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MICROSOFT EXCEL TEMA: CONCEPTOS BASICOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto Valores numéricos Fórmulas Funciones Gráficos Como ingresar Excel Primera forma Segunda forma 1. Botón de Inicio 2. Todos los programas 3. Microsoft office 4. Microsoft Excel 2010

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MICROSOFT EXCEL

TEMA: CONCEPTOS BASICOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO

Es una aplicación para manejar hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener:

Texto Valores numéricos Fórmulas Funciones Gráficos

Como ingresar Excel

Primera forma Segunda forma

1. Botón de Inicio 2. Todos los programas 3. Microsoft office 4. Microsoft Excel 2010

Pantalla inicial de Excel

COMPONENTE DESCRIPCION

Libro de trabajo Conjunto de hojas. Al grabarlo, se crea un fichero con la extensión

*xlsx con todas las hojas que tuviese el libro.

Hoja

Es el área de trabajo donde están contenidas las filas y columnas. Las

Hojas por defecto se denominan en orden, hoja1, hoja2…etc., sin

embargo se pueden cambiar el nombre con botón derecho del mouse

o haciendo doble clic.

Columna

Su denominación se hace con letras la A a la Z y están dispuestas en

vertical. Después de la columna Z, nos encontramos con la columna

AA,AB,AC... y así hasta la AZ. Seguidamente, comenzaría la BA, BB..

Y así hasta la última columna que es la XFD en la versión 2010

Fila

Están organizadas de forma horizontal, su denominación es con

números, se numeran desde la 1 hasta la 1´048.576 que es la última

en la versión 2010

Celda

Las celdas son la unidad básica de almacenamiento de información

en ella se pueden almacenar datos, formulas y ecuaciones. Su

designación básica es una letra y un número por ejemplo C45, que

quiere decir C la columna y 45 la fila donde está la celda.

Rango

Grupo de celdas que están unidas. Un rango de celdas por ejemplo

que va desde la A1 hasta la A15 se reflejaría con el siguiente

nombre A1:A15. El nombre de un rango siempre hará referencia a

la primera y a la última celda seleccionadas.

MANEJO DE HOJAS

Un libro consta de una o varias hojas y se guarda en un archivo.

Añadir una hoja

Eliminar una hoja

Duplicar hoja

cambiarla de posición

TEMA: INGRESAR Y EDITAR DATOS

Cuando se desea ingresar datos, usted debe considerar las siguientes alternativas:

Haga clic en la celda en la que desee introducir los datos. Escriba los datos en una celda y presione la tecla TAB para moverse a la siguiente

columna. Al final de la fila, presione entrar para moverse hasta la fila siguiente

INGRESO DE

TEXTOS

INGRESO DE NÚMEROS INGRESO DE FECHAS

Digite el texto que desee introducir, usando el teclado. Ejemplo: Pérez Juan

Pueden o no ingresarse con el separador de miles (.), el separador de decimales si debe incluirse si se desea incluir decimales (,). Ejemplo: 540 689,58 1230 1.230

Utilice una barra o un guión para separar las partes de la fecha. En los días y meses, puede usar un solo dígito, en el año puede introducir los 2 último dígitos: Ejemplo: 05-09-2012 5/9/12 Para introducir la fecha del día, presione CTRL +, (coma).

MODIFICAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Para corregir un dato erróneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y

luego pasar al modo Modificar simplemente pulsando la tecla F2. Entonces verás que ocurren

dos cosas:

El punto de inserción aparece dentro de la celda activa, justo detrás del último carácter que

haya en la misma; y la palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado

de Excel.

Una vez que has hecho esto, sólo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Enter

para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras estás modificando los datos y

quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc.

Puedes también Modificar el contenido de la celda en la barra de fórmulas.

BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA

Para eliminar el contenido de una o varias celdas, secciona las celdas cuyo contenido deseas eliminar y presiona la tecla SUPR.

MANEJO DE COLUMNAS Y FILAS

Seleccionar filas y columnas

Para seleccionar una fila, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la fila.

Para seleccionar una columna, debe ubicar el cursor sobre el encabezado de la columna.

INSERTAR Y ELIMINAR FILAS Y COLUMNAS

1. Insertar / Eliminar fila

Para insertar una fila, de clic derecho en la letra de la fila donde desea ubicar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila encima de la fila 3, haga clic derecho en la letra de la fila 3.

Aparece un menú, dar clic en la opción Insertar para agregar una nueva columna o Eliminar para eliminar la columna 2. Insertar / Eliminar columna

Para insertar una columna, de clic derecho en la columna situada en la columna existente a la derecha de aquella en la que desea insertar la nueva columna. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la columna C, haga clic derecho en la letra de la columna C.

En el menú que se despliega dar clic en insertar, para insertar la columna o clic en Eliminar para

eliminarla.

3. Modificar el tamaño de filas y columnas

Establecer un ancho y alto específico Columnas Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna.

OTRA FORMA

clic derecho en la letra de la columna En el cuadro de dialogo: clic en opción Ancho de columna

Filas

Seleccione la fila o filas que desea cambiar. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.

En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee.

Otra Forma

clic derecho en el número de la columna En el cuadro de dialogo: clic en opción alto de fila

FORMATO DE CELDAS

Aplicar formatos básicos a las celdas

1. Seleccione la celda o el rango de celdas a las que desea agregar un borde.

2. Pestaña Inicio

En el grupo Fuente elegir el tipo de formato:

Tipo de letra y tamaño de letra

Negrilla, cursiva y subrayado

Color de letra

Colore el fondo de las celdas seleccionadas

Aplica líneas de borde a las celdas seleccionadas

En el grupo alineaciónelegir

Alineación horizontal

Izquierda, centro y derecha

Alineación Vertical

Superior, medio, inferior

Une celdas seleccionadas en una celda

de mayor tamaño

Aplicar formato a números

a. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato.

b. ficha Inicio,

c. En el grupo Número

d. de la haga clic en el Selector de cuadro de diálogo situado junto a Número (o solo

presione CTRL+1).

Cambiar el símbolo de Euro, indicar la

cantidad de posiciones decimales y dar

aceptar.

SERIES NUMERICAS Y AUTOLLENADO

Se usa Rellenar para:

Copiar datos hacia otras celdas en la fila o columna Continuar un patrón para los datos

Para series numéricas se deben ingresar los dos primeros valores de la serie.

Las series se pueden crear de forma horizontal o vertical

Actividad práctica 1:

completar las siguientes series

Actividad práctica 2:

Una empresa requiere llevar en Excel el registro de los datos de sus empleados, para ello nos

dan las siguientes especificaciones:

a) Cambiarle nombre a las hojas de la siguiente manera:

o hoja1 = datos personales

o hoja2 = datos laborales

o hoja3 = planilla de pagos

b) son 5 empleados

c) Datos personales: documento, apellidos, nombres, dirección, teléfono, rh, fecha

nacimiento, edad

d) Datos laborales: documento, apellidos, nombres, cargo, salario mes, fecha ingreso

e) planilla pagos: documento, apellidos, nombres, salario mes, dias trabajados, salario

liquidado, bonificaciones, total devengado, deducciones, total pago.

FORMULAS

Las fórmulas son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores de la hoja de cálculo.

Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese código

realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la celda.

Existen miles de variaciones de fórmulas porque cada persona creará la fórmula que mejor se

adapte a sus necesidades específicas. Pero sin importar la cantidad de fórmulas que vaya a

crear, todas deberán seguir las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las

fórmulas deben empezar con un símbolo igual (=).

Ejemplo 1

A) para la celda A1 ingresada en la barra

de fórmulas:

B) Al pulsar la tecla Entrar obtendremos el

resultado calculado por Excel y el cual será

mostrado en la celda A1:

Ejemplo 2

Ejemplo 3

Actividad práctica 3

Crear las fórmulas que corresponden a los cuadros coloreados.

ESCRIBIR LA FORMULA DE CADA CASO

1

2

3

4

TALLER EXTRA-CLASE

Crear el formato y complementarlo con los siguientes requerimientos:

Crear los meses con autollenado

Aplicarle formato moneda a los valores

Crear la fórmula para el SALDO (INGRESOS – GASTOS)

Crear fórmula para TOTALIZAR los INGRESOS, los GASTOS y los SALDOS

SEMANA 8

FUNCIONES

(SUMA Y PROMEDIO)

Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos por medio de valores

específicos, denominados argumentos, y que, en general, devuelven un resultado.

La sintaxis de cualquier función es:

=nombre_función (argumento1; argumento2;...; argumento N)

Siguen las siguientes reglas:

Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por elsigno

Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis.

No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto),fórmulas o funciones.

Los argumentos deben de separarse por ";".

FUNCION SUMA: totaliza un grupo de valores contenidos en un grupo de celdas.

Ejemplo función

FUNCION PROMEDIO: calcula la media aritmética, que consiste en dividir la suma de una

serie de valores entre el número de valores que componen dicha serie.

Ejemplo función

FILTRO AUTOMATICO

(AUTOFILTRO)

Puede utilizar filtros en un listado para controlar qué datos específicos desea ver para

centrarse en ellos y hacerles un posible análisis o verificación.

Pasos para activar AUTOFILTRO

1. Crear el listado

2. Dar clic en cualquier celda de la lista

3. Menú: Datos

4. Clic en filtro

5. Aparecen los filtros en los títulos de la tabla

Actividad practica 1 (Aplicar los pasos para autofiltro)

1. Crear el listado

2. Dar clic en cualquier celda de la lista

3. Menú: Datos

4. Clic en filtro

5. Aparecen los filtros en los títulos de la tabla

COMO USAR LOS FILTROS

Caso: Mostrar las asistencias de la semana1

Primer Paso:

Activar el autofiltro a la lista y clic en el filtro de el dato o campo SEMANA

Segundo Paso

Dejar activa solo la casilla de semana 1y clic en aceptar

Tercer Paso:

Resultados obetenidos

Cuarto Paso:

Analisis de los datos

Se puede observar que excel oculta los datos de las otras semanas, permitiendonos observar solo los registros de la semana seleccionada.

Esos datos se pueden copiar y llevar a otra hoja.

Para desactivar los Filtros aplicamos: Clic en en alguna celda de los resultados

Luego menu Datos y filtro

Actividad practica 2

Ejercicios propuestos con la orientación del docente:

Basados en la tabla de ASISTENCIA MES aplicar filtros para los siguientes casos, analizando

sus resultados con sus compañeros de clase:

1. Mostrar las asistencias de JOSE solamente

2. Mostrar las asistencias de LORENA y de LUIS.

3. Mostrar solo los que no han asistido a clase teniendo en cuenta que (1) es asistió y (0) no

asistió.

4. Mostrar los estudiantes que asistieron en la SEMANA1 Y SEMANA2

5. Mostrar los estudiantes que NO asistieron en la SEMANA4

Actividad practica 3

CONTROL DE INGRESOS Y GASTOS

Elaborar el siguiente cuadro, digitar los valores para cada mes, totalizar los ingresos y gastos de cada

mes, y calcular el saldo de cada mes.

Actividad 4 (extra-clase)

Elaborar el siguiente formato con las siguientes indicaciones:

Ingresar el número factura, el cliente, fecha, dirección, teléfono, las cantidades, los

artículos y los valores unidad.

Realizar las fórmulas para:

o Total __________________________________

o Sub Total ______________________________

o Iva 16% _______________________________

o Descuento _____________________________

o Neto a pagar ____________________________