A OGA.
SELECCIÓN.
SUSTENTATORIA PARA LA APROBACIÓN DEL EXPEDIENTE
DE CONTRATACIÓN.
MAPRO-MINCETUR
Versión 1
18. COMITÉ ESPECIAL REALIZA LA CONVOCATORIA DE PROVEEDORES A TRAVÉS
DEL SEACE (SISTEMA ELECTRÓNICO DE
CONTRATACIONES DEL ESTADO).
19. COMITÉ ESPECIAL REVISA Y EVALÚA LAS PROPUESTAS
PRESENTADAS POR LOS PROVEEDORES3. Y OTORGA LA BUENA PRO PUBLICANDO EL RESULTADO EN EL SEACE.
20. COMITÉ ESPECIAL PROCEDE CON EL
CONSENTIMIENTO DE LA BUENA PRO, MEDIANTE
INCLUYENDO TODAS LAS PROPUESTAS Y LOS
ACTUADOS . 22. ABOGADO EN EL PLAZO
MÁXIMO DE 2 DÍAS, NOTIFICA AL GANADOR DE LA BUENA PRO PARA QUE ENVÍE LA
23. CONTRATISTA/ OGA/ OCP/ OASA RECEPCIONAN EN UN PLAZO MÁXIMO DE 2
25.ABOGADO ENVÍA COPIA DEL CONTRATO Y SUS
ANTECEDENTES AL ÁREA USUARIA PARA EL
SEGUIMIENTO DE LA EJECUCIÓN CONTRACTUAL,
PREVIO VISTO BUENO DE OASA.
26. ASISTENTE ADMINISTRATIVO ELABORA LA
FINANCIAMIENTO.27. LA ORDEN DE COMPRA, DE SERVICIO U OBRA SON
REVISADAS, ANALIZADAS Y FIRMADAS POR EL
SUBDIRECTOR SEGUIDAMENTE POR EL
DIRECCIÓN DE CONTABILIDAD, PARA SU
COMPROMISO.
REGRESAN A LA SDA PARA LA DISTRIBUCIÓN
CORRESPONDIENTE, OTORGÁNDOSE EL ORIGINAL AL CONTRATISTA Y COPIA A
ALMACÉN.
FIN
23. CONTRATISTA/ OGA/ OCP/ OASA RECEPCIONAN EN UN PLAZO MÁXIMO DE 2 DÍAS LA DOCUMENTACIÓN
UNIDAD
1
Evalúa el informe anual del inventario, verificando e identificando los bienes muebles sobrantes que no cuenten con documentación suficiente de la propiedad, a dar de Alta al Patrimonio del MINCETUR, a excepción de aquellos que se encuentren en condición de chatarra.
SDPCP 5 Subdirector / Coordinador/
Técnico.
2
Para el saneamiento de los bienes muebles sobrantes, verifican que estas deben reunir las condiciones previas siguientes : i) Que el bien se encuentre en posesión del MINCETUR por lo menos dos (02) años, acreditándose con una declaración jurada de permanencia o posesión por parte del MINCETUR, ii) Que no se cuente con la documentación suficiente que sustente el ingreso al patrimonio o no exista documentación sobre el origen del bien, iii) que no se cuente
RESPONSABLE
Resolución Nº 147-2009/SBN, que apruebe la Directiva de Saneamiento de los Bienes muebles de propiedad Estatal, Nº 005-2009/SBNl.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
Inventario de bienes muebles, consignando bienes sobrantes y/o bienes faltantes al Patrimonio del MINCETUR, sin documentación sustentatoria.
Publicación de la relación detallada de los bienes sobrantes, en un lugar visible de la Sede Central, y de las Oficinas descentralizadas, así como en el Portal electrónico de la Entidad.
Informe Técnico de la Subdirección de Programación y Control Patrimonial.
(3) UNIDAD RESPONSABLE: Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares (OASA) - Subdirección de Programación y Control Patrimonial (SDPCP).
(4) FINALIDAD: Regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles que se encuentren en la condición de sobrantes en el Patrimonio del MINCETUR.
Ley Nº 27790 “Ley de Organización y Funciones del MINCETUR.”
El Reglamento de Organización y Funciones del Ministerio de Comercio Exterior y Turismo – MINCETUR, aprobado por D.S Nº 005-2002-MINCETUR, y normas modificatorias.
Manual de Organización y Funciones del MINCETUR aprobado por R.M Nº 073-2005- MINCETUR/DM y normas modificatorias.
Ley Nº 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales.
(1) DENOMINACIÓN: Saneamiento de los bienes muebles sobrantes en el patrimonio del MINCETUR. (2) CÓDIGO: 01-074
ingreso al patrimonio o no exista documentación sobre el origen del bien, iii) que no se cuente con documentación de los bienes muebles provenientes de entidades fusionadas, liquidadas o extinguidas, o aquellos recibidos por convenios de cooperación.
3 Elaborará un informe técnico que sustente la posesión de los bienes sobrantes y el tiempo estimado de permanencia en el MINCETUR; dicho informe se eleva a la Dirección de la Oficina de Abastecimiento y Servicios Auxiliares (OASA).
Técnico.
4 Revisa y coloca visto bueno al informe. Eleva a la Oficina General de Administración (OGA). OASA 1 Director
5 Recibe y evalúa, dentro de un plazo de diez (10) días hábiles de recibido el citado informe. De no ser conforme remite a la SDPCP con las respectivas observaciones para su corrección.
Técnico.
7 De encontrar conforme el citado informe y si se tiene conocimiento del propietario del bien sobrante, se le notifica por escrito a través de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo (OTDA).
8 Hace entrega de la notificación al propietario del bien sobrante, a fin que éste responda dando a conocer lo que se hará con el bien.
OTDA 4 Técnico
9
Si no se tiene conocimiento del propietario, publicará por una sola vez la relación detallada de los bienes objeto del saneamiento (durante un periodo de 10 días hábiles) en un lugar visible del MINCETUR y de sus oficinas descentralizadas, así como en el portal electrónico de la Entidad.
10
Si no hay respuesta del propietario y de no haber oposición, elaborarán el Acta de Saneamiento recomendando el Alta de los bienes muebles, valorizando los bienes sobrantes en base a la metodología establecida en el RNTP (Registro Nacional de Tasaciones del Perú), y elaborará el Proyecto de Resolución Directoral de Alta por causal de Saneamiento.
Técnico.
11 Revisa y visa el proyecto de Resolución. Deriva a la OGA conjuntamente con el Acta de saneamiento.
OASA 1 Director
12
Dentro del plazo de (10) diez días hábiles de recibido el proyecto de Resolución, suscribe el Proyecto de Resolución, aprobando el Alta por causal de saneamiento. Deriva este a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para los correspondientes asientos contables, copia a OASA y comunica a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) el Acto de Alta, dentro de los diez (10) días hábiles de emitida la Resolución.
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 11 días
(*) Este tiempo no es sumado al total, debido a que se considera que los tiempos del procedimiento son eficientes.
(9) DIAGRAMA DE FLUJO:
SANEAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES SOBRANTES EN EL PATRIMONIO DEL MINCETUR
INICIO
DEBEN REUNIR LAS CONDICIONES CONSIGNADAS EN LA DIRECTIVA DE
SANEAMIENTO DE LA SBN
DEL INVENTARIO, VERIFICANDO E IDENTIFICANDO LOS BIENES MUEBLES
SOBRANTES QUE NO CUENTEN CON DOCUMENTACIÓN SUFICIENTE DE LA
PROPIEDAD, A DAR DE ALTA AL PATRIMONIO DEL MINCETUR.
3.SUBDIRECTOR / COORDINADOR/ TÉCNICO ELABORARÁ UN INFORME
TÉCNICO QUE SUSTENTE LA POSESIÓN DE LOS BIENES SOBRANTES Y EL
TIEMPO ESTIMADO DE PERMANENCIA
DIRECCIÓN
4.RECIBE, REVISA Y COLOCA VISTO BUENO AL INFORME. DERIVA A LA
OGA. 1
OTDA
5.RECIBE Y EVALÚA, DENTRO DE UN PLAZO DE DIEZ (10) DÍAS HÁBILES
DE RECIBIDO EL CITADO INFORME.
10.SI NO HAY RESPUESTA DEL PROPIETARIO, SUBDIRECTOR /
COORDINADOR/TÉCNICO ELABORARÁN EL ACTA DE
SANEAMIENTO Y PROYECTO DE RESOLUCIÓN PARA ALTA DE LOS
BIENES SOBRANTES.
¿CONFORME? NO
1
FIN
SOBRANTE
9. PUBLICA POR UNA SOLA VEZ LA RELACIÓN DE BIENES OBJETO DEL
SANEAMIENTO EN UN LUGAR VISIBLE DEL MINCETUR O DE SUS
OFICINAS DESCENTRALIZADAS O EN EL PORTAL.
¿SE CONOCE PROPIETARIO?
PROPIETARIO, AFIN DE QUE ÉSTE RESPONDA LO QUE SE
HARÁ CON EL BIEN.
DERIVA A LA OGA CONJUNTAMENTE CON EL ACTA DE SANEAMIENTO.
12. APRUEBA EL ALTA POR CAUSAL DE SANEAMIENTO, DERIVA COPIAS A OAF/OASA Y COMUNICA A LA SBN EL
ACTO DE ALTA.
(5) BASE LEGAL:
-
1 Evalúa el informe anual del inventario, verificando e identificando los bienes muebles faltantes. SDPCP 5 Subdirector / Coordinador/
Técnico.
2
Para el saneamiento, verifican que los bienes muebles faltantes reúnan las condiciones previas siguientes : i) Que no se cuente con la documentación suficiente que sustente la baja de los bienes muebles o, ii) Que el bien mueble se encuentre en poder de otra entidad pública, privada o persona natural, según documentación que lo acredite, y cuando no sea posible recuperarlo o regularizar la transferencia de propiedad a favor del poseedor.
Técnico.
3 Elaborará un informe técnico que sustente la falta de bienes muebles en su patrimonio y los
La Comisión estará integrada por: i) Un representante de la Alta Dirección, quien lo presidirá, ii) Un representante de la OGA o la Oficina que haga sus veces, iii) Un representante de la Oficina de Asesoría Jurídica, iv) Opcionalmente por otro representante que el MINCETUR designe.
(8) ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DURACION
RESPONSABLE
Resolución Nº 147-2009/SBN, que aprueba la Directiva de Saneamiento de los Bienes muebles de propiedad Estatal, Nº 005-2009/SBNl.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las Normas de Control Interno.
Inventario de bienes muebles, consignando bienes faltantes al Patrimonio del MINCETUR, sin documentación sustentatoria
Designación por la Alta Dirección, de la Comisión encargada de realizar las investigaciones y determinación de responsabilidades a que hubiere a lugar.
(4) FINALIDAD: Regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles que se encuentren en la condición de faltantes en el Patrimonio del MINCETUR.
(1) DENOMINACIÓN: Saneamiento de los bienes muebles faltantes en el patrimonio del MINCETUR. (2) CÓDIGO: 01-075
3 Elaborará un informe técnico que sustente la falta de bienes muebles en su patrimonio y los posibles eventos por los cuales estos se encuentran en tal situación.
Técnico.
4 Revisa y coloca visto bueno al informe. Eleva a la Oficina General de Administración (OGA). OASA 1 Director
5 Evalúa el Informe dentro de un plazo de diez (10) días hábiles de haberlo recibido. De no encontrar conforme el citado informe técnico se remite a la SDPCP con las observaciones pertinentes para su corrección.
Técnico.
7
De encontrar conforme el citado informe técnico, y en caso de no haberse realizado las investigaciones pertinentes gestionará ante la Alta Dirección del MINCETUR la conformación de una Comisión encargada de realizar las investigaciones y determinación de responsabilidades a que hubiera lugar por la falta de los bienes muebles.
8
Dentro del plazo de dos (02) meses de constituida deberá emitir un informe sobre los resultados de su investigación. Poniendo en conocimiento de la OGA y de la SDPCP para la gestión del procedimiento de baja; y de la Alta Dirección y del Órgano de Control Institucional, a efectos de establecer las medidas a aplicar en caso de haberse determinado responsabilidades.
Comisión 6 Comisión
9 Elaborarán el Acta de Saneamiento y Proyecto de Resolución, recomendando la Baja de los bienes muebles.
Técnico.
10 Revisa y visa el proyecto de Resolución. Deriva a OGA. OASA 1 Director
11
Dentro del plazo de (10) diez días hábiles de recibido el proyecto de Resolución, suscribe la Resolución, aprobando la Baja por causal de saneamiento. Deriva este a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para los correspondientes asientos contables, copia a OASA y comunica a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN) el Acto de Baja, dentro de los diez (10) días hábiles de emitida la Resolución.
(*) Este tiempo no es sumado al total, debido a que se considera que los tiempos del procedimiento son eficientes.
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 16 días
SANEAMIENTO DE LOS BIENES MUEBLES FALTANTES EN EL PATRIMONIO DEL MINCETUR
INICIO
2.SUBDIRECTOR / COORDINADOR/ TÉCNICO VERIFICAN QUE LOS BIENES
EN CUESTIÓN DEBEN REUNIR LAS CONDICIONES PREVIAS DISPUESTAS EN LA DIRECTIVA DE SANEAMIENTO
DE LA SBN
ANUAL DEL INVENTARIO, VERIFICANDO E IDENTIFICANDO LOS
BIENES MUEBLES FALTANTES QUE NO CUENTEN CON DOCUMENTACIÓN
SUFICIENTE DE LA PROPIEDAD A DAR DE BAJA EN EL PATRIMONIO DEL
MINCETUR.
3.SUBDIRECTOR / CORDINADOR/ TÉCNICO ELABORAN UN INFORME
TÉCNICO QUE SUSTENTE LA FALTA DE BIENES MUEBLES EN SU PATRIMONIO Y LOS POSIBLES EVENTOS POR LOS CUALES ESTOS SE ENCUENTRAN EN
OGA
SDPCP
7.GESTIONA ANTE LA ALTA DIRECCIÓN DEL MINCETUR LA
CONFORMACIÓN DE UNA COMISIÓN ENCARGADA DE
REALIZAR LAS INVESTIGACIONES Y DETERMINACIÓN DE
RESPONSABILIDADES A QUE HUBIERA LUGAR POR LA FALTA
DE LOS BIENES MUEBLES.
INVESTIGACIÓN. POPNIENDO DE CONOCIMIENTO A LA OGA/SDPCP/
OCI/ Y LA ALTA DIRECCIÓN DEL
4.RECIBE, REVISA Y COLOCA VISTO BUENO AL INFORME.
DERIVA A LA OGA.
5.RECIBE Y EVALÚA, DENTRO DE UN PLAZO DE DIEZ (10) DÍAS
HÁBILES DE RECIBIDO EL CITADO INFORME.
¿CONFORME? NO
OBSERVACIONES.1
1
9. SUBDIRECTOR/ CORDINADOR/ TÉCNICO ELABORAN EL ACTA DE SANEAMIENTO Y PROYECTO DE
RESOLUCIÓN RECOMENDANDO LA BAJA DE LOS BIENES MUEBLES.
FIN
DERIVA A LA OGA.
11. APRUEBA EL SANEAMIENTO Y COMUNICA A LA SBN EL ACTO.
(5) BASE LEGAL:
-
1 Evaluación del informe anual del inventario, verificando e identificando los vehículos sobrantes que no cuenten con documentación suficiente de la propiedad, a dar de Alta al Patrimonio del MINCETUR, a excepción de aquellos que se encuentren en condición de chatarra.
Técnico.
2 Elaboran la Ficha Técnica del Vehículo que acredite la condición en la que se encuentra. SDPCP 10 Subdirector / Coordinador/
Técnico.
Verifica el registro de los vehículos. Para el caso de vehículos que no tengan Placa Nacional
(1) DENOMINACIÓN: Saneamiento de vehículos no considerados como chatarra, en posesión del MINCETUR, no inscritos en el Registro de Propiedad Vehicular como de su propiedad.
(2) CÓDIGO: 01-076
(4) FINALIDAD: Regularizar la situación administrativa y legal de los bienes muebles que se encuentren en la condición de sobrantes, o faltantes en el Patrimonio del MINCETUR.
Resolución Nº 147-2009/SBN, que apruebe la Directiva de Saneamiento de los Bienes muebles de propiedad Estatal, Nº 005-2009/SBNl.
Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba las normas de control interno.
Inventario de bienes muebles, consignando bienes sobrantes y/o bienes faltantes al Patrimonio del MINCETUR, sin documentación sustentatoria
En el caso de bienes sobrantes: Publicación de la relación detallada de los bienes sobrantes, en un lugar visible de la Sede Central, y de la Oficinas descentralizadas, así como en el Portal electrónico de la Entidad.
En el caso de bienes faltantes: Designación por la Alta Dirección de la Comisión encargada de realizar las investigaciones y determinación de responsabilidades a que hubiere a lugar.
Los vehículos en calidad de chatarra, no serán dados de Alta en el patrimonio del MINCETUR, ni se inscribirán en el registro de Propiedad Vehicular, los mismos que pueden disponerse en venta en calidad de chatarra, o en donación sin derecho de inscripción.
RESPONSABLE
3
Verifica el registro de los vehículos. Para el caso de vehículos que no tengan Placa Nacional Única de Rodaje, Solicita al Registro de Propiedad Vehicular de cualquier zona registral, la búsqueda a nivel nacional a través del número de serie y/o el número de motor, a fin de determinar si el vehículo se encuentra registrado. De estar inscritos, deben contar con la tarjeta de propiedad, la boleta informativa expedida por el Registro de Propiedad Vehicular y el Certificado Policial de Identificación Vehicular expedido por la Dirección de Prevención de Robo de Vehículos de la Policía Nacional del Perú (DIPROVE). De no estar registrado, se deberá contar con el documento de la SUNARP que así lo acredite y con el Certificado Policial de identificación vehicular.
Técnico.
4 La Oficina General de Administración (OGA) verifica la situación legal. Si el vehículo a sanear, tiene gravámenes u orden de captura.
5 Si el vehículo tiene gravámenes u orden de captura, etc. Realiza las gestiones para levantar o cancelar dichos inconvenientes.
OGA * Director General
6 Luego de agotado las gestiones, el MINCETUR no pueda levantarlas o cancelarlas, el vehículo se pondrá a disposición de la Policía Nacional del Perú o del Juzgado pertinente, lo que se deberá hacer efectivo mediante un documento suscrito por la SDPCP y la Entidad receptora.
OGA * Director General
7 Si la situación legal es favorable, se seguirá con el procedimiento de saneamiento a su favor verificando la propiedad del vehículo.
Técnico.
8 Si se tiene conocimiento del propietario del vehículo, se le notifica por escrito a través de la Oficina de Trámite Documentario y Archivo (OTDA).
9 Hace entrega de la notificación al propietario del vehículo, a fin que éste responda dando a conocer lo que se hará con el bien.
OTDA 4 Técnico
10
Si no se tiene conocimiento del propietario, publicará por una sola vez en el diario El Peruano un aviso, indicando la Placa y las características del vehículo materia del saneamiento (durante un periodo de 10 días), indicando el lugar donde se muestra al público y el nombre del titular registral.
11 En caso de no haber respuesta a la publicación y de no haber oposición, se elabora Acta de saneamiento y se procederá a su incorporación (Alta) al Patrimonio del MINCETUR, para ello elabora informe y Proyecto de Resolución que deriva a la OGA.
Técnico.
12 Revisa el informe y visa el proyecto de Resolución. Deriva a OGA. OASA 1 Director
13
Dentro del plazo de (10) diez días hábiles de recibido el proyecto de Resolución, revisa el informe y aprueba el saneamiento. Deriva este a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para los correspondientes asientos contables y a OASA para su clasificación y registro en el
patrimonio del MINCETUR1.Dentro del plazo de diez (10) días hábiles de emitida la Resolución, dispondrá de su inscripción en el registro de propiedad Vehicular a favor del
MINCETUR2 y comunicará del Alta a la SBN (Superintendencia Nacional de Bienes Estatales).
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 9 días y 5 horas.
(*) Este tiempo no es sumado al total, debido a que se considera que los tiempos del procedimiento son eficientes. 1 Debe seguirse el procedimiento "Clasificación y registro patrimonial de los bienes muebles que se incorporan al MINCETUR".
2 Para la inscripción en el registro de Propiedad Vehicular a favor del MINCETUR, se adjuntara: i) La Resolución que aprueba el saneamiento, ii) el Acta de Saneamiento, ii) Para la inscripción en el registro de Propiedad Vehicular a favor del MINCETUR, se adjuntara: i) La Resolución que aprueba el saneamiento, ii) el Acta de Saneamiento, ii)
Certificado Policial de identificación vehicular.
SANEAMIENTO DE VEHÍCULOS NO CONSIDERADOS COMO CHATARRA, EN POSESIÓN DEL MINCETUR, NO INSCRITOS EN EL REGISTRO DE PROPIEDAD VEHICULAR COMO DE SU PROPIEDAD.
INICIO
DEL INVENTARIO,
2.SUBDIRECTOR / COORDINADOR/ TÉCNICO ELABORAN DE LA FICHA
TÉCNICA DEL VEHÍCULO QUE ACREDITE LA CONDICIÓN EN LA QUE SE
ENCUENTRA.
3.SUBDIRECTOR / COORDINADOR/ TÉCNICO VERIFICA EL REGISTRO DE LOS VEHÍCULOS. PARA LOS VEHÍCULOS SIN
PLACA SOLICITA AL REGISTRO NACIONAL VEHICULAR LA BÚSQUEDA DE DICHO
NÚMERO, A FIN DE DETERMINAR SI SE ENCUENTRA REGISTRADO.
4.VERIFICA LA SITUACIÓN LEGAL. SI EL VEHÍCULO A SANEAR, TIENE GRAVÁMENES
U ÓRDENES DE CAPTURA.
¿SITUACIÓN LEGAL
VEHÍCULO
SI
NO
6. PONE EL VEHÍCULO A DISPOSICIÓN DE LA PNP O DEL JUZGADO PERTINENTE HACIÉNDOLO EFECTIVO MEDIANTE LA
FIRMA DE UN DOCUMENTO.
1
1
1
VEHÍCULO.
10. PUBLICA POR UNA SOLA VEZ EN EL DIARIO EL PERUANO UN AVISO, INDICANDO LA PLACA
Y LAS CARACTERÍSTICAS DEL VEHÍCULO MATERIA DEL SANEAMIENTO, INDICANDO EL
LUGAR DONDE SE MUESTRA AL PÚBLICO Y EL NOMBRE DEL TITULAR REGISTRAL.
11.SUBDIRECTOR / COORDINADOR / TÉCNICO DE NO HABER OPOSICIÓN, PROCEDEN A LA INCORPORACIÓN (ALTA) DE LOS VEHÍCULOS
AL PATRIMONIO DEL MINCETUR ELABORANDO ACTA DE SANEAMIENTO Y PROYECTO DE
RESOLUCIÓN QUE ELEVA A LA OGA.
¿SE CONOCE PROPIETARIO?
NOSI
9. TÉCNICO HACE ENTREGA DE LA NOTIFICACIÓN AL PROPIETARIO, AFIN DE QUE ÉSTE RESPONDA LO QUE SE
HARÁ CON EL VEHÍCULO.
FIN
13. FIRMA PROYECTO DE RESOLUCIÓN APROBANDO EL SANEAMIENTO, DERIVA A LA
OAF Y A OASA PARA REGISTRO EN EL PATRIMONIO DEL MINCETUR. EN EL PLAZO DE
DIEZ DÍAS DISPONE LA INSCRIPCIÓN DEL VEHÍCULO EN EL REGISTRO DE PROPIEDAD
VEHICULAR A FAVOR DEL MINCETUR Y COMUNICA EL ALTA A LA SBN.
12. DIRECTOR REVISA INFORME, VISA PROYECTO DE RESOLUCIÓN Y DERIVA A LA
OGA.
1
Realizan la verificación y evaluación técnica de los bienes devueltos por las diferentes Unidades Orgánicas del MINCETUR, clasificándolos por sus causales de baja ya sea de Excedencia, Reparación Onerosa u Obsolescencia Técnica, así como de los informes de siniestros por Pérdida Robo o Sustracción, Destrucción o siniestro, o por otras causales previa consulta a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).
SDPCP 6 Subdirector/ Coordinador/
Técnico
2
Califican si los bienes son útiles para el Sistema Educativo Estatal*, esto para los bienes cuyas causales de baja sean por Excedencia, Reparación Onerosa u Obsolescencia Técnica, a lo dispuesto en la Ley Nº 27995 y su Reglamento aprobado por Decreto Supremo Nº 013- 2004_EF. Y verifican que los bienes cuyas causales de baja sean por Pérdida Robo o Sustracción, Destrucción o Siniestro, verifican que estos contengan: i) el informe del siniestro de la Unidad Orgánica y del usuario al cual le fue asignado el bien mueble, ii) informe de la pre existencia del bien, iii) valor en libros o de mercado, y iv) la denuncia policial de ser el caso.
Técnico
(1) DENOMINACIÓN: Baja de bienes del patrimonio del MINCETUR. (2) CÓDIGO: 01-077
(4) FINALIDAD: Mantener actualizado el Inventario Físico de Bienes Patrimoniales del MINCETUR.
Directiva Nº 004-2002/SBN.
Ley Nº 27995 y su Reglamento aprobado por D.S.Nº 013-2004-EF.
Las Bajas de utilidad para el Sistema Educativo Estatal de extrema pobreza, se comunicara a la Unidad de Gestión Educativa Local en la que se circunscribe el MINCETUR, para su disposición. Procedimiento de "Transferencia de bienes patrimoniales a terceros".
RESPONSABLE
3 Elaboran el Acta de Acuerdo y el Informe Técnico de baja acorde al formato establecido en la Directiva vigente, sustentando documentadamente la baja, registrando las características del bien, su estado de conservación, su valor en Libros, y precio de mercado.
Técnico
4 Proyectan la Resolución Directoral de baja de bienes muebles. Deriva al Director de la OASA. SDPCP 3 Subdirector/ Coordinador/
Técnico
5 Revisa el informe y visa proyecto de resolución que deriva para su aprobación a la Oficina General de Administración (OGA), adjuntando los antecedentes que lo sustenten.
OASA 1 Director
6 Revisa el Informe y suscribe la Resolución aprobando la Baja del bien(es). Deriva estos a OASA y a la Oficina de Administración Financiera (OAF) para los correspondientes asientos contables.
7 Actualizan (retiro del bien) la Base de Datos del Inventario Patrimonial de Bienes Muebles y proyectan oficio a la OGA para que comuniquen la Baja del bien(es) a la SBN.
Técnico
8 Comunica a la SBN, dentro de los veinte (20) días útiles de aprobado la Resolución Directoral, el acto de baja de bienes, adjuntando la Resolución y relación de bienes dados de baja, de estimarse procedente también las Actas de Acuerdo e Informe Técnico de Baja.
TOTAL TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCEDIMIENTO 3 días y 5 horas.
OGA
SDPCP
2.SUBDIRECTOR/ COORDINADOR/ TÉCNICO CALIFICAN SI LOS BIENES
SON ÚTILES PARA EL SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL O VERIFICAN LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA PARA
LA BAJA DEPENDIENDO DE LA CAUSAL DE LA BAJA.
1.SUBDIRECTOR/ COORDINADOR/ TÉCNICO REALIZAN LA VERIFICACIÓN
Y EVALUACIÓN TÉCNICA DE LOS BIENES DEVUELTOS POR LAS
DIFERENTES UNIDADES ORGÁNICAS DEL MINCETUR.
3. SUBDIRECTOR/ COORDINADOR/ TÉCNICO ELABORAN EL ACTA DE
ACUERDO Y EL INFORME TÉCNICO DE BAJA SUSTENTÁNDOLO DOCUMENTADAMENTE.
4.SUBDIRECTOR/ COORDINADOR/
RESOLUCIÓN DIRECTORAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES.
6.RECIBE EL INFORME Y APRUEBA LA RESOLUCIÓN DE BAJA. DERIVA ESTOS A OASA Y OAF PARA LOS CORRESPONDIENTES ASIENTOS
CONTABLES.
FIN
BIEN) LA BASE DE DATOS DEL INVENTARIO PATRIMONIAL DE
BIENES MUEBLES.8.COMUNICA A LA SBN, DENTRO DE LOS VEINTE (20) DÍAS ÚTILES DE
APROBADO LA RESOLUCIÓN DIRECTORAL, EL ACTO DE BAJA DE
BIENES, ADJUNTANDO LA RESOLUCIÓN Y RELACIÓN DE BIENES
DADOS DE BAJA, DE ESTIMARSE PROCEDENTE LAS ACTAS DE
ACUERDO E INFORME TÉCNICO DE
5.DIRECTOR REVISA EL INFORME Y VISA EL PROYECTO DE RESOLUCIÓN
DIRECTORAL DE BAJA DE BIENES MUEBLES.
(5) BASE LEGAL:
1
Verificación y evaluación técnica de los bienes muebles a incorporar al Patrimonio del MINCETUR, clasificándolos por sus causales de alta como: Permuta, Donación, Reposición o Fabricación, elaboración o manufactura del bien mueble, o por otras causales previa consulta a la Superintendencia Nacional de Bienes Estatales (SBN).
Técnico
2 Verifican la documentación sustentatoria de la alta, de acuerdo a la Normas vigentes. Y elabora el Expediente Técnico - Administrativo para la Alta.
Técnico
3 Elaboran el Acta de Acuerdo e Informe Técnico de Alta acorde al formato establecido en la Directiva vigente, consignando las características del bien, su estado de conservación, su valor a precio de propiedad del donante, o precio de mercado.
Técnico
4
Proyectan el informe y Resolución de Alta de bienes muebles para su aprobación: i) Resolución Ministerial en el caso de donaciones de bienes muebles que provengan de acuerdos o convenios internacionales; ii) Resolución Directoral en caso de bienes muebles que se transfieran a nivel nacional, adjuntando los antecedentes que lo sustenten.
Técnico
(1) DENOMINACIÓN: Alta de bienes al patrimonio del MINCETUR. (2) CÓDIGO: 01-078
RESPONSABLE
(4) FINALIDAD: Mantener actualizado el Inventario Físico de Bienes Patrimoniales del MINCETUR.
Directiva Nº 004-2002/SBN.
Informe o Acta de Intención de ofe

ministerio de comercio exterior y turismo manual de

Documents