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Microsoft Excel 2010 (Avanzado)

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ÍNDICE

Lección 1: Fórmulas

Qué son las fórmulas

Referencias a celdas

Referencias a otras hojas

Mover y copiar fórmulas

Nombres en las fórmulas

Test

Ejercicio práctico

Lección 2: Funciones

Qué son las funciones

Suma automática

Insertar una función

Insertar referencias

Funciones anidadas

Test

Ejercicio práctico

Lección 3: Formato avanzado de celdas

Formatos de número

Formatos personalizados

Estilos de celda

Buscar por formato

Test

Ejercicio práctico

Lección 4: Temas y formato condicional

Trabajar con temas

Aplicar formatos condicionales

Formato condicional avanzado

Insertar dibujos e imágenes

Test

Ejercicio práctico

Lección 5: Más sobre la edición de hojas

Pegado especial

Organizar con paneles

Ocultar filas, columnas y hojas

Comparar libros

Test

Ejercicio práctico

Lección 6: Crear gráficos

Introducción

Creación del gráfico

Cambiar el aspecto

Elementos del gráfico

Formato de elementos

Añadir datos

Test

Ejercicio práctico

Lección 7: Colocar datos en la Web

Insertar hipervínculos

Moverse entre los vínculos

Guardar como página web

Otros formatos de archivo

Test

Ejercicio práctico

Glosario

Fórmulas

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1. QUÉ SON LAS FÓRMULAS

na fórmula relaciona valores o datos entre sí a través de

ciertos operadores, y da como resultado otro valor. Las

fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,

funciones, texto, valores y nombres para realizar diferentes tareas.

Por ejemplo, ahora te muestro un ejemplo de fórmula. Puedes ver

cómo relaciona los valores (los números 8, 2 y 1) a través de los

operadores (los operadores son, en este caso, la multiplicación y la

suma) y obtiene un nuevo valor como resultado.

Para introducir una fórmula en una celda de Excel, lo primero que

debes escribir es el signo =. Luego escribiríamos los valores, referencias

y operadores de la fórmula. Para terminar, se haría lo mismo que al

introducir datos: pulsar la tecla o el botón Introducir de la

barra de fórmulas.

Por defecto, en las celdas que tienen fórmulas, se ve el resultado de

las fórmulas en la hoja de cálculo, mientras que la fórmula en sí aparece

en la barra de fórmulas.

En la imagen anterior, observa cómo en la celda de la hoja de

cálculo aparece 25, que es el resultado de la fórmula que tiene dicha

celda (es decir, el resultado de hacer las operaciones que se indican en la

fórmula), y en la barra de fórmulas está la fórmula tal como se ha escrito.

El resultado de una fórmula puede ser un valor numérico, un valor

lógico (un valor lógico es un tipo de datos de Excel que solo puede

tomar dos valores: puede ser VERDADERO o FALSO) o un texto.

Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación que

se tiene que hacer en la fórmula.

U

Fórmulas

2

Los operadores que puedes usar para crear tus fórmulas son:

Operadores aritméticos: sirven para hacer operaciones

matemáticas, dando como resultado un número.

Suma +

Resta -

Multiplicación *

División /

Porcentaje %

Función exponencial ^

Operadores comparativos o de comparación: se utilizan

para comparar dos valores entre sí (por ejemplo, podrían

comparar si un valor es igual a otro valor), y devuelven un

valor lógico; es decir, devuelven VERDADERO o FALSO,

dependiendo de si la comparación es verdad o no.

Igual =

Distinto <>

Mayor >

Mayor o igual >=

Menor <

Menor o igual <=

Operador de texto: el operador de texto (&) une dos

valores de texto para producir un nuevo valor, que será el

resultado de añadir un texto a continuación del otro. Este operador se llama concatenación.

Aquí tienes algunos ejemplos de fórmulas:

Fórmula Resultado =25-3 22 =3^2+5 14 =5% 0,05 =50*10% (el 10% de 50) 5 =10*(2+20) 220 =20>=40 FALSO =10>3 VERDADERO ="Una" & " prueba" Una prueba

Todos los operadores, menos % y -, actúan sobre dos valores. Esto quiere decir que, a partir de dos valores, obtienen un nuevo valor como resultado. El operador - puede actuar sobre dos valores (restar un número de otro) o sobre uno solo. Cuando actúa sobre un único valor, significa valor negativo.

Para introducir

un número

negativo en

una celda,

puedes indicar

un signo

menos (-)

delante del

número o

colocar el

número entre

paréntesis ( ).

Pues bien,

para indicar

números nega-

tivos en una

fórmula, no

debes utilizar

los paréntesis,

sino que tienes

que colocar el

signo - delante

del número.

Por ejemplo,

si en una

fórmula

escribes =2*-

3, el resultado

será el valor

negativo -6.

Fórmulas


Cuando introduces una fórmula que tiene varios operadores, estos tienen una prioridad u orden de cálculo, es decir, el orden en que se ejecutan.

El orden de evaluación de operadores, ordenados de mayor a menor prioridad es:

Por ejemplo, la fórmula =2*2+6 produce un resultado de 10 (primero hace la multiplicación, que da como resultado 4, y luego hace la suma), mientras que si colocas paréntesis de esta forma =2*(2+6) se obtiene el valor 16 como resultado (primero se suman 2 más 6, y luego se multiplica el resultado por 2). Otro ejemplo podría ser =1+2*5, que da como resultado 11, y =(1+2)*5, que da 15.

Además, cada operador actúa sobre unos tipos de datos determinados. Si, al escribir las fórmulas, introduces un tipo de dato distinto del esperado, Excel intentará convertir el valor al tipo esperado.

Por ejemplo, en la fórmula ="20"+"30" ponemos los números como si fueran texto, al escribirlos entre comillas ("), Pero esta fórmula da como resultado 50, porque Excel convierte los valores de texto a números.

Otro ejemplo sería ="1/4/2010"-"1/3/2010", que daría como resultado el valor 31. Como las fechas se guardan internamente como un número, la fórmula con el operador de resta es correcta.

La conversión de datos también se realiza cuando el operador espera un valor lógico, tomándose el valor 0 como el valor lógico FALSO y el resto de números como VERDADERO.

Si la fórmula que has escrito no se puede calcular correctamente, se indica con un mensaje de error en la celda. Los mensajes de error comienzan con el signo #.

Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribes las fórmulas. Por ejemplo, si falta algún paréntesis (es decir, que no hay el mismo número de paréntesis de abertura que de cierre), Excel te avisará de esto y te propondrá una posible solución.

Los distintos valores de error que puede mostrar Excel al

introducir fórmulas son:

#¡DIV/0!: error de división por cero, en la fórmula se ha

puesto una división que divide un número por cero.

#N/A: se produce cuando un valor no está disponible para

una fórmula.

Si una fórmula

tiene operado-

res que tienen

la misma

prioridad, se

ejecutarán de

izquierda a

derecha. Si

quieres cam-

biar el orden

en el que se

ejecutarán los

operadores,

utiliza los

paréntesis.

Fórmulas

4

#¿NOMBRE?: se ha utilizado un nombre que Excel no

reconoce.

#¡NULO!: se ha indicado una intersección no válida de dos

áreas.

#¡NUM!: número usado de forma incorrecta o no válida.

#¡REF!: referencia a una celda no válida.

#¡VALOR!: operando o argumento equivocado. Aparece si

los valores que acompañan a los operadores de una fórmula

no se pueden convertir al tipo correcto.

######: es un marcador de columna, que indica que el

tamaño de la columna es demasiado pequeño para que

quepan los datos que hay. También aparece cuando se

utiliza una fecha o una hora negativas.

2. REFERENCIAS A CELDAS

uando un dato se debe utilizar varias veces para realizar

cálculos, puede ser interesante escribirlo una sola vez en una

celda y después hacer referencia a él en varias fórmulas.

Por ejemplo, en la imagen anterior puedes ver cómo se hace

referencia a las celdas A3 y A5 en las fórmulas que hay en la columna

C. Al escribir fórmulas que hacen referencia a estas celdas, estas

fórmulas harán las operaciones que indiques con los valores que tengan

estas celdas.

Así, en el primer caso tenemos que la fórmula indica que se tiene

que sumar el contenido de la celda A3 y el contenido de la celda A5.

Los valores de estas celdas son 10 y 3, por lo que el resultado de la

fórmula es el valor 13, que es lo que se ve en la celda.

Si cambiaras el valor que hay en la celda A3 o el de la celda A5,

los resultados de las fórmulas en las que aparecen estas celdas

cambiarían.

C

Fórmulas


Las referencias indican la posición de las celdas en las que se deben buscar datos. Para hacer una referencia, tienes que escribir el nombre de la columna y la fila que definen la celda.

En Excel hay tres tipos de referencias:

Relativas: en este tipo de referencias, la posición de la celda se basa respecto a la celda en la que estemos introduciendo la fórmula. Si cualquiera de las celdas cambia de posición, las referencias se actualizan para ajustarse a la nueva situación.

Estas referencias se indican mediante el nombre de la columna y de la fila: A1, E5, B2:C4...

Absolutas: se indica la posición exacta donde se encuentra la celda en la hoja de cálculo. Para indicar que una referencia es absoluta, se pone el signo $ antes de la letra de columna y del número de fila.

Por ejemplo: $B$1, $D$5... Estas referencias indicarán siempre estas celdas de la hoja, aunque copies o muevas las celdas, o se inserten o eliminen filas o columnas delante de la celda.

Mixtas: este tipo es una combinación de las dos anteriores. Indica a Excel que tiene que encontrar la celda combinando la referencia de una fila o columna exacta con una fila o columna relativa.

Para indicar este tipo de referencia, debemos escribir el signo $ antes de la fila o la columna absoluta. Por ejemplo: $A1, B$3...

Cuando hayas escrito una fórmula, podrás cambiar entre los distintos tipos de referencias que hay (relativa, absoluta y mixta) poniendo el cursor de texto en la referencia que quieras cambiar y pulsando la tecla .

Por ejemplo, si tienes una referencia a la celda D2 y pulsas varias veces , esta referencia irá cambiando de la siguiente manera:

D2 (relativa) $D$2 (absoluta) D$2 (mixta) $D2 (mixta)

Al escribir una fórmula o editar una celda que tiene una fórmula, Excel recuadra las celdas a las que se hace referencia en la fórmula con un color, que es el mismo color con el que aparece la referencia a la celda en la fórmula. Esto te puede ayudar a la hora de trabajar con las referencias.

Las referencias

pueden iden-

tificar celdas o

grupos de

celdas en una

hoja de cál-

culo. Algunos

ejemplos de

referencias a

una celda

pueden ser

A1, D7 o F5,

mientras que

algunos

ejemplos de

referencias de

grupos (rangos

de celdas) son

B4:C8 o A2:D6.

Fórmulas

6

Excel tiene unos operadores que nos ayudan a la hora de construir

referencias:

Rango ( : ): crea una referencia a todas las celdas que hay entre

las dos celdas que escribas. Por ejemplo, B1:C4, donde B1 es la

esquina superior izquierda y C4 la inferior derecha.

Unión ( , ): crea una referencia que incluye las dos referencias.

Por ejemplo, C3,C5

Intersección ( ): este operador es un espacio, y crea una

referencia para las celdas comunes a las dos referencias. Por

ejemplo, A3:C3 B2:B4

Para hacer referencia a filas o columnas completas, puedes usar

también las siguientes formas de referenciar:

Todas las celdas de la columna: A:A

Todas las celdas de la fila: 2:2

Todas las celdas de las columnas B a D: B:D

Todas las celdas de las filas 1 a 4: 1:4

Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es

mediante la selección de las celdas con el ratón. Una vez has escrito el

signo = en la celda, solo tienes que hacer clic en la celda a la que

quieras hacer referencia o arrastrar sobre el rango de celdas para la

referencia; estas celdas pasan automáticamente a formar parte de la

fórmula.

En Excel hay otro estilo de referenciar a las celdas, llamado

F1C1 (el estilo de referencia predeterminado, que hemos

estado utilizando hasta ahora, se llama estilo A1). En este estilo

de referencia F1C1, la posición de la celda se indica mediante

una F seguida de un número de fila y una C seguida del número

de columna.

Fórmulas


Para indicar una referencia relativa en este estilo, hay que

ponerla como F[2]C[1], que indica la celda que está 2 filas

más abajo y una columna más hacia la derecha, o F[-2]C[-3],

que indica la celda que está dos filas más hacia arriba y tres

columnas más hacia la izquierda.

Una referencia absoluta podría ser F3C5, que indica la celda

que está en la tercera fila y la quinta columna, mientras que

una referencia mixta podría ser F2C[1] o F[1]C4.

Para indicar este estilo de referencia, accede a Opciones,

desde la vista Backstage, ponte en la categoría Fórmulas y

activa la casilla Estilo de referencia F1C1.

Este modo de referencia normalmente no se usa mucho en

Excel; solo se utiliza a veces cuando se crean macros.

3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS

e la misma forma que hemos hecho referencia a celdas que están en la misma hoja de cálculo, también podemos

referenciar celdas que estén en otras hojas.

Para esto, tienes que indicar el nombre de la hoja antes de poner la referencia de la celda y separar el nombre de la hoja y la celda por un signo de exclamación (!). Por ejemplo, Hoja4!A2 hace referencia a la celda A2 de la hoja llamada Hoja4.

En estos casos, y para que no te equivoques al indicar las referencias, suele ser más cómodo que señales las celdas directamente con el ratón.

Para esto, mientras estés escribiendo una fórmula y quieras hacer referencia a celdas de otra hoja, solo tienes que hacer clic en la hoja con el ratón y seleccionar la celda o celdas elegidas. Excel pondrá la referencia automáticamente, poniendo el signo de admiración y las comillas simples (si son necesarias).

Estas referencias a celdas de otra hoja se comportan igual que el resto de referencias: podemos hacer operaciones con ellas, ponerlas como referencias relativas, absolutas o mixtas...

También es posible hacer referencia a una celda o a un grupo

de celdas en un rango de hojas de un libro. Por ejemplo, puedes

hacer referencia a la celda C3 de las hojas Hoja1, Hoja2 y

Hoja3 de tu libro.

Estas referencias se llaman referencias 3D y se suelen utilizar

con funciones de Excel (más adelante explicaremos lo que son y

cómo se utilizan las funciones).

D

Si el nombre

de la hoja

tiene algún

espacio en

blanco o algún

carácter no

alfabético (es

decir, que no

sea letra ni

número: el sig-

no -, coma (,),

punto (.), pun-

to y coma (;),

mayor (>),

menor (<),

igual (=)...),

tendrás

que indicar

comillas

sencillas al

principio y al

final del nom-

bre de la hoja.

Por ejemplo:

='Libros

comprados'!B3

Fórmulas

8

Para indicar una referencia 3D, es decir, una referencia a una o

varias celdas de varias hojas, primero tenemos que indicar el

rango de hojas. Lo pondremos con dos puntos entre los

nombres de la primera y de la última hoja. A continuación

pondremos el signo ! y la celda o el rango de celdas.

Por ejemplo, Hoja1:Hoja3!A5 hace referencia a la celda A5 de

las hojas que estén entre las hojas Hoja1 y Hoja3 del libro,

incluidas estas dos hojas. La referencia Hoja2:Hoja4!B2:D5

incluye las celdas del rango B2:D5 que estén entre las hojas

Hoja2 y Hoja4, ambas incluidas.

4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS

uando las celdas que tienen fórmulas se mueven a otra zona de

la hoja, los valores o las referencias que tienen no cambian.

Por ejemplo, en la hoja anterior, al mover la celda B4 a otra

posición, la fórmula sigue haciendo referencia a las celdas B2 y B3.

Sin embargo, si mueves las celdas a las que se hace referencia en

una fórmula, Excel actualiza las fórmulas para que se ajusten a las

nuevas posiciones.

Por ejemplo, si movemos la celda B2, B3 o ambas a otro lugar,

Excel cambiará la fórmula de la celda B4 de forma que siga apuntando

al sitio donde hemos movido la celda o celdas.

Ten cuidado si mueves celdas y las pones sobre otras celdas a las

que se hace referencia en alguna fórmula. En este caso, como la fórmula

haría referencia a unas celdas que ya no están, porque has puesto sobre

ellas otras celdas, la fórmula dará como resultado el valor de error

#¡REF!.

C

Fórmulas


Cuando copiamos celdas que tienen fórmulas, el comportamiento es diferente según sean las referencias de estas fórmulas relativas o absolutas.

Si las referencias de una fórmula son relativas, al copiar la celda de la fórmula, Excel las actualiza automáticamente (también ajusta las partes relativas de las referencias mixtas).

Las referencias absolutas no cambian al copiar celdas, porque este tipo de referencias siempre se refieren a una zona exacta de la hoja de trabajo.

Es decir, que si las referencias son absolutas, al copiar la celda con la fórmula, esta fórmula sigue haciendo referencia a las mismas celdas que antes: no se actualizan las referencias.

Si se elimina una celda, una fila o una columna, las referencias de las fórmulas se ajustarán (tanto si son referencias absolutas, relativas o mixtas), excepto si se hace referencia a algo que se haya eliminado, ya que, en este caso, la fórmula mostrará el mensaje de error #¡REF!.

Cuando insertas celdas, filas o columnas, Excel también cambia las referencias de las fórmulas para que sigan apuntando a las mismas celdas (ya sean las referencias absolutas, relativas o mixtas).

Si eliminas

una celda,

una fila o una

columna que

pertenece a un

determinado

rango en una

referencia

(por ejemplo,

si tienes el

rango A2:A7

en una fórmu-

la y eliminas

la celda A4),

Excel ajustará

automáticame

nte el rango

de la fórmula

y no dará error

de referencia.

Fórmulas

10

Cuando tenemos referencias 3D que afectan a un rango de

hojas, hay que tener en cuenta lo que puede suceder al mover,

insertar y eliminar hojas:

Al eliminar una hoja que esté dentro del rango de una

referencia 3D, los valores de la hoja eliminada se quitarán

de la fórmula que utilice esta referencia a la hora de realizar el cálculo.

Si insertas una nueva hoja dentro del rango de hojas de la

referencia 3D, Excel incluirá los valores de la nueva hoja en

los cálculos de la fórmula. Se añadirán a los cálculos el

mismo rango de celdas que estuviera seleccionado en las otras hojas de la referencia 3D.

Si mueves hojas que están dentro del rango hasta ponerlas

fuera del rango, los valores de estas hojas se eliminarán del

cálculo.

Si mueves la primera o la última hoja del rango, el cálculo se

ajusta para poner el nuevo rango de hojas entre ellas.

5. NOMBRES EN LAS FÓRMULAS

n lugar de utilizar la referencia a una celda o a un rango de

celdas en las fórmulas, puedes asignarles nombres, para que

sea más sencillo el crear o entender lo que hacen las fórmulas.

La forma más sencilla de asignar un nombre en la celda en la que

te encuentras es situarte en el cuadro de nombres e introducir el

nombre. Para indicar un nombre a un rango de celdas, harías lo mismo,

pero primero seleccionarías el rango de celdas a nombrar.

E

Fórmulas


Hay que tener en cuenta ciertos aspectos al introducir nombres:

El primer carácter del nombre tiene que ser una letra, un

signo de subrayado (_) o una barra invertida (\). El resto de

caracteres del nombre pueden ser letras, números, puntos y

caracteres de subrayado.

No puedes usar espacios (puedes usar el carácter de

subrayado (_) o un punto para separar las palabras).

El nombre puede tener hasta 255 caracteres de largo.

No puedes indicar nombres que sean iguales a una referencia

de celdas (por ejemplo, no puedes indicar el nombre C2 o

B$4 a una celda).

Además, puedes usar letras mayúsculas y minúsculas. Sin

embargo, no hay diferencias entre mayúsculas y minúsculas en

los nombres (no puede existir un nombre llamado

Libros_comprados y otro nombre Libros_COMPRADOS).

Para utilizar un nombre en una fórmula, simplemente escribe este

nombre en el lugar adecuado de la fórmula. Excel reconocerá el nombre

y utilizará la celda o rango de celdas representado por ese nombre.

En el primer ejemplo anterior, el nombre Solic_Virus hace

referencia a la celda B5, mientras que, en el segundo ejemplo, el nombre

Pendientes hace referencia al rango de celdas C3:C6 (SUMA es una

función de cálculo de Excel; más adelante veremos las funciones).

Por otro lado, muchas veces los datos de tu hoja tienen rótulos o

títulos en la parte de arriba, abajo, izquierda o derecha, que representan

las categorías de la información que aparece en la hoja.

Fórmulas

12

Por ejemplo, en este caso tenemos la información clasificada en cada uno de los tres primeros meses del año y para cada tipo de libro (novelas, libros técnicos, libros de historia, infantiles y otros).

Excel permite convertir estos rótulos o títulos en nombres, de forma que se puedan utilizar directamente en las fórmulas.

Para esto, tras seleccionar las celdas que forman la tabla (incluyendo los rótulos o títulos de fila y columna), pulsa el botón

del grupo de comandos Nombres definidos de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones.

En el cuadro de diálogo que aparecerá puedes indicar dónde están los rótulos o títulos.

Tras aceptar el cuadro se crearán los nombres, con lo que ya los podrás utilizar en las fórmulas que insertes en las celdas (por ejemplo, podrías poner en una celda la fórmula =SUMA(Novelas), para obtener el total de novelas vendidas).

Si quieres hacer referencia a una celda en concreto, recuerda que la celda es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella, podrás utilizar el rótulo o nombre de fila y de columna (por ejemplo, =Marzo Técnicos).

En el grupo de comandos Nombres definidos tienes varias opciones relativas a la creación y administración de nombres.

Para ver y trabajar con los nombres que existan en un libro (modificarlos, borrarlos, ver las celdas a las que hacen referencia...), utiliza el cuadro Administrador de nombres, que puedes mostrar

pulsando el botón .

Como el pri-

mer carácter

de un nombre

no puede ser

un número, si

un rótulo o

título empieza

por un número,

Excel añade

un símbolo de

subrayado (_)

delante. Ade-

más, también

sustituye los

espacios por

este símbolo de

subrayado (_).

Fórmulas


En las distintas filas de este cuadro aparecen los nombres definidos, su valor actual, la referencia de celdas, su ámbito (es decir, si está a nivel del libro de trabajo o de alguna hoja de cálculo en particular) y un comentario o información adicional.

Con el botón Editar podrás cambiar el nombre, la referencia de celdas o los comentarios del nombre seleccionado, mientras que Eliminar lo borrará.

Si pulsas el botón Nuevo aparecerá el cuadro Nombre nuevo. Este cuadro es el que proporciona una mayor flexibilidad a la hora de crear nuevos nombres, porque puedes elegir el ámbito (el libro o una determinada hoja) o incluir un comentario.

Otra forma de crear nuevos nombres es seleccionar la celda o celdas a las que quieres hacer referencia y pulsar el botón

de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones.

De esta forma también aparecerá el cuadro Nombre nuevo, mostrándose la referencia a la celda o rango de celdas en el campo Hace referencia a.

Puedes or-

denar la lista

de nombres

ascendente o

descenden-

temente

haciendo clic

en el título de

la columna

adecuada.

Además, desde

el botón Filtro

puedes filtrar

los nombres

para ver solo

un subconjunto

de ellos (por

ejemplo, los

nombres loca-

les a una hoja

de cálculo o

globales a

todo el libro, o

los nombres

con valores

que tengan

algún tipo de

error).

Fórmulas

14

En principio, Excel indica referencias absolutas para definir nombres, porque así, no cambian si se mueve o copia la celda que tiene el nombre. Si quieres utilizar nombres con referencias relativas, tendrás que modificar las referencias que aparecen en este campo.

Con los nombres también podemos, en lugar de hacer referencia a una celda o a un grupo de celdas, indicar un nombre a una fórmula o a un valor sin tener que ponerlo en una celda de la hoja de cálculo. Para esto tienes que escribir el signo = seguido del valor o de la fórmula como referencia del nombre, en el cuadro Nombre nuevo.

Al crear una fórmula, en lugar de escribir los nombres que quieras utilizar, también puedes pulsar el botón y elegir el nombre que quieras insertar.

El uso de nombres puede hacer que las fórmulas sean más sencillas de entender y que sea más fácil el cambiar o modificar las fórmulas de las hojas de cálculo.

Una vez que has introducido nombres en la hoja de cálculo, puedes actualizar la hoja, cambiando cualquier referencia a celda o celdas que tengan nombre por el propio nombre. Esto se hace desde la opción Aplicar nombres del menú del botón .

Por ejemplo, es

más cómodo y

se entiende

mejor trabajar

con una fór-

mula del tipo

=SUMA(Libros

VendidosEnero)

que hacerlo

con otra

del estilo

=SUMA(B5:F5),

aunque el

resultado sea

el mismo.

Funciones


1. QUÉ SON LAS FUNCIONES

esde el punto de vista de Excel, podemos decir que una

función es una fórmula que ya está escrita y que se puede

utilizar para hacer distintos tipos de operaciones.

A una función le damos unos valores, que son los que se utilizan

para hacer los cálculos y dar otro valor como resultado. Estos valores

que utiliza la función se llaman argumentos.

Las funciones nos ayudarán a la hora de hacer cálculos, ya que no

tendremos que escribir fórmulas para realizar las operaciones, sino que

podremos utilizar las funciones disponibles. Esto nos podrá ayudar

sobre todo en operaciones largas o complicadas.

Las funciones deben estar dentro de una fórmula para que

funcionen y produzcan resultados.

Para utilizar las funciones, tenemos que escribir su nombre seguido

de los argumentos entre paréntesis. Los distintos argumentos que están

dentro del paréntesis se separan por punto y coma ( ; ).

Esta es la forma de escribir las funciones, porque, si no las escribes

así, Excel te indicará un error en la celda en la que hayas introducido la

función.

D

Funciones

2

La función SUMA es una de las que más utilizarás en Excel, y sirve para sumar los números que le demos como argumentos.

En los argumentos de una función puedes poner valores concretos o referencias a celdas o conjuntos de celdas. Por ejemplo: =SUMA(5;13;2), =SUMA(C5;C6;C7) o =SUMA(C5:C7)

A la hora de introducir funciones, ten en cuenta las

siguientes cosas:

Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan

los argumentos de la función. Tienes que escribir los paréntesis sin dejar espacios antes o después de cada uno.

No utilices ningún símbolo como indicativo de miles en los

números. Para indicar cómo se tienen que mostrar los

resultados, tendrás que poner en la celda el formato de número adecuado.

Los argumentos de una función pueden ser números,

referencias a celdas, textos, valores lógicos, constantes, fórmulas, matrices o valores de error.

El argumento de una función puede ser incluso otra función.

En este caso, esta segunda función se llama función anidada.

Si no quieres indicar un argumento en una función, escribe un punto y coma como marcador de lugar.

Si al escribir una función aparece un mensaje de error, tienes que comprobar que todos los paréntesis cuadren, que los argumentos de la función estén en la posición adecuada y que sean del tipo correcto.

2. SUMA AUTOMÁTICA

a función SUMA es una de las más utilizadas en las hojas de cálculo. Además, con su uso se puede reducir bastante el

tamaño de las fórmulas y simplificarlas.

Excel te facilita el utilizar esta función SUMA a través del botón Suma , que está en el grupo de comandos Modificar, y desde la barra de estado, como vamos a ver ahora.

Mientras estás haciendo la hoja de cálculo, a veces es normal utilizar fórmulas provisionales para comprobar algún total, por ejemplo, la suma de un rango de datos u otros valores. Excel te facilita este trabajo, incorporando en su barra de estado unas determinadas funciones.

L

Cuando

escribas una

función o una

fórmula que

tenga parén-

tesis, fíjate

cómo Excel

resalta los

paréntesis

durante un

momento, al

cerrarlos. De

esta forma

puedes com-

probar que

emparejas

correctamente

todos los

paréntesis,

para que no

te dé error la

fórmula.

Funciones


Al seleccionar más de una celda con valores en la hoja de cálculo, en la barra de estado se muestra la suma de los valores de las celdas seleccionadas, su media o promedio y el recuento, que cuenta el número de celdas no vacías.

Aparte de esta infor-mación, puedes mostrar los resultados de otras funciones básicas relativas a las celdas seleccionadas. Para esto, utiliza el menú contextual de la barra de estado (es decir, el que aparece al pulsar con el botón derecho del ratón).

Desde este menú contextual puedes activar o desactivar la informa-ción que quieres que apa-rezca o no aparezca en la barra de estado.

En principio están activadas las opciones Promedio, Recuento y Suma, que son los datos que aparecen por defecto en la barra de estado.

Aparte de estas funciones también puedes activar Mínima y Máxima, para obtener los valores mínimo y máximo del rango de celdas, o Recuento numérico, que cuenta la cantidad de números que hay en la selección.

Ten en cuenta que, para que aparezca toda esta información en la barra de estado, tienes que seleccionar más de una celda con valores.

En el grupo de comandos Modificar de la ficha Inicio de la Cinta de opciones tienes el botón Suma , que te facilitará el crear fórmulas para sumar el contenido de las celdas. Cuando se utiliza este botón, Excel escribe la función y hasta sugiere el rango que se va a añadir.

Ten en cuenta

que tiene

sentido aplicar

estas funciones

sobre valores

numéricos.

Para valores

no numéricos

solo tiene sen-

tido la función

Recuento,

porque cuenta

el número de

celdas selec-

cionadas que

tienen alguna

cosa.

Funciones

4

Para introducir fórmulas con este botón, selecciona una celda que esté debajo o a la derecha de los datos a sumar y pulsa en el botón Suma . Excel escribirá en la celda la fórmula con la función SUMA y resaltará el rango de celdas que se sumarán.

Si la fórmula es correcta, acéptala para introducirla en la celda. Cuando el rango que te propone Excel no es correcto o no es el que quieres, puedes cambiarlo seleccionando con el ratón las celdas o el rango de celdas que quieras o teclearlo directamente en la fórmula antes de aceptarla.

Otra forma de realizar sumas automáticas es seleccionando el rango de celdas a sumar. En este caso, los resultados aparecerán automáticamente en las primeras celdas libres.

Para insertar sumas en las filas y en las columnas a la vez, tienes que seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores a sumar como las celdas en blanco donde se pondrán los resultados.

Por ejemplo, en la imagen que te muestro, si pulsáramos el botón Suma , los totales aparecerían en las celdas B10:F10 y F5:F10.

Si pulsas las teclas + + , también se introducirá una autosuma con la función SUMA. Esta combinación de teclas es equivalente a pulsar el botón Suma .

El botón Suma tiene una lista desplegable, donde puedes elegir otras funciones, aparte de SUMA. Para ver esta lista, pulsa en la flecha que hay a su derecha .

Al realizar la

autosuma de

esta forma,

también se

calcula el total

general (en

este ejemplo

está en la

celda F10).

Aunque es lo

mismo sumar

las filas que

las columnas,

Excel lo calcula

sumando las

columnas.

Funciones


Seleccionando la función que quieras, se

incluirá rápidamente esta función en el rango

correspondiente, de la misma manera que has

visto con la SUMA.

Eligiendo la opción Más funciones,

accederás al cuadro de diálogo Insertar

función, que veremos a continuación.

3. INSERTAR UNA FUNCIÓN

xcel te puede ayudar al introducir funciones, guiándote al

introducir los argumentos, para que la sintaxis de la función

sea correcta.

Si conoces la sintaxis correcta de la función, podrás escribirla

directamente en una celda. Cuando hablamos de sintaxis de una función,

nos referimos a los argumentos que tiene, al tipo de estos argumentos, al

orden en el que se tienen que poner, etc.; es decir, a la forma de escribir

correctamente todos los elementos de la función para que no cause

ningún error.

Sin embargo, si no conoces exactamente su sintaxis, lo mejor es

pedir información a Excel. Mediante el botón Insertar función , que

está en la barra de fórmulas, accederás a un cuadro de diálogo desde el

que puedes seleccionar la función que quieres incluir en la fórmula que

estás creando.

E

Funciones

6

Al seleccionar una función en la lista de funciones de este cuadro, en la parte inferior puedes ver una pequeña descripción de esta función seleccionada. Por lo tanto, si quieres saber qué hace una determinada función, solo tienes que seleccionarla en esta lista.

Las funciones se clasifican en distintas categorías, para que sea más sencillo el buscar y encontrar la función que quieras. Si seleccionas una categoría, solo aparecerán en la lista las funciones de esa categoría.

Una vez seleccionada la función que quieres insertar, acepta el cuadro. Entonces pasaremos a introducir los argumentos de la función.

Excel proporciona otra ventana para ayudarte a introducirlos. Puedes ver la cantidad de argumentos que debes introducir y, además, la descripción de cuál es el significado de cada argumento.

Excel te dirige en la creación de la función: te indica lo que hace la función, el número de argumentos, una pequeña descripción de los argumentos e incluso que estos argumentos son de tipo numérico.

Al ir introduciendo los argumentos, Excel te muestra tanto el valor de la función, debajo de la lista de argumentos, como el valor de la fórmula, en la parte de abajo del cuadro de diálogo.

Una función puede estar incluida en una fórmula que utilice el resultado de esta función. En estos casos, el resultado de la fórmula no tiene por qué ser igual que el resultado de la función que estamos introduciendo.

En la barra de fórmulas se va construyendo la fórmula según lo que vayas indicando en los cuadros de diálogo: se inserta el nombre de la función, se colocan los argumentos que has indicado de la forma adecuada...

Por ejemplo,

podrías poner

una fórmula

que fuera

=4+POTEN-

CIA(6;4). En

este caso, al

introducir

la función

POTENCIA, el

resultado de

la fórmula y el

de la función

no sería igual.

Funciones


Recuerda que una función debe estar en una fórmula. Si no es así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así en la celda.

De hecho, cuando introduces el signo = al principio de una celda, Excel te muestra en el cuadro de nombres una lista de funciones que puedes utilizar (pulsa en la flecha del cuadro de nombres para desplegar esta lista).

4. INSERTAR REFERENCIAS

veces sabemos lo que queremos hacer, pero no sabemos si Excel tiene alguna función que nos puede ayudar.

Excel tiene un montón de funciones que puedes utilizar, por lo que el recorrerlas todas para buscar la función a aplicar puede ser agotador. En estos casos, podemos hacer que el propio Excel nos sugiera una función o un conjunto de funciones adecuadas.

Para esto, al acceder al cuadro de Insertar función, tienes que describir la función con tus propias palabras en el cuadro de texto de la parte de arriba de este cuadro de diálogo, para que Excel busque si hay alguna que se ajusta a lo que indicamos. A continuación, al pulsar en el botón Ir, Excel realizará la búsqueda e indicará un conjunto de funciones que se ajustan a lo que has introducido.

A

Aunque, a

veces, el

resultado de

la búsqueda

no siempre

acierta con lo

que estás

buscando,

esta forma de

buscar fun-

ciones puede

ahorrarte

mucho tiempo

e incluso te

permite saber

si realmente

Excel tiene o

no una función

que te pueda

servir para lo

que quieres

hacer.

Si introduces

el signo = y

seleccionas

una función en

esta lista, es lo

mismo que si

pulsas el botón

de Insertar

función de

la barra de

fórmulas.

Funciones

8

Normalmente, los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja de cálculo. Excel te facilita la tarea de indicar las celdas que vas a utilizar como argumentos de la función; como podrás comprobar, es tan fácil como hacer clic con el ratón en estas celdas o arrastrar sobre ellas.

Cuando estés en un cuadro de diálogo y necesites indicar la referencia de una celda o de un conjunto de celdas, Excel colocará el botón Minimizar diálogo o Contraer diálogo . Si lo pulsas, el cuadro de diálogo disminuirá de tamaño, permitiéndote ver la hoja de cálculo.

Para indicar una celda, solo tendríamos que hacer clic en ella, mientras que para indicar un rango de celdas, podemos pulsar y arrastrar entre las celdas del rango.

Una vez hayas indicado la celda o celdas que actuarán como argumento, pulsa el botón Maximizar diálogo para maximizar el cuadro y dejarlo como estaba antes.

Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede aparecer más de un botón Minimizar diálogo . Ten en cuenta que no es lo mismo pulsar en uno o en otro: por ejemplo, si pulsas en el botón del primer argumento de una función, estarás indicando la referencia a las celdas para este argumento y no para cualquiera de los otros que pueda tener la función.

Por último, indicarte que, al introducir una función, Excel puede introducirte automáticamente algunas referencias a celdas en los argumentos de la función (por ejemplo, si introduces una función en la celda de debajo o en la de la derecha de una serie de datos). De esta forma, Excel intenta ahorrarte trabajo, al poner las referencias que cree que son las adecuadas. Si no son esas las que quieres, siempre puedes cambiar el rango que te pone automáticamente Excel.

5. FUNCIONES ANIDADAS

na función anidada es una función que se utiliza como argumento de otra función.

Al calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan como argumentos (las funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior, teniendo en cuenta ya el resultado de las funciones interiores.

U

En las

funciones

puede haber

argumentos

opcionales,

que no son

necesarios

para calcular

la función. Los

argumentos

que no son

opcionales, es

decir, que son

obligatorios

para la función,

aparecen en

negrita en

este cuadro de

diálogo, mien-

tras que los

argumentos

opcionales no.

Funciones


Por ejemplo, si tenemos la función RCUAD(POTENCIA(10;2)), primero se calculará el resultado de la función interior, es decir de POTENCIA(10;2), cuyo resultado es 100, y después se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir, RCUAD(100), cuyo resultado es 10.

La función anidada (la que está dentro de la otra) tiene que devolver un resultado que sea el adecuado para la función de fuera. Por ejemplo, en este caso, si la función POTENCIA devolviese un valor que no fuese un número, la función RCUAD daría un error al intentar calcularse.

Otro ejemplo podría ser el siguiente:

En este ejemplo, la función PROMEDIO tiene tres argumentos: dos son valores numéricos (el número 10 y el número 20), y el tercer argumento es la función REDONDEAR. La función REDONDEAR tiene 6,29 como primer argumento y 0 como segundo argumento, y devuelve el valor 6.

De la misma forma que puedes introducir referencias a celdas en una función como argumentos, también puedes utilizar los nombres que hayas definido.

Desde el grupo de comandos Biblioteca de funciones de la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones también puedes insertar funciones.

Puedes pulsar los distintos botones para desplegar las funciones pertenecientes a cada una de las categorías y seleccionarlas directamente desde ahí: funciones financieras , funciones de texto , matemáticas y trigonométricas , etc.

El botón

hace lo mismo

que el botón

Insertar

función de

la barra de

fórmulas.

Además, fíjate

que desde

aquí también

puedes acceder

a las sumas

automáticas

.

Al utilizar

funciones

anidadas,

puedes llegar

hasta 64

niveles de

anidamiento.

Es decir, en el

ejemplo que

estamos

viendo, los

argumentos

de la función

POTENCIA

podrían ser

otras funcio-

nes, y así hasta

64 niveles.

Funciones

10

A continuación se muestra información sobre algunas de las

funciones utilizadas a lo largo de la lección:

La función POTENCIA eleva un número a una determinada

potencia. ¿Qué significa esto?

Elevar un número a una potencia significa multiplicar este

número por sí mismo las veces que se indica en la potencia.

Lo verás mejor con unos ejemplos:

4 elevado a 2 = 42 = 4*4 = 16

2 elevado a 3 = 23 = 2*2*2 = 8

Estas potencias son sencillas, pero con esta función puedes

calcular potencias más complejas, como:

4 elevado a 7 = POTENCIA(4;7) = 4*4*4*4*4*4*4 = 16384

2 elevado a 7/5 = POTENCIA(2;7/5) = 2,639...

4 elevado a 2,6 = POTENCIA(4;2,6) = 36,758...

También puedes utilizar el operador ^ para indicar una

potencia. Por ejemplo:

POTENCIA(2;3) = 2^3 = 2*2*2 = 8

La función RCUAD calcula la raíz cuadrada de un número.

Esta función solo tiene un argumento, que es el número del

que quieres calcular su raíz cuadrada.

Raíz cuadrada de 16 = RCUAD(16) = 4, porque 4*4=16

Raíz cuadrada de 25 = RCUAD(25) = 5, porque 5*5=25

Raíz cuadrada de 13,6 = RCUAD(13,6) = 3,6878...

El número que le pasamos como argumento a la función

RCUAD debe ser positivo; si el argumento es un número

negativo, la función dará un error.

La función REDONDEAR sirve para redondear un número

con el número de decimales que indiquemos. Por ejemplo, si

redondeamos el número 1,234 con una cifra decimal, el

resultado será 1,2.

REDONDEAR(1,234;1) = 1,2

REDONDEAR(7,3262;0) = 7

REDONDEAR(7,3262;1) = 7,3

REDONDEAR(7,3262;3) = 7,326

REDONDEAR(4,282;1) = 4,3

La función CONTAR sirve para contar el número de celdas

que tienen números, entre las celdas que le pasamos como

argumento.

La función HOY devuelve la fecha actual del ordenador; esta

función no tiene argumentos.

Al insertar esta función en una hoja de cálculo, cada vez que

se actualicen las fórmulas de la hoja, esta función HOY se

actualizará y cambiará su resultado, dando como resultado

el día actual.

Formato avanzado de celdas


1. FORMATOS DE NÚMERO

n esta lección vamos a ver algunos aspectos avanzados sobre el

formato de las celdas. El formato de las celdas se refiere al tipo

y color de la letra, al color de fondo, a la alineación, etc.

Al crear una hoja nueva, las celdas tienen por defecto el formato

General. A veces, Excel cambia este formato por otro más adecuado, al

escribir ciertos datos. Por ejemplo, si pones el símbolo de moneda o el

signo de porcentaje al escribir un número, Excel cambia el formato al de

moneda o de porcentaje, según corresponda.

Desde el grupo de comandos Número de la ficha Inicio de la

Cinta de opciones puedes establecer ciertas características del formato

de los números.

Desde la lista superior puedes ver y cambiar el

formato de la celda o celdas seleccionadas,

estableciendo el formato de número, moneda,

porcentaje, fechas...

Los botones también sirven para cambiar el formato:

Formato de número de contabilidad : selecciona el

formato de contabilidad con el símbolo de moneda que elijas.

Estilo porcentual : pone el dato de la celda como un

porcentaje.

Estilo millares : pone el formato de contabilidad sin símbolo

de moneda, mostrando también el símbolo separador de miles.

Aumentar decimales , Disminuir decimales : muestra

más o menos decimales en el número.

Para indicar el formato de los números también puedes utilizar el

cuadro de diálogo del Formato de celdas, desde su ficha Número, que

recuerda que puedes mostrar desde el botón Iniciador de cuadro de

diálogo del grupo de comandos Número, Fuente o Alineación, o

desde el menú contextual de las celdas (el que aparece al pulsar el botón

derecho del ratón sobre ellas).

En la ficha Número de este cuadro de diálogo puedes ver todos los

formatos que hay, agrupados en diferentes categorías.

Cuando seleccionas uno u otro formato, en el apartado Muestra

podrás ver una muestra de la celda activa aplicando ese formato. Para

ver la muestra en el cuadro de diálogo, la celda activa tiene que tener

datos que se puedan ajustar al formato que hayas elegido.

E


2

En la categoría Número podrás indicar el número de decimales con el que verás el número en pantalla (siempre que quepa en la celda), si se va a usar el punto (u otro carácter, según establezcas en la Configuración regional de Windows) como separador de miles y especificar el formato para los números negativos.

En la categoría Fecha y Hora dispones de varias formas de mostrar las fechas y horas en la celda (con dos o cuatro cifras para el año, con el número del mes o el nombre del mes, con los segundos o que no aparezcan los segundos, en formato de 12 o 24 horas, etc.).

En cuanto al formato de Moneda, el dato de la celda se verá según la moneda que tengas establecida en tu ordenador (en la Configuración regional). Recuerda que nosotros usaremos las letras u.m. (abreviatura de unidades monetarias) para indicar la moneda.

Por lo tanto, si estás en España, por ejemplo, al poner el

número en formato de moneda lo podrás ver con el símbolo del

euro (€) y con dos decimales. Según el país en el que estés (o,

mejor dicho, según la Configuración regional que tengas en

tu ordenador), aparecerá un símbolo de moneda u otro.

Recuerda que para acceder a la Configuración regional de tu

equipo, puedes utilizar el Panel de control de Windows, a

través del elemento Reloj, idioma y región (o Configuración

regional y de idioma, dependiendo de la versión del sistema

operativo y de la configuración del Panel de control).

Recuerda que

puedes asig-

nar formato

de texto a los

números, para

que Excel los

trate como

texto. Para

esto, puedes

poner un

apóstrofo '

delante del

número o

utilizar el

código de

formato @,

como luego

veremos.



Excel también mostrará el símbolo separador de miles y de

decimales según esté indicado en la Configuración regional.

Además de estos formatos, desde la categoría Especial también puedes utilizar formatos típicos de número, como pueden ser el número de teléfono, el de la seguridad social, etc.

2. FORMATOS PERSONALIZADOS

uando creas un libro, los formatos disponibles son los que hay en la ficha Número. A veces, puede pasar que estos formatos

que tiene Excel no sean suficientes para lo que quieras hacer y querrás crear tu propio formato.

Al crear nuevos formatos, Excel los pone automáticamente dentro de la categoría Personalizada y estarán disponibles en todas las hojas del libro de trabajo.

Al crear un formato, podrás indicar hasta tres formas de números y una última de texto. Cada una de estas secciones del formato personalizado estará separada por un punto y coma ( ; ).

Las distintas opciones del formato las tendrás que poner con el siguiente orden:

Formato para números positivos.

Formato para números negativos.

Formato para ceros.

Formato para texto.

Por ejemplo, el formato que te enseño en la siguiente imagen es un formato personalizado. Observa cómo se utiliza el punto y coma ( ; ) para separar las distintas secciones.

Cada una de las secciones de este formato personalizado se refiere al formato que se utilizará para los números positivos, negativos, ceros y para el texto.

C

Si solo pones

dos secciones,

la primera

sección se

utilizará para

los números

positivos y

para los ceros,

mientras que

la segunda se

utilizará para

los números

negativos; si

solo pones

una sección,

se utilizará

para todos los

números.


4

Si quieres incluir un formato de texto, tienes que ponerlo en la

última posición. Ahí pondrás, entre comillas, el texto que quieras que

aparezca en la celda al escribir un texto en ella. Si incluyes el carácter

@, el texto que escribas en la celda se verá en la posición en la que

hayas puesto dicho carácter.

Si el formato personalizado no tiene un apartado de texto, cuando

escribas texto en la celda no se le aplicará ningún formato.

Para crear un formato personalizado, selecciona la categoría

Personalizada y modifica alguno de los tipos disponibles que ya

aparecen en esta categoría.

La modificación de un formato de los que ya tiene Excel para crear

uno nuevo, no significa que el formato original de partida desaparezca.



Para crear nuevos formatos, ten en cuenta los siguientes aspectos:

Para indicar una cifra en un número, usa el 0 y el signo #. El 0 indica que la cifra o dígito se presentará siempre, mientras que # solo muestra las cifras significativas (es decir, que no muestra los ceros sin valor del número).

El carácter de subrayado ( _ ) crea un espacio del tamaño del ancho de un carácter.

Para indicar el color del formato de la celda, indica el color entre corchetes. Por ejemplo: [Verde].

Para mostrar puntos en el formato, no hay más que añadirlos al formato.

Para impedir que aparezca cualquier tipo de número (positivos, negativos o cero), no añadas nada en la sección correspondiente.

Cuando seleccionas un tipo de formato personalizado, se activa el botón Eliminar, de forma que puedes borrar este formato que has creado.

También es posible introducir formatos personalizados que dependan del valor de la celda. Por ejemplo, podría interesar destacar un resultado negativo con el color rojo y un valor positivo con el color azul.

Para esto tendrás que incluir la condición entre corchetes al inicio del formato. Por ejemplo, el formato:

[Azul][>1000]#.###;[Rojo][<-1000]#.###;#.###

Presentará los valores mayores de 1000 en color azul, los menores de 1000 en color rojo y los demás en negro, que es el color por defecto. Más adelante veremos más cosas y más posibilidades sobre formatos condicionales.

Utiliza la ayuda de Excel para crear formatos personalizados que puedan serte útiles en tus hojas de cálculo. Puedes crear prácticamente cualquier formato de número que se adapte a lo que quieras hacer, como códigos, números de orden, de empleados, cantidades, notas, etc.

Para indicar

los colores,

tenemos las

siguientes

posibilidades:

[Negro],

[Blanco], [Azul],

[Verde], [Rojo],

[Amarillo],

[Magenta] y

[Aguamarina].

El color debe

ser lo primero

que aparezca

en la sección.


6

Estos son los códigos más utilizados a la hora de crear formatos

personalizados:

#: Marca de lugar para dígito. Este símbolo sólo muestra las

cifras significativas del número, no aparecen los dígitos no significativos.

0: Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo

que el anterior, con la única diferencia de que, si el número la

celda tiene menos dígitos que los que indica el formato, se añaden los ceros extras hasta completar el formato.

?: Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los

anteriores, pero, en este caso, se añaden ceros no significativos para que las comas decimales queden alineadas.

coma ( , ): Simboliza la coma decimal.

%: Porcentaje. Excel multiplica el valor por 100 e incluye el

carácter %.

punto ( . ): Separador de miles o millares.

\: Escribe textualmente el carácter que le sigue en el

formato. Para incluir un carácter \, tienes que ponerlo entre comillas dobles.

_: Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.

"texto": Presenta el texto que esté entre comillas.

@: Si escribes un texto en la celda, aparecerá en el lugar

donde esté puesto este símbolo en el formato.

Para introducir formatos de fechas y horas, algunos de los

códigos que tiene Excel son:

m: Los meses como 1 - 12.

mm: Los meses como 01 - 12.

mmm: Los meses como ene - dic.

mmmm: Los meses como enero - diciembre.

d: Los días como 1 - 31.

dd: Los días como 01 - 31.

ddd: Los días como lun - sáb.

dddd: Los días como lunes - sábado.

aa: Los años como 00 - 99.

aaaa: Los años como 1900 - 9999.

h: Las horas como 0 - 23.

hh: Las horas como 00 - 23.

m: Los minutos como 0 - 59.

mm: Los minutos como 00 - 59.

s: Los segundos como 0 - 59.

ss: Los segundos como 00 - 59.



3. ESTILOS DE CELDA

n ocasiones utilizarás un conjunto de características de formato (tipo de fuente, tamaño, color, tramas, etc.) en varios

lugares de la hoja de cálculo.

En estos casos, puede ser útil el tener una forma de aplicar todo este conjunto de formatos de una vez, sin tener que ir indicando cada característica una a una.

Para esto, Excel dispone de los estilos de celda. Un estilo es una combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, el color, la alineación...) que se pueden aplicar de forma conjunta.

Si aplicas un estilo a unas celdas y, luego, cambias alguno de los formatos de este estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado cambiarán para ajustarse a estas nuevas características de formato.

Excel tiene disponibles varios estilos al trabajar con un libro nuevo. Además de estos, puedes crear nuevos estilos o copiar estilos que existan en otros libros.

Para aplicar un estilo a la celda o celdas seleccionadas, utiliza el menú del botón , que está en el grupo de comandos Estilos de la Cinta de opciones.

Observa los distintos estilos predefinidos que te ofrece Excel, en los que se modifica la fuente y el tamaño de la letra, el color del texto o de fondo de la celda, etc. Para aplicar un estilo en la celda o celdas seleccionadas, simplemente tienes que seleccionarlo.

E

Los estilos

están disponi-

bles en todas

las hojas de

cálculo del

mismo libro.


8

La característica de la vista previa activa de los programas de

Office permite ver el efecto que tendría la aplicación de cualquiera de

estos efectos simplemente pasando sobre él.

Al aplicar un estilo a una o varias celdas, cambiaremos, con una

sola acción, el color del texto y del fondo de las celdas, sus bordes, la

fuente y tamaño de la letra, etc., según estén definidas estas

características en el estilo.

Al aplicar un estilo sobre una celda, todos los formatos que

estuvieran aplicados en la celda desaparecerán.

Para crear un estilo, selecciona la celda que tiene los formatos que

formarán el estilo y después dale un determinado nombre al estilo. De

esta forma, después de seleccionar la celda, accede a la opción Nuevo

estilo de celda del botón .

En este cuadro de diálogo puedes ver un resumen de las distintas

características que forman el estilo que estás creando.

Tras indicar el nombre que asignarás al nuevo estilo, si la celda

seleccionada ya tiene el conjunto de formatos que quieres almacenar en

este estilo, simplemente tendrás que aceptar el cuadro para añadirlo a la

lista de estilos.

Si no es así, puedes utilizar el botón Aplicar formato para

establecer todas las características de formato que formarán parte del

estilo. En este caso, se abrirá el cuadro de Formato de celdas, donde

podrás indicar indicar las características del nuevo estilo como si

estuvieras dándole formato a una celda: puedes seleccionar la

alineación, la fuente, los bordes a aplicar, etc.



En el cuadro de creación del nuevo estilo se indican, con unas casillas de verificación, los distintos formatos que formarán parte del estilo. Si quieres que alguna de estas características no quede incluida en el estilo, desactiva la casilla correspondiente.

Si, una vez creado, quieres modificar las características de un estilo, abre la lista de estilos desde el botón , haz clic con el botón derecho sobre dicho estilo y selecciona la opción Modificar.

Para eliminar un estilo, selecciona la opción Eliminar desde este menú contextual del estilo.

Al eliminar un estilo, las celdas sobre las que lo habías aplicado recuperarán el estilo Normal, y no podrás eliminar el estilo Normal.

Un botón que te puede ser útil es Copiar formato , que se encuentra en el grupo de comandos Portapapeles. Este botón permite copiar un determinado formato o estilo de una celda en otra.

Para utilizar este comando, primero tienes que ponerte en la celda donde has aplicado el estilo o el conjunto de formatos que quieres utilizar en otro sitio, y pulsar el botón Copiar formato . A continuación, pulsa en la celda donde quieres aplicar este formato.

4. BUSCAR POR FORMATO

ara finalizar la lección, vamos a ver una utilidad de Excel que te puede servir para encontrar una determinada celda.

Puedes utilizar las opciones de Buscar y Reemplazar para encontrar determinados valores o fórmulas en la hoja de cálculo. Pues bien, la búsqueda también puede basarse en un determinado formato.

Así, podrías buscar las celdas en las que se ha utilizado una determinada fuente de texto, en las que se ha aplicado un borde, etc.

Para esto, elige la opción Buscar (o Reemplazar) del menú del

botón (que está en el grupo de comandos Modificar de la

ficha Inicio de la Cinta de opciones). En el cuadro de diálogo que aparecerá, pulsa en el botón Opciones.

P

La opción

Combinar

estilos del

menú del botón

permite copiar

estilos de un

libro a otro, y

así aprovechar

el trabajo con

los estilos que

ya hiciste en

el otro libro.

Si quieres

copiar un for-

mato en más

de una celda,

pulsa dos

veces en el

botón Copiar

formato .

Entonces

podrás hacer

clic en las

celdas en las

que quieras

aplicar el

formato; para

acabar, pulsa

la tecla .


10

Entonces podrás ver un botón con el nombre Formato. Utilizando este botón, podrás indicar un formato de búsqueda, es decir, indicar que por lo que se buscará será una cierta característica de formato.

Para esto aparecerá un cuadro de diálogo con las mismas fichas y controles que el cuadro de Formato de celdas, desde el que podrás indicar las características del formato a buscar.

Podrás seleccionar un determinado formato de número, buscar las celdas con una determinada fuente, con un cierto borde, de un color concreto, etc.

Para empezar la búsqueda, pulsa en el botón Buscar siguiente del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Excel irá buscando las celdas que tengan el formato especificado y se irá colocando en ellas.

Otra posibilidad que hay a la hora de indicar el formato a buscar es elegirlo a partir de una celda de la hoja de cálculo. Para esto, despliega la lista del botón Formato, pulsando en la flecha que aparece a su derecha , y selecciona la opción Elegir formato de celda.

El cursor se transformará en una especie de cuentagotas , con el que podrás pulsar en la celda que tenga el formato que quieres buscar en el resto de la hoja de cálculo. De esta forma podrás indicar todas las características del formato a buscar en un solo paso.

No necesitas

indicar ningún

valor a buscar

cuando haces

una búsqueda

por formato,

aunque pue-

des combinar

las dos posibi-

lidades (buscar

un determina-

do texto que,

además, tenga

el formato que

hayas indi-

cado).

Temas y formato condicional


1. TRABAJAR CON TEMAS

ara mejorar el aspecto de tus hojas existen características

avanzadas de Excel, que permiten una modificación del

formato de una forma más profesional.

Ya sabemos cómo establecer el formato de las celdas, desde los

controles de la Cinta de opciones, desde el cuadro de Formato de

celdas. Además, también disponemos de los estilos, que puedes aplicar

a través del botón .

Aparte de estas posibilidades, Excel y otros programas de Office

disponen de los temas, que son un conjunto de colores, fuentes y

efectos, que se pueden aplicar a un libro para cambiar su diseño general.

En el grupo de comandos Temas (que está

en la ficha Diseño de página de la Cinta de

opciones.) se encuentran varios botones que

muestran listas desplegables, desde las cuales

podemos aplicar temas y trabajar con ellos.

En la lista que se muestra al pulsar el botón puedes ver los

temas disponibles en Excel.

Si quieres aplicar

alguno de ellos, simple-

mente debes seleccio-

narlo. El cambio de tema

afectará a todas las hojas

del libro, afectando al

formato de las celdas de

todas sus hojas.

En cada una de las

opciones correspondientes

a los temas puedes ver

una pequeña previsuali-

zación o muestra de sus

colores y fuentes, para

que te hagas una idea del

aspecto que podrían tener

las celdas.

P


2

De esta forma puedes cambiar el aspecto general de las hojas del libro, simplemente cambiando el tema.

Los estilos del libro se adaptarán al tema, por lo que, si has aplicado algún estilo a alguna celda, cambiará el formato de la celda para ajustarse al estilo.

Los cuadros de selección de color están divididos en varias partes: en la sección Colores del tema puedes seleccionar alguno de los colores que están definidos en el tema actual, pero también seleccionar alguno de los Colores estándar o elegir Más colores para seleccionar exactamente el color que quieras.

Si has utilizado algún color del tema (para la fuente de una celda, su relleno, las líneas del borde o cualquiera de los otros elementos de las hojas), al cambiar el tema este color cambiará, para adaptarse a los colores definidos en el nuevo tema. Por el contrario, si has utilizado un color estándar u otro color, este color no se verá modificado al cambiar el tema, sino que seguirá igual.

Lo mismo ocurre con las fuentes: si has utilizado alguna de las fuentes del tema en una celda, cambiará al cambiar el tema, mientras que, si has usado alguna de las otras fuentes disponibles, seguirá igual al cambiar el tema.

Estos elementos (los colores del tema y las fuentes del tema) se pueden ver y modificar desde los otros controles del grupo de comandos Temas.

Aunque selecciones un determinado tema, puedes cambiar los colores del mismo eligiendo otra combinación desde la lista del botón

. De esta forma, si seleccionas otra combinación de colores, cambiarán únicamente los colores de las celdas de las hojas del libro, permaneciendo las fuentes igual, sin modificar.

Desde el

menú del

botón ,

aparte de los

temas prede-

terminados,

también dis-

pones de temas

proporcionados

por el sitio web

Office.com.

Además, desde

este menú tam-

bién puedes

buscar más

temas en tu

disco duro o

en una ubica-

ción de red.



De la misma forma que con los colores, podrías seleccionar una combinación de fuentes desde el botón para cambiar el aspecto del libro. En este caso, los colores no se verían modificados.

Si accedes a la opción Crear nuevos colores del tema desde el menú del botón , podrás ver los colores del tema. La combinación de colores de un tema está compuesta de cuatro colores de texto y de fondo, de seis colores de énfasis y de dos colores de hipervínculo.

En el apartado

de Muestra

puedes ver

el aspecto

general al ir

cambiando los

colores. Por

otro lado, el

botón Resta-

blecer permite

recuperar los

colores origi-

nales de la

combinación

de colores.


4

Desde este cuadro puedes cambiar los colores del tema, creando un nuevo conjunto de colores con el nombre que indiques en el campo Nombre.

De manera similar, desde la opción Crear nuevas fuentes del tema del menú del botón puedes cambiar las fuentes del tema, creando una nueva combinación de fuentes. En este caso, disponemos de una fuente para el cuerpo y otra fuente para los encabezados o títulos.

El último botón del grupo de comandos Temas es . Los efectos se aplican a las formas, líneas y rellenos. No puedes crear tu propio conjunto de efectos, pero puedes elegir el que quieres utilizar, si no te gusta el que se aplica en el tema seleccionado.

Si, después de crear una combinación de colores y de fuentes y de seleccionar unos efectos, quieres guardar todos estos formatos como un tema, puedes hacerlo a través de la opción Guardar tema actual del

menú del botón .

Excel te pedirá un nombre de archivo para el tema, y lo guardará en la carpeta de temas de Office. A partir de ese momento, este tema

aparecerá disponible en el menú para que lo puedas aplicar en

los documentos que quieras.

Los temas se

comparten

entre los

programas de

Office, para

que puedas

utilizarlos en

cualquiera de

ellos y puedas

crear documen-

tos que tengan

el mismo as-

pecto uniforme.



2. APLICAR FORMATOS CONDICIONALES

unque con un formato personalizado puedes asignar el color de la fuente de una celda dependiendo del valor que tiene, hay

una manera más adecuada y más potente de hacer esto.

El formato condicional sirve para aplicar unos determinados formatos (color de la fuente o de relleno, estilos, bordes, etc.), según la condición que indiquemos.

Lo primero que tenemos que hacer es seleccionar la celda o celdas sobre las que vamos a trabajar. A continuación, utiliza las distintas opciones del menú del botón , que está en el grupo de comandos Estilos, en la ficha Inicio de la Cinta de opciones, para asignar formatos condicionales, modificarlos o eliminarlos.

Los dos primeros submenús sirven para resaltar las celdas que cumplan las condiciones que se indican: las que sean mayores, menores o iguales a un determinado valor, las que tengan valores únicos o valores duplicados, los valores más altos o más bajos, etc.

Las opciones del submenú Resaltar reglas de celdas se basan en el valor de la celda y, en función de si se cumple o no la condición, cambian el formato de la celda.

Al seleccionar cualquiera de estas opciones, se mostrará un cuadro en el que introduciremos el valor o valores a utilizar en la comparación y el formato que se aplicará a las celdas que cumplan esta condición.

A

Incluso puedes

obtener el va-

lor a comparar

desde una

celda del libro,

escribiendo la

referencia a la

celda (como si

fuera una fór-

mula, es decir,

con el formato

=ColumnaFila)

o pulsando

el botón

Minimizar

diálogo y

haciendo clic

en dicha celda.


6

En los datos de la hoja puedes ver que el efecto que obtendrías si aceptaras el cuadro con los parámetros que tengas en ese momento. Si pulsas el botón Cancelar, se cancelará este comando y no se aplicará el comando de formato condicional en las celdas de la tabla.

Desde la lista del cuadro de diálogo que aparece al seleccionar un formato condicional se indica el formato a aplicar a las celdas que cumplan la condición. Puedes utilizar alguno de los formatos predefinidos que proporciona el programa o indicar tú mismo el formato con la opción Formato personalizado. De esta forma se abrirá el cuadro de Formato de celdas que ya conoces, por lo que no tendrás problemas en establecer el formato adecuado desde sus distintas fichas y controles.

Las opciones del submenú Reglas superiores e inferiores permiten cambiar el formato de los valores más altos o más bajos: por ejemplo, podrías cambiar el formato de los 6 valores más altos o más bajos, de los 25% más altos o más bajos o de los que estén por encima o por debajo de la media.

Las opciones de formato condicional del submenú Barras de datos muestran barras en las celdas, donde la longitud de cada barra representa el valor de la celda en relación a las otras. Una barra corta indica que el valor de la celda es bajo en relación a los valores de las otras celdas, mientras que una barra larga indica un valor alto.

El tipo de formato condicional Conjuntos de iconos muestra un icono en la celda, que sirve para clasificar el valor de la misma (por ejemplo, valores altos, medios y bajos). Puedes clasificar los valores de tres a cinco categorías, además de elegir distintos tipos de iconos.

El submenú

Escalas de

color muestra

una gradación

de colores en

las celdas,

donde el tono

de color

representa los

valores (por

ejemplo, los

valores supe-

riores con un

color más verde

y los valores

inferiores con

un color más

rojo).



El formato condicional con los conjuntos de iconos se basa en la distribución proporcional de los valores de las celdas (por ejemplo, si el valor está por encima del 80% se muestra un icono, si está entre el 80% y el 60% se muestra otro, y así sucesivamente).

Por ejemplo, en la siguiente hoja hemos utilizado formatos condicionales, para poder analizar y entender los datos de una forma más rápida y clara:

En las celdas B4..E10 hemos establecido un formato condicional del tipo Barras de datos, que nos permite ver de un vistazo las mayores y menores cantidades de ventas de los distintos trimestres para los vendedores.

Por otra parte, en las celdas F4..F10 tenemos dos formatos condicionales del tipo Resaltar reglas de celdas. Uno pone el fondo de la celda en color rojo claro y el texto en rojo oscuro y en cursiva, si el valor de la celda es menor que 5, mientras que, si el valor de la celda es mayor que 7, el fondo de la celda se pone en color verde claro. De esta forma podemos ver qué vendedores han vendido más y cuáles no.

3. FORMATO CONDICIONAL AVANZADO

parte de estas opciones de formato condicional, también puedes crear formatos condicionales avanzados, en los que

puedes especificar las condiciones de una manera más personalizada que con las opciones predefinidas.

Desde la opción Nueva regla del menú de crearás una regla de formato condicional manualmente, mientras que desde el submenú Borrar reglas puedes borrar las reglas de las celdas seleccionadas o de toda la hoja.

A

La opción

Administrar

reglas del

menú del botón

abre un cuadro

de diálogo en

el que puedes

ver las reglas

de formato

condicional

existentes en

las celdas

seleccionadas

o en cualquier

hoja del libro.

Desde este

cuadro tam-

bién puedes

añadir nuevas

reglas, así co-

mo modificar

o eliminar las

ya existentes.


8

Al seleccionar la opción Nueva regla, en la parte superior del cuadro de diálogo que aparecerá seleccionaremos el tipo de regla de formato condicional que queremos aplicar, mientras que en la parte inferior configuraremos dicha regla.

Los parámetros de configuración de la regla cambian según el tipo de regla. Por ejemplo, en este caso podemos indicar si aparecerán barras de color en las celdas según su valor, barras de datos con longitud mayor o menor o iconos.

En los campos Tipo podemos indicar los valores que se utilizarán para las barras o los iconos: el valor más alto y más bajo de las celdas, según un porcentaje o un percentil, según el resultado de una fórmula o indicar el valor exacto.

En la regla

Utilice una

fórmula que

determine las

celdas para

aplicar forma-

to la condición

se basa en la

fórmulas que

introduzcas;

debes empezar

la fórmula con

un signo = y

debe dar como

resultado un

valor lógico,

es decir,

VERDADERO

o FALSO.



El tipo de regla Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o superior permite cambiar el formato a las celdas con los valores mayores o menores. En este caso, puedes indicar el número de celdas a tener en cuenta o indicar un porcentaje superior o inferior del rango de valores.

En cuanto a la regla Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan, desde la primera lista del apartado de configuración de la regla puedes indicar si para la condición de la regla se compararán valores con la celda, un texto o una fecha, o se cambiará el formato de las celdas en blanco, sin espacios en blanco, con valores de error o sin errores.

En la segunda lista indicaremos cuál es el criterio que seguiremos para comparar el valor que tenga la celda.

En los campos de la condición de algunas de las reglas también puedes utilizar el botón de Minimizar diálogo , de forma que podrías indicar cómodamente una referencia de celdas, en lugar de un valor constante (como el que hemos escrito ahora).

Tras indicar los parámetros de la regla, desde el botón Formato puedes indicar el formato que se aplicará a la celda cuando se cumpla la condición que hemos puesto.

Por otro lado, al seleccionar la opción Administrar reglas del botón , podrás seleccionar una regla y pulsar los botones Editar regla o Eliminar regla para modificarla o eliminarla de la lista de reglas de formato.

El botón Nueva regla permite añadir nuevas condiciones, de la misma forma que con la opción Nueva regla del menú de

.

La lista

superior del

cuadro del

Administrador

de reglas per-

mite seleccio-

nar si quieres

ver las reglas

de la selección

de celdas

actual, todas

las reglas

existentes en

la hoja actual

del libro o

seleccionar

otra hoja para

ver las reglas

que hay en

ella.


10

Puedes aplicar las reglas de formato de condicional que quieras. Estas reglas se evalúan por orden de prioridad según aparezcan en este cuadro: primero se evalúan las reglas que están en la parte de arriba, y luego las reglas de abajo.

El formato condicional puede ayudar a analizar los datos visualmente, a encontrar valores y a identificar modelos o tendencias.

4. INSERTAR DIBUJOS E IMÁGENES

on lo que ya sabes hasta ahora ya puedes crear hojas de cálculo y darles formato, haciendo que se vean de una forma agradable.

Vamos a ver cómo podemos mejorar todavía más la presentación de tus hojas: añadiendo objetos de dibujo (como rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas), imágenes, objetos WordArt, etc.

Desde los distintos botones de la ficha Insertar de la Cinta de opciones podemos insertar en la hoja distintos tipos de objetos, imágenes, cuadros de texto, objetos WordArt, gráficos, hipervínculos, etc.

Desde el menú del botón puedes dibujar líneas, flechas, rectángulos, elipses y otras formas más complejas.

Tras crear un dibujo, pulsando y arrastrando los pequeños controles blancos que se muestran alrededor de estos dibujos podrás cambiar su tamaño, mientras que el circulito verde que hay sobre ellos permite girar los dibujos.

C

Puedes

cambiar el

orden de

prioridad de

las reglas

utilizando

los botones

Subir y

Bajar del

cuadro de

diálogo.



Para mover los dibujos, pulsa sobre ellos y arrástralos hasta la posición que quieras.

Al seleccionar un objeto de dibujo, aparece la ficha contextual Formato en la Cinta de opciones, que dispone de todas las herramientas que permiten trabajar con este tipo de objetos: colores, tipos de línea, girar, etc.

Con el botón se abrirá una lista, desde la que puedes seleccionar un color de relleno, utilizar un degradado de colores, una textura o una imagen como relleno.

Además, si seleccionas la opción Más colores de relleno puedes indicar, además del color, la transparencia que tendrá este relleno.

El botón establece el color, ancho y estilo de la línea de la forma, mientras que aplica efectos, como sombras, resplandor, un reflejo o efectos tridimensionales.

Desde el grupo

de comandos

Insertar formas

puedes añadir

más objetos

de dibujo o

cuadros de

texto, así como

cambiar la

forma selec-

cionada a otra

distinta o con-

vertirla a una

forma libre

para modifi-

carla de la

manera que

quieras.

También pue-

des modificar

el formato de

los objetos de

dibujo desde

el cuadro

de diálogo

Formato de

forma, al que

puedes acceder

desde el menú

contextual del

objeto.


12

Para insertar una imagen en la hoja de cálculo, desde la ficha

Insertar de la Cinta de opciones utiliza el botón o ,

para añadir alguna de las imágenes que proporciona Office.

Al insertar o seleccionar una imagen que hayas insertado, puedes ver la ficha contextual Formato, que en este caso tiene varios controle para hacer distintas operaciones con la imagen.

Entre otras posibilidades, puedes cambiar el brillo, contraste o la nitidez de la imagen desde el botón o aplicar efectos de color desde , por ejemplo, aumentar o disminuir la saturación de color, cambiar el tono de color o colorearla con algún color en concreto.

Desde el botón puedes aplicar distintos efectos para que la imagen parezca una pintura o un dibujo hecho a mano, entre otros efectos.

El botón Restablecer imagen deshace todos los cambios de formato aplicados en la imagen, de forma que se queda tal como estaba inicialmente, al insertarla.

El botón permite recortar la imagen, haciendo que no se

vean partes de dicha imagen. Desde el menú de dicho botón incluso puedes recortar la imagen de forma que se ajuste a una determinada forma.

Además de poder añadir dibujos e imágenes, en Excel también puedes insertar objetos WordArt (que son textos decorativos con efectos vistosos), gráficos SmartArt (que representan visualmente cierta información o concepto) o gráficos a partir de los datos que tengas en la hoja de cálculo.

Recuerda

que también

puedes utilizar

los botones de

Iniciador de

cuadro de

diálogo

para acceder

a distintos

cuadros de

diálogo, donde

ver y modificar

todas las

propiedades

de la imagen.

Más sobre la edición de hojas


1. PEGADO ESPECIAL

n esta lección vamos a ver más utilidades y opciones sobre la

edición de hojas de cálculo de Excel que te pueden ayudar en

tu trabajo.

Ya sabes cómo cortar o copiar y pegar datos de Excel: utiliza los

botones de Cortar , Copiar y Pegar de la ficha Inicio de

la Cinta de opciones (o las combinaciones de teclas equivalentes) o

pulsa y arrastra con el ratón.

Aparte de estas posibilidades estándar, Excel dispone de varias

opciones de Pegado especial, lo que nos permitirá hacer procesos de

pegado más complejos.

Para esto, tras hacer una operación de copia, pulsa en la flecha

del botón y selecciona la opción Pegado especial. En el cuadro

de diálogo que aparecerá podemos indicar qué parte de los atributos de

la celda queremos pegar en la nueva posición.

Entre las distintas opciones de pegado están:

Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición.

Esto significa pegar su contenido, su formato, sus comentarios, etc.

Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que están

escritas en la barra de fórmulas.

E


2

Valores: solo pega los valores como se muestran en las celdas.

Formatos: pega solo el formato de la celda copiada en la celda o celdas destino, de forma que, a partir de ese momento, aunque parezca que estén vacías, tendrán asociado un formato.

El resto de opciones de pegado son:

Comentarios: solo se copian las notas o comentarios de las

celdas.

Validación: se copian las reglas de validación de entrada de datos.

Todo utilizando el tema de origen: pega el contenido de

la celda en el formato del tema de documento tienen los

datos copiados.

Todo excepto bordes: pega los valores y los formatos,

pero no los bordes de las celdas copiadas.

Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna

al valor del ancho que tiene la celda que has copiado.

Formatos de números y fórmulas: pega las fórmulas y

todas las opciones de formato de números de las celdas que

has copiado.

Formatos de números y valores: pega los valores y todas

las opciones de formato de números de las celdas que has copiado.

Este comando permite separar las partes de los datos copiados a la hora de pegar en el destino. Además, en el apartado de Operación hay una serie de operaciones matemáticas que puedes seleccionar, para combinar los datos del área que has copiado con los del área en la que vas a pegar.

Se puede Sumar, Restar, Multiplicar y Dividir o no seleccionar ninguna de las operaciones. Por defecto no se hace ninguna operación.

La casilla de Saltar blancos del cuadro del Pegado especial la tendrás que activar cuando haya celdas en blanco en el área que hayas copiado y no quieras escribir encima de las celdas del área de pegado. Si quieres trasponer una selección de celdas, es decir, cambiar filas por columnas, activa la casilla de verificación Transponer.

Desde los distintos botones o iconos del menú del botón

puedes elegir opciones específicas que se utilizarán al pegar, como si quieres pegar solo los valores de las celdas , los formatos de las

celdas o las fórmulas .

El Pegado

especial solo

estará dispo-

nible cuando

hayas utilizado

el comando

Copiar, no

cuando hayas

utilizado

Cortar.



Las celdas en las que pegues datos no cambian su anchura, sino que se mantienen con la que tenían antes de pegar. Si quieres que al pegar también se copie el ancho de la celda origen a la celda destino, puedes seleccionar la opción Mantener ancho de columnas de origen .

La opción Pegar vínculo (o el botón equivalente Pegar vínculos del cuadro de diálogo Pegado especial) pega los datos y establece un vínculo con el origen de los datos. O sea, que si los datos del origen (de las celdas copiadas) cambian, los datos pegados también cambiarán.

Desde el icono de Opciones de pegado también tienes acceso a estas opciones específicas de pegado, que puedes seleccionar tras realizar la operación de pegado.

Con la opción Copiar como imagen del menú del botón Copiar puedes copiar lo que tengas seleccionado como una imagen, para luego pegar dicha imagen donde quieras.

Recuerda que también puedes usar el botón Copiar formato , que permite copiar el formato de una celda a otra u otras de una forma rápida y sencilla.

2. ORGANIZAR CON PANELES

i has creado una hoja de cálculo grande, puede ser que, en algún momento, quieras ver dos o más partes al mismo tiempo. Para

hacer esto, Excel permite dividir la ventana en dos o cuatro paneles.

Recuerda que otra posibilidad disponible es la creación de nuevas

ventanas con el mismo libro, que puedes ejecutar desde el botón

de la ficha Vista de la Cinta de opciones.

Sin embargo, con la división en paneles no puedes acceder a

cada panel a través de la barra de tareas de Windows, cosa que

sí puedes hacer al abrir nuevas ventanas con el mismo libro, y

tampoco puedes minimizar una ventana del libro.

Al dividir una hoja en paneles, cualquier cambio que hagas en un panel se hace también en los otros, ya que estás trabajando en la misma hoja de cálculo.

S

La opción

Imagen

permite pegar

los datos copia-

dos como una

imagen está-

tica, mientras

que en el caso

de Imagen

vinculada

se trata de

una imagen

especial vincu-

lada a los datos

de origen, por

lo que, si

cambias estos

datos, también

cambiará la

imagen.


4

Para dividir la hoja en paneles, arrastra el cuadro de división que

aparece en la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o

el de la parte derecha de la barra de desplazamiento horizontal .

Si creamos una división horizontal en la ventana (utilizando el

cuadro de división de la barra de desplazamiento vertical ), cada

sección tendrá su propia barra de desplazamiento vertical, pero la

misma barra de desplazamiento horizontal.

Si la división es vertical, pasará lo contrario: habrá una sección a la

izquierda y una a la derecha, cada sección tendrá su propia barra de

desplazamiento horizontal y las dos tendrán la misma barra de

desplazamiento vertical.

Al crear divisiones, puedes desplazarte dentro de un panel,

mientras que el otro panel permanece en la misma posición, sin

moverse.

Estas divisiones son útiles si queremos dejar fija una sección y

desplazarnos por otra. Esto te puede servir para recorrer las celdas de

datos de una hoja dejando fijas las celdas de títulos, o para copiar y

pegar datos en una hoja con un gran tamaño.

Para quitar la división, haz doble clic en cualquier punto de la barra

de división que divide los paneles.

Por otro lado, también puedes inmovilizar paneles, de forma que

tendremos filas y columnas que permanecen fijas o bloqueadas al

desplazarte por la hoja de cálculo.



En este caso, lo primero que tenemos que hacer es seleccionar una fila, columna o celda, según como queramos inmovilizar la hoja:

Para dividir horizontalmente y bloquear filas, debes seleccionar la fila situada debajo del punto en el que quieres incluir la división.

De manera similar, para dividir verticalmente, selecciona la columna de la derecha del punto donde debe aparecer esta división.

Para bloquear filas y columnas y dividir la hoja en cuatro paneles, selecciona la celda situada por debajo y a la derecha del punto donde quieres que aparezca la división.

Recuerda que para seleccionar una fila o una columna tienes que pulsar sobre el título de fila o de la columna.

Después de seleccionar la fila, columna o celda adecuada, accede a la opción Inmovilizar paneles desde el botón del grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones, para dividir la hoja en paneles, bloqueando las filas o columnas correspondientes.

Las otras opciones del menú de este botón crean paneles bloqueando la primera fila o la primera columna de la hoja.

De forma parecida a las divisiones, la inmovilización de paneles es útil si quieres separar unos datos de otros en la misma hoja de cálculo, lo que es de gran ayuda en hojas con listas muy extensas.

Por ejemplo, en la imagen de la página siguiente hemos inmovilizado los títulos o encabezados de la tabla de datos (hemos seleccionado la fila 5 y hemos ejecutado el comando Inmovilizar paneles). De esta forma, podemos ver siempre los títulos al desplazarnos hacia abajo por la lista, lo que nos puede ayudar a la hora de trabajar con los datos.

Al inmovilizar paneles, en el menú del botón la opción Inmovilizar paneles cambia a Movilizar paneles para que puedas desbloquear las filas o las columnas inmovilizadas.

Con el

comando de

Inmovilizar

paneles siem-

pre se fija la

sección superior

o la izquierda,

dependiendo

de si has

seleccionado

una fila o una

columna. Si

tienes selec-

cionada una

celda, se inmo-

viliza la sección

superior

izquierda.


6

3. OCULTAR FILAS, COLUMNAS Y HOJAS

tra posibilidad de edición de las hojas es el ocultar determinadas filas o columnas.

Esto te puede servir para que no te molesten unas celdas mientras estás trabajando con otras. Una vez ya hayas acabado la edición, puedes volver a mostrar las filas o columnas ocultas.

Lo primero es seleccionar las filas o columnas que queremos ocultar. Puedes seleccionar una sola fila o columna, así como varias filas o columnas, que pueden estar seguidas o no.

A continuación, pulsa el botón (que está en el grupo de comandos Celdas de la ficha Inicio de la Cinta de opciones) y despliega el submenú Ocultar y mostrar.

O

Si te colocas

en una celda,

podrás ocultar

la fila o colum-

na en la que

se encuentra,

mientras que,

si seleccionas

varias celdas,

podrás ocultar

todas las filas

o columnas

que abarque

dicha selec-

ción.



Desde las opciones de este submenú puedes ocultar las filas o las columnas seleccionadas. También puedes utilizar este submenú para volver a mostrar las filas o columnas ocultas.

Con una selección que incluya algunas celdas ocultas y despues copiamos o cortamos, Excel también copiará o cortará las celdas ocultas.

Si quieres que no se incluyan determinadas celdas al copiar o cortar, es posible que sea necesario mostrar las celdas ocultas para poder indicar claramente las celdas adecuadas.

Puedes copiar únicamente las celdas visibles, sin necesidad de

mostrar las celdas ocultas para seleccionar las adecuadas. Para

esto, sigue los siguientes pasos:

Primero selecciona el rango de celdas que tiene las celdas

que quieres copiar, aunque este rango de celdas contenga

celdas ocultas.

En el menú del botón (en la ficha Inicio de la

Cinta de opciones), selecciona la opción Ir a Especial (o

selecciona la opción Ir a y pulsa el botón Especial en el cuadro de diálogo que aparece).

En el siguiente cuadro de diálogo (Ir a Especial), selecciona la opción Sólo celdas visibles y acepta.

De esta forma se seleccionarán únicamente las celdas visibles

que estén dentro del rango de celdas que tienes seleccionado. A

continuación, podrías mover las celdas, cortarlas, copiarlas y

pegarlas en otro sitio.

Realmente, lo que hacemos al ocultar filas o columnas es establecer su alto o ancho, respectivamente, al valor 0. Por lo tanto, también puedes ocultar una fila o columna cambiando el tamaño de la misma.

Para volver a mostrar las filas o las columnas ocultas, primero realiza una selección de celdas, que incluya una fila por encima y una por debajo de las filas ocultas, o una columna por la izquierda y una por la derecha de las columnas ocultas.

A continuación, selecciona la opción Mostrar filas o Mostrar columnas en el submenú Ocultar y mostrar del botón . Otra posibilidad es utilizar la opción Alto de fila o Ancho de columna en este mismo botón e introducir un valor en el cuadro de diálogo.

La opción Ocultar hoja del botón oculta la hoja u hojas seleccionadas, con lo que ya no se verán en la lista de hojas de la parte inferior izquierda de la ventana. Para mostrar las hojas ocultas, utiliza la opción Mostrar hoja.

Otra forma de

ocultar una

fila o una

columna es a

través del

menú contex-

tual que apa-

rece al pulsar

con el botón

derecho del

ratón sobre el

título de fila o

de columna,

eligiendo la

opción Ocultar.


8

4. COMPARAR LIBROS

urante el trabajo con tus libros también te puede ser útil el comando Ver en paralelo , que te permite ver de una

forma rápida las diferencias que pueden haber entre dos libros de Excel.

Con este comando te podrás desplazar por los dos libros a la vez y buscar las diferencias entre ellos.

Lo primero que tenemos que hacer es abrir los dos libros que queremos comparar. Para comparar libros se utilizan los botones Ver en paralelo , Desplazamiento sincrónico y Restablecer posición de la ventana , que se encuentran en el grupo de comandos Ventana de la ficha Vista de la Cinta de opciones. Para iniciar esta comparación, pulsa el botón Ver en paralelo .

Entonces podrás ver las ventanas de los dos libros a la vez. Si está activo el botón Desplazamiento sincrónico , te podrás desplazar por los dos libros al mismo tiempo: al mover uno, también se moverá el otro.

De esta forma podríamos ir viendo las ventanas de los dos libros a la vez, para buscar las posibles diferencias que existan entre ellos.

El botón Restablecer posición de la ventana te permite volver a poner las ventanas de los libros que estás comparando en sus posiciones iniciales, por si has movido alguna y quieres volver a tenerlas como estaban al principio.

Para cerrar la comparación de los libros en paralelo, pulsa el botón Ver en paralelo para desactivarlo.

D

Si tienes más

de dos libros

abiertos, al

pulsar el

botón Ver en

paralelo

para activar

esta opción,

tendrás que

elegir el libro

con el que

compararás el

libro actual.

Crear gráficos


1. INTRODUCCIÓN

n Excel podemos incluir dibujos e imágenes en las hojas de

cálculo, para mejorar su presentación y su diseño. Además,

también tenemos la posibilidad de incluir elementos gráficos en las

hojas de cálculo para ver de otra forma los valores que hay en una tabla

de datos.

El añadir este tipo de elementos gráficos no es simplemente para

mejorar la presentación de la hoja. Muchas veces es mucho más sencillo

entender e interpretar un gráfico que estudiar una tabla con montones y

montones de cifras.

Un gráfico en Excel representa de una forma visual los datos de

una hoja de cálculo.

E

Crear gráficos

2

Los gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (normalmente llamada hoja de gráfico); en este segundo caso, esta hoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre, puedes copiarla o eliminarla, etc.).

Los datos que se utilizan al crear un gráfico se vinculan automáticamente a la hoja de cálculo, de forma que cualquier cambio que hagas en los datos de la hoja se verá también reflejado en el gráfico.

Cuando vayamos a crear un gráfico, lo primero es seleccionar los datos que se mostrarán en el gráfico.

En el gráfico se representa el valor que hay en las celdas de la hoja de cálculo, de forma que puedes analizar de una forma rápida y sencilla los datos, compararlos entre ellos, ver las posibles tendencias, etc.

Los datos de cada una de las celdas se llaman puntos de datos,

y aparecen en los gráficos en forma de líneas, columnas, etc.

(dependiendo del tipo de gráfico de que se trate). Estos puntos

de datos se agrupan en series de datos, y se distinguen entre sí

por sus colores o diseños.

2. CREACIÓN DEL GRÁFICO

n gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto, una imagen o cualquier otro

elemento gráfico. Por lo tanto, podrás cambiar su tamaño, la posición donde está en la hoja, etc., seleccionándolo y arrastrando con el ratón.

Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieres ver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tabla de origen, otros datos, otros gráficos u otros objetos).

Antes de crear el gráfico, tenemos que seleccionar los datos a partir de los que se creará dicho gráfico. Tienes que incluir en la selección los rótulos o títulos de las distintas series de datos de la tabla, si quieres que se muestren en el gráfico. Si no incluyes los títulos, posteriormente podrás añadirlos, si lo deseas.

U

También se

usan los gráfi-

cos incrustados

cuando quie-

res mostrar

más de un

gráfico en la

misma hoja

de cálculo.

Lo normal es

seleccionar

rangos rectan-

gulares de

celdas, pero

también pue-

des seleccionar

celdas no adya-

centes, que no

estén seguidas

(recuerda que,

para esto,

puedes utilizar

la tecla ).

Crear gráficos


En el grupo de comandos Gráficos de la ficha Insertar de la Cinta de opciones están los tipos de gráficos que tiene Excel. Al pulsar en uno de los botones de un tipo, se abrirá un menú con los subtipos de gráficos, para que selecciones el que quieras utilizar.

Como ves, podemos crear gráficos de columnas, de líneas, circulares y otros tipos (radiales, de anillo, de burbuja...).

Además, muchas veces habrá subtipos en dos dimensiones y subtipos tridimensionales. Selecciona el que más te interese para cada ocasión.

Aunque el tipo pueda ser el detalle más importante del gráfico, no te preocupes si después no te gusta el que has elegido, ya que podrás cambiarlo fácilmente.

Al seleccionar el tipo que queramos, se creará directamente el gráfico en la hoja. A continuación podremos modificarlo de la forma que queramos, añadirle o eliminarle elementos, cambiar su formato, etc., para personalizarlo completamente.

Al seleccionar un gráfico, aparecen en la Cinta de opciones tres fichas: Diseño, Presentación y Formato. Estas herramientas contextuales de gráficos permiten trabajar con el gráfico seleccionado y todos sus elementos.

Con la opción

Todos los ti-

pos de gráfico

(o pulsando el

Iniciador de

cuadro de

diálogo

de este grupo

de comandos

Gráficos) se

abrirá un cua-

dro de diálogo

con todos los

tipos de gráfi-

co disponibles,

para que pue-

das seleccionar

el tipo desde

allí.

Crear gráficos

4

Desde la ficha Diseño puedes seleccionar distintas opciones de

diseño y formato del gráfico, así como cambiar el tipo de gráfico, su

ubicación o los datos que está mostrando. La ficha Presentación se

utiliza para mostrar, ocultar o cambiar la posición de los elementos del

gráfico, mientras que desde Formato podemos cambiar el formato de

los distintos elementos (colores, estilos de línea, efectos especiales...).

Supongamos que no nos gusta cómo se muestra el gráfico con el

tipo seleccionado o que quieres ver cómo quedaría con otro tipo. Pues

bien, puedes cambiar su tipo desde el botón .

En el cuadro que aparece puedes seleccionar el tipo y subtipo de

gráfico que quieres utilizar en el gráfico.

Puedes situar un gráfico en cualquier lugar de la hoja, así como

cambiar su tamaño y otras características.

Al seleccionar un gráfico, Excel resalta en la hoja de cálculo cuál

es el rango que está siendo representado en el mismo. Además, también

se señalan las celdas que se utilizan en otros elementos del gráfico,

como las que actúan de rótulos de las series de datos y las que

representan a las distintas categorías de valores.

Crear gráficos


Con el botón puedes cambiar los datos de los ejes del

gráfico: los datos que se han colocado en el eje vertical se mueven al eje horizontal y viceversa.

De la misma forma que cualquier otro objeto de Excel, también puedes eliminar un gráfico. Primero selecciónalo y luego pulsa la tecla .

Ten en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de los elementos del gráfico (leyenda, títulos, área de trazado...), se selecciona este elemento y no el gráfico mismo: debes hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo. Luego veremos más detenidamente los distintos elementos de un gráfico.

3. CAMBIAR EL ASPECTO

l tipo de gráfico es la característica que más puede influir en el aspecto general del gráfico, aunque también podemos realizar

otros cambios en el mismo que pueden cambiar radicalmente su diseño.

Excel proporciona varios diseños y estilos predefinidos (desde los grupos de comandos Diseños de gráfico y Estilos de diseño de la ficha Diseño de la Cinta de opciones), de manera que puedes aplicarlos para cambiar rápidamente el gráfico, en lugar de ir añadiendo o cambiando cada uno de los elementos del gráfico manualmente.

Hay diseños con título del gráfico, con leyenda, con títulos en los ejes, etc.

Para cambiar el título del gráfico o los títulos que puedas añadir al eje vertical y al horizontal, pulsa en dicho título para seleccionarlo y, a continuación, haz clic otra vez para que aparezca el cursor de texto.

En cuanto a los estilos de diseño del gráfico, de manera similar a los estilos de la hoja de cálculo, son combinaciones de colores y formatos que se aplican de forma conjunta al gráfico, cambiando su aspecto general.

E

El eje vertical

del gráfico

también se

llama eje Y o

valor, mientras

que el eje

horizontal

también se

llama eje Y o

categoría.

Según lo que

te interese

comprobar en

los datos de la

hoja, será más

conveniente

poner los datos

representados

de una forma

u otra. Ten en

cuenta que,

a veces, la

información

que tengas en

la hoja de

cálculo solo

tendrá sentido

de una deter-

minada forma.

Crear gráficos

6

Aunque hayas aplicado un diseño o un estilo determinado al gráfico, siempre puedes personalizarlo, añadiendo o eliminando los elementos que quieras o cambiando el formato de los ya existentes.

Otra característica que podemos establecer es la ubicación del gráfico, es decir, dónde estará situado. Podemos incrustarlo como un objeto más de la hoja de cálculo o en otra hoja aparte, en cuyo caso estará situado en una hoja de cálculo independiente que solo tendrá el gráfico, llamada hoja de gráfico.

Tras seleccionar el gráfico o seleccionar la hoja de gráfico en la

que se encuentra el gráfico, el comando permite transformar un

gráfico incrustado en una hoja de gráfico o al revés.

Al poner un gráfico en una hoja de gráfico, Excel crea esta hoja situándola delante de la hoja de cálculo donde están los datos que se representan en el gráfico.

Tras seleccionar unos datos en una hoja de cálculo, puedes utilizar la tecla para crear directamente un gráfico basado en el tipo predeterminado en una hoja de gráfico con estos datos (la combinación de teclas + crea directamente un gráfico incrustado).

Normalmente

pondrás un

gráfico en una

hoja de gráfico

cuando quieras

ver un gráfico

separado de

los datos de la

hoja de cálculo

en los que se

basa. También

puede ser útil

si quieres ver

o cambiar

gráficos de

gran tamaño o

muy complejos,

porque así po-

drás trabajar

mejor con ellos.

Crear gráficos


4. ELEMENTOS DEL GRÁFICO

amos a centrarnos ahora en los elementos que podemos mostrar en el gráfico.

Hemos comentado que desde la ficha Presentación de la Cinta de opciones puedes mostrar, ocultar o cambiar los elementos del gráfico. Por ejemplo, puedes mostrar u ocultar el título del gráfico o de los ejes, la leyenda, el área de trazado, etc.

Por ejemplo, desde el

botón puedes

seleccionar si quieres mostrar o no el título del gráfico, así como si mostrarlo encima del gráfico o superpuesto en el mismo.

V

Puedes cam-

biar el tipo de

gráfico prede-

terminado

seleccionando

el tipo y subti-

po de gráfico

adecuado en

el cuadro de

diálogo donde

aparecen

todos los tipos

de gráfico y

pulsando el

botón Esta-

blecer como

predetermi-

nado.

Crear gráficos

8

Desde las opciones del botón puedes mostrar u ocultar

las líneas de la cuadrícula del gráfico, que son líneas horizontales o verticales que parten desde los ejes y se extienden por el área de trazado del gráfico. Estas líneas sirven para facilitar la lectura de los datos del gráfico.

Las etiquetas de datos muestran los valores adecuados en los puntos de datos del gráfico, que son los valores que se están representando en estos puntos.

Otra característica que a veces se suele utilizar al crear una hoja de gráfico es la de mostrar, a la vez que el gráfico, la tabla de datos correspondiente. Para esto puedes utilizar el botón .

De esta forma se mostrará, pegada a la parte de abajo del gráfico, la tabla de datos que está siendo representada.

Además de utilizar la opción Ninguno de los menús de los botones de esta ficha Presentación, si quieres eliminar algún elemento del gráfico también puedes seleccionarlo y pulsar la tecla .

También

puedes incluir

la tabla de

datos en un

gráfico incrus-

tado, aunque

la mayoría

de veces no

tendrá mucho

sentido hacer-

lo, porque

normalmente

incrustarás un

gráfico en la

misma hoja

de cálculo

donde tengas

los datos

representados.

Crear gráficos


5. FORMATO DE ELEMENTOS

parte de elegir los elementos que quieres mostrar o no en el gráfico, puedes configurarlos y cambiar su formato, para que

se tengan el aspecto que quieras.

Una forma de hacer esto es a través del cuadro de diálogo que aparece al acceder a la opción Más opciones, dentro del menú del elemento adecuado, en los botones de esta ficha Presentación.

En cada categoría de este cuadro de diálogo existen distintas opciones, desde las que puedes configurar prácticamente cualquier característica del elemento de que se trate.

Otra forma de cambiar el aspecto de un elemento del gráfico es seleccionar este elemento y, a continuación, utilizar los controles de la ficha Formato de las herramientas contextuales del gráfico.

Desde el grupo de comandos Estilos de forma puedes seleccionar algún estilo predefinido para el elemento seleccionado, así como indicar tú mismo su relleno, contorno o el efecto que se le aplicará.

Desde el botón puedes seleccionar el color de la línea del contorno del elemento, así como el grosor de esta línea y el tipo de línea (continua, a puntos, a rayas...).

A

También pue-

des acceder al

cuadro con las

opciones de

formato de un

determinado

elemento del

gráfico hacien-

do doble clic

en dicho

elemento.

Crear gráficos

10

Desde el botón , además de elegir un color como relleno del elemento, puedes seleccionar un degradado, una imagen o una textura como relleno.

Ya hemos dicho que, para seleccionar un elemento del gráfico, debes pulsar sobre él. Con el teclado también puedes seleccionar los distintos componentes del gráfico: pulsando las teclas o pasarás de un elemento a otro, mientras que con las teclas y accederás a los elementos de una misma categoría.

Desde el botón , que está en el grupo de comandos Selección actual (tanto en la ficha Formato como en Presentación), también puedes cambiar el formato del elemento seleccionado desde un cuadro de diálogo.

Cuando quieras hacer un proceso con un determinado elemento (cambiarlo de color, aplicarle algún efecto tridimensional o alguna otra característica de formato), deberás seleccionarlo primero, ya sea haciendo utilizando el ratón o con el teclado.

De cualquiera de estas formas podríamos establecer las propiedades que quisiéramos para todos los elementos del gráfico, si no nos gusta las que pone Excel según el estilo seleccionado.

6. AÑADIR DATOS

i, una vez creado un gráfico, quieres representar en este gráfico otras series de datos, no es necesario volver a crearlo.

Desde el botón del grupo de comandos Datos de la

Cinta de opciones (en la ficha Diseño) puedes cambiar el rango de celdas que se representarán gráficamente, cambiando las celdas a las que se hace referencia en el campo Rango de datos del gráfico de este cuadro de diálogo.

S

En la lista

del grupo de

comandos

Selección

actual se

muestra el

elemento del

gráfico que

tienes selec-

cionado en

cada momento,

para que sepas

sobre lo que

estás trabajan-

do. También

puedes utilizar

esta lista para

seleccionar los

distintos ele-

mentos del

gráfico.

Crear gráficos


Para agregar o añadir datos a un gráfico ya existente también puedes utilizar el ratón para extender el rango de los datos representados en el gráfico.

Al seleccionar un gráfico, Excel te indica, con un rectángulo azul, el rango de datos representados, y con un rectángulo verde, los rótulos de las series de datos.

Para agregar más datos, haz que estos datos que quieres incorporar al gráfico entren en el rango, arrastrando uno de los controladores de tamaño del rango (es decir, uno de los pequeños cuadrados que aparecen en las esquinas del rango).

Desde el apar-

tado Entradas

de leyenda

(Series) pue-

des cambiar el

orden en el

que se mues-

tran las series

en el gráfico,

lo que puede

ser útil en

ocasiones. Este

cuadro también

permite inter-

cambiar los

datos repre-

sentados en

las filas y

columnas del

gráfico.

Crear gráficos

12

Por ejemplo, si en la imagen anterior quisieras incorporar la serie del tercer trimestre al gráfico, lo único que tendrías que hacer es pulsar en el controlador de tamaño inferior derecho y arrastrarlo hacia la derecha, para que abarque también estos datos.

Otra forma de añadir datos a un gráfico es mediante los comandos de Copiar y Pegar: tendrías que copiar las nuevas series de datos que quisieras añadir al gráfico, seleccionar el gráfico y pegarlas.

Si cambias los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente el gráfico.

Si eliminas un rango de datos en la hoja que estás representando en el gráfico, el gráfico se actualizará. No obstante, si se elimina una serie en el gráfico, no se elimina el rango en la hoja de datos.

El tamaño del

gráfico no

cambia al

añadir más

datos al

mismo, por lo

que es posible

que, al añadir

nuevos datos,

tengas que

cambiar

manualmente

el tamaño,

para que el

gráfico quede

más claro.

Colocar datos en la Web


1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS

xcel, al igual que el resto de programas de la familia de Office

2010, está preparado para trabajar y crear documentos con

tecnología de web, es decir, que trabajan a través de Internet o de una

red local que funcione de la misma forma, es decir, una intranet.

Por ejemplo, Excel (al igual que cualquier otra aplicación de Office

2010), permite guardar los documentos que hagas como páginas web, en

formato HTML (el HTML es un lenguaje estándar, y es el que se

utiliza para crear las páginas web de Internet).

Una de las características de Excel relacionada con Internet es la

posibilidad de insertar hipervínculos en las hojas de cálculo, para

permitir "navegar" entre ellas.

Un hipervínculo es un elemento (es decir, texto, una imagen o

cualquier otro objeto), que permite, al pulsar con el ratón sobre él, abrir

otro documento o una página web.

Es decir, que al hacer clic sobre un hipervínculo se "salta" a otro

lugar. Este otro lugar puede ser otra zona del mismo libro, un libro de

Excel distinto, una dirección de Internet, etc. Incluso podemos hacer

que, al pulsar en un hipervínculo, se abra el programa de correo

electrónico para mandar un e-mail a alguien.

En la ficha Insertar de la Cinta de opciones está el botón .

Al pulsar en él, indicaremos que queremos que el objeto seleccionado

(que puede ser la celda o celdas seleccionadas o cualquier otro elemento

de la hoja de cálculo) tenga un hipervínculo.

Al pulsar este botón aparecerá el cuadro de diálogo Insertar

hipervínculo, donde tenemos que indicar dónde queremos saltar al

hacer clic sobre el hipervínculo. El lugar donde saltaremos puede ser un

documento que tengas en tu equipo, un lugar distinto de este mismo

documento o una dirección de Internet, entre otros.

E


2

Si no conoces la dirección exacta del sitio que quieres abrir al pulsar el hipervínculo, puedes buscarla bien con el botón Buscar archivos o bien con el botón Explorar la Web , según a lo que quieras acceder.

Por ejemplo, si pulsas en el botón Explorar la Web se abrirá tu explorador de Internet y podrás "navegar" por las páginas de Internet hasta encontrar la que quieras abrir al pulsar el hipervínculo de tu libro. Entonces, podrías copiar su dirección (que aparece en la barra de direcciones del navegador de Internet) y pegarla en el cuadro de diálogo de Excel. Otra forma de indicar la dirección de la página en la que nos encontremos es minimizar el navegador; entonces la dirección de la página aparecerá en el cuadro de diálogo de Insertar hipervínculo, con lo que podremos aceptar para crear el hipervínculo a dicha página.

Si creas un hipervínculo a un libro de Excel puedes saltar al principio del libro o a un lugar más concreto del mismo. Para esto, utiliza el botón Marcador.

Si has creado algún nombre en el libro y quieres saltar directamente a esta ubicación, simplemente tendrás que indicarlo en este cuadro de diálogo.

También puedes seleccionar la hoja de cálculo a la que quieras ir y colocar la celda en el cuadro Escriba la referencia de celda (así podrías saltar a la celda C15 de la Hoja3, por ejemplo).

Los hipervín-

culos son los

que utilizamos

para movernos

entre las pá-

ginas web de

Internet, que

es lo que se

conoce como

"navegar" por

Internet. Los

hipervínculos

también

se llaman

hiperenlaces

o, simplemente

vínculos.



En la sección Vincular a podemos indicar si queremos crear el vínculo a otro lugar de este mismo libro, a un nuevo libro (en este caso, tendremos que decir qué nombre tendrá este nuevo documento) o a una dirección de correo electrónico.

También puedes crear un hipervínculo a una

dirección de correo electrónico escribiendo esta

dirección directamente en la celda. Por ejemplo,

si escribes [email protected] en una celda,

Excel detectará que esto es una dirección de e-

mail y creará un hipervínculo, de forma que, al

pulsar en él, se abrirá el programa de correo

electrónico, para que podamos escribir y mandar un mensaje a esta dirección.

Por último, el botón Info. en pantalla permite escribir un texto que aparecerá cuando pases el puntero del ratón por encima del hipervínculo (sin hacer clic en él).

En la hoja de cálculo, Excel indica que hay un hipervínculo poniendo en color azul el texto de la celda. Una vez utilices el hipervínculo (es decir, hayas pulsado en él), este color cambiará para indicarte que ya has visitado la ubicación a la que hace referencia. Esto no te impidirá volver a utilizar el hipervínculo.

Cuando sitúas el puntero del ratón por encima de un hipervínculo, Excel convertirá el cursor del ratón en una mano , para indicar que puedes hacer clic en el hipervínculo.

Si pulsas en un hipervínculo, te trasladarás a la ubicación a la que apunta este hipervínculo; entonces, ¿qué tienes que hacer para seleccionar la celda o elemento, sin desplazarte al vínculo asociado?

Si quieres seleccionar una celda con un hipervínculo, mantén pulsado el botón del ratón durante un poco sobre ella, para que Excel se dé cuenta de que quieres seleccionar la celda y no ir a la dirección del hipervínculo.

Otra forma de

seleccionar un

hipervínculo

sin activar el

vínculo es

pulsar sobre

la celda o

elemento

mientras

mantienes

pulsada la

tecla . Si

el hipervínculo

está en una

celda, también

puedes utilizar

las teclas de

dirección para

seleccionar la

celda.


4

2. MOVERSE ENTRE LOS VÍNCULOS

l utilizar los hipervínculos para ir moviéndote entre las distintas hojas y libros de Excel, es posible que te pierdas

entre tanto salto.

Excel dispone de unos botones que te pueden ayudar en la navegación entre los distintos vínculos. Estos botones no aparecen por defecto en ninguna ficha de la Cinta de opciones, pero los podemos mostrar en la barra de herramientas de acceso rápido.

Para esto, puedes pulsas el botón Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y seleccionar la opción Más comandos.

Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes elegir los botones y controles que quieres que aparezcan en la barra de herramientas de acceso rápido. Desde la lista Comandos disponibles en puedes seleccionar los botones y controles que quieres mostrar en la lista de la parte izquierda del cuadro, para que te sea más fácil el encontrar el comando que buscas.

Los botones que nos permiten desplazarnos entre los vínculos por los que nos hemos desplazado con Atrás y Adelante .

Si los añades a la barra de herramientas de acceso rápido, con el botón Atrás podrás acceder al anterior lugar que has visitado. Si pulsas este botón, se activará el botón Adelante , con el que podrás ir al siguiente documento o página que habías visto.

A

También

puedes

acceder a este

cuadro desde

el comando

Opciones de

la vista

Backstage,

seleccionando

la categoría

Barra de

herramientas

de acceso

rápido para

irte hasta esta

sección.



Si has navegado por Internet utilizando un navegador (por

ejemplo, Internet Explorer o Mozilla Firefox), seguro que te serán

familiares estos controles y entenderás el funcionamiento sin problemas,

porque también funcionan de igual manera en estos programas.

Para conocer la dirección o ruta a la que estás accediendo puedes

utilizar la sección Información de la vista Backstage o el campo

Ubicación del panel de documentos.

Este campo de ubicación puede servir, además de poder comprobar

la ruta y nombre del documento que estás mostrando, para copiar este

vínculo y compartirlo con otras personas.

Si muestras el panel de documentos, el campo Ubicación

aparece en la parte superior del mismo.


6

También puedes mostrar el campo Ubicación del documento

en la barra de herramientas de acceso rápido. De esta

forma, desde este campo, aparte de ver y copiar la dirección del

documento, también puedes acceder a distintas direcciones,

escribiendo la dirección a la que quieras acceder ahí. Además,

este campo tiene una lista, donde se van guardando las

direcciones a las que has estado accediendo, de forma que

puedes volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.

Si quieres cambiar el destino de un hipervínculo existente en una hoja, selecciona la celda u objeto que tiene dicho hipervínculo, pulsa de

nuevo en el botón y haz los cambios que quieras en el cuadro

de diálogo.

Para eliminar un hipervínculo, pero sin borrar el contenido de la celda o el objeto en el que está este hipervínculo, pulsa con el botón derecho del ratón y selecciona la opción Quitar hipervínculo en el menú contextual.Observa cómo en ocasiones hemos hablado de direcciones, tanto si nos referimos a una dirección de Internet, una dirección de tu red local o un simple libro que tengas en tu propio ordenador.

Lo importante al trabajar con hipervínculos es conocer la dirección de la información a la que quieres acceder, sin importarte el lugar físico en el que se encuentre (puede estar en un libro de tu ordenador, en una página web de Estados Unidos, etc.).

3. GUARDAR COMO PÁGINA WEB

asta ahora hemos visto cómo podemos trabajar en Excel como si estuviéramos en un navegador de Internet, utilizando

hipervínculos entre libros.

Otro aspecto en relación a Internet es la posibilidad de colocar tus libros u hojas de cálculo como páginas web en la World Wide Web, para que la gente que esté accediendo a Internet pueda verlos.

Esto es lo que podemos lograr al convertir hojas de cálculo en páginas web:

La gente que vea los datos de esta manera no necesita tener Excel para poder ver los datos que pones en la Web. Para ello solo necesitarán tener instalado un explorador o navegador de web.

H

Si trabajas en

una empresa,

una aplicación

de esta carac-

terística puede

ser colocar los

libros en la

intranet o red

local de tu

empresa, para

que tus compa-

ñeros tengan

acceso a ellos

y puedan ver

los datos.



También es mucho más fácil mantener actualizados los datos que vamos a compartir, ya que todas las personas tendrán acceso a la misma información.

Desde la opción Guardar como de la vista Backstage puedes guardar el libro actual en el formato propio de esta versión de Excel, en formato de versiones anteriores o en otros formatos.

Si en el cuadro de diálogo Guardar como seleccionas la opción Página web (*.htm;*.html) en la lista Tipo, el libro se guardará en el formato HTML, es decir, como una página web.

El formato de Página web de un sólo archivo (*.mht;*.mhtml) (que también puedes seleccionar desde la lista Tipo) incluye, en el mismo archivo donde está el código HTML, las imágenes y demás recursos codificados, por lo que en un único archivo de disco tenemos todo lo necesario.

Este formato se denomina MIME HTML (Multipurpose Internet Mail Extension HTML), pero no está totalmente estandarizado, por lo que la página resultante puede mostrarse diferente según el navegador que utilices, e incluso hay algunos navegadores no lo soportan.

Podemos indicar si vamos a guardar como página web todo el libro, la hoja en la que nos encontremos o seleccionar previamente un rango de celdas, para guardar solamente esas celdas.

Las posi-

bilidades de

Excel son

mayores que

las del formato

HTML, por lo

que se pueden

perder algunas

características

de la hoja o

del libro al

guardarlo

como página

web.


8

A través del botón Cambiar título podrás indicar el título de la

página web que se creará. Este título será el nombre que aparecerá en la

barra de título de la ventana del explorador de Internet al abrir la página

web creada.

Desde el botón Herramientas puedes seleccionar Opciones web.

Desde el cuadro de diálogo que aparecerá puedes establecer algunas

opciones que se tendrán en cuenta al guardar el libro con el formato

HTML.

Por ejemplo, según el navegador que selecciones en la lista

superior de la ficha Exploradores, se activarán o desactivarán ciertas

opciones de la página web creada, para que sea compatible con el

navegador seleccionado.

En la ficha Archivos puedes indicar si los archivos auxiliares de la

página web (por ejemplo, imágenes) se colocarán en una carpeta

independiente y se utilizarán nombres largos para estos archivos, entre

otras opciones. En la ficha Imágenes puedes seleccionar la resolución

de las imágenes que se crearán (en píxeles por pulgada).

Después de guardar el libro como una página web, pulsando en el

botón Guardar, puedes seguir trabajando con el archivo HTML creado

desde el propio Excel. De todas formas, el libro original (en formato de

Excel, con extensión xlsx) sigue existiendo, por lo que lo puedes abrir y

trabajar con él tal como lo estabas haciendo hasta ahora.

Además del archivo HTML creado, también se crea una carpeta

(con el nombre NombreFichero_archivos), donde se guardan los

archivos (imágenes, vídeos, sonidos, etc.) que son necesarios para

mostrar la página web.



Lo que ahora nos interesa es saber cómo verán este libro los usuarios que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de la Web. Por ejemplo, puedes verlo en la siguiente imagen, en la que se ha utilizado el navegador Internet Explorer:

Dependiendo del navegador que utilices, de la versión del mismo o de la configuración de seguridad, es posible que tengas que permitir la ejecución de contenido activo para poder ver y acceder correctamente al libro de Excel en formato HTML.

Tanto los datos como los gráficos se convertirán al formato HTML, mostrándose de forma estática. Es decir, que solo los puedes ver, no puedes volver a calcular algún valor, modificar el gráfico, etc.

Por otra parte, también se muestran las etiquetas de hoja de cálculo en la parte inferior, casi igual como aparecen en el propio Excel. Estas etiquetas también permiten desplazarte por las distintas hojas desde la página web, como si estuviéramos en Excel.

Para finalizar el capítulo, vamos a ver algunas opciones más respecto a la creación de páginas web a partir de los libros de Excel.

Si abres un fichero HTML que hayas creado (con extensión htm o html) para modificarlo desde Excel, en la vista Backstage podrás ver el comando Convertir. Esta opción aparece debido a que podemos convertir el fichero abierto desde su formato HTML al formato propio de Excel (con extensión xlsx).

Si quieres

cambiar la

página web

que has hecho

(en formato

HTML, con

extensión htm),

puedes abrir

este fichero

htm desde

Excel directa-

mente, cambiar

lo que quieras

y guardarlo.

La opción

Convertir

también apa-

rece al abrir

un libro de

Excel hecho

con alguna

versión anterior

del programa,

para convertirlo

al formato de

esta versión.

En lugar de

utilizar esta

opción, obten-

drías el mismo

resultado si

accedieras a

Guardar como

y seleccionaras

el formato de

libro de Excel

(xlsx).


10

Si desde el cuadro de diálogo Guardar como, tras seleccionar el tipo Página web pulsas el botón Publicar, se abrirá un cuadro desde el que también crearás un archivo HTML, pero, en este caso, seguirías trabajando con el documento original en Excel.

Desde la sección Elemento a publicar de este cuadro puedes seleccionar la hoja que quieres publicar en HTML, así como indicar si quieres publicar todo el libro o únicamente un rango de celdas.

Si activas la casilla Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro, te asegurarás de que la página web muestra el mismo contenido que el libro de Excel del que proviene.

Al guardar libros u hojas de cualquiera de las formas que hemos visto, las páginas web que se crean se pueden ver prácticamente con cualquier navegador. Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML y los gráficos en un formato adecuado para páginas web: GIF, JPEG o PNG.

Si vas a publicar la página en Internet, hay exploradores que no soportan los acentos o los nombres largos, por lo que, en este caso, lo mejor es poner el nombre de la página web que crees sin acentos, sin espacios y sin símbolos, y que el nombre no tenga más de ocho caracteres.

Sin embargo, recuerda que, de esta forma, lo único que pueden hacer los usuarios que acceden a través de la Web a estos datos es verlos.

Desde la sección Guardar y enviar de la vista Backstage

disponemos de las opciones Guardar en la Web y Guardar en

SharePoint. La primera de ellas guarda el libro de Excel en tu

ubicación personal del sitio Windows Live, de forma que

La casilla Abrir

la página en

el explorador

web hace que,

después de

publicar el

libro, se

muestre el

fichero HTML

creado en el

navegador.



podamos acceder a él desde otros ordenadores o permitir que

otras personas accedan a este documento desde sus propios

ordenadores. Para esto necesitaremos disponer de una cuenta

Windows Live ID, para iniciar una sesión en este sitio y

acceder a tu ubicación personal.

La opción Guardar en SharePoint funciona de manera similar,

pero guardando el documento en un sitio de SharePoint, que

es un servicio a través de Internet que permite compartir

documentos y colaborar con otros usuarios. Después de añadir

el libro a una biblioteca de SharePoint, los usuarios podrán

leerlo y modificarlo, según los permisos que tenga cada usuario.

4. OTROS FORMATOS DE ARCHIVO

tro formato que también se suele utilizar en Internet es PDF,

ya que es adecuado para documentos que van a ser leídos e

impresos, al conservar el diseño y formato de los mismos.

Puedes crear archivos PDF directamente desde Excel, sin

necesidad de utilizar ningún software adicional ni complementos. El

formato XPS es parecido, y se crea de la misma forma que el PDF.

En la sección Guardar y enviar de la vista Backstage se

encuentra la categoría Enviar mediante correo electrónico, desde la

que disponemos de varias opciones de envío del libro de Excel: como

datos adjuntos en el mensaje de correo en formato de libro de Excel, en

formato PDF o en formato XPS.

O


12

Desde la opción Crear documento PDF/XPS puedes guardar el libro actual en cualquiera de estos dos formatos. En la parte derecha puedes ver un resumen de las principales características de estos dos formatos.

Si pulsas en el botón Crear documento PDF o XPS de la parte derecha, en la sección Optimizar para del cuadro que aparecerá puedes seleccionar la opción correspondiente al aspecto más importante en tu documento: el tamaño del archivo o la calidad de impresión.

Si está activa

la casilla Abrir

archivo tras

publicación,

tras crear el

archivo a

partir del

documento de

Excel se abrirá

en el programa

que tengas

asociado en tu

sistema a los

documentos

PDF (o XPS, si

estás creando

un documento

de este tipo).



Si el archivo a crear debe tener una calidad alta, selecciona

Estándar (publicación en línea e impresión), mientras que, si es más

importante el tamaño del archivo que la calidad de impresión,

selecciona Tamaño mínimo (publicación en línea).

Desde el botón Opciones puedes establecer otras opciones de

creación del documento: el intervalo de páginas que se publicarán, si

quieres publicar todo el libro de Excel, las hojas seleccionadas o las

celdas seleccionadas, etc.

Al pulsa el botón Publicar se creará el archivo PDF o XPS. Sobre

todo en el caso de crear un PDF, podrías colocarlo también en Internet a

disposición de los usuarios, ya que es un formato bastante conocido y

extendido.

La creación de un archivo en formato XPS se haría de la misma

forma, seleccionando este formato tras acceder a la opción Crear

documento PDF o XPS. Si necesitas más información sobre los

formatos PDF o XPS puedes utilizar la ayuda de Excel.

Glosario

Área de trazado: En un gráfico, área que está dentro de los límites de los ejes delgráfico, que es donde aparecen las distintas series de datos. Véase: Gráfico Área del gráfico: En un gráfico, área que incluye todo el gráfico, junto con todos suselementos (leyenda, títulos, etc.). Véase: Gráfico Argumento: Valor que le pasamos a una función. Según los argumentos que le demosa una función, ésta obtendrá un resultado u otro. Véase: Función Celda: Punto donde se cruzan una fila y una columna de una hoja de cálculo; son losrectángulos donde podemos introducir datos. Las celdas son las divisiones de la hojade cálculo que forman las distintas filas y columnas de la misma, y se denominansegún su nombre de columna y su número de fila (A1, B4, D2...). Véase: Columna,Fila Código de formato: En los formatos personalizados, son los signos o símbolos quepuedes introducir para indicar cómo se tienen que mostrar los números y el texto, alcrear un formato. Columna: Línea vertical en que están divididas las hojas de cálculo; es decir, que cadacolumna representa el conjunto de elementos que están situados en la misma líneavertical, de arriba abajo. Las columnas se nombran con una letra (A, B, C...). Configuración regional: La configuración regional de Windows te permite establecerla forma en la que se mostrarán los números, las fechas, las horas y las cantidades dedinero. Por ejemplo, podrás poner si quieres que aparezcan los segundos cuandoWindows te muestre una hora o si solo quieres que aparezcan la hora y los minutos, opodrás indicar qué símbolo de moneda utilizarás (€, $, £...) y si aparecerá detrás odelante del número. Correo electrónico: También llamado e-mail, es el intercambio de mensajeselectrónicos entre ordenadores a través de Internet o de una intranet. Véase: Internet,Intranet Editar: Hacer cambios en algo que ya existe. En Excel, cuando hablamos de editar unacelda o una hoja, nos referimos a cambiar o modificar el contenido o la presentación deesa celda o de esa hoja, añadiendo o eliminando cosas, modificando las que ya hay enella, etc. Estilo: Es una combinación de formatos (por ejemplo, el tipo y tamaño de la letra, elcolor, la alineación...) que se pueden aplicar de una vez, de forma conjunta. Explorador: Véase: Navegador

Fila: Línea horizontal en que están divididas las hojas de cálculo; es decir, que cadafila representa el conjunto de elementos que están situados en línea, uno junto a otro,de izquierda a derecha. Las filas se nombran con un número (1, 2, 3...). Formato de celda: Aspecto o forma como se ven las celdas. El formato de las celdasse refiere al tipo de letra, al color de la letra y al color de fondo de la celda, si las letrasestán en negrita, cursiva o subrayado, a la alineación del texto de la celda... Fórmula: Expresión que hace operaciones con ciertos datos, y que da como resultadootro valor. Las fórmulas siempre empiezan con el signo igual (=). Función: Las funciones son fórmulas ya escritas, que realizan ciertas operaciones conlos valores que les indicamos y devuelven un cierto resultado a partir de estos valores.Véase: Fórmula Función anidada: Función que se encuentra en el interior de otra función. El resultadode la función anidada sirve como argumento a la otra función. Véase: Argumento,Función Gráfico: Representación de una forma visual de los datos existentes en una hoja decálculo. En un gráfico, los distintos datos numéricos de la hoja se representan porlíneas, columnas, barras, etc. Véase: Gráfico incrustado, Hoja de gráfico Gráfico incrustado: Gráfico que se coloca en una hoja de cálculo, en lugar de en unahoja de gráfico separada. Un gráfico incrustado se comporta como un objeto más de lahoja (podrás cambiar su tamaño, su posición, eliminarlo, etc., de la misma forma que elresto de elementos de la hoja). Este tipo de gráficos se suelen utilizar cuando quieresver o imprimir un gráfico y otra información en una misma hoja (por ejemplo, la tablade origen u otros datos). Véase: Gráfico Hiperenlace: Véase: Hipervínculo Hipervínculo: Elemento que permite, al pulsar sobre él, mostrar una página web, undocumento, una imagen, etc.; en definitiva, desplazarse hasta otro lugar. Loshipervínculos pueden ser texto, imágenes o cualquier otro elemento y son la formaprincipal de explorar páginas y sitios web. También se denomina Hiperenlace o,simplemente, Vínculo. Hoja de gráfico: Hoja de cálculo independiente en la que solo hay un gráfico. Estahoja se comporta igual que cualquier otra hoja de Excel (tiene su propio nombre,puedes copiarla o eliminarla, etc.). Normalmente pondrás un gráfico en una hoja degráfico cuando quieras ver o cambiar gráficos de gran tamaño o muy complejos,porque así podrás trabajar mejor con ellos. Véase: Gráfico HTML: HyperText Markup Language (Lenguaje de Marcación de Hipertexto). Es unlenguaje estándar, que está basado en etiquetas (tags), y es en el que se crean laspáginas web de Internet. Más que un lenguaje de programación se trata de un lenguajedescriptivo, que indica cómo se construye la página web. Véase: Internet, Intranet

html, htm: Extensión de archivo que tienen los documentos en formato HTML.Véase: HTML HTTP: HyperText Transfer Protocol (Protocolo de transferencia de hipertexto).Protocolo que se utiliza para poner a disposición de los usuarios las páginas web en unservidor web. Al acceder con el navegador a una determinada página web, se utiliza elprotocolo HTTP. Internet: Red mundial de ordenadores conectados entre sí, por lo que también seconoce como "la red de redes". En realidad se trata de redes más pequeñas que estánintercomunicadas entre sí. El objetivo de Internet es poder comunicarse y compartirrecursos (por ejemplo, información, programas, imágenes, etc.). Intranet: Se aplica este término cuando se utiliza la tecnología de Internet en una redlocal (una red local es un conjunto de ordenadores conectados entre sí). Por ejemplo,que se utiliza un navegador para ver la información que hay en una red local deordenadores y se utiliza el mismo protocolo que en Internet. Véase: Internet Leyenda: En un gráfico, es un cuadro que sirve para identificar los colores o diseñosque se han asignado a las distintas series de datos o categorías del gráfico. Véase:Gráfico, Serie de datos Libro: Cada uno de los documentos de Excel. Es donde se almacenan o se guardan lashojas de cálculo de Excel. Navegador: Aplicación o programa que permite ver las páginas web que hay enInternet. Los navegadores también se denominan Exploradores. Los navegadores másutilizados son Microsoft Internet Explorer y Mozilla Firefox, aunque existen muchosmás. Véase: Internet Nombre: En Excel, un nombre se refiere a un texto o denominación que puedesasignar a una celda o a un rango de celdas, para luego usar este nombre en las fórmulaso funciones. Operador: En una fórmula, es un símbolo que indica el tipo de operación que se tieneque hacer. Por ejemplo, el signo de suma (+) o el signo de dividir (/) son operadores.Véase: Fórmula PDF: Portable Document Format (Formato de Documento Portátil). Formato paradocumentos de forma que sean independientes del dispositivo donde vayan amostrarse, garantizando que, al ver o imprimir un documento, se conserva exactamenteel formato y aspecto del mismo. Es un formato creado por la empresa Adobe, y essoportado por muchos programas de maquetación y gráficos, por lo que se puede usarpara compartir documentos entre programas. También se suele utilizar para distribuirdocumentos electrónicamente, ya que este formato es multiplataforma y el visor de estetipo de documentos es gratuito. Véase: XPS

Puntos de datos: En un gráfico, es la representación de cada uno de los datos de lasceldas. Dependiendo del tipo de gráfico, los distintos puntos de datos se verán enforma de líneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos, yse distinguen entre sí por sus colores o diseños. Véase: Gráfico, Serie de datos Red: Es una conexión entre varios ordenadores para intercambiar información, comotextos, imágenes, archivos, programas, páginas web, correo electrónico, etc. Véase:Internet, Intranet Red local: Es un conjunto de ordenadores conectados entre sí. Por ejemplo, puedestener una red local conectando los ordenadores de tu casa, varios ordenadores de unahabitación o de una clase, los distintos ordenadores de una empresa, etc. Véase:Intranet Referencia: En una fórmula o una función de Excel, una referencia a celda o celdasindica la posición de la celda o las celdas en las que se deben de buscar los datos parahacer las operaciones que se indican. Véase: Fórmula, Función Serie de datos: En un gráfico, puntos de datos que están relacionados entre sí. Cadaserie de datos de un gráfico tiene un color o un diseño distinto del resto, paradiferenciarlos, y se muestra en la leyenda del gráfico. Véase: Gráfico, Puntos de datos Sintaxis: Cuando hablamos de sintaxis de una función, nos referimos a los argumentosque tiene, al tipo de estos argumentos, al orden en el que se tienen que poner, etc. Esdecir, a la forma de escribir correctamente todos los elementos de la función para queno cause ningún error. Véase: Función Transponer: Transponer un rango de celdas es cambiar las filas por las columnas enese grupo de celdas. Esto se puede hacer de una forma rápida con el comando Pegadoespecial. Valor lógico: Es un tipo de datos de Excel que solo puede tomar dos valores: puedeser VERDADERO o FALSO. Vínculo: Véase: Hipervínculo Web: También llamada WWW (World Wide Web), es la parte gráfica de Internet, esdecir, la formada por las páginas web a las que se tiene acceso. Véase: Internet XPS: XML Paper Specification (Especificación de Papel XML). Formato paradocumentos similar al PDF, es decir, que garantiza que, al ver o imprimir undocumento, conserva su formato y diseño. Este formato ha sido creado por Microsoft,está basado en XML y se necesita un visor para ver los documentos con este formato(que se puede descargar desde Internet y es gratuito). Véase: PDF

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