Microsoft Excel

Hojas de Cálculo

• Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft Office para hojasde cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y esutilizado normalmente en tareas financieras y contables, formado por filas ycolumnas, las cuales dan forma de celdas

• Excel es útil para gestionar “Listas” o “Bases de Datos”; es decir agrupar,ordenar y filtrar la información

• Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculosmatemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadoresmatemáticos” como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados“funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo:

Suma(),Promedio(),BuscarV().

Columnas y Filas de Excel 2013

• Un libro de Excel esta formado por varias hojas y a su vez cada hojaesta compuesta por COLUMNAS Y FILAS que dan forma de celdas.

1,048,576.00

16,384.00

Filas

Columnas

Hojas de Cálculo

• Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales característicasde las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que puedenencontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra lasceldas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o unafórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.

• Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir laapariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujorecomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celdaque han sido modificadas, se actualizan al instante (programas de hoja decálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo oesperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una ampliacapacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchasaplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Versiones

• 1985 - 01 (Solo para MAC)

• 1987 - 02 (Microsoft Excel 2.0)

• 1990 - 03 (Microsoft Excel 3.0)

• 1992 - 04 (Microsoft Excel 4.0)

• 1993 - 05 (Microsoft Excel For NT)

• 1995 - 06 (Microsoft Excel 1995)

• 1997 - 07 (Microsoft Excel 1997)

• 1999 - 08 (Microsoft Excel 2000)

• 2001 - 09 (Microsoft Excel XP)

• 2003 - 10 (Microsoft Excel 2003)

• 2007 - 11 (Microsoft Excel 2007)

• 2009 - 12 (Microsoft Excel 2010)

• 2013 - 13 (Microsoft Excel 2013)

• 2013 - 14 (Microsoft Excel 365)

Extensiones

•XLS

•XLSX

•XLSM

•XLSX

Otras opciones

• Apache OpenOffice Calc

• Libre Office

• Quattro Pro

• Lotus 1-2-3

Insertar filas y columnas en Excel

• Ya que todas las hojas de Excel tiene un número de filas y decolumnas máximo y no podemos hacer nada por aumentardicho número, cuando hablamos de insertar una fila ocolumna hablamos en realidad de desplazar los datos haciaabajo o hacia la derecha para mostrar una fila o columnavacía. Podemos insertar una fila de la siguiente manera.Haz clic derecho en el encabezado de fila y selecciona laopción Insertar y observarás que Excel desplaza los datoshacia abajo para colocar una fila vacía. También podemosinsertar una fila con el comando Inicio > Celdas > Insertar >Insertar filas de hoja.

Insertar filas y columnas en Excel

• Excel insertará la nueva fila por arriba de la celda que estéactiva al momento de ejecutar el comando. Por otro lado, silo que deseamos es insertar una columna podemos utilizarel comando Inicio > Celdas > Insertar > Insertar columnas dehoja y Excel insertará la columna a la izquierda de la celdaactiva. También podemos insertar una columna a laizquierda si hacemos clic derecho sobre el encabezado decolumna y seleccionamos la opción Insertar.

Eliminar filas y columnas en Excel

• En ocasiones necesitamos eliminar por completo una fila ouna columna de nuestra hoja porque los datos contenidosson incorrectos o porque simplemente ya no necesitamosdicha información. Selecciona una celda de la fila quedeseas eliminar y ve a Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminarfilas de hoja.

Eliminar filas y columnas en Excel

• Excel eliminará la fila y moverá las filas restantes haciaarriba. También podemos eliminar un fila si hacemos clicderecho sobre su encabezado y seleccionamos la opciónEliminar. Para eliminar una columna debes seleccionar elcomando Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar columnas dehoja y se eliminará la columna de la celda activa. Tambiénpuedes hacer clic derecho sobre el encabezado de lacolumna y seleccionar la opción Eliminar:

• Si después de eliminar una fila o una columna te das cuenta de quecometiste un error puedes revertir la eliminación con el comandoDeshacer o pulsando la combinación de teclas Ctrl + Z.

Ocultar filas y columnas en Excel

• Si deseas que los usuarios que consultan tu hojade Excel no vean cierta información, entoncespuedes ocultar aquellas filas o columnas quecontienen dichos datos. Para ocultar una filapuedes hacer clic derecho sobre su encabezado yseleccionar la opción Ocultar o también puedes ira Inicio > Celdas > Formato > Ocultar y mostrar >Ocultar filas.

Ocultar filas y columnas en Excel

• También puedes ocultar una columna con elcomando Inicio > Celdas > Formato > Ocultar ymostrar > Ocultar columnas. También podemoshacer clic derecho sobre el encabezado decolumna y seleccionar la opción Ocultar.

Ocultar filas y columnas en Excel

• Después de haber ocultado una fila o unacolumna observarás que Excel aún muestra unencabezado muy pequeño como símbolo de queexiste una fila o columna oculta. En la siguienteimagen puedes observar que he ocultado la fila 4y es posible distinguir un encabezado de filaminiatura:

Mostrar filas y columnas en Excel

• Para volver a mostrar una fila o columna existen 2métodos que explico a continuación:

• En el cuadro de nombres coloca la dirección deuna celda que pertenezca a la fila o columnaoculta y posteriormente ve a Inicio > Celdas >Formato > Ocultar y mostrar y selecciona laopción Mostrar filas o Mostrar columnas según seael caso.

• Otra opción es hacer clic derecho sobre esepequeño encabezado de fila o columna que estáoculto y seleccionar la opción de menú Mostrar.

Cambiar ancho y alto de columnas y filasen Excel

• A veces necesitamos aumentar o disminuir elancho de una columna para que los datos seajusten al área de impresión o tal vez estamoscreando una tabla y deseamos que las celdas seanmás grandes que su tamaño predeterminado.Cualquiera que sea la razón es importante sabercómo ajustar el ancho de una columna y el altode una fila. Para cambiar el ancho de unacolumna debes hacer clic derecho sobre suencabezado y seleccionar la opción Ancho decolumna y se mostrará un cuadro de diálogodonde podrás indicar el nuevo valor:

Cambiar ancho y alto de columnas y filasen Excel

• Al terminar de indicar el nuevo ancho debespulsar el botón Aceptar para hacer permanenteslos cambios. Otra manera de llegar a este mismocuadro de diálogo es desde Inicio > Celdas >Formato > Ancho de columna. Por otro lado, paramodificar el alto de una fila podemos seleccionaruna celda de la fila deseada e ir a Inicio > Celdas> Formato > Alto de fila.

Cambiar ancho y alto de columnas y filasen Excel

• Al terminar de indicar el nuevo ancho debes pulsar elbotón Aceptar para hacer permanentes los cambios. Otramanera de llegar a este mismo cuadro de diálogo esdesde Inicio > Celdas > Formato > Ancho de columna. Porotro lado, para modificar el alto de una fila podemosseleccionar una celda de la fila deseada e ir a Inicio >Celdas > Formato > Alto de fila.

• Esto mostrará el cuadro de diálogo necesario paramodificar el valor del alto de la fila. Por supuesto quetambién podemos modificar el alto de la fila si hacemosclic derecho en su encabezado y seleccionamos la opciónAlto de fila. Una última alternativa para ajustar el anchode una columna es arrastrar el borde derecho de suencabezado hasta alcanzar el ancho deseado. Tambiénpuedes arrastrar el borde inferior del encabezado de unafila para hacerla más alta.

Cambiar ancho y alto de columnas y filasen Excel

• Un truco muy utilizado es el autoajuste de columna ode fila el cual podemos lograr haciendo doble clicsobre el borde derecho del encabezado de unacolumna o sobre el borde inferior del encabezado unafila. Esto hará que la columna se autoajuste al anchodel contenido o que la fila se autoajuste al alto de sucontenido. La opción Autoajustar es muy útil y por esoencontramos ambos comandos en Inicio > Celdas >Formato:

• Las columnas y filas en Excel 2013 delimitan las celdas quecontendrán nuestros datos y por eso es importante aprendera manipularlas correctamente para hacer un mejor uso de laherramienta.

Funciones de Excel

• Las funciones de Excel son una característica muyimportante que debes aprender a utilizaradecuadamente para obtener el mayor provecho de laherramienta.

• Las funciones se utilizan para realizar cálculos basadosen los valores de las celdas ó para modificar sucontenido. Las funciones de Excel se categorizan deacuerdo a su funcionalidad

-Funciones de búsqueda y

referencia

-Funciones lógicas

-Funciones de texto

-Funciones de fecha y hora

-Funciones de información

-Funciones estadísticas

-Funciones matemáticas y

trigonométricas

-Funciones financieras

-Funciones de ingeniería

-Funciones de base de datos

-Funciones de cubo

Funciones de búsqueda y referencia en Excel

• Las funciones de búsqueda y referencia en Excel nos permiten encontrar valoresdentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. Tambiénnos ayudan a obtener información de referencia de las celdas.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

AREAS AREAS

Devuelve el número de áreas

de una referencia. Un área es

un rango de celdas contiguas o

una única celda.

BUSCAR LOOKUP

Busca valores de un rango de

una columna o una fila o desde

una matriz.

Funciones Lógicas en Excel

• Las funciones lógicas en Excel se utilizan en la toma de decisiones. En base al resultadode una función decidiremos si ejecutar o no cierta acción requerida.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

FALSO FALSE Devuelve el valor lógico FALSO.

NO NOT Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.

O ORComprueba si alguno de los argumentos es VERDADERO y devuelve

VERDADERO o FALSO. Devuelve FALSO si todos los argumentos son FALSO.

SI IFComprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como

VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.

Funciones de Texto en Excel

• Las funciones de texto en Excel permiten concatenar cadenas de caracteres, removerlos espacios en blanco, reemplazar ciertos caracteres por otros y muchas cosas más quete permitirán manipular las cadenas de texto para obtener los resultados deseados.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

CARACTER CHARDevuelve el carácter especificado por el número de código a partir

del juego de caracteres establecido en su PC.

CODIGO CODEDevuelve el número de código del primer carácter del texto del

juego de caracteres usados por su PC.

CONCATENAR CONCATENATE Une varios elementos de texto en uno solo.

DECIMAL FIXEDRedondea un número al número especificado de decimales y

devuelve el resultado como texto con o sin comas.

Funciones de Fecha y Hora en Excel

• Las funciones de fecha y hora de Microsoft Excel son utilizadas para buscar fechasespecíficas, para conocer la hora actual, para encontrar la diferencia en días laboralesentre dos fechas y muchas cosas más que serán de gran utilidad al momento de estartrabajando con este tipo de datos.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

AHORA NOWDevuelve la fecha y hora actuales con formato de fecha

y hora.

AÑO YEARDevuelve el año, un número entero en el rango 1900-

9999.

DIA DAY Devuelve el día del mes (un número de 1 a 31).

DIA.LAB WORKDAYDevuelve el número de serie de la fecha antes o

después de un número especificado de días laborables.

Funciones de Información en Excel

• Las funciones de información de Excel son útiles para obtener información acerca de lashojas de trabajo y su contenido tales como su ubicación dentro de la hoja, ,su formato, eltipo de valor que contiene una celda ó inclusive si la celda tiene el valor de error.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

CELDA CELL

Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de

la primera celda, según el orden de lectura de la hoja, en una

referencia.

ES.IMPAR ISODD Devuelve VERDADERO si el número es impar.

ES.PAR ISEVEN Devuelve VERDADERO si el número es par.

ESBLANCO ISBLANKComprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO o

FALSO.

ESERR ISERRComprueba si un valor es un error (excepto #N/A) y devuelve

VERDADERO o FALSO.

Funciones de Estadística en Excel

• Las funciones estadísticas de Excel te permitirán realizar un análisis estadístico de tusdatos. Podrás obtener la covarianza, la desviación estándar, distribución beta, distribuciónbinomial entre otras.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

COEF.DE.CORREL CORRELDevuelve el coeficiente de correlación de dos

conjuntos de datos.

COEFICIENTE.ASIMETRIA SKEW

Devuelve el sesgo de una distribución: una

caracterización del grado de asimetría de una

distribución alrededor de su media.

COEFICIENTE.R2 RSQ

Devuelve el cuadrado del coeficiente del momento

de correlación del producto Pearson de los puntos

dados.

CONTAR COUNTCuenta el número de celdas de un rango que

contienen números.

Funciones de Matemáticas y Trigonometría en Excel

• Las funciones matemáticas de Excel son utilizadas para ejecutar varias operacionesaritméticas como la suma y el producto de dos números. Las funciones trigonométricas deExcel permitirán obtener el seno, coseno y tangente de un ángulo especificado

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

ABS ABSDevuelve el valor absoluto de un número, es

decir, un número sin signo.

ACOS ACOSDevuelve el arcoseno de un número, en

radianes, dentro del intervalo de 0 a Pi.

ACOSH ACOSHDevuelve el coseno hiperbólico inverso de un

número.

AGREGAR AGGREGATEDevuelve un agregado de una lista o base de

datos.

Funciones Financieras en Excel

• Las funciones financieras de Excel te ayudarán en cálculos como el de amortización, latasa de interés anual efectiva, el interés acumulado, la tasa nominal entre otros cálculosque te ayudarán en tus modelos financieros.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

AMORTIZ.LIN AMORLINC Devuelve la amortización de cada uno de los períodos contables.

AMORTIZ.PROGRE AMORDEGRCDevuelve la amortización de cada período contable mediante el uso

de un coeficiente de amortización.

CANTIDAD.RECIBIDA RECEIVEDDevuelve la cantidad recibida al vencimiento para un valor bursátil

completamente invertido.

CUPON.DIAS COUPDAYSDevuelve el número de días en el período nominal que contiene la

fecha de liquidación.

Funciones de Ingeniería en Excel

• Las funciones de ingeniería en Excel son de gran utilidad para realizar cálculosrelacionados con el campo de la ingería como la solución de problemas de propagación deondas con la función de Bessel, cálculos con números complejos y conversiones entrediferentes sistemas de numeración como el binario, octal, decimal y hexadecimal.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

BESSELI BESSELI Devuelve la función Bessel In(x) modificada.

BESSELJ BESSELJ Devuelve la función Bessel Jn(x).

BESSELK BESSELK Devuelve la función Bessel Kn(x) modificada.

BESSELY BESSELY Devuelve la función Bessel Yn(x).

BIN.A.DEC BIN2DEC Convierte un número binario en decimal.

BIN.A.HEX BIN2HEX Convierte un número binario en hexadecimal.

BIN.A.OCT BIN2OCT Convierte un número binario en octal.

COMPLEJO COMPLEX Convierte el coeficiente real e imaginario en un número complejo.

CONVERTIR CONVERT Convierte un número de un sistema decimal a otro.

Funciones de Base de Datos en Excel

• Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con información que estáorganizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas dondela primera fila tiene los títulos de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar, sumar,multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e inclusivepodremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

BDCONTAR DCOUNT

Cuenta las celdas que contienen números en el campo

(columna) de registros de la base de datos que cumplen

las condiciones especificadas.

BDCONTARA DCOUNTA

Cuenta el número de celdas que no están en blanco en el

campo (columna) de los registros de la base de datos que

cumplen las condiciones especificadas.

BDDESVEST DSTDEVCalcula la desviación estándar basándose en una muestra

de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDDESVESTP DSTDEVPCalcula la desviación estándar basándose en la población

total de las entradas seleccionadas de una base de datos.

BDEXTRAER DGETExtrae de una base de datos un único registro que

coincide con las condiciones especificadas.

Funciones de Cubo en Excel

• Las funciones de cubo en Excel nos ayudan a obtener información de un cubo OLAP y colocar lainformación directamente en una hoja de Excel. De esta manera podemos combinar el potencial delas funciones de Excel y su motor de cálculo junto con los beneficios de un repositorio de datosmulti-dimensional. Con las funciones de cubo podemos buscar datos de un cubo de OLAP comomiembros, conjuntos, propiedades o valores y mezclarlos con otros cálculos y fórmulas de Excel.

FUNCIÓN INGLÉS DESCRIPCIÓN

CONJUNTOCUBO CUBESET

Define un conjunto de miembros o tuplas calculado

enviando una expresión establecida al cubo del

servidor, que crea el conjunto y lo devuelve a

Microsoft Excel.

MIEMBROCUBO CUBEMEMBER Devuelve un miembro de un cubo OLAP.

MIEMBROKPICUBO CUBEKPIMEMBERDevuelve una propiedad KPI y muestra el nombre

de KPI en la celda.